Gestion des missions et base de données...
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Gestion des missions et base de données documentaire des rapports de mission
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Gestion des missions et base de données
documentaire des rapports de mission
Présentation du logiciel TRIPSOFTLe logiciel de gestion des missions et déplacements « TripSoft » est un système de dématérialisation du traitement des demandes de mission utilisé par les administrations publiques et les entreprises du secteur privé.
Fonctions du logiciel TRIPSOFT
Traitement des demandesDe mission (workflow de validation)
1.Historique de son traitement (date et heure, nom et prénoms de l’acteur, le statut, le motif et les
observations le cas échéant2. Gestion des remplacements du personnel pendant
les absences
Module natif de gestion électronique des documents -système de gestion des intérims
1.Enregistrement des rapports de mission et des documents connexes dans la base de données
2. Emission des ordres de mission, des notes de frais et l’enregistrement des rapports de mission dans sa base de
données documentaire.
Fonctions du logiciel TRIPSOFT
Module natif de gestion électronique de documents - Système de recherche
multicritères
Retrouver les dossiers, savoir qui a participé à une mission, son service, quand? Où?
Suivi des missions et des coûts
Disposer de tableaux de bord illustrés de graphiques et de diverses statistiques ( les missions
programmées)
Avantages du logiciel
1. Technologie RWD : utilisation sur une large
gamme d’appareils (moniteurs d’ordinateurs,
Smartphones, tablettes, TV, etc.)
2. Logiciel multi-plateformequi fonctionne avec
(Windows, Linux,Mac os, Solaris) et différents sortes de systèmes de gestion de base de
données ( Mysql,MariaDB,Oracle, Informix, PostgreSQL, Microsoft SQL Server?
DB2…).
3. Tripsoft s’interface avec les logiciels de
gestion budgétaire pour le transfert des données
vers la comptablité
4. Gestion de plusieurs milliers d’utilisateurs de façon sécurisée,
fluide et fiable
Description du processus de gestion dématérialisée des demandes de mission
Saisir la demande de mission et joindre les documents justificatifs de la mission ( PDF, Word, Excel).
Soumettre la demande pour visa. Le système retrouve automatiquement son supérieur hiérarchique et lui envoie un mail de notification.
En cas d’autorisation de la mission, réception du « kit de voyage » dans son menu, son titre et la copie de son ordre de mission.
Au terme de sa mission, enregistrer dans Tripsoft, son rapport de mission et autres documents nécessaires.
Le chargé de mission
Description du processus de gestion dématérialisée des demandes de mission (suite)
Possibilité de changer le statut d’une demande qu’il reçoit.
Un mail de notification automatique est envoyé avec copie au chargé de mission.
Dans le cas où le supérieur demande à l’initiateur de porter des corrections, ou en cas de refus, il sélectionne le motif dans une liste prédéfinie et peut ajouter d’autres commentaires si nécessaires.
Le supérieur hiérarchique
Description du processus de gestion dématérialisée des demandes de mission (suite)
Procéder aux contrôles nécessaires ( budgétaires et réglementaires) et en cas de validation, un mail de notification automatique est envoyé à l’autorité supérieure pour lui soumettre la demande.
En cas d’autorisation de la mission, Tripsoft génère automatiquement l’ordre de mission et les notes de frais qui sont pré-remplis automatiquement.
Ajouter à l’ordre de mission et à la note de frais les informations du routing et le
signataire.
Le service RH ou le service de voyage
