GESTION DE STOCK

ITM

2014

Philippe Gillet

Hilde De Boeck

GESTION DE STOCK..

Expérience personnelle…

Introduction

Qu’est-ce une bonne gestion des stock?

Introduction

? Fiches de stock

Introduction

Qu’est-ce une bonne gestion des stock?

• Tous les médicaments, consommables, réactifs et équipements

nécessaires

• Bonnes conditions de stockage

(Température [chaine de froid], humidité, sûreté et sécurité)

• Pas de rupture de stock

• Pas (peu) de sur-stock

• Pas (peu) de produits expirés

• Un stock de sécurité pour X mois d’activités

Les bonnes pratiques de stockage font partie de l'assurance de la qualité BPS/ BPCL

• Organisation: 5’ Introduction

30’ Exercice

30’ Restitution

40’ Conclusion

• Exécution: Jeux de rôle

« Réceptionnez et rangez une commande médicale »

GESTION DE STOCK : Exercice (1)

Adresse de

Livraison

Item QuantitéNuméro

de colis

Poids

Total en

(Kg)

Volume

Total

(m³)

Poids total / coli

1 2000 1 0,352 2,88

2 2000 1 0,352 2,88

3 2000 1 0,942 2,88

4 10 1 1,4 10

5 10 1 4 2,97

6 150 1 0,94 3,65

7 1 5 0,9 7,5 2,5 kg

8 1 9 0,04 10 2 kg

9 100 2 0,13 0,98

10 1000 2 0,62 1,53

11 1000 2 1,8 4

12 100 2 0,48 3,51

13 1 6 2,69 14,22 2,5 kg

14 2500 7 13 0,7 13 kg

15 1 10 0,04 0,1 2 kg

16 1000 3 0,11 0,23

17 40 3 0,93 1,72

18 100 3 0,55 6,4

19 100 3 0,98 8,01

20 1000 3 0,06 0,02

21 1 8 2,89 12,22 2,5 kg

22 1 11 0,04 0,1 2 kg

23 576 4 1,5 12

24 100 4 3,5 15

25 5000 4 3,5 12,35

26 40 4 0,17 0,92

27 80 4 1,14 6,34

28 1 4 3,05 5,22

29 1 12 0,04 0,1 2 kg

TOT 12 46,146 148,43 49,5 kg

Date:

Callsign/actual date/transport

13 kg

standard 6 kg

8 kgstandard

standard

6 kg

PARACETAMOL (acétaminophène), 500 mg, comp.

MORPHINE chlorhydrate, 10 mg/ml, 1 ml, amp.

TEST, MALARIA HRP-2, rapide (SD Bioline), 1 test

HUILE A IMMERSION, 500 ml, fl

TEST GROUPE SANGUIN, anti D, 10 ml, fl. compte-gouttes

TIPS jaunes 5-200µl pour micropipette, emballage tropicalisé

ETHANOL 70 % dans l'eau solution, 1 L, fl. boite UN

Callsign/planned date/transport Remarks

Pharma ST Group

Liste de colisage

chaine de froid 2-8°c

chaine de froid 2-8°c

standard

Poids Total (Kg) / Volume Total (m3)

Signature/Nom (électronique): Agence/Organisation/Personne habilitée

Cadre réservé à nos

Date:

CMR Nº :

GANTS, CHIRURGICAUX, latex, u.u., n.p., non stériles, paire, 8

boite UN

TEST GROUPE SANGUIN, anti A anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes chaine de froid 2-8°c

PRESERVATIF MASCULIN, lubrifié + RESERVOIR, u.u.

TEST GROUPE SANGUIN, anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes chaine de froid 2-8°c

MULTIVITAMINES, comp.

MAGNESIUM sulfate, 1 g/ 10 ml, fl.

SERINGUE, u.u., Luer, 5 ml

SERINGUE, u.u., Luer, 10 ml

Type de colis

AMOXICILLINE, 250 mg, comp. Secable

AMOXICILLINE, 250 mg, gel.

CLOXACILLINE, 250 mg, gel.

LAME PORTE-OBJETS, dépolie, 76 x 26 mm,emballage tropicalisé standard

TRANSFUSEUR, avec filtre 200 µ, stérile, u.u.

(s.prél.sang.) TUBE Monovette LI-Heparin gel

GIEMSA, colorant (Merck), solution, 500 ml, fl.

TEST GROUPE SANGUIN, anti A, 10 ml, fl. compte-gouttes

AIGUILLE, u.u., Luer, 23 G (0,6 x 30 mm), bleu,SC, IM enfant

ERYTHROMYCINE stearate, eq. 250 mg base, comp.

METRONIDAZOLE, 200 mg, comp.

AIGUILLE EPICRAN. A AILETTES, u.u., 21G (0,8 x 19 mm), vert

ACIDE ACETIQUE, glacial, 1 l, fl. boite UN

POCHE A SANG, u.u. + CPDA1 450 ml

demeulenaaer@pharmast.org E-mail pgillet@itm.be Date de livraison (jj/mm/aaaa)

Description

Prêt à charger le 05/03/2013 ITM Anvers

155 Nationalestraat

2000 AnversTel/Sat. Phone 036/258987455 Tel/Sat. Phone 3247665825 Date de départ 06/03/2013

E-mail

Fonction Logistic manager Fonction Lab manager

07/03/2013

Nom de l'organisation/Organisation NameBruxelles Phara ST

rue Verstraete 205

Bruxelles 1280

ITM BLPC Anvers DE Pharma ST Group

Expéditeur/Sender Destinataire/Consignee

A ITM / NURSE VACINom

De Meulenar

Nom

Gillet Philippe

Que devez-vous faire :

• Vérifiez la concordance entre la commande et ce qui est reçu,

• Vérifiez la liste de colisage,

• Vérifiez la conformité des produits + expiration, conditions de

transport, etc., …,

• Préparez un rapport de réception,

• Organisez le stockage des produits reçus (conditions de stockage,

fiches de stock, etc., …).

GESTION DE STOCK : Exercice (2)

= 1 présentation= 1 date d’expiration

= 1 batch/lot n°

1 Fiche = 1 article

1 mouvement = 1 ligne

c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf

TLM_F_001 Version 002: STOCK CARD – FICHE DE STOCK

Taches Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Groupe 4

Items 1-8 9-15 16-22 23-29

1. Ouverture des colis

2. Conformité liste de colisage + rapport

3. Conformité commande

4. Vérification produits et rangement

5. Fiches de stock

GESTION DE STOCK : Exercice (3)

GESTION DE STOCK

Introduction: Organisation d’un stock (central)

1. Gestionnaire de stock

2. Conditions de stockage

3. Outils (formulaires et fiches)

Liste de produits (standards)

Fiches de stock

Rapports de consommation

Rapports mensuels

Registres (produits expirés, rupture, stupéfiants, …)

4. Inventaire physique

5. Commandes (reconstitution du stock)

6. Distribution

7. Indicateurs

8. Suivi du stock

Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?

Introduction

� Structure: taille et niveau (Centrale d’achats nationale, Centrale d’achats régionale, hôpital, centre de santé,…)

� Activités: routine, étude, charge de travail

� Politique & règlements : pays, organisation (ONG,..)

� Chaine d’approvisionnement: locale, internationale, dotations, ...

� Ressources humaines, installations, outils de gestions

� Fréquence de distribution

• Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?

Introduction

Protocoles/POS

Liste de produits standards

Estimation des besoins

Par où commencer ?

Introduction

Par où commencer?

Analyse de la situation

� Infrastructure et outils de gestions

� Responsabilités: Qui? Gestionnaire de stock? � Besoins: liste des produits standards (procédure/POS + activités)� Chaine d’approvisionnement : Comment? Qui? Fréquence? Budget?� Dotations: Programmes nationaux? Comment faire la demande?� Situation actuelle: Inventaire + activités� Besoins: Liste des fournitures (procédure/POS + activités)� Futur: Introduction de nouvelles techniques ou de nouveaux

protocoles?

Introduction

Même pour une étude:• Stock• Distribution hebdomadaire

Pour études: Stock tampon non inclus dans la routine

Responsabilités (description des taches):

� Conditions de stockage

� Sureté et sécurité

� Organisation

� Réception

� Distribution

� Gestion des dates d’expiration /produits expirés

� Inventaire

� Suivi du niveau des stocks

� Commandes (validation des commandes nécessaire)

� Traçabilité et qualité des produits

1. Gestionnaire du stock

Description des taches:

Taches - JOURNALIERES

- HEBDOMADAIRES

- MENSUELLES

Activités planifiées avec un chronogramme

Attention : Qui valide les commandes des clients ?

1 responsable (1 clef)

+ 1 back-up (1 clef)

1. Gestionnaire du stock

Organisez l’espace

� Bureau

Administration, vérification des documents

� Zone de réception

Vérification conformité, quantité et qualité

� Zone de livraison

Préparation des livraisons

� Stock

différentes catégories (température, sureté, sécurité,...)

� Circulation

2. Conditions de stockageACCESS

RESTREINT

ADAPTEES AUX ACTIVITES

1/3 arrivée-départ-bureau

1/3 stockage

1/3 circulation

+ quarantaine, destruction

2. Conditions de stockage

Classification:

1. Conditions de stockage (“normal”, chaine de froid, produits dangereux, produits réglementés, etc.)

1.1. Type/catégories (oral, injectables, perfusions, tests diagnostic, liquides, poudres, consommables, équipements, matériel administratif, … )

1.1.1. Alphabétique (liste standard)

Règles Générales :

� First expired – first out !! (FEFO)

� First in - first out !! (FIFO)

� Liquides en bas

� Identification claire (DCI) – date expiration

� Éliminez les expirés (comment?)

2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette

1 « normal »

� Température

Suivi journalier (min-max.) Protection soleil, max.30°C

� Ventilation

� Humidité

Pas de contact direct sols et mursHumidité relative < 65 %

� Lumière

Protection soleil direct

� Mesure de lutte contre les parasites

Rats, insectes, ...

2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette

2 « chaine de froid »

� Frigo/congélateur

� Suivi quotidien (min-max.)

� (Logger)

� Maintenance

2. Conditions de stockage

Aussi durant le transport

Et agir si nécessaire …

En fonction de l’étiquette

3. « dangereux »

� Confinement secondaire pour les liquides

� Séparation physique entre produits incompatibles (acide><base)

� Material Safety Data Sheet (MSDS)

Fiche de données de sécurité (FDS)

4. « produits réglementés » (psychotropes, stupéfiants, …)

� Armoire sous clef

� Registre in /out spécifique

� (si requis réglementation) conservé flacons vides

� Liste restreinte de clients

!! Nouvelles

étiquettes !!

2. Conditions de stockage

http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html

2. Conditions de stockage

http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html

SYMBOLES DE

DANGERS

Système Global Harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (GHS)

SYMBOLES DE

DANGERS

Système Global Harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (GHS)

2.Storage conditions2. Conditions de stockage

http://www.merckmillipore.fr/chemicals/retrologistik-/c_VZ6b.s1OuYAAAAEpY_A71mlC

• Material Safety Data Sheets (MSDS)

• Fiche de données de sécurité (FDS)

2.Storage conditions2. Conditions de stockage

���� STOCKAGE DES PRODUITS CHIMIQUES:

http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml

Produit Est incompatible avec:

Acide acétique

Chrome(VI)-oxyde, acide

nitrique, alcools,

éthylène glycol, acide

perchlorique, peroxydes,

permanganates

Chlore

Ammoniac, acétylène,

butadiène, butane,

méthane, propane,

hydrogène, benzine de

pétrole, benzène, poudre

de métal

Produits Incompatibles : exemples

2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette

3. « Dangereux »

Trucs :

Ventilation

Premiers soins

2. Conditions de stockage

3. Outils (Formulaires- Liste standard)

Liste Complete des produits:

Dénomination commune internationale (DCI), principe actif, dosage, dosage par unité, unité d’emballage, N° de référence.

!! Pour produits de laboratoire

Ajoutez: description, fabriquant, [distributeur], firme.

� Dynamique (mais pas trop! En fonction de la liste nationale des médicaments essentiels)

� Base pour les autres formulaires

Protocoles/POS

Gardez la trace ….

De combien avons nous besoin ??

Quand en avons nous besoin??

Comment passer une commande???

���� Evitez les ruptures

���� Evitez les expirations

?

???

?

3. Outils (Formulaires- Liste standard)

Standard list of essential medicines

Regional Hospital of Man

Central stock

Out-patient dpt.

In-patient dpt.

Operatory Ward

Delivery Room

Center for Family

Planification

Emergency Ward

Dressing Room

Maternity dpt.

Medicine dpt.

Paediatric dpt.

Surgery dpt.

Médicaments oraux x x x x x x xACICLOVIR, 800 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 300 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 500 mg, comp. x x xALBENDAZOLE, 400 mg, comp. x x x xALUMINIUM HYDR. 400 mg,+ MAGNESIUM HYDR. 400 mg, comp. x x x xAMINOPHYLLINE, 100 mg, comp. x x xAMITRIPTYLINE, 25 mg, comp. x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN.25 mg/5 ml, 100 ml s. oral x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN., 500+ 125 mg, comp. x x xAMOXYCILLINE, 125mg/ml, poudre pr 100 ml susp, oral., fl. x x xAMOXICILLINE, 250 mg. , comp. sécable x x xAMOXICILLINE, 500 mg. , comp. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp.ENFANT x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADOLESC. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADULTE x x x xMédicaments injectables x x x x x xAMINOPHYLLINE, 25 mg/ml, 10 ml, amp. x x x xAMOXICILLINE 1g + AC. CLAV 200 mg, poudre , IV + perf. x x xAMPICILLINE, 1 g, (IM-IV), fl. poudre x x x x xAMPICILLINE, 500 mg, (IM-IV), fl. poudre x x xARTEMETHER, 20 mg/ml, 1 ml, amp. x x xARTEMETHER, 80 mg/ml, 1 ml, amp. x x xATROPINE SULFATE, 1 mg/ml, 1 ml, amp. x x x x xBUPIVACAINE, 5 mg/ml, 20 ml. , 0,5% , flacon x x x xBUPIVACAINE rachianesthesie/hyperbare, 5 mg/ml, 4 ml, amp. x x x xCALCIUM GLUCONATE, 100 mg/ml, 10 ml, amp. x x x x xCEFAZOLINE, 1 g poudre, fl. x x xCEFTRIAXONE, 1 g, , fl. poudre x x x x

Solutés de perfusion x x x x x x x xGLUCOSE, 5%, 1 l, poche plastique, x x x xGLUCOSE, 5%, 500 ml, poche plastique x x x x xPLASMA SUBSTITUT, gélatine , 500 ml, fl. plast. x x x x x

Pansements x x x x x x x x x x x xBANDE ADHESIVE, élastique, 10 cm x 3 m x x x xBANDE CREPE (Velpeau), 10 cm x 4 m x x x x x x xBANDE DE GAZE, 8 cm x 4 m, avec lisières x x x x x x x xBANDE PLATREE, 15 cm x 3 m x x x xBANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 10 cm x 25 m x x x xBANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 5 cm x 25 m x x x xCOMPRESSE DE GAZE, 10 cm, 12 plis, 17 fils, non stérile x x x x x x x x x

Standard list of essential medicines

Regional Hospital of Man

Central stock

Out-patient dpt.

In-patient dpt.

Operatory Ward

Delivery Room

Center for Family

Planification

Emergency Ward

Dressing Room

Maternity dpt.

Medicine dpt.

Paediatric dpt.

Surgery dpt.

Médicaments oraux x x x x x x xACICLOVIR, 800 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 300 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 500 mg, comp. x x xALBENDAZOLE, 400 mg, comp. x x x xALUMINIUM HYDR. 400 mg,+ MAGNESIUM HYDR. 400 mg, comp. x x x xAMINOPHYLLINE, 100 mg, comp. x x xAMITRIPTYLINE, 25 mg, comp. x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN.25 mg/5 ml, 100 ml s. oral x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN., 500+ 125 mg, comp. x x xAMOXYCILLINE, 125mg/ml, poudre pr 100 ml susp, oral., fl. x x xAMOXICILLINE, 250 mg. , comp. sécable x x xAMOXICILLINE, 500 mg. , comp. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp.ENFANT x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADOLESC. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADULTE x x x x

Daily distribution of individual

prescription from the IPD pharmacy

3. Outils: Liste des médicaments essentiels (par niveau)

3. Outils: fiche de stock

Priorité n°1 !!

Pourquoi ?

� Suit tous les mouvements du stock

� Enregistre l’inventaire physique

� Base pour le calcul des commandes

Comment l’utiliser ?

c.f.: 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf

= 1 Présentation= 1 date d’expiration

= 1 Batch n°

1 Fiche = 1 article

1 mouvement = 1 ligne

c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf

3.Outils: tableau de bord

3. OUTILS: Formulaires de consommation journalière / hebdomadaire / mensuelle

= Donne la consommation mensuelle par produit et par service

Intérêts?

� Base pour les commandes

� Identifiez les problèmes

� Calculez la consommation mensuelle MOYENNE

� Corrélez à l’activité du service

� Visualisez l’évolution (prévision)

!!! Rupture de stock ���� mois pas

inclus pour ce produit !!!

1. Date fixe (no IN no OUT )Pré-imprimez une liste

2. Responsable: si possible > 2 personnes (comptage et écriture)double-vérification

2. Vérifiez l’organisation: FEFO or FIFO

enlevez les expirés

assurez la visibilité des produits

4. Comptez les produits: nombre d’unités totales

5. Vérifiez les fiches de stock: date, inventaire utilisez une couleur différente

6. Agir si nécessaire!!!

7. Rapportez les résultats: différences, identification et résolution du problème.

4. INVENTAIRE

Cachez les fiches de stock

Où placer une commande ???

Quel sont les besoins ??

Combien commander???

5. COMMANDES

5. COMMANDES

DEPENDS DE :

• Fréquence: durée entre deux commandes

• Délai de livraison: durée entre la commande et la réception

• Moyens de transport (air, mer, …)

• Stock de sécurité

• Durée de conservation des produits

• Ce qui reste dans le stock ... => Inventaire

• Ce qui est en attente de livraison

5. COMMANDES

INVENTAIRE:

= Comptez manuellement ce qui reste

� Vérifiez ce qui reste réellement dans le stock

� Identifiez les problèmes (erreurs)

� Vérifiez les expiration ou les produits détériorés

5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?

• Lames Microscope : 1 lame par patient

• Giemsa stock: 0,5 ml (1/10) par lame

1 litre=2000 lames

• Tampon: 5 ml par lames

10 tab=10 litre=2000 lames

• Méthanol: 0.5 ml par lame

1 litre=2000 lames

• ….

Exemple: Microscopie Malaria

Protocoles/POSListe Standard

Estimation des besoins

Calculs:

Consommation mensuelle x Période à couvrir

- en stock - Pipeline

Période à couvrir (en mois) :

• Fréquence:

+ Délai de livraison

+ Stock de sécurité

5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?

Maladies saisonnièresVariation des activités

Disponibilité des produitsDurée de conservation

$

!!! Rupture de stock rupture ���� mois non

inclus pour ce produit

Prévision

6. DISTRIBUTION: réception des commandes

Vérifiez:

Conformité avec la commande

� Origine

� Quantité

� Expirations, batch n°

Intégrité

Organisez :

� Alphabétique (DCI)

� Etiquettes

� FIFO/ FEFO

� Remplissez les fiches de stock

� Remplissez les autre documents (cargo manifeste, …)

Ouvrir toutes les caisses

Immédiatement

Trucs

6. Distribution

Marquez d’une X la boite ouverte

Pour des tests

diagnostic,

distribuez par

« kit »

6. Distribution: unité de distribution

Emballage primaire

Emballage tertiaire

Unité de distribution:

- Emballage secondaire (Hôpitaux, services)- Emballage primaire (Patient)

Emballage secondaire

Emballage secondaire

Emballage primaire

Emballage primaire

Unité de distribution:- Emballage secondaire (Hôpitaux, services)- Emballage primaire (Patient)

6. Distribution: unité de distribution

7.Indicateurs

• Rupture de stock= 0

• Valeurs des produits périmés < 10% (?)

• Divergeances d’inventaire < 5% (?)

• Nombre de commandes intermédiaires = 0

(internes ou externes)

Liens internet et autres documents

• WHO guidelines for the storage of essential medicines and other healthcommodities: http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js4885e/

• OMS Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels et autres fournitures médicales : http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js8229f/

• Stockage des produits chimiques : http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml

• Material Safety Data Sheets (MSDS) http://www.merck-chemicals.com/is-

bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-International-Site/en_US/-/USD/ViewSearch-SearchMSDS

• Fiches de sécurité (FDS) http://www.merckmillipore.com/is-bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-BE-Site/fr_FR/-/EUR/ViewSearch-SearchMSDS

• Exemple de fiche de stock : 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf

• Utilisation des fiches de stock : TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf

• Excel documents (in french) : 090913_ITM-JJ_Outils de gestion_Stock.xls

Exemple 1

Frigo…

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