Gestion de l’inventaire et des équipements · PDF fileLes 4 données...

COLE POLYTECHNIQUEFDRALE DE LAUSANNE
Gestion de linventaire et des quipements
Manuel dutilisateur
Auteur : N. Vuillme, EPFL
Date de diffusion : 30.09.2007

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des quipements
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Informations sur le document
Mandant : cole polytechnique fdrale de Lausanne
Description : Manuel utilisateur, application inventaire
Version : 01
Statut : [En travail / Libr]
Classification : [Confidentiel / Interne / Non classifi]
Distribution :
Date dimpression : 24 septembre 2007
Fichier : Manuel_inventaire.doc
Contrle des modifications
Date Version Responsable Description
14.12.06 01 N. Vuillme Cration du document
16.01.07 01 N. Vuillme Edition provisoire
20.01.07 01 N. Vuillme Edition dfinitive 24.09.07 02 N. Vuillme Edition dfinitive, par E. Staub
Vrification / libration
Date Version Responsable Fonction Remarque

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Table des matires
1. INTRODUCTION ............................................................................................................................. 5
2. ACCES................................................................................................................................................ 6 2.1 Page inventaire ......................................................................................................................... 6 2.2 Accs SSO (single sign on) ...................................................................................................... 7 2.3 Page de navigation.................................................................................................................... 7
3. CREATION RAPIDE D'UNE FICHE DEQUIPEMENT ............................................................ 8
4. RECHERCHE DUNE FICHE DEQUIPEMENT ...................................................................... 13 4.1 Slection courte ...................................................................................................................... 14 4.2 Slection tendue.................................................................................................................... 15 4.3 Variantes de slection............................................................................................................. 16 4.4 Lancement de la recherche ..................................................................................................... 16 4.5 Recherche par les caractristiques d'une classe ...................................................................... 17 4.6 Liste de travail ........................................................................................................................ 19 4.7 Gestion d'une liste de travail................................................................................................... 20 4.8 Dernires fiches modifies ou cres ..................................................................................... 20 4.9 Slection directe ..................................................................................................................... 21
5. CREATION D'UNE FICHE D'EQUIPEMENT........................................................................... 22 5.1 Onglet "Gnralits"............................................................................................................... 23 5.2 Onglet "Organisation et localisation" ..................................................................................... 24 5.3 Onglet "Structure" .................................................................................................................. 25 5.4 Onglet "Donnes supplmentaires" ........................................................................................ 25
5.4.1 Classe reporting ....................................................................................................... 25 5.4.2 Classe technique....................................................................................................... 26
6. CREATION A PARTIR DU WORKFLOW................................................................................. 27
7. CREATION EN REFERENCE A UNE COMMANDE............................................................... 29
8. CREATION EN REFERENCE A UN EQUIPEMENT EXISTANT (MODELE) .................... 30
9. CREATION AUTOMATIQUE DE PLUSIEURS FICHES ........................................................ 31
10. MODIFICATION D'UNE FICHE DEQUIPEMENT................................................................. 33 10.1 Onglet "Pices jointes" ........................................................................................................... 34 10.2 Onglet "Texte long"................................................................................................................ 35
11. TRANSFERT D'UNE FICHE DEQUIPEMENT ET MODIFICATION DES STATUTS...... 36
12. AFFICHAGE DUNE FICHE DEQUIPEMENT........................................................................ 37
13. TRAITEMENT DES ECARTS D'INVENTAIRE........................................................................ 38
14. DESACTIVATION DUNE FICHE DEQUIPEMENT .............................................................. 39
15. UTILISATION DE LA BOURSE D'ECHANGE ......................................................................... 42
16. LISTING INVENTAIRE ................................................................................................................ 43
17. FORMAT XML ............................................................................................................................... 45
18. ANNEXES ........................................................................................................................................ 45 18.1 Droit "Inventaire" dans ACCRED.......................................................................................... 45 18.2 Donnes de base ..................................................................................................................... 46

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18.3 Lexique ................................................................................................................................... 47

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1. Introduction
Lobjectif de ce manuel est doffrir un support aux utilisateurs ayant suivi la formation sur le nouvel outil de gestion des commandes. Les parties gestion des achats et de reporting figurent dans dautres manuels spcifiques. L'introduction de la nouvelle application de gestion des inventaires met disposition un outil commun pour tous les types d'quipements, adapt tous les utilisateurs. Cette application met galement en valeur lquipement de l'EPFL et facilite la communication et la transparence des donnes. De plus, elle permet de rpondre aux exigences toujours plus pressantes manant des diffrents organes de contrles.
Un helpdesk est mis sur pied pour faire l'interface avec l'quipe de dveloppement. Il est galement en charge de la formation : http://inventaires.epfl.ch/.
La gestion d'un objet inventori est assimilable un cycle de vie comprenant les grandes tapes suivantes :
- Processus de cration
- Processus de modification
- Processus de liquidation
Flux macroFlux macroScnario dinventaire
1 - SCNARIO INVENTAIRE 2 . VSD
Commande Traitement de la facture Inventaire
Gestion de limmobilisation
Cration dune fiche dinventaire
Rception de la marchandise Entre de la facture
Inventaire tournant Bourse dchange
Liquidation dinventaire
Gestion de limmobilisation
Sortie dinventaireactifModificationdinventaire
Transfert inventaire

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2. Accs
2.1 Page inventaire
L'accs l'application se fait par l'intermdiaire du lien http://inventaire.epfl.ch/
Cette premire page regroupe des informations gnrales concernant la gestion de linventaire. Un click sur le bouton "Inventaire" lance l'application.
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2.2 Accs SSO (single sign on) Une identification est demande. Il s'agit du nom et du mot de passe GASPAR.
La partie droite de la page daccs fournit des informations sur les mises jour et lactualit concernant les achats et les inventaires. Licne offre quelques dtails
supplmentaires et licne donne accs des illustrations.
2.3 Page de navigation L'cran suivant est la page de navigation. En fonction de ses droits, l'utilisateur a accs aux fonctionnalits suivantes :
- Acheteur - Gestionnaire d'inventaire - Analyses et reporting - Autres
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3. Cration rapide d'une fiche dquipement Un click sur la ligne du menu "Cration" lance l'application.
Le premier cran de saisie d'un quipement apparat. Activer le bouton "Suite".
Le "roadmap" indique ltape en cours (tape 4: "en cration") et permet une navigation entre les tapes.
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Il sagit de dfinir le type dquipement et dactiver le bouton "Suite".
Il est ncessaire de slectionner le type d'quipement
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