Gestion de l’Information

Introduction

Une Definition

“La gestion d’information est une serie de processecus avec le but de

collecter, traiter, analyser et dissemination de l’information, afin

d’ameliorer l’effectivité du travail des organisations.”

Une bonne gestion d’information

• La gestion d’information est un élément principal de la coordination.

• Le but: Fournir des informations justes et precises, à temps, dans un format approprié et utile, avec des precisions nécessaires pour ceux qui en auront besoin.

• La gestion d’information est un processus continu.

La gestion d’information est…

Ressources Humaines

Ressources Materielles

Système de Gestion

La chaine de la gestion d’information

Collecte Traitement Analyse Dissemination

Le contrôle de qualité est essentiel à chaque étape.

Collecte

Collecte Traitement Analyse Dissemination

Definir les objectifs

Definir l’echantillon et la méthodologie

Definir le format

Definir le processus

PrimaireSecondaire

Identifier les sources

Verifier leur crédibilité

Suggestions pour le collecte

Collecte Process Analyse Disseminate

Se concentrer sur l’essentiel.

Renforcer le système existant.

Considerer les partenaires.

Traitement

Collecte Traitement Analyse Dissemination

L’ecriture et mise en forme

Compilation

Aggregation et synthèse

Mise aux normes

Archivation et sauvegarde de l’information

Suggestions pour le traitement

Collecte Traitement Analyse Dissemination

Se concentrer sur la valeur ajoutée

Créer des produits standardisés

Cles de success: gestion du temps

Ne perder pas de temps de collecter d’information que vous ne pouvez pas traiter ou stocker.

Analyse

Collecte Traitement Analyse Dissemination

Identification des points cles pour degager les des tendances principales

Mise en forme de l’information, sous la forme la plus adaptée.

Dissemination

Collecte Traitement Analyse Dissemination

Outils [telephone/ satellite, reunion, copie electronique et papiers, email, web,…]

Distribution publique ou restreinte

Droits d’auteur

Langue

Suggestions

Collecte Process Analyse Dissemination

Une distribution à temps est plus importante que la perfection.

Fournir un retour aux personnes qui vous ont donné l’information.

Utiliser les vecteurs les plus appropriés

Toujours citer les sources.

Definition du Manuel de UNDAC

Données: Mots, nombres, …

Information: Données traitees, rendues utiles,

signifiantes, appropriées et comprehensibles, pour un groupe particulier, dans un temps et une place précise, pour une raison particulière.

Les elements de la gestion d’information• Données = chiffre brut:

– 5 cas de cholera dans la ville A – 32 batiments se sont effondrés dans la ville B

• Information = données interpretées par la suite d’aggregation et comparaison avec des données connexes: – 5 cas de cholera dans la ville A , capacité limitée pour fournir des traitements

medicaux. – Seulement 2 de 32 batiments dans la ville B, etait habité au moment de séisme.

• Connaissance – expérience ajoutée à travers les analyses d’experts:– le cholera est endémique dans cette région. 5 cas de cholera dans la ville A est

15% moins que l’année précedente, par la suite des mesures prises pour améliorer le système d’hygiène.

– La structure d’un des deux batiments effondrés dans la ville B est en béton, et nécessite une équipe de recherche et de sauvetage en milieu urbain, l’autre est un batiment de bois et de briques, et la population local a déjà commencé la fouille.

Gestion d’information – Les séquences

Finalisation &correction

Finalisation &correction

Oui

Oui

Non

Non

Collection

Analyse

Distribtution

Aggregation et Traitement

Gestion d’information – Les séquences• Entrée (Input)

– Par secteur (dégats, santé, etc.) et région géographique– Format (réunion, briefings, évaluation, courriel, téléphone, web, rapport,

formulaires, dispositif électroniques, etc.)– Fréquence– Sources (exactitude et fiabilité)

• Traitement– Aggregation et comparaison– Format (base de donnée, graphique, cartes, etc.)

– Analyse– Vérification et finalisation (information manquate , contradictoire ou

incomplète, fiabilité des sources)

• Sortie (Output)– Format (réunions, briefings, évaluation, mail, téléphone, web, rapport, etc.)

– Parternaires (pour qui)– La bonne fréquence

Fiabilité et Crédibilité d’informationFiabilite de source Credibilité d’information

Completement fiable Confirmée par d’autres sources

Souvent fiable Probablement vraie

Assez fiable Possiblement vraie

Pas souvent fiable Questionable

Pas fiable Improbable

La verité ne peux pas etre jugée La verité ne peux pas etre jugée

Les Réseaux de Distribution TERRAIN• Bureau Local• OSOCC and sub-OSOCCs• HICs• Les pages web spécifiques aux désastres SIEGE• OCHA Situation Reports• Réunion InterAgence• Réunion OCHA/Donateur• Média et relation publiqueWEB Distribution• Virtual OSOCC• Reliefweb • IRIN

Exercise• Votre bureau vient de recevoir des

informations diverses relatives à un séisme qui vient d’avoir lieu.

• Préparez une présentation d’une minute pour les acteurs humanitaires, sur la situation, fournissant l’information fiable, essentielle et crédible, issue des diverses sources auquelles vous avez acces.