UNIVERSIDAD CATÓLICA DE EL SALVADORFACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

INGENIERIA INDUSTRIAL

TEMA: SECTOR EMPRESARIAL DE SERVICIOS

MATERIA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DOCENTE: ING. ALFREDO DE JESÚS GRANDE SÁNCHEZ

ALUMNOS:

HERRERA ZAVALA, RODRIGO MAURICIO

JAIME RIOS, RAFAEL ALEJANDRO

MANZANO LANDAVERDE, DANIEL EDGARDO

VÁSQUEZ ROSA, CINDY CAROLINA

FECHA: LUNES 11 DE ABRIL DE 2016

i

INDÍCE

FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA Y ÁREAS INVESTIGADAS...............................................4

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN..........................................................................4

TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIVERSIDAD..........................................................5

ORGANIGRAMA DEL ÁREA O DEPARTAMENTO INVESTIGADO...........................................................6

TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DECANATO DE ENGENIERÍA Y ARQUITECTURA..........7

INTEGRACIÓN DE RECURSOS EN LA EMPRESA INVESTIGADA............................................................7

INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.......................................................................................7

INTEGRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.................................................................................10

INTEGRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES...................................................................................11

INTEGRACIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS E INFORMÁTICOS.................................................12

RECOMENDACONES A LA ORGANIZACIÓN.......................................................................................14

BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES ELECTRÓNICAS........................................................................................15

INTRODUCCIÓN Las organizaciones para lograr un mejor rendimiento en sus operaciones deben buscar la

elección correcta, el aprovechamiento y uso óptimo de sus recursos disponibles; este

proceso es una de las funciones de la administración indispensables en toda empresa y se

conoce como integración de recursos.

En el mercado existen diferentes empresas o sectores productivos, por ende no todas las

empresas tienen las mismas necesidades o requerimientos, en estos aspectos influyen los

volúmenes de producción y la calidad del producto o bien prestado. En lo que respecta a

una empresa de servicios, para ser más específicos en una organización de educación

superior, una de las necesidades más importantes es una enseñanza de calidad; la cual

solo se logra con un establecimiento de estándares y la delicada selección de los recursos

necesarios, para lograr cumplir esas metas.

El foco de investigación es la Universidad Católica de El Salvador ya que se está interesado

en conocer cómo se realiza la integración de recursos para cumplir el objetivo de brindar

una educación de calidad rica en valores, y la forma en que está estructurada de forma

jerárquica. Aclarando que esta no es una empresa sino una organización que actúa como

tal

FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA Y ÁREAS INVESTIGADAS

La organización dependerá de los objetivos, estructura, necesidades, tamaño y actividad a la que se dedique. En lo que

respecta a la universidad es una organización que brinda servicios de educación superior, y ya que en esta se involucran

muchos departamentos y funciones distintas; se utiliza un tipo de o rganización por funciones, esto quiere decir que se

separan las actividades de la empresa en diferentes departamentos. Por ejemplo: administración, mantenimiento,

contabilidad. Todos los departamentos son coordinados por la Dirección.

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

Conferencia Episcopal

Consejo directivo

Consejo Académico

Decanato

Fac. Ciencias y humanida

des

Fac. Ingeniería

y Arquitectu

ra

Fac. Ciencias y

Salud

Fac. Ciemcias

Empresariales

Departamento de

Idiomas

Investigación

Proyección Social

Laboratorio de

Cultivos

Laboratorio de

Tecnología

Dirección de

Comunicación

Biblioteca Asesoría Registro Académico Colecturia Libreria

TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIVERSIDAD

Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de

organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio

de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la

empresa.

Es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la

organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las

diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones

armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es

armonizar a un grupo de personalidades distintas. Entendemos por estructuras

organizacionales los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin

de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

En la Universidad Católica de El Salvador se cuenta con una estructura organizacional

formal por el hecho que está constituida por una sanción oficial para lograr objetivos

determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro

componentes básicos en la organización formal:

a. trabajo, el cual es dividido: en el caso de la universidad este es divido por

departamentos por ejemplo administración, contabilidad, colecturía, etc.

b. personas que son asignadas y ejecutan este trabajo dividido: serian docentes,

secretarías, personas de mantenimiento y demás.

c. ambiente en el cual se ejecuta el trabajo: cada área diseñada para el trabajo o

actividad a elaborar.

d. relaciones entre las personas o las unidades las unidades trabajo-personas:

siempre hay una relación y comunicación entre los diferentes departamentos,

estos siempre regidos por el alto mando.

ORGANIGRAMA DEL ÁREA O DEPARTAMENTO INVESTIGADO

Conferencia Episcopal

Consejo Directivo

Consejo Académico

Decanato

Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Engargado de Ingenieria Industrial

Engargado de ingeniería

Ciivil

Encargado de Ingeniería en

Sistemas

Engargado de Ingeniería

Agronómica

Encargado de Arquitectura

TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DECANATO DE ENGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Se decidió investigar el área del decanato debido a que se presenta una jerarquización dentro de esta, además se puede explicar de una mejor manera la integración de recursos, sin embargo también se mencionaran otras áreas en las cuales se ha aplicado la integración de recursos y la estructura de estas.

En el área del decanato se cuenta con una estructura organizacional formal por el hecho que está constituida por puestos , lo que ayuda para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos como se mencionó anteriormente en la estructura organizativa de la universidad.

Se necesita de una organización por jerarquías debido a que se necesita planear cada semestre, lo cual se consigue con la coordinación de esfuerzos del recurso humano, el cual se encarga de verificar que la planeación académica se desarrolle de manera eficiente, que no exista ningún tipo de problema con los horarios de las materias, que se cuente con el docente indicado para impartir clases, que no existan problemas con las aulas, que las materias tengan un límite de cupo, y abrir nuevas secciones en caso que las materias se encuentren saturadas.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS EN LA EMPRESA INVESTIGADA

En esta etapa se adquieren los elementos para llevar a cabo lo establecido durante la

planeación y la organización. Mediante la integración, la empresa obtiene los recursos

idóneos para el mejor desempeño de las actividades de la misma.

La integración comprende los recursos materiales, tecnológicos, financieros y humanos,

estos últimos son los más importantes debido a que del talento humano depende el

manejo y gestión de los otros recursos que conforman la organización.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Este proceso consiste en planificar la incorporación de personal en una empresa,

mediante una serie de pasos los cuales sirven para evaluar el desempeño del personal que

ocupara un puesto dentro de la empresa, para que se desempeñe de la mejor manera y

aporte para el logro de objetivos y alcance de metas.

Para la integración del personal se necesita escoger al talento humano idóneo para que

cumpla la función que se desea, por lo tanto las organizaciones ocupan dos métodos para

que se integre el personal; la búsqueda interna la cual consiste en que la empresa ofrece

una plaza a la cual se notifica quienes pueden optar por esta, lo que lleva a los empleados

seleccionados a una serie de pruebas lo cual fomenta el liderazgo e incentiva al personal

para que exista un buen clima laboral. Al mismo tiempo se encuentra la búsqueda externa

que consiste en buscar talento humano afuera de la organización lo que hace que se

rompan paradigmas y se aporten nuevas ideas a la hora de realizar una operación.

Todas las organizaciones tienen que tomar decisiones con respecto a que búsqueda

quieren realizar, sin embargo dependiendo la función y sus ventajas se escoge la mejor

alternativa ya sea la interna o externa. La universidad tiene una gran cantidad de recurso

humano, por lo tanto esto provoca que muchos empleados se den de baja ya sea por

renuncia, jubilación o despido, por lo tanto se tienen que integrar nuevas personas para

que desempeñen las funciones de los antes mencionados u ocupar otros puestos que sean

necesarios.

Debido a la cantidad de recurso humano que posee la universidad se ha dividido en

diferentes áreas para explicar la integración del recurso humano según la función que la

persona realice.

Área académica (Decanatos)

En el área académica se encuentran el consejo académico, los docentes por tiempo

completo y docentes por horas.

En el caso del consejo académico existe una competencia interna, debido a que el

periodo de ocupar un cargo dentro de este consejo es de cinco años, por lo tanto se está

creando que las personas que quieran optar por este puesto destaquen en sus labores y

se encuentren en constante motivación.

Para optar por docente de tiempo completo, se puede generar una competencia interna o

externa, en el caso de la competencia interna; los docentes por horas pueden aplicar a

esta vacante, al mismo tiempo se puede generar una competencia externa al anunciar

esta vacante, lo que produce que otros profesionales apliquen para este puesto

mandando su hoja de vida para entrar en el proceso de selección.

Por último se encuentra el puesto docencia por horas, al cual pueden aplicar profesionales

los cuales tengan un empleo fijo y que quieran impartir clases después de terminar sus

labores en su empleo fijo, pero también pueden aplicar profesionales que únicamente se

dediquen a la docencia e impartan clases en otras universidades, por lo tanto la

competencia para este puesto puede ser interna; en el caso que debido a la alta demanda

de alumnos sea necesario abrir una nueva sección y se notifique a los docentes que se

requiere impartir la materia. En la competencia externa se aplica el caso anterior o se

busca a nuevo talento humana debido a la baja del docente que generalmente impartía

cierta materia.

Para los tres puestos ya antes mencionados cabe destacar que se sigue un proceso a la

hora de querer incorporar recurso humano; La universidad hace un reclutamiento de

personal en el cual se recopilan hojas de vida de los aspirantes al puesto de trabajo, para

posteriormente se someten a una serie de pruebas como entrevistas y evaluaciones, luego

se procede a la selección del personal idóneo para desempeñar dicha función, después la

universidad contrata al personal, en este paso se firma el contrato y se cumple toda la

documentación legal que se requiere, en la i inducción se orienta al docente con respecto

al sistema de evaluación de la universidad, es decir la ponderación de los exámenes y

presentación del programa de clases que dará lo cual es presentada al de decanato la

facultad y aprobado para el semestre. La persona contratada en el puesto académico toda

las funciones que tiene que realizar.

Puestos administrativos y operativos

Los puestos administrativos son muy amplios en la universidad, se puede trabajar en

distintas áreas, tales como: consejo directivo, consejo académico, biblioteca, registro

académico, bienestar universitario etc. Para consejo académico y consejo directivo se

requiere un alto grado de preparación, generalmente para optar a estos puestos se

requiere de un largo proceso debido a que estos cargos ocupan un gran periodo de

tiempo por lo tanto se genera una competencia interna para aplicar a estos.

En el caso de los puestos administrativos como los de biblioteca, registro académico y

colecturía se pueden generar la búsqueda interna y búsqueda externa, dependiendo la

función que se necesite, en este caso para la búsqueda del talento humano se siguen las

etapas de la integración de personal, el reclutamiento de personal, donde los aspirantes

envían su hoja de vida, para luego someterse a una seria de pruebas que llevan a la

selección de personal, para posteriormente la persona que se haya desempeñado mejor

aplique al puesto de trabajo y proceda a firmar el contrato y documentación legal, por

último se somete al proceso de inducción para evitar errores y desempeñar bien su

laboral.

Puestos de mantenimiento y vigilancia

Estos están integrados por recurso humano que se dedica a realizar operaciones dentro

de la universidad, se pueden mencionar los siguientes; personal de mantenimiento,

personal de limpieza, jardineros, vigilantes etc.

Por lo general en estos puestos es muy difícil que se realice una búsqueda interna, debido

a que todos tienen un mismo nivel jerárquico, sin embargo se puede hacer una búsqueda

interna en el caso que se requiera otra área operativa, pero comúnmente de realiza una

búsqueda externa para llenar una vacante o que se necesite más personal administrativo.

Para el proceso de integración de personal se requieren los pasos ya antes mencionados;

reclutamiento, selección contratación e inducción.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Los recursos financieros son de suma importancia, ya que son los que nos garantizan los

medios para la obtención de otros recursos de la organización. La Universidad Católica de

El Salvador cuenta con recursos financieros propios como: dinero en efectivo,

aportaciones (socios, donaciones, accionistas, etc.) y las utilidades que genera.

Estos recursos son necesarios en la organización pues son utilizados para diferentes

aéreas, por ejemplo: La universidad se encarga del mantenimiento de las instalaciones y

su operaciones, invertir para que se adapten a las condiciones y sean aptas para el uso

destinado, también se encargan de la compra de materiales didácticos, papelería, equipos

tecnológicos y diferentes materiales para llevar a cabo el trabajo dentro de la

organización. Sin dejar de lado los salarios, pagos a proveedores u prestaciones a sus

empleados.

El ingreso más fuerte hablando monetariamente, son las cuotas que mes a mes son

pagadas por los alumnos, alguna parte de este ingreso sirve para pagar servicios

auxiliares, cuentas pendientes, etc.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales se desplazan a lo largo de la cadena de abastecimiento, por lo que existen

empresas distribuidoras y procesadoras de materia prima, empresas distribuidoras y procesadoras

de bienes intermedio y empresas procesadoras y distribuidoras de bienes finales. En la cadena de

suministros se plantea todo el proceso que traviesan los materiales hasta llegar a ser un producto

terminado y terminar en el mercado, la cual componen la distribución primaria, distribución

secundaria y distribución final.

En esta cadena comienza con los proveedores, luego se coordinan los proveedores con la

empresa, después con el área funcional de la empresa para después lograrse la coordinación entre

empresa y distribuidores que finalmente el producto terminado llega al cliente mediante la

coordinación de esfuerzos anteriormente mencionada.

En el caso de la investigación que se está realizando en la universidad, por ser una organización

que brinda servicios de educación superior a las personas, se ve reflejada en el último eslabón de

la cadena de suministros que es clientes, debido a que necesita comprar productos terminados

para determinadas funciones, el principal motivo por el cual se requiere comprar productos es el

mantenimiento de las instalaciones, ya que con el paso del tiempo se les termina la vida útil a

determinados elementos, tal es el caso de los pupitres, lámparas, muebles, etc. debido a la alta

demanda de alumnos se deterioran y necesitan ser reparados en el taller de la universidad, por lo

tanto como se cuenta con un presupuesto para la realización de estas acciones se necesita cotizar

los precios de los materiales que se necesitan como madera, remaches pegamento, formica,

electrodos , pintura y tubos lo cual se coordina con las empresas distribuidoras y la universidad es

cliente de estas.

En el área administrativa se necesita la compra de elementos para el desempeño de las diferentes

funciones que se realizan, tal es el caso de papelería, impresoras, lapiceros entre otro equipo que

se requiere en una oficina, por lo que es necesario comprar todos estos materiales para poder

brindar servicio a los estudiantes y desempeñar las labores del área administrativa.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS E INFORMÁTICOS

Nos referimos principalmente al proceso de identificación, selección e integración de todos aquellos recursos necesarios que la universidad Católica de El Salvador implementa para la puesta en marcha de los distintos tipos trabajo que se realiza dentro de la institución.

Por lo tanto, esta se vale de la tecnología y recursos informáticos necesarios para cumplir

sus objetivos y metas organizacionales, estos recursos tecnológicos pueden ser tangibles o

intangibles dentro de la organización.

La función principal del porque se adquieren son básicamente para optimizar procesos,

recursos, agilizando el trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan

positivamente, pues sirven de soporte para las personas y para la institución pues su

función principal es facilitar el trabajo y ser más eficientes en el cumplimiento de

actividades convirtiendo estos recursos en un aliado clave para el desarrollo de las

mismas.

De esta manera se reconoce la importancia de adquirir estos tipos de recursos pues

constituyen grandemente en el desempeño efectivo de las distintas actividades diarias.

La adquisición de estos también demanda de recursos financieros para su adquisición, por

lo tanto se debe evaluar las condiciones económicas para la adquisición de nuevas

tecnologías, pero en la medida que la institución busque la tecnología más sofisticada así

será el nivel de inversión que tendrá que hacer.

A medida que la universidad adquiera la última tecnología de punta que le brindara

mayores beneficios, no significara que será la mejor universidad por lo tanto el enfoque

de adquirir tecnología más sofisticada solo le permitirá buscar un mejor nivel tecnológico

que le permitirá cumplir sus objetivos estratégicos y alcanzar sus metas.

Con respecto al recurso tecnológico la universidad cuenta con una gran cantidad de

hardware, el cual facilita que se realicen funciones administrativas y académicas, lo que

facilita el desempeño de los trabajadores porque las computadoras se encuentran en

buenas condiciones y son de última generación lo que produce un buen clima laboral y

hace que se trabaje eficientemente para cumplir metas y objetivos.

Por otra parte la universidad tiene un sistema interno y otro externo, en el sistema interno

ha sido creado por programadores que han creado este para las funciones administrativas

que se requieren en la u, se requiere de este sistema para la inscripción de estudiantes,

control de pagos de matrícula y mensualidad de los estudiantes, pago de servicios que

solicitan los estudiantes como; constancias de estudio, retirar materias, constancia de

notas, entre otros. También se encuentra el sistema de la biblioteca el cual consiste en

utilizar un software l cual tiene como función que los estudiantes busquen los libros que

necesiten, en este sistema el estudiante tiene una fecha límite para entregar el libro que

se la prestado, si excede ese tiempo el sistema notifica a la biblioteca y el alumno tiene

que cancelar una multo por haber excedido ese tiempo.

En el caso de software externo la universidad cuenta con moodle, por el cual se requiere

pagar por utilizarlo, este es una plataforma interactiva en donde se relacionan alumnos y

docentes con la finalidad de compartir información académica, esta herramienta facilita la

comunicación entre alumno y docente, al mismo tiempo facilita que el docente comparta

las clases con los estudiantes para que estos tengan un material de estudio entre otras

funciones que se pueden realizar en dicha plataforma.

RECOMENDACONES A LA ORGANIZACIÓN

La universidad posee una estructura bien organizada, debido a que tienen sus propios procesos en

la cual se produce una coordinación de esfuerzos entre las diferentes áreas que posee al mismo

tiempo de cumple la integración de recursos, sin embargo toda organización tiene que buscar la

mejora continua es por ello que a continuación se plantean algunas recomendaciones.

Con respecto a la integración de recurso humano sería necesario contar con una base de datos

para realizar un mejor reclutamiento de personal, por lo tanto es necesario coordinar la

integración de recurso humano con la integración de recurso tecnológico, esto se podría

implementar habilitando una base de datos ya sea interna o externa en la cual los aspirantes

sepan de la oferta de empleo que la universidad está ofreciendo.

A la integración tecnológico es necesario crear un sistema en el cual los estudiantes puedan

inscribir de manera virtual, es decir que las inscripciones se puedan realizar de las de forma

presencial y virtual debido a que muchos estudiantes trabajan y se les dificulta presentarse el día

que les toca inscribir, por tanto hace que se queden sin cupo en alguna materia y tengan que

solucionar este problema, además disminuiría el caudal de estudiantes, porque la inscripción

presencial provoca grandes filas y mucho tiempo de espera.

En relación a la integración de recurso material sería necesario llegar a un acuerdo con una

empresa proveedora la cual ofrezca mejores precios que las demás, lo cual evitaría que se esté

comprando materiales a diferentes empresas, sin embargo se necesitaría realizar un estudio y

evaluar cuál es la mejor alternativa para la compra de materiales.

Por último con la integración de recurso financiero, es necesario estudiar convenios de ayuda con

otras empresas u organizaciones, para brindar mejores servicios, como por ejemplo la habilitación

de nuevas carreras, lo que generaría una mayor demanda de estudiantes debido a que la

universidad no cuenta con determinadas carreras las personas optan por otra universidad. Tener

una amplia gama de carreras generaría mayores ingresos a la universidad y haría que creciera el

prestigio de esta para así cumplir su misión y visión.

BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES ELECTRÓNICAS

Material de apoyo brindado por ing. Alfredo Grande http://www.moodle.catolica.edu.sv/ Anuario Académico 2016 http://anahialacoque.blogspot.com/2013/04/integracion.html