42 jurisassociations 562 - 1er juillet 2017

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L es bailleurs de fonds (Union européenne, AFD, etc.) font appel aux ONG pour cofinancer et conduire des actions de

solidarité internationale en raison de leur enracinement et de leur connaissance des territoires. Ces organisations, très sensibilisées aux évaluations de terrain sur la pertinence, l’efficacité, l’impact et la viabilité de leurs actions mises en œuvre, se trouvent maintenant confrontées à des demandes plus formelles en matière d’informa-tion financière de la part des bailleurs. Ces éléments poussent vers

AnAlyse du risque projet pour une onG

L’essentieL �� Les bailleurs de fonds s’appuient sur les ONG pour développer leurs actions d’aide publique au développement.

�� Ces interventions portent sur des programmes de plus en plus significatifs en termes de spectre d’intervention et de montants financiers en jeu.

une rigueur de plus en plus grande de la gestion financière de ces programmes.Dans cet environnement complexe, quelles sont les mesures prises ou à prendre par les ONG pour satisfaire à cette attente de transpa-rence et aux exigences de reporting des bailleurs ?

Définir et anaLyser Le risque projetLe risque projet, dans le secteur du développement, pourrait se définir comme l’ensemble des contraintes internes (équipes, procé-dures, logistique) ou externes (pays, bailleurs, partenaires) pesant sur

l’association, qui se manifestent tout au long du cycle du projet (v. schéma page suivante) et dont l’occurrence ou l’intensité peut affecter l’action de terrain, voire l’association.Selon un représentant d’un collectif d’associations françaises de solidarité internationale, Groupe initiatives, l’analyse du risque projet, notamment financier, s’arti-cule autour des points suivants :���� les problématiques rencon-

trées dans la mise en œuvre de programmes réalisés à l’étranger ;���� la gestion du risque au sein de

l’entité ;���� les risques identifiés sur la réalisa-

tion de ces programmes ;���� les mesures de réussite du projet ;���� les solutions apportées au sein de

l’entité sur la gestion de ces risques.

un environnement en évoLution générateur De risquesLes bailleurs incluent dans leur convention des contraintes fortes, avec le recours systématique à des appels d’offres, l’assurance du respect des normes anti-blanchiment, le respect de normes environ-nementales et sociétales. Ces demandes engendrent des coûts de process importants en montage de dossiers et recherche de parte-naires français ou locaux.

Que recouvre le risque projet pour une organisation non gouvernementale (ONG) et comment l’expert-comptable, au service des associations, peut les accompagner sur ce sujet ? Décryptage à partir des travaux menés par une ONG.

gestion financière

auteur Brice rogir titre expert-comptable,

membre du comité « Associations » à l’ordre des experts-comptables

de paris ile-de-France

auteur thierry Legrand titre expert-comptable,

membre du comité « Associations » à l’ordre des experts-comptables

de paris ile-de-France

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Outre les spécificités techniques et l’indispensable maîtrise pour répondre aux exigences des contrats, il est également nécessaire de prévoir l’éventua-lité de rejet de dépenses pour non-conformité. De ce fait, les organisations sont obligées de s’adapter face aux évolutions en cours dans le « paysage de l’aide ».Les plus grandes organisations ont créé des départements dédiés aux projets internatio-naux avec des responsables par zone d’activité, une direction financière dédiée, permettant de gérer les appels à projets des grands bailleurs internatio-naux. D’autres ont décidé de se regrouper en collectif – c’est le cas du Groupe initiatives –, dont les membres mettent leurs compétences au service d’acteurs engagés pour un développement durable et équitable. Ils expérimentent et valident des approches efficaces et innovantes sur le terrain et partagent leurs pratiques.Les travaux menés en interne par le Groupe initiatives ont débouché sur l’identification de 120 risques projet, internes ou non à l’entité et répartis en cinq familles : financier, opérationnel, juridique, RH et réputation.Le groupe tire plusieurs constats et identifie plusieurs risques plus particulièrement liés aux modalités contractuelles et financières des projets :���� la complexification des procédures et des cadres contractuels

qui nécessite des expertises techniques et juridiques et l’élaboration d’outils de gestion adaptés qui garantissent le respect des règles et obligations ;���� l’évolution des nouveaux appels à projets européens qui péna-

lisent les ONG de petite et moyenne taille (assise financière impor-tante, temps de préparation accru non financé, etc.) ;���� la vulnérabilité des relations partenariales face à ces évolutions ;

�� Les associations doivent assumer les risques liés à la réalisation de leurs actions tant d’un point de vue opérationnel que financier.

���� des logiques de cofinancement de plus en plus incertaines ;���� une surdétermination de l’efficience projet au détriment de la

qualité opérationnelle ;���� une insuffisante flexibilité et souplesse des procédures et

cadres contractuels face aux mutations rapides des territoires de coopération.Si les attentes des bailleurs sont souvent contraignantes, il est clair également que les ONG n’ont pas toujours les moyens de mettre en place les mesures nécessaires pour appréhender l’ampleur des risques mis en avant, notamment en matière de ressources humaines.

rôLe De L’expert-comptaBLe Dans La maîtrise Des risques financiersL’expert-comptable peut conseiller et aider les associations dans la gestion de leur projet au quotidien en apportant des recomman-dations en matière de contrôle interne, de mise en place

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... identifier les risques ?

... prendre des mesures préventives / correctives ?

... mesurer l'impact potentiel ?

NB : ce travail d’identification et d’analyse des risques à chaque étape du cycle de projet doit être actualisé régulièrement.

Rencontre bilan partenarial

MONTAGE DU PROJET1

4 CLÔTUREÉvaluation finale

Reporting technique finalReporting financier final

Audit financier

Audit postérieurà la clôture

Bilan interne

3 MISE EN ŒUVRE

Événement contextuelChangement de RH

Réalisations matérielles

Reporting technique

Reporting financier

Mission de suivi/auto-évaluationAudit interne Demande d'avenant

CONTRACTUALISATION2

Avec les bailleurs

Avec les équipes

Avec les partenaires

Avec les prestatairesLignes directrices

Étude de faisabilité

Note de concept

Mobilisation des partenairesÉcriture du document de projet

sAvoir identiFier les risques projet Aux 4 étApes de production

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de procédures, ou encore de comptabilité analytique1. Par ailleurs, les projets prévoient souvent des audits financiers intermé-diaires et en fin de contrat. Qu’il soit conseil ou auditeur désigné pour le projet, l’expert-comptable doit expliquer à l’ONG comment l’audit sera mené. Il accompagnera l’ONG dans son analyse préa-lable des termes de référence des bailleurs – parfois sujets à inter-

prétation – afin de réduire au minimum le risque d’inéligibilité des dépenses du projet.Dans la pratique, l’expert-comptable apportera des conseils sur :���� le manuel de procédure du projet, document essentiel de commu-

nication entre tous les intervenants du projet (équipes siège, terrain, partenaires locaux, auditeurs locaux). Y figureront notamment les

ordre des experts-comptables de paris ile-de-france. Quelles sont les problématiques rencontrées par les associations du Groupe ini-tiatives dans le cadre de la mise en place de programmes de finance-ment à l’étranger ?jérémy casteuble. tout d’abord, précisons que, en 2015, les 10 organisations du Groupe ini-tiatives totalisaient 75 millions d’euros de chiffre d’affaires, dont plus de 50 % provenaient de l’AFd ou de l’union européenne (ue). 539 projets et expertises ont été conduits dans 62 pays à l’aide de 776 contrats signés avec des bail-leurs de fonds publics ou privés.nous rencontrons des probléma-tiques fortes en termes de mon-tage des plans de financement – cofinancements à identifier, à consolider puis à gérer tout au long du projet – et de ges-tion des conventions signées avec les bailleurs –, chaque

contrat engendrant ses propres contraintes de procédure et d’éli-gibilité des dépenses, des activi-tés. cela nécessite des capacités très fines d’ingénierie technique, financière et juridique.la mise en place d’un projet et la recherche des financements mobilisent les ressources de l’as-sociation en amont des projets. le suivi et le respect des obliga-tions contractuelles augmentent eux aussi les charges. en général, une partie de la subvention est consacrée à couvrir ces charges de mise en place et de suivi du projet. Malheureusement, son montant est fixe (7 % pour les subventions européennes) et ne peut être ajusté en fonction des frais réellement investis. par ailleurs, les volumes finan-ciers des appels à projets sont de plus en plus importants, notam-ment pour baisser les coûts de transaction et frais de gestion

des bailleurs. ils génèrent des risques financiers et partena-riaux.

oec paris ile-de-france. Qui gère le risque au sein de vos entités ?j.c. les conseils d’administra-tion et postes de direction sont très sensibles au développement d’une culture du risque et aux dis-positifs à décliner pour les préve-nir et les gérer. les 10 associations du Gi ont développé des guides et des outils qui aident à appré-hender le risque (« fiches résu-mées des conventions bailleurs », « fiches partenaires » et « notes de lancement » des projets, « guide d’évaluation des risques », « plans de gestion des risques »).comme de nombreuses autres associations, nous n’avons pas d’équipe dédiée à la gestion du risque qui saurait nous conseiller et nous orienter vers une ges-tion financière et administra-tive optimale. celle-ci se fait de façon diluée entre les fonctions supports du siège (par exemple, finances, opérations) et les équipes terrain.le juste équilibre est à trouver entre la vision stratégique – qui

passe par un engagement des instances dirigeantes – et l’utilité opérationnelle des ressources disponibles, tant humaines que financières. cela suppose la mise en place d’une cartographie des risques avec un plan de gestion à la clé.

oec paris ile-de-france. Quels sont les principaux risques iden-tifiés par vos organisations sur la réalisation de programmes à l’étranger ?j.c. nous identifions des risques de plusieurs natures. d’abord un risque financier, celui de la capa-cité des onG françaises* à capter, puis gérer ces fonds – conformé-ment aux procédures – et, enfin, faire face à la clôture du projet en cas de « pertes financières ». ensuite, un risque partenarial : il est nécessaire de travailler en col-laboration étroite avec d’autres associations, souvent sous forme de consortium. c’est toute la nature et toute la qualité de la relation partenariale qui sont mises à l’épreuve entre, d’une part, le chef de file qui assume les responsabilités vis-à-vis du contrat et, d’autre part, les code-

coordinAteur, Groupe initiAtives

5 questions

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���� le cadre juridique et, en cas de groupement, la définition des rôles et les responsabilités de chacun des membres ;���� la rédaction d’un plan de passation des marchés en amont pour

veiller au respect des règles de mise en concurrence prévues par les bailleurs ;���� les moyens de justifier les temps passés par les équipes salariées

(à partir de fiches de poste, lettres de mission, contrats de travail, outils de gestion de suivi des temps, etc.). À noter que, ces dernières années, cet aspect est devenu essentiel pour les bailleurs et une zone de risque accrue pour les ONG ;���� la justification des dépenses : obtention de justificatifs probants

(frais de déplacement et cartes d’embarquement sont par exemple parfois difficiles à obtenir dans certains pays) et de preuves de la réalité des dépenses (comptes rendus de mission, émargements, articles de presse, photos, etc.)���� l’archivage et la sécurisation des pièces.

soLutions proposéesPour une meilleure prise en compte du risque projet, une des solutions avancées par le Groupe initiatives serait de mettre en place un dialogue en amont avec les partenaires financiers pour permettre de cadrer au mieux le risque financier pris par l’organi-sation et doter le projet de moyens qui permettent une gestion de l’action. Pour cela, plusieurs pistes sont proposées :���� une prise en compte de la gestion des risques dans les coûts directs

des projets (études de faisabilité, consolidation des équipes supports, formation RH, coûts spécifiques sécuritaires, etc.) ;���� une augmentation du ratio RH / activités contre une seule logique

« d’investissement » pour doter le projet d’un encadrement tech-nique satisfaisant ;���� une reconnaissance de frais administratifs et financiers suffisants,

à hauteur de 15 % des coûts directs ;���� des cadres contractuels qui reposent sur le partage des responsabi-

lités et donc des risques entre bailleurs, chefs de file et partenaires ;���� des coûts directs de projet qui intègrent les frais de gestion des

partenariats et incluent les éventuels temps de conflit, voire de rupture dans la gouvernance du projet ;���� des souplesses en termes de prise en charge des coûts liés à la sécu-

rité des personnels et des biens ;���� une gestion simplifiée de l’utilisation des éléments divers et

imprévus2. �

1. dossier « comptabilité analytique – Bilan sur le divan », JA no 540/2016, p. 15.2. remerciements à jérémy casteuble, du Groupe initiatives, pour son témoi-gnage et les éclairages apportés par

leurs travaux. en 2016, le Groupe initia-tives a conduit une analyse sur le risque projet publiée dans la revue Traverses no 46 (disponible gratuitement en ligne sur www.groupe-initiatives.org).

règles issues des conditions particulières et des conditions générales des conventions de financement et du guide pratique applicable ;���� la pertinence de la comptabilité analytique par projet et sur les

circuits d’information organisés entre le siège, le terrain et les partenaires ;���� l’appréciation des risques fiscaux et des risques de change ;

mandeurs qui se voient nécessai-rement attribuer, d’une façon ou d’une autre, une part de respon-sabilité.

oec paris ile-de-france. Quelles sont les mesures dont vous avez besoin pour qualifier la réussite du projet et la réponse à apporter à vos bailleurs ?j.c. les cadres de discussion avec certains bailleurs concernent en partie la bonne gestion admi-nistrative et financière des contrats. nous essayons de gar-der un équilibre entre la qualité et l’efficacité opérationnelle des projets et la réponse aux obli-gations de prouver la bonne gestion financière de notre action.nous souhaitons que la réussite du projet et l’octroi des subven-tions soient évalués en fonction de la contribution au change-ment social, à la capacité d’inno-vation technique et sociale qui fait notre identité et que nous revendiquons. cela suppose davantage de couverture d’ex-pertise, de systèmes de mesure, de formation et de capitalisa-tion d’expériences qui doivent

pouvoir être imputés aux coûts directs d’un projet.

oec paris ile-de-france. Quelles solutions avez-vous apportées ou souhaitez-vous apporter ?j.c. nous souhaiterions d’abord un cadre de dialogue de fond et transparent avec les partenaires techniques et financiers, notam-ment l’union européenne : quand et comment discute- t-on de la dimension risque ? qui porte le risque ? comment le par-tageons-nous ?il ne s’agit pas d’évincer le risque, mais bel et bien de se doter de véritables moyens financiers pour y répondre. il s’agirait alors d’ex-poser l’éventail de risques aux-quels nous nous exposons quand nous signons un contrat et de mesurer les coûts notamment en termes de gestion, de renforce-ment des capacités, ou encore de médiation avec les partenaires.

* en comparaison aux grandes onG britanniques mieux « armées » qui bénéficient notamment chaque année de 1,5 milliard d’euros d’aide publique au développement bila-térale transitant par elles.

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