gedscenariopedagogique

Janvier 2008

LA GESTION ÉLÉCTRONIQUE DES DOCUMENTS

Construction d’un scénario pédagogique en Bac Pro Tertiaire

Myriam MAZOYER - LP JACQUARD - OULLINS

Myriam MAZOYER - LP Jacquard - Janvier 2008 Construction d’un scénario pédagogique autour de la G.E.D.

Au sommaire …

1- Qu’est-ce que la GED ?

2- Les enjeux et risques de la GED…

3- La place de la GED dans les référentiels BEP et BAC PRO

4- Un exemple de scénario pédagogique pour aborder ce thème en Bac Pro Secrétariat

5- Les transversalités pédagogiques de ce thème…


1- QU’EST-CE QUE LA GED ?

Gestion Électronique des Documents = dématérialisation des documents

Pour permettre le travail collaboratif, une organisation doit partager un Système d’Échange des Données Informatisées


1- Qu’est-ce que la GED ? …Partager des documents

Pour que ce partage soit utile et actif il faut créer un système de classement et d’archivage des documents accessibles à tous les collaborateurs autorisés de l’entreprise et interrogeable.

tous les contrats signés avec le client DUPONTle mode opératoire de l’imprimante laser couleur

le texte de loi sur l’équivalence de preuve entre l’écrit traditionnel et électronique la date d’embauche de Martin SERPA du Sce informatique

Chercher un document

Chercher un contenu


1- Qu’est-ce que la GED ? …Permettre …

1- d’acquérir des documents2- de classer et indexer des documents

3- de publier des documents4- d’archiver et stocker des documents

5- de rechercher des documents…et en toute sécurité

POUR CELA CHAQUE DOCUMENT DOIT ÊTRE UNIQUE

EN AYANT UN IDENTIFIANT UNIQUE


1- Qu’est-ce que la GED ? …Typologie des documents

4 FAMILLES DE DOCUMENTS POUVANT RELEVER DE TRAITEMENTS NUMÉRIQUES

DOCUMENTOFFICIEL ET/OU LÉGAL

Factures, Norme, Passeport, Contrat de travail

Déclaration de TVATous les documents CERFA, …

DOCUMENT DESAVOIR ET PATRIMONIAL

Revue, Catalogue, livres, dictionnaire, création artistique, guide d’utilisation,

rapport de mission, …

DOCUMENTCONTRACTUEL (DE PREUVE)

Relevé bancaire, certificat, contrat de travail, bon de livraison, fiche de paie,

bilan comptable, certificat,…

DOC de « GESTION INTERNE » À L’ORGANISATION

Note de service, plan de formation, rapport de mission, document hygiène et

sécurité, livret d’accueil, planning de congés, manuel qualité, …


1- Qu’est-ce que la GED ? … LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT

ÉLABORATION

= ÉTAT BROUILLON OU TRAVAIL

État 1

PUBLICATION, MAINTENANCE, CONSERVATION

= ÉTAT PUBLIÉ

État 2

ARCHIVAGE OU DESTRUCTION

= ÉTAT DÉTRUIT OU ARCHIVÉ

État 3


1- Qu’est-ce que la GED ?… CADRE LÉGAL

CADRE LÉGAL

DROIT PRIVÉLoi du 13/3/2000 établissant

l’équivalence de preuve entre l’écrit traditionnel et l’écrit

électronique, …DROIT PUBLIC

Loi du 17/07/1978 sur l’amélioration des

relations entre administration et le public,

…

DROIT FISCALLoi du 29/12/1990

sur les factures EDI, …

Extrait du rapport du groupe de travail de l’APROGED

(Association des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents )


1- Qu’est-ce que la GED ?… SUR LE PLAN TECHNIQUE…

UNE PLATEFORME TECHNIQUEMATÉRIELLE

= Un réseau informatique organisé

en système d’information

UNE PLATEFORME TECHNIQUELOGICIELLE

= Un système de gestion de base

de données associé à unmoteur de recherche


2- les enjeux de la GED…

ADMINISTRATION ENTREPRISES

NOUVELLES POSSIBILITÉS DE RELATIONS AVEC LES CITOYENS

S'INSCRIRE DANS UNE ÉCONOMIE OÙ LES ÉCHANGES SE

MONDIALISENT

L'AMÉLIORATION DES RELATIONS AVEC LE CITOYEN

FAIRE FACE À LA COMPÉTITION MONDIALE

RISQUES PIRATAGE, MALVERSATION, PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

ENJEUX


2- Les enjeux de la GED…

Cadre légal existant

Outils techniques existants +

Aux acteurs de s’engager…=


3- La place de la GED dans les référentiels…

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES CONNAISSANCES ASSOCIÉES

TENIR DES DOSSIERS ORGANISATION DES ACTIVITÉS DU SERVICE• utiliser des modes et des procédés de classement accessibles

• Le classement

à différents utilisateurs en respectant des consignes existantes

• Notion de données, valeur et organisation des données

• Adéquation aux besoins identifiés • les techniques de recherches de données

• Applications liées à la sécurité des données

• La législation relative à l'utilisation des fichiers et des logiciels

POLE ORGANISATIONdes BEP Tertiaires (Compta+Sec)

COMPÉTENCES GÉNÉRALISTES QUI DOIVENT CONSTRUIRE LE SOCLE DES CONNAISSANCES DE L’ÉLÈVE DE BEP TERTIAIRE

Méthode de référencement des données inscrites dans un processus


3- La place de la GED dans les référentiels…

COMPETENCES PROFESSIONNELLES CONNAISSANCES ASSOCIÉES

• S'adapter aux usages professionnels • Réseaux de communication interne

• Les groupes de travail : habituels, occasionnels, formels ou informels

• Produire, éditer, archiver des messages écrits FONCTIONS DE COMMUNICATION DU POSTE DE TRAVAIL

• Indexer, rechercher des documents avec des mots clés• Logiciels de transfert de fichier, d'accès à des réseaux étendus

• Utiliser les outils de communication LES RÉSEAUX LOCAUX

• Transmettre et recevoir un fichier • Architecture et ressources

• Partage des Ressources : G.E.D.

POLE COMMUNICATIONADAPTATION À L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL, AU TRAVAIL EN GROUPE

TECHNOLOGIE DE COMMUNICATION DE L'INFORMATION

des Bacs pro Tertiaires (Cpta+Sec)


3- La place de la GED dans les référentiels… des Bacs pro Tertiaires (Cpta+Sec)

COMPETENCES PROFESSIONNELLES CONNAISSANCES ASSOCIÉES

GESTION DES DOSSIERS ORGANISATION DES INFORMATIONS

• Le matériel de classement • Opérations sur les supports, les répertoires et les fichiers

• Les banques de données • Applications liées à la sécurité des données

• Les outils spécifiques GESTION DOCUMENTAIRE DES DOSSIERS

MODES DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE ACCESSIBLES• Classement, indéxation, exploitation et mise à jour des dossiers

• Utilisation rationelle des technologies • Outils d'interrogation, recherche de référence

GESTION DES MATÉRIELS ET RESSOURCES LOGICIELLES

• Gestion du poste de travail informatique : les échanges d'informations entre documents

POLE ORGANISATION

CES CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES DOIVENT ÊTRE AU CŒUR DES MÉTIERS TERTIARES


4- UN EXEMPLE DE SCÉNARIO PÉDAGOGIQUE

Partir des éléments du référentiel

Partir d’exemples simples pour faire prendre conscience du problème le réseau du lycée

les réseaux observés pendant les PFE

La GED dans le quotidien des élèves et le nôtre• Déclaration d’impôts sur les revenus • Commande de titres de transports sur internet,…

FAIRE DES CHOIX POUR CONSTRUIRE UN SCÉNARIO …


UN EXEMPLE DE SCÉNARIO PÉDAGOGIQUE…

Tourism’Office

Objectifs :

Inscrire l’élève au cœur d’un système d’information

Rendre l’élève acteur

Faire prendre conscience à l’élève des enjeux et des risques

Faire réaliser que la GED est au cœur des métiers tertiaires dès aujourd’hui


UN EXEMPLE DE SCÉNARIO PÉDAGOGIQUE…4 temps dans le scénario Tourism'Office

• Placer l'élève dans un système d'information• Introduire la notion de droit sur un réseau• Analyser l'importance de la sécurité

• Apport de connaissancesDéfinir la GED et le cycle de vie du document

• analyser une page écran de création de fiche • analyser une page écran de recherche documentaire• comprendre la syntaxe d'une référence documentaire

Réaliser une analyse réflexiveFaire un travail de restitution de la séquence

Courrier de procédure de 1ère connexion avec identifiants + Charte de sécurité du système

Identifier la sécurité et ses outils

Fiche ressource sur la GED, le cycle du document

Page écran de création de fiche + page écran de recherche de document

Utiliser et comprendre un système de GED

Note de synthèse sur la confidentialité et la sécurité des documents

• Rédiger une note de service sur la confidentialité des documents


UN EXEMPLE DE SCÉNARIO PÉDAGOGIQUE…

L’étude de Cas TOURISM’OFFICE sera mise en ligne sur le site de l’académie de Lyon en mars 2008

WWW2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/sitelep/académie/productions/

Si vous l’utilisez, la modifiez, l’améliorez… merci de me faire partager vos remarques pour enrichir ce travail…

[email protected]

Tourism’Office


4- LES TRANVERSALITÉS PÉDAGOGIQUES…

DROIT Exposé sur la valeur juridique des documents électroniques Exposé ou fiche de synthèse sur la signature électronique

ÉCONOMIE Exposé sur le travail collaboratif Les enjeux économiques de la GED dans l’entreprise

GDF Construire le logigramme du process de GED chez Tourism’Office Construire le logigramme du cycle de vie d’un document L’archivage : indexation et système de classement

COMMUNICATION Faire adhérer l’ensemble du personnel à une méthode de travail : la GED Classifier les informations selon leur contenu


4- LES TRANVERSALITÉS PÉDAGOGIQUES… ORGANISATION

Les outils de la qualité (normalisation des documents, processus de publication,…) L’indexation

COMPTABILITÉ Les documents comptables numériques remplacent-ils les documents « papier » ? Les paiements électroniques Les déclarations électroniques, comment sont-elles validées, archivées, transmises et réglées ?

(TVA, charges sociales, impôts, DUE,…) INFORMATIQUE

Les autorisations d’accès sur un réseau (exemple du lycée) L’architecture documentaire d’un réseau (exemple du lycée) Système de GED = SGBRD, imaginer les tables et liaison d’un tel système Faire une recherche sur les logiciels de GED Schématiser l’architecture technique d’un réseau (celui du lycée) Les outils de la conservation numérique et leur durée de vie Les moteurs de recherche, la recherche full text ou par indexation …

[email protected]

Pour vous documenter…• le site internet de l’APROGED (Association des PROfessionnels de la Gestion Électronique des Documents) et son LIVRE VERT

www.aproged.org• Le site internet du CERPEG = Articles sur la GED et l’EDI

www.ac-versailles.fr/cerpeg/tice/• Le site internet ÉCONOMIE & GESTION = Articles sur la GED et l’EDI

http://www.educnet.education.fr/ecogest/veilleTic/

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