GED Wiki CMS RSE Confluence 27042011_version Finale Du Soir

8/7/2019 GED Wiki CMS RSE Confluence 27042011_version Finale Du Soir

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Projets collaboratifs :

Quels bnfices pour votre entreprise ?

Tendances & retours dexpriences

28 avril 2011

Webinaire

Bertrand Dauvillier Gabriel Sjournant


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Bienvenue

Bienvenue tous

pisode 2 :Projets collaboratifs : Quels bnfices pour votre entreprise ?

Tendances & retours dexpriences

Prsent par

La saga de webinaires Atlassian

Bertrand DauvillierConfluence Business

Developper

Julie MAGGIMarketing &

Communication

Gabriel SjournantConsultant en projets

collaboratifs


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Droulement du webinaire

Tous les participants sont en mode mute : il est donc inutile de parler. Sivous rencontrez des difficults, je vous invite faire vos requtes via le chat.

Une phase de questions / rponses de 15min est prvue la fin de la

prsentation.Pour poser vos questions, rien de plus simple : utilisez la fentre prvu cet effet nimporte quel moment durant la prsentation. Les questions seront triespendant la prsentation.

Cette prsentation est enregistre


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Sommaire :

Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia Logiques dutilisation Apports et bnfices

Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut Exemple dutilisation dun plugin

Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues

Quelques exemples de projets mis en place


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4 intervenants

4 versions de la page,modifie et enrichieprogressivement

DesCommentairespour ajouter uneinformationsupplmentaire

distincte

Une page simpleet claire avecpourtant

Usage Wiki :Usage Wiki :


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Usage GED :Usage GED :


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Usage GED :Usage GED :

Traabilitdes

documentspar versions,

auteurs,dates


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Des modles de pagespr tablis faciles crer

Modle Rsultat

Usage CMS :Usage CMS :


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Une remonte desinformationsautomatiques pour desinformations jour

Une humanisation descollaborateurs.

Des profils saisis parles utilisateurs, pourune meilleure mise envaleur.

Usage RSE :Usage RSE :


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Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia Logiques dutilisation Apports et bnfices




Sommaire :


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Un modle : Wikipdia

Outils collaboratifs PRODUCTION les WIKIS

Le Wiki : outil collaboratif du web 2

Permet une reprsentation thmatique / reprsentation chronologique (Blog)

Exemple phare : WIKIPDIA- Un des sites les plus consults au monde :- 400 millions de visiteurs uniques en novembre 2010- 5me site le plus visit dans le monde

Wikipedia a dj engendr des centaines de projets wikis


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Un modle : Wikipdia


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. Lexpert est sollicitdynamiquement

Je recherche lesconnaissances

pertinentes pour moi

Japporte mescommentaires etmon apprciation

Je contacte lauteurde la contributionqui mintresse

Je cr unenouvelle publication

Je poseune question

Les autres acteursintresss sont

informs et rpondent

Sinformer

Rechercher

Solliciter

une expertise.

Contribuer

EcouterJe dfinis mon profil

de centres dintrt &domaines dexpertise

Lexpert me rpond

Lexpert est sollicitpour validation

Les personnesintresses sont

alertes par e-mail

Lexpert peutapporter un

commentaire

Les abonns peuventcommenter et

valuer la contribution

Je consulte lescontributions

qui mintressent

ContacterJe recherche desacteurs sur descritres prcis

Jaccde la listedes contacts

pertinentsJe contacte les

bonnes personnes

Accder&contribuer

Trouver &interroger

Diffuser &alerter

Valoriser &valuer

Je suis informdirectement via

E-mail

Jaccde et je lis lesconnaissances utiles

Je recherche lesdbats similaires sur

le forum

Jexporte et jerutilise le

contenu pertinent

Plusieurs logiques dutilisation doivent tre possibles

Logiques dutilisation :Logiques dutilisation :


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Une information centralise

Un process de validation amlior

Une mise en valeur de ses connaissances

Une humanisation des collaborateurs

Meilleur suivi de linformation Gestion des versions

Recherche des informations rapide et efficaceFin de la duplication des informations

Plus dimplication des collaborateurs dans les projets

Cration de domaines dexpertise

Espace de travail pour chaque entit, dpartements

Amlioration de la productivit des quipes car baissedes pertes de temps lis la lenteur de la circulationdes informations et documents

Gains de productivit grce lexpriencecollaborateur

Communication performante et directe : baisse despertes, des dformations et des transformations desinformations

Maintien de la scurit / protection des informations Gestion des droits flexibles Gestion de la visibilit des informations flexible

Amlioration de la relation Client / Partenaires

Travail sur limage de marque et la notorit de lasocit

Implication des clients et partenaires danslavancement des projets

Pour lentreprise Pour les collaborateurs

Apports et bnfices :Apports et bnfices :


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Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia

Logiques dutilisation Apports et bnfices




Sommaire :


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Mthode classique

Une organisationhirarchique

Une hirarchie desinformations

Une mme information naura pas le mme degrdimportance selon les individus mais le besoin dy avoir

accs reste constant.

Cest donc une nouvelle faon de concevoir linformation etson partage qui se met en place

Le web 2.0, vers une nouvelleLe web 2.0, vers une nouvellefaon de penser :faon de penser :

Mthode collaborative


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L

iste des diffrentes contributeurs

Commentaires

tiquettes (labels) / thmatiques Rating, notation par les lecteurs

Lintrt de lentreprise estcommun lensemble descollaborateurs.

Son savoir est son patrimoine,

enrichi par les expriencesindividuelles.

Un sujet peut tre trait deplusieurs points de vue :

Commercial RH Oprationnel

Les informations habituellementexploses et difficiles daccs sontenrichies et runies

La pertinence des informationsvient de lestimation desutilisateurs et des mtadonnesfluidifiant le process de validation

Un savoir construitUn savoir construitpar le collectif :par le collectif :


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Les mta donnes vers une navigation transverse

Liste de contenus crspar un utilisateur

Liste de contenusrcemment mis jour

Labels en rapport avecla page cre

Pages avec un labelcommun

Le sens ne provient passeulement du contenu mais ausside son contexte.

Les mtadonnes permettentune navigation souple avec desliens dpassant ceux de lahirarchie.

Les informations obtenuespermettent de mieux rebondir etdobtenir des informationscomplmentaires selon lescentres dintrts et lesproblmatiques.

Les mtadonnes vers une navigationLes mtadonnes vers une navigationtransverse :transverse :


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Intrieur Extrieur

Le 2.0 un systme ouvert

WikiConfluence

Intranet

Extranet

Applications mtiers

La connaissance est le seul bien qui saccroit lorsquon le partage

Socrate

Autres outils

Le 2.0 un systme ouvert :Le 2.0 un systme ouvert :


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Confluence est extensible via un systme de plugins :

Plus de 300 plugins disponibles.

Certains sont payants, dautres gratuits.

On peut classer les plugins en grandes familles :

Mise en forme de texte (Composition plugin, LaTeX, Scaffolding, )

Ajout de fonctionnalits (Ad hoc Workflows, Copy page Tree, )

Dynamisation (Rate Plugin, IM Presence, Sticky Notes, )

Intgration (Remote API, Confluence CLI, )

Recherche avance (InstantSearch, Advanced Search, )

Layouts et thmes (Clickr, Intranet Theme, Theme Builder, )

Intgration de systmes externes (Twitter, Salesforce, Wave, Flash, )

Modles de pages (Software Development, Human Resources, )

Outils graphiques (balsamiq Mockups, gliffy, )

Plus quun logiciel,Plus quun logiciel,une communaut :une communaut :


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Exemple dutilisation dun plugin :Exemple dutilisation dun plugin :


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Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut

Exemple dutilisation dun plugin



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1. Lorgueil (superbia) :Un logiciel nest pas une solution miracle, une mise disposition nimplique pasncessairement une implication des utilisateurs; il est ncessaire de simpliquer et deconvaincre

2. Lavarice (avaritia) :Avec les rseaux sociaux dentreprise, le savoir, la connaissance sont partags et il sagit

bien de lutter contre les volonts parses dappropriation et de conservation delinformation des fins uniquement personnelles.

3. Lenvie (invidia) :Sans aller jusqu labngation (ce que personne ne demande, ni mme ne souhaite), il nousfaut apprendre considrer lapport de lautre comme autant davantages et ne pas enrester des attitudes envieuses guides par un arrivisme aussi dangereux quinefficace.

4. La colre (ira) :Nest jamais bonne conseillre, cest bien connu.Dans le modle 2.0, la patience et le respect de lautre trouvent une pleine signification.Quon se le dise, le 2.0 nest pas un modle pour les autocrates, ni les colriques (souventles mmes) de tout poil!

Les 7 pchs capitaux :Les 7 pchs capitaux :


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5. limpuret (luxuria) :Lentreprise 2.0 peut tre source de satisfaction pour ceux qui y participent mais il nefaut pas considrer cette satisfaction, ni mme le fait dtre 2.0 comme un fin en soi.Lentreprise 2.0 est un modle de dveloppement des organisations bti autour de lavalorisation de lhumain.Les objectifs de tout chacun sont diffrents et leur ralisation se fait un rythme bien loin

de celui dune qute sensuelle effrne !

6. La gourmandise (gula) :Il faut savoir rester dans (et garder) la mesure.Les projets disproportionns, dmesurs ou plus simplement ceux mis en oeuvre sansmthode, avec un certain aveuglement (ou au moins de la mconnaissance) sont vous lchec!

7. La paresse (acedia) :Lentreprise 2.0 est un modle bas sur une implication personnelle (quelquefois au del durle), donc de lENGAGEMENT !

Les 7 pchs capitaux :Les 7 pchs capitaux :


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Le principal risque dun outil collaboratif rsidedans son aspect collaboratif et donc il nestpas la merci dun manque de participation :

Un outil en plus, du travail en plus

Un outil inconnu, donc compliqu

Un outil impos par la direction

Un outil de surveillance

La peur dtre dpossd de son expertise

Un outil inadapts aux besoins

Des dbordements comportementaux

Un essoufflement rapide

Un outil collaboratif reste avant tout un outil :

Il doit sinscrire dans une stratgie decommunication globale

Il doit avoir une utilit clairement dfini pourdes populations dutilisateurs

Il doit tre conu pour rpondre aux attentes et

au besoins des utilisateursLa participation des utilisateurs se fait enamont de la mise disposition

Mme simple, un nouvel outil reprsente unchangement des habitudes, il faut donc formerles gens

Un outil participatif, ncessite chaque individu,

ceux-ci doivent donc tre encourags, pasrprimand : Pour la quantit de publication Pour la qualit de leur publication

Cest un outil utile mais souventcomplmentaire, un responsable deladministration peut aussi tre amen relancer les intervenants

Risques et besoins :Risques et besoins :


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Le wiki :

1. Cest simple il ny qu linstaller

2. Cest gnial tout le monde va participer

3. Maintenant avec les logiciels open source,tout est gratuit

Ides reues Ralit La visualisation est simple Les fonctionnalits de bases sont simples

Le paramtrage est plus complexe Une utilisation avance ncessite une familiaritavec les nouvelles technologies

Comme tout nouvel outil, il ncessite une adaptation et

un changement des habitudes qui peuvent trefacilits par une formation

Appliquer la rgle desAppliquer la rgle des 9090--99--11 :

90% des utilisateurs se connectent et lisent 9 % sont des contributeurs rguliers 1% sont des contributeurs actifs et rguliers

Il est prfrable de laisser la porte ouverte au plus grandnombre et ne pas appliquer trop de restrictions daccs

Open source le code est libre de droit, doncmodifiable, mais une licence dutilisation peut trevendue. Les fonctionnalits de bases sont fournies maisdes fonctionnalits complmentaires ncessitent desdveloppements.

Ides reues :Ides reues :


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Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut

Exemple dutilisation dun plugin



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Retours dexprience :

Une grande entreprise de tlphonie mobile ainsi que ses diffrentes filiales

assure un suivi de la relation client primordial via ses call-center. Afin de gagnerdu temps par rapport des GED classiques et afin de pouvoir ajouter des

informations pratiques rapidement, Confluence a t choisi.

Cest aussi un moyen de communiquer au plus grand nombre les informations

ponctuelles dincidents techniques et doffres promotionnelles.

Les conseillers ont ainsi gagn du temps avec des informations jour, organise

par criticit et par filiales.

Les clients ontobtenus des informations prcises lors de difficults rencontres.

Le service Client estmieux not car plus efficace.

Utilisation de Confluence pour partager desinformations dans des call-centers


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Une socit spcialise dans la collecte et le traitement de dchets estorganise

avec des antennes partout en France, elle sadresse aux entreprises produisant

tous types de dchets.

Subissant un fort turn over, il tait devenu ncessaire de capitaliser sur les

connaissances individuelles acquises ainsi que sur les retour dexpriences.

Confluence a permit de crer un outil de gestion de connaissances et ainsi

aider llaboration de rponses commerciales avec un savoir auparavant

inaccessible ou introuvable.

Utilisation de Confluence pour centraliser sonsavoir et ses expriences



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Une socit de marketing web a dcid dutiliser Confluence pour crer unedocumentation jour au sein de ses quipes de dveloppementDautre part Confluence va tre utilis pour partager la documentation valideavec ses clients et pouvoir changer avec eux de faon plus directe.

La documentation est mise jour presque instantanment par lensemble desacteurs et ainsi dcharge des personnes auparavant charg de la rdaction.Les retours client permettent didentifier les attentes ou les informationsencore imprcises.

Cela a permis de structurer les services et les rles entre les quipes autourdune proximit nouvelle avec les utilisateurs.

Utilisation de Confluence en interne et avecses clients.



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Une socit de gestion de droits de produits immatriels est organise en

fdrations rgionales ce qui com plique la communication et lassistanceutilisateurs.

Dote dune application aussi complexe que la loi et la fiscalit le permet, les

difficults dutilisations par les utilisateurs mtiers sont nombreuses.

Afin dviter une assistance tlphonique rgulire et rptitive pour ceux dont

cest la charge, Confluence t utilis pour rcuprer les procdures, les mettre jour, les rendre disponibles, accessibles et actualises.

La personne en charge de lassistance mtiers a ainsi pu se concentrer sur sa

tache premire, la mise jour des procdures, laissant les utilisateurs les

consulter.

Utilisation de Confluence comme FAQ pourlapplication mtier



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Questions


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Prochain webinaire

Rendez-vous trs prochainement pour la suite :

pisode 3 :

Confluence in a box

La saga de webinaires Atlassian

A trs bientt


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Atlassian

infgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0

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Ideo Technologies

Knowings

Wikipedia

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