GC Session 1

Formateur : Kevin Coppens

Stratégie commerciale

Le marché


Infos

Matériel de cours : www.Kevin-Coppens.net

http://www.kevin-coppens.net/

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Infos

14/9 20/9 22/9 27/9 et 29/9 : SCO (stratégie commerciale)

4/10 6/10 11/10 : GCO (gestion commerciale)

13/10 : examen SCO et GCO

Matière de l’examen : Slides + Syllabus

Infos utiles

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Gestion commerciale

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I. INTRODUCTION À LA GESTION COMMERCIALE

La gestion commerciale s’occupe de toute la chaîne nécessaire à la production de biens/services en vue de leur vente. Elle va donc prendre en charge la prévision, la réalisation et le suivi des ventes.

https://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwin5fD48bvPAhVBPBQKHVHIDYcQjRwIBw&url=http://bostonvcblog.typepad.com/vc/2015/11/the-secret-weapon-to-scaling-sales-operations.html&bvm=bv.134495766,d.ZGg&psig=AFQjCNHLjQNoUa-i4alcYvH0dQrlpvKzUQ&ust=1475489785265707

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I. INTRODUCTION À LA GESTION COMMERCIALE

Elle englobe aussi bien la fonction achat, que logistique ou encore facturation et vente (dont celle de l’après-vente SAV).

La gestion commerciale se doit donc de piloter l’entreprise. En effet, la gestion commerciale va fixer les prix de vente, suivre le stock, gérer les relations clients… (relances pour créances impayées), mais aussi les relations avec les fournisseurs.

C’est aussi sur la base des indicateurs fournis par le département commercial que les dirigeants de l’entreprise pourront prendre les bonnes décisions.

https://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwio6ceH87vPAhXFvxQKHStRA1AQjRwIBw&url=http://abma.uk.com/qualifications/business-management/&bvm=bv.134495766,d.ZGg&psig=AFQjCNFNAxU43nPECzULX2PzH9wnglYrtA&ust=1475490038115085

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II. LES PRINCIPES DE BASE DE L’ARITHMÉTIQUE COMMERCIALE

1. La règle de trois

On compare les deux grandeurs entre elles, pour déterminer le rapport en fonction de 100. Ce rapport obtenu est le pourcentage

Objectif : Faire des comparaisons

5

6

10

12 5 X 12 = 10 X 6

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Exemple pour le calcul d’une remise

Un client a acheté des marchandises d’une valeur de 200 €. Sur ce montant, il a obtenu 5 € de remise. A quel pourcentage la remise correspond-elle?

La remise obtenue est de 2,5%.

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Ce client a-t-il fait une meilleure ou une moins bonne affaire que son voisin, qui a obtenu

6 € de remise sur un achat de 255 €

La remise obtenue est de 2,35%

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Un bien coûte 66 €, TVAC 21% ; quel est son prix hors taxe ?

66€ 121%

X 100%

A l’unité ? 66/121 = 0,546

Pour 100% => 0,546 X 100 = 54,6

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J’ai acheté un objet pour 32,30 € ; le vendeur m’ayant fait une remise de 5 % sur le prix plein, quel était celui-ci ?

32,3€ 95%

X 100%

A l’unité ? 32,3/95 = 0,34

Pour 100% => 0,34 X 100 = 34€

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Exercices


J’ai acheté un objet pour 53 € ; le vendeur m’ayant fait une remise de 8 % sur le prix plein, quel était celui-ci ?

Un bien coûte 75 €, TVAC 21% ; quel est son prix hors taxe ?

Un bien coûte 25 €, HTVA 21% ; quel est son prix taxes comprises ?

J’ai acheté un objet pour 53 €; le vendeur m’a dit que ce prix incluait 5€ de frais de livraison. Quel pourcentage du prix total représente ces 5€ ?

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2. Les pourcentages (dont intérêt simple)

Les mathématiques financières mettent en relation une personne morale ou physique qui prête une somme d’argent (celui-ci est appelée « prêteur ») et une personne qui « emprunte cet argent » (qui est appelée « emprunteur »).

La somme d’argent prêtée est appelée « capital », elle rapporte de l’argent à celui qui la prête

L’argent est prêté à un « certain » taux exprimé en pourcentage. Le taux représente « l’intérêt » produit par un capital par exemple de 100 € placé pendant un an.

L’intérêt est proportionnel au capital.

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Il existe deux types d’intérêt :

Les intérêts simples Les intérêts composés

L’intérêt est dit « simple » lorsqu’il est proportionnel à la durée du prêt.

L’intérêt est dit « composé » si à la fin de chaque année, l’intérêt simple produit pendant l’année précédente est ajouté au capital, cet intérêt produisant à son tour des intérêts. (on dit alors que l’intérêt est « capitalisé ».)

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2.1. Les intérêts simples

Généralités :

Les variables, conduisant à des calculs différents, et qui concernent « les intérêts simples » sont :

o L ‘intérêt lui-même (on peut avoir à rechercher le montant de l’intérêt) que l’on notera par la lettre « I »

o Le capital (on peut avoir à rechercher le montant du capital placé) que l’on notera par la lettre « C »

o Le taux de placement (on peut avoir à rechercher le taux de placement) que l’on notera par la lettre « t ». Le taux s’exprimant en «pour cent», on écrira « t %, ce qui donne la fraction»

o la durée du placement (en effet le montant de l’intérêt étant proportionnel à la durée du placement, on peut avoir à rechercher la durée (en année, mois ou jours) du placement. Que l’on notera par la lettre «m» si l’on désire avoir le temps de placement en mois ou que l’on notera par la lettre «n» si l’on veut exprimer le temps de placement en jours.

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L’intérêt simple est la somme d’argent que rapporte un capital (prêté si l’on se place du côté du prêteur) placé pendant un an. C’est aussi la somme d’argent que doit verser un emprunteur pour ce même capital emprunté pendant un an.

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Exercices



Vous empruntez 5.200,00 euros pour 9 mois. Le taux d'intérêt annuel s'élève à 9%. Combien payerez-vous d'intérêts ?

Vous empruntez 25.000,00 euros pour 3 ans. Le taux d'intérêt annuel s'élève à 9%. Combien payerez-vous d'intérêts ?

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3. Calcul des marges bénéficiaires

3.1 Qu’est-ce que la marge bénéficiaire?

La marge bénéficiaire représente la différence entre le prix de vente et le prix de revient d'un produit. Elle permet de mesurer combien une société gagne pour chaque produit vendu.

Marge béné-ficiaire

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La marge bénéficiaire est souvent utilisée pour comparer des entreprises d’un même secteur.

Une forte marge bénéficiaire montre qu’une entreprise est plus rentable, contrôle mieux ses dépenses que ses concurrents.

La marge bénéficiaire est exprimée en pourcentage : une marge de 20 % signifie que la société gagne 20 centimes pour chaque euro vendu.

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Important de distinguer les ventes (=> Revenu) de la marge bénéficiaire (=> Profit)

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Coûts de production

Coûts de distribution

BénéficePrix de vente

Prix de revient

Prix de revient = coût de production + coût de distributionMarge bénéficiaire € = prix de vente - prix de revient Marge bénéficiaire en pourcentage = marge bénéficiaire / prix de vente

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Prix de vente 25.00 €

- Le prix d’achat au fournisseur des CD: 18.75 € - Emballage et pochette: 1,00 €. - Expédition: 2,00 €.____________________________

= Marge bénéficiaire: 3.25 € Marge bénéficiaire en % = 3.25 / 25 = soit 13 %

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3.1.2 Taux de la marge :

Vous pouvez également calculer un pourcentage, qui s’appelle le taux de marge. Il se calcule de la manière suivante :

Dans l’exemple du CD le taux de marge est :

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3.1.3 La marge bénéficiaire de la vente d’un produit ou d’un service

La marge bénéficiaire est différente selon les secteurs d’activités. L’exemple ci-dessus génère une marge bénéficiaire relativement faible.

Comparez ceci à un autre secteur d’activité, celui de la prestation d’un service : un consultant qui donne une présentation en gestion et développement de produit, qui perçoit 1500 € par présentation.

Avec environ 50 € de dépenses directes pour la voiture qui le conduit à l’hôtel où la présentation à lieu. Cette prestation génère une marge bénéficiaire de 1450 € soit près de 97 % (96.66%). Mais alors il a probablement des coûts fixes considérables et il ne peut pas compter vendre des présentations 40 heures par semaine. Cela s’appliquent par exemple aux comptables, aux avocats, aux psychologues et à d’autres prestations analogues.

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3.2 Marge brute, marge nette, quelles différences ?

Marge Brute = Chiffre d’affaires – Charges variable

Marge Nette = Chiffre d’affaires – Charges variables – Charges fixes

Marge Nette = Marge Brute – Charges fixe

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3.2 Marge brute, marge nette, quelles différences ?

La marge brute, correspond à la valeur égale au chiffre d'affaires diminué des charges directes et variables. La marge brute d’un commerçant correspond à la différence entre le prix de vente d’un produit et son prix d’achat.

Marge brute = PV H.TVA - PA H.TVA

1.

2. La marge nette, est égale à la marge brute ou marge commerciale de laquelle on enlève les l’ensemble des coûts de distribution du produit. La marge nette correspond au profit réalisé sur un produit.

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Exemples

Par rapport au prix d’achat

Par rapport au prix de vente

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Exercices

Quel prix réclamer au client sachant que votre prix de revient est de 25,00€ et que vous souhaitez réaliser une marge bénéficiaire correspondant à 20% du prix de vente ?

Quel est votre prix de revient sachant que votre prix de vente est 310 euro et que vous faites une marge de 30% ?

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III. LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

1. Les types de documents

Toute entreprise commerciale est amenée à utiliser dans l’exercice de ses activités une série de documents destinés à conserver une trace des opérations effectuées et à la limite de les utiliser pour enregistrer l’opération finale.

Toute opération commerciale comporte plusieurs étapes d’ordre administratif qui sont :

1. La demande de prix2. L’offre ou remise de prix (=> Devis)3. Le bon de commande4. Le bon de livraison 5. La facture 6. Le paiement.

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1.1. La demande de prix

L'assujetti, le commerçant, souhaitant acheter un bien (marchandise ou service), va adresser une demande de prix à un ou plusieurs fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications précisées dans sa demande.

La description de la demande doit être claire et suffisamment précise pour éviter que les fournisseurs ne se trompent en offrant des articles différents pouvant justifier une différence de prix.

La demande de prix doit comporter les mentions suivantes : o La date o L’adresse complète du demandeur d’offreo La mention « demande de prix » suivie d’un numéroo Le texte de la demande de prix o Les spécifications particulières éventuelles du produit recherché o Les conditions particulières d’achat (délai et conditions de livraison, délai de paiement) o Les conditions générales d’achat (imprimées en général au verso de la demande de prix) o Formule finale et signature

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1.2. L’offre de prix - La tarification (=devis)

En réponse à la demande de prix, le fournisseur remettra sa proposition par écrit, détaillant le produit (ou service) et ses éventuelles variantes et complétera l'offre par une documentation.

L'offre de prix doit inclure : o La date o L’adresse complète du fournisseur o La mention « remise de prix » ou « devis » suivie d’un numéro o La description du produit ou service offert o Les éventuelles particularités du produit ou service offert o Les quantités offertes, les qualités les éventuelles variantes o Le prix unitaire et Le prix total o Le délai de livraison o Les conditions de paiement o Une date de validité. o Les conditions générales de ventes (en général imprimées au verso de l’offre) o Formule finale et signature

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1.2. L’offre de prix - La tarification

En cas de consultation de plusieurs fournisseurs, il conviendra d'établir un tableau comparatif des propositions afin de déterminer l'offre la plus intéressante.

Dans ce tableau, seront repris le délai de livraison, le prix rendu destination (ne pas comparer un prix ex-usines d'un fournisseur et un prix franco), les conditions de paiement.

L’offre de prix doit être signée. Dans le cas de travaux à façon la proposition d’un fournisseur est appelée DEVIS.

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1.3. Le bon de commande

o La mention bien lisible « BON DE COMMANDE » o Un numéro de référence du bon de commande. o Coordonnées complètes du fournisseur (numéro de compte bancaire y compris le

N° de TVA) o Les coordonnées complètes du client (y compris le N° de TVA ou le numéro

d’entreprise) o Le détail exact et les références complètes des marchandises ou services o Le PRIX convenu (prix unitaire et prix total H.TVA de la commande) o Le montant de l’acompte (éventuel) à verser o Le délai de LIVRAISON

o Les autres éléments du contrat de vente : o Conditions générales de vente o Ristournes du prix o Majoration de prix (en cas de paiement tardif)

o La clause de RENONCIATION prescrite à peine de nullité : « Dans les 7 jours ouvrables à dater du lendemain du jour de la signature du présent contrat, le consommateur a le droit de renoncer sans frais à son achat à condition de prévenir le vendeur par lettre recommandée à la poste».

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1.4. La note d’envoi - bordereau de livraison

La note d’envoi (ou bordereau de livraison) est le document reprenant en détail la liste des marchandises livrées (avec ou sans mention de Valeur €). Ce document permet au client de vérifier la quantité et la description de la marchandises reçues.

La note d’envoi (ou bordereau de livraison) est établie en 2 exemplaires au moins, et est signée par les deux parties qui en garderont chacune un exemplaire.

La note d’envoi se présente en règle générale de façon identique à la facture, mais ne reprend aucun montant afin d’éviter des confusions ou erreurs d’interprétation.

Si, à la réception d’une commande, il n’est pas possible de contrôler le contenu de l’envoi, il est vivement recommandé de signer le bon de livraison en ajoutant la mention « sous réserve de contrôle ».

Le coût du transport de la marchandise du fournisseur au client est supporté : o soit par le fournisseur o soit par le client

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1.4. La note d’envoi - bordereau de livraison

A la commande, il est précisé qui supporte les frais de transport.

Pour préciser le type de livraison convenue on parle de :

o Livraison franco domicile (le fournisseur supporte les frais de transport) o Livraison en port dû (l’acheteur prend en charge les frais de transport).

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1.5. La facture

La facture est le document écrit :

a) qui est adressé par le fournisseur à son client (en exécution de l'obligation légale) b) qui constate le CONTRAT de VENTE.

Elle représente le transfert de propriété de la marchandise ou du service du fournisseur au client

La facture peut être contestée. Parfois, un simple appel téléphonique suffit, mais, dans bien des cas, un écrit est préférable, et ce dans les délais impartis.

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1.5. La facture

1.5.2. Obligation légale de délivrer la facture

Toute livraison de marchandise ou service entraîne l’obligation pour le fournisseur de délivrer une facture.

6.2.1 Livraison de marchandise: a) Mise à disposition matérielle et effective des biens en vertu d'un CONTRAT de VENTE (donc accord de

volonté, bon de commande, etc...) b) à TITRE ONEREUX c) où il y a TRANSFERT de PROPRIETE ou droit d’utiliser.

6.2.2 Prestations de services: s’entend dans le cas de prestation et d’exécution d'un travail manuel et/ou intellectuel.

6.2.3 Paiement d’acompte : En exécution de la commande et dans le cas où des paiements anticipatifs (acomptes) sont prévus au contrat, il est nécessaire d’établir une facture d’acompte qui mentionnera l’acompte perçu. La facture finale reprendra les montants versés par le client et veillera à l’application de la TVA sur l’ensemble de la facture.

6.2.4 Livraison intracommunautaire : Lorsque, avant une livraison intracommunautaire, (c’est à-dire une livraison en provenance d’un des pays membres de l’Union européenne), le Prix encaissé en tout ou en partie donne lieu à l’établissement d’une facture.

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1.5. La facture

1.5.3. Dispense de délivrer une facture.

- L'assujetti (TVA) est dispensé de délivrer une facture lorsqu'il fournit des biens ou des services à des personnes physiques qui les destinent à leur usage privé exclusivement (AR/1 - art 1 et 2) En d’autres termes, les personnes morales (les sociétés) ne sont pas visées, et la facture reste obligatoire. De même, si un indépendant achète une marchandise de la même nature que celle qu'il vend habituellement, il y a obligation de facturer. - Le commerçant faisant usage de cette dispense doit donc tenir l’enregistrement de l’opération dans un JOURNAL de RECETTES (ex : coiffeur, épicier, etc...). Ce Journal de recettes doit :

• être tenu dans un livre comptable spécifique et mentionner les recettes (papeterie) - par date - par taux de TVA

• avoir les feuilles attachées entre elles et numérotées en séquence.

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1.5. La facture

1.5.4. La facture est toujours obligatoire …

S'il s'agit de vente de : - moyens de transport et de remorques - remorques de camping - véhicules terrestres à moteur - yacht + bateaux + canots - avions - livraisons de bâtiments neufs - travaux immobiliers - ventes à tempérament ou en leasing- ventes par établissements non accessibles aux particuliers (exemple le MAKRO) - ventes par des grossistes - livraison de biens qui sont manifestement destinés à un usage COMMERCIAL (Fûts de

bière) - livraison de pièces détachées de voiture et les travaux d'entretien (Autres que lavage de

voiture ...) - opérations de déménagements

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1.5. La facture

1.5.4. La facture est toujours obligatoire …

NB : Si un assujetti, indépendant, prélève de la marchandise pour son usage privé, il doit s'adresser une facture à lui-même (le prix étant TVA comprise)

Le marché III. LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

1.5. La facture

1.5.5. Moment de la délivrance de la facture

- La facture doit être établie au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois qui suit celui au cours duquel la TVA devient exigible sur tout ou partie du prix.

NB : Par contre, dans le cas de travaux immobiliers, l'entrepreneur devra délivrer la facture au plus tard à la fin du 3ème mois qui suit celui au cours duquel l'entrepreneur a cessé les travaux.



1.5. La facture

1.5.6. Mentions obligatoires sur la facture

1) Lieu et date de la facture 2) Numéro de la facture : la numérotation doit être continue (numérique croissante), 3) Identification du Vendeur : - Nom de la Personne Physique - Dénomination sociale de la Société - adresse complète - N° d’entreprise - N° de TVA du vendeur - Numéro du ou des compte(s) financier(s) 4) Identification de l'Acheteur: - Nom de la Personne Physique - Dénomination sociale de la Société - L'adresse complète - le N° d’entreprise - le n° de TVA de l'acheteur (si assujetti)



1.5. La facture


5) La mention « Facture » ou « Etat D’honoraires » 6) Date de La Livraison du bien ou de L'achèvement du service 7) Description des biens et/ou des services - Cette description doit permettre à l'acheteur de Vérifier avec précision la Quantité

et la Nature des biens ou services fournis. - Le prix unitaire hors TVA du bien ou du service. Il va donc mettre en concordance la

Commande et la Facture. - La précision dans les libellés doit être observée :

o à proscrire : meubles, appareils, divers, ... o préciser le genre de meubles ou d'appareils...

- La facture doit renvoyer à : o un Devis o une Confirmation de Commande o un Bon De Livraison

8) Base imposable par Taux de Tva - La base imposable comprend :

o le prix (HTVA) o - les Rabais, Ristournes + assurances, transport, emballages



1.5. La facture


Celle-ci ne comprend pas : les intérêts de retard, les débours, les emballages cautionnés

9) Les taux et le montant de TVA ou le motif pour lequel la TVA n'est pas portée en compte.

10) Cas particuliers : les véhicules automobiles - La marque - Le modèle - Le millésime - La cylindrée - La puissance du moteur - La date de la première mise en circulation - Le numéro du châssis - A l'entretien : le n° de la plaque et le kilométrage



1.5. La facture

1.5.7. Mentions UTILES sur la facture

(1) le numéro de Téléphone, Fax, Gsm, adresse e-mail ... (2) éventuellement le rappel du n° de commande (3) le genre d'activité (fleuriste, photographe, etc...) (4) éventuellement le n° d'articles (5) les Conditions Générales de vente :

- sont rédigées par le VENDEUR - peuvent être négociées à la conclusion du contrat de vente - sont imprimées au verso du Bon De Commande ainsi qu’au verso de la Facture - engagent le Vendeur et l'Acheteur



1.5. La facture

1.5.8. Forme de la facture

(1) Pas d'obligation formelle de présentation de la facture

(2) La facture peut être rédigée : - à la main - à la machine à écrire - au traitement de texte - par programme de facturation



1.5. La facture

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1.5.9. Les conditions de livraison et de paiement

a) conditions de livraison : (par exemple)

- franco destination (le vendeur est tenu de livrer pour le prix convenu la marchandise à ses frais et risques, jusqu’au lieu de destination)

- ex-usines (EXW - EXW représente l'obligation minimale pour le vendeur. Sa seule obligation est de mettre à la disposition de l'acheteur les marchandises emballées pour l'export (généralement dans les locaux du vendeur) et de fournir une facture commerciale.)

- FOB Anvers (Free On Board Anvers), ce qui veut dire que le fret maritime est inclus dans le prix jusqu'à Anvers, mais que les frais de douane et de transport d'Anvers jusqu'au lieu de destination ne sont pas compris dans le prix de la fourniture

- FAS (Free Alongside the Ship), ce qui signifie que le prix est donné jusqu'au port d'embarquement.




a) conditions de livraison : (par exemple)




b) conditions de paiement :

- au grand comptant, c'est-à-dire paiement au moment de la réception. Certains fournisseurs accordent dans ce cas un escompte de 2%.

- à 30 jours, 30 jours fin de mois ou à une échéance fixée



1.5.10. Diverses autres mentions

- Lorsque le fournisseur accorde une remise de prix à son client, elle vient en diminution de la base imposable.

1) Assurance - frais de port

Si le fournisseur porte en compte à son client des frais d'assurances ou des frais de port, ces derniers font partie de la base imposable.

2) Emballages

- Emballages consignés Appelés communément "vidanges" et pour autant que le fournisseur les reprenne contre remboursement total ou partiel de la somme facturée (casiers, bouteilles, fûts etc.). Ces emballages usuels et ordinaires ne font pas partie de la base d'imposition pour le montant dont le client peut obtenir le remboursement en cas de renvoi.




3) Débours

Sommes avancées par le fournisseur pour des dépenses engagées au nom et pour le compte de son client.

4) Escompte

Montant que le client peut déduire, s'il paie avant l'échéance contractuelle. Ce montant est déduit de la base imposable, s'il est prévu dans les conditions générales de vente.




1.6. La note de débit

La Note de Débit est le document par lequel le fournisseur porte en compte des remboursements de frais engagés pour le compte de son client, et que celui-ci devra lui payer sur basse de cette note de débit (sans notion de valeur ajoutée).

La note de débit est en général similaire dans sa présentation à la facture, si ce n’est que le mot FACTURE est remplacé par le terme NOTE DE DEBIT.




1.7. La note de crédit

La Note de Crédit est un relevé établi par le fournisseur annulant totalement ou partiellement une facture, dans les cas suivant.

1. Erreur de facturation justifiant une correction du prix facturé 2. Retour de marchandises de la part du client et dûment acceptée 3. Remise accordée par la suite au client pour une raison bien déterminée 4. Reprises d'emballages cautionnés qui avaient été facturés.

La note de crédit est en général similaire dans sa présentation à la facture, si ce n’est que le mot FACTURE est remplacé par le terme NOTE DE CREDIT et qu’une couleur différente peut être utilisée pour éviter des confusions.




1.8. Le Reçu

Dans le cas d'un paiement d'arrhes ou d'une avance, et principalement dans le cadre des commerces de détail, le commerçant peut délivrer un « RECU » spécifiant le montant perçu à titre d'avance sur une commande à exécuter ultérieurement.

On comprendra que dans les cas d’acompte pour une commande importante, le document qui sera utilisé sera une facture qui mentionne dans son texte qu'il s'agit d'une avance de…….. x % sur la commande de … .




1.9. Souche ou note de tva

Il s’agit spécifiquement des souches délivrées par les restaurants, hôtels et les exploitants de car-wash.

Certains établissements relevant du secteur Horeca sont dispensés de la remise d’une souche TVA qui est remplacée par le ticket de caisse sur lequel figure la mention de dispense de la délivrance d’une souche de TVA.

Pour ces établissements l’utilisation des caisses enregistreuses est obligatoire.




1.10. Bon de livraison

Ce sont souvent des tickets de caisse et ils font la preuve de la livraison d'un certain type de marchandises (carburant, fournitures de bureau ...)

Ces documents ne sont pas à considérer comme « facture » au sens de la TVA.




2. Les modes de classement des documents commerciaux

Les documents commerciaux deviennent au cours de l’activité de l’entreprise des documents essentiels pour justifier de la comptabilité de celle-ci. Ils sont les pièces probantes de l’activité commerciale qui donnent naissance à la comptabilité de l’entreprise.

La conservation des pièces et documents comptables est un aspect essentiel de la gestion de l’entreprise. Certes, le côté administratif paraît lourd, mais le classement et la conservation de ces documents (factures, Bon de commandes, contrats, journaux, relevés bancaires, etc.…) est indispensable, dans toutes les entreprises, grandes ou très petites.




2. Les modes de classement des documents commerciaux

Ceux qui ont essayé de tenir une comptabilité sans un bon classement des documents s'en mordent souvent les doigts. Pour classer les documents, la méthode est simple. Il suffit de la suivre avec un minimum de rigueur.

Aujourd’hui grâce aux nouvelles technologies de communication et de l’information l’entreprise a modernisé ses outils de travail et de production et il en va de même pour ses documents commerciaux, car s’ils sont toujours édités sous format papier ils le sont aussi sous support numérisé.




2.1. Les règles pratiques de classement des documents papier

1 - Appliquer un système d’identification des documents : alphabétique, numérique ou thématique pour se repérer rapidement dans les documents de l’entreprise...

2 - Différencier les catégories de dossiers, par exemple : - Les fichiers permanents : dossiers clients à archiver, dossiers fournisseurs, dossiers du

personnel,... - Les affaires en cours : dossiers clients en cours, dossiers prospects, dossiers contentieux et

litiges, réclamations clients,... - Les dossiers divers : courriers, e-mails, notes, compte rendu de réunion, documents de

veille technique, réglementaire,... - Les dossiers de stratégie: projets, qualité, politique tarifaire, investissements, actions

marketing... - Les dossiers partenaires / apporteurs d’affaires: notaires, agences immobilières,... - Les dossiers administratifs: commandes, factures,...




2.1. Les règles pratiques de classement des documents papier

3 - Créer un tableau sous Excel pour repérer les intitulés des documents à partir de leur code : le système documentaire de l’entreprise doit être géré et tracé dans le temps ! 4 - Mettre en place un code couleur sur ses dossiers pour plus de visibilité.

5 – Le système de gestion des documents doit être formalisé (fiche pratique / procédure) et surtout communiqué et expliqué à l’ensemble des personnes de l’entreprise. Les délais de mise en archive et de destruction sont définies dans le système.




2.2. Les règles pratiques du classement informatique

1 - A partir des documents informatiques (word, pdf,...), identifier la nature du document et nommer le fichier en adoptant un système d’identification le plus proche du système papier. 2 - Créer des sous-répertoires cohérents et autant de sous-dossiers nécessaires (cf. les bonnes règles du classement papier). L’intitulé des dossiers et sous-dossiers doit être simple et explicite pour tous les utilisateurs de l’entreprise.

3 - Indiquer sur l'exemplaire imprimé le chemin complet pour y accéder via l’informatique (exemple : C :/ DOSSIER CLIENT/DEVIS/2016/DOC.pdf)

4 – Mener régulièrement un « nettoyage » des lieux de classement électronique : des délais pour déclencher l’archivage et la destruction doivent être définis par catégorie de documents.


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Bibliographie

Syllabus EFP – Stratégie Commerciale

http://www.etudesdemarche.net/articles/cycle-vie-marche.htm

http://www.maxicours.com/se/fiche/4/4/224544.html/1stt

Kotler, P., Keller, K. and Manceau, D. (2012). Marketing management. Paris: Pearson France.

http://www.internetlivestats.com/internet-users/

http://www.ert.tn/ien_MeM/wp-content/uploads/2013/11/annexe-2-rapport-stage.pdf

http://www.etudesdemarche.net/articles/cycle-vie-marche.htm

http://www.maxicours.com/se/fiche/4/4/224544.html/1stt

http://www.internetlivestats.com/internet-users/



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