FORMATION SAGE SAARI COMPTABILITÉ LIGNE 100

Chapitre 1 : PRÉSENTATION ET ENVIRONNEMENT DE SAGE SAARI LIGNE 100

i. Présentation

SAGE SAARI est un progiciel spécialisé dans le traitement des travaux comptables qui a vu le jour depuis les années 90 par la société SAGE. Il fait partie de la famille des logiciels conçus par sage à savoir :

SAGE SAARI : gestion commerciale SAGE SAARI : paie et ressources humaines SAGE SAARI : immobilisation SAGE SAARI : moyens de paiement SAGE SAARI :TELBAC (c’est un logiciel de télécommunication pour la

gestion bancaire) SAGE SAARI existe en deux versions : Version Mac INTOCHT ( cette version comporte 30 lignes) Version Windows : dans laquelle on trouve la ligne 100 et la ligne 500

II. L’environnement

Il s’agit essentiellement de mettre en évidence les principaux outils qui permettront d’exploiter la version Windows ligne 100 ; ces outils ne sont envisagés qu’à l’issue du lancement et de la mise en route du logiciel.

i. Mise en route pour le lancement de SAGE SAARI :

1

Sélectionner et cliquer sur le bouton : «DÈMARRER » Sélectionner et cliquer sur programme Sélectionner et cliquer sur SAGE SAARI Sélectionner et cliquer sur comptabilité 100 Sélectionner et cliquer encore sur comptabilité 100

N. B : pour quitter, on clique sur « Fichier » puis sur « quitter »

Chapitre II :

L’ÈTUDE DE LA FENÊTRE SAGE SAARI COMPTABILITÉ LIGNE 100

Au démarrage du progiciel SAGE SAARI ; une fenêtre principale s’affiche et se compose comme suit :

La barre des titres La barre des menus La barre des outils

I. La barre des titres

Elle est située sur la rangée supérieure de la fenêtre ( écran) . elle permet d’afficher le nom du programme ( comptabilité ) ainsi que le nom du dossier ouvert

II. La barre des menus

Elle est située en dessous des barres de titres. Elle comporte les commandes nécessaires au bon fonctionnement des programmes de comptabilité. On distingue :

Le menu fichier Le menu Edition Le menu structure

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Le menu traitement Le menu Ètat Le menu fenêtre

III. Les barres d’outilsIV.

Elles comportent les icônes de raccourcis qui remplacent certaines commandes de barre de menu on distingue en comptabilité SAARI, quatre (4) principales barres d’outils qui sont :

La barre d’outils de la comptabilité générale La barre d’outils de la comptabilité des tiers La barre d’outils de la comptabilité analytique La barre d’outils de navigation

IV. Comment personnaliser les barres d’outils à l’écran

Sélectionner et cliquer sur fenêtre Sélectionner et cliquer sur barre d’outils Dans la boîte de dialogue sélectionner et cliquer la barre

d’outils de votre choix Sélectionner et cliquer sur AFFICHER puis sur OK

NB : Pour supprimer une barre d’outils : Sélectionner et cliquer sur fenêtre Sélectionner et cliquer sur barre d’outils Dans la boîte de dialogue, sélectionner la barre d’outils à

supprimer et cliquer sur le bouton MASQUER puis sur OK

3

Chapitre IIIÈTUDE DES DIFFÉRENTS MENUS DE SAGE SAARI

I. LE MENU FICHIER

Il permet : De créer un nouveau dossier comptable D’ouvrir, de fermer un dossier comptable existant D’afficher les informations sur le dossier De créer et de faire la mise à jour des utilisateurs D’accéder à l’utilisation de la mise en page D’importer ou d’exporter les données d’autres programmes

II. LE MENU EDITION Il comporte d’une part, les mêmes commandes que celles des applications Windows( copier, couper, coller…….) ; et d’autre part les mêmes commandes que dans les outils de navigation( ajouter, supprimer, suivant et précédant.)

III. LE MENU STRUCTURE

Il contient toutes les commandes nécessaires à la situation d’un dossier comptable

IV. Le menu traitement

Il contient toutes les commandes nécessaires à la tenue de la comptabilité proprement dite

V. LE MENU ÉTAT Il permet d’éditer les différents états comptables et financiers. Il s’agit :

Du compte Du brouillard Du grand livre De la balance Du bilan Du compte de résultat

VI. LA MENU FENÊTRE

Il permet de personnaliser les barres d’outils du programme. Il permet également d’obtenir de l’aide .

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Chapitre IV : CRÉATION ET MISE À JOUR DES COMPTES

Afin de tenir les comptes, il y’a lieu de créer un dossier comptable.

I. CRÉATION D’UN DOSSIER COMPTABLE

La procédure de création comporte deux (2) phases. Première phase : CRÉATION DU FICHIER COMPTABLE

Sélectionner et cliquer sur le menu fichier Sélectionner et cliquer sur la commande "nouveau" Saisir le nom de votre fichier comptable Indiquer le nom de votre fichier comptable en K.O Cliquer sur le bouton enregistrer pour terminer la première phase

Deuxième phase : DÉFINITION DE L’EXERCICE COMPTABLE ET DE LA LONGUEUR DES COMPTES

Définition de l’exercice comptable Indiquer la date de début de l’exercice comptable Indiquer la date de fin de l’exercice comptable

Définition de la longueur des comptes

Indiquer la longueur des comptes analytiques(il s’agit d’un nombre de chiffres bien défini)

Indiquer la longueur des comptes généraux(il s’agit également d’un nombre de chiffres bien défini)

NB : ce nombre ne doit pas dépasser 13 Application voir cas pratique n°I NB : si pendant le travail, on est buté à un problème de manipulation et que la machine propose d’utiliser la maintenance pour le résoudre ; on referme la fenêtre en question : On va dans démarrer ; On se situe dans le dossier initial et on choisit l’option « maintenance » On renseigne les informations proposées et on clique sur « Fin » pour terminer (la maintenance sera donc assurée automatiquement.)

II. L’ANALYSE DES COMPTES SELON SAGE SAARI

On distingue trois(3) catégories de comptes dans la nomenclature de SAGE SAARI :

Les comptes généraux :qui constituent le plan comptable général Les comptes des tiers : qui constituent le plan comptable des tiers Les comptes analytiques : qui constituent le plan comptable analytique

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A/La classification des comptes généraux

Les comptes généraux peuvent être classifiés selon leurs types et selon leurs caractéristiques. * Selon leurs types on distingue :

1) Les comptes de types totaux : Ce sont les racines des numéros de comptes. Ils ne fournissent pas des détails des mouvements enregistrés dans les comptes. Cependant, ils permettent de totaliser tous les éléments de sous comptes

2) Les comptes de types détails : Ce sont les comptes proprement dit dans lesquels sont enregistrés les mouvements comptables. Ils peuvent produire le détail des enregistrements à tout moment.

* Selon leurs caractéristiques On distingue :

1. Les comptes centralisables ou regroupables Ce sont des comptes dont les mouvements comptables peuvent être regroupés.

2. Les comptes collectifs : Ce sont des comptes rattachés à des tiers ; on distingue:

Le compte collectif clients(411) Le compte collectif fournisseurs(401)

NB : Ces deux(2) comptes 401 et 411 font partie du plan comptable général.

B.La classification de compte de tiers

Les comptes des tiers peuvent être classifiés selon leurs types et selon leurs caractéristiques Selon leurs types On distingue :

Les clients Les fournisseurs Le personnel (salariés )

Selon leurs caractéristiques On distingue : - Les comptes lettrables ( ce sont ceux qui peuvent faire l’objet d’un lettrage ) Le lettrage en comptabilité est le rapprochement des mouvements comptables de sens opposé d’un compte de tiers défini comme lettrable

- Les comptes pointables Le pointage est le rapprochement des mouvements comptables en sens opposé des comptes réciproques défini comme pointables.

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III. LA PROCEDURE DE CREATION SUR LA MACHINE DES COMPTES GENERAUX ; COMPTES DES TIERS ; COMPTES

ANALYTIQUES

i. Comptes généraux

Sélectionner et cliquer sur menu structure Sélectionner et cliquer sur plan comptable

A ce niveau, on aura quatre (4) possibilités pour faire apparaître la fiche de création du compte Première possibilité : A l’aide de la souris

Activer le menu contextuel ; sélectionner et cliquer sur « ajouter nouvel élément » pour ouvrir la fiche de création du compte.

Remplir cette fiche de la manière suivante : Saisir le numéro du compte et appuyer sur la touche tabulation Indiquer le type (détail ou total) Saisir l’intitulé du compte Indiquer la nature du compte ( aucune, banque, caisse, amortissement, charge,

produit, résultat etc.……………..) Deuxième possibilité : Al’aide des touches « contrôle + j »

Troisième possibilité : Sélectionner et cliquer le menu édition Sélectionner et cliquer sur « ajouter » pour faire apparaître la fiche de création du

compte Quatrième possibilité :

Sélectionner et cliquer dans la barre d ‘outil de navigation (le bouton ajouter)

Application voir cas pratiques

B.Création du plan des tiers Le plan des tiers se définit comme étant la plan des comptes de tiers d’une entreprise c’est à dire : les clients, les fournisseurs et le personnel de l’entreprise. La procédure de création du plan des tiers est la suivante :

Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur plan des tiers Utiliser l’une des quatre(4) méthodes pour ouvrir la fiche des tiers

Remplir cette fiche de la manière suivante : Saisir le numéro de compte de tiers Saisir l’intitulé du compte de tiers Indiquer le type de tiers( clients, fournisseurs, salariés, particuliers,

Madame , Mademoiselle, Monsieur administration et O.N.G ) et son contact (lieu de repère)

Saisir éventuellement l’adresse et la ville du tiers Rattacher le tiers à un plan collectif du plan général Fermer la fiche

7

Application Voir cas pratiques

C. CREATION DU PLAN ANALYTIQUE Sélectionner et cliquer sur menu structure Sélectionner et cliquer sur plan analytique Utiliser l’une des quatre (4) méthodes pour ouvrir la fiche du plan analytique

Remplir cette fiche de la manière suivante : Saisir le code Saisir l’intitulé Saisir ou sélectionner le type (total ou détail ) Fermer la fiche par la croix

N.B : le code représente le numéro de section

Application Voir cas pratiques

IV. LA MODIFICATION ET LA SUPPRESSION D’UN COMPTE

A/La modification des comptes

N.B : lorsqu’on a crée un numéro de compte , il devient impossible de modifier ce numéro et le type de compte. La modification ne peut porter que sur les autres renseignements tels que : l’intitulé du compte, la qualité etc………

Pour modifier un compte : On ouvre la fiche du compte On sélectionne et on clique sur l’un des plans( plan comptable général, plan des

tiers, plan analytique………) On fait double clique sur la ligne du compte à modifier qui figure dans l’un des

plans On apporte les modifications nécessaires

B/La suppression d’un compte

N.B : lorsqu’un compte créé a reçu des montants, il n’est plus supprimable. Pour supprimer un compte qui n’a pas encore reçu des montants il faut :

Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur l’un des plans Activer le menu contextuel de la souris après avoir sélectionner et

cliquer sur le compte à supprimer Sélectionner et cliquer sur « supprimer les éléments sélectionnés » et

répondre à la question « oui » pour la confirmation Application 1) Supprimer les comptes suivants : 215 000…………..fonds commercial 245 000………….matériels de transport 2) Modifier les comptes suivants

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401 362………………fournisseurs SIANI 401 530……………….client MOUAHA

chapitre V : CRÉATION ET MISE À JOUR DES CODES JOURNAUX

I. DÉFINITION

Les journaux sont des fichiers comptables dans lesquels on procède à l’enregistrement de l’écriture comptable. Cet enregistrement doit être effectué de manière chronologique c’est à dire au jour le jour. Le système classique traditionnel utilise un journal unique (journal classique). On effectue un premier enregistrement au journal, puis on procède au report des enregistrements du journal au grand livre. Mais cette approche est difficilement applicable surtout lorsque l’entreprise atteint une certaine taille ( voire le volume important d’opérations à enregistrer au journal unique ). Pour contourner cette difficulté, une deuxième organisation du travail d’enregistrement est proposée et constitue le système centralisateur. Dans ce système, on divise le journal classique en un certain nombres de journaux auxiliaires ( journaux divisionnaires ) La division du journal en journaux auxiliaires permet à plusieurs personnes d’intervenir dans le travail d’enregistrement au même moment . chaque personne étant chargée de tenir un journal auxiliaire bien précis. Périodiquement( à la fin du mois), on regroupe toutes les opérations des divers journaux auxiliaires que l’on transfert au journal classique par centralisation( d’où le nom de système centralisateur ) C’est ce deuxième système qui est retenu dans le cadre du logiciel SAGE SAARI COMPTABILITÈ 100. Selon leur type, on peut distinguer :

Le journal des achats Le journal des ventes Les journaux de trésorerie ( caisse, banque , C.C.P ) Les journaux des effets de commerce ( effet à recevoir, effet à payer. ) Les journaux généraux (journal des opérations diverses, journal des re à

nouveau.)

II. LA PROCÉDURE DE CRÉATION D’UN JOURNAL DANS SAGE SAARI

A. La création d’un journal de vente

Pour créer un journal des ventes, on doit suivre la procédure ci-après : On sélectionne et on clique sur menu structure On sélectionne et on clique sur « code journaux »

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On utilise l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la fiche du journal des ventes

On remplit cette fiche de la manière suivante : Saisir le code du journal des ventes Indiquer le type du journal ( vente ) Saisir l’intitulé du journal ( journal de vente ) Fermer la fiche par la croix

B. La création d’un journal des achats

N.B : la création se fait de la même manière que dans la journal des ventes, mais à la seule différence qu’au niveau du type on choisit « achat » et au niveau de l’intitulé on choisit « journal des achats »

C. La création d’un journal des opérations diverses

On sélectionne et on clique sur menu structure On sélectionne et on clique sur « code journaux » On utilise l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la

fiche du journal des opérations diverses (OD ) On remplit cette fiche de la manière suivante :

Saisir le code du journal des opérations diverses Indiquer le type ( général ) Saisir l’intitulé du journal ( journal des opérations diverses ) Fermer la fiche par la croix

D. La création d’un Journal des à nouveau

Pour créer un journal des à nouveau, la procédure est la même que dans le journal des opérations diverses, mais à la seule différence qu’au niveau de l’ intitulé on doit préciser « journal des à nouveau »

E. Les journaux de trésorerie

Remarque : la particularité de ces types de journaux est qu’ils sont paramétrables , autrement dit, après leur création, on doit obligatoirement indiquer leur compte support et leur option de saisie.

1) Création d’un journal de caisse ( caisses dépenses, caisses recettes ) Sélectionner et cliquer successivement sur les menus ; structure et code

journaux Utiliser l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la

fiche du journal de caisse Remplir cette fiche de la manière suivante :

10

Saisir le code du journal ( trois caractères au maximum ) Indiquer le type (trésorerie ) Saisir l’intitulé du journal de caisse (journal de caisse recette ou

journal de caisse dépenses ) Indiquer le compte support ( 571 000 )

2) Création du journal de banque (banque crédit et banque débit ) La procédure de création est la même que dans le journal de caisse ; à la seule différence que le compte support sera ( 521 ) et l’intitulé « journal de banque débit » ou « journal de banque crédit » N.B : les journaux de C.C.P (débit et crédit ) et les journaux des effets de commerce (effets à recevoir et effets à payer ) doivent se créer de la manière que le journal de banque et le journal de caisse ;à la seule différence que le compte support pour les C.C.P est de ( 531 000 ) et pour les effets de commerce ( 402 300 et 412 100 ) 402 300…………………pour les effets à payer 412 100…………………pour les effets à recevoir voir cas pratiques

Chapitre VI : LA MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE

I/Généralités

L’objectif de la comptabilité générale est de déterminer le résultat global de l’entreprise à la fin d’un exercice comptable. La comptabilité analytique par contre à pour but de déterminer le résultat global de l’entreprise par centre d’activité. C’est pourquoi une entreprise peut être divisée en plusieurs sections d’activités différents appelées : sections analytiques Exemple : la société SOGECI peut diviser son entreprise en trois sections analytiques à savoir :

La section restauration La section bar- dancing La section hébergement

II. Section analytique

A. Définition : Une section analytique apparaît comme étant une activité bien déterminée dans une entreprise. C’est pourquoi toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité analytique, divisent leurs différentes activités par section analytique ( voir exemple ci- dessus )

B.La création des sections analytiques dans SAGE SAARI *Sélectionner et cliquer sur le menu structure *Sélectionner et cliquer sur le plan analytique *Utiliser l’une des quatre ( 4 ) méthodes pour ouvrir la fiche du plan analytique Remplir cette fiche de la manière suivante :

Saisir le code Saisir l’intitulé de la section analytique Fermer la fiche par la croix ( voir cas pratique numéro VI )

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C. La répartition des charges dans la section analytique Dans le plan comptable général, seuls les comptes de gestion d’activité ordinaire ( classe 6 et 7 ) peuvent faire l’objet d’une répartition dans la section analytique.*Lorsque la charge est directe ; elle est affectée à 100% dans la section analytique concernée*Lorsque la charge est indirecte ; elle nécessite une répartition selon une clé de répartition

D/Procédure de détermination des clés de répartition des charges dans les sections analytiques*Sélectionner et cliquer sur menu structure*Afficher le plan comptable *Dans ce plan comptable, sélectionner un compte de charge ( classe 6 ) et faites double clique pour ouvrir la fiche de ce compte de charge*Cliquer sur l’onglet analytique*Sélectionner chaque section analytique et indiquer leurs taux de répartition*Puis valider enfin par la touche entrée du clavier pour enregistrer la répartition de cette section Voir cas pratiques

12

Chapitre VII : LA CRÉATION D’UNE TABLE

I. Définition :

Les tables sont des paramètres qui permettent d’ajouter les informations complémentaires dans la structure d’un dossier comptable du logiciel SAGE SAARI . il s’agit notamment :

Des banques Des postes budgétaires Des taux de taxe Des modes de saisie Des modes de règlement Des modes de libellés

A.Création des taux de taxe

Remarque sur la TVA : La TVA ( taxe sur la valeur ajoutée ) est applicable au Cameroun, son taux de est de 19,25% appliqué sur le prix de vente hors taxe de la marchandise. On distingue ainsi deux ( 2 ) types de TVA

la TVA collectée ou facturée ( TVA sur vente ) : c’est le prélèvement de la TVA sur facture adressée aux clients

la TVA déductible ou récupérable ( TVA sur achat ) : c’est la somme des TVA prélevées par notre fournisseur au moment de l’achat

1/procédure de création de la TVA collectée ou facturée dans SAGE SAARI *sélectionner et cliquer sur le menu structure*sélectionner et cliquer sur taux de taxe*utiliser l’une des quatre ( 4 ) méthodes pour ouvrir la fiche de taux de taxe Remplir cette fiche de la manière suivante :

indiquer dans cette fiche l’intitulé du taux de taxe ( TVA collectée )

indiquer le numéro de compte de la taxe Saisir le taux (19,25%) indiquer le type de la TVA (TVA encaissement

ou TVA crédit ) saisir le code de la TVA indiquer si possible la base de calcul de la TVA

et fermer la fiche par la croix

2) procédure de création de la TVA déductive ou sur achat*sélectionner et cliquer sur le menu structure *sélectionner et cliquer sur le taux de taxe *ouvrir la fiche de le TVA déductible en utilisant l’une des quatre (4) méthodes Remplir cette fiche de la manière suivante : saisir l’intitulé de la taxe (TVA déductible ou récupérable ) indiquer le numéro de compte de le TVA déductible saisir le taux de la TVA (19.25%)Saisir la code de la TVA Indiquer le type de la TVA (TVA débit ou décaissement) Application Voir cas pratiques

13

B/ Création des modes de règlement On distingue entre autre :

Les règlements en espèces ou par caisse Les règlements par chèque bancaire ou postal Les règlements par virement bancaire ou postal

La procédure de création d’un mode de règlement est la suivante : Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur modèle Sélectionner et cliquer sur modèle de règlement Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche du modèle

de règlement Remplir cette fiche de la manière suivante :

Saisir l’intitulé du modèle de règlement Sélectionner soit l’option contrôle de règlement équilibrage ( solde, montant ou pourcentage) Saisir le taux du pourcentage ou le montant selon le choix

effectué Indiquer le nombre de jours ( délai de règlement ) Appuyer une fois sur la touche « entrée » et fermer par la croix

Application : Voir cas pratiques

C. La création des banques Cette table fournit les renseignements sur les banques qui collaborent avec l’entreprise. Pour créer une banque il faut :

Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur banque Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche banque

Remplir cette fiche en utilisant les renseignements ci-après : Saisir l’intitulé de la banque Saisir l’adresse bancaire et complément Saisir le code postal (la ville , la région) Saisir le pays (saisir le numéro de compte bancaire de

l’entreprise) Saisir le numéro de téléphone de la banque Saisir l’abrégé bancaire et fermer la fiche

D. Création des libellés

Sélectionner et cliquer successivement sur le menu structure et sur libellé

Activer le menu contextuel ou utiliser l’une des trois autres méthodes pour ouvrir la fiche de libellés

Remplir cette fiche de la manière suivante : Saisir l’intitulé du libellé Saisir également le raccourci du libellé Fermer la fiche par la croix

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E. Création des postes budgétaires

*Sélectionner et cliquer successivement sur le menu structure et poste budgétaire*Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche poste budgétaire* Remplir cette fiche en indiquant les renseignements ci- après :

Indiquer le type de budget (détail, centralisateur )

Saisir l’intitulé du poste budgétaire

Indiquer la nature du budget Indiquer le sens du budget( charge

produit) Fermer la fiche par la croix

Application Voir cas pratiques numéro

II La création des modèles

A. Création des modèles de saisie o Sélectionner et cliquer sur le menu structureo Sélectionner et cliquer sur modèleo Sélectionner et cliquer sur modèle de saisieo Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche du modèle de saisie

Remplir cette fiche de la manière suivante : L’entête de la fiche :

Saisir l’intitulé du modèle Saisir le raccourci Sélectionner le titre et valider une fois par la touche « entrée »

du clavier Le bas de la fiche :

Cliquer chaque fois sur les icônes ; soit manuelles , (répétition , calcul, balance………)

Cliquer ensuite sur la colonne suivante en remplissant les mêmes icônes pour obtenir les lignes d’écritures

Fermer la fiche par la croix

IV. COMMANDE FUSION DU MENU STRUCTURE Cette commande permet de copier les données du menu structure de l’ancien dossier comptable pour les mettre dans le nouveau dossier comptable. La procédure est la suivante : Sélectionner et cliquer sur le menu fichier Sélectionner et cliquer sur la commande ouvrir

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Choisir dans la boîte de dialogue le dossier comptable qui contient les informations et cliquer sur le bouton « ouvrir » Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur la commande fusion : Une boîte de dialogue apparaît contenant à gauche le dossier comptable qui contient les informations et à droite le dossier comptable où on doit copier les informations Positionner ensuite le curseur au côté gauche du dossier comptable qui contient les informations *Activer le menu contextuel : *Sélectionner et cliquer sur sélectionner tout ; les informations seront noircies du côté gauche *Cliquer sur le bouton « ouvrir » et sélectionner dans la boîte de dialogue ; le nom du dossier comptable où on doit mettre les informations et cliquer sur « ouvrir » *Cliquer sur le bouton « copier » Enfin cliquer sur le bouton « OK »

Application : Voir cas pratiques

16

CHAPITRE VIII

LE SYSTEME CENTRALISATEUR MANUEL

I / Généralités

Comme le système classique, le système centralisateur est basé sur un double enregistrement des opérations :

Un enregistrement au journal Un report du journal au grand-livre.

Mais à la différence du système classique (système à journal unique), le système centralisateur est basé sur la division du journal en plusieurs journaux (journaux divisionnaire).

En effet, lorsque le nombre d’opérations à enregistrer est très important (avec l’accroissement de la taille de l’entreprise), il devient impossible de les enregistrer toutes sur un journal unique et dans les délais. Dès lors, il devient nécessaire de subdiviser le journal unique en plusieurs journaux afin de pouvoir faire intervenir plusieurs personnes à la fois, chacun se spécialisant dans une catégorie d’opérations spécifiques.

Une fois par mois, les opérations des journaux auxiliaires sont transférées au journal général (ou journal centralisateur) par centralisation d’ou le nom du système (système centralisateur)

II/ Les journaux auxiliaires

A- Liste des journaux auxiliaires (J A)Le nombre de journaux auxiliaires à créer n’est pas

standard. Mais on doit toujours disposer d’un journal des opérations diverses pour enregistrer les opérations qui n’ont pas leur place dans un journal spécifiques. On distingue généralement :

Le J A de caisse J A de caisse recettes J A de caisse dépenses

Le J A de banque J A de banque débit J A de banque crédit

Le J A de CCP J A de CCP débit J A de CCP crédit

Le J A des achats Le J A des ventes Le J A des effets à recevoir sorties Le J A des effets à payer rentrées Le J A des opérations diverses

NB : Chaque entreprise crée le nombre de J A de son choix.

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B- Le compte support.Chaque JA est représenté par un compte support à qui il

donne son nom. Ainsi par exemple, dans Le J A de caisse, le compte support est le compte caisse.

NB : Dans Le J A de ventes, le compte ventes donne son nom au journal auxiliaire mais le compte support est le compte client.

C- Le tracé d’un journal auxiliaire.Pour la conception du tracé du journal auxiliaire, il faut

rechercher l’article le plus complet qui fait intervenir le compte support.NB : Afin de ne pas multiplier indéfiniment le nombre de colonnes du journal

auxiliaire, on prévoit toujours une colonnes divers destinées à accueillir les comptes qui n’ont pas de colonne spécifique.

Exemple de tracé d’un J A journal auxiliaire de ventes.

Article le plus complet

411 673 701

702 7071 4431 447811

Tracé du journal

Dates Libellés Compter à débiter Compte à créditer Divers

411 673 701 702 7071 4431 N° Mtt

Totaux

18

Utilisation Au cours du mois de janvier, l’entreprise MOUAHA a effectué les opérations

suivantes : 5/1 ventes de marchandises à crédit

brut : 1.250.000, remise 2%, escompte 1%, TVA 19,25%, précompte 1%. Facture n° v 405 à ZOLLO .

15/1 ventes de produit finis à crédit.Brut 5.000.000, remise 1%, escompte 2%, TVA 19,25%, précompte 5%. Facture n° v 412 à SIANI .

28/1 ventes de marchandises à crédit.Brut 2.000.000, rabais 2%, escompte 2%, droit d’accises 25%, TVA 19,25%, précompte 1,65%. Facture n° v 415 à TCHONKO .

TAF : 1) Reconstituer les factures v 405, v 412, v 415.2) Procéder à l’enregistrement au journal auxiliaire de ventes.3) Centraliser le journal auxiliaire des ventes au journal général.

Solution1 Facture

MOUAHA Le 5/1 Fre n° v 405

DoitZOLLO

BRUT

Remise 2%

Net commercial

Escompte 1%

Net financier

TVA 19,25%

Précompte 1%

Net à payer TTC

1.250.000

25.000

1.225.000

12.250

1.212.750

233.454

12.127.5

1.458.331,5

19

MOUAHA Le 15/1 Fre n° v 412

DoitSIANI

BRUT

Remise 1%

Net commercial

Escompte 2%

Net financier

TVA 19,25%

Précompte 1%

Net à payer TTC

5.000.000

50.000

4.950.000

99.000

4.851.000

933.817,5

48.510

5.833.327.5

MOUAHA Le 28/1

Fre n° v 415Doit

TCHONKO

BRUT

Rabais 2%

Net commercial

Escompte 2%

Net financier

Droit d’accises 25%

TVA 19,25%

Précompte 1,65%

Net à payer TTC

2.000.000

40.000

1.960.000

39.200

1.920.800

480.2002.401.000

462.192.5

39.616.5

2.902.809

20

2 Procédons à l’enregistrement.

DatesCompter à débiter Compte à créditer Divers

411 673 701 702 7071 4431 N° Mtt5/1

15/1

28/1

1.458.331,5

5.833.327.5

2.902.809

12.250

99.000

39.200

1.225.000

-

1.960.000

-

4.950.000

-

-

-

-

233.544

933.817,5

462.192,5

447811

447811

447811

44781

12.127,5

48.510

39.616,5

480.200

10.194.468 150.450 3.185.000 4.950.000 - 1.629.464

3 Feuille de dépouillement des divers.

447811 44782

2.127,5 480.20048.510

21

39.616,5

100.254 480.200

Centralisation

31/1411 CLIENTS 10.194.468673 Escompte accordés 150.450

701 ventes marchandises 3.185.000702 ventes des produits finis 4.950.0004431 état TVA facturés/ventes 1.629.464447811 Etat précompte /ventes 100.25444782 état droit d’accises prélevé 480.200

S/JA des ventes du mois de janvier

III/ Les comptes de virements internes

A/Le risque de double enregistrement

Lorsqu’une opération concerne deux journaux auxiliaire à la fois, on risque de commettre l’erreur de double enregistrement.

Exemple 14/1 retrait d’espèces 100.000 F de la banque pour alimenter la caisse. Cette

opération concerne à la fois J A de banque créditJ A de caisse recettes

TAF :Enregistrer cette opérations dans les deux journaux auxiliairesCentraliser les journaux auxiliaires au journal général

22

Présenter le report des opérations dans les comptes du grand livre et coclure.Solution

1 . Enregistrement a) J A de caisse recettes.

57673

7073101701702443152

Dates Libellés Compter à débiter Compte à créditer Divers

57 673 701 585 4431 N° Mtt

14/1 Retrait d’espèces

Totaux

100.000 - 100.000 -

100.000 - - 100.000 -

b) J A de banque crédit

57160160261144524453447819

521 773

JA de banque crédit

Dates Libellés Compter à débiter Compte à créditer Divers

52 773 585 601 602 611 N° Mtt

14/1 Retrait d’espèces

Totaux

100.000 - 100.000 - - -

100.000 - 100.000 - - -

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2. Centralisation.

57 caisse 100.00052 banque 100.000

S/JA de caisse recettes

57 caisse 100.00052 banque 100.000

S/JA de banque crédit

3. report du journal au grand livre

D caisse C D Banque C

100.000 100.000

100.000 100.000

Conclusion.

Tout se passe comme si on avait effectué un retrait de 200.000 F de la banque ; comme si on avait déposé 200.000 F dans la caisse.

Il ya donc une erreur de double enregistrement. pour éviter cette erreur, nous devons faire intervenir les comptes de virements internes.

B/Intervention des comptes de virements internes.

Reprenons les enregistrements ci-dessus en remplaçant au J A de caisse recettes le comptes 52 banque par le compte 585 virement de fonds. Et en remplaçant dans le journal auxiliaire de banque – crédit le compte 57 caisse par le compte 585 virement de fonds. ( pour faciliter ce travail, nous allons barrer lisiblement sur les journaux auxiliaire ci-dessus les colonnes concernées pour substituer directement).

Désormais, la centralisation sera obtenue ainsi qu’il suit :

57 caisse 100.000585 virement de fonds 100.000

S/JA de caisse recettes

585 virement de fonds 100.00052 banque 100.000

S/JA de banque crédit

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Report du journal au grand – livre 57 caisse 585 virement de fond 52 banque

100.000 100.000 100.000 100.000

Conclusion : L’intervention du compte 585 permet d’éviter l’erreur du double enregistrement.

C/Liaisons entre les journaux auxiliaires par les comptes de virements internes

Le nouveau plan comptable préconise les comptes de virements Internes ci-après :

585 Virement de fonds 588 Autres virements de fonds.

Les comptes 585 peuvent se subdiviser comme suit :

5850. Virements de fonds5851. Effets à l’escompte5852. Effets à l’encaissement.5853. Effets domiciliés5854. Effets payés5855. Effets encaissés.5856. Achats au comptant.5857. Ventes au comptant.

Achats Caissedébit

Banquedébit

CCPDébit

Effets à payés

rentréesVentes 5857 5857 5857 **

CaisseCrédit

5856 5850 5850 5854

Banquecrédit

5856 5850 5850 5853

CCPCrédit

5856 5850 5850 5853

Effets à recevoir

sortis

** 5855 5852

Chapitre IX : LES TRAITEMENTS COMPTABLE DANS SAGE SAARI LIGNE 100

C’est l’ensemble des opérations comptables qui consistent à assurer la tenue d’une comptabilité dans SAGE SAARI comptabilité ligne 100 Tenir une comptabilité dans SAGE SAARI consiste à : - Opérer les saisies des écritures comptables dans les journaux

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- Faire les recherches des écritures - Modifier et supprimer les écritures comptables erronées - Interroger et lettrer les comptes des tiers - Interroger et pointer les comptes de trésorerie - Clôturer les journaux

I. LA SAISIE CLASSIQUE DES ÉCRITURES COMPTABLES DANS LES JOURNAUX DANS SAGE SAARI

Une saisie d’écriture comptable dans un journal comporte deux (2 ) étapes à savoir :

A) L’ouverture de la fiche de saisie d’écriture - Sélectionner et cliquer sur le menu traitement - Sélectionner et cliquer sur saisie des journaux pour afficher la liste des journaux disponibles à la machine Dans cette liste qui sera devant vous , sélectionner un journal ( le journal où on doit saisir les écritures comptables en prenant soin de regarder à gauche le mois du journal et faites double clique sur les lignes du journal pour ouvrir la fiche de saisie d’écriture )

B)Saisie de mouvements comptables proprement dite dans la fiche de saisie SAGE SAARI

Dans SAGE SAARI, les saisies classiques des écritures se passent en ligne d’écriture ; chaque numéro de compte constitue une ligne d’écriture. Pour saisir le jour de la pièce comptable dans SAGE SAAR, I il faut : -Saisir le jour de la pièce comptable dans la première colonne et appuyer une fois sur la touche « tabulation » du clavier ou alors positionner le curseur à la colonne suivante et cliquer sur cette colonne - Dans la deuxième colonne, saisir le numéro de la pièce comptable ( il s’agit du rang de la pièce comptable , rangé dans l’ordre chronologique) et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour aller à la troisième colonne - Dans la troisième colonne, saisir ensuite le numéro exacte de la référence de la pièce comptable et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour aller à la quatrième colonne - Dans la quatrième colonne, saisir le numéro de compte à débiter ( pour chercher le numéro de compte, taper au moins les deux premiers chiffres de ce compte et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour faire apparaître la plan comptable général - Sélectionner et cliquer dans cette liste, le numéro de compte cherché à débiter et cliquer sur le bouton 0K pour enregistrer ce numéro de compte à débiter et appuyer sur la touche tabulation pour aller à la cinquième colonne - Dans la cinquième colonne, saisir ensuite le numéro de compte des tiers à débiter ( si on ne connaît pas ce numéro ,on tape les deux premiers chiffres, appuyer sur la touche tabulation pour faire apparaître le plan des tiers, sélectionner le tiers voulu et cliquer sur le bouton OK) et appuyer sur la touche tabulation pour progresser à la sixième colonne - Dans la sixième colonne, saisir ensuite le libellé de l’opération correspondante la pièce comptable et appuyer sur la touche tabulation pour passer à la septième colonne - Dans la septième colonne, saisir si possible la date de l’échéance et appuyer sur la touche tabulation pour progresser à la huitième colonne - Dans la huitième colonne, saisir le montant à débiter.

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Lorsqu’on a fini la première ligne d’écriture, pour enregistrer la ligne suivante, on peut procéder de la manière suivante :

Soit on active le menu contextuel pour sélectionner et cliquer sur ajouter nouvel élément afin de faire descendre la première ligne d’écriture au dessus et laisser la place à la nouvelle ligne d’écriture

Soit on clique sur l’icône ajouter de la barre d’outil de navigation

Soit on valide une fois sur la touche entré du clavier N.B : avant d’enregistrer les opérations dans les journaux, il faut toujours préciser les codes des journaux Application : Voir cas pratiques

II. RECHERCHE DES ÉCRITURES COMPTABLES DANS SAGE SAARI LIGNE 100

Pour effectuer la recherche des écritures comptables, on doit suivre la procédure suivante :

Sélectionner et cliquer sur le menu traitement Sélectionner et cliquer sur recherche d’écriture cela fera apparaître le

menu général recherche d’écriture Sélectionner dans ce menu , et à l’aide de la liste déroulante :

o Ecriture ( général ou analytique )o Compte (général, tiers, section )o Date (date d’écriture ou de saisie )o Numéro de la pièce, référence de la pièce de trésorerieo Le ou les codes journauxo Les montants ( débit ou crédit )o Les montants analytique (débit ou crédit )

. Cliquer enfin sur le bouton OK pour lancer la recherche d’écriture : un tableau représentant la liste des écritures trouvées va apparaître agrandir le journal , et procéder à la recherche des écritures

III. MODIFICATION ET SUPPRESSION DES ÉCRITURES COMPTABLES ERRONÉES DANS LES JOURNAUX

A) Modification des écritures comptables erronées La procédure est la suivante :

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Sélectionner et cliquer successivement sur le menu traitement et saisie des journaux

Faire double clic sur la ligne du journal où l’on procédera à la modification des écritures ; le journal apparaît :

Cliquer sur la ligne d’écriture comptable à modifier cette ligne va quitter du bas vers le haut sur la bande blanche de saisie de la ligne d’écriture

Procéder au modification nécessaire et fermer le journal par la croix après modification

B) Suppression total des lignes d’écritures comptables erronées La procédure de suppression totale est la suivante :

Sélectionner et cliquer successivement sur le menu traitement et saisie des journaux

Faire double clic sur la ligne du journal où l’on doit supprimer la ou les lignes d’écritures comptables erronées ; le journal apparaît :

Sélectionner et cliquer sur la ou les lignes d’écritures comptables à supprimer et :

Soit activer le menu contextuel : Sélectionner et cliquer sur la ligne “supprimer l’élément sélectionné”

(lorsqu’il s’agit d’une écriture comptable ) "ou supprimer les éléments sélectionnés" lorsqu’il s’agit de plusieurs lignes d’écritures comptables. Lorsqu’on a choisit au départ " sélectionner tout", une question est toujours posée “ voulez vous supprimer la sélection ?” répondre par OUI

N.B : la ligne d’écriture centralisation du mois n’est pas supprimable. On supprime tout simplement toutes les autres lignes d’écritures celle de centralisation ira seule.

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Chapitre X : INTERROGATION ET LETTRAGE D’UN COMPTE TIERS

I. INTERROGATION La procédure d’interrogation d’un compte de tiers est la suivante :

Sélectionner et cliquer sur la commande interrogation tiers : la fenêtre interrogation tiers va s’ouvrir et vous permettra de lettrer les renseignements en monnaie courante et en devises

Sélectionner dans la boîte à liste déroulante le compte de tiers (client ou fournisseur) puis valider par la touche entrée du clavier ; toutes les écritures enregistrées dans ce compte s’afficheront avec tous les journaux.

II. Lettrage d’un compte de tiers

Il existe deux types de lettrage : Le lettrage automatique Le lettrage manuel

A) Lettrage automatique sur les montants Après avoir valider sur la touche entrée pour obtenir la fiche interrogation tiers, activer le lettrage par le bouton correspondant (premier bouton au bord à gauche) : la fenêtre automatique s’ouvre et se présente comme suit :

▼Lettrage automatique X

Lettrage en monnaie courante/ devise OK▼

▼▼▼ Type numéro pièce Annuler

Type tiers client/fournisseur

Tiers de nom du tiers Delettrer

A même nom du tiers

Date de 01-01-200…

A

Puissance UN

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Lettrage rapide des comptes soldés

Annuler l’ajustement du lettrage Cocher la case ( lettrage rapide des comptes soldés) Valider en cliquant sur OK Cliquer sur toutes les écritures lettrées

B) Lettrage manuel d’un compte de tiers

La procédure de lettrrage manuel est la suivante : Sélectionner et cliquer sur le menu traitement Sélectionner et cliquer sur « saisie des journaux » Faire double clic sur la ligne d’un journal ou sélectionner le numéro de compte de tiers

dans les écritures comptables : le journal s’ouvrira. Dans le journal, cliquer sur la ligne où se trouve le numéro du compte de tiers ( 401…… / 411……) puis cliquer sur le bouton « interrogation générale » (premier bouton de la deuxième rangée des icônes situés au bord gauche du journal). La fenêtre d’interrogation et lettrage du compte s’ouvrira Sélectionner les écritures à afficher et cliquer sur le bouton « sélectionner les

écritures » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Un écran de sélection apparaît que vous allez renseigner comme suit :

Sélection des écritures X

Date de 01/01/200… OK

A 31/12/200… Annuler

Code journal de JAH

à JB5

pièce de numéro de pièce

à numéro de pièce

tiers……de N° cpte de tiers

à même N°cpte de tiers

échéance de à

montant de

à

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Cliquer sur OK pour que la sélection soit prise en compte : on remarquera que le programme va proposer une lettre majuscule comme repère de lettrage.

Cliquer sur les lignes d’écritures à lettrer, puis sur le bouton « lettrer/ pointer ». on constatera une lettre qui pourra s’afficher dans chacune des lignes d’écritures dans la colonne « lettrage ». refermer la fenêtre d’interrogation, puis le journal .

N.B : Un compte de tiers est toujours lettrable manuellement.

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Chapitre XI : LES AUTRES TRAVAUX DE TRAITEMENT COMPTABLE

I. La gestion des extraits

La commande « gestion des extraits » permet le suivi de ces extraits de comptes. Les extraits peuvent être saisis manuellement. Au lancement de cette commande, le programme affiche la liste des banques et des comptes crées dans le fichier comptable. Cette liste présente tous les comptes bancaires enregistrés par la commande banque du menu structure. Le programme vous permet de saisir ou de modifier vos extraits de compte :

Dérouler le menu traitement Prendre la commande « gestion des extraits », une fenêtre des comptes

bancaires va s’ouvrir Sélectionner dans cette fenêtre un compte bancaire en faisant un

clique : la liste des extraits des comptes bancaires s’ouvrira. Cliquer sur le bouton « ajouter » de la barre d’outil de navigation : la

fenêtre qui s’ouvrira vous permettra de saisir l’extrait de compte bancaire

Saisir sur l’extrait de compte : La date du nouveau solde La date de l’opération (date du mouvement ) :jour, mois et

année .

Exemple : 15/12/2005 La date de valeur (en jour, mois et année ) Le libellé Exemple : chèque/ fournisseur Le numéro de la pièce Les montants débits ( en positif) et les montants crédits( en négatif ) Exemple : débit : 500 000 ; crédit : -400 000 Après avoir saisi l’extrait de compte ,fermer les fenêtres en pressant CTRL+ F5

II. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL

Les comptes banques tenus par l’entreprise ont leurs réciproques dans la comptabilité des établissements bancaires concernés (le compte client dans la comptabilité de la banque ). En raison de cette réciprocité des comptes banques tenus par l’entreprise et les comptes clients tenus par les banques concernés, les soldes doivent être égaux , mais de sens inverse. Mais ces soldes ne sont pas toujours égaux et les différence proviennent généralement du décalage de temps dans l’enregistrement des opérations ou des erreurs d’enregistrement. Le rapprochement bancaire consiste à identifier les opérations qui sont à l’origine des différences et à retrouver les soldes identiques (réciproques ) Le programme SAGE SAARI possède une commande permettant de réaliser cette opération très facilement. Pour accéder à cette commande on doit suivre la procédure ci- après : Dérouler le menu « traitement »

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Prendre la commande « rapprochement bancaire manuel » et cliquer. Sélectionner à l’aide de la liste déroulante, le code d’un journal de banque et valider une fois par la touche entrée du clavier : Les écritures proposées par défaut sont celles qui n’ont pas fait l’objet d’un rapprochement bancaire ; il s’agit donc des mouvements bancaires auxquels aucune pièce de trésorerie n’est rattachée. Pour enregistrer les références de l’extrait des comptes : Taper une fois sur la touche tabulation pour faire passer le curseur dans la zone « pièce » ou bien cliquer avec le pointeur de la souris et taper « extrait et date » (jour, mois et année ) et valider une fois avec la touche du clavier : le relevé ou l’extrait de compte va apparaître

- Cliquer sur les diverses lignes d’écritures lignes d’écritures dont on constate la présence dans le relevé ou l’extrait : on constatera que la colonne “pièce trésorerie” se complète.

Si on a réalisé tous les rapprochements avec soin, le montant de cette dernière zone doit indiquer le montant du votre ( celui qui est imprimé au bas du relevé). Lorsque tous les rapprochements ont été réalisés, le bouton “imprimer le rapprochement” permet de lancer l’édition de l’état de rapprochement. Cet état donne la liste des écritures restant à rapprocher et celles que vous venez de rapprocher

III/ LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE

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