Formation pour administrateurs débutants

La gestion d’un régime d’assurance collective

GFA Inc. est un cabinet de services financiers multidisciplinaire et indépendant;

Nos clients sont des particuliers, des familles, des organisations et des entreprises partout en A.-T. et ailleurs;

Outre l’assurance-vie, protection du vivant, service de planification de retraite et investissements destinés aux propriétaires et personnes clés, nous offrons une vaste gamme de régime d’assurance collective et de régime collectif de retraite;

De plus, nous offrons un service à valeur ajouté qui comprend un encadrement serré des administrateurs de régime, des conférences sur la santé, de la formation et une présence sur internet par l’entremise de notre site web, blogue, nos deux pages Facebook et comptes Twitter.

Les formations pour administrateurs débutants, intermédiaires et avancés ainsi que le dîner-conférence font partie de cette valeur ajouté.

L’avantage GFA

FORMATION

1- Répercussion de la loi 130 2- L’importance du rôle d’administrateur de régime 3- Comment se procurer les formulaires 4- Gestion des mouvements d’employés et facturation 5- Adhesion et modifications 6- Déductions à la source et avantages imposables 7- Changement d’assureur 8- Lexique et définitions 9- Période de questions 10- Évaluation Mise-en-garde: Veuillez noter que vous êtes responsable de vérifier la façon dont votre assureur

fonctionne ainsi que le contenu de votre contrat. Il existe des différences importantes d’une compagnie à l’autre mais nous tenterons de vous donner un aperçu général de la manière dont la plupart fonctionne.

Début 8h30Pause 10h00

Répercussion de la loi 130 Rappelons qu’au Québec, depuis 1997, toute personne ne peut se

soustraire à une assurance médicament. Il existe deux régimes: le régime privé et le régime public de la Régie

d’assurance maladie du Québec (RAMQ) Si une personne est admissible à un régime privé, elle doit obligatoirement

y adhérer, ainsi que son conjoint et ses enfants, à moins que ceux-ci ne soient déjà assurés par un autre régime privé. On peut donc avoir accès à un régime privé de deux façons:1-Dans le cadre de son emploi ou de sa profession2-Par l’intermédiaire de son conjoint

À défaut de preuves qu’un employé détient une assurance ailleurs, l’employeurs à l’obligation de déduire, à la source, la contribution de l’employé prévue au régime collectif (Article 14)

Répercussion de la loi 130 (suite) La RAMQ, de concert avec Revenu Québec, font des vérifications qui

peuvent remonter jusqu’à 2003, afin de s’assurer que tous les employés ayant accès à un régime collectif privé y soient inscrits. Ces vérifications s’appliquent également pour les conjoints de ces employés.

Lorsque la RAMQ ou Revenu Québec découvre un manquement, des frais considérables sont réclamés auprès de l’assuré. Et en général, l’assuré se retourne vers son employeur afin de faire rembourser ces frais par le régime collectif en place.

Pour effectuer ces remboursements, nous devons ajouter rétroactivement l’assurance maladie au certificat de l’employé et par le fait même les primes dues pour cette modification. Il est important de préciser que l’assureur n’est pas tenus d’inscrire rétroactivement un employé qui a négligé de le faire à temps. L’employeur devra donc rembourser les primes rétroactivement pour 6 mois, 1 an, 2 ans???

Répercussion de la loi 130 (suite) De plus, selon les dispositions du contrat avec l’assureur, l’employé qui

rempli les exigences d’admissibilité et qui fourni une preuve de couverture par un régime de conjoint doit tout-de-même adhérer au régime privé pour toutes les autres protections, soit l’assurance-vie, l’assurance-vie des personnes à charge, décès et mutilation accidentelle et assurance-salaire longue durée.

Il sera exempté de la couverture en assurance-maladie complémentaire. Les conséquences du non-respect de ces dispositions règlementaires et

légales peuvent être très importantes pour l’entreprise et les employés. Nous vous recommandons fortement d’agir en conformité avec ceux-ci afin d’éviter le recours à votre assurance-responsabilité pour erreurs et omissions.

--------------Voir feuillet de la Régie de l’assurance maladie que nous vous

avons fournis dans votre pochette

L’importance du rôle d’administrateur de régime Le travail occasionné par la gestion du régime est rarement inscrit

dans le mandat initial et dans la description de tâches de l’administrateur;

Au meilleur de nos connaissances, aucun cours d’administration de régime n’est offert soit à l’Université, au Cégep, ou aux Études Professionnels;

Pourtant, le fardeau administratif de la gestion des mouvements d’employés dans le cadre d’un contrat d’assurance collective est non-négligeable selon la taille et le type d’entreprise ou d’organisation;

C’est pourquoi, en tant que courtier, Groupe Financier Abi-Témi Inc. offre la formation et l’encadrement des administrateurs de régime

L’importance du rôle d’administrateur de régime (suite) L’administrateur de régime d’assurance collective doit s’assurer de la bonne

gestion du régime afin d’éviter que les employés puissent profiter de la couverture d’assurance au moment où ils en ont besoin (i.e. retardataire);

L’administrateur de régime agit au nom de l’employeur et doit s’assurer d’inscrire les employés admissibles au régime d’assurance et de retirer ceux qui ne le sont plus et de vérifier la facture pour confirmer que les changements ont été effectués;

L’administrateur veille à faire les modifications de sorte que tous changements aillant une incidence sur la prime et la couverture soient communiqué à l’assureur;

L’administrateur s’assure que l’employé paye sa juste part sous forme de déductions à la source et avantages imposables;

En cas de manquement, l’employeur pourrait être tenu imputable d’une prestation ou d’une indemnité dans la mesure où il y aurait erreur ou omission de la part de l’administrateur.

Comment se procurer les formulaires Trousse d’administrateur; Service à la clientèle; Accès en ligne sécurisé (Administrateur et participant); Groupe Financier Abi-Témi (GFA Inc.);

Gestion de la prime et facturation

1ère responsabilité: Faire la communication à l’assureur à chaque fois qu’un changement qui concerne un employé pourrait affecté sa couverture et, par défaut, la prime, y compris le départ, la mise à pied temporaire, l’invalidité ou tout autre congé avec ou sans solde ;

Ceci inclus les changements de salaires, du statut d’assurance, la réduction des heures travaillé etc….

Gestion de la prime et facturation (suite) 2ème responsabilité

Faire la vérification de la facture afin de s’assurer que les changement ont bel et bien été effectués suite à une modification et à un renouvellement.

----------Voir Liste de vérification fournit

dans votre pochette

Gestion de la prime et facturation (suite) 3ème responsabilité:

Faire les changements sur la paye en rapport avec les déductions à la source et avantages imposables, le cas échéant.Communiqué avec Mme Karine Veilleux ou Julie Martel de GFA Inc. pour obtenir les nouveaux calculs ou les obtenir avec votre accès en ligne C-Surance.

Adhésions et modifications Lorsque l’employé à complété la période d’attente établit

au contrat, il devient admissible à la couverture d’assurance;

Il doit absolument être inscrit au plus tard 1 mois après la date à laquelle il ou elle est devenu admissible;

Il est fortement recommandé d’inscrire l’employé dès son embauche ou peu de temps après afin d’éviter que l’employé ne fournisse la fiche d’adhésion complété et signé avant la fin de la période de 1 mois après la date à laquelle il ou elle devient admissible;

______________Voir fiche d’adhésion fourni dans votre trousse

Adhésion et modifications (suite)

Section réservé au répondant; Renseignement sur le participant du régime; Renonciation aux garanties; Désignation du ou des bénéficiaires; Renseignement relatif aux personnes à charge; Confidentialité; Autorisation et déclaration; Signature du participant et de l’administrateur.

---------Voir la fiche d’adhésion relatif à votre contrat d’assurance

fournis dans votre pochette.

Adhésions et modifications (suite) Dans la mesure où le salaire du participant lui

permettrait d’obtenir une couverture supérieure au maximum assurable sans preuves, il est très important de lui faire compléter la déclaration de santé. L’assureur procèdera à une analyse du dossier du participant afin de déterminer s’il est admissible à une couverture supplémentaire en vie et en assurance salaire;

Lorsque des changements relatifs aux dossiers d’employés ont lieu, il est très important d’en informer l’assureur afin qu’il puisse modifier la couverture et la facturation;

Pour les changements de salaire, nous vous recommandons d’adopter une politique d’entreprise claire de sorte que les attentes des employés soient justes relatifs à la couverture dont ils profitent.

Adhésions et modifications (suite)

Il y a plusieurs façon de faire des modifications relatifs au dossier des participants (i.e. formulaire papier, en ligne, etc…);

Et, comme nous l’avons affirmé plus tôt, il est impératif de vérifier votre facture du mois suivant la modification afin de s’assurer que le changement paraît sur celle-ci;

Enfin, il faudra faire les changements au niveau des déductions à la source et avantages imposables. Pour obtenir ces changements, nous vous invitons à communiquer avec nos représentantes de service, Karine et Julie.

Déductions à la source et avantages imposables Le traitement fiscal des primes patronales Au Québec, les «primes patronales», soit les primes d’assurance

collective payées par l’employeur pour le compte de son employé, représentent dans certains cas des avantages imposables reliés à l’emploi.

Pour l’employeur, les avantages imposables ont pour effet d’augmenter sa masse salariale cotisable aux régimes publics, tandis que pour l’employé, ces avantages imposables créent un impôt indirect que l’employeur doit retenir sur chaque paye à titre de retenue à la source.

Les règles du fisc canadien n’étant pas les mêmes que celles du fisc québécois, le traitement fiscal des primes patronales diffère, comme le démontre le tableau suivant.

Garanties d’assurance collective Fisc canadien Fisc québécois

Assurance vie de base * et assurance vie des personnes à chargePrime Imposable ImposableTaxe sur l’assurance collective (TAC) de 9% Imposabe Imposable

Assurance mort accidentelle et mutilation (MAM), assurance maladies redoutéesPrime Imposable ImposableTAC de 9% Imposable Imposable

Assurance salairePrime Non imposable Non

imposableTAC de 9% Non imposable Non

imposable

Assurance frais médicaux, soins dentaires, soins de la vue et comptes de soins de santé **Prime Non imposable ImposableTAC de 9% Non imposable Imposable

Programme d’aide aux employés (PAE)***Coût (service non assuré Non imposable Non

imposableTPS de 5% et TVQ de 9,975 Non imposable Non

imposable

Changement d’assureur

Mandat d’étude vs mandat exclusif Étude de marché Processus de transfert d’assureur

---------Voir liste de vérification lors d’un

changement d’assureur fournit dans votre pochette

Le 5 juin 2012Charles LavergneGroupe financier Abi-Témi Inc.Assurance Collective139, rue Perreault estBureau 204Rouyn-Noranda, QuébecJ9X 3C3Sujet: MANDAT EXCLUSIF

Contrat no :      Nom de l’assureur : Nom du titulaire : ____________________________

Monsieur,Par la présente, nous donnons un mandat exclusif à Groupe Financier Abi-Témi Inc. à titre de conseiller et de courtier pour notre portefeuille d’assurance collective, lequel prendra effet immédiatement. Groupe financier Abi-Témi Inc. exercera toutes les activités liées à ces fonctions, incluant l’évaluation de nos besoins et de nos objectifs en ce qui a trait à l’assurance collective, les analyses, les études et recommandations appropriées ainsi que le suivi de façon à assurer l’évolution optimale de notre dossier.Cette nomination révoque tout intermédiaire ou mandataire antérieur. De plus, Groupe Financier Abi-Témi Inc. est autorisé à obtenir toute l’information nécessaire à cette fin, incluant les rapports d’expérience, les taux et le détail de toutes les garanties depuis les trois dernières années, copie de la facture et le cas échéant, à obtenir des soumissions auprès des assureurs sollicités.En contrepartie, toute commission payable devra être versée à Groupe Financier Abi-Témi Inc. à titre d’honoraires professionnels et ce, à compter du 1er juillet 2013.Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d’agréer l’expression de nos sentiments distingués.

_________________________PrésidentCc : votre courtier

Le 5 juin 2013

M. Charles LavergneGroupe Financier Abi-Témi Inc.139, Perreault Est, bureau 204Rouyn-Noranda, QuébecJ9X 3C3

Sujet: MANDAT D’ÉTUDE Nom du titulaire :

Monsieur,

Par la présente, nous donnons l’autorisation à Groupe Financier Abi-Témi Inc. de procéder à l’étude complète de notre portefeuille d’assurance collective. Ainsi Groupe Financier Abi-Témi Inc. exercera toutes les activités requises à cette fin, telles :

l’évaluation de nos besoins et de nos objectifs en ce qui a trait à l’assurance collectivela préparation de l’appel d’offre auprès des assureurs choisis l’analyse et la recommandation appropriéel’accompagnement dans nos démarches relatives à la mise en vigueur de notre régime d’assurance collective

De plus, Groupe Financier Abi-Témi Inc. est autorisé à obtenir toute l’information nécessaire à cette fin, incluant les rapports d’expérience, les taux et le détail de toutes les garanties depuis les trois dernières années, copie de la facture et le cas échéant, à obtenir des soumissions auprès des assureurs sollicités.

Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d’agréer l’expression de nos sentiments distingués.

_______________________Administrateur

Lexique et définitions

Voir petit lexique des termes et expressions dans votre pochette

Des questions???