FORMATION Office 2003 (1)WORD 2003

Patrick QUINIO

TOPSOFT

Édition novembre 2008

SOMMAIRE

• Création d ’un document

• Présentation des outils de mise en page

• Utilisation des tableaux

• Correction du texte

• Publipostage

• Créer un modèle

• Personnaliser Word et gérer les fichiers

Création d ’un documentCliquer sur nouveau document

Ou cliquer sur Fichier

Cliquer sur nouveau document

Choisir un modèle

Ou choisir un type de modèle

Choisir un modèle

Enregistrer un documentCliquer sur Fichier Cliquer sur enregistrer Ou cliquer sur enregistrer sous

Donner un nom pour ce nouveau fichier

Présentation des outils de mise en page

• Mise en page– Marges– En tête et pied de page

• Formatage du texte– Justification, polices

• Styles– Sommaire automatique

• Insertion d ’objets (images, données)

Mise en page

Cliquer sur Fichier

Cliquer sur Mise en page

Régler les marges

Préciser l’orientation de la page

Position de la reliure

Important en cas de recto verso

Cliquer sur Papier

Sélectionner le format du papier(A4 par défaut)

Cliquer sur Disposition

Configurer les en-tête et pied de page

En tête et pied de pageCliquer sur Affichage

Tout ce qui sera inséré dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages du document ou de la section suivant les options.

Formatage du texte

Police de caractères

Grandeur de la police Style de police: - Gras - Italique - Souligné

Alignement: - Gauche - Centré - Droite - Justifié

Couleur de la police

Barre de menu

Barres d ’outils

Barres d’état

EditionGrace à ces boutons vous pouvez annuler une

ou plusieurs de vos actions ou les rétablir

Styles

• Un style définit les caractéristiques d ’un titre, sous-titre, paragraphe etc…

• On peut utiliser des styles prédéfinis ou créer ses propres styles.

• L ’intérêt de l ’utilisation d ’un style est de gagner du temps dans la mise en page d ’un document et d ’avoir une homogénéité dans leur présentation.

Styles (caractères)

Style de paragraphe

Sur Style mise en forme

Pour un style personnalisé cliquer sur Format

Cliquer sur nouveauNommer le Style

cliquer sur Format

Cliquer sur Police

Choisir la Police de caractère

Choisir le style

Choisir la taille

Choisir les options

Style de paragraphe

Sur Style mise en forme

Pour un style personnalisé cliquer sur Format

Cliquer sur nouveauNommer le Style

cliquer sur Format

Styles(paragraphe)

Cliquer sur Paragraphe

Choisir l’alignement du texte par rapport aux bords de la page

Choisir la hierarchie (titre, sous-titre etc…) important pour faire un sommaire automatique

Fixer la position du texte par rapport aux

bordsFixer la position du paragraphe par rapport aux précédents et

suivants

Cliquer sur enchainements

Options pour éviter qu’une phrase ou un

mot soit coupé par un saut de page ou un saut

de ligne

Styles(Tabulation)

cliquer sur Formatcliquer sur Tabulations

Styles(Bordures)

cliquer sur Formatcliquer sur Bordures

Choisissez le style de lignes

Choisissez la couleur de lignesChoisissez l’épaisseur de

lignes

Personnaliser l’encadrement

pour chaque coté

Cliquer sur option

Préciser la distance séparant le texte des

bordures

Styles(Langue)

cliquer sur Formatcliquer sur

Langue

Choisir la langue utilisée pour ce

paragraphe

Styles(Cadre)

cliquer sur Cadre

cliquer sur Format

Choisir la position du texte par rapport à un

cadre(ce peut-être une photo ou un autre paragraphe

encadré)

Styles(Numérotation)

cliquer sur Numérotation

cliquer sur Format

Détermine le style d’une liste ici des

numéros

Détermine le style d’une liste ici des

puces

cliquer sur Numéro ou des

lettres

cliquer sur hiérarchisation

Détermine le hiérarchisation

des listes imbriquées

cliquer sur Style de liste

Choisir un style de liste

Styles()

cliquer sur Format

cliquer sur Touches de raccourci…

Choisir les combinaisons de touches que vous

voulez pour accéder

directement au style choisi

Sommaire automatiqueCliquer sur Insertion

Cliquer sur Référence puis tables et index

Sélectionner un modèle de style de MenuSélectionner le nombre de niveau (Titre, sous-titre, etc…) à afficher dans la table des matières

Précisions sur la présentation du Menu

Cliquer sur option

Cocher cette case pour avoir un menu à partir des styles

Préciser le nom des styles par niveau de titre, sous titre etc…

Si vous avez sélectionner tout le texte du document avant ceci est automatique

Cocher la case niveaux hiérarchiques

Insertion d ’objets

• Un objet peut être un dessin, une photo, un graphique, en règle générale il s ’agit d ’un élément qui a été créé par un autre logiciel.

• Le fait de double cliquer sur un objet ouvre le logiciel qui l ’a créé (s’il est disponible) pour en permettre la modification.

Insertion d ’objetsCliquer sur Insertion

Cliquer sur Images clipart ou A partir du fichier, un scanner,

etc… pour une photo

Cliquer sur Formes automatiques

Choisir la forme désirée

Cliquer sur WordArt Choisir un modèleCliquer sur Organigramme

Cliquer sur Insérer une forme

Remplir les cases

Insertion d ’objets

Cliquer sur graphiques

Créer un graphique à partir d’une feuille de données Word ou à partir

d’un document Excel

Insertion d ’objets

Cliquer sur Diagramme

Choisir le type de DiagrammeCliquer sur OK

Lien hypertexte

• Un lien hypertexte permet en cliquant dessus d’aller directement dans une autre partie du document, dans un autre document, ou même (si vous êtes connecté) dans un document internet ou intranet.

• Un intranet fonctionne comme internet mais dans un réseau privé(au sein d’une entreprise par exemple).

Lien hypertexte

Cliquer sur Lien hypertexte

Selectionner le texte qui va donner le

lienSélectionner le fichier cible du lien

Utilisation des tableaux

• Création et modification d ’un tableau

• Additionner les données d ’un tableau

• Tri dans un tableau

Création d ’un tableau

Cliquer sur l’icône tableau

Faire glisser la souris en

maintenant le bouton gauche enfoncé pour

obtenir le nombre de case

désirées

Modification d ’un tableauPour regrouper 2

cases en une seule

Sélectionner les 2 cases avec la sourisOu en appuyant sur la touche

(maj.)

Cliquer sur tableau et fusionner les cellules

Formules de tableau

Pour obtenir le montant total formule = B2*C2

Cliquer sur tableau et formule

Remplir la formule et cliquer sur OK

Aditionner les cellules

Pour additionner les valeurs de la colonne D cliquer sur cette case

Cliquer Tableau, FormuleSum (above) pour une colonneSum(left) pour une ligne si les

données sont à gauche.

Trier les données d’un tableau

Sélectionner les lignes à trier

Cliquer sur tableau, Trier

Sélectionner la colonne du premier critère de tri

Indiquer l’ordre de tri

Correction du texte

• Correction d ’orthographe et grammaticale.

Correction d ’orthographe et grammaticaleCorrection automatique

Cliquer sur Outil, option de correction automatique

Cocher les options qui vous

intéressent

Forcer la correction

Cliquer sur icône

Nota: pour corriger une parti du texte

sélectionner la partie à corriger et cliquer sur l’icône

Publipostage

• Le publipostage ou « mailing » est une méthode pour envoyer la même lettre à plusieurs personne mais en les personnalisant de façon automatique à partir d ’un fichier de données

• Vous devez pour cela avoir un fichier avec les données dont vous avez besoin.

Publipostage

• Vous pouvez avoir vos données dans une base de données type Access ou SQL.

• Vos données peuvent êtres aussi dans une feuille Excel

• Ou encore dans une feuille de donnée Word.• Vos sources de données sont accessibles par le

dossier spécialisé « Mes sources de données »

PublipostageCliquer sur Outil, lettre et

publipostage, fusion et publipostage

Choisir lettre si vous faite un envoie postal

Choisir message électronique si faite un envoie

par mailSuivre les étapes en

cliquant sur suivante

MrNous sommes heureux de vous annoncer que vous avez gagné

Choisir le document

Suivre les étapes en

cliquant sur suivante

Publipostage

Cliquer sur Parcourir

Sélectionner une source de données

Ou créer une nouvelle source

Pour une source à partir d ’un document

office cliquer sur DSN ODBC

Puis sur suivantSélectionner à quel

programme appartiennent vos données

Cliquer sur suivantPour selectionner le fichier contenant la

source

Publipostage

Lorsque la liste des données s’affiche vous

pouvez sélectionner tout ou une partie des données

de la sourceCliquer sur suivantCliquer OK

Publipostage

Vous écrivez maintenant votre lettre mais lorsque voulez mettre une info correspondant à une

personne par exemple le prénom

Cliquer sur autres élémentsChoisir prénom

Puis insérer

«Prénom»

Le champ « Prénom » s’affiche

Cliquer pour fermer le fenêtre

Cliquer sur suivant

Cliquer sur suivant

Le premier prénom de la source de donnée

s’affiche

Ici se trouve la barre d’icône de PublipostageUtiliser ces boutons

pour faire défiler les données

Ou encore ces boutons

Cliquer ici pour imprimer

Ou encore ce boutonSi c’est un envoie par messagerie internet

cliquer sur ce bouton

Créer un modèle

• Qu ’est ce qu ’un modèle– Un modèle est un document de base dans lequel

figure tout les paramètres communs à ce type de document. Par exemple, l ’entête, le pied de page, le style etc…

• Pour créer un modèle– Préparer un document type puis l ’enregistrer

au format .DOT

Créer un modèle

Cliquer sur Fichier

Cliquer sur Enregistrer sous

Cliquer sur la flèche Type de fichier

Cliquer sur Modèle de document

Taper le nom du fichier

Cliquer sur Enregistrer

Personnaliser Word

Cliquer sur outils, personnaliser

Sélectionner la ou les barres d’outils dont vous avez besoin

Pour ajouter un outil à une barre cliquer sur Commandes

Pour modifiier l’image du bouton cliquer avec le bouton droit

Cliquer sur la commande à rajouter, maintenir le bouton enfoncé glisser la commande sur la barre d ’outil à modifier et lâcher le bouton à

l ’emplacement désiré

Cliquer sur modifier l’image du bouton puis sur l’icône que vous voulez