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FORMATION NOUVEAUX ADMINISTRATEURS & ADMINISTRATRICES 2019

29 avril 2019

OBJECTIFS DE LA FORMATION

❖Comprendre le fonctionnement des instances

démocratiques de l’Union et de ses affiliés.

❖Connaître les rôles et responsabilités des

administratrices et administrateurs.

Formation nouveaux administrateurs et administratrices 2019

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PRÉSENTATION DES PARTICIPANTS


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❖Mon nom.

❖Mon titre et mes principales fonctions.

❖ Pour moi la démocratie c’est…, M’impliquer dans l’Union c’est… (en un mot, une image, une courte définition).

❖ Attentes particulières, le cas échéant.

MISE EN CONTEXTE

L’Union : Une organisation bien différente et complexe…

▪ Sa mission, principes et valeurs de l’UPA

▪ Son environnement légal

▪ Sa structure et son fonctionnement

▪ Mode de décision démocratique


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MISSION


❑ L’Union des producteurs agricoles est l’associationaccréditée par la loi pour représenter tous lesproducteurs agricoles du Québec.

❑ L’Union a pour mission de promouvoir, défendre etdévelopper les intérêts professionnels, économiques,sociaux et moraux des producteurs agricoles et forestiersdu Québec, sans distinction de race, de nationalité, desexe, de langue et de croyance.

MISSION (SUITE)


❑Cette mission s’inscrit dans la poursuite du biencollectif et doit être remplie avec efficacité. Lesdécisions prises par les administrateurs doivent viserà promouvoir, défendre et développer les intérêtsprofessionnels, économiques, sociaux et moraux desproducteurs agricoles et forestiers.

PRINCIPES


1. L’Union regroupe et représente tous les producteursagricoles du Québec, sans tenir compte de la dimension etde la structure de leur ferme, de la production dans laquelleils sont engagés, ni de l’endroit où ils résident.

2. Pour garantir son autonomie, les activités syndicales de l’UPAsont exclusivement financées par les producteurs agricoles àpartir d’une cotisation égale pour tous et d’une contributionqui tient compte du volume de production.

PRINCIPES (SUITE)


3. Les membres contrôlent la structure syndicale, particulièrement àtravers le fonctionnement démocratique de ses instances, ledynamisme de sa vie syndicale et son financement.

4. Les intérêts collectifs doivent toujours primer sur les intérêtsindividuels ou sectoriels, lorsqu’il faut décider des actions àprioriser ou des services à développer.

5. L’action collective, la revendication, la présence soutenue dansl’opinion publique et l’établissement de partenariat sont les moyensprivilégiés de l’Union pour supporter ses orientations stratégiques.

PRINCIPES (SUITES)


6. L’UPA favorise, par ses prises de position et ses actions, lemaintien et le développement d’entreprises à dimensionhumaine, propriétés de familles qui en assumentessentiellement la gestion et la prise de décisions.

7. Le revenu du producteur agricole doit lui assurer une justerémunération basée sur son coût de production, d’abord àtravers ses actions collectives de mise en marché; ensuite,par différents mécanismes complémentaires nécessaires,compte tenu des caractéristiques conjoncturelles etstructurelles propres à l’agriculture ou au marché agricole.

PRINCIPES (SUITES)

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8. La protection de la zone agricole et la priorité des activités agricoles dans cette zone sont essentielles à l’exercice de la profession et au développement de l’agriculture.

9. La protection de l’environnement et le développement d’une agriculture durable constituent des éléments fondamentaux pour assurer la pérennité de l’agriculture et des entreprises agricoles.


PRINCIPES (SUITE)


10. L’accès de la relève à la profession et au syndicalismeagricole doit être supporté par des stratégies adéquates.

11. L’accès à la formation agricole et à des services-conseils estun élément essentiel au développement des entreprisesagricoles et doit être garanti à tous les producteurs agricolesdu Québec.

12. La qualité de vie des producteurs demeure unepréoccupation constante, notamment par la prévention desaccidents et des maladies professionnelles.

VALEURS


L’Union prône les valeurs suivantes, lesquelles doivent être respectées par les administrateurs durant leur mandat :

➢ Le respect d’autrui;➢ La courtoisie et la politesse;➢ L’honnêteté et l’intégrité;➢ L’impartialité et l’objectivité;➢ L’équité entre les producteurs agricoles;➢ La démocratie;➢ La solidarité;➢ La compétence;➢ La loyauté.

FONCTIONNEMENT DES INSTANCES DÉMOCRATIQUE

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AVANT DE COMMENCER… RAPPELONS

❖ Les membres contrôlent la structure syndicale, particulièrement àtravers le fonctionnement démocratique de ses instances.

❖ Ils décident des grandes orientations lors de l’AGA et AGS.

❖ Ils élisent parmi eux des représentants (producteurs agricoles) ayantpour mandat de réaliser les orientations et de défendre leursintérêts.

❖ Les représentants agissent ainsi comme administrateurs du syndicat(ou de la fédération) et forment ensemble le conseild’administration.


AVANT DE COMMENCER… RAPPELONS


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La Loi sur les producteurs agricolesLa Loi sur la mise en marché des produits

agricoles, alimentaires et de la pêche

• L’Union est l’association légalementaccréditée pour représenter etdéfendre tous les producteurs.

• Elle les regroupe de deux façons : Le« secteur général » (syndicats locaux,fédération régionale) et le « secteurspécialisé » selon leur production(syndicats spécialisés, fédérationsspécialisées).

• La plupart des groupes spécialisés ont choisi d’utiliser cette loi pour organiser et développer leur production et leur mise en marché (plan conjoint).

• Des devoirs et des pouvoirs supplémentaires.

• Mandats orientés, démocratiquement, selon la volonté des producteurs.

EXERCICE DU PENDULE

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EXERCICE DU PENDULE

Objectif

• Explorer les devoirs et responsabilités des administrateurs.

Consigne

• En équipe de deux ou trois.

• Pour chaque question, indiquez la position sur l’axe des flèches afin de représenter la réponse la plus appropriée.

Exemple: Option A Option B


EXERCICE DU PENDULE


Question #1Qui a le plus de responsabilités décisionnelles ?

L’assemblée générale annuelle des producteurs

Le conseil d’administration

VIDÉO # 3 - L’AGA ET LE CA


#4 - LA SOUVERAINETÉ D’UNE AGA

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L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA)

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Les principales responsabilités légales de l’AGA sont :

✓ Ratifier les changements aux règlements généraux.

✓ Élire les membres du conseil d’administration.

✓ Nommer le vérificateur externe.

✓ Approuver la dissolution, la fusion ou la transformation de l’organisation en un autre statut juridique.



Autres responsabilités des AGA *:

✓ Prendre connaissance, entendre et approuver les rapports de l’année.

✓ Demander la formation de comités spéciaux, si nécessaire.

✓ Prendre les décisions et donner les directives relatives à la bonne marche de l’organisation.

• Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint : L’assemblée se prononceaussi sur les activités de l’office, la modification et la gestion des contributions,les projets de règlements du plan conjoint et tous les problèmes reliés à lamise en marché.

* Toujours se référer aux attributions officielles prévues par les règlements généraux.


Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint

❑ L’assemblée générale des producteurs visés par le plan conjoint estdistincte de l’assemblée syndicale de la fédération.


Loi sur les producteurs

agricoles

Loi sur la mise en

marché des produits

agricoles et alimentaires

Assemblée générale(mission syndicale)

Assemblée générale(mission plan conjoint)

Conseil d’administration

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)

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LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)Les principales responsabilités légales du CA sont * :

➢ Administrer les affaires du syndicat ou de la fédération

➢ Préparer le programme des activités de l’année

➢ Donner suite aux décisions prises aux assemblées générales

➢ Étudier, accepter et approuver les budgets de l’année

➢ S’adjoindre des comités, selon les besoins

➢ Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint : Les administrateurs doivent respecter certaines obligations prévues dans la Loi sur la mise en marché des produits agricoles et alimentaires et de la pêche (Office).

* Toujours se référer aux attributions officielles prévues dans les règlements généraux.


EXERCICE DU PENDULE


Question #2Qui est le plus imputable des décisions aux yeux de la Loi ?

Chaque administrateur

individuellement

L’ensemble des administrateurs

VIDÉO # 1- LOI ET GOUVERNANCE


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Le rôle du conseil d’administration (CA) :

o Les administrateurs agissent comme « mandataires de la personnemorale ».

o Ils doivent assumer ce rôle en protégeant l’intérêt de l’ensembledes producteurs agricoles et de l’organisation, notamment enrespectant l’esprit de sa mission et les lois.

o Aux yeux de la loi, ils forment un tout. En d’autres termes, ils sontcollectivement responsables du bon fonctionnement du syndicat oude la fédération et de réaliser sa mission.



• Le président du CA : Un rôle particulier

Préside (dirige) d’office toutes les assemblées et les CA.

Est le premier représentant et porte‐parole de l’organisation.

Il n’a droit de vote qu’au cas de partage égal de voix. En aucun cas, il n’a double voix.

• Le ou les vice‐présidents secondent le président dans sestâches.


EXERCICE DU PENDULE


Question #3Qu’est-ce qu’un administrateur doit faire avec l’information qu’il obtient dans le cadre de ses fonctions ?

La garder pour lui, de façon

confidentielle

La diffuser aux producteurs pour qu’ils

soient eux aussi bien informés

75% 25%

VIDÉO #8- LA GESTION DE L’INFORMATION


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Les administrateurs reçoivent dans le cadre de leurs fonctions des informations qui sont strictement confidentielles.

Par ailleurs, le conseil d’administration a le devoir d’informer et de consulter les membres .


EXERCICE DU PENDULE


Question #4Comment les décisions doivent-elles se prendre dans un conseil d’administration ?

Chacun doit défendre ses

opinions et ses idées

Chacun doit se rallier aux

positions de la majorité

VIDÉO #5 - DISSIDENCE


VIDÉO #7 - UN BON ADMINISTRATEUR

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VIDÉO # 14 - LE VOTE

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• Chaque administrateur a le droit de faire valoir ses idées etopinions, mais le CA constitue l’entité représentantl’organisation et non les administrateurs individuellement.

• Aller à l’encontre d’une décision risque de nuire à la crédibilitéet à l’efficacité de l’organisation.

• Les membres du CA doivent donc être solidairesdes décisions prises, agir ensemble et parlerd’une seule voix.


EXERCICE DU PENDULE


Question #5Quels intérêts un administrateur doit-il prendre en considération pour prendre les décisions ?

Les intérêts individuels dont

ceux de son entreprise

Les intérêts collectifs qui

représentent la majorité

VIDÉO # 9 - LA DÉONTOLOGIE ET LE CONFLIT D’INTÉRÊTS


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Les administratrices et administrateurs doivent éviter les conflits d’intérêts

• L'administrateur ne peut confondre les biens de la personne morale avec lessiens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de lapersonne morale ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions (…) .(Article 323, Code civil)

• L'administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre sonintérêt personnel et ses obligations d'administrateur. Il doit dénoncer à lapersonne morale tout intérêt qu'il a dans une entreprise ou une associationsusceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts (…). (Article 324, Codecivil)

• Tous les administrateurs sont également soumis à des règles d’éthique et un code de déontologie.


LES AUTRES INSTANCES

• Le conseil exécutif

– Est constitué, au minimum, du président et des vice‐présidents.

– Se charge, entre autres, d’administrer les affaires courantes et de régler lesproblèmes qui exigent des décisions rapides.

• Les comités de travail

– Ont un pouvoir de recommandation et font rapport au CA.


VIDÉO # 15 – CONSEILS AUX NOUVEAUX ADMINISTRATEURS


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Les services offerts par la FUPAM

LES SERVICES OFFERTS PAR LA FUPAM

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Quels sont-ils ?


LES SERVICES OFFERTS PAR LA FUPAM

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CENTRE D’EMPLOI AGRICOLE

COMMUNICATIONS & AFFAIRES RÉGLEMENTAIRES

VIE DÉMOCRATIQUE

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AVENIR ENTREPRISES AGRICOLES


ORGANIGRAMME

47Formation nouveaux administrateurs et

administratrices 2019

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▪ Techniciens

▪ Comptables

▪ Gestion agricole


VISITE DES BUREAUX ET DÎNER



LA STRUCTURE

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LE FONCTIONNEMENT DE L’UNION


Le principe d’affiliation

• La Loi des syndicats professionnels prévoit la possibilité quetrois syndicats ou plus puissent se donner une fédération, ettrois fédérations ou plus puissent se constituer enConfédération.

• Ce regroupement facilite la cohésion, le travail et lanégociation au nom des producteurs.

• Permettre de faire émerger les consensus qui s’imposent pourdévelopper l’agriculture québécoise.…

VIDÉO # 12 – L’AFFILIATION




Le défi du double rôle

• Le président d’un syndicat (local ou spécialisé) est membre àla fois du CA de son syndicat et de la fédération (régionale ouspécialisée).

• Il doit assumer son rôle d’administrateur à ces deux niveaux.C’est pour cela que nous parlons d’un « double rôle ».



Le défi du double rôle

• Dans la pratique, le président consulte les administrateurs de leur syndicatpour divers dossiers. Ensuite, il représente le point de vue de leur syndicatlors des discussions au CA de la fédération.

• Lorsque vient le temps de prendre une décision, tous les administrateursdoivent mettre en commun leurs points de vue et prendre en considérationd’autres informations.

• Cela les amène à faire des compromis et des ajustements afin des’entendre sur une vision commune. Une fois la décision prise, tous doiventêtre solidaires et mobiliser leur syndicat dans ce sens. C’est ainsi que seconstruit l’action collective.



Le syndicat local

• Est la porte d’entrée des producteurs pourleurs demandes;

• Défend les intérêts généraux;

• Agit comme porte‐parole officiel au niveaude la MRC;

• Le CA est composé de sorte à représenterl’ensemble du territoire, les productionsprincipales et autres réalités.



La fédération régionale

• Regroupe les syndicats locaux et spécialisés de sonterritoire;

• Coordonne et appuie leur action;

• Agit comme porte‐parole officiel au niveau de larégion;

• Le CA est composé des présidents des syndicatslocaux, ce qui permet d’assurer un lien étroit aveceux.



Le syndicat spécialisé

• Est le lien avec les producteurs, au niveaurégional, pour les questions relatives à laproduction;

• Le nombre de syndicats régionaux dépenddu nombre de producteurs;

• Certaines productions n’ont pas de syndicatsrégionaux, et ont donc un seul syndicatprovincial.



La fédération ou syndicat provincial spécialisé

• Optimise les revenus agricoles provenant dumarché et développe la production;

• Gère le plan conjoint, le cas échéant;

• Le CA est composé des présidents dessyndicats spécialisés, le cas échéant.



Congrès général• Établit les orientations de l’UPA;

• Élit les principaux dirigeants;

• Modifie les règlements;

• Fixe le montant ainsi que le partage de la cotisationet de la contribution;

• Les délégués proviennent de tous les affiliés(majoritairement les administrateurs desfédérations).



Le conseil général

• Prend les décisions et précise les orientationsentre les congrès;

• Est composé des présidents des fédérationsrégionales (12) et spécialisées (27) auxquelss’ajoutent les trois premiers dirigeants del’UPA.



Le conseil exécutif• S’occupe de la direction générale de l'Union et voit

à ce que les décisions du congrès et du conseilgénéral soient mises en œuvre;

• Prend toutes décisions nécessaires au bonfonctionnement;

• Est composé des trois principaux dirigeants et dequatre autres membres du conseil général.

CONSEIL EXÉCUTIF


CONSEIL D’ADMINISTRATION FUPAM



PORTRAIT DU FINANCEMENT DE L’UNION


Producteur :

‐ Cotisation obligatoire à l’UPA.

‐ Prélevé, pour les productions ayant un plan conjoint, selon un montant proportionnel et variable selon la production.

Fédérations et groupes spécialisés :

‐ Remet un montant proportionnel et variable à l’UPA pour l’administration du plan conjoint de son secteur. C’est la contribution.

356 $

712 $

EXEMPLES DE PRÉLEVÉ

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MONTANTS DES CONTRIBUTIONS PAR PRODUCTION(Votés au Congrès de décembre 2018 pour application 1er août 2019)

LAIT 0,09492 $ L’HECTOLITRE

FORESTIERS 0,04169 $ LE MÈTRE CUBE SOLIDE

ŒUFS DE CONSOMMATION 0,00165 $ LA DOUZAINE

VOLAILLES 0,13656 $ LES CENT KILOGRAMMES

ŒUFS D’INCUBATION 0,00497 $ LA DOUZAINE

POMMES 0,08036 $ LES CENT KILOGRAMMES

POMMES DE TERRE 0,03605 $ LES CENT KILOGRAMMES

FRUITS ET LÉGUMES 0,03624 $ LES CENT KILOGRAMMES

PORCS 0,12858 $ LA TÊTE

PRODUCTEURS DE GRAINS 0,03561 $ LES CENT KILOGRAMMES

AGNEAUX ET MOUTONS 0,67497 $ LA TÊTE

BLEUETS 0,10661 $ LES CENT KILOGRAMMES

BOVINS 0,90659 $ LA TÊTE

ACÉRICOLES 1,35527 $ L’HECTOLITRE

LAPINS 0,01483 $ LA TÊTE

CHÈVRES 0,19860 $ L’HECTOLITRE DE LAIT

POULETTES 0,00343 $ LA TÊTE


Le processus des résolutions

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PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS


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• Tous les deux ans, le processus s’enclenche afin de déterminer lesgrandes orientations de l’Union.

• Chaque palier a un rôle à jouer dans le traitement et lecheminement des résolutions.

• Les résolutions sont évaluées pour déterminer quelle est l’instancela mieux placée pour la traiter.

– Certaines peuvent être traitées par le syndicat ou la fédération.

– D’autres sont transférées au niveau de la Confédération.



Premier palier : syndicats locaux et syndicats spécialisés régionaux

• Les résolutions sont rarement connues à l’avance.

• Le CA peut proposer des résolutions à l’assemblée.

• Après l’assemblée, le CA doit évaluer les résolutions adoptées pour déterminer le cheminement.



Deuxième palier : fédérations régionales et groupes spécialisés provinciaux

• Les résolutions devraient être évaluées avant d’être débattues en assemblée.

• Après l’assemblée, les résolutions adoptées doivent être évaluées pour déterminer le cheminement.

• Dix résolutions au maximum peuvent être transmises pour étude au Congrès.


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Troisième palier : Confédération

• Le comité des résolutions évalue et regroupe les résolutions.

• Certaines résolutions peuvent être transmises à un comité ou une Table de travail.

• Les résolutions adoptées au congrès général déterminent les orientations de l’Union pour deux ans.




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Résolutions envoyées en cours d’année.

• En dehors du processus annuel, les résolutions doivent êtreacheminées aux Affaires institutionnelles.

• Un porteur professionnel est mandaté pour recommander uncheminement interne et l’affilié en est informé.

• En fonction de l’évaluation, la résolution peut être refusée outransmise à une instance pour information ou pour sontraitement.

LE RÔLE DES PERSONNES-RESSOURCES



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• Le directeur général :

– Agit sous l’autorité du CA mais n’est pas un simple exécutant.

– Participe aux rencontres du CA et CE mais n’en fait pas partie.

– Il voit à l’exécution des décisions prises.

– Est « le pont » entre le CA et la structure permanente (la structure d’exécution).



• Les autres professionnels et cadres ayant un rôle d’appui :

– Offre un soutien aux administrateurs dans l’exécution de leur rôle.

– Recherche et vulgarise l’information; analyse les problématiques.

– Propose des solutions possibles et fourni des avis.

– Mets en œuvre les décisions et les actions.


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Le rôle des personnes-ressources qui accompagnent un CA est particulier.• Le CA demeure l’instance décisionnelle qui est responsable et

imputable. – La ressource offre ainsi un soutien indépendant, dans le respect du pouvoir

décisionnel. – Elle doit miser sur la capacité et l’autonomie des administrateurs à se gérer eux-

mêmes et à assumer leur leadership.– Accompagnent et appuient le travail des administrateurs.– Participent aux CA et aux comités, selon les besoins.– Agissent selon une description de tâches et sous la supervision de son directeur.


QUESTIONS

ÉVALUATION

MERCI DE VOTRE PARTICIPATION!

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