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Excel®  2007

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Sommaire du cours

• Vue d'ensemble : Des données faciles à interpréter

• Leçon : Des données faciles à interpréter

La leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Vue d'ensemble : Des données faciles à interpréter

Votre feuille de calcul contient de nombreuses données, mais savez-vous à quoi correspondent tous ces chiffres ? Les données répondent-elles à vos interrogations ?

Les rapports de tableau croisé dynamique constituent un moyen rapide et puissant d'analyser les données numériques, d'obtenir différentes lectures des données et de répondre aux questions que vous vous posez les concernant.

Dans ce cours, vous allez découvrir comment les rapports de tableau croisé dynamique fonctionnent et comment en créer dans Excel 2007.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Objectif du cours

• Utiliser un rapport de tableau croisé dynamique pour analyser et synthétiser vos données

Leçon

Des données faciles à interpréter

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Des données faciles à interpréter

Imaginez une feuille de calcul Excel contenant des chiffres de vente. Elle se compose de milliers de lignes de données sur les représentants de deux pays différents, ainsi que sur les ventes qu'ils ont réalisées jour après jour.

Cela représente de nombreuses données à gérer, listées ligne après ligne et divisées en plusieurs colonnes. Comment retirer des informations de cette feuille de calcul et comment interpréter toutes les données qu'elle contient ?

Utilisez les rapports de tableau croisé dynamique. Ils convertissent les données en rapports brefs et concis qui vous permettent de savoir exactement ce que vous avez besoin de savoir.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Passer en revue vos données sources

Avant d'utiliser un rapport de tableau croisé dynamique, vérifiez que votre feuille de calcul Excel est correctement préparée en vue de créer un rapport.

Lorsque vous créez un rapport de tableau croisé dynamique, chaque colonne de données sources devient un champ que vous pouvez utiliser dans le rapport.

Les champs synthétisent plusieurs lignes d'informations issues des données sources.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Passer en revue vos données sources

Les noms des champs du rapport proviennent des titres de colonnes de vos données sources. Par conséquent, vérifiez que chaque colonne porte un nom dans la première ligne de la feuille de calcul des données sources.

Les lignes situées en dessous des titres doivent contenir des données similaires dans la même colonne.

Par exemple, le texte doit être dans une colonne, les nombres dans une autre colonne et les dates encore dans une autre colonne. En d'autres termes, une colonne qui contient des nombres ne doit pas contenir de texte, et ainsi de suite.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Passer en revue vos données sources

Pour finir, il ne doit y avoir aucune colonne vide au sein des données que vous utilisez pour le rapport de tableau croisé dynamique.

Il est également préférable qu'aucune ligne ne soit vide.

Par exemple, les lignes vides servant à séparer deux blocs de données doivent être supprimées.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Premiers pas

Voici comment créer un rapport de tableau croisé dynamique.

Utilisez la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique, illustrée ici.

1. Lorsque les données sont prêtes, cliquez dessus.

2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau croisé dynamique, puis encore une fois sur Tableau croisé dynamique. La boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique s'ouvre.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Premiers pas

Voici comment créer un rapport de tableau croisé dynamique.

Utilisez la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique, illustrée ici.

3. L'option Sélectionner un tableau ou une plage est déjà sélectionnée pour vous. La zone Tableau/Plage affiche la plage des données sélectionnées mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez.

4. Cliquez sur OK. 

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Notions de base sur les rapports de tableau croisé dynamique

Voici ce que vous voyez dans la nouvelle feuille de calcul une fois que vous avez fermé la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique .

1

2

D'un côté, se trouve la zone de disposition prête pour le rapport de tableau croisé dynamique.

De l'autre, se trouve la Liste de champs de tableau croisé dynamique. Cette liste affiche les titres des colonnes des données sources. Comme mentionné précédemment, chaque titre correspond à un champ: Pays, Représentant, et ainsi de suite.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Notions de base sur les rapports de tableau croisé dynamique

Créez le rapport de tableau croisé dynamique en déplaçant n'importe quel champ de la Liste de champs de tableau croisé dynamique dans la zone de disposition.

Pour ce faire, activez la case à cocher en regard du nom du champ ou cliquez avec le bouton droit sur un nom de champ et déplacez le champ vers l'emplacement souhaité.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Créer un rapport de tableau croisé dynamique

Vous voici prêt à créer votre rapport de tableau croisé dynamique. Les champs que vous sélectionnez pour le rapport dépendent de ce que vous souhaitez savoir.

Pour commencer : combien chaque personne a vendu ?

Pour obtenir la réponse, vous avez besoin des données sur les représentants et sur leurs chiffres de ventes. Par conséquent, dans la Liste de champs de tableau croisé dynamique , activez les cases à cocher en regard des champs Représentant et Montant de la commande. Excel place alors chaque champ dans une zone par défaut au sein de la disposition.

Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Créer un rapport de tableau croisé dynamique

Vous voici prêt à créer le rapport de tableau croisé dynamique. Les champs que vous sélectionnez pour le rapport dépendent de ce que vous souhaitez savoir.

Pour commencer : combien chaque personne a vendu ?

Pour obtenir la réponse, vous avez besoin des données sur les représentants et sur leurs chiffres de ventes.

Par conséquent, dans la Liste de champs de tableau croisé dynamique, activez les cases à cocher en regard des champs Représentant et Montant de la commande . Excel place alors chaque champ dans une zone par défaut au sein de la disposition.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Créer un rapport de tableau croisé dynamique

Le tableau gris à l'extrême gauche de l'illustration offre une vue conceptuelle de la manière dont le rapport s'affichera automatiquement en fonction des champs que vous sélectionnez.

Les données du champ Représentant (correspondant aux noms des représentants), qui ne contiennent pas de chiffres, sont affichées sous forme de lignes sur le côté gauche du rapport.

Les données du champ Montant de la commande, qui contiennent des chiffres, s'affichent correctement dans une zone sur la droite.

Voici les détails.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Créer un rapport de tableau croisé dynamique

Que vous activiez la case à cocher en regard du champ Représentant avant ou après le champ Montant de la commande n'a pas d'importance. Excel les place automatiquement à l'endroit approprié.

Les champs sans nombre sont placés à gauche tandis que les champs avec nombres sont placés à droite, quel que soit l'ordre dans lequel vous les sélectionnez.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Créer un rapport de tableau croisé dynamique

Voilà, c'est tout. En seulement deux clics de souris, vous pouvez voir en un clin d'œil combien a vendu chaque représentant.

Vous pouvez vous arrêter là même si vous n'avez répondu qu'à une ou deux questions, car un rapport n'a pas besoin d'être complexe pour être utile. Les rapports de tableau croisé dynamique peuvent constituer un moyen rapide d'obtenir une réponse simple.

Ne vous inquiétez pas si votre rapport n'est pas créé correctement. Excel vous permet de faire facilement des essais et de voir comment les données se présentent dans différentes zones du rapport.

Voici maintenant quelques conseils sur le sujet.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Afficher les ventes par pays

Vous connaissez désormais le volume de ventes réalisé par chaque représentant. Toutefois, les données sources englobent des données sur les représentants de deux pays, le Canada et les États-Unis.

Une autre question se pose alors : quel est le montant des ventes pour chaque représentant par pays ?

Pour obtenir la réponse, vous pouvez ajouter le champ Pays au rapport de tableau croisé dynamique en tant que filtre du rapport. Utilisez un filtre de rapport pour vous concentrer sur un sous-ensemble de données du rapport, qui peut souvent correspondre à une ligne de produits, une période ou une région géographique.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Afficher les ventes par pays

En utilisant le champ Pays en tant que filtre du rapport, vous pouvez obtenir un rapport séparé pour le Canada ou les États-Unis, ou choisir d'afficher en même temps les ventes des deux pays.

L'animation montre comment ajouter le champ Pays en tant que filtre de rapport. Cliquez avec le bouton droit sur le champ Pays dans la liste de champs de tableau croisé dynamique, cliquez sur Ajouter au filtre de rapport et prenez-le à partir de là. 

Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Afficher les ventes par pays

En utilisant le champ Pays en tant que filtre du rapport, vous pouvez obtenir un rapport séparé pour le Canada ou les États-Unis, ou choisir d'afficher en même temps les ventes des deux pays.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le champ Pays dans la Liste de champs de tableau croisé dynamique, cliquez sur Ajouter au filtre de rapport et prenez-le à partir de là.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Afficher les ventes par date

Les données sources d'origine ont une colonne d'informations Date de la commande. Par conséquent, il existe un champ Date de la commande dans la Liste de champs de tableau croisé dynamique.

Cela signifie que vous pouvez obtenir les ventes de chaque représentant par date.

Regardez l'animation pour découvrir comment il est possible d'ajouter le champ Date de la commande à votre rapport et de regrouper les données par date afin de créer une vue plus exploitable. 

Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Afficher les ventes par date

Les données sources d'origine ont une colonne d'informations Date de la commande. Par conséquent, il existe un champ Date de la commande dans la Liste de champs de tableau croisé dynamique.

Cela signifie que vous pouvez obtenir les ventes de chaque représentant par date.

Pour ce faire, ajoutez le champ Date de la commande à votre rapport et utilisez la boîte de dialogue Grouper pour regrouper les données par date et créer une vue plus exploitable. 

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Croiser le rapport

Bien que le rapport de tableau croisé dynamique réponde à vos questions, sa lecture prend un peu de temps : il faut le faire défiler pour voir toutes les données de la page.

Vous avez alors la possibilité de croiser le rapport pour obtenir une autre vue plus facile à exploiter.

Lorsque vous croisez un rapport, vous transposez la vue verticale ou horizontale d'un champ, en déplaçant des lignes vers la zone de colonnes ou des colonnes vers la zone de lignes. Cela est très facile à faire.

Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Croiser le rapport

Bien que le rapport de tableau croisé dynamique réponde à vos questions, sa lecture prend un peu de temps : il faut le faire défiler pour voir toutes les données de la page.

Vous avez alors la possibilité de croiser le rapport pour obtenir une autre vue plus facile à exploiter.

Lorsque vous croisez un rapport, vous transposez la vue verticale ou horizontale d'un champ, en déplaçant des lignes vers la zone de colonnes ou des colonnes vers la zone de lignes. Cela est très facile à faire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Et le glisser-déplacer ?

Si vous préférez créer un rapport de tableau croisé dynamique à l'aide de la méthode glisser-déplacer, comme il était possible de le faire dans les versions précédentes d'Excel, il existe encore un moyen de procéder ainsi.

En bas de la Liste de champs de tableau croisé dynamique, se trouvent quatre zones : Filtre du rapport, Étiquettes de lignes, Étiquettes de colonnes et Valeurs.

Comme le montre l'animation, vous pouvez faire glisser des champs vers ces zones pour créer votre rapport.

Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Et le glisser-déplacer ?

Si vous préférez créer un rapport de tableau croisé dynamique à l'aide de la méthode glisser-déplacer, comme il était possible de le faire dans les versions précédentes d'Excel, il existe encore un moyen de procéder ainsi.

En bas de la Liste de champs de tableau croisé dynamique, se trouvent quatre zones : Filtre du rapport, Étiquettes de lignes, Étiquettes de colonnes et Valeurs. Vous pouvez faire glisser des champs vers ces zones pour définir la manière dont ces champs sont utilisés dans le rapport.

L'image montre comment il vous est possible de faire glisser le champ Montant de la commande de la zone Étiquettes de colonnes vers la zone Valeurs afin d'ajouter ce champ à la zone Valeurs du rapport.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Exercices pratiques

1. Créer la zone de disposition du rapport de tableau croisé dynamique

2. Créer un rapport de tableau croisé dynamique

3. Modifier le nom d'un titre

4. Trier le rapport

5. Ajouter un champ au rapport

6. Ajouter un filtre de rapport

7. Croiser le rapport

8. Ajouter le format monétaire au rapport

Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 1

Après avoir créé un rapport de tableau croisé dynamique, vous ne pouvez plus changer sa disposition. (Une réponse possible.)

1. Vrai.

2. Faux.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 1 : Réponse

Faux.

Vous pouvez apporter des modifications à mesure que vous travaillez ou simplement tout recommencer.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 2

Que sont les champs de tableau croisé dynamique ? (Une réponse possible.)

1. Les colonnes des données sources.

2. La zone dans laquelle vous croisez les données.

3. La zone de disposition du rapport de tableau croisé dynamique.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 2 : Réponse

Les colonnes des données sources.

Les titres des colonnes des données sources deviennent les noms des champs que vous pouvez utiliser pour créer un rapport de tableau croisé dynamique. Chaque champ synthétise plusieurs lignes d'informations des données sources.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 3

La liste de champs de tableau croisé dynamique vous permet de savoir quels champs sont déjà affichés dans le rapport. (Une réponse possible.)

1. Vrai.

2. Faux.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Test, question 3 : Réponse

Vrai.

Les champs utilisés dans le rapport sont cochés et leurs noms s'affichent en gras.

Premiers pas avec les rapports de tableau croisé dynamique

Aide-mémoire

Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l' Aide-mémoire.