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Formation Environnement Word 2ème niveau

WORD 2ème niveau Mise en forme d’un document long Vous disposez d’un texte brut auquel vous allez appliquer une mise en forme élégante comme suit :

Ouverture du texte brut et insertion du tableau

Ouvrez le fichier « bilan-texte-brut.docx »

Créez un paragraphe vide après « …communes suivantes : » (touche « Entrée » du clavier) ;

Dans ce paragraphe, exercer-vous à insérer un tableau de plusieurs lignes et plusieurs

colonnes. Vérifiez que vous pouvez tapez du texte dans les cellules et exercez-vous à

modifier la trame de fond et les styles de bordures ;

Vous vous souvenez que vous disposez déjà du tableau à insérer dans un autre fichier. Pour

l’utilisez, supprimer le tableau que vous venez de créer, ouvrez le fichier « Tableau-

Communes-Copavo.xlsx », copiez le tableau et collez-le dans votre document.

Le tableau étant sélectionné : « Outils de tableau » puis « Création » pour accéder aux styles.

Insertion d’image et styles de texte

Insérez l’image « Logo Copavo pour format A4.jpg » en haut du document et centrez-le ;

Placez votre curseur sur les éléments de texte à modifier au moyen des styles accessibles

dans le menu « Accueil » ;

Style « Référence

intense » Style « Sous-titre »

Style « Tableau

simple 4 »

Style « Titre 2 »

Style « Citation »

2 colonnes

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Paragraphe en 2 colonnes.

Avant de mettre le dernier paragraphe de la page en 2 colonnes :

Créer un paragraphe vide en dessous (touche « entrée » du clavier) ;

Insérez un saut de page dans ce paragraphe vide (menu « Insertion ») ;

Affichez tous les caractères (caractères invisibles et symboles masqués de mise en forme) et

interprétez ce que vous vouez :

Astuce : le saut de page sert à établir une séparation nette avec

la suite du document, et ainsi éviter d’éventuels problèmes de

formats qui ont tendance à se reproduire ou à interférer.

Sélectionnez le paragraphe à mettre en 2 colonnes et allez dans

le menu « Mise en page ». Jouez au besoin sur les intervalles

pour éviter le débordement sur la page suivante.

Entêtes et pieds de pages.

Nous allons maintenant ajouter les lignes à répéter automatiquement en haut de chaque page

(entête) et en bas de chaque page (pied de page). Nous souhaitons toutefois que la première page de

notre document soit une page de garde et qu’elle n’affiche donc ni entête ni pied de page.

Placez le curseur dans la page 2, menu « Insertion » puis « entête ».

Cochez la case « Première page différente » ;

Sélectionnez une entête vide (première entrée de la liste) ;

L’entête de la page 2 doit apparaitre sélectionnée (grisée). Sans placer le curseur, tapez

directement « COPAVO – Communauté de Communes Pays Vaison Ventoux » ;

Appliquez à cette entête le style « Emphase intense » et centrez-la ;

Double-cliquez dans le corps du texte pour sortir de l’entête qui doit apparaitre grisée.

Vérifier que l’entête n’apparaisse pas dans la première page, mais bien sur les suivantes (on

créant par exemple autant de lignes que nécessaire).

Nous allons procéder de même pour le pied de page, en choisissant cette fois la deuxième

entrée de la liste : « Vide (3 colonnes) » ;

Le pied de page laisse apparaitre 3 fois « [Tapez ici] » : le premier aligné à

gauche, le second tabulé en milieu de page sur un taquet centré, et le

troisième tabulé sur un taquet centré confondu avec la marge de droite ;

Le curseur est déjà positionné sur le 1er « [Tapez ici] ». Tapez directement votre nom ;

Avancez à la tabulation suivante et tapez « Exercice formation Word » ;

Avancez à la dernière tabulation. A cet endroit, nous souhaitons insérer « Page X sur Y » avec

une numérotation automatique (on ne peut donc le taper manuellement) :

- Revenez dans le menu « Insertion », bloc « entête et pied de page » et cliquez sur la

3ème icône « Numéro de page » ;

- Choisissez « Position actuelle » puis déroulez la liste de choix jusqu’à « Page X sur Y ».

Sélectionnez toute la ligne de pied de page pour lui donner le style « Emphase intense » ;

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Double-cliquez sur la page pour sortir du pied de page et procédez aux mêmes vérifications

que pour l’entête.

Dans la deuxième page :

Appliquez le style « Citation intense » aux titres « Les Espaces Multimédia » et « Services

Proposés » ;

Ajoutez un paragraphe vide en fin de page et insérez un saut de page ;

Mettez les deux paragraphes entre les titres en 2 colonnes ;

Insérez l’image « Image.jpg » en haut à gauche du 2ème paragraphe ;

Nous constatons que le texte commence trop près sous l’image, ce qui est disgracieux. Nous

souhaitons définir un espace de 0,5 cm entre l’image et le texte en dessous.

Pour cela, affichez les options de

disposition (le petit bouton en

haut à droite de l’image), puis tout

en bas sur « Afficher plus… » ;

Dans « Habillage du texte »,

sélectionnez 0,5cm en bas.

Enregistrez dans un dossier à votre nom, sous le nom « copavo.docx », le résultat final qui doit

ressembler à ceci :

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Etoffer un document long Dans le document que nous venons de réaliser, nous avons défini la présentation générale. Il est

maintenant possible d’y ajouter des éléments de texte en provenance d’autres sources avant

d’uniformiser la présentation.

A la fin du document, ajouter un saut de page afin de créer une troisième page ;

Ouvrez le fichier « Faux-texte.docx » et copier tout son contenu ;

Coller ce contenu dans votre document à partir de la page 3 ;

Vérifier que les entêtes et pieds de page se reproduisent correctement ;

Enregistrez ce document sous le nom « copavo-long.docx ».

Vérifiez que le texte ajouté présente les

différences suivantes : police, taille de police,

interlignage, espacement entre paragraphes,

styles de titres.

Nous allons donc uniformiser la présentation.

Pour cela, choisissez un paragraphe

représentatif dans le début du texte et placez-

y le curseur.

Notez la police te la taille de police ;

Menu « Accueil », bloc « Paragraphe »,

cliquez sur la petite flèche en bas à droite ;

Notez les retraits (éventuellement le

retrait de première), les espacements

avant et après les paragraphes, et

l’interligne ;

Notez le « Niveau hiérarchique » dans

« Général », ici « Corps de texte ». Après avoir

fermé cette fenêtre, essayez sur le titre

« Territoire » en page 1. Que constatez-vous ?

Sélectionnez la totalité du texte ajouté et reproduisez les options ci-dessus ;

Sélectionnez ensuite chaque titre de paragraphe et appliquez-leur alternativement les styles

« Titre 2 » et « Titre 3 » ;

Sélectionnez chaque paragraphe (cors de texte) individuellement pour les mettre en deux

colonnes. Pourquoi ne peut-on pas le faire en une fois ?

Affichez tous les caractères et vérifiez les sauts de section encadrant les paragraphes.

Important : avant de mettre en forme un document, pensez à prendre connaissance de

l’éventuelle charte graphique appliquée dans votre collectivité.

Une charte graphique ou cahier des normes graphiques est un document de travail qui précise

les règles à observer pour respecter l'identité graphique de la collectivité.

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Table des matières automatiques Placez le curseur dans un titre de style « Titre 2 » et vérifiez le niveau hiérarchique. Celui indique

« Niveau 1 ». Vérifiez de même qu’un titre de style « Titre 3 » est de niveau 3. Les niveaux dans les

deux cas sont grisés car ce sont des caractéristiques non modifiables associés aux styles. Si les titres

avaient été formatés manuellement, sans recours aux styles, les niveaux seraient modifiables ici.

Les niveaux hiérarchiques servent à l’insertion d’un sommaire automatique :

Placez votre curseur en fin de document dans un paragraphe vide ;

Menu « Références », puis « Table des matières » (1ère icône à gauche) ;

Choisir dans les tables prédéfinies la « Table automatique 1 » ;

Le sommaire apparait ainsi :

L’arborescence des titres respecte les niveaux hiérarchiques : les titres de niveau 3 apparaissent

comme un sous-paragraphe des titres de niveau 2. Le titre de la table (« Table des matières ») peut

être modifié.

Les modifications dans le document ne sont pas automatiquement mises à jour dans la table des

matières. Pour cela, il suffit de cliquer dessus, ce qui fait apparaitre l’onglet suivant :

Après avoir cliqué sur « Mettre à jour la table… », choisir entre les numéros de page uniquement ou

toute la table si des modifications concernent le contenu des titres.

Enfin, on peut opter pour une table manuelle qui ne sera bien sûr pas modifiable automatiquement :

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Le publipostage Le principe du publipostage repose sur l’association de deux sources :

Un document de base (par exemple une lettre à reproduire pour un grand nombre de

destinataires différents) ;

Une source de donnée (par exemple un tableau des destinataires avec leurs adresses

postales, mais aussi leurs civilités – Madame, Monsieur – etc.)

On l’utilise pour créer un même document à

l’intention de différentes personnes.

Le publipostage consiste à reproduire un

document de base en autant d'exemplaires qu'il

y a de destinataires, chaque exemplaire

comportant un contenu spécifique à son

destinataire (dans le cas d’une lettre par

exemple : nom, adresse, civilité, formule de

politesse, etc., mais aussi toute information

personnalisable dans le corps de la lettre).

Terminologie Le « document de base » comporte des « champs » (ou « champs de fusion ») qui sont les endroits du

document destinés, lors de la « fusion », à être remplacés par les données correspondantes de la

« source de données ». Chaque destinataire de la base de données est un « enregistrement ». Les

« lettres-types » constituent le résultat de la fusion-publipostage. Elles peuvent être imprimées de

suite ou être sauvegardées sous la forme d’un document fusionné en vue d’une expédition ultérieure.

Publipostage sous Word 2016 Word accepte, entre autres, des sources de données Word, Excel ou Access.

Dans l’exemple ci-dessus, la source de données est un fichier Excel qui comporte un champ par

colonne et un enregistrement par ligne. Lors de la fusion, les champs de fusion du document sont

remplacés par les données de chaque enregistrement, générant un nombre égal de lettres-types.

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Le publipostage nécessite une analyse préalable des besoins en informations du document principal

afin de créer une source de données comportant toutes les informations nécessaires. Les champs

évidents comme Madame ou Monsieur peuvent en effet ne pas suffire. Prenons par exemple la

phrase suivante dans le corps du texte :

« …vous avez certainement déjà été sensibilisé(e) à la problématique de…

Le « (e) » suivant « sensibilisé » est désormais du plus mauvais effet avec les outils de publipostage

modernes. Dans cet exemple, ce mot devrait s’accorder automatiquement au destinataire.

Pour des raisons pratiques évidentes, on limitera au maximum le recours aux personnalisations dans

le document de base par une rédaction appropriée (ex. : « …vous êtes certainement déjà sensible à la

problématique de… »). Quand ce n’est pas possible, deux possibilités s’offrent à nous : selon le cas

soit créer une règle pour définir des éléments de texte conditionnels (voir « étape 6 »), soit prévoir la

partie personnalisable comme « champ » dans la source de données.

Étape 1 : rédiger le document de base Le publipostage exige un minimum d'organisation. Il est préférable de commencer par la rédaction

du document principal où viendront s'insérer les champs de fusion.

Ce document principal peut également être un document déjà existant et sauvegardé. Il faut alors

commencer par l'ouvrir dans Word, comme le fichier « Convocation.docx » prévu pour cet exercice.

Étape 2 : démarrer la fusion et le publipostage L'onglet Publipostage affiche les groupes d'outils ci-dessous :

Le premier groupe « Créer » permet de créer spécifiquement des

enveloppes et des planches d’étiquettes. Seul le format de sortie

diffère, les manipulations sont les mêmes que l’exercice ci-après

que nous allons réaliser pour une lettre.

Dans « Démarrer la fusion et le publipostage », Word propose 5

documents de base : lettres, messages électroniques, enveloppes,

étiquettes, répertoire et document Word normal. Choisissez

Lettres.

En bas du menu déroulant de ce menu se trouve un assistant qui

vous guide, pas à pas, en 6 étapes (image ci-contre). C’est un

héritage des anciennes versions de Word. Son usage n’est pas

obligatoire, d’autant que les menus sont aujourd’hui beaucoup plus

intuitifs.

Actions à

réaliser

Etapes

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Étape 3 : sélection des destinataires C'est à cette étape que nous allons définir le lien entre le document principal et la source de données

qui contient les destinataires. Word accepte de nombreux types de sources de données (Word, Excel,

Access…). Nous allons utiliser un tableau Excel.

Ouvrez le fichier « Publipostage-Mairies-Copavo.xlsx » et choisissez « Utiliser une liste existante… »

dans le menu déroulant du bouton « Sélection des destinataires ».

Nota : On dispose à ce stade de deux autres options : « Sélection à partir des contacts Outlook » à

condition d’utiliser Outlook comme gestionnaire de courriel, ou « Saisie d'une nouvelle liste » pour

saisir entièrement une liste dans une grille Word (qu’il faudra sauvegarder au format .mdb).

Étape 4 : modifier la liste des destinataires (si besoin) Une boîte de dialogue permet d’exclure des destinataires en les décochant :

On voit qu’on peut également trier les enregistrements (choisir l’ordre des documents de sortie) ou

les filtrer (sélection des enregistrements en fonction de certains critères). Par exemple, ci-dessous,

on sélectionne les « Madame » uniquement. On choisit le champ à comparer, la règle de

comparaison (égal à, supérieur ou inférieur à, etc.) et enfin le critère de choix :

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Étape 5 : insérer les champs de fusion C'est à cette étape qu’on insère dans le texte les champs de fusion issus de la source de données.

Placez votre curseur dans le texte à l’endroit où le champ doit apparaitre

Cliquez sur « Insérer un champ de fusion »

Choisissez le champ dans la liste déroulante

Répétez l'opération pour tous les champs requis sans omettre d’ajouter manuellement les

espaces lorsque c’est nécessaire (par exemple, classiquement, entre les champs « Code

postal » et « Ville »).

Word vous propose des éléments pré-formatés comme le bloc d'adresse ou la formule d'appel

(« Madame, Monsieur, »). Le bloc d’adresse doit préalablement être paramétré à partir des champs

de la source de données :

Étape 6 : fonctionnalités optionnelles

La correspondance des champs permet le cas

échéant de faire correspondre des champs qui

n’ont pas le même libellé dans un document

source et la base de données qui lui a été

associée, par exemple « Code postal » et « CP ».

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Les règles permettent d’ajouter des éléments conditionnels dans le document fusionné.

Par exemple, la règle « Si… Alors… Sinon » ouvre la boîte de dialogue ci-après :

On retrouve le filtre Nom du champ + Elément de comparaison + Comparer avec :

En fonction du résultat du filtre, un des textes suivants sera inséré dans le document fusionné à

l’endroit du curseur qu’on a évidemment pris soin de placer avant de cliquer sur « Règle » !

Étape 7 : terminer et fusionner Trois choix sont proposés :

Modifier des documents individuels. Ce choix entraîne la création du document fusionné

comportant autant de pages que de destinataires. Il peut être sauvegardé pour une

utilisation ultérieure ;

Imprimer les documents, pour une impression immédiate ;

Envoyer des messages électroniques, pour un envoi immédiat avec un logiciel de messagerie

paramétré (type « Outlook »).

Le premier choix « Modifier des documents individuels » est préférable. Il permet une vérification

rapide de chaque lettre afin de déceler les éventuels problèmes de mises en pages (suite à des

entrées trop longues dans certains champs, des adresses manquantes, etc.)

Il est bien sûr souhaitable de sauvegarder le document principal qui comporte les champs de fusion

et le lien avec la source de données.

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Le publipostage par étiquettes Dans l’exemple précédent, nous avons réalisé un

publipostage en insérant les champs de fusion directement

dans le document. On peut cependant avoir besoin de créer

des planches d’étiquette autocollantes, par exemple lorsque

l’envoi porte sur des imprimés non modifiables.

La procédure est identique à quelques détails près. Dans le

menu initial « Démarrer la fusion et le publipostage », choisir

« Etiquettes »…

Régler le cas échéant les informations sur l’imprimante, puis la description des étiquettes. Celles-ci

sont désignées par un fournisseur et un numéro de référence mentionnés sur la boîte. Si la référence

n’est pas listée (cas rare mais possible), cliquer sur « Nouvelle étiquette » pour créer de toutes pièces

un nouveau modèle.

Un assistant apparait alors pour définir

toutes les cotes.

Attention, ne pas confondre la

dimension d’une étiquette avec les pas

(horizontal et vertical). Le pas calcule la

distance entre chaque même bord de

deux étiquettes, par exemple entre

deux bords gauches pour le pas

horizontal (inclut le cas échéant

l’espace entre étiquettes).

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Une fois le format choisi, le document affiche un tableau vide aux dimensions appropriées.

Après la sélection des destinataires, toutes les étiquettes affichent alors la mention « enregistrement

suivant », sauf la première. A ce stade, c’est normal. C’est dans cette première étiquette uniquement

qu’on insèrera les champs, comme précédemment. Le résultat apparait alors ainsi :

La dernière étape spécifique à la planche

d’étiquettes consiste à reporter les

enregistrements suivants dans les

étiquettes suivantes. Pour cela, cliquer sur

« Mettre à jour les étiquettes ».

Le résultat final se présente ainsi :

Et après la fusion :

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Exercices

En utilisant le fichiers « Convocation.docx » et « Mairies-Copavo.xlsx », réalisez successivement les

fusions suivantes :

1. Fusion simple avec remplacement des champs destinataires ;

2. Idem ci-dessus avec remplacement du mot « invité(e) » par un champ adéquat prévu dans la

source de données ;

3. Idem ci-dessus en utilisant la fonction « Si… Alors… Sinon » à la place d’un champ.

Réalisez ces exercices en utilisant les outils du menu publipostage, et au moins un en utilisant

l’assistant pas à pas (ci-dessous).

L’Assistant fusion et publipostage pas à pas (en 6 étapes) Enfin, pour les moins assurés, il reste la possibilité de se laisser guider par l’assistant (bouton

« Démarrer le fusion et le publipostage », tout en bas de la liste déroulante). L’assistance s’effectue

en 6 étapes. On peut toujours passer à l’étape suivante ou revenir à la précédente :

1ère étape, « Sélection du type de document » : précisez le type du document de base (par

exemple : « Lettres »). Cliquez en bas du volet sur « Suivante » ;

2ème étape, « Sélection du document de base » : précisez le fichier contenant le document

de base. S’il est déjà ouvert, choisir « Utiliser le document actuel ». En choisissez l’une des

deux autres options, le document actif est remplacé. Cliquez en bas du volet sur

« Suivante » ;

3ème étape, « Sélection des destinataires » : choisir « Utilisation d’une liste existante » ouvre

l’explorateur de fichiers. A partir de cette étape, les deux documents (Document de base et

Liste des destinataires) sont liés ;

4ème étape, « Ecriture de votre lettre » : elle permet d’ajouter un bloc d’adresse, une

formule d’appel ou d’autres éléments ;

5ème étape, « Aperçu de vos lettres » : elle permet une dernière vérification lettre par

lettre, et le cas échéant d’en exclure ;

6ème étape, « Fin de la fusion » : permet d’imprimer la fusion ou encore de modifier les

lettres individuelles.

Création d’une planche d’étiquettes Créez une planche d’étiquettes de marque Avery, modèle L7159, issue de la même source de

données que pour l’exercice ci-dessus.

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