Présentation d’EndNote – Histoire

Session : Automne 2016Module : HistoireCycle : BaccalauréatAuteur de la formation : Jean-François Rioux, UQAR

Définition

EndNote est un logiciel de gestion bibliographique permettant la création, puis la gestion d’une bibliothèque de références bibliographiques.

*Sorte de « base de données de références bibliographiques »

Comment se procurer EndNote

Emprunter le cédérom au comptoir du prêt de la bibliothèque pour ensuite le télécharger sur son poste (48 heures).

Le télécharger sur son poste de travail à partir de la page d’accueil de la bibliothèque sous l’onglet « Utiliser les services / EndNote / Se procurer EndNote »

Création d’une nouvelle bibliothèque EndNote

Une fois le logiciel EndNote téléchargé sur son poste :

Ouvrir le disque local (C:)

Ouvrir Program Files

Ouvrir EndNote X7

Cliquer sur l’icône endnote.exe

À l’ouverture de la fenêtre « Getting started with EndNote » choisir « Create a new library »

Lui attribuer un nom et l’enregistrer à l’endroit de son choix (fichier .enl)

Automatiquement, un dossier (.Data) portant le même titre que la bibliothèque EndNote sera créé et enregistré. Lors de la copie et du

transfert de la bibliothèque, il sera aussi important de copier ce dossier (.Data).

Alimentation d’une bibliothèque EndNote

Trois (3) modes d’alimentation

I- Exportation directe via catalogues et bdd

II- Importation directe depuis EndNote à partir des fichiers de connexion (Online Search ou Online Search Mode)

III- Saisie manuelle

I-En consultant les bases de données et les catalogues de bibliothèque et en exportant les références retenues vers EndNote :

-« exportation directe » pour la grande majorité des bases de données

-« exportation indirecte » nécessitant l’utilisation de filtres de transfert (de moins en moins vrai)

!!! Le format « RIS » est un format de référence bibliographique permettant l’importation directement dans EndNote.

Exemple 1   : Exportation directe

Base de données Érudit

[Titre, résumé, mots-clés] : «   Nouvelle-France   »

+ limitation à « Articles »

Résultats : 205 notices

Sélectionner les 10 premières notices

Cliquer sur « Enregistrer votre sélection »

Dans le menu du haut, cliquer sur « Vos notices »

Resélectionner les 10 notices

Dans le menu de gauche, cliquer sur « Exporter les notices dans EndNote »

Importance de valider les notices exportées !

Lors d’un transfert de références, celles-ci sont toujours versées dans « All References » ainsi que dans le groupe temporaire « Imported References » pour validation.

Valider quoi ?

-type de référence

-la forme des noms d’auteurs

-les mots-clés (keywords)

-les caractères accentués et caractères d’encodage

Exercice   1: Lier fichier PDF

*Possibilité d’attacher jusqu’à 45 fichiers (PDF, Word, Excel, etc. à une même référence !

Je veux lier un fichier pdf à la notice « La Vallée laurentienne »

Ouvrir la référence et la sauvegarder en format PDF

Sélectionner la référence

Dans la barre d’outils, sélectionner « References / File Attachments / Attach File »

Utiliser la fonction « Parcourir » pour localiser et sélectionner le fichier à joindre

Montrer l’ajout du « trombonne »

Dans « Edit / Preferences / URLs & Links » vérifier que la case est cochée

*Montrer qu’il est aussi possible de rechercher automatiquement les Fichier PDF disponibles.

Sélectionner les références pour lesquelles nous voulons attacher le PDF

Menu « References / Find Full Text »

Montrer le champ DOI

Exercice   2: Créer une référence à partir de l’importation d’un fichier PDF

File

Import - File

Utiliser la fonction « Parcourir » pour localiser et sélectionner le fichier à joindre : « Dévotion populaire … »

Dans « Import Option », sélectionner « PDF »

Cliquer sur « Import »

Exercice 3   : Insérer une image

Je désire insérer une image

Sélectionner la référence

Dans le bordereau, se positionner dans le champ « Figure » et cliquer avec le bouton droit de la souris sur « Figure / Attach figure… »

Utiliser la fonction « Parcourir » pour localiser et sélectionner le fichier à joindre

Montrer l’ajout du « crochet »

Exemple 2   : Exportation directe via fichier .RIS

Base de données Académic Search Complete

[Titre] : «   New France   »

Résultats : 136 notices

Sélectionner les 5 premières notices et les « Ajouter au dossier »

Dans le dossier, sélectionner toutes les références

Dans le menu de droite, choisir « Exporter / Direct Export au format RIS… »

Cliquer sur le bouton « Sauvegarder   »

2-Importation directe via des « Fichiers de connexion » (Bouton « Online Search Mode »)

Limites :

Recherche offrant moins de fonctionnalité et d’options de recherche et de limitation que si on passait directement par les catalogues ou les bases de données.

Dans le menu du haut, cliquer sur le bouton raccourci « Online Search   Mode »

La liste des fichiers de connexion apparaît.

Exemple   3   : Online Search

Dans le menu déroulant des fichiers de connexion, sélectionner « UQAR »

Dans le champ Auteur chercher Goyette, Julien (pas de guillemets)

Résultats : 6 notices

Sélectionner les 6 notices

Je les sélectionne et fait « Copy Reference To »

Les références sont automatiquement enregistrées dans la bibliothèque.

3-En saisissant manuellement dans EndNote les références désirées dans un bordereau de saisie (ex. Eureka.cc et Repère)

Exemple 4   : Recherche dans «   Eureka   »

Limiter la recherche au journal « Le Soleil »

Dans la boîte de recherche : Titre chercher «   Nouvelle-France   ».

Résultats : 447 notices

Voir la 2e notice « Marie Guyart de l’Incarnation »

Copier la notice

Ouverture d’un bordereau de saisie

1-Dans la barre d’outil, cliquer « References / New references » ou encore, cliquer sur le bouton raccourci « + »

Choisir parmi les 46 types possibles, celui le plus approprié « Journal Article »

Coller la notice dans un des champs et redistribuer aux bons endroits.

Respecter les quelques règles de saisie.

Une fois la saisie terminée, fermer le bordereau en cliquant sur le plus petit des deux « x » en haut, à droite de l’écran et les données seront sauvegardées automatiquement.

!!! Tous les champs d’un bordereau n’ont pas besoin d’être rempli mais le niveau de détail fourni jouera dans la gestion des notices présentes dans la bibliothèque (au niveau de la recherche notamment) *Au besoin, sélectionner l’option « Hide Empty Fields pour masquer les champs non remplis.

Gérer ses références

Modifier les titres des colones (Author, Title, etc.)

La fenêtre de visualisation affiche par défaut certains champs dans un ordre défini.

Il est possible de changer cet ordre et le type de champs.

Dans la barre d’outils, sélectionner « Edit / Preferences / Display fields »

!!! La seule possibilité ici de « franciser » certains éléments de l’interface

Trier des références selon certains critères

Cliquer sur le titre des colonnes.

Gérer des groupes

Il est possible de créer jusqu’à 500 groupes (ou ensembles bibliographiques)

!!! Une même référence peut être placée dans plusieurs groupes (le nombre total de références dans le groupe « All References » n’en sera pas modifié).

Quelques types de groupes

o Groupes réguliers (Groups)

Exemple 5 : Nouvelle-France

o Ensemble de groupes (Group Set)

Exemple   6 : Session Automne 2016 / Québec contemporain / Historiographie

o Groupes avec critères prédéfinis (Smart Groups)

Exemple   7 : Critère [Title] OR [Author] = Arborescences

Supprimer une référence

Sélectionner la ou les références à supprimer

Avec le bouton droit de la souris, choisir « Cut »

ou encore « Move References to Trash »

Rechercher à l’intérieur de sa bibliothèque EndNote

Recherche simple (Quick Search)

Recherche avancée

Dans le menu déroulant du haut, sélectionner « Search Whole Libray »

Saisir les termes de recherche dans les champs souhaités

Style bibliographique

Possibilité de choisir parmi plus de 4 500 styles

Par défaut, les 100 plus populaires sont installés

Par défaut c’est le style « Annoted » qui est actif

Si le style désiré ne se trouve pas dans les 100 installés dans EndNote, il est possible d’en télécharger d’autres à partir de la page Web d’EndNote et sur le site Web de la bibliothèque de l’UQAR.

!!! Attention, les styles doivent être sauvegardés dans le dossier « Styles » du répertoire EndNote (Poste de travail / Disque local (C: / Program Files / EndNote x7 / Styles)

Le choix du style bibliographique affecte :

-Ordre et style de rédaction

-Manière dont les auteurs sont cités dans le texte

-Mise en page et classement des réf. dans une bibliographie

-Règles de rédaction d’une note de bas de page.

Modifier le style bibliographique

Sélectionner la ou les références

Choisir un style bibliographique dans la liste déroulante

Voir le résultat en cliquant sur l’onglet « Preview » de la fenêtre de prévisualisation

Partager des références

Par courriel

1-Ouvrez votre bibliothèque

2-Créer un groupe et y déposer les références à transférer

3-Sélectionnez File – Compressed Library7 (.enlx)

4-Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez les options de transfert désirées

5-Cliquez sur Next puis spécifiez le nom et l’emplacement du fichier

!!! Attention, si vous avez une bibliothèque du même nom que le fichier .enlx, elle sera écrasée à l’ouverture du fichier compressé !!!

Avec EndNote Web

1-Créer un compte EndNote Web (u…6..3.$)

2-Dans la version logicielle d’EndNote, cliquez sur Tools - Sync

3-Comparer les deux versions

Insérer des références et une bibliographie dans un texte Word

Exemple   8 : Ajouter une référence en corps de texte

Ouvrir le fichier Word

Se positionner à l’endroit précis où l’on veut insérer une référence.

Cliquer dans la barre d’outils sur l’onglet « EndNote »

Cliquer sur « Insert Citation »

Rechercher un mot-clé

Ou

Sélectionner la référence voulue directement dans EndNote

Revenir dans le fichier texte

Cliquer sur « Insert Citation »

Choisir « Insert Selected Citation(s) »

Exemple 9   : Modifier une référence en corps de texte

!!! Attention, ces modifications ne seront pas prises en compte dans la bibliographie

*Je veux que la mention de page soit indiquée

Dans le document Word, cliquer sur la référence à modifier.

Cliquer sur « Edit & Manage Citation(s) »

Effectuer les modifications souhaitées

Cliquer sur « Update Citations and Bibliography »

Exemple 10   : Insérer une référence bibliographique sans référence dans le texte

Ouvrir le fichier Word

Se positionner à l’endroit précis où l’on veut insérer une référence en bibliographie

Cliquer dans la barre d’outils sur l’onglet « EndNote »

Cliquer sur « Insert Citation / Find citation… »

Rechercher le mot- clé « Charte des droits et libertés »

Sélectionner la citation voulue et choisir « Insert in Bibliography Only

Exemple 11   : Créer une bibliographie indépendante d’EndNote

Sélectionner dans la bibliothèque les références voulues.

Faire Edit / Copy formatted

Retourner dans la bibliographie Word et coller