22 avril 2023

Formation en situation d’urgence

Briefing général – [nom de l’urgence]

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Sommaire

Objectifs de la formation Qu’est-ce qu’ACF Organigramme Gestion de la sécurité en mission Responsabilités des chauffeurs ACF Communication Avances de trésorerie Gestion des stocks Cotations GPS

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Objectifs de la formation

L’objectif de cette formation est de présenter aux personnes recrutées par ACF dans un contexte d’urgence les principes opérationnels de base de l’organisation

Ces diapositives peuvent être utilisées pour la préparation d’enquête ou d’évaluation (incluant toutes les catégories de personnel) et/ou pour des personnels spécifiques (assistant logistique, chauffeur…)

En résumé, le but de cette présentation est de diffuser les informations principales permettant aux nouveaux employés de connaître les règles et principes d’intervention d’ACF

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Qu’est-ce qu’ACF?

ACF est une organisation humanitaire, professionnelle et non gouvernementale

Cette organisation est privée, apolitique, non confessionnelle et sans but lucratif

ACF a été fondée en 1979

Mandat: lutter contre la faim et la malnutrition Secteurs d’intervention: sécurité alimentaire,

eau- assainissement et hygiène, santé et nutrition

Implication dans la défense des droits fondamentaux des personnes en détresse

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Secteurs d’intervention d’ACF Nutrition et santé

Sauver des vies en réduisant les risques de mortalité liés à la malnutrition sévère. Prévenir et traiter les maladies infectieuses avec prise en charge médicale dans le cadre de la lutte contre la malnutrition

Sécurité alimentairePréserver, renforcer/restaurer l’autosuffisance alimentaire des personnes vulnérables

Eau, assainissement et hygiène (EAH)Faciliter l’accès à une eau propre et à un environnement sanitaire permettant la survie et le développement des personnes

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Organigramme

CHEF DE MISSION

ADMIN. LOG. COORD. EAHCOORD.

SECURITE ALIMENTAIRE

COORD. NUTRITION

ASSISTANT ADMIN.

ASSISTANT LOG. ASSISTANT EAHASSISTANT SECURITE

ALIMENTAIRE

ASSISTANT NUTRITION

COMPTABLE, CAISSIER…

CHAUFFEURS, GARDES…

PROMOTEURS, FOREURS…

DISTRIBUTEURS, MONITEURS…

INFIRMIERS, SURVEILLANTS

DE PHASE…

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Gestion de la sécurité en mission: pourquoi ?

Objectifs des règles de sécurité:- Garantir des conditions de sécurité pour les membres de

l’équipe et le projet- Réduire les risques liés à la mise en place du projet

Risques:- Problème médical, accident de transport…- Attaque sur les personnes, vol de matériel…- Morsure d’animaux…- Zone de conflit, dommages collatéraux…

OBJECTIF DES REGLES DE SECURITE = REDUIRE/ETRE PREPARE AUX RISQUES

RESPECT ABSOLU DES REGLES = OBLIGATOIRE POUR LA SECURITE DE CHACUN

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Sécurité en mission – règles de base

Plannification/suivi des mouvements:- Qui est où et quand ?- Plannification quotidienne: gérée par la base, 1 responsable- Chaque jour: planning des mouvements pour le lendemain

Communication:- Communication quand arrivée ou départ d’un lieu (SMS)- Communication sur la situation dans la zone si nécessaire- 1 responsable par équipe- Toujours avoir la liste de contacts et/ou le constant companion

Gestion du temps:- Respect des horaires- Mouvements autorisés uniquement de jour- Information sur tout retard ou changement d’itinéraire, explication des

raisons du retard/changement- Point téléphonique obligatoire: 7:00 am/ 12:00 midi/ 7:00 pm

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Sécurité en mission – règles de base

Comportement et visibilité:- Nous représentons ACF et ses valeurs: non

confessionnelle, apolitique et indépendante- Nous respectons les lois du pays- Nous portons toujours une carte d’identité ACF et de la

visibilité ACF

Si un incident survient:- Identification: nature de l’incident, personnes impliquées,

incident clos ou encore en cours, mesures de sauvegarde prises

- Rapport immédiat au responsable

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Sécurité en mission - responsabilités

La gestion de la sécurité est une responsabilité partagée par TOUS les membres de l’équipe.

- Chef de mission: responsabilité d’ensemble- Coordinateur logistique: en charge du suivi des équipes,

du respect des règles de sécurité…- Responsable d’équipe: en charge des contacts

téléphoniques, de la communication sur les potentiels changements d’itinéraire…

- Chaque membre de l’équipe: responsabilité individuelle (bon sens)

En cas d’évacuation: toujours se conformer aux ordres, ne jamais les discuter sur le moment.

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Transport – responsabilités des chauffeurs

Passagers:- Nombre de places = nombre de passagers- Ceinture de sécurité obligatoire pour tous les passagers- Passagers uniquement ACF (pas de police ou de militaire,

pas d’arme à bord…)

Vitesse:- Vitesse adaptée au contexte (village, asphalte…)- Vitesse en ville/village: 50 km/h, route goudronnée:

90km/h- Respect des règles du pays

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Transport – responsabilités des chauffeurs

Chargement:- Le chauffeur est en charge de la sécurité du matériel transporté

(chargement/déchargement)- Pas de surpoids- Toujours avoir les documents de transport requis (bon de

livraison)

Véhicule:- En charge du contrôle technique quotidien du véhicule et de

l’équipement embarqué- Toujours avoir les documents administratifs requis (assurance,

permis de conduire, ordre de mission…)- S’assure que le kit de premiers secours/malle d’urgence/ réserve

d’eau/réserve de carburant sont à bord- S’assure que le plein de carburant est effectué/ que les

documents concernant l’itinéraire sont à bord

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Communication

Communication par téléphone cellulaire:- ACF assure la fourniture de crédits téléphoniques si nécessaire- Les crédits téléphoniques sont à usage professionnel uniquement- S’assurer que votre téléphone contient toujours le nombre minimale

de crédits permettant d’appeler/ d’envoyer un SMS en cas d’urgence- S’assurer que votre batterie de téléphone est suffisamment chargée

Communication par téléphone satellite:- 1 téléphone satellite par équipe avec 1 responsable- Vérification quotidienne de la batterie et rapport quotidien

d’utilisation pour le coordinateur logistique- S’assurer de toujours capter un réseau (via une antenne de toit par

exemple)- Utiliser de manière discrète, à l’abri des regards, surtout ceux des

autorités- Utiliser en cas d’urgence ou lorsque le réseau cellulaire n’est pas

couvert

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Communication

Toujours être dans un espace ouvert pour passer ou recevoir un appel !

ARBRES

CONSTRUCTIONS

SATELLITE

TELEPHONE SATELLITE

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Avances de trésorerie

Pour les achats, les déplacements… ACF effectue des avances de trésorerie pour ses employés

Votre supérieur hiérarchique doit valider votre demande d’avance

Les avances de trésorerie sont effectuées par l’administrateur

Les avances de trésorerie sont justifiées à l’administrateur en contrepartie de facture et/ou de reçu de paiement

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Avances de trésorerie

Qu’est-ce qu’une bonne facture ?

- Papier à entête du fournisseur avec mention du nom, de l’adresse, du n° de téléphone, du n° fiscal…

- Nom de l’acheteur: Action Contre la Faim- Détail des produits achetés (description,

quantité, prix unitaire)- Prix total à payer et devise- Tampon du fournisseur

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Gestion des stocks

Pourquoi faut-il assurer un suivi des stocks ?- Pour être réactif quant à la mise en place des

programmes- Pour éviter pertes et vols

Sélection d’un entrepôt:- Accessibilité (voiture et camion…)- Proximité d’infrastructures routières, port…- Ventilation: endroit sec et bien ventilé- Sécurité: pas de vitre brisé, porte fermant parfaitement,

toit en bon état, sol plat et solide- Maintenance: espace sain et facile à nettoyer

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Gestion des stocks - formats

Fiche de stock:- c’est la carte d’identité de chaque produit stocké- 1 fiche de stock par type de produit (huile en bidon de 5L,

sac de riz 25kg…)- 1 responsable des fiches de stock, en charge de

l’actualisation

Demande de Sortie de Stock:- c’est l’autorisation de sortir un produit du stock- 1 Demande de Sortie de Stock peut concerner la

décharge de plusieurs produits différents- 1 responsable des Demande de Sortie de Stock : le

responsable logistique

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Gestion des stocks – fiche de stock

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Gestion des stocks – Demande de Sortie de Stock

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Gestion des stocks – bon de livraison

Sender / Expéditeur Consignee / DestinataireName / Nom : Name / Nom :Adress / Addresse : Position :Phone / Tél. : Adress / Addresse :Signature : Phone / Tél. :

Transport mode / Mode de transport :Carrier / TransporteurName / Nom :Adress / Addresse :Phone / Tél. :Registration N° / N° Immatriculation :Date :Signature :

Country C

ode

Base C

ode

Requesting

Dept Code

Pro

cure

ment

Request #

Pro

cure

ment

Request

Lin

e #

QuantityQuantité

UnitUnité

Quality, observationsQualité, observations

Remarks / Remarques : Signature (Consignee / Destinataire) :Date & Name / Nom

1: Sender / Expéditeur 2: Consignee / Destinataire 3: Sender (after update) / Expéditeur (après mise à jour)

Procurement Request ReferenceRéférence Demande d'Achat

DELIVERY NOTE / BON DE LIVRAISON DN Reference / Référence BL : ________________________

Description

Date : _____________________

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Cotations

Les cotations sont nécessaires AVANT un achat de quelque sorte que ce soit

Qu’est-ce qu’une bonne cotation ?- Feuille originale à entête du fournisseur (nom, adresse, n°

de téléphone, n° fiscal…)- Nom de l’acheteur: Action Contre la Faim- Date/ validité de la cotation- Description des produits et quantité- Prix unitaire des produits et prix total hors taxe- Disponibilité des produits et/ou date de livraison- Conditions de paiement- Signature et tampon du fournisseur

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CotationsLorsque le

fournisseur ne peut fournir de cotation en bonne et due forme, le format de cotation ACF est utilisé:

Mission Country

To: Date :From: Purchase Dossier Ref:For :

OBJECT : Quotation request for

Item description Quantity Unit Remarks

Additional specifications: - -

Payment conditions : - Payment after delivery inspection - Payment by bank transfer or cheque

Delivery place and terms of transportation: - ACF office, located - Risks, insurance and cost related to the transportation of the items to the above mentioned address will be the responsibility of the supplier

Minimum information to provide on the quotation

1 - Name, address, phone and contact person2 - Characteristics of the items offered (to attach documentation if relevant)3 - Quantity available4 - Delivery time or Ex stock + location5 - Unit price6 - Total price7 - Currency of the offer8 - Validity of the quotation (Minimum 10 days)9 - Date, stamp and signature.

To submit an offerResponse required before : Offer(s) to be sent under envelop to:

Note: This quotation request is not an order and does not commit ACF on any obligation.

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GPS – identification des coordonnées

Comment fonctionne un récepteur GPS ?

Un minimum de 4 signaux satellites doivent être reçus par le GPS pour déterminer une position

Le GPS peut déterminer la latitude, la longitude et l’altitude

Le GPS ne transmet pas de signal satellite, il ne fait que les recevoir

Le GPS mesure la distance entre le récepteur et les satellites

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Présentation du GPS Garmin Etrex

PAGE

MARCHE/ ARRET

HAUT

BAS

RECHERCHE

ECRAN

COMPARTIMENT BATTERIE

COQUE ETANCHE

CONNECTEUR RECHARGE ET ECHANGE DE DONNEES

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Présentation du GPS Garmin Etrex

Les boutons HAUT/BAS:

-sélectionnent les options des pages et menus

- ajustent les contrastes d’affichage en mode satellite

- permettent les zoom avant et arrière en mode carte

- sélectionnent les données de voyage en mode navigation

Le bouton ENTREE:

-confirme l’entrée des données ou la sélection des menus

- affiche les options sur les pages principales

- Presser et maintenir appuyer ce bouton active le mode de marquage des points GPS

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Présentation du GPS Garmin Etrex

Le bouton PAGE:

- Permet de changer de page et de sortir d’une page. Si vous commencez à effectuer une opération et que vous souhaitez l’interrompre, il suffit de presser ce bouton

Le bouton MARCHE/ARRET:

- met en route et stoppe l’unité GPS

- met en route et stoppe le rétro-éclairage de l’écran

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Présentation du GPS Garmin Etrex

Le bouton PAGE permet d’accéder aux fonctions suivantes:

Mode satellite Mode carte Mode navigation Ordinateur de voyage Menu principal

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Présentation du GPS Garmin Etrex

Mode satellite:

- Fournit un visuel des satellites en recherche

- Indique de quel satellite le signal est reçu

- Les barres en bas de l’écran indiquent la force du signal

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Introduction GPS Garmin Etrex

Menu carte:

- Montre vos mouvements, points de passage, latitude et longitude

- La flèche noire indique votre emplacement

- Presser les boutons haut et bas pour zoomer en avant ou en arrière

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Acquérir un point GPS

Principales étapes pour acquérir un point:

1- Sélectionner l’emplacement2- Activer le GPS3- Identifier et marquer l’emplacement4- Enregistrer l’emplacement

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1- Sélectionner l’emplacement

Trouver un emplacement avec une vue dégagée sur le ciel:

• Centre de la zone d’habitation• Zone dégagée près du centre ou près d’un

bâtiment dans le centre• Tenir le GPS à plat et loin de soi

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2 – Activer la réception GPS

2.1 - Mettre le GPS en route 2.2 – Chercher les satellites 2.3 – Menu page

Presser le bouton MARCHE pour mettre le récepteur en route

Le GPS se met en connexion avec les satellites

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3 – Marquer un lieu

3.1 – Marquer un lieu à l’aide du menu principal:

- Utiliser le bouton PAGE pour aller au menu principal

- Sélectionner le marquage

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3 – Marquer un lieu

3.2 – Marquer un lieu à partir du menu CARTE

Presser et maintenir pendant deux seconde pour marquer le lieu en cours en tant que point de passage

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3 – Marquer un lieu

Le point de passage marqué est enregistré comme point de passage n°6

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3 – Marquer un lieu

Confirmer l’enregistrement en appuyant sur le joystick jusqu’à ce que le message « OK » apparaisse surligné

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4 – Enregistrer un lieu sur le suivi

L’écran permet la lecture des coordonnées afin de remplir le suivi : latitude et longitude

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4 – Enregistrer un lieu sur le suivi

Name of data collector: Organization or Agency: Contact details: e-mail & phone

Ex. 24-nov-05 Bisham Ghaligai 34,84712 72,95493 5650' Helicopter landing zone Forward Area Support Site warehouse 54

9

8

7

6

5

4

3

2

Date Tehsil Union Council

1

Latitude (North)

Longitude (East)

GPS Point Number

Elevation Type Name DescriptionNo