Formation disp ot v4 meublés et 7j glissants

La solution pour gérer vos disponibilités au quotidien

Formation du JJ/MM/AA

http://info.dispot.servicelogiciel.fr

Mot d’accueil…

http://info.dispot.servicelogiciel.fr/



Rappel des objectifs pédagogiques • Cette formation s’adresse aux personnels des Offices de

Tourisme (OT)• Objectif n°1: transfert de compétences pour l’administration

de la solution logicielle « DispOT »• Objectif n°2: échanges entre les participants (dont

l’intervenant) sur les meilleures pratiques dans leurs relations avec les gérants des hébergements




Les moyens pédagogiques

• Le présent diaporama• Un accès à la solution « DispOT » en mode test • Des cas de tests pratiques




Programme de la formation (4h)

• Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours: présentation des résultats obtenus lorsque la solution est opérationnelle• Présentation de l’Espace « Public » : restitution des disponibilités• Présentation de l’Espace « Office de tourisme » : administration de la solution• Présentation de l’Espace « Gérant » : saisie des disponibilités• Mise en œuvre de la solution: affranchissez-vous de toute considération

informatique• Lancez-vous !




Les disponibilités hôtelières de l’Office de Tourisme de Moulins et sa Région

• Exemple de restitution des disponibilités quotidiennes

• Exemple de restitution pour un événement




Espace public• Accès aux disponibilités via une adresse publique; possibilité de trier par type

d’hébergement• Pages distinctes entre les disponibilités quotidiennes et les disponibilités dans le cadre

d’un événement• Comment diffuser l’information:

• Sur une page web (lien url à intégrer en hypertext)• Impression écran pour une impression papier• Export Excel pour une impression papier(option) • Service web / API pour intégration dans un site web(option)




Espace gérant

• Mettez-vous dans la peau de vos gestionnaires d’hébergements:• Saisie quotidienne• Saisie multi-dates (dans le cadre d’un événement)




Espace OT: ergonomie de la solution

• Connexion à l’outilUne connexion sécurisée pour l’administrateur (https)

• Règles de navigation et d’ergonomie Fonctions communes à tous les éléments : Créer / Rechercher / Modifier / Annuler / Exporter

Fonctions spécifiques




Espace OT: les gérants• Définition d’un gérant : personne disposant d’une adresse mail et d’un

accès internet pour saisir le nombre de chambres disponibles dans son hébergement• Pré-requis pour chaque hébergement partenaire :• Disposer d’un e-mail pour chaque gérant pour effectuer les envois et les relances• Générer adresse unique par gérant pour permettre la saisie des disponibilités

• Création, modification, visualisation des gérants




Espace OT: les hébergements• Définition: hôtel, chambre d’hôte, gîte, camping…• Objectif dans le cadre de DispOT : recenser tous les

hébergements et leur associer des attributs descriptifs à minima (type, classement, téléphone….)• Création, modification, visualisation des hébergements• Association d’un gérant à un ou plusieurs hébergements




Espace OT: cas de test n° 1

• Connectez-vous sur l’environnement de formation:https://

dispotformation.servicelogiciel.fr/

• Créez 3 hôtels• Attribuez l’hôtel 1 au gérant 1; l’hôtel 2 au gérant 2




Espace OT: les évènements (1)

• Définition: un événement est une manifestation pour laquelle l’OT souhaite diffuser les disponibilités des hébergements• Création, modification, visualisation des événements• Association d’un ou plusieurs hébergements à un événement• Association automatique selon le type d’hébergement• Définition de la structure en charge de la saisie des dispos ( gérant de chaque

hébergement, organisateur de l’évènement, centrale de réservation globale…)




Espace OT: les évènements (2)




Saisie des disponibilités des évènements




Restitution des disponibilités des évènements




Espace OT: les relances par mail (1)

• Définition: une relance par mail sera adressée aux gérants :• ayant accepté ce mode de relance (cf. fiche gérant)• n’ayant pas saisi leurs disponibilités à une heure dite

• Relance/saisie quotidienne et relance/événement en cours

NB: Pour les évènements, il est possible de paramétrer des centrales de réservation venant se substituer au gérants.




Espace OT: les relances par mail (2)• S’assurer de la bonne réception des mails• Demander aux gérants d’ajouter « [email protected] » à

leurs contacts• Si le mail arrive dans leur dossier spam : leur demander de déclarer « ce

n’est pas un spam » / « ce courrier n’est pas indésirable » le cas échéant cela va réactiver le lien url cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception

• Si les problèmes persistent : nous analyserons pour vous la trace technique (« logs ») du serveur d’émission des mails : [email protected]



mailto:[email protected]?subject=DispoOT%20/%20probl%C3%A8me%20de%20r%C3%A9ception%20des%20courriels


Espace OT: les relances par mail (3)• Automatiser les envoisExemple: de juin à septembre, relance tous les jours à 16h50 pour la saisie des disponibilités quotidiennes



Laurent LABORIE

?????????????

damien laborie

il faut trouver un mot simple = la règle de date et heure pour l'envoi de mail (scheduler)



• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/

• Programmez une relance par mail quotidienne dans 10 minutes• Faites une pause café ;-)• Vérifiez vos boites mails de test• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1• Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/hebergementaffichage/index?leDossier=OT-DEMO





• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/

• Créez un événement commençant à une date ultérieure• Associez les hôtels 1 et 2 à cet événement• Programmez une relance par mail « Evénement » dans 2 minutes• Faites une pause café ;-)• Vérifiez vos boites mails de test• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1• Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/eventaffichage/index?

leDossier=OT-DEMO




Annexe : éviter le classement en spam 1/2

• Ajoutez « [email protected] » à vos contacts




Annexe : éviter le classement en spam 2/2

• Si le mail arrive dans le dossier spam : déclarez « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est pas indésirable »• Cela va réactiver le lien url• Cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception




Annexe 1: règles d’envoi des mails• Règles communes : seuls les hébergements, gérants et évènements ACTIF seront traités



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