Fondamentaux Organisation Evenement

7/31/2019 Fondamentaux Organisation Evenement

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Fondamentaux delorganisation dvnement

16 et 17 Septembre 2008Sciencescom / Gilles POUSSIER pour CNRS


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Evnementiel / Sciences Com Services Sept 20082

Objectifs

2 Objectifs :

Dfinir lvnementiel.Apporter les fondamentaux et une mthode

pour lorganisation dvnement.


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Sommaire

A - Dfinitions et cadreB - Cas pratiques et mthodologie


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A1 - Dfinitions

Origine latine : evenire (accident ponctuel) Df Larousse : faits marquants, relatif un

vnement particulier v ou v (acadmie franaise 75-87) Lvnementiel appartient lunivers de la

communication hors mdia

Ce mode de communication est bas sur larencontre et le rassemblement des fins detransmissions de message : Humain.


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A1 - Dfinitions

Les mtiers du hors mdia :Le marketing direct,les relations publiques,

les relations presse,le marketing oprationnel,le tourisme daffaires,

lvnementiel,

la production audiovisuelle,

le multimdia,la promotion des ventes,le design,les stands,ldition


7/26Evnementiel / Sciences Com Services Sept 20087

A2 - Les types dvnements

Destins au personnel/actionnairesConventions, lancement de produit, assembles gnrales, forums,

rencontres, sminaires, fusions

Destins un public ciblFtes, soires, inaugurations, anniversaires, portes ouvertes, dfils de mode En secteurs professionnelsColloques, congrs, expositions, salons, tourismes daffaires, symposiums

Grand publicAnimations de stand, vnements historiques, culturels et sportifs,animations commerciales, tournes promotionnelles, vnements de rue



A3 - Les 12 postes budgtaires

1 Promotion 2 Lieu

3 Amnagement 4 Technique 5 Accueil

6 Restauration

7 Logistique 8 Animation

9 Production dimages 10 Rgie 11 Temps pass

12 Autres et imprvus



A4 - Les risques

Hors risques exclus des polices dassurances1 - Risques lis lunicit dinstant2 - Risques lis aux lieux et aux accidents3 - Risques lis aux regroupements humains4 - Risques de dpassements budgtaires5 - Risques lis aux vols et effractions6 - Risques couverts par les assurances : RC, weather

day, homme clefRglementation du voyage : succession de 2 prestations de forfait.



A5 -Les niveaux delvnementiel

ds quun interlocuteur dit faire delvnementiel : faites lui prciser ce quilentend par vnementiel



5 niveaux

1 - Stratgie,dont le conseil

2 - Producteur dvnement3 - Rgie dvnement

4 - Prestations catalogue

dont agents artistiques5 - Prestataires

artistiquegestion

L i d



Les niveaux delvnementiel

Lvnementiel au cur de la stratgie de

communication : Philipp Morris et des tournes de nuit Hewlett Packard et ses prsentations de

matriels

Lvnementiel en one shot :- Les 100 ans dAir Liquide

L i d



Les niveaux delvnementiel

Les limites :- Techniques et logistiques

- Emotionnelles


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B - CAHIER DES CHARGES

B1 - Quelle est son utilit ?

B2 - Comment se rdige un cahier descharges ?B3 - Exemples


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B1 - Quelle utilit au cahierdes charges

La mise par crit dune demande a la vertu de soulever les

oublis.

Le cahier des charges volue et permet de faire une demandede devis prcise.Cest le premier moyen de ngocier.Il constitue le cahier de lorganisateur o sont capitaliss

toutes les expriences.


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B2 - Comment se rdige uncahier des charges ?

En 3 parties :Les donnes fixes quantitatives et temporelles.

La demande prcise avec un mode objectif ou unmode clonage .Les donnes budgtaires et pr-ngociatrices.


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B3 - Exemples

1) Lieu

2) Traiteur3) Htesses


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C - CAS PRATIQUES

C1 - La conception dvnement

C2 - La gestion de projet dvnementC3 - Le chiffrage dvnement



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C1 - La conception dvnement

Mthodologie (plan de recommandation): Analyse du contexte :

Objet, objectifs, cibles, donnes numriques fixes Recherches (internet, supports, questions)

Analyse de la demande Questions (prise de brief)

Reformulation de la demande Brain storming (thme, axes, ide, identit) Rdaction avec dclinaisons du thme Adaptation selon les contraintes



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CAS PRATIQUES

C1 -La conception dvnement

C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement



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C2 - Le chiffrage dvnement

Mthodologie : Achats

Analyser les postes dachats Estimer par masses Acheter (cahier des charges, base de donne, devis,

ngociation)

Ressources humaines Analyser les actions Estimer les temps et planifier Dispatcher les comptences


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CAS PRATIQUES

C1 -La conception dvnement

C2 -Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement

C3 L i d j


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C3 - La gestion de projetdvnement

Mthodologie :A partir de la conception chiffre

Identifier les actions en 3 niveaux de dtailmaximum, les rpartir dans le temps, lesquantifier et les distribuer.

C3 L ti d j t


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C3 - La gestion de projetdvnement

2 outils :Le planning des actions

Le compte-rendu


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D - Un vnement co-conu

Cest un vnement dont la conception

dorigine permet de diminuer lempreinte

cologique. Cest dans la conception et les cahiers des

charges que soprent la mutation.


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D - Un vnement co-conu

Avant AprsMoquette utilise 1 fois RutilisationConsommation de fluides ss limites Sensibilisation des quipes et leds

Traiteur classique Produits locauxImpression large Comptage prcis

Un vnement co-conu ncessite une prcision plus grande.

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