Fiche pratique – DataCar CRM

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Fiche pratique DataCar CRM

Créer un contact

Cette fiche pratique va vous aider à créer un contact

Module : Vente, F&I, Secrétariat Cible Tous

1 – Principes

Il existe deux types de contact :

- Les contacts de type « Particulier »

- Les contacts de type « Professionnel »

Les liens entre les contacts :

L’utilisateur d’un contact professionnel est un contact particulier qui sera lié au contact professionnel.

la liaison inter-contact Professionnel / Particulier est alors créée. Un contact Professionnel peut avoir

plusieurs contacts particuliers associés.

Dans les contacts (Particulier ou Professionnel) on distingue :

- Les Prospects : Contact sans commande

- Les clients : Contact avec au moins une commande

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On distingue une catégorie NPAI qui signifie N’habite Plus à l’Adresse Indiquée, sur les listes des contacts

présentées dans l’application on peut inclure ou pas les NPAI. Les contacts de type NPAI sont affichés

dans les listes contacts en italique et surligné en Orange

Contact NPAI :

2 – Créer un contact

On peut créer un contact à partir :

- De la page de gestion des contacts

- De la création d’une offre

A partir de la page de gestion des contacts :

Etape 1 – Type de contact

Champ de saisie Obligatoire Description

Particulier ou

Professionnel

Oui Type de client

Origine Oui Origine du contact (Sourcing, Campagne …)

Suivi par Oui Par défaut le collaborateur créateur

VIP Non « Very Important Person », sert à identifier les vips pour les

opérations marketing

NPAI Non Identification des contacts NPAI

Hors ciblage Non Contact ne souhaitant pas être sollicité par les opérations

marketing

Utilisation des données

pars un tiers

Non Contact ne souhaitant pas que ses coordonnées soit transmises à

un tiers pour un utilisation externe.

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Etape 2 - Coordonnées

Les champs obligatoires à saisir sont en « Jaune », un moyen de communication est aussi obligatoire lors

de la création du contact.

Attention la saisie des coordonnées pour un contact Professionnel et pour un contact Particulier est

différente :

Contact de type Professionnel :

Contact de type particulier :

Les coordonnées d’un contact particulier contiennent 2 onglets permettant de saisir les données

Personnelles et les données Professionnelles

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Etape 3 – Profil

Les informations dans cette étape ne sont pas obligatoires mais contribuent à la qualité du fichier. Les

ciblages marketing utilisent ces informations.

Contact Particulier : Cette étape est la dernière pour un contact de type particulier

Contact Professionnel :

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Pour les contacts de type professionnel on a ensuite la possibilité de saisir les données concernant le parc

véhicules de la société :

L’étape suivante consiste en la sélection d’un contact particulier déjà créé qui sera lié au contact

professionnel.

Principes :

- Le RCIE n’est pas disponible dans cette recherche de contact

- Seuls les contacts de type « Particulier » sont listés, il n’est pas possible de lier un contact

professionnel à un contact professionnel

- Si le contact recherché est dans la liste, il faut le sélectionner avec la flèche bleue, ce qui

finalisera le processus de création du contact professionnel

- Si le contact recherché n’est pas la liste, on a la possibilité de le créer directement à partir de

cette étape, on peut aussi étendre la recherche en utilisant le champ « Suivi par »

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Astuce : Si vous ne dédirez pas sélectionner un utilisateur tout de suite, vous pouvez sur cette

page « Annuler », l’application vous prévient alors que allez créer un contact professionnel sans

utilisateur, Validez par OUI pour terminer.

3 – La fiche contact

Suite à la création d’un contact, on arrive sur la visualisation du contact. On retrouve les éléments saisis

lors de la création.

Fiche contact pour un contact Professionnel : L’onglet « Utilisateurs » liste les contacts particuliers liés à

la société :

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Le pavé de « Qualification » renseigne sur la qualité des informations contacts saisis sur la partie

« Coordonnées » et sur la partie « Profil ».

Fiche contact pour un contact de type particulier

Les actions possibles de la fiche contact :

- Créer une offre véhicule pour le contact

- Créer un essai : permet de programmé un essai d’un véhicule pour le contact

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- Créer un RDV : permet de créer un rendez-vous qui sera visible dans l’agenda, avec le contact

- Créer une relance : permet de créer un relance qui sera visible sur la page d’accueil pour le client

- Envoyer un SMS : permet d’envoyer un SMS au contact (Attention nécessite la saisie d’un numéro

de téléphone portable saisi dans la fiche contact)

- Envoyer un email : permet d’envoyer un email au contact

- Modifier la fiche contact

- Supprimer le contact

- Editer les droits, PDF à faire signer au client précisant les droits d’utilisation de ses données (CNIL)

- Fiche client, PDF récapitulant toutes les informations présentes dans la fiche.

Les onglets de la fiche contact :

Onglet Description Actions sur l’onglet

Observations Observations ajoutées sur la fiche contact

(type : Client) ou sur les affaires (type :

Affaire)

« Ajouter » des observations de type

Client, ces observations seront

modifiables et supprimables à partir de la

fiche contact.

Véhicules Liste des véhicules possédés par le contact.

L’historique permet de visualiser les

véhicules vendus.

« Ajouter » des véhicules

Historique Sont retracés dans l’historique : les affaires,

les offres, les commandes, les relances, les

essais de véhicules et les rendez-vous.

Pas d’action

Désidérata Désidérata du contact, on distingue 2 types,

les désidératas Nouveau produit, et les

désidératas Parc.

« Ajouter » des désidératas contact, ces

désidérata seront modifiables,

supprimables et pourront être clôturés à

partir de la fiche contact.

Sociétés /

Utilisateurs

Si le contact est une société, l’onglet

« Utilisateurs » liste les contacts particuliers

liés.

Si le contact est un particulier, l’onglet

« Société » liste les contacts professionnels

auxquels est lié le contact particulier

« Envoyer un SMS »

« Visualiser » le contact particulier

« Modifier » le contact particulier

« Supprimer » Supprime le lien avec le

contact professionnel

« Visualiser » la société

Profil + On retrouve ici tous les renseignements

saisis à l’étape 2 de la création du contact.

Ces informations serviront aux ciblages des

campagnes marketing

Pas d’action sur l’onglet.

« Modifier » la fiche contact pour saisir

ces informations

Documents joints Gestion documentaire du contact Ajouter des documents

Incidents Sont retracés ici les incidents liés au

contact. L’historique permet de visualiser

les incidents clôturés.

« Ajouter » des incidents contact, ces

incidents seront visualisables et pourront

être clôturés.