Dirigeants, faites le point sur votre club

Conception Luc BELAUD 07/2013

UNE DEMARCHE "QUALITE" ? A QUOI ÇA ME SERT ?

Ça me sert à :

Mobiliser, motiver et responsabiliser les membres du bureau, les entraîneurs et les pratiquants autour d’objectifs communsCréer un esprit de travail d’équipe par le biais de la qualitéMontrer mon engagement vers la qualité auprès des institutions locales Pérenniser mon savoir-faire Développer mes points forts Mettre en place des actions correctives pour m’améliorer Anticiper et éviter les dysfonctionnements Réduire les coûts de la non-qualité (perte de temps, dysfonctionnements…) Améliorer mes relations avec mes partenaires (public et privés) Rester compétitif face à la concurrence Fidéliser mes adhérents Développer mon association

Responsables d'association, si vous voulez tester les ressources

de votre club……C’est à vous de jouer !

>> Des fiches pour agir <<Ce livret, grâce à 7 gril les facilement util isables, vous permettra de faire rapidemen t le point sur votre club :

Fiche n°1 : Vie associative

Fiche n°2 : Projet de développement

Fiche n°3 : Encadrement

Fiche n°4 : Fiscalité et comptabilité

Fiche n°5 + Fiche n°5 bis : Réglementation

Fiche n°6 : Association employeur

Fiche n°7 : Communication

Fiche n°1 Vie associative

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + – – –Le bureau ou le CD se réunit-il au moins une fois par trimestre ?Y a t’il des commissions ? Un responsable est-il nommé pour chacune ?Les adhérents sont-ils fréquemment consultés pour les décisions du club ?Les adhérents disposent-ils d'un moyen d'exprimer leur mécontentementou leur satisfaction ?L’assemblée générale est-elle un moment de vie largement suivi par leslicenciés ?Le club offre-t-il un large choix d’activités à ses adhérents (loisirs,compétitions, stages, etc.) ?L'association laisse-t-elle une place aux femmes et aux jeunes dans lesinstances statutaires ?Le bureau et les entraîneurs se rencontrent-ils au moins une fois par

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Améliorer la vie associative, c’est :• Impliquer et responsabiliser les licenciés à la vie du club notamment en formant les jeunes aux fonctions d'arbitrage, de dirigeant et d'animation.• Eviter toute attitude consommatrice en créant des échanges entre les différents membres de l’association (à travers des fêtes de club, des repas, et des manifestations diverses).• Générer la convivialité et l’envie de s’investir en offrant la possibilité aux

parents d'êtrelicenciés et de prendre des responsabilités au sein de l'association à travers son comité directeur (sport en famille).

LES ADR E SSES UTIL E S :

• Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles (C.R.I.B)

• Sites Internet : www.vie-associative.gouv.f r / w w w. as soc i a ti on m od e e m p l o i .fr

Fiche n°2 Projet de développement

LE QUESTIONNEMENT : Votre appréciation

++ + – – –Avez-vous réalisé le diagnostic de la situation actuelle de votreAvez-vous élaboré un projet de développement au sein de votreassociation ?Avez-vous défini vos objectifs et les actions pour aboutir aux résultatsfixés (méthodes employées, publics visés) ?Avez-vous défini quelques indicateurs précis quantitatifs et qualitatifs demesures de vos résultats ?Les adhérents ont-ils participé à l’élaboration et à l'évaluation du projetde développement ?Avez-vous un responsable chargé du projet de développement ?Avez-vous élaboré un échéancier en fonction de vos objectifs ?Le plan d’action s’appuie t-il sur des instances locales et /ou fédérales ?

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Avoir un projet, c’est :• Vouloir structurer et développer son club en allant vers l’avenir (se projeter sur une olympiade).• Se fixer des objectifs en se donnant les moyens humains et

matériels de lesatteindre (exemple : si votre objectif est de développer la pratique féminine, il faut envisager la création d'une section, le recrutement d'un enseignant : Judo, Taïso...).• Améliorer l’organisation et les résultats du club en offrant un challenge

motivant et à lahauteur des compétences de chacun.

LES ADR E SSES UTIL E S :• Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles (C.R.I.B) • Votre ligue ou votre comité départemental (soutien méthodologique)

L’encadrementFiche n°3

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + – – –Des objectifs sont-ils définis en fonction du public visé ?Disposez-vous d'un nombre suffisant d’enseignants pour l’ensemble deslicenciés vis à vis des règles législatives ou fédérales?Les dirigeants disposent-t-ils de comptes-rendus de l’enseignant ?Un directeur technique a-t-il été nommé pour gérer l’équipe pédagogique ?L’encadrement est-il assuré par des entraîneurs diplômés d’Etat ouFédéraux, respectant les conditions d’exercice?Vos enseignants continuent-ils à se former en permanence ?Les rôles et missions des membres du CD sont-ils clairement définis ?Les membres du CD ont-ils des compétences dans les tâches qui leursont confiées ? (compétences : savoir, savoir-faire, savoir-être)Le bureau dispose-t-il de moyens matériels (informatique, local dédié, salle de réunion) pour faciliter la gestion de l’association ?

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :Améliorer l’encadrement, c’est :• Savoir quelles sont les compétences, les attributions et les rôles nécessaires à chaque poste de façon à améliorer le fonctionnement interne (exemple : un entraîneur doit savoir diriger, encourager, motiver, donner le goût de l'effort, être à l'écoute, anticiper, percevoir, communiquer,transmettre son savoir faire à travers son investissement).• Offrir la possibilité à chaque enseignant ou administratif de se former régulièrement en lui proposant les formations des diverses institutions ( f é d é r a l e s , C D O S - C R O S … ) ou en mettant à sa disposition des brochures et autres ouvrages relatifs au fonctionnement des clubs et à l’enseignement ou à l’entraînement.

LES ADR E SSES UTIL E S :• Sites internet : www.sp o rt e m p l o i.c om / www. s p ortc a rriere.com / www.filieresp or t.c om • Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles

L’encadrementFiche n°3

(C.R.I.B) • AGEFOS – PME, Uniformation• Contacter aussi votre fédération

d'affiliation

Fiscalité et comptabilitéFiche n°4

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + – –

La comptabilité (saisies…) est-elle régulièrement tenue ?Votre budget est-il géré sur la base d’un exercice comptable de douze

mois(saison sportive ou année civile) ?e cahier comptable est-il régulièrement contrôlé par un vérificateur ?e compte-rendu financier (composé d'un compte de résultat, d'un bilan

etd'un budget prévisionnel) est-il établi annuellement et voté en

assemblée générale de votre association ?Les éventuels soldes positifs sont-ils réinvestis dans l’association ?otre association fait-elle appel aux services d'un comptable ?otre association a organisé une manifestation exceptionnelle, avez-

voustenu une comptabilité précise de vos recettes et de vos dépenses ?

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Bien tenir sa comptabilité c’est :• Assurer une vie sereine au club, évitant tout abus ou détournement.• Etre en règle avec le trésor public, l'URSSAF et les autres organismes

sociaux(Veillez à bien effectuer toutes vos déclarations).

LES ADR E SSES UTIL E S :

• Site Internet : www.finance.gouv.fr• Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles (C.R.I.B)• AGEFOS – PME, Uniformation

Fiche n°5 Réglementation

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + –– –

Les activités de l’association sont-elles conformes à l'objet social ? Les statuts sont-ils amendés ou réactualisés au fil du temps ?Les statuts ont-ils été soumis à l’approbation de l’assemblée générale

après réactualisation ?Connaissez-vous la législation en cours ? (déclarations, réglements…)

Les statuts sont-ils en règle avec la législation en cours et avec ceux de la

fédération d’affiliation ? (textes officiels en cours)Les informations réglementaires citées ci-dessous sont-elles affichées en unlieu visible de tous et accessible à tous ?

1. Photocopie du récépissé (avec numéro) de la déclaration de l'établissement

2. Photocopie des diplômes et / ou cartes professionnelles en cours de validité et récépissé de la déclaration d’éducateur exerçant dans l’établissement

3. Photocopie de l’attestation du contrat d'assurance en cours couvrant la responsabilité civile de l'exploitant, de ses préposés et de ses pratiquants

4. Affichage des règles d'hygiène, de sécurité, et des normes spécifiques à l’activité pratiquée

5. Affichage du tableau d’organisation des secours (adresse, n° Existe-t-il une trousse de secours pour les premiers soins ?

Les informations réglementaires et les informations sportives sont-ellesaffichées de façon distincte ?

otre association est-elle déclarée en préfecture, à la DDCS ou DDCSPP ?

Existe-t-il un règlement intérieur à votre association ?

Tous les adhérents sont-ils assurés et licenciés ?

Les procès verbaux des réunions (comités directeurs, AG) sont-ils systématiquement tenus et archivés pour les futurs dirigeants ?

i vous avez effectué des changements (dans vos statuts, dans la

composition du bureau, du siège social) : avez-vous prévenu les instances compétentes (préfecture, DDCS, FFJDA…) de ces

Retournez-vous annuellement une fiche de renseignements à votre comité départemental ? à votre Ligue ? (à leur demande)

Votre contrat club est-il mis à jour lors d’une modification ou évolution ?

Fiche n°5 bis Réglementation

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Etre en r è gl e , c’e s t :

• Nécessaire pour pérenniser durablement son association,• Bénéficier de la personnalité morale et donc de pouvoir ouvrir un compte et

d'ester enjustice• Pouvoir demander l'agrément sport pour pouvoir prétendre à des aides financières de l'état et du conseil général

LES ADR E SSES UTIL E S :

• Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles (C.R.I.B) • Direction Départementale Cohésion Sociale (DDCS) ou DDCSPP

Fiche n°6 L’association employeur

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + – – –Le club est-il en règle avec ses obligations d'employeur (déclarationinitiale d'embauche, registre du personnel, livre de salaires, visiteLes enseignants rémunérés se sont-ils déclarés à la DDCS ?Le club a-t-il effectué sa déclaration préalable auprès de l’URSSAF ?Etes-vous à jour de vos déclarations, cotisations et obligations légalesChaque salarié a-t-il un contrat de travail ?Chaque salarié a t-il son plan individuel de formation ?Les objectifs et missions de chaque salarié sont-ils définis annuellement ?Connaissez-vous l'association Profession sport du département ?

Accueillez-vous des personnes dans le cadre de contrat de qualification, decontrat d'apprentissage, de contrat emploi solidaire (CES), de contrat emploi consolidé (CEC), Service civique…?

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Améliorer l’emploi c’est :• S’encadrer de personnes qualifiées, et compétentes dans un domaine précis

permettantd'offrir à ses adhérents un accompagnement « professionnel ».

LES ADR E SSES UTIL E S :

• Centre de Ressource et d'Information pour les Bénévoles (C.R.I.B)

Fiche n°7 Communication

LE QUESTIONNEMEN T : Votre appréciation

++ + – – –Vos locaux sont-ils facilement identifiables et accessibles ?Une personne est-elle chargée de l’accueil des adhérents, en particulierles nouveaux ?Les adhérents sont-ils régulièrement informés de la vie associativeLe club possède-t-il une identité graphique (logo) ?Les licenciés ont-ils la possibilité d’acquérir des équipements floqués aulogo du club ?Votre association a-t-elle mis en place des supports de communication pourse faire connaître (site internet, tracts, brochures …) ?Vos supports de communication sont-ils diffusés aux structures accueillantdes usagers potentiels (écoles, mairies, centres de vacances et de Disposez-vous d’outils pour mesurer l’efficacité de votre Le club met-il en place ou participe-t-il à des animations au sein de la ville,du département, de la région, telles que des démonstrations sportives, le Téléthon, les forums des associations ?Les événements du club sont-ils suivis par des personnes externes àl’association ?

VOTRE DI A G N O STI C :

Points forts Points à améliorer Propositions

LES POIN T S IMPORT A N T S :

Améliorer la communication, c’est :• Développer l’aspect relationnel interne (sportifs, comité directeur, entraîneurs, parents) en mettant en place des lieux ou moyens d'échange (exemple : forum internet, bourse d'échange du matériel) et externe (municipalité, sponsors, institutions locales), en les invitant aux rencontres du groupe ou de l'équipe phare.• Donner une image à l’association : la faire

exister.

LES ADR E SSES UTIL E S :

• Médias locaux