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    FICHE DE POSTE

    Intitul du poste : Rfrent(e) Administratif (ve) Inter tablissement

    Nature du poste : Secrtaire administratif(ve) 1re classe

    IDENTITE DE LA PERSONNE OCCUPANT LE POSTE A CE JOUR

    Nom Prnom : Statut : Non Cadre

    Grille Convention collective nationale applicable : CCN 66 Grille Technicien suprieur avec indemnit de sujtion inter-tablissement (35 points)

    Etablissement : Cf. primtre

    Diplme : ETP 1

    PRESENTATION DU SERVICE

    MISSIONS PRINCIPALES DU

    SERVICE :

    Interface entre les tablissements et le Sige

    PERIMETRE INTER-ETABLISSEMENT

    3 secteurs rpartis en trinme :

    Trinme plaine

    Secteur 1 : ESAT Joan Cayrol - I.M.E MAILLOL - SESSAD AUXILI et ENDAVANT - EA ARR

    Secteur 2 : ESAT MENDITTE SAMSAH Foyer de vie la salanque - FH MENDITTE SAVS SAJ (couleur de vie) EA Espaces verts - + coopration ESAT/SAVS Elne OPASR

    Secteur 3 : ESAT TERRES ROUSSES ASCODE - coopration IME/SESSAD OPASR

    POSITIONNEMENT DE CETTE

    PERSONNE DANS LORGANIGRAMME

    DU SERVICE :

    Autorit hirarchique: cadre en charge de la qualit et des procdures internes au sein de la cellule CAQ2P.

    Autorit fonctionnelle : cadres des Directions RH et Financire

    Liens fonctionnels : Directeurs de Ple Directeurs adjoint de Ple Secrtariats des tablissements Binme rfrent administratif

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    MISSIONS DU POSTE

    MISSIONS PRINCIPALES DU

    POSTE :

    Etre linterface entre le Sige et les tablissements pour les fonctions

    intgres ressources humaines et financires.

    Il est le garant du respect des procdures et du formalisme des diverses

    transmissions RH et Finances

    ACTIVITES DU POSTE :

    o Vrifier, analyser et contrler la conformit de la demande dans le

    cadre d'un processus fix.

    o Complter le tableau de suivi des heures de dlgation et de

    runions et collecter les P.V runions des IRP.

    o Recenser les salaris disposant de la Reconnaissance Qualit

    Travailleur Handicap (RQTH).

    o Gestion des contrats aids et alternance :

    o Constituer le dossier administratif et rdiger leur contrat

    o Suivre les prises de poste en tablissement : prendre

    rendez-vous pour la visite mdicale du travail

    (embauche, reprise, priodique et surveillance

    renforce), enregistrer les avis daptitude ou inaptitude

    sur ALFA, suivre la mutuelle (dispense).

    o Vrifier la concordance entre les aides percevoir et les

    encaissements pour les contrats aides ainsi que le suivi

    et la saisie sur portail Sylae

    o Suivre les rponses tablir dans le cadre des reclassements suite

    une inaptitude.

    o Saisir les donnes Agence Nationale dAppui la Performance

    (ANAP), renseigner le tableau pour le bilan social et statistiques

    diverses.

    o Prparer et/ou saisir les Elments Variables de Paie (congs pays,

    tickets restaurant).

    o Transmettre les critres de pnibilit en fonction de lvolution de la

    rglementation.

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    o Recueillir, vrifier et valider la compltude des lments ncessaires

    au paiement de la facture, (cahier des charges devis, bon de

    commande, bon de livraison) la transmettre au Sige et grer les

    relations avec les fournisseurs.

    o Facturation ventes (non commerciale) : usagers, organismes payeurs,

    Organismes partiales, gestion des reversions, contrle de la

    facturation (rapprochement activit-recettes). Clture : constatation

    de produits recevoir, interlocuteur dans les travaux de rciprocit

    o Faire linventaire mensuel des caisses veille au respect des

    procdures les transmets la direction des finances.

    INTERETS ET CONTRAINTES DU

    POSTE

    Intrts :

    o Pluralit des activits

    Contraintes :

    o Continuit des services dans le cadre du binme

    o Exercice multi-sites

    CHAMP DAUTONOMIE ET

    DE RESPONSABILITE

    dcide seul dcide seul aprs en avoir inform la hirarchie

    soumet la dcision laval de la hirarchie

    ralise les consignes de la hirarchie

    CHAMP DES RELATIONS

    En interne :

    Cadres cellule CAQ2P

    Cadres des Directions RH et Financire

    Directeurs de Ple Directeurs adjoint de Ple Binme rfrent

    administratif

    En externe :

    Fournisseurs, clients divers, UNIFAF, Partenaires associatifs, famille des

    usagers, usagers, Trsorerie dpartementale, organisme tutelle.

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    COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

    SAVOIR - CONNAISSANCES

    THEORIQUES ET PRATIQUES

    o Matrise de la lgislation du travail

    o Gestion de la paie et suivi financier

    SAVOIR FAIRE

    - TECHNIQUES ET METHODOLOGIQUES

    o Respect des procdures

    o Utiliser et Matriser les logiciels et outils informatiques

    SAVOIR ETRE

    - COMPORTEMENTS SOCIAUX ET PROFESSIONNELS

    - ATTITUDES RELATIONNELLES DE COMMUNICATION

    - ATTITUDE ETHIQUE

    o Loyaut

    o Confidentialit

    o Discrtion, sens de lcoute et de la communication

    o Respect impratif des chances

    o Rigueur et organisation, esprit danalyse et dinitiative

    o Polyvalence, amabilit et souplesse

    o Capacits relationnelles

    La fiche de poste est rvisable et volutive.

  • Un lieu d'exercice principal (3 jours)

    Mobilit autres tablissements (2 jours) avec au moins une visite de chaque tablissement suivi - (bureau transit ou salle de runion avec possibilit de connexion)

    A dterminer emplacement du bureau principal en fonction :

    capacit physique de l'association au sein des tablissements suivis

    qualit des ressources et de la connexion au sein des tablissements suivis

    prfrence du candidat retenu le cas chant

    Bureau

    vhicule de service dans l'tablissement de rattachement principal ddi les deux jours de mobilit

    Vhicule

    Station d'accueil ordinateur portable et double cran

    Badgeage sur ordinateur portable (sur rseau sauvy)

    Tlphone portable

    Ordinateur et tlphone

    ADDITIF RELATIF A LENVIRONNEMENT DE

    TRAVAIL ET AUX CONDITIONS MATERIELLES

    DES REFERENTS ADMINISTRATIFS

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    SG Rf : - Note interne SG\SIEGE nSG12 Information relative louverture des postes dans le cadre de la rorganisation des fonctions administratives au sein de lassociation (version finale) Accs GED : Non restreint PJ : Fiches de poste : rfrent administratif inter tablissements, chef de service aux finances, comptable 1re classe, comptable 2me classe.

    Le 22 juin 2018

    Note dinformation aux agents administratifs

    Objet : Note dinformation relative louverture des postes dans le cadre de la rorganisation des

    fonctions administratives et de mise en place de parcours professionnels au sein de lassociation

    Toute organisation est une combinaison relativement stable dlments humains et matriels en vue

    datteindre certains objectifs. Il nexiste pas dorganisation priori, mais uniquement par rapport

    un ou plusieurs objectifs. Et chaque changement dobjectifs et de projets oblige modifier le type

    dorganisation, rpartir diffremment les ressources humaines pour obtenir un autre mode de

    fonctionnement. Une organisation non renouvele et non value peut produire avec le temps, des

    doublons de postes, des blocages institutionnels, des oppositions qui alourdissent ou figent le

    fonctionnement.

    Actuellement, sur le plan administratif, lassociation fait face plusieurs objectifs qui rinterrogent

    notre organisation. Il sagit globalement damliorer les interfaces entre tablissement et sige, tout

    en construisant de vritables parcours professionnels au sein de lassociation. Cette dynamique doit

    galement permettre dintgrer dans notre organisation les cooprations en matire de fonctions

    supports et de se mettre en conformit avec larrt dautorisation de frais de sige.

    Pour y parvenir la direction gnrale a dcid dune nouvelle organisation de certaines fonctions

    administratives, apprhende de manire globale et simultane, impliquant louverture par

    redploiement et cration, de nouveaux postes ainsi que des modifications des conditions de travail.

    Aprs avoir rappel les motivations (I) et le contenu de cette rorganisation (II), la prsente note vise

    vous informer des modalits de sa mise en uvre (III).

    ***

  • Page 2 sur 4

    I. Les principales motivations de la rorganisation : Amliorer les fonctions dinterface et

    largir les possibilits dvolution professionnelles

    En parallle de la dcision de rorganisation du sige, la cration dun comit de direction gnrale,

    de comits pole restreint et largi, ont permis de rpondre en partie aux faiblesses

    organisationnelles pointes par laudit interne men dbut 2017. Mais les fonctions dinterface entre

    le sige et les tablissements sur les fonctions intgres (RH et Finances) ainsi que sur certaines

    fonctions mutualises continuent de poser des difficults, notamment en raison de leur difficile

    conciliation avec les spcificits dorganisation interne au sein des tablissements.

    En outre, certains personnels des tablissements en charge partiellement1 de ces fonctions ont fait

    part de labsence de perspectives professionnelles, de lisibilit et parfois dun sentiment diniquit.

    Ces lments nous ont conduit repenser le contour des postes conc