Fédération Québécoise des municipalités du Québec

 L’Évaluation de rendement d’un

fournisseur: comment faire?  

Québec,  le  25  septembre  2015    

Me  Louis  Béland  Dufresne  Hébert  Comeau  inc.  

•  Le présent Atelier porte sur la procédure d’évaluation de rendement des entrepreneurs et fournisseurs de services en vigueur depuis le 7 décembre 2012 et pour laquelle le MAMROT a publié un Guide à l’attention des municipalités, le 13 juin 2013 .

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•  La procédure d’évaluation de rendement existait déjà pour les autres organismes publics :

–  Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics, RLRQ c C-65.1, r2;

–  Règlement sur les contrats de service des organismes publics, RLRQ c C-65.1, r4.

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•  La réglementation provinciale a passé le test des tribunaux :

−  Consultant Aecom inc. c. Société immobilière du Québec, 2012 QCCS 3778 et 2013 QCCA 52;

−  Construction DJL inc. c. Québec (Procureur général), 2014 QCCS 3052 et 2015 QCCA 1547.

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•  Historique du nouveau processus d’évaluation de rendement.

•  Depuis 1997, les municipalités sont autorisées à utiliser un système d’évaluation et de pondération des offres basé sur les critères qu’elles déterminent :

« 936.0.1. Sous réserve de l'article 936.0.1.1, le conseil peut choisir d'utiliser un système de pondération et d'évaluation des offres en vertu duquel chacune obtient un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services ou des travaux, sur les modalités de livraison, sur les services d'entretien, sur

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l'expérience et la capacité financière requises de l'assureur, du fournisseur ou de l'entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au marché. Lorsque le conseil choisit d'utiliser un tel système, la demande de soumissions ou un document auquel elle renvoie doit mentionner toutes les exigences et tous les critères qui seront utilisés pour évaluer les offres, ainsi que les méthodes de pondération et d'évaluation fondées sur ces critères. 6  

Dans un tel cas, le conseil ne peut accorder le contrat à une personne autre que celle qui a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Pour l'application du paragraphe 8 de l'article 935, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage est assimilée à la soumission la plus basse. »

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•  Malgré l’absence de possibilité d’effectuer une évaluation de rendement avant le P.L. 8 du 7 décembre 2012, plusieurs municipalités incluaient tout de même des conditions d’admissibilité à leurs appels d’offres afin de s’assurer d’une qualité ou d’un rendement minimal de la part du soumissionnaire :

−  Entreprise P.S. Roy c. Ville de Magog, 2011 QCCS 5744 et 2013 QCCA 617.

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•  Dans Magog, la Cour supérieure s’exprime comme suit :

« [73] La loi est claire, bien que le plus bas soumissionnaire soit le pire incompétent, la municipalité devra lui accorder le contrat s'il est le plus bas soumissionnaire conforme, à moins d'obtenir l'autorisation du ministre. »

•  Heureusement, la Cour d’appel est venue tempérer

ces propos dans sa décision (2013 QCCA 617):

« [44] J’estime qu’une règle fermée à toute mesure d’évaluation de l’expérience du

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soumissionnaire, même pour un donneur d’ouvrage qui est un corps public, est trop limitative pour une saine concurrence. »

•  Ainsi, des clauses qui ne sont pas frivoles ou

arbitraires, et qui ne cherchent pas à contourner la loi en limitant indûment la concurrence, seront en principe valides.

•  Par contre, la clause qui dépend de l’exercice

d’une discrétion par un autre organisme sera jugée illégale, puisqu’elle constitue une sous-délégation illégale. 10  

•  La réponse législative : le projet de loi 8 et le processus d’évaluation de rendement.

•  Le 7 décembre 2012, l’Assemblée nationale adoptait le projet de loi 8 intitulé Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale qui introduisait le système d’évaluation de rendement à l’article 935 du Code municipal du Québec (573 LCV) :

« Art. 935 (…)

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Art. 935 (suite) 2.0.1. Une demande de soumissions publiques peut prévoir que la municipalité se réserve la possibilité de refuser toute soumission d'un entrepreneur ou d'un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d'ouverture des soumissions, a fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant.

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Art. 935 (suite) Une municipalité ne peut, aux fins du premier alinéa, utiliser une évaluation de rendement insatisfaisant que si cette évaluation remplit les conditions suivantes: 1° elle est liée à l'exécution d'un contrat attribué par la municipalité ou par l'organisme responsable de l'exécution d'une entente à laquelle est partie la municipalité et qui a été conclue en vertu de l'article 14.3, 14.7.1 ou 14.8;

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Art. 935 (suite) 2° elle a été réalisée par la personne désignée à cette fin par le conseil de la municipalité ou par l'organisme; 3° elle est consignée dans un rapport dont copie a été transmise à l'entrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le soixantième jour suivant celui de la fin du contrat qui en fait l'objet;

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Art. 935 (suite) 4° un délai d'au moins 30 jours de la réception de la copie du rapport visée au paragraphe 3° a été accordé à l'entrepreneur ou au fournisseur afin qu'il puisse transmettre, par écrit, tout commentaire sur ce rapport à la municipalité ou à l'organisme;

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Art. 935 (suite) 5° après examen des commentaires transmis en vertu du paragraphe 4°, le cas échéant, elle est devenue définitive en étant, au plus tard le soixantième jour suivant la réception de ces commentaires ou, en l'absence de commentaires, suivant celui de l'expiration du délai prévu au paragraphe 4°, approuvée par le conseil de la municipalité ou par l'organisme. Une copie certifiée conforme de l'évaluation approuvée est transmise à l'entrepreneur ou au fournisseur.

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Art. 935 (suite) Le ministre élabore un guide énonçant les éléments pouvant être considérés dans la réalisation de toute évaluation de rendement. Le guide est rendu accessible au public selon les modalités que fixe le ministre. »

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•  Le 13 juin 2013, le MAMROT publiait le « Guide pour procéder à l’évaluation de rendement » destiné aux organismes municipaux :

1.  Le guide rappelle les organismes municipaux concernés soit :

−  Les municipalités locales et régionales de comté; −  Les communautés métropolitaines; −  Les sociétés de transport en commun;

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−  Les centres locaux de développement; −  Les conférences régionales des élus; −  Les régies intermunicipales; −  Les autres organismes pour lesquels la Loi

déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

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2.  Le guide rappelle les limites au processus d’évaluation de rendement, soit :

−  La limite de 2 ans, après quoi l’organisme ne peut

tenir compte d’une évaluation de rendement insatisfaisant;

−  Le processus d’évaluation de rendement est limité aux contrats de l’organisme adjudicataire et pas aux autres évaluations de rendement négatif qui auraient pu être produites;

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3.  Le guide donne des exemples de critères qui pourraient être utilisés par l’organisme municipal :

−  Omission de donner suite à une obligation de la soumission ou du contrat;

−  Non-respect des conditions de livraison; −  Non-conformité du bien; −  Non-respect des délais de livraison ou des

échéanciers;

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−  Documentation fournie inadéquate; −  Non-respect de la langue officielle; −  Mauvaise communication ou collaboration; −  Qualité insuffisante des ressources; −  Qualité insatisfaisante des services rendus; −  Non-respect de la quantité exigée; −  Non-respect des diverses spécifications requises

par les municipalités et les organismes municipaux dans leurs appels d’offres;

−  Non-respect des obligations financières.

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4.  Le guide énumère un certain nombre de pratiques qui sont encouragées :

•  La municipalité devrait informer l’entrepreneur

ou le fournisseur de services par écrit et au fur et à mesure des insatisfactions durant l’exécution d’un contrat;

•  L’organisme municipal doit s’assurer de désigner une personne responsable de l’évaluation.

−  L’organisme municipal doit s’assurer d’avoir des

documents d’appel d’offres clairs, précis et cohérents pour faciliter le travail;

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−  L’organisme municipal devrait mettre au point un processus d’évaluation uniforme, intègre, objectif et rigoureux;

−  L’organisme municipal devrait assurer un suivi rigoureux pendant l’exécution du contrat;

−  L’organisme municipal devrait s’assurer que l’avis et les documents d’appel d’offres annoncent clairement la procédure d’évaluation de rendement et les critères qui sont utilisés pour se faire.

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5. Le guide offre également un schéma des principales étapes et un formulaire type qui pourrait être utilisé :

−  Schéma, p.25; −  Formulaire, p.26 et 27.

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