Faites confiance au travail à distance!

BIENVENUE

Congrès IIBAL'analyse

d'affaires sous toutes ses formes

Québec, 9 mai 2019

PRÉSENTATION DE MANON ALLARD✓ + 30 ans d’expérience en informatique

• Chargée de projet• Certifiée PMP (Project Management Institute - Certification internationale obtenue en 2007)

✓ Plusieurs projets réalisés en informatique (65 projets) : TELUS Santé, Hôtel-Dieu de Québec, ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Desjardins : Sécurité financière (DSF) et Assurances générales (DGAG), ministère de la Sécurité publique (MSP), Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et bien d’autres…

✓ Mes services professionnels : Entrepreneure - Gestion de projet - Architecture d’affaires - Animation - Formation - Conférences

✓ Mon parcours en lien avec la thématique de la conférence?• Je travaille principalement à distance depuis 2006;• J’ai dirigé des projets réalisés par des équipes à distance (DGAG, TELUS);• Je suis propriétaire d’une entreprise qui se spécialise dans les services à distance, MALLAR RSVP,

créée en 2010 (2 mandats à distance confiés par le gouvernement (CNESST, MDDELCC).

OBJECTIF DE CETTE PRÉSENTATION

Quelques trucs et astuces qui peuvent vous amener à voir le travail à distance comme étant

l’une des solutions à considérer

dans vos projets d’affaires!

ON DISCUTE UN PEU…✓Qui a fait du télétravail au moins

une demi-journée, depuis le retour des Fêtes?

✓Qui, parmi vous, a un employeur qui autorise officiellement le

télétravail?

✓Qui a donné des mandats à des équipes à distance à ce jour?

✓Est-ce qu’il y a des patrons, gestionnaires ou cadres dans la

salle?

LIEN AVEC LES CONCEPTS DE BASE DU BABOK 3.0

Le besoin, la problématique

Considérer toutes les parties prenantes

S’assurer d’ajouter de la valeur

d’affaires

L’une des solutions à envisager

Selon votre contexte

Source : BABOK 3.0, 2015, IIBA

METTONS LA TABLE : LES ENJEUX ACTUELS

1. La rareté de la main-d’œuvre 2. Le conflit des générations3. Des clients exigeants

ENJEU 1) LA RARETÉ DE LA MAIN-D’ŒUVRE : QUELQUES CONSTATS AU QUÉBEC ET AU CANADA

Source : ALIA Conseil, Catherine Privé, Février 2018

SELON EMPLOI-QUÉBEC (JUILLET 2014)

✓ En 2022, pas moins de 1,3 million de postes seront à pourvoir (tous domaines confondus).

Ainsi, le nombre total d'emplois au Québec devrait atteindre 4,2 millions en 2022!

« Compte tenu du contexte de ralentissement démographique, la croissance de la population active continuera de reposer, dans une large mesure, sur la hausse de la participation des femmes, sur une plus grande fidélité au marché du travail de la part des quinquagénaires et des sexagénaires, ainsi

que sur un solde migratoire favorable. »

SELON EMPLOI-QUÉBEC (JUILLET 2014)

POURQUOI?

✓ Statistique Canada prévoit qu’un Canadien sur quatre sera âgé de plus de 65 ans d’ici 2030.

✓ Depuis 2016, les aînés sont plus nombreux que les jeunes pour la première fois dans l'histoire du recensement canadien.

✓ Selon les données de l’ISQ, au Québec, de 1950 à 2010, la part des 65 ans et plus dans la population est passée de 6 % à 15 %. Cette part atteindra 25 % en 2030 et 27 % en 2050.

Sources : Recensement de la population de 2016 de Statistique Canada et de l’Institut de la statistique du Québec

0%

5%

10%

15%

20%

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30%

35%

40%

1950 1970 2010 2030 2050

Vieillissement de la population québécoise

Moins de 15 ans 65 ans et +

Résumons : ✓On fait face à une

pénurie de talents au Québec, empêchant de combler les équipes de travail

✓Il faut trouver des solutions pour nos projets d’affaires

METTONS LA TABLE : LES ENJEUX ACTUELS

1. La rareté de la main-d’œuvre 2. Le conflit des générations3. Des clients exigeants

ENJEU 2) DISTINGUONS LES GÉNÉRATIONS

SOCIALISERPartage, liens avec les autres

TRAVAIL« Job à vie », idéalisme, famille

AVOIRRéussite professionnelle, statut,

famille

VIVREÉquilibre entre vie privée et

vie professionnelle

Source : Alia Conseil, Catherine Privé, février 2018

LE CONFLIT DES GÉNÉRATIONS

METTONS LA TABLE : LES ENJEUX ACTUELS

1. La rareté de la main-d’œuvre 2. Le conflit des générations3. Des clients exigeants

ENJEU 3) DES CLIENTS DE PLUS EN PLUS EXIGEANTS ET « VOCAUX »…

Résumons : ✓ Pénurie de main-d’œuvre✓ Conflit des générations ✓ Des clients exigeants

Il faut apprendre à travailler différemment pour livrer tout ce qu’il y a sur la table de travail!

L’UNE DES SOLUTIONS : LES ÉQUIPES À DISTANCE!

QUELQUES INFORMATIONS UR L’UTILISATION DU TRAVAIL À DISTANCE

✓ Les pays populaires qui utilisent ces services :• Royaume-Uni, Canada, États-Unis et Australie

✓ Plusieurs entreprises dont le modèle d’affaires intègre le travail à distance : Dell, Xerox, Apple

✓ TELUS a instauré un programme flexible en 2008, et voici les résultats obtenus en 2015 :• Hausse de la mobilisation des employés, de la productivité et des résultats• Renforcement de l’attraction des meilleurs talents• Réduction de l’empreinte environnementale• Économies importantes sur les frais de bureau

QUELQUES STATISTIQUES(Étude du New York Times sur le télétravail - février 2017 – par domaines d’affaires en 2012 et 2016)

DISCUTONS… D’après vous, quel est le % idéal d’heures de télétravail qui devraient être accordées

à son personnel pour s’assurer de conserver son

engagement personnel envers son employeur :• 25 % de son temps de

travail?• 75 % de son temps de

travail ?

QUELQUES STATISTIQUES(Étude du New York Times sur le télétravail – février 2017 – Engagement personnel) Équilibre!

CONSTATS D’UNE ÉTUDE RÉCENTE

✓ Les télétravailleurs sont plus efficaces que les employés de bureau.

✓ 74 % des employés se disent plus préoccupés par leur intimité au bureau qu’il y a dix ans.

✓ Si on favorisait de plus en plus le télétravail : ✓ Des millions d’heures de déplacement seraient économisées et les rejets de gaz

seraient réduits chaque année.

(Étude européenne - janvier 2019 http://www.influencia.net/fr/actualites/media-com,etudes,teletravailleurs-sont-plus-efficaces-que-employes-bureau,8960.html

2 CONCLUSIONS TRÈS INTÉRESSANTES DE L’ÉTUDE

1) Le télétravail devrait toucher de plus en plus de métiers différents.

2) Les employeurs qui continueront de refuser à leurs collaborateurs d’avoir recours au « home office » pourraient avoir du mal, à terme, à conserver leurs salariés et à recruter de

nouveaux talents.

« Nager à contre-courant se termine souvent par une noyade… »

(Étude européenne - janvier 2019 http://www.influencia.net/fr/actualites/media-com,etudes,teletravailleurs-sont-plus-efficaces-que-employes-bureau,8960.html

Après tous ces constats, la position gouvernementale!

POSITION GOUVERNEMENTALE - GOUVERNEMENT FÉDÉRAL

La politique de télétravail décrit les options permettant aux personnes qui sont à l’emploi de la fonction publique fédérale de travailler dans un autre lieu, par exemple à domicile.

Date d’entrée en vigueur : décembre 1999

POSITION GOUVERNEMENTALE - GOUVERNEMENT PROVINCIAL

Vous êtes ici : Accueil> Ressources humaines> Stratégie de gestion des ressources humaines 2018-2023 > Axe 3 –Transformation

POSITION GOUVERNEMENTALE - GOUVERNEMENT PROVINCIAL

VISION 2023 :

L’organisation du travail est plus flexible et décloisonnée. Elle favorise une polyvalence accrue, des environnements de travail plus ouverts et collaboratifs et des technologies de l’information plus aptes à soutenir le travail en réseau. Les projets pilotes mènent à l’évolution des pratiques dans l’ensemble de la fonction publique. Le télétravail est encadré et autorisé dans les types d’emplois et d’activités qui s’y prêtent.

Axe 3 - Transformation

POSITION GOUVERNEMENTALE PROVINCIALE

POSITION GOUVERNEMENTALE PROVINCIALE

Plus concrètement, un projet pilote en cours au gouvernement du Québec…

4 AXES SONT ANALYSÉS

Management(performance)

Collaboration

RH / SSTTechnologies et

aménagement des espaces

Management (performance)• Indicateurs de gestion (qualité et quantité)• Nature des tâches, organisation du travail• Modes de suivi• Satisfaction de la clientèle• Profils admissibles

RH / SST• Ergonomie (mobilier, posture, lieu, etc.)• Risques psychologiques• Gestion de la SST en télétravail (processus)

Collaboration• Collaboration entre collègues

• Appel, conférence, vidéo• Échange (clavardage)• Courriel

• Documents (formulaires)• Applications (processus)

Technologies (TI) + aménagement• Poste de travail • Outils / logiciels• Accès / sécurité / pannes de courant / rapidité de la connexion

Internet• Équipement (casque d’écoute, iPhone, etc.)

EXEMPLE D’UN SCHÉMA D’IMPLANTATION

DU TÉLÉTRAVAIL :

AVANTAGES D’UTILISER UNE ÉQUIPE À DISTANCE

✓ Diminue les dépenses liées aux frais de bureau

✓ Permet de mieux gérer les surcharges et les diminutions de travail

✓ Favorise l’impartition du travail à l’international (un vivier de talentsmondial) pour trouver des travailleurs en contexte de pénurie de main-d’œuvre (voir Job.etrouve)

✓ Permet l’avancée plus rapide des projets sur un fuseau horaire élargi, enfavorisant le travail 24\7

POURQUOI NE PAS OFFRIR LE TRAVAIL À DISTANCE À VOTRE PERSONNEL?

https://www.france24.com/fr/20180705-teletravail-semi-remote-lavenir-travail-trouve-il-hors-bureaux (juillet 2018)

✓ Pour de nombreux employés, le télétravail est un aménagement du temps de travail avantageux.

✓ L’an dernier, l’entreprise qui hébergeait le service wordpress.com a fermé ses magnifiques bureaux situés à San Francisco. La raison invoquée? « Plus personne ne se pointait au bureau. »• Il faut dire qu’Automattic, l’employeur en question, a toujours laissé à ses 550 salariés le choix entre travail à

distance (avec remboursement des cafés consommés chez Starbucks) ou sur place. Les locaux, eux, étaient seulement présentés comme un espace de travail partagé pour qui désirait s’en servir, jusqu'au jour où les maintenir est devenu un non-sens.

✓ « Le télétravail permet à mon entreprise d'employer 42 salariés répartis sur 12 pays et 7 fuseaux horaires », a exprimé Benoit Hediard, directeur de la technologie chez Agorapulse, sur la scène du festival Web2day qui a eu lieu à Nantes en juin 2018.

✓ Dans les évaluations annuelles de rendement, le télétravail ponctuel est parfois évoqué comme un avantage pour un salarié qui attend une augmentation ou pour rendre moins laborieuse une charge supplémentaire de travail.

À TENIR COMPTE AVANT D’UTILISER UNE ÉQUIPE À DISTANCE

✓ La formule n’est pas adaptée à toutes les situations, ni à tous les domaines d’emploi.✓ Il faut savoir déléguer les bonnes tâches, convenir des processus de travail et

instaurer des méthodes de communication.✓ L’ouverture à différents quarts de travail est nécessaire.✓ Les bons outils doivent être en place.✓ La créativité et l’orientation sur les résultats sont indispensables.✓ Les réunions de mise en commun des idées sur le lieu de travail doivent être

maintenues.✓ Il faut être capable de suivre l’équipe pour apprendre à s'arrêter au bon moment :

selon les études, « loin de ne pas assez travailler, certains employés travaillent aucontraire trop lorsqu'ils sont à distance, ne sachant pas quand s'arrêter le soir ».

✓ Finalement, il faut être disponible, flexible et faire confiance!

LES OUTILS ESSENTIELS, SI VOUS AVEZ LE GOÛT D’ESSAYER!

✓ Casque d’écoute✓ Deux écrans au minimum✓ Bureau bien ajusté ergonomiquement✓ Caméra (webcam)✓ Internet filaire haute vitesse✓ GED (Google Drive, Dropbox, etc.)✓ Logiciels utiles :

✓ Antivirus✓ WeTransfer✓ Antidote✓ Suite Office✓ Adobe PDF Pro

✓ Un environnement adéquat : calme et ensoleillé✓ Etc.

UNE AUTRE FORME DE TRAVAIL… ENCORE MÉCONNUE

Dans 6 cas sur 10, le télétravail en France est informel et représente ce que l'on appelle du télétravail gris (travail non déclaré).

Finalement, la généralisation du télétravail est aussi la preuve d'un nouvel état d'esprit de l'employeur : pour bien travailler, un salarié n'a pas besoin d'être sous surveillance.

Concentration et productivité peuvent être présentes, même hors du bureau!

https://www.france24.com/fr/20180705-teletravail-semi-remote-lavenir-travail-trouve-il-hors-bureaux (juillet 2018)

MAINTENANT, QUE NOUS RÉSERVE L’AVENIR?

✓ Prolifération des sociétés virtuelles partout dans le monde

✓ Confrontation entre les employeurs pour offrir les meilleures conditions de travail

✓ Abandon des quarts de travail traditionnels

✓ Les travailleurs qualifiés deviendront des multi-employés (travaillant pour plusieurs entreprises à la fois)

(Étude de marché réalisée au Royaume-Uni en 2017)

QUELLES SONT LES FORTES TENDANCES DES PROCHAINES ANNÉES?

✓ L’accès instantané et illimité à l’information

✓ La mise en réseau des individus (infonuagique, médias sociaux, Google drive, carnet d’adresses)

✓ La suppression des tâches parasites; on se concentre sur les tâches à valeur ajoutée

✓ La normalisation (BI, AdWords, mots-clés, référencement)

✓ L’existentialisme (protection de l’environnement, développement durable, protection des animaux, protection de l’eau, respect des religions)

✓ L’économie de partage (Uber, Airbnb, partage d’employés, Communauto, échange de résidences pour des vacances, etc.)

(Selon un article publié en novembre 2016 - Les forces majeures de l'évolution de notre société de Jeremy Lamri)

VOICI L’EXPÉRIENCE IBM

EN TERMINANT, DES TRUCS SIMPLES À RETENIR!✓ Bien cibler les types d’emplois qui peuvent se livrer à distance

✓ Donner un mandat clair

✓ S’assurer de la confidentialité et de la sécurité des informations

✓ Avoir les bons moyens de communication et prévoir des rencontres régulièrement

✓ Annoncer les délais de livraison

✓ Avoir des logiciels à jour et une connexion Internet haute vitesse

✓ Gérer efficacement les priorités

✓ Planifier des rencontres en personne

✓ Prévoir des moyens efficaces et efficients de contrôle et de suivi

Y CROYEZ-VOUS ?

Merci de votre présence!www.mallarentreprises.com