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Facture électronique, comptabilité et archivage :

un tout indissociable

Facture électronique, comptabilité et archivage :

un tout indissociable

Michel LESOURDDirecteur Adjoint des études techniques du CS-OECDélégué général d'EDIFICASVice-Chairman TBG12 Accounting & Auditing Domainsde l'UN / CEFACT

UN/CEFACT

Commerce - comptabilitéune histoire ancienne… récente

• en 1494, la comptabilité est née du commerce (Luca Pacioli)

• aujourd’hui, le commerce ne peut vivre sans comptabilité

• comptabilité et commerce sont un tout indissociable

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Sommaire

• Facture électronique avec ebXML• La comptabilité et ebXML• Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact• Traçabilité• Protection des preuves

Facture électronique avec ebXMLune preuve !

• document récapitulatif d’une opération achat / vente

• document à conserver mais insuffisant en matière de preuve

• à compléter avec la confirmation de commande, le bon de livraison (et bien d’autres encore…)

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Facture électronique avec ebXMLun élément comptable !

• facture : matière première de la comptabilité

• finalisation d’une opération commerciale à constater dans les comptes de l’entreprise

• Utilisation admise en EDI :

– Directive européenne pour e-Business– Chaîne commerciale– Contexte fiscal– Contexte comptable

Facture électronique avec ebXML

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Directive Européenne 2001-115

• Approuvée en conseil du 20-12-2001• En cause :

– Essor du commerce électronique– Cadre juridique pour facture électronique– Harmonisation des mentions de la facture– Règles de conservation et stockage– Contrôle des administrations fiscales

Transposition de la Directive

• loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002

• décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003• instruction administrative du 7 août 2003• codifiée dans l'article 289bis du CGI

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La Chaîne CommercialeLa Chaîne Commerciale

UN/CEFACT

Modèle Chaîne Appro’s

A R C H I V E

ACCOUNTING

SUPPLIER

quotation request pre-purchase

orderstock

purchase &delivery

invoice invoicing

ACCOUNTING

CUSTOMER

payment document payment

debit advice funds transfer

circularisationcontrol

financial statements

control

offer quotationpre-sales

order responsedespatch

sales &delivery

invoiceinvoicing

circularisationcontrolfinancial statements

control

payment documentpayment

credit advicefunds transfer

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Scénario Secteur Acier

QuotationQuotation

Purchase order

Contract

Contract

Basic information

Basic information

Langage d ’échange des filières acier

European Steel Exchange

Language

SchedulingSchedulingOrdering Ordering

ShippingShipping

InvoicingInvoicing

PaymentPayment

Order status

Sales list

Traditional invoice

Self-billing invoice

transposable dans

tous les secteurs

Bon de Commande

COMMANDE

CLIENT FOURNISSEUR

• pas encore d’engagement formel entre les acteurs• pas d’enrichissement ou d’appauvrissement• pas d’écriture en comptabilité

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Commande confirmée

CLIENTFOURNISSEUR

CONFIRMATIONCOMMANDE

COMPTABILITECLIENT

COMPTABILITEFOURNISSEUR

ECRITURECOMPTABLE

l’engagement "juridique" est en principe toujours constaté en comptabilité et figure en pied du bilan

Stock out-in – Livraison

CLIENTFOURNISSEUR

AVIS DELIVRAISON

COMPTABILITECLIENT

COMPTABILITEFOURNISSEUR

ECRITURECOMPTABLE

cette fois-ci, en livrant, le fournisseur "s'appauvrit" et le client "s'enrichit"donc constatation dans les deux comptabilités de la dette ou de la créance

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Délivrance de la facture

FOURNISSEURDE SERVICES

FOURNISSEUR

AVIS DELIVRAISON

COMPTABILITECLIENT

COMPTABILITEFOURNISSEUR

ECRITURECOMPTABLE

FACTURE

on enregistre la facture en comptabilité lorsque le bon de livraison n'a pas déjà été comptabilisé.

Avis de Remise en Banque

CLIENT FOURNISSEUR

REMISE ENBANQUE

COMPTABILITECLIENT

COMPTABILITEFOURNISSEUR

ECRITURECOMPTABLE

il s'agit là d'une constatation d'un règlement en cours afin de suivre l'évolution de la dette/créanced'où écriture comptable

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Customer Supplier

Order

Order acknowledged

Order delivery

Invoice delivery

Remittance AdvicePayment order

4

3

2

1

Bank to Bank transfer

Debit advice Credit advice

Bankcustomer

Banksupplier

5 5

7

6

7

Eve

nts

se

qu

en

ce

an

da

cto

r sin

v olv

ed

6

TBG1 Supply Chain sequence diagram before TBG12 Accounting Token

ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements

Customer Supplier

PurchasecommitmentInvoice toreceive

SalescommitmentInvoice to

deliver

AccountPayable

Paymentin progress

Payment order

AccountReceivable

Paymentin progress

2 2

3 3

4 4

Debit advice Credit advice

Bankcustomer

Accountingcustomer

Accountingsupplier

Banksupplier

Bankexpense

Bankreceipts

5 5

7

6

7

8 8

6

Eve

nts

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ed

TBG12 sequence diagram Accounting Token

ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements

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ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements

Customer Supplier

Order

Order acknowledged

Order delivery

PurchasecommitmentInvoice toreceive

SalescommitmentInvoice to

deliver

Invoice deliveryAccountPayable

Remittance Advice

Paymentin progress

Paymentorder

AccountReceivable

Paymentin progress

4

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1

2 2

3 3

4 4

Bank to Bank transfer

Debit advice Credit advice

Bankcustomer

Accountingcustomer

Accountingsupplier

Banksupplier

Bankexpense

Bankreceipts

5 55

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7

8 8

6

Eve

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ed

Supply Chain sequence diagram after TBG12 Accounting Token

ChaChaîîne des Approvisionnementsne des ApprovisionnementsLe chaLe chaîînon manquantnon manquant……

eb-XMLinvoice schema

eb-XMLaccounting entry schema

Missing Link

11

Invoice Header

+ Invoice Number: Identifier. Type+ Invoice Date Time: Date Time. Type+ Invoice Type Code: Code. Type [0..1]+ Copy Indicator: Indicator. Type [0..1]+ Invoice Global Unique Identifier: Identifier. Type [0..1]+ Invoice Language: Code. Type [0..1]+ Invoice Currency: Code. Type [0..1]+ Price Currency: Code. Type [0..1]+ Payment Currency: Code. Type [0..1]+ Alternative Payment Currency: Code. Content [0..1]+ Tax Point Date Time: Date Time. Type [0..1]+ Transport. Mode: Code. Type [0..1]+ Number Of Invoice Line: Numeric. Type [0..1]+ Total Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1]+ Total Additional Amount : Amount. Type [0..1]+ Total Taxable Amount: Amount. Type [0..1]+ Total Tax Fee Amount: Amount. Type+ Total Invoice Amount: Amount. Type+ Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Taxable Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Insurance Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Note: Text. Type [0..*]

Party. Details

1

+Supplier

0..1+Manufacturer

0..1

+Invoicee

0..1

+Invoice Issuer 0..1+Payee

0..1

+Consignor

0 *

1

+Customer

0..1+VAT Representative

0..1

+Seller

0..1

+Consignee

Fédérer e-Business Compta

Quel(s) compte(s) ?

Inv oice Line

+ Invoice Line Number: Identifier. Type+ Tari ff Code Number: Identifier. Type [0..1]+ Origin Country Code: Identi fier. Type [0..1]+ Lot Number: Identifier. Type [0..1]+ Delivery Date: Date Time. Type [0..1]+ Despatch Date: Date Time. Type [0..1]+ Expiry Date: Date T ime. Type [0..1]+ Invoiced Quantity: Quantity. Type [0..1]+ Despatch Quantity: Quanti ty. Type [0..*]+ Gross Weight: Measure. Type [0..1]+ Net Weight: Measure. Type [0..1]+ Theoretical Weight: Measure. Type [0..1]+ Number Of Pieces: Numeric. Type [0..1]+ Number Of Packages: Numeric. Type [0..1]+ Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Additional Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Taxable Amount: Amount. Type [0..1]+ Tax Fee Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Total Amount: Amount. Type [0..1]+ Transport Mode: Code. Type+ Marks And Numbers: Text. Type [0..1]+ Invoice Line Note: Text. Type [0..*]

Tax Fee

+ Calculation Sequence Number: Numeric. Type+ Tax Fee Category: Code. Type [0..1]+ Tax Fee Currency: Code. Type [0..1]+ Tax Fee Qualifier: Code. Type+ Tax Fee Type: Code. Type+ Tax Fee Rate: Numeric. Type [0..1]+ Tax Fee Exemption Reason: Text. Type [0..1]+ Tax Fee Jurisdiction: Text. Type [0..1]

Fédérer e-Business Compta

Quel(s) compte(s) ?

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Un travail de correspondance a été réalisé entre éléments de données pour chaque événement de la chaîne de traitement

Exemple facturation :

• entête de facture compte individuel tiers• ligne de facture compte achat / vente

analytique, budget, etc

pour que l'application commerciale soit "complète", vérifiable et que la traçabilité soit assurée.

Ceci est vrai pour toutes les autres chaînes de traitement informatique.

e-Business Compta

ChaChaîîne des Approvisionnementsne des ApprovisionnementsFédérer e-Business Compta

eb-XMLinvoice schema

eb-XMLaccounting entry schema

chaînon manquantjeton comptable

N° compteCode type de documentType de plan de comptesCode localisation montant

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Traçabilité et Préservation des

Preuves

Traçabilité et Préservation des

Preuves

Processus de traitementinterne entreprise

Evénement

Archivage

traçabilité traçabilité

La traçabilité doit être assurée dans les deux sens et passe par la comptabilité obligatoirement,

seul outil de synthèse dont l'unité de mesure est homogène.

Traçabilité

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d'où la nécessité d'avoir • une bonne organisation• un classement approprié• un archivage structuré et utile

Archives

Archives

• Le commerce électronique n'est pas dispensé de satisfaire aux obligations :– d'audit– de contrôle– de lisibilité– de péremption des informations archivées

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Archives

Nécessité de l'archivage

Pour réaliser ces objectifs, les normesd'archivage doivent répondre à des normesnon-propriétaires pour assurer la pérennitédes informations et des documents numériques en matière d'enregistrement, de stockage, de restitution et de preuve.

Archives

Et en matière de preuve, constat :• il n'existe pas d'originaux en informatique• les supports magnétiques sont évolutifs• il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage

dans les entreprises

On assiste à un retour à la tradition orale.

Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière.

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Le contrôle fiscalet les archives

Le dernier BOI remplace les prLe dernier BOI remplace les prééccéédents de 91 et dents de 91 et 9696

Le terme "comptabilitLe terme "comptabilitéé" doit être compris au sens " doit être compris au sens le plus large donc avec les pile plus large donc avec les pièèces comptablesces comptables

La DGI s'appuie davantage sur la rLa DGI s'appuie davantage sur la rééglementation glementation comptablecomptable

La DGI distingue maintenant les La DGI distingue maintenant les documents documents ddéématmatéérialisrialisééss et les et les documents immatdocuments immatéérielsriels

C F C I

et aussi …

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La DGI reprend le concept du chemin de rLa DGI reprend le concept du chemin de réévision vision prpréévu dans le PCG (art. 410vu dans le PCG (art. 410--3)3)

d'od'oùù : le : le ppéérimrimèètretre d'intervention d'intervention concerneconcerne toutes les toutes les applications informatiquesapplications informatiques qui permettent d'qui permettent d'éélaborer ou laborer ou de justifier directement ou indirectement tout ou partie de justifier directement ou indirectement tout ou partie des des éécritures comptables ou des dcritures comptables ou des dééclarations soumises clarations soumises àà contrôlecontrôle

ppéérimrimèètre de l'archivage des donntre de l'archivage des donnéées = nes = néécessaire cessaire tratraççabilitabilitéé des donndes donnéées depuis les diffes depuis les difféérentes rentes éétapes tapes d'un processus de gestion jusqud'un processus de gestion jusqu’à’à sa comptabilisationsa comptabilisation

C F C I… entre autres

La DGI demande explicitement l'archivage de La DGI demande explicitement l'archivage de chaque version de traitement durant le dchaque version de traitement durant le déélai de lai de reprise reprise àà des fins de tests ou d'analysedes fins de tests ou d'analyse

Des fichiers images PDF ou Des fichiers images PDF ou printprint peuventpeuvent être être prpréésentsentéés pour le contrôles pour le contrôle

Mais cette option Mais cette option ne dispense pasne dispense pas de l'archivage de l'archivage des donndes donnéées en cas de doute sur certaines es en cas de doute sur certaines opopéérationsrations

C F C Iet en archivage…

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L'impossibilitL'impossibilitéé technique d'acctechnique d'accééder aux donnder aux donnéées es expose expose àà l'l'éévaluation d'office si valuation d'office si in finein fine les donnles donnéées ne es ne sont pas disponiblessont pas disponibles

donc une surveillance de l'obsolescence technique et donc une surveillance de l'obsolescence technique et fonctionnelle des supports de stockage, des fonctionnelle des supports de stockage, des ppéériphriphéériques de lecture/riques de lecture/éécriture et des logiciels de criture et des logiciels de restitution/visualisationrestitution/visualisation

Les solutions d'archivage et de traLes solutions d'archivage et de traççabilitabilitéé pourront pourront s'accompagner d'une ss'accompagner d'une séécurisation des documents et curisation des documents et des donndes donnéées au moyen d'une signature es au moyen d'une signature éélectronique lectronique fiablefiable

C F C Iet en archivage…

prpréésentations dans des formats non recevables sentations dans des formats non recevables (illisibles, propri(illisibles, propriéétaires)taires)

ddééfaut de trafaut de traççabilitabilitééabsence de chronologie dans les enregistrementsabsence de chronologie dans les enregistrementsabsence de permanence du chemin de rabsence de permanence du chemin de réévisionvisioninsuffisance des donninsuffisance des donnéées archives archivééeses : : ééchantillons chantillons

de donnde donnéées ou donnes ou donnéées agres agrééggééeses

C F C Iapparence d'irrégularité…

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le format arrêtle format arrêtéé par la DGI n'a pas par la DGI n'a pas ééttéé modifimodifiéé : il : il ne prend toujours pas en compte le format Unicode ne prend toujours pas en compte le format Unicode Internet dInternet dééjjàà utilisutiliséé pour les factures pour les factures éélectroniqueslectroniques

la conservation des versions antla conservation des versions antéérieures des rieures des logiciels (logiciels (§§ 91)91)

la trala traççabilitabilitéé des opdes opéérations est incorrectement rations est incorrectement traittraitéé : cr: crééation d'un nouveau fichier archives, fichier ation d'un nouveau fichier archives, fichier log, surbrillance, etc. (log, surbrillance, etc. (§§ 109 109 àà 111)111)

confusion entre stockage et conservation (confusion entre stockage et conservation (§§ 138)138)absence de reconnaissance des normesabsence de reconnaissance des normes

C F C Iles limites du BOI…

EDIFICASL’association des professionnels

de l’Echange de Données Informatiséde la Profession Comptable

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• Maîtriser les téléprocédures et les systèmes d’informations :– Comptables, financières, fiscales,– Juridiques, sociales et statistiques

• À l’aide de normes internationales:– EDIFACT– Eb-XML

• Est une cellule de RD pour l'ensemble de ses membres privés et publics

La mission de EDIFICAS

Notoriété de EDIFICAS

• Est accrédité en tant que :– Communauté sectorielle comptable par

EDIFRANCE;– EEG11 au niveau européen par e-BES

(CEN-Cenelec);– TBG12 par l’ONU (UN-Cefact).

Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité.

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Groupes de travail

GT1GT1 : Messages comptables: Messages comptablesGT2GT2 : T: Tééllééprocprocéédures fiscalesdures fiscalesGT3GT3 : Archivage : Archivage éélectroniquelectroniqueGT4GT4 : XML / UML: XML / UMLGT5GT5 : ASP: ASPGT6GT6 : Attestations de conformit: Attestations de conformitééGT7GT7 : T: Téélléétransmissions bancairestransmissions bancairesGT8GT8 : Horodatage: HorodatageGT9GT9 : D: Dééclarations socialesclarations socialesGT10GT10 : EDI: EDI--IRIRGT11GT11 : IAS/IFRS: IAS/IFRSGT12GT12 : R: Rèègles des logiciels comptablesgles des logiciels comptablesGT13GT13 : Gestion NGCSF: Gestion NGCSF

Questions

www. .www. .frfr mlesourd@edificas.fr