Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE

8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE

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ASTUCESPOUR MIEUXSORGANISER1O1

Mind mapping, Todo list, GTD

tous les outils de ceux qui gagnent du temps !

Xavier Delengaigne

Groupe Eyrolles, 2014


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Chapitre 1

VISUALISER

VOS OBJECTIFSET VOS PROJETS

La contribution majeure du management au XXIesicle sera

daccrotre la productivit des travailleurs de la connaissance

(knowledge workers)[] Les mthodes toutefois diffrent totalement

de celles qui ont augment la productivit du travail manuel.

Peter DRUCKER

G

roupeEyrolles


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9VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS

Aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle, vous avez des objectifs russir

et des projets mener, mais emport par le tourbillon de vos activits quotidiennes, vous rencontrez

de vritables difficults garder le cap. Visualiser o vous voulez aller grce des outils efficaces vous

permettra de rester concentr sur vos objectifs et vos projets. Naturellement, avant dtre visualiss, ils

doivent tre dfinis clairement. Pour rappel, les bons objectifs doivent tre SMART :

Spcifiques ;

Mesurables ;

Achevables ;

Ralistes ;

Temporellement dfinis.

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roupeEyrolles


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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER10

Cibler vos objectifs :lecrystal mapping

Comment avoir une vue densemble de vos objectifs pour garder le cap ? Grce la crystal mapbien sr ! Mark Wogan,son concepteur, a popularis cet outil graphique form de cercles. Naturellement, cette forme de reprsentation

graphique est loin dtre nouvelle. Toutefois, Mark Wogan a dvelopp autour delle toute une organisation fonde

sur une bonne connaissance de la pense visuelle.

n Quest-ce quune crystal map?

La crystal mapest une structure visuelle simple. Son concepteur a construit son outil graphique sur la puissance du

chiffre 3. Une crystal mapse compose de trois cercles concentriques.

Modle de crystal map

Cette structure simple permet de limiter la charge cognitive. En effet, les travaux du psychologue George A. Miller 1

ont montr que notre mmoire de travail2peut retenir uniquement sept lments plus ou moins deux. Naturellement,

vous ne pourrez pas reprsenter toutes les informations sur une seule et mme crystal map. Vous devrez en utiliser

plusieurs, organises sous forme de poupes gigognes.

1 George A. Miller a dtaill ses travaux sur la capacit de la mmoire de travail dans son fameux article The Magical Number Seven, Plus or Minus Two, publi en 1956

dans la revue Psychological Review.2 La mmoire de travail nous sert stocker temporairement des informations un peu comme un tableau blanc.

QUEST-CE QUE LAPENSE VISUELLE ?

La pense visuelle (enanglais visual thinking)reprsente le traitementde linformation visuellepar le cerveau.

LA PUISSANCE DUCHIFFRE 3

Selon la rgle du chiffre 3,prsenter ses ides sousla forme dun triptyqueles rend plus attractives.Cette rgle vaut la foispour lcrit comme pourloral ; par exemple, ladevise de la Rpublique

franaise : Libert, galit,Fraternit.

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http://fr.wikipedia.org/wiki/The_Magical_Number_Seven,_Plus_or_Minus_Twohttp://fr.wikipedia.org/wiki/The_Magical_Number_Seven,_Plus_or_Minus_Two


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Visualiser vos objectifs laide dune crystal mapvous amnera les simplifier. Vous pouvez galement imprimer

votre crystal mappour la garder constamment sous vos yeux.

Crystal map des objectifs 2015

n Les logiciels pour raliser une crystal map

Le crystal mappingdispose mme dun service en ligne d di : http://www.crystalmapping.com/. Goalscape est un

logiciel concurrent qui permet de raliser galement des cartes annulaires. Les logiciels ddis vous offriront une

meilleure souplesse et une plus grande rapidit pour crer des crystal maps.

Naturellement, vous pouvez utiliser dautres logiciels : les logiciels de prsentation : PowerPoint, OpenOffice Impress ;

les logiciels de PAO : Scribus.

POUR ALLER

PLUS LOIN

Webographie

Le site de Mark Wogan : Crystalmapping.comLe blog de Goalscape : http://www.goalscape.com/blog

MIND MAPPINGVERSUS CRYSTALMAPPING

Le crystal mappingestavant tout un outil pour

communiquer tandisque le mind mappingest plutt un outilpour penser. Le crystalmappingutilise descercles pour connecter lesides. La forme circulairepermet de faire rentrerles concepts prsentsdans un tout. Dans lemind mapping, les idessont connectes par des

branches.

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roupeEyrolles
http://www.crystalmapping.com/http://www.crystalmapping.com/http://www.goalscape.com/bloghttp://www.crystalmapping.com/


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Rester motiv :le calendrierde Seinfeld

Nous devenons ce que nous faisons chaque jour. Pour devenir un expert dans un domaine, il faut accumuler plusde 10 000 heures de travail. De mme, pour atteindre vos objectifs, mieux vaut vous y atteler un peu chaque jour.

Toutefois, comment conserver votre motivation au fil du temps ? Seinfeld, un clbre humoriste amricain, rvle

sa technique : un simple calendrier et quelques croix !

n Comment a marche ?

Seinfeld a trouv une solution pour se motiver crire quotidiennement. Il a accroch au mur un calendrier annuel

dune seule feuille. Chaque jour o il travaille crire, il coche la case du jour avec une grande croix rouge. Ainsi, au fil

du temps, les jours cochs reprsentent une chane quil ne faut pas briser. Cette chane servira au final de motivateur.

Pour crer un calendrier de Seinfeld :

1. Achetez un calendrier annuel ou trouvez-en un sur Internet.

2. Choisissez un objectif. Ce choix nest pas vident car vous devrez y travailler chaque jour, que vous soyez fatigu

ou dmotiv.

3. Cochez chaque date du calendrier laquelle vous avez travaill sur votre objectif.

4. Ne brisez pas la chane !

Calendrier Seinfeld GroupeEyrolles


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n Pourquoi cela fonctionne-t-il ?

Dune part, en cochant manuellement les cases des jours du calendrier, vous signez un contrat avec vous-mme.

Vous vous engagez chaque jour ne pas briser la chane. Dautre part, mme si vous brisez de temps en temps la

chane (personne nest parfait !), vous disposerez tout de mme dune bonne vue globale du travail accompli. Enfin,

le calendrier Seinfeld est bti sur la constance et la rgularit. En cela, il se dmarque des bonnes rsolutions quistiolent rapidement.

Naturellement, vous pouvez utiliser le calendrier de Seinfeld dans de nombreux domaines : exercices physiques, etc.

Organiser votre journe :le planning circulaire

Rdiger chaque jour une liste de tches faire est une bonne habitude. Toutefois, dans une simple liste, de

nombreuses informations manquent, notamment la rpartition des tches dans le temps.

n Le temps : une ligne ou une boucle ?

La plupart des outils, par exemple un agenda, grent le temps de faon linaire. Le temps est dcoup en petites

cases. Dans une phmride classique, le temps est rparti de faon gale. Pourtant, le temps peut aussi se

reprsenter de manire circulaire, cest le cas, par exemple, avec la montre analogique. En pratique, dans une journe,

certains vnements prennent plus de temps que dautres, non seulement en termes de temps pass mais aussi en

termes dimportance.Naturellement, les outils pour grer le temps de faon linaire peuvent savrer complmentaires des outils circulaires.

Vous pouvez trs bien utiliser un agenda papier ou lectronique pour garder une vue long terme de votre activit

et utiliser un agenda circulaire pour grer votre temps au quotidien.

VISUALISER ETREMATRIALISERLINFORMATION

Le plus souvent, latechnologie nous facilite

la vie. Toutefois, elle agalement tendance nous dissimulerbeaucoup dinformations.Parfois, mieux vautrematrialiser les chosespour les rendre visibles.En effet de nombreuxprocessus se font enpilotage automatique(par exemple, payerpar prlvementautomatique). Vous devezreprendre le contrle !

Aujourdhui, de plusen plus dachats sontpays par carte bleue.Cest pratique mais nousdpensons sans douteplus. En effet, largentdevient virtuel. Faiteslexprience de retirer150 euros par semaine,

pour vos courses parexemple. Vous verrezque vous dpenserezmoins quavec une cartebleue. En effet, lactedachat sera plus visibleet demandera une actionvolontaire de votre part.

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roupeEyrolles


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n Comment construire une carte circulaire ?

1. Tracez un cercle au centre de la feuille.

2. Partagez la journe en crneaux horaires, par exemple : 6 h 00/9 h 00/12 h 00/15 h 00/18 h 00.

Carte circulaire

Naturellement, vous pouvez adapter ce dcoupage en fonction de votre rythme de vie. Pour les activits situes

aprs 18 heures vous pourrez tracer un second cercle.

3. Notez les vnements de votre journe. Vous pouvez par exemple programmer votre journe ds le matin.

Naturellement, votre carte nest pas fige. Elle doit faire figurer les vnements qui surviennent tout au long de

votre journe.

Carte circulaire dun lundi

Attention de ne pas trop entrer dans les dtails afin de ne pas surcharger la carte. Celle-ci vous donnera les grandes

tapes de votre journe.GroupeEyrolles


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n Quels outils utiliser ?

ce jour, raliser des cartes circulaires par informatique la vole reste assez difficile. Vous pouvez toutefois crer

un modle imprimer. Naturellement, vous pouvez utiliser un simple crayon et du papier ! Par ailleurs, sur le Net

vous pourrez galement acheter un chronotebook quioffre la possibilit de prsenter le temps sous forme circulaire.

Chaque paire de pages prsente deux cercles, un pour le matin et un pour laprs-midi. Ensuite, la journe est rpartieen fonction des heures. Chaque page laisse de la place pour noter vos tches et garder une bonne flexibilit. Dans

votre chronotebook, vous pouvez noter les vnements de la journe, lheure de votre rveil et de votre coucher.

Vous pouvez galement utiliser la partie basse de la feuille pour noter votre Todo list.

Naturellement, vous ntes nullement oblig dinvestir dans un carnet Muji, vous pouvez trs bien constituer votre

propre chronotebook.

POUR ALLERPLUS LOIN Un agenda circulaire :New Daily Planner, Productive Luddite, 2011.

Organiser vos ides :le mind mapping

n Quest-ce que le mind mapping?

Le mind mappingest une technique graphique qui permet dorganiser les ides. Elle a t mise au point par le

psychologue Tony Buzan dans les annes 1970. Le mind mappingdonne naissance des mind maps. En franais, le

terme mind mapest traduit de plusieurs faons :

carte mentale ;

schma ou carte heuristique ;

topogramme ;

arbre dides.

TRAVAILLER AVECTROIS CRANSPOUR BOOSTER SACRATIVIT

En 2009, une tude en

laboratoire dirige parlInstitut FraunhoferIAO a dmontr quetravailler avec trois cransaugmentait la productivitde 35,5 %1.

Bill Gates est dailleursun adepte de cettedisposition : Je peuxdplacer les objets duncran lautre. Une fois

que vous aurez cettegrande aire de travail,vous ne voudrez jamaisrevenir en arrire, parceque a a un impact directsur la productivit.

Il utilise ses crans de lafaon suivante :

sur lcran de gauche : saliste de courriels ;

sur lcran du centre, lecourriel quil est en trainde lire ;

sur lcran de droite, sonnavigateur.

1 http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-

ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/,consult le8 juin 2013.

GroupeEyrolles
http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/


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n Comment construire une mind map?

Les conseils suivre pour btir une carte mentale sont assez simples :

Placez votre feuille au format paysage.

Commencez au centre. Il reprsentera le thme principal de votre carte. Tracez les branches principales puis les branches secondaires.

Connectez les ides entre elles par des liens graphiques.

Dans une carte, la pense sera supporte par diffrents lments graphiques :

les mots-cls ;

les images ;

les signes graphiques.

n Quel logiciel utiliser ?

Une carte pourra se construire la main ou par informatique. Le march des logiciels de mind mappingest florissant.

Certains logiciels sont gratuits (comme FreeMind, FreePlane et XMind), tandis que dautres sont payants, comme

MindManager (le leader actuel du march).

LOGICIELS GRATUITS DE MIND MAPPING

Nom Adresse Web Remarque

FreeMind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

FreeMind est un logiciel libre, gratuit et multiplateformeMac, Windows, Linux.

FreePlane http://sourceforge.net/projects/freeplane/ FreePlane est le forkde FreeMind, cest--dire unembranchement du projet FreeMind.

XMind http://www.xmind.net/ XMind est disponible en version freemium. Il offre laparticularit de pouvoir crer dautres formes graphiques,comme le diagramme en artes de poisson par exemple.

QUOI PEUT SERVIRLE MIND MAPPING?

Le mind mappingestmulti-utilisation : il permetde mmoriser et de

prsenter.

Le mind mappingseraparticulirement utiledans le domaine de laproductivit personnellepour :

grer vos projets ;

suivre vos activits ;

prendre vos notes.

GroupeEyrolles
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://sourceforge.net/projects/freeplane/http://www.xmind.net/http://www.xmind.net/http://sourceforge.net/projects/freeplane/http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page


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LOGICIELS PAYANTS DE MIND MAPPING

Nom Adresse Web Remarque

MindManager http://www.mmdfrance.fr/ MindManager est actuellement le leader du march. Il estcoupl avec lunivers Microsoft (Outlook, PowerPoint, etc.).

MindView http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htm

Il est galement coupl avec lunivers Microsoft (Outlook,PowerPoint, etc.).

SmartDraw http://www.smartdraw.com/ Cest le vritable couteau suisse du penseur visuel. Il permeten effet de crer dautres reprsentations graphiques,comme la carte gographique ou le diagramme de flux.

Certains services en ligne offrent galement la possibilit de sadonner au mind mapping. La plupart dentre eux

proposent une version freemium , cest--dire une version de base gratuite et une version premium payante avec

des fonctionnalits avances.

Nom Adresse Web

Mindomo http://www.mindomo.com/fr/

Mindmeister http://www.mindmeister.com/fr

Mind42 http://mind42.com/

Naturellement, le prix ne doit pas tre le seul critre pour choisir un logiciel de mind mapping, il faudra avant tout

valuer vos besoins.

Les conseils de Philippe Boukobza

Cofondateur de Conectivitiz, dtenteur dun DEA en

sciences politiques, Philippe Boukobza est formateur

certifi en mind mapping.

Passionn par la pense visuelle et linnovation, il a orga-

nis de nombreuses formations de visual mapping, stra-

tgie et innovation en France, en Espagne et en Belgique.

Il anime le blogue heuristiquement.com.

Quel outil graphique est le mieux adapt

pour visualiser ses objectifs ?

En fait, jutilise deux outils graphiques pour visualiser

mes objectifs :

- la carte mentale pour les objectifs court terme ; elle

permet en effet de simplifier et de structurer ses objectifs ;

GroupeEyrolles
http://www.mmdfrance.fr/http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.smartdraw.com/http://www.smartdraw.com/http://www.mindomo.com/fr/http://www.mindmeister.com/frhttp://mind42.com/http://heuristiquement.com/http://heuristiquement.com/http://heuristiquement.com/http://mind42.com/http://www.mindmeister.com/frhttp://www.mindomo.com/fr/http://www.smartdraw.com/http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.mmdfrance.fr/


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- le game plan la manire de David Sibbet pour les

objectifs long terme.

Souvent, nous ralisons en quipe notre game planpour

visualiser nos objectifs six mois. Le game planforce rester synthtique. Nous disposons en plus dune vision

one page.

Dune manire gnrale, la carte engage laction.

As-tu quelques astuces partager

par rapport au mind mapping ?

Voici deux astuces que je vis actuellement.

- Le mode multicartes permet de dcomposer la

complexit tout en conservant les connexions. Deslogiciels comme XMind ou NovaMind proposent par

exemple un mode multicartes i ntgr.

- Lintgration du sketchnoting dans la carte mentale

renforce en effet la mmoire, limagination et la mta-

phore. Bref, le sketchnotingrenforce le pouvoir voca-

teur de la carte. Le sketchnotingma reconnect avec

le plaisir de raliser des cartes. De manire gnrale,

je cherche i ntgrer plusieurs techniques visuelle s :

kanban, facilitation graphique. Cette ouverture va nous

permettre denrichir notre pratique. La carte mentaleappartient en effet une famille, nous devons donc

aller voir les autres membres de la famille. La plupart

de ces techniques sont complmentaires.

Peux-tu nous parler du visual mapping?

Le visual mappingest une bote outils visuels valide

par notre pratique. Elle est ne de ma rencontre avec

mon associ Philippe Rouffiac. Nous avons crois nos

dmarches en matire dexpression visuelle. La carte

mentale ne doit pas nous enfermer. Ces t une porte den-

tre vers le champ plus large de la pense visuelle. Toute-

fois, cette famille du vis uel est e n perptuel mouvement.Nous avons donc tent de lorganiser pour la rendre plus

lisible. Dans notre dmarche, la carte mentale reste au

centre mais nous abordons galement dautres tech-

niques visuelles comme le business canvas, le sketch-

noting, etc. limage de ce qui existe pour les langues,

nous avons cr une chelle de progression en comp-

tences de la pense visuelle avec les modules de forma-

tion adquats :

- A. Dcouverte : webbing, carte mentale simple,

pratiques collaboratives sur des matrices demanagement.

- B. Consolidation : nous approfondissons lexpres-

sion vis uelle avec notamment la carte mentale plus

avance, la carte conceptuelle et dautres modles

visuels de management.

- C. Pdagogie : le but de ce module est de pouvoir

alphabtiser ses collgues de travail, il contient

des outils pdagogiques et technologiques pour

devenir un catalyseur de la pense visuelle auprs

des personnes intresses.- D. Dploiement en entreprise.

- E. Former les formateurs.

Notre ambition est de dmocratiser lexpression

visuelle par la pratique individuelle et collaborative. En

effet, avec le temps, on risque de se retrouver avec un

foss entre praticiens et analphabtes de la pense

visuelle !

SKETCHNOTING

Cest une forme de prisede notes visuelles. Elle at popularise par MikeRodhe.

KANBAN

Cest un outil visuel issudes mthodes Toyota.Il est reprsent sousforme dun tableauavec des colonnesqui correspondent lavancement des tches.

WEBBINGCest un schma centrconstitu de bulles.

G

roupeEyrolles


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POUR ALLER

PLUS LOIN

Bibliographie

Buzan B. et Buzan T., Mind map, dessine-moi lintelligence, Eyrolles, 2012. Buzan T., Une tte bien faite, ditions dOrganisation, 3ed., 2004. Buzan T. et Griffiths C., Le Mind mapping au service du manager, ditions

dOrganisation, 1red., 2011. Deladrire J.-L., Le Bihan F., Mongin P. et Rebaud D., Organisez vos ides avec le

mind mapping, Dunod, 2ed., 2006. Delengaigne X., Mongin P., Organisez votre vie avec le mind mapping. Ct tte et

ct cur, Interditions, 2009. Delengaigne X., Mmoriser sans peine avec le mind mapping : et toutes les astuces

pour muscler et donner de bons appuis votre mmoire, Interditions, 2012. Delengaigne X. et Garcia L., Organisez votre temps avec le mind mapping, Dunod, 2013. Delengaigne X. et De Laboulaye T., Apprendre toute vitesse, Paris, Interditions, 2014. Delengaigne X., Mongin P., Booster votre efficacit avec FreeMind, Freeplane et

Xmind : bien dmarrer avec le mind mapping, Eyrolles, 2ed., 2010. Delvaux B., Des ides la carte : mind mapping et Cie pour manager de 180

360, EMS, 2009. Mongin P., Organisez vos projets avec le mind mapping: des dessins au service de

vos desseins, Dunod, 2011. Mongin P., Delengaigne X. et Garcia L., Organisez vos notes avec le mind mapping.

Dessinez vos ides !, Dunod, 2011.

Webographie

www.collectivitenumerique.fr: le blog de Xavier Delengaigne. www.heuristiquement.com: le blog de P hilippe Boukobza. www.mindmanagement.org : le site d e lassociation Le mind mappingpour tous

anim par Pierre Mongin.

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http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.heuristiquement.com/http://www.heuristiquement.com/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.heuristiquement.com/http://www.heuristiquement.com/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/

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