Excel 2010 pour Windows Notions de base EX2010ZZ

Peter Wies

1ère édition, 1ère mise à jour, décembre 2010

C Excel 2010 - Notions de base

2 © HERDT-Verlag

A propos de ce manuel....................................4

Premiers pas avec Excel

1 Familiarisation avec Excel..........................6 1.1 Tableur Excel .................................................. 6 1.2 Démarrage et fermeture d’Excel ................... 7 1.3 Fenêtre d’application Excel............................ 8 1.4 Exécution de commandes ............................ 10 1.5 Utilisation de l’aide d’Excel.......................... 11 1.6 Récapitulatif ................................................. 15 1.7 Exercice ......................................................... 15

2 Notions de base de l’utilisation de tableaux................................................16 2.1 Navigation dans les feuilles de calcul .......... 16 2.2 Saisie de données dans la feuille de calcul.. 17 2.3 Modification et suppression du

contenu de cellules....................................... 18 2.4 Modification de la largeur de colonne

et de la hauteur de ligne ............................. 19 2.5 Sélection de cellules ..................................... 20 2.6 Annulation d’actions.................................... 21 2.7 Impression de feuilles de calcul ................... 22 2.8 Enregistrement et fermeture de classeurs... 24 2.9 Création et ouverture de classeurs .............. 25 2.10 Récapitulatif ................................................. 28 2.11 Exercice ......................................................... 29

3 Utilisation de formules.............................30 3.1 Structure et saisie de formules .................... 30 3.2 Fonction SOMME.......................................... 32 3.3 Insertion de références de cellules dans

les formules à l’aide de la souris.................. 33 3.4 Modification de formules ............................ 34 3.5 Récapitulatif ................................................. 35 3.6 Exercice ......................................................... 35

Structure et mise en forme des tableaux

4 Notions de base de la mise en forme de cellules ......................................36 4.1 Notions de base de la mise en forme .......... 36 4.2 Définition des polices et styles de police..... 38 4.3 Alignement du contenu des cellules ........... 40 4.4 Utilisation de cellules fusionnées et

de retours à la ligne ..................................... 41 4.5 Utilisation de bordures et de lignes ............ 42 4.6 Attribution de couleurs et motifs

d’arrière-plan................................................ 44 4.7 Formats numériques..................................... 45 4.8 Options de mise en forme rapides............... 48 4.9 Récapitulatif ................................................. 50 4.10 Exercices........................................................ 51

5 Recopie incrémentée, copie et déplacement..............................................52 5.1 Répétition et saisie semi-automatique........ 52 5.2 Copie et déplacement à l’aide de

la fonction Glisser-déplacer ......................... 53

5.3 Copie et déplacement à l’aide du Presse-papiers ..........................................54

5.4 Utilisation de la fonction de recopie incrémentée ..................................................54

5.5 Utilisation de références relatives, absolues et mixtes.........................................57

5.6 Récapitulatif ..................................................59 5.7 Exercices ........................................................60

6 Modification de la structure du tableau..................................................62 6.1 Affichage ou masquage de lignes

ou de colonnes ..............................................62 6.2 Insertion ou suppression de colonnes

ou de lignes ...................................................63 6.3 Insertion ou suppression de cellules.............64 6.4 Récapitulatif ..................................................65 6.5 Exercices ........................................................66

Fonctions

7 Utilisation des fonctions simples ............68 7.1 Structure et utilisation de fonctions.............68 7.2 Sélection de fonctions simples......................70 7.3 Utilisation de la bibliothèque

de fonctions...................................................73 7.4 Identification d'erreurs dans

des formules ..................................................74 7.5 Erreurs dans les cellules de formules............76 7.6 Utilisation de l'audit de formules.................78 7.7 Récapitulatif ..................................................79 7.8 Exercices ........................................................80

8 Utilisation de fonctions spéciales............82 8.1 Création de fonctions imbriquées ................82 8.2 Structure et application de la fonction SI ....84 8.3 Utilisation de fonctions SI imbriquées..........85 8.4 Fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH.....86 8.5 Utilisation de fonctions mathéma-

tiques et statistiques .....................................88 8.6 Exercices ........................................................90

9 Utilisation de la date et de l'heure..........92 9.1 Saisie et mise en forme de données

de date et d'heure ........................................92 9.2 Exécution de calculs temporels simples........94 9.3 Utilisation des fonctions de date

et d'heure......................................................95 9.4 Applications pratiques ..................................96 9.5 Récapitulatif ..................................................98 9.6 Exercice..........................................................98

Présentation professionnelle de données et tableaux

10 Création et mise en forme rapide de graphiques..........................................100 10.1 Notions de base sur les graphiques ............100 10.2 Création d’un graphique d’un

certain type ..................................................103

Contenu I

© HERDT-Verlag 3

10.3 Modification de l’organisation des données d’un graphique ............................ 104

10.4 Modification de la taille et position d’un objet graphique.................................. 105

10.5 Déplacement d’un graphique vers une feuille de graphique............................ 106

10.6 Application d’une disposition prédéfinie à un graphique ......................... 107

10.7 Application d’un style de graphique au graphique............................................... 108

10.8 Représentation des données à l’aide de graphiques sparkline ............................. 109

10.9 Récapitulatif................................................ 112 10.10 Exercices ...................................................... 112

11 Modification de graphiques ..................114 11.1 Sélection et modification d’éléments

de graphique............................................... 114 11.2 Mise en forme des éléments

du graphique ............................................... 115 11.3 Ajout d’étiquettes aux graphiques ............ 118 11.4 Attribution d’étiquettes à des séries de

données ou à des points de données......... 120 11.5 Modification du contenu / de la mise

en forme des étiquettes ............................... 122 11.6 Modification de l’affichage ou de

la structure d’un graphique.......................... 123 11.7 Impression des graphiques ......................... 125 11.8 Récapitulatif................................................ 126 11.9 Exercice........................................................ 127

12 Utilisation d’options de mise en forme spéciales..................................128 12.1 Utilisation de mises en forme

conditionnelles .......................................... 128 12.2 Application d’une mise en forme

conditionnelle à certaines cellules .......... 129 12.3 Indication de la répartition des valeurs

avec une mise en forme conditionnelle..... 130 12.4 Définition des styles.................................... 131 12.5 Utilisation de styles..................................... 132 12.6 Utilisation de formats numériques

personnalisés............................................... 134 12.7 Utilisation de codes de format ................... 136 12.8 Vérification des données lors de la saisie ..138 12.9 Attribution de commentaires à

des tableaux................................................ 139 12.10 Récapitulatif................................................ 141 12.11 Exercices ...................................................... 142

Feuilles de calcul et classeurs

13 Impression de feuilles de calcul avec paramétrage individuel.................144 13.1 Contrôle des pages d’impression ............... 144 13.2 Paramétrage de mise en page élémentaire...145 13.3 Définition de paramètres d’impression

avancés ........................................................ 147 13.4 Définition des sauts de page...................... 148 13.5 Utilisation d’en-têtes et de pieds de page .... 149 13.6 Définition de titres de colonne et de ligne....153

13.7 Récapitulatif................................................ 154 13.8 Exercice ....................................................... 155

14 Utilisation efficace des classeurs...........156 14.1 Utilisation de classeurs ............................... 156 14.2 Déplacement et copie de feuilles de calcul... 158 14.3 Définition de l’affichage des feuilles

de calcul ...................................................... 159 14.4 Utilisation de références de cellules

dans d’autres feuilles de calcul .................. 160 14.5 Utilisation de références de cellules

dans d’autres classeurs ............................... 161 14.6 Utilisation d’hyperliens............................... 163 14.7 Protection de classeurs ............................... 165 14.8 Protection des feuilles de calcul

et des cellules.............................................. 166 14.9 Personnalisation de la barre d’outils

Accès rapide................................................ 168 14.10 Récapitulatif................................................ 169 14.11 Exercices ...................................................... 170

15 Gestion des modèles / classeurs ............172 15.1 Définition des modèles............................... 172 15.2 Définition ou suppression de

propriétés de document............................. 174 15.3 Récupération des classeurs non enregistrés...176 15.4 Utilisation de classeurs dans différentes

versions d’Excel ........................................... 178 15.5 Récapitulatif................................................ 180 15.6 Exercice ....................................................... 181

Techniques particulières

16 Tri et filtrage de données.......................182 16.1 Tri de tableaux selon le contenu

des cellules .................................................. 182 16.2 Tri de tableaux selon les mises en forme... 185 16.3 Utilisation du filtre automatique............... 187 16.4 Utilisation de critères de filtrage

prédéfinis dans le filtre automatique........ 188 16.5 Utilisation de la liste du filtre

automatique ............................................... 190 16.6 Filtrage par mise en forme......................... 192 16.7 Récapitulatif................................................ 192 16.8 Exercice ....................................................... 193

17 Utilisation de grands tableaux ..............194 17.1 Sélection rapide de certaines cellules ........ 194 17.2 Zooms sur le tableau .................................. 194 17.3 Fractionnement de la fenêtre de

classeur en volets ........................................ 195 17.4 Fixation de lignes et colonnes.................... 196 17.5 Utilisation de la vérification

orthographique .......................................... 197 17.6 Recherche et remplacement du

contenu de certaines cellules ...................... 198 17.7 Récapitulatif................................................ 200 17.8 Exercice ....................................................... 201

Index..............................................................202

10 Excel 2010 - Notions de base

100 © HERDT-Verlag

10 Création et mise en forme rapide de graphiques

Dans ce chapitre, vous apprendrez à

� connaître les principaux éléments et types de graphique d'Excel

� créer un graphique d'un certain type

� modifier la taille et la position d’un objet graphique

� convertir un objet graphique en feuille de graphique

� utiliser les dispositions et les styles de graphique

� utiliser les graphiques sparkline

Connaissances requises � Création et modification de feuilles de calcul

10.1 Notions de base sur les graphiques

Utilité des graphiques

Les graphiques permettent de représenter les valeurs numériques d’une feuille de calcul gra-phiquement et de manière claire. Vous pouvez ainsi notamment illustrer des rapports com-plexes ou des tendances plus rapidement et plus clairement qu’avec une simple liste de chif-fres. C’est la raison pour laquelle les graphiques sont souvent utilisés dans les présentations.

Eléments d'un graphique

Eléments de graphique Description

� Titre du graphique Vous pouvez saisir le titre du graphique.

� Légende de l’axe Y (Valeur)

La graduation (échelle) et la légende de l’axe Y, à savoir l’axe des valeurs, sont créées automatiquement par Excel en fonction des valeurs de la feuille de calcul.

� Titre de l'axe Y Au besoin, vous avez la possibilité de saisir un titre descriptif pour l’axe Y.

�

��

�

�

�

�

��

�

Création et mise en forme rapide de graphiques 10

© HERDT-Verlag 101

Eléments de graphique Description

Zone de traçage Le graphique proprement dit se trouve dans cette zone.

Séries de données Les données liées sont illustrées sous la forme d'une série de données dans un graphique. Tous les éléments d'une série (points de données) présentent la même couleur.

� Légende La légende indique les couleurs attribuées aux différentes séries de données.

� Quadrillage Le quadrillage (horizontal) facilite notamment la lecture des différentes séries de données. Vous pouvez par ailleurs choisir d'afficher un quadrillage vertical afin de faciliter la mise en correspondance des valeurs représentées avec les abscisses.

� Légende de l’axe X (Catégorie)

La division (abscisses) et la légende de l'axe X, à savoir l’axe des catégories, sont généralement automatiquement créées à partir des en-têtes de ligne ou de colonne de la feuille de calcul.

� Titre de l'axe X Comme c’est le cas pour l’axe Y, vous pouvez donner un titre descriptif supplémentaire à l’axe X si nécessaire.

Lorsque vous pointez sur un élément du graphique, Excel affiche une info-bulle indiquant son nom. Dans Excel, il existe un lien entre le graphique et les données de la feuille de calcul corres-pondante. Le graphique est actualisé automatiquement lorsque les données de la feuille de calcul associée changent. Définition des types et des sous-types de graphique

Grâce aux éléments de l’onglet INSERTION (groupe GRAPHIQUES), vous disposez de nombreux types de graphique � (ex. histogrammes ou courbes) pour créer des graphiques parlants à partir des chiffres de votre feuille de calcul. Pour chaque type de graphique, vous pouvez également sélectionner différentes variantes (sous-types de graphique �). Ainsi, vous avez la possibilité de choisir la représentation la mieux adaptée à vos données, notamment selon � les notions que vous voulez illustrer à l’aide

du graphique, � les données de départ qui doivent figurer

dans le graphique,

� la façon dont les données doivent être inter-prétées.

Pour tous les types de graphique, vous disposez de sous-types tridimensionnels en plus des sous-types bidimensionnels �.

Vous trouverez ci-dessous une présentation de principaux types de graphiques et de leurs domaines d’application habituels.

�

��

10 Excel 2010 - Notions de base

102 © HERDT-Verlag

Sélection des principaux types de graphique

Histogrammes

� Les histogrammes conviennent particuliè-rement bien lorsque vous souhaitez com-parer des valeurs (ex. les chiffres d’affaires de différentes filiales) entre elles.

� Ils sont également très utiles pour la représentation de variations ou de tendances.

� Dans les histogrammes, les séries de données sont affichées parallèlement à l'axe Y (axe des valeurs).

Graphiques à barres

� Les graphiques à barres servent à compa-rer des valeurs individuelles rapidement (ex. nombre de rendez-vous clients).

� Dans les graphiques à barres, l’axe X cor-respond à l’axe des valeurs et l’axe Y à l’axe des catégories. Par conséquent, les séries de données sont affichées parallèle-ment à l’axe X.

Graphiques à barres empilées / Histogrammes empilés

� Les valeurs des séries de données sont représentées empilées sur des colonnes / barres de la même hauteur / longueur (100 %), quel que soit le résultat "réel" de la somme des valeurs individuelles.

� Ainsi, vous pouvez représenter la proportion (en pourcentage) de valeurs (ex. le nombre de commandes arrivées par télécopie) par rapport au résultat total d'une catégorie (ex. le nombre total de commandes au premier trimestre).

Courbes

� Les courbes sont particulièrement utiles pour représenter une évolution sur une période de temps définie.

� Les séries de données sont affichées sous la forme de lignes sur lesquelles les don-nées individuelles sont représentées par des points. Selon le sous-type de graphi-que sélectionné, les points de données sont affichés ou masqués sur le graphi-que.

� Les courbes, contrairement aux histo-grammes et aux graphiques à barres, permettent également de représenter un grand nombre de valeurs individuelles.

Sous-type de graphique HISTOGRAMME GROUPE

Sous-type de graphique BARRES GROUPEES EN 3D

Sous-type de graphique HISTOGRAMME EMPILE

100 %

Sous-type de graphique COURBE

Création et mise en forme rapide de graphiques 10

© HERDT-Verlag 103

Graphiques à secteurs

� Les graphiques à secteurs permettent de mettre en évidence la répartition des valeurs au sein d’une catégorie définie. La représentation des résultats d'un scrutin est un exemple classique de domaine d'application pour les gra-phiques à secteurs, qui permettent alors de rapidement récapituler le nombre de votes remportés par chaque parti.

� N’oubliez pas que vous ne pouvez repré-senter qu’une seule série de données (à savoir une ligne ou colonne de feuille de calcul) dans un graphique à secteurs.

10.2 Création d’un graphique d’un certain type

Exemple : Création d’un histogramme groupé

Vous avez été chargé de présenter la répartition des coûts variables entre les différents services au premier trimestre lors d’une réunion d'équipe. A cet effet, vous souhaitez représenter les données correspondantes dans un histogramme groupé. � Sélectionnez la plage de la feuille de calcul à représenter

sous forme de graphique, avec les en-têtes de ligne et de colonne. Pour notre exemple, sélectionnez la plage A3:D7.

� Dans l’onglet INSERTION, groupe GRAPHIQUES, cliquez sur l’icône du type de graphique désiré pour afficher la liste des sous-types de graphique disponibles. Pour notre exemple, cliquez sur l’icône �.

� Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le sous-type de gra-phique. Aux fins de l’exemple, sélectionnez HISTOGRAMME GROUPE �.

Excel insère le graphique correspondant sous forme de graphique imbriqué (objet graphi-que) dans la feuille de calcul active.

Après cette insertion, le graphique est en mode de modification (reconnaissable au double cadre � qui l’entoure), et les autres onglets (CREATION, DISPOSITION et MISE EN FORME) sont affichés sur le ruban. Les outils de ces onglets vous permettent d’effectuer toutes les opérations nécessaires à la personnalisation et à la mise en forme de votre graphique.

Sous-type de graphique SECTEURS

�

��

��

10 Excel 2010 - Notions de base

104 © HERDT-Verlag

� Si, comme à l’exemple précédent, vous souhaitez représenter l’ensemble de la feuille de calcul sous forme de graphique, il vous suffit de sélectionner une cellule de la feuille de calcul avant l’insertion du graphique. La feuille de calcul ne doit cependant pas conte-nir de lignes ou colonnes vides.

� Si plusieurs zones indépendantes doivent être représentées dans votre graphique, sélectionnez-les en maintenant la touche " enfoncée.

Conséquences indésirables possibles lors de la création de graphiques

� Si la première colonne comprend des chiffres et un en-tête, Excel représente ces valeurs comme série de données dans le graphique (voir illustration à gauche).

� Pour éviter ce phénomène, supprimez l’en-tête de la colonne avant de créer le graphi-que (voir illustration à droite).

Prévention de la création automatique d’une série de données superflues

10.3 Modification de l’organisation des données d’un graphique

Organisation des données d’un graphique par colonnes ou par lignes

Excel organise les données d'un graphique automatiquement, c.-à-d. que les données à inclure au graphique sont affichées par colonnes ou par lignes, quelle que soit leur organi-sation initiale. � Pour la représentation par colonnes, la graduation

de l’axe des ordonnées est réalisée en fonction des en-têtes de ligne.

� Pour la représentation par lignes, la graduation de l’axe des ordonnées est réalisée en fonction des en-têtes de colonne.

Organisation par colonnes Organisation par lignes

Données de départ

Création et mise en forme rapide de graphiques 10

© HERDT-Verlag 105

Si nécessaire, vous pouvez modifier l’organisation automatique des données d’un graphi-que. Par exemple, pour organiser par lignes les données de l’histogramme initialement créé, procédez comme suit : � Cliquez sur une zone libre du graphique pour activer le mode de modification.

� Dans l'onglet CREATION, groupe DONNEES, cliquez sur l'icône INTERVERTIR LES LIGNES / COLONNES afin de modifier l'organisation des données et de les représenter par lignes.

10.4 Modification de la taille et position d’un objet graphique

Redimensionnement d’un objet graphique

� Cliquez sur une zone libre du graphique pour activer le mode de modification.

� Dans l’onglet MISE EN FORME, groupe TAILLE, sélectionnez la hauteur et la largeur de l’objet graphique dans les champs � et � respectivement.

ou

� Faites glisser l’une des poignées � afin de modifier la taille du graphique.

� Pour redimensionner l'objet graphique de

manière proportionnelle, appuyez sur la touche H et maintenez-la enfoncée tout en faisant glisser une poignée d’angle.

� Si vous faites glisser la poignée d'angle avec la touche A enfoncée, l'objet graphique est redimensionné afin que ses bords soient alignés sur le quadrillage de la feuille de calcul.

Déplacement d’un objet graphique

� Pointez sur une zone libre de l’objet graphique (pointeur : ).

Vous n’avez pas besoin d’activer le mode de modification.

� A l’aide de la fonction Glisser-déplacer, déplacez le graphique jusqu’à sa nouvelle position sur la feuille de calcul.

Si vous appuyez sur la touche A et la maintenez enfoncée lors du déplacement de l'objet graphique, la nouvelle position de l'objet est déterminée par le quadrillage de la feuille de calcul. Prévention du redimensionnement et du déplacement automatiques

Par défaut, un objet graphique dépend de la position et de la taille des cellules qui se trouvent "derrière" le graphique. Cela peut éventuellement avoir des conséquences indésirables. Par exemple, le graphique peut ... � être déplacé vers le bas si vous insérez des lignes au-dessus du graphique,

� devenir plus large si vous augmentez la largeur d’une colonne dont les cellules sont couvertes par le graphique.

�

�

�

�

�