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Excel2016

Nouvelleédition

GregHarvey

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Excel2016pourlesNuls(nouvelleédition)

Titredel’éditionoriginale:Excel2016ForDummies®PourlesNulsestunemarquedéposéedeWileyPublishing,Inc.ForDummiesestunemarquedéposéedeWileyPublishing,Inc.CollectiondirigéeparJean-PierreCanoTraduction:PhilipEscartinMiseenpage:MarieHousseauEditionfrançaisepubliéeenaccordavecWileyPublishing,Inc.©ÉditionsFirst,undépartementd’Édi8,2017ÉditionsFirst,undépartementd’Édi812avenued’Italie75013ParisTél.:0144160900Fax:0144160901E-mail:[email protected]:www.editionsfirst.frISBN:9-782-412-02589-5ISBNnumérique:9782412033081Dépôtlégal:3etrimestre2017

Cetteœuvreestprotégéeparledroitd’auteuretstrictementréservéeàl’usageprivéduclient.Toutereproductionoudiffusionauprofitdetiers,àtitregratuitouonéreux,detoutoupartiedecetteœuvreeststrictementinterditeetconstitueunecontrefaçonprévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriétéintellectuelledevantlesjuridictionscivilesoupénales.Marquesdéposées. Toutes les informations connues ont été communiquées sur lesmarquesdéposéespourlesproduits,servicesetsociétésmentionnésdanscetouvrage.Wiley Publishing, Inc. et les Éditions First déclinent toute responsabilité quant àl’exhaustivitéetàl’interprétationdesinformations.Touslesautresnomsdemarqueetdeproduitsutilisésdanscetouvragesontdesmarquesdéposéesoudesappellationscommercialesdeleurpropriétairerespectif.

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CelivrenumériqueaétéconvertiinitialementauformatEPUBparIsakowww.isako.comàpartirdel'éditionpapierdumêmeouvrage.

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N

Introductionous sommes très fiers de vous présenter Excel 2016 pour les Nuls,l’ouvrage de référence consacré à la dernière version du tableur deMicrosoft.

Excel2016pourlesNulsexposetouteslestechniquesfondamentalesquevousdevezconnaîtrepourcréer,modifier,mettreenformeetimprimervospropresfeuillesdecalcul.Enplusdevousmontrercequ’estunefeuilledecalcul, ce livre explique comment créer des graphiques et des bases dedonnéesetcommentanalyserdesdonnées.Gardezcependantàl’espritquecetouvrageseborneàaborderlesnotionsfondamentales;pasquestion,eneffet, d’aller au fond des choses. Il est essentiellement consacré à lacréationdefeuillesdecalculavecExcel,carc’estbiencelaquiintéresselamajoritédesutilisateurs.

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ÀproposdecelivreCelivren’apasétéconçupourêtreludelapremièreàladernièrepage.Bienque leschapitressesuccèdentdansunordreàpeuprès logique,unpeucommesivousappreniezàutiliserExceldansuncentredeformation,chacundessujetscouvertsdansunchapitreestindépendantdesautres.

Chaquesujetcommenceparunexposéquiexpliquesonutilitéetcommentle mettre en œuvre. À l’instar d’autres logiciels sophistiqués, Excelpropose toujours plusieurs moyens d’accomplir une tâche. Pour ne pasvousembrouiller,nousavonsdélibérémentréduitlechoixaucheminementle plus efficace. Plus tard, si vous en avez envie, vous pourrez toujoursexpérimenterd’autresmoyensd’yparvenir.Pour lemoment, tenez-vous-enàlavoiequenousdécrivons.

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CommentcelivreeststructuréCe livre est organisé en cinq parties. Chaque partie rassemble aumoinsdeuxchapitressouslabannièred’unthèmecommun.Chaquechapitreestsubdiviséensectionsquiexposentlesbasesdusujet.Nevousattachezpastrop à la structure de ce livre, car après tout peu importe que vous ayezappris àmodifierune formuleavantde savoir commentmettreen formeles cellules, ou si vous avez appris à imprimer avant de savoir faire desmodifications dans les cellules. L’important est que vous découvriezl’informationnécessairepourexécuterunetâcheetquevoussachiezoùlarechercher.

Voiciunaperçudecequevoustrouverezdanschaquepartie:

Premièrepartie:Onsejetteàl’eauCettepartie explique les fondementsdu logiciel, notamment comment ledémarrer.Vousapprendrezàreconnaîtrelesdifférentespartiesdel’écran,à saisir des informations dans la feuille de calcul, à enregistrer undocument, etc. Si vous n’avez jamais vu un tableur de près, vous avezintérêt à commencer par lire leChapitre1 pour découvrir les secrets del’interfaceà rubansavantdepasser,dans leChapitre2, à lacréationdesfeuillesdecalcul.

Deuxièmepartie:L’artetlamanièredemodifierunclasseurDanscettepartie,nousvousexpliquonscommentéditerlafeuilledecalculpour lui donner belle apparence ; nous vous apprenons également àeffectuerdesmodificationssignificativessanscouriraudésastre.Passezenrevue leChapitre3 lorsquevousaurezbesoinde savoir commentmettreles données en forme afin de mieux les présenter. Reportez-vous auChapitre 4 pour réorganiser, supprimer ou insérer de nouvellesinformations dans une feuille de calcul. Et ne manquez pas de lire leChapitre 5 pour tout savoir sur les manières d’imprimer votre travailachevé.

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Troisièmepartie:S’organiseretresterorganiséDans cette troisième partie, nous vous expliquons, en long et en large,commentnepasvousfairepiégerpar lesdonnéesquevousavezentréesdans vos feuilles de calcul. LeChapitre6 est truffé de bonnes idées surl’artetlamanièred’organiserrationnellementvosdonnéesdansuneseulefeuille.LeChapitre7vousdit tout sur le travailavecdifférentes feuillesd’unmêmeclasseuretcommenttransférerdesdonnéesentreelles.

Quatrièmepartie:Plongeondansl’analysededonnéesCette partie se compose de deux chapitres. Le Chapitre 8 est uneintroduction à l’utilisation d’Excel pour effectuer des analyses desimulation au moyen de scénarios, notamment la création de tables dedonnéesàuneoudeuxentrées,larecherchedebuts,ouencorelacréationdediversscénariosaumoyenduGestionnairedescénarios.AuChapitre9,nousvousmontronslespossibilitésqu’offreExcelenmatièredetableauxcroisés dynamiques et de graphiques croisés dynamiques, des outils quivous permettent de filtrer et de faire la synthèse de grandes quantitésd’informationsprésentesdansunefeuilledecalculouunelistededonnéessous la forme compacte d’un tableau ou d’un graphique. LeChapitre10vousdémontreracombienilestfaciledecréerdesgraphiquesàpartirdevosdonnées.

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ConventionsutiliséesdanscelivreLes informations qui suivent vous expliquent quelque peu comment leschoses sont présentées dans ce livre. Les éditeurs appellent cela desconventions,mais,contrairementauxconventionspolitiquesaméricaines,iln’estbesoinnidefairecampagne,niderameuterlespom-pomgirls,nides’enprendreàl’adversaire.

CommandesExcel 2016 est un programme sophistiqué, reposant sur une interfaceutilisateur à rubans. Le Chapitre 1 vous dit tout sur le Ruban et vousapprendàvoussentiràl’aiseaveccesystèmedecommandes.Toutaulongdulivre,voustrouverezdesséquencesdecommandesdeRubanutilisantlacodificationhabituelledansles livresPourlesNulsdans laquelle lenomde l’onglet duRuban et le bouton de commande à sélectionner dans cetongletsontséparésparunebarreoblique,commedanscetexemple:

Accueil/Copier

Cequi indique lacommandeduRubanpar laquelle lasélectionencours(cellules, graphique ou autres) est copiée dans le Presse-papiers deWindows.Danscetexemple,vouscliquezsurl’ongletAccueilduRuban(s’iln’estpasdéjàaffiché),puissurleboutonCopierdecetonglet(dontl’icônereprésentedeuxfeuillesdepapiercôteàcôte).

CertainesdesséquencesdecommandesduRubannécessitentunpeuplusquede cliquer sur unbouton, à savoir sélectionner la commandevouluedansunmenuouvertparunbouton.Danscecas,lenomdelacommandeà sélectionner dans ce menu suit le nom du bouton qui ouvre celui-ci,chaqueélémentdelaséquenceétantséparéparunebarreoblique,commececi:

Formules/Optionsdecalcul/Manuel

Ce qui indique la séquence de commandes dans le Ruban qui active lemodederecalculmanueldansExcel:vouscliquezsurl’ongletFormules(s’iln’estpasdéjàaffiché),puissurleboutonOptionsdecalculet,enfin,voussélectionnezManueldanslemenuquiapparaît.

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Àintervallerégulier,vousserezamenéàsaisirlesdonnéesmanuellement.Lorsque nous vous engageons à saisir une formule, ce que vous deveztaperapparaîtengras.Parexemple:Tapez=somme(A2:B2)signifiequevous devez taper exactement cela, c’est-à-dire le signe « égal », lemot«somme»,laparenthèseouvrante,l’expression«A2:B2»aveclesigne«deux-points»entre lesdeuxensembleschiffre+lettreet la parenthèsefermante.Enfin, cerise sur legâteau,vousdevrezenplusappuyer sur latoucheEntréepourvalidercetteformule.

Ilm’arriveradevousdemanderd’appuyersurunecombinaisondetouches(cequel’onappelleaussiunraccourciclavier)pourexécuteruneaction,plutôtquedecliquersurunboutondansleRuban.Unraccourciclavierseprésente ainsi : Ctrl + S ouAlt + FS (ces deux raccourcis exécutent lacommande Enregistrer). Notez qu’il ne faut pas taper la lettre enmajuscule. Lorsqu’il faut appuyer aussi sur la touche Maj, celle-ci estindiquéedansladescriptionduraccourci.

Dans le cas de la toucheAlt, vous devez appuyer successivement sur latouche Alt (en la relâchant aussitôt) et sur les touches des lettres quisuivent. Les raccourcis clavier utilisant la touche Alt sont propres àl’interface d’Excel 2016 reposant sur le Ruban et toutes les lettrescorrespondantesapparaissentàl’écranlorsquevousappuyezsurlatoucheAlt.

LesraccourcisclavierutilisantlatoucheCtrlsontd’origineplusancienne,maisfonctionnentunpeudifféremment:vousdevezmaintenirenfoncéelatoucheCtrltoutenappuyantsurlalettrequisuit(làencore,enminuscule).N’appuyezsurlatoucheMajquesielleestindiquéedansladescriptionduraccourci.

Excel2016necomportequ’unseulmenudéroulant(lemenuFichierdesversions antérieures) et une seule barre d’outils (la barre d’outils Accèsrapide). Lemenu Fichier s’ouvre en cliquant sur l’onglet Fichier ou enappuyant sur Alt + F. La barre d’outils Accès rapide, avec les quatreboutons qu’elle contient dans la configuration par défaut, se trouve àgauchedanslabarredetitre.

PictogrammesLespictogrammesquevoicisontfortjudicieusementplacésdanslamargepourattirerl’attentionsurcequivautounonlapeined’êtrelu:

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Ce pictogramme signale une astuce ou toute autre indication utileconcernantlesujetencours.

Cepictogrammerappelleune informationdont ilvousserautiledevoussouvenir.

Ce pictogramme indique ce que vous devez faire pour éviter unecatastrophe.

UniquementpourlespersonnesquiexploitentExcel2016surundispositiftactile,commeunetabletteWindowsouunsmartphone.

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Etmaintenant,onvaoù?Si vous n’avez encore jamais utilisé un tableur, lisez d’abord leChapitre1pourfaireconnaissance.

Puis,aufuretàmesurequedesquestionsplusprécisesseposerontàvous(parexemple«commentfairepourcopieruneformule?»),vouspourrezvousreporteràlatabledesmatièresouàl’indexpourytrouverlasectionoulapageappropriéeetvousyrendreimmédiatement.

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IQuandfautyaller…

DANSCETTEPARTIE…

» DécouvrirleRuban.

» Sefamiliariseraveclesprincipauxongletsetboutonsdecommande.

» Personnaliserlabarred’outilsAccèsrapide.

» Lancer(etquitter)Excel2016.

» Obtenirdel’aide.

» Utiliserlesprincipauxboutonsetcommandesquigèrentlasaisiedesdonnées.

» Récupérer un classeur égaré quand les choses tournentmal.

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C

Chapitre1Excel2016poursonutilisateur

DANSCECHAPITRE:

» SélectionnerdescommandesàpartirduRuban.

» Personnaliserlabarred’outilsAccèsrapide.

» LesméthodespourlancerExcel2016.

» Surferdansunclasseuretunefeuilledecalcul.

omme dans les versions précédentes du programme, l’interfaceutilisateuraétédébarrasséede sesmenusdéroulants,voletsetbarresd’outils. Tous ces éléments sont remplacés par un bandeau unique

placédans lapartiesupérieurede la feuilledecalcul,appeléRuban.Lescommandes sont réparties dans des groupes logiques les rendant ainsifacilementetrapidementaccessibles.

Ajoutez à ce Ruban un onglet Fichier et la barre d’outils Accès rapide,auxquels se joignent quelques volets de tâches (Presse-papiers, ImagesClipartetRechercher)etvousdisposezdelaversiond’Excellaplusfacileà utiliser jamais commercialisée. Elle vous offre les moyens les pluscommodesdefairedescalculssurvosdonnées,deproduiredetrèsbeauxrapportsfinanciersaussibienqued’organiservosdonnéesetd’enfairedesgraphiques, autrement dit de faire toutes ces choses merveilleuses pourlesquellesvousutilisezExcel.

L’interfaceutilisateuretsonRubanLorsque vous ouvrez Excel, un écran de démarrage représenté à laFigure1.1apparaît.ChoisissezNouveauclasseurpourouvrirunclasseurvierge ou optez pour un des autres modèles proposés. Si aucun ne faitvotrebonheur,n’hésitezpasà surfer sur leNetpouren trouverd’autres.

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Quandvousaurezexploité leprogrammependantuncertaintemps,voustrouverez, dans le volet gauche, la liste des classeurs que vous aurezrécemmentutilisés,aucasoùvoussouhaiteriezlesouvrirdenouveau.

FIGURE1.1:L’écrandedémarraged’Excel2016quivouspermetdecréerunnouveauclasseurvierge,d’utiliserunmodèle,commebase,ouencorederouvrirunclasseurquevousavezdéjàexploité.

Si vous optez pour Nouveau classeur, le programme vous ouvre unnouveau classeur (qu’il baptiseClasseur1 et qu’il dote d’une feuille decalcul:Feuil1)(Figure1.2).

Cettefenêtresecomposedesélémentssuivants:» L’ongletFichier,quiouvrelafenêtre,dontlevoletdegauche,

appeléBackstage(lescoulisses…commeauthéâtre!)contienttouteslescommandesrelativesaufichier,notammentEnregistrer,Ouvrir(sélectionnépardéfaut),ImprimeretQuitter,ainsiqu’unboutonOptionsquipermetdemodifierlesparamètrespardéfautd’Excel.VousydécouvrirezégalementleboutonComptequidonneaccèsàdesinformationsconcernantl’utilisateurduprogramme.SivousavezutilisévotrecompteMicrosoftoulecompteaveclequelvousaccédezàWindows,vousaurezlapossibilitédetravailler

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conjointementavecOneDrive,leclouddeMicrosoft.VousdisposerezainsidetousvosdocumentsExceloùquevoussoyezdanslemondedèslorsquevousdisposerezd’uneconnexionàInternet.Laflèchesituéedanslapartiesupérieuregauchepermetdequittercescoulissespourreveniràl’affichagestandarddelafeuilledecalcul.

FIGURE1.2:VoilàoùvousdébarquezaprèsavoirchoisiNouveauclasseurdansl’écrandedémarrage.

» Labarred’outilsAccèsrapide,quicontientdesboutonssurlesquelsvouspouvezcliquerpouraccomplirdestâchesd’usagecourant,parexempleenregistrervotretravailoubienannulerourépéterunemodification.

» LeRuban,quicontientlamajeurepartiedescommandesd’Excel,répartiesdansuncertainnombred’ongletsetdegroupesallantd’AccueilàAffichage.SurlapartiedroitedeceRuban,vousdécouvrirezlenomdel’utilisateur.Cliquezdessuspouraccéderàdescommandespermettantdegérervotrecompted’utilisateurWindows.Justeàdroitedunomd’utilisateur,l’ongletPartagerouvreunpanneauéponymequipermetd’ajouterdescollaborateurs

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sivoussouhaiteztravaillervialecloud.Enfin,uneémoticônepermetd’adresseruncommentaireillustréparunvisagequisourit(sivousêtessatisfaitdutravailaccompli),ouquifaitlamoue(sivousn’êtespastoutàfaitheureuxdutravailenquestion).

» Labarredeformule,quiaffichel’adressedelacellulesélectionnéeainsiquesoncontenu.

» Lazonedefeuilledecalcul,quicontienttouteslescellulesdelafeuilledecalculencours,identifiéespardesen-têtesdecolonnesaumoyendelettressurlebordsupérieuretpardesen-têtesdelignesutilisantdesnombressurlebordgauche,avecdesongletspermettantdesélectionneruneautrefeuilledecalculduclasseur,unebarrededéfilementhorizontalesurlebordinférieurpoursedéplacerversladroiteetverslagauchedanslafeuilledecalcul,etunebarrededéfilementverticalesurleborddroitpoursedéplacerverslehautetverslebasdanslafeuilledecalcul.

» Labarred’état,quiindiquedansquelmodesetrouveleprogrammeetquellestouchesspécialessontactivées,vouspermetdesélectionneruneautrefeuilledecalculetdefaireunzoomavantouarrièresurlafeuilledecalculaffichée.

Quesepasse-t-ilencoulisses?L’onglet Fichier est situé à gauche de l’onglet Accueil du Ruban, justesouslabarreAccèsrapide.

Cliquer sur Fichier donne accès à la vue Backstage. Si vous y validezl’option Informations,vousobtiendrezdesdonnées sur l’étatduclasseurExcelactuellementouvertetactif(Figure1.3).

La fenêtre Informations est divisée en deux parties. Celle de gauchecontientdegrandsboutonsservantàmodifierlesautorisationsduclasseuretàrestreindresadiffusion.Cellededroitedistilledesinformationssurlespropriétésdudocument,dontcertaines,commeTitres,Balises,ouencoreCatégorie.Sivousnepouvezpasmodifierl’Auteuroriginel,vouspouvezenrevancheenajouterun.

Sous l’option Informations se trouvent les commandes Enregistrer,Enregistrersous,OuvriretFermer,commandesclassiquesdegestiondesfichiers.Enavant-dernièreposition,unboutonComptevousdonneaccès,

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à droite, au volet dumême nom.Vous y trouverez des informations surl’utilisateur,laconnexionetlecompteMicrosoftOffice.Enfin,leboutonOptionsdonneaccèsauxréglagesdesparamètresd’Excel2016.

CliquezsurOuvrirpourouvrirunclasseurquevousavezdéjàcréé.Excelvousafficheàdroitelalistedesclasseursrécents;ilvoussuffitdecliquer,danslaliste,surlenomduclasseurauquelvousvoulezaccéder.

FIGURE1.3:Lescommandesdisponiblesencoulissesàgauche;lesinformationsàdroite.

PourfermerlavueBackstageetreveniràl’affichagenormaldelafeuilledecalcul,cliquezsurlaflèchegauchesituéeenhautàgaucheduvoletouappuyeztoutsimplementsurlatoucheÉchapdevotreclavier.

N’oubliezpasleguide(duRuban)LeRuban(Figure1.4)renddirectementaccessibles,dansdesonglets, lescommandeslesplusutilisées.

LeRubanestconstituédesélémentssuivants:» Desonglets,quiprésententlescommandesparcatégories.

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» Desgroupes,quiregroupentlescommandesrelativesàunetâcheparticulière.

» Desboutonsdecommandequi,danschaquegroupe,vouspermettentd’accompliruneactionoud’ouvrirunegaleriedanslaquellevouspourrezcliquersurlaminiaturedevotrechoix.

FIGURE1.4:LeRuband’Excelsecomposed’uneséried’ongletscontenantdesboutonsdecommanderépartisdansdifférentsgroupes.

Notezque,danscertainsonglets,cesboutonssontregroupésenminibarresd’outils.

» Desdéclencheursdeboîtededialoguequi,ancrésdansl’angleinférieurdroitdecertainsgroupes,vouspermettentd’ouvriruneboîtededialoguequiproposedesoptionssupplémentaires.

Pour afficher une plus grande surface de votre feuille de calcul dans lafenêtred’Excel,vouspouvezmasquerleRubandemanièreàcequeseulsles onglets apparaissent. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le boutonOptionsd’affichageduRubansituéau-dessusdel’ongletPartager.CommelemontrelaFigure1.5,ilproposetroiscommandesd’affichage:Masquerautomatiquementleruban,Afficherlesonglets,Afficherlesongletsetlescommandes.

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FIGURE1.5:Lesoptionsd’affichageduRuband’Excel.

Lorsque vousmasquez automatiquement le Ruban, il suffit de placer lepointeurdelasouristoutenhautdevotreécranpourfaireapparaîtreunebarrevertehorizontaletrèsclaire.Cliquezdessuspourafficherlesongletset les commandes. Vous pouvez également double-cliquer sur les troispetits points situés dans la partie supérieure droite de l’interface. PourréafficherleRuban,cliquezdenouveausurleboutonOptionsd’affichageduruban,etchoisissezAfficherlesongletsetlescommandes.

PourréduirerapidementleRuban,faitesunclic-droitdansunespacevided’un des groupes de commandes.Dans lemenu contextuel qui apparaît,exécutez la commande Réduire le ruban. Seuls les onglets sont alorsvisibles.Accédezauxcommandesencliquantsurlenomdel’onglet.Pourréafficher le Ruban, il suffit alors de double-cliquer sur le nom d’unonglet.

LesongletsduRubanLa première fois que vous lancez Excel, sonRuban contient les ongletssuivants,delagaucheversladroite:» Accueil,quicontientlesboutonsdecommandenormalement

utiliséspourcréer,mettreenformeetmodifierunefeuilledecalcul,répartisdanslesgroupesPresse-papiers,Police,Alignement,Nombre,Style,CellulesetÉdition.

» Insertion,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourajouterdiverséléments(dessins,tableaux,graphiques,graphiquessparklines,lienshypertextes,en-têtesetpiedsdepages),répartisdanslesgroupesFormes,Tableaux,Illustrations,Graphiques,Graphiquessparklines,Diagrammes,Liens,Texte,etSymboles.

» Miseenpage,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourpréparerunefeuilledecalculpourl’impressionouréorganiserlesdessinssurunefeuilledecalcul,répartisdanslesgroupesThèmes,Miseenpage,Miseàl’échelleetOptionsdelafeuilledecalculetOrganiser.

» Formules,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourajouterdesformulesetdesfonctionsdansunefeuille

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decalculoupourrechercherdeserreursdansuneformule,répartisdanslesgroupesBibliothèquedefonctions,Nomsdéfinis,VérificationdesformulesetCalcul.

» Données,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourimporter,émettredesrequêtes,mettreenévidenceoufaireunsous-totaldesdonnéesd’unefeuilledecalcul,répartisdanslesgroupesDonnésexternes,Récupérerettransformer,Connexions,Trieretfiltrer,Outilsdedonnées,PrévisionsetPlan.

» Révision,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourvérifier,protégereteffectuerlesuividesmodificationsd’unefeuilledecalcul,répartisdanslesgroupesVérification,Insights,Langue,CommentairesetModifications.

» Affichage,quicontientlesboutonsdecommandenormalementutiliséspourmodifierl’affichagedelafeuilledecalcul,répartisdanslesgroupesAffichagesclasseur,Afficher/Masquer,ZoometFenêtre.

» Partagerestplacéunpeuàl’écartdesautresonglets.Lorsquevouscliquezdessus,vousaffichezunpanneauPartagerquipermetd’ajouterunemplacementdestockagedistant(cloud)afindecollaboreravecd’autresutilisateursenyenregistrantvosclasseurs.

Enplusdecesongletsstandard,Exceldisposedel’ongletsupplémentaireoptionnel Développeur, que vous pouvez ajouter au Ruban si voustravaillezavecdesmacrosetdesfichiersXML.

BienquecesongletsstandardsoientceuxquevousvoyeztoujourssurleRuban lorsqu’il est affiché dans Excel, ils ne sont pas tout ce qui peutapparaître dans cette zone. Excel peut également y afficher des outilscontextuelslorsquevoustravaillezsurunobjetquevousavezsélectionnédanslafeuilledecalcul,parexemple,uneimageinséréeouungraphique,ou un tableau que vous avez créé.Les nomsdes outils contextuels pourl’objetsélectionnéapparaissentjusteau-dessusdel’ongletoudesongletsassociésàcesoutils.

Parexemple,laFigure1.6montreunefeuilledecalculdanslaquelleonacliqué sur le graphique afin de le sélectionner. Cette sélection faitapparaîtrel’ongletOutilsdegraphiqueàdroitedel’ongletAffichage.Ilsecompose de deux onglets supplémentaires : Création (sélectionné pardéfaut) et Format. Notez également que les boutons de commande de

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l’onglet Création sont répartis dans les groupes Type, Données,Dispositiondugraphique,etEmplacement.

Lorsquevousdésélectionnezl’objetencliquantsurlafeuilleàl’extérieurde celui-ci, l’outil contextuel disparaît immédiatement duRuban, qui nelaisseplusapparaîtrequelesongletshabituels.

SélectionnerdescommandesvialeclavieretlasourisExcel 2016 est capable de tourner sur une foule de dispositifs distincts.C’est en vous fondant sur le type de matériel que vous exploitez, maisaussi sur les périphériques qui lui sont connectés que vous choisirez laméthodelaplusefficaced’invoquerdescommandesduRuban.

Si vousdisposezd’un clavier et d’une souris, laméthode la plus simplepoursélectionnerunecommandeduRubanconsisteàcliquersurl’ongletoù elle se trouve, puis sur le bouton qui la représente dans son groupe.Ainsi, pour introduire, dans votre feuille de calcul, une image en ligne,cliquezsurl’ongletInsertion,puissurleboutonIllustrationset,enfin,surImagesenligne,cequivousgarantiral’accèsàlaboîtededialogueInsérerdesimages.

FIGURE1.6:Lorsquevoussélectionnezcertainsobjetsdanslafeuilledecalcul,ExcelajouteauRubandesoutilscontextuelsavecleurspropresonglets,groupesetboutons.

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Sivous êtes un as du clavier, voici une autreméthodepour sélectionnerfacilement des commandes du Ruban : appuyer sur la touche Alt, larelâcher, puis appuyer sur la lettre qui correspond à celle affichée surl’ongletquevousvoulezsélectionner.LorsquevousenfoncezlatoucheAltetlarelâchezaussitôt,ExcelaffichelestouchesderaccourcipourtouslesongletsduRuban.

Lorsquevousappuyezalorssurlatouchederaccourcid’unonglet,celui-ciapparaît, avec toutes les touchesde raccourci des boutonsde commandequ’ilcontient.

Personnaliserlabarred’outilsAccèsrapideLorsque vous lancez Excel 2016 pour la première fois, la barre d’outilsAccèsrapidenecontientquelestrois(voirequatre)boutonssuivants:

METTONS-NOUSBIEND’ACCORD

Avant d’aller plus loin, permettez-nous de spécifier quelques termesincontournables.Quand nous disons cliquer, cela signifie enfoncer une fois lebouton principal de la souris (en général, le gauche, àmoins que vous n’ayezmodifié ce paramètre) ou toucher une fois l’écran avec votre doigt (ou votrestylet)sivoustravaillezsurundispositiftactile.Double-cliquer,c’estenfoncerdeux fois consécutivement le bouton principal de la souris ou toucherrapidement deux fois l’écran. Opérer un clic-droit, c’est enfoncer le boutonsecondaire(ledroitsivousavezgardélesréglagesprédéfinis)outoucherl’objetetmaintenirlecontactjusqu’àcequ’unmenucontextuels’affiche.Enfin,quandnousparlonsdecliquer-glisserpourréaliserunesélectiondecellules,celaveutdirecliquersurlapremière,maintenirenfoncétoutendéplaçantlasourisjusqu’àladernière,puisrelâcher.

» Enregistrer,pourenregistrertouteslesmodificationsapportéesauclasseurouvert,aveclemêmenomdefichier,lemêmeformatdefichieretlemêmeemplacement.

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» Annuler,pourannulerladernièremodificationquevousavezeffectuée.

» Répéter,pourrépéterladernièremodificationquevousavezeffectuée.

» Personnaliserlabarred’outilsAccèsrapidequipermetd’yajouteroudesupprimerdesboutonsdecommande.

Cettebarreesttoutàfaitpersonnalisable,Excelvousdonnantlapossibilitéd’y ajouter facilement non seulement n’importe quel bouton du Ruban,maisaussitouteslescommandesquevousvoulez,mêmelesplusobscuresquin’apparaissentdansaucundesongletsduRuban.

Pardéfaut,labarred’outilsAccèsrapideapparaîtau-dessusdesongletsduRuban, juste à droite de l’icône Excel, qui sert à redimensionner leprogramme ou le quitter. Pour afficher la barre d’outils sous le Ruban,justeau-dessusdelabarredeformule,cliquezsurleboutonPersonnaliserla barre d’outils Accès rapide (le bouton contenant un triangle pointantvers le bas, à l’extrémité droite de la barre d’outils Accès rapide) puis,danslemenulocalquiapparaît,optezpourAfficherendessousduRuban.Voustrouverezcetemplacementpluspratiquepourajouterdesboutonsàlabarred’outilsAccèsrapide,lorsqu’ilscommencerontàrecouvrirlenomduclasseurouvert,quiapparaîtàladroitedecelle-ci.

LemenuPersonnaliserlabarred’outilsAccèsrapideLe bouton Personnaliser la barre d’outils Accès rapide vous garantitl’accèsàunmenuregroupantlescommandessuivantes:» Nouveau,pourcréerunnouveauclasseur.

» Ouvrir,pourafficherlaboîtededialogueOuvrirpermettantd’ouvrirunclasseurexistant.

» Enregistrer,poursauvegarderlesmodificationsapportéesauclasseurcourant.

» Courrierélectronique,pouraccéderàlamessagerie.

» Impressionrapide,pourenvoyerlafeuilledecalculcouranteàl’imprimantepardéfaut.

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» Aperçuetimpression,pourouvrirlesparamètresd’impressiondanslavueBackstage,avecunaperçudelafeuilledecalculcourantedanslapartiedroite.

» Orthographe,poureffectuerunevérificationorthographiquedelafeuilledecalculcourante.

» Annuler,pourannulerladernièremodificationdelafeuilledecalcul.

» Rétablir,pourréappliquerlamodificationquivenaitd’êtreannulée.

» Ordrecroissant,pourtrierlasélectiondecellulesoulacolonnedanslesensalphabétiquedeAàZ,leschiffresdumoinsélevéauplusélevé,ouladatedelaplusancienneàlaplusrécente.

» Ordredécroissant,pourtrierlasélectiondecellulesoulacolonnedanslesensalphabétiquedeZàA,leschiffresduplusélevéaumoinsélevé,ouladatedelaplusrécenteàlaplusancienne.

» Modetactile/souris,pourbasculerenmodetactile,quiaccordedavantaged’espaceauxboutonsdesongletsduRuban,afind’enfaciliterl’activationavecledoigtoulestylet.

Par défaut, seules les commandes Enregistrer, Annuler et Répéter sontcochéeset ilvoussuffitdecocher toutescellesquevousvoulezpourenfaireapparaîtreleboutondanslabarred’outilsAccèsrapide.Inversement,si vous cliquez dans cemenu sur une commande déjà cochée, la cochedisparaîtetsonboutondisparaîtdelabarred’outils.

AjouterdesboutonsduRubanPourajouterunboutondecommandeduRubanàlabarred’outilsAccèsrapide,ouvrez lemenucontextueldubouton(clic-droitavec lasourisoutouchez-maintenez sur dispositif tactile), puis sélectionnez-y l’optionAjouteràlabarred’outilsAccèsrapide.Excelajouteaussitôtceboutonàl’extrémitédroitede labarred’outilsAccèsrapide, justeavant leboutondepersonnalisationdecettebarre.

Sivousvoulezplaceràunautreendroitdanslabarred’outilsAccèsrapideleboutonquevousvenezd’yajouter,parexemplepourleregrouperavecd’autres boutons, cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d’outils

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Accès rapide, puis sélectionnez Autres commandes dans le menu quiapparaît.

La boîte de dialogue Options Excel s’affiche, avec son onglet barred’outilsAccès rapide (Figure1.7).Vousyvoyez, dans la liste dedroite,touslesboutonsquiontdéjàétéajoutésàlabarre,l’ordredanslequelilsyapparaissent de gauche à droite correspondant à l’ordre dans lequel ilsapparaissentduhautverslebasdanscetteliste.

Pourrepositionnerunboutondanslabarred’outils,cliquezdessuspourlesélectionner dans la liste de droite de cette fenêtre, puis cliquez sur laflèche pointant vers le haut ou la flèche pointant vers le bas à droite decettelistepourledéplacerverslehautouverslebasdanslaliste,jusqu’àl’emplacementdésiré.

FIGURE1.7:C’esticiqu’Excelvouspermetdepersonnaliserlabarred’outilsAccèsrapide.

Vouspouvezajouterdesséparateursdanslabarred’outilspourregrouperdes boutons sur la base de leur fonction. Pour cela, cliquez sur<Séparateur> en haut de la liste de gauche dans la boîte de dialogueOptions Excel, cliquez sur le bouton Ajouter pour faire apparaître un<Séparateur>danslalistededroite,puisutilisezlaflèchepointantverslehautoulaflèchepointantverslebasàdroitedelalistededroitepourlepositionneràl’endroitvoulu.

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Poursupprimerunboutondelabarred’outilsAccèsrapide,faitesunclic-droitsursonicônedirectementdanscettebarre.Danslemenucontextuelquiapparaît,choisissezSupprimerdelabarred’outilsAccèsrapide.

Ajouterd’autrescommandesL’ongletPersonnaliserdelaboîtededialogueOptionsExcelmontréparlaFigure 1.7 (cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d’outils AccèsrapideetsélectionnezAutrescommandesdanslemenuquiapparaît),vouspermet également d’ajouter à la barre d’outils Accès rapide toutes lescommandesd’ExcelquinesetrouventpasdansleRuban.

1. DanslalistedéroulanteChoisirlescommandesdanslescatégoriessuivantes,sélectionnezletypedelacommandequevousvoulezajouteràlabarred’outilsAccèsrapide.

Parmicescatégoriesdecommandes,figurentnotammentcellesdéjàprésentesdanslabarred’outils,maisaussiquantitéd’autres.Pourafficherlalistecomplètedetouteslescommandesd’Excel,cliquezsurleboutonàdroitedumenuCommandescourantesenhautdelalisteetsélectionnezTouteslescommandes.

2. Danslalistedescommandesdegauche,cliquezsurcellequevousvoulezajouteràlabarred’outilsAccèsrapide.

3. CliquezsurleboutonAjouterpourtransférerlacommandesélectionnéedanslalistededroite.

4. Sivousvoulezrepositionnerleboutonquevousvenezd’ajouter,cliquezsurlaflèchepointantverslehaut(àdroitedelalistededroite),jusqu’àcequ’ilsoitàl’emplacementvoulu.

5. CliquezsurOKpourfermerlaboîtededialogueOptionsExcel.

Sivousavezcréédesmacrosquevousutilisezfréquemmentetquevousvoulez pouvoir lancer directement à partir de la barre d’outils Accèsrapide,cliquezsurMacrosdanslapremièresectiondela listedéroulanteChoisirlescommandesdanslescatégoriessuivantes,puissélectionnezlenomdelamacroàajouteretcliquezsurleboutonAjouter.

S’amuseraveclabarredeformule

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La barre de formule affiche l’adresse et le contenu de la cellulesélectionnée.L’adressed’unecelluleestdéfinieparlalettre(ouleslettres)de la colonne dans laquelle elle se trouve, suivie immédiatement par lenumérodesaligne.Ainsi,lacelluleA1estlatoutepremièrecelluledelafeuilledecalcul,occupantson anglesupérieurgauche,àl’intersectiondelapremièreligneetdelapremièrecolonne.LacelluleXFD1048576,quiest la toute dernière, occupe l’intersection de la colonne XFD et de laligne1048576,dernièrecolonneetdernièrelignedetouteslesfeuillesdecalcul Excel. Le contenu de la cellule sélectionnée dépend du type desdonnéesquevousyavezentrées:dutexteoudesnombressivousn’avezentré qu’un en-tête ou une valeur particulière, une formule si vous avezentréuneformule.

Labarredeformulesecomposedetroisparties,degaucheàdroite:» Lazonedenom:c’estlapartiequiaffichel’adressedelacellule

sélectionnée.

» Lesboutonsdelabarredeformule:justeaprèslazonedenom,c’estlazonequiseprésentecommeunpetitrubanbleucommençantparundemi-cercle(quel’onpeutdéplacerversladroiteouverslehaut).EllecontientàsonextrémitédroiteleboutonInsérerunefonction(fx),auquelviennents’ajouterlesboutonsEntreretAnnulerlorsquevouscommencezàmodifierlecontenudelacellule.

» Lecontenudelacellule:justeaprèslazonedesboutonsapparaîtsurfondblanclecontenudelacellule,occupanttoutlerestedelabarredeformule,cequipermetd’afficheruncontenuaussilongquenécessaire.

L’importancedelazoneducontenudelacelluledanslabarredeformuleest qu’elle vous montre toujours le contenu réel de la cellule, mêmelorsquelafeuilledecalculelle-mêmenelefaitpas.Parexemple,lorsquelacellulecontientuneformule,Excelaffichedanscettecellulelerésultatducalculcorrespondant,maisc’estlazoneducontenudelacelluledanslabarredeformulequiaffichelaformule(laquelleestlevéritablecontenudela cellule) et c’est là que vous pouvez modifier cette formule à toutmoment.Pourlamêmeraison,lorsquelazoneducontenudelacelluleestvide,voussavezquelacellulenecontientrien.

Quefairedanslazonedelafeuillede

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calcul?C’estlàquelamajeurepartiedeschosessepassent,carc’estlàquesontaffichées lescellulesqui sontdeszonesde saisiedevosdonnées.Ainsi,vous appliquerez vos mises en forme aux cellules et toutes sortes demodifications.

N’oubliezpasquepourentreroumodifierdesdonnéesdansunecellule,celle-cidoitêtresélectionnée.Lasélectiond’unecelluleestidentifiéepar:

» Lecurseurdecellule:c’estlabordurenoireépaissequientourelacellulesélectionnée.

» L’adressedelacellulesélectionnéeapparaîtdanslazonedenomdelabarredeformule.

» L’en-têtedelacolonneetl’en-têtedelalignedelacellulesélectionnéeapparaissentenorange,cequilesmetenévidence,parcontrasteaveclesautres.

NaviguerdanslafeuilledecalculUnefeuilledecalculExcelcontientbientropdelignesetdecolonnespourquetoutessoientaffichéesenmêmetemps,quellesquesoientlatailleetladéfinition de votre écran (ne perdons pas de vue qu’il y a autotal17179869184cellulesdansunefeuilledecalcul).Exceloffredoncdenombreuxmoyensdedéplacer lecurseurdecelluledans la feuilledecalculpouratteindrecellequevousvoulezmodifier:» Cliquersurlacellulevoulueavecvotresourisoutouchezcette

celluleavecvotredoigt(pourautantqu’ellesetrouvedanslazonedelafeuilledecalculaffichéeàl’écran).

» Cliquerdanslazonedenomdelabarredeformule,yentrerdirectementl’adressedelacellulevoulueetappuyersurlatoucheEntrée.

» AppuyersurF5pourfaireapparaîtrelaboîtededialogueAtteindre,entrerl’adressedelacellulevouluedanslechampRéférence,puiscliquersurOK.

» UtiliserlestouchesdecurseurselonlesindicationsduTableau1.1pourdéplacerlecurseurdecellulejusqu’àlacellule

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voulue.

» Utiliserlesbarresdedéfilementhorizontaleetverticale,respectivementsurlebordinférieuretleborddroitdelafenêtre,pourfaireapparaîtreàl’écranlazonedelafeuilledecalculquicontientlacellulevoulue,puiscliquersurcelle-cipourlasélectionner.

RaccourcisclavierpourdéplacerlecurseurdecelluleExcel offre de nombreux raccourcis clavier pour déplacer le curseur decelluleversunecellulequelconque.Aufuretàmesurequelecurseurdecellulesedéplace,lazonedelafeuilledecalculquiapparaîtàl’écransedéplace en conséquence, de sorte que celui-ci apparaisse toujours àl’affichage. Le Tableau 1.1 rassemble tous ces raccourcis clavier enindiquant les déplacements du curseur de cellule qu’ils produisent. Cesraccourcisclavierutilisentlesquatretouchesdecurseur(←,→,↑et↓)etles touches Page suivante (PgSuiv), Page précédente (PgPréc), Début etFinainsiquelatoucheCtrl.

Note:Pourlesraccourcisclavierquiutilisentlestouchesdecurseur,vousdevezutiliserleblocdestouchesdecurseursurvotreclavieroubienvousassurer que le verrouillage numériquen’est pas activé si vous utilisez lepavénumériquedevotreclavier.

Lesraccourcisclavierquicombinent la toucheCtrlet la toucheFinavecunetouchedecurseurapparaissantdansleTableau1.1sontparmilesplusutiles pour se déplacer rapidement dans un grand tableau de cellules oupour sedéplacerd’un tableauàunautredansunepartiede la feuilledecalculquicontientdenombreuxblocsdecellules.

LorsquevousutilisezlatoucheCtrlavecunetouchedecurseurpourvousdéplacerd’unbordàunautredansuntableauoud’untableauàunautredansune feuillede calcul, vousdevezmaintenir enfoncée la toucheCtrltoutenappuyantsurlatouchedecurseurconcernée(cequiestindiquéparlesigne+dansladéfinitionduraccourci,commedansCtrl+→).

LorsquevousutilisezlatoucheFinavecunetouchedecurseur,vousdevezappuyersurlatoucheFinet larelâcheravantd’appuyersur la touchedecurseur (cequiest indiquépar lavirguledans ladéfinitiondu raccourci,comme dans Fin, →). Lorsque vous appuyez sur la touche Fin et larelâchez, l’indicateurModeFin apparaît dans labarred’état.Excelvous

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signaleainsiqu’ilattendquevousappuyiezsurunedesquatretouchesdecurseur.

TABLEAU1.1:Raccourcisclavierpourdéplacerlecurseurdecellule.

Raccourci Lecurseursedéplacejusqu’à

→ouTab Cellulevoisinededroite.

←ouMaj+Tab

Cellulevoisinedegauche.

↑ Cellulevoisinedudessus.

↓ Cellulevoisinedudessous.

Début CelluledelacolonneAdelamêmeligne.

Ctrl+Début

Premièrecellule(A1)delafeuilledecalcul.

Ctrl+FinouFin,Début

Cellulesetrouvantàl’intersectiondeladernièrecolonnenonvideetdeladernièrelignenonvidedelafeuilledecalcul(autrementdit,ladernièrecelluledecequel’onappellelazoneactivedelafeuilledecalcul).

PgPréc Cellulesetrouvantunécranplushautdanslamêmecolonne.

PgSuiv Cellulesetrouvantunécranplusbasdanslamêmecolonne.

Ctrl+→ouFin,→

Premièrecellulenonvideversladroitedanslamêmeligneetprécédéeousuivieparunecellulevide.Siaucunecellulenonviden’esttrouvée,lecurseurvajusqu’àladernièrecelluledelaligne.

Ctrl+←ouFin,←

Premièrecellulenonvideverslagauchedanslamêmeligneetprécédéeousuivieparunecellulevide.Siaucunecellulenonviden’esttrouvée,lecurseurvajusqu’àlapremièrecelluledelaligne.

Ctrl+↑ouFin,↑

Premièrecellulenonvideverslehautdanslamêmecolonneetprécédéeousuivieparunecellulevide.Siaucunecellulenonviden’esttrouvée,lecurseurvajusqu’àlapremièrecelluledelacolonne.

Ctrl+↓ouFin,↓

Premièrecellulenonvideverslebasdanslamêmecolonneetprécédéeousuivieparunecellulevide.Siaucunecellulenonviden’esttrouvée,lecurseurvajusqu’àladernièrecelluledelacolonne.

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Ctrl+PgSuiv

Dernièrecellulenonvidedanslafeuilledecalculsuivantedumêmeclasseur.

Ctrl+PgPréc

Dernièrecellulenonvidedanslafeuilledecalculprécédentedumêmeclasseur.

Commevouspouvezmaintenirenfoncée la toucheCtrl toutenappuyantsurlatouchedecurseurdontvousavezbesoin,laméthode«Ctrl+touchedecurseur»estplusfluidepournaviguerdansdesblocsdecellulequelaméthode«Fin+touchedecurseur».

Vous pouvez utiliser la touche Verr Maj (Verrouillage Majuscule) pour«verrouiller»lapositionducurseurdecelluledanslafeuilledecalcul,demanière à faire défiler à l’écran la feuille de calcul avec des touchescommePgSuiv et PgPréc sans changer la position du curseur de cellule(autrementdit,demanièreàcequecestouchessecomportentcommelesbarresdedéfilement).

AprèsavoiractivéleVerrouillageMajuscule,lorsquevousfaitesdéfilerlafeuille de calcul avec le clavier, Excel ne sélectionne pas une nouvellecelluledanslazoneaffichée.Lacellulesélectionnéerestelamême,mêmesiellen’estplusvisibleàl’affichage.Pour«déverrouiller»lecurseurdecellule en utilisant le clavier pour faire défiler la feuille de calcul, vousdevez désactiver le VerrouillageMajuscule (soit en appuyant à nouveausur la touche Verr Maj, soit en appuyant sur la touche Maj, selon leparamétragedeWindows).

AstucespourlesbarresdedéfilementPour comprendre comment fonctionne le défilement dans Excel,représentez-vous cette énorme feuille de calcul comme un rouleau depapierenroulésurunebobineàchaqueextrémité.Pourfaireapparaîtreunepartie du rouleau qui se trouve cachée sur sa bobine du côté droit, vousrembobinezlabobinedegauche,jusqu’àcequelapartievoulueapparaissesousvosyeux.Etpourfaireapparaîtreunepartiedurouleauquisetrouvecachéesursabobineducôtégauche,vousrembobinezlabobinededroite,jusqu’àceque lapartievoulueapparaissesousvosyeux.C’est lemêmeprincipeverslehautetverslebas.

Vouspouvezutiliserlabarrededéfilementhorizontalequisetrouvesurlebordinférieurdelafeuilledecalculpourfairedéfilervoscolonnesversladroiteouverslagaucheetlabarrededéfilementverticalequisetrouvesur

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leborddroitdelafeuilledecalculpourfairedéfilervoslignesverslehautou vers le bas. Pour faire défiler d’une colonne ou d’une ligne à la foisdansunedirection,cliquezsur laflèchededéfilementappropriéeà l’uneoul’autreextrémitédelabarrededéfilementcorrespondante.

N’oubliez pas que vous pouvez redimensionner la barre de défilementhorizontalepourlarendrepluslongueoupluscourteenfaisantglisserleboutonquiapparaîtàsonextrémitégauche.Gardezàl’espritquel’espacerestantàgauchedelabarrededéfilementhorizontalepermetdelogerlesongletsdesfeuillesdecalculquecontientleclasseur.

Pourfairedéfilertrèsrapidementleslignesetcolonnesdevotrefeuilledecalcul,maintenezenfoncéelatoucheMajetfaitesglisserlepointeurdelasouris dans la direction appropriée dans la barre de défilementcorrespondante,jusqu’àcequelaligneoulacolonnequevousvoulezvoirapparaisseà l’écran.Lorsquevousmaintenezenfoncée la toucheMaj, leboutondedéfilementdevienttrèspetitdèsquevousmaintenezenfoncéleboutondelasourisaprèsavoirplacélepointeurdessus.Enmêmetemps,une info-bulle apparaît, indiquant le numéro de la première ligne ou lalettredelapremièrecolonneaffichée.

Sivousdisposezd’unesourisàmolette,vouspouvezl’utiliserpourfairedéfilerdirectement.Placezsimplementlepointeurdecelluleenformedecroix approximativement au centre de la feuille de calcul et maintenezenfoncéelamolettedelasouris.Lepointeurprendlaformed’uneflècheàquatre pointes. Faites alors simplement glisser votre souris dans ladirectionappropriée(verslagaucheouversladroitepourfairedéfilerlescolonnes,verslehautouverslebaspourfairedéfilerleslignes),jusqu’àcequelazonevouluedelafeuilledecalculapparaisseàl’écran.

GérerlesfeuillesduclasseurChaque nouveau classeur que vous créez dans Excel 2016 contient uneseule feuille de calcul vierge. Celle-ci comporte 16 384 colonneset 1 048 576 lignes (ce qui représente la bagatellede51539607552cellulesvierges).Maissivousavezbesoindefeuillessupplémentairesdansvotreclasseur,ilvoussuffitdecliquersurleboutonInsérerunefeuilledecalcul, juste après lesongletsdesfeuillesdecalculexistantes,commelemontrelaFigure1.8.

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FIGURE1.8:Outilspourlagestiondesfeuilles.

Danslecoininférieurgauchedelafenêtre,lesboutonsdedéfilementvouspermettent de passer d’une feuille à une autre (la précédente ou lasuivante);ilssontsuivisparlesongletsdesfeuillesquiexistentdéjàdansle classeur, puis par le boutonqui permet d’ajouter unenouvelle feuille.Pouractiverunefeuille,c’est-à-direpourlafaireapparaîtreàl’affichageetpouvoirytravailler,

il vous suffit de la sélectionner en cliquant sur sononglet.Excelmet enévidence la feuille active en présentant son nom en vert et en gras dansl’ongletcorrespondant.

N’oubliez pas que les raccourcis clavierCtrl + PgSuiv etCtrl + PgPrécvous permettent de passer respectivement à la feuille suivante et à lafeuilleprécédentedansvotreclasseur.

Si votre classeur contient trop de feuilles de calcul pour que tous leursongletspuissentêtreaffichésenmêmetempsenbasdelafenêtre,utilisezlesboutonsdedéfilementsituésàgauchedesongletspourlesfairedéfileretfaireapparaîtreceuxdontvousavezbesoin,demanièreàcequevouspuissiezalorscliquersurceluiquevousvoulezactiver.

Pour activer la première feuille d’un classeur, enfoncez la toucheCtrl etcliquezsurleboutonFeuilleprécédente.Pourafficherladernière,opérezviaCtrl+boutonFeuillesuivante.

Pouractiverunefeuillequelconque,vouspouvezaussiafficherlaboîtededialogue Activer qui répertorie toutes les feuilles de classeur de lapremièreàladernière:faitesunclic-droitsurlesboutonsdedéfilement,puissélectionnez,danslaliste,lafeuilleàafficher,etletourestjoué!

N’oubliez pas que, sur dispositif tactile, c’est un toucher maintenu quiremplaceleclic-droit.Touchezdonclesboutonsdedéfilementavecvotredoigt ou avec un stylet jusqu’à ce qu’un cercle apparaisse. Interrompezalorslecontact;lemenucontextuels’afficheaussitôt.

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UNERAISOND’AJOUTERDESFEUILLESDANSUNCLASSEUR

Vous vous demandez peut-être pourquoi on pourrait avoir besoin de plusieursfeuillesdecalculdansunclasseur,compte tenudunombreénormedecellulesque la feuille uniqueproposéepar défaut peut contenir.La réponse est que çadépend tout simplement de la manière dont vous choisissez d’organiser vosdonnées. Vous trouverez souvent plus pratique de les répartir sur plusieursfeuilles(sachantquevouspouvezpasserfacilementdel’uneàl’autre)quedelesdisséminer sur une grande surface d’unemême feuille en vous obligeant à enfairedéfilerlecontenupouraccéderàvosdonnées.Parexemple,sivousfaitesdes budgets pour plusieurs services d’une entreprise, il est plus pratique dedisposerd’unefeuillepourchaqueservice.Ilvousseraaussiplusfaciledecettefaçond’imprimerchaquefeuilleséparément.Enfin,vouspourrezaussicréerunefeuillederésumé,consolidantlesdonnéesdesautres.

Découvrirlabarred’étatLa barre d’état (Figure 1.9) occupe tout le bord inférieur de la fenêtred’Exceletcomporteleszonessuivantes:» L’indicateurModeCelluleindiquel’étatduprogrammeExcel

(Prêt,Entrer,etainsidesuite),ainsiquetouteslestouchesspécialesduclavierquisontactivées(VerrMaj,VerrNumetDéfilement).

» LesindicateursMoyenne,NombreetSommeaffichentlamoyenneetlasommedetouslescontenusnumériquesdel’ensembledescellulessélectionnées,ainsiquelenombredecesdernières.

» LeSélecteurd’affichagevouspermetdechoisirentretroismodesd’affichagepourvotrefeuilledecalcul:Normal(c’estl’affichagepardéfautquinemontrequelescellulesaveclesen-têtesdelignesetdecolonnes);Miseenpage(quiaffichelesrègles,lesmargesetlessautsdepage);etSautsdepage(quivouspermetdemettreaupointlamiseenpagedudocument).Pourensavoirplusàcesujet,reportez-vousauChapitre5.

» LeCurseurdezoompermetdezoomerenavantouenarrièredansvotrefeuilledecalcul,enletirantversladroiteouverslagauche.

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L’indicateur Verr. Num. (qui n’est pas affiché dans la configuration pardéfaut)signalequevouspouvezutiliserlepavénumériquedevotreclavierpourentrerdesvaleursnumériquesdanslafeuilledecalcul.

FIGURE1.9:Labarred’étatfournitdesinfosquantàl’étatdanslequelsetrouveExceletpermetd’afficherlafeuilledecalculdifféremment.

DémarreretquitterExcelCette section envisage l’utilisation d’Excel avec le nouveau systèmed’exploitationdeMicrosoftappeléWindows10.

LancerExceldepuislemenuDémarrerdeWindows10Windows10marquelegrandretourd’un«vrai»menuDémarrerquiavaitdisparu sous la version 8. Pour agir depuis lemenuDémarrer, procédezcommesuit:

1. CliquezsurleboutonDémarrersituédanslapartiegauchedelabarredestâches.

2. CliquezsurTouteslesapplications.

3. FaitesdéfilerlecontenudelalistedesapplicationspourlocaliserExcelsouslalettreE,commeàlaFigure1.10.

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FIGURE1.10:LancerExceldepuislemenuDémarrerdeWindows10.

Vous pouvez aussi utiliser le champ Rechercher sur le Web et dansWindowssituéàdroiteduboutonDémarrerpouridentifierl’emplacementduprogrammeExcelsurvotreordinateuretlelancertrèsrapidement:

1. CliquezdanslechampRechercherettapezlesdeuxlettresexafinqueWindowsidentifiel’emplacementduprogrammeExcel2016survotreordinateur.

2. Cliquezsurl’optionExcel2016,commeàlaFigure1.11.

VouspouvezégalementafficherlecontenudumenuDémarrerettaperexpourbasculerinstantanémentenmodederecherche,commesivousaviezutilisélechampRecherchersurleWebetdansWindows.

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FIGURE1.11:LocaliserExcelaveclechampRecherchersurleWebetdansWindowsdeWindows10.

AjouterExcelaumenuDémarrerdeWindows10SivousutilisezfréquemmentExcel,ilserasansdoutepratiquedelefaireapparaîtredanslemenuDémarrerdeWindows.Lamarcheàsuivre:

1. CliquezsurleboutonDémarrer,puissurTouteslesapplications.

2. Faitesdéfilerlecontenudelalistedesprogrammespourlocaliserl’icôneExcel2016.

3. Faitesunclic-droitsurcetteicôneet,danslemenucontextuelquiapparaît,exécutezlacommandeÉpingleràl’écrande

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démarrage,commel’illustrelaFigure1.12.

FIGURE1.12:Pourqu’Excelfigureenpermanencedansl’écranDémarrerdeWindows10.

Lavignetted’ExcelestalorsajoutéeauxvignettesdelapartiedroitedumenuDémarrer,commelemontrelaFigure1.13.Bienentendu,vouspouvezlarepositionnercommecelaestexpliquédansl’excellentouvrageWindows10pourlesnuls.

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FIGURE1.13:Lavignetted’ExcelapparaîtdanslapartiedroitedumenuDémarrerdeWindows10.

AjouterExcelàlabarredestâchesdeWindows10Bienqu’àsoninstallationlavignetteduprogrammeExcelapparaissesurlabarredestâchesdeWindows10,voicicommentl’yajoutersi,pouruneraisonoupouruneautre,ellen’yfiguraitpas.

IlsuffitpourceladefaireglisserdepuislasectionTouteslesapplicationsdeWindows 10 jusque sur la barre des tâches l’icône d’Excel que vousavezépingléedans lemenuDémarreroudéposéesur leBureau(voir lessectionsprécédentes).

Vouspouvezégalementeffectuerunclic-droitsurlavignetteetexécuterlacommandeÉpingleràlabarredestâches.

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L’icône d’Excel reste en permanence dans la barre des tâches. Cliquezdessuspourlancerleprogramme.

QuitterExcelUne fois votre travail terminé, vous êtes prêt à quitter Excel ; vousdisposezpourceladeplusieursméthodes:» AppuyezsurAlt+F4depuisvotreclavierphysiqueouvirtuel.

» CliquezsuroutouchezleboutonFermer(X)danslecoinsupérieurdroitdelafenêtred’Excel.

Si vous essayez de quitter Excel après avoir travaillé dans un classeur,maissansavoirenregistrévosdernièresmodifications,leprogrammeémetune alerte sonore et affiche une boîte d’alerte vous demandant si vousvoulezenregistrervosmodifications.PourlesenregistreravantdequitterExcel,cliquezsurleboutonOui(pourensavoirplussurl’enregistrementde vos documents, reportez-vous au Chapitre 2). Si vous ne voulez pasenregistrervosdernièresmodifications,cliquezsurleboutonNon.

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M

Chapitre2Créerunefeuilledecalcul

DANSCECHAPITRE:

» Démarrerunnouveauclasseur.

» Entrerdesdonnéesdetroistypespossiblesdansunefeuilledecalcul.

» Créerdesformulessimples.

» Corrigerdesentréeserronées.

» Utiliserlafonctiondecorrectionautomatique.

» FaireletotaldelignesoudecolonnesavecleboutonSommeautomatique.

» Enregistrervotreprécieuxtravailetrécupérerlesclasseursquandlelogicielnerépondplus.

aintenantquevoussavezdémarrerExcel2016,lemomentestvenudepasseràl’actionsansquecelatourneaucauchemar.Vousdécouvrirezdans ce chapitre comment entrer toutes sortes d’informations dans

toutescespetitescellulesviergesdécritesdanslechapitreprécédent.Aprèsavoir appris à entrer des données brutes dans la feuille de calcul, vousaborderez ce qui est sans doute la plus importante des leçons :l’enregistrement de toutes ces informations sur le disque afin que vousn’ayezplusàressaisirtoutça!

LasaisiedesdonnéesQuand vous lancez Excel 2016, un écran ressemblant à celui de laFigure2.1vousestproposé.Ilestdiviséendeuxvolets:àgauche,lalistedesclasseursquevousavezmanipulésrécemmentetlacommandeOuvrird’autresclasseurs;àdroite,lesdifférentsmodèlesquipeuventvousservirdebase.

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FIGURE2.1:L’écrandedémarraged’Excel2016,telqu’ilvousestprésentéàlamiseenserviceduprogramme.

Ces modèles s’avèrent très pratiques puisqu’ils comportent déjà desdonnéeséchantillonsetdesformatagesquevousn’avezqu’àadapteravantdesauvegarderlecontenusouslenomquivousconvient.

LapremièreoptionduvoletdroitestNouveauclasseur,quivousouvreunclasseur résolumentvierge.Vous trouvezensuite lesmodèlesproprementdits,répartisencatégories(budget,liste,inventaire…).Sivousn’ytrouvezpas votre bonheur, il vous reste la possibilité d’exploiter le champRechercher modèles en ligne avec, pour compléter la fonction, lapossibilitédesélectionner,souslechamp,untypedemodèle.

Sivouschoisissezunmodèle (c’est-à-diren’importequelleoptionàpartNouveauclasseuretVoirladémo),Excelvoussoumetinstantanémentuneversion agrandie du modèle en question avec un descriptif succinct.Cliquez sur Créer pour télécharger le modèle. Pour y renoncer, cliquezdanslacasedefermetureenhautàdroiteouenfoncezlatoucheÉchap.

Vous préférez créer votre propre feuille de calcul ? Optez alors pourNouveau classeur. Excel s’exécute en vous soumettant un classeur vide

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nommé Classeur1, constitué d’une seule feuille, baptisée Feuil1. Vouspouvezalorscommencerlasaisiedesdonnéesetdesformules.

DanslapratiqueAvantdepositionnerlepointeurdecellulelàoùlasaisie(ouentrée)doitavoir lieu, Excel doit être enmode Prêt ; cemode est affiché en touteslettres dans la barre d’état.Mais, dès que vous commencez à saisir desdonnées,ExcelpasseenmodeEntrer(cemotremplacelemotPrêt,danslabarred’état).SilemodePrêtn’estpasactif,appuyezsurlatoucheÉchap.

DèslorsquevouscommencezàsaisirenmodeEntrer,lescaractèresquevous tapezapparaissentà la foisdans lacellulede la feuilledecalculetdanslabarredeformulesituéeau-dessusdelazonedescellules.Toutceque vous tapez dans une cellule a un effet dans la barre de formule, àcommencer par l’apparition des boutons Annuler, Entrer et Insérer unefonction,entrelaZoneNometlabarredeformule.

Aufuretàmesurequevoussaisissezdesdonnées,Excellesafficheàlafoisdanslabarredeformuleetdanslacelluleactivedelafeuilledecalcul,commel’illustrelaFigure2.2.Lepointd’insertionn’esttoutefoisprésentqu’aprèslescaractèresaffichésdanslacellule.

FIGURE2.2:Cequevoustapezapparaîtàlafoisdanslacelluleactiveetdanslabarredeformule.

Lescaractèressaisisdoiventresterdanslacellule.Pourcefaire,lelogicieldoitquitterlemodeEntreretreveniraumodePrêtafinquevouspuissiezdéplacer le pointeur vers une autre cellule et y entrer éventuellementd’autresdonnées.

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Pour terminer la saisie et par làmême passer dumode Entrer aumodePrêt,vouspouvez,auchoix,cliquersurleboutonEntrer(danslabarredeformule),appuyersurlatoucheEntréedevotreclavier.Ilestaussipossibled’appuyersurlatoucheTabouMaj+Tab.

Sivousclôturez lasaisieviaune touchequelconque (Entrée,Tabulation,Majuscule+Tabulation),nonseulementvousvalidezcettesaisiemais,parlamêmeoccasion,vousdéplacezlasélectionversunecellulevoisine.

Bien que chacune de ces manipulations serve à valider la saisie desdonnéesdansunecellule,cequis’ensuitdiffèrequelquepeu:» SivouscliquezsurleboutonEntrer,danslabarredeformule,la

saisieestvalidéemaislepointeurdecelluleresteenplace.

» SivousappuyezsurlatoucheEntrée,lasaisieestvalidéemaislepointeurseplacesurlacellulesituéejusteendessous.

» SivousappuyezsurlatoucheTab,lasaisieestvalidée,aprèsquoilepointeursedéplaceverslacelluleimmédiatementàdroite(cequiéquivautàappuyersurlatoucheFlèchedroite).L’appuisurMaj+Tabdéplacelepointeurverslacelluleimmédiatementàgauche(équivalentdelatoucheFlèchegauche).

Quelle que soit la méthode que vous adoptez pour effectuer une saisie,Exceldésactivelabarredeformuledèsquelafrappeestvalidéeenfaisantdisparaître les boutonsAnnuler et Entrer. Les données continuent d’êtreprésentes dans la feuille de calcul, à quelques exceptions près que nousévoquerons plus loin dans ce chapitre. Chaque fois que voussélectionnerezcettecellule,lesdonnéesserontdenouveauaffichéesdanslabarredeformule.

Si, pendant la saisie – et aussi longtemps qu’elle n’a pas été validée –,vousvousrendezcompted’uneerreur,vouspouvezpurgeretdésactiverlabarredeformuleencliquantsurleboutonAnnuler(celuiavecunX)ouenappuyant sur la touche Échap. Mais si vous ne repérez cette erreurqu’aprèslavalidation,vousdevrezreveniràcettecellulepourlacorrigerousupprimerl’entrée(nousverronscesopérationsdansleChapitre4)etrefairelasaisie.

Touslestypessontlesbienvenus

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Pendantquevousentrez joyeusementdesdonnéesdans le tableur,Excelanalyseconstammentàvotreinsuletypedecesdonnéesetlesclasseselonlestroistypesqu’ilconnaît:dutexte,unevaleurouuneformule.

SiExceldécouvrequ’ils’agitd’uneformule,lelogiciellacalculeaussitôt,puis affiche le résultat dans la cellule de la feuille de calcul (la formuleelle-même reste cependant visible dans la barre de formule). Si la saisien’a rien d’une formule, Excel détermine s’il s’agit d’un texte ou d’unevaleur.

Ileffectuecettedistinctionpoursavoircommentalignercesdonnéesdanslafeuilledecalcul.Lestextessontcalésàgauchedescellulestandisquelesvaleurssontcaléesàdroite.Deplus,commelaplupartdesformulessenourrissent de valeurs, en différenciant les textes des valeurs, Excel saitquellessontlesdonnéesquiserontadmisesparuneformuleet lesquellesne leserontpas.Disonssans tropnousyattarderqu’ilest faciledefairetourneruneformuleenbourriqueenluidonnantàmoulinerdutextelàoùelleattenddesvaleurs.

Lessignesrévélateursd’untexteUntexten’estriend’autrequ’unesaisiequ’Excelnereconnaîtnicommeformulenicommevaleur.Autantdireque,encequiconcernelestypesdedonnées, il s’agit carrément d’une catégorie fourre-tout. En pratique, laplupart des entrées de texte (appelées aussi intitulés) sont descombinaisonsdelettresetdeponctuations,oudelettresetdechiffres.Lestextes servent principalement à créer des titres, des en-têtes ou desannotations.

Il est facile de savoir si une saisie a produit un texte, car ce type dedonnéesestautomatiquementalignécontrelebordgauchedelacellule.Sile texte est plus long que la cellule, il déborde sur la ou les cellules àdroite,aussilongtempsquecelles-cisontvides(Figure2.3).

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FIGURE2.3:Untextelongdébordeàdroitedelacellule,sursesvoisinesvides.

Siparlasuitevousentrezuneinformationdansunecellulesurlaquelledutexteadébordé,Excel tronquele texte.Nevousinquiétezpas,Exceln’apasdutoutcoupéletexte,ilasimplementévitédel’afficherpourlibérerde laplacepour lesnouvellesdonnées.Pour récupérer lapartiemasquéedu texte, vous devrez élargir la colonne qui le contient (nous verronscommentdansleChapitre3).

CommentExcelévalue-t-illesvaleurs?Lesvaleurssont lesblocsdeconstructionde laplupartdesformulesquevous élaborerez dans Excel. Il en existe deux sortes : les chiffres quireprésententdesquantités(14unitésenstockou140000euros…)et leschiffres qui représentent une date (le 19 décembre 2013) ou une heure(13:30).

Vous pouvez savoir si Excel a accepté une entrée comme valeur enobservantcommentill’aalignée;unevaleuresttoujourscaléeàdroite.Sielle est trop grande pour tenir dans la cellule, Excel la convertitautomatiquement en notation scientifique. Par exemple, la valeur 6E+08indiqueque6estsuivipar8zéros,soitunevaleurde600millions.Pour obtenir l’affichage d’un nombre scientifique en notation décimale,

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plus conventionnelle, il suffit d’élargir la cellule (nous verrons commentdansleChapitre3).

S’assurerquec’estbienlebonchiffreQuandvouscréezunenouvelle feuilledecalcul,vouspassezsansdoutebeaucoupdetempsàentrerdesnombresquireprésententtoutessortesdequantités,del’argentquevousavezgagné(ouperdu)àlapartdubudgetprofessionnelquevousaccordezàlamachineàcaféetauxcroissants(ahbon,vousn’avezpasledroitdedéduirelescroissants?)

Pour entrer une valeur numérique représentant une quantité positive,comme vos revenus de l’année écoulée, vous sélectionnez une cellule,tapezunnombre (par exemple459600), puis validez cette saisie avec latoucheEntréeouencliquant sur leboutonEntrer,etainsidesuite.Pourentrerunevaleurnumériquenégative,comme lesdépensesdecaféetdecroissants, vous tapez d’abord sur la touche - (moins) avant de taper lenombre, -1750 par exemple (ce qui n’est finalement pas beaucoupcomparéàcequevousavezgagné),aprèsquoivousvalidezcetteentrée.

Sivousavezl’habitudedelacomptabilité,vouspouvezplacerleschiffresnégatifs, comme vos dépenses, entre parenthèses. Vous taperez alors(1750).Remarquezqu’enprocédantainsiExcelconvertitautomatiquementles parenthèses en signe moins : vous tapez (1750) mais Excelaffiche -1750 (ne vous inquiétez pas pour vos chères parenthèses, vousverrezauChapitre3commentlesrécupérer).

POUREXCEL,LETEXTENECOMPTEPAS

Faitesletestsuivant:entrez10dansunecellule,puisentrezuntextequelconquedanslacelluledudessouscommeleslettresNB;sélectionnezensuitecesdeuxcellules et consultez les infos dans la zone des indicateurs de la barre d’état :MOYENNEindique2,SOMMEindique10etNBindique2:lesdeuxcellulessélectionnéesproduisent la sommede10,prouvantbienque le texten’est pasprisenconsidération.

Pour des valeurs monétaires comme l’euro, vous pouvez ajouter lesymbolemonétaire€etséparerlesmilliers.Dèsquevoustapezunevaleursuivie d’un signemonétaire,Excelmet automatiquement cette valeur enforme.

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Pour entrer des valeurs décimales, vous utilisez la virgule (ou le pointdécimaldupavénumérique,quiestautomatiquementconvertienvirgulepar Excel). Au besoin, Excel ajoute automatiquement un zéro avant lavirgule ; par exemple, si vous tapez, 34 dans une cellule, elle devientautomatiquement 0,34 au moment de la validation. Demême, les zérossuperflus sont éliminés : taper 12,50 donne 12,5 (mais il est bien sûrpossible de forcer la mise en forme pour faire apparaître ces zérosdécimaux).

Pourobtenirl’équivalencedécimaled’unevaleurexpriméesouslaformed’unefraction,ilsuffitdetapercettevaleurfractionnaire.Parexemple,sivousignorezque2,1875estlareprésentationdécimalede2et3/16,tapezsimplement23/16enveillantàplaceruneespaceentre2et3/16.Aprèsavoirvalidécettesaisie,rienn’achangédanslacellule,maisdanslabarredeformulevouslisezlerésultat:2,1875.CommevousledécouvrirezdansleChapitre3,ils’agitlàd’unepetiteastucequ’utiliseExcelpourafficherl’équivalentde23/16danslabarredeformule.

Si vous entrez des fractions simples comme 3/4 ou 5/8, vous devez lesfaireprécéderd’unzérosuivid’uneespace;parexemple:03/4ou05/8.Autrement, Excel penserait que vous saisissez des dates qu’il traduiraitrespectivementpar03-avret05-août.

Quandvousentrezdansunecelluleunevaleurnumériquequi représenteunpourcentage,vousavezlechoixentre:» Diviserlenombrepar100etentrersonéquivalentdécimal(en

décalantlavirgulededeuxchiffresverslagauche,commevousl’avezapprisàl’école).Voustaperezparexemple,12pour12%.

» Entrerlenombresuividusignedepourcentage:12%.

Quellequesoitlaméthodechoisie,Excelstockelavaleurdécimaledanslacellule(0,12dansnotreexemple).Sivousutilisezlesignedepourcentage,Excelappliquelamiseenformecorrespondante,c’est-à-dire12%.

FixerlesdécimalesSivousdevezentrerunesériedechiffresquidoiventcomporterunmêmenombre de décimales, activez la fonction Décimale fixe d’Excel. Elles’avère vraiment commode lorsque vous devez saisir des centaines devaleursfinancièresoucomptablesavecdeuxdécimalespourlescentimes.

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Procédez comme suit pour spécifier le nombre de décimales à afficherpourlesnombresquevousentrez:

1. CliquezsurFichier/Options,ouappuyezsurAlt+FV,puiscliquezsurlarubriqueOptionsavancéesdanslaboîtededialogueOptionsExcel.

2. DanslasectionOptionsd’édition,cochezlacaseDécimalefixe.

Pardéfaut,Excelaffichedeuxchiffresaprèslavirgule.Pourmodifierceparamètre,passezàl’Étape3.Sivousvoulezleconserver,passezàl’Étape4.

3. SélectionnezoutapezunenouvellevaleurdanslechampPlaceouutilisezlesboutonsfléchéspourl’augmenteroularéduire.

Parexemple,sivousvoulezaffichertroisdécimales,fixerlavaleurdePlaceà3donnera:00,000.

4. CliquezsurOKouappuyezsurEntrée.ExcelaffichelamentionDécimalefixedanslabarred’étatpourbienindiquerquelafonctionDécimalefixeestactive.

Après avoir fixé les décimales, Excel ajoute automatiquement la virguledécimaleà toutes lesvaleursnumériquesquevous serezamenéàentrer.Toutcequevousavezàfaireestdetaperdeschiffresetdelesvalider.Parexemple, pour entrer 100,99 dans une cellule lorsque la place de ladécimalefixeest2,voustaperez10099sansjamais taper lavirgule.Dèsquevousvalidezceschiffres,Excelfaitapparaître100,99danslacellule.

TapercommeaveclabonnevieillecalculatriceVous pouvez obtenir plus encore de la fonction Décimale fixe ensélectionnant la plage de cellules dans laquelle vous voulez entrer deschiffres et en appuyant ensuite sur la toucheVerrNumafin de procéderauxsaisiesàpartirdupavénumérique,commeavecunecalculatrice.

Enprocédantainsi,toutcequevousavezàfairepourentrerdesplagesdedonnéesdanslescellulesestdelestaperetd’appuyersurlatoucheEntréedupavénumérique.Excelinsèrelavirguleaubonendroit,puisdécalelepointeur vers la prochaine cellule. Mieux, lorsque vous avez tapé ladernière valeur d’une colonne, appuyer sur Entrée déplaceautomatiquement le pointeur en haut de la prochaine colonne de lasélection.

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Regardez les Figures 2.4 et 2.5 pour voir en quoi la méthode de lacalculatricepeutvousêtreutile.DanslaFigure2.4,lafonctionDécimalefixe est active, avec 2 places décimales et la plage de cellules allant deB2àD6est sélectionnée.Vous remarquezaussique troisentréesontétéfaites dans les cellulesB3 àB5 et une quatrième, 9,88, est en cours desaisiedanslacelluleB6.PourprocéderàcetteentréeenmodeDécimalefixe,ilsuffitdetaper988àpartirdupavénumérique.

DanslaFigure2.5,observezcequisepassejusteaprèsavoirappuyésurEntrée (la touche habituelle ou celle du pavé numérique). Excel a nonseulementplacélavirguledanslavaleurdelacelluleB6,maisilaaussidéplacélepointeurverslacelluleC2,enhautdelacolonnesuivante.

FIGURE2.4:Pourentrerlavaleur9,88danslacelluleB6,tapez988etappuyezsurlatoucheEntrée.

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FIGURE2.5:AprèsactivationdelatouchepourvaliderlavaleurintroduitedanslacelluleB6.LepointeurpasseensuiteautomatiquementàlacelluleC2.

LasaisiedesdatesetdesheuresDe prime abord, il peut sembler assez curieux que dans une feuille decalcullesdatesetlesheuressoientconsidéréescommedesvaleursplutôtque comme du texte. La raison en est simple : les dates et les heurespeuventêtreutiliséesdansdesformules,cequineseraitpasenvisageablesi elles étaient du texte. Il est par exemple possible d’entrer deux dates,puis d’élaborer une formule qui soustraie la plus récente de la plusancienneetretournelenombredejoursquilessépare.

Exceldéterminesi lavaleurquevousvenezd’entrerestunedateouuneheure,oubiendutexte,selonleformatutilisé.Sicelui-cicorrespondàundes formatsdedateoud’heured’Excel, le logicielconsidèrecesvaleurscommeunedateoucommeuneheure.Enrevanche,sileformatn’estpasreconnu,l’entréeestconsidéréecommedutexte.

Excelreconnaîtlesformatsd’heuresuivants:

3AMouPM

3AouP(pourAMetPM)

3:21

3:21:04AMouPM

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15:21

15:21:04

(Les initiales AM et PM, utilisées dans les pays anglophones, sontrespectivement cellesdes termes latinsantemeridiem,« avantmidi » etpostmeridiem, « après midi ». Elles sont utilisées pour différencier lesheuresdansunsystèmehorairebasésur12heures.)

Excelreconnaîtlesformatsdedatesuivants:

6novembre2013ou6novembre13

6/11/13ou6-11-13

6-nov-13,6/nov/13ou6nov13

6/13,6-nov,6/novou6nov

06novou06-nov

LesdatesauXXIesiècleContrairementàcequevouspourriezpenser,l’entréedansleXXIesièclen’empêchepasdenesaisirquelesdeuxdernierschiffresd’unmillésime.Par exemple, pour entrer la date du 6 janvier 2015 dans une feuille decalcul, vous pouvez taper 6/1/15.Ou encore 15/2/25 pour entrer la datedu15février2025.

Vouspouvezvouscontenterd’entreruniquementlesdeuxdernierschiffrespour les années inférieures à 2029. Pour les décennies suivantes,les4chiffressontrequis.Eneffet,cesystèmededatationsurdeuxchiffresnefonctionnequepourlestroispremièresdécenniesdunouveausiècle,ycomprisladernièreannéedusiècleéchu,c’est-à-direde2000à2029.Dès2030,vousdevrezentrerladatesurquatrechiffres.

Celasignifieaussique,poursaisirlesdatesdestroispremièresdécenniesduXXe siècle, de 1900 à 1929, vous devez taper les quatre chiffres del’année. Par exemple, pour entrer le 21 juillet 1925, voussaisirez 21/7/1925dans la cellule.Autrement, si vous vous contentez detaper25,Excelconsidéreraqu’ils’agitdel’année2025etnonde1925!

Excel affiche toujours les quatre chiffres d’une date dans une cellule oudans la barre de formule, même si vous n’en avez tapé que deux.

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Autrement dit, si vous tapez 6/11/04 dans une cellule, Excel afficheranéanmoins06/11/2004danslacelluleetdanslabarredeformule.

VoussaurezainsitoujourssiunedateappartientauXXesiècleouauXXIesiècle, même si vous n’arrivez pas à retenir les dates qui peuvent êtreentrées sur deux chiffres et celles qui doivent l’être sur quatre (vousapprendrezdansleChapitre3commentformaterlesdatespourn’afficherquelesdeuxdernierschiffresdansunefeuilledecalcul).

Pour en savoir plus sur les opérations arithmétiques simples à base dedatesetd’heures,reportez-vousauChapitre3.

Concoctercesfabuleusesformules!Les formules sont les véritables chevaux de bataille d’Excel. Pour peuqu’une formule ait été correctement élaborée, elle renverra le résultatrecherchédèssavalidation.Parlasuite,elleréagiraentempsréelàtouteslesmodificationsapportéesauxcellulesdontelledépend.

VousindiquezàExcelquevoustapezuneformule–etnondutexteouunevaleur–encommençantlasaisieparlesigne=(égal).Ilprécèdetouteslesformules, même les plus élémentaires comme SOMME ouMOYENNE(reportez-vous à la section «Placer une fonction dans une formule avecl’AssistantFonction»,plusloindanscechapitre,pourensavoirplussurl’utilisation des fonctions d’Excel). D’autres formules simples se basentsurunesériedevaleursouderéférencesdecellulescontenantdesvaleurs.Ces dernières sont séparées par un ou plusieurs des opérateursmathématiquessuivants:

+Addition

-Soustraction

*Multiplication

/Division

^Puissance

Par exemple, pour créer dans la celluleC2 une formule quimultiplie lavaleur contenue dans la cellule B2, vous taperez la formule suivante :=A2*B2.

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Procédezcommesuitpourentrercetteformule:

1. SélectionnezlacelluleC2.

2. Tapezl’intégralitédelaformule:=A2*B2.

3. AppuyezsurlatoucheEntrée.

Ou:

1. SélectionnezlacelluleC2.

2. Tapezlesigne=(égal).

3. SélectionnezlacelluleA2encliquantdedansouenutilisantlestouchesfléchées.

CetteactionplacelacellulederéférenceA2danslaformule,commelemontrelaFigure2.6.

4. Tapez*(surlaplupartdesclaviers,cecaractèresetrouveàproximitédelatoucheEntrée).

L’astérisqueestlesignedemultiplication.Ilsesubstitueausigne«×»apprisàl’école.

5. SélectionnezlacelluleB2aveclasourisouauclavier.

CetteactioninsèrelecontenudelacelluleB2danslaformule,commelemontrelaFigure2.7.

FIGURE2.6:Pourcommenceràcréerlaformule,tapezlesigne=,puissélectionnezlacelluleA2.

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FIGURE2.7:Pourentrerlasecondepartiedelaformule,tapez*,puissélectionnezlacelluleB2.

6. CliquezsurleboutonEntrerpourterminerlaformuletoutenlaissantlepointeursurlacelluleC2.

ExcelaffichelerésultatducalculdanslacelluleC2;laformuleapparaîtdanslabarredeformule(voirFigure2.8).

FIGURE2.8:CliquezsurleboutonEntrer.ExcelaffichelerésultatdanslacelluleC2;laformuleapparaîtdanslabarredeformule.

Aprèsavoirvalidélaformule=A2*B2danslacelluleC2,Excelaffichelerésultat selon les valeurs actuellement contenues dans les cellulesA2 etB2. La grande force du tableur réside dans la possibilité de recalculerimmédiatement et automatiquement la formule dès qu’une des cellulesdépendantd’uneformuleestmodifiée.

Nousenarrivonsàlapartieintéressante:aprèsavoircrééuneformulequi,comme celle de notre exemple, se réfère à des valeurs contenues danscertaines cellules (et non à des valeurs appartenant à la formule), toutchangement apporté à cesvaleurs entraîne le recalculde la formulepuisl’affichage du résultat dans la feuille de calcul. Dans l’exemple de laFigure 2.8, si vous remplacez la valeur de la cellule B2 par 50 au lieu

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de100,Excel recalcule la formule et affiche le nouveau résultat dans lacelluleC2,soit1000.

Pourl’avoir,ilsuffitdepointerCette méthode de sélection des cellules à utiliser dans une formule,différentedelafrappedeleursréférencesauclavier,estappeléepointage.Surlaplupartdesmatérielssurlesquelss’exécuteExcel2016,lepointageestnonseulementplusrapidequelasaisiedesréférences,maisaussiplussûr,cariléliminetoutrisquedefautedefrappe.Or,lamoindreerreurdansla lettre d’une colonne ou le numéro d’une ligne peut avoir desconséquencesdésastreuses.

LaprioritédesopérationsDe nombreuses formules que vous créerez effectueront plus d’uneopération mathématique. Excel les exécute de la gauche vers la droiteselon un ordre hiérarchique strict, qui est en fait l’ordre naturel desopérationsarithmétiques.Lamultiplicationet ladivisionsontprioritairessurl’additionetlasoustractionet,decefait,effectuéesenpremier,mêmesicesopérationsnefigurentpasentêtedanslaformule(lorsd’unelecturedegaucheàdroite).

Étudionslaséried’opérationsdecetteformule:

=A2+B2*C2

Si la celluleA2 contient le nombre 5, la cellule B2 le nombre 10 et lacelluleC2lenombre2,Excelévaluelaformuledelamanièresuivante:

=5+10*2

Dans cette formule, Excel commence par multiplier 10 par 2, ce quidonne20,puisilajoute5,cequidonne25.

Si vous tenez à ce qu’Excel effectue l’addition entre les valeurs descellulesA2etB2avantdeprocéderà lamultiplicationdu résultatpar lavaleur de la cellule C2, vous devez mettre l’addition entre parenthèses,commesuit:

=(A2+B2)*C2

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LaparenthèseindiqueàExcelquecetteopérationdoitêtreeffectuéeavantlamultiplication.DanscecasdefigureoùA2contient5,B2contient10etC2contient2,Excelcommenceparadditionner5et10,cequidonne15,aprèsquoiilmultipliecerésultatpar2pourproduirelerésultatfinal30.

Dansdes formulesplusalambiquées,vousdevrez jongleravecbeaucoupplusdeparenthèses,enlesimbriquantparfois,commelescélèbrespoupéesrusses,pourimposerl’ordredanslequellescalculsdoiventêtreexécutés.Lorsque des parenthèses sont imbriquées, Excel commence par calculercellequiestleplusàl’intérieur.Voyonsparexemplelaformule:

=(A4+(B4-C4))*D4

Excelsoustraitd’abordlavaleurdelacelluleC4decelledelacelluleB4,puisilajouteladifférenceàlavaleurdelacelluleA4etmultiplieenfinlerésultatparlavaleurdeD4.

Sans les deux paires de parenthèses imbriquées, livré à lui-même,Excelaurait d’abordmultiplié la valeur de la celluleC4par celle de la celluleD4, puis il aurait ajouté la valeur de la cellule A4 à celle de la celluleB4avantd’effectuerlasoustraction.

Nevousinquiétezpastropdurisqued’oublieruneparenthèselorsquevousenutilisezplusieursdansuneformule.S’ilenmanqueune,Excelafficheune boîte d’alerte et propose de corriger la formule afin d’apparier lesparenthèses. Si vous êtes d’accord avec cette correction, cliquezsimplementsurleboutonOui.Quoiqu’ilensoit,veilleztoujoursàutiliserdesparenthèsesetnondescrochets []oudesaccolades{},cequ’Exceln’apprécie pas du tout (les accolades étant réservées aux calculsmatriciels).

LeserreursdeformuleDans certaines circonstances, la formule la mieux écrite peut faire dessiennesunefoisqu’elleaétévalidée.Vousconstatezquequelquechosenefonctionne pas lorsque, au lieu de voir apparaître le résultat attendu, lacelluleafficheunétrangemessageenmajusculesprécédéd’undièse(#)etterminéparunpointd’exclamation(!)ou,dansuncasbienparticulier,parunpointd’interrogation(?).Cettebizarrerieestappelée,danslejargondestableurs,valeurd’erreur.Elleestcenséevousavertirqu’unélément–que

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ce soit dans la formule elle-mêmeou dans une cellule à laquelle elle seréfère–empêcheExceldeprocéderaucalcul.

Quandunedevosformulesrenvoieunevaleurd’erreur,unsignald’alerte(unpointd’exclamationdansun losange)apparaît àgauchede lacellulelorsquelepointeurdecelluleestsituésurcelle-ci.Dansl’anglesupérieurgauchede la cellule figureunpetit trianglevert.Lorsquevousplacez lepointeurde la souris sur ce signald’alerte,Excel afficheunedescriptionsommaire de l’erreur de formule, ainsi qu’unboutonde liste déroulante.Lorsquevouscliquezdessus,unmenucontextueldotédeplusieursoptionsapparaît. Pour obtenir de l’aide en ligne sur cette erreur de formule,notammentdessuggestionspourlacorriger,cliquezsurl’optionAidesurcetteerreur,commeàlaFigure2.9.

Le pire avec les valeurs d’erreur est qu’elles peuvent se répercuter dansd’autres formules de la feuille de calcul. Si une formule retourne unevaleurd’erreurdansunecelluleetqu’uneautreformuled’uneautrecellules’yréfère,cettedeuxièmeformuleretourneàsontourlamêmeerreur,quirisqued’êtrerepriseailleursetainsidesuite.

Lorsqu’unevaleurd’erreurapparaîtdansunecellule,vousdevezdécouvrirson origine, puismodifier la formule. Le Tableau 2.1 recense quelques-unes des valeurs d’erreur que vous risquez de rencontrer et indique lescauseslespluscommunes.

FIGURE2.9:Pourobtenirdesexplicationssurcetteerreur.

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CorrigerlesentréeserronéesNousvisonstouslaperfection,maiscommebienpeud’entrenouspeuvents’enprévaloir–encequiconcerneExcelbiensûr–,nousfinissonstouspar nous planter plus ou moins. Quand il s’agit d’entrer de grandesquantités de données, la faute de frappe n’attend qu’un momentd’inattentionpours’immiscerdansletravail.Mais,dansnotrequêtedelafeuille parfaite, nous ne sommes pas sans armes. Voici quelquesrecommandations.LapremièreestdeconfigurerExcelpourqu’ilrectifieautomatiquement certaines fautes de frappe grâce à la fonction decorrection automatique. La seconde est de corriger manuellement lespetiteserreurs,soitaumomentdelasaisie,soitaprèsvalidation.

LacorrectionautomatiqueLacorrectionautomatiqueestuneaubainepourtousceuxd’entrenousquionttendanceàrépétertoujourslesmêmeserreurs.Grâceàcettefonction,vouspouvezsignalervosfautesdefrappefavoritesàExceletobtenirdeluiqu’illescorrigeaussitôt.

La première fois que vous installez Excel, la correction automatique estd’ores et déjà configurée pour corriger les deux premières lettresmajuscules des textes que vous entrez (il met automatiquement ladeuxièmelettreenminuscule).Ilmetunemajusculeauxnomsdesjours,ouremplacefortjudicieusementuntexteerronéparunautre,corrigé.

TABLEAU2.1:Lesvaleursd’erreursusceptiblesd’entacherdesformules.

Cequ’affichelacellule

Causeprobable

#DIV/0! Seproduitlorsqu’unélémentdelaformuledoitêtrediviséparlecontenud’unecelluledontlavaleurest0ou,cequiestleplussouventlecas,lorsquecettecelluleestvide.Enmathématiques,ladivisionparzéroestuneaberration.

#NOM? Seproduitlorsquelaformuleseréfèreàunnomdeplage(reportez-vousauChapitre6pourensavoirplusàcesujet)quin’existepasdansleclasseur.Cetyped’erreurapparaîtlorsque

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vousfaitesunefautedefrappeentapantlenomoulorsquedutexteutilisédansuneformulen’estpasplacéentreguillemets,cequilaissecroireàExcelqu’ils’agitd’unnomdeplage.

#NUL! Seproduitleplussouventlorsquevousinsérezuneespace,aulieudupoint-virguleutilisépourséparerlesréférencesdecellulesutiliséescommeargumentspourlesfonctions.

#NOMBRE!

Seproduitlorsqu’Excelrencontredanslaformuleunproblèmeavecunnombre,commeuntyped’argumenterronédansunefonctionouuncalculquiproduitunnombretropgrandoutroppetitpourêtrereprésentédanslafeuilledecalcul.

#REF! Seproduitlorsqu’Excelrencontreuneréférencedecellulenonvalide.C’estlecaslorsquevoussupprimezunecelluleutiliséeparuneformuleou,danscertainscas,quandvouscollezdescellulespar-dessuscelleàlaquelleseréfèrelaformule.

#VALEUR!

Seproduitlorsquevousutilisezlemauvaistyped’argumentoud’opérateurdansunefonction,oulorsdel’appelàuneopérationmathématiquequiseréfèreàdescellulescontenantdutexte.

Vouspouvezàtoutmomentajoutervosproprestermesàlalistedemotsàcorriger.Cestextesderemplacementpeuventêtrededeuxtypes:ceuxquicorrigentdesfautesdefrappeque vousnepouvezpasvousempêcherdefaireetdesabréviationsoudesacronymesquevousdevez tout le tempstaperenentier.

Pourdéclareruntextederemplacement:

1. CliquezsurFichier/Options,puissurlarubriqueVérificationdanslaboîtededialogueOptionsExcel,puissurleboutonOptionsdecorrectionautomatique.

ExcelouvrelaboîtededialogueCorrectionautomatiquequemontrelaFigure2.10.

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FIGURE2.10:Pouraccélérerdessaisiescompliquées,placezuneabréviationdutermeouundiminutifdanslechampRemplaceretletextecompletdanslechampPar.

2. Dansl’ongletCorrectionautomatiquedelaboîtededialoguequiapparaît,entrezletexteoul’abréviationdanslechampRemplacer.

3. Entrezlacorrectionoulaformecomplètecorrespondantàl’abréviationdanslechampPar.

4. CliquezsurleboutonAjouterouappuyezsurlatoucheEntréeafind’insérerlacorrectiondanslaliste.

5. CliquezsurOKpourfermerlaboîtededialogueCorrectionautomatique.

Lesrèglesdemodificationd’unecelluleEndépitde lacorrectionautomatique,deserreurspeuventnéanmoins seproduire.Leurcorrectionvarieselonquevouslesavezrepéréesaucoursdelasaisieouaprèsvalidation.

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» Sivousavezrepérél’erreuravantd’avoirvalidél’entrée,vouspouvezlacorrigerenappuyantsurlatoucheRetourArrièrejusqu’àcequevousayezsupprimétouslescaractèreserronésdelacellule.Ilnevousresteplusensuitequ’àretaperlerestedel’entrée.

» Sivousn’avezdécouvertl’erreurqu’aprèscoup,vousavezlechoixentreleremplacementdetoutel’entréeoulaseulecorrectiondel’erreur.

» Silecontenudelacelluleestfacileàretaper,vouschoisirezsansdoutedeleremplacer.Pourcefaire,positionnezlepointeursurcettecellule,tapezlanouvelleentrée,puisvalidez-laencliquantsurleboutonEntrerouenappuyantsurlatoucheEntréeousuruneflèchededirection.

» Sil’erreurestfacileàcorrigermaisquel’entréeestlongue,vousaurezsansdouteintérêtàmodifierlecontenudelacelluleplutôtquetoutretaper.Pouréditerl’entrée,double-cliquezdedansouappuyezsurlatouchedefonctionF2.

» L’uneetl’autredecesactionsactiventlabarredeformulequiaffichedenouveaulesboutonsEntreretAnnuler,tandisquelepointd’insertionréapparaîtdanslacellule.Notezque,quandvousdouble-cliquez,lepointd’insertionapparaîtlàoùvousavezcliqué;sivousappuyezsurF2,ilapparaîtaprèslederniercaractèredel’entrée.

» Remarquezaussique,danslabarred’état,l’indicateurdemodesemetsurModifier.Danscemode,vouspouvezutiliserlasourisoulestouchesfléchéespourdéplacerlepointd’insertionjusqu’àl’endroitàcorriger.

Le Tableau 2.2 contient les touches du clavier que vous pouvez utiliserpour positionner le point d’insertion dans une entrée de cellule etsupprimerlescaractèresindésirables.Pourinsérerdenouveauxcaractèresaupointd’insertion,ilsuffitdelestaper.Poursupprimerdescaractèresaufuretàmesurequevoustapezlesnouveaux,appuyezuneseulefoissurlatouche Insert pour passer du mode d’insertion normal au mode deremplacement, dans lequel les caractères tapés écrasent ceux qu’ilsrencontrent.Pourreveniraumoded’insertionnormal,appuyezdenouveausur Insert.Lorsque lescorrectionsaurontété faites,vousdevrezappuyersurEntréeafinqu’Excelvalidelesmodificationsetlesprenneencompte.

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Quand Excel est enmodeModifier, vous devez entrer le contenu d’unecellule modifiée en cliquant sur le bouton Entrer ou en appuyant surEntrée.Vousnepouvezutiliserlestouchesfléchéespourterminerl’entréequesiExcelestenmodeEntrer.EnmodeModifier, les touchesfléchéesdéplacentlepointd’insertiondanslacellule,maispasdutoutlepointeurversd’autrescellules.

TABLEAU2.2:Lestouchesdemodificationducontenud’unecellule.

Touche Action

Suppr Supprimelecaractèreàdroitedupointd’insertion.

RetourArrière

Supprimelecaractèreàgauchedupointd’insertion.

→ Décalelepointd’insertiond’uncaractèreversladroite.

← Décalelepointd’insertiond’uncaractèreverslagauche.

↑ Silepointd’insertionestàlafindel’entrée,ilestdéplacéàlapositionqu’iloccupaitprécédemment.

Finou↓ Placelepointd’insertionaprèslederniercaractèredel’entrée.

Origine Placelepointd’insertionavantlepremiercaractèredel’entrée.

Ctrl+→ Placelepointd’insertiondevantleprochainmotdel’entrée.

Ctrl+← Placelepointd’insertiondevantlemotprécédentdel’entrée.

Inser FaitpasserdumodeInsertionaumodeÉcrasementetinversement.

SedébarrasserdescorvéesdesaisieAvant de conclure la question de la saisie des données, nous estimonsdevoirvousprésenterquelquesmoyensquipourrontvraimentvousaideràalléger la corvée que représente bien souvent la saisie des données. Ils’agit de la saisie semi-automatique, de la recopie automatique, duremplissageinstantané,maisaussidelamanièred’entrerdesdonnéesdansun groupe de cellules préalablement sélectionné et de répéter la mêmeentréeuncertainnombredefoisdansunensembledecellules.

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Lasaisiesemi-automatiqueLa fonction de saisie semi-automatique d’Excel ne fera pas tout à votreplace,maisellevousaideranéanmoinsàsaisirvosdonnées.Dans lebutlouabledevousdéchargerdestâcheslesplusingrates, lesprogrammeursdeMicrosoft ont mis au point une intéressante fonction qui facilite vossaisies.

Lasaisiesemi-automatiqueestunesortedemémoirequianticipelafrappeseloncequevousavezcommencéà taper.Ellen’entreenjeuquequandvous tapezdu texte,mais pas avec les chiffres ou les formules.Lorsquevousentrezdutexte,lasaisiesemi-automatiquerecherchesi,ailleursdanslacolonne,dutextecommençantparlesmêmeslettresexistedéjà.Sic’estlecas,ellecomplèteaussitôtvotresaisie,vousévitantainsid’avoiràtaperlereste.

SupposonsparexemplequenousayonstapéCentreculinairePigeonvoledanslacelluleA3,puisquelepointeuraitétédéplacéverslacelluleA4.DèsactivationdelatoucheC–enmajusculeouenminuscule,celan’apasd’importance–, la saisie semi-automatiqueajoute aussitôt le restant, soit_entreculinairePigeonvolejusteaprèsleC.

La saisie semi-automatique est parfaite si les cellules A3 et A4 doiventcontenir lesmêmesentrées.Maissupposonsque lesentréescommencentpar les mêmes lettres, mais qu’elles diffèrent ensuite. La saisie semi-automatique fonctionnera aussi longtemps que les lettres serontidentiques–lemotCentreenl’occurrence–;ilsuffitdecontinueràtaper.Dèsque le textediffère, commedansCentreJack&Jill, la saisie semi-automatiquecessedèslafrappeduJ,carellen’aplusrienàvousproposer.

LarecopieautomatiqueBonnombredesfeuillesdecalculexigentlasaisiedesériesdechiffresoudedatesquisesuivent.Vousdevrezparexempleentrerlesdouzemoisdel’annéedansunclasseur,ounuméroterdescellulesde1à100.

La fonction de recopie d’Excel, également appelée recopie incrémentée,facilite considérablement ces tâches répétitives.Tout ce quevous avez àfaireestdetaperlapremièrevaleurd’unesérie.Leplussouvent,larecopieautomatiqueseferaunplaisirderemplirlescellulesvoisinesentirantune

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poignéederecopieversladroitepourincrémentersuruneligne,ouverslebaspourincrémenterdansunecolonne.

La poignée de recopie, qui a la forme d’une croix noire, n’apparaît quequandvousplacezlepointeurdelasourissurlecoininférieurdroitd’unecellule,oudeladernièrecellulesiuneplageaétésélectionnée.Gardezàl’espritque,enfaisantglisserunesélectiondecellulesaveclepointeurdesouris en forme d’épaisse croix blanche, Excel se contente d’étendre lasélectionauxcellulespar-dessuslesquellesvousaveztirélepointeur(voirChapitre3).Sivousfaitesglisserlasélectionaveclepointeurenformedeflèche,Exceldéplacelasélection(voirChapitre4).

Quandvous créezune série avec la poignéede recopie, vousnepouveztirerquedansuneseuledirectionàlafois.Ilvousestparexemplepossiblederemplirlescellulessituéesàdroiteouàgauchesurlamêmelignequelacelluleinitialecontenantlesdonnéesàrecopier,ouverslehautoulebasdelamêmecolonne.Mais ilestexclud’opérerdansdeuxdirections,parexempleversladroite,puisverslebasentirantlapoignéeendiagonale.

Lorsque vous actionnez la souris, le logiciel vous tient informé desdonnées qu’il entre dans la dernière cellule de la plage sélectionnée enaffichantsoncontenuàproximitédupointeur,dansunesorted’info-bulle.Dèsquevousrelâchezleboutondelasourisaprèsavoirétendularecopie,Excel crée une série de données dans toutes les cellules que vous avezsélectionnéesourecopiesimplementlavaleurinitialesanslamodifier.Àdroitedeladernièreentréequ’ilvientd’effectuer,Excelafficheunboutoncontextuelquidérouleunmenuproposantplusieursoptions.Ellesserventàoutrepasser l’optionde recopiepardéfautpar laquelleExcel recopie lavaleurdedépartdansuneplagedecellulesetàactiveràlaplacelarecopieincrémentée.

LesFigures2.11et2.12montrentcommentutiliserlafonctionderecopieautomatiquepourentrerdesmoisdel’annéesuruneligne,encommençantparjanvierdanslacelluleB2etenfinissantparjuinenG2.Pourcefaire,tapez simplement Janvier dans la cellule B2, amenez le pointeur de lasouris sur la poignée de recopie située sur le coin inférieur droit de lacellule, puis tirez-la jusque sur la cellule F2, comme le montre laFigure2.10.Lorsquevous relâchez leboutonde la souris,Excel remplitlescellulesaveclesdifférentsmois,defévrieràmai,commel’illustre laFigure2.12.Remarquez que lesmois ainsi créés restent sélectionnés, cequivouslaisseunepossibilitédemodifierlasérie;sivousétiezallétroploin, tirer la poignéede recopie vers la gauche aurait limité la recopie à

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cellevoulue.Ouencore,sivousn’étiezpasalléassezloin,tirerlapoignéeauraitajoutédesmois.

Vous pouvez aussi utiliser les options dumenu contextuel de la recopieautomatique,ouvertencliquantsurleboutonquiapparaîtàproximitédelapoignéederecopieetchoisirunautretypederecopiequeceluiproposépardéfaut.Pourqu’Excelrecopielemot«janvier»danschaquecellule,choisissez l’optionCopier les cellules, comme à la Figure2.13. Pour nerecopier que le format de la cellule d’origine (le gras ou l’italique parexemple, ainsi que les couleurs, les bordures,etc.), sélectionnez l’optionNerecopierquelamiseenforme.Pourrecopierlesmoissansrecopierlamise en forme de la celluleB2, choisissez l’optionRecopier les valeurssanslamiseenforme.

FIGURE2.11:Pourobtenirunesériedemois,tapezJanvierdansunecellule,puistirezlapoignéederecopiepourcréerautomatiquementlesautresmois.

FIGURE2.12:Aumomentoùvousrelâchezleboutondelasouris,Excelremplitlescellulesaveclesdifférentsmois.Unboutoncontextuelafficheunmenupermettantdesélectionneruntypederecopie.

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FIGURE2.13:Pourdupliquerlecontenudelacelluleparrecopie.

Le Tableau 2.3, dans la section suivante, indique les valeurs initialessusceptiblesd’êtreutiliséespourune recopie automatiqueet les résultatsqu’elleproduit.

TravailleravecdessérieséchelonnéesLarecopieautomatiqueutiliselavaleurinitialesélectionnée(date,heure,jour,année…)pourproduireunesérie.TouteslessériesénuméréesdansleTableau2.3varient de1 (un jour, unmois, uneunité…). Il est toutefoispossibledefaireensortequelarecopieautomatiques’effectueselonuneautrevaleurenentrantdeuxvaleursdedépartdansdescellulesvoisines,quiquantifientlamodificationd’unevaleuràuneautre.Cesdeuxvaleursconstitueront la sélection initiale que vous étendrez avec la poignée derecopie.

TABLEAU2.3:Sériessusceptiblesd’êtrecrééesaveclarecopieautomatique.

Entréeinitiale Sérieproduiteparlarecopieautomatique

Juillet Août,Septembre,Octobre…

Juil Août,Sept,Oct,Nov…

Mardi Mercredi,Jeudi,Vendredi…

Mar Mer,Jeu,Ven,Sam…

01/04/2002 02/04/2002,03/04/2002,04/04/2002…

Janv-00 Févr-00,Mars-00,Avr-00…

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15-Févr 16-Févr,17-Févr,18-Févr…

10:00PM 11:00PM,12:00PM,1:00AM

8:01 9:01,10:01,11:01,12:01…

1ertrim 2etrim,3etrim,4etrim…

Tr1 Tr2,Tr3,Tr4,Tr5,Tr6…

T3 T4,T1,T2,T3,T4,T1…

Produit1 Produit2,Produit3,Produit4…

1erproduit 2eproduit,3eproduit…

Parexemple,pourdémarrerune série le lundiet entrerun jour surdeuxdans une ligne, vous taperez Samedi dans une cellule et Lundi dans lacellulesuivante.Aprèsavoirsélectionnécesdeuxcellules,tirezlapoignéederecopieversladroiteaussiloinquenécessaire.Lorsquevousrelâchezle bouton de la souris, Excel remplit les cellules avec la sérieMercredi,Vendredi,Dimanche,Mardi,etainsidesuite.

CopieraveclarecopieautomatiqueVouspouvezutiliser la recopieautomatiquepourcopierun textesuruneplagedecellules,maissansincrémentation.

Pour ce faire, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant et entirant la poignée de recopie. Un petit signe « + » apparaît près de lapoignée, indiquant qu’une copie est en cours, et non une copieincrémentée.Vouspouvezvérifierquel’entréedupliquéenechangepasenobservantl’info-bulledontlecontenuresteidentiqueàceluidelacelluled’origine. Si vous voulez néanmoins incrémenter la recopie, il suffit decliquer sur le bouton contextuel et de choisir, dans le menu, l’optionIncrémenter une série ; les éléments copiés sont aussitôt transformés enséried’élémentsnumérotésousuccessifs.

Alors que maintenir la touche Ctrl enfoncée pendant la recopieautomatique empêche l’incrémentation du texte, il en va tout autrementavec les valeurs numériques ! Supposons que vous avez entré lenombre17dansunecelluleet tirélapoignéederecopiepourremplir lescellulesvoisines.Danscecas,Excel recopie lenombre17danschacunedescellules.MaissilatoucheCtrlestenfoncée,larecopieestincrémentée

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etdonne18,19,20,etainsidesuite.Sivousavezoubliécedétailetcrééune série de nombres incrémentés, alors que vous vouliez simplementrecopierlenombreàl’identiquedanslescellules,corrigezlamanipulationen cliquant sur le bouton contextuel et choisissez l’option Copier lescellules.

CréerunelistepersonnaliséeEn plus de pouvoir varier l’incrémentation d’une série de recopiesautomatiques, vous pouvez créer vos propres séries. Par exemple, vousvendezdesCDdemusiqueclassiquedescompositeurssuivants:» Chostakovitch

» Gretchaninov

» Rachmaninov

» Rimski-Korsakov

» Rostropovitch

» Tchaïkovski

» Tcherepnine

Aulieud’avoiràtapersanscesselenomdechacundecesartisteschaquefoisquevousdevez les listerdansune feuilledecalcul,vouspouvezenfaireunelistepersonnalisée.IlvoussuffiraensuitedetaperChostakovitchdanslapremièrecellule,puisdetirersurlapoignéederecopiepourplacerautomatiquementtouslesautresnomsdanslescellulessélectionnées.

Procédezcommesuitpourcréerunelistepersonnalisée:

1. CliquezsurFichier/Options,puissurlarubriqueOptionsavancées.DanslasectionGénéral(faitesdéfilerlevoletdroitpouryaccéder),cliquezsurleboutonModifierleslistespersonnalisées.LaboîtededialogueListespersonnaliséesapparaît(Figure2.14).

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FIGURE2.14:Créationd’unelistepersonnaliséeàpartirdeplagesdecellulesexistantes.

Sivousavezdéjàtapéunelistepersonnaliséedansuneplagedecellules,passezàl’Étape2.Sinon,allezdirectementàl’Étape5.

2. CliquezdanslechampdetexteImporterlalistedescellules,puissélectionnez,danslafeuilledecalcul,laplagedecellulesconcernées(voyezàceproposleChapitre3).

Dèsquevousentamezlemouvement,ExcelréduitauminimumlaboîtededialogueOptionsafinqu’ellenevousgênepas.Ilenrétablitl’affichageclassiquedèsquevousterminezvotresélection.

3. CliquezsurleboutonImporterpourcopierlecontenudescellulesdanslafenêtreEntréesdelaliste.

Passezàl’Étape6.

4. CliquezdanslafenêtreEntréesdelaliste.Tapezensuitechaqueentréedansl’ordrequivousconvient;n’oubliezpasdetapersurlatoucheEntréeaprèschaquesaisie.

AprèsavoirtapétouslesintitulésdanslafenêtreEntréesdelaliste,vouspouvezpasseràl’étapesuivante.

5. CliquezsurleboutonAjouterafindetransférerlesélémentsdanslalisteListespersonnalisées.

Créezéventuellementd’autreslistespersonnaliséesenprocédantcommenousvenonsdel’indiquer.

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6. CliquezsurOKpourfermerlaboîtededialogueListespers.etreveniràlaboîtededialogueOptionsExcel,puiscliquezsurOKouappuyezsurEntréepourfermerlaboîtededialogueOptionsExceletreveniràlafeuilledecalculcouranteduclasseuractif.

Après avoir ajouté une liste personnalisée dans Excel, il vous suffirasimplement de taper la première entrée dans une cellule, puis de tirer lapoignéederecopiedansunedirectionpourque lesautresélémentsde lalisteapparaissentdanslaplagedecellules.

Si vous n’avez pas l’intention de taper la première ligne, utilisez lafonction de saisie semi-automatique décrite précédemment dans cechapitre;créezuneentréesouslaformed’unsigleoud’unacronymequiafficheraautomatiquement lenomcompletcommealbbpourÀlabonnebouffe.

Viveleremplissageinstantané!Le mode d’autocomplétion d’Excel 2016, le remplissage instantané, estune fonctionnalité qui vous permet de recopier sans effort une partie dedonnéed’unendroitversunautre,letoutsansavoiràcréerouàcopierdesformulescomplexes.

Prenons un exemple pour illustrer cette spectaculaire commande.ImaginonsunesériedenomsetdeprénomsréunisdanslacolonneAd’untableau. Le but : obtenir, dans la colonne B, les prénoms et, dans lacolonneC,lesnoms.

Voicicommentexploiteràcettefinleremplissageinstantané:

1. TapezRémyenB2etvalidezviaEntréeouFlècheverslebas.

ExceldéplacealorslasélectionverslacelluleB3,oùilvoussuffitdetaperlapremièrelettreduprénomsuivantpourqueRemplissageinstantanécomprenneimmédiatementvotreintention.

2. EnB3,tapezA.

Aussitôt,lafonctioncomplèteleprénometvousmontrequ’elleestprêteàenfaireautantpourtouslesprénomsdelaliste(Figure2.15).

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FIGURE2.15:Leremplissageinstantanéenaction.

3. ConfirmezviaEntréeouFlècheverslebas.

Etletourestjoué!

Répétezl’opérationpourentrerlesnomsdanslacolonneC:tapezPotiezenC2,puistapezDenC3etconcluezparEntrée.

Forcément,dansnotreexemple,nousn’avonstraitéqueseptentrées.Maisle travail n’aurait pas été plus lourd si nous avions eu à en traiter descentaines.Une fonction que vous aurez plaisir à exploiter tant elle vousferagagnerdutemps.

Seul impératif : lesdonnéesà traiterdoivent êtreprésentéesde lamêmemanière avec un séparateur identique (espace, virgule, tiret…).Dernièreremarque:lafonctionestcapabledeventilerautrechosequedesdonnéestexte,comme,parexemple,desréférencesdepiècesdétachées(styleAJ-1234ouRW-8007).

InsérerdessymbolesetdescaractèresspéciauxAvecExcel,l’insertiondecaractèresspéciauxesttrèsfacile(symbolesdedevises,marquedéposée,copyright,etc.).Pour insérerunsymboleouuncaractèrespécial,cliquezdansleRubansurInsertion/Symboles/Symbole,dans le groupe Symboles, pour ouvrir la boîte de dialogue Caractèresspéciaux.

Cette boîte de dialogue contient deux onglets : Symboles et Caractèresspéciaux.Pourinsérerunsignemathématiqueoulesymboled’unedevise,

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sousl’ongletSymboles, localisez-ledanslaliste,cliquezdessus,puissurle bouton Insérer. (À la place, vous pouvez également double-cliquerdessus.) Pour insérer des caractères de langue étrangère ou des lettresaccentuées appartenant à d’autres jeux de caractères, déroulez la listeSous-ensemble,puiscliquezsurunnomdesous-ensemble.Ensuite,vousn’avezplusqu’àtrouver,danslazonedeliste,lecaractèresouhaité,puisàcliquer dessus. L’insertion des symboles monétaires ou des signesmathématiques utilisés très souvent (tels que le symbole de l’euro et lessignes + ou -) est un jeu d’enfant : ils figurent, toujours sous l’ongletSymboles,danslasectionCaractèresspéciauxrécemmentutilisés.

Pour insérer des caractères spéciaux, tels que le symbole de la marquedéposée,unemarquedeparagrapheoudespointsdesuspension,cliquezsur l’onglet Caractères spéciaux de la boîte de dialogue dumême nom.Repérezlecaractèredanslaliste,cliquezdessus,puiscliquezsurleboutonInsérer(l’insertionpardouble-clicfonctionneégalement).

Une fois vos travaux d’insertion achevés, fermez la boîte de dialogueCaractères spéciaux en cliquant sur le bouton Fermer situé dans le coinsupérieurdroit.

LesentréesdelaplageSivousdevezsaisiruntableaudedonnéesdansunnouveauclasseur,vousvoussimplifierezletravail–etvotreexistence–ensélectionnantd’abordtouteslescellulesvidesquidevrontcontenircesdonnéesavantmêmedeprocéder à leur entrée. Pour cela, placez le pointeur dans la premièrecelluledecequiseraletableau,puissélectionneztouteslescellulesdansles colonnes et les lignes voisines (reportez-vous au Chapitre 3 pourapprendre à sélectionner des plages de cellules). Enfin, commencez àentrerlapremièredonnée.

Quand vous sélectionnez une plage de cellules avant de commencer àentrerdesinformations,Excelrestreintlasaisiedesdonnéesàcetteplagedelafaçonsuivante:» Lelogicielavanceautomatiquementlepointeurdecelluleàla

prochainecelluledelaplagelorsquevouscliquezsurleboutonEntrerouappuyezsurlatoucheEntréepourvaliderunesaisie.

» Dansuneplagecontenantplusieurslignesetcolonnes,Excelfaitdescendrelepointeurdecelluledanslacolonneafinquevous

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puissiezprocéderauxentrées;lorsqu’ilatteintladernièrecelluledanslapartiesélectionnéedelacolonne,Excelplacelepointeurtoutenhautdelaprochainecolonneàdroite.Siletableaun’occupequ’uneligne,lepointeurestdécalédegaucheàdroite.

» Lorsquevousfinissezd’entrerdesinformationsdansladernièrecelluledelaplagesélectionnée,Excelpositionnelepointeurdecellulesurlapremièrecelluledutableaudedonnéesquivientd’êtreterminé.Pourdésélectionnerlaplagedecellules,cliquezsurunedescellulesdelafeuilledecalcul,horsdutableauouàl’intérieur,ouappuyezsurunetouchefléchée.

Veillezànepasappuyersurunetouchefléchéepourvaliderlasaisiedansunedescellulesdelaplagesélectionnée,aulieudecliquersurleboutonEntreroud’appuyersur la toucheEntrée.L’appuisurunetouchefléchéedésélectionneeneffetlaplageaumomentoùExceldéplacelepointeurdecellule.Utilisezunedecesméthodespourdéplacerlepointeurdecellulesansdésélectionnerlaplage:» AppuyezsurEntréepourpasseràlacelluleinférieurepuis,le

momentvenu,passeràlaprochainecolonne.AppuyezsurMaj+Entréepourreculeràlacelluleprécédente.

» AppuyezsurlatoucheTabpourpasseràlaprochainecelluledelacolonnededroiteetdescendreensuitedanslacolonne.AppuyezsurMaj+Tabpourreveniràlacelluleprécédente.

» AppuyezsurCtrl+.(pointdupavénumérique)pourallerd’uncoindelaplageàunautre.

LasaisieexpresseQuand une même entrée (texte, valeur ou formule) doit apparaître dansplusieurscellulesd’unclasseur,vouséconomiserezbeaucoupdetempsetd’énergie en la plaçant dans toutes ces cellules en une seule opération.Sélectionnez d’abord la plage de cellules qui doit contenir l’information(commenousleverronsdansleChapitre3,Excelpermetdesélectionnerplusieurs cellules à la fois), procédez à la saisie, puis validez avec lestouches Ctrl + Entrée pour répartir la saisie dans toutes les plagessélectionnées.

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Pour que cette opération réussisse, vous devez maintenir la touche Ctrlenfoncée au moment où vous appuyez sur Entrée afin qu’Excel puisserépartir la saisie dans toutes les cellules sélectionnées. Si vous oubliezd’appuyersurCtrl,Excelneplacelesdonnéesquedanslapremièrecelluledelaplage.Surleclaviervirtuel,touchezCtrl,puisEntrée.

Vous pouvez aussi accélérer la saisie des données dans une listecomportantdesformulesenvousassurantquelacaseÉtendrelesformuleset formats de plage de données est cochée dans la section Optionsd’éditiondelarubriqueOptionsavancéesdelaboîtededialogueOptionsExcel(pourlafaireapparaître,cliquezsurFichiers/Options).Lorsquecettecase est cochée, Excel met automatiquement en forme les nouvellesdonnéesquevoustapezdansladernièrecolonned’unelisteenfonctiondela mise en forme existant dans les colonnes déjà remplies et copie lesformules présentes dans ces colonnes.Notez cependant que pour utilisercettenouvellefonctionnalité,vousdevezd’abordmanuellemententrerlesformulesetconfigurerlamiseenformedansaumoinstroiscolonnesavantlanouvellecolonne.

AméliorerlesformulesPrécédemment dans ce chapitre, vous avez appris dans la section«Concoctercesfabuleusesformules!»àcréerdesformulesquiexécutentun certain nombre d’opérations mathématiques simples telles quel’addition,lasoustraction,lamultiplicationetladivision.Aulieudecréerdesformulescomplexesàpartirdezéroet/oud’unecombinaisonplusoumoins compliquée de ces opérations, vous pouvez demander à unefonctiond’Exceldesechargerdecettetâche.

Une fonction est une formule prédéfinie qui exécute un certain type decalcul.Tout cequevous avezà faire estde fournir lesvaleursquecettefonction utilisera pour déterminer le résultat. En jargon de tableur, cesvaleurs sont appeléesarguments de la fonction. À l’instar des fonctionssimples,vouspouvezentrerlesargumentsdelaplupartdesfonctionssoitsousuneformenumérique,comme22ou-4,56,soit,commec’estsouventlecas, sous la formed’une référencedecellule (B10)oud’uneplagedecellules(C3:F3).

Comme pour les formules que vous créez vous-même, chaque fonctiondoitcommencerparlesigne=(égal),afinqu’Excelsachequevousalleztaper une fonction ou une formule et non du texte. Juste après le signe

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égal,vousentrezlenomdela fonction(enmajusculesouenminuscules)suivi des arguments indispensables pour que les calculs puissent êtreeffectués. Tous les arguments d’une fonction sont toujours entreparenthèses.

Aprèsavoirtapélesigneégaletcommencéàtaperlespremièreslettresdunomdelafonctionquevousvoulezutiliser,unelistedéroulanteapparaîtjusteendessousdelacellule,vousproposanttouteslesfonctionsdontlenomcommenceparleslettresquevousvenezdetaper.Identifiezlenomde la fonction que vous voulez dans cette liste, double-cliquez dessus etExcel achève de l’entrer pour vous dans la cellule et dans la barre deformule,suividelaparenthèseouvrante(()quiprécèdelesargumentsdelafonction.

Excel affiche alors, juste en dessous de la cellule, une info-bulle vousindiquant lesargumentsattenduspar lafonctionetvouspouvezspécifierlacelluleoulaplagedecellulesquevousvoulezutilisercommepremiersarguments,soitenlapointantaveclasouris,soitentapantsesréférences.Danslecasd’unefonctionàplusieursarguments,vouspouvezcliquersurlescellulessuccessivesouparcourirlaplagedecellulesaveclasouris(enmaintenant enfoncé son bouton gauche), ou bien vous pouvez tapermanuellementlesargumentssuccessifs,sansoublierdelesséparerparunpoint-virgule(;).

Après avoir entré le dernier argument, tapez la parenthèse fermante ())pour indiquer la fin de la liste des arguments. L’info-bulle contenant lenom de la fonction et la liste de ses arguments nécessaires disparaît.Cliquez ensuite sur le bouton Entrer ou appuyez sur Entrée ou sur unetouchefléchéepourvalider lafonctionetobtenird’Excelqu’ilcalculelerésultat.

Placerunefonctiondansuneformuleavecl’AssistantFonctionBienqu’ilsoitpossibled’entrerunefonctionenlatapantdirectementdansune cellule, Excelmet à votre disposition, dans la barre de formule, unboutonInséreruneFonction,fortutilepourchoisirn’importelaquelledesfonctionsintégréesd’Excel.Quandvouscliquezsurcebouton(aprèsavoirsélectionnélacelluledanslaquellevousvoulezinsérerlafonction),Excelouvre la boîte de dialogue Insérer une fonction (voir Figure 2.16) dans

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laquellevouspouvezchoisirunedesfonctionsprédéfinies.Aprèsenavoirsélectionnéune,ExcelouvrelaboîtededialogueArgumentsdelafonctiondans laquelle vous spécifiez les différents paramètres à utiliser. Le grosintérêt de cette boîte de dialogue se révèle lorsque vous rencontrez unefonction qui ne vous est pas familière ou est vraiment très complexe(certaines sont plutôt ardues). Vous obtiendrez une aide extrêmementdétaillée sur les arguments requis encliquant sur le lienhypertexteAidesurcettefonction,danslecoininférieurgauchedelaboîtededialogue.

La boîte de dialogue Insérer une fonction contient trois sections :Recherchezunefonction,OusélectionnezunecatégorieetSélectionnez

FIGURE2.16:Sélectionnezdanscetteboîtededialoguelafonctionàutiliserdansunecellule.

unefonction.Lorsquevousouvrezlaboîtededialogue,Excelsélectionneautomatiquement, dans la liste déroulante des catégories de fonctions, lacatégorie Les dernières utilisées. Ces fonctions communément utiliséessontlistéesdanslafenêtreSélectionnerunefonction.

Silafonctionquevousrechercheznefigurepasparmilesplusrécemmentutilisées, vous devrez la rechercher dans la catégorie appropriée endéroulant la liste Ou sélectionnez une catégorie. Si vous n’avez aucuneidéedelacatégorie,tapezunedescriptiondecequevousvoulezenfaire

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danslafenêtreRecherchezunefonction,puiscliquezsurleboutonOKquisetrouvejusteàdroiteouappuyezsurlatoucheEntrée.Parexemple,pourlocaliser lafonctionqui totalisedesvaleurs, ilsuffitd’entrer lemot totaldans la fenêtre Recherchez une fonction et de cliquer sur OK. Excelaffiche ensuite une liste de fonctions effectuant des totaux.Vous pouvezles examiner chacune en cliquant tour à tour dessus. Quand voussélectionnezunefonctiondanscetteliste,laboîtededialogueInsérerunefonctionenprésente,enbas,touslesargumentssuivisd’unedescriptiondecequ’ellefait.

Après avoir localisé et sélectionné la fonction à utiliser, cliquez sur leboutonOK(toutenbas,àgauched’Annuler)pourinsérerlafonctiondanslacellulecouranteetouvrirlaboîtededialogueArgumentsdelafonction.Elleaffiche tous lesarguments requisainsiqueceuxqui sont facultatifs.Supposonsquevouschoisissiez,danslafenêtreSélectionnezunefonction,la fonctionSOMME(quiest sansaucundoute laplusutilisée),puisquevouscliquiezsurOK.Excelinsèreaussitôtdanslacellulecourante:

=SOMME()

Cettefonctionapparaîtaussidanslabarredeformule,aprèslesigneégal.La boîte de dialogue Arguments de la fonction s’ouvre, affichant lesargumentsdeSOMME,commelemontrelaFigure2.17.

FIGURE2.17:Spécifiez,danslaboîtededialogueArgumentsdelafonction,lesargumentsàutiliserparlafonctionsélectionnée.

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Comme vous pouvez le lire dans la boîte de dialogue Arguments de lafonction visible Figure 2.17, vous pouvez sélectionnerjusqu’à 255 arguments pour cette fonction. Ce qui n’est cependant pasévident – il y a sûrement un truc, non ? –, c’est que chacun de cesargumentsnesetrouvepasforcémentdans

uneseuleetmêmecellule.Enfait,laplupartdutemps,unseulargumentrecouvrira un grand nombre de chiffres (sélection multiple) que vousdésireztotaliser.

Poursélectionnerlepremierargumentdelaboîtededialogue,cliquezdansune cellule (ou sélectionnez une plage de cellules) en laissant le pointd’insertion dans la zone de texte Nombre1 de la boîte de dialogueArgumentsdelafonction.Excelaffichel’adressedecellule(oul’adressedelaplage)danslechampNombre1,toutenindiquant,enbasàdroitedelazoneSOMME,letotalcalculé.Cettemêmesommeapparaîtaussienbasdelaboîtededialogue,enregarddelamentionRésultat=.

Rappelez-vous qu’en sélectionnant des cellules, vous pouvez réduire lataille de cette boîte de dialogue afin qu’elle n’affiche que la ligneNombre1 ; pour ce faire, cliquez sur leboutonMinimiser, àdroitede lazone de texte Nombre1. Après avoir sélectionné les cellules à utilisercommepremier argument, vouspouvezdenouveaudéployer la boîte dedialogueencliquantsurlemêmeboutonàdroiteduchampNombre1.Aulieu de minimiser la boîte de dialogue, vous pouvez aussi la mettremomentanémentdecôtéencliquantdedansetenlafaisantglisserailleurs.

Sivouscalculezsurplusd’unecelluleougroupedecellulesd’unclasseur,appuyezsurlatoucheTaboucliquezdanslazonedetexteNombre2pouryplacerlepointd’insertion(Excelréagitàcetteactionenouvrantaussitôtune zone de texte Nombre3). Indiquez dans le champ Nombre2 ladeuxième cellule ou plage de cellules à ajouter au premier argument.Après avoir cliqué dans une cellule ou défini une plage, Excel affichel’adressedelaoudescellulesainsiquelesvaleursdescellulesàdroitedela zone de texte. Les différents boutons de minimisation permettent deréduire la boîte de dialogue en n’affichant que la ligne (Nombre1,Nombre2…)àutiliser.

Aprèsavoirsélectionnélescellulesàtotaliser,cliquezsurOKpourquitterla boîte de dialogue Arguments de la fonction et placer la fonctionSOMMEdanslacellulecourante.

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Modifierunefonctionavecl’AssistantFonctionVous pouvez utiliser le bouton Insérer une fonction pour modifier unefonction directement dans la barre de formule. Sélectionnez la cellulecontenantlaformule,puiscliquezsurleboutonInsérerunefonction(celuiavecunfx,àgauchedelabarredeformule).

SitôtaprèsavoircliquésurleboutonInsérerunefonction,Excelouvrelaboîte de dialogue Arguments de la fonction. Pour éditer et modifier lesarguments de la fonction, sélectionnez les références de cellule dans lazone de texte appropriée (Nombre1, Nombre2, Nombre3…), puiseffectuezlesmodificationsquevousjugezutilespourtelleoutellecelluleou plage. Rappelez-vous qu’Excel ajoute automatiquement à l’argumentcourant toute cellule ou plage que vous sélectionnez dans la feuille decalcul. Pour remplacer l’argument courant, vous devez le mettre ensurbrillanceetéliminerlesadressesdecellulesenappuyantsurlatoucheSuppravantdesélectionnerlanouvellecelluleouplageàutilisercommeargument.Rappelez-vousqu’ilvousestàtoutmomentpossiblederéduirelaboîtededialogueoudeladéplacersielleoccultedescellules.

Aprèsavoirmodifié lafonction,appuyezsur la toucheEntréeoucliquezsur le bouton OK afin de fermer la boîte de dialogue Arguments de lafonctionetdemettrelaformuleàjourdansleclasseur.

Lasommeautomatique:l’essayer,c’estl’adopterNous nous en voudrions de clôturer cette intéressante discussion sur lasaisie des fonctions sans mentionner le bouton Somme présent dans legroupeÉditiondel’ongletAccueilduRuban.C’estleboutonquiportelalettregrecquesigma(S).Cepetitoutilvautsonpesantd’or.Outrequ’ilestcapable de déterminer la somme, la moyenne, le compte, les valeursmaximaleetminimaled’uneliste,ilsaitégalementsélectionneruneplagede cellules dans la colonne courante ou dans la ligne, l’utiliser commeargument et entrer automatiquement le résultat du calcul en tantqu’argument dans une fonction. Neuf fois sur dix, Excel sélectionnecorrectement la plage de cellules à utiliser ; dans le dixième cas, vous

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pouvezfacilementcorrigerlasélectionentirantlepointeurdecellulepar-dessuslaplageàcalculer.

CliquezsimplementsurleboutonSommedansl’ongletAccueilduRubanchaque fois que vous voulez insérer la fonction Somme dans la cellulesélectionnée. Remarquez qu’en sélectionnant l’option Autres fonctions,ExcelouvrelaboîtededialogueInsérerunefonction,commesivousaviezcliquésurleboutonfx,danslabarredeformule.

Observez dans la Figure 2.18 comment l’outil Somme automatique estutilisépourcalculerletotalduvendeurRémyPotiezàlaligne2:placezlepointeur dans la cellule E2, où le total du premier trimestre devrait êtrecalculé,puiscliquezsur leboutonSomme.Excel insèredans labarredeformulelafonctionSOMMEaveclesigneégalettoutlereste,entourelescellulesB2,C2etD2avecunrectangledesélection(unliseréenpointilléanimé) et utilise la plage de cellules B2 : D2 comme argument de lafonction SOMME. Il ne vous reste plus qu’à valider cette formule encliquantsurleboutonEntrerdanslabarredeformule(ouenappuyantsurlatoucheEntrée).

Le total apparaît dans la cellule E3 tandis que la fonction suivante estaffichéedanslabarredeformule:

=SOMME(B2:D2)

Après avoir entré la fonction qui totalise les ventes du premier vendeur,vouspouvezcopiercetteformulepourtotaliserlesventestrimestriellesdetouslesautresvendeursentirantverslebaslapoignéederecopie(c’estlapetite croix noire qui apparaît quand vous approchez le pointeur de lasouris du coin inférieur droit de la cellule), comme le montre laFigure 2.19, jusqu’à ce que la plage de cellules E3 : E5 soit ensurbrillance.

FIGURE2.18:Pourobtenirletotaltrimestrieldupremiervendeur,sélectionnezlacelluleE2,puiscliquezsurleboutonSommeautomatique.

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FIGURE2.19:Letotaldupremiertrimestreaétécalculéavecl’outilSommeautomatique.

Regardez la Figure 2.20 pour voir comment utiliser l’outil Sommeautomatique pour totaliser, dans la colonne B, les résultats du mois dejanvier.VousdevezplacerlepointeurdecelluleenB6,làoùletotaldoitapparaître.Cliquezensuitesurl’outilSommeautomatique;ExcelplaceunrectangledesélectionautourdescellulesB2àB8etentrecorrectementlaplageB3:B6commeargumentdelafonctionSOMME.

LaFigure2.21montre la feuille de calcul après avoir inséré la fonctionSOMMEdans la celluleB6etutilisé la fonctionde recopieautomatiquepour reporter la formule vers la droite, dans les cellulesC6 etD6. Pourutiliser la recopie automatique, tirez sur la poignée située dans le coininférieur droit de la cellule et tirez-la jusqu’à la cellule E9 ; relâchezensuiteleboutondelasouris.

FIGURE2.20:SélectionnezlacelluleB6,cliquezsurl’outilSommeautomatiqueetappuyezsurEntréepourobtenirletotaldesventesdelacolonneBpourtouslesvendeurs.

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FIGURE2.21:LafeuilledecalculaprèsavoirrecopiélafonctionSOMMEàl’aidedelapoignéederecopie.

L’outilTotauxdelafonctionAnalyserapideQueceuxquitrouventfastidieuxd’utiliserlasommeautomatique,puisderecopier cette fonction Somme via la poignée de recopie sachentqu’Excel 2016 a pensé à eux. Sa fonction Analyse rapide et son outilTotauxva lesenchanter !Cette fonction,eneffet,estcapabledeprendreune foule d’actions en charge, comme le formatage conditionnel(Chapitre3), lesgraphiques (Chapitre10) ou encore les tableaux croisésdynamiques (Chapitre 9). Sans compter que l’outil est aussi capable decalculerdessommesdevaleursprésentéesencolonnesouenlignesdansvosfeuillesdecalcul.

Sonusageestsimple:sélectionnezdescellules(Chapitre3),puiscliquezsurl’outilAnalyserapidequis’affichespontanémentdansl’angleinférieurdroitdelaplagesélectionnée;unepaletteapparaîtalorsdirectementsousl’outil, qui vous propose une série d’options, allant deMise en forme àGraphiquessparklines.

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FIGURE2.22:Utilisezl’outilTotauxdelafonctionAnalyserapidepourajouterdestotauxdansvosfeuillesdecalcul.

Pourajouterdestotauxàuneplagedecellulessélectionnées,cliqueztoutsimplement sur le bouton Totaux, puis positionnez votre pointeur sur lafonction Somme pour obtenir une prévisualisation du résultat (en bas sivousoptezpourlapremièrefonctionSomme,àdroitesivousluipréférezla seconde). Voyez à ce propos la Figure 2.22. Ça vous convient ?Cliquez!

Si, pour une raison ou pour une autre, vous avez dumal à accéder à lapaletted’outilsdel’Analyserapide,opérezunclic-droitsurvotresélectiondecellulesetchoisissezAnalyserapidedanslemenucontextuel.

StockerlesdonnéesenlieusûrUnerègled’or:enregistrezvosdonnéesàintervallesréguliers.Celavouséviteradedevoirtoutrecommencersiunproblèmesurvient.

Pour faciliter les sauvegardes, la barre d’outils Accès rapided’Excel2016contientunboutonEnregistrer,reconnaissableàsonicôneenformededisquette3»1/4.Vousn’avezmêmepasàcliquer sur l’ongletFichierpoursélectionnerlacommandeEnregistrer.Encoreplusrapide,leraccourciclavierCtrl+Sfinitpardevenirunesecondenature.N’hésitez

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pasàl’utiliser,vousn’enabuserezjamais.

FIGURE2.23:LafenêtreEnregistrersousvousestproposéelorsquevousinvoquezlacommandeEnregistrerdepuisunnouveauclasseur.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou sélectionnezFichier/Enregistrerpourlapremièrefoisavecunnouveau classeur,Excelvous propose la fenêtre Enregistrer sous (Figure 2.23). Par défaut, leprogrammesélectionne,commelieudestockage,ledossierDocumentsdevotreOneDrive.

C’ESTQUOI,CEONEDRIVE?

Le nuage (ou le cloud), ça vous dit sûrement quelque chose,mais si ça resterelativement nébuleux. OneDrive est le nom qu’a donnéMicrosoft à l’espacequ’elle réserve, dans le nuage, à ses utilisateursWindowsLive.L’avantage, sivous sauvegardez vos données à cet endroit, c’est qu’elles seront ensuiteaccessibles depuis n’importe quel poste de travail exploitant Excel 2016 etdisposantd’uneconnexionInternet.

Ainsi, si vous enregistrez sur OneDrive un classeur que vous avez créé aubureau,vouspourrezensuitelemodifierdepuisleportablequisetrouveàvotredomicile,voiredepuisunetabletteouunsmartphoneaucaféducoin.

Pourpréférerentreposer leclasseur localement(c’est-à-diresur ledisquedur de votre ordinateur ou sur un disque virtuel de votre réseau local),

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cliquezsurl’optionCePC,placésousOneDrive.

Danscecas, levoletdroitvouspropose la listedudossieractif, c’est-à-dire le dossier où est actuellement sauvegardé le classeur, des dossiersrécentsverslesquelsvousavezrécemmentsauvegardédesclasseursainsiquevosdisqueslocaux,votreBureauetledossierlocalDocuments.

Si aucune de ces propositions ne vous agrée, cliquez sur Parcourir pourouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous, où vous pourrez vousexprimer.

Une fois ladestination sélectionnéedans cetteboîtededialogue, il vousfautencoreybaptiservotreclasseur(luidonnerunnomplusévocateurquele nom générique Classeur1, Classeur2… attribué provisoirement parExcel)enagissantdanslazoned’éditionNomdefichier,puisluiattribuerunformatdefichiervialemenulocalType.

Une fois ces réglages terminés, cliquez sur Enregistrer ou enfoncez latoucheEntrée.Excelprocèdeàlasauvegarde,danslaquelleilincluttouteslesinformationsdetouteslesfeuillesdeclasseur(ycomprislapositiondelacelluleactive).

Parlasuite,vousnereviendrezàcettefenêtreEnregistrersousquelorsquevous souhaiterez rebaptiser le classeur ou en enregistrer un exemplairedansunautredossier.VouschoisirezalorsFichier/Enregistrersousplutôtque d’activer le bouton Enregistrer de la barre Accès rapide ou sonéquivalentclavier,Ctrl+S.

Changerl’emplacementd’enregistrementpardéfautChaque fois que vous ouvrez la boîte de dialogueEnregistrer sous pourenregistrer le fichier d’un classeur, elle s’ouvre automatiquement sur ledossier spécifié comme Emplacement d’enregistrement par défaut dansl’onglet Enregistrement de la boîte de dialogue Options Excel(Fichier/Options/Enregistrement).

Tantquevousn’avezpasspécifiéautrechose,cedossierpardéfautestledossierDocumentsassociéàvotrenomd’utilisateur.Ainsi,parexemple,lechemind’accèsaudossierpardéfautdanslequelExcel2016enregistreautomatiquementmesnouveauxclasseurssurmonordinateurest:

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C:\Utilisateurs\Greg\Documents

Le dossier Documents n’est pas forcément l’emplacement qui vousconvientlemieuxpourenregistrervosnouveauxclasseurs.Pourspécifierun autre emplacement d’enregistrement par défaut sur votre ordinateur,suivezcesétapes:

1. CliquezsurFichier/Options/Enregistrementafind’ouvrirl’ongletEnregistrementdelaboîtededialogueOptionsExcel.

Lechemind’accèsaudossierd’enregistrementpardéfautapparaîtdanslechampEmplacementd’enregistrementpardéfaut.

2. DanslechampDossierlocalpardéfaut,sélectionnezlechemind’accèsouunepartiedecelui-ci.

Cequevoussaisirezremplaceracequiestsélectionnédanscechamp.Sivousnevoulezremplacerqu’unepartiedecechemind’accès,nesélectionnezquelapartieàremplacer.Etsivousavezsimplementbesoind’ajouterquelquechose,placezsimplementlecurseuràlafinducheminexistant.

3. Modifiezouremplacezlechemind’accèspourfaireapparaîtreàsaplaceceluidudossierquevousvoulezspécifiercommeemplacementd’enregistrementpardéfaut.

4. CliquezsurOKpourfermerlaboîtededialogueOptionsExcel.

LesdifférencesentrelesformatsXLSXetXLSExcel 2016 utilise le format de fichier basé sur XML (que MicrosoftappelleofficiellementleformatMicrosoftOfficeOpenXML)apparudansExcel 2007, vanté comme plus efficace pour enregistrer des données,produisantdoncdepluspetitsfichiersetoffrantunemeilleureintégrationaveclessourcesdedonnéesexternes(enparticuliers’ils’agitdesourcesWeb utilisant le format XML). Ce format de fichier reposant sur XMLporte l’extensionde fichier .xlsx–c’est le formatpardéfautdans lequelExcelenregistrelesnouveauxclasseursquevouscréez.

Leseulinconvénientdecenouveauformatestquelesversionsantérieuresd’Excel ne sont pas capables de l’ouvrir. Cela signifie que, si vous

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travaillezavecdesgensquiontbesoind’ouvrirvosclasseurs,maisnesontpasencorepassésàExcel2016,vousdevezlesenregistrerdansleformatdefichierutilisépar lesversions97à2003portant l’extensiondefichier.xls.Pourcela,lorsquevousenregistrezpourlapremièrefoisunnouveauclasseur, ouvrez la liste déroulante Type de fichier dans la boîte dedialogue Enregistrer sous et sélectionnez dans cette liste ClasseurExcel97-2003(*.xls).

Excel 2016 dispose également d’un format binaire, appelé Binary ouBIFF12,portant l’extension .xlsb.Vouspouvezchoisirce format sivousavezdesfeuillesdecalculvraimenténormesquidoiventêtrecompatiblesavec les anciennesversionsd’Excel (sélectionnezClasseurExcel binaire(*.xlsb) dans la liste Type de fichier de la boîte de dialogue Enregistrersous).

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IIL’artetlamanièredemodifierunclasseur

DANSCETTEPARTIE…

» Sélectionneretformaterlesdonnées.

» Réglerlalargeurdescolonnesetlahauteurdeslignes.

» Réorganiserlesdonnées.

» Supprimerdesdonnées.

» ExploiterlescommandesCouper,CopieretColler.

» Prévisualiseravantd’imprimer.

» Imprimertoutoupartied’unefeuille.

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S

Chapitre3Onenjolivetout

DANSCECHAPITRE:

» Sélectionnerlescellulesàmettreenforme.

» MettreenformeuntableaudedonnéesavecleboutonMettresousformedetableau.

» Appliquerdesformatsdenombresàdescellulescontenantdesvaleurs.

» Réglerlalargeurdescolonnesetlahauteurdeslignesd’unefeuilledecalcul.

» Masquerdescolonnesetdeslignes.

» Mettreenformeuneplagedecellulesenutilisantl’ongletAccueilduRuban.

achezdèsàprésentqu’entrerdesdonnéesdansunecelluleetlesmettreenformesontdeuxchosestrèsdifférentes.C’estpourquoi,quandvousentrezdenouvellesdonnéesdansunecellule,ellesadoptentlamiseen

formequiaétédéfiniepourcettecellule.Cequivouspermetdemettreenformedescellulesvidesdans lesquellesvousentrerezultérieurementdesdonnéesquiserontàcemomentautomatiquementmisesenforme.

Choisirungroupedecellulessélectionnées

Unesélectiondecellules(ouplagedecellules)estunensembledecellulescontiguës susceptibles d’être mises en forme ou modifiées. La petitesélection de cellule, dans une feuille de calcul, se limite à une seulecellule:lacellulediteactive.Uneseulecelluleentouréeparlecurseurdecelluleestunesélectiond’unecellule.Lasélectiondecelluleslaplusvastecomprend toutes les cellules de la feuille de calcul. La plupart dessélectionsquevousaurezàeffectuersesituentdansunmoyenterme;elles

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concernerontquelquescellulesadjacentesdisposéesencolonne(s)et/ouenrangée(s).

Excelmetenévidenceunesélectiondecellulesdanslafeuilledecalculenmettant en surbrillance les cellules sélectionnées, à l’exception de lacellule active qui conserve sa couleur normale. La Figure 3.1 montrediversessélectionsdecellulesdedifférentestaillesetformes.

FIGURE3.1:Différentessélectionsdediversestaillesetformes.

Lessélectionsparpointer-cliquerLa souris est l’outil naturel pour sélectionner des plages de cellules :amenez le pointeur de souris (l’épaisse croix blanche) au-dessus de lapremièrecellule, cliquez,puis,boutonde la souris enfoncé, tirezdans ladirectionoùvousdésirezétendrelasélection.» Pourétendrelasélectiondecellulesverslescolonnesàdroite,tirezlasourisversladroite,cequimetlescellulesconcernéesensurbrillance.

» Pourétendrelasélectionverslebas,tirezverslebas.

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» Pourétendrelasélectionàlafoisverslebasetversladroite,tirezlasourisendiagonaleverslacellulesituéedanslecoininférieurdroitdelaplagequevousdéfinissez.

LessélectionsaveclatoucheMajusculePour accélérer la sélection des cellules, vous pouvez utiliser la bonnevieilleméthodeMaj+clic,quis’effectuedelafaçonsuivante:

1. Cliquezsurlapremièrecelluledelasélection.

Lacelluleestsélectionnée.

2. Déplacezlepointeurdelasourisversladernièrecelluledelasélection.

Elleestaucoinopposédelapremièrecellule.Necliquezpasencore.

3. LatoucheMajenfoncée,cliquezdansladernièrecellule.

Lorsdecesecondclic,Excelsélectionnedansleslignesetdanslescolonnestouteslescellulessituéesentrelapremièreetladernièrecellule.

Avec la souris, la touche Maj agit comme touche d’extension entre lepremierobjetsélectionnéetlesecond(reportez-vousàlasection«Étendreunesélection»,plusloindanscechapitre).L’utilisationdelatoucheMajpermetdesélectionner lapremièreet ladernièrecellule,ainsique touteslescellulesquisetrouvententreelles,oudesélectionnertouslesnomsdedocumentsdanslalisted’uneboîtededialogue.

LessélectionsdecellulesnonadjacentesPour sélectionnerdescellulesoudesplagesnonadjacentes, sélectionnezune cellule ou une plage de cellules. Ensuite, touche Ctrl enfoncée,sélectionnezladeuxièmecelluleouplagedecellules.AussilongtempsquelatoucheCtrlestenfoncée,Excelnedésélectionneaucunecellulependantquevousensélectionnezd’autres.

La touche Ctrl fonctionne avec la souris en tant que touche d’additiond’objets (reportez-vous à la section « Les sélections de cellules nonadjacentesauclavier»,plusloindanscechapitre).LatoucheCtrlpermetd’ajouter des cellules à une sélection ou de sélectionner des noms épars

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dans la liste d’une boîte de dialogue, sans risque de désélectionintempestive.

LessélectionsdegrandeenvergureVouspouvezsélectionnertouteslescellulesd’uneligneoud’unecolonne,voire toutes les cellules d’une feuille de calcul, en appliquant lestechniquessuivantes:» Poursélectionnertouteslescellulesd’unecolonne,cliquezdansla

lettrequil’identifie,enhautdelafeuilledecalcul.

» Poursélectionnertoutesleslignesd’unecolonne,cliquezdanssonnuméro,àgauchedelafeuilledecalcul.

» Poursélectionnerplusieurslignesoucolonnesàlafois,faitesglisserlepointeurdelasourissurlesen-têtesdelignesoudecolonnes.

» Poursélectionnerdesligneset/oudescolonnesquinesontpascontiguës,maintenezlatoucheCtrlenfoncéetoutencliquantet/ouentirantdanslesen-têtesdeslignesetdescolonnesàplacerdanslasélection.

Poursélectionnerlatotalitédescellulesd’unefeuilledecalcul,appuyezsurCtrl+Aoucliquezsurleboutondesélectionglobale.Ilsetrouveaupointderencontredesen-têtesdelignesetdecolonnes,danslecoinsupérieurgauchedelafeuilledecalcul.

Sélectionnerdesdonnéesd’untableauaveclasélectionautomatiqueExcel propose une méthode de sélection extrêmement rapide, appelée« sélection automatique », pour sélectionner toutes les cellules d’untableau d’un seul tenant. Procédez comme suit pour utiliser la sélectionautomatique:

1. Cliquezdanslapremièrecelluledutableauafindelasélectionner.

Cettecellulesetrouveenhautàgauchedutableau.

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2. MaintenezlatoucheMajenfoncéetoutendouble-cliquant,aveclepointeurenformedeflèche,surleborddroitouinférieurdelacellule(Figure3.2).

Double-cliquersurlebasdelacellule,toucheMajenfoncée,étendautomatiquementlasélectionjusqu’àladernièrecelluleenbasdelapremièrecolonne,commelemontrelaFigure3.3.Sivousdouble-cliquezensuitesurleborddroitdelacellule,la

FIGURE3.2:Placezlepointeurdelasourissurleborddroitouinférieurdelapremièrecelluledutableau.

sélectionestétenduejusqu’àladernièrecolonneàdroitedelalignecourante.

3 a.Sivousavezd’abordsélectionnéunecolonne,double-cliquezsurleborddroitdelasélection,toucheMajenfoncée(voirFigure3.3).

Voussélectionnezainsilesautrescolonnesdutableau,commel’illustrelaFigure3.4.

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FIGURE3.3:Endouble-cliquantsurlebordinférieurdelapremièrecellule,toucheMajenfoncée,vousavezétendulasélectionverslebas.

FIGURE3.4:Endouble-cliquantsurleborddroitdelasélection,toucheMajenfoncée,lasélections’étendverslescolonnesdedroitedutableau.

3 b.Sivousavezd’abordsélectionnéuneligne,double-cliquezsurlebordinférieurdelasélection,toucheMajenfoncée.

Voussélectionnezainsitoutesleslignesrestantesdutableau.

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LessélectionsauclavierSi vous n’aimez pas travailler à la souris, vous pouvez sélectionner descellulesauclavier.Àl’instardelaméthodeMaj+clic,lestechniquesdesélection au clavier utilisent les touches fléchées conjointement avec latouche Maj. Les touches de déplacement du curseur de cellule ont étémentionnéesauChapitre1.

Commencezparplacerlecurseurdanslapremièrecelluledelasélectionpuis, toucheMaj enfoncée, appuyez sur les touches fléchées appropriées(←,→,↑,↓ouPgPrécetPgSuiv).Cefaisant,Excelancrelasélectionàlacellulecourantepuisl’étenddansladirectionchoisie,mettantlescellulessélectionnéesensurbrillanceaufuretàmesurequevousappuyezsurlestouchesfléchées.

Ensélectionnantdelasorte,vouspouvezmodifierl’étenduedelaplagedecellulesaussi longtempsquevousn’avezpas relâché la toucheMaj.Dèsqu’elle est relâchée, toute action sur une touche fléchée désélectionneaussitôtlaplage,réduisantlasélectionàlacelluleindiquéeparlecurseurdecellule.

ÉtendreunesélectionSi maintenir la touche Maj enfoncée tout en déplaçant le curseur voussemble peu commode, vous pouvezmettre Excel enmodeExtension enappuyantbrièvementsurlatouchedefonctionF8avantd’appuyersurunetouchefléchée.Excelaffichealorsl’indicateurÉtendrelasélectiondanslabarre d’état. Quand vous appuyez sur les touches fléchées alors que cemodeestactif,ExcelsélectionnelescellulescommesilatoucheMajétaitenfoncée.

Aprèsavoirmislescellulesdésiréesensurbrillance,appuyezdenouveausurF8pourdésactiverlemodeExtension.L’indicateurÉtendrelasélectiondisparaîtdelabarred’étatetvouspouvezdenouveauutiliserlestouchesfléchéespourdéplacerlecurseursanssélectionnerdescellules.

LasélectionautomatiqueauclavierL’équivalentauclavierdelasélectionautomatiqueaveclasourisquenousvenonsde voir (section«Sélectionner des données d’un tableau avec lasélectionautomatique»,plushautdanscechapitre)combinel’utilisation

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delatoucheF8oudelatoucheMajavecCtrl+touchefléchéeouFin+touchefléchée,pourfairepasserlecurseurdecelluled’unblocàunautre,toutensélectionnanttouteslescellulesquisetrouventsursonchemin.

Procédezcommesuitpoursélectionnerlatotalitéd’untableaudedonnéesaveclasélectionautomatiqueauclavier:

1. Placezlecurseurdecelluledanslapremièrecellule.

Ellesetrouveenhautàgauchedutableau.

2. AppuyezuneseulefoissurF8(oumaintenezlatoucheMajenfoncée)puissurlestouchesCtrl+Flèchedroite(ouFin+Flèchedroite)pourétendrelasélectionauxcolonnesdedroite.

3. Ensuite,appuyezsurCtrl+Flèchebas(ouFin+Flèchebas)pourétendrelasélectionauxlignesd’enbas.

LessélectionsdecellulesnonadjacentesauclavierLa sélection de plusieurs plages est un peu plus compliquée au clavierqu’aveclasouris,carvousdevezpasserdel’ancrageducurseurdecelluleaudéplacementducurseurpoursélectionnerlaplage,puisàlalibérationducurseurafindepouvoirlepositionneraudébutd’uneautreplage.Pourlibérerlecurseurdecelluleafindelepositionnerailleurs,appuyezsurMaj+ F8. Vous passez ainsi en mode Ajouter à la sélection, qui permet depasser à une autre plage sans sélectionner d’autres cellules. Quand cemodeestactif,l’indicateurAjouteràlasélectionestaffichédanslabarred’état,montrantainsiquelecurseurdecelluleestlibre.

Appliquez ces étapes générales pour sélectionner plusieurs plages decellulesauclavier:

1. Placezlecurseurdanslapremièrecelluledelapremièreplageàsélectionner.

2. AppuyezsurF8pourenclencherlemodeÉtendrelasélection.

Utilisezlestouchesfléchéespoursélectionnerlapremièreplagedecellules(aulieud’appuyersurF8,vouspouvezaussimaintenirenfoncéelatoucheMaj).

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3. AppuyezsurMaj+F8pourpasserenmodeAjouteràlasélection.

L’indicateurAjouteràlasélectionapparaîtdanslabarred’état.

4. Amenezlecurseurdecelluleàlapremièreplagenonadjacentequevousdésirezsélectionner.

5. AppuyezdenouveausurF8pourreveniraumodeÉtendrelasélection,puisdéplacezlecurseurdecelluleafindesélectionnerunenouvelleplage.

6. Sid’autresplagesnonadjacentesdoiventêtredéfinies,répétezlesÉtapes3,4et5jusqu’àcequevousayezsélectionnétouteslesplagesàutiliser.

LasélectiondecellulesavecAtteindrePour éviter la fastidieuse sélection d’une très vaste plage de cellules auclavier,utilisezlafonctionAtteindre:

1. Placezlecurseurdecelluledanslapremièrecelluledelaplage,puisappuyezsurF8pourancrerlecurseurdecelluleetenclencherlemodeÉtendrelasélection.

2. AppuyezsurlatoucheF5ousurCtrl+TpourouvrirlaboîtededialogueAtteindre.DanslechampRéférencedecetteboîtededialogue,entrezl’adressedeladernièrecelluledelaplageàsélectionner(celleducoinopposéàlapremièrecellule)etcliquezsurOKouappuyezsurEntrée.

Comme Excel est en mode Étendre la sélection lorsque vous utilisezAtteindrepouralleràuneautrecellule,ilnesecontentepasd’envoyerlecurseur de cellule à l’adresse spécifiée,mais sélectionne aussi toutes lescellulesintermédiaires.AprèsavoirsélectionnéuneplagedecellulesavecAtteindre,n’oubliezpasd’appuyerdenouveausurF8poursortirdumodeÉtendrelasélectionetempêcherExceldecontinueràsélectionnerd’autrescellulesdèsquevousallezdéplacerlecurseurdecellule.

LagaleriedesstylesdetableauxVoicimaintenantunetechniquedemiseenformequinenécessiteaucunesélectionpréalabledecellules.Enfait,l’outilMettresousformedetableau

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est si automatique qu’il suffit pour l’utiliser que le curseur de cellule setrouven’importeoùdansletableauàmettreenformeavantdecliquersurle boutonMettre sous formede tableaudans le groupeStyle de l’ongletAccueil du Ruban. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la galerie desstylesdetableauxapparaît,lesstyless’affichantsousformedeminiatures,celles-ciétantrépartiesentroissections:Clair,MoyenetFoncé.

Aussitôtquevouscliquezsurlaminiaturecorrespondantaustyledevotrechoix, Excel fait apparaître la boîte de dialogue Mettre sous forme detableau(Figure3.5),vousproposant laplagedecellulesà laquelle ildoitappliquerlestyleconcerné(enmarquantlepérimètrecorrespondantdanslafeuilledecalcul).

Cette boîte de dialogue contient un champ intitulé «Où se trouvent lesdonnées de votre tableau ? » dans lequel apparaît la plage que vouspropose Excel, automatiquement identifiée par lui (et marquée par uncontourclignotantdanslafeuilledecalcul)àpartirdelacellulequevousaviez initialement sélectionnée. Elle contient également une case Montableau comporte des en-têtes, que vous pouvez cocher pour indiquer àExcelquelapremièrelignedelaplagespécifiéeestuneligned’en-têtes,quiseradoncmiseenformecommetelleselonlestylesélectionné.

Si Excel n’a pas identifié correctement la plage de cellules à mettre enforme, ilsuffitde lasélectionnerdirectementdans la feuilledecalculenfaisantglisserdessuslepointeurdelasouris.LaplagecorrespondanteestautomatiquementmiseàjourdanslaboîtededialogueMettresousformede tableau (qui est par la même occasion devenue Créer un tableau).N’oubliezpasdecocher (oudedécocher) lacaseMon tableaucomportedesen-têtessilapremièrelignedelaplagesélectionnéeestuneligned’en-têtesquevousvoulezmettre en formecomme telle (cequi comporteunboutondetrietdefiltragepourchaqueen-têtedecolonne).

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FIGURE3.5:Excelindiquel’étenduedecellulesàlaquelleappliquerlestylequevousvenezdesélectionnerdanslagaleriedesstylesdetableaux.

Lagaleriedesstylesdetableauxestinactivesivousavezsélectionnéuneplagedecellulesnonadjacentes(elleapparaîtlorsquevouscliquezsurleboutonMettresousformedetableau,maisilnesepasserienlorsquevouscliquezsuruneminiature).

LorsquevouscliquezsurOKdanslaboîtededialogueMettresousformedetableau,Excelappliqueàlaplagedecellulesspécifiéelamiseenformequevousavezsélectionnéedanslagalerie.LesOutilsdetableapparaissentdansunongletCréation,àl’extrémitéduRuban;letableauestsélectionnéet l’outil Analyse rapide se manifeste dans son angle inférieur droit(Figure3.6).

L’onglet Création contient une palette de Styles rapides permettant devisualiser instantanément l’effet d’une mise en forme sur votre tableauavantmême de la lui appliquer. Cliquez sur le bouton Styles rapides (àl’extrémitédroitedel’ongletCréation)etdéplacezsimplementlepointeurde la souris au-dessus des miniatures de la palette. Le tableau prendinstantanémentlamiseenformedelaminiaturequesurvolelepointeur.Sinécessaire,faitesdéfilerlafeuilledecalculdemanièreàcequelapalettenemasquepasvotretableau.

Enplusdevouspermettredesélectionnerfacilementunenouvellemiseenformepourvotretableau,l’ongletCréationcontientungroupeOptionsde

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stylesdetable,vousproposantuncertainnombredecasesàcocherpourpersonnaliserencorepluslamiseenformequevousavezchoisie:

FIGURE3.6:Aprèsavoirappliquélestyledetableauàlagalerie,l’ongletCréationapparaîtsousOutilsdetable.

» Ligned’en-têtes:pouractiveretdésactiverlamiseenformedelaligned’en-têtesdutableau,comportantnotammentpourchaqueen-têteunboutondonnantaccèsàunmenudetrietdefiltrage.

» Lignedestotaux:quandcetteoptionestactivée,Excelajouteaubasdutableauunelignesupplémentairefaisantletotaldechaquecolonne.

Lorsquevouscliquezsurunecelluledecettelignedestotaux,unboutonapparaîtàdroitedecelle-ci,vousdonnantaccèsàunmenudanslequelvouspouvezchoisiruneautrefonctionquelasomme(Moyenne,Max,Min,Écarttype…)àappliquerauxvaleursdelacolonnecorrespondante.

» Bandesdelignes:Excelafficheunemiseenformedifférentepourleslignespairesetimpairesdutableau.

» Premièrecolonne:quandcetteoptionestactivée,Excelafficheunemiseenformespécialepourlapremièrecolonnedutableau.

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» Dernièrecolonne:quandcetteoptionestactivée,Excelafficheunemiseenformespécialepourladernièrecolonnedutableau.

» Colonnesàbandes:Excelafficheunemiseenformedifférentepourlescolonnespairesetimpairesdutableau.

Mettredescellulesenformeavecl’ongletAccueil

Certains tableaux nécessitent une mise en forme plus légère que cellesproposéesparlagaleriedesstylesdetableaux.Vouspouvezparexemplevouloirsimplementmettreengraslesen-têtesdecolonnesetsoulignerlalignedestotauxenbasdutableau(enappliquantsimplementunebordureinférieureàcetteligne).

Les boutons demise en forme qui apparaissent dans les groupes Police,AlignementetNombredel’ongletAccueilvouspermettentderéaliserdetellesmisesenforme.LeTableau3.1décritl’utilisationdechacund’eux.

TABLEAU3.1:LesboutonsdecommandedemiseenformedanslesgroupesPolice,AlignementetNombredel’ongletAccueil.

Bouton Fonction

Police

Police Afficheunmenudéroulantpermettantdesélectionnerunenouvellepolicepourlacellulesélectionnée.

Tailledepolice Afficheunelistedéroulantedetaillesdepoliceparmilesquellesvouspouvezchoisircellequevousvoulezappliquerauxcellulessélectionnées.Vouspouvezaussientrermanuellementlataillevouluedanscechamp.

Augmenterlatailledepolice

Appliqueàtoutelasélection(decaractèresoudecellules)lapluspetitetailledelapolicedelasélectionaugmentéed’unpoint.

Réduirelatailledepolice

Appliqueàtoutelasélection(decaractèresoudecellules)lapluspetitetailledelapolicedelasélectiondiminuéed’unpoint.

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Gras Metengraslescaractèresoulescellulessélectionnées.

Italique Metenitaliquelescaractèresoulescellulessélectionnées.

Souligner Soulignelescaractèresoulescellulessélectionnées.

Bordures AffichelemenuBordures,quivousdonnelechoixentretouteslespossibilitésdebordures.

Couleurderemplissage

Afficheunepalettedanslaquellevouspouvezsélectionnerunecouleurderemplissagepourlescellulessélectionnées.

Bouton Fonction

Couleurdepolice

Afficheunepalettedanslaquellevouspouvezsélectionnerunecouleurdepolicepourlasélection(decaractèresoudecellules).

Alignement

Aligneràgauche Alignesurlebordgauchedelacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Centrer Centrehorizontalementdanslacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Aligneràdroite Alignesurleborddroitdelacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Diminuerleretrait

Réduitd’unetabulationpourtouteslescellulessélectionnéesl’espaceentrelebordgauchedelacelluleetsoncontenu.

Augmenterleretrait

Augmented’unetabulationpourtouteslescellulessélectionnéesl’espaceentrelebordgauchedelacelluleetsoncontenu.

Alignerenhaut Alignesurlebordsupérieurdelacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Aligneraucentre Centreverticalementdanslacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Alignerenbas Alignesurlebordinférieurdelacellulelecontenudetouteslescellulessélectionnées.

Orientation Afficheunmenupermettantdesélectionnerdifférentesorientationsangulairesducontenudescellulessélectionnées.

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Renvoyeràlaligneautomatiquement

Renvoieautomatiquementàlalignedanslescellulessélectionnéesletextequiesttroplongpourtenirdanslalargeurdelacolonne,surautantdelignesquenécessaire.

Fusionneretcentrer

Fusionnelescellulessélectionnéespourenfaireuneseulecellule,enneretenantquelecontenudelapremièrecelluledelasélectionquiestcentréehorizontalement.Ceboutonpermetégalementd’afficherunmenu(encliquantsurletrianglepointantverslebasquil’accompagne)vouspermettantdechoisirentreplusieursmanièresdefusionnerdescellules,oud’annulerlafusionpourreveniràladispositioninitiale.

Nombre

Formatdenombre

Afficheleformatdenombreappliquéàlacelluleactivedelasélection.Cliquezsurletrianglepointantverslebaspourafficherunmenupoursélectionnerparmitouslesformatsdenombred’Excelceluiquevousvoulezappliquerauxcellulessélectionnées(vouspouvezaussiafficherlaboîtededialogueFormatdecelluleensélectionnantAutresdanscemenu).

FormatNombreComptabilité

AppliqueauxcellulessélectionnéesleformatMonétaire,quicomporteleséparateurdemilliers,l’affichagededeuxchiffresaprèslavirguleetlesymboledel’euro(€).LaboîtededialogueFormatdecellulevouspermetdepersonnalisercesparamètres.

Styledepourcentage

AppliqueauxcellulessélectionnéesleformatPourcentage,quimultipliepar100lavaleurentréedanslacelluleetyajoutelesymbole%,sansafficherdedécimales.

Séparateurdemilliers

Affichelecontenudescellulessélectionnéesenutilisantleséparateurdemilliers.

Ajouterunedécimale

Affichelecontenudescellulessélectionnéesavecunchiffredeplusaprèslavirgule.

Réduirelesdécimales

Affichelecontenudescellulessélectionnéesavecunchiffredemoinsaprèslavirgule.

Pensezàexploiterlesinfo-bullesquis’affichentlorsquevouspositionnezvotrepointeursurundecesoutils.Cesphylactèresnesecontententpasdevousexpliqueràquoisertlacommande;ilsvousrenseignentaussisurles

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équivalentsclaviersquivouspermettrontde travaillerplus rapidementetplusefficacement.

Mettreenformedescellulesàlasourceaveclaminibarred’outils

L’application d’unemise en forme à une sélection de cellules estmêmeencoreplusfaciledansExcel2016grâceàunepetitebarred’outilsqu’onappelleplusfamilièrement,maistrèssérieusement,laminibarre.

Pourafficher laminibarre,sélectionnez lescellulesàmettreenforme(sivous sélectionnez des caractères dans une cellule, vous aurez uneminibarre plus petite, ne contenant que les outils de mise en forme decaractères)etopérezunclic-droitsurcettesélection.Lemenucontextuelet la minibarre apparaissent à droite (Figure 3.7). Dès que voussélectionnezundesoutilsdecetteminibarre,lemenudisparaît.

FIGURE3.7:Utilisezlesboutonsdelaminibarrepourmodifierlamiseenformedescellulessélectionnées.

Commevous le voyezdans cette figure, laminibarre contient la plupartdesboutonsdugroupePolicedel’ongletAccueil(àl’exceptionduboutonSouligné).VousytrouvezaussileboutonFusionneretcentrerdugroupeAlignement(voyezlasection«Modifierl’alignement»,plusloindansce

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chapitre) et les boutonsMonétaire, Pourcentage, Séparateur de milliers,AjouterunedécimaleetRéduirelesdécimalesdugroupeNombre(voyezla section « Comprendre les formats de nombre », plus loin dans cechapitre).Cliquezsimplementsurcesboutonspourappliquerlesmisesenformecorrespondantesauxcellulessélectionnées.

LaminibarrecontientégalementleboutonReproduirelamiseenformedugroupePresse-papiers de l’ongletAccueil, ce qui vous permet de copierfacilementlamiseenformedelacelluleactivepourl’appliqueràd’autrescellules.

LaboîtededialogueFormatdecelluleBien que les boutons des groupes Police, Alignement et Nombre del’ongletAccueilvousdonnentunaccèsimmédiatauxcommandesdemiseen forme les plus utilisées, ils sont loin de représenter toutes lescommandesdemiseenformed’Excel.

Pour accéder à toutes les commandes de mise en forme dont disposeExcel,vousdevezouvrirlaboîtededialogueFormatdecelluleensuivantunedestroisprocéduresquevoici:» Encliquantsurl’optionAutresformatsnumériques,toutenbasdu

menudéroulantassociéauboutonFormatdenombredugroupeNombredel’ongletAccueil.

» EncliquantsurleboutondelancementdeboîtededialoguedanslecoininférieurdroitdumêmegroupeNombre.

» EnappuyantsurCtrl+Maj+1(le1duclavierprincipal,pasceluidupavénumérique).

La boîte de dialogue Format de cellule contient six onglets : Nombre,Alignement,Police,Bordure,RemplissageetProtection.Nousallons,dece pas, vous montrer comment les utiliser, à l’exception de l’ongletProtectiondontnousparleronsauChapitre6.

LeraccourciclavierquiouvrelaboîtededialogueFormatdecellule,Ctrl+Maj+1(le1duclavierprincipal,pasceluidupavénumérique),estbienutileàmémoriser.

Comprendrelesformatsdenombre

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Ainsiquenousl’avonsexpliquéauChapitre2,lasaisiedesvaleursdanslafeuille de calcul définit le type de la mise en forme. Voici quelquesexemples:» Lorsquevoussaisissezauclavierunchiffresuivid’unsymbole

monétairereconnuparWindows(pardéfaut:l’euroetledollar),ExcelappliqueleformatMonétaire.

» Sivousentrezunevaleurreprésentantunpourcentagesouslaformed’unentiersuividusigne%,ExcelappliqueautomatiquementleformatPourcentage.

» Sivousentrezunedate(lesdatessontaussidesvaleurs)enrespectantundesformatsintégrés,comme11/06/02ou11-juin-02,lelogicielaffecteunformatdenombreDateetluiattribueunevaleurinternespécialequiestlareprésentationdecettedate.

Bienqu’ilsoitpossibledemettrelesvaleursenformedecettemanièreaucours de la saisie, ce qui est nécessaire pour les dates, vous n’êtes pasobligé de procéder de la sorte. Vous pouvez à tout moment affecter unformatdenombreàungroupedevaleursavantouaprèslesavoirentrées.À vrai dire, formater les nombres après les avoir saisis est souvent lemoyen le plus efficace, car la procédure s’effectue en deux étapesseulement:

1. Sélectiondesvaleursnécessitantunemiseenforme.

2. Sélectionduformatdenombreàappliquer,soitenutilisantlesboutonsdemiseenformedel’ongletAccueil,soitenutilisantl’ongletNombredelaboîtededialogueFormatdecellule.

Même si vous êtes vraiment très doué pour la frappe et préférez entrerdirectementlesvaleurssousleurformedéfinitive,vousdevreznéanmoinsrecourir aux formats de nombre pour faire en sorte que les valeurscalculéesparlesformulescorrespondentàd’autresvaleursquevousaurezentrées;eneffetExcelappliqueunformatdenombreStandard–celuiquela boîte de dialogue Format de cellule définit comme « n’ayant pas deformatdenombre spécifique»– à toutes les cellulesqu’il calcule, ainsiqu’à toutes les entrées qui ne correspondent pas à un de ses formats denombre.LeplusgrosproblèmeduformatdenombreStandardestqu’ilala désagréable habitude de supprimer tous les zéros qui précèdent unnombreetaussiceuxquisuiventlesdécimales,d’oùl’impossibilitédelesalignerparfaitementdanslescolonnes,selonlavirguledécimale.

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Ce triste comportement est visible sur la Figure 3.8, qui représente untableauderésultatscommerciauxsansqu’aucunevaleurn’aitétémiseenforme.Remarquezcommeleschiffressecalentmaladroitementcontre lebord droit selon le nombre de décimales, sans aucun alignement sur lavirguledécimale.CettemauvaiseprésentationestcauséeparleformatdenombreStandardd’Excel.Le seulmoyend’y remédier estde choisir unformatdenombreplusrationnel.

AppliquerunstyleMonétaireDu fait de la nature financière de la plupart des feuilles de calcul, vousserezsansdouteamenéàutiliserleformatMonétaireplussouventqu’unautre.C’estunemiseenformetrèsfacileàappliquer,puisqu’ilvoussuffitpour cela de cliquer sur le bouton Monétaire dans l’onglet Accueil duRuban.

N’oubliez pas que le formatMonétaire ajoute le symbole de l’euro (€),affiche la valeur avecdeuxdécimales et utilise le séparateurdemilliers.Deplus,sivoussaisissezunevaleurentreparenthèses,elleseraconsidéréecommenégativeetaffichéeavecunsignemoins(-).

Comme le montre la Figure 3.9, seules les cellules qui ont étésélectionnées (plage E2 : E5) ont reçu le format Monétaire. Il a étéappliqué en cliquant sur le bouton Monétaire du groupe Nombre del’ongletAccueil(sonicônemontreunbilletdebanqueetdespièces).

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FIGURE3.8:Lesnombrescomportantdesdécimalesnes’alignentpascorrectementlorsqueleformatdenombreStandardestutilisé.

FIGURE3.9:LestotauxontétéprésentéseneuroencliquantsurleboutonMonétairedel’ongletAccueil.

Bienqu’ilsoitpossibledemettre toutes lesvaleursdu tableauenformatMonétaire, il en résulterait une surabondance de signes euro. Nous nel’avonsdoncfaitapparaîtrequedanslestotaux.

PrésenterlescellulesaveclestyleSéparateurdemilliersLe formatSéparateurdemilliers estuneexcellentealternativeau formatMonétaire, car, comme ce dernier, il permet de séparer les milliers, lesmillions,lesmilliards,etc.

Ce format règle aussi le nombre de décimales et la représentation desnombresnégatifs,maisiln’afficheaucunsymbolemonétaire.Observez,àla Figure 3.10 comment le bouton d’activation du format Séparateur demilliers, présent dans l’onglet Accueil du Ruban, a affiché les nombressélectionnés.

Le format Séparateur de milliers convient très bien pour des résultatscommerciaux comme ceux de la Figure 3.10. C’est ce format que nous

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avons appliqué aux cellules contenant les ventes mensuelles. Pour cela,nous avons sélectionné les cellules de la plageB2 :D5 et cliqué sur lebouton Séparateur de milliers (000) dans le groupe Nombre de l’ongletAccueil.

FIGURE3.10:Leschiffresdesventesviennentd’êtremisenformeavecleboutonSéparateurdemilliers.

Remarquez,Figure3.10commentleformatSéparateurdemilliersgèrelesdécimales;leschiffressontdésormaisparfaitementalignéssurlavirguledécimaleet surtoutpar rapportà lavirgulequi se trouvedans les totauxmis en forme avec le format Monétaire. Ils ont même été légèrementdécalésverslagauchepourparfairel’alignement.

LeformatPourcentageDe nombreuses feuilles de calcul contiennent des pourcentages (tauxd’intérêt,decroissance,d’inflation,etc.).Pourentrerunpourcentagedansunecellule,commencezparcliquerdessuspourlasélectionner,cliquezsurle bouton Style de pourcentage dans le groupe Nombre de l’ongletAccueil,entrezdirectementlepourcentagevoulus’ilestsupérieurà1(parexemple,entrez12pour12%)etappuyezsurEntrée.Sivousavezentréparexemple12ou54,vousvoyezapparaître12%ou54%danslacellule.Pour entrer un pourcentage inférieur à 1%, vous devez entrer la valeurnumérique correspondante (par exemple, .005pour 0,5%).Dans ce cas,

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vous verrez apparaître 1 % dans la cellule, car le format Pourcentagen’affichequelesvaleursentières.Cequin’empêchepas,naturellement,devoirapparaître,dans labarrede formule, lavaleurexactequevousavezentrée,sousformedepourcentage(dansl’exempleprécédent,0,5%).

Enrevanche,sivousappliquezleformatPourcentageàunecelluleaprèsyavoirentréunevaleur,celle-ciestmultipliéepar100pourêtreconvertieenpourcentage (si vous appliquez le format Pourcentage à une cellule quicontientlavaleur12,vousvoyezapparaître1200%danslacellule).

Pour entrer une série depourcentagesdansune feuille de calcul, le pluscommodeestdoncd’utiliserlapremièreméthode:sélectionnerlaplagedecellules, cliquer sur leboutonStyledepourcentagepour lui appliquer leformatPourcentageetentrerdirectementlespourcentages.

LaFigure3.11montrelasituationinverseoùdesvaleurscalculéesparuneformule ont été converties en pourcentage par l’application aux cellulescorrespondantes du format pourcentage. C’est ce que vous pouvez voirdans la ligne7decette feuilledecalcul,quimontre le ratio, calculéparuneformule,dutotaldesventesparmoisparrapportautotaldesventesdutrimestre(celluleE6).Donc,cesvaleursontétéconvertiesenpourcentageparapplicationauxcellulescorrespondantesduformatPourcentageaprèsyavoirentrélesformules.

DéfinirlesdécimalesIl est possible d’augmenter et de réduire le nombre des décimales d’unnombre ayant reçu un format Monétaire, Séparateur de milliers ouPourcentage en cliquant tout simplement sur les boutons Ajouter unedécimaleetRéduirelesdécimales.CesdeuxcommandessetrouventdanslegroupeNombredel’ongletAccueil.

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FIGURE3.11:LespourcentagesontétémisenformeavecleformatPourcentage.

Chaque fois que vous cliquez sur le boutonAjouter une décimale (celuiavec une flèche pointée vers la gauche),Excel place une autre décimaleaprèslavirgule.

LesvaleursquisecachentsousunemiseenformeNe vous laissez pas induire en erreur par les formats qui enjolivent laprésentationdescellulesd’unefeuilledecalcul.Commeleferaittoutbonillusionniste,unformatpeutchangerl’apparenced’unevaleurcommeparmagie,maisenréalitélechiffrebrutquevousavezentréresteimmuable.Supposonsqu’uneformuleretournelavaleursuivante:

25,6456

Supposonsmaintenantquevousmettiezenformelacellulequicontientcechiffreavecl’outilMonétaire.Lavaleurestaffichéesouslaforme:

25,65€

Cechangementpeutvousinciteràpenserqu’Excelaarrondiladeuxièmedécimale à la valeur supérieure. En réalité, le logiciel n’a arrondi que

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l’affichagedelavaleur;lacellulecontienttoujourslavaleur25,6456.Sivousutilisez lecontenudecettecelluledansune formule, rappelez-vousqu’Excelutilisetoujourslavaleurvéritablepoursescalculs,cellequieststockéedanslamémoireetnoncellequiapparaîtàl’écransousuneformeousousuneautre.

Commentferez-vouspourquelavaleurmiseenformesoitlamêmequelavaleur utilisée pour le calcul ?Excel peut satisfaire à votre demande enuneseuleétape.Sachezqu’ils’agitd’uneopérationirréversible.Ilesteneffetpossibled’utiliserpourlecalcullesvaleursaffichées,maisavecunemise en forme particulière, en cochant une seule case. Mais vous nepourrezpasrevenirauxvaleursprécédentesenladésactivant.

Puisque vous insistez pour connaître ce truc, voici comment il fautprocéder:

1. Assurez-vousquetouteslescellulesdelafeuilledecalculontétémisesenformeaveclenombrededécimalesquevousdésirez.

Cetteétapedoitêtreaccomplieavantdeconvertirl’affichagedelaprécisiondesvaleursdanslafeuilledecalcul.

2. CliquezsurFichier/Options/Optionsavancées.

3. DanslasectionLorsducalculdececlasseur,cochezlacaseDéfinirlecalculaveclaprécisionauformataffiché.

Excelafficheuneboîted’alertevousdisantLaprécisionpourcesdonnéesseradéfinitivementperdue.

4. CliquezsurOKouappuyezsurEntréepourconfirmer.

DatesetheuresdanslescalculsAu Chapitre 2, nous avons indiqué qu’il était très simple de créer desformulesquicalculentletempsécouléentredeuxdatesoudeuxheures.Lehic est qu’Excel affiche automatiquement le résultat du calcul au formatdate ou heure. Par exemple, si vous entrez 15-8-04 dans la cellule B4,15/4/04 dans la cellule C4 et, dans la cellule E4, la formule suivantepermettantdetrouverlenombredejoursécoulésentrelesdeuxdates:

=B4-C4

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Excelrenvoielerésultatde122déguiséen01/05/1900danslacelluleE4.Pourremettreenformecerésultat,vousdevezaffecterleformatNombreàlacelluleE4(ouvrezlemenuduboutonFormatdenombredanslegroupeNombre de l’onglet Accueil et sélectionnez Nombre). Lavaleur 122 remplace alors 01/05/1900, indiquant que 122 jours se sontécoulésentrelesdeuxdates.

Ilenvademêmeaveclesformulescalculant le tempsécouléentredeuxheures. Vous devez modifier le format de la cellule abritant le résultat.Prenons un exemple : vous saisissez 8 : 00AM dans la cellule C8, 4 :00 PM dans la cellule D8 et, dans la cellule E8, la formule suivantepermettant de calculer le nombre d’heures écoulées entre ces deuxinstants:

=D8-C8

IlvousfautlàaussitransformerauformatStandardlerésultatdelacelluleE8, qui apparaît automatiquement sous la forme 8 : 00 AM. Une foisconverti, le résultat estde0,333333333à laplacede8 :00AM, soit safraction sur une période de 24 heures. Pour obtenir le nombre d’heurescorrespondant,ilsuffitdemultiplier0,333333333par24,cequidonne8.

Uncoupd’œilsurlesdifférentsformatsdenombreExcel prend en charge d’autres formats que Monétaire, Séparateur demilliersetPourcentage.Pourlesutiliser,sélectionnezlacelluleoulaplageàmettreenforme,puiscliquez dedansavec leboutondroitde la souris.Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l’option Format decellule(ouappuyezsurCtrl+Maj+1[le1duclavierprincipal]).Danslesdeuxcas,laboîtededialogueFormatdecelluleapparaît.

DanslaboîtededialogueFormatdecellule,cliquezsurl’ongletNombrepuissélectionnezleformatdésirédanslalisteCatégorie.Certains,commeDate,Heure,FractionetSpécial,proposentunchoixencoreplusétendudeformats. D’autres, comme Nombre et Monétaire, possèdent leur propreboîte permettant de paramétrer lamise en forme. Chaque fois que voussélectionnezunformat,ExcelaffichedanslazoneExemplelaprésentationde la première cellule de la plage sélectionnée. Si cet aperçu vous

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convient,cliquezsurOKouappuyezsurEntréepourappliquerlamiseenformechoisieauxcellulessélectionnées.

La catégorie Spécial de la boîte de dialogue Format de cellule, ongletNombre, contient desmises en forme très particulières.Les formats quevoicivousintéresserontcertainement:» Sécuritésociale:diviseautomatiquementlestreizechiffresdu

numéroINSEEmentionnantlesexe,l’annéedenaissance,lemois,lelieuainsiquelesdeuxcodesàtroischiffres.Exemple:1680575123456.

» Codepostal:conserveleszérosquiprécèdentunnombre(importantpourentrerdescodespostauxcomme04120ou07000).

» Numérodetéléphone:séparelesdixchiffresdesnumérosdetéléphonefrançaisdeuxpardeux,enplaçantuneespaceentrechaquegroupe(exemple:0140214620).D’autresoptionsmettentenformelesnumérosdetéléphonebelges,canadiens,luxembourgeois,marocainsetsuisses.

Cesmisesenformespécialessontextrêmementcommodeslorsqu’ils’agitde créer des bases de données avec Excel, qui exigent souvent la saisied’un grand nombre de codes postaux, de numéros de téléphone ou denumérosINSEE.

RéglerlescolonnesSiExcel2016nesechargepaslui-mêmederéglerlalargeurdescolonnes,vousn’aurezaucunedifficultéàlefaireparvous-même.Lemoyenleplussimple de les ajuster consiste à appliquer la largeur la plus appropriéegrâce à la commandeAjustement automatique.ElledemandeàExcelderéduire ou d’augmenter la largeur des colonnes selon le contenu le pluslongquis’ytrouve.

Procédez comme suit pour appliquer un ajustement automatique auxcolonnes:

1. Placezlepointeurdelasourissurlaborduregrisededroitedel’en-têtedelacolonne,toutenhautdelafeuilledecalcul.

Lepointeurdelasourissetransformeendoubleflèchepointantverslagaucheetversladroite.

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2. Double-cliquez.

Excelajusteautomatiquementlalargeurdelacolonneselonladonnéelapluslonguequis’ytrouve.

L’ajustementautomatiquepeutêtreappliquéàplusieurscolonnesàlafois.Il suffit de sélectionner toutes les colonnes à régler (si elles sontadjacentes,cliquezettirezdansleuren-tête;sinon,toucheCtrlenfoncée,cliquezdanslesdifférentsen-têtes).Aprèsavoirsélectionnélescolonnes,double-cliquezsurn’importequellebordurededroited’unen-tête.

L’ajustementautomatiqueneproduitpastoujourslerésultatescompté:untitretrèslongquidébordesurlesautrescellules,àdroite,estexagérémentélargi.

Si l’ajustement automatique ne vous convient pas, au lieu de double-cliquer, tirez la bordure de droite de l’en-tête jusqu’à ce que vous ayezobtenulalargeurdésirée.Cetteméthodemanuelleestparfaitepourréglerplusieurs colonnes à la fois. La largeur de celle que vous ajustez serarépercutéesurtoutescellesquisontsélectionnées.

Vouspouvezaussi fixer la largeurdescolonnesàpartirdumenuaffichéparleboutonFormatdugroupeCellulesdel’ongletAccueil.Lasectiondece menu concernant la largeur de colonne contient les trois optionssuivantes:» Largeurdecolonne:faitapparaîtrelaboîtededialogueLargeur

decolonne,danslaquellevouspouvezspécifierlenombredecaractèresàafficherdanslacolonne.CliquezsurOKaprèsavoirentrélavaleurvoulue.

» Ajusterlalargeurdecolonne:ajusteautomatiquementlalargeurdelacolonneoudescolonnesdelasélectionpourquelecontenulepluslongytienneenentier.

» Largeurpardéfaut:faitapparaîtrelaboîtededialogueLargeurstandard,danslaquellevouspouvezspécifierlalargeurstandarddescolonnes,ennombredecaractères.CliquezsurOKaprèsavoirentrélavaleurvoulue.

Ajusterleslignes

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Leréglagedelahauteurdeslignesestcomparableàceluidelalargeurdescolonnes, à cedétailprèsquevous serezmoins souvent amenéà ajusterdes lignes que des colonnes. Excelmodifie en effet automatiquement lahauteur de ligne selon les entrées, notamment lors d’un changement detailledepoliceoud’unretouràlaligneàl’intérieurd’unecellule.Cescasserontévoquésdanslasection«Modifierl’alignement»,plusloindanscechapitre.Laplupartdesmodificationsdehauteurdelignesonteffectuéespour augmenter l’espace réservé au titre d’un tableau sans ajouter deslignesvides(nousyreviendronsdanslasection«Dehautenbas»,plusloindanscechapitre).

Pour augmenter la hauteur d’une ligne, tirez le bas de l’en-tête de lignejusqu’àcequevousayezobtenulahauteurdésirée,puisrelâchezleboutondelasouris.Pourréduirelahauteurd’uneligne,inversezlamanipulationen faisant remonter le bas de l’en-tête. Pour appliquer un ajustementautomatique,double-cliquezsurlabordureinférieuredel’en-tête.

Commepourlescolonnes,vouspouvezaussiajusterlahauteurdeslignessélectionnées en utilisant ce même menu du bouton Format du groupeCellulesdel’ongletAccueil:» Hauteurdeligne:faitapparaîtrelaboîtededialogueHauteurdeligne,danslaquellevouspouvezspécifierlahauteurdeligne(enpoints).CliquezsurOKaprèsavoirentrélavaleurvoulue.

» Ajusterlahauteurdeligne:ajusteautomatiquementlahauteurdelaligneoudeslignesdelasélectionpourquelecontenulepluslongysoitentièrementaffiché.

Onlavoit,onnelavoitplus!Undétailamusantconcernantleslignesetlescolonnes:ilestpossibledeles réduire à tel point qu’elles semblent avoir disparu de la feuille decalcul ! Ce comportement est très pratique pour masquer des données.Supposonsqu’unefeuilledecalculcontiennelalistedesemployésetleursalaire ; vous avez besoin de ces chiffres pour calculer un budget,maisvous ne tenez pas à ce que ces données sensibles apparaissent dans lerapport imprimé. Au lieu de perdre du temps à déplacer la colonne dessalaires hors de la zone à imprimer, il suffit de masquer la colonne aumomentdel’impression.

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MasqueretafficherdescolonnesBien qu’il soit possible de masquer des lignes et des colonnesmanuellement, Excel propose une méthode autrement plus rapide etefficace,par l’optionMasquer&afficherdumenuduboutonFormatdugroupeCellulesdel’ongletAccueil.SupposonsquevousdeviezmasquerlacolonneBd’unefeuilledecalculparcequ’ellecontientdesinformationssensiblesousansrapportaveclesujet.Pourmasquercettecolonne,suivezcesétapes:

1. CliquezsurunecellulequelconquedelacolonneBpourlasélectionner.

2. CliquezsurleboutonFormatdugroupeCellulesdel’ongletAccueilpourfaireapparaîtresonmenu.

3. Danscemenu,sélectionnezMasquer&afficher/Masquerlescolonnes.

La colonne s’évanouit ! Toutes les informations de la colonne Bdisparaissentdelafeuilledecalcul.Remarqueznotammentlasuccessiondeslettresdesen-têtesdecolonnes:A,C,D,E…IlmanquelalettreB.

Vousobtiendriezlemêmerésultatencliquantdansl’en-têtedelacolonneavecleboutondroitdelasourisetenchoisissant,danslemenucontextuel,l’optionMasquer.

Supposonsmaintenantquevousayezimprimélafeuilledecalculetqu’ilvousfautmodifierunedesentréesdelacolonneB.Procédezcommesuitpourréafficherlacolonne:

1. Placezlepointeurdelasourissurl’en-têtedelacolonneA,puistirez-leversladroitepoursélectionnerlescolonnesAetC.

EntirantdeAàC,vousincluezlacolonneBdanslasélection.NecliquezsurtoutpassurAetC,toucheCtrlenfoncée,carvousomettriezlacolonneB.

2. CliquezsurleboutonFormatdugroupeCellulesdel’ongletAccueilpourfaireapparaîtresonmenu.

3. Danscemenu,sélectionnezMasquer&afficher/Afficherlescolonnes.

Excel fait réapparaître la colonne B ; les trois colonnes A, B et C sontsélectionnées.Pourlesdésélectionner,cliquezsurn’importequellecellule

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delafeuilledecalcul.

Il est aussi possible de réafficher la colonne B en sélectionnant lescolonnesA àC, en cliquant sur l’une d’elles avec le bouton droit de lasourisetenchoisissantlacommandeAfficherdanslemenucontextuel.

MasqueretafficherdeslignesLaprocédureestexactementlamêmepourmasqueretafficherdeslignesquepourmasqueretafficherdescolonnes,à laseuledifférencequ’aprèsavoir sélectionné les lignes voulues, il suffit de sélectionnerMasquer&afficher/Masquerleslignes(aulieudeMasquerlescolonnes)et Masquer & afficher/Afficher les lignes (au lieu de Afficher descolonnes)danslemenuaffichéparleboutonFormatdel’ongletAccueil.

N’oubliezpasquevouspouvezaussicliquerduboutondroitsur la ligneouleslignessélectionnéespoursélectionnerMasquerouAfficherdanslemenucontextuelquiapparaît.

DucôtédelapoliceQuand vous ouvrez une nouvelle feuille de calcul, Excel assigne unemême police à la même taille à toutes les entrées auxquelles vousprocédez. Le programme utilise la police Calibri de 11 points (entypographie, le corps d’une police, c’est-à-dire sa taille, est exprimé enpoints).Bienquecettepoliceconvienneparfaitementpourlasaisie,voussereztentéd’enchoisird’autrespouragrémenterlestitresetlesen-têtesdevostableaux.

SivousnetenezpasàconserverlapolicestandardutiliséeparExcel,vouspouvezenspécifieruneautredansl’ongletGénéraldelaboîtededialogueOptions Excel (Fichier/Options). Dans la section Lors de la création declasseurs, sélectionnez lapolicequevousvoulezutiliserpardéfauten lachoisissant dans la liste déroulante Toujours utiliser cette police.Sélectionnezégalementsinécessairelataillequevousvoulezutiliserpardéfaut dans la liste déroulante Taille de la police (vous pouvez aussil’entrermanuellement).

La plupart des choix concernant la police peuvent être effectuésdirectement depuis le groupe Police de l’onglet Accueil, ce qui évited’avoiràafficherlaboîtededialogueFormatdecellule.

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» Pourappliquerunenouvellepoliceàunecelluleouàuneplage,cliquezsurleboutonfléchéduchampPolice,danslegroupePolicedel’ongletAccueil.Sélectionnezensuitelenomdelapoliceàutiliser.Remarquezqu’Excelaffichelenomdechaquepoliceavecsatypographieréelle,cequifacilitelechoix.

» Pourmodifierlatailledelapolice,cliquezsurleboutonfléchéduchampTailledepolice,danslegroupePolicedel’ongletAccueiletsélectionnezunenouvelletailledanslaliste.

Vous pouvez aussi appliquer du gras, de l’italique, un soulignement oubarrer des données. Le groupe Police de l’onglet Accueil contient lesboutonspermettantd’appliqueroudesupprimerlestroispremiersstyles;remarquez que ces boutons reçoivent un fond orange (au lieu du bleuhabituel)chaquefoisquevoussélectionnezunecelluledontlecontenuareçul’attributcorrespondant.Lorsquevouscliquezsurundecesboutonsafindesupprimerlestyledanslacellulesélectionnée,ilreçoitànouveaule fond bleu qui indique que la cellule sélectionnée n’a plus l’attributcorrespondant.

Vousprocéderezprobablementà laplupartdesmodificationsdepoliceàpartir de l’onglet Accueil du Ruban, mais il vous sera parfois pluscommodedelesfairesousl’ongletPolicedelaboîtededialogueFormatdecellule.

L’onglet Police de la boîte de dialogueFormat de cellule réunit tous lesparamètres de police, y compris les styles (gras, italique…), les effets(barré,exposantetindice)etlescouleurs.Sivousdevezeffectuerplusieursmodificationsdepolicedansunesélection,travailleraveccetongletPolicesera beaucoup plus rapide et rationnel. La boîte de dialogue contientd’ailleursune fenêtred’aperçuquimontre l’effet– à l’écrandumoins–desdifférentsparamètres.

Pourchangerlacouleurdepolicedansdescellulessélectionnées,cliquezsur le triangle pointant vers le bas du boutonCouleur de police dans legroupe Police de l’onglet Accueil et sélectionnez la couleur que vousvoulez appliquer au texte des cellules dans la palette qui apparaît.N’oubliez pas que, selon le principe desStyles rapides, il vous suffit deplacer le pointeur sur une couleur dans la palette pour voir le texte descellules sélectionnées prendre la couleur correspondante. Pour appliquereffectivementlacouleurchoisie,cliquezdessus.

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Modifierl’alignementLorsque vous commencez à saisir des entrées, leur alignement dans lescellulesdépenddeleurtype.Touslestextessontalignésàgaucheettoutesles valeurs à droite.Vous pouvez cependantmodifier cette disposition àvotreguise.

Le groupe Alignement de l’onglet Accueil contient trois outilsd’alignement:Alignéàgauche,AucentreetAlignéàdroite.Ilsdisposentlecontenudelacelluleoud’uneplageexactementcommevousledésirez.À droite de ces boutons d’alignement, se trouve le bouton Fusionner etcentrer.

Ceboutonmérited’êtreconnu,carilsertàcentrerinstantanémentuntitresurtoutelalargeurd’untableau.LaFigure3.12montrecommentl’utiliser.Danscette figure, le titre«EntreprisesDEFERCOS.A. -Ventes2015»(ancré enA1) déborde, comme il est assez long, sur la cellule de droite(soit B1). Pour centrer ce titre au-dessus du tableau, qui s’étend descolonnesA à E, sélectionnez la plage de cellulesA1 : E1 puis, dans legroupeAlignementdel’ongletAccueil,cliquezsurleboutonFusionneretcentrer.

Observezlerésultat:danslaligne1,lescellulesdescolonnesAàEontétéfusionnéesenuneseulecelluleetletitreaétéparfaitementcentrédanscette«supercellule»quis’étendd’uncôtéàl’autredutableau.

Si vous devez de nouveau scinder une cellule fusionnée en cellulesdistinctes, sélectionnez-la,puiscliquez tout simplementànouveausur lebouton Fusionner et centrer dans le groupe Alignement de l’ongletAccueil.

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FIGURE3.12:LafeuilledecalculaprèslecentragedutitresurlescolonnesAàE.

LesretraitsExcel permet demettre des entrées en retrait dans les cellules. Pour cefaire, cliquez sur le bouton Augmenter le retrait, dans le groupeAlignement de l’onglet Accueil. Ce bouton est reconnaissable à l’icônemontrantuneflècherepoussantquelqueslignesversladroite.Chaquefoisquevouscliquezdessus,Excelmetlesentréesdelasélectioncouranteenretrait d’un caractère (en police standard). Si vous voulez savoir ce quec’est qu’une police standard et comment lamodifier, reportez-vous à lasection«Ducôtédelapolice»,plushautdanscechapitre.

UnretraitpeutêtresuppriméencliquantsurleboutonRéduireleretrait;ilse trouve immédiatementàgaucheduboutonAugmenter le retrait.VouspouvezaussimodifierlenombredecaractèresdudécalageeffectuéavecleboutonAugmenter le retrait ; pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogueFormatdecellule(Ctrl+Maj+1[le1duclavierprincipal,pasceluidupavé numérique]), sélectionnez l’onglet Alignement, puis entrez unevaleurdanslechampRetrait,soitenlatapant,soitenactionnantleboutonrotatif.

Dehautenbas

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L’alignementàgauche,centréouàdroiteconcerne lepositionnementdel’entrée par rapport aux bords gauche et droit de la cellule, c’est-à-direhorizontalement.Vouspouvezaussialignerletexteparrapportauxbordshautetbasde lacellule,soitverticalement.Pardéfaut, toutes lesentréessont placées en bas de la cellule, mais il est possible de les centrerverticalementoudelesplacercontrelebordsupérieurdescellules.

Pour modifier l’alignement vertical dans une plage de cellulessélectionnées, ouvrez la boîte dedialogueFormatde cellule (Ctrl+Maj+1[le1duclavierprincipal,pasceluidupavénumérique]),puiscliquezsurl’ongletAlignement;enfin,sélectionnezHaut,Centré,Bas,JustifiéouDistribuédanslalistedéroulanteVertical.

LaFigure3.13montre,danslafeuilledesventesdelasociétéDeferco,letitre du tableau après qu’il a été centré verticalement (ce texte avait étécentré horizontalement sur plusieurs colonnes avec la commandeFusionner et centrer ; la hauteur de la ligne 1, qui est par défautde15points,aétéaugmentéeà36points).

FIGURE3.13:Lafeuilledecalculaprèslecentrageverticaldutitredutableau.

GérerlerenvoiàlaligneDanslestableaux,leplacementdestitresdanslescolonnesatoujoursposéunproblème;ilfallaitsouventlesabrégerpouréviterd’avoiràélargirles

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colonnes pour les faire tenir dedans. Dans Excel, ce problème peut êtreévitégrâceà lafonctionderenvoià la ligne.LaFigure3.14montreunenouvelle feuille de calcul dans laquelle les produits et la société qui lescommercialiseviennentd’êtreencodéssansformatage.

La Figure 3.15, pour sa part, propose les mêmes titres, mais aprèsvalidationdurenvoiàlaligneautomatique.Defait,danscetexemple,lestitres ont été mis en forme avec l’option Renvoyer à la ligneautomatiquement,afinqu’ilstiennentchacundansleurcellule.

PourobtenirlaprésentationdecetteFigure3.15,sélectionnezlescellulescontenantlestitres(deA1àC1),puiscliquezsurleboutonRenvoyeràlaligneautomatiquementdanslegroupeAlignementdel’ongletAccueil.

FIGURE3.14:Avantl’action.

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FIGURE3.15:Aprèsactivationdel’optionderenvoiautomatique.

Lerenvoiàlaligneempêchelestexteslongsdedébordersurlescellulesvoisines. Pour recevoir les lignes supplémentaires, le logiciel augmenteautomatiquementlahauteurdeligne.

Quand vous sélectionnez l’optionRenvoyer à la ligne automatiquement,Excelcontinueàutiliserlesalignementsverticauxethorizontauxquevousavez spécifiés pour la cellule.Notez que vous pouvez utiliser n’importequelleoptiond’alignementdel’ongletAlignementdelaboîtededialogueFormatdecellule :Gauche(avecousansretrait),Centré,Droit (avecousans retrait), Justifié ou Centré sur plusieurs colonnes. Vous ne pouveztoutefois pas utiliser l’option Recopié. Présente dans la liste déroulanteHorizontal, l’optionRecopiésertàrépéteruneentréesur toute la largeurdelacellule.

Pourobtenirunrenvoiàlalignejustifiésurlesbordsgaucheetdroitdelacellule,sélectionnezl’optionJustifiédanslalistedéroulanteHorizontaldel’ongletAlignementdelaboîtededialogueFormatdecellule.

Un long texte peut être séparé en plusieurs lignes en y plaçant le pointd’insertion,danslacelluleoudanslabarredeformule,etenappuyantsurlestouchesAlt+Entrée.Excelagranditlalignecontenuedanslacellule,ainsiquelabarredeformule,puiscommenceunenouvelleligne.Dèsquevous appuyez surEntréepourvalider la saisie ou lamodification,Exceleffectueautomatiquementlerenvoiàlaligneselonlalargeurdelacolonneetl’emplacementdupointd’insertion.

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InclinerlesdonnéesAu lieu de définir un renvoi à la ligne pour les textes saisis dans lescellules,vouspréférerezpeut-êtremodifierleurorientationenlesinclinantdans un sens ou dans un autre. Dans la Figure 3.16, le changement dedirectiondestitresadonnéuneffetplusintéressantqu’unsimplerenvoiàlaligne.

Cetexemplemontreunerotationà90overs lehaut (dans lesens inversedesaiguillesd’unemontre).Remarquezquecetteopérationaentraînéunajustementdelalargeurdescolonnes.

Pour faire pivoter le contenu des cellules, sélectionnez d’abord la plageA1 : C1, puis cliquez sur le triangle pointant vers le bas du boutonOrientation (dans le groupe Alignement de l’onglet Accueil). Dans lemenuquiapparaît,sélectionnezRotationdutexteverslehaut.

LaFigure 3.17montremaintenant lesmêmes titres orientés à 45o. Pourobtenircerésultat,sélectionnezcettefoisRotationdanslesensinversedesaiguillesd’unemontredanscemêmemenuduboutonOrientation(aprèsavoirsélectionnélamêmeplageA1:C1,naturellement).

FIGURE3.16:Lestitresontétéinclinésà90odanslesensinversedesaiguillesd’unemontre.

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FIGURE3.17:Lestitresontétéinclinésà45overslehaut.

Un textepeut être inclinéàd’autresvaleursque45ou90degrés.Aprèsavoirsélectionnéletexteàfairepivoter,sélectionnezFormatdecellule–AlignementdanslemenuduboutonOrientationdugroupeAlignementdel’ongletAccueil pour ouvrir la boîte de dialogueFormat de cellule avecl’ongletAlignementaupremierplan,etutilisez la sectionOrientationdecetongletpourspécifierl’anglevoulu.

Pour cela, cliquez à l’endroit voulu dans le demi-cercle ou entrezdirectement l’angle voulu en degrés dans le champ qui se trouve endessous.

Vouspouvezdéfinirn’importequelleinclinaison,de90overslehautà90overs lebas,soiten tapant lavaleurexactedans lechampDegrés,soitenactionnantl’aiguilleducadran.

Pour placer le texte verticalement de tellemanière que les lettres soientempilées lesunessur lesautres,cliquezsur le rectanglemontrant lemot«Texte»ainsidisposé,àgaucheducadran.

AjusterPour éviter qu’Excel élargisse les colonnes pour y faire tenir les entrées(pourafficherl’intégralitéd’untableaudedonnéesàl’écranoul’imprimersuruneseulefeuille),utilisezlacommandeAjuster.

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Cliquezsurl’ongletAlignementdelaboîtededialogueFormatdecellule(Ctrl+Maj+1[le1duclavierprincipal,pasceluidupavénumérique])etcochezlacaseAjuster.Excelréduitlatailledelapolicedanslescellulessélectionnées,cequi luiévited’avoiràmodifier la largeurdescolonnes.Sachez cependant que vous risquez de vous retrouver avec des textesillisibles.Notez aussi qu’il est impossible d’appliquer simultanément lesoptionsRenvoyerà la ligneautomatiquementetAjuster ; la sélectiondel’unedésélectionneaussitôtl’autre.

BoîtesàborduresLe quadrillage que vous apercevez dans une feuille de calcul sertsimplement àmieux visualiser les lignes et les colonnes dans lesquellesvous travaillez.Vous pouvez choisir de l’imprimer avec vos données ounon(encochantlacaseImprimerdugroupeOptionsdelafeuilledecalculdansl’ongletMiseenpageduRuban).

Vouspouvezmettreenévidencecertainespartiesdelafeuilledecalculoud’untableauàl’aidedeborduresouenappliquantuneffetd’ombrageauxcellules.Ne confondez pas lesborduresque vous définissez vous-mêmeaveclequadrillagecorrespondantauxlignesetauxcolonnesdelafeuilledecalcul.Lesborduressonttoujoursimprimées,indépendammentdufaitquevousdécidiezounond’imprimerlequadrillage.

Pourmieuxvoir lesborduresquevousajoutezàdescellules, supprimezl’affichageduquadrillage.Pourcela,ôtezlacochedelacaseAfficherdela section Quadrillage du groupe Options de la feuille de calcul dansl’ongletMiseenpageduRuban.

Pourajouterdesborduresàunesélectiondecellules,cliquezsurletrianglepointant vers le bas du bouton Toutes les bordures du groupe Police del’ongletAccueiletsélectionnez,danslemenuquiapparaît(Figure3.18),letypedeborduresquevousvoulezappliqueràvotresélection.

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FIGURE3.18:DanslemenuduboutonTouteslesbordures,sélectionnezletypedeborduresàappliqueràlasélection.

Rappelez-vouscesprécepteslorsquevousdéfinissezdesbordures:» Pourquelesborduresnesoienttracéesqu’autourdelasélection,

sélectionnezBorduresextérieuresouBordureépaisseenencadrédanslemenuduboutonTouteslesbordures.

» Pourquelesborduresapparaissentautourdechacunedescellulesdelaplagesélectionnée,choisissezTouteslesborduresdanscemenu.

Pourchanger le typede trait, l’épaisseurou lacouleurde labordurequevousappliquezàunesélectiondecellules,vousdevezouvrir laboîtededialogueFormatdecelluleetcliquersursonongletBordure(sélectionnezAutresborduresdanslemenuduboutonTouteslesborduresouappuyezsurCtrl+Maj+1[le1duclavierprincipal,pasceluidupavénumérique])etcliquezsurl’ongletBorduredanslaboîtededialogueFormatdecellulequiapparaît).

Pourchangerletypedetrait,sélectionnezceluiquivousconvientdanslasectionLignedecetonglet.Pourchangerlacouleur,cliquezsurleboutonCouleur dans cette section Ligne et sélectionnez la couleur qui vousconvient dans la palette qui apparaît. Pour définir les contours de labordure, utilisez les boutons de la section Présélection et de la sectionBordure (qui vousmontre aussi le résultat de cequevous sélectionnez).Pourappliqueràlasélectioncequevousvenezdechoisir,cliquezsurOK.

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Pourvousdébarrasserd’unebordure,vousdevezsélectionnerlescellulescorrespondantesetchoisirAucuneborduredanslemenuduboutonTouteslesborduresdugroupePolicedel’ongletAccueil.

Couleursderemplissage,motifsetdégradésVouspouvezaussimettreenévidencedeszonesdevotrefeuilledecalculen appliquant une couleur de remplissage, un motif ou un dégradé auxcellulescorrespondantes.

Sivousavezune imprimanteennoir etblanc,vousallez restreindrevoschoix à des nuances de gris légères dans la palette de couleurs, sinon lecontenudescellulesserapratiquementillisibleunefoisimprimé.

Pour appliquer une nouvelle couleur de remplissage à une sélection decellules,vouspouvezcliquersurletrianglepointantverslebasduboutonCouleur de remplissage du groupe Police de l’onglet Accueil etsélectionner la couleur voulue dans la palette qui apparaît. Selon leprincipedesStylesrapides,cettepalettevouspermetdevoirl’effetsurlescellules sélectionnées lorsque vous placez simplement le pointeur de lasourissurunecouleuravantdelasélectionner.

Pourappliquerunnouveaumotifàunesélectiondecellules,vousdevezouvrir la boîte de dialogue Format de cellule (Ctrl +Maj + 1 [le 1 duclavier principal, pas celui du pavé numérique]) et cliquer sur l’ongletRemplissage. Dans cet onglet, cliquez sur le bouton Motif pour faireapparaître lapalettedesmotifset faites-yvotresélection.Pourappliquerunecouleuraumotifsélectionné,cliquezsurleboutonCouleur(justeau-dessusduboutonMotif)etsélectionnezlacouleurvouluedanslapalettequiapparaît.Pourappliquerauxcellulessélectionnéeslemotifainsidéfini,cliquezsurOK.

Sivousvoulezajouterundégradédecouleursdansunedirectionouuneautre aux cellules sélectionnées, cliquez sur le boutonMotifs et texturesdans l’ongletRemplissage de la boîte de dialogueFormat de cellule.Lanouvelle boîte de dialogue qui apparaît contient un seul ongletDégradé,contenantplusieursoptionspourdéfinircedégradé.

Aprèsavoirspécifiélapremièreetladeuxièmecouleuretl’orientationdudégradé,vérifiezquelerésultatvousconvientdansl’exempleaffichédans

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le coin inférieur droit de cette boîte de dialogue et cliquez surOKpourrevenir à la boîte de dialogue Format de cellule. Le dégradé que vousvenezdedéfiniryapparaîtmaintenantdanslasectionExemple.Pourvoirle résultat sur votre sélection, il vous faut maintenant l’appliquer encliquantsurleboutonOK.

Faites-leavecstyleLesstylesintégrésd’Excel2016vouspermettentdeformatervostableauxenuntournemain.VouslestrouverezsousleboutonStylesdecellulesdugroupeStyledel’ongletAccueilduRuban(Figure3.19).

L’usageestsimple:opérezunesélectiondecellules,puisaccédezàcettelistedestylesprêtsàl’emploietfaitesvotrechoix.

FIGURE3.19:Lesstylesprédéfinisd’Excel2016.

CréerunstylepersonnelLancez-vous : attribuez, à une sélection, tous les formatages souhaités(police, taille, couleur, gras, italique, souligné, remplissage, motif,bordures, orientation…) ; cliquez ensuite sur Styles de cellules, puis surNouveaustyledecellule.DanslaboîteStylequ’Excelvousouvresuiteàcette action, remplacez le nom générique Style 1 par un nom plusévocateur,puiscliquezsurOK.

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Excel ajoute alors un exemplaire de votre nouveau style à une section,qu’ilbaptisePersonnaliséetajoutedanslafenêtreStylesdecellules.C’estici que vous sélectionnez ce style lorsque vous souhaiterez l’appliquer àunesélection.

Les styles que vous ajoutez ainsi à un classeur n’y sont définitivementassociés qu’après la prochaine sauvegarde. N’oubliez pas d’activer lebouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide ou d’invoquer sonéquivalentclavier,Ctrl+S.

Copierdesstylespersonnelsd’unclasseurdansunautreExcel vous permet de copier, dans un classeur, des styles personnelsdéfinisdansunautre.Voicicommentvousyprendre:

1. Ouvrezleclasseurcible.

Ilpeuts’agird’unclasseurviergeoud’unclasseurexistant.

2. Ouvrezleclasseursource.

Reportez-vousàlasectionprécédentepoursavoircommentcréerdesstylespersonnels.

3. Réactivezleclasseurcible.

CliquezsursonicônedepuislabarredestâchesdeWindowsouutilisezlacombinaisonAlt+Tabpournaviguerparmilesélémentsouvertsetpouvoirsélectionnerceluiquivousintéresse.

4. ActivezleboutonStylesdecellulesdugroupeStyledel’ongletAccueil,puis,danslafenêtrecorrespondante,validez,toutenbas,l’optionFusionnerdesstyles.

ExcelouvrelaboîtededialogueFusionnerdesstyles.

5. Sélectionnez,danslaliste,leclasseursource,puisconfirmezparOK.

Dès que vous licenciez la fenêtre, Excel ajoute les styles du classeursourceàlarubriquePersonnalisédelafenêtredesstylesduclasseuractif.N’oubliezpasdesauvegarderpourquecesstylesrestentoùvousvenezdelesmettre.

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Voussimplifierlavieavecl’outilReproduirelamiseenforme

Imaginez que vous avez attribué à une cellule tous les formatages dontvous aviez envie et puis vous vous rendez compte que vous auriez dûtraiterdelamêmefaçond’autrescellulesdelafeuille.

Certes,vouspouvezcréerunstylepersonnelcommelasectionprécédentevousaapprisàlefaire.Maisilyauneautrefaçond’agir.

Inutile,eneffet,decréerunstyleou,aupire,derépétertouteladémarchepuisqu’Excel 2016 vous propose un outil qui, baptisé fort à proposReproduirelamiseenforme,vouspermetdereportersurunesélectiondecellulestouslesformatagesappliquésàunecellulesource.

Danslapratique:

1. Appliquezàunecellulesourcetouteslesmisesenformesouhaitées(police,alignement,bordure,couleur…).

2. Sélectionnezcettecellule,puiscliquezsurl’outilReproduirelamiseenformequevoustrouverezdanslegroupePresse-papiersdel’ongletAccueil.

Lepointeursetransformeenunsigne+accompagné,àdroite,d’unpetitpinceau.Lacellulesélectionnée,poursapart,estmiseenévidenceparunpourtourquiclignote.

3. Aveccepointeurparticulier,sélectionnezlescellulesauxquellesvoussouhaitezappliquerleformatagedelacellulesource.

Dèsquevousrelâchezleboutondelasouris,Excelappliqueauxcellulesciblestouslesattributsdemiseenformedelacellulesource.

Sivotreintentionestdereporterlamiseenformesurplusieursgroupesdecellules, verrouillez l’outil en cliquant deux fois dessus depuis l’ongletAccueil.Aprèssélectiondelacellulesource,désignezsuccessivementlesdifférents groupes de cellules cibles. Quand vous aurez terminé, vousdésactiverezl’outilenrecliquantdessusdepuissononglet.

Pensez à exploiter cet outil si vous voulez réaffecter à une sélection leformatage de base : il vous suffit de choisir, comme cellule source, unecelluledelafeuillequevousn’avezpasformatée.

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MiseenformeconditionnelleVoilà qui est intéressant ! Lamise en forme conditionnelle vous permetd’affecter un formatage à une sélection en fonctionde son contenu, toutl’intérêt étant que, si les valeurs changent, le formatage change aussispontanément,sansquevousayezàintervenir.

Dès que vous invoquez la commande Mise en forme conditionnelle(groupeStyle–ongletAccueil),unmenu localvouspropose lesoptionssuivantes:» Règlesdemiseensurbrillancedescellules:donneaccèsàun

sous-menuquivouspermetdemettreensurbrillancelescellulesquicontiennentcertainesvaleurs,textesoudates,quicomportentdesvaleurssupérieuresouinférieuresàunevaleurdonnéeouquisontcomprisesdansunefourchettedonnéedevaleurs.Cesous-menuvouspermetenoutredetraiterlescellulesquicomportentuntextedonné(commeOui,NonouPeut-êtredansuneliste)ouunedatedonnée(commeuneéchéance).

» Règlesdesvaleursplus/moinsélevées:dérouleaussiunsous-menuquipermetdeformaterdifféremment,danslasélection,lesvaleurslesplusélevéesoulesplusbasses,lespourcentagesetlesvaleurssupérieuresouinférieuresàlamoyenne.

» Barresdedonnées:vousproposeunepalettecomportantdifférentescouleursderemplissageenuniouendégradéquevouspouvezappliqueràlasélectionpoursymboliserl’importancedesvaleurslesunesparrapportauxautres.

» Nuancesdecouleurs:voussoumetégalementunepaletteproposantjusqu’àtroiscouleursderemplissagequevouspouvezappliqueràlasélectionpoursymboliserl’importancedesvaleurslesunesparrapportauxautres.

» Jeuxd’icônes:vousdérouleunesériedepalettesd’icônesquevouspouvezappliqueràlasélectionpoursymboliserl’importancedesvaleurslesunesparrapportauxautres.

» Nouvellerègle:donneaccèsàlaboîtededialogueNouvellerègledemiseenformeoùvouspouvezdéfinirunerèglepersonnalisée.

» Effacerlesrègles:vouspermetd’effacerlesrèglesdemiseenformeconditionnellesoitdelasélectionsoitdelafeuilleentière

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(voiredutableauoudutableaucroisédynamique).

» Gérerlesrègles:donneaccèsàlaboîtededialogueGestionnairedesrèglesdemiseenformeconditionnelledanslaquellevouspouvezmodifierousupprimerdesrèglesainsiqu’enchangerl’ordredepréséanceenlesfaisantglisserverslebasouverslehautdanslazoneimpartie.

Formateravecl’outilAnalyserapideVoilàunmoyenbienpratiquedefaireduformatageconditionnel,d’autantque cette nouvelle fonction d’Excel 2016 vous permet de prévisualiserl’effetdevotrechoixavantdel’appliqueràlasélection.

Pourexploitercettefonction,sélectionnezlesdonnéesdevotretableauquevoussouhaitezmettreenforme,puisactivezl’outilAnalyserapide(enbasàdroitedelasélection).Pardéfaut,c’estsonoptionMiseenformequiestactivée ; il vous suffit donc de désigner la commande à appliquer pourapprécier immédiatement l’effet de cette commande sur la plage ensurbrillance(Figure3.20).

FIGURE3.20:L’optionBarresdedonnéesetsoneffetsurlafeuilleenarrière-plan.

SivouscliquezsurSupérieurà,Excelvousadresselaboîtededialoguedumême nom dans laquelle vous pouvez définir le seuil (à gauche) et lacouleurderemplissage(àdroite).

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Les autres options de formatage conditionnel ne provoquent l’apparitiond’aucunefenêtre,Excelsebornant,danscescas,àappliquer lapremièreoption(pardéfaut)duformatagesélectionné.

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D

Chapitre4Procéderàdesmodifications

DANSCECHAPITRE:

» Ouvrirunclasseurenvuedelemodifier.

» Annulervoserreurs.

» Déplaceretcopierparglisser-déposer.

» Copierdesformules.

» DéplaceretcopierparCouper,CopieretColler.

» Supprimerdesentréesdansdescellules.

» Supprimeretinsérerdeslignesetdescolonnes.

ans ce chapitre, vous découvrirez comment appliquer cesmodifications en toute sérénité dans un classeur. La copie et ledéplacement des données ainsi que l’insertion et la suppression des

lignesetdescolonnessontdestâchesfacilesàmaîtriser.Cequiestunpeuplusarduàcomprendre,c’estl’effetdecesactionssurlafeuilledecalcul.Maisnevousen faitespas !Siunchangement comprometvotre travail,vouspourrez toujours recourirà la fonctiond’annulationpour revenirenarrièreetvousretrouverenterrainplusfamilier.

S’ouvrirauxchangementsAvant de commettre l’irréparable – c’est-à-dire d’effectuer desmodifications… –, vous devez, bien sûr, ouvrir Excel. Pour ouvrir unclasseur,vousavezlechoixentrecliquersurFichier/Ouvrir,appuyersurAlt + FV ou utiliser les raccourcis clavier des versions précédentesd’Excel,soitCtrl+OouCtrl+F12.

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QuandvousutilisezlacombinaisondetouchesCtrl+F12,contrairementaux autresméthodes,Excel 2016 court-circuite la fenêtreOuvrir et vouspropose d’emblée la boîte de dialogue du même nom. C’est super àcondition que le classeur auquel vous voulez accéder se trouve dans ledossieractuellementouvert(ils’agit,pardéfaut,dudossierDocumentsdudossierBibliothèquesdevotredisquedur,àmoinsquevousn’ayezouvertdesfichiersstockésdansunautredossierousurunautredisquependantvotreséancedetravail).

SivousveneztoutjustedemettreExcelenserviceetn’avezdoncencoreouvert aucun classeur, vous pouvez sélectionner celui que vous voulezouvrir dans la liste Récent du volet gauche. Pensez à exploiter le lienOuvrird’autresclasseurssiceluiquevouschercheznefigurepasdanslalistequivousestsoumise.

LafenêtreOuvrirDans la fenêtre Ouvrir telle qu’elle se présente lorsque vous y accédezpour la première fois (Figure 4.1), c’est l’option Classeurs (utilisationrécente)quiestvalidéedanslevoletgauche.Siceluiquevouscherchezàouvrirn’estpasrépertoriédanslevoletdroit,désignez,àgauche,unautreemplacement:

FIGURE4.1:Validerl’optionOneDrivedelafenêtreOuvrirpourouvrirunclasseurenligne.

» OneDrive:pourouvrirunclasseurquevousavezsauvegardédansundossierdevotreWindowsLiveOneDrive.(Pourensavoirplusà

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cesujetoupourouvriruncompte,rendez-voussurlesitehttps://onedrive.live.com/about/fr-fr/.)Dèsquevousvalidezcetteoption,levoletdroitrecenselesdossiersdevotreOneDriveauxquelsvousavezrécemmentaccédé.CliquezsurOneDrive–PersonnelpourafficherlaboîtededialogueOuvrirquidonneaccèsàtouslesdossiersdevotreOneDrive.

» CePC:pouraccéderauxclasseursquevousavezstockéssurvotredisquedurousurundisqueréseauauquelvousavezaccès.Validezcetteoptionpourrépertorier,àdroite,touslesclasseursquisetrouventàcetendroitetquevousavezexploitésrécemment.VouspourrezaussidésignerleBureau(Windows10)etledossierDocuments.Enfin,cliquezsurDocumentenhautduvoletdroit,commedanslecasprécédent,pouraccéder,vialaboîtededialogueOuvrir,àd’autresdossiersdecedisqueetauxautresdisquesdursdevotreordinateur.

» AutresemplacementsWeb:permetdedéfinirunespacedestockagedistantdanslequelvousenregistrezunclasseurpourlapremièrefois.

» Ajouterunemplacement:pourajouterunsiteSharePointouunemplacementàpartirduquelvotrecompteOneDrivevousautoriseàouvrirdesfichiers.Lavalidationdecetteoptionprovoque,àdroite,l’affichagededeuxsous-options:Office365SharePointetOneDrive.ChoisissezlapremièrepourvousconnecteràunsiteSharePointpourlequelvouspossédezunidentifiantetunmotdepassequivouspermettentd’ajouterlesdossierscorrespondantsàlafenêtreOuvrirsousl’optionOrdinateur.PréférezOneDrivepourvousconnecteràvotrecompteWindowsLive(pourlequelvouspossédezàlafoisunidentifiantetunecléd’accès)afind’ajoutervotreespacedanslenuageàlafenêtreOuvrir,sousl’optionSkyDrive.

LaboîtededialogueOuvrirUnefoisquevousavezsélectionnéundossieretundisquedanslafenêtreOuvrird’Excel2016ouinvoqué l’équivalentclavierCtrl+F12dont ilaétéquestionplushaut,vouséchouezdansuneboîtededialoguesemblableà celle de laFigure4.2.Commevous le voyez, elle est divisée en deuxvolets : à gauche le voletNavigation depuis lequel vous pouvez décider

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d’ouvrir un nouveau classeur et, à droite, le volet principal qui vouspropose les icônesde tous les sous-dossiersdudossier courant ainsiquetouslesdocumentsqu’Excelestenmesured’ouvrir.

LedossierquiestaffichélorsquelaboîtededialogueOuvrirapparaîtestsoit celui qui est spécifié comme Emplacement d’enregistrement pardéfautdansl’ongletEnregistrementdelaboîtededialogueOptionsExcel,soitledernierquevousavezouvertpendantlaséancedetravailencours,soitceluiauquelvousavezaccédévialafenêtreOuvrir.

FIGURE4.2:UtiliserlaboîtededialogueOuvrirpournaviguerjusqu’auclasseurquevousvoulezouvrir.

Pourouvrirunclasseurquisetrouvedansunautredossier,cliquezsurleliencorrespondantdanslasectionAccèsrapideduvoletdenavigation,oucliquezsurletrianglepointantverslebasàdroitedeCePCpuisparcourezvosdisquesdursetautresdossiersdanslalistequiapparaît.

Si vous ouvrez un nouveau dossier pour lequel aucun fichier n’apparaîtdans le volet de droite (alors que vous savez qu’il n’est pas vide), celasignifiesimplementqu’ilnecontientaucunfichierd’untypequ’Excelestcapabled’ouvrirdirectement(classeurs,modèlesetmacros).Pouraffichertouslesfichiersdudossier,qu’Excelpuisseounonlesouvrirdirectement(c’est-à-diresansaucuneconversion),cliquezsur lebouton indiquant lestypes de fichiers affichés et sélectionnez Tous les fichiers dans la listedéroulantequiapparaît.

Lorsquel’icôneduclasseurquevousvoulezouvrirapparaîtdanslaboîtede dialogue Ouvrir, vous pouvez ouvrir ce classeur en cliquant sur son

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icônepuisencliquantsurleboutonOuvrir,outoutsimplementendouble-cliquantsursonicône.

ModifierlenombredefichiersrécentsExcel 2016 tient à jour la liste des 25 derniers fichiers que vous avezouverts dans la liste Classeurs (utilisation récente) du volet droit de lafenêtreOuvrirquand l’optionClasseurs (utilisation récente)estvalidéeàgauche.Vouspouvezcontrôlerlenombredefichiersdecetteliste:

1. ChoisissezFichier/Options/OptionsavancéespouraccéderàlaboîtededialogueOptionsExcel.

2. Faitesdéfilerjusqu’àvisualiserlarubriqueAfficher.

3. Modifiez,commebonvoussemble,lavaleurdelacaseAffichercenombredeclasseursrécentsouutilisezauxmêmesfinslesflèchesdedéfilementplacéesàdroitedelacased’édition.

4. CliquezsurOKouenfoncezlatoucheEntréepourfermerlafenêtredesoptionsd’Excel.

Entrez0sivousnesouhaitezpasqu’Excelvousproposecetteliste.

Validezl’optionAccéderrapidementàcenombredeclasseursrécentspourqu’Excel affiche les quatre classeurs les plus récents sous la forme decommandesdumenuFichierenmodeBackstage.Enagissantdelasorte,vous pourrez accéder à ces fichiers en validant la commandecorrespondante, même lorsque la fenêtre Ouvrir ne sera pas affichée.N’hésitez pas à adapter le nombre de classeurs ainsi traités en vousexprimantdanslacased’éditioncorrespondante.

OuvrirplusieursclasseursSi vous avez l’intention de travailler sur plusieurs classeurs, ouvrez-lesdirectement:depuislaboîtededialogueOuvrir,sélectionnez,danslaliste,lesclasseursquevousvoulezouvrir,puiscliquezsurOuvrirouvalidezvialatoucheEntrée.

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Pour réaliser cette sélection, si les classeurs concernés sont contigus,cliquezsurlenomdupremierd’entreeux,puisenfoncezlatoucheMajetmaintenez-la dans cette position tandis quevous cliquez sur le dernier àsélectionner. En revanche, si les classeurs à sélectionner ne sont pascontigus,utilisezlatoucheCtrl:cliquezsurlepremierclasseuràmarquer,enfoncez la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, puis cliquezsuccessivementsurlesautresclasseursàincluredanslasélection.

Unefoisderetourdansl’interfaceclassiqueduprogramme,vouspourrezpasserd’unclasseurouvertàunautreencliquant sur sonnomdepuis labarredestâchesouenutilisantlacombinaisonAlt+Tabpourafficherlesvignettes des éléments ouverts et faire votre choix. (LeChapitre 7 vousexplique plus en détail comment travailler avec plusieurs classeurssimultanément.)

RechercherdesclasseursLe seul problème que vous puissiez rencontrer quand vous tentez dechargerunfichiervialaboîtededialogueOuvrirestdesavoiroùsetrouvecefichier.Toutestparfaitaussilongtempsquelenomdufichierapparaîtparmiceuxlistésdanslafenêtredelaboîtededialogue;maisquefairesile fichier est invisible et semble se cacher dans les mystérieusesprofondeursdel’arborescencedesdossiers?

Vous vous tournerez alors vers le champ Rechercher dans que voustrouverezdansl’anglesupérieurdroitdelaboîtededialogueOuvrir.

Entrez-ydescaractèresquisetrouventdanslenomduclasseuroudansleclasseurlui-même.

AufuretàmesurequeWindowstrouvedesfichierscorrespondantàvoscritères de recherche, les noms de ceux-ci (classeurs Excel, mais aussimodèlesetmacros)apparaissentdanslaboîtededialogueOuvrir.Dèsqueleclasseurquevousrecherchezapparaît,vouspouvezl’ouvrirendouble-cliquantsursonicône,ouencliquantdessuspuissurleboutonOuvrir.

EncoreplussurlesannulationsAvantdevouslancerdanslaréalisationd’unefeuilledecalcul,vousdevezconnaître la fonctiond’annulationet savoircommentellepeut rétablir lasituationsijamaisvousvousêtesfourvoyé.LeboutonAnnulerdelabarre

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d’outilsAccèsrapideestunecommandeàfacettesmultiples.Quandvoussupprimez par exemple le contenu d’une cellule ou d’une plage avec lacommandeEffacerdumêmemenu,l’info-bulleduboutonAnnulerdevientEffacer (Ctrl + Z). Si vous déplacez une entrée avec les commandesCouperetColler,l’info-bulleduboutonAnnulerdevientColler.

En dehors du boutonAnnuler dans la barre d’outils Accès rapide, vouspouvezutiliser le raccourciclavierCtrl+Zqui faitexactement lamêmechose.

Le bouton Annuler de la barre d’outils Accès rapide réagit à toutes lesactionsquevousentreprenez.Sivousvousrendezcompteaprèscoupqu’ilfallait annuler – c’est-à-dire après avoir appliqué d’autres commandesentre-temps–,vousdevrezdéployerlemenudéroulantquiluiestassocié(encliquantsurletrianglepointantverslebasquil’accompagne),pourysélectionnerl’actionàannuler.Cetteaction,ainsiquetoutescellesquiontsuivi(etquiapparaissentau-dessusdanslemenu),sontannulées.

RétabliretRépéterAprès avoir appliqué la commande Annuler, Excel rend la commandeRétablir (ou Répéter selon la commande que vous avez appliquée justeavant)accessible.SivoussupprimezuneentréeenappuyantsurlatoucheSuppretcliquezensuitesurleboutonAnnulerdanslabarred’outilsAccèsrapide (ou appuyez sur Ctrl + Z, ce qui revient au même), l’info-bullesuivanteapparaîtendessousduboutonRétablirlorsquevousplacezdessuslepointeurdelasouris:

EffacerCtrl+Y

Quand vous appliquez la commande Rétablir, Excel refait ce que vousvenez d’annuler. Autrement dit, Excel revient en arrière d’une action,commesiellen’avaitpasétéexécutée.

Quefaires’ilestimpossibled’annuler?C’est souvent quand vous estimez qu’il serait prudent de rétablir leclasseur le plus important que vous vous apercevez avec horreur que lacommande Annuler ne fonctionne pas tout le temps. Bien qu’il soitnéanmoins possible d’annuler la dernière suppression de cellule erronée,

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undéplacementouunerecopieinconséquente,vousnepourrezpasrevenirsur un enregistrement de fichier. D’où l’intérêt de la commandeEnregistrer sous, qui permet de conserver un exemplaire du classeur telqu’ilétaitaumomentdel’ouvertureoududernierenregistrement.

Excel ne signale malheureusement jamais qu’il est sur le pointd’entreprendre une action sur laquelle il ne pourra pas revenir, ou alorstroptard.Aprèsavoircommisl’irréparable,vousplacezlepointeurdelasourissurleboutonAnnulerencroyantpouvoirannulercequevousvenezde faire et vous lisez : « Impossible d’annuler » (d’ailleurs, le boutonAnnulerapparaîtengrisédanslabarred’outilsAccèsrapidepourindiquerquecettecommanden’estpasaccessible).

Laseuleexceptionàcetterègleestquandlelogicielvousprévient(etvousavez intérêt à en tenir compte). Lorsque vous choisissez une commandequipeutnormalementêtreannulée,saufdanslescirconstancesprésentes,àcause d’un manque de mémoire vive, par exemple, ou parce quel’annulationaffecteraittropprofondémentlafeuilledecalcul,Excellesaitetafficheuneboîted’alertequisignalelemanquedemémoireetdemandes’ilfautquandmêmeexécuterlacommande.SivouscliquezsurleboutonOui, sachez que la commande sera appliquée sans aucune chance derevenirenarrière ; sivousdécouvrezpar lasuiteque la lignesuppriméecontient une formule essentielle, dont vous ne connaissez plus la teneur,vousnepourrezpasrecouriràlacommandeAnnulerpourrattrapervotrebourde. Dans ce cas, la seule chance de vous en tirer est de fermer lefichier(Fichier/Fermer),maisSANSenregistrervosmodifications.

Lebonvieuxglisser-déposerUne des premières techniques de modification que vous vous devez deconnaître est le glisser-déposer. Comme le suggère son nom, il s’agitd’une manipulation effectuée à la souris et qui consiste à choisir unecelluleouuneplagesélectionnéeetà faireglissercettesélectionailleursdanslafeuilledecalcul.Bienqueleglisser-déposerserveessentiellementà déplacer des entrées simples, vous pouvez l’utiliser pour déplacer desplagesentières.

Procédezcommesuitpourdéplacerunecelluleouuneplagedecellules:

1. Sélectionnezunecelluleouuneplagedecellules.

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2. Placezlepointeurdesourissurunborddelaoudescellulessélectionnées.

Latransformationdupointeurenflècheàquatrepointesindiquequevouspouvezcommenceràfaireglisserlacelluleoulaplage.

3. Faitesglisserlacelluleoulaplagesélectionnéejusqu’àsadestination.

Faitesglisserlasélectionendéplaçantlasouris,boutongaucheenfoncé.

Pendantledéplacement,vousfaitesenréalitéglisserlecontourdescellules,cequivouspermetd’avoiruneidéedel’emplacementqu’ellesoccuperont.C’estuniquementaumomentoùvousrelâchezleboutondelasourisqueledéplacementducontenudescellulesseproduiteffectivement.

Faitesglisserlecontourjusqu’àsadestinationexacte(l’info-bullequiaccompagnelepointeurindiquelaplagedecellulesdedestination).

4. Relâchezleboutondelasouris.

Lesdonnéesfigurantdanslaoulescellulesapparaissentaussitôtàleurnouvelemplacement.

Les Figures 4.3 et 4.4 montrent un déplacement de cellules. Dans lapremière, laplageA10 :D10 (ellecontient lespourcentagesparmois)aétésélectionnéeafind’êtredéplacéeverslaligne12etlibérerainsidelaplace pour les chiffres des ventes de deux nouveaux vendeurs quin’avaientpasétéprisencomptelorsdelacréationdececlasseur.DanslaFigure4.4,leschiffresdesventesontétédéplacés.

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FIGURE4.3:Uneplagesélectionnéeestencoursdedéplacement.

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FIGURE4.4:Laplagesélectionnéevientd’êtredéposéeàsonnouvelemplacement.

NotezquelesargumentsdelafonctionSOMME,danslescellulesB12àD12, ne tiennent pas compte de la modification lorsque vous vouscontentez de déplacer celles-ci : ils couvrent toujours les lignes 3 à 8.Toutefois,dèsquevouscommencezàentrerdesvaleursdanslescellulesB9àD9etB11àD11,Excelmetàjourautomatiquementlesargumentsdela fonctionSOMMEdans lescellulesB12àD12.Ainsi,parexemple, laformuleSOMME(B3:B8)de lacelluleB12devient,commeparmagie,SOMME(B3:B11).

Lacopieparglisser-déposerCommentcopierunelignedecellulesaulieudesimplementlesdéplacer?Supposons que vous deviez commencer, dans la feuille de calcul, unnouveau tableaudans les lignessituéesplusbas. Ilvous faudracopier lalignedecellulescontenantlestitresmisenformeenprocédantainsi:

1. Sélectionnezlalignedecellules.

DanslesFigures4.3et4.4,c’estlaplagedecellulesA12:D12.

2. LatoucheCtrlenfoncée,amenezlepointeurdelasourisauborddelasélection.

Lepointeursetransformeenflècheblancheaccompagnée,enhautàdroite,d’unpetitsigneplus(+).Ilindiquequeleglisser-déposereffectueraunecopieetnonundéplacement.

3. Tirezlasélectionparsabordure,jusqu’àl’emplacementoùelledoitêtrecopiée,puisrelâchezleboutondelasouris.

Pendantquevousfaitesglisserlasélection,uneinfo-bulleindiquelesréférencesdelaplagequesurvolelepointeur.

Si, lors d’un glisser-déposer pour déplacer ou copier des cellules, vouspositionnezlecontourdelasélectiondetellemanièrequ’ilchevauchedescellules contenant des données, Excel affiche une boîte d’alerte avec laquestion suivante : « Voulez-vous remplacer le contenu des cellules dedestination?».

Pouréviterleremplacementdesdonnéesexistantesetrenoncerauglisser-déposer, cliquez sur le boutonAnnuler.Mais si vous avez l’intention de

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remplacerlesdonnéesexistantesparlesnouvelles,cliquezsurOK.

Insérerparglisser-déposerÀ l’instar des redoutables Klingons de Star Trek, les feuilles de calculd’Excelnefontjamaisdeprisonniers.Dèsquevousamenezuneentréesurune cellule occupée, cette entrée supplante sans vergogne celle qui s’ytrouvait.

Pour insérer la ligne en cours de déplacement parmi d’autres lignes quicontiennentdesdonnéessanssupprimerlesdonnéesexistantes,maintenezla toucheMaj enfoncée pendant le glisser-déposer. Si vous copiez, vousdevrezfairepreuvededextéritéenmaintenantàlafoislestouchesCtrletMajenfoncées.

Lorsque la toucheMaj est enfoncée, le contour de la sélectionquevousaviezmanipuléejusqu’àprésentestremplacéparunebarred’insertionquise déplace entre les lignes et/ou les colonnes. Elle matérialisel’emplacement où se fera l’insertion si, à ce moment, vous relâchez leboutondelasouris.Danscecas,Excelinsèreuneligneouunecolonneetdéplacelescellulesexistantesversdescellulesvides.

J’AIPOURTANTMAINTENULATOUCHEMAJENFONCÉECOMMEVOUSL’AVIEZDIT…

L’insertionparglisser-déposerestunedesfonctionslesplusdélicatesàréussir.Parfois,vousfaitesexactementcequ’ilfautetvousvoyeznéanmoinsapparaîtrelaboîted’alertequivousprévientqu’Excel s’apprêteà remplacerdesdonnéesexistantesaulieudelesdécaler.Sicelaseproduit,cliquezsurlebouton

Annuler. Il est fort heureusement possible d’insérer des données avec lescommandesCouperetColler(reportez-vousàlasection«Fairedelaplaceavecla commande Insérer»,plus loindans ce chapitre), sans avoir à se soucierducomportementdelabarred’insertion.

Larecopieautomatiquedesformules

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La copie par glisser-déposer, enmaintenant la touche Ctrl enfoncée, estutilelorsqu’ilfautrecopierunesériedecellulesadjacentesailleursdanslafeuilledecalcul.Maistrèssouventvousaurezànerecopierqu’uneseuleformuledansplusieurscellulesvoisinesquidoiventexécuterlemêmetypedecalcul,commetotaliserdeschiffresdansdescolonnes.Cetypedecopiedeformule,trèscourant,nepeutpasêtrefaitparunglisser-déposer.Ilfautrecourir à la recopie automatique, décrite dans le Chapitre 2, ou auxcommandesCopieretColler(reportez-vousàlasection«Lecouper-collernumérique»,plusloindanscechapitre).

Pensez à exploiter la commande Totaux de l’outil Analyse rapide. Vouspouvez en effet l’utiliser pour calculer une somme sous une série devaleurs en colonne ou à droite d’une série de valeurs en ligne. Dans lapratique,sélectionnezlaplageàtraiter,cliquezsurl’outilAnalyserapide,puissurTotaux;ensuite,choisissezleboutonSommeplacéaudébutdelapalettepourtotaliserlescolonnesdansunenouvellelignedanslebasdutableauet/ouleboutonSommeplacéàlafindelapalettepourtotaliserleslignesdansunenouvellecolonneàladroitedutableau.

Revenons à la recopie automatique pour copier une formule dans uneplagede cellules.LaFigure4.5montre la feuille de calcul de la sociétéDeferco avec tous les vendeurs, mais cette fois avec uniquement lepourcentagedejanvier.

FIGURE4.5:Copied’uneformuledansunemêmelignegrâceàlarecopieautomatique.

LaFigure4.6montrelafeuilledecalculaprèsavoirfaitglisserlapoignéederecopiesurlaplagedecellulesC10:E10àpartirdelacelluleB10(quicontientlaformuleàcopier).

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AbsolumentrelatifetinversementRéférez-vousàlaFigure4.6pourvoirlafeuilledecalculaprèslarecopiede la formule d’une cellule dans la plageC10 :E10.La celluleB10 estactive. Remarquez comment Excel gère la recopie des formules. Laformuled’origine,danslacelluleB10,est:

=SOMME(B4:B7)

Lorsquecette formuleest recopiéedans la cellulevoisine,C12,Excel lamodifielégèrementàcetemplacement:

=SOMME(C4:C7)

FIGURE4.6:Lafeuilledecalculaprèslarecopiedelaformuletotalisantlesmois.

Excelaeneffetrectifiélaréférencedecolonne,quiestpasséedeBàC,carlarecopies’estfaitedelagaucheversladroite.

Quandvouscopiezuneformuledansuneplagequis’étendverslebassurplusieurslignes,Excelmodifielesnumérosdelignesenconséquence,aulieu des lettres de colonnes, selon l’emplacement de chaque recopie. La

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celluleE4delafeuilledecalculdelasociétéDefercocontientlaformulesuivante:

=SOMME(B4:D4)

Quandvousrecopiezcetteformuleverslebas,danslacelluleE5,Excellamodifiedelamanièresuivante:

=SOMME(B5:D5)

Excel ajuste la référence de ligne afin qu’elle corresponde à la nouvelleposition dans la ligne 5. Comme cettemodification de la formule a étéeffectuée selon la direction de la recopie, les références de cellules sontappeléesréférencesdecellulesrelatives.

CertaineschosessontabsoluesToutes les formules que vous créez contiennent naturellement desréférences de cellule absolues, àmoins que vous en décidiez autrement.Dufaitquelaplupartdesrecopiesdecellulenécessitentunecorrectiondeleurs références, vous aurez rarement à revenir sur cet arrangement.Cependant,detempsentemps,vousserezconfrontéàuneexception.

Une des exceptions les plus communes se produit lorsque vous désirezcompareruneplagedevaleursdifférentesavecuneseulevaleur.Cecasdefigure se présente classiquement lorsque vous voulez calculer lepourcentagedeplusieurspartiesparrapportautotal.Parexemple,danslafeuilledecalculdel’entrepriseDeferco,vousrencontrezcettesituationencréantetrecopiantuneformulequidéterminechaquepourcentagemensuelparrapportautotaltrimestrieldelacelluleE10.

Supposonsquevousvouliezentrer ces formulesdans la rangée12de lafeuilledecalcul,encommençantparlacelluleB12.Laformulequi,danscette cellule, calcule le pourcentagedes ventes de janvier par rapport autrimestreestsansdétour:

=B10/E10

Cetteformulediviseletotaldesventesdejanvier,danslacelluleB10,parle total trimestriel de la cellule E10 (on ne saurait faire plus simple…).Maisregardezcequisepasseraitsivoustiriezlapoignéederecopied’unecelluleversladroitepourrecopierlaformuledanslacelluleC12:

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=C10/F10

L’ajustementdelapremièreréférencedecellule,quipassedeB10àC10,estbienceluiquenousattendions.Maisl’ajustementdeladeuxièmepartiedes références de cellule, qui passe de E10 à F10, est désastreux. Nonseulement vous n’obtenez pas le calcul du pourcentage des ventes defévrier,maisvousvousretrouvezenprimeavecl’horribleerreur#DIV/0!danslacelluleC12.

Pouréviterqu’Exceln’ajusteinconsidérémentuneréférencedecellulelorsd’une recopie, vous devez convertir la référence. De relative, elle doitdevenir absolue. Pour cela, appuyez sur la touche de fonction F4 justeaprèsavoirentrélaréférencedelacellule.Excelsignalequ’uneréférencede cellule est absolue en plaçant, devant la lettre de la colonne et lenuméro de la ligne, le signe dollar ($). Regardez par exemple laFigure4.7 : la celluleB12 contient la formule correcte pour effectuer larecopiedanslaplageC12:D12,soit:

$1=B10/$E0

FIGURE4.7:Recopied’uneformuleavecuneréférencedecelluleabsolue.

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ExaminezlafeuilledecalculaprèsquecetteformuleaétérépétéedanslaplageC12:D12aveclapoignéederecopieetlacelluleC12sélectionnée(Figure4.8).Remarquezlaformulesuivantedanslabarredeformule:

$1=C10/$E0

ParcequeE10aétémodifiéeen$E$10dans la formuleoriginale, touteslesrecopiesconserventcettemêmeréférencedecellule,quiestimmuable.

Si vous avez commis une erreur en recopiant une formule dans laquelleune ou plusieurs références de cellules auraient dû être absolues et nonrelatives,modifiezlaformuled’originedelamanièresuivante:

1. Double-cliquezsurlacellulecontenantlaformule,puiscliquezdanslabarredeformuleouappuyezsurlatouchedefonctionF2pourlamodifier.

FIGURE4.8:Lafeuilledecalculaprèslarecopied’uneformulecontenantuneréférencedecelluleabsolue.

2. Placezlepointd’insertiondanslaréférenceàconvertirenréférenceabsolue.

3. AppuyezsurlatoucheF4.

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4. Lorsquelamodificationestterminée,cliquezsurleboutonEntrer,danslabarredeformule,puisrecopiezlaformulecorrigéedanslescelluleserronéesgrâceàlapoignéederecopie.

Lecouper-collernumériqueAu lieu d’utiliser le glisser-déposer ou la recopie automatique, vouspouvezrecourirauxbonnesvieillescommandesCouper,CopieretCollerpourdéplacerourecopierdesinformationsdansunefeuilledecalcul.CescommandesutilisentlePresse-papierscommerelaispourlesinformationsque vous avez coupées ou collées ; elles y restent en attendant d’êtrecollées quelque part. Ce procédé permet non seulement de déplacer oucopier des données dans n’importe quelle feuille de calcul ouverte dansExcel,maisaussidansd’autres logiciels tournantsousWindows,commeWordparexemple.

Procédez comme suit pour déplacer une cellule ou une plage avec lescommandesCouperetColler:

1. Sélectionnezlescellulesàdéplacer.

2. CliquezsurleboutonCouper(lesciseaux)danslegroupePresse-papiersdel’ongletAccueil.

VouspouvezaussiutiliserleraccourciclavierCtrl+X.

Quelquesoitvotrechoix,Excelentourelaoulescellulesavecunrectangledesélectionquiseprésentesouslaformed’uneligneaniméeenpointillé.Lemessagesuivantapparaîtdanslabarred’état:

Sélectionnezunedestinationetappuyezsur

ENTRÉEoucliquez

surColler.

3. Déplacezlecurseurdecelluleousélectionnezlacelluleenhautàgauchedelanouvelleplagedanslaquellevousdésirezdéplacerlesdonnées.

4. AppuyezsurEntréepourterminerledéplacement.

VouspouvezaussicliquersurleboutonCollerdanslegroupePresse-papiersdel’ongletAccueil,ouutiliserleraccourciclavierCtrl+V.

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Remarquez qu’en indiquant la plage de destination, vous n’avez pas àsélectionner un agencement de cellules vides correspondant, dans saforme,àlasélectionquevousdéplacez.DumomentquevousindiquezàExcel où se trouve la cellule située en haut à gauche de la plage dedestination,ilsaurasedébrouillerpourlereste.

La copie d’une sélection de cellule(s) avec les commandes Copier etColler s’effectuede lamêmemanièrequ’avec lescommandesCouperetColler.Après avoir sélectionné la plage à copier, vous bénéficiezmêmed’unplusgrandchoixpourlestockagedesdonnéesdanslePresse-papiers.Aulieudecliquersur leboutonCopierdans legroupePresse-papiersdel’ongletAccueil,oudesélectionnerCopierdanslemenucontextueldelacellule,vouspouvezutiliserleraccourciclavierCtrl+C.

ÇacollepourvousL’avantage de la copie des données dans le Presse-papiers avec lescommandesCopieretCollerestque les informationsainsimisesdecôtépeuventêtrecolléesàplusieursreprises.Assurez-voussimplement,aprèsavoirappuyésurEntréepourterminer lapremièreopérationdecopie,decliquer sur le bouton Coller dans le groupe Presse-papiers de l’ongletAccueiloudechoisir lacommandeColler (dans lemenucontextuel),oud’appuyersurCtrl+V.

QuandvousutilisezlacommandeColler,Excelcopielasélectiondanslaplagequevousluiavezindiquéesanssupprimerlerectangledesélectionquicourtautourdelasélectionoriginale.Ilindiqueainsiquevouspouvezcontinueràchoisird’autresplagesdedestination,quecesoitdanslemêmedocumentoudansunautre.

Aprèsavoirsélectionné lapremièrecellulede l’autreplagedans laquellevous désirez coller la sélection, choisissez de nouveau la commandeColler.Vouspouvezcontinuerdelasorteencollantlasélectionàvolonté.Aprèsavoireffectuéladernièrecopie,appuyezsurlatoucheEntréeaulieudechoisir lacommandeColler.Sivousavezoubliéd’appuyersurEntréeet choisi Coller, éliminez le rectangle de sélection en appuyant sur latoucheÉchap.

Lesoptionsdecollage

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JusteaprèsavoircliquésurleboutonColler,danslegroupePresse-papiersdel’ongletAccueil(ouavoirappuyésurCtrl+V),pourcollerdesdonnéesquevous avez copiées – et non coupées – dans lePresse-papiers,Excelafficheàl’extrémitédelaplagecolléeunboutonOptionsdecollagedotéde son propremenu déroulant. Quand vous cliquez sur ce bouton ou sivous appuyez sur la touche Ctrl, une palette semblable à celle de laFigure4.9 apparaît.Elle contient trois groupesd’options :Coller,Collerdesvaleurs,Autresoptionsdecollage.

Lesoptionsdelapalettesontlessuivantes:» Coller(E):colletoutdanslescellulessélectionnées(formules,

miseenforme,etc.).

» Formules(U):colletouslestextes,nombresetformulesdanslescellulessélectionnées,sanslamiseenforme.

» Miseenformedesformulesetnombres(O):collelesmisesenformedenombreaffectéesauxvaleurscopiées,ainsiquelesformules.

» Conserverlamiseenformesource(C):copielamiseenformedescellulesoriginalesetlacolledanslescellulesdedestination(ainsiquelesentréescopiées).

» Aucunebordure(B):colletoutdanslescellulessélectionnées,maissanscopierdebordures.

» Conserverleslargeursdecolonnessources(O):lalargeurdescolonnesdanslaplagededestinationestmiseàlalargeurdescolonnesdelaplagesourcelorsdelacopie.

» Transposer(T):changel’orientationdesentréescollées.Parexemple,silesdonnéessetrouventdansuneseulecolonne,ellesserontcopiéesdansuneseuleligne.

» Valeurs(V):necollequelerésultatproduitparchacunedesformulesdelaplagesource.

» Miseenformedesvaleursetnombres(A):necollequelesrésultatscalculésdetoutesformulesainsiquelesmisesenformeaffectéesauxétiquettes,valeursetformules.Celasignifiequetouteslesétiquettesetvaleursdanslescellulesdedestinationreçoiventlamêmemiseenformequecellesdelaplagesource,bienquelesformulesoriginalessoientperduesetqueseuleslesvaleurscalculées(lesrésultatsdesformules)sontconservées.

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FIGURE4.9:CliquersurleboutondesoptionsdecollageouappuyersurCtrldéploieunepalettedonnantaccèsàdenombreusesoptionsdecollage.

» Miseenformedesvaleursetdelasource(E):collelesrésultatscalculésdetouteslesformulesainsiquelesmisesenformedescellulessource.

» Miseenforme(R):Excelnecollequelesmisesenforme,paslesentrées.

» Colleravecliaison(N):créedesliensdeformuledanslaplagededestinationafinquetoutemodificationeffectuéedanslaplagesourcesoitimmédiatementrépercutéedanslescellulescorrespondantes,àdestination.

» Image(I):necollequelesimagesprésentesdanslasélectiondecellulescopiées.

» Imageliée(I):colleunlienverslesimages,danslasélectiondecellulescopiées.

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Les options de la palette Options de collage sont contextuelles. Ellesdépendentdirectementdu typedecellulespréalablement copiéesdans lePresse-papiers Office. De plus, il est possible d’accéder à cette mêmepaletted’optionsdecollageencliquant sur lemenudéroulant situé justesous le bouton Coller du Ruban au lieu de cliquer sur le boutonapparaissantenbasà droitedelaplagedecellulescolléesdanslafeuilledecalcul,ouencored’appuyersurlatoucheCtrl.

ColleràpartirduvoletPresse-papiersOfficeLePresse-papiersd’Office est capablede stockerdenombreux élémentscoupés ou copiés provenant de tout programme fonctionnant sousWindows,passeulementExcel.Celasignifiequevouspouvezcontinueràcoller des cellules du Presse-papiers vers un classeur, même si vous enavezfiniavecundéplacementouunecopie,etcesivousavezappuyésurlatoucheEntréeaulieud’utiliserlacommandeColler.

PourouvrirlevoletPresse-papiersOffice,cliquezsurleboutonlanceurdeboîtededialogue,danslecoininférieurdroitdugroupePresse-papiersdel’onglet Accueil. Le volet Presse-papiers Office apparaît dans la partiegauchedelafenêtred’Excel,commelemontrelaFigure4.10.

PourcollerunélémentduPresse-papiersdansuneautrefeuilledecalculquecelled’oùprovenaientlesdonnées,cliquezsurl’élémentprésentdanslevoletafindelecolleràl’emplacementducurseurdecellule.

Remarquez qu’il est possible de coller tous les éléments stockés dans lePresse-papiersdanslafeuilledecalculcouranteencliquantsurleboutonCollertout,enhautduvoletPresse-papiersOffice.Pourviderlevoletdetouslesélémentsquis’ytrouvent,cliquezsurleboutonEffacertout.Pourne supprimer qu’un élément en particulier du Presse-papiers, placez lepointeur de la souris sur cet élément dans le volet Presse-papiersOfficejusqu’à ce qu’un bouton demenu contextuel apparaisse.Cliquez ensuitesurceboutonet,danslemenu,choisissezl’optionSupprimer.

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FIGURE4.10:LevoletPresse-papiersOfficeapparaîtdanslapartiegauchedelafenêtred’Excel.

PourfaireapparaîtreautomatiquementlevoletPresse-papiersOfficeaprèsavoir utilisé deux fois la commande Couper ou la commande Coller,sélectionnez Afficher le Presse-papiers Office automatiquement dans lemenu Options du Presse-papiers. Pour faire apparaître le Presse-papiersOfficelorsquevousappuyezdeuxfoisdesuitesurCtrl+C(enpratique,maintenezenfoncéelatoucheCtrltoutenappuyantdeuxfoisdesuitesurlatoucheC),sélectionnezdanscemêmemenul’optionAfficherlePresse-papiersOfficelorsqueCtrl+Cestutilisédeuxfois.PourfermerlePresse-papiers Office, cliquez sur son bouton de fermeture, dans son coinsupérieurdroit.

Qu’est-cequ’iladespécial,cecoller?Normalement, à moins que vous n’alliez farfouiller dans les options decollage décrites précédemment dans ce chapitre, Excel copie toutes lesinformationsdanslaplagedecellulessélectionnée,c’est-à-direlesvaleurs,textes, formules et mises en forme. Si vous le désirez, utilisez lacommande Collage spécial pour spécifier que seules les entrées doivent

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êtrecopiées(sansmiseenforme)ouqueseulelamiseenformedoitêtrecopiée(sanslesentrées).

Pourcollerdesélémentsparticuliersd’unesélectiondecellulestoutennetenantpascompted’autreséléments,cliquezsurletrianglepointantverslebas qui apparaît dans la partie inférieure du bouton Coller du groupePresse-papiersdel’ongletAccueil,puissélectionnezCollagespécialdansle menu qui s’affiche. La boîte de dialogue Collage spécial apparaît(Figure4.11),danslaquellevouspouvezsélectionnercequevousvoulezcollerencliquantsurleboutonradiocorrespondant:

FIGURE4.11:Lesoptionsdecollagespécialpermettentdecollersélectivementteloutelélémentdescellulessélectionnées.

» Tout:Excelchoisitcetteoptionpourcollertouteslesinformations(notammentlesformules,misesenforme…)danslasélectiondecellules.

» Formules:touslestextes,nombresetformulesdelasélectioncourantesontcollés,maissansleurmiseenforme.

» Valeurs:convertittouteslesformulesdelasélectioncouranteauxvaleursqu’ellesontcalculées.

» Formats:necollequelesmisesenformedelasélectiondecellulescourante,sanssepréoccuperdesentrées.

» Commentaires:necollequelesnotesquevousavezattachéesauxcellules(dessortesdePost-itélectroniquesquenousétudieronsdansleChapitre6).

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» Validation:necollequelesrèglesdevalidationdedonnéesdanslaplagedecellulesquevousavezconfiguréeaveclacommandeValidationdedonnées.Cettecommandepermetdedéfinirunevaleurouuneplagedevaleursautoriséepourunecelluleouunensembledecellules.

» Tout,aveclethèmesource:colletoutlecontenudelacellulequiaétécopiée,ycomprislestyledecelluleaveclequelcelle-ciestmiseenforme.

» Toutsauflabordure:colletouteslesinformationsdelasélection,hormisleséventuellesbordures.

» Largeursdecolonnes:appliquelalargeurdescolonnesdescellulescopiéesauxcellulesdelaplagededestination.

» Formulesetformatsdesnombres:reproduitlesformatsdenombreappliquésauxnombresetauxformules.

» Valeursetformatsdesnombres:convertitlesformatsauxvaleursqu’ilsontproduitesetrecopielesformatsdenombreaffectésauxvaleurscopiées.

» Aucune:normalement,Excelactivecebouton,indiquantqu’aucuneopérationneseraappliquéeentrelesdonnéesquevousavezcoupéesoucopiéesdanslePresse-papiersetcellesquiserontcolléesdanslaplagedecellules.

» Ajouter:ajoutelesdonnéescopiéesdanslePresse-papiersauxentréesfigurantdanslescellulesdedestination.

» Soustraction:retranchelesdonnéescopiéesdanslePresse-papiersdecellesdescellulesdedestination.

» Multiplication:multiplielesdonnéescopiéesdanslePresse-papiersaveclesentréesdescellulesdedestination.

» Division:diviselesdonnéescopiéesdanslePresse-papiersparlesentréesdescellulesdedestination.

» Blancsnoncompris:cochezcettecaseafinqu’Excelnecopieaucunecellulevide.Decettemanière,unecellulevidenepourrapassesubstitueràunecellulecontenantdesdonnées.

» Transposé:lorsquecettecaseestcochée,Excelchangel’orientationdescellulescollées.Cetteoptionestprécieuselorsque

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lesdonnéesd’originesont,parexemple,disposéessuruneseuleligneetquevouspréférezlesdisposersurunecolonne.

ÀproposdessuppressionsUneétuded’Excelnesauraitêtrecomplètesansapprendreàsedébarrasserdes données que contiennent les cellules. Il existe deux sortes desuppressiondansunefeuilledecalcul:» Viderunecellule:lacelluleestsimplementvidéedesoncontenu,

sansêtrevéritablementsupprimée,cequipeutaffecterlamiseenplacedescellulesenvironnantes.

» Supprimerunecellule:lasuppressionéliminetoutcequiconstitueunecellule,ycomprissoncontenuetsamiseenforme.Lorsquevoussupprimezunecellule,Exceldoitdéplacerlescellulesenvironnantesafindecomblerlevideprovoquéparladisparition.

ViderunecellulePour se débarrasser uniquement du contenu d’une sélection de cellulessanssupprimerlescelluleselles-mêmes,sélectionnezuneplageetappuyezsurlatoucheSuppr.

Si vous voulez être plus précis, cliquez sur le bouton Effacer dans legroupe Édition de l’onglet Accueil (il représente une gomme) etsélectionnezunedescommandessuivantesdanslemenuquiapparaît:» Effacertout:touteslesentréesdelasélectionsontsupprimées,

ainsiquetouteslesmisesenformeetlescommentaires.

» Effacerlesformats:seuleslesmisesenformesontsuppriméesdanslasélection.

» Effacerlecontenu:effaceuniquementlecontenudelasélection(texteouvaleur),exactementcommelatoucheSuppr.

» Effacerlescommentaires:seulslescommentairessontsupprimésdanslasélection.

» Effacerleslienshypertextes:supprimetousleslienshypertextesactifsdanslaplagesélectionnée,maisconserveletexteauquelils

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étaientliés.

Virez-moitoutescescellulesPoursupprimerunesélectiondecellulesaulieudeseulementlesviderdeleur contenu, cliquez sur le triangle pointant vers le bas du boutonSupprimer du groupe Cellules de l’onglet Accueil, et sélectionnezSupprimer les cellules dans le menu qui apparaît. La boîte de dialogueSupprimer s’affiche, vous proposant différentes possibilités pourremplacerlescellulesquevousallezsupprimer:» Décalerlescellulesverslagauche:c’estl’optionpardéfaut.Les

cellulessituéesàdroitedecellesquiontétésuppriméessontdéplacéesverslagauchepourcomblerlevideproduit.

» Décalerlescellulesverslehaut:lescellulessituéessouscellesquiontétésuppriméessontdéplacéesverslehaut.

» Ligneentière:toutesleslignesdelasélectioncourantesontsupprimées.

» Colonneentière:touteslescolonnesdelasélectioncourantesontsupprimées.

Si vous savez que vous voulez déplacer les cellules restantes vers lagauche en supprimant les cellules de la sélection, vous pouvez cliquersimplement sur le bouton Supprimer du groupe Cellules de l’ongletAccueil.L’effetestexactementlemêmequesélectionnerlapremièredestroisoptionsci-dessusdanslaboîtededialogueSupprimer.

Si vous savez à l’avance que vous voudrez supprimer des lignes ou descolonnesentièresde la feuilledecalcul,vouspouvez les sélectionnerencliquantdanslesen-têtes,puisenopérantunclic-droitsurlasélectionetenchoisissantSupprimerdanslemenuquiapparaît.

Poursupprimerdeslignesoudescolonnesentières,iln’estpasnécessairede sélectionner les lignes ou les colonnes elles-mêmes. Il suffit que descellulesleurappartenantsoientsélectionnées.Aprèsavoirsélectionnédescellulesappartenantauxcolonnesouauxlignesàsupprimer,cliquezsurletrianglepointantvers lebasduboutonSupprimerdugroupeCellulesdel’ongletAccueil,etsélectionnezSupprimerdescolonnesdanslafeuilleouSupprimerdeslignesdanslafeuilledanslemenuquiapparaît.

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Lasuppressiondelignesoudecolonnesentièresestrisquée,àmoinsquevous soyez certain qu’elles ne contiennent pas de valeurs à conserver.Rappelez-vous qu’en supprimant par exemple toute la ligne A, voussupprimez en réalité toutes les informations de cette ligne dans lescolonnes A à XFD, alors que vous ne voyez que quelques-unes de cescolonnes. De même, si vous supprimez une colonne entière, voussupprimez toutes les informations de cette colonne contenues dans leslignes1à1048576.

FairedelaplaceaveclacommandeInsérer

Pourcescasinévitablesoùvousdevrezglisserdenouvellesentréesdansune régiondéjàbien rempliede la feuillede calcul, vous aurez intérêt àinsérer les nouvelles cellules plutôt que de vous lancer dans les délicatsdéplacements et réorganisations de plusieurs plages de cellules. Pourinsérerunenouvelleligne,sélectionnezlescellules–dontbeaucoupsontd’ores et déjà occupées – près desquelles les nouvelles cellules doiventêtreplacées,puiscliquezsurletrianglepointantverslebasdansleboutonInsérerdugroupeCellulesdel’ongletAccueil,etsélectionnezInsérerdescellules dans le menu qui apparaît. La boîte de dialogue Insertion decelluless’affiche,vousproposantlesoptionssuivantes:» Décalerlescellulesversladroite:quandvouscliquezsurle

boutonOKouappuyezsurlatoucheEntrée,lescellulesexistantessontdécaléesversladroiteafindelibérerdelaplacepourlescellulesquiserontcréées.

» Décalerlescellulesverslebas:c’estl’optionpardéfaut.ElledemandeàExceldedécalerlescellulesverslebasaumomentoùvouscliquezsurleboutonOKouappuyezsurlatoucheEntrée.

» LigneentièreetColonneentière:insertiondelignesoudecolonnesentières.Ilestinséréautantdelignesoudecolonnesqu’ilyadelignesoudecolonnessélectionnéesaumomentdecliquersurleboutonOKoud’appuyersurlatoucheEntrée.

Si vous savez que vous voulez déplacer les cellules existantes vers ladroitepourfairedelaplaceauxnouvellescellules insérées,vouspouvezcliquer simplement sur le bouton Insérer du groupe Cellules de l’ongletAccueil. Il en résulte exactement le même effet que de sélectionner la

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premièredestroisoptionsci-dessusdanslaboîtededialogueInsertiondecellules.

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P

Chapitre5Imprimerlechef-d’œuvre

DANSCECHAPITRE:

» Prévisualiserlespagesavantl’impression.

» Imprimerrapidementàpartirdelabarred’outilsAccèsrapide.

» Imprimertouteslesfeuillesdecalculd’unclasseur.

» N’imprimerquecertainescellulesd’unefeuilledecalcul.

» Modifierl’orientationdespages.

» Imprimerlatotalitéd’unefeuilledecalculsuruneseulepage.

» Modifierlesmargesd’unrapport.

our la plupart des gens, l’impression est la finalité d’une feuille decalcul(onestloindelanotiondu«bureausanspapier»quepromettaitla bureautique). Toutes les saisies, mises en forme, vérifications de

formules,bref,touteslesopérationsquevouseffectuezavecuntableurnesontquedespréparationsàl’impressiondesinformations.

Dans ce chapitre, vous découvrirez combien il est facile d’imprimer desrapports avec Excel 2016 grâce à la fenêtre Imprimer, à l’Aperçud’impression et à l’onglet Mise en page du Ruban. Quelques règlessimples vous permettront d’obtenir une présentation irréprochable desdocuments,dès lapremière foisquevous lesenvoyezà l’imprimante (etpasladeuxièmeoulatroisième).

Uncoupd’œilàlapageenmodeMiseenpage

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Le mode d’affichageMise en page d’Excel 2016 procure une visibilitéimmédiate sur la mise en page d’une feuille de calcul. Pour activer cemoded’affichage,cliquezsimplementsurleboutonMiseenpagedanslabarred’état(l’icônedumilieuparmilestroisquisetrouventjusteàgauchedelaglissièreduzoom).Vouspouvezaussicliquer,dansleRuban,surlebouton Mise en page, sous l’onglet Affichage. Lorsque vous passez enmodeMise en page, comme lemontre la Figure 5.1, Excel affiche unerègle horizontale et une règle verticale, respectivement au-dessus et àgauche des lettres de colonnes et des numéros de lignes. Dans la zoned’affichage de la feuille de calcul, vous voyez également apparaître lesmargesde lapage tellesqu’ellesserontsur lepapier,avec lesen-têtesetles pieds de page si vous en avez défini, et les sauts de page,naturellement.Vouspouvezutiliserlezoompourvoirapparaîtreplusieurspagesàlafoissurvotreécran.

FIGURE5.1:Affichaged’unefeuilledecalculenmodeMiseenpage.

Pourvoircombiendepagessontnécessairespour imprimervotre feuillede calcul, tirez le curseur de zoom vers la gauche, dans la barre d’état,jusqu’aumomentoùtouteslesdonnéesdelafeuilleapparaissentàl’écranettiennentdanslamêmefeuille.

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Excel affiche les règles en utilisant l’unité par défaut, c’est-à-dire lescentimètres. Pour changer l’unité, ouvrez la boîte de dialogue OptionsExcel sur l’onglet Options avancées (Fichier/ Options Excel/Optionsavancées) et sélectionnez l’unité de votre choix dans la liste déroulanteUnitésdelarègledelasectionAfficher.

Vousêteslibredemasqueroud’afficherlesrèglesdanslemodeMiseenpage. Pour cela, cliquez sur le bouton Afficher/Masquer dans l’ongletAffichage du Ruban et cliquez sur la case Règle pour la cocher ou ladécocher.

AgirdanslafenêtreImprimerPour ne pas gâcher inutilement du papier, imprimez la feuille de calculdirectement à partir de la fenêtre Imprimer de l’affichage Backstage encliquantsurFichier/ImprimeroubienenappuyantsurCtrl+PousurCtrl+F2.CommelerévèlelaFigure5.2,lafenêtreImprimermontre,d’unseulcoupd’œil,touslesparamètresd’impressionainsiqu’unaperçudespages.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter un bouton Prévisualiser etImprimeràlabarred’outilsAccèsrapidequiouvrecettefenêtreImprimerde l’affichage Backstage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton depersonnalisationdecettebarreetchoisissez,dans lemenu local, l’optionAperçu et Impression ; le bouton correspondant sera ajouté en bout debarred’Accèsrapide,prêtàêtresollicité.

Vouspouvezutiliserlafonctiond’aperçuavantl’impressiondelafenêtreImprimer pour imprimer une feuille de calcul, une partie de feuille decalcul ou le classeur tout entier. Vous devrez gérer les sauts de pagelorsque le document à imprimer ne tiendra pas sur une seule feuille depapier.L’aperçumontreexactementcommentlesdonnéesserontrépartiessurlaoules feuillesaumomentdel’impression.Aubesoin,vouspouvezretourner dans la feuille de calcul afin d’y effectuer des changements àpartir de l’ongletMise en page du Ruban (ou en réglant directement lalargeurdescolonnesdanslafeuilledecalcul)avantd’envoyerledocumentversl’imprimante.

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FIGURE5.2:LafenêtreImprimerregroupelesparamètresd’affichageetproposeunaperçu.

Lecontenud’unepageest àpeine lisibledans la fenêtre Imprimer.Pouragrandirl’aperçuàlatailleréelleafindevérifierdesdonnées,cliquezsurle bouton Zoom sur la page, en bas à droite. La Figure 5.3 montre lapremièrepaged’unefeuilledecalculzooméedelasorte.

Après avoir agrandi l’aperçu, actionnez les barres de défilement pouraccéder à ses diverses parties. Pour revenir à l’affichage de la feuille decalcultouteentière,cliquezdenouveausurleboutonZoomsurlapage.Lenombredepagesàimprimerestindiquéenbasàgauchedel’aperçu.Siledocumentcompteplusieurspages,cliquezsurlesboutonsfléchésdepartetd’autreducompteurpourlesparcourir.

CliquezsurleboutonAfficherlesmarges,àgaucheduboutonZoomsurlapage,pourvoircommentlesdonnéesoccuperontla feuilledepapier.Lesmargessontréglablesenplaçantlepointeurdelasourisdessus;lorsqu’ilse transforme en poignée, cliquez et tirez pour les régler. Nous yreviendronsàlasection«Soignerlesmarges»,plusloindanscechapitre.

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FIGURE5.3:Zoomsurvotrefeuilledecalcul.

Après avoir vérifié le document, vous configurerez les paramètressuivants:» LeboutonImprimeretlechampCopies:cliquezdessuspour

imprimerlafeuilledecalculenautantd’exemplairesqu’indiquédanslechampCopies.

» LemenuImprimante:ilsertàsélectionneruneimprimanteouunfax.Excelaffichetoujours,danscemenu,lenomdel’imprimantepardéfautdéfiniedansWindows.

» LesmenusParamètres:lepremierdecesmenussertàdéfinircequ’ilfautimprimer.VousavezlechoixentreImprimerlesfeuillesactives(préalablementsélectionnées),ImprimerleclasseurentierouImprimerlasélection.Souslemenu,vouspouvezindiquerlesnumérosdespagesàimprimer,delapremièreàladernièredulot.

LAZONED’IMPRESSION

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Excel comporte une fonctionnalité spéciale appelée Zone d’impression. Pourl’utiliser, commencezpar sélectionner uneplage de cellules dans la feuille decalcul.Ensuite,dansleRuban,cliquezsur l’ongletMiseenpagepuis,danslegroupeMise en page, cliquez sur le bouton Zone d’impression et choisissezDéfinir. Cela fait, Excel imprimera cette sélection chaque fois que vousimprimezlafeuilledecalcul,soitencliquantsurleboutonImpressionrapide,sivous l’avez ajouté à la barre d’outils Accès rapide, soit en cliquant surFichier/ImprimerouenutilisantleraccourciCtrl+P.

Aprèsavoirdéfinilazoned’impression,cetteplagedecellulesestlaseulequipuisseêtre imprimée,quellequesoitparailleurs laconfigurationdéfiniedansles menus Paramètres de la fenêtre Imprimer, et ce jusqu’à ce que vouschoisissiezl’optionAnnulerdanslemenuMiseenpage/Zoned’impression.

Vouspouvezaussidéfiniretannulerunezoned’impressiondansl’ongletFeuillede la boîte de dialogue Mise en page (pour ouvrir cette boîte de dialogue,cliquezsurlelanceurdeboîtededialoguedugroupeMiseenpagedel’ongletMiseenpage,danslecoininférieurdroitdecegroupe).Pourcela,cliquezdanslechampZoned’impressiondansl’ongletFeuilledecetteboîtededialogueetsélectionnezdans la feuille de calcul la (ou les) plage(s) de cellules quevousvoulez définir comme zone d’impression. N’oubliez pas que vous pouvezcliquer sur le bouton qui se trouve à l’extrémité droite de ce champ pourminimiserlaboîtededialogueMiseenpageetsélectionnerplusfacilementlescellulesvoulues(cliquezànouveausurcemêmeboutonpourfaireréapparaîtrela boîte de dialogue en entier). Pour annuler une zone d’impression, ousimplement retirer uneouplusieurs plagesde cellules d’une zone impression,danslaboîtededialogueMiseenpage,sélectionnezlesplagesvouluesdanslechampZoned’impressionetappuyezsurlatoucheSuppr.

Lesautresmenuspermettentd’imprimerrectoverso(sil’imprimanteestcapabledegérercettefonction),d’imprimerlespagesassemblées,lorsqueplusieursexemplairessonttirés,ounonassemblées(touteslespages1,puistouteslespages2etainsidesuite).LemenuOrientationpermetd’imprimerlapagedanslesensnormal,enhauteur(Portrait)ouenlargeur(Paysage).

Imprimerlafeuilledecalcul

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Tantquevousutilisezlesparamètresd’impressionpardéfautd’Excelpourimprimervotre feuilledecalcul, l’impressiondansExcel2016serapourvous un jeu d’enfant. Pour commencer, ajoutez le bouton Impressionrapidedanslabarred’outilsAccèsrapide:cliquezsurletrianglepointantvers le bas à l’extrémité droite de celle-ci et sélectionnez Impressionrapidedanslemenuquiapparaît.

Une fois que le bouton Impression rapide apparaît dans la barre d’outilsAccès rapide, vous pouvez cliquer dessus pour imprimer directement lafeuille de calcul affichée, y compris les images et les graphiques (maissanslescommentairesquevousavezpuajouterauxcellules),sanspasserpar la boîte de dialogue Imprimer. Pour en savoir plus sur lescommentaires dans les cellules, reportez-vous au Chapitre 6. Pour ensavoirplussurlesimagesetlesgraphiques,reportez-vousauChapitre8.

Quand vous cliquez sur le bouton Impression rapide, Excel envoiedirectementlatâched’impressioncorrespondantedanslafiled’attentedel’imprimantepardéfaut,qui est enquelque sorte lemessagerqui envoieles tâches d’impression à l’imprimante. Excel affiche alors (trèsfugitivement, à moins que vous ayez vraiment un très gros fichier) uneboîte de dialogue Impression pour vous informer de la progression del’envoidecettetâched’impressionàlafiled’attentedel’imprimante(enaffichant un message du genre Impression de la page 2/3 « Nom dufichier»encourssurNomdel’imprimante).Unefoisquecetteboîtededialogueadisparu,c’est-à-diredanslaplupartdescasavantquevousayezeuletempsdelirecemessage,vouspouvezvousremettreautravaildansExcel.

Au cas où vous voudriez annuler l’impression, la boîte de dialogueImpression contient un bouton Annuler. Si vous êtes aussi rapide queLuckyLuke,cliquezsurcebouton.Danslecascontraire,vousdevezfairecomme tout le monde, c’est-à-dire ouvrir la boîte de dialogue del’imprimantepouryannulerlatâched’impression:

1. Cliquezduboutondroitsurl’icôned’imprimantequiapparaîtdanslaZonedenotificationdelabarredestâchesdeWindows(justeàgauchedel’affichagedel’heure)lorsqu’unetâched’impressionsetrouvedanslafiled’attente,etsélectionnezlenomdel’imprimanteutiliséepourl’impressiondevotredocumentdanslemenuquiapparaît.

Laboîtededialoguedestâchesd’impressionencourspourcetteimprimanteapparaît.

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2. Cliquezduboutondroitsurl’icônedel’imprimanteet,danslemenudéroulant,choisissezOuvrirtouteslesimprimantesactives.

Celaouvrelaboîtededialoguedel’imprimante,aveclestâchesd’impressiondanslafiled’attente(sousl’en-têteNomdudocument).

3. Sélectionnezlatâched’impressionàannuler.

4. ChoisissezDocument/Annuler(ouéquivalent)danslemenuquiapparaît,puiscliquezsurOuipourconfirmer.

5. Attendezquelatâched’impressiondisparaissedelaliste,puiscliquezsurleboutondefermeturedelaboîtededialogueetrevenezàExcel.

MettreenpagelafeuilledecalculLa détermination de la disposition des pages à imprimer est un peucomplexe.Heureusement, les boutons de commande du groupeMise enpagedel’ongletMiseenpageduRubandonnentuncontrôlepresquetotalsurladispositiondevospages.

Lestroisgroupesdeboutonsdel’ongletMiseenpagevouspermettentdedéfinirladispositiondevospagesexactementcommevouslevoulez:legroupeMiseenpage,legroupeMiseàl’échelleetlegroupeOptionsdelafeuilledecalcul,quenousallonsdécriredanslessectionsquisuivent.

Pourvisualiserl’effetdesmodificationsquevousapportezauxparamètresdemiseenpage,cliquezsurleboutonMiseenpagedelabarred’étatpourafficherlafeuilledecalculenmodeMiseenpage.Vouspourrezainsivousrendre compte immédiatement de l’effet produit par votre utilisation desboutonsdel’ongletMiseenpage.

UtiliserlesboutonsdugroupeMiseenpageLe groupeMise en page de l’ongletMise en page contient des boutonsimportants:

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» Marges:ceboutonpermetdesélectionnerunedestroisconfigurationsdemargesprédéfinies,ainsiqued’ouvrirlaboîtededialogueMiseenpageavecl’ongletMargesaupremierplanpourdéfinirdesmargespersonnalisées.

» Orientation:ceboutonpermetdebasculerentrelemodePortraitetlemodePaysagepourdéfinirlespagesdedocumentsdanslafeuilledecalcul.

» Taille:ceboutonpermetdesélectionnerunedestaillesdepapierprédéfinies,ainsiquedefaireapparaîtrelaboîtededialogueMiseenpageavecl’ongletPagesaupremierplanpourspécifierunetailledepapierpersonnaliséeetd’autresparamètresdepage.

» Zoned’impression:ceboutonpermetdedéfiniretd’annulerunezoned’impression(voyezàcesujetl’encadré«Lazoned’impression»,précédemmentdanscechapitre).

» Sautsdepage:ceboutonpermetd’inséreroudesupprimerdessautsdepage.

» Arrière-plan:ceboutonouvrelaboîtededialogueFeuilled’arrière-plan,danslaquellevouspouvezsélectionnerlefichiergraphiqued’uneimageoud’unephotoquiserautiliséecommearrière-planpourtouteslesfeuillesdecalculduclasseur(notezqueceboutondevientSupprimerl’arrière-planlorsqu’uneimaged’arrière-planadéjàétésélectionnée).

» Imprimerlestitres:ceboutonouvrelaboîtededialogueMiseenpageavecl’ongletFeuilleaupremierplan,danslequelvouspouvezdéfinirdeslignesdelafeuilledecalculcommedevantêtreimpriméesenhautdechaquepage,etdescolonnescommedevantêtreimpriméesàgauchedechaquepage,entantquetitrespourlerapport.

SoignerlesmargesQuandvouscréezunnouveauclasseur,Excelluiappliquelesparamètresde marge par défaut, c’est-à-dire les marges Normales dans le menuaffiché par le bouton Marges de l’onglet Mise en page (Haut et Bas :1,91cm;GaucheetDroite:1,78cm;En-têteetPieddepage:à0,76cmduborddelapage).

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En dehors des paramètres de marges Normales, Excel vous permet desélectionnerdirectementdeuxautresconfigurationsdemargesstandardàpartirdumenuduboutonMargesdel’ongletMiseenpage:» Larges(HautetBas:2,54cm;GaucheetDroite:2,54cm;En-

têteetPieddepage:à1,27cmduborddelapage).

» Étroites(HautetBas:1,91cm;GaucheetDroite:0,64cm;En-têteetPieddepage:à0,76cmduborddelapage).

Il vous arrivera souvent d’avoir un rapport qui occupe juste unpeuplusque la surface d’une page à l’impression, de telle sorte qu’une ou deuxcolonnes ou un petit nombre de lignes se retrouvent sur une autre page.Avecunpeudechance,ilvoussuffiradesélectionnerlesmargesstandardÉtroitespourquel’ensembletiennesuruneseulepage.

Si ça ne suffit pas, vous pouvez essayer de définir des margespersonnalisées, que ce soit dans l’ongletMarges de la boîte de dialogueMise enpageou en faisant glisser avec la souris les repères desmargesdans l’affichage Aperçu avant impression. Pour faire tenir plus decolonnes sur une page, réduisez lesmarges droite et gauche. Pour fairetenirplusdelignes,réduisezlesmargesduhautetdubas.

Pour ouvrir la boîte de dialogueMise en page avec l’ongletMarges aupremier plan (Figure 5.4), cliquez sur la commande Margespersonnalisées,toutenbasdumenuduboutonMargesdel’ongletMiseenpageetentrezlesparamètresvoulusdansleschampscorrespondants(vouspouvez aussi utiliser les boutons qui se trouvent dans ces champs pouraugmenterouréduirelavaleur).

Pour que les données de la page soient automatiquement centrées sur lapage à l’impression, cochez la case Horizontalement, ou la caseVerticalement, dans la section Centrer sur la page de cet onglet, ou lesdeux. Les données seront alors centrées à l’impression entre lesmargesspécifiées.

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FIGURE5.4:Utilisezl’ongletMargesdelaboîtededialogueMiseenpagepourdéfinirdesmargespersonnalisées.

Lorsque vous cochez la case Afficher les marges dans l’onglet Aperçuavant impression de l’affichage Aperçu avant impression pour pouvoirajuster manuellement les marges, les repères des colonnes apparaissentégalement,cequivouspermetd’ajusterégalementlalargeurdescolonnes(cequemontrelaFigure5.5).Pourmodifierunemarge,placezlepointeurdelasourissurlerepèrecorrespondant(lepointeurprendlaformed’uneflècheàdoublepointe)etfaites-leglisserdansladirectionvoulue.Lorsquevousrelâchezleboutondelasouris,Excelaffichelapageaveclanouvellemarge que vous venez de définir. Selon que vous réduisez ou que vousaugmentez unemarge, la page peut gagner ou perdre des lignes ou descolonnes.Utilisezlamêmeméthodepourajusterlalargeurdescolonnes:faitesglisserlesrepèrescorrespondants.

Portraitoupaysage?LemenuduboutonOrientationdugroupeMiseenpagedel’ongletMiseenpagecontientlesdeuxoptionssuivantes:

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FIGURE5.5:AprèsavoircochélacaseAfficherlesmarges,faitesglisserlesrepèrespourréglerlesmarges.

» Portrait:c’estl’optionpardéfaut,quicorrespondàl’usagehabitueld’unefeuilledepapier.Lapageestplushautequelarge.

» Paysage:c’estl’inverse,quandonfaittournerlapagede

90degrés.Lapageestpluslargequehaute.

Commeilestcourantqu’untableausoitassezlargeetcommelestableauxsont l’usage principal des feuilles de calcul, l’orientation Paysage, quipermetdefairetenirunplusgrandnombredecolonnessurlafeuille,voussera souvent plus pratique que l’orientation Portrait pour imprimer vosfeuillesdecalcul.

DanslaFigure5.6,vouspouvezvoirune listeenmodePaysageaffichéeenmodeMiseenpage.Excelpeutfairetenirdavantagedecolonnessurlapage en mode Paysage qu’en mode Portrait. Mais comme il y acorrélativementmoinsde lignessurunepage,celles-ci s’étendentsurunplusgrandnombredepagesqu’enmodePortrait.

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DéfinirlestitresàimprimerLafonctionImprimerlestitresd’Excelvouspermetderépétersurchaquepage d’un rapport l’impression de certaines lignes et/ou de certainescolonnes,cequiestparticulièrementutilepourleslignesetcolonnesd’en-têted’untableauquis’étendsurplusieurspages.

FIGURE5.6:UnelisteenmodePaysageaffichéeenmodeMiseenpage.

Ne confondez pas les titres à imprimer avec l’en-tête et le pied de paged’unrapport.Bienquelesunscommelesautressoientimpriméssurtouteslespages,l’en-têteetlepieddepagesontimprimésrespectivementdanslamarge supérieure et lamarge inférieure de la page, alors que les titres àimprimerlesontdanslecorpsdurapport.

Pourdéfinirdes lignesetdescolonnescomme titresà imprimerpourunrapport,suivezcesétapes:

1. Dansl’ongletMiseenpageduRuban,cliquezsurleboutonImprimerlestitres.

LaboîtededialogueMiseenpageapparaît,avecl’ongletFeuilleaupremierplan(Figure5.7).

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Pourdéfinirdeslignescommetitresàimprimer,allezàl’Étape2a.Pourdéfinirdescolonnescommetitresàimprimer,allezàl’Étape2b.

2 a.Cliquezsurleboutonquisetrouveàl’extrémitédroiteduchampLignesàrépéterenhautpourminimiserlaboîtededialogueMiseenpage;sélectionnezaveclasourisdanslafeuilledecalculleslignesquevousvoulezvoirserépéterenhautdechaquepagedanslerapportimprimé,puiscliquezànouveausurleboutonduchampLignesàrépéterenhautpourrétablirlaboîtededialogueMiseenpage.

Dansl’exempledelaFigure5.7,nousavonscliquésurleboutondeminimisationàdroiteduchampLignesàrépéterenhautpourminimiserlaboîtededialogueMiseenpageetavonssélectionnéleslignes1et2danslafeuilledecalcul.Exceladoncaffichél’indication:danslechampLignesàrépéterenhaut.

Remarquezqu’Excelmetenévidenceleslignesdestitresàrépéterenhautenplaçantuntraitenpointilléaniméentrecestitresetlesautresinformationsdurapport.

2 b.Cliquezsurleboutonquisetrouveàl’extrémitédroiteduchampColonnesàrépéteràgauchepourminimiserlaboîtededialogueMiseenpage;sélectionnezaveclasourisdanslafeuilledecalcullescolonnesquevousvoulezvoirserépéteràgauchedechaquepagedanslerapportimprimé(Figure5.7),puiscliquezànouveausurleboutonduchampColonnesàrépéteràgauchepourrétablirlaboîtededialogueMiseenpage.

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FIGURE5.7:Laligned’en-têteestàprésentrépétéeenhautdechaquepageimprimée.

Remarquezqu’Excelmetenévidencelescolonnesdestitresàrépéteràgaucheenplaçantuntraitenpointilléaniméentrecestitresetlesautresinformationsdurapport.

3. CliquezsurOKouappuyezsurEntréepourfermerlaboîtededialogueMiseenpage.

Lestraitsenpointilléindiquantleslimitesdeslignesetdescolonnesàrépéterdisparaissentdelafeuilledecalcul.

Pourdésactiverlestitresàimprimerd’unrapport lorsquevousn’enavezplusbesoin,ouvrezlaboîtededialogueMiseenpageavecl’ongletFeuilleaupremierplan,supprimezlecontenudeschampsLignesàrépéterenhautet Colonnes à répéter à gauche, puis cliquez sur OK ou appuyez surEntrée.

UtiliserlesboutonsdugroupeMiseàl’échelle

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Si votre imprimante offre des options demise à l’échelle, vous allez endécouvrirlacommodité.Ilesteneffetpossibledefairetenirunefeuilledecalcul sur une seule page en sélectionnant 1 page dans les listesdéroulantes Largeur et Hauteur du groupe Mise à l’échelle de l’ongletMise en page. Lorsque ces options sont sélectionnées, Excel ajusteautomatiquement l’échelle de la zone à imprimer pour que l’ensembletiennesurunepageàl’impression.

Après avoir sélectionné ces options, si vousvous apercevez en affichantl’Aperçu avant impression que le résultat est trop petit pour être lisible,cliquezsurleboutonMiseenpagedansl’ongletAperçuavantimpressionpourfaireapparaîtrelaboîtededialogueMiseenpageavecl’ongletPageaupremierplan,dans lequel l’optionAjustervouspermetdemodifier lenombredepagesenlargeuretenhauteurauquelExceldoitajusterlatailledevotredocumentà l’impression.Utilisezpourcela lesdeuxchampsdel’optionAjuster.

Plutôt que d’essayer de tout faire tenir sur une page, voyez comment seprésente votre feuille de calcul si vous la faites tenir sur deux pages enlargeur. Essayez ceci : sélectionnez 2 pages dans la liste déroulante dubouton Largeur du groupeMise à l’échelle de l’ongletMise en page etconservez1pagedanslalistedéroulanteduboutonHauteur.Vouspouvezaussifairel’inverseenvoyantcommentseprésentevotrefeuilledecalculsivouslafaitestenirsurdeuxpagesenhauteur:sélectionnez2pagesdansla liste déroulante du bouton Hauteur et conservez 1 page dans la listedéroulanteduboutonLargeur.

Aprèsavoiressayélesoptionsd’ajustementenlargeuretenhauteur,vousconclurez peut-être que vous ne voulez pas de mise à l’échelle pourl’impression. Pour l’annuler, sélectionnez simplement Automatique danslesdeuxlistesdéroulantesLargeuretHauteurdugroupeMiseàl’échelledel’ongletMiseenpage.VousvoyezalorsquelechampduboutonMettreàl’échelle(justeendessousdesdeuxprécédents)estànouveaudisponibleetaffiche100%.

LescasesImprimerdanslegroupeOptionsdelafeuilledecalculLegroupeOptionsde la feuilledecalcul contientdeuxcases trèsutiles,toutes deux nommées Imprimer (aucune des deux n’étant cochée par

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défaut) : la première dans la colonne Quadrillage, la seconde dans lacolonneTitres.» Pourimprimervotrerapportaveclequadrillagedeslignesetdes

colonnes,cochezlacaseImprimerdanslacolonneQuadrillage.

» Pourimprimervotrerapportaveclesnumérosdelignesetleslettresdecolonnessurtoutessespages,cochezlacaseImprimerdanslacolonneTitres.

Sivousvoulezquevotrerapportimprimésoitaussiprochequepossibledelamanièredontilseprésenteàl’écran,cochezcesdeuxcases.Cesoptionssont particulièrement utiles lorsque vous avez besoin d’identifier lesréférences des cellules sur la version imprimée (par exemple, pour lesmettreàjourplusfacilementdanslafeuille).

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IIIS’organiseretresterorganisé

DANSCETTEPARTIE…

» Apprendreànaviguerdansvosfeuillesdecalcul.

» Ajouterdescommentaires.

» Rechercheretremplacer.

» Ajouter(etsupprimer)desfeuillesdansunclasseur.

» Ouvrir plusieurs affichages d’une même feuille pourcomparerdeszonesdistinctes.

» Déplacerdesdonnéesà l’intérieurd’unmêmeclasseur,voired’unclasseuràunautre.

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C

Chapitre6Maintenirl’ordredanslafeuilledecalcul

DANSCECHAPITRE:

» Zoomerenavantetenarrière.

» Fractionnerlafenêtred’unclasseurendeuxouquatrevolets.

» Figerleslignesoulescolonnesdestitres.

» Attacheruncommentaireàunecellule.

» Nommerdescellules.

» Rechercheretremplacerdesdonnées.

haque feuille de calcul d’Excel offre énormément de place pour vosinformations ; par défaut, chaque classeur vous ouvre une feuilleunique.Mais,commeunécrannepeutenmontrerqu’unepetitepartie,

lamaintenancedecesinformationsn’estpasuneminceaffaire.

Dans ce chapitre, vous découvrirez quelques techniques efficaces pourgarantir cette maintenance. Vous apprendrez comment attirer l’attentionsur une partie d’une feuille de calcul en zoomant dedans, ou commentdiviser la fenêtre d’un document en plusieurs volets montrantsimultanément diverses parties d’une même feuille et aussi commentafficherenpermanencecertaineslignesetcolonnes.

CoupdezoomsurlescellulesBon… Qu’allez-vous faire si votre directeur traîne les pieds pour vousoffrir l’écran 22 pouces qui vous éviterait d’user vos yeux sur de

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minuscules caractères à peine lisibles et de faire défiler la feuille à toutbout de champ parce que trop peu de cellules sont visibles ? Vousutiliserez le curseur de zoom, toujours disponible dans la barre d’état. Ilsuffitdeletirerverslagauchepourréduireetvoirplusdecellules,etdeletirerversladroitepouragrandircequevousvoyez.

LaFigure6.1montre l’agrandissement d’une feuille de calcul à 200%,soit le double de l’affichage normal. Pour appliquer ce rapportd’agrandissement à une feuille, faites glisser vers la droite le curseur dezoomjusqu’àcequel’indicateurnumériqueaffiche200%(justeàgaucheducurseur).Vouspouvezaussicliquersur leboutonZoomdans l’ongletAffichage et sélectionner 200 % dans la boîte de dialogue Zoom quiapparaît. Une chose est sûre, c’est que vous n’aurez pas à mettre delunettes pour lire le contenu des cellules !Le seul problème avec un telagrandissementestquevousnevoyezplusbeaucoupdecellulesàl’écran.

FIGURE6.1:Zoomà170%dansunefeuilledecalcul.

LaFigure6.2montre lamêmefeuilledecalcul,maisavecuneréductionà 50%, soit lamoitié de la taille normale. Pour obtenir cette valeur dezoom, faites glisser vers la gauche le curseur de zoom jusqu’à ce quel’indicateurnumériqueaffiche50%.

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FIGURE6.2:Lamêmefeuilledecalculaveclezoomà50%etlaboîtededialogueZoom.

Avecuneréductionà50%,laseulechosequiestsûre,c’estqueplusrienn’est lisible ! Remarquez que cet affichage permet néanmoins debénéficierd’unevuetrèsélargiesurlafeuilledecalcul.

La boîte de dialogue Zoom (Affichage/Zoom) offre le choix de cinqfacteurs d’agrandissement (200, 100 soit l’affichage normal, 75,50et25%).Sicesvaleursnevousconviennentpas,vousavezdeuxautrespossibilités:» Pourutiliserdesfacteursd’agrandissementplusélevésouplus

réduitsqueceuxproposés(parexemple400%ou10%)ouintermédiaires(parexemple150%ou85%),sélectionnezleboutonPersonnalisédanslaboîtededialogueZoom,entrezlepourcentagevouluetcliquezsurOKouappuyezsurEntrée.

» Sivousnesavezpasquelpourcentageilfautappliquerpourcadreruneplagedecellulesdonnée,sélectionnezcetteplageetcliquezsurleboutonZoomsurlasélectiondansl’ongletAffichage.Exceladapteautomatiquementlefacteurd’agrandissementpourafficherlescellulessélectionnéesdanstoutl’espacedisponibledelafenêtre.

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Pour revenir rapidement au taux d’agrandissement normal (100 %),cliquez exactement sur le petit trait vertical qui indique le centre del’espacededéplacementducurseurdezoomdanslabarred’état.

VouspouvezégalementouvrirlaboîtededialogueZoomencliquantsurlepourcentage de zoom affiché dans la partie inférieure droite de la barred’état.

FractionnerunefenêtreBienquelezoomfacilitel’accèsauxdonnéesdisperséesdansunefeuillede calcul, il ne permet en rien d’afficher deux endroits éloignés de lafeuille afin d’en comparer le contenu (du moins pas avec un rapportd’affichagenormal).Pourcontournerceproblème,vouspouvezdiviserlafenêtred’undocumentendeuxvoletsdistinctsetfairedéfilerlibrementlafeuilledanschacund’eux.

Pour fractionner une feuille de calcul en deux volets (supérieur etinférieur), positionnez votre pointeur à l’endroit où vous voulezfractionner,puiscliquezsurleboutonFractionnerdel’ongletAffichageduRuban(Figure6.3).

Chaque volet possède sa propre barre de défilement verticale, ce quipermetdemanipulerlesvoletsindépendammentl’undel’autre.

C’est la cellule désignée avant le fractionnement qui en déterminedirectementlesaspects:» Pourfractionnerendeuxvoletshorizontaux,positionnezle

pointeurdanslacolonneAdelaligneoùvousvoulezquelefractionnementintervienne.

» Pourfractionnerendeuxvoletsverticaux,positionnezlepointeurdanslaligne1delacolonneoùvousvoulezquelefractionnementintervienne.

» Pourfractionnerenquatrevolets–deuxhorizontauxetdeuxverticaux-,sélectionnezlacellulesupérieuregauche.

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FIGURE6.3:Sélectionnezl’emplacementdufuturfractionnement,puiscliquezsurleboutonFractionner.

Lorsquelefractionnementesteffectif,ilestsymboliséparunfintraitgrisclair.Placezvotrepointeur sur ce trait et il prend la formed’unoutil defractionnement(deuxbarresnoiresparallèlesdesquellespartent,departetd’autre,despointesfléchées).

Utilisezcepointeurparticulierpourmodifier,sinécessaire,l’amplitudedufractionnementenfaisantglisserverslehaut,verslebas,verslagaucheouversladroite.Autretechniqueintéressante:undouble-clicsurlabarredefractionnement supprime ce fractionnement. Autre moyen de vous endéfaire : la commande Fractionner du groupe Fenêtre de l’ongletAffichage.

FigerlesvoletsLes volets sont parfaits pour visualiser simultanément plusieurs partieséloignéesd’unefeuilledecalcul.Maisilspeuventaussiserviràfigerdestitres,enhautdelafeuilleouàgauche,desortequelesdonnéespeuventdéfiler tandis que les titres restent en place. Les volets figés sont

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particulièrementutilespour les tableauxdont lesdonnéess’étendent loinau-delàdeslignesetdescolonnesaffichéesàl’écran.

LaFigure6.4montredesvoletsfigésau-dessusdelaligne5:enhaut,letitregénéraldelafeuille,puisdeuxlignesvierges,puislalignecomportant«enmilliers»danslacelluleD3,etenfinlesintitulésdescolonnesdelaligne4.

Procédezcommesuitpourfigerdesvoletscommenousl’avonsfaitpourlaFigure6.4:

1. Sélectionnezlapremièrecellulesituéesousleslignesàfiger.

FIGURE6.4:Lesvoletsfigésimmobilisentlesquatrepremièreslignes.

Ici,ils’agitdelacelluleA5.

2. Ensuite,figez:danslegroupeFenêtredel’ongletAffichage,cliquezsurleboutonFigerlesvoletsetsélectionnezFigerlesvoletsdanslemenuquiapparaît.

QuandExcelfigelesvolets, lesbarresdefractionnementsetransformententraitsfins.

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VoyezdanslaFigure6.5cequiseproduitlorsd’undéfilementverslebasdelafeuilledecalculalorsquelesvoletssontfigés.

Pour figer uniquement la première ligne ou la première colonne de lafeuilledecalcul,quelquesoitl’emplacementducurseurdecelluledanslafeuille de calcul, cliquez sur Figer les volets dans l’onglet Affichage etsélectionnezFigerlalignesupérieureouFigerlapremièrecolonnedanslemenuquiapparaît.

FIGURE6.5:Quandlesvoletssontfigésetqu’onfaitdéfilerverslebas,lesen-têtesdecolonnerestentvisibles.

Pourquelesvoletsd’unefeuilledecalculnesoientplusfigés,cliquezsurFigerlesvoletsdansl’ongletAffichage,etsélectionnezLibérerlesvoletsdans lemenu qui apparaît. Les traits fins sont remplacés par d’épaissesbarres,indiquantquelesvoletsnesontplusfigés.

LesnotesélectroniquesDans Excel, des commentaires peuvent être ajoutés à des cellules. LescommentairessontdessortesdepetitesnotesquiressemblentauxPost-it

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autocollants.Ellespermettentd’insérerdespense-bêtespourrappeler,parexemple, que telle ou telle valeur n’est qu’une estimation, ou qu’il fautvérifier une valeur avant d’imprimer la feuille, voire une dated’anniversairedontl’oublineseraitpasdutoutapprécié.

Enplusderappelerunetâcheàeffectuer,uncommentairepeutêtreutilisécommerepèrevisuelpoursignalerunemplacementdansunevastefeuilledecalculetleretrouverfacilementlaprochainefoisquevousl’ouvrirez.

AjouteruncommentaireàunecelluleProcédezcommesuitpourajouteruncommentaireàunecellule:

1. Sélectionnezlacellulequidoitrecevoirlecommentaire.

2. DanslegroupeCommentairesdel’ongletRévision,cliquezsurleboutonNouveaucommentaire.

Unenouvellezonedetexteapparaît(Figure6.6).Ellecontientlenomdel’utilisateurdel’ongletGénéraldelaboîtededialogueOptionsExcel.Labarred’insertionclignoteaudébutdelalignequisuitlenom.

3. Tapezletexteducommentaire.

4. Cliquezhorsdelazonedetexte.

Excelsignalequelacellulecomporteuncommentaireenplaçantunpetittrianglerougedanslecoinsupérieurdroit.

5. Pourafficheruncommentaire,ilsuffitdeplacerlepointeurenformed’épaissecroixblancheau-dessusdelacellulecorrespondante.

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FIGURE6.6:Ajoutd’uncommentaireàunecellule.

RéviserlescommentairesLorsqu’un classeur contient un grand nombre de commentaires, vous nevoudrez sans doute pas promener le pointeur de la souris au-dessus dechacund’euxpour les lire tour à tour. Il estbeaucouppluscommodedecliquer sur le bouton Afficher tous les commentaires dans le groupeCommentairesde l’ongletRévision(Figure6.7).Excelaffichealors tousles commentaires des cellules visibles dans la fenêtre (et continue àafficher les autres commentaires si vous faites défiler le contenu de lafenêtre,oumêmesivoussélectionnezuneautrefeuilleduclasseur).

Lorsque c’est l’ongletRévision duRubanqui est au premier plan, il estpossibledepasserd’uncommentaireàunautreencliquantsurlesboutonsSuivantetPrécédentdanslegroupeCommentairesdecetonglet.Dèsquevous atteignez le dernier commentaire d’un classeur, une boîte d’alertedemandes’ilfautpoursuivrelarévisiondescommentairesdepuisledébut(ce que vous pouvez accepter en cliquant sur OK). Lorsque vous avezaffiché tous les commentaires, il vous suffit pour les masquer après les

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avoir tous révisés de cliquer à nouveau sur le bouton Afficher tous lescommentaires.

FIGURE6.7:LeboutonAffichertouslescommentairesmontretouslescommentairesdescellulesvisiblesdanslafenêtre.

ModifierlescommentairesPourmodifieruncommentaire,vousdevezcommencerparl’afficheretyplacer lecurseurd’insertion.Pour l’afficher,vousdisposezdesdifférentsmoyens que nous venons de voir (le plus simple étant de cliquer sur lacellule correspondante, puis sur le bouton Afficher/masquer lecommentairedans l’ongletRévision), aprèsquoi ilvous suffitdecliquerdedanspouryplacerlecurseurd’insertion.Maisilexisteunmoyenplussimple : cliquez du bouton droit sur la cellule du commentaire etsélectionnezModifierlecommentairedanslemenuquiapparaît,commeàlaFigure6.8.

Pourmodifier l’emplacement d’un commentaire par rapport à sa cellule,commencez par afficher le commentaire par un des moyens que nous

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avons vus plus haut, puis amenez le pointeur de la souris sur une desbordures hachurées. Lorsqu’il se transforme en flèche à quatre pointes,vouspouvezfaireglisserlecommentaireailleursdanslafeuilledecalcul.Aumoment où vous relâchez le bouton de la souris, Excel redessine laflèchequirelielecoinsupérieurgaucheducommentaireàlacellule.

FIGURE6.8:ExécutezlacommandeModifierlecommentairedumenucontextuel.

Pourmodifierlesdimensionsdelazonedetexteducommentaire,placezle pointeur de la souris sur une des poignées de redimensionnement (cesont les petits ronds blancs que vous voyez tout autour de la zone decommentaire) de manière qu’il prenne la forme d’une flèche à doublepointe et tirez-la dans la direction appropriée, vers l’extérieur ducommentaire pour augmenter sa surface, vers l’intérieur pour la réduire.Dèsquevousrelâchez leboutonde lasouris,Excel redessine lazonedetexteducommentaireàlatailleainsidéfinie.Lesretoursàlalignedutextequis’ytrouvesontprisenchargeparExcel.

Pourchangerlapolicedutexted’uncommentaire,commencezparaffichercelui-ciparundesmoyensdécritsplushautetsélectionnez le textedontvous voulez changer la police. Cliquez ensuite du bouton droit sur lecommentaire et sélectionnez Format de commentaire dans le menu qui

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apparaît (vouspouvezaussiappuyersurCtrl+Maj+1 ; le1duclavierprincipal,commepourouvrir laboîtededialogueFormatdecellule).LaboîtededialogueFormatdecommentaire(quin’estqu’unevariantedelaboîtededialogueFormatdecellule)apparaît,comportantl’uniqueongletPolice.Vouspouvezysélectionnernonseulementlapoliceetsataillepourle texte sélectionnédans le commentaire,maisaussi tous lesattributsdemiseenformequevouspouvezappliqueraucontenud’unecellule.

Poursupprimeruncommentaire,sélectionnezlacellulequi lecontientetcliquez sur le bouton Effacer le commentaire dans le groupeCommentairesdel’ongletRévision.Excelsupprimelecommentaireainsiquel’indicateurrougedanslecoindelacellule.

Vouspouvezaussisupprimertouslescommentaires:cliquezsurleboutonEffacer(lagomme)dugroupeÉditiondel’ongletAccueiletsélectionnezEffacerlescommentairesdanslemenuquiapparaît.

LescellulesnomméesEn attribuant des noms évocateurs aux cellules et aux plages, vousfaciliterez considérablement l’accès aux informations importantes de lafeuille de calcul. Plutôt que d’essayer d’associer des informations à descoordonnées abstraites, vous leur donnerez un nom. En nommant uneplage,vousnommerezdumêmecoupunesélectiondecellulesquevouspourrezimprimerouimporterdansd’autreslogicielsOffice,commeWordouAccess. En outre, ce qui est très commode, vous pourrez utiliser lesnomsdecellulesaveclacommandeAtteindre.

Nous avons toujours aimé exploiter cette possibilité de nommer lescellulesetlesplagesaveclesprécédentesversionsd’Excel,surordinateurde bureau ou sur ordinateur portable. Aujourd’hui, avec cette nouvelleversiond’Excelprévuepourdispositifstactiles,commelestablettesetlessmartphones, nous l’apprécions encore davantage. Même si expérienced’autrui n’instruit pas, faites-nous confiance : cette fonction vous feragagneruntempsprécieuxdansl’exploitationdevosfeuillesdecalcul.

Ah!Sij’avaisunnom…Lorsquevousattribuezunnomàdescellulesouàdesplages,vousdevezrespecterlesrèglessuivantes:

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» Lesnomsdeplagesdecellulesdoiventcommencerparunelettre,jamaisparunchiffre.

Parexemple,aulieude01Profits,utilisezProfits01.

» Cesnomsnepeuventpascontenird’espaces.

Aulieudel’espace,utilisezlecaractèredesoulignement(celuidelatouche8duclavieralphanumérique,enminuscule)pourséparerdesmots.Exemple:aulieudeProfit01,utilisezProfit_01.Lescaractèresaccentuésetlacédillesontutilisables.

» Descoordonnéesdecellulenepeuventjamaisêtreutiliséescommenoms.

UnecellulenepeutpasêtrenomméeT1,carcetteformulationestcelled’uneréférencedecellulevalide.UtilisezplutôtT1_ventes,parexemple.

Pournommerunecelluleouuneplagedecellules,suivezcesétapes:

1. Sélectionnezlacelluleoulaplageànommer.

2. Cliquezsurl’adressedelacellulecourantequiapparaîtdanslaZoneNom,àl’extrémitégauchedelabarredeformule.

Excelsélectionnel’adressedelacelluledanslaZoneNom.

3. Tapezlenomquevousvoulezdonneràlacelluleouàlaplagesélectionnée.

Veillezàbienrespecterlesrèglesdenomquenousvenonsdestipuler.

4. AppuyezsurEntrée.

Poursélectionnerunecelluleouuneplagenommée,cliquezsursonnomdans la listedéroulantede laZoneNom(pourfaireapparaîtrecette liste,cliquezsurletrianglepointantverslebasàl’extrémitédroitedelaZoneNom).

VouspouvezaussicliquersurleboutonRechercherdel’ongletAccueiletsélectionner Atteindre dans le menu local qui apparaît. Ensuite,sélectionnezl’élémentnomméquevousvoulezatteindredanslaboîtededialogue Atteindre (Figure 6.9) avant de confirmer par OK. Pour faireapparaîtrelaboîtededialogueAtteindre,vouspouvezaussiappuyersurlatoucheF5.

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FIGURE6.9:LaboîtededialogueAtteindre.

Nommercetteformule!Les noms de cellules sont non seulement commodes pour identifier etlocaliserdescellulesetdesplagesdansunefeuilledecalcul,maisilssontaussi très utiles pour manipuler des formules. Supposons que la celluleK3 contienne une formule simple qui calcule ce qui vous est dû enmultipliant vos heures de travail pour un client (dans la cellule I3) parvotrerémunérationhoraire(danslacelluleJ3).VoustapereznormalementcetteformuledanslacelluleK3souslaforme:

=I3*J3

Mais si vous attribuez le nom Heures à la cellule I3 et le nomTarif_horaire à la cellule J3, la formule se présentera dans la celluleK3souslaforme:

=Heures*Tarif_horaire

Il va de soi que pour tout le monde cette formulation est bien pluscompréhensibleque=I3*J3.

Pour entrer une formule contenant des noms de cellules plutôt que desréférencesdecellules,vousprocéderezcommesuit:

1. Nommezlescellulescommenousvenonsdel’indiquer.

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Pourcetexemple,vousnommerezlacelluleI3HeuresetlacelluleJ3Tarif_horaire.

2. Placezlecurseurdecellulesurlacellulequirecevralaformule.

Ils’agitenl’occurrencedelacelluleK3.

3. Tapezlesigne=(égal)pourindiqueràExcelquecequisuitestuneformule.

4. Sélectionnezlapremièrecelluleàlaquellelaformuleseréfèreencliquantdessus(ouendéplaçantlecurseurdecellulejusqu’àsonemplacement).

Danscetexemple,voussélectionnezHeuresensélectionnantlacelluleI3.

5. Tapezl’opérateurarithmétiqueàutiliserdanslaformule.

Ils’agiticidel’opérateurdemultiplication*(astérisque).Reportez-vousauChapitre2pourconnaîtrelesautresopérateursarithmétiquesd’Excel.

6. Sélectionnezladeuxièmecelluleàlaquellelaformuleseréfère.Procédezcommeàl’Étape4.

Ils’agitdelacelluleTarif_horaire,soitlacelluleJ3.

7. CliquezsurleboutonEntrerdanslabarredeformuleouappuyezsurlatoucheEntréepourterminerlaformule.

ExcelaffichelaformuledelacelluleK3,soit=Heures*Tarif_horaire.

LesconstantesnomméesCertainesformulesutilisentdesvaleursconstantes(parexempleunetaxeautauxde5,5%ouunrabaisde10%).Sivousnevoulezpaslesentrerdans des cellules afin de les utiliser ensuite dans des formules, vouspouvezcréerdesplagesdenomscontenantcesvaleurs,quevousutiliserezdansvosformules.

Parexemple,pourcréeruneconstantenomméeTaux_TVAde5,5%,vousprocéderezainsi:

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1. DanslegroupeNomsdéfinisdel’ongletFormulesduRuban,cliquezsurleboutonDéfinirunnom.

2. DanslaboîtededialogueNouveaunomquiapparaît,tapezlenom(Taux_TVA,dansnotreexemple)danslechampNoms.

3. Sivousvoulezquecetteconstantenomméesoitdéfinieuniquementpourunefeuilleduclasseuretnonpourleclasseurentier,sélectionnezlenomdelafeuilledanslalistedéroulanteZone.

Pardéfaut,c’estl’optionClasseurquiestsélectionnéedanscetteliste,cequisignifiequecetteconstantenomméepourraêtreutiliséedanstouteslesfeuillesduclasseur.Cen’estquedanslecasparticulieroùvousvoulezaucontrairequ’ellenesoitutilisablequedansunefeuilleetpasdanslesautresquevousdevezvouspréoccuperdelasélectionnerici.

4. CliquezdanslechampFaitréférenceà.Remplacezl’adressequis’ytrouveparlavaleur5,5%(avecousansespace,Excelcomprend).

5. CliquezsurOKpourfermerlaboîtededialogueNouveaunom.

Après avoir assigné une constante à un nom en utilisant cetteméthode,vouspouvezl’utiliserdanslesformulesquevouscréezdanslafeuilledecalculenadoptantunedecesdeuxprocédures:» Tapezdanslaformulelenomauquelvousavezassignélaconstanteàlaplacedelavaleurrequise.

» Insérezlenomdanslaformuleencliquant,dansl’ongletFormules,surleboutonUtiliserdanslaformuleetensélectionnantlenomdelaconstantevouluedanslalistequiapparaît.

Quand vous copiez une formule qui utilise un nom contenant uneconstante,lavaleurresteinchangéedanstouteslesrecopiesdelaformuleobtenuesaveclapoignéederecopieautomatique.Autrementdit,dansuneformule, le nom se comporte comme une adresse de cellule absolue(reportez-vous au Chapitre 4 pour en savoir plus sur les recopies deformules).

Quicherchetrouve

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Sivousn’arrivezvraimentpasàlocaliseruneinformationspécifique,vouspouvez demander à la fonction Rechercher d’Excel de la trouver pourvous. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Rechercher etsélectionneretsélectionnezRechercherdanslemenuquiapparaît.

FIGURE6.10:UtiliserlescommandesdelaboîtededialogueRechercheretremplacerpourlocaliseruneentrée.

DanslechampRechercher(del’ongletRechercher)delaboîtededialogueRechercheretremplacerquiapparaît,entrezletexteoulavaleurquevousrecherchez et cliquez sur le bouton Suivant ou appuyez sur Entrée pourlancer la recherche. Si vous voulez spécifier des critères de recherchesupplémentaires, cliquez sur le bouton Options dans cette boîte dedialogue pour faire apparaître les options correspondantes (comme lemontrelaFigure6.10).

LorsquevousrecherchezuneentréedetexteaveclafonctionRechercheretremplacer,demandez-voustoujourssicetexteoucechiffreestseuldanssacelluleous’ilestunepartied’untermeoud’unevaleur.Parexemple,sivous lancez une recherche sur les caractèresCA et que vous n’avez pascoché la case Totalité du contenu de la cellule, Excel trouvera lesoccurrencesdeCAdans«Canada»,«sarbacane»,«canettes»,«décalé»etainsidesuite.

Si vous cochez la case Totalité du contenu de la cellule, Excel neretourneraquelesoccurrencesoùlemotCAestseuldanslacellule.

Lorsquevouseffectuezunerecherchesurdutexte,vouspouvezspécifiersi Excel doit différencier ou non les majuscules et les minuscules. Pardéfaut, Excel ne tient pas compte de la casse des caractères. Pour qu’ilfasse ladifférence,vousdevezcocher la caseRespecter la casse (visible

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aprèsavoircliquésurleboutonOptionsdelaboîtededialogueRechercheretremplacer).

Si les textes ou les valeurs recherchés ont reçu une mise en formeparticulière,vouspouvezdemanderàExceld’entenircompte.

Procédez comme suit pour qu’Excel recherche une mise en formeparticulièredanslafeuilledecalcul:

1. CliquezsurleboutondéroulantàdroiteduboutonFormat,danslaboîtededialogueRechercheretremplaceretchoisissezl’optionChoisirleformatàpartirdelacellule.

LaboîtededialogueRechercheretremplacerdisparaîttemporairement.Excelajouteunepipetteaupointeurdesourisnormal.

2. Cliquezaveclepointeurdanslacellulecontenantlamiseenformeàrespecter.

LaboîtededialogueRechercheretremplacerréapparaîtaprèsavoirprélevélamiseenforme.

Procédez comme suit pour sélectionner lamise en forme à respecter enutilisant laboîtededialogueRechercher le format (quiest identiqueà laboîtededialogueFormatdelacellule):

1. CliquezsurleboutonFormatoucliquezsurleboutondesonmenudéroulantetchoisissezl’optionFormat.

2. DanslaboîtededialogueRechercherleformatquiapparaît,sélectionnezdanslesdifférentsongletslesoptionsdemiseenformeàrespecter(ellessontdécritesdansleChapitre3),puiscliquezsurOK.

Quandvousutilisezunedecesdeuxméthodesderecherched’unemiseenforme, le bouton Sans mise en forme, situé entre la zone de texteRechercheretleboutonFormat,setransformeenaperçu(cemotyfigureaucentre)quimontretouteslesoptionsdemiseenformeprélevéesdansunecelluleoudéfiniesdanslaboîtededialogueRechercherleformat.

Si vous recherchez des valeurs dans la feuille de calcul, faites bienattentionauxdifférencesentrelesformulesetlesvaleurs.Parexemple,siunecellulecontientlavaleur3582€etsivoustapez3582danslechampRechercher suivi de l’appui sur Entrée, Excel affiche une boîte d’alertecontenantlemessagesuivant:

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MicrosoftOfficeExcelnetrouvepaslesdonnées

quevousrecherchez.

Un examen attentif révélera sans aucun doute que la valeur qui apparaîtdanslacelluleestenréalitécalculéeparuneformuletelleque:

=I24*J24

Enfait,lenombre3582nefigurenullepartentantquetel.Pourqu’Excelpuisse localiser n’importe quel type de valeur 3582 dans la feuille decalcul,vousdevezremplacerl’optionFormules,danslalistedéroulanteduchampRegarderdans,parl’optionValeurs.

Pour restreindre la recherche uniquement à du texte ou à des valeurscontenuesdansdescommentaires,choisissezl’optionCommentairesdanslalistedéroulanteRegarderdans.

Si vous ne connaissez pas l’orthographe exacte d’un mot ou la valeurprécise que vous recherchez, vous pouvez recourir aux caractères desubstitution ; ils remplacent un ou plusieurs caractères.Utilisez le pointd’interrogation(?)àlaplaced’unseulcaractèreinconnuetl’astérisque(*)àlaplaced’unouplusieurscaractèresinconnus.Supposonsquevousayezentrécequi suitdans lechampRechercher, avec l’optionRegarderdansValeurs:

7*4

Dans cette formulation, qui n’est pas une multiplication (le signe = estabsent),l’astérisquecomptepourn’importequelchiffre,qu’ilyenaitunseulouplusieurs.Decefait,Excels’arrêteàtouteslescellulescontenantdes valeurs comme 74 704 (l’astérisque se substitue au zéro),75234 (l’astérisque se substitue à la chaînede caractères523) et trouvemêmeuneoccurrencecomme67856Strasbourgcedex04.

Sivouseffectuezune recherchedans laquelle l’astérisqueest l’opérateurde multiplication et non un caractère de substitution, faites précéder larechercheparuntilde(~),commeci-dessous:

~*4

Cet arrangement permet de trouver dans la feuille de calcul toutes lesformulescomportantunemultiplicationparquatre.

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L’entrée qui suit recherche toutes les occurrences de Jan, Janvier. (Lepointd’interrogationestuncaractèredesubstitutionquiremplaceunseulcaractèreàcetemplacementprécis,etnonplusieurscaractèrescommelefaitl’astérisque.)

J?n*

Normalement,Exceln’effectue la recherchequedans la feuilledecalculcourante.Pourqu’elles’effectuedanstouteslesfeuillesduclasseur,vousdevezsélectionnerl’optionClasseur(danslalistedéroulanteDans).

QuandExcel a trouvé une occurrence du texte ou de la valeur dans unecellule, il sélectionne cette cellule tout en laissant la boîte de dialogueRechercheretremplacervisibleàl’écran(vouspouvezladéplacersielleocculte les cellules qui vous intéressent). Pour rechercher la prochaineoccurrence du texte ou de la valeur, cliquez sur le bouton Suivant ouappuyezsurEntrée.

Pardéfaut,Exceleffectue la recherchedans la feuilledecalcul ligneparligne.Pourquelarecherchesefasseparcolonne,sélectionnezParcolonnedanslalistedéroulanteSens.Pourinverserladirectiondelarechercheetreveniràuneoccurrenceprécédentedescaractèresrecherchés,maintenezenfoncéelatoucheMajtoutencliquantsurleboutonSuivant.

Nuln’estirremplaçableSivouseffectuezunerecherchepourremplaceruneentréeparuneautre,vouspouvezautomatisercetteopérationgrâceàl’ongletRemplacerdelaboîtededialogueRechercheretremplacer.Si,dansl’ongletAccueil,voussélectionnez Remplacer au lieu de Rechercher dans le menu du boutonRechercheretsélectionner,ousivousappuyezsurCtrl+H,Excelouvrelaboîte de dialogue Rechercher et remplacer directement sous l’ongletRemplacer. Tapez le texte ou la valeur à remplacer dans le champRechercher,puisentrezletexteoulavaleuràluisubstituerdanslechampRemplacerpar.

Quandvousentrezuntextederemplacement,tapez-leexactementtelqu’ildoit apparaître dans la cellule. Autrement dit, si vous voulez remplacertoutes les occurrences de Jan par Janvier, tapez dans la zone de texteRemplacerpar:

Janvier

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VeillezàbienmettreleJenmajusculedanslechampRemplacerpar.Enrevanche,commelarecherchedetextenetientpascomptedesmajusculesetdesminuscules(àconditiondenepasavoircochélacaseRespecterlacasse, qui n’apparaît qu’après avoir cliqué sur le bouton Options pourdéployer les commandes supplémentaires de la boîte de dialogue), vouspouveztrèsbienentrercecidanslechampRechercher:

Jan

Après avoir spécifié ce qu’il faut remplacer et par quoi, comme dans laFigure6.11,vouspouvezdemanderàExceld’effectuerlesremplacementsaucasparcasouglobalement.Pourprocéderàtouslesremplacementsenuneseuleopération,cliquezsurleboutonRemplacertout.

Soyeztrèsprudentquandvouseffectuezunrechercher/remplacerglobal,car lancée inconsidérément, cette commandepeut engendrer une énormepagaille en remplaçant des parties de titres, de formules ou d’autreséléments que vous n’aviez pas du tout l’intention demodifier. Cela dit,respecteztoujourscetterègled’or:

N’entreprenez jamais un rechercher/remplacer sur une feuille sansl’avoirpréalablementenregistrée.

FIGURE6.11:Lesoptionsdel’ongletRemplacerserventàsubstituerdestextesoudesvaleurs.

Avantdecommencer, assurez-vousaussique la caseTotalitéducontenude la cellule est cochée (elle n’est visible qu’après avoir cliqué sur lebouton Options). Si elle n’était pas cochée alors que vous comptez

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remplacerlecontenuentierdescellulesetnonunepartie,vousrisqueriezdevousretrouveravecbonnombrederemplacementsindésirables.

Si vous avez néanmoins fait une fausse manœuvre et semé la pagaille,cliquez sur le bouton Annuler dans la barre d’outils Accès rapide ouappuyezsurCtrl+Z.

Pourvoirchaqueoccurrenceavantdelaremplacer,cliquezsurleboutonSuivantouappuyezsurEntrée.Excelsélectionnelaprochainecelluledontle contenu correspond à ce qui a été entré dans la zone de texteRechercher ; pour procéder au remplacement, cliquez sur le boutonRemplacer.Poursauterl’occurrence,cliquezsurleboutonSuivantafindepoursuivrelarecherche.Lorsquelesopérationssontterminées,cliquezsurle bouton Fermer pour quitter la boîte de dialogue Rechercher etremplacer.

RecherchesintelligentesInsightsExcel 2016 permet d’effectuer des recherches dites intelligentes via lafonctionnalitéInsight.LevoletInsightserviraàchercherdesinformationsen lignedansdesouvragesderéférence,desdictionnairesdesynonymesou des sites de recherche. Il vous faut bien entendu disposer d’un accèsInternet.

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FIGURE6.12:Rechercherdesinformationsenligne.

PourouvrirlevoletInsight(Figure6.12),cliquezsurleboutonRechercheIntelligente du groupe Insights de l’onglet Révision. Excel effectue unerechercheenfonctionducontenudelacellulesélectionnée.Pourensavoirdavantagesurchaquerubriqueaffichée,cliquezsurlelienPlus.

Excel localise des documents, des images, des vidéos, c’est-à-dire diretoutes sortes d’informations en rapport avec le contenu de la cellule. LemoteurderecherchedeMicrosoft,Bing,estàl’originedesdonnéesainsitrouvées.

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Q

Chapitre7Gérerdesfeuillesdecalculmultiples

DANSCECHAPITRE:

» Allerd’unefeuilleàuneautredansunclasseur.

» Ajouterousupprimerdesfeuillesdansunclasseur.

» Sélectionnerdesfeuillespourdesmodificationsgroupées.

» Nommerjudicieusementlesongletsdesfeuilles.

» Réorganiserlesfeuillesd’unclasseur.

» Afficherdespartiesdedifférentesfeuilles.

» Comparerdeuxfeuillesencôteàcôte.

» Copieroudéplacerdesfeuillesd’unclasseuràunautre.

uandvousdébutezdansl’utilisationd’untableur,vousavezbienassezà faire avec une seule feuille de calcul (et un classeur d’Excel encontient trois dès sa création), si bien que la seule idée de travailler

simultanément avec plusieurs feuilles vous rebute.Mais avec un peu depratique, vous découvrirez que travailler sur plusieurs feuilles n’est pasbeaucouppluscompliquéqu’avecuneseule.

JongleravecplusieursfeuillesdecalculVousdevezcertesapprendrecommenttravailleravecplusieursfeuillesdecalcul à la fois, mais il est tout aussi important, sinon plus, de savoirpourquoi se lancer dans de telles opérations. Le cas de figure le pluscourant est celui où vous vous retrouvez face à un certain nombre defeuillesdecalcul, lecontenude chacunepouvantse référerauxautresetappartenantdonclogiquementaumêmeclasseur.Prenons,parexemple,lecasd’uneentreprisequicommercialisesesproduitsparl’intermédiairede

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plusieursdistributeurs.Pourgarderunetracedesventesannuellesdetouscesdistributeurs,vouspourriezcréerunclasseurcontenantunefeuilledecalculpourchacund’eux.

Enplaçantlesrésultatscommerciauxdechaquedistributeursurdifférentesfeuillesd’unmêmeclasseur,vousbénéficierezdesavantagessuivants:» Pouvoirentrerlesdonnéescommunesàtouteslesfeuillesdeventes

(sivoussélectionnezleuronglet)ennelestapantqu’uneseulefoisdanslapremièrefeuilledecalcul(voirlasection«Lesmodificationssimultanées»,plusloindanscechapitre).

» Pourfaciliterlacréationdelapremièrefeuilledecalculpourlesventesdupremierdistributeur,vouspouvezprogrammerdesmacro-commandespourleclasseurcourant,quivousserontfortutilespourcréerlesfeuillesdecalculdesautres.Unemacro-commandeestunesuitedetâchesrépétitivesquiontétéenregistréesafindelesréutiliserfacilementetrapidement.

» Touteslesinformationsdeventesdechaquedistributeurpeuventêtreimpriméesenunefois(reportez-vousauChapitre5poursavoircommentimprimerdesfeuillesdecalculenparticulieroulatotalitéd’unclasseur).

» Ilestfaciledecréerdesgraphiquesquicomparentlesdonnéesdeventesprovenantdedifférentesfeuillesdecalcul(détailsauChapitre10).

Passerd’unefeuilleàuneautreChaque classeur que vous créez contient une seule feuille de calculnomméeFeuil1.Cenoms’affichedansunonglet,enbasàgauchede lafenêtreduclasseur.Pourajouteruneautrefeuilleauclasseur,cliquezsurlesigne+placéàdroitedecetonglet.Unenouvelle feuilleestainsicréée,quisevoitattribuerlenomgénériqueFeuilnoùnreprésentelenombredefeuillesdéjàprésentesdansleclasseur+1.

Pourpasserd’unefeuilleàuneautre,ilsuffitdecliquersurl’ongletdelafeuille de calcul que vous désirez voir. Excel la place sur le dessus del’empilement;soncontenuestalorsvisibledanslafenêtreduclasseur.Ilestfaciledesavoirquellefeuilleestaffichéecar,sursononglet,sonnom

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apparaîtengrasetl’ongletsembleplacéau-dessusdesautresetfairepartiedelafeuille.

Unproblèmeseposequandilyatellementdefeuillesdansleclasseurquetous les onglets ne sont plus visibles.Comment, en effet, cliquer sur unongletquevousnevoyezpas?

Pour résoudre ce problème, Excel propose deux boutons de défilementqu’il place dans la barre d’état, à gauche du premier onglet.Utilisez-lespourvisualiserlesongletsquivousintéressent:» CliquezsurleboutonOngletsuivant(celuiavecletrianglepointant

versladroite)pourdécalerlesongletsd’uncranverslagauche.MaintenezlatoucheMajenfoncéependantleclicpourfairedéfilerplusieursongletsàlafois.MaintenezlatoucheCtrlenfoncéependantleclicpourafficherlederniergrouped’onglets,notammentledernierdelasérie.

» CliquezsurleboutonOngletprécédent(celuiavecletrianglepointantverslagauche)pourdécalerlesongletsd’uncranversladroite.MaintenezlatoucheMajenfoncéependantleclicpourfairedéfilerplusieursongletsàlafois.MaintenezlatoucheCtrlenfoncéependantleclicpourafficherlepremiergrouped’onglets,notammentlepremierdelasérie.

» Opérezunclic-droitsurleboutonOngletsuivantouOngletprécédentpourafficherlaboîtededialogueActiver(Figure7.1),quiaffichelalistedesfeuillesduclasseuretvouspermetdesélectionnercellequivousintéresse.

N’oubliez pas que faire défiler des onglets ne les sélectionne pas. Vousdevrezcliquersurl’ongletdelafeuillequevousdésirezafficher.

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FIGURE7.1:Unclic-droitsurundesdeuxboutonsdedéfilementprovoquel’affichagedecettefenêtrequirecenselesfeuillesduclasseuretvousenassurel’accès.

Vous n’avez pas envie de passer votre temps à faire défiler la liste desonglets ? Faites donc glisser vers la droite la poignée de la barre dedéfilementhorizontale(lasérieverticaledetroispointsplacéejusteaprèsleboutonNouvellefeuille)afind’augmenterlazoneréservéeàl’affichagedes onglets (au détriment de la longueur de la barre de défilementhorizontale).Sicettebarrenevousintéressepas,vouspourrezafficherunmaximum d’onglets en vous en débarrassant. Pour ce faire, déplacez sapoignée vers la droite jusqu’à ce qu’elle rejoigne la barre defractionnementverticale.

ACCÉDERÀUNEFEUILLEAVECLECLAVIER

Vous pouvez vous dispenser de cliquer sur les petits boutons de la barred’ongletsetallerdefeuilleenfeuilleaveclestouchesduclavier.Pourpasseràlasuivante, appuyez surCtrl+PgSuiv.Pourpasser à laprécédente, appuyez surCtrl+PgPréc.Cesraccourcissontd’autantplusutilesqu’ilsfonctionnentmêmesilesongletsnesontpasvisiblesdanslabarrededéfilement.

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Pour rétablir la barre de défilement à sa taille normale, tirez la barre defractionnement d’onglet vers la gauche ou, ce qui est plus rapide etefficace,double-cliquezdessus.

LesmodificationssimultanéesChaque fois que vous cliquez sur un onglet de feuille de calcul, voussélectionnezlafeuilleetlarendezactive,cequipermetd’enmodifierlescellules.Ilvousarriveratoutefoisdevouloirsélectionnerplusieursfeuillesà la fois pour lesmodifier simultanément.Quand plusieurs feuilles sontsélectionnées,toutemodificationapportéeàlafeuillecourante,commelasaisied’uneinformationdansunecelluleouunesuppressiondedonnées,s’effectue ipso facto sur les mêmes cellules de toutes les feuillessélectionnées.

End’autrestermes,supposonsquevousdeviezcréertroisfeuillesdansunnouveau classeur qui contiennent chacune les noms des douze mois del’année, en commençant par la ligne 3 de la colonne B. Avant de taperJanvier enB2, puis d’utiliser la poignée de recopie automatique commenous l’avonsdécritdans leChapitre2pourgénérerautomatiquement lesonze autresmois, vous sélectionnerez les trois feuilles de calculFeuil1,Feuil2 etFeuil3. En procédant ainsi,Excel insère les nomsdesmois del’annéedanslestroisfeuillesàlafoislorsdelasaisie.Rapideetefficace,n’est-cepas?

De même, supposons que vous vouliez vous débarrasser, dans un autreclasseur, des feuilles Feuil2 et Feuil3. Au lieu de cliquer sur l’ongletFeuil2 et de sélectionner Supprimer une feuille dans lemenu du boutonSupprimer de l’onglet Accueil, puis de cliquer sur l’onglet Feuil3 et derépéter cettemanipulation, sélectionnez lesdeux feuilles à éliminer,puissélectionnezSupprimerunefeuilledanslemenuduboutonSupprimerdel’ongletAccueil.

Pour sélectionner plusieurs feuilles de calcul à la fois, vous disposez deplusieurschoix:» Poursélectionnerungroupedefeuillesdecalculdontlesongletsse

suivent,cliquezsurlepremierongletpuisfaites-lesdéfilerjusqu’àcequeledernierongletàsélectionnerapparaisse.MaintenezenfoncéelatoucheMajetcliquezsurledernieronglet.Touslesongletsàpartirdupremierclicsontsélectionnés.C’estlabonnevieilleméthodeduMaj-clic.

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» Poursélectionnerdesfeuilleséparses,cliquezsurl’ongletdelapremièred’entreellespuis,toucheCtrlenfoncée,cliquezsurlesautresongletsdesfeuillesàsélectionner.

» Poursélectionnertouteslesfeuillesd’unclasseur,cliquezavecleboutondroitdelasourissurl’ongletdelafeuilleàactiverpuis,danslemenuquiapparaît,choisissezSélectionnertouteslesfeuilles.

Excel indique les feuilles sélectionnées en mettant les onglets en blanc(maislenomdelafeuilleactiveestengras)etenaffichant,danslabarredetitred’Excel,lamention[Groupedetravail]aprèslenomdufichier.

AjouterdesfeuillesdecalculàunclasseurPourcertainsd’entrevous,lafeuilledecalculuniqueproposéepardéfautsuffitlargement,maispaspourd’autres.C’estlecaslorsqu’uneentreprisepossède une dizaine de filiales ou si vous calculez fréquemment desbudgetspourunevingtainedeservices,ouencoresivousdevezgérerlesnotesdefraisd’unequarantainedereprésentants.

Il est très facile d’ajouter des feuilles de calcul à un classeur ou d’ensupprimer. Excel en accepte jusqu’à 255. Cliquez simplement sur leboutonNouvelle feuille (signe +), qui apparaît juste à droite du dernieronglet.

Pour insérerplusieurs feuillesdecalculd’unseulcoupdansunclasseur,sélectionnez d’abord un groupe comportant autant d’onglets que defeuillesquevousdésirezajouterencommençantàl’emplacementoùellesdevront être ajoutées. Puis, dans le groupeCellules de l’ongletAccueil,cliquezsurletrianglepointantverslebasduboutonInséreretsélectionnezInsérerunefeuilledanslemenuquiapparaît.

Poursupprimerunefeuilledecalculd’unclasseur,suivezcesétapes:

1. Faitesunclic-droitsurl’ongletdelafeuilledecalculàsupprimer.

2. Danslemenucontextuelquiapparaît,exécutezlacommandeSupprimer.

DanslegroupeCellulesdel’ongletAccueil,cliquezsurletrianglepointantverslebasduboutonSupprimeretsélectionnezSupprimerunefeuilledanslemenuquiapparaît.

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VousobtiendrezlemêmerésultatvialeboutonSupprimerdugroupeCellulesdel’ongletAccueil.CliquezsurletrianglepointantverslebasetexécutezlacommandeSupprimerunefeuilledanslemenuquiapparaît.

Rappelez-voustoujoursquelasuppressiond’unefeuilledecalculestundescasoùvousnepourrezpasrecouriràlafonctionAnnulerpourrevenirenarrière.

Poursupprimerplusieursfeuillesdecalculd’unclasseur,sélectionnez-les,puis faites un clic-droit sur l’une d’elles. Dans le menu contextuel quiapparaît,choisissezSupprimer.

Cettefoisencore,vouspouvezpasserparleboutonSupprimerdugroupeCellulesdel’ongletAccueil.

D’autresnomspourlesfeuillesLes noms qu’Excel attribue par défaut aux feuilles de calcul, Feuil1,Feuil2,Feuil3…,nebrillentpasparleuroriginalitéetn’évoquentenrience que contiennent ces feuilles. Il est fort heureusement facile derenommer l’onglet d’une feuille de calcul d’une manière un peu plusévocatrice.Cenompeutcomporterjusqu’à31caractères.

Procédezcommesuitpourrenommerunongletdefeuilledecalcul:

1. Double-cliquezsurl’ongletdelafeuilleoucliquezdessusavecleboutondroitdelasouriset,danslemenucontextuel,choisissezl’optionRenommer.

Lenomactueldelafeuilledecalculestsélectionné.

2. Remplacezlenomactueldelafeuilledecalculentapantlenouveaunom.

3. AppuyezsurlatoucheEntrée.

L’ongletdefeuilleaffichemaintenantsonnouveaunom.

DESNOMSBREFSETCONCIS

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Bienqu’Excelacceptejusqu’à31caractèrespourlesnomsdesonglets(espacescomprises), il est recommandé de choisir des noms aussi courts que possiblepourlesdeuxraisonssuivantes:

» Lapremièreestque,pluslenomestlong,plusl’ongletl’estaussi.Etpluslesongletssontlongs,moinsvouspouvezenfaireapparaître.Etmoins vous voyez d’onglets, plus vous avez à les faire défiler pouraccéderàceluiquevousvoulez.

» Lasecondeestquesivousdevezcréerdesformulesquivontchercherdes données dans d’autres feuilles de calcul (nous verrons commentdanslasection«EnSOMME()…»,plusloindanscechapitre),vousdevrez taper le nomdes feuilles dans la formule, carExcel s’en sertpour référencer les cellules. C’est le seul moyen qu’il possède pourdifférencierlacelluleC1delafeuilledecalculFeuil1decettemêmecellule C2 dans Feuil2. Or, si les noms de feuilles sont longs, laformule laplus simple remplira labarrede formule,même si elle seréfèreseulementàuneoudeuxautresfeuillesdecalcul.

Bref,respectezlarèglegénéralequistipulequeplusunnomdefeuilleestcourt,mieux c’est et n’oubliez pas que deux feuilles de calcul dumême classeur nepeuventpasporterlemêmenom.

DesongletsencouleursExcel permet d’affecter différentes couleurs aux onglets des feuilles decalcul, par exemple du rouge pour signaler des feuilles de calculnécessitant une vérification immédiate ou du bleu pour les feuilles déjàvérifiées.

Pourcolorierunongletdefeuille,cliquezdessusavecleboutondroitdelasouris, sélectionnez l’optionCouleurd’ongletdans lemenuquiapparaît,puissélectionnezlacouleurvouluedanslapalettequis’affiche.Lenomdelafeuilledecalculactiveapparaîtd’abordsoulignédanslacouleurchoisie.Mais dès que vous sélectionnez un autre onglet, celui qui a été coloréapparaîtdanslacouleurchoisie;sicelle-ciestsombre,letextedel’ongletestaffichéenblancafind’améliorersalisibilité.

Pour ôter la couleur d’un onglet, procédez comme pour la mise encouleurs,maisensélectionnantAucunecouleurdanslapalette.

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Modifierl’ordredesfeuillesdecalculIl vous arrivera de vouloir modifier l’ordre dans lequel les feuilles decalcul se présentent dans le classeur. Il suffit, pour cela, de faire glisserl’ongletdelafeuillequevousdésirezdéplacer.Pendantcedéplacement,lepointeursetransformeenuneicôneenformedefeuillequiaccompagnelaflèche ;unrepère indique l’emplacementoùseradéposé l’onglet lorsquevousrelâcherezleboutondelasouris(Figures7.2et7.3).

FIGURE7.2:L’ongletRécapitulatifencoursdedéplacement.

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FIGURE7.3:L’ongletRécapitulatifaprèsdéplacement.

Si vousmaintenez la touche Ctrl enfoncée tout en déplaçant un onglet,Excel insère une copie de la feuille de calcul à l’emplacement où vousrelâchezleboutondelasouris.Pendantcettemanipulation,lepointeurestaccompagnéd’un signe+ (plus).La copie possède lemêmenomque lafeuilleoriginalesuividelamention(2).

Par exemple, si vous copiez la Feuil5, la nouvelle feuille de calcul seranomméeFeuil5(2).L’ongletpeutbiensûrêtrerenommépourafficherunnom un peu moins ésotérique (cette manipulation est décrite dans lasection « D’autres noms pour les feuilles », un peu plus haut dans cechapitre).

Vous pouvez aussi déplacer ou copier des feuilles de calcul dans leclasseurensélectionnantlafeuilleàdéplacerouàcopieretenchoisissant,dans le menu contextuel, l’option Déplacer ou copier. Dans la boîte dedialogueDéplaceroucopier,cliquezsurlenomdelafeuilleavantlaquellelafeuilleactivedoitêtredéplacéeoucopiée.

Pour déplacer la feuille active juste avant la feuille que vous venez desélectionner dans la boîte de dialogue Déplacer ou copier, cliquezsimplementsurleboutonOK.Poureffectuerunecopie,cochezd’abordla

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caseCréerunecopie,enbasdelaboîtededialogue,puiscliquezsurOK.Siunecopieaété faite, etnonundéplacement,Excelajouteunnumérod’ordre à l’onglet. Par exemple, si vous avez copié la feuille de calculPertesetProfits,l’ongletdelacopieaurapournomPertesetProfits(2).

Ouvrirdesfenêtressurvosfeuillesdecalcul

Demême qu’il est possible de fractionner une feuille de calcul en deuxvolets permettant de voir et de comparer deux parties éloignées d’unemême feuille, comme nous l’avons expliqué dans le Chapitre 6, unclasseur peut être divisé en fenêtres de feuilles de calcul qui peuventensuiteêtredisposéesàvotregrépourvoirdifférentespartiesdechacunedesfeuilles.

Pour ouvrir des feuilles de calcul dans différentes fenêtres, vous devezcréer de nouvelles fenêtres de classeur qui s’ajouteront à celle qu’Excelouvre automatiquement dès que vous accédez à un classeur. Voussélectionnerez ensuite la feuille de calcul à afficher dans la nouvellefenêtre.Cesopérationss’accomplissentdelamanièresuivante:

1. DanslegroupeFenêtredel’ongletAffichage,cliquezsurleboutonNouvellefenêtrepourcréerunedeuxièmefenêtredumêmeclasseur,puiscliquezsurl’ongletquevousvoulezafficherdanscettedeuxièmefenêtre(reconnaissableàlamention:2ajoutéeparExcelaunomduclasseurdanslabarredetitredelafenêtre).

2. CliquezànouveausurleboutonNouvellefenêtrepourcréerunetroisièmefenêtre,puiscliquezsurl’ongletquevousvoulezafficherdanscettetroisièmefenêtre(reconnaissableàlamention:3ajoutéeparExcelaunomduclasseurdanslabarredetitredelafenêtre).

3. Continuezainsicommeàl’étapeprécédentepourcréerunenouvellefenêtre,ensélectionnantàchaquefoisdanslanouvellefenêtrel’ongletdelafeuilledecalculquidevrayêtreaffichéepourêtrecomparéeaveclesautres.

4. DanslegroupeFenêtredel’ongletAffichage,cliquezsurleboutonRéorganisertout,puissélectionnezl’optionde

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réorganisationquevousvoulezdanslaboîtededialogueRéorganiser(décriteci-après)quiapparaît.

LaboîtededialogueRéorganisercontientlesoptionssuivantes:» Mosaïque:Exceldisposelesfenêtrescôteàcôteàl’écran,dans

l’ordreoùvouslesavezouvertes.LaFigure7.4montreunarrangementàquatrefenêtres.

FIGURE7.4:Dispositiondequatrefenêtresdefeuillesdecalculavecl’optionMosaïque.

FIGURE7.5:Superpositiondequatrefenêtresdefeuillesdecalculavecl’optionHorizontal.

» Horizontal:Excelredimensionnelesfenêtresàunemêmetailleetlessuperpose,commelemontrelaFigure7.5.

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» Vertical:Excelredimensionnelesfenêtresàunemêmetailleetlesjuxtapose,commel’illustrelaFigure7.6.

» Cascade:Excelredimensionnelesfenêtresetlesempileenlégerdécalagelesunesparrapportauxautres(Figure7.7).

» Fenêtresduclasseuractif:lorsquecettecaseestcochée,Excelnemontrequelesfenêtresquiontétéouvertesdansleclasseurcourant.Sinon,ilaffichetouteslesfenêtresdetouslesclasseursouverts.Ehoui,toutcommeilestpossibled’ouvrirplusieursfenêtresd’unmêmeclasseur,ilestaussipossibled’ouvrirplusieursclasseursàlafois,àconditiontoutefoisquel’ordinateurdisposedesuffisammentdemémoireviveetquevousnesoyezpassaturéparautantd’informationsàgérer.

FIGURE7.6:Juxtapositiondequatrefenêtresdefeuillesdecalculavecl’optionVertical.

Aprèsavoirchoisiunedisposition,activezlafenêtredelafeuilledecalculquevousdésirezutiliser(siellenel’estpasdéjà)encliquantdedans.Vouspouvezaussiplacervotrepointeursurl’icôned’Exceldepuislabarredestâches deWindows 10 pour afficher des vignettes de toutes les fenêtresquevousavezouvertes.Pourafficherlecontenud’unefenêtreparticulière,positionnezvotrepointeursursavignettedanscettebarre.Pouractiverlafenêtrecorrespondante,cliquezsurcettevignette.

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FIGURE7.7:Empilementdefeuillesdecalculobtenuavecl’optionCascade.

Quandvouscliquezsurunefenêtredefeuilledecalculquiaétédisposéeenmosaïque, verticalement ou horizontalement, Excel indique que cettefeuille est sélectionnée en signalant la cellule active et en mettant ensurbrillancesestitresdecolonnesetdelignes.Quandvouscliquezsurlabarre de titre d’une feuille de calcul disposée en cascade, elle se placespontanémentenhautdelapileetsacelluleactiveestsignalée.

Ilestpossibledezoomertemporairementdansunefenêtreetdel’afficherdanslatotalitédel’espacedetravailencliquantsurleboutonAgrandirdesa barre de titre. Quand vous avez fini de travailler en mode agrandi,rétablissez-la à sa taille précédente en cliquant sur le bouton Niveauinférieurdelafenêtre.

Pour sélectionner avec le clavier la prochaine fenêtre réorganisée enmosaïque,horizontalementouverticalement,ouplacersurledessusdelapilelaprochainefenêtred’unedispositionencascade,appuyezsurCtrl+F6.Poursélectionnerlafenêtreprécédente,appuyezsurCtrl+Maj+F6.Notezqueces raccourcisclavier fonctionnentmême lorsqueces fenêtresontétéagrandiesdansl’espacedetravaild’Excel.

QuandvousfermezunedesfenêtresréorganiséesencliquantsurleboutonFermerdanslabarredetitre(celuiavecunX)ouenappuyantsurCtrl+W,Excel ne redimensionnepas les autres fenêtrespour combler le vide.Demême,sivouscréezmaintenantunenouvellefenêtreencliquantsurleboutonNouvellefenêtredel’ongletAffichage,Excelneréorganisepasladispositionpourl’intégrer.Ilsecontentedelaplacerpar-dessuslesautres.

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Pour combler le vide laissé par la fermeture d’une fenêtre, ou pour enintégrerunenouvelle,cliquezsurleboutonRéorganisertoutdansl’ongletAffichage pour ouvrir la boîte de dialogueRéorganiser, puis cliquez surOK ou appuyez sur Entrée (le dernier bouton radio utilisé est toujourssélectionné ; si vous voulez changer de disposition, vous devrez choisiruneautreoptionderéorganisation).

Lorsque vous enregistrez le classeur, Excel enregistre l’arrangementcourantdesfenêtresaveclefichier,enmêmetempsquetoutes lesautresmodifications.Pournepasenregistrerlaréorganisation,fermeztouteslesfenêtres sauf une (en cliquant tout simplement sur leur bouton defermeture dans leur coin supérieur droit, mais vous pouvez aussi lessélectionneret appuyerensuite surCtrl+W),puiscliquez sur leboutonAgrandirdeladernièrefenêtre.Sélectionnezensuitel’ongletsurlequelleclasseur devra s’ouvrir la prochaine fois que vous le chargerez, puisenregistrezlefichier.

Comparerdeuxfeuillesdecalculencôteàcôte

VouspouvezutiliserlacommandeCôteàcôtedel’ongletAffichagepourcomparer en côte à côte deux fenêtres préalablement ouvertes. Lorsquevous cliquez sur ce bouton, Excel superpose automatiquement les deuxfenêtres(commesivousaviezsélectionnél’optionHorizontaldanslaboîtededialogueRéorganiser)ainsiquelemontrelaFigure7.8.

SiplusdedeuxfenêtressontouverteslorsquevouscliquezsurleboutonCôteàcôte,ExcelouvrelaboîtededialogueComparerencôteàcôtedanslaquellevouspouvezsélectionnerlafenêtrequiseracomparéeàlafenêtreactive.DèsquevouscliquezsurOK,Excelaffichelafenêtreactiveàcôtédecellequevousvenezdesélectionner.

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FIGURE7.8:Comparezdeuxfeuillesdecalculcôteàcôte.

JusteendessousduboutonCôteàcôte,danslegroupeFenêtresdel’ongletAffichage,vousdisposezdedeuxcommandesutilespourcomparerdeuxfenêtresencôteàcôte:» Défilementsynchrone:lorsqueceboutonestactif(c’est-à-dire

lorsqu’ilapparaîtsurfondorange,cequiestlecaspardéfaut),dèsquevousactionnezdansunefenêtrelabarrededéfilementhorizontaleouverticaledelafenêtreactive,lemouvementestrépercutédansl’autrefenêtre.Pourêtreenmesuredefairedéfileruniquementlafenêtreactive,cliquezsurleboutonDéfilementsynchrone(s’ilestactif)pourledésactiver.

» Rétablirlapositiondelafenêtre:aprèsunredimensionnementmanueldelafenêtreactive,cliquezsurceboutonafinderestaurerladispositiondesdeuxfenêtres,propiceàunecomparaisonencôteàcôte.

Transférerdesfeuillesdecalculd’un

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classeurversunautreDans certains cas, vous devrez déplacer ou copier une feuille de calculdansunautreclasseur.Voicilaprocédureàsuivre:

1. Ouvrezleclasseurcontenantlaoulesfeuille(s)decalculàtransférerainsiqueleclasseurdedestination.

2. Sélectionnezleclasseurcontenantlaoulesfeuille(s)decalculàdéplacerouàcopier.

Poursélectionnerleclasseur,cliquezsursonboutondanslabarredestâchesdeWindows.

3. Sélectionnezlaoulesfeuille(s)àdéplacerouàcopier.

Poursélectionneruneseulefeuilledecalcul,cliquezsursononglet.Poursélectionnerungroupedefeuillesadjacentes,cliquezsurlepremierongletpuis,toucheMajenfoncée,cliquezsurledernieronglet.Poursélectionnerdesfeuillesnonadjacentes,cliquezsurunpremierongletpuis,toucheCtrlenfoncée,cliquezsurlesongletsdesautresfeuilles.

4. Cliquezduboutondroitsurl’ongletousurundesongletssélectionnésetsélectionnezDéplaceroucopierdanslemenuquiapparaît.

ExcelouvrelaboîtededialogueDéplaceroucopier(Figure7.9),danslaquellevouspréciserezs’ilfautdéplaceroucopierlaoulesfeuille(s)sélectionnée(s)etàquelendroit.

5. DanslalistedéroulanteDansleclasseur,sélectionnezlenomduclasseurdanslequelvousdésirezdéplaceroucopierlaoulesfeuille(s)decalcul.

Sivousvoulezdéplaceroucopierlesfeuillessélectionnéesdansunnouveauclasseuraulieud’unclasseurexistant,choisissezl’optionNouveauclasseur,toutenhautdelalistedéroulante.

6. DanslalisteAvantlafeuille,sélectionnezlenomdelafeuilledecalculduclasseurdedestinationavantlaquellelesfeuillesdéplacéesoucopiéesdoiventêtreplacées.Sivousvoulezlesplaceràlafin,choisissezl’optionEndernier.

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7. Sivousvoulezcopieretnondéplacerlesfeuillessélectionnées,cochezlacaseCréerunecopie.

8. CliquezsurOKouappuyezsurEntréepourterminerl’opérationdedéplacementoudecopie.

FIGURE7.9:Cetteboîtededialoguepermetdecopieroudedéplacerdesfeuillesdecalculd’unclasseurouvertversunautre,ouvertluiaussi.

Sivouspréférezuneméthodeplusdirecte,vouspouvezdéplaceroucopierdes feuilles entre des classeurs ouverts en faisant glisser les ongletssélectionnésde l’unà l’autre.Notezquecette techniquefonctionneaussibienavecuneseulefeuillequ’avecplusieursàlafois.

Pourfaireglisserunefeuilledecalculd’unclasseurversunautre,lesdeuxclasseursdoiventêtreouverts.CliquezsurleboutonRéorganisertoutdansl’onglet Affichage, puis choisissez une disposition (en mosaïque,horizontale ou verticale). Avant de fermer la boîte de dialogueRéorganiser, assurez-vous que la case Fenêtres du classeur n’est pascochée.

Après avoir réorganisé les fenêtres du classeur, faites glisser l’onglet defeuilled’unclasseurversunautre.Pourcopierunefeuilleplutôtquedeladéplacer,maintenezlatoucheCtrlenfoncéependantlamanipulation.Pourplacer la feuille où bon vous semble dans le classeur de destination,cliquez sur le petit triangle noir de l’onglet et faites-le glisser jusqu’àl’emplacementoùvousvoulezdéposerlafeuille.Relâchezalorsleboutondelasourisouéloignezvotredoigtouvotrestyletdel’écrantactile.

Cette opération par glisser-déposer est justement une de celles qui sontirréversibles, car impossibles à annuler. Cela signifie que si vous avezdéplacé par erreur une feuille de calcul dans le mauvais classeur, vousdevrezeffectuerlaprocédureinversepourlaramenerlàoùelleétait.

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LesFigures7.10et7.11illustrentcombienilestfacilededéplaceroudecopierunefeuilledecalculd’unclasseuràunautreparunsimpleglisser-déposer.

FIGURE7.10:Déplacementd’unefeuilledecalculd’unclasseuràunautre.

FIGURE7.11:LafeuilledecalculPlanificateurd’évènementsaétécopiéeduclasseurdedroitedansleclasseurdegauche.

LaFigure7.10montredeuxfenêtresdeclasseurcôteàcôte.Pourdéplacerlafeuilledecalculd’unclasseurversunautre,ilsuffitdesélectionnersononglet, puis de le faire glisser jusqu’à son nouvel emplacement. Poureffectuerunecopie–l’originalrestealorsenplace–,procédezdemême,maismaintenezlatoucheCtrlenfoncée.

RegardezàprésentlaFigure7.11pourvoirlesclasseursjusteaprèsavoirrelâché le bouton de la souris. Comme vous le constatez, la feuille decalcul Planificateur d’évènements a été transférée vers le classeur degauche.Notez qu’elle a disparu du classeur de droite ; si la toucheCtrlavait été maintenue enfoncée au cours de l’opération, elle aurait étédupliquéeaulieud’êtredéplacée.

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EnSOMME()…Nous nous en voudrions de ne pas vous présenter la fascinantefonctionnalité qui permet de créer une feuille récapitulative récapitulanttouslestotauxdesvaleurscalculéesdansd’autresfeuillesduclasseur.

Le meilleur moyen de vous montrer comment créer une feuillerécapitulativeestdevousdécrire,étapeparétape,commentrécapitulerlesrésultatsdedifférentessociétésencalculantdestotaux.

Voicicommentvousyprendre:

1. Dansnotreclasseurexemplebaptisé«Projectionderevenus»quifournitlesprojectionsderevenuspourtroissociétés,baptiséesrespectivementSociétéA,SociétéBetSociétéC(Figure7.12),nouscommençonsparajouterunenouvellefeuilledecalculquenousplaçonsaprèslesautresetquenousnommonsTotalgénéral.

Poursavoircommentinsérerunenouvellefeuille,reportez-vousàlasection«Ajouterdesfeuillesdecalculàunclasseur»,danscechapitre.Poursavoircommentrenommerunefeuille,reportez-vousàlasection«D’autresnomspourlesfeuilles»,toujoursdanscechapitre.

2. Nousintroduisonslamention«Récapitulatif»danslacelluleA1decettenouvellefeuille.

Ilsuffitdesélectionnercettecelluleetdetaperletexte.

3. Depuislafeuilled’unedessociétés,nouscopionslaplagedesintitulés,soitA3:A23etlacollonsaumêmeemplacementdanslafeuilleTotalgénéral.

Pourcela,ilsuffitdesélectionnerlaplagedecellulesetd’appuyersurCtrl+C,puisdecliquersurl’ongletTotalgénéral,desélectionnerdanscelui-cilacelluleA3etd’appuyersurCtrl+V.

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FIGURE7.12:Notreclasseuretsestroisonglets.

Vousêtesmaintenantprêtàcréer la formulemaîtreSOMMEqui totaliselesrésultatsdestroissociétésencommençantparlacelluleoùs’affichentlesrevenus,soitlacelluleB3delafeuilleTotalgénéral:

1. CliquezsurlacelluleB3,puissurleboutonSommeancrédanslegroupeÉditiondel’ongletAccueil.

Excelaffiche=SOMME()danslacellule;lepointd’insertionclignoteentrelesdeuxparenthèses.

2. Cliquezsurl’ongletSociétéA,puissursacelluleB3poursélectionnerlesrevenusdecettepremièresociété.

Aprèsavoirsélectionnécettecellule,laformuledevient=SOMME(‘SociétéA’!B3).Attention!Pourleconstater,necliquezpasdenouveausurl’ongletTotalgénéral.ÀpartirdumomentoùvousavezcliquésurleboutonSomme,cliquersurl’ongletd’unefeuilleousurunecellule,c’estréférencercelle-cidanslaformule.Regardezsimplementcequisepassedanslabarredeformule;c’est

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ellequiaffichel’évolutiondelaformuleaufuretàmesurequevoussélectionnezdesongletsetdescellulesdansceux-ci.

FIGURE7.13:Lafeuilledecalcultellequ’elleapparaîtaprèslarécupérationparlafonctionSOMMEdesrésultatsdesdixdistributeurs.

3. Justeavantlaparenthèsefermante,introduisezunsigneplus(+)pourpouvoirintroduireunnouvelargument.Ajoutezensuitecetargumentencliquantsurl’ongletdelaSociétéB,puisencliquant,danscettefeuille,surlacelluleB3.

Labarredeformuleaffichemaintenant=SOMME(‘SociétéA’!B3+’SociétéB’!B3).

4. Répétezl’opérationpourlaSociétéC.

Àlafindecetteprocédure,laformuleSOMMEestdevenue=SOMME(‘SociétéA‘!B3+‘SociétéB‘!B3+‘SociétéC‘!B3).

5. Enfin,validezenenfonçantlatoucheEntrée.

LasommedetouteslesvaleursdescellulesB3desongletsdestroissociétésapparaîtdanslacelluleB3del’ongletTotalgénéral,comme

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l’illustrelaFigure7.13.

Ilneresteplusqu’àutiliserlarecopieautomatiquepourcopierlaformulemaîtrede lacelluleB3dans toutes lesautrescellules jusque toutenbas,c’est-à-direjusqu’àlacelluleB23,enprocédantcommesuit:

1. LacelluleB3étantsélectionnée,approchezlepointeurdelasourisdesonangleinférieurdroitpourfaireapparaîtrelapoignéederecopieautomatique,puisfaitesglissercelle-cijusqu’àB23.

LaformuledelacelluleB3estrecopiéedanslesautrescellules.Leboutondesoptionsderecopieautomatiqueapparaît;vousn’enavezpasbesoinici(sivousvoulezfairedisparaîtrecebouton,ilvoussuffitdemodifierunecellulequelconque).Lescellulestotalisatricessontmisesàjourautomatiquement(àmoinsquevousnesoyezenmodederecalculmanuel).

2. Relâchezleboutondelasouris.

LaformuledelacelluleB3estrecopiéedanstouteslescellulesdutableaucontenantdesrésultats,lesréférencesauxcellulesdesautresfeuillesétantautomatiquementmisesàjourparExcel.

3. ToucheCtrlenfoncée,cliquezdanslescellulesquin’ontpaslieudecontenirdeformulesrécapitulatives(B4,B12,B14,B15,B19etB20dansnotreexemple)etappuyezsurlatoucheSupprafind’effacerleurcontenu.

LaFigure7.14montrelafeuilledecalculTotalgénéraltellequ’ellerésultede toutescesopérations.Cela fait,n’oubliezpasd’enregistrer leclasseur(Ctrl+SouFichier/Enregistrer).

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FIGURE7.14:Lafeuillederécapitulationtotaliselesvaleursdetouteslesautresfeuillesduclasseur.

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IVPlongeondansl’analysededonnées

DANSCETTEPARTIE…

» Analyser les informations pour dégager les tendancesqui vous permettront de profiter des opportunités etd’éviterlesécueils.

» Envisager plusieurs scénarios grâce à l’outil Valeurcible.

» Découvrirlestableauxcroisésdynamiques.

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C

Chapitre8Maisquesepasserait-ilsi…?

DANSCECHAPITRE:

» Analyserdesscénariosquidépendentd’uneoudeuxvariables.

» Rechercherunevaleurcible.

» ÉtudierdifférenteshypothèsesavecleGestionnairedescénarios.

e serait une grave erreur que de prendre Excel pour une simplecalculatricedeluxetoutjustedestinéeàbrillerdansdesopérationsplusoumoinsstatiques.Carceprogrammeexcelle(benoui…)aussidans

desanalysesplusdynamiques:demandez-luicequisepasseraitsi teloutel paramètre variait. Tel le Bon Génie sortant de la lampe d’Aladin, ilexaucera immédiatement votre vœu. De telles analyses permettentd’explorer les possibilités offertes par une feuille de calcul en entrantdiversesvaleurscertaines,probablesvoirehypothétiquesdansunemêmeéquationafind’observerlesrésultatsdesdifférentesvariantes.

Joueraveclestablesdedonnéesetleshypothèses

Une table de données permet d’entrer une série de valeurs possiblesqu’Excelconnecteraensuiteàunemêmeformule.Ilexistedeuxtypesdetables de données : les tables à une seule variable, qui évaluent uneformuleenaffectantunesériedevaleursàunparamètredonnéetlestablesà deux variables, qui opèrent sur le même principe mais, cette fois, entestantdeuxparamètressimultanément.

Les deux techniques font appel à la même boîte de dialogue. Vous latrouverez dans l’onglet Données du Ruban. Dans le groupe Prévisions,

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choisissez l’icône Analyse de scénarios, puis Table de données. LeformulaireTable de données propose deux champs :Cellule d’entrée enligneetCelluled’entréeencolonne.

Lorsquevouscréezunetablebaséesuruneseulevariable,vousdésignez,danslafeuilledecalcul,unecellulequiva,selonlecas,servird’entréeenligne(silasériedesvaleurspossiblesestsaisiehorizontalement,dansunesuccessionde colonnes sur lamême ligne) oud’entrée en colonne (si lasériedesvaleurspossiblesestdisposéeverticalementdansunesuccessiondelignesappartenantàunemêmecolonne).

Quand vous créez une table à deux variables, vous devez désigner deuxcellules. L’une définira l’entrée en ligne – les valeurs possibles sontdisposéeshorizontalementdansdescasesadjacentes–,l’autrelesentréesencolonne:lesvaleurspossiblessontdisposéesverticalement.

CréerunetablededonnéesàunevariableLaFigure8.1présenteunefeuilleévaluantlesventesen2016àpartirdesrésultats de l’annéeprécédente.L’estimation apparaît dans la celluleB5.Elle est calculée en prenant le résultat des ventes pour 2015 et en luiappliquantletauxdecroissanceespérépour2016,obtenuenmultipliantletotalde l’annéeprécédenteancréenB2par lepourcentagedecroissanceintroduitenB3.LacelluleB5contientdonclaclassiqueformule:

=B2+(B2*B3)

Pour utiliser des noms plutôt que des références, nous avons commencépar sélectionner la plage A2 : B5. Nous avons ensuite ouvert l’ongletFormulesduRuban,puiscliquésurlacommandeDepuissélection.Nousavonsalorsaccepté lapropositionpardéfaut :Colonnedegauche.Nousavons finalement réintroduit la formule en B5 pour qu’elle utilisedésormaislesintitulésdesvaleurs,cequidonne:

=Ventes_2015+(Ventes_2015*Taux_de_croissance_2016)

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FIGURE8.1:Projectiondesventesavecunecolonnedetauxdecroissancepossiblespourunetablededonnéesàuneseulevariable.

FIGURE8.2:ProjectiondesventesunefoislatablededonnéesàunevariablecrééedanslaplageC8:C17.

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Commevouspouvez leconstater sur laFigure8.2,nousavons saisiunecolonne de taux de croissance possibles – et réalistes – allant de 1 %à 3,25%. Ces valeurs se trouvent dans la plage B8 : B17. Nous avonsprocédé comme suit pour créer la table de données à une variable de laFigure8.3.

1. CommencezparcopierenC7laformuleoriginaleentréeenB5.Pourcela,cliquezsurC7,tapezsurlatouche=,puiscliquezsurB5afind’obtenir=Projection_des_ventes_en_2016.Validezlaformule.

FIGURE8.3:Projectiondesventesavecunesériedecroissancesetdepourcentagesdedépensespossiblesservantàcréerunetablededonnéesavecdeuxvariables.

Cettecopiedelaformuledebaseestmaintenantl’en-têtedecolonnedelatablededonnées.Ellevaserviràinsérer,danslecalcul,lasériedetauxdéfiniedanslaplageB8:B17.

2. SélectionnezlaplageB7:C17.

Lasélectioncomprendàlafoislaformulequivientd’êtrecopiéeetl’ensembledestauxdecroissance.

3. ÀpartirduRuban,cliquezsuccessivementsurPrévisions,AnalysedescénariosetTablededonnées.

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ExcelouvrelaboîtededialogueTablededonnées.

4. CliquezdanslechampCelluled’entréeencolonne.CliquezensuitesurlacelluleB3,autrementditcellequicontientletauxdecroissanceannueldéfiniàl’origine.

Excelinsère,danslaboîtededialogue,l’adresseabsoluedecettecellule,soit$B.

5. CliquezsurOKpourlicencierlaboîtededialogue.

ExcelcréeaussitôtlatablededonnéesdelaplageC8:C17eninsérant,danschacunedesescellules,uneformulequiutiliselafonctionTABLE.Chaquecopiedecetteformulesesertdutauxdecroissancequisetrouvedanssacolonnedegauchepourévaluerunmontantdeventespossible.

6. SélectionnezlacelluleB5,puisouvrezl’ongletAccueil.DanslegroupePresse-papiers,cliquezsurl’outilReproduirelamiseenforme.SélectionnezensuitelaplageC7:C17.LamiseenformedelacelluleB5estappliquéeàlatotalitédecetteplage.

Decettemanière,toutenotretablededonnéesafficheralesestimationssousformedevaleurmonétaireeneuros.

Deuxpointsimportantsquevousdevezreteniràproposdecetexemple:

» SivousmodifiezundestauxdecroissancedelaplageB8:B17,Excelactualiseimmédiatementlavaleurcorrespondantedanslatablededonnées.Danslecasdetablesimportantes,ilestplutôtsouhaitablequecettemiseàjoursoiteffectuéeuniquementlorsquevousappuyezsurlatoucheF9(Calculermaintenant)ousurlacombinaisondetouchesMaj+F9(Calculerlafeuille).Pourcela,activezl’ongletFormules.DanslegroupeCalcul,choisissezlacommandeOptionsdecalcul;cochezalorslemodeAutomatique,saufdanslestablesdedonnées.

» SivoustentezdesupprimerunedesformulesTABLEdelaplageC8:C17,Excelvousenvoieunavertissementvousinformantqu’ilestimpossibledemodifierunepartied’unetablededonnées.Sivousvoulezvraimentsupprimeroueffacerquelquechose,vous

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devrezd’abordsélectionnerlatotalitédelatable,soitlaplageC8:C17dansnotreexemple.

CréerunetablededonnéesàdeuxvariablesCommentcréermaintenantune tablededonnéesàdeuxvariables?Toutsimplementenremplissantcettefoislesdeuxchampsdesaisiedelaboîtededialogue.Ilvousfautunecelluled’entréeenligne(lesvaleurspossiblessont placées dans des colonnes successives sur la première rangée de latable) et une cellule d’entrée en colonne (les valeurs possibles pour lasecondevariablesontsuperposéesdanslapremièrecolonnedelatable).Ilne vous manque plus que la formule à évaluer. Elle doit se trouver àl’intersectiondelaligned’en-têteetdelapremièrecolonneable.

LaFigure8.3illustrecetypedesituation.Danscettenouvelleversiondenotreévaluationdesventes,nousutiliseronsdeuxvariablespourcalculerlerésultatescomptéen2016.Ilyad’aborduntauxdecroissancequiestun pourcentage d’augmentation appliqué aux ventes de l’annéeprécédente ; cette valeur se trouve en B3 (la cellule nomméeTaux_de_crois-sance_2016). Jusque-là, riendeneuf.La secondevariableestunpourcentagedefraiscalculéàpartirdesventesdel’année2015.IlestenregistrédanslacelluleB4(appeléeiciDépenses).

LaformuleoriginaledelacelluleB5devientunpeupluscomplexe:

=Ventes_2013+(Ventes_2013*Taux_de_croissance_2014)

-(Ventes_2013*Dépenses_en_2014)

Pourdéfinir la tablededonnéesàdeuxvariables,nousavonsajoutéuneligne représentant un pourcentage de dépenses possibles dans la rangéeC7:F7.ElleestassociéeàunesériedetauxdecroissanceenB8:B17.Nous avons ensuite recopié la celluleProjection_des_ventes_en_2016deB5enB7.LaformuleenB7estdonc:

=Projection_des_ventes_en_2016

Quelquesétapesvontsuffireàcréer la tablededonnéesàdeuxvariablesprésentéeàlaFigure8.4:

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FIGURE8.4:ProjectiondesrésultatsunefoislatablededonnéesàdeuxvariablescrééedanslaplageC8:F17.

1. SélectionnezlaplageB7:F17.

Cetteplagecomprendlacopiedelaformuleoriginaleainsiquetouteslescellulescorrespondantauxpourcentagesdedépensesetauxtauxdecroissance.

2. CliquezdansleRubansurl’ongletDonnées,puissurleboutonAnalysedescénarioset,enfin,surTablededonnées.

ExcelouvrelaboîtededialogueTablededonnées;lepointd’insertionclignotedanslechampCelluled’entréeenligne.

3. CliquezsurlacelluleB4pourentrerl’adresseabsoluedelasource.L’expression$B$4apparaîtdanslechamp.

4. ActivezensuitelechampCelluled’entréeencolonne.CliquezcettefoissurlacelluleB3pouraffichersonadresseabsolue($B$3)danslaboîtededialogue.

5. CliquezsurOKpourlicencierlaboîtededialogueTablededonnées.

ExcelremplitlescellulesvidesdelatablededonnéesavecuneformuleTABLEquiutiliseB4commeentréedeligneB4et

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B3commeentréedecolonne.

6. CliquezsurlacelluleB7,puissurl’icôneReproduirelamiseenformedugroupePresse-papiersdel’ongletAccueil.FaitesglisserlecurseursurlaplagedecellulesC8:F17afindecopierleformatmonétaireversl’ensembledelatable.

Ilpeutarriverquelecontenudecertainescellulessoittroplongpours’afficherdansl’espacedisponible.Danscecas,Excelsignaleleproblèmeparunesuitedecaractèresdièse(#).SilaplageC8:C17esttoujourssélectionnée,l’étapequisuitcorrigelasituation.

7. DanslegroupeCellulesdel’ongletAccueil,cliquezsurlacommandeFormat.Choisissez,danslemenudéroulantquiapparaît,l’optionAjusterlalargeurdecolonne.

ChercherlacibleLorsquevousvousposezunequestiondustyleQuesepasserait-ilsi…?»,ilsepeuttrèsbienquevousayezentêteuncertainobjectif.Parexemple:Quel taux d’augmentation demon chiffre d’affaires dois-je atteindre ? »Ouencore :Si jeveuxgagner telle somme,queldoitêtre levolumedesventes ? ». C’est précisément pour répondre à ce genre d’interrogationqu’ExcelmetàvotredispositionunefonctionnalitébaptiséeValeurcible.

LacommandeValeurcible se trouvedans lemenuAnalysede scénarios(sous l’onglet Prévisions du Ruban). Pour l’utiliser, vous devezsélectionner lacellulequicontient la formuledevant retourner le résultatescompté(danslaboîtededialogueValeurcible,c’estlacelluleàdéfinir),puis indiquer la valeur à atteindre et, enfin, spécifier l’emplacement duparamètrequ’Exceldoitfairevarierpourrépondreàvossouhaits(danslechampCelluleàmodifierdelaboîtededialogue).

LesFigues8.5et8.6illustrentl’utilisationdelafonctionValeurcibledansune feuille contenant des projectionsdeventes pour l’année2016.Votrebut:déterminerlemontantdesventesnécessairespourquelesoldeaprèsachatsdesproduitset autresdépensesatteigne,pour lepremier trimestredel’année,unevaleurde300000€.

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FIGURE8.5:Utilisezlavaleurciblepourdéterminerlevolumedeventespermettantd’atteindreuncertainsoldenet.

FIGURE8.6:Lavaleurcibleestatteinte.

Pourdéterminerl’augmentationdesventesdontvousavezbesoinpourquelesoldenetsoitde300000€,commencezparsélectionnerlacelluleB7.

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C’estellequicontientlaformulemagiquequicalculelaprévisionpourlepremier trimestre 2016. Activez alors l’onglet Données, cliquez dans leRubansurleboutonAnalysedescénarios,puissurValeurcible.

Cette action ouvre la boîte de dialogue Valeur cible (reportez-vous à laFigure 8.5). Du fait que B7 est la cellule active, vous trouvez déjà saréférencedanslechampCelluleàdéfinir.ActivezensuitelechampValeurà atteindre ; saisissez votre objectif, soit 300 000. Activez à présent lechampCelluleàmodifieretcliquezsurlacelluleB3(cellequicontientlesventesdupremiertrimestre).Sonadresseabsolue($B$3)apparaîtdanslaboîtededialogue.LaFigure8.6montrecequisepasseaprèsavoircliquésur OK. Excel a recalculé la valeur du paramètre B3 jusqu’à ce que lesolde B7 atteigne le montant désiré. Vous pouvez constater qu’il vousfaudra passer de 50 000 à 412 500 € pour que la cellule B7 afficheles300000€attendus.

Si vous voulez conserver les nouvelles données fournies par la fonctionValeur cible, il vous suffit de cliquer sur le bouton OK de la boîte dedialogueÉtatdelarecherche.Pourrevenirauxanciennesvaleurs,cliquezsimplementsurAnnuler.

Sivousavezchoisidevaliderlecalcul,appuyezsurCtrl+Z(oucliquezsur leboutonAnnulerde labarred’outilsAccès rapide)pour revenir aupoint de départ. Et si vous changez à nouveau d’avis, vous n’avez qu’àappuyersurCtr+Y(ouàcliquersurleboutonRétablirdelamêmebarre).Le résultat de la valeur cible réapparaîtra instantanément. Une vraiebascule…

ExaminerdeshypothèsesavecleGestionnairedescénarios

LeGestionnaire de scénarios d’Excel permet de créer et de sauvegarderdesjeuxdevaleursproduisantdifférentsrésultatsdanslafeuilledecalcul.Vous donnerez un nom à ces scénarios (par exemple, Hypothèse haute,Hypothèse catastrophique ou Hypothèse la plus favorable). Comme lesscénarios sont enregistrés avec le classeur, vous pouvez utiliser leursvaleurspourjoueraujeudu«quoi-si».Ilsuffirad’ouvrirlegestionnaireetdedemanderàExceld’afficherlescénariovoulu.

Les scénarios en place, il est possible d’obtenir un état récapitulatifmontrant les paramètres associés à chaque hypothèse, de même que les

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résultatsqu’ilsproduisent.

DéfinirdesscénariosPourcréerunscénario,vousdevez identifier lesdiversescellulesdont lavaleur peut (ou doit) varier dans chaque hypothèse. Vous sélectionnezalorscescellulesavantdecliquersuccessivementsurl’ongletDonnéesduRuban,puissurleboutonAnalysedescénarioset,enfin,surGestionnairedescénarios.

LaFigure8.7montre la feuilledeprévisionsdesventespour2016aprèsque nous avons nommé les cellules d’hypothèses (G3, baptiséeCroissance_Ventes,G4, baptiséeCBVpour «Coût desBiensVendus » etG6, baptisée Dépenses) et ouvert la boîte de dialogue Gestionnaire descénarios

FIGURE8.7:AjoutdescénariosàlafeuillePrévisions.

Dans notre exemple, trois scénarios ont déjà été définis en cliquant àchaque fois sur le bouton Ajouter, en définissant un nom, puis enspécifiantlesvaleursquedoiventprendrenoscellules:» Hypothèselaplusfavorable:desventesquiaugmententde5%(Croissance_Ventes),uncoûtdesachats(CBV)de20%etdesfrais

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(Dépenses)quis’accroissentde25%.

» Hypothèsehaute:lesventesaugmententde8%(Croissance_Ventes),lecoûtdesachats(CBV)de18%etlesfrais(Dépenses)de20%.

» Hypothèselaplusdéfavorable:cettefois,lesventesaugmententde2%(Croissance_Ventes),lecoûtdesachats(CBV)de25%etlesfrais(Dépenses)de35%.

Pourcréerlepremierscénario,nousavonscliquésurleboutonAjouterdelaboîtededialogueGestionnairedescénarios.DanslafenêtreAjouterunscénario,nousavonssaisicommenomHypothèselaplusfavorable,puissélectionnélescellulesvariables,soitG3,G4etG6.

À ce stade,Excel affiche la boîte de dialogueValeurs de scénarios danslaquelle vous êtes censé fournir les paramètres souhaités dans les troischampsCroissance_Ventes,CBVetDépenses,àsavoir:» 0,05danslechampCroissance_Ventes;

» 0,20danslechampCBV;

» 0,25danslechampDépenses.

Aprèsquoi,ilneresteplusqu’àcliquersurOK.

Avantdecommenceràcréervosscénarios,donnez toujoursunnomauxcellulesvariables(sivousavezoubliécommentprocéder,reportez-vousauChapitre6).Decettemanière,ExcelafficheralenomdecescellulesàlaplacedeleuradressedanslaboîtededialogueValeursdescénarios,cequi,vousenconviendrez,esttoutdemêmeplusexplicite.

Lorsquevousavezvalidévosvariables, résistezà la tentationdecliquersurOK (Excel revient à la boîte dedialogueGestionnairede scénarios).NousavonsdenouveaucliquésurAjouterpourregagnerimmédiatementla fenêtre Gestionnaire de scénarios où nous comptons en définir deuxsupplémentaires.Envoicilesparamètres:

Deuxièmescénario:» HypothèsehautedanslechampNomduscénario;

» 0,08danslechampCroissance_Ventes;

» 0,18danslechampCBV;

» 0,20danslechampDépenses.

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Troisièmescénario:» HypothèselaplusdéfavorabledanslechampNomduscénario;

» 0,02danslechampCroissance_Ventes;

» 0,25danslechampCBV;

» 0,35danslechampDépenses.

NostroishypothèsesapparaissentdésormaisdanslalisteScénarios.

Pour demander à Excel de recalculer nos projections de ventes 2014 enfonction des différentes évaluations, il suffit de sélectionner le nom duscénariovoulu,puisdecliquersurleboutonAfficher.

Une fois vos scénarios définis, n’oubliez pas de sauvegarder le classeurdèsquevousavezrefermélaboîtededialogueGestionnairedescénarios.De cette manière, les scénarios seront enregistrés en même temps quevotre fichier.Vous lesaurezainsiàportéedemainchaquefoisquevousouvrirezleclasseur.Ilvoussuffirapourceladerappelerlegestionnaire,dechoisirunscénarioetdecliquersurAfficher.

ProduireunesynthèseUne fois tous vos scénarios définis, vous pouvez demander à Excel deproduireun rapportdesynthèse,commecelui représentéà laFigure8.8.Cet état affiche les valeurs variables et les valeurs résultantes nonseulementpourchaquescénarioassociéàlafeuille,maiségalementpourlecontenudescellulestelqu’ilseprésenteaumomentoùvousgénérezlasynthèse. Pour produire une synthèse, ouvrez la boîte de dialogueGestionnaire de scénarios (onglet Données du Ruban, puis Analyse descénarios, puis enfin Gestionnaire de scénarios). Cliquez alors sur leboutonSynthèse.

LaboîtededialogueSynthèsedescénariosvousoffrelechoixentredeuxmodes : Synthèse de scénarios (c’est la version statique) et Scénario durapport de tableau croisé dynamique. Comme nous reviendrons sur lestableaux croisés dans le prochain chapitre, c’est ici le premier choix quiretientnotreattention.

LaplagededonnéesàafficherdanslasynthèseestdéfiniedanslechampCellulesrésultantes.Silapropositionpardéfautd’Excelnevousconvient

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pas, sélectionnez la série de cellules qui devront apparaître dans lasynthèse.Dansnotreexemple,ils’agitdeladernièrelignedelatable,soitlaplageB7:F7(lessoldesdesquatretrimestres,plusletotalannuel).

FIGURE8.8:Lasynthèsedesscénariosmontrel’impactdeshypothèsessurlesprojectionsdeventespour2016.

AprèsavoircliquésurOK,Excelcréelerapportdesynthèseenprenantlesvaleurs changeantes de chaque scénario, plus celles qui se trouventactuellement dan les celules « souches ». Il affiche le tout dans unenouvelle feuille de calcul qu’il baptise Synthèse de scénarios. Lesparamètres apparaissent sous la légende Cellules variables. Les valeurscalculéessontdisposéessousl’intituléCellulesrésultantes.

Bien entendu, vous pouvez renommer la feuille de synthèse, la déplacerdansleclasseur,puisenregistrercelui-ci.

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L

Chapitre9Joueraveclestableauxcroisés

DANSCECHAPITRE:

» Comprendrelestableauxcroisés.

» Créeruntableaucroiséavecl’outilAnalyserapideetlacommandeSuggestionsdetableauxcroisésdynamiques.

» Créeruntableaucroisémanuellement.

» Formater.

» Trieretfiltrerlesdonnées.

» Modifierlastructureetladisposition.

» Créerungraphiquecroisé.

es tableauxcroisésdynamiques constituent une espèce particulière detableaux de synthèse, spécifiques à Microsoft Excel. Ils sontparticulièrementutilespoursynthétiserdesvaleursprisesdansuneliste

dedonnées(ouprovenantd’unebasededonnées),carilsfontleurstoursde magie sans que vous ayez à créer des formules pour effectuer cesopérations. Ilsvouspermettentaussid’examineretd’analyser facilementet rapidement les relations inhérentes à leurs sources de données (qu’ils’agissedesériesdevaleurstraitéesdirectementsousExcel,oudetablesluesdansdesbasesdedonnéesexternesgéréesà l’aided’unprogrammeautonome tel que Microsoft Access, ou de données de sources commeindowsAzureMarketPplace).

Grâce aux tableaux croisés, il est possible de disposer différemment lesdonnéestraitées,ycomprisaprèslesavoirgénérées.C’estd’ailleurscettecapacité à adapter à la volée l’agencement des données, en opérant unerotationsur lesen-têtesde lignesetdecolonnes,quiadonnéà l’origineleur nom aux tables pivot, ntre-tempsentretemps des tableaux croisésdynamiques. Si vous visualisezmieux les relations entre données quand

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ellessontprésentéesgraphiquement,Excelpermettoutaussibiendecréerdes graphiques croisés dynamiques à partir d’un des nombreuxmodèlesprisenchargeparExcel.

Analyserdesdonnéesgrâceauxtableauxcroisésdynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont extrêmement intéressants, car ilsvouspermettentdesynthétiserdesdonnéesenutilisantunebellevariétédefonctions(mêmesilatotalisationavecSOMMEestcellequirestelapluscourante). Lorsque vous définissez un tableau croisé dynamique (ce quenousallonsfairedanslaprochainesection),vousavezplusieursdécisionsà prendre : quelle sera la fonction de regroupement, quelles seront lescolonnes(ouleschamps)auxquellescettefonctions’appliqueraetquellesseront les colonnes (ou champs) avec lesquelles ces calculs seront(justement)croisés.

Lestableauxcroiséssontparfaitspourcroiser(ons’yattendait!)unesériede données avec une autre. Par exemple, vous pouvez créer un tableaucroiséàpartird’unetableprovenantd’unebasededonnéesEmployés,demanière à totaliser les salairesdesdifférentes catégoriesprofessionnellesparserviceousite.

Créeruntableaucroiséavecl’outilAnalyserapideL’outilAnalyserapidefaitde lacréationde tableauxcroisésdynamiquesun jeu d’enfant. Pour prévisualiser différents types de structures de cegenrequ’Excelcomposesurlabasedesdonnéesconsignéesdansunetableoudansuneliste,contentez-vousdesuivrelaprocéduredécriteci-après:

1. Sélectionnez,danslatableoudanslaliste,lesdonnéesàtraiter(enincluantlesen-têtesdecolonne).

2. Cliquezsurl’outilAnalyserapidequisemanifesteenbasàdroitedelazonesélectionnée.

Cefaisant,vousaccédezàlapalettecorrespondante,dontl’ongletMiseenformeestsélectionnépardéfaut.

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3. Activezl’ongletTableaux.

4. CommelemontrelaFigure9.1,ExcelouvrelevoletChampsdetableaucroisédynamique.

FIGURE9.1:Pourcréervotretableaucroisédynamique.

5. Cochezleschampsàincluredansletableau.

LaFigure9.2montrequeletableauseconstitueàmesuredeschampscochés.

Remarquezqueletableauaéchouédansunefeuillerienqu’àlui,qu’Excela placée devant toutes les autres feuilles du classeur courant (une seuledans notre exemple). Exploitez les commandes qu’il vous propose pourpersonnaliser votre tableau, comme vous invite à le faire la section« Mettre en forme un tableau croisé dynamique », plus loin dans cechapitre.

Ilarrivequ’Excelsoitincapabledeproposerdestableauxpourlesdonnéesquevousavezsélectionnées.Danscecas,unboutonTableaucroiséstérile(c’est-à-direneprovoquantl’affichaged’aucunesuggestion)s’affichejusteà droite du bouton Tableau de l’onglet Tableaux de la palette Analyserapide. Rien ne s’oppose, alors, à ce que vous agissiez manuellement,commevousl’expliquelasuitedecechapitre.

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FIGURE9.2:Lafeuilleajoutéeetsontableaucroisédynamique.

CréeruntableaucroiséaveclacommandeSuggestionsAutrefaçond’agirrapidementetefficacement:lacommandeSuggestionsdetableauxcroisésdynamiques.Voicicommentl’exploiter:

1. Sélectionnezunecelluledelaplagededonnéesàreprésenter.

Vouspouvezdésignern’importequellecellulesivosdonnéessontdisposéesenlignesetencolonnescontiguës.

2. ActivezleboutonTableauxcroisésdynamiquesdel’ongletInsertionduRuban.

Ils’agitduboutondontlelibelléestaupluriel,situéàdroitedeceluidontlelibelléestausingulier.

ExcelaffichelaboîtededialogueSuggestionsdetableauxcroisésdynamiques.Àgauche,plusieurstableauxvoussontproposésavec,àdroite,l’aperçudel’optionvalidéeenregard.

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3.Cliquezsurlasuggestionquivousintéresse,puiscliquezsurOK.

Dèsquevousvalidez,Excelcréeletableaucorrespondantdansunefeuilleàpart,qu’ilplacedevanttouteslesautres.Étantdonnéquecetableauestsélectionné, levoletChampsdetableaucroisédynamiquesurgitàdroite.Comme annoncé plus haut, il regroupe les outils demise en forme quenousdétailleronsplustard.

CréermanuellementSi les proposiExcel ne vous agréent conviennent pas, créez le tableaumanuellement.Nedit-onpasqu’onn’estjamaissibienserviqueparsoi-même ? Deux moyens d’agir : commencer par créer le tableau dont ladisposition se rapproche le plus de ce que vous recherchez ou partircarrémentdezéro,cequi,parfois,estpréférable.

Lancez-vous:ouvrezlafeuilledecalculcontenantlalistedesdonnéesàsynthétiser,sélectionnezunecellulequelconque,puiscliquezsurleboutondecommandeTableaucroisédynamiquesousl’ongletInsertionduRuban,commeàlaFigure9.3.

Suite à cette action,Excel dévoile la boîte de dialogueCréer un tableaucroisé dynamique et sélectionne l’intégralité des données (un traitclignotantentémoigne).Sinécessaire,vouspouvezajustercettesélectionen vous exprimant dans le champ Tableau/Plage de la rubriqueSélectionner un tableau ou une plage (Figure 9.4). Par défaut, Excelintroduit le nouveau tableau croisé dynamique dans une feuille distinctequ’ilajouteauclasseur.Sivouspréférez l’insérersur la feuillecourante,validezl’optionFeuilledecalculexistante.Danscecas,spécifiez,danslechampEmplacement, l’adressede lapremièrecelluledu tableau. (Évitezqueletableaun’écrasedesdonnées!)

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FIGURE9.3:Créezmanuellementuntableaucroisédynamique.

FIGURE9.4:Indiquez,danslaboîtededialogueCréeruntableaucroisédynamique,lesdonnéessourceetl’endroitoùvoussouhaitezqueletableauéchoue.

Si vos données proviennent d’une source externe créée avec ungestionnairedebasededonnéescommeAccess, cochez l’optionUtiliser

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une source de données externe, puis cliquez surChoisir la connexion etsélectionnezuneconnexiondanslafenêtreConnexionsexistantes.Sachezqu’Excel2016estcapabled’analyserdes infos issuesde tablesmultiplesmisesenrelation.

Unefoisquevousavezindiqué,danslaboîtededialogueCréeruntableaucroisé dynamique, les données source ainsi que l’emplacement du futurtableau, il ne vous reste plus qu’à indiquer les champs à inclure dans letableau.Excelconstituealorslastructureviergedutableauetaffiche,danslapartiedroitedel’interface,levoletChampsdetableaucroisédynamique(Figure9.5).

Chaqueentréeestprécédéed’unecaseàcochervide;c’estlaraisonpourlaquelle, à ce stade, le tableau est toujours vierge. En bas, quatre zonespermettentdefaireglisserdesnomsdechampssurlesélémentsproposés:filtres,lignes,colonnesetvaleurs.

Àcestade,etcommeexpliquéci-dessus,ilnevousrestequ’àdésignerleschampsquevousvoulezvoirfigurerdansletableau.Pourcefaire,ilsuffitdefaireglisserleursnomsversunedesquatrezonesdubas:» Filtres:cettezonecontientdeschampsquivouspermettentde

regrouperlesdonnéesdutableaucroiséenleurappliquantunfiltre.Supposonsparexemplequevousvouliezétudierl’évolutiondesventessurplusieursannées.EnfaisantglisserunchampAnnéesurlafenêtreFiltredurapport,vouspourrezafficherlesvaleursannéeparannéeoupourtoutelapériodereprésentéeparvotrelistededonnées.

» Colonnes:cettezonecontientleschampsquidéterminentladispositiondesdonnéesdanslescolonnesdutableaucroisé.

» Lignes:cettezonecontientleschampsquidéterminentladispositiondesdonnéesdansleslignesdutableaucroisé.

» Valeurs:cettezonecontientleschampsquidéterminentlesdonnéesreprésentéesdanslescellulesdutableau,autrementditcellesquisontsommées(pardéfaut)danssadernièrecolonne.

Dansnotreexemple,nouspourrionsdéciderdemettrelesfilialesenfiltres,lesvendeurset lesproduitsen lignes, lesrégionsencolonneset les troispremiersmois de l’année en valeurs.Nous obtiendrions ainsi un tableaupermettant de connaître les chiffres de vente par vendeur, ventilésverticalementpararticleethorizontalementparrégion(Figure9.6).

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FIGURE9.5:Lefuturtableauetlevoletdedroite.

FIGURE9.6:Letableautelqu’issudenoschoix.

» Listedeschamps:afficheoumasquelevoletListedechampsdutableaucroisédynamique,àdroitedelafenêtre.

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Dèsledébutdelaprocédure,unongletOutilsdetableaucroisédynamiquefaitsonapparitiondansleRuban; ilproposedeuxsous-onglets,baptisésrespectivement Analyse et Création, le sous-onglet Analyse étantsélectionné. Vous y trouverez une foule de commandes intéressantes,notammentdanslemenulocalduboutonAfficher:» Boutons+/-:afficheoumasquelesboutonsservantàétendre(+)

ouréduire(-)enregarddeschampsparticuliers(encolonnecommeenligne)etquiserventàmontreroucacherlestotauxdeceux-cidansletableau.

» En-têtesdechamp:afficheoumasquelesnomsdeschampsaffectésauxétiquettesdecolonnesoudelignesdansletableaucroisé.

Mettreenformeuntableaucroisédynamique

Formater un tableau croisé dynamique n’est pas plus compliqué queformaterdesdonnéesclassiques.Ilsuffitdecliquerdansunedescellulesdutableauafind’afficherl’ongletOutilsdetableaucroisédynamiquedansleRuban,puisd’activersonongletCréation.

Cetongletregroupetroisgroupesdecommandes:» Disposition:pourajouterdessous-totauxoudestotauxgénéraux

etpourmodifierl’agencementglobaldutableau.

» Optionsdestyledetableaucroisédynamique:pouraffinerl’aspectgrâceàlagaleriedestylesaffichéeàdroite.

» Stylesdetableaucroisédynamique:pourappliquerdesstylesautableauencliquantsurlavignettecorrespondante.

PersonnaliserlestyledutableaucroisédynamiqueProfitez de l’aperçu dynamique pour juger immédiatement de l’effet desdifférentes variantes : positionnez le pointeur de votre souris sur unevignettedelagaleriepourapprécierlerésultat.

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Unefoisquevousavezainsiappliquéunstyleprédéfini,vouspouvez lepersonnaliser grâce aux cases à cocher du groupe Options de style detableau croisé dynamique. Vous pouvez, par exemple, pour ajouter ducontraste,introduiredeslignesàbandespourséparerparuntraitleslignesd’un tableau qui n’emploie pas les couleurs alternées (le but étant bienentendud’enaméliorerlalisibilité).C’estsimple:ilvoussuffitdecliquersurl’optioncorrespondante.L’optiondudessousvouspermetd’appliquerle même traitement aux colonnes. Si le résultat n’est pas satisfaisant,contentez-vousdedécocherlacase.

Formaterlesvaleursd’untableaucroisédynamiquePour appliquer aux totaux de votre tableau croisé dynamique un formatnumériqueparticulier,procédezcommesuit:

1. Cliquez,dansletableau,surlacellulequicontientlesmots«Sommede»,suivisdunomduchampdontlesvaleurssonttotalisées(dansnotreexemple,«SommedeJanvier»).CliquezensuitesurleboutonChampactifdel’ongletAnalysesousOutilsdetableaucroisédynamiqueetchoisissezParamètresdechamps.

ExcelouvrelaboîtededialogueParamètresdeschampsdevaleurs.

2. Cliquez,enbasàgauche,surFormatdenombre.

L’ongletNombredelaboîtededialogueFormatdecellules’affiche.

3. DanslalisteCatégorie,choisissezleformatnumériquequevousvoulezappliqueràvostotaux.

4. Sivouslesouhaitez,modifiezlesoptionsduformatsélectionné(nombrededécimales,symbolemonétaire,moded’affichagedesvaleursnégatives,etc.)danslapartiedroitedelafenêtre.

5. CliquezunepremièrefoissurOKpourregagnerlaboîtededialogueprécédente;cliquezunesecondefoispourregagnerletableau.

Trieretfiltrerlesdonnéesdutableau

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croisédynamiqueLorsque vous créez un nouveau tableau croisé dynamique, Excel ajouteautomatiquementdes flèchesdans lescellulescorrespondantauxchampsdu filtre et des étiquettes (colonnes et lignes). Ces boutons de filtragepermettent de restreindre l’étendue des entrées en retirant certainesdonnées,ouencoredetrierlesélémentsenligneet/ouencolonne.

SivousavezajoutéautableauplusieurschampsdanslescasesÉtiquettes,Excelajouteégalementdesboutonsderéduction(-)quiserventàmasquertemporairement le sous-total correspondant à un champ secondaireparticulier. Lorsque vous avez ainsi réduit des informations, le boutondevient un + (expansion) sur lequel il suffit de cliquer pour afficher denouveaulessous-totaux.

FiltrerlerapportLes boutons les plus importants dans un tableau croisé dynamique sontprobablementceuxquisontajoutésau(x)champ(s)Filtresdurapport.Enchoisissantunedesoptionsattachéesàl’undecesboutonsdefiltrage,seullejeudedonnéesvérifiantcecritèreapparaîtradansletableau.

Notre exemple utilise comme filtre du rapport le champ Filiales. Nouspouvons donc facilement distinguer les chiffres d’affaires par filiale.Voyonscomment.Cliquezsurleboutondefiltragedanslacellulequisuitl’intituléFiliales.Danslalistequiapparaît,sélectionnezlafilialequivousintéresse, puis cliquez sur OK pour n’afficher les résultats que de cettecelluleparticulière.

Lorsque vous appliquez ce filtre, Excel affiche la valeur choisie dans lechampFiliale.Ilremplaceégalementlaflècheparunsymboled’entonnoirafin de vous rappeler que seules certaines des données source sontactuellementaffichéesdansletableau.

Pour revenir à l’ensemble des données, sélectionnez à nouveau l’option(Tous)duchampFiltreetvalidezparOK.

Filtrerdeslignesetdescolonnes

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Lesboutonsdefiltrageassociésauxétiquettesdescolonnesetdeslignesvous permettent d’appliquer des filtres à des groupes particuliers, voire,parfois,àdesentréesindividuellesdesdonnéessource.

Pour filtrer lesélémentsprésentsdans les lignesou lescolonnes,cliquezsur l’étiquette concernée, puis, dans le menu local, décochez l’optionSélectionner tout pour désactiver toutes les coches de cette rubrique. Ilvoussuffiraensuitedecocherlaoulesentrée(s)dontvousvoulezvoirlesdonnées.

Commeprécédemment,Excelremplaceleboutonfléchédelacolonneoude la ligne que vous venez de filtrer par une icône d’entonnoir. Il vousprévient ainsique seulescertainesvaleurs sont affichéesdans le tableau.Pourreveniràlasituationd’ensemble,cliquezànouveausurleboutondefiltrage,puissurl’option(Sélectionnertout)etconfirmez.

La Figure 9.7montre notre tableau croisé dynamique une fois filtrés lechampFiliales(demanièreàn’afficherquelesinformationsrelativesàlafilialeC), le champen ligneProduit (pour nemontrer que les ventes deconfiture) ainsi que le champ en colonneRégion (pour ne traiter que larégionAlsace).

FiltreravecdessegmentsLessegments(slicers)sontdesoutilsquipermettentdefiltrerlestableauxcroisés dynamiques. Faciles à créer et à exploiter, ils sont capablesd’effectuerunfiltragesurplusieurschamps(voiredeleslieràdeschampsd’autrestableauxcroisésdynamiquesprésentsdansleclasseur).

L’ajoutdesegmentsdans le tableaucroisédynamiques’effectueendeuxtemps:

1. Sélectionnezunecelluledutableaucroisédynamique,puis,danslegroupeFiltrerdusous-ongletAnalysedel’ongletOutilsdetableaucroisédynamique,cliquezsurInsérerunsegment.

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FIGURE9.7:Letableaucroisédynamiqueaprèsunfiltrageopérésurtroischamps.

ExcelouvrelaboîtededialogueInsérerdessegments,quiregroupelenomdetousleschampsdutableau.

2. Cocheztousleschampsquevousvoulezutiliserpourlefiltrageetpourlesquelsvousdésirezappliquerunsegment;confirmezparOK.

Excelintroduitlessegmentssouslaformed’objetsgraphiques(voyez,àcepropos,leChapitre10),àraisond’unsegmentparchampsélectionné.

Une fois les segments créés, utilisez-les pour filtrer les données ensélectionnant simplement les critères qu’ils proposent. (Notez qu’enmaintenant enfoncée la toucheMaj, vous pourrez sélectionner plusieurscritèrescontiguset,grâceàlatoucheCtrl,plusieurscritèresnoncontigus.)Unefoislasélectiondescritèresréalisée,letableaucroiséenarrière-planréagitimmédiatement.

LaFigure9.8nouspermet,parexemple,delimiterl’affichageàl’activitédelafilialeCdanslarégionAlsacepourlesventesdeconfitureréaliséesparlevendeurMarcel.

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Commelessegmentssontdesobjetsgraphiques,vouspouvezlesdéplacer,les redimensionner et même les supprimer. Pour supprimer un segmentd’un tableau croisé dynamique, cliquez dessus pour le sélectionner, puisenfoncezlatoucheSuppr.

FIGURE9.8:Letableaucroisédynamiqueinterrogégrâceàunsegment.

FiltreravecdeschronologiesLeschronologiess’apparententàdessegments:ellesfonctionnenteneffetselon le même principe, à cette différence près qu’elles concernentuniquementdeschampsdateetpermettentdefiltrerlesdonnéesdutableauquinesesituentpasàunepériodedonnée.

Dans la pratique : sélectionnez une cellule du tableau (qui doit, pour lacirconstance,comporterdeschampsdate),puis,danslegroupeFiltrerdusous-onglet Analyse de l’onglet Outils de tableau croisé dynamique,cliquezsur Insérerunechronologie.Cetteactionprovoque l’affichagedelaboîtededialogueInsérerunechronologie,quirépertorietousleschampsdate susceptibles d’être utilisés par la fonction. Cochez celui qui vousintéresse,puiscliquezsurOK.

PourobtenirlaFigure9.9,nousavonssélectionnélechampDatelivraison.Excelnousaalorsproposéunefenêtredechronologieflottantereprenant,

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par défaut, les mois de l’année (le menu en haut à droite sous le traitproposantd’autreschoix)etunebarredeprogressiontraduisantlapériodesélectionnée.

Notez que, dès que vous créez une chronologie, un onglet Outilschronologie s’implantedans leRuban ; sonuniquesous-onglet,Options,regroupe,bienentendu,différentesoptionsdemiseenforme.

FIGURE9.9:Untableaucroisédynamiquefiltrégrâceàunechronologie.

TrierletableaucroisédynamiqueLe contenu d’un tableau croisé dynamique peut être réorganiséinstantanémenten le triant selonuneouplusieurscolonneset/ou lignes.Pourmodifierl’ordredeprésentationdesdonnées,cliquezsurleboutondefiltragecorrespondantauchampàtrier;choisissez,enhautdelaliste,lemodedetrisouhaité,croissantoudécroissant.

Selon le cas, l’option Trier de A à Z classera les données dans l’ordrealphabétique ascendant s’il s’agit de noms, de la plus petite à la plusgrande valeur s’il s’agit de nombres, ou encore de la plus ancienne à laplusrécentedanslecasdedates.

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L’option Trier de Z à A inverse le classement (ordre alphabétiquedescendant,delaplusgrandeàlapluspetitevaleuroudeladatelaplusrécenteàlaplusancienne).

ModifieruntableaucroisédynamiqueLes tableaux croisés sont bien plus dynamiques que les tableaux dedonnées classiques, car ils sont très simples à manipuler et à éditer.Changerleschampsquevousvoulezregrouperoutotaliserestaussifacileàfairequedelesajouterlorsdelacréationdutableau.Desurcroît,vouspouvezinstantanémentrestructurer le tableaucroiséenfaisantglisserseschamps actuels vers un autre emplacement. Si on ajoute à cela lapossibilitédesélectionnerunenouvellefonctiondecalculstatistique,vousaurez une bonne idée de ce qu’est un tableau de données réellementdynamique!

ModifierleschampsdutableaucroisédynamiquePourmodifierleschampsutilisésdansuntableaucroisé,vousdeveztoutd’abordenafficherlaliste(siellenel’estpas):

1. Cliquezdansn’importequellecelluledutableau.

ExcelajouteauRubanl’ongletOutilsdetableaucroisédynamiqueetsesdeuxongletscontextuels,AnalyseetCréation.

2. Activezl’ongletAnalyseafind’endévelopperlecontenu.

3. CliquezsurleboutonAfficher,puissurListedeschamps.

ExcelouvrelevoletChampsdechampsdetableaucroisédynamique,danslequelilrecenseleschampsactuellementutilisésainsiqueleszonesauxquellesilssontaffectés.

Procédezàprésentauxmodificationssouhaitées:» Poursupprimerunchamp,faitesglissersonnomendehorsdesazonededépôt(Filtres,Lignes,ColonnesetValeurs),c’est-à-diresurlafeuilleousurlalistedeschamps.Relâchezleboutondelasourislorsquelepointeursedoted’unecroix.Vouspouvezaussi

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désactiverlacasecorrespondantedanslalisteChoisissezleschampsàincluredanslerapport.

» Pourdéplacerunchampexistantàl’intérieurdutableau,faitesglissersonnomd’unezonededépôtversuneautre.

» Pourajouterunchampautableau,faitesglissersonnomdepuislalisteChoisissezleschampsàincluredanslerapportverslazonededépôtsouhaitée(Filtres,Lignes,ColonnesouValeurs).Casparticulier:sivousdésirezinsérerlechampdanslazoneLignes,ilsuffitdecochersacasedanslalisteduhaut.

FairepivoterleschampsSilestableauxcroiséss’appelaientautrefois«tablespivot»,cen’estpaspour rien.Vouspouvez, en effet, restructurer votre tableau enpermutantleslignesetlescolonnes.

Supposons,dansnotreexemple,quenoussouhaitionsintervertirRégionetProduitpourprésenterlespremièresenligneetlessecondsencolonne.Lamarche à suivre : depuis le volet Champs de tableau croisé dynamique,faitesglisser le champRégionde la zoneColonnesvers la zoneLignes,puis répétez l’opération avec le champ Produit depuis Lignes versColonnes. Et le tour est joué ! Excel traite automatiquement le tableaupourenrefléterlanouvelleorganisation.

Plutôtquedetransiterparlevoletdedroite,vouspouvezagirdirectementdansletableauproprementdit.Unprérequistoutefois:avantd’agir,vousdevez mener l’action suivante : activez l’onglet Analyse sous Outils detableaucroisédynamique,cliquezsur lepremierbouton, soitOptionsdutableau croisé dynamique, puis choisissez Options dans le menu local ;dans la fenêtre Options du tableau croisé dynamique, commencez paractiver l’onglet Affichage, puis cochez Disposition classique du tableaucroisédynamique(glisserdechampsdanslagrille);terminezparOK.

ModifierlafonctiondecalculdutableaucroisédynamiquePardéfaut,ExcelutiliselabonnevieillefonctionSOMMEpourcréerlessous-totauxetlestotauxgénérauxdesvaleursnumériquestraitéesdansle

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tableau.

Cependant, certains tableaux croisés nécessitent le recours à une autreopération de calcul (moyenne, dénombrement…). Pour changer defonction, opérez un clic-droit sur l’en-tête Somme de [champ] àl’intersection, dans le tableau, de la première colonnede champet de lapremière ligne de champ. Dans le menu déroulant qui s’affiche suite àcetteaction,choisissezParamètresdeschampsdevaleurs(Figure9.10).

FIGURE9.10:LaboîtededialogueParamètresdeschampsdevaleurs.

Vous voilà en mesure de choisir un type de calcul dans la liste desfonctionsdesynthèse:» Nombre:dénombrelaquantitéd’enregistrementspourune

catégorieparticulière(notezqu’ils’agitdelafonctionpardéfautsivousutilisezdeschampsdetextecommecontenupourvotretableaucroisé).

» Moyenne:calculelamoyennearithmétiquedesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

» Max:calculelaplusgrandedesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

» Min:calculelapluspetitedesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

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» Produit:calculeleproduitdesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.Touteslesentréesnonnumériquessontignorées.

» Chiffres:affichelenombredevaleursnumériquespourlacatégorieetlefiltrecourants.Touteslesentréesnonnumériquessontignorées.

» Ecartype:afficheladéviationstandarddesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

» Ecartypep:afficheladéviationstandardpourlapopulationcorrespondantauxchampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

» Var:affichelavariancedesvaleursdeschampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

» Varp:affichelavariancepourlapopulationcorrespondantauxchampspourlacatégorieetlefiltrecourants.

Une fois la nouvelle fonction sélectionnée, cliquez sur OK. Excell’appliqueinstantanémentauxdonnéesdescellulesdutableau.

CréerdesgraphiquescroisésdynamiquesLe tableau croisé en place, vous pouvez créer le diagramme qui luicorrespondafindevisualisergraphiquementvosdonnées.C’estfacile:

1. Sousl’ongletOutilsdetableaucroisédynamique,cliquezsurAnalyse,puissurOutils,etenfinsurGraphiquecroisédynamique.

Souvenez-vousquel’ongletOutilsdetableaucroisédynamiquepossèdedeuxsous-onglets:AnalyseetCréation,quisemanifestentspontanémentdèsquevouscliquezdansunedescellulesdutableau.

2. DanslaboîtededialogueInsérerungraphique,cliquezsurlavignettecorrespondantautypedegraphiqueàcréer;confirmezparOK.

Dèsvalidation,Excel introduitdeuxobjets sur lamêmefeuillequecelleoùsetrouveletableau:» Ungraphiquecroisédynamiquedutypequevousvenezde

sélectionner.Cegraphiqueincorporépeutfacilementêtredéplacé

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ouredimensionnéàl’aidedesespoignées(reportez-vousauChapitre10poursavoircommentprocéder).

» UnongletcontextuelOutilsdegraphiquecroisédynamiquequiproposetroissous-volets:Analyse,CréationetFormat,quivouspermettent,àdiverstitres,depersonnaliservotregraphique.

DéplacerungraphiquecroiséverssaproprefeuillePar défaut, Excel introduit les nouveaux graphiques croisés dynamiquesdans lamême feuille que leur tableau source. Cependant, il est souventplusfaciledepersonnaliseretdemodifierungraphiquelorsqu’ilsetrouvesursaproprefeuille:

1. SousOutilsdegraphiquecroisédynamique,cliquezsurCréation.

Sivousnevoyezpascetonglet,c’estquelegraphiquen’estpassélectionné;sélectionnez-leencliquantdessus.

2. CliquezsurDéplacerlegraphiquedanslegroupeEmplacement.

ExcelouvrelaboîtededialogueDéplacerlegraphique.

3. CliquezsurNouvellefeuille.

4. (Facultatif)Renommezlafeuillededestinationenentrantunintituléplusexplicitequelenomgénérique(Graphique1).

5. CliquezsurOK.

La Figure 9.11montre un histogramme groupé déplacé vers une feuilleindépendante.

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FIGURE9.11:Ungraphiqueàcolonnesaprèsmigrationverssaproprefeuille.

FiltrerungraphiquecroisédynamiqueLorsquelesdonnéesd’untableaucroisédynamiquesontreprésentéessousla forme d’un diagramme classique (histogramme, barres, lignes…)reposantsurunaxex(abscisses)etunaxey(ordonnées),lesétiquettesdeslignes du tableau, ou catégories, se trouvent en bas du graphe. Lesétiquettesdecolonnesdutableaudeviennentlessériesdedonnéesquisonttranscritesdans la légende.Lesvaleursproprementditesdu tableau sontreprésentées le long de l’axe vertical y, à gauche (il s’agit dans notreexempledesproduits).

LeslistesFiltresdéroulantesdugraphiquepermettentdechoisirlanaturedes données que vous voulez y représenter. Tout se passe exactementcommepourlestableauxdumêmetype.Désactivezl’option(Sélectionnertout),puiscochezleschampsàreprésentergraphiquement:» ChampsAxe(catégories)pourfiltrerlescatégoriesreprésentéesle

longdel’axedesabscisses.

» ChampsLégende(série)pourfiltrerlessériesdedonnéesmontréesdanslesbarres(ousurleslignes)quiformentlecorpsdugraphiqueetsontrépertoriéesdanslalégende.

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» Filtredurapportpourfiltrerlalistedesvaleurstraitéesdanslegraphique(cellesquidéterminentl’échelledel’axedesordonnées).

» Valeurspourfiltrerlesvaleursreprésentéesdanslegraphe.

FormaterungraphiquecroisédynamiqueLes boutons de commandes des onglets Création et Format (regroupésdanslacatégorieOutilsdegraphiquecroisédynamique)facilitentlamiseen forme et la personnalisation des graphes. Utilisez le premier poursélectionner un nouveau style, voire un nouveau type de graphique.Exploitez le second pour formater individuellement les éléments dugraphe).

Pourplusd’informationssurlesboutonsdecommandesproposésparcesonglets,reportez-vousauChapitre10consacréauxgraphiquesclassiques.Lemenucontextuelquis’affichesuiteàunclic-droitsurlegraphiquevousproposelemêmetypedecommandesetautoriselemêmetyped’actions.

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C

Chapitre10L’artsubtildesgraphiques

DANSCECHAPITRE:

» Créerdesgraphiquesbienprésentésenquelquesclics.

» Personnaliserungraphiqueàl’aidedesoutilsd’Excel2016.

» Représenterlesdonnéesvisuellementpardesgraphiquessparklines.

» Ajouterunezonedetexteetdesflèchesàungraphique.

» Insérerunclipartdansunefeuilledecalcul.

» AjouterdesobjetsWordArtetSmartArtàunefeuilledecalcul.

» Imprimerungraphiquesansimprimerlerestantdelafeuilledecalcul.

omme le disait Confucius, « une image vautmillemots » (ou, dansnotrecas,millechiffres).Dansun tableur, lesgraphiquesaugmententnon seulement l’intérêt pour des chiffres dont la lecture serait

autrement fort ennuyeuse, mais ils mettent aussi en évidence desanomaliesquipasseraientinaperçuessil’onneregardaitquedessériesdevaleurs.LacréationdegraphiquesestsifaciledansExcel2016quevouspourrez aisément en essayer plusieurs et choisir celui qui illustre le plusefficacement vos données (en d’autres termes, l’image qui raconte lemieuxvotrehistoiresingulière).

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Créerdesgraphiquesd’aspectprofessionnel

Quelquesmotsencoresurlesgraphiquesavantdedécouvrircommentlesréaliser dans Excel. Vous vous rappelez les efforts méritoires de votreprofesseurdemathématiquespourvousapprendreàtracerdesgraphesentraçantdesvaleurssurlesaxesxetyd’unefeuilledepapiermillimétré?Évidemment,vousaviezl’espritailleursàcemoment-là.Detoutefaçon,vous vous demandiez bien en quoi ces graphiques pourraient vous êtreutilesplustard,dansvotrevieprofessionnelle.

Ehbien,nousyvoilà!Ilestvraiqu’Excelautomatiselaquasi-totalitéduprocessus de création des graphiques. Mais vous ne pouvez pas vousdispenser de savoir ce qui différencie un axe x d’un axe y, ne serait-cequ’aucasoùExceln’orienteraitpas legraphiquecommeprévu.Afinderafraîchir votremémoire et de faire plaisir à votre vieux prof demaths,sachezquel’axexesthorizontaletusuellementsituéenbasdugraphique,alorsquel’axeyestverticaletordinairementsituéàgauchedugraphique.

Dans la plupart des graphiques basés sur ces deux axes,Excel place lescatégories le long de l’axe, en bas du tracé, et leurs valeurs relatives lelongdel’axeyàgauche.L’axexestparfoisappeléaxedetemps,carilestsouventutilisépourindiquerdesduréescommelesmois,lestrimestres,lesannées,etc.

Encoreunpoint ànepasoublier : lesvaleursde la feuillede calculquisont représentées dans un graphique sont liées à celui-ci de façondynamique. Autrement dit, toute modification apportée à une de cesvaleursseraimmédiatementrépercutéedanslegraphique.

Excel fournit beaucoup de fonctionnalités pour créer rapidement etfacilement vos graphiques. Mais, dans tous les cas, la règle d’or est lasuivante : commencez systématiquement par indiquer au programme lesdonnéesàreprésentergraphiquementensélectionnantunedescellulesdela feuille à traiter. Si vous souhaitez limiter la représentation à quelquesvaleurs de cette feuille, sélectionnez d’abord ces valeurs ainsi que leursintitulés.

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Agiravecl’outilGraphiquesrecommandésPersonnellement, c’est la fonction Graphiques recommandésd’Excel 2016 que nous privilégions pour tracer nos graphes. Vous latrouverez dans l’onglet Insertion duRuban. Lorsque vous l’invoquez, leprogramme vous ouvre la boîte de dialogue Insérer un graphique,représentée à la Figure 10.1 ; c’est, par défaut, son onglet Graphiquesrecommandés qui est sélectionné. N’hésitez pas à tester différentsgraphiques en cliquant sur leur type dans le volet gauche de la fenêtre.Quandvousaveztrouvéceluiquivousconvient, ilvoussuffitdecliquersurOK pour créer un graphe et l’incorporer à la feuille de calcul sous-jacente.

FIGURE10.1:L’ongletGraphiquesrecommandésdelafenêtreInsérerungraphique.

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AgirdepuisleRubanÀdroiteduboutonGraphiquesrecommandéssetrouveuneséried’icônesregroupées sous la mention Graphiques. Toutes sont équipées d’undérouleur demenu local grâce auquel vous aurez accès à une flopée detypesdegraphes:» Insérerunhistogrammeougraphiqueàbarrespermetde

prévisualiserdesgraphiques2Dou3Dàcolonnesverticales,maisaussideprévisualiserdesgraphiques2Dou3Dàcolonneshorizontales.

» Insérerungraphiquehiérarchiquepourcomparerdesensemblesoubienreprésenterdescolonneshiérachisées.

» InsérerungraphiqueCascadeouboursierpermetdeprévisualiserdesgraphiquesboursiersen2Detencascade.

» Insérerungraphiqueencourbesouenairespermetdeprévisualiserdesgraphiques2Dou3Dencourbes.Permetégalementdeprévisualiserdesgraphiques2Dou3Denaires.

» Insérerungraphiquestatistiqueafind’afficheruneanalysestatistiquedevosdonnées.

» Insérerungraphiquecombinépermetdeprévisualiserdesgraphiques2Dcolonnegroupée–ligneetaireempilée–colonnegroupée.

» Insérerungraphiqueensecteursouenanneauxpermetdeprévisualiserdesgraphiques2Det3Densecteursetdesgraphiques2Denanneaux.

» Insérerungraphiqueennuagesdepoints(X,Y)ouenbullespermetdeprévisualiserdesgraphiques2Dennuagesdepointsouenbulles.

» Insérerungraphiqueensurfaceouenradarpourunereprésentation2Dou3Ddevosdonnées.

Silaprévisualisationvousconvient,ilvoussuffitdecliquersurl’icônedumenulocalpourtracerlegrapheetl’incorporeràlafeuilledecalculsituéeenarrière-plan.

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Si vous hésitez quant au modèle de graphe capable de représenter aumieux vos données, ne passez pas votre temps à prévisualiser tous cesmodèles;agissezplutôtdepuisl’ongletTouslesgraphiquesdelafenêtreInsérerungraphique(Figure10.2)quivouspermetdetestertoutessortesde modèles de graphes. Vous accéderez à cette fenêtre via le boutonAffichertouslesgraphiques,quioccupel’angleinférieurdroitdugroupeGraphiquesdel’ongletInsertionduRuban.

FIGURE10.2:L’ongletTouslesgraphiquesautoriseunefouledeprévisualisations.

Agiravecl’outilAnalyserapideImaginons(scénariodéjàévoquéplushaut)quevoussouhaitiezlimiterlareprésentationgraphiqueàunesélectiondedonnéesplutôtqu’àunefeuilleentière. Pensez alors à exploiter l’outil Analyse rapide en lemanipulantcommesuit:

1. CliquezsurleboutonAnalyserapide(quis’afficheenbasàdroitedevotresélection).

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Ceclicvousdonneaccèsàlapalettecorrespondanteoùl’ongletMiseenformeestsélectionnépardéfaut.

2. Activezl’ongletGraphiques.

Excelpropose,danslebasdelapalette,uneséried’optionsqui,toutes,vouspermettentdevisualiservosdonnéesavecunmodèleprécisdegraphe.LeboutonAutresgraphiques,poursapart,ouvrelafenêtreInsérerungraphiqueetsonongletGraphiquesrecommandésquenousavonsdéjàcommentéplushaut.

3. Testezlesdifférentsmodèlesdisponiblesencliquantsurleuricônedepuislapartieinférieuredelapalette.

Lareprésentationgraphiquedesdonnéesvousestalorsinstantanémentproposéedansunezoneau-dessusdelapaletteAnalyserapideetellelerestetantquevousmaintenezvotrepointeursurl’icônedumodèledegraphe.

4. Dèsquevousaveztrouvélemodèlequivousintéresse,cliquezsursonicônepourtracerlegraphique.

Excel2016s’exécute,traçantlegrapheetl’incorporantàlafeuillededonnées.Cegrapheestactivé;vouspouvezdonc,sansautremanipulationpréalable,commenceràledéplaceret/ouàlemodifier.

FIGURE10.3:Prévisualisationdesventesdelazone1engraphiqueàsecteurs.

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La Figure 10.3 montre la prévisualisation d’une série de données ; laFigure10.4montrelegrapheaprèsvalidation.

Dèsqu’ungraphiqueestcréé,ilestautomatiquementactifetsélectionné.Pour le positionner à un autre endroit que celui où il s’est implanté pardéfaut,contentez-vousdecliquer-glisser.Parailleurs,notezquelesvaleursreprésentées restent sélectionnées dans la feuille de calcul, les têtes decolonnesétantentouréesd’untraitrouge,leslibellésdeslignes,enmauveetlesvaleursproprementdites,enbleu.Notezencorequ’unongletOutilsde graphique a fait son apparition dans leRuban ; il regroupe lui-mêmedeuxonglets,baptisésrespectivementCréationetFormat.

FIGURE10.4:Legraphiqueobtenuaprèsavoircliquésurlemodèle.

TracerungraphiquesurunefeuilleindépendanteSi vous désirez qu’un graphique s’affiche sur une feuille indépendanteplutôtquede flotterpar-dessuscelleoù figurent lesdonnées,cliquezsurunedesdonnées à représenter (ouopérezune sélection sivous entendezrestreindrelareprésentationàuneplagedonnéedecellules),puisenfoncezlatoucheF11.

Excelgénèrealorsungraphiquedansune feuillegraphiquequ’ilbaptiseGraphique1etqu’ilplaceavantlesautresfeuillesduclasseur,enpremière

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position(Figure10.5).Cegraphique indépendantsemanipuleexactementcommeungraphiqueincorporé.

FIGURE10.5:Ungraphiqueindépendantquiapparaîtsurunefeuillerienqu’àlui,placéedevantlesautresongletsduclasseur.

DéplaceretredimensionnerungraphiqueincorporédansunefeuilleUngraphiquequivienttoutjusted’êtrecréépeutfacilementêtredéplacéou redimensionné puisqu’il est sélectionné. (Vous pouvez savoir si unobjet – diagramme ou autre – est sélectionné grâce au cadre doté depoignées (des carrés aux coins et au milieu des côtés de l’objet) quil’entoure.)

Deplus,quandungraphiqueestsélectionné,troisoutilssemanifestentsursadroite:» Élémentsdugraphique(signe+)pourmodifierlesélémentsdu

graphe,commeletitre,lalégende,lequadrillageouleslignesdetendance.

» Stylesdegraphique(pinceau)pourmodifierleformatageetlethèmecouleur.

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» Filtresdugraphique(entonnoir)pourmodifierlesvaleursreprésentéesouleurslibellésenabscisseouenordonnée.

Lorsqu’un graphique incorporé est actif, vous pouvez facilement ledéplacerouleredimensionner:» Pourdéplacerlegraphique,placezlepointeurdelasourisquelque

partau-dessusdufond(làoùapparaîtunecroix)etfaitesglisserl’objetversunnouvelemplacement.

» Pourredimensionnerlegraphique(parexempleparcequ’ilsembledéformé),placezlepointeurdelasourisau-dessusd’unedesespoignées(ildoitalorsafficheruneflècheàdeuxtêtes).Cliquezetfaitesglisserafind’agrandirouderétrécirlegraphique.Lerésultatdépendbiensûrdelapoignéeactiveetdusensdevotremouvement.

Quand le graphe occupe la taille et la position qui vous conviennent,désélectionnez-leencliquantdansn’importequellecelluledelafeuilleendehorsdelazonedugraphe.SespoignéesdisparaissentainsiquelesoutilscorrespondantsduRuban.

Pour sélectionner de nouveau le graphe, cliquez dessus. L’ongletcontextuelOutilsdegraphiqueettoutessesoptionsrefontleurapparition.

Déplacerungraphiqueincorporéversunefeuillerienqu’àluiPardéfaut,Excelincorporeunnouveaugraphiquesurlamêmefeuillequelesdonnéesreprésentées(àmoinsd’appuyersurlatoucheF11).Maisilestsouventplusfaciledetravailleravecungraphiqueautonome,c’est-à-direplacédanssaproprefeuille.Voyonscommentobtenircerésultat:

1. Sélectionnezlegraphique,puiscliquezsurleboutonDéplacerlegraphiquedel’ongletCréationsousOutilsdegraphique.

LaboîtededialogueDéplacerlegraphiqueapparaît.

2. Validezl’optionNouvellefeuille.

3. (Facultatif)DanslechampNouvellefeuille,remplacezlenomgénérique(Graphique)parunintituléplusévocateur.

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4. CliquezsurOKpourrefermerlaboîtededialogueetafficherlegraphiquedanssaproprefeuille.

Après avoir personnaliséungraphiqueplacédansune feuille spécifique,vous pouvez décider de le renvoyer vers la série de données qu’ilreprésente. Dans ce cas, cliquez de nouveau sur le bouton Déplacer legraphique. Activez cette fois l’option Objet dans. Sélectionnez alors lenomdelafeuillededestinationdanslalistedéroulanteassociée.Validez.

Personnaliservosgraphiquesgrâceàl’ongletCréationUtilisez lesboutonsde l’ongletCréation (sous l’onglet contextuelOutilsdegraphique)pourpersonnaliserl’aspectdevotrenouveaugraphique.Cetonglethébergeplusieursgroupesdecommandes:» Dispositionsdugraphique:cliquezsurAjouterunélémentde

graphiquepourajouterdesélémentsàvosgraphes,commeuntitre,desétiquettesdedonnées,unelégende…Voustrouverezlalistedecesélémentsdanslemenulocalcorrespondant.UtilisezlacommandeDispositionrapide(placéejusteàdroite)pourmodifierfacilementlaprésentationdesdonnées.

» Stylesdugraphique:cliquezsurModifierlescouleurspourdéroulerunmenulocalquivousproposedesthèmescouleurrépartisendeuxcatégories,couleursetmonochromes.Justeàdroite,unesériedestylesdegraphesvouspermetderapidementformatercesentités.

» Données:leboutonIntervertirleslignes/colonneséchangeimmédiatementlesdonnéesutiliséesdanslegraphiquepourreprésenterrespectivementlesséries(légendes)etlescatégories(axex).AveclacommandeSélectionnerdesdonnées,vouspouveznonseulementredéfinirtotalementlessériesetlescatégories,maisaussilesintervertir,ouencorespécifieruneautreplagededonnées.

» Type:leboutonModifierletypedegraphiqueouvrelafenêtredumêmenomdanslaquellevouspouvezdésignerunautretypedegraphepourreprésentervosdonnées.

» Emplacement:cliquezsurceboutonDéplacerlegraphiquepourleplacerdansunenouvellefeuilledegraphiqueoudansuneautre

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feuilledecalcul.

PersonnaliserlesélémentsdugraphiqueLeboutonÉlémentsdugraphique(lesigne«+»placéàdroitequandlegraphe est sélectionné) vous propose une série d’éléments susceptiblesd’êtreajoutés.Cliquezsurceboutonpourdévoilercetteliste,puiscochezlesélémentsàajouter.Décochezceuxquevousnevoulezplusvoir.

Pourintervenirsurunélément,positionnezvotrepointeuràdroitedesonnomdanscemenulocaldemanièreàfaireapparaîtreletrianglesignalantunsous-menu;agissezensuitedanscesous-menu.

Prenonsunexemple.Pourintervenirsurletitred’ungraphe,cliquezsurlebouton Éléments du graphique alors que le graphe est sélectionné, puiscliquez sur le petit triangle qui apparaît à droite de lamention Titre dugraphiqueafind’accéderauxsous-optionsdisponibles,enl’occurrence:» Au-dessusdugraphique:ajouteourepositionneletitrede

manièrequ’ilsoitcentréau-dessusdelazonedetraçage.

» Superposécentré:ajouteourepositionneletitredemanièreàcequ’ilapparaisseenhautetaucentredelazonedetraçage.

» Autresoptions:ouvrelevoletMettreenformeletitredugraphiquedanslapartiedroitedel’interface.Exploitezlescommandesquiysontmisesàvotredispositionpourdéfinirleremplissageetlecontourdutexte,deseffetséventuels,destramesetdesbordures,etc.

AjouterdesétiquettesdedonnéesLesétiquettesdedonnéesidentifientlesvaleursdesdonnéesreprésentées.Pourajoutercesvaleursaugraphiqueactif,cliquezsurleboutonÉlémentsdu graphique, puis cochez Étiquettes de données et fournissez quelquesprécisions dans lemenu local correspondant (qui se déroule quand vouscliquez sur le trianglequi s’afficheen regardquandvousdéplacezvotrepointeuràdroitedelacommande):» Centrer:placelesétiquettesaucentredechaquepointdedonnée.

» Bordintérieur:placelesétiquettesprèsdel’extrémitédechaquepointdedonnéeetàl’intérieurdecelui-ci.

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» Intérieurbase:placelesétiquettesenbasdechaquepointdedonnée.

» Bordextérieur:placelesétiquettesprèsdel’extrémitédechaquepointdedonnéeetàl’extérieurdecelui-ci.

» Légendededonnées:associeàchaquepointdedonnéesunezonetextedanslaquellefigurentl’étiquetteetsavaleur.

» Autresoptions:ouvrelevoletFormatdesétiquettesdedonnéesdanslapartiedroitedel’interface.Vouspouvezalorspersonnalisertotalementl’apparencedesétiquettesenvousservantdesoptionsContenu,Position,RemplissageetContourdutexte…

AjouterunetablededonnéesÀlaplaced’étiquettesquirisquentdesurchargerlegraphique,ilpeutêtreintéressantd’insérer,enbasdecelui-ci,unetablequimontrelavaleurdetouteslesdonnéesquevoustracez.

Pourobtenircerésultat,servez-vousunefoisdeplusduboutonÉlémentsdugraphique ; cochezTable de données et exprimez-vous dans lemenulocal:» Avecsymbolesdelégende:demandeàExceldedessinerunetable

dedonnéesenbasdugraphiqueenajoutant,àgauchedunomdesséries,unpetitcarré(lemêmequedanslalégende)rappelantlacouleurutiliséedanslegraphique.

» Aucunsymboledelégende:idemqueci-dessus,maissanslégende.

» Autresoptions:ouvrelevoletFormatdetablededonnéesdanslapartiedroitedel’interface.Exploitezlescommandesdisponiblesàcetendroitpourformatervotretable.

LaFigure10.6montrelegraphiqueaprèsinsertiond’unetablededonnées.Remarquezlaprésencedessymbolesdelégendes.

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FIGURE10.6:Histogrammeincorporédansunefeuille,avectablededonnéesetsymbolesdelégendes.

Modifierlestitresgénériquesd’ungraphiqueLorsqu’Excel ajoute des titres à un nouveau graphique, il leur donne unnom générique comme Titre du graphique ou Titre de l’axe (aussi bienpour les abscisses que pour les ordonnées). Pour remplacer ces intituléspeu parlants, cliquez à l’intérieur du graphique sur le titre voulu. VouspouvezégalementsélectionnerletypedetitredanslemenulocalÉlémentsdu graphique que vous trouverez en tête du groupe Sélection active del’onglet Format sous l’ongletmajeurOutils de graphique. L’élément estainsi sélectionné dans le graphe ; les poignées qui s’affichent autour entémoignent.

Unefoisletitreactivé,vousn’avezplusqu’àcliquerdedansetàl’éditercommevousleferiezpourunecellulequelconque.Ilestaussipossiblederemplacer totalement le texte en faisant un triple clic. Pour insérer unenouvellelignedansletitre,cliquezsimplementàl’endroitoùlesautdoitintervenir,puisappuyezsurlatoucheEntrée.

Le titre modifié, cliquez n’importe où sur le graphique pour annuler lasélection(ousurlafeuilledecalculsivousvoulezreveniràvosdonnées).

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FormaterlestitresUtilisez l’aperçudynamiquepour jugerde l’impactdans legraphiquedetellepoliceoude telle tailledecaractèresavantd’appliquerunemiseenforme.Activez l’ongletAccueiletservez-vousdes listesPoliceouTaillede police et placez le pointeur de la souris au-dessus d’une proposition(celafonctionneégalementaveclacouleurdutexteoudufond).

Pour personnaliser davantage vos titres, recourez aux boutons decommandesdel’ongletFormat(sousOutilsdugraphique).Pourmettreenforme tout le champ de texte qui contient le titre, cliquez sur un desboutonssuivantsdanslegroupeStylesdeformes:» Stylesdeformes:voustrouveziciunegaleriedevignettesqui

proposedesstylesprédéfiniss’appliquantàlafoisautexteetàsoncadre.

» Remplissage:permetdechoisirdansunelistedéroulanteunenouvellecouleurpourlecadredutitre.

» Contour:choisisseziciunenouvellecouleurpourlecontourducadredetexte.

» Effets:cettelistepermetd’appliqueruneffetaucadredutitre(Ombre,Réflexion,Lumière,Bordurearrondie,etainsidesuite).

Pournemettreenformequeletexte,vousdisposezdesboutonsdugroupeStylesWordArt:» StylesWordArt:lesvignettesdecettelistedéroulantedécorentletexteàpartird’unmodèleWordArtprédéfini.

» Remplissagedutexte:afficheunelistedecouleursetdemotifsderemplissagequis’appliquerontàl’intérieurdescaractèresdutexteWordArt.

» Contourdutexte:afficheunelistedecouleursetdestylesdetraitquis’appliquerontaucontourdescaractèresdutexteWordArt.

» Effetsdutexte:choisissezdanscettelisteuneffet(ombrage,réflexionouencorelumière)quifiniradedonneràvotretitreunaspectdynamiqueetprofessionnel.

Formaterlesaxesxety

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Lorsqu’il doit représenter un grand nombre de données, Excel fait unminimumd’effortspourmettreen forme lesvaleursquiapparaissent surl’axe y (ou sur l’axe x pour certains types de graphiques comme leshistogrammesempilés3Doulesnuagesdepoints).

Si laprésentationpardéfautdesaxesnevousconvientpas,vouspouvezfacilementl’adapteràvossouhaits:

1. Cliquezsurl’axex(ousurl’axey)directementdanslegraphique.VouspouvezégalementvousservirdelalistedéroulantesituéeenhautetàgauchedugroupeSélectionactivedel’ongletFormat(danslesOutilsdugraphique).ChoisissezalorsunedesoptionsAxeHorizontal(Catégories)ouAxeVertical(Valeurs).

Excelactivel’objetchoisietfaitapparaîtresespoignéesdesélection.

2. ToujoursdanslegroupeSélectionactive,cliquezmaintenantsurleboutonMiseenformedelasélection.

ExcelouvrelevoletFormatdel’axedanslapartiedroitedel’interfaceaveclarubriqueOptionsd’axesélectionnée.

3. Pourmodifierl’échelled’unaxe,l’apparencedesesgraduationsetsonmoded’intersectionavecl’autreaxe,définissezlesréglagesvoulusdanscetterubriqueOptionsd’axe.

Vousdisposezicidenombreuxchoixpermettantdefixerlaplagedesvaleurs,d’inverserlesensdecelles-ci,d’appliqueruneéchellelogarithmique,d’afficherdesunités(parcentaines,milliers,millions,etc.)etdediviserlesvaleursparcesunités,derepositionnerlesgraduationssurl’axe,ouencoredemodifierlepointd’intersectionentrel’axedesabscisses(catégories)etl’axedesordonnées(valeurs).

4. Pourparamétrerlestyled’affichagedesvaleursnumériquessurl’ensembledel’axe,cliquezsurNombre,puissélectionnezunecatégorieavantdepréciserlesoptionsassociéesàceformat.

Parexemple,pourafficherlesnombresavecuneespaceentrelesmilliersetsanspartiedécimale,choisissezlacatégorieNombre,cochezlacaseUtiliserleséparateurdemilliersetentrez0danslechampDécimales.

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5. Pourchangerladispositionetl’orientationdesétiquettessurl’axesélectionné,cliquezsurl’icôneTailleetpropriétéssousOptionsd’axe,puisagissezdanslesrubriquesAlignementverticaletOrientationdutexte.

6. Cliquezdanslacasedefermetureduvoletpourvousendébarrasser.

Quandvousappliquezdenouvellesoptionspourl’axesélectionné,Excelmontre sur le graphique ce qu’elles vont donner. Cependant, cesmodificationsneserontvalidéesqu’aprèsfermetureduvolet.

Pourpersonnaliserlapoliceoud’autresattributsdetextepourl’axeactif,vousdisposez,commed’habitude,desboutonsdel’ongletAccueil(voirleChapitre3).

PlusloinaveclesgraphiquesLesdiagrammesnesontpaslesseulsobjetsgraphiquessusceptiblesd’êtreajoutés à une feuille de calcul. Excel permet d’utiliser d’autres objetsvisuels, comme des zones de texte, des cliparts, des images importées,qu’il s’agisse de photographies numériques, de documents numérisés ouencoredesourceschargéesdirectementdepuisl’Internet.

Outre ces éléments, Excel 2016 autorise la création de titres WordArtdécoratifs de formes extrêmement variées, ainsi que des diagrammesorganisationnelsappelésSmartArt.

DesminigraphiquesaveclessparklinesVotre tableur vous propose un type d’information graphique appelésparkline,quireprésentelestendancesoulesvariationsd’unensemblededonnées. Les sparklines sont deminuscules graphiques dont la taille estapproximativementcelledu textequi lesentoure. Ilssontde la tailledescellulesdelafeuilledecalculauxquellesilsserapportentetpeuventêtred’undecestypes:» Courbe:ellereprésentelavaleurrelativedesdonnées

sélectionnéesdanslafeuilledecalcul.

» Histogramme:lesdonnéessélectionnéesdanslafeuilledecalculsontreprésentéesparunpetithistogramme.

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» Positif/Négatif:lesdonnéessélectionnéesdanslafeuilledecalculapparaissentsurungraphiquedanslequellesgainssontreprésentéspardescolonnespositivesbleues,etlespertespardescolonnesnégativesrouges.

Utiliserl’outilAnalyserapideDansExcel2016,cetoutilvouspermet,eneffet,d’ajouterentoutefacilitédesgraphiquessparklinesàvosfeuillesdecalcul.

Tout ce que vous avez à faire, c’est de sélectionner, dans le tableau, lesdonnéesàreprésenter,d’activerl’outilAnalyserapidepuis,danslapalettecorrespondante, de cliquer sur Graphiques sparklines et, finalement, defaire un choix parmi les trois options proposées qui sont Courbes,HistogrammesetPositif/Négatif(Figure10.7).Positionnezvotrepointeursurunedecesvariantespourapprécierlerésultatdelacommandedanslafeuillesous-jacente;cliquezquandvousêtessatisfaitdurésultat.

FIGURE10.7:Prévisualisationd’unsparklineencourbespourtraduirel’évolutiondesventesdechaqueproduitdansles4zones.

UtiliserleRubanMoins révolutionnaire, la techniquesuivantevouspermetd’arriveràvosfinsenmettantenœuvredesprocédéséprouvés:

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1. Danslafeuilledecalcul,sélectionnezlesdonnéesàreprésenterparungraphiquesparkline.

2. DanslegroupeGraphiquessparklinesdel’ongletInsertion,cliquezsurletypedesparklinedésiré.

ExcelouvrelaboîtededialogueCréerdesgraphiquessparklines.Ellecontientdeuxchamps:

• Plagededonnées:contientlesréférencesdelaplagededonnéesquevousvenezdesélectionneràl’Étape1.

• Plaged’emplacements:vousindiquez,danscechamp,lacelluleoulaplagedecellulesdanslaquellelessparklinesdoiventapparaître.

3. CliquezsurleboutonàdroiteduchampPlaged’emplacements,puissélectionnezlacelluleoulaplagedecellulespourlessparklines.

L’étenduedelaplagedecellulesréservéeauxsparklinesdoitêtreidentiqueàcelledelaplagedescellulescontenantlesdonnées.

4. CliquezsurOK.

Commelessparklinessontdepetitetaille,vouspouvezfortbienlesplacerdansladernièrecolonned’untableau.Decettemanière,lestendancesoules résultats de séries de chiffres sont immédiatement visibles etinterprétables.

FormaterunsparklineQuand un ou plusieurs sparklines sont sélectionnés, Excel affiche unonglet Outils Sparkline dans le Ruban, doté d’un unique sous-ongletbaptiséCréation.

Celui-ciregroupeunesériedeboutonsquivouspermettrontdechoisirletype, le style et lamise en forme de vos sparklines. Le dernier groupe,appelétoutbêtementGroupe,permetderéunirunensembledesparklinesdansunseulgroupepartageantlesmêmesaxeset/ouvaleursmaximalesetminimales(lechoixesteffectuédanslemenulocalduboutonAxe).Cettecommande est extrêmement commode lorsqu’un ensemble de sparklinesdoit partager lesmêmes paramètres de graphique afin de représenter lestendancesdesdonnéesdemanièreégale.

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Vous ne pourrez pas vous défaire d’un sparkline en sélectionnant lescellulesoùilapparaît,puisenactivantlatoucheSuppr.Agissezplutôtdelamanière suivante : opérez un clic-droit sur ces cellules, puis, dans lemenu contextuel, choisissez Graphiques sparklines/Supprimer lesgraphiquessparklinessélectionnés.

DesmessagesplusefficacesavecleszonesdetexteLeszonesdetexte sontdescadresdans lesquelsvouspouvezajouterdesexplications afin (par exemple) de commenter certains détails de vosgraphiques.Ellessontunpeucommelescommentairesdecellulesd’unefeuilledecalcul(commeexpliquéauChapitre6),àceciprèsqu’unezonede texte est visible en permanence et peut être associée à une flèchepointantversl’élémentauquelelleserapporte.

DanslaFigure10.8,nousavonsajoutéunezonedetexteànotregraphiqueindépendant.

FIGURE10.8:LesrésultatsduproduitTYU943sontépoustouflants!

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AjouteretmettreenformeunezonedetexteVoyons comment procéder. Si le graphique est déjà sélectionné, activezl’onglet Format sousOutils de graphique, puis, dans la rubrique Insérerdesformes,choisissezZonedetexte.

Pour ajouter une zone de ce type alors que le graphique n’est passélectionné, ouvrez l’onglet InsertionduRuban, puis choisissezZonedetextesousleboutonTexte.

Lepointeurdelasourisprendlaformed’uneligneverticalebarréeverslebasd’unpetittraithorizontal.Cliquezàl’emplacementquiseralepremiercoin de la zone de texte. Faites ensuite glisser le pointeur pour tracer lecadre.Lorsquevousrelâchezlasouris,Exceldessineunrectangleentourédepoignéesquidélimitelaformeetlatailledelazone.

Lepointd’insertionestautomatiquementpositionnéaudébutdutexte,enhautàgauchedelazone.Tapezletextequidoitfigurerdanslecadre.Ilestautomatiquement renvoyé à la ligne chaque fois que lamarge droite estatteinte.Vous pouvez aussi appuyer surEntrée pour créer un retour à laligne.Letextesaisi,cliquezhorsdelazonepourladésélectionner.

Pourmodifierunezonedetexte,commencezparcliquerdessusafindelasélectionner.Vouspouvezensuite:» Faireglissersoncadrepourdéplacerlazonedetexte.

» Laredimensionnerenfaisantglisserlapoignéeappropriée(éventuellementencombinaisonaveclestouchesMaj,CtrlouAltpourconserverlesproportions,lapositionducentreoul’accrochageauxcellules).

» Lafairepivoterversladroiteouverslagaucheenfaisantglissersapoignéederotation(c’estlepetitcerclevertquisetrouveenhaut).

» Modifiersamiseenformeetsonapparenceenfaisantappelauxmultiplesboutonsdédiésàcetusage(notammentdanslegroupeStylesdeformesdusous-ongletFormatdesoutilsdedessin,ouencoreàpartirdel’ongletAccueilpourformatertoutoupartiedutextedelazone).

» LasupprimerencliquantsursonpérimètreetenappuyantsurlatoucheSuppr(vérifiezd’abordquelestiretsquidélimitentlecontourdeviennentdestraitspleinsetquelepointd’insertionn’apparaîtpasdansletexte).

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AjouteruneflècheàunezonedetextePourmettreenévidenceunpointparticulier,ilpeutêtreutiled’associeràlazonedetexteuneflèchequipointeradirectementversl’objetquevousvoulezmettreenvaleur.Voicicommentprocéder:

1. Cliquezsurlazonedetextequevoussouhaitezdoterd’uneflèche.

Lespoignéesapparaissentsurlesbordsdelazoneetl’ongletFormatdesoutilsdedessinfaitirruptiondansleRuban.

2. Activezcetonglet,puis,danslegroupeInsérerdesformes,cliquezsurl’icônequireprésenteuneflèche(c’estlatroisièmeenpartantdelagauche).

Dèsquevousavezsélectionnécebouton,lepointeurdelasourisprendlaformed’unepetitecroix.

3. Cliquezlàoùvousvoulezancrerlepointdedépartdelaflèche,puisfaitesglisserjusqu’àlapositionoùvousvoulezqu’ellesetermine.Relâchezalorsleboutondelasouris.

Aussitôt,Exceldessinedeuxpoints,l’unàlabasedelaflèchesurlazonedetexte,l’autreducôtédelapointe.LecontenudugroupeStylesdeformeschangepourafficherunegaleriedestylesdelignes.

4. CliquezsurleboutonAutres,danslecoininférieurdroitdelagaleriedesstylesdeformes.Enpassantlepointeurdelasourisau-dessusdesvignettes,vouspouvezjugerdynamiquementdel’effetdustylesurlaflèche.

5. Cliquezsurlavignettedustyleàappliqueràlanouvelleflèche.

Excel redessine la flèche en temps réel, en utilisant le style en cours.L’objet reste sélectionné, avec des poignées à chaque extrémité. Vouspouvezalorsmodifierlaflèche:» Déplacez-laenfaisantglissersoncontour(ouenappuyantsurles

touchesdedirectionduclavier).

» Réglezsalongueurentirantlapoignéeducôtédelapointe.

» Changezlaformedelapointeoul’épaisseurdelahampeenchoisissantuneoptionàvotreconvenancedansleslistesdéroulantesContourdeformeetEffetssurlaformedel’ongletFormat.Vouspouvezaussicliquersurlaflècheavecleboutondroitdelasouris

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pourouvrirsonmenucontextuel.ChoisissezalorslacommandeFormatdelaforme(Ctrl+1donnedirectementlemêmerésultat).Danslaboîtededialoguequiapparaît,choisissezlesréglageslesmieuxadaptésàvosbesoinsdanslesrubriquesRemplissage,Couleurdutrait,Styledetrait,Ombre,Format3DetRotation3D.

» EffacezlaflècheenappuyantsurlatoucheSuppr.

TéléchargerdesimagesenligneAvecExcel 2016, c’est l’enfance de l’art d’intégrer des images en lignedansvosfeuillesdecalcul.LaboîtededialogueInsérerdesimagesvouspermetdelancerunerecherchesurOffice.comoud’exploiterlemoteurderechercheBingpourexplorer leWebentierenquêted’illustrations.Etsiçanesuffitpas,vouspouvezencoretéléchargerdesimagesquevousavezenregistréesdanslenuage,survotreOneDriveWindows.

Dans la pratique, activez l’onglet Insertion du Ruban, puis cliquez surIllustrations, puis, enfin, sur Images en ligne. Excel ouvre la boîte dedialogue Insérer des images (Figure 10.9), qui regroupe les optionssuivantes:» Recherched’imagesBing:pourutiliserBingdanslebutde

trouverdesimagessurleWeb.

FIGURE10.9:LesoptionsdelafenêtreInsérerdesimages.

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» OneDrivede…:pourtéléchargerdesimagessauvegardéessurvotreOneDrive.

InsérerdesimagesclipartPourillustrerlesdocumentsquevouscréezavecvosprogrammesOffice,Microsoft met à votre disposition plus de 150 000 images appeléescliparts. Il y a en a tant que le site de Microsoft les regroupe parcatégories.

Pourlocaliserlesimagesquivousintéressent,utilisezlaboîtededialogueInsérerdesimagesdontilaétéquestionplushaut,ettapezdanslechampRechercher sur Bing un mot-clé qui décrit le type d’image que vousrecherchez.Validezvia la toucheEntréeouvia leboutonRechercher (laloupe),placéenboutdechamp.

Excel affiche alors une liste de vignettes de toutes les « illus »correspondant à votre recherche ; positionnez votre pointeur sur cesvignettes pour en apprendre davantage à leur sujet, à savoir leur nomcompletet,enbasàgauche,leurtailleexpriméeenpixels(Figure10.10).

FIGURE10.10:Mot-cléetpropositionsdeBing.

Pourmieux voir une illu sélectionnée, cliquez sur la loupe qui apparaîtalors dans son angle inférieur droit. L’illu ainsi traitée s’affiche en plusgrandaucentrede laboîte tandisquecelles placées enarrière-plan sont

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griséespourvouspermettredeconcentrervotreattentionsurl’illuaffichéeaumilieu.Cliquezdanslacasedefermeturedecetaffichagepourreveniràlalistecomplète.

Pourinsérerunedecesillusdansvotrefeuilledecalcul,cliquezdeuxfoissursavignettesiellen’estpassélectionnée;contentez-vousdecliquersurInséreroud’enfoncerlatoucheEntréesiellel’est.

InsérerdesimagesstockéeslocalementSil’illuquevoussouhaitezutilisersetrouvesurvotredisquedurousurundisqueréseauauquelvousavezaccès,introduisez-ladansvotrefeuilleencliquantsurleboutonImagessousIllustrationsdansl’ongletInsertionduRuban.Ce clic provoque l’ouverture de la boîte de dialogue Insérer uneimage (qui fonctionne exactement comme n’importe quelle autre fenêtred’ouverture de fichier). Sélectionnez-y un dossier, puis un fichier ;terminezencliquantsurInsérer.

Pour importer une image réalisée dans un autre programme graphique,maisquin’estpasenregistréedanssonproprefichier,ilsuffitdelacopiervers lePresse-papiersdepuis l’applicationsource(appuyezsurCtrl+C),de revenir ensuite à votre feuille de calcul, de placer le curseur là où ledocument doit apparaître, puis de coller, à cet endroit, le contenu duPresse-papiers (appuyez sur Ctrl +V ou cliquez sur le boutonColler, àgauchedelabarred’accueildansleRuban).

ÉditerlesillustrationsimportéesLorsque vous introduisez une image dans une feuille de calcul, elle estautomatiquementsélectionnée.Lespoignéesdesélectionaffichéessursonpérimètreentémoignent(Figure10.11).Pourladésélectionner,ilsuffitdecliquerendehors.

Lorsqu’une image clipart ou une illu importée est sélectionnée, vouspouvezopérerlesmodificationssuivantes:» Déplacerl’imageenfaisantglissersoncadrepourlapositionnerailleurssurlafeuille.

» Redimensionnerl’imageenfaisantglissersespoignées(n’oubliezpasqu’ilestpossibledeconserverlesproportions,defixerlecentre

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oudeforcerl’ajustementauxcellulesenutilisantsimultanémentlestouchesMaj,Ctrlet/ouAlt).

» Fairepivoterl’imageenfaisantglissersapoignéederotation(lecerclegrisplacéau-dessusducadre)versladroiteouverslagauche.

» Supprimerl’imageenappuyantsurlatoucheSuppr.

FIGURE10.11:Uneimageprêteàêtreéditée.

FormaterlesillustrationsimportéesLorsqu’une illustration est active, Excel ajoute au Ruban un ongletcontextuelbaptiséOutilsImage,quiproposeunesériedecommandesdanssonsous-menuuniqueintituléFormat.

Cet onglet est divisé en quatre groupes : Ajuster, Styles d’images,OrganiseretTaille.Passonsenrevuequelques-unesdescommandesqu’ilsproposent:» Supprimerl’arrière-plan:donneaccèsàtroisboutonsquivouspermettentd’êtresélectif.Vouspouvezmarquerleszonesàconserverou,aucontraire,cellesàsupprimer.Quandvousavez

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terminé,cliquezsurConserverlesmodificationsou,dansl’hypothèseoùvousn’êtespassatisfait,cliquezsurIgnorertouteslesmodifications.

» Corrections-Luminosité:augmenteoudiminuelaluminositédel’imageensélectionnantunpourcentagepositif(plusclair)ounégatif(plussombre).Lavaleurpardéfautestde0%.LacommandeOptionsdecorrectiondesimagesouvrelevoletMiseenformedel’image.Vouspouvezyajusterlaluminositéplusfinementenfaisantglisseruncurseurouenentrantdirectementunevaleurdepourcentage.

» Corrections-Contraste:fonctionneexactementcommelaluminosité,maisévidemmentcettefoispourajusterlecontrastedel’image.

» Couleur-Recolorier:ouvreunmenudéroulantquivouspermetde«peindre»l’imagesouslaformedenuancesd’unecouleurdebaseouencorededéfinirunecouleurtransparente(quilaisseradoncapparaîtrelecontenusous-jacent).

» Compresserlesimages:ouvrelaboîtededialoguedumêmenom,quivouspermetdecompresserauchoixlesimagesactuellementsélectionnéesoutoutescellesquisontinséréesdanslafeuille.Enlimitantnotammentlarésolutioninternedesobjetsgraphiques,vousdiminuerezquelquepeulatailledefichierdevotreclasseurExcel.

» Remplacerl’image:ouvrelaboîtededialogueInsérerdesimages.Vouspouvezremplacerl’illustrationcouranteparunautrefichiergraphique.Danscecas,Excelappliqueraautomatiquementlatailleetleformatdel’ancienneimageàsaremplaçante.

» Rétablirl’image:supprimetouteslesmodificationsapportéesàl’imageetlarétablittellequ’elleseprésentaitaumomentdesoninsertiondanslafeuilledecalcul.

» Effetsartistiques:appliquedeseffetsesthétiquesquimodifientconsidérablementl’image.

Vous pouvez également modifier la présentation d’un clipart ou d’unephotographie grâce au volet Mise en forme de l’image (Ctrl + 1).Sélectionnez alors les options désirées dans les différentes rubriques duvolet.

Pour affiner et personnaliser l’aspect de vos illustrations, vous disposez

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également des boutons du groupe Styles d’image. Cliquez sur une desvignettes de la galerie pour appliquer à l’image courante de nouvellesoptionsdestyleetd’orientation.Vouspouvezégalementmodifierd’autresréglages à l’aide des boutons Bordure de l’image, Effets de l’image etDispositiond’imagequivousdérouleunepaletteàlamodeSmartArt.

AjouterdesformesprédéfiniesOutrelesimagesissuesduWeboulocales,Excelvousautoriseàinsérer,dans vos feuilles de calcul et dans vos feuilles graphiques, des formesprédéfiniesquevoustrouverezdanslalisteFormesduboutonIllustrationsdel’ongletInsertion(Figure10.12).

FIGURE10.12:Choisissezlaformedanscettepalette,puistracez-ladanslafeuille.

La palette est divisée en neuf sections : Formes récemment utilisées,Lignes,Rectangles,Formesdebase,Flèchespleines,Formesd’équation,Organigrammes,Étoilesetbannièreset,enfin,Bullesetlégendes.

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Quand vous cliquez sur une vignette de cette palette, le curseur setransformeencroix.Cliquezaupointdedépart,puistirezpourdonnerlesdimensionsvouluesàlaforme.

Après avoir relâché le bouton de la souris, la forme que vous venez detracerrestesélectionnée.Cetétatsetraduitparlaprésencedespoignéesderedimensionnementetde lapoignéede rotation (lepetit cercleplacéau-dessus de l’objet). De plus, Excel active l’onglet Format (sous l’ongletcontextuelOutilsdedessin).Vouspouvezalorsutiliserlagaleriedesstylesdeformes(oud’autresboutonsdecommandes)pourfinaliseràvotregrél’aspectdel’objet.Pourannulerlasélection,ilsuffitdecliquern’importeoùendehorsdudessindelaforme.

TravailleravecWordArtSi la quantité de découpages prédéfinis disponibles dans la galerie desformesnevoussatisfaitpasencore,vouspouveztoujoursajouterdutextedécoratif. Pour cela, ouvrez l’onglet Insertion et cliquez sur le boutonWordArtdugroupeTexte.

Voyonscommentprocéderpourinsérerdestitres«graphiques»dansvosfeuillesdecalcul:

1. CliquezsurleboutonTextedel’ongletInsertionpuis,danslesous-menucorrespondant,cliquezsurWordArt.

ExcelaffichelagaleriedesstylesWordArt.

2. Cliquezsurlavignettecorrespondantaustylequevousdésirezutiliser.

ExcelinsèreaucentredelafeuilleunezonedetextecontenantlesmotsVotretexteici.Bienentendu,lamiseenformequevousvenezdechoisirestdéjàappliquéeautexte.

3. Saisissezletexteàutiliserdanslafeuilledecalcul.

Dèsquevouscommencezàtaperlescaractères,Exceleffacelalégendepardéfautetlaremplaceparvotrepropreprose.

4. (Facultatif)Pourformaterl’arrière-plandelazonedetexte,faitesappelàl’AperçudynamiquedelagalerieStylesdeformes(sousl’ongletFormatdesoutilsdedessin).

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L’ongletFormatestajoutéauRubanlorsquevoussélectionnezuntexteWordArt.S’iln’estpasactivéautomatiquement,cliquezsurcetongletpouraccéderauxoptionsdemiseenforme.

5. L’aspectdutexteWordArtfinalisé,lesdimensionsetl’orientationétabliesgrâceauxpoignées,ilneresteplusqu’àcliquern’importeoùdanslafeuilledecalculpourdésélectionnerl’objet.

Pardéfaut,Excelajusteautomatiquementlaformeautexte.Autrementdit,iladapteaubesoinlesdimensionsducadreafinqu’ilenglobelatotalitédutitre. Vous pouvez désactiver ce comportement en ouvrant la boîte dedialogue Format de la forme. Cliquez sur l’icône Taille et propriétés.Ensuite,danslarubriqueZonedetexte,décochezl’optionAjusterlaformeautexte.

L’objetWordArtcréé,vouspouvezmodifierlestyledescaractèresdutitre.Pourcela,sélectionneztoutoupartiedutexte,puischoisissezunepoliceetunetailledecaractèresàpartirdel’ongletAccueil(commevousleferiezpouruntextestandard).

DiagrammesintelligentsavecSmartArtLesobjetsSmartArtd’Excel2016sontdesoutilsquivouspermettentderéaliser facilement et rapidement des listes, des diagrammes et desorganigrammes.LesdiagrammesetautresschémasSmartArtsontfournisdans une grande variété de configurations qui vous permet de combinerformesgraphiques prédéfinies, textes et images.Vous avezmaintenant àportée demain tout ce qu’il vous faut pour représenter listes, processus,relations,cycles,etc.

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FIGURE10.13:LaboîtededialogueChoisirungraphiqueSmartArt.

FIGURE10.14:Unorganigrammeencoursdecréation.

Pour insérer un objet SmartArt dans une feuille de calcul, cliquez surSmartArtdans lapalettequi sedéroule lorsquevous invoquez leboutonIllustrations de l’onglet Insertion. La boîte de dialogue Choisir ungraphique SmartArt se manifeste (Figure 10.13). Sélectionnez une

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catégoriedanslevoletdegauche,puiscliquezsurlavignettedelalisteoududiagrammequevousvoulezutiliserdanslapartiecentraledelafenêtre.Validez.

Excelinsèredanslafeuillelastructuredebasedel’objetchoisietafficheàsagaucheunefenêtreintituléeTapezletexteici.Chaqueélémentdecettestructure affichepardéfaut la légende [Texte]. Il suffit de cliquer suruncadrepourpersonnalisercetintitulé(Figure10.14).Danslemêmetemps,l’ongletcontextuelOutilsSmartArtouvresesdeuxsous-onglets:Créationet Format. Le premier propose des dispositions et des styles servant àpersonnaliser l’objet que vous venez d’insérer ; le second permet d’enaffinerl’aspect.

Saisirletexted’ungraphiqueSmartArtPour remplir le textede lapremièresectiond’unenouvelle listeoud’unnouveau diagramme, cliquez simplement dans le cadre correspondant etsaisissezl’intitulé.VouspouvezégalementcliquersurlalignevouluedelafenêtreTapezletexteicietéditersoncontenu.

N’appuyezpassurlatouchedetabulationousurEntréepourterminerunesaisiedansunelisteouundiagrammeSmartArt.LatoucheEntréeinsèreeneffetunenouvellesectionaumêmeniveauhiérarchiques’ils’agitparexempled’unorganigramme.Quantàlatouchedetabulation,soitellenefait rien de particulier, soit elle met en retrait le niveau hiérarchiquecourant, soit encore elle sélectionne l’entité suivante dans le grouped’objetsformantlalisteoulediagramme.

Lorsquevousavezterminélasaisiedesintitulés,vouspouvezcliquersurla case de fermeture de la fenêtre Tapez le texte ici. Pour l’afficher ànouveau,cliquezsurleboutonfléchéquiapparaîtalorsaumilieudubordgauchedelalisteoududiagramme.

Si la liste ou le diagrammeSmartArt comporte plus de sectionsqu’il nevousen faut,vouspouvez supprimer les élémentsgraphiques inutiles encliquantsurleurcontour(lespoignéeshabituellesvousindiquentquelestl’objetcourant)puisenappuyantsurlatoucheSuppr.

FormaterungraphiqueSmartArtLetextedes légendesétantsaisi, ilest tempsdes’occuperde lamiseenformedugraphique.Pour formater le texte, commencezparsélectionner

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tous lesobjetsde la listeoududiagrammequidoiventprendre lemêmeaspect(ilsuffitpourceladecliquersuccessivementsurcesobjetstoutenappuyantsurlatoucheCtrl).Servez-vousalorsdesboutonsappropriésdugroupePolice(sousl’ongletAccueilduRuban).

Pour améliorer ou redéfinir l’aspect visuel des éléments graphiques,utilisez les groupesDispositions et Styles SmartArt de l’ongletCréationdesoutilsSmartArt:» CliquezsurleboutonAutresdispositionsduboutonModifierla

dispositiondugroupeDispositions.Choisissezalorsunevignettedanslagaleriepoursélectionnerunelisteouundiagrammetotalementdifférent.

» CliquezsurleboutonModifierlescouleursdugroupeStylesSmartArt,puissurunedesvignettesreprésentantunmodèledecouleur.

» CliquezsurleboutonAutresdelagalerieaffichéedanslegroupeStylesSmartArt.Choisissezalorsunenouvelleprésentationàl’aidedesvignettesquivoussontproposées.

Faireunecaptured’écranExcelpermetdecréerdescapturesd’écran,c’est-à-diredesinstantanésdece qui se trouve sur le Bureau et d’incorporer ces éléments graphiquesdansunefeuilledecalcul.

Pour capturer le contenu d’une fenêtre du Bureau ou de n’importe quelautreobjetquis’ytrouve,commencezparafficherl’élémentenquestion.Ensuite, basculez versExcel, et cliquez sur l’onglet Insertion duRuban,puis, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Capture, puis sur Captured’écran.Excel s’éclipse pour laisser la vedette à la fenêtre tandis que lepointeurde lasourisse transformeenréticule.Tout l’écranest recouvertd’unvoileblanchâtre.

Cliquezet tirezdemanièreàenglober lapartiede l’écranàutiliserdansExcel.Lapartiesélectionnéeapparaîtavectoutessescouleurs.

Relâchez le bouton de la souris et le bloc de pixels qui vient d’êtresélectionné est aussitôt transféré dans la feuille de calcul active. Il yapparaîtcommen’importequelautregraphisme(clipart,photo,dessin…).

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Excelenregistrelacaptured’écranaveclafeuilledecalcul.Enrevanche,iln’offreaucunmoyendel’enregistrerdansunfichieràpartafindel’utiliseravec une autre application. Une astuce permet cependant de contournercettedéficience : sélectionnez la captured’écrandansExcel et copiez-ladans lePresse-papiers.Dansuneautre application,utilisez la commandeCollerpourrécupérerlacaptured’écran.

LethèmedujourLes thèmes d’Excel servent à appliquer unemise en forme cohérente àtous les éléments texte et graphiquesqui se trouvent dansune feuille decalcul. Il suffit pour cela de cliquer sur la vignette du thème que voussouhaitezutiliser.LagaleriecorrespondanteestaccessibledanslegroupejustementappeléThèmes,àgauchedansl’ongletMiseenpageduRuban.

L’aperçu dynamique permet de juger de l’effet d’un thème sur lesgraphiques de votre feuille. Survolez simplement les vignettes avec lepointeurdelasourisavantdecliqueràl’endroitvoulu.

Les thèmes d’Excel associent par défaut trois éléments : un schéma decouleur,unjeudepolices(pourlecorpsetlesen-têtes)et,enfin,unstyled’effet graphique. Chacun de ces éléments peut être personnalisé encliquant sur leurs boutons de commandes respectifs dans le groupeThèmes:» Couleurs:sélectionnez,danslagalerie,unnouveaujeude

couleursencliquantsurlavignettevoulue.Enbasdelapalette,l’optionPersonnaliserlescouleursvouspermetdepersonnaliserchaquecomposantdujeuetdesauvegarderlerésultatsousunnomsuffisammentdescriptif.

» Polices:sélectionnezunjeudepolicesencliquantsurlavignettecorrespondante.Enbasdelapalette,l’optionPersonnaliserlespolicesouvreunefenêtredanslaquellevouspouvezchoisirparmid’autrespoliceslestitresetlecorpsdestextes.Sauvegardezvotrecombinaisonsousunnomévocateur.

» Effets:sélectionnezunjeud’effetsgraphiquesencliquantsurunedesvignettesdelapalette.

Pour enregistrer l’ensemble de vos définitions personnelles (couleurs,polices et effets), utilisez le bouton Thèmes du Ruban. Vous pourrez

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ensuite appliquer cette mise en forme dans d’autres classeurs afind’uniformiser vos présentations. Choisissez la commande Enregistrer lethème actif, enbas dumenudéroulant.Uneboîte dedialogueportant lemêmenoms’affiche;éditezlenomdefichierpardéfaut(Thème1),(maisn’effacezpasl’extension.thmx),puiscliquezsurEnregistrer.Excelajoutevotre jeu de couleurs, polices et effets à la palette des thèmes dans unerubrique intitulée Personnalisé. Vous pourrez, par la suite, activer cettevignettepourappliquerlethèmeàn’importequelclasseuractif.

ContrôlerlerecouvrementdesobjetsAu cas où vous ne l’auriez pas remarqué, nous vous informons que lesobjetsgraphiques«flottent»au-dessusdescellulesdelafeuilledecalcul.La plupart de ces objets (y compris les graphiques de données) sontopaques : ils cachent (sans effacer ni remplacer) les informations sous-jacentes.Sivousdéplacezunélémentgraphiqueetqu’ilvientenrecouvrirpartiellementunautre,celuiquisetrouvesurlacouchesupérieuremasquecelui placé en dessous, exactement comme si vous posiez une feuille depapier sur une autre. La plupart du temps, vous allez donc devoir vousassurer que vos graphiques ne masquent pas des données (ou d’autresgraphiques)quevousvoulezvoirapparaître.

Excel2016metdeux techniquesàvotredispositionpourvouspermettrededéplacerunobjetgraphiqueversuneautrecouche:» Pourledéplacerverslehautouverslacouchesupérieure,

choisissezAvancerouMettreaupremierplandanslemenulocalAvancerdugroupeOrganiserdusous-ongletFormatdel’ongletOutilsImage,OutilsdedessinouOutilsSmartArt,selonlecas.Pourledéplacerverslebasouverslacoucheinférieure,utilisezlesarticlesReculerouMettreàl’arrière-plandanslemenulocalReculer,voisinduprécédent.

» Dernierarticledecemêmemenu,VoletSélectionaffiche,àdroite,levoletdumêmenom.UtilisezlestrianglesplacésàdroitedesboutonsAffichertoutetMasquertout:lepremier,orientéverslehaut,vouspermetdedéplacerl’objetsélectionnéd’unplanverslehaut;l’autrefaitl’inverse.Sinécessaire,cliquezàplusieursreprises,enfaitjusqu’àcequel’objetgraphiqueoccupelapositionquivousconvientdanslapile.

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FIGURE10.15:Unefeuilledecalculquiproposeplusieursobjetsqui,chacun,occupeunplandelapile.

LaFigure10.15montrecommentcevoletfonctionne.Nousavonsajoutésurlafeuilleunclipart,uneimageimportéeetuneforme.Commevouslevoyez dans le volet Sélection, l’objet Image 12 (écran) occupe le planintermédiaire ; celui baptisé Explosion 1 11 (l’étoile) occupe le premierplantandisqueceluiintituléImage14(unetablettegraphique)occupeleplaninférieur.Pourmodifiercettemiseenpile,utilisezdonc les trianglesplacésenregarddesdeuxboutonsAffichertoutetMasquertout.

Pourdonneràvosgraphiquesdesnomsplusparlants,cliquezsurlalignecorrespondante dans le volet Sélection, puis saisissez un intitulépersonnaliséetconfirmezvialatoucheEntrée.

GrouperdesobjetsgraphiquesIlestparfoisutilederegrouperplusieursobjetsgraphiques.Danscecas,legroupe se comporte comme s’il n’était forméqued’un seul élément.Enprocédantainsi,vouspourrezdéplacerouredimensionner l’ensembledes

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composants du groupe en une seule opération. L’exemple type est celuid’unezonedetexteassociéeàuneflèche.

Pourprocéderàuntelregroupement,cliquezsurchacundesobjetsvoulustoutenmaintenantenfoncéelatoucheCtrl.Cettetechniquepeutd’ailleursaussi être employée dans le volet Sélection. Quand vous avez terminé,activez si nécessaire l’onglet contextuel des outils (de dessin ou encored’image)etcliquez,danslegroupeOrganiser,surleboutonGrouper(c’estle second à droite en partant du haut, celui qui affiche un symbolereprésentantdeuxcarrésentrelacés).Danslemenudéroulantquiapparaît,choisissezalorsl’optionGrouper.

Vousobtenezunrésultatidentiqueenfaisantunclic-droitsurundesobjetssélectionnés. Ensuite, dans le menu contextuel qui apparaît, choisissezGrouper/Grouper.

Parlasuite,lorsquevouscliquerezsurce«méga-objet»,uncadreetdespoignées apparaîtront autour de l’ensemble du groupe. Cette nouvellehiérarchieseraégalementvisibledanslevoletSélection.

Pourdéplacerouredimensionnerindépendammentdesobjetsappartenantà un groupe, séparez-les en cliquant dessus et en choisissantGrouper/Dissociersous lesongletsOutilsdedessin,puisFormatousousles onglets Outils Image, puis Format. Regroupez-les ensuite si vous ledésirez.

Voustrouverezunecommandeidentiquevialemenucontextuelprécité.

MasquerdesobjetsgraphiquesLevoletSélectionnevouspermetpasseulementdegérerlamiseenpilede vos objets ; il vous permet aussi d’en contrôler l’affichage ou lemasquage.

Pour ouvrir ce volet, sélectionnez un objet graphique présent sur votrefeuille,puiscliquezsurlesous-ongletFormatdel’ongletOutils(complétédu type d’objet) et cliquez sur le bouton Volet Sélection du groupeOrganiser.

Masquezlesobjetsquevousnesouhaitezpasvoirencliquantsurl’œilenregard de leur intitulé. Pour traiter de la sorte tous les objets présents,

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préférezleboutonMasquertout.

Pourréafficherunobjetmasqué,cliquezsurletraitquiaremplacél’œiletletourestjoué.Vousl’aurezdeviné:leboutonAffichertoutréactivetouslesobjetsgraphiquesdelafeuille.

Attention : si vous masquez tous les objets, puis refermez le voletSélection, vous n’avez plus aucun moyen de réaccéder à ce panneaupuisqu’il n’y a plus d’éléments graphiques à sélectionner et donc plusd’ouverturepossibledecetendroitoùestlogéelacommanded’affichage.

Pasdepanique!Sivousvousretrouvezdanscetteinconfortablesituation,commencez par annuler votre action précédente si vous vous rendezcomptedevotrebourdejusteaprèsl’avoircommise.Danslecascontraire,vous pourrez toujours créer un graphique quelconque, le sélectionner et,grâceàlui,regagnerlevoletSélectionetsonboutontrèsconvoitéAffichertout.Vouseffacerezensuite l’élémentquivousaurasauvé lamise.Ouf!Vousavezeuchaud!

N’imprimerquelesgraphiquesSupposons que vous vouliez imprimer un graphique incorporé(indépendamment des données qu’il trace et des autres objetséventuellement présents sur la feuille). Pour parvenir à vos fins,commencez par ouvrir le volet Sélection (voir la section précédente quidétaillecetteprocédure),puisvérifiezquetouslesobjetsgraphiquessontbienvisiblesencliquant, sinécessaire, sur leboutonAfficher toutouenactivantl’icônedel’œilpourchaqueentréedelaliste.

Ensuite,depuislafeuilledecalcul,cliquezsurlegrapheàimprimer,puischoisissezFichier/Imprimer(ouenfoncezlestouchesCtrl+P).Laboîtededialogue Imprimer s’affiche ; elle propose, dans son volet droit, uneprévisualisationdugraphiqueconcerné.

Si vous souhaitez modifier sa taille et/ou son orientation, exploitez lesréglagesdisponiblesdanslarubriqueParamètres.Accédezégalement,auxmêmes fins, à la fenêtreMise en page en activant, depuis cette fenêtred’impression, le lienMise en page proposé sous la rubriqueParamètres.(Autreaccèsàcetteboîtededialoguedepuislafeuilledecalcul:leboutonlanceur (en bas à droite) du groupe Mise en page de l’onglet Mise enpage.)

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Agissezdansl’ongletPagedecettefenêtrepourréglerleformatdupapieret l’orientation. Préférez l’onglet Graphique si vous désirez contrôler laqualité d’impression et/ou opter pour un tirage noir et blanc surimprimantecouleur.

CliquezsurOKpourregagnerlafenêtreprécédente.(Sivousavezouvertla fenêtreMise enpagedepuis leRuban, c’est le bouton Imprimerqu’ilfautinvoqueràcettefin.)Sitoutvousparaîtbien,lancezl’impressionencliquantsurImprimer.

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Sommaire

Couverture

PocheExcel20162ePourlesNuls

Copyright

Introduction

Àproposdecelivre

Commentcelivreeststructuré

Conventionsutiliséesdanscelivre

Etmaintenant,onvaoù?

I.Quandfautyaller…

Chapitre1.Excel2016poursonutilisateur

L’interfaceutilisateuretsonRuban

DémarreretquitterExcel

Chapitre2.Créerunefeuilledecalcul

Lasaisiedesdonnées

Touslestypessontlesbienvenus

Corrigerlesentréeserronées

Sedébarrasserdescorvéesdesaisie

Améliorerlesformules

Stockerlesdonnéesenlieusûr

II.L’artetlamanièredemodifierunclasseur

Chapitre3.Onenjolivetout

Choisirungroupedecellulessélectionnées

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Lagaleriedesstylesdetableaux

Mettredescellulesenformeavecl’onglet.Accueil

Mettreenformedescellulesàlasourceaveclaminibarred’outils

LaboîtededialogueFormatdecellule

Réglerlescolonnes

Ducôtédelapolice

Modifierl’alignement

Faites-leavecstyle

Voussimplifierlavieavecl’outil.Reproduirelamiseenforme

Miseenformeconditionnelle

Formateravecl’outilAnalyserapide

Chapitre4.Procéderàdesmodifications

S’ouvrirauxchangements

Encoreplussurlesannulations

Lebonvieuxglisser-déposer

Larecopieautomatiquedesformules

Àproposdessuppressions

Fairedelaplaceaveclacommande.Insérer

Chapitre5.Imprimerlechef-d’œuvre

Uncoupd’œilàlapageenmode.Miseenpage

AgirdanslafenêtreImprimer

Imprimerlafeuilledecalcul

Mettreenpagelafeuilledecalcul

III.S’organiseretresterorganisé

Chapitre6.Maintenirl’ordredanslafeuilledecalcul

Coupdezoomsurlescellules

Fractionnerunefenêtre

Figerlesvolets

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Lesnotesélectroniques

Lescellulesnommées

Quicherchetrouve

Nuln’estirremplaçable

RecherchesintelligentesInsights

Chapitre7.Gérerdesfeuillesdecalculmultiples

Jongleravecplusieursfeuillesdecalcul

Ajouterdesfeuillesdecalculàunclasseur

Ouvrirdesfenêtressurvosfeuillesdecalcul

Comparerdeuxfeuillesdecalculencôteàcôte

Transférerdesfeuillesdecalculd’unclasseurversunautre

EnSOMME()…

IV.Plongeondansl’analysededonnées

Chapitre8.Maisquesepasserait-ilsi…?

Joueraveclestablesdedonnéesetleshypothèses

Chercherlacible

ExaminerdeshypothèsesavecleGestionnairedescénarios

Chapitre9.Joueraveclestableauxcroisés

Analyserdesdonnéesgrâceauxtableauxcroisésdynamiques

Mettreenformeuntableaucroisédynamique

Trieretfiltrerlesdonnéesdutableaucroisédynamique

Modifieruntableaucroisédynamique

Créerdesgraphiquescroisésdynamiques

Chapitre10.L’artsubtildesgraphiques

Créerdesgraphiquesd’aspectprofessionnel

Plusloinaveclesgraphiques

Contrôlerlerecouvrementdesobjets

N’imprimerquelesgraphiques