Excel 2007

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Excel 2007 / Denis Belot / mardi 10 novembre 2009 - 21:29

Avertissement

Ce document accompagne le cours qui a t conu spcialement pour les stagiaires des cours de

Denis Belot. Le cours a t ralis en rponse aux diverses questions poses par les stagiaires.

Le support de cours est conu dans le but de permettre de suivre la formation sans devoir prendre des notes.

Le support de cours permet galement de refaire les exercices raliss durant la formation.

Ce document ne constitue pas une rfrence utilisable sans le cours.

Le cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demandes et des volutions techniques, cest pourquoi le contenu peut tre diffrent chaque session de formation. Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre important

de fonctions. Les exemples fournis sont des exemples buts pdagogiques et ne constituent

pas des modles pour des cas rels en entreprises.

Si des anomalies ou des incohrences demeurent dans ce document, elles peuvent tre le rsultat

dune faute de frappe, dune volution des techniques ou dune imprcision involontaire. Dans tous les cas nous vous remercions de bien vouloir nous signaler les ventuelles erreurs.

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La loi du 11 mars 1957 nautorise aux alinas 2 et 3 de larticle 41, dune part, que les copies ou reproductions strictement rserves lusage priv du copiste et non destines une utilisation collective , et, dautre part, que les analyses et les courtes citations dans un but dexemple et dillustration. Toute reprsentation ou reproduction intgrale ou partielle, faite sans le consentement de lauteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite (Alina 1er article 40).

Toute reproduction ou reprsentation par quelque procd que ce soit, constituerait donc une contrefaon sanctionne par larticle 425 et suivant du Code Pnal.

Usage dInternet : Nous avertissons nos stagiaires que, durant les cours les accs au rseau Internet sont enregistrs dans

un historique conformment la lgislation.

Les rponses ne vous sont donnes qu' titre indicatif. Sans un diagnostic prcis sur un matriel il peut

tre difficile de cerner lorigine des problmes. Aussi nous ne pouvons en aucuns cas tre tenus pour responsable de problmes ou pannes survenant sur votre propre matriel.

Table des matires A. Introduction ............................................................................................................................................................... 4 B. Principes gnraux..................................................................................................................................................... 5 C. Exemple de formule ( raliser) : ............................................................................................................................... 7 D. Exercice pour raliser une facture simple .................................................................................................................... 8 E. Enregistrer, enregistrer sous ..................................................................................................................................... 15 F. Imprimer ................................................................................................................................................................. 17 G. Exercice pour raliser une balance carre ................................................................................................................. 18 H. Transformer un document en modle........................................................................................................................ 21 I. Interface .................................................................................................................................................................. 22 J. Exercice pour raliser un fichier client simple ........................................................................................................... 28 K. Exercice filtrer et trier un fichier client ..................................................................................................................... 32 L. Exercice plan de trsorerie ....................................................................................................................................... 35 M. Exercice de Caisse ................................................................................................................................................... 49

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A. Introduction Excel est un logiciel tableur. Il est destin faire des tableaux intgrant des calculs sous

forme de formule. Excel peut galement grer des fichiers sous forme de listes simples (pour

les clients par exemple).

Ce premier cours concerne linitiation au logiciel. Un autre cours de perfectionnement peut tre suivi ultrieurement.

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B. Principes gnraux

1 - Principe

Un tableur est comparable un rayonnage sauf que lon a remplac les objets par des valeurs qui peuvent tre des nombres, des formules (ou calculs) et du texte.

Clous

De 15X10

Vis

De 10X35

Rondelles

Simples

Vis

De 10X50

Clous

De 15X30

Rondelles

Plomberie

Vis

De 10X40

Clous

De 15X20

Rondelles

Crantes

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Exemple de classeur avec des nombres, des formules et du texte :

Les cases du tableau sont habituellement appeles cellules.

Le document sappelle un classeur. Un classeur peut tre compos de plusieurs feuilles.

Notion de ligne

Notion de colonne

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C. Exemple de formule ( raliser) :

En B1 mettez la valeur 2

En A2 mettez la valeur 15

En D1 mettez la valeur 3

En C3, ralisez la formule suivante :

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D. Exercice pour raliser une facture simple1 La ralisation dune facture simple permet de comprendre aisment lintrt et le fonctionnement dExcel. (Remarque : cette facture sera donc simple et nintgrera pas plusieurs taux de TVA et autres complexits inutiles pour une premire approche)

Rsultat final :

Tapez lentte :

Tapez ladresse du client :

1 Cet exercice nest quune illustration pdagogique pour apprendre le fonctionnement Excel.

Cet exercice tant ralis dans un temps limit, il ne sagira pas dune vraie facture avec les diverses mentions obligatoires.

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Tapez lentte du corps de facture :

Tapez la premire ligne de facture :

(ne pas mettre de dcimales au prix unitaire, elles seront mises ultrieurement).

Raliser la premire formule et validez :

( laide de la souris)

Remarque : nous remplirons les autres lignes ultrieurement. Nous allons tout dabord prparer les formules pour les lignes suivantes.

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Recopiez la formule vers le bas, jusqu la ligne 16 :

Ne pas soccuper du symbole qui est apparu en bas droite :

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Ralisez le total hors taxes :

Se placer en dessous des lignes de montant, en ligne 17 :

Faire un clic sur le bouton Somme automatique en haut droite1 :

La somme est propose de la ligne 11 la ligne 16, Validez

1 Ce symbole sappelle Sigma (lettre Grecque) signifie somme en mathmatique.

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Le montant total hors taxes apparat :

Nous allons ajouter les libells des trois cellules :

Puis nous ralisons la formule de la TVA :

Puis la formule du TTC :

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Certaines lignes sont vides, mais la structure de la facture est prte :

Slectionnez les cellules de E11 jusqu F19 : (Cliquez au milieu de la cellule E11 et en maintenant le clic glissez jusqu F19, comme indiqu ci-dessous)

Et cliquez sur les Bouton du format montaire :

Les montants sont arrondis et les dcimales apparaissent.

(Dslectionnez en cliquant sur une cellule quelconque)

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Remplissez les autres lignes de votre facture :

Votre facture est pratiquement acheve dans sa structure et dans son contenu.

Nous allons ajouter quelques attributs esthtiques.

Un cadre pour ladresse du client, pour le corps de facture, des caractres gras pour les enttes, un surlignage:

Remarque : on peut galement ajouter diverses mentions obligatoires si lon ralise une vraie facture : Numro de facture, Date, N Siretetc

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E. Enregistrer, enregistrer sous Bouton Office, Enregistrer sous

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La fonction enregistrer est utilise la premire fois pour crer le document sur la mmoire

disque. Il sagit en fait dune copie depuis la mmoire vive vers le disque.

La fonction enregistrer est utilise les autres fois (pour le mme document).

Le document est dj prsent sur le disque. On copie sur le disque le document avec les

modifications qui ont t ralises depuis lenregistrement prcdent.

Windows

Excel Enregistrer sous

Windows

Excel Enregistrer

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F. Imprimer Bouton Office, Imprimer

Plusieurs variantes sont possibles :

Imprimer avec modification des options (nombre de copies) Impression rapide sans options

Aperu avant impression pour voir le document avant de limprimer.

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G. Exercice pour raliser une balance carre Rsultat final :

Remplir le tableau comme indiqu ci-dessous :

(Ne pas remplir le contenu de la ligne Total, ni la colonne Total)

Faire la somme de la colonne B (Rayon H)

Se placer en B6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique

Vrifiez la proposition et validez avec la touche Entre :

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Faire la somme de la Ligne 2 (Vendeur 1)

Se placer en E6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique

Vrifiez la proposition et validez avec la touche Entre :

Recopiez le total de la colonne B vers la droite :

Puis appliquez la mme technique dans la colonne E (vers le bas) :

Votre tableau est achev dans sa structure.

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Faites une modification dans les nombres, mettez 2000 (au lieu de 100) dans la cellule B1,

pour constater que les totaux sont modifis simultanment.

Enregistrez votre document.

Ajoutez quelques attributs :

Renregistrez ce document.

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H. Transformer un document en modle Ouvrez la facture que vous avez enregistre prcdemment

Effacez toutes les valeurs spcifiques dun client (adresse, articles) conservez les formules.

Puis enregistrez en choisissant comme type Modle Excel

Bouton Office, enregistrer sous

(Placez votre modle de prfrence sur le bureau.)

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I. Interface

1 - Principaux lments

Groupe

Onglets

Commandes

(courantes)

Lanceur de boite de dialogue

(Plus doptions)

Ruban

Barre doutils accs rapide Bouton

Microsoft Office

2 - Bouton Microsoft Office 2007

Ce bouton regroupe les fonctions courantes denregistrement, dimpression et doptions. (Dans les anciennes versions, ces lments taient dans les Menus Fichiers et Menu Outils)

(Noter en particulier les Options Excel, qui regroupent tous les rglages, qui taient

auparavant dans Menu Outils, Options.)

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3 - Le Ruban

Le ruban regroupe lensemble des fonctions spcifiques du logiciel (Word dans cet exemple).

4 - Les Onglets

Les Onglets regroupent chaque Groupe de commande.

5 - Les Groupes

Chaque Groupe prsente les commandes courantes pour chacune des catgories.

(Groupe Presse-papiers, Groupe Police)

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6 - Lanceur de boite de dialogue

En dessous de chaque Groupe se trouve le lanceur de boite de dialogue qui prsentent

lensemble des commandes et options, y compris celle qui sont moins courantes.

Certaines boites de dialogue peuvent flottantes (ou palettes) en faisant un glisser dplacer :

Lanceur

Bote de

dialogue

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7 - Aperu instantan

Si un texte est slectionn, laperu est immdiat durant les choix des commandes (Sans mme valider).

8 - Apparition des onglets spcifiques

Pour les images et les dessins, les onglets spcifiques apparaissent lorsque le dessin ou

limage sont slectionns. Si une image est slectionne, longlet Format et longlet Outils Image apparaissent. Si un dessin est slectionn, longlet Format et longlet Outils Dessin apparaissent.

Ces onglets spcifiques disparaissent ds que llment nest plus slectionn.

9 - Mini barre doutils

Cette mini barre doutils apparat ds quun texte est slectionn.

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10 - Barre doutils accs rapide

Cette barre est personnalisable, et elle permet dajouter les boutons que lon utilise couramment.

11 - Modles

De nombreux modles disponibles en ligne (sur Internet) directement depuis le bouton

Nouveau

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J. Exercice pour raliser un fichier client simple

Rsultat final :

Saisir les enttes et les deux premires lignes

Afin de simplifier le travail nous allons ultrieurement utiliser un fichier dj rempli Bouton Office, Ouvrir

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Mettez la premire ligne en caractre gras Slectionnez la ligne (en cliquant sur le numro 1 de lentte de ligne)

Puis cliquez sur le bouton Gras

Notez que si lon descend dans le fichier pour voir les autres noms de clients, les enttes disparaissent

Nous allons figer les volets pour imposer que les enttes restent en permanence.

Revenez au dbut du fichier.

Cliquez sur la cellule B2, Onglet affichage, Figer les volets, Figer les volets

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Une ligne noire est apparue sous les titres

Notez que maintenant si lon se dplace vers les bas, les titres demeurent en place.

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K. Exercice filtrer et trier un fichier client

1 - Filtrer

Slectionnez les titres (mais pas toute la ligne)

Sur lOnglet accueil, Bouton Trier et Filtrer, Filtrer

Des Bouton avec flche sont apparus en regard de chaque titre

Sur le bouton Catgorie, dslectionnez les Grossistes et validez le bouton OK

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Votre liste de clients ne fait figurer que les dtaillants

Notez que les numros de lignes sont devenus bleus pour indiquer ce filtrage (ainsi quun dessin sur la flche de la catgorie).

Effacer le filtrage :

Il est bien entendu possible des filtrages sur dautres critres : Ville, code postal

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2 - Trier (ou classer)

Se placer sur le critre Montant et trier du plus grand au plus petit

Notez que les montants les plus importants sont les premiers

(Remarque : une petite flche sur la flche du critre matrialise le tri)

Faites un tri sur le nom :

Le tri a remplac le tri prcdent.

Ce fichier client pourra servir divers autres usages (publipostage3 par exemple).

3 Mailing

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L. Exercice plan de trsorerie4

Commencez le tableau suivant :

Faites le total des charges

Remarque : attention lors de la validation le total sarrte si des lignes vides apparaissent, il faut donc slectionner avec la souris et tendre la slection propose.

Puis validez avec la touche Entre.

4 Cet exercice a un but pdagogique, mais ne constitue pas un vrai plan de trsorerie, qui peut dans certains cas

tre plus complexe.

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En B2 notez le mois concern

Et validez

Excel reconnaitra quil sagit dune date et convertira

Recopiez les mois sur la droite jusquen juin.

Recopier les charges

Loyer

Dplacement ou Copie (avec touche Ctrl)

Electricit On copie les 100 en mars, mai et juillet

Tlphone, on dplace les 80 en fvrier et on copie en avril et juin

Mettre le montant de lassurance en mai

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Recopier les achats et le total des charges

Ajouter les ventes estimes

Faire

La diffrence

Et recopier sur la droite

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On peut galement ajouter des prlvements et un solde de fin de mois et un solde de dbut de

chaque mois correspondant au solde du mois prcdent

Ajout prlvement de 1000

Ajout du solde de dbut de mois Pour ajouter une ligne, slectionnez la ligne 2, puis faites un clic droit et Insertion

Indiquez le solde de dbut de janvier

Remarque : lors de la validation, le montant apparait sous la forme dune date

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En effet, la ligne que lon vient dajouter a le mme format que la ligne prcdente. Et il est prvu des dates dans les colonnes B, C, D, E, F, G, H Pour remettre un format standard (qui nest pas une date) Faites une slection de la ligne,

Puis un clic droit, Format de cellule,

Choisissez standard

Et lon verra apparaitre le montant

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Indiquez le solde de fin en ajoutant le solde de dbut, la diffrence moins les prlvements

Recopiez le solde de fin pour mettre jour les formules

Pour le dbut de fvrier le solde sera gal au solde de fin janvier

Recopiez le solde de dbut pour mettre jour les formules

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Rsultat

Diminuez la taille visuelle en utilisant le zoom de la souris.

Molette souris et touche Ctrl

Etablissez votre tableau jusquen dcembre (par une recopie et/ou modification)

Appliquez quelques modifications pour rendre vos prvisions plus ralistes.

Les achats 1500 en mars, avril, mai,

Les ventes 3500 en mars, avril, mai

Notez les changements dans votre tableau

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Faire un graphique Slectionnez la ligne de solde de fin de mois

Onglet Insertion, colonnes

Pour dplacer le graphique, cliquez sur le graphique (dans lespace blanc) et dplacer le

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Pour changez les dimensions du graphique, cliquez sur le graphique (dans un coin de

prfrence) et faites un clic avec maintien pour rduire ou agrandir

Rsultat :

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Onglet affichage :

Utilisez le zoom 80 %

Ajoutez une colonne Total en colonne N

Puis faites le total du loyer (Onglet Accueil, bouton Somme)

Recopiez la somme vers le bas

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(Remarque : ne pas prendre les soldes de dbut et fin de mois)

Faites une slection multiple avec les libell et le contenu de la colonne Total :

Slectionnez les libell des charges de loyer jusqu achats

Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant appuye Puis cliquez sur les montants de la colonne Total que vous avez cr juste avant

(en regard des libells)

Les deux espaces correspondants sont slectionns

Cliquez sur Onglet Insertion, Secteur

Vous avez ainsi cr un nouveau graphique

Disposez vos graphiques de faon voir le contenu du tableau

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Votre tableau est quasiment achev.

On peut ajouter dautres graphiques ou des attributs de couleuretc

Il sagit dun tableau prvisionnel que nous avons cr au mois de janvier pour prvoir la gestion de lanne venir.

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Arriv fin janvier, nous allons renseigner le mois laide des valeurs rellement constates sur les factures

Indiquez les valeurs relles :

Electricit 113, Achats marchandises 1324, Ventes 2345, Prlvements 1242

Constatez que les valeurs des formules ont changs ainsi que les graphiques.

Slectionnez les lments de janvier

Pour matrialiser le fait que janvier concerne des lments raliss (et non plus prvisionnels)

slectionnez les valeurs de janvier et appliquez une couleur jaune (par exemple)

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Pour fvrier

Indiquez les valeurs relles :

Tlphone 112, Achats marchandises 1245, Ventes 2243, Prlvements 1348

Il sagit dun cas peu optimiste qui vous permet de constater que ds la fin du mois de fvrier on peroit dj des difficults de trsorerie pour les mois venir

Do des dcisions diverses : changement dans les achats, rduction des prlvements, campagne de publicit, emprunt de trsorerie auprs de la banque etc

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M. Exercice de Caisse

Sur un classeur vide remplir comme ci-dessous :

Slectionnez les deux lignes et les largir

Slectionnez les 3 cellules B1, C1, D1

Faites un clic droit et choisir les options comme indiqu ci-dessous.

(ventuellement tester chaque option indpendamment la premire fois)

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Slectionnez les cellules de F1 jusqu N1 faire un clic droit et choisir les options comme indiqu ci-dessous (mme cas que prcdemment).

Slectionnez E1, E2

Mme cas avec en plus la case Renvoyer la ligne automatiquement

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Slectionnez O1, O2 et faites comme le cas prcdent.

Choisissez B2, C2, D2

Clic droit Format de cellule

Centrez seulement Verticalement et Horizontalement

Faites de mme pour F2 N2

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Votre feuille devrait se prsenter comme ci-dessous :

Slectionnez les cellules du mode de paiement comme ci-dessous

Faites un clic droit, Format de cellule, Onglet Bordure Choisissez Contour et Intrieur

Cliquez sur longlet Remplissage

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Sur longlet Remplissage choisissez une couleur jaune

Et validez avec OK

Pour les types de ventes procder de la mme faon avec une couleur bleue claire

Slectionnez les cellules A1, A2

Clic droit Format de cellule, Onglet Alignement

Puis Onglet Remplissage

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Choisissez une couleur Vert Clair

Puis Onglet Remplissage,

Mettez une bordure Contour

Et validez

Pour reproduire cette mise en forme, slectionnez la zone N Vente

(Normalement, elle encore slectionne)

Cliquez sur Reproduire la mise en forme

Puis faites un clic avec maintien sur les cellules P1, P2

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La mise en forme de ce tableau est acheve

Slectionnez la cellule B3,

Figez les volets (Onglet Affichage, Figer les volets)

Saisissez la premire vente

Faites un total du Montant de paiement

Plusieurs modes de paiement peuvent tre ajouts.

Il convient donc de faire la somme de B3 D3

De la mme faon, faites la somme des types de ventes de F3 N3

Ralisez le solde pour permettre de vrifier que la somme des diverses ventes est gale la

somme des paiements.

En temps normal le solde devrait tre de zro.

Nous allons mettre en uvre une mise en forme conditionnelle pour afficher le solde en rouge sil est diffrent de zro.

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Slectionnez la cellule du solde, puis mise en forme conditionnelle...

Cliquez sur Format

Choisissez Rouge

Validez et testez (mettez 45 dans D3 par exemple)

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Reproduisez E3 jusquen E22 Reproduisez O3 et P3 jusquen O22 et P22

Indiquez 2 dans A4, puis remplissez le numro de ventes comme ci-dessous,

Jusquen A22

Faites une sommes dans B23

Puis recopiez la jusquen P23

Masquez les colonnes E et O

Slectionnez la colonne, clic droit, Masquer

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Protger les cellules ne pas saisir

Pour protger certaines cellules (celles qui contiennent des formules par exemple), il suffit

denlever le verrouillage des cellules pour lesquelles on souhaite permettre la saisie. Attention : il y a deux mcanismes

Un choix pour verrouiller les cellules (elles sont toutes verrouilles au dpart)

Un choix pour activer la protection (elle ne lest pas au dpart).

Slectionnez les cellules saisir de B3 D22 et de F3 N22

Faites un clic droit sur lune des slections.

Dverrouillez les cellules.

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Puis activez la protection

Tapez un mot de passe

Puis retapez-le pour valider

Votre tableau de caisse est achev, vous pouvez procder des essais

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