Evolutions du système qualité Evolutions du système qualité de l’OLASde l’OLAS

Journée de la Communauté de l’accréditation du 5 novembre 2010Journée de la Communauté de l’accréditation du 5 novembre 2010

Dominique FERRANDDominique FERRAND

Le système de management de la qualité de l’OLASLe système de management de la qualité de l’OLAS

• Le manuel qualité : dispositions générales, politique Le manuel qualité : dispositions générales, politique qualité, base légale et normative, critères d’accréditationqualité, base légale et normative, critères d’accréditation

• Les procédures : fonctionnement opérationnel de Les procédures : fonctionnement opérationnel de l’accréditation et de la gestion des auditeurs et expertsl’accréditation et de la gestion des auditeurs et experts

• Les annexes : dispositions générales et techniquesLes annexes : dispositions générales et techniques

• Les formulaires : supports des enregistrements des Les formulaires : supports des enregistrements des activités de l’OLASactivités de l’OLAS

• Les enregistrements : résultent du fonctionnement de Les enregistrements : résultent du fonctionnement de l’OLASl’OLAS

L’ensemble de la documentation du système qualité de L’ensemble de la documentation du système qualité de l’OLAS est toujours disponible sur Internet à l’adresse l’OLAS est toujours disponible sur Internet à l’adresse suivante :suivante :http://www.ilnas.public.lu/fr/accreditation-oec/systeme-qualite/index.html

Manuel qualitéManuel qualité

•Le manuel a été mis à jour pour se rapprocher au mieux de Le manuel a été mis à jour pour se rapprocher au mieux de la conformité à l’exigence 4.2.5 de l’ISO/CEI 17011. Le la conformité à l’exigence 4.2.5 de l’ISO/CEI 17011. Le responsable de département OLAS :responsable de département OLAS :

Elabore la politique qualité, supervise la mise en œuvre Elabore la politique qualité, supervise la mise en œuvre des politiques et procéduresdes politiques et procédures

Supervise les finances dédiées à l’OLASSupervise les finances dédiées à l’OLAS

Gère les dispositions contractuellesGère les dispositions contractuelles

•La décision d’accréditation reste du ressort du directeur de La décision d’accréditation reste du ressort du directeur de l’ILNAS conformément à l’article 7 de la loi du 20 mai 2008 l’ILNAS conformément à l’article 7 de la loi du 20 mai 2008 relatif à la création de l’ILNASrelatif à la création de l’ILNAS

•Modification du processus décisionnel prévu dans le projet Modification du processus décisionnel prévu dans le projet de loi déposé en novembre 2010.de loi déposé en novembre 2010.

Procédure P001 – Traitement des demandesProcédure P001 – Traitement des demandes

•Procédure de traitement des demandes valable pour Procédure de traitement des demandes valable pour tous les organismes qui souhaitent se faire accréditertous les organismes qui souhaitent se faire accréditer

Important :Important :

•Envoyer à l’OLAS le formulaire correspondant à l’activité Envoyer à l’OLAS le formulaire correspondant à l’activité pour toute demande de prolongation pour toute demande de prolongation au mieuxau mieux six mois six mois avant la fin du 1avant la fin du 1erer cycle d’accréditation cycle d’accréditation

•L’annexe technique doit être L’annexe technique doit être remplie et signéeremplie et signée, ainsi , ainsi que tous les documents associésque tous les documents associés

•Verser à l’OLAS 1200 Euros de frais de dossiers pour Verser à l’OLAS 1200 Euros de frais de dossiers pour valider la demande de prolongation, valider la demande de prolongation, au mieuxau mieux avant le avant le début de l’audit début de l’audit

•En cas d’extension, les domaines concernés doivent être En cas d’extension, les domaines concernés doivent être clairement identifiablesclairement identifiables

Procédure P002 – Réalisation des audits et Procédure P002 – Réalisation des audits et définitionsdéfinitions

•Définition des différents types d’auditsDéfinition des différents types d’audits

•Organisation des audits bureau et terrain en fonction des Organisation des audits bureau et terrain en fonction des domaines concernésdomaines concernés

•Revue documentaire – Audit initialRevue documentaire – Audit initial

Le RA réalise une revue documentaire du système Le RA réalise une revue documentaire du système qualité de l’OEC afin d’évaluer sa maturitéqualité de l’OEC afin d’évaluer sa maturité

Date revue inscrite sur F003B – programme d’auditDate revue inscrite sur F003B – programme d’audit

Si NC+ identifiées, l’audit initial peut être reporté si Si NC+ identifiées, l’audit initial peut être reporté si l’OEC n’est pas en mesure de solder les NC+l’OEC n’est pas en mesure de solder les NC+

Le RA rédige alors un rapport sur le F003N et des Le RA rédige alors un rapport sur le F003N et des frais de rédaction du rapport sont facturés à l’OECfrais de rédaction du rapport sont facturés à l’OEC

•Revue des dossiers de validation des laboratoires par Revue des dossiers de validation des laboratoires par l’auditeur technique (prévu dans la prochaine version)l’auditeur technique (prévu dans la prochaine version)

Procédure P002 – Réalisation des audits et Procédure P002 – Réalisation des audits et définitionsdéfinitions

•Audits de suivi sur le terrain – Ajout d’une définition dans Audits de suivi sur le terrain – Ajout d’une définition dans la procédure (idem pour audit bureau)la procédure (idem pour audit bureau)

Obligatoires pour tous les domaines d’accréditation Obligatoires pour tous les domaines d’accréditation (si applicables) et tous les types d’audits (O, S, E, P)(si applicables) et tous les types d’audits (O, S, E, P)

Délai max 6 mois après l’audit bureauDélai max 6 mois après l’audit bureau

•Pour certification SMQ, auditeur technique seulement Pour certification SMQ, auditeur technique seulement pour codes EA critiques (n° 2, 3, 10, 11, 12, 13)pour codes EA critiques (n° 2, 3, 10, 11, 12, 13)

•Pour certification SME, 1 auditeur technique ou 1 expert Pour certification SME, 1 auditeur technique ou 1 expert formé à la norme ISO 14001formé à la norme ISO 14001

•Clôture des NC+ endéans 3 mois avant présentation du Clôture des NC+ endéans 3 mois avant présentation du dossier au CA. Si pas de clôture dans les délais, avis dossier au CA. Si pas de clôture dans les délais, avis défavorable (cf. 2.2 P003 – Processus décisionnel)défavorable (cf. 2.2 P003 – Processus décisionnel)

Planification des auditsPlanification des audits

•Organisation des audits bureau et de suivi sur le terrainOrganisation des audits bureau et de suivi sur le terrain

Les audits sont organisés 6 mois avant la date Les audits sont organisés 6 mois avant la date anniversaire de l’audit initialanniversaire de l’audit initial

Ils sont planifiés sur un cycle d’accréditation (audit Ils sont planifiés sur un cycle d’accréditation (audit bureau + suivi sur le terrain, codes EA) sur base du bureau + suivi sur le terrain, codes EA) sur base du formulaire F021 – Suivi des domaines techniquesformulaire F021 – Suivi des domaines techniques

Organisés en fonction de la disponibilité des chantiers Organisés en fonction de la disponibilité des chantiers ou des audits de certification planifiés ou des audits de certification planifiés

Ils sont organisés en fonction de l’importance des Ils sont organisés en fonction de l’importance des domaines concernés (informations statistiques)domaines concernés (informations statistiques)

Audits terrains organisés avant ou pendant les audits Audits terrains organisés avant ou pendant les audits bureaux, mais pas plus tard que 6 mois après l’audit bureaux, mais pas plus tard que 6 mois après l’audit bureaubureau

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

•Réunion du comité d’accréditationRéunion du comité d’accréditation

Le comité se réunit pour rendre un avis si le quorum Le comité se réunit pour rendre un avis si le quorum est atteint (est atteint (>>50% des membres libres de tout lien avec 50% des membres libres de tout lien avec l’organisme à accréditer, et au moins un représentant l’organisme à accréditer, et au moins un représentant de chaque partie intéressée)de chaque partie intéressée)

Un comité d’accréditation extraordinaire est réuni si Un comité d’accréditation extraordinaire est réuni si un dysfonctionnement grave d’un OEC est identifié. Si un dysfonctionnement grave d’un OEC est identifié. Si le quorum n’est pas atteint, ce comité peut seulement le quorum n’est pas atteint, ce comité peut seulement prendre une décision de suspension partielle ou totale. prendre une décision de suspension partielle ou totale. La décision finale est prise au prochain comitéLa décision finale est prise au prochain comité

•Lignes directrices appliquées par le comité Lignes directrices appliquées par le comité d’accréditation pour rendre un d’accréditation pour rendre un avis motivé*avis motivé* (*basé sur (*basé sur l’énoncé des éléments de fait et de droit sur lesquels il se l’énoncé des éléments de fait et de droit sur lesquels il se base)base)

•Pour rendre un avis motivé, le comité d’accréditation se Pour rendre un avis motivé, le comité d’accréditation se base sur les conclusions finales du responsable d’audit et base sur les conclusions finales du responsable d’audit et des impressions techniques des auditeurs techniquesdes impressions techniques des auditeurs techniques

•Les informations provenant de l’équipe d’audit doivent Les informations provenant de l’équipe d’audit doivent être claires et en relation avec le contenu du rapportêtre claires et en relation avec le contenu du rapport

•Lorsqu’il y a un doute sur la position de l’équipe d’audit, Lorsqu’il y a un doute sur la position de l’équipe d’audit, le comité d’accréditation peut rendre un avis divergeant de le comité d’accréditation peut rendre un avis divergeant de celui recommandé par les auditeurscelui recommandé par les auditeurs

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

Avis positif :Avis positif : Si l’OEC a su démontrer à l’équipe d’audit Si l’OEC a su démontrer à l’équipe d’audit et au comité la conformité de son système qualité aux et au comité la conformité de son système qualité aux normes applicables, ses compétences techniques dans le normes applicables, ses compétences techniques dans le domaine couvert par l'accréditation et sa capacité et domaine couvert par l'accréditation et sa capacité et réactivité à lever rapidement les non-conformités relevées réactivité à lever rapidement les non-conformités relevées au cours de l’auditau cours de l’audit

Avis négatif :Avis négatif : Si au cours d’un audit d’obtention l’OEC Si au cours d’un audit d’obtention l’OEC n’a pas su démontrer à l’équipe d’audit et au Comité la n’a pas su démontrer à l’équipe d’audit et au Comité la conformité de son système qualité aux normes conformité de son système qualité aux normes applicables ou ses compétences techniques dans le applicables ou ses compétences techniques dans le domaine couvert par l'accréditation ou encore sa capacité domaine couvert par l'accréditation ou encore sa capacité et sa réactivité à lever rapidement les non-conformités et sa réactivité à lever rapidement les non-conformités relevées au cours de l’auditrelevées au cours de l’audit

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

Audit complémentaire :Audit complémentaire : Si l’équipe d’audit et le Comité, Si l’équipe d’audit et le Comité, malgré la constatation de non-conformités, ont confiance malgré la constatation de non-conformités, ont confiance dans le système qualité et les compétences techniques de dans le système qualité et les compétences techniques de l’OEC et qu’il montre une réelle aptitude et réactivité à l’OEC et qu’il montre une réelle aptitude et réactivité à lever rapidement les non-conformités relevées au cours lever rapidement les non-conformités relevées au cours de l’auditde l’audit

Réduction de la portée d’accréditation :Réduction de la portée d’accréditation : Si au cours Si au cours d’un audit l’équipe d’audit constate qu’une partie des d’un audit l’équipe d’audit constate qu’une partie des activités décrites dans l’annexe technique de l’OEC ne activités décrites dans l’annexe technique de l’OEC ne répond plus aux exigences de l’accréditationrépond plus aux exigences de l’accréditation

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

Suspension de l’accréditation :Suspension de l’accréditation : Si au cours d’un audit Si au cours d’un audit l’équipe d’audit constate qu’un OEC déjà accrédité n’est l’équipe d’audit constate qu’un OEC déjà accrédité n’est plus conforme aux exigences d’accréditationplus conforme aux exigences d’accréditation

Retrait de l’accréditation :Retrait de l’accréditation : Si au cours d’un audit Si au cours d’un audit l’équipe d’audit constate qu’un OEC ne satisfait plus, de l’équipe d’audit constate qu’un OEC ne satisfait plus, de manière répétée, aux exigences d’accréditation ou si des manière répétée, aux exigences d’accréditation ou si des preuves de dysfonctionnements graves ont été constatéespreuves de dysfonctionnements graves ont été constatées

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

•DécisionDécision

La décision du directeur de l’ILNAS se prend sur La décision du directeur de l’ILNAS se prend sur avis avis conforme*conforme* du Comité conformément à l’article 7 de la du Comité conformément à l’article 7 de la loi du 20 mai 2008 relative à la créationloi du 20 mai 2008 relative à la création En cas d’avis négatif l’OEC peut demander un En cas d’avis négatif l’OEC peut demander un recours gracieux (max. 15 jours après notification de la recours gracieux (max. 15 jours après notification de la décision) ou contentieux (max. 3 mois après notification décision) ou contentieux (max. 3 mois après notification de la décision)de la décision)

*Avis conforme*Avis conforme : le directeur doit prendre une décision : le directeur doit prendre une décision qui est conforme à la position préconisée par le Comité qui est conforme à la position préconisée par le Comité d’accréditation basé sur les lignes directricesd’accréditation basé sur les lignes directrices

•DécisionDécisionLe certificat d’accréditation est signé par le président Le certificat d’accréditation est signé par le président du comité d’accréditation et le responsable de l’OLASdu comité d’accréditation et le responsable de l’OLAS

Procédure P003 – Processus décisionnelProcédure P003 – Processus décisionnel

Procédure P004 – Qualification et suivi des Procédure P004 – Qualification et suivi des compétences des auditeurs et des experts compétences des auditeurs et des experts

techniquestechniques

•Inscription et renouvellement de l’inscriptionInscription et renouvellement de l’inscriptionL’inscription d’un auditeur ou d’un expert est faite sur L’inscription d’un auditeur ou d’un expert est faite sur base des formulaire F002A et B, d’un CV des diplômes base des formulaire F002A et B, d’un CV des diplômes et certificats de formations initiales et continues et de la et certificats de formations initiales et continues et de la liste des audits d’accréditation réalisés (comités ad hoc)liste des audits d’accréditation réalisés (comités ad hoc)

Pour le renouvellement d’un auditeur ou d’un expert Pour le renouvellement d’un auditeur ou d’un expert actif pour le compte de l’OLASactif pour le compte de l’OLAS, le F002A ou B n’est , le F002A ou B n’est plus à renvoyer. Seule la mise à jour des autres plus à renvoyer. Seule la mise à jour des autres informations est nécessaireinformations est nécessaire

•Seule la validation de la qualification d’un auditeur ou Seule la validation de la qualification d’un auditeur ou d’un expert est assurée par les comités ad hoc. Le d’un expert est assurée par les comités ad hoc. Le renouvellement est géré directement par l’OLASrenouvellement est géré directement par l’OLAS

Bonne pratique associée à la procédure P004Bonne pratique associée à la procédure P004

•Formation 2010 des auditeurs et experts au système Formation 2010 des auditeurs et experts au système qualité de l’OLASqualité de l’OLAS

60% de l’ensemble des auditeurs inscrits au recueil 60% de l’ensemble des auditeurs inscrits au recueil ont répondu à ce questionnaire sur 2009 et 2010ont répondu à ce questionnaire sur 2009 et 2010

Les Les résultats sont assez satisfaisants pour les sont assez satisfaisants pour les nouveaux inscritsnouveaux inscrits

Une correction a été envoyée aux auditeurs ayant Une correction a été envoyée aux auditeurs ayant répondu au questionnairerépondu au questionnaire

Procédure P005 – Amélioration continueProcédure P005 – Amélioration continue

Procédure P006 – Réclamations et plaintesProcédure P006 – Réclamations et plaintes

Procédure P007 - DérogationsProcédure P007 - Dérogations

•Elles encadrent la gestion des non-conformités, des Elles encadrent la gestion des non-conformités, des actions préventives et d’améliorations, des réclamations et actions préventives et d’améliorations, des réclamations et des plaintes et des dérogationsdes plaintes et des dérogations

•Le traitement des réclamations, des plaintes et des Le traitement des réclamations, des plaintes et des dérogations est géré par le responsable de département dérogations est géré par le responsable de département OLAS. OLAS.

•Le directeur de l’ILNAS reste informé des réclamations et Le directeur de l’ILNAS reste informé des réclamations et des plaintes reçuesdes plaintes reçues

Annexe A002 – Droits et obligation des OECAnnexe A002 – Droits et obligation des OEC

•Pas de modifications du document en 2010Pas de modifications du document en 2010

•Attention à porter aux points suivantsAttention à porter aux points suivantsConformité à la législationConformité à la législationConformité à l’annexe A006 – normes et guides Conformité à l’annexe A006 – normes et guides applicableapplicableRespect des règles d’utilisation du logoRespect des règles d’utilisation du logoNotification auprès de l’OLAS des changements Notification auprès de l’OLAS des changements significatifs de son statut ou de son fonctionnementsignificatifs de son statut ou de son fonctionnement

AnnexeAnnexe A003 – Règles d’utilisation du logoA003 – Règles d’utilisation du logo

•Attention à porter aux points suivantsAttention à porter aux points suivantsLe logo OLAS ne doit pas être utilisé sur des rapports Le logo OLAS ne doit pas être utilisé sur des rapports ou certificats officiels par un OEC non accréditéou certificats officiels par un OEC non accrédité

Le logo OLAS doit figurer sur les rapports, certificats Le logo OLAS doit figurer sur les rapports, certificats émis par les OEC pour prouver leurs compétenceémis par les OEC pour prouver leurs compétencePour les laboratoires de métrologie, le logo doit Pour les laboratoires de métrologie, le logo doit figurer sur les rapports, même sans les incertitudes de figurer sur les rapports, même sans les incertitudes de mesure (exigence client, pas calculable)mesure (exigence client, pas calculable)Les OEC doivent utiliser le logo qui leur a été fourni Les OEC doivent utiliser le logo qui leur a été fourni par l’OLAS. L’ancienne version n’est plus valablepar l’OLAS. L’ancienne version n’est plus valableSur un rapport d’essai ou d’étalonnage, les résultats Sur un rapport d’essai ou d’étalonnage, les résultats couverts par l’accréditation doivent être identifiables de couverts par l’accréditation doivent être identifiables de ceux non couverts par l’accréditationceux non couverts par l’accréditation

•Définit les différents types de portées existantes, fixes Définit les différents types de portées existantes, fixes (F) ou flexibles (FL1 ou FL2)(F) ou flexibles (FL1 ou FL2)

•Fournit les modèles de portées d’accréditation existantes Fournit les modèles de portées d’accréditation existantes dans le système OLAS reprises dans les formulaires de dans le système OLAS reprises dans les formulaires de demande d’accréditation F001A, B et C (organismes demande d’accréditation F001A, B et C (organismes d’inspection, laboratoires, organismes de certification)d’inspection, laboratoires, organismes de certification)

•Mise à jour du formulaire pour l’inspection par rapport à Mise à jour du formulaire pour l’inspection par rapport à la nouvelle présentation des annexes techniques établie la nouvelle présentation des annexes techniques établie par l’ITM dans les domaines réglementaires du bâtimentpar l’ITM dans les domaines réglementaires du bâtiment

AnnexeAnnexe A004 – Portée d’accréditationA004 – Portée d’accréditation

•Document de référence pour l’accréditation des OECDocument de référence pour l’accréditation des OEC

•Définit les normes de références pour lesquelles l’OLAS Définit les normes de références pour lesquelles l’OLAS accrédite des OECaccrédite des OEC

•Définit les documents OLAS dont l’implémentation est Définit les documents OLAS dont l’implémentation est obligatoireobligatoire

•Définit les guides EA, ILAC et IAF d’application Définit les guides EA, ILAC et IAF d’application obligatoire ou recommandée, contrôlés par les auditeursobligatoire ou recommandée, contrôlés par les auditeurs

•Document très « dynamique » - suivre les changements Document très « dynamique » - suivre les changements de version sur le site Internet de l’OLASde version sur le site Internet de l’OLAS

AnnexeAnnexe A006 – Normes et guides applicables

Annexe A011 – Guide de vérification et de validation Annexe A011 – Guide de vérification et de validation des méthodes selon la norme ISO/CEI 17025des méthodes selon la norme ISO/CEI 17025

•Document qui définit la politique de l’OLAS en matière de Document qui définit la politique de l’OLAS en matière de vérification et de validation de méthodes vérification et de validation de méthodes quantitativesquantitatives et et qualitativesqualitatives internes internes

Vérification :Vérification : consiste à vérifier que l’application d’une consiste à vérifier que l’application d’une méthode normalisée par le laboratoire donne bien les méthode normalisée par le laboratoire donne bien les résultats attendusrésultats attendus

ValidationValidation : : s’applique aux méthodes développées par le s’applique aux méthodes développées par le laboratoire ou aux méthodes issues de méthodes laboratoire ou aux méthodes issues de méthodes normalisées qui ont subies des modifications (variabilité sur normalisées qui ont subies des modifications (variabilité sur l’ensemble des paramètres possible)l’ensemble des paramètres possible)

•La validation des méthodes d’essais et d’étalonnage La validation des méthodes d’essais et d’étalonnage internes internes doit être achevée avant l’accréditationdoit être achevée avant l’accréditation du du laboratoire concernélaboratoire concerné

Annexe A013 – Accréditation des organismes Annexe A013 – Accréditation des organismes multisitesmultisites

•Document qui définit la politique de l’OLAS en matière Document qui définit la politique de l’OLAS en matière d’accréditation des organismes multisitesd’accréditation des organismes multisites

•Organisme multi site : organisme qui possède un Organisme multi site : organisme qui possède un siège siège centralcentral identifié où des activités sont planifiées, contrôlées identifié où des activités sont planifiées, contrôlées et gérées ainsi que d'un et gérées ainsi que d'un réseau de sitesréseau de sites (sièges locaux ou (sièges locaux ou succursales) où ces mêmes activités sont partiellement ou succursales) où ces mêmes activités sont partiellement ou entièrement réaliséesentièrement réalisées

•Tous les sites doivent avoir un lien légal ou contractuel Tous les sites doivent avoir un lien légal ou contractuel avec le siège central de l'organisme et le système de avec le siège central de l'organisme et le système de management de la qualité de l'organisme doit être géré de management de la qualité de l'organisme doit être géré de façon centraliséfaçon centralisé

•L’audit d’organismes multisites est organisé sur base L’audit d’organismes multisites est organisé sur base d’un échantillonnage du réseau de sitesd’un échantillonnage du réseau de sites

Annexe A014 – Accréditation transfrontalièreAnnexe A014 – Accréditation transfrontalière

•Document qui définit la politique de l’OLAS en matière Document qui définit la politique de l’OLAS en matière d’accréditation des organismes situés à l’étrangerd’accréditation des organismes situés à l’étranger

•Le règlement 765/2008/CE fixe des règles qui encadrent Le règlement 765/2008/CE fixe des règles qui encadrent ce type d’accréditation. Elle est autorisée si :ce type d’accréditation. Elle est autorisée si :

• L’Etat membre ne dispose pas d’OA nationalL’Etat membre ne dispose pas d’OA national• Certaines activités d’évaluation de la conformité ne Certaines activités d’évaluation de la conformité ne sont pas proposées par l’OA nationalsont pas proposées par l’OA national• L’OA national n’est pas signataire du EA-MLAL’OA national n’est pas signataire du EA-MLA

•Dans ce contexte, un OEC situé au Luxembourg ne peut Dans ce contexte, un OEC situé au Luxembourg ne peut pas demander une accréditation à un OA non européenpas demander une accréditation à un OA non européen

Annexe A015 – Comparaisons inter laboratoiresAnnexe A015 – Comparaisons inter laboratoires

•Document qui définit la politique de l’OLAS en matière de Document qui définit la politique de l’OLAS en matière de comparaisons inter laboratoirescomparaisons inter laboratoires

•Avant d’être accrédités par l’OLAS, les OEC candidats à Avant d’être accrédités par l’OLAS, les OEC candidats à l’accréditation doivent avoir réalisés des comparaisons l’accréditation doivent avoir réalisés des comparaisons inter laboratoiresinter laboratoires

•Le laboratoire doit participer sur un cycle d’accréditation à Le laboratoire doit participer sur un cycle d’accréditation à au moins une comparaison interlaboratoires de chacun des au moins une comparaison interlaboratoires de chacun des domaines techniques principaux accréditésdomaines techniques principaux accrédités

•Avant chaque audit l’OEC concerné doit envoyer le Avant chaque audit l’OEC concerné doit envoyer le formulaire F023 à jour reprenant les essais réalisés ou formulaire F023 à jour reprenant les essais réalisés ou programmésprogrammés

Annexe A016 – Traçabilité des résultats aux étalonsAnnexe A016 – Traçabilité des résultats aux étalons

•Document qui définit la politique de l’OLAS pour la traçabilité Document qui définit la politique de l’OLAS pour la traçabilité des résultats de mesure aux étalons internationauxdes résultats de mesure aux étalons internationaux

•Laboratoires d’étalonnage :Laboratoires d’étalonnage :

Raccordement des étalons à des INMRaccordement des étalons à des INMRaccordement des étalons à des organismes d’étalonnage Raccordement des étalons à des organismes d’étalonnage accréditésaccréditésLe certificat d’étalonnage doit comporter les incertitudes de Le certificat d’étalonnage doit comporter les incertitudes de mesure sauf si c’est une exigence du client ou en cas d’impossibilité mesure sauf si c’est une exigence du client ou en cas d’impossibilité techniquetechnique

•Laboratoires d’essais : Laboratoires d’essais :

Idem + laboratoires d’étalonnage internes aux entreprises.Idem + laboratoires d’étalonnage internes aux entreprises.Si la traçabilité des résultats de mesure par raccordement aux Si la traçabilité des résultats de mesure par raccordement aux étalons nationaux est difficilement réalisable (technique ou coût)étalons nationaux est difficilement réalisable (technique ou coût)

Utilisation de matériaux de référence certifiés (ou non certifiés)Utilisation de matériaux de référence certifiés (ou non certifiés)Comparaisons inter laboratoiresComparaisons inter laboratoires

Formulaires F001A, B, C – Demande d’accréditationFormulaires F001A, B, C – Demande d’accréditation

•Formulaires de demande d’accréditation pour les Formulaires de demande d’accréditation pour les organismes d’inspection (A), les laboratoires d’essais et organismes d’inspection (A), les laboratoires d’essais et d’étalonnage (B) et les organismes de certification (C)d’étalonnage (B) et les organismes de certification (C)

•A remplir et à retourner à l’OLAS pour toute demande A remplir et à retourner à l’OLAS pour toute demande d’octroi, d’extension ou de prolongation de l’accréditationd’octroi, d’extension ou de prolongation de l’accréditation

•Ne pas oublier de signer le projet d’annexe technique, Ne pas oublier de signer le projet d’annexe technique, document de base indispensable pour toute accréditationdocument de base indispensable pour toute accréditation

•Ne pas oublier de retourner à l’OLAS les documents à Ne pas oublier de retourner à l’OLAS les documents à joindre à la demande (ex. formulaire F023 pour les joindre à la demande (ex. formulaire F023 pour les laboratoires)laboratoires)

•La déclaration a été retirée des formulaires de demande La déclaration a été retirée des formulaires de demande pour être introduit dans les devis relatifs aux audits initiauxpour être introduit dans les devis relatifs aux audits initiaux

Formulaires F002A, B – Demande d’inscription des Formulaires F002A, B – Demande d’inscription des auditeursauditeurs

•Formulaires de demande d’inscription pour les auditeurs Formulaires de demande d’inscription pour les auditeurs qualité (A) et les auditeurs techniques et experts (B)qualité (A) et les auditeurs techniques et experts (B)

•A remplir et à retourner à l’OLAS pour toute demande A remplir et à retourner à l’OLAS pour toute demande d’inscriptiond’inscription

•Ne pas oublier de signer le code de déontologie et Ne pas oublier de signer le code de déontologie et d’envoyer les documents nécessaires pour apporter les d’envoyer les documents nécessaires pour apporter les preuves des compétences et des qualifications en relation preuves des compétences et des qualifications en relation avec la demande (CV, diplômes, certificats de formation, avec la demande (CV, diplômes, certificats de formation, tableau de participation aux audits)tableau de participation aux audits)

•Pour une réinscription, il n’est plus nécessaire d’envoyer Pour une réinscription, il n’est plus nécessaire d’envoyer le F002A ou B à jour. Ne renvoyer que la mise à jour des le F002A ou B à jour. Ne renvoyer que la mise à jour des preuves de compétence (CV, certificats de formation, preuves de compétence (CV, certificats de formation, tableau de participation aux audits)tableau de participation aux audits)

Formulaires F023 – Programmes de comparaisons Formulaires F023 – Programmes de comparaisons Inter laboratoiresInter laboratoires

•Tableau récapitulatif des programmes de comparaisons Tableau récapitulatif des programmes de comparaisons Inter laboratoires Inter laboratoires à remplir annuellementà remplir annuellement et à retourner à et à retourner à l’OLAS par le laboratoirel’OLAS par le laboratoire

•Destiné à assurer le suivi des EIL réalisés ou Destiné à assurer le suivi des EIL réalisés ou programmésprogrammés

•Document partiellement adaptable par les laboratoires Document partiellement adaptable par les laboratoires en cas de besoin utilisé comme support pour les auditeurs en cas de besoin utilisé comme support pour les auditeurs pour assurer le suivi des actions correctives éventuellespour assurer le suivi des actions correctives éventuelles

Formulaires F003A à F003N – Rapport d’auditFormulaires F003A à F003N – Rapport d’audit

•Formulaires qui regroupent les principaux éléments du Formulaires qui regroupent les principaux éléments du rapport d’audit analysé par le Comité d’accréditationrapport d’audit analysé par le Comité d’accréditation

•Le RA fait la synthèse des constats de toute l’équipe et Le RA fait la synthèse des constats de toute l’équipe et des réponses des OEC et l’envoie à l’OLAS en version des réponses des OEC et l’envoie à l’OLAS en version électroniqueélectronique

•Le rapport doit parvenir à l’OLAS endéans 30 jours Le rapport doit parvenir à l’OLAS endéans 30 jours ouvrésouvrés

•Le rapport doit également contenir la portée Le rapport doit également contenir la portée d’accréditation validée par les auditeursd’accréditation validée par les auditeurs

•Il doit impérativement comporter une position claire de la Il doit impérativement comporter une position claire de la part du responsable d’audit ainsi que les impressions part du responsable d’audit ainsi que les impressions finales des auditeurs techniquesfinales des auditeurs techniques

Formulaires F003A, B et CFormulaires F003A, B et C

•F003A – Sommaire du rapportF003A – Sommaire du rapport

•F003B – Programme d’audit qui indique la date de la F003B – Programme d’audit qui indique la date de la revue documentaire réalisée par le RA lors de l’audit initialrevue documentaire réalisée par le RA lors de l’audit initial

•F003C – Liste de présence aux réunions d’ouverture et F003C – Liste de présence aux réunions d’ouverture et de clôturede clôture

Formulaires Formulaires F003D – Synthèse du RA et impressions techniques

•Document maître du rapport d’audit qui contient la Document maître du rapport d’audit qui contient la synthèse des informations récoltées par l’équipe d’audit synthèse des informations récoltées par l’équipe d’audit (RA + AT + E)(RA + AT + E)

•Donne les conclusions générales du RA et les Donne les conclusions générales du RA et les impressions techniques de l’ATimpressions techniques de l’AT

•Donne une position claire par rapport à l’octroi, le Donne une position claire par rapport à l’octroi, le maintien, la prolongation… de l’accréditationmaintien, la prolongation… de l’accréditation

•Informe sur le suivi de la mise en place des actions Informe sur le suivi de la mise en place des actions correctives de l’audit précédentcorrectives de l’audit précédent

•Donne des informations importantes sur le respect des Donne des informations importantes sur le respect des exigences des guides EA, ILAC ou IAF ainsi que sur la exigences des guides EA, ILAC ou IAF ainsi que sur la bonne utilisation du logo de l’OLASbonne utilisation du logo de l’OLAS

•Indique clairement les domaines généraux et techniques Indique clairement les domaines généraux et techniques de la portée d’accréditation qui ont été audités (F021)de la portée d’accréditation qui ont été audités (F021)

Formulaires F003E et F003F – Fiche d’écart et Formulaires F003E et F003F – Fiche d’écart et fiche d’action correctivefiche d’action corrective

•F003E – Fiche d’écartF003E – Fiche d’écart

Caractérise l’écart de façon claire, par rapport à un point de Caractérise l’écart de façon claire, par rapport à un point de la norme d’accréditation concernéela norme d’accréditation concernéePour une NC+, caractérise le risque associéPour une NC+, caractérise le risque associéEst remplie par le RA, AT ou E lors de la réunion de clôtureEst remplie par le RA, AT ou E lors de la réunion de clôtureL’OEC doit signer la fiche pour valider l’acceptation de L’OEC doit signer la fiche pour valider l’acceptation de l’écart l’écart

•F003F – Fiche d’action correctiveF003F – Fiche d’action corrective

Contient la proposition d’action corrective de l’OEC pour un Contient la proposition d’action corrective de l’OEC pour un écart donnéécart donnéDonne une date pour la mise en application (endéans 3 Donne une date pour la mise en application (endéans 3 mois)mois)Le RA, AT ou E doivent valider la pertinence de l’action Le RA, AT ou E doivent valider la pertinence de l’action corrective proposéecorrective proposée

Formulaires F003G à F003L – Fiches Formulaires F003G à F003L – Fiches récapitulatives aux critères des normesrécapitulatives aux critères des normes

•Fiches récapitulatives pour chacune des normes Fiches récapitulatives pour chacune des normes d’accréditation référencées dans l’annexe A006d’accréditation référencées dans l’annexe A006

•Permet au RA de faire le suivi des points de la norme qui Permet au RA de faire le suivi des points de la norme qui ont été audités, des documents OLAS à contrôler et des ont été audités, des documents OLAS à contrôler et des guides EA, ILAC et IAF d’application obligatoireguides EA, ILAC et IAF d’application obligatoire

•Positionne les écarts sur les points de la norme auditéePositionne les écarts sur les points de la norme auditée

•Permet de faire le suivi des écarts de l’audit précédent Permet de faire le suivi des écarts de l’audit précédent qui n’ont pas encore été levésqui n’ont pas encore été levés

Formulaires F003M et F003NFormulaires F003M et F003N

•Formulaire F003M rempli par le RA – informations pour Formulaire F003M rempli par le RA – informations pour amélioration de l’organisation des auditsamélioration de l’organisation des audits

•Fournit à l’OLAS un retour d’information sur la durée des Fournit à l’OLAS un retour d’information sur la durée des audits, le nombre d’auditeurs ainsi que sur les contrôles à audits, le nombre d’auditeurs ainsi que sur les contrôles à prévoir pour le prochain auditprévoir pour le prochain audit

•Formulaire F003N rempli par le RA suite à l’audit Formulaire F003N rempli par le RA suite à l’audit documentaire réalisé lors de l’audit initial, en cas de non-documentaire réalisé lors de l’audit initial, en cas de non-conformité majeure identifiée dans le système qualité conformité majeure identifiée dans le système qualité

Formulaires F009, F010, F011A et F011B – Formulaires F009, F010, F011A et F011B – Evaluation des auditeursEvaluation des auditeurs

•F009F009 – Appréciation du rapport d’audit : Evaluation de la – Appréciation du rapport d’audit : Evaluation de la qualité du rapport du RA par le Comité d’accréditationqualité du rapport du RA par le Comité d’accréditation

•F010 – Fiche de satisfaction client : Evaluation des F010 – Fiche de satisfaction client : Evaluation des prestations de l’OLAS et de l’équipe d’audit par le clientprestations de l’OLAS et de l’équipe d’audit par le client

•F011A – Fiche d’évaluation des prestations d’un AT, AJ F011A – Fiche d’évaluation des prestations d’un AT, AJ ou E par le RAou E par le RA

•F011B – Fiche d’évaluation des prestations du RA : F011B – Fiche d’évaluation des prestations du RA : Evaluation du RA par un observateur OLASEvaluation du RA par un observateur OLAS

Merci de votre attention…Merci de votre attention…Questions ?Questions ?