Evaluation de la Gestion Efficace Des Vaccins (GEV) aux Comores

– Établissement d'une norme pour la chaîne d'approvisionnement des vaccins

Evaluation de la Gestion Efficace Des Vaccins (GEV) aux Comores

Novembre 2012

UNION DES COMORES

Unité – Solidarité - Développement

Equipe de consultants : ---- Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National du PEV, Ouagadougou (BurkinaFaso)du PEV, Ouagadougou (BurkinaFaso)du PEV, Ouagadougou (BurkinaFaso)du PEV, Ouagadougou (BurkinaFaso)

---- M. Bertrand JACQUET, M. Bertrand JACQUET, M. Bertrand JACQUET, M. Bertrand JACQUET, Supply Chain Specialist, UNICEFSupply Chain Specialist, UNICEFSupply Chain Specialist, UNICEFSupply Chain Specialist, UNICEF----SD/Copenhague (DanemarkSD/Copenhague (DanemarkSD/Copenhague (DanemarkSD/Copenhague (Danemark))))

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Table des matières Acronymes/Sigles .................................. .......................................................................................5

Remerciements ..................................... .........................................................................................7

Termes de Référence ............................... .....................................................................................8

Méthodologie ...................................... ...........................................................................................9

Outils et Documents utilisés ...................... ................................................................................ 10

Equipe d'évaluation ............................... ...................................................................................... 10

1. Résumé ............................................ .................................................................................... 11

2. Introduction ...................................... .................................................................................... 14

2.1 Présentation de la GEV ................................................................................................... 14

2.2 Sélection des sites .......................................................................................................... 16

2.3 Types d'évaluations utilisés ............................................................................................. 16

2.4 Version de l'outil utilisé .................................................................................................... 16

2.5 Sites visités ..................................................................................................................... 16

2.6 Profil des enquêteurs et superviseurs.............................................................................. 18

3. Informations générales relatives au pays .......... ................................................................ 18

3.1 Données géographiques et organisation administrative .................................................. 18

3.2 Données démographiques .............................................................................................. 19

3.3 Organisation des services de vaccination ........................................................................ 19

3.4 Calendrier de vaccination et fournisseurs ........................................................................ 20

3.5 Introductions planifiées de vaccins .................................................................................. 21

3.6 Données sur les volumes de vaccins ............................................................................... 21

4. Présentation générale de la chaîne d'approvisionnem ent ............................................... . 22

4.1 Structure logistique .......................................................................................................... 22

4.2 Infrastructures fixes (bâtiments) ...................................................................................... 23

4.3 Infrastructures de transport ............................................................................................. 23

5. Analyse des résultats globaux ..................... ...................................................................... 24

5.1 Niveau central ................................................................................................................. 24

5.1.1 Résultats obtenus .................................................................................................... 25

5.1.2 Analyse détaillée par critères: .................................................................................. 25

� Critère E1: Procédures de réception des vaccins ............................................................ 25

� Critère E2: Contrôle de la température ............................................................................ 26

� Critère E3: Capacité de stockage .................................................................................... 26

� Critère E4: Bâtiments, matériel et transport ..................................................................... 26

� Critère E5: Maintenance .................................................................................................. 27

� Critère E6: Gestion des stocks ........................................................................................ 27

� Critère E7: Distribution .................................................................................................... 28

� Critère E8: Gestion des vaccins ...................................................................................... 28

3

� Critère E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion ............................................. 28

5.2 Niveau Régional .............................................................................................................. 29

5.2.1 Résultats obtenus .................................................................................................... 29

5.2.2 Analyse détaillée par critères ................................................................................... 29

� Critère E2: Contrôle de température ................................................................................ 29

� Critère E3: Capacité de stockage et de transport ............................................................ 29






� Critère E9: Systèmes d’information et fonctions de gestion ............................................. 32

5.3 Niveau District Sanitaire .................................................................................................. 32

5.3.1 Résultats obtenus:.................................................................................................... 32

5.3.2 Analyse détaillée des résultats: ................................................................................ 32

� Critère E2: Contrôle de température ................................................................................ 32

� Critère E3: Capacités de stockage et de transport........................................................... 33






� Critère E9: Systèmes d’information et fonctions de gestion ............................................. 35

5.4 Niveau prestations de service (Poste de santé) ............................................................... 35

� Critère E2: Contrôle de températures .............................................................................. 35

� Critère E3: Capacité de stockage froid ............................................................................ 35

� Critère E4: Bâtiments, matériels et transport ................................................................... 36





6. Recommandations par niveau ........................ .................................................................... 37

6.1 Recommandations pour le niveau central ........................................................................ 37

6.2 Recommandations pour le niveau régional ...................................................................... 39

6.3 Recommandations pour le niveau district sanitaire .......................................................... 41

6.4 Recommandations pour le niveau de prestation de services (postes de santé) ............... 42

7. Recommandations générales ......................... .................................................................... 48

7.1 Au Ministère de la santé .................................................................................................. 48

4

7.1.1 Formation ................................................................................................................. 48

7.1.2 Equipements CDF, Transport & Maintenance .......................................................... 48

7.1.3 Elaboration de documents techniques ...................................................................... 48

7.2 Aux partenaires du PEV .................................................................................................. 48

8. Album Photos de la GEV - Comores .................. ................................................................ 49

9. ANNEXES ............................................................................................................................. 53

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Acronymes/Sigles

°C Degrés Celsius

ACD Approche Atteindre Chaque District

BCG Bacille de Calmette-Guérin (vaccin contre la tuberculose)

BM Banque Mondiale

BS Boîte de sécurité

CDF Chaîne du froid

CCIA/PEV Comité de Coordination Inter-Agences du Programme Elargi de Vaccination

CEI Comité d’Examen Indépendant

CHR Centre Hospitalier Régional

CMC Centre Médico-chirurgical

CNPEV Coordination nationale du Programme Elargi de Vaccination

CPN Consultation Prénatale

CSF Centre de Santé Familiale

PS Poste de Santé

DAF Direction de l’Administration et des Finances

DGS Direction Générale de la Santé

DNS Direction Nationale de la Santé

DND Dernier niveau de distribution

DLM Direction de la Lutte contre la Maladie

DRSCP Document de stratégies de croissance et de réduction de la pauvreté

DRS Direction Régionale de la Santé

DTC-HepB-Hib

Vaccin contre la diphtérie, le tétanos, la coqueluche, l’hépatite B et l’Hémophilus influenzae type B

DVD-MT District Vaccination Data Management Tool

ECV Enfant complètement vacciné

EDS Enquête Démographique et de Santé

EMSP Ecole de Médecine et de Santé Publique

FMI Fonds Monétaire International

Fridge-Tag (FT)

Enregistreur continu électronique pour réfrigérateur à vaccins

GAVI Global Alliance for Vaccines and Immunization (Alliance mondiale pour les vaccins et la vaccination)

GEEV Gestion Efficace des Entrepôts de Vaccins

GEV Gestion Efficace des Vaccins

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GIVS Global Immunization, Vision and Strategy (Vision et Stratégies Mondiales pour la Vaccination)

HepB Vaccin contre l’hépatite B

Hib Vaccin contre l’Haemophilus influenzae B

HPV Vaccin contre le Papilloma Virus Humain

ILR Réfrigérateur à gaine réfrigérante

MS.S.CS.PG Ministère de la Santé, de la Solidarité, de la Cohésion Sociale et de la Promotion du Genre

LD Lowest Distribution level (Dernier niveau de distribution)

NI Dépôt de niveau intermédiaire

OMS Organisation Mondiale de la Santé

ONG Organisation Non Gouvernementale

PAM Programme Alimentaire Mondial

PCV Pastille de contrôle des vaccins

PEPS Premier expiré, premier sorti

PEV Programme Elargi de vaccination

PFE Politique des flacons entamés

PIB Produit Intérieur Brut

PMA Paquet Minimum d’Activités

PON Procédure opératoire normalisée

PPAc Plan Pluriannuel Complet

PPS Point de prestation de services (établissement de soins)

PPTE Pays Pauvre Très Endettés

PR Dépôt principal

RGPH Recensement Général de la Population et de l’Habitat

RRV Rapport de réception des vaccins

SAB Seringue autobloquante

Sdil Seringues de dilution

SMT Stock Management Tool (Outil de gestion des stocks)

UNICEF Fonds des Nations Unies pour l'Enfance

VAA Vaccin Anti Amaril

VAR Vaccin Anti Rougeoleux

VAT Vaccin Anti Tétanique

VMAT Vaccine Management Assessment Tool

VPO Vaccin Polio Oral

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Remerciements

Ce document a été élaboré par le Ministère de la Santé, de la Solidarité, de la Cohésion Sociale et de la Promotion Sociale (MS.S.SC.PG) à travers la Coordination nationale du Programme Elargi de vaccination, avec l’appui technique et financier des partenaires de l’OMS et l’UNICEF.

Les rédacteurs du présent rapport sont particulièrement sensibles et reconnaissants à Madame la Ministre de la santé, de la Solidarité, de la Cohésion Sociale et de la Promotion du Genre, dont l’implication personnelle active a rendu possible la réalisation de la présente évaluation de la gestion efficace des vaccins (GEV).

L’équipe de rédaction adresse ses sincères remerciements à tous ceux qui ont participé de près ou de loin à la réalisation de cette évaluation à savoir, le Directeur National de la santé (DNS), le Coordonnateur national du PEV (CNPEV), les enquêteurs, les superviseurs, les Directeurs Régionaux de la Santé, les Médecins chefs de districts, les partenaires techniques et financiers (OMS, UNICEF), ainsi que l’ensemble du personnel des dépôts PEV au niveau central, régional, districts et des postes de santé qui ont été visités, pour leur disponibilité et leur pleine participation.

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Termes de Référence Le programme élargi de vaccination (PEV) est l’un des programmes prioritaires du Ministère de la santé qui joue un rôle prépondérant dans l’amélioration de l’état de santé des populations. Par ailleurs, il constitue avec les maladies non transmissibles, l’un des deux déclencheurs PPTE pour le pays.

Les activités de vaccination sont, par ailleurs, de plus en plus marquées à travers le monde par l’introduction de nouveaux vaccins et de nouvelles technologies. Dans ce contexte, l’Union des Comores envisage dans les prochaines années, l’introduction de nouveaux vaccins dans son programme de vaccination.

Dans le cadre du processus d’introduction des nouveaux vaccins qui reçoit le soutien des partenaires, notamment GAVI, il est demandé aux pays désirant soumissionner à ce guichet une évaluation de la gestion des vaccins, afin d’établir l’état de la gestion du PEV dans le pays. Le rapport de l’évaluation sera assorti d’un plan d’amélioration en relation avec les écarts par rapport aux normes et standards de gestion efficace mis en évidence au cours de l’évaluation.

L’évaluation GEV se présente ainsi comme un outil efficace de plaidoyer à l’endroit des partenaires du PEV, en vue de mobiliser les ressources nécessaires pour le renforcement du PEV dans son ensemble.

Les objectifs de cette évaluation de la Gestion Efficace des Vaccins (GEV) aux Comores sont:

• Analyser la situation de la chaîne d’approvisionnement du PEV dans ses différentes composantes et niveaux de services de prestation, soit:

o le dépôt du niveau central logé à la PNAC ; o les dépôts régionaux des 03 îles autonomes : Mohéli, Anjouan et Ngazidja ; o les dépôts des 17 Centres de Santé de District(CSD) ; o les Postes de Santé qui assurent des activités de vaccination.

• Détecter les écarts des différents critères par rapport aux normes & standards par niveau • Elaborer un plan d’amélioration de la gestion logistique du PEV

L'évaluation est basée sur les neuf critères clés de la GEV, qui se déclinent de la manière suivante:

Les procédures de notification et de réception qui assurent que chaque envoi du fabricant de vaccin arrive dans le dépôt de livraison dans des conditions satisfaisantes avec la documentation appropriée. Ce critère s'applique au dépôt central seulement.

Tous les vaccins et diluants sont stockés dans les plages de températures recommandées par l'OMS.

Les capacités de stockage au froid, à température ambiante et de transport sont suffisantes pour tous les vaccins et consommables requis pour le programme y compris pour les nouveaux vaccins.

• Les bâtiments, équipements et systèmes de transport permettent un bon fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement.

• La maintenance des bâtiments, des équipements de la chaîne du froid et des véhicules est satisfaisante.

• La gestion des stocks ainsi que les procédures y afférant sont efficaces. • La distribution entre niveaux de la chaîne d'approvisionnement est efficace. • Les politiques appropriées de gestion des vaccins en vigueur sont appliquées. • Les systèmes d'information et fonctions d'appui à la gestion sont satisfaisants. Critère non

applicable au niveau prestation de services.

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Méthodologie La méthodologie utilisée est la suivante :

� La formation des enquêteurs et des superviseurs au niveau central pendant laquelle un accent a été mis sur la maîtrise du questionnaire à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement;

� Une revue documentaire ; � Des visites et enquêtes au niveau du dépôt central, des dépôts régionaux, des districts sanitaires

(CSD) et des Postes de Santé (PS) ; � L’inspection des entrepôts et des équipements ; � Des interviews des responsables chargés de la vaccination au niveau des différentes structures

sanitaires ; � L’appréciation des conditions de stockage et de transport des vaccins, y compris des mesures

prises en cas d’urgence ; � L’appréciation des connaissances et pratiques des agents chargés de la vaccination aux

différents niveaux de service. � L’appréciation des conditions de travail dans les entrepôts.

L’ensemble de l’évaluation a été réalisée selon le chronogramme suivant :

Tableau n°1 : Chronogramme des activités menées

N° Activités Dates Durée

1 Atelier préparatoire 22 - 23/10/2012 2 jours

2 Atelier de formation des évaluateurs et des superviseurs

24 - 26/10/2012 3 jours

3 Enquête de terrain 27/10 - 3/11/2012 8 jours

4 Saisie et Nettoyage des données 4-5/11/2012 2 jours

5 Rédaction du rapport final 6 - 7/11/2012 2 jours

6 Elaboration du plan d'amélioration 8-9/11/2012 2 jours

7 Débriefing de la mission /SNU 9-nov.-12 1 jour

8 Restitution plénière des résultats /MS 10-nov.-12 1jour

Total 21 jours

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Outils et Documents utilisés Les outils et documents qui ont servi à l’élaboration de ce rapport sont:

• le Plan Pluriannuel complet du PEV (PPAc) révisé 2011-2014 : • le guide national de vaccination • le rapport de la dernière évaluation sur la gestion efficace des entrepôts de vaccins (GEEV) aux

Comores de 2008, • le Plan d’action annuel 2012 de travail avec l’UNICEF, • la feuille de Route des Comores pour l’atteinte des Objectifs du Millénaire pour le

Développement (OMD) en rapport avec la santé de la mère et du Nouveau-né, • le Rapport du Comité d’Examen Indépendant de GAVI sur le RAS de 2011 des Comores, • le SMT 2012 des Comores, • l'outil de sélection de sites pour l'évaluation de la GEV, • l'outil assistant de la GEV, • les questionnaires GEV remplis en copies dures et fichiers en version électronique, • les termes de référence de l’évaluation, • les classeurs Excel sur les estimations de volume des vaccins • les rapports de formation des évaluateurs et superviseurs, • Les photos réalisées par les équipes d'évaluation sur les sites visités.

Equipe d'évaluation La coordination de l'évaluation était assurée par une équipe pluridisciplinaire et multisectorielle, composée de :

� Pour le Ministère de la santé des Comores : - M. Oithik FATIHOU, Coordonnateur National du PEV, Comores - M. Abou Saïd ABDALLAH MKANDZILE, Logisticien National du PEV - M. Missubah MOHAMED, Gestionnaire des vaccins du PEV, PNAC

� Pour les partenaires du PEV :

- Dr Aboubacar BEN, Consultant « Réponse à l’Urgence » UNICEF-Comores, - Dr Issa COULIBALY, Chef du Programme « Survie et Développement de l’Enfant », UNICEF-

Comores, - Dr Sainda MOHAMED, DPC, OMS-Comores

� Consultants internationaux :

- Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National du PEV Burkina Faso, Coordonnateur de l’évaluation,

- M. Bertrand JACQUET, Supply Chain Specialist, UNICEF-SD/Copenhague.

Les enquêtes de terrain ont été assurées par cinq (05) équipes de deux personnes chacune, dont 02 à Ngazidja, 02 à Anjouan et 01 équipe à Mohéli. Celles-ci étaient encadrées par 03 superviseurs dont un pour chaque Ile autonome ou région sanitaire. (Cf. tableau ci-dessous) :

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Tableau n°2 : Equipes d’évaluation et de supervision par site

1. Résumé Le Programme Elargi de Vaccination (PEV) constitue depuis sa création en 1986, l’un des axes d’intervention stratégiques de réduction des maladies des enfants et plusieurs partenaires (Université LAVAL, UNICEF, OMS, PAM…) ont soutenu et soutiennent le programme dans cette lutte depuis des années. L’engagement du pays a été exprimé dans la Politique Nationale de Santé (PNS 2005 – 2015), à travers l’objectif général visant à contribuer à la réduction du taux de mortalité infantile de 59 ‰ à 35 ‰, ainsi que dans le DSCRP révisé en 2009. Aux Comores, il est classé en outre parmi les déclencheurs de l’initiative « Pays Pauvres Très Endettés » (PPTE), auprès du Fonds Monétaire International (FMI) et de la Banque Mondiale (BM).

La gestion de la chaine d’approvisionnement et plus particulièrement de celle des vaccins et de la chaine du froid est l’une des fonctions essentielles du Programme Elargi de Vaccination (PEV). La disponibilité des vaccins en qualité et en quantité, constitue l’épine dorsale du programme. Sans vaccins ou avec des vaccins de mauvaise qualité, il devient impossible au programme d’atteindre les objectifs fixés.

Aussi, dans le cadre du processus d’introduction des nouveaux vaccins, les partenaires du PEV dont GAVI, encouragent tout pays désirant soumissionner, à mener une évaluation de la gestion de la chaine d’approvisionnement des vaccins, afin de donner une vision exacte des capacités managériales et des équipements dans le pays.

L’évaluation GEV se présente ainsi comme un outil efficace de plaidoyer à l’endroit de tout partenaire de la vaccination, en vue de mobiliser les ressources nécessaires pour le renforcement du PEV dans son ensemble.

Iles

autonomes

Régions

santairesDistricts Postes de santé Equipes d'évaluateurs Superviseurs

El Maarouf

Vouvouni

Mdjoiezi

Singani

Douniani

Ouellah

Nkourani Ya Sima

Dembéni

Foumbouni* 0

Oichili* 0

Mbéni* 0

Bandrani

Hombo

Ouani Jimlime

Domoni Koni

Mremani* 0

Pomoni* 0

Sima* 0

Fomboni* 0

Nioumachoi* 0

Wanani* 0

Total 3 17 12 5 3

Ouzioini

Mutsamudu

(*): Ces districts sans poste de santé rattaché, disposent chacun d'un centre de santé de district (CSD) qui assure directement des prestations de vaccination au populations.

Equipe 4: Anrafat YOUSSOUF

& Toilihata M’MADI

Equipe 5: SOUEFOU Zalhata &

Oudhali HAMADI

Dr CHAMSOUDINE , Dr

SAINDA & DR BEN

Equipe 2: Houmadi

ABDALLAH & Abdallah

KASSIM

Equipe 3: Soifiya BOURHANE

& Assikar RAKIBOU

Missubah MOHAMED

Equipe 1: ANTURA Bina

Ahmed & Mohamed

ZAROUKI

Ali M'MADI

Ngazidja

Ndzouani

Mwali Mohéli

Anjouan

Grande

Comore

Moroni (PMI)

Mitsoudje

Mitsamiouli

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C’est au regard de cette situation que l’Union des Comores, avec l’appui financier et technique de l’UNICEF et de l’OMS, a décidé de conduire la présente évaluation de la gestion des vaccins et de la chaine du froid du PEV. Une première évaluation de la Gestion des Vaccins fut conduite en 2005 suivie par une 2nde en 2008 pour évaluer les progrès accomplis L’évaluation de la gestion efficace des vaccins (GEV) consiste à vérifier à différents niveaux de la chaine d’approvisionnement dans le pays, si des bonnes pratiques sont mises en place et suivies dans le cadre de la réception, du stockage, de la distribution des vaccins et du matériel d’injection. Interviennent également dans le processus gestionnaire des vaccins et de la chaine du froid du PEV, la maintenance, ainsi que celle des locaux abritant les hommes, les équipements frigorifiques et divers matériels de transport dédiés au programme de vaccination. La présente évaluation aux Comores, a porté sur un échantillon de 33 sites dont, le dépôt central, 3dépôts régionaux, 17 districts sanitaires et 12postes de santé. L’outil d’évaluation de la GEV élaboré par l’OMS et l’UNICEF, a été utilisé. L'échantillonnage a été fait selon la méthodologie élaborée par la GEV. Le choix des17 districts sanitaires a été définie sur la base de l’outil de sélection des sites avec un intervalle de confiance de 90% et une précision de +/-10%. Compte tenu du nombre restreint de districts du pays, l’échantillonnage ici a été exhaustif (17/17). Les postes de santé (PS) ont, eux aussi été choisis au hasard à raison d'un ou deux PS par district, ou retenus d’office en fonction de leur nombre par district. Les 03 régions sanitaires ont été systématiquement retenues. Le niveau central en tant que maillon de tête de la chaine nationale d'approvisionnement du PEV a été également retenu. Cinq équipes et 03 superviseurs ont été retenus parmi des agents et cadres de la santé ayant des connaissances et pratiques en matière de PEV, avec pour mission d’accompagner les équipes d’enquêteurs sur le terrain pour s’assurer du bon déroulement de l’évaluation dans les sites choisis. L’enquête proprement dite a utilisé le questionnaire GEV adapté pour chaque niveau d’approvisionnement (central, régional, district et PS) pendant une semaine environ, précédée par une formation des enquêteurs et des superviseurs durant 03 jours. Les données ont été collectées sur les versions électroniques et copies dures du questionnaire, transmises par internet au Consultant coordonnateur de l’évaluation, et importées dans l’outil d’évaluation GEV. Un rapport synthèse sous forme de fichier Excel a alors été généré à des fins d’analyse des résultats globaux de l’évaluation effectuée. Ces résultats se traduisent par l’affichage des scores relatifs aux critères (09) et catégories (07) de la GEV, pour toutes les formations sanitaires de la chaîne d’approvisionnement concernées par l’enquête. Le tableau ci-dessous montrent les scores atteints par chaque critère selon le niveau de la chaîne d’approvisionnement des vaccins et consommables.

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Tableau N°3 : Résultats globaux par critère et par niveau

Critères de la GEV Objectifs Niveaux de la chaine d'approvisionnement

Central Régional District PS

E1: Procédures avant expéditions et réception vaccin

80% 44%

E2: Maintien de températures de stockage correctes des vaccins

80% 39% 68% 70% 54%

E3: Maintien de capacités de stockage et de transport suffisantes

80% 100% 70% 91% 88%

E4: Bâtiments, équipement, transport 80% 69% 67% 63% 68%

E5: Maintenance 80% 77% 51% 53% 52%

E6: Gestion de stock 80% 78% 67% 66% 49%

E7: Distribution 80% 65% 64% 52% 77%

E8: Gestion des vaccins 80% 77% 72% 79% 80%

E9: Système d'info & fonctions d'appui à la gestion

80% 65% 97% 76%

Les principaux points forts identifiés (cf. Album photos – fin du rapport) :

- Tous les équipements de la chaine du froid utilisés pour le stockage des vaccins (réfrigérateurs, congélateurs, glacières et porte - vaccins) sont conformes aux normes de l’OMS/UNICEF ;

- Tous les appareils servant à la conservation des vaccins sont équipés d’indicateurs de congélation (Freeze Watch) ;

- Il existe une source d’énergie fiable (solaire) pour la conservation des vaccins dans les districts et postes de santé ;

- La plupart des agents chargés de la gestion des vaccins à tous les niveaux, connait les températures de stockage des vaccins, l’interprétation de la PCV et la politique des flacons entamés,

- Les capacités de stockage au froid (vaccins) et à température ambiante (consommables) sont suffisantes dans toutes les structures sanitaires visitées, depuis le niveau central jusqu’aux régions, districts et postes de santé ;

- La maîtrise et la mise en application de politiques appropriées de gestion des vaccins (PCV, PFE) à tous les niveaux de la chaine d’approvisionnement.

- L’affichage des posters sur la PCV dans la plupart des structures de santé visitées ;

Les principaux points faibles sont:

- L’absence de formation du personnel aéroportuaire, maritime et des transitaires impliqués dans la réception, le dédouanement et le transport des vaccins jusqu’au dépôt central ;

- La faible utilisation des outils de gestion et de monitorage des vaccins et consommables recommandés (DVD/MT, SMT et registres manuels conformes), à tous les niveaux ;

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- L’absence d’enregistreurs continus de température pour réfrigérateurs (FRIDGE-TAG) en vue d’un contrôle fiable de la température de stockage des vaccins dans la chaîne du froid ;

- L’existence de ruptures de stocks de vaccins, constatée dans quelques districts et plusieurs postes de santé par suite de problèmes de transport entre le niveau central et régional ;

- L’absence de groupes électrogènes et de régulateurs de tension installés dans les régions sanitaires, sauf à Anjouan ;

- L’absence de plans d’urgence pour la sauvegarde des vaccins en cas de défaillance des équipements de stockage, au niveau de l’ensemble des régions, districts et centres/postes de santé ;

- La non maitrise de la conduite du test d’agitation par la plupart des agents chargés du PEV; - L’absence de pratiques de revues systématiques des enregistrements de températures et des pertes de

vaccins pour prise de décisions correctrices ; - L’absence de revues systématiques des enregistrements de mouvements de stocks des consommables

par plusieurs centres et postes de santé ; - L’absence de plans de maintenance portant sur les bâtiments et autres infrastructures du PEV à

tous les niveaux ; - La non utilisation d’indicateurs de congélation pendant les phases de transport et de distribution

des vaccins ; - L’insuffisance de supervision formative des agents à tous les niveaux sur la gestion de la logistique

du PEV. - L’absence de suivi des taux de pertes

Les points forts et faibles synthétisés ci-dessus sont ventilés par niveau de la chaîne d’approvisionnement dans le présent rapport.

A l’issue de l’évaluation GEV, des recommandations ont été formulées pour combler les écarts identifiés. Sur la base desdites recommandations, un plan d’amélioration par niveau a été élaboré et proposé en vue de renforcer les performances du PEV dans l’Union des Comores.

2. Introduction

2.1 Présentation de la GEV

Le processus de la GEV consiste principalement à mettre en place de bonnes pratiques de stockage et de distribution des vaccins et des intrants. Elle a été conçue sur initiative de l’OMS et de l’UNICEF pour être utilisé comme un outil d'évaluation, afin de faire l'analyse systématique des points forts et des points faibles de la chaîne d'approvisionnement, mais aussi comme un outil de supervision permettant de suivre et de soutenir les progrès à long terme de chaque établissement.

Les bonnes pratiques de stockage, de transport et de distribution des vaccins et des autres produits thermolabiles sont au centre des réglementations et des législations nationales et internationales dans les pays développés comme dans les pays en voie de développement. La GEV suit les principes éprouvés de gestion de la qualité utilisés partout dans le monde industrialisé, tels que la série de normes de qualité ISO 9 000.

La GEV a pour but d'aider les pays à développer leur potentiel en créant une culture de la qualité basée sur une approche structurée de la gestion, du suivi et de la tenue de registres de la chaîne d'approvisionnement.

L'outil de GEV permet de réaliser une évaluation qualitative et quantitative des sept composantes d'une chaîne d'approvisionnement, encore appelées catégories dans l’outil GEV, qui sont entre autres : les bâtiments, la capacité de stockage et de transport, les équipements de la chaîne du froid, les

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véhicules, les réparations et la maintenance, la formation et les systèmes de gestion nécessaires au bon fonctionnement et au contrôle du système.

L'évaluation de la GEV s'appuie sur un questionnaire structuré conçu pour évaluer quatre niveaux distincts de la chaîne d'approvisionnement :

Le dépôt principal (PR - national) : dans l’Union des Comores, il est constitué par le dépôt central logé à la Pharmacie Nationale Autonome des Comores (PNAC). Ses équipements frigorifiques sont constitués par une chambre froide positive et des congélateurs à vaccins.

Les dépôts de niveau intermédiaire(NI) : aux Comores, ce niveau est constitué par les dépôts des directions régionales de la santé de chacune des 03 îles autonomes. Ils sont équipés pour la conservation des vaccins, de réfrigérateurs de type électrique à compression.

Les dépôts du dernier niveau de distribution(DND) : aux Comores, ils sont représentés par les dépôts des centres de santé des districts (CSD). Au nombre de 17, ils ont tous été inclus dans l’échantillon. Comme équipement frigorifique, ils disposent chacun d’un réfrigérateur solaire à batterie.

Les points de prestation de services(SP) : aux Comores, ils sont représentés par les postes de santé, au nombre de 52 au total. Cependant, tous ne mènent pas des activités de vaccination et certains sont opérationnels en matière de PEV depuis moins de six mois et ne satisfont donc pas aux conditions de sélection pour l’évaluation. Les postes de santé qui pratiquent la vaccination sont équipés avec des réfrigérateurs solaires à vaccins.

L'outil de la GEV s'appuie sur neuf critères de base présentant chacun un certain nombre d'exigences et de sous-exigences. Tous ces éléments définissent les caractéristiques fondamentales d'une chaîne d'approvisionnement de vaccins de qualité. La conformité à chacune de ces sous-exigences est vérifiée à l'aide d'une série de questions très précises, dont les réponses sont cotées.

Une seule liste d'exigences, de sous-exigences et de questions est utilisée pour toute la chaîne d'approvisionnement. L'outil de la GEV filtre automatiquement cette liste commune pour créer des questionnaires destinés spécifiquement à chacun des quatre niveaux décrits précédemment. Ces questionnaires spécifiques à un niveau peuvent être filtrés pour afficher uniquement les indicateurs essentiels. Ainsi, l'évaluateur peut choisir de réaliser une évaluation de la GEV complète dans un établissement spécifique ou une évaluation de type Examen rapide.

Les évaluations complètes sont généralement utilisées par les équipes nationales pour suivre des établissements sur le long terme et obtenir des améliorations spécifiques et ciblées. Les évaluations de type Examen visent l'évaluation d'un échantillon de la chaîne d'approvisionnement sélectionné avec soin. En règle générale, ce type d'évaluation est réalisé sur une courte période par des équipes nationales ou internationales.

Outre le processus de filtrage général, l'outil ajuste dynamiquement les questions proposées en fonction des réponses de l'évaluateur à des problématiques spécifiques à des pays ou des niveaux. Par exemple, si des camions réfrigérés sont utilisés pour distribuer des vaccins, un ensemble de questions couvrant ce type de matériel est proposé.

16

Dans sa forme actuelle, l'outil récapitule les résultats de l'évaluation de deux manières :

La note obtenue pour chacun des critères pertinents pour le niveau évalué.

La note obtenue pour les indicateurs classés selon sept catégories de questions, concernant principalement les bâtiments, la capacité de stockage et de transport, le matériel de chaîne du froid, les véhicules, les réparations et la maintenance, la formation, et la gestion.

2.2 Sélection des sites

Les sites sur lesquels ont porté l’évaluation ont été sélectionnés à l’aide de l’outil de sélection des sites sur la base de 90% d’intervalle de confiance et de +/- 10% de précision. L’évaluation a porté au total sur 33 structures dont le niveau central, 3 niveaux intermédiaires (dépôts régionaux), 17 derniers niveaux de distribution (districts sanitaires) et 12 point de prestation de services (postes de santé). Les sites « Points de prestations » ont été sélectionnés en tenant compte, non seulement du nombre total des postes de santé (52), mais également de leur fonctionnalité et de la date d’équipement desdits postes en vue de la conduite des activités de vaccination, couvrant toute la période retenue pour la revue. Ainsi, sur l’ensemble des points de prestations de services de vaccination, 12 postes ayant une ancienneté de fonctionnement en matière de PEV, d’au moins un an ont été sélectionnés, à raison de 1 à 2 postes de santé par District.

2.3 Types d'évaluations utilisés

Il s’agit d’une évaluation complète de type structuré, utilisant le questionnaire entier pour les quatre (04) niveaux du système de prestations en matière de vaccination aux Comores.

2.4 Version de l'outil utilisé

L’outil GEV utilisé est la version 1.0.5.,en langue française.

2.5 Sites visités

L’échantillon sélectionné couvre toutes les régions et districts sanitaires du pays, soit les 03 régions correspondant aux 03 iles autonomes, et 17 centres de santé de district.

GEV: Schéma du mode de sélection des structures à évaluer

Fournisseurs Internationaux

de vaccins

via

UNICEF-SD

1 Dépôt National

niveau 1

Dépôt Primaie: PR

3 Dépôts Régionaux

Niveau 2

Sous-Nationaux

17 dépôts de District

Niveau 3 Dernier niveau de Distribution

Postes de santé

Niveau 4

Point de prestation de services

12 sur 52

3 sur 3

1 sur 1

GEVEchantillon

17 sur 17Dernier Niveau Distribution (DND)

Sélection des DND

dont 10 sont sans PS

Sélection des Postes de

santé remplissant les

conditions d’inclusion

dans l’échantillon

17

Au cours de l’évaluation, tous les sites sélectionnés, soit 33 structures au total, ont été visités.

Aperçu de la carte sanitaire des Comores avec les 3 Iles autonomes :

Mohéli, Ngazidja (Grande Comore) et Ndzouani (Anjou an) :

1) Ile autonome de Mohéli : 3) Ile autonome d’Anjouan :

2) Ile autonome de Ngazidja :

18

Le tableau ci-après donne la liste des sites sélectionnés :

2.6 Profil des enquêteurs et superviseurs

Les enquêteurs ont été choisis parmi des agents de santé ayant des connaissances et des aptitudes en matière de gestion du PEV au niveau régional et districts sanitaires. La supervision a été assurée par des cadres de santé ayant des aptitudes dans la supervision des activités du PEV, provenant du niveau central et des partenaires.

La coordination générale de l’activité consistant en la formation, la mise en route et l’orientation des équipes d’enquêteurs et des superviseurs tout au long de la collecte des données, a été assurée par les 02 experts chargés de la conduite de l’évaluation.

3. Informations générales relatives au pays

3.1 Données géographiques et organisation administrativ e

Les Comores, Archipel volcanique, sont situées à l’entrée Nord du canal du Mozambique entre l’Afrique orientale et Madagascar, avec une superficie globale de 2237 km². L’Archipel complet est formé de quatre îles qui sont : la Grande Comore, Anjouan, Mohéli et Mayotte encore sous l’administration

N°Zone

administrativeNom

établissementNiveau de la chaîne d'approvisionnement Code établissement

1 National PNAC Dépôt central 1PR01

2 Régional Ngazidja Dépôt intermédiaire 1SN02

3 Régional Anjouan Dépôt intermédiaire 1SN03

4 Régional Mohéli Dépôt intermédiaire 1SN04

5 District Moroni (PMI) Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD01

6 District Mitsoudjé Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD02

7 District Ouzioini Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD03

8 District Foumbouni Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD04

9 District Oichili Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD05

10 District Mbéni Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD06

11 District Mitsamiouli Dernier niveau de distribution 1SN02-1LD07

12 District Mutsamudu Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD01

13 District Ouani Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD02

14 District Tsembéhou Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD03

15 District Domoni Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD04

16 District Mrémani Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD05

17 District Pomoni Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD06

18 District Sima Dernier niveau de distribution 1SN03-1LD07

19 District Fomboni Dernier niveau de distribution 1SN04-1LD01

20 District Wanani Dernier niveau de distribution 1SN04-1LD02

21 District Nioumachoi Dernier niveau de distribution 1SN04-1LD03

22 Poste de santé El Maarouf Point de prestation 1SN02-1LD01-1SP01

23 Poste de santé Vouvouni Point de prestation 1SN02-1LD01-1SP03

24 Poste de santé Mdjoiézi Point de prestation 1SN02-1LD02-1SP01

25 Poste de santé Singani Point de prestation 1SN02-1LD02-1SP02

26 Poste de santé Nkourani Ya Sima Point de prestation 1SN02-1LD03-1SP01

27 Poste de santé Dembéni Point de prestation 1SN02-1LD03-1SP02

28 Poste de santé Douniani Point de prestation 1SN02-1LD07-1SP01

29 Poste de santé Ouellah Point de prestation 1SN02-1LD07-1SP02

30 Poste de santé Hombo Point de prestation 1SN03-1LD01-1SP01

31 Poste de santé Bandrani Point de prestation 1SN03-1LD01-1SP02

32 Poste de santé Jimlimé Point de prestation 1SN03-1LD02-1SP01

33 Poste de santé Koni Point de prestation 1SN03-1LD04-1SP01

19

française. La superficie des trois îles autonomes constituant actuellement l’Union des Comores est de 1861 km2, soit respectivement 1148 km2 pour la Grande Comore, 290 km2 pour Mohéli et 424 km2 pour Anjouan.

Le pays est doté d’une riche diversité physique. Son climat tropical est caractérisé par deux grandes saisons : une saison chaude et humide, entre novembre et mars - avril, marquée par de fortes pluies et de violents cyclones, nommé «kashkasi». Pour le reste de l'année, l'archipel connaît une saison sèche et fraîche caractérisée par des vents de mousson Nord à Nord-Ouest nommé «Kusi» avec des températures variant entre 24° et 27°C.

Après une longue période d’incertitudes politiques et institutionnelles entrecoupée de coups d’état et suite à une crise séparatiste en 2007, les Comores se sont dotées d’une constitution en 2001 qui a été révisée et approuvée par référendum en mai 2009.

La nouvelle Constitution attribue les prérogatives dévolues aux pouvoirs insulaires qui seront dirigés désormais par des gouverneurs élus. Au niveau de l’Union, le principe de la Présidence tournante entre les îles est maintenu. Cependant, le Président est élu pour cinq ans avec trois vice-présidents, dont un par île.

3.2 Données démographiques

Selon la projection 2012 du Recensement Général de la Population et de l’Habitat de 2003 (RGPH 2003), la population totale des trois îles autonomes est de 724 293 habitants répartie de la façon suivante : Mohéli pour 47895 habitants, Anjouan pour 306838 habitants et Grande Comore pour 369 560 habitants. La densité moyenne est de 335 habitants au km2. Cette population est très jeune, puisque la proportion des jeunes de moins de 20 ans représente 57,4%. Les femmes en âge de procréer représentent 22,3% de la population totale.

De plus, l’âge moyen de la population est de 24,1 ans. Une telle structure par âge ne va pas sans poser d’énormes défis au pays, surtout dans la prise en charge de la jeunesse en matière d’éducation, de santé, de nutrition, de formation professionnelle, d’emploi, de loisirs, etc.… Le rapport de dépendance (les enfants de moins de 15 ans et les vieillards de plus de 64 ans rapportés à la population de 15-64 ans) est de 198,5% avec une différence notoire entre le milieu urbain 169,3 % et le milieu rural 210,6 %. Ces chiffres restent très élevés si l’on tient compte du faible taux brut d’activité de la population comorienne qui est estimé à 25,3 %. De plus, cette population reste majoritairement rurale, à plus de 68%, ce qui a pour enjeu le déploiement efficace des ressources sanitaires.

Selon le RGPH de 2003, le taux brut de natalité et le taux global de fécondité s’établissaient respectivement à 35,6 pour mille (33 pour mille en milieu urbain et 36,7 pour mille en milieu rural) et 150,8 pour mille (128,1 pour mille en milieu urbain et 161 pour mille en milieu rural). L’indice synthétique de fécondité était de 5,3 enfants par femme. Cette fécondité est plus importante en milieu rural (5,6 enfants par femme) qu’en milieu urbain (4,5 enfants par femme).

3.3 Organisation des services de vaccination

Le système de santé et de vaccination est organisé en quatre (04) niveaux. Le niveau central est constitué par la coordination nationale du PEV (CNPEV) logée dans la direction de la lutte contre la Maladie, elle-même dépendant de la Direction nationale de la santé. Le niveau intermédiaire est représenté par les îles autonomes avec les directions régionales de la santé (DRS), organisées en pôles, dont 03 à Ngazidja, 03 à Ndzouani et 01 à Mohéli. Quand au niveau périphérique, il comprend 02 échelons : le premier est représenté par 17 centres de santé des districts sanitaires (CSD),répartis de la manière suivante : 07 à Ndzouani, 03 à Mohéli, et 07 à Ngazidja ou Grande Comore. Le 2ème échelon est constitué pardes postes de santé et des centres de santé familiale (CSF), en nombre variable, qui viennent compléter le tableau des services de santé. Sur les 17 districts sanitaires cependant, seuls 07

20

hébergent des postes de santé pratiquant la vaccination. Les 10 autres districts organisent directement des prestations de services de vaccination depuis le siège du district, et fonctionnent par conséquent en pratique comme des postes de santé.

La couverture vaccinale, chez les enfants de 0 à 11 mois, en 2011 pour les différents antigènes est respectivement de 88% pour le BCG, 86,7% pour le DTC-HepB-Hib3, 78% pour la rougeole et 66,8% pour le VAT2+ chez les femmes enceintes. Le GIVS (Global Immunization Vision and Strategy) préconise un taux de 90% pour l’ensemble des antigènes. Sur l’ensemble des districts sanitaires du pays, 12 ont une couverture en DTC-HepB-Hib3 supérieure ou égale à 80%.

3.4 Calendrier de vaccination et fournisseurs

Le calendrier actuel de vaccination se présente comme suit (cf. tableaux n°5 et 6 ci-après) :

Tableau n°5 : Calendrier vaccinal de routine pour les enfants de 0 à 11 mois (naissances vivantes et survécus) :

Contact Age de l’enfant Antigènes

1 Naissance BCG, VPO 0

2 8 semaines DTC-HepB-Hib1, VPO1



5 9 mois Vaccin Anti- Rougeoleux

GEV – 0rganisation générale de la chaîne d’approvisionnement aux Comores

Fournisseurs Internationaux

Via

UNICEF-SD

3 of 3

1 of 1

EVMsample

1 Dépôt National (PNAC)Level 1

Primary store

17 of 17

Dépôt Régional (1)Sous-national

Dépôt Régional (2)Sous-national

Dépôt Régional (3)

Sous-national

Dépôts de Districts DND

(1-7)

Dépôts de Districts DND

( 8-14)

Dépôts de Districts

DND(15-17)

Postes de santé sélectionnés

Total 12

collectes collectes collectes

collectes collectes collectes

distributiondistribution

distribution

collectes distribution

collectes

21

Tableau n°6 : Calendrier vaccinal de routine pour les femmes en A ge de Reproduction

Contact Période du contact vaccinal Antigènes

1 Dès que possible (grossesse comme contact) VAT1

2

4 semaines après la première dose mais pas plus tard que deux (2) semaines avant la date prévue de l’accouchement ou un (1) mois au moins après VAT 1

VAT2

3

Six (6) mois au moins après la deuxième dose ou au cours de la grossesse suivante ou6 mois au moins après VAT 2

VAT3

4

Un (1) an après la troisième dose ou pendant une autre grossesse ou12 mois au moins après VAT 3

VAT4

5 Un (1) an après la quatrième dose ou pendant une autre grossesse ou12 mois au moins après VAT 4

VAT5

L’approvisionnement des vaccins et matériels d’injection se fait à travers l’UNICEF.

3.5 Introductions planifiées de vaccins

Selon le rapport du Comité d’Examen Indépendant (CEI) de GAVI (Septembre 2012), l’Union des Comores prévoirait l’introduction dans le PEV des vaccins suivants :

Tableau N°7 : Planification des nouveaux vaccins :

Type de vaccins Groupe cible Année d’introduction

Pneumo 0 – 11 mois 2016

Rotavirus 0 – 11 mois 2018

HPV 9 – 13 ans (filles) 2018

3.6 Données sur les volumes de vaccins

Les données sur les volumes des vaccins et consommables utilisés dans le PEV figurent dans le tableau ci-dessous :

22

Tableau N°8 : Volume des vaccins du PEV de routine

4. Présentation générale de la chaîne d'approvisionnem ent

4.1 Structure logistique

La chaîne d’approvisionnement du PEV aux Comores est constituée de quatre niveaux qui sont :

Le niveau central : le dépôt central possède une chambre froide positive d’une capacité nette de 2090 litres et de 03congélateurstype MF 314 avec une capacité nette disponible de792 litres en congélation. Toutefois, un seul congélateur est suffisant pour couvrir les besoins du dépôt central pour le PEV de routine; les 02 autres congélateurs ne sont déployés que lors de campagnes de vaccination masse lorsque la capacité de stockage nécessaire en froid négatif devient plus important.

Le niveau régional : chaque dépôt dispose de 01 à 02 réfrigérateurs à compression de type MK 304, MK 074 ou GR245 G/E à gaine réfrigérante fonctionnant à l’électricité. Le niveau régional reçoit les vaccins et autres intrants du PEV du niveau central à raison de 04 fois par an, soit de manière trimestrielle.

Le niveau district : chaque dépôt est équipé avec 01 réfrigérateur solaire de type VC-65F alimenté par des plaques photovoltaïques, ayant une capacité nette en réfrigération de 37,5 litres. Les dépôts de districts reçoivent les vaccins du niveau régional à une fréquence de 12 livraisons par an. Les dépôts viennent collecter les vaccins au niveau régional à un rythme mensuel. Les CSD qui n’abritent aucun poste de santé fonctionnel dans le cadre du PEV, offrent directement des prestations des services de vaccination.

Annnee Districts - sites Population

totaleNaissances

vivantesEnfants

survivantsDTC-HepB-

HibVAR BCG VPO VAT

Volume total des vaccins

2012 Moroni 145 597 4 368 3 940 3,03 1,67 1,02 3,28 10,07 19,07

2012 Fombouni 36 195 1 086 1 023 0,79 0,43 0,25 0,85 2,50 4,83

2012 Mitsoudjé 26 995 810 730 0,56 0,31 0,19 0,61 1,87 3,54

2012 Mitsamiouli 61 716 1 851 1 670 1,29 0,71 0,43 1,39 4,27 8,09

2012 Mbéni 41 316 1 239 1 118 0,86 0,47 0,29 0,93 2,86 5,41

2012 Oichili 28 271 848 765 0,59 0,32 0,20 0,64 1,96 3,70

2012 Ouzioini 29 471 884 797 0,61 0,34 0,21 0,66 2,04 3,86Total Ngazidja 48,50

2012 Fomboni 31 307 939 885 0,68 0,37 0,22 0,74 2,17 4,182012 Wanani 7 901 237 223 0,17 0,09 0,06 0,19 0,55 1,052012 Nioumachoua 8 686 261 245 0,19 0,10 0,06 0,20 0,60 1,16

Total Mohéli 6,39

2012 Mutsamudu 59 912 1 797 1 693 1,30 0,72 0,42 1,41 4,14 7,99

2012 Ouani 42 728 1 282 1 207 0,93 0,51 0,30 1,01 2,96 5,70

2012 Domoni 56 796 1 704 1 574 1,21 0,67 0,40 1,31 3,93 7,52

2012 Mrémani 64 073 1 922 1 776 1,37 0,75 0,45 1,48 4,43 8,48

2012 Tsembehou 24 172 725 670 0,52 0,28 0,17 0,56 1,67 3,20

2012 Pomoni 35 898 1 077 995 0,77 0,42 0,25 0,83 2,48 4,75

2012 Sima 23 260 698 645 0,50 0,27 0,16 0,54 1,61 3,08Total Anjouan 40,72

2012 Grande Comores 369 561 11 087 10 044 24,74 13,59 8,30 26,78 81,80 155,212012 Anjouan 306 839 9 205 8 561 21,09 11,59 6,89 22,83 52,67 115,062012 Moheli 47 894 1 437 1 353 3,33 1,83 1,08 3,61 10,60 20,452012 PNAC 724 294 21 729 19 958 98,32 54,02 32,53 106,44 290,14 581,45

Données de populationsVolume occupé par les vaccins du PEV en froid

positif (en litres)

23

Le niveau prestation des services (PS): il est composé au total de 52 postes de santé dont 26 en Grande Comore, 19 à Anjouan et 7 à Mohéli, auxquels il faut ajouter 3 services de santé militaires, et 4 centres de santé de CARITAS. Toutefois, ces 52 PS n’offrent pas tous des prestations de services de vaccination. Chaque PS organisant des prestations de vaccination est équipé essentiellement d’un réfrigérateur de type VC-65F solaire d’un volume net de 37,5 litres. Les Postes de santé s’approvisionnent en vaccins et matériels d’injection soit à partir des dépôts de districts, soit directement au dépôt de la DRS en fonction de leur proximité géographique. Tout comme pour les districts, le rythme d’approvisionnement est mensuel.

A tous les niveaux du système, des glacières type RCW25 d’une capacité de 20 litres et des porte-vaccins durables de 8 litres sont utilisés pour le rangement et le transport des vaccins dans le cadre des ravitaillements entre les dépôts.

4.2 Infrastructures fixes (bâtiments)

Au niveau central, les locaux administratifs dédiés à la coordination du PEV sont constitués d’une salle unique comportant 03 bureaux pour les agents y travaillant, situé au sein de la Direction nationale de la santé.

Les locaux consacrés aux activités du PEV sont intégrés bâtiments des centres de santé dans les régions, les districts et postes de santé. Ils sont en général constitués de 01 ou deux (02)salles de dimensions variables. Il n’y a généralement pas de locaux séparés pour le stockage des matériels de vaccination, lesquels se retrouvent sur des étagères ou dans des armoires avec d’autres types de produits médicamenteux ou non.

4.3 Infrastructures de transport

Les infrastructures spécifiques de transport sont pratiquement inexistantes pour les activités du PEV à tous les niveaux. Au niveau central, le PEV ne dispose d’aucun matériel roulant. La distribution des vaccins est organisée par le biais d’un prestataire de services logistiques agissant sous contrat avec le PEV et l’UNICEF, pour l’envoi des vaccins et matériels de vaccination dans les régions sanitaires.

Au niveau régional et district, des véhicules Pick-Up sont quelques fois utilisés pour le transport des vaccins quand ils sont disponibles. Sinon, ce sont des taxis urbains réguliers qui sont mis à contribution

pour le transport des vaccins et consommables de vaccination d’un point à un autre (Région↔District). Pour le transport des intrants entre les districts et les formations sanitaires (postes de santé) certains centres disposent de motocyclettes.

24

5. Analyse des résultats globaux Tableau N°9 : Résultats globaux pour les critères et catégorie s par niveau :

Critères de la GEV Cible

Niveaux de la chaine d'approvisionnement

Central Régional District PS

E1: Procédures avant expéditions et réception vaccin

80% 34%

E2: Maintien de températures de stockage correctes des vaccins

80% 39% 68% 70% 54%

E3: Maintien de capacités de stockage et de transport suffisantes

80% 100% 70% 91% 88%

E4: Bâtiments, équipement, transport 80% 69% 67% 63% 68%

E5: Maintenance 80% 77% 51% 53% 52%

E6: Gestion de stock 80% 85% 67% 66% 49%

E7: Distribution 80% 65% 64% 52% 77%

E8: Gestion des vaccins 80% 70% 72% 79% 80%

E9: Système d'info & fonctions d'appui à la gestion

80% 62% 97% 76%

Catégories de la GEV

Bâtiments 80% 73% 73% 69% 70%

Capacité 80% 100% 68% 94% 97%

Equipement 80% 77% 61% 72% 68%

Gestion 80% 61% 67% 64% 54%

Réparations/Maintenance 80% 77% 51% 53% 52%

Formation 80% 93% 87% 85% 85%

Véhicules 80% 17% 56% 41%

5.1 Niveau central

Les résultats obtenus au niveau central montrent que sur les neuf (9) critères évalués, seulement deux à savoir le critère E3 relatif à la disponibilité des capacités de stockage et E6 (Gestion de stocks) ont un score satisfaisant (≥ 80%). Les sept autres critères ont un score non satisfaisant variant entre 39% (E2) le plus faible, à 77% (E5) le plus élevé. L’analyse séquentielle des résultats obtenus est faite ci-après.

25

5.1.1 Résultats obtenus

Graphique 2 : Résultats du niveau central

5.1.2 Analyse détaillée par critères:

� Critère E1: Procédures de réception des vaccins

Ce critère enregistre un score de 34%. L’approvisionnement du pays en vaccins se fait essentiellement à travers l’UNICEF. L’estimation des besoins annuels en vaccins est fait par le PEV, à l’aide des outils de prévisions des besoins et du SMT, avec l’appui technique de l’UNICEF, qui assure l’’achat et l’acheminement des vaccins traditionnels. En ce qui concerne le nouveau vaccin DTC-HeB-Hib introduit en 2010, les stocks sont octroyés par GAVI avec un cofinancement du Gouvernement Comorien. Un transitaire, mandaté par l’UNICEF assure l’enlèvement et l’acheminement des vaccins de l’aéroport au dépôt central logé à la PNAC.

Comme points forts, on peut noter essentiellement l’utilisation correcte du Rapport de Réception du Vaccin (RRV) incluant les principales procédures des formulaires UNICEF qui sont correctement remplis, bien archivés et des copies sont régulièrement envoyées régulièrement à l’UNICEF, pour transmission à la Division des Approvisionnements de la centrale d’Achats de l’UNICEF à Copenhague, dans les 72 heures suivant la réception des vaccins. Toutefois, cette promptitude n’est pas respectée, le délai moyen de transmission observé étant de 21 jours. Tous les arrivages individuels des vaccins disposent d’un RRV.

En ce qui concerne l’enlèvement au niveau de l’aéroport, toutes les dispositions avec la douane sont satisfaisantes. Une procédure d'enlèvement simplifiée est utilisée pour enlever les vaccins quelque soit le jour et l’heure d’arrivée. Tous les lots de vaccins réceptionnés pendant la période concernée par l’évaluation sont accompagnés de certificats de libération de lots.

Cependant, tous les RRV disponibles ne sont signés que par une seule personne, le gestionnaire des vaccins, alors qu’ils devraient aussi comporter celle du superviseur de l’inspection qui est ici le coordonnateur national du PEV.

Comme points faibles on peut noter, l’absence de formation des agents de la douane et du transitaire sur les procédures de stockage et de transport des vaccins, bien que ceux-ci manipulent tous les vaccins nécessaires au pays depuis des années. En cas de retard de vol, il n’existe pas de plan d’urgence clairement écrit connu des agents de dédouanement. Les vaccins sont reçus au niveau de l’entrepôt central de la PNAC dans de bonnes conditions de stockage tel que recommandé par l’OMS. Aucun retard n'a été signalé pendant la période de revue.

0%

20%

40%

60%

80%

100%E1: Arrivage/Réception vaccin

E2: Température

E3: Capacité de stockage

E4: Bâtiments, équipement, transport

E5: MaintenanceE6: Gestion de stock

E7: Distribution

E8: Gestion des vaccins

E9: SIG, fonctions d 'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt central (1) n: 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%Bâtiments

Capacité

Equipement

GestionRéparations/maintenance

Formation

Véhicules

Scores de catégories

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt central (1) n: 1

26

Le transitaire gère la réception au pied de l’avion, le dédouanement s’il y a lieu, le retrait et l’acheminement des vaccins de l'aéroport à l’entrepôt central. Le stockage dans la chambre froide et l’inspection des vaccins sont assurés par les agents du dépôt central.

En ce qui concerne les consommables (seringues et boîtes de sécurité), les commandes suivent le même processus que les vaccins selon les besoins annuels exprimés par le programme. L’enlèvement et le dédouanement des seringues et des boîtes de sécurité sont assurés par le même transitaire. Bien qu’il n’existe pas de mémorandum d’entente écrit entre les services des douanes et la coordination nationale du PEV ou l’UNICEF, aucun retard n’a été signalé à cause des procédures liées au dédouanement au cours de la période couverte par l’évaluation.

� Critère E2: Contrôle de la température

Le score de ce critère est de 39%, 2èmeplus faible score enregistré parmi les neufs critères évalués. L’agent principal de l’entrepôt impliqué dans la gestion des vaccins maîtrise la connaissance des plages de conservation des vaccins, ainsi que la sensibilité des vaccins à la congélation. Ila été formé à la gestion des vaccins.

Des relevés manuels de températures existent pour tous les équipements frigorifiques (chambre froide et congélateur) et sont bien archivés. Seulement la chambre froide n’est pas équipée d’enregistreur continu de température, ni d’alarme sonore. En outre, une seule des deux unités de réfrigération est fonctionnelle.

L’analyse des relevés de températures n'est pas systématique. Aucune étude sur le suivi de la température n’a été réalisée, de même que la cartographie de la chambre froide. Les thermomètres (muraux et intérieurs) servant à relever la température de l’unique chambre froide ne font pas l’objet de calibrage.

� Critère E3: Capacité de stockage

Le score de ce critère pour le niveau central est très satisfaisant, puisqu’il est 100%. L’espace de stockage en froid actuellement disponible est supérieur aux besoins actuels pour le stockage des vaccins de la routine. Cependant, au moment de l’évaluation la quantité de vaccins dans la chambre froide était à un niveau minimum, le restant de la place étant occupée par les médicaments de la PNAC et des autres programmes de santé. Une nouvelle chambre froide de 10 m3 a été acquise par le PEV, mais elle n’a pas encore été installée.

Le magasin sec du PEV est situé sur un site séparé, essentiellement dans un container de 20 pieds avec une capacité suffisante pour les besoins actuels du PEV de routine.

Il existe un plan d’urgence affiché dans l’entrepôt et bien connu des agents du service chargé de la gestion des vaccins et consommables.

� Critère E4: Bâtiments, matériel et transport

Ce critère enregistre un score de 69% de moyenne, qui n’est pas satisfaisant. Le dépôt central est d’accès facile par tous les véhicules pour la réception et la livraison des vaccins et des consommables.

Les locaux de l’entrepôt sont gardés jour et nuit par un gardien.

Le bâtiment de l’entrepôt est bien entretenu. Il n’y a pas de fuite dans le plafond et aucun problème de fissures des murs extérieurs.

27

Le bâtiment qui abrite les équipements frigorifiques est approprié et bien aéré. Le bureau du « magasinier » est par contre assez éloigné de l’enceinte réservée au stockage des vaccins dans un bâtiment séparé.

La zone d’emballage est située à côté des chambres froides dans le bâtiment à l’abri du soleil et bénéficie d’une climatisation continue. Cependant, il n’y a pas d’aménagement particulier pour le conditionnement des accumulateurs et l’emballage des vaccins pour les livraisons.

Il existe des extincteurs au niveau du dépôt mais il n’y a pas d’évidence que ceux-ci ont été testés pour l’année en cours.

� Critère E5: Maintenance

Ce critère enregistre un score de 77% au niveau central. La maintenance des chambres froides est assurée par un technicien en maintenance employé par la PNAC. Il n’existe de plan de maintenance préventive des équipements formalisé. En ce qui concerne les bâtiments, la maintenance relève de la société pharmaceutique. Pour la coordination du PEV dont les bureaux sont situés sur un site séparé, la maintenance des bâtiments relève du gouvernement à travers la DAF et entre dans un plan global de la maintenance des infrastructures du ministère de la santé. Il n’existe pas d’évidence que la maintenance des bâtiments est faite récemment.

Le congélateur en service est aussi utilisé pour le recyclage des accumulateurs.

La fourniture en électricité pour le fonctionnement des équipements est sécurisée par l’existence d’un groupe électrogène de relais de 100 KVa, à démarrage automatisé, permettant de prendre en charge le fonctionnement des équipements en cas de délestage ou de panne de secteur.

Le transport des vaccins pour la distribution dans les îles autonomes autres que Ngazidja est assurée par le transitaire évoqué plus haut. Sur la période de la revue un certain nombre de livraisons prévues n’ont pas pu être exécutées en raison de problèmes logistiques entre la CNPEV et le transitaire. Les points à améliorer à ce niveau sont constitués par des problèmes de collaboration, qui entachent la régularité de la distribution des intrants du PEV vers les régions et districts.

� Critère E6: Gestion des stocks

Le score obtenu (85%) par ce critère est satisfaisant. Au niveau central, la gestion des stocks est assurée par ordinateur à travers un registre informatisé de l’OMS, le SMT qui est tenu à jour. Le « magasinier » a été formé à l’utilisation de cet outil. En plus, la formation continue et le suivi de l’utilisation est assuré à travers un contact permanent avec le concepteur de l’outil (OMS).

L’enregistrement des mouvements des stocks de vaccins, de diluants et des matériels d’injection est effectif, et des rapports régulièrement générés.

Les formulaires de demande de vaccins envoyés par le niveau intermédiaire pour la commande et la réception des intrants (bon de commande et de livraison) sont utilisés. Les sorties de vaccins se font suivant le principe « premier expiré, premier sortie » (PEPS) et selon l’état de la PCV. Un

FICHE D'ENREGISTREMENT DES ENTREES DE VACCINS & DILUANTS Index

Comoros Dépôt National PNAC Année: 2012

RECEPTION INTRANTS N° de Lot Date Type Conditionnement Quantités reçues Producteur

Date_Réception Type_Réception Origine Vaccins&Diluants N°_Lot Péremption AVS doses/flacon Nbre de boîtesNbre fl acons Fabricant Source_financement N°_BonLivraison

02-janv-12 B/F India BCG 037G0162 janv-13 20 30 1 500 Serum Institute of India UNICEF

02-janv-12 B/F India dil_BCG EUS1NS078 mars-15 20 30 1 500 Serum Institute of India UNICEF

02-janv-12 B/F Belgium OPV A0PVB845AA août-12 10 45 4 500 GlaxoSmithKline UNICEF

02-janv-12 B/F Indonesia Measles 250460 juil-12 10 226 2 260 Bio Farma UNICEF

02-janv-12 B/F Indonesia dil_Measles 991350 juin-15 10 226 2 260 Bio Farma UNICEF

02-janv-12 B/F Indonesia Measles 250041 févr-13 10 260 2 600 Bio Farma UNICEF

02-janv-12 B/F Indonesia dil_Measles 991820 nov-15 10 260 2 600 Bio Farma UNICEF

02-janv-12 B/F India TT 019B0009C avr-13 20 290 7 250 Serum Institute of India UNICEF

02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 0451626 mai-14 1 138 6 900 Berna Biotech (Korea) GAVI

02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 1452025 févr-14 1 1 40 Berna Biotech (Korea) GAVI

02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 1452101 août-14 1 1 42 Berna Biotech (Korea) GAVI

02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 1452102 sept-14 1 1 30 Berna Biotech (Korea) GAVI



02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 1452107 sept-14 1 109 5 436 Berna Biotech (Korea) GAVI

02-janv-12 B/F Korea DTP-HepB-Hib 1452133 oct-14 1 95 4 750 Berna Biotech (Korea) GAVI

20-mars-12 New Arrival India DTP-HepB-Hib 124P10403 oct-13 10 120 3 000 Serum Institute of India GAVI

29-mai-12 New Arrival India Measles 004F1162 févr-14 10 17 830 Serum Institute of India UNICEF

29-mai-12 New Arrival India dil_Measles 068S12041E janv-17 10 17 830 Serum Institute of India UNICEF

26-juin-12 New Arrival Belgium OPV AOPVB874DA déc-13 10 33 3 300 GlaxoSmithKline UNICEF

10-juil-12 New Arrival Bulgaria BCG 786-1 mai-15 20 28 550 Intervax UNICEF

10-juil-12 New Arrival Bulgaria dil_BCG 261-1 janv-16 20 28 550 Intervax UNICEF

28-août-12 New Arrival India DTP-HepB-Hib 124P2013A mars-14 10 63 3 120 Serum Institute of India GAVI

06-sept-12 Return Mwali Measles 250041 févr-13 10 10 100 Bio Farma UNICEF

06-sept-12 Return Mwali dil_Measles 991820 nov-15 10 10 100 Bio Farma UNICEF

09-sept-12 Return Ngazidja Measles 250041 févr-13 10 5 50 Bio Farma UNICEF

09-sept-12 Return Ngazidja dil_Measles 991820 nov-15 10 5 50 Bio Farma UNICEF

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plan de distribution formalisé et écrit n’est pas disponible. Cependant, des échanges téléphoniques réguliers et permanents existent entre le gestionnaire central et les points focaux PEV des régions sanitaires. Au niveau central, tous les bons de sortie sont au complet et archivés pour chaque livraison.

Les diluants des vaccins lyophilisés sont livrés conformément aux recommandations des fabricants. Les stocks physiques des vaccins vérifiés correspondent aux stocks sortis et enregistrés dans le SMT.

Une revue interne systématique des pertes de vaccins n’est pas réalisée.

La fréquence d’approvisionnement des vaccins au niveau central est de 2 fois par an pour tous les antigènes. Ce rythme d’approvisionnement établit avec l’UNICEF correspond aux besoins du pays. Il existe une étiquette collée sur la porte de la chambre froide, afin d’identifier son contenu.

� Critère E7: Distribution

Le score de ce critère est de 65%, ce qui n’est pas satisfaisant. Le rythme d’approvisionnement programmé dans les îles est trimestriel. Celui-ci n’est cependant pas toujours respecté. Des difficultés liées notamment à la mobilisation des moyens de transport et/ou du traitement du contrat du transitaire officiel ont entaché la régularité des envois de vaccins aux demandeurs des îles autonomes.

Toutes les livraisons planifiées n’ont pu être réalisées pendant la période de la revue. Le gestionnaire des vaccins dit saisir toute opportunité de mission d’agents vers les îles pour expédier de petits colis de vaccins aux régions. Tous les bons de livraisons choisis au hasard et vérifiés pour la période, étaient correctement remplis.

Concernant le transport et le rangement des vaccins dans les glacières les agents de l’entrepôt central possèdent les connaissances requises. Toutefois, les indicateurs de congélation ne sont pas utilisés pour la distribution des vaccins. Les glacières RCW25 sont réservées principalement au transport des vaccins pendant les campagnes. Pour le PEV de routine, elles ne sont pas utilisées régulièrement en raison de leurs dimensions encombrantes.

Des accumulateurs conditionnés sont toujours utilisés pour les livraisons. Les chauffeurs connaissent la conduite à tenir en cas d’urgence. Ils sont tous équipés de téléphones mobiles, mais des crédits de communication ne leur sont pas octroyés.

� Critère E8: Gestion des vaccins

Ce critère enregistre un score de 70%, non satisfaisant. Tous les agents ont bénéficié de formation sur la gestion du PEV. Le test d’agitation est connu par les agents, mais ceux-ci ne l’ont jamais appliqué en situation réelle. Les diluants des vaccins lyophilisés sont livrés conformément aux normes. Les agents du dépôt central n’ont pas bénéficié de supervision formative pendant la période de revue. Les taux de pertes de système ne sont cependant pas exploités et utilisés pour action. Les informations sur la PFE ne sont pas affichées en posters dans le bureau des agents du dépôt central.

� Critère E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion

Il n’existe pas de contrat de maintenance portant sur les équipements CDF et les infrastructures du PEV, du fait qu’elle est assurée à travers un mécanisme impliquant des agents gouvernementaux.

Un manuel de procédures opératoires normalisées (PON) proprement dite n’est pas disponible. Il existe cependant un guide national de vaccination élaboré avec l’appui des partenaires. Ce document contient l’essentiel des informations utiles pour la gestion des activités du PEV.

Il n’existe pas de Mémorandum d’entente (ME) écrit sur les procédures de dédouanement avec la Douane. Cette activité est sous-traitée avec une société de transit.

Il n’existe pas de véhicule pour le suivi/coordination des activités du PEV au niveau central.

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La méthode de la population cible est utilisée pour estimer les besoins annuels en vaccins à partir des données actualisées du Recensement Général de la Population et de l’Habitat (RGPH 2003) et des couvertures vaccinales provenant des rapports mensuels de vaccination compilés par district et régions. Les taux de pertes utilisés par les Comores sont ceux projetés à partir des rapports de vaccination consolidés des districts et postes de vaccination.

L’inventaire des équipements de la chaîne de froid disponible est celui de 2009.

5.2 Niveau Régional

Au niveau régional, les scores obtenus révèlent une situation de la gestion logistique pas très satisfaisante dans son ensemble. En effet, des huit critères applicables à ce niveau, un seul présente un score satisfaisant. Il s’agit du critère E9 avec 97%, relatif aux systèmes d’information et fonctions de soutien. Les autres critères varient d’un score de 51% (E5) à 72% (E8).

5.2.1 Résultats obtenus

Graphique3 : Résultats du niveau régional

5.2.2 Analyse détaillée par critères

� Critère E2: Contrôle de température

Ce critère enregistre un score de 68%, non satisfaisant. Tous les agents interrogés au niveau des dépôts régionaux maîtrisent non seulement la plage correcte de température de stockage pour chacun des vaccins du calendrier vaccinal, mais connaissent également les vaccins qui peuvent être endommagés par la congélation. Il existe des relevés manuels complets de température qui sont à jour dans tous les dépôts régionaux visités. La plupart des gestionnaires des entrepôts des régions ont reçu une formation sur la gestion des vaccins.

En termes de points faibles il faut noter qu’aucun réfrigérateur n’est équipé de dispositifs électroniques d’enregistrement continus de la température. Les relevés des températures se font manuellement 2 fois par jour, comme recommandé mais sur une fiche unique annuelle, qui devient surchargée et souvent illisible au cours du temps. Les enregistrements des températures ne sont pas revus de façon formelle et systématique, afin d’identifier les excursions de températures, les causes éventuelles ainsi que les mesures correctrices.

� Critère E3: Capacité de stockage et de transport

Ce critère a un niveau non satisfaisant de 59%.

0%

20%

40%

60%

80%


E2: Température




E7: Distribution


E9: SIG, fonctions d'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt intermédiaire (1) n: 3

0%

20%

40%

60%

80%

100%Bâtiments

Capacité

Equipement


Formation

Véhicules


Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt intermédiaire (1) n: 3

30

Les dépôts sont équipés de 02 réfrigérateurs dont les capacités sont suffisantes pour le stockage des vaccins du PEV. Toutefois, les capacités de production d’accumulateurs de froid ne sont pas suffisantes du fait qu’il n’existe pas de congélateurs spécifiques d’accumulateurs. Il n’existe pas de plan d’urgence formalisé en cas de panne d’équipement ou autre, au niveau de l’ensemble des dépôts régionaux. Seuls les contacts des personnes ressources sont affichés. Cependant les agents savent les mesures à prendre en cas d’urgence ou de panne des équipements. Le PEV ne dispose pas de magasins dédiés au stockage des consommables ;ceux-ci se retrouvent dans des magasins servant en même temps de dépôts de médicaments et autres biens de consommation.

Ce critère est également affecté par l’absence des régulateurs de tension pour les réfrigérateurs et d’’extincteurs.


Au niveau régional le critère E4 enregistre un score de 67% non satisfaisant. Sur les 03 dépôts régionaux aucun n’a d’infrastructures appropriées et suffisamment bien maintenues pour les activités du PEV. Quoique adaptés au climat, ils ne sont pas spacieux, bien ventilés, et dans certains cas, on trouve des fissures sévères sur les murs extérieurs. Les fenêtres de certains dépôts ne sont pas appropriées. Ils ne disposent pas tous d’un système de drainage des eaux pluviales satisfaisant. Dans la plupart des dépôts régionaux les zones d’emballage sont proches des équipements de la chaine du froid mais sont étroites. Les bureaux des gestionnaires régionaux sont situés dans les mêmes locaux que les équipements dans 02 régions sur 03. Les réfrigérateurs utilisés au niveau de ces établissements répondent aux normes et sont munis des thermomètres en état de marche et d’indicateurs de congélation.

Il existe des liaisons de télécommunication fonctionnelles dans tous les dépôts régionaux constitués par des appareils fixes et/ou mobiles. Dans le cas de l’utilisation des téléphones mobiles, les crédits de communication sont à la charge de leurs propriétaires.

Des groupes électrogènes ont été acquis afin de sécuriser la fourniture électrique en cas de panne, mais ne sont pas encore livrés à 02 régions sur les trois que compte le pays.

Les véhicules existant dans les régions sont utilisés de manière intégrée pour toutes les activités de la direction régionale, y compris le PEV.


Ce critère enregistre un score insuffisant de 51%.

La maintenance préventive des équipements de la chaine du froid n’est pas planifiée et pas régulièrement effectuée.

De façon générale, ce critère est largement affecté par le manque de plans écrits de maintenance préventive pour les bâtiments, les équipements de la chaîne de froid et les véhicules. Il n’existe pas de plans de maintenance formalisés pour les bâtiments.

En cas de panne de réfrigérateurs, la CNPEV recherche des prestataires privés pour les réparations nécessaires.

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Ce critère enregistre un score non satisfaisant de 67%. La gestion des stocks est manuelle, sur des registres qui ne sont pas toujours mis à jour régulièrement dans 02 régions sur les 03. Dans la DRS de Ndzouani, le SMT est utilisé, avec un suivi sur registre manuel, en parallèle. Les gestionnaires des dépôts régionaux ont tous suivi au moins deux sessions de formation sur la gestion des vaccins, sauf à Mohéli.

Les registres de gestion de stocks de vaccins et diluants sont utilisés ainsi que les formulaires de demande de vaccins. Des anomalies ont souvent été constatées en rapport avec l’enregistrement des diluants de vaccins et des consommables. Pour la période de revue, tous les bons de sortie sont disponibles. Il y a cependant des discordances entre les sorties enregistrées et les stocks physiques. Tous les agents des dépôts régionaux interviewés maîtrisent les connaissances relatives à la bonne gestion des vaccins (PCV, PEPS, etc.). Les entrepôts des vaccins et les magasins secs sont sécurisés et les stockages sont corrects. Aucune perte due à la congélation ou à l’exposition à la chaleur n’a été enregistrée au cours de la période de revue. Mais des doses de VPO ont été perdues par péremption pendant la période couverte par la revue. Les rapports de routine sur la distribution des vaccins ne sont pas élaborés. Il n’existe pas de système formel et écrit de notification avant livraison ou collecte. Les procédures relatives à la destruction de vaccins endommagés ne sont pas connues. Les vaccins périmés ou endommagés sont retirés de la chaîne du froid mais ne sont pas détruits systématiquement.

Les enregistrements des températures ne sont pas revus et analysés, afin de mettre en place des actions correctrices. Les inventaires physiques des vaccins et consommables sont régulièrement effectués avant l’approvisionnement. On ne note pas de ruptures de stock d’antigènes pendant la période de revue dans les dépôts des régions sanitaires.


La distribution entre chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement enregistre un score assez faible de 64%, non satisfaisant. Les régions sont approvisionnées tous les 3 mois par le niveau central. Cependant, ce rythme n’est pas toujours respecté et des livraisons insuffisantes ont été constatées dans certains dépôts de région, en raison de problèmes logistiques et/ou financiers au niveau du transporteur agréé.

Les indicateurs de congélation ne sont pas utilisés pour le transport des vaccins, mais les réfrigérateurs des régions sont tous équipés avec des « Freeze Watch » pour le contrôle de la température de stockage. Dans l’ensemble des 03 structures régionales la politique de conditionnement des accumulateurs est appliquée pour le transport des vaccins.

Les bons de commande et de livraison font office de bon de sortie pour les expéditions de vaccins entre le dépôt régional et les dépôts de districts.

Il n’existe pas de manuel de procédures opératoires normalisées (PON) formalisées sur la distribution et le transport des vaccins.


Le score enregistré par ce critère est non satisfaisant dans les régions : il est de 72%.

Les taux de pertes sont régulièrement calculés à travers le rapport mensuel de vaccination ; Cependant, ils ne sont pas utilisés pour action. Les données complètes pour la période de revue sont disponibles dans toutes les régions.

32

Le test d’agitation n’est pas suffisamment maîtrisé par la plupart des gestionnaires des vaccins. Les instructions écrites sur la PCV ne sont pas disponibles et affichées partout. Les agents appliquent la politique des flacons entamés, mais tous ne savent pas en donner une définition détaillée.

Les vaccins sont bien rangés dans les réfrigérateurs ;des fiches d’identification de leur contenu existent.

Les supervisions formatives ne sont pas régulières.

� Critère E9: Systèmes d’information et fonctions de gestion

Le score pour ce critère est satisfaisant (97%). Des données consistantes sur les populations, les couvertures vaccinales et les taux de pertes sont utilisées pour l’estimation des besoins en vaccins et consommables, basées sur la population cible projetée à partir du RGPH 2003.

Cependant, il n’existe pas de plan de maintenance sur les bâtiments administratifs. Il n’y a pas d’évidence que la maintenance des bâtiments a été réalisé récemment dans 02 régions.

5.3 Niveau District Sanitaire

Au niveau district, les scores obtenus révèlent également, comme au niveau des régions, une situation de la gestion logistique pas très satisfaisante. En effet, des huit critères applicables à ce niveau, un seul présente un score satisfaisant. Il s’agit du critère E3 avec 91%, relatif aux capacités de stockage. Les autres critères varient d’un score de 52% (E7) à 78% (E8).

Il faut noter également que certains dépôts de districts offrent directement des prestations de services de vaccination dans les CSD.

5.3.1 Résultats obtenus:

Graphique 4 : Résultats du niveau district (dernier niveau de distribution)

5.3.2 Analyse détaillée des résultats:

� Critère E2: Contrôle de température

La plupart des agents interrogés au niveau des dépôts de district maîtrisent les plages correctes de température de stockage pour chacun des vaccins du calendrier vaccinal ; ils savent également quels vaccins peuvent être endommagés par la congélation. Il existe des relevés manuels de température qui sont à jour dans la plupart les dépôts visités. Certains gestionnaires des entrepôts districts n’ont jamais été formés à la gestion des vaccins.

En termes de points faibles il faut noter aussi que les réfrigérateurs solaires en service ne sont pas équipés d’enregistreurs continus de températures. En outre les pommelles de la portière de certains réfrigérateurs sont cassées. Les relevés des températures se font manuellement 2 fois par jour sur une

0%

20%

40%

60%

80%


E2: Température




E7: Distribution



Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dernier niveau de distribution n: 17

0%

20%

40%

60%

80%

100%Bâtiments

Capacité

Equipement


Formation

Véhicules


Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dernier niveau de distribution n: 17

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fiche annuelle unique collée sur l’équipement. Ils contiennent également chacun un « Freeze Watch ». Les enregistrements des températures ne sont pas revus de façon formelle et systématique, afin d’identifier les excursions de températures, leurs causes, ainsi que les mesures correctrices à mettre en place.

� Critère E3: Capacités de stockage et de transport

Ce critère a un niveau satisfaisant de 91%.

Les capacités de stockage sont largement suffisantes au regard des besoins de chaque district. La capacité de production d’accumulateurs est insuffisante dans certains districts où la partie congélation est en panne. Chaque dépôt dispose d’un réfrigérateur solaire de 37,5 litres, d’au moins 02 porte-vaccins de grande capacité (6-8 litres). Il n’existe pas de plan d’urgence formalisé en cas de panne d’équipement, au niveau de l’ensemble des dépôts de districts. Seuls les contacts des personnes ressources sont affichés. Cependant, les agents savent les mesures à prendre en cas d’urgence ou de panne des équipements. Le PEV ne dispose pas de magasins ou d’armoires dédiés au stockage des consommables ; ceux-ci sont souvent mélangés avec d’autres biens de consommation ou déposés à même le sol dans un coin.


Ce critère enregistre un score de 63%. Quoique adaptés au climat, les locaux ne sont pas spacieux, bien ventilés. Il n’y a pas de fissures sévères sur les murs extérieurs des bâtiments, mais les plafonds ne sont pas toujours en bon état dans tous les districts. Certains ne disposent pas d’un système de drainage des eaux pluviales. Dans la plupart des dépôts les zones d’emballage sont proches des équipements de la chaine du froid mais sont étroites. Les bureaux des gestionnaires sont situés dans les mêmes locaux que les équipements pour la grande majorité. Les réfrigérateurs utilisés au niveau de ces établissements répondent aux normes et sont munis des thermomètres en état de marche, de même que des Freeze Watch.

Les liaisons de télécommunication fonctionnent bien pour tous les entrepôts.

Malgré ces points satisfaisants, ce critère est affecté par le manque de dispositifs électroniques d’enregistrement continus de la température.

Aucun dépôt district ne dispose de véhicule dédié spécifiquement au PEV, mais utilise quelques fois des véhicules d’autres programmes, des motocyclettes ou des taxis.


Ce critère enregistre un score insuffisant de 53%.

La maintenance préventive des équipements de la chaine du froid n’est pas planifiée et pas régulièrement effectuée.

De façon générale, ce critère est largement affecté par le manque de plans écrits de maintenance préventive pour les bâtiments, les équipements de la chaîne de froid et les véhicules.

En cas de panne des réfrigérateurs, la CNPEV recherche des prestataires privés pour assurer les réparations nécessaires.


Ce critère enregistre un score non satisfaisant de 66%. La gestion des stocks est manuelle ; les registres ne sont pas toujours tenus à jour et certains items manquent, tels que le fabricant, la taille du flacon et l’état de la PCV. Les gestionnaires des dépôts n’ont pas tous reçu de formation sur la gestion des vaccins.

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Les registres de gestion de stocks de vaccins et diluants sont utilisés ainsi que les formulaires de demande de vaccins. Des anomalies ont souvent été constatées dans la gestion des diluants de vaccins et des consommables. Dans la plupart des districts les consommables ne sont pas enregistrés lors de la réception, et les mouvements de stocks ne sont pas suivis. Pour la période de revue, tous les bons de sortie sont disponibles. Les entrepôts des vaccins et les magasins secs sont sécurisés. Les rapports de routine sur la distribution des vaccins ne sont pas élaborés. Il n’existe pas de système de notification formelle avant collecte. Les procédures relatives à la destruction de vaccins endommagés ne sont pas connues. Les vaccins périmés ou endommagés sont retirés de la chaîne du froid, et renvoyés ou tenus à la disposition du point focal PEV régional.

Tout comme au niveau régional, les enregistrements des températures ne sont pas revus et analysés, afin de mettre en place des actions correctrices. Les inventaires physiques des vaccins et consommables sont régulièrement effectués avant l’approvisionnement mensuel. On note plusieurs cas de ruptures de stock de vaccins (VAR, VAT, BCG) pendant la période de revue dans les dépôts des districts.


La distribution entre chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement enregistre un score assez faible de 52%. Les districts sanitaires s’approvisionnent tous les mois auprès des dépôts de régions sanitaires. Cependant, ce rythme n’est pas toujours respecté et des ruptures de stocks ont été constatées dans certains districts en raison des livraisons insuffisantes faites au dépôt régional.

Les indicateurs de congélation ne sont pas utilisés pour le transport des vaccins, mais les réfrigérateurs sont tous équipés avec des Freeze Watch pour le contrôle de la température de stockage. Dans l’ensemble des districts, la politique de conditionnement des accumulateurs est appliquée pour le transport des vaccins.

Les bons de commande et de livraison sont utilisés pour les expéditions de vaccins entre le dépôt districts et le dépôt de région.

Il n’existe pas de manuels de procédures opératoires normalisées (PON) formalisées sur la distribution et le transport des vaccins.


Le score moyen enregistré par ce critère est de 79%, légèrement en dessous du score satisfaisant (80%).

Les formules de calcul des taux de pertes sont connues, et les taux de pertes sont régulièrement calculés à travers le rapport mensuel de vaccination. Cependant, ils ne sont pas utilisés pour action. Les données complètes pour la période de revue ne sont pas toujours disponibles dans tous les districts.

Aucun des gestionnaires des vaccins ne maîtrise la conduite du test d’agitation, hormis ceux (rares) ayant pris part à la formation GEV.

Les instructions écrites sur la PFE ne sont pas non plus disponibles et affichées. Les agents appliquent la politique des flacons entamés, mais ne savent pas en donner une explication détaillée.

Les vaccins sont assez bien rangés dans la plupart des réfrigérateurs, qui sont munis de fiches d’identification de leur contenu.

Les supervisions formatives ne sont pas régulièrement utilisées.

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� Critère E9: Systèmes d’information et fonctions de gestion

Le score pour ce critère n’est pas satisfaisant (76%). Des données consistantes sur les populations, les couvertures vaccinales et les taux de pertes sont utilisées pour l’estimation des besoins en vaccins et consommables, basées sur la population cible projetée à partir du RGPH 2003.

Cependant, les stocks critiques (maximum, alerte, réserve) ne sont ni calculés, ni utilisés dans la gestion des vaccins. Il n’existe pas de plan de maintenance pour les bâtiments administratifs.

5.4 Niveau prestations de service (Poste de santé)

Les résultats obtenus révèlent un score variant entre 88% pour E3 (capacités de stockage) et 52% pour E5 (Maintenance).

Graphique5 : Résultats du niveau prestation de service/poste de santé

� Critère E2: Contrôle de températures

Le score atteint par ce critère est de 54%, non satisfaisant au regard des normes établies. La plupart des agents de santé au niveau des PS, connait la plage correcte de température pour la conservation de chaque vaccin du calendrier. Ils savent également que certains vaccins du calendrier peuvent être endommagés par la congélation. Les relevés de température ne sont pas bien archivés à ce niveau. Sur la période de revue, il n’y a pas eu d’excursions de températures constatées. En ce qui concerne les insuffisances on a noté que les enregistrements de température ne sont pas systématiquement revus chaque mois pour prise de décision. La collecte et le transport des vaccins au niveau du PS se fait avec des accumulateurs conditionnés conformément aux recommandations. Il n’existe pas de plan d’urgence écrit en cas de panne d’équipement. Toutefois les agents connaissent les personnes à qui s’adresser en cas d’urgence et la conduite à tenir pour la sécurisation des vaccins.

� Critère E3: Capacité de stockage froid

Le score moyen enregistré par ce critère est de 88%, ce qui est satisfaisant. Les capacités de stockage sont suffisantes tant en froid positif (+2°C à +8°C ) qu’à température ambiante. En effet, tous les postes de santé disposent d’au moins un porte-vaccins de grande dimension et d’un réfrigérateur DULAS

0%

20%

40%

60%

80%


E2: Température




E7: Distribution



Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Point de prestation n: 12

0%

20%

40%

60%

80%

100%Bâtiments

Capacité

Equipement


Formation

Véhicules


Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Point de prestation n: 12

36

solaire ou d’un réfrigérateur type SIBIR 170KE ou 110KE, munis de thermomètres et Freeze Watch en bon état de fonctionnement.

Le porte-vaccins de grande dimension, permet de transvaser en toute sécurité les vaccins en cas de défaillance éventuelle du réfrigérateur, pour assurer la continuité de la CDF.

� Critère E4: Bâtiments, matériels et transport

Pour ce critère, le score moyen atteint est de 68%, non satisfaisant. La majorité des postes de santé sont logés dans des bâtiments en bon état, accessibles, sécurisés mais exigus. Tous les réfrigérateurs utilisés répondent aux spécifications de l’OMS. Ils sont sans CFC. Les porte-vaccins utilisés répondent également aux spécifications de l’OMS. Tous les postes de santé disposent de système de communication fonctionnel.

Comme points faibles il faut noter que la plupart des postes de santé ne disposent pas de moyens logistiques roulants propres pour les activités du programme. Il n’existe pas non plus d’extincteurs.


La maintenance enregistre un score de 52% en moyenne. L’entretien courant ne se fait pas régulièrement. On a observé des locaux PEV avec des réfrigérateurs sales et couverts de poussière. En ce concerne les bâtiments, il n’existe pas de plan pluriannuel de maintenance planifiée.

Toutefois, en cas de besoin la CNPEV fait recours à des prestataires privés en froid pour assurer les réparations.

Comme insuffisances constatées, il n’y a pas de plan de maintenance préventive des équipements CDF, bien que les agents de santé connaissent les mesures à prendre en cas de nécessité, et les personnes à contacter. Il y a une évidence que la maintenance préventive est réalisée dans la plupart des PS visités.


Le score atteint par ce critère est de 49%, non satisfaisant.

Les vaccins sont correctement stockés dans les réfrigérateurs conformément aux normes dans la plupart des PS. Les bons de commande et de livraison des vaccins qui font également office de formulaire de réception sont systématiquement utilisés.

Le Principe de « premier-expiré-premier-sorti » (PEPS) est respecté.

Les inventaires des stocks ne sont pas régulièrement faits et enregistrés.

Les mouvements des consommables ne sont pas toujours enregistrés. Les registres de stocks ne sont pas sécurisés par manque d’armoire fermant à clé. Quelques cas de ruptures de stock de vaccins et consommables ont été constatés.

Les procédures de destruction des vaccins endommagés ne sont pas connues, car ceux-ci sont renvoyés au niveau supérieur.

37


Pour ce critère, le score est de 77%, légèrement en-dessous de la barre de satisfaction qui est de 80%. Aucune perte de vaccins causée par la congélation ou l’exposition à la chaleur pendant le transport n’a été signalé au cours de la période de revue. Le conditionnement des accumulateurs est utilisé pendant le transport des vaccins. Cependant, les indicateurs de congélation ne sont pas utilisés.


Le score atteint par ce critère est de 80%. Il est satisfaisant.

Dans tous les PS, les agents utilisent les diluants et les vaccins conformément aux recommandations. Les diluants sont toujours gardés dans la chaine de froid avant et pendant chaque séance de vaccination. Tous les agents des PS connaissent et appliquent la politique des flacons entamés et maîtrisent l’interprétation de la PCV. Les pertes de vaccins sont rapportées à travers les rapports mensuels de vaccination. Cependant les posters et directives relatives aux politiques appropriées de gestion des vaccins ne sont pas disponibles.

En ce qui concerne la gestion des déchets les boites de sécurité sont utilisées pour la collecte des seringues usagées dans tous les PS. Toutefois, les PS ne disposent pas d’incinérateurs pour la destruction des déchets collectés qui sont renvoyés au niveau des CSD. Ceux qui n’en disposent pas acheminent leurs boites de sécurité au niveau des districts sanitaires qui en sont équipés.

Comme points faibles pour ce critère il faut noter que tous les agents de santé ne savent pas conduire le test d’agitation. Les revues systématiques des pertes de vaccins ne sont pas planifiées pour des prises de décision. Dans certains postes de santé, il existe des discordances de quantités de vaccins avec les diluants correspondants.

6. Recommandations par niveau

6.1 Recommandations pour le niveau central

E1: Procédures de réception des vaccins:

• Former le personnel de la douane et de la société de transit dans la réception et le stockage des vaccins ;

• Elaborer un plan d’urgence écrit pour les dispositions à prendre en cas de retard ou d’annulation de vols ;

• Formaliser un mémorandum d’entente avec la douane sur les procédures de dédouanement et de transit ;

• Faire contresigner chaque rapport de réception des vaccins (RRV) par le coordonnateur national du PEV avant transmission à l’UNICEF ;

• Veiller à la transmission des RRV signés à temps (dans les 72 heures suivant réception d’un envoi de vaccins) à la Division des Approvisionnements de la Centrale d’Achats de l’UNICEF.

E2: Contrôle de la température:

• Réaliser une étude de suivi systématique de températures des équipements frigorifiques ;

• réaliser une étude de cartographie des températures dans la chambres froide centrale ;

38

• Equiper la chambres froide et les réfrigérateurs des régions, districts et postes de santé, d’enregistreurs continus de températures ;

• Equiper la chambre froide d’alarme visuelle et sonore ;

• Conduire des tests de calibrage de la chambre froide centrale ;

• Elaborer des fiches mensuelles standardisées pour les relevés de températures.

E3: Capacités de stockage:

• Installer la nouvelle chambre froide de 10 m3 acquise par le PEV;

• Elaborer et mettre à la disposition des échelons inférieurs un canevas type de plan d’urgence pour la gestion des vaccins ;

E4: Bâtiments, équipements et transport:

• Acquérir des extincteurs pour les dépôts régionaux du PEV ;

• Tester annuellement les extincteurs installés dans les locaux de l’entrepôt central, afin de garantir leur fonctionnalité ;

• Construire de nouveaux locaux pour héberger la nouvelle chambre froide et les consommables du PEV ;

• Aménager l’espace pour le conditionnement des accumulateurs en vue des expéditions de vaccins;

• Aménager le container tenant lieu de magasin sec, afin de garantir une meilleure conservation des consommables, en attendant la construction du bâtiment ;

• Acquérir un véhicule pour la coordination et le suivi des activités du PEV au niveau central.

E5: Maintenance:

• Elaborer un plan de maintenance préventive des équipements de la CDF ;

• Elaborer un plan de maintenance des bâtiments du PEV;

• Veiller à la mise en service des groupes électrogènes acquis pour les régions de Ngazidja et Mohéli ;

• Acquérir un régulateur de tension pour la chambre froide centrale ;

• Mettre à jour annuellement l’inventaire de la CDF réalisé en 2009.

E6: Gestion des stocks:

• Elaborer et coller des étiquettes sur les rayons dans la chambre froide pour l’identification des vaccins stockés ;

• Créer un rayon spécifique pour le rangement des vaccins du PEV dans la chambre froide actuelle ;

• Réviser le registre de gestion des stocks manuel, afin de permettre l’enregistrement de la taille du flacon, du fabricant des vaccins et diluants, et de l’état de la PCV;

• Effectuer une analyse mensuelle des rapports de gestion de stock généré par le SMT ;

39

• Etendre l’utilisation du SMT à toutes les régions sanitaires ;

• Elaborer un programme annuel écrit de distribution et partager avec les dépôts régionaux ;

• Utiliser le DVD/MT pour la gestion des données de vaccination et des stocks au niveau central et régional.

E7: Distribution:

• Améliorer les conditions de distribution par la formalisation d’un accusé de réception des vaccins envoyés aux Iles autonomes (3ème volet de BCL, à renvoyer à l’expéditeur des vaccins) ;

• Utiliser systématiquement des indicateurs de congélation lors du transport et la distribution des vaccins sensibles à la congélation ;

• Insérer dans le guide national de vaccination des directives sur le conditionnement des accumulateurs;

E8: Gestion des vaccins:

• Assurer la formation des agents sur la conduite du test d’agitation et le contrôle des pertes de vaccins;

• Assurer la supervision des agents du dépôt national afin d’assurer la mise en œuvre des principes de bonne gestion du PEV ;

• Elaborer un programme de distribution à l’endroit des régions en début d’année.

E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion:

• Réviser le guide national de vaccination pour inclure les aspects manquants (plages de température, test d’agitation, conditionnement des accumulateurs, maintenance préventive des équipements CDF…) ;

• Diffuser largement le guide national de vaccination révisé à l’endroit de toutes les structures sanitaires ;

• Former les agents de santé chargés de la vaccination sur le calcul et le respect des stocks critiques des vaccins et consommables (maxi, mini, alerte) ;

• Elaborer un plan de réduction des taux de pertes pour l’amélioration de la gestion des vaccins à tous les niveaux ;

• Utiliser l’outil d’évaluation GEV pour mener des supervisions de la chaîne d’approvisionnement.

6.2 Recommandations pour le niveau régional


• Utiliser les Fridge-Tag pour le contrôle des températures de stockage dans les réfrigérateurs ;

• Mener des revues systématiques des températures à des fins de décision ;

• Utiliser une fiche mensuelle pour le relevé des températures.

40

E4: Bâtiments, équipements et transport

• Assurer la réhabilitation des locaux dédiés au PEV ;

• Aménager des locaux spacieux pour l’emballage des vaccins et le conditionnement des accumulateurs de froid ;

• Doter tous les dépôts PEV en régulateurs de tension fonctionnels.

• Doter les groupes électrogènes à installer de quantités suffisantes en carburant de réserve.

E5: Maintenance :

• Elaborer un plan de maintenance pour les équipements de la chaine du froid et des bâtiments ;

• Superviser la maintenance des équipements dans les districts et postes de santé ;

• Doter tous les dépôts de région et les formations sanitaires connectés à l’électricité d’extincteurs ;

• Tester annuellement les extincteurs, afin de prévenir les incendies ;

• Acquérir et installer des pommelles appropriées pour les réfrigérateurs solaires installés dans les districts et postes de santé.


• Enregistrer les mouvements de stocks de tous les vaccins, diluants et consommables (seringues et réceptacles de sécurité) dans le registre ;

• Mettre en place un cahier spécial de mouvements pour l’Albendazole et la Vitamine A ;

• Utiliser le SMT pour la gestion des stocks de vaccins et consommables ;

• Utiliser le DVD/MT pour la gestion des données de vaccination et des stocks ;

• Analyser régulièrement les indicateurs de gestion des stocks (stocks critiques, pertes de vaccins, températures de stockage).

• Conduire régulièrement des inventaires et ajuster les niveaux de stocks ;

• Détruire les vaccins endommagés selon les procédures en vigueur (incinération à haute température) ;

E7: Distribution:

• Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le transport et la distribution des vaccins;

• Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins;

• Mettre en place un système écrit de notification avant les collectes de vaccins et consommables ;

• Elaborer mensuellement des rapports de distribution des vaccins et consommables.


• Former les agents sur la bonne pratique du test d’agitation ;

• Mener des supervisions formatives trimestrielles à l’endroit des agents chargés de la vaccination.

41


• Mettre à la disposition du personnel le guide national de vaccination révisé.

• Appliquer le plan de réduction des taux de pertes pour l’amélioration de la gestion des vaccins et consommables ;

• Assurer la mise à jour régulière de l’inventaire exhaustif des équipements de la CDF de 2009.

6.3 Recommandations pour le niveau district sanitaire


• Mener des revues systématiques des températures à des fins de décision ;

• Utiliser les Fridge-Tag pour le contrôle des températures de stockage dans les réfrigérateurs ;


• Aménager des espaces adaptés pour l’emballage des vaccins et le conditionnement des accumulateurs de froid ;

• Réhabiliter les locaux du PEV dans les districts où cela s’avère nécessaire.

E5: Maintenance:

• Elaborer un plan de maintenance pour les équipements de la chaine du froid, et des bâtiments ;

• Mettre en œuvre le plan de maintenance ;

• Mettre en place des cahiers de maintenance pour assurer le rapportage de toutes actions menées.


• Enregistrer régulièrement les mouvements de stocks de tous les vaccins, diluants et consommables ;

• Mettre en place un cahier spécial de mouvements pour l’Albendazole et la Vitamine A ;

• Détruire sur site les vaccins endommagés, selon les procédures en vigueur ;

• Analyser régulièrement les indicateurs de gestion des stocks, afin de prévenir les ruptures de stocks et les gaspillages ;

E7: Distribution:

• Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le transport des vaccins;

• Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins ;

• Elaborer mensuellement des rapports de distribution des vaccins et consommables.


• Former/recycler les agents sur la pratique du test d’agitation et la politique des flacons entamés (PFE) ;

42

• Mener des supervisions formatives trimestrielles axées sur la gestion des vaccins et consommables.


• Mettre à la disposition du personnel le guide national de vaccination révisé

• Veiller au calcul et à l’utilisation des stocks critiques de gestion (maxi, mini, alerte) ;

• Appliquer le plan de réduction des taux de pertes pour l’amélioration de la gestion des vaccins.

6.4 Recommandations pour le niveau de prestation de ser vices (postes de santé)


• Former l’ensemble des agents des PS sur les bonnes pratiques de stockage des vaccins ;

• Utiliser des Fridge-Tag pour le contrôle des températures de stockage des vaccins ;

• Faire une revue systématique des températures du réfrigérateur à des fins d’actions correctrices.

E3: Capacités de stockage et de transport:

• Afficher le plan d’urgence conforme au niveau de chaque poste de santé ;

• Faire une revue systématique des températures du réfrigérateur à des fins d’actions correctrices.


• Aménager des espaces adaptés pour l’emballage des vaccins et le conditionnement des accumulateurs de froid ;

• Acquérir des armoires fermant à clé pour la sécurisation des registres de gestion ;

• Réhabiliter les locaux du PEV dans les PS où cela s’avère nécessaire.

E5: Maintenance:

• Remplacer les réfrigérateurs vétustes utilisés pour le stockage des vaccins ;

• Mettre en œuvre le plan de maintenance élaboré pour les équipements CDF et les bâtiments.

E6: Gestion des stocks

• Formaliser par écrit un plan d’urgence pour la sécurisation des vaccins en cas d’urgence.

• Former les agents à la gestion du PEV ;

• Respecter les niveaux de stock critiques, afin d’éviter les ruptures;

• Assurer le rangement des vaccins dans le réfrigérateur, conformément aux directives en vigueur.

E7: Distribution

• Assurer le rangement correct des vaccins en respectant la sensibilité de chaque vaccin ;

• Utiliser des indicateurs de congélation pour le transport des vaccins.

43


• Appliquer les directives sur la conduite du test d’agitation ;

• Appliquer le plan de réduction des taux de pertes des vaccins et consommables ;

• Afficher des posters sur la PCV et la PFE dans tous les dépôts PEV.

Tableau récapitulatif des recommandations formulées , avec les niveaux d’application

Critères Recommandations Niveau de mise en œuvre

Commentaires Central

Région District Poste de

santé

E1 1. Former le personnel de la douane et de la société de transit dans la réception et le stockage des vaccins ;

X

Critère applicable seulement au dépôt

central

2. Elaborer un plan d’urgence écrit pour les dispositions à prendre en cas de retard ou d’annulation de vols ;

X

3. Formaliser un mémorandum d’entente avec la douane sur les procédures de dédouanement et de transit ;

X

4. Faire contresigner chaque rapport de réception des vaccins (RRV) par le coordonnateur national du PEV avant transmission à l’UNICEF

X

5. Veiller à la transmission des RRV signés à temps (dans les 72 heures suivant réception d’un envoi de vaccins) à la Division des Approvisionnements de la Centrale d’Achats de l’UNICEF

X

E2 6. Réaliser une étude de suivi systématique de températures des équipements frigorifiques

X

7. Réaliser une étude de cartographie des températures dans la chambre froide centrale

X

8. Equiper tous les équipements CDF d’enregistreurs continus de températures

X X X X

Mettre en place des Fridge-tag, en plus des thermomètres internes qui y sont déjà installés.

9. Equiper la chambre froide d’alarme visuelle et sonore

X

10. Conduire des tests de calibrage de la chambre froide centrale

X

11. Elaborer et utiliser des fiches mensuelles standardisées pour les relevés de

X

44

température

12. Utiliser les Fridge-Tag pour le contrôle des températures de stockage dans les réfrigérateurs

X

E3 13. Installer la nouvelle chambre froide de 10 m3 acquise par le PEV X

14. Elaborer et mettre à la disposition des échelons inférieurs un canevas type de plan d’urgence pour la gestion des vaccins

X X X

15. Afficher le plan d’urgence conforme au niveau de chaque dépôt et poste de vaccination

X X X X

E4 16. Acquérir des extincteurs pour les dépôts régionaux du PEV

X X

17. Tester annuellement les extincteurs installés dans les locaux, afin de garantir leur fonctionnalité X X X

Le test effectué est matérialisé par une

étiquette ou une oblitération de l’année

en cours

18. Construire de nouveaux locaux pour héberger la nouvelle chambre froide et stocker les consommables du PEV

X

19. Aménager un espace suffisant pour le conditionnement des accumulateurs en vue des expéditions de vaccins

X X X X Espace d’au moins 6m2 (3mx2m) avec une table

20. Aménager le container tenant lieu de magasin sec, afin de garantir une meilleure conservation des consommables, en attendant la construction du bâtiment

X

Fenêtres, grilles de protection et plafond. En attendant la disponibilité des locaux définitifs.

21. Acquérir un véhicule pour la coordination et le suivi des activités du PEV au niveau central

X

22. Assurer la réhabilitation des locaux dédiés au PEV

X X X X Certains locaux sont très délabrés

23. Doter tous les dépôts PEV en régulateurs de tension fonctionnels

X X X

24. Doter les groupes électrogènes de quantités suffisantes en carburant de fonctionnement et de réserve

X X

Voir avec le Gouvernorat de

chaque île pour les allocations

nécessaires

E5 25. Elaborer un plan de maintenance préventive des équipements de la CDF

X X X X

26. Elaborer un plan de maintenance des bâtiments du PEV

X X X X

45

27. Veiller à la mise en service des groupes électrogènes acquis pour le PEV

X X Pour Mohéli et

Ngazidja

28. Superviser la maintenance des équipements dans les districts et postes de santé

X X X

29. Acquérir et installer des pommelles appropriées pour les réfrigérateurs solaires installés

X X X X Les pommelles sont

destinées aux réfrigérateurs solaires

E6 30. Elaborer et coller des étiquettes sur les rayons dans la chambre froide et sur les réfrigérateurs pour l’identification des vaccins stockés

X X X X Mettre bien en

évidence chaque vaccin et/ou diluant

31. Créer un rayon spécifique pour le rangement des vaccins du PEV dans la chambre froide actuelle

X

Ranger à part les vaccins et les séparer

des autres médicaments de la

PNAC

32. Réviser le registre de gestion des stocks manuel, afin de permettre l’enregistrement de la taille du flacon, du fabricant des vaccins et diluants, et de l’état de la PCV

X X X X

33. Effectuer une analyse mensuelle des rapports de gestion de stock généré par le SMT

X X X X

34. Etendre l’utilisation du SMT à toutes les régions sanitaires X X

35. Elaborer un programme annuel écrit de distribution et partager avec les dépôts régionaux

X X X

36. Utiliser le DVD/MT pour la gestion des données de vaccination et des stocks au niveau central et régional

X X

37. Enregistrer les mouvements de stocks de tous les vaccins, diluants et consommables (seringues et réceptacles de sécurité) dans le registre

X X X X

38. Mettre en place un cahier spécial de mouvements pour l’Albendazole et la Vitamine A

X X X

39. Analyser régulièrement les indicateurs de gestion des stocks (stocks critiques, pertes de vaccins, températures de stockage)

X X X X

40. Conduire régulièrement des inventaires et ajuster les niveaux de stocks X X X X

46

41. Détruire les vaccins endommagés et les autres déchets de vaccination selon les procédures en vigueur (incinération à haute température)

X X X X

E7 42. Améliorer les conditions de distribution par la formalisation d’un accusé de réception des vaccins envoyés aux Iles autonomes (3ème volet de BCL, à renvoyer à l’expéditeur des vaccins)

X X X

43. Utiliser systématiquement des indicateurs de congélation lors du transport et la distribution des vaccins sensibles à la congélation

X X X X

44. Insérer dans le guide national de vaccination des directives sur le conditionnement des accumulateurs

X

45. Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins X X X X

46. Mettre en place un système écrit de notification avant les collectes de vaccins et consommables

X X X X

47. Elaborer mensuellement des rapports de distribution des vaccins et consommables X X X X

E8 48. Assurer la formation des agents sur la conduite du test d’agitation et le contrôle des pertes de vaccins

X X X

49. Assurer des supervisions formatives trimestrielles des agents chargés de la vaccination, afin d’assurer la mise en œuvre des principes de bonne gestion du PEV

X X X

E9 50. Réviser le guide national de vaccination pour inclure les aspects manquants (plages de température, test d’agitation, conditionnement des accumulateurs, maintenance préventive des équipements CDF…) ;

X

Critère non applicable pour le dernier niveau

de la chaîne d’approvisionnement

(Prestation de service)

51. Diffuser largement le guide national de vaccination révisé à l’endroit de toutes les structures sanitaires

X X X

52. Former les agents de santé chargés de la vaccination sur le calcul et le respect des stocks critiques des vaccins et consommables (maxi, mini, alerte)

X X X

47

53. Elaborer un plan de réduction des taux de pertes pour l’amélioration de la gestion des vaccins à tous les niveaux

X X X

54. Mettre en œuvre le plan de réduction des taux de pertes pour l’amélioration de la gestion des vaccins à tous les niveaux

X X X X

55. Assurer la mise à jour régulière de l’inventaire exhaustif des équipements de la CDF de 2009

X X X X

56. Utiliser l’outil d’évaluation GEV pour mener des supervisions de la chaîne d’approvisionnement

X X

48

7. Recommandations générales Les principales recommandations formulées ci-dessus par niveau sont regroupées par domaine ou catégories ci-après pour les destinataires suivants :

7.1 Au Ministère de la santé

7.1.1 Formation

• Assurer une formation et mise à niveau des agents de santé chargés des activités de vaccination sur la gestion du PEV ;

• Assurer des supervisions formatives régulières de qualité à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement.

7.1.2 Equipements CDF, Transport & Maintenance

• Renforcer les capacités opérationnelles des acteurs dans le contrôle de la CDF/PEV (acquisition de matériels divers) ;

• Mettre en service la nouvelle chambre froide et les groupes électrogènes destinés aux régions ; • Sécuriser le système de distribution des intrants du PEV dans tout le pays (modalités de

transport et responsabilités, nouveau statut de la PNAC) ;

7.1.3 Elaboration de documents techniques

• Réviser le guide national de vaccination pour intégrer les aspects manquants tels que : plages de températures de stockage, technique du test d’agitation, calculs des stocks critiques, utilisation des taux de pertes, etc.

• Réviser les outils de gestion des stocks (cahiers de mouvements), afin d’intégrer la taille du conditionnement des vaccins et diluants, les fabricants des vaccins & diluants, l’état de la PCV ;

• Elaborer des procédures opératoires normalisées sur le conditionnement des accumulateurs, la pratique du test d’agitation, l’élimination des vaccins endommagés/périmés, l’élimination des flacons vides, le transport des vaccins ;

• Elaborer un plan de réduction des taux de pertes des vaccins, basé sur les bonnes pratiques de distribution et de gestion des stocks.

7.2 Aux partenaires du PEV

Accompagner le Ministère de la santé dans la mise en œuvre et le suivi des recommandations issues de l’évaluation, notamment par les points d’action suivants:

• Mettre en place un comité technique multilatéral ayant pour tâches essentielles :

� La finalisation du plan d'amélioration et son adoption par le CCIA/PEV, avant la fin de

l’année 2012 ;

� La sélection des priorités en termes d’actions urgentes à mettre en œuvre avant la fin du

1er trimestre 2013 ;

• Renforcer les capacités gestionnaires dans la coordination du programme.

• Renforcer le suivi des activités du PEV sur le terrain par la supervision conjointe des acteurs

49

8. Album Photos de la GEV - Comores

8.1. Points positifs

Equipement CDF homologué disponible Support visuel / Information affichées

Nouvelle chambre froide acquise - pièces

Générateurs électriques pour Anjouan et Mohéli

dans la cour de la PNAC

Equipement solaire bien installés Panneaux solaires bien installés& sécurisé

50

Equipement fonctionnel

Suivi mensuel de la température

Registres de stocks disponibles

Guide national du PEV et autres outils de gestion

disponibles

51

8.2. Points faibles

Espace de stockage consommables limités

Vaccins stockés près des unités de réfrigération -

Etiquettes d’identification vaccins manquantes

Equipment non complètement fonctionnel

PCV nonenregistrée dans les bons de commandes/

livraisons

Espace de d’emballage limite Vaccin Pentavalent-PCV (Stade 2) proche du rejet

52

Maintenance des équipements non effective

Equipement standard OMS existant non utilis

# Equipement non homologués

Insuffisance de production d'accumulateurs

froid pour les opérations de livraisons/collectes

non effective Rangement des vaccins dans le réfrigérateur

conforme

existant non utilisé

utilisé Fermeture réfrigérateur non

d'accumulateurs de

rations de livraisons/collectes

Absence d’enregistreurs continus

pendant le stockage

et d’indicateurs de congélation durant le transport

des vaccins

réfrigérateur non

rateur non sécurisé

s de température

le stockage

durant le transport

53

9. ANNEXES

1. Plan d’amélioration de la GEV (Draft à finaliser)

2. Estimation des besoins en capacités de stockage pour l’introduction des nouveaux vaccins aux

Comores selon différents scénarios

3. Nouvelle carte sanitaire de l’Union des Comores (non encore opérationnelle sur le terrain)

4. Lettre d’invitation à la restitution plénière des résultats de l’évaluation le 10/11/2012.

Evaluation de la Gestion Efficace Des Vaccins (GEV) aux Comores

Documents

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