Etude ey et dimo gestion dématerialisationfactures

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  • 1. Livre blanc Dmatrialisation des factures fournisseurs Janvier 2014
  • 2. Remerciements Nous tenons remercier lensemble de nos interlocuteurs, experts de la dmatrialisation, DAF et DSI, pour leur disponibilit et la qualit de leurs contributions : Christophe Rebecchi ReadSoft Gwenalle Bernier EY Socit dAvocats Jean-Benot Pimpaneau RATP Dveloppement Philippe Cochet MNAM Frdric Regert GL events Matthieu Reynier Basware Nous remercions galement toutes les entreprises ayant particip lenqute en ligne dont les rsultats forment la base de ce document. Christine Berthelot Lafuma Magali Larderet Jacquet-Brossard Eric Lejosne Grosfillex Norbert Manuel Capio Jean-Franois Menec et Sylvain Mossaz Laboratoires Boiron e matoscop D Sommaire pe co Dmatos P. 5 P. 23 P. 13 P. 29 1.Priscope : Etat des lieux de la dmatrialisation 2.Stthoscope : Retours dexprience sur la mise en uvre 3.Microscope : Rsultats et gains obtenus 4.Tlescope : Tendances et perspectives P. 33 5.Annexes
  • 3. Edito Dans un contexte conomique toujours tendu, la recherche defficacit oprationnelle reste lun des enjeux majeurs des entreprises. Elles ont dvelopp des solutions innovantes pour adapter leur organisation, optimiser leurs processus, renforcer leurs comptences. Mais des leviers complmentaires peuvent encore tre activs pour franchir un nouveau cap de productivit. Parmi ces leviers figure le saut technologique que reprsente la dmatrialisation des factures. Dans le contexte actuel de recherche defficacit et face lvolution du cadre rglementaire, il nous est apparu utile de faire le point sur les pratiques des entreprises dans ce domaine : quels sont les enjeux et les facteurs cls de succs dun projet de dmatrialisation ? Quels sont les bnfices attendus et les difficults lies sa mise en oeuvre ? En focalisant notre attention sur les retours dexprience et sur les meilleures pratiques, nous avons examin les processus actuels des organisations au travers danalyses quantitatives, dinterviews et de contributions dexperts. Au-del des pratiques actuelles, nous voquons galement ici les nouvelles tendances, pour vous apporter une vision prospective et vous faire part des dernires innovations. Fruit de la collaboration entre les quipes dEY et celles de DIMO Gestion, cette tude sappuie sur nos expertises respectives en matire daccompagnement de la transformation et de la performance des entreprises et dintgration de solutions logicielles. Partageant leurs expriences, nos deux organisations ont mis leur savoir-faire au service de ce livre blanc de la dmatrialisation des factures, dont nous sommes heureux de vous prsenter les rsultats. Nous esprons quils pourront vous guider dans vos futurs projets ou rflexions. Bonne lecture ! Christophe Georget Associ EY Christophe Rivayran Directeur business unit Dmatrialisation & Processus DIMO Gestion Dm ato sco e p e Dmatoscop Dmatoscope | 1
  • 4. Le livre blanc en bref Le dmatoscope : la dmatrialisation la loupe Au travers de cette tude, nous avons tent de rpondre de manire concrte aux questions que se posent la plupart des directeurs des systmes dinformation (DSI) et directeurs administratifs et financiers (DAF) sur la dmatrialisation. Quels sont les enjeux de la dmatrialisation ? Quels sont les changements en cas de contrle scal ? atoscop Quelles sont les obligations lgales ? e Comment grer le changement ? Dm Quelle est la dure de validit d'une facture dmatrialise ? Quels sont les facteurs cls de succs ? Quelles sont les volutions techniques ? Faut-il externaliser ? Quels sont les bnces de la dmatrialisation ? Quelles sont les difcults techniques et juridiques ? Un contexte propice la dmatrialisation Le contexte conomique actuel soumet les entreprises une pression de plus en plus forte et impose une vritable culture de la performance : travailler mieux, plus vite et moindre cot. Rduction des dpenses et augmentation de la productivit sont au cur des priorits et conduisent les entreprises mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant oprationnels que mtiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation. Les systmes dinformation apparaissent comme lun des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure o ils permettent de gagner en temps et en efficacit via lautomatisation des tches, tout en garantissant fiabilit et traabilit des donnes traites. 2 | Livre blanc - Dmatrialisation des factures fournisseurs Parmi les solutions mises en uvre, la dmatrialisation peut permettre de scuriser et dautomatiser des processus (fournisseurs, clients) souvent chronophages et faible valeur ajoute. Si tous les dpartements de lentreprise sont concerns par la dmatrialisation, force est de constater que les directions financires sont souvent en premire ligne, puisquelles grent dimportants flux documentaires et sont soumises des lois et rglementations de plus en plus exigeantes (LME, SarbanesOxley).
  • 5. Une vision 360 de la dmatrialisation La vocation de ce livre blanc est dapporter un clairage complet sur la dmatrialisation, avec un regard spcifique sur la dmatrialisation des factures fournisseurs. Ltude dveloppe successivement quatre points de vue : Dm at ria lis Avis d'experts Tmoignages d'entreprises RETOURS D'EXPRIENCE SUR LA MISE EN UVRE TENDANCES ET PERSPECTIVES Solutions et diteurs du march Cadre juridique et lgal ETAT DES LIEUX li s de dmatrialisa tion ours nc E RSULTATS ET GAINS OBTENUS Non d r t ma ia Priscope : tat des lieux de la dmatrialisation ; Stthoscope : retours dexprience sur la mise en uvre ; Microscope : rsultats et gains obtenus lors de la mise en place de la dmatrialisation ; Tlescope : tendances et perspectives. Ce panorama sappuie sur les rsultats de deux questionnaires en ligne envoys respectivement aux DAF et aux DSI de 4700entreprises franaises entre janvier et mars 2013. | 3
  • 6. 1. Priscope : Etat des lieux de la dmatrialisation
  • 7. Priscope : Etat des lieux de la dmatrialisation Une proccupation stratgique pour deux tiers des entreprises 62% des DAF et DSI interrogs considrent que la dmatrialisation sinscrit parfaitement dans les objectifs stratgiques de leur entreprise. Ils dmontrent en quoi la dmatrialisation est un sujet tout aussi stratgique pour les DAF que pour les DSI. En effet, sil sagit de projets gnralement initis par le mtier, notamment au regard des processus concerns (clients, fournisseurs), leur dclinaison oprationnelle passant avant tout par la mise en uvre dune solution technologique adapte. Plus prcisment, 82% des DAF et 66% des DSI sonds considrent la dmatrialisation comme une priorit stratgique. Ces rsultats illustrent pleinement la tendance actuelle donnant la priorit des projets permettant doptimiser les processus mtiers via leur automatisation. A cet gard, un pilotage conjoint DAF/DSI est lun des facteurs cls de succs dun projet de dmatrialisation. La dmatrialisation est-elle un objectif stratgique pour votre entreprise? 80% 70% 60% 62% 50% 40% 30% 29% 20% 10% 0% 9% Oui Non NSP 5% e matoscop D e op Dmatosc 6 | Livre blanc - Dmatrialisation des factures fournisseurs
  • 8. Premier domaine concern : la relation fournisseurs Recentrer les ressources sur des tches plus forte valeur ajoute ; En matire de dmatrialisation, les entreprises sorientent en priorit vers la dmatrialisation du processus fournisseurs (79%), puis vers le processus clients (50%). Renforcer le dispositif de contrle interne en fiabilisant le traitement des donnes et en garantissant la traabilit des informations traites ; Ceci sexplique notamment par la nature mme du processus fournisseurs : Matriser les flux de trsorerie (dlais de paiement rduits) ; Il sagit dun processus administratif chronophage (le temps de traitement moyen dune facture fournisseurs est estim 14jours) ; Amliorer la gestion du besoin en fonds de roulement ; Amliorer limage co-responsable de lentreprise en rduisant significativement lusage du papier et son impact sur lenvironnement. Il est compos dun ensemble de tches faible valeur ajoute (tri du courrier, saisie des donnes, gestion des flux papier) et souvent source derreurs (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement) ; Le processus clients prsente les mmes caractristiques que le processus fournisseurs (temps et cots de traitement levs, gestion du BFR, tches faible valeur ajoute). Toutefois, sa mise en uvre est plus complexe, dans la mesure o s'quiper dune solution dmatrialise sous-entend que le client possde galement les outils adquats. Or, les entreprises fonctionnant avec des factures papier restent encore trs nombreuses, voire majoritaires, et le flux numrique peut alors reprsenter un canal supplmentaire et une contrainte pour l'entreprise non quipe. Il prsente des cots de traitement importants (en moyenne 15euros par facture) ; Il est au cur des enjeux en matire doptimisation du besoin en fonds de roulement. Dmatrialiser les factures fournisseurs permet ainsi de : Rduire les dlais et les cots de traitement de manire significative ; Gagner en productivit ; Limiter les risques derreur ; En cas de mise en place dune dmarche de dmatrialisation, quel(s) serait(ent) le(s) domaine(s) prioritaire(s) ?* 79% Relation fourniss