Etude de cas en gestion hospitalière

JCAL, 27-10-2015Emmanuel Jaunart, Mielabelo

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Agenda

Mielabelo en quelques mots

Les enjeux du secteur hospitalier

Les améliorations

Les enseignements

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Mielabelo en quelques mots

La société

Mielabelo est un Cabinet de Conseil créé à Mons en

2009

Mielabelo intervient au sein des organisations

publiques et privées afin:

D’aligner les moyens aux objectifs

D’assurer la conformité (réglementaire, légale,

sectorielle)

D’accroître la performance

De veiller à la continuité des activités

Le Cabinet compte une quarantaine d’employés.

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Mielabelo en quelques mots

Le pôle « Soins de Santé »

Un écosystème de

consultants

couvrant des

domaines métiers

spécifiques

Un collège

d’experts

extérieurs, venant

du secteur des

soins de santé

OptiLean,

plateforme

d’amélioration en

continu

Enquête de mai

2015 sur les

enjeux du secteur

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Les enjeux du secteur hospitalier

De nouveaux défis

Démographiques

• Accès plus facile aux soins

• Durée de vie plus longue

• Urgences sociales

Economiques

• Optimisation des ressources

• Réforme des soins de santé

• Subsidiassions

Humains

• Pénurie de talents

• Motivation

• Fidélisation

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Les enjeux du secteur hospitalier

Le patient devient un client

Qualité Personnalisé

Accessible et

Facile

« One stop

shop »

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S’occuper de patients n’a rien à voir avec le

secteur marchand

La demande est totalement imprédictible

La médecine ne peut pas être standardisée

Chaque patient est unique

Le corps médical et infirmier ne

l’accepterons pas

La standardisation déshumanise

VRAI mais les processus à améliorer sont

souvent les mêmes (planning, logistique)

FAUX, la programmation représente env.

80% des cas et les urgences suivent des

statistiques

FAUX, 6% des traitements s’adressent à

50% des patients (trajets de soins)

VRAI – chaque client aussi - mais il peut

bénéficier de processus standardisés

FAUX, dans la mesure où le leadership

engendre l’adhésion

FAUX, elle dégage du temps pour les soins

au patient

Les enjeux du secteur hospitalier

Des idées reçues

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Les enjeux du secteur hospitalier

La continuité de la prestation de soins

Accessibilité du service

Coordination dans et entre les services

Ajustement des ressources à la variabilité de la demande en soins

La bonne personne au bon endroit

Réaliser les séquences d’activités.

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Les enjeux du secteur hospitalier

Comment intervenir?

L’augmentation du « rendement » du personnel

hospitalier n’est pas vraiment le point.

Par contre, la chasse à la non valeur ajoutée (les

gaspillages) est une source potentielle et importante

de gain de performance.

De même, valoriser le personnel et le remettre au

centre de la création de valeur, sont des facteurs

critiques de succès.

Ce sont les bases du LEAN management

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Les améliorations - Le Lean management?

Visualiser les gaspillages et les

inefficiences pour les éradiquer

(Muda)

Réduire la surcharge et les excès

(Muri)

Planifier pour atténuer les

fluctuations et irrégularités

(Mura)

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Les améliorations - – 5S

• Erreurs de

rangement

• Mauvais

aiguillages

• Pertes de

documents

• Le bon

formulaire?

• Temps gaspillé

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Les améliorations – Création de valeur ajoutée?

Graphe manuel par

le collaborateur

Stock à encoder

Recommandation: immédiatement

après fermeture

!Info supplémentaire

Aide demandeur

5 Jours de Statistique

41 Passages au Guichet

8 Passages par Jour

49% 1 ligne

27% 2 lignes

24% 3> lignes

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Les améliorations – Analyse des fournisseurs

GLOBAL NET77.961

WM SUPPLIES48.350

SCA HYGYENE38.038

RICOH BELGIUM37.335

KING DISPOSABLE27.103

HOSPITHERA23.544

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000

80.000

90.000

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Per

iod

Sp

end

[Eu

ro]

Fournisseurs

Fournisseurs Eco Sous Contrat[01.10.10 - 17.09.10]

80% des commandes

= 15 fournisseurs

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Les améliorations – Mieux utiliser les ressources

Equipes

Planning hebdo

Transition

Tâches

14 Hr

! Check de

Faisabilité

Gain de 20% env. sur l’utilisation des opérateurs

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Les améliorations – Matrice des compétences

Area d'Activité Tâche Bernard Raphaël Stéphane

1, Purchasing Collationne les tableaux comparatifs pour les différents marchés sub

1, Purchasing Consulte le marché pour trouver le fournisseur qui va pouvoir livrer l’article demandé main main main [CHP]

2, Order/Replenish Effectue les commandes pour Maxicroc (article pour Direction et salle) main

2, Order/Replenish Elabore le bon de commande externe main main main

2, Order/Replenish Encode les sorties des achats directs main sub sub

2, Order/Replenish Encode les sorties pour le CHP sub main

2, Order/Replenish Organise le retour des marchandises vers les firmes main sub main

3, Whs Operations Encode les entrées main main main

3, Whs Operations Hall à tour de rôle main main

3, Whs Operations Porte des colis sub sub sub

3, Whs Operations Réceptionne les marchandises sub sub sub

4, Stock Mgt Inventaire main main main

5, Data Mgt Change les prix dans le catalogue main main main

5, Data Mgt Création des nouveaux articles dans le catalogue main main main

6, Invoicing Facture les extérieurs, la dialyse, les écoles) main

6, Invoicing Facture les services demandeurs pour articles Maxicroc (Direction, CMS, Marché aux herbes, Centre de prélèvement et salles)main

6, Invoicing Vérifie les factures et règle les litiges avec les fournisseurs main sub sub

7, Other Distribution boissons Direction, CMS, Centre de prélèvement et salles sub main sub

7, Other Distribution des fluides médicaux sub main sub

7, Other Distribution et encodage des produits d’entretien main

7, Other Identifie les échantillons sub

7, Other Remplace le chauffeur (n°2 ?) sub

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Les améliorations – Suivre les équipes

Shift Start-Up Meetings

Visual Management

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Les enseignements - Des règles simples

Une Discipline

d’Excellence

Opérationnelle

Rendre visibles les

dysfonctionnements

Mesurer pour objectiver et faire

prendre conscience (avant et après)

Diagnostiquer les causes et définir

un fonctionnement amélioré

Mettre en œuvre les améliorations

et les suivre au quotidien

Féliciter et récompenser pour pérenniser

une démarche d’amélioration en continu

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Les enseignements - Prenons de la hauteur

Il s’agit de satisfaire un Patient/Client

Il est question de rendre plus performants des

départements de support:

La logistique

Les achats – la comptabilité

Les RH – la formation

L’IT

C’est une problématique transversale d’alignement

et d’optimisation de support aux activités Métiers

des organisations

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Des questions?