États financiers des projets et rapports trimestriels Dec 2010.
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États financiers des projets et États financiers des projets et rapports trimestrielsrapports trimestriels
Dec 2010
IntroductionIntroduction
Les procédures de comptabilité et d’audit des projets doivent être fondées
sur les meilleures pratiques en vigueur sur le marché, conformément
aux directives du FIDA en la matière. Celles-ci garantissent la
responsabilité et la crédibilité concernant l’utilisation des fonds
Les directives du FIDA exigent que tous les projets tiennent des
comptes et conservent des archives (séparément ou dans le cadre d’un
fonds commun)
Ces comptes doivent être audités par un auditeur indépendant chaque
année et dans un délai déterminé (normalement 6 mois)
Dans la mesure du possible, il convient de recourir aux systèmes
nationaux
Le FIDA est investi d’un rôle fiduciaire consistant à garantir que les fonds qui lui sont confiés sont utilisés pour l’objet auquel ils sont destinés
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États financiers des projets (EFP)États financiers des projets (EFP)
ObjectifObjectif
• Fournir des informations sur la situation financière, les résultats et les flux de ressources du projet
Contitions d’établissementContitions d’établissement
• Ils sont établis conformément:
– aux normes internationales d’information financière (IFRS) (www.ifrs.org)
– aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) (comptabilité d’exercice ou de caisse) (www.ipsas.org)
– aux normes nationales, si elles garantissent un minimum d’informations
• Ces normes définissent les informations à communiquer et la façon de les présenter
• Comptabilité de caisse (enregistrement au moment où l’argent est effectivement dépensé/encaissé) ou d’exercice (enregistrement au moment de l’engagement juridique indépendamment des opérations de caisse) au choix, à condition qu’elle soit appliquée de façon cohérente
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Bonnes pratiques minimales d’informationBonnes pratiques minimales d’information
⇉ Dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, de
préférence par comparaison avec le budget
⇉ Entrées de fonds et utilisations – informations séparées sur les entrées
d’origines différentes
⇉ Notes sur les comptes – notamment normes comptables utilisées, soldes
bancaires détaillés, immobilisations, financement de contrepartie
⇉ État concernant les DR –en USD et/ou DTS, annuel et cumulatif
⇉ Situation des fonds en DTS – cumulative
⇉ Relevé et rapprochement du Compte spécial
États financiers des projets (EFP)États financiers des projets (EFP)
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Comptabilité et rapports financiersComptabilité et rapports financiers
► États des recettes et dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, plus flux de ressources, examen des dépenses effectives par rapport au budget
► Rapprochement compte spécial et comptes bancaires – tous les comptes
► Immobilisations, plan de formation, demandes de retrait - reçu/présenté
Comptes/rappports mensuelsComptes/rappports mensuels
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DiversDivers
► Regrouper les données provenant des districts et celles de l’UGP
► Plans de sauvegarde et de continuité des opérations
► Systèmes de classement adéquats - Juridiquement, les archives des projets doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture
Comptabilité et rapports financiersComptabilité et rapports financiers
► Examen de l’état d’avancement du projet par rapport au PTBA – points saillants/ conseils d’apprentissage
► État de l’origine et de l’utilisation des fonds
► Utilisation des fonds par activité du projet (à l’apppui de l’origine/utilisation des fonds)
► Rapport sur l’état d’avancement physique – produits physiques
► Rapport sur l’état d’avancement physique – État d’avancement des grands travaux et services
► Rapport de suivi de la passation des marchés – exposé et tableaux
► Le FIDA n’a pas de modèle prescrit pour les rapports trimestriels – Celui de la Banque mondiale est conseillé
Rapports trimestrielsRapports trimestriels
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World Bank FMR Format
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Exemple d’un projet dans le domaine de l’éducation comportant d’importantes activités de construction, d’achat d’équipement et de formation. L’état relatif à l’origine et à l’utilisation des fonds comprend une prévision de trésorerie pour les 6 mois suivants, destinée à faciliter la planification et le suivi du projet. L’état d’avancement physique est suivi par unité de produit, lorsque c’est possible, et par marché/chantier pour les activités de construction.
► Examen de l’état d’avancement du projet
► Origine et utilisation des fonds
► Utilisation des fonds par activité du projet
► Rapport sur l’état d’avancement physique
► Rapport sur la passation des marchés
► Tableaux de suivi de la passation des marchés
Source: WB FMR Pages 17-24 (Annex A Sample)
Discussion of Project Progress
Sources and Uses of Funds
Uses of Funds by Project Activity Physical Progress
ReportProcurement
ReportsProcurement
Monitoring Tables
Modèle de rapport trimestriel (Banque Modèle de rapport trimestriel (Banque mondiale)mondiale)
• Informations sur le projet et résultats
• Exposé des responsabilités en matière de gestion du projet
• Rapport de l’auditeur indépendant
• État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par catégorie)
• État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par composante)
• Bilan (si comptabilité d’exercice)
• État comparatif du budget et du montant effectif
• État relatif aux opérations et au rapprochement du compte spécial
• RD – état relatif aux demandes de retrait – annuel et cumulatif
• Situation des fonds (en DTS)
• Notes sur les états financiers
Présentation des états financiers des projets du FIDA Présentation des états financiers des projets du FIDA (EFP) – Rapport annuel(EFP) – Rapport annuel
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PFS Formats
1. Base de rapport
- Conformément aux principes comptables sous-jacents de référence, les notes sur les états financiers d’une entité doivent :
• Présenter toute information sur la base utilisée pour l’établissement des états financiers
• Fournir des informations supplémentaires non présentée sur les états financiers
2. Règles comptables importantes
- Base d’établissement
- Comptabilité de caisse
- Opérations en devises
EFP – Notes sur les états financiersEFP – Notes sur les états financiers
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Informations minimales préconisées:
3. Budget – base du budget
4. Soldes caisse/fonds
5. Paiements directs
6. Fonds de contrepartie du gouvernement
7. Autres fonds provenant de donateurs
8. Autres recettes
9. Actifs non courants (aux fins d’information seulement)
10. Passation des marchés annuelle
11. Affectation et utilisation des fonds du financement
12. Rapprochement des fonds décaissés par le FIDA et des fonds reçus par le projet
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EFP – Notes sur les états financiersEFP – Notes sur les états financiers
Dépenses par composante et catégorie suivant accord juridique
Dépenses par bailleur de fonds
Capacité à éditer les états financiers conformément aux règles comptables du gouv./FIDA/IPSAS
Utilisation des avances par prestataire de services et personnel dûment expérimenté pour faciliter le suivi
Soldes bancaires détenus par des prestataires de services
Engagements excédant la facturation/les factures effectives
Informations pour le contrôle budgétaire visant à garantir que les dépenses ne dépassent pas les plafonds fixés
Rapprochement bancaire utilisant le système
Sommes à recevoir sous forme de demandes de réapprovisionnement en cours et de tout remboursement éventuellement dû par le gouvernement
Formulaire de demande de retrait automatiquement produit par le système
Suivi du plan de passation des marchés e contrats
Logiciels de comptabilité pour les projet du Logiciels de comptabilité pour les projet du FIDA FIDA
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Analyse des capacités
MerciMerci