Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation

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Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation. Guide d’utilisation : sommaire. Espace collaboratif: à quoi sert cette plateforme ? Connexion et Déconnexion Accéder à l’espace Organisme de Formation Comment naviguer ? Gérer votre espace Documents utiles News Calendrier Forum - PowerPoint PPT Presentation

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ESPACE COLLABORATIFESPACE COLLABORATIF GUIDE PRATIQUE D’UTILISATIONGUIDE PRATIQUE D’UTILISATION

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GUIDE D’UTILISATION : SOMMAIREEspace collaboratif: à quoi sert cette plateforme ?Connexion et DéconnexionAccéder à l’espace Organisme de FormationComment naviguer ?Gérer votre espace1. Documents utiles2. News3. Calendrier4. Forum5. Les alertes mails

À savoir

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ESPACE COLLABORATIF : À QUOI SERT CET ESPACE?

L’espace collaboratif est une plate-forme de transmission d’informations. Vous y trouverez tous les documents utiles, tels que :

Le Kit de remboursement, Le Kit d’évaluation, Les Supports de communication du dispositif FEE Bat Autres documents.

Tous ces documents seront mis à jour régulièrement et à votre disposition à tout moment.

Un Forum vous permettra de nous poser toutes vos questions ou nous faire part de vos commentaires. Nous tâcherons de répondre à vos questions dans les plus brefs délais.

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ESPACE COLLABORATIF : À QUOI SERT CET ESPACE? (2)

Des Bilans et autres retours sur les formations pourront vous être communiqués et intégrés dans votre espace.

Grâce à la section « News » vous pourrez dès à présent être informés de toutes les dernières actualités concernant le dispositif FEE Bat.

Par ailleurs, il vous sera également possible de gérer votre espace comme bon vous semble et stocker vos fichiers tels que les fiches de synthèse des évaluations et les feuilles d’émargement sur cette application dans votre espace propre.

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ACCÈS À L’ESPACE COLLABORATIF

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Afin d’accéder à la page d’accueil de l’espace dédié aux Organismes de formation, rendez-vous à l’adresse suivante : http://extranet.feebat.org/.

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1. Connexion à votre espace

Pour vous connecter à l’extranet, cliquez sur « Accéder à l’espace collaboratif ».

Vous devez ensuite renseigner votre identifiant (nom d’utilisateur) et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par e-mail ou par courrier. Ensuite, cliquez sur ok.

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2. Déconnexion Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé

vers l’espace collaboratif présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter du site, cliquez sur « Bienvenue + « votre nom d’utilisateur» » en haut à droite de l’espace, puis cliquez sur « Se déconnecter » dans le menu déroulant.

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ESPACE COLLABORATIF FEEBAT

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Votre espace dédié est commun à tout votre réseau, vous y trouverez tous les documents et informations qui vous seront mis à disposition par la cellule FEE Bat. Accédez à votre plate-forme en cliquant sur le nom de votre organisme dans la section « Espaces dédiés » affichée dans l’onglet « Espace OF ».

Cet « Espace OF » est accessible par tous les réseaux d’organismes de formation habilités aux formations FEE Bat. Les outils « Calendrier » et « Forum » seront donc administrés par les membres de la cellule FEE Bat dans le cas où l’information serait générale. Vous pourrez distinguer votre emplacement notamment par les couleurs des pages :

Vert : Espace dédié à tout Organisme de Formation

Bleu : Votre Espace

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ACCÉDER À L’ESPACE ORGANISME DE FORMATION

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COMMENT NAVIGUER? La structure de l’espace collaboratif est multifonctionnelle et simple d’utilisation. Quelque

soit la page sur laquelle vous vous situez dans votre espace, vous trouverez les mêmes actions et la même façon de naviguer qui se compose de deux parties :

La hiérarchie du site vous est exposée sur chaque page et vous permet d’accéderà tout moment à la section que vous sélectionnerez

La partie centrale vous informe des dernières modifications sur les sections « News »

et « Documents utiles », ainsi vous verrez l’information directement

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COMPRENDRE LA STRUCTURE

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Sur chaque page vous pouvez visualiser l’arborescence du site afin de vous situer. En cliquant sur un des titres, vous pourrez accéder à la page correspondante.

Découvrez les actions du document sélectionné en cliquant sur la flèche correspondante.

Vous y trouverez les explications plus détaillées concernant la section dans laquelle vous vous trouvez.

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GÉRER VOTRE ESPACE

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1. Documents utiles

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Vous souhaitez intégrer un nouveau document :Cliquez sur « Télécharger » puis sur « Télécharger un document ». Allez chercher votre document en cliquant sur « Parcourir ».

Choisissez de remplacer ou non un document déjà existant puis cliquez sur ok pour valider.

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2. News

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Si vous souhaitez créer un événement dans votre agenda :

1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément »

2) Remplissez tous les champs ci-contre : Titre, Corps, Expire (date d’expiration du message)

3) Validez en cliquant sur OK.

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3. CalendrierSi vous souhaitez créer un événement dans votre agenda :

1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément »

2) Remplissez tous les champs ci-contre :Titre, Emplacement, Heure de début…

3) Validez en cliquant sur OK.

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4. Forum

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Si vous souhaitez poser une question ou faire part d’une remarque aux autres membres de votre réseau:

1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Discussion »

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2) Créez le titre de la discussion dans « Objet ».

3) Écrivez votre question ou remarque dans « Corps ».

4) Validez en cliquant sur OK.

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5. Les Alertes mails - Étape 1/2

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Pour recevoir des alertes sur votre adresse e-mail, concernant les éventuelles modifications effectuées sur des dossiers veuillez suivre les étapes suivantes :

1) Cliquez sur « Mes paramètres » pour accéder aux informations de votre compte

VOTRE LOGO

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3) Validez en cliquant sur OK.

Attention ! Aucune alerte mail n’a été créée à ce stade, veuillez vous rendre à l’étape suivante.

2) Cliquez sur « Modifier l’élément » pour saisir votre adresse e-mail et autres informations que vous souhaitez intégrer.

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1) Rendez-vous sur la section dans laquelle vous souhaitez créer une alerte.Ici dans l’exemple, la section « Documents utiles »..

2) Cliquez sur « Actions » puis « M’avertir »

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5. Les Alertes mails - Étape 2/2

3) Sélectionnez les conditions de l’alerte

4) Validez en cliquant sur OK.

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À SAVOIR

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Les éléments qui vous sont communiqués par la Cellule FEE Bat sont visualisables sur l’espace « Organismes de Formations » et non sur votre espace personnel.

N’oubliez pas que toutes les informations que vous intégrerez dans votre espace seront visibles par l’ensemble des organismes faisant partis du même réseau d’organismes de formation que vous.

Cette plate-forme ne peut donc pas être utilisée pour des objectifs personnels.

Tout nouveau document téléchargé sur l’espace collaboratif sera automatiquement signalécomme tel

Vous avez la possibilité d’être alerté de toutes les actions que vos collaborateurs feront sur cet espace.

Pensez bien à indiquer vos coordonnées !

Ce guide vous propose des explications pour des actions simples d’utilisation. Sachez que l’espace collaboratif possède beaucoup d’autres fonctions que vous aurez l’occasion de voir en parcourant le site, alors n’hésitez pas à l’explorer !

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GUIDE D’UTILISATION : SOMMAIREExtraNet : à quoi sert cet espace ?Accès à l’espace ExtraNetConnexion/Déconnexion

1. Connexion à votre espace ExtraNet2. Problèmes de connexion3. Déconnexion

Les différentes fonctions de l’ExtraNet1. Planifier une formation2. Annuler une formation3. Saisir la fiche de synthèse de formation4. Retour à la page principale

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EXTRANET : À QUOI SERT CET ESPACE?

L’ExtraNet est un espace administratif en ligne dédié au suivi des formations dans le cadre du dispositif FEE Bat . Il sert notamment à :

Planifier/Annuler une formation Saisir vos fiches de synthèse d’évaluation Enregistrer les feuilles d’émargement

Grâce à l’ExtraNet, il vous sera donc possible de gérer en ligne à tout moment le suivi de vos formations et modifier facilement tous les fichiers que vous aurez déposé sur votre espace personnel tels que les fiches de synthèse d’évaluation ou les feuilles d’émargement.

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ACCÈS À L’ESPACE EXTRANET

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Afin d’accéder à la page d’accueil de l’espace dédié aux Organismes de formation, rendez-vous à l’adresse suivante : http://extranet.feebat.org/.

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1. Connexion à votre espace ExtraNet

Pour vous connecter à l’extranet, cliquez sur « Accéder à l’extranet pour saisir vos formations ».

Vous devez ensuite renseigner votre identifiant et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par e-mail ou par courrier. Ensuite, cliquez sur validation.

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2. Problèmes de connexion

Message d’erreur

Si après la saisie de votre identifiant et mot de passe, le message « Une erreur est survenue: login ou mot de passe invalide » apparaît, vous avez probablement fait une erreur de saisie. Dans ce cas, réessayez la saisie.

Si cela ne fonctionne toujours pas après plusieurs essais, reportez-vous à la procédure « Mot de passe oublié? ».

Mot de passe oublié ?

En cas de perte ou d’oubli de votre identifiant et/ou mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Vous êtes redirigé vers le formulaire de contact ci-contre.Renseignez les champs « Votre identifiant » « Votre email » et «Nom précis de l’Organisme » puis cliquez sur Validation. Vous recevrez par mail et dans les meilleurs délais votre mot de passe.Si vous souhaitez revenir sur l’espace de connexion, cliquez sur « Me connecter? ».

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CONNEXION/DÉCONNEXION3. Déconnexion Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé vers votre

espace extranet présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter et retourner à la page d’accueil, cliquez sur « Déconnexion » en haut à gauche sur le bandeau gris.

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ESPACE EXTRANET

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1. Planifier une formation

Lorsque votre Organisme de formation a programmé un planning de formation, vous devez créer une ou plusieurs nouvelle(s) formation(s) sur l’espace Extranet.

Pour cela, cliquez sur « Créer une formation » en haut à gauche de l’espace.

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Une fois que vous avez cliqué sur « Créer une formation », vous accédez à la page suivante:

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Vous devez alors préciser :

- Le type de module : Module 1, Module 2 …Remarque: Dans le cas où, lors de la même session de formation, deux modules différents ont été suivi, vous devez créer deux

formations. Par exemple, si un Module 1 et un Module 2 ont été suivi lors de la même formation vous devez créer une formation Module 1 et une formation Module 2 séparément.

- Préciser le type de sous-module si le Module est divisé en sous-modules.- Choisir l’état « Planifiée »- Renseigner le nombre de jours de la formation et les informations

complémentaires : dates prévues pour la formation, code postal de la ville de formation et nom de la ville de formation.

Pour finir, cliquez sur « Validation ».

À présent, la formation a été créée et est visible dans l’onglet « Planifiées ».

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Attention, si vous ne trouvez pas la formation que vous venez de créer il y a deux possibilités:-soit vous n’avez pas procédé correctement à la validation de la formation planifiée et il vous faut recommencer la procédure,-soit la date de la formation que vous avez saisie est antérieure à la date du jour et elle a été redirigée automatiquement dans l’onglet « Synthèse à saisir ».

Dans le 2ème cas, si la synthèse n’a pas été validée vous devez voir apparaître ,au dessus des onglets, le message : « Attention : il y a 1 synthèse(s) à saisir ».

Si vous souhaitez apporter des modifications à la formation créée, vous pouvez cliquer sur sous l’intitulé « Actions ».

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2. Annuler une formation

Vous devez ensuite changer l’état de la formation et cliquer sur validation:

Si vous souhaitez annuler une des formations que vous avez créé, il faut cliquer sur sous l’intitulé « Actions » dans l’onglet « Planifiées ».

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La formation est alors déplacée automatiquement dans l’onglet « Annulées » :

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3. Saisir la fiche de synthèse de formation.

Une fois la date de formation passée, les formations que vous avez planifié vont être redirigées automatiquement dans l’onglet « Synthèse à saisir ». Pour remplir la fiche de synthèse de formation, cliquez sur sous l’intitulé « Actions » sur la ligne de la formation que vous souhaitez renseigner.

Vous pouvez également cliquer directement sur le lien de la synthèse à saisir en haut de page proposé par le message d’avertissement et qui vous redirige directement vers la fiche de synthèse à remplir.

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Vous arrivez alors sur la page « Fiche de Synthèse ». Sur cette page, vous devez renseignez toutes les informations concernant la session de formation réalisée. Il s’agit des mêmes informations qui vous sont demandées sur les fiches du Kit Evaluation des modules FEE Bat. Remarque: Toutes les informations sont obligatoires et vous devez surtout ne pas oublier de joindre la feuille d’émargement (format pdf, jpg, gif, word), qui est le document officiel permettant de valider le module de formation lors d’un contrôle.

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Pour joindre la feuille d’émargement, il suffit de cliquer sur « Parcourir » et télécharger depuis votre ordinateur la ou les feuille(s) d’émargement scannée(s) correspondant à la formation dont vous faites la synthèse d’évaluation.

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Une fois la Fiche de synthèse remplie, cliquez sur « Enregistrement de la synthèse ».Toutefois, si jamais vous avez fait une erreur de saisie, le message d’erreur suivant apparaîtra:

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Une fois la synthèse enregistrée, elle est automatiquement placée dans l’onglet « Réalisées et saisies ».

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Page 41: Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation

Vous avez accès à tout moment à vos fiches de synthèse.

Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur .Si vous souhaitez imprimer ou enregistrer une version de la fiche de synthèse, cliquez sur .Enfin, si vous souhaitez avoir accès à la feuille d’émargement, cliquez sur .

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Page 42: Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation

4. Retour à la page principale.

Quelque soit la page sur laquelle vous êtes en train de travailler, vous pouvez toujours retourner à la page principale de l’Extranet en cliquant sur « Gestion des formations » en haut à gauche de votre écran.

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Page 43: Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation

Pour tout complément d’informations, merci d’adresser vos questions à : [email protected].

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