ENTREPRISE et DEMATERIALISATION

ENTREPRISE et DEMATERIALISATION Une tude ralise dans le cadre du C2i Mtiers du Droit de l'Universit Jean Moulin Lyon 3, par des tudiants de Master 2.

EntrepriseDmatrialisationStructure conomique et sociale

Regroupement de moyens humains, matriels et immatriels

Fourniture de biens ou de services

But de rentabilit

Mise en uvre de moyens lectroniques

Oprations de traitement, d'changes et de stockage virtuels

Absence de support papier

De quoi s'agit-il? Stratgie FluiditCapacit organisationnelleTraabilitPartage d'informations PerformanceScurit

Les manifestations de la dmatrialisationen entreprise ?

Les enjeux de la dmatrialisation?

La dmatrialisation en entreprise: avantages ou inconvnients?Plan

La dmatrialisation de la cration d'entreprise

II. La dmatrialisation dans le fonctionnement de l'entreprise

III. La dmatrialisation dans la fin de vie de l'entreprise

IV. Avantages et inconvnients de la dmatrialisation au sein de l'entrepriseI. La dmatrialisation de la cration dentreprisePlus besoin de sortir de chez soi

A) La mise en place dinstruments scurissLe Guichet unique lectronique de cration dentreprise

Loi pour linitiative numrique du 1er aout 2003 insatisfaisante

Regroupement de la CCI, URSSAF, CMA, Greffiers des TC et Chambres de lagriculture, APCE et INPI pour la cration du Guichet unique de cration dentreprise le 1er janvier 2010

Procdure du site www.guichet-entreprise.fr : description du projet (activit, effectif, localisation) et dsignation du CFE comptent

. Il faut maintenant scuriser les documents

La signature lectroniqueNe de la loi du 13 mars 2000 : Mcanisme de scurisation des donnes et dauthentification de leurs auteurs

Conditions de protection : une signature authentique, infalsifiable, non rutilisable, inaltrable et irrvocable.

Ncessit dun certificat lectronique donnant lidentit du porteur de cl et la cl publique : existence de PSC

La cryptographie asymtrique

B) Le lancement de lactivitInvitation par mail avec un lien, un seul clic et aucune installation

Objectifs : pas de frais de dplacement, rapidit assure, alternative au recrutement physiqueLe visio-recrutement

Le contrat de travail lectronique

Cration de larticle 1369-8 du Code civil par lordonnance du 16 juin 2005 : autorisation denvoi dune lettre recommand relative la conclusion ou lexcution dun contrat par courrier lectronique. Intervention dun dcret le 2 fvrier 2011 permettant lapplication de ce dispositif au contrat de travail.

Procdure : courrier achemin par un procd scuris permettant didentifier le tiers, de dsigner lexpditeur et de garantir lidentit du destinataire ; contenu de la lettre adress au destinataire par voie lectronique.II. La dmatrialisation dans le fonctionnement de lentrepriseOBJECTIF ZERO PAPIER ........

DEMATERIALISEZ !

1) La migration progressive du support papier vers le numrique Les moyens :

Le cloud computing

Lintranet de lentreprise

A) La dmatrialisation dun point de vue matriel11

Le Cloud ComputingHbergement dcentralis :

plus de gestion des serveurs par lentreprise

lentreprise ne connat pas le lieu de stockage

Laccs, via un rseau, un centre de stockage de donnes

12Un rseau informatique interne lentreprise (stockage, communications)

Fonctionnant sur le modle de lInternet

Souvent connect Internet

Permet laccs des documents, services, au sein de lentrepriseLintranet de lentreprise

13Que dmatrialiser ? Les documents papiers reus par lentreprise (courriers.)

Les documents existants dj dans lentreprise (originaux papiers numriss pour archivage, exemple de la facture lectronique.)

Notion de dmatrialisation la source (ds lorigine sous format lectronique, il ny a jamais eu de support papier : e-mail, fichiers numriques)

14La ncessit de larchivage Stocker et Conserver des informations

Composante incontournable

Scurise, rend aisment accessible les documents

Loi du 13 mars 2010 : mme valeur que le document papier, condition que le document soit tabli et conserv de faon garantir son intgrit.

15a. La dmatrialisation et les dclarations administratives

2) La dmatrialisation des traitements comptables et dclarations administratives16Deux types : les dclarations fiscales et socialestldclaration ou tlrglement

ex pour la TVA: mode EFI ou mode EDI

ex pour lIR: uniquement mode EFI.

www.impots.gouv.fr

www.net-entreprises.fr Au niveau des dclarations fiscalesAu niveau des dclarations sociales

17Quentend-t-on par traitements comptables? Bilan Compte de rsultat

Trois tapes pour le traitement automatis sous forme numrique : Numrisation des documents Archivage des documentsTransmission des documents (ex: workflow)

Validation des critures comptables + Transfert des critures vers des logiciels comptables + Passage dordre de banque

importance de la signature lectronique: article R123-173 code de commerce

b. La dmatrialisation des traitements comptables

18Deux problmatiques :

Authentification des changes (solution : le certificat lectronique, prcit)

Scurit : Protection des bases de donnes et des rseaux

3) Les problmes pouvant se poser lis la protection de linformation

19Les risques : les virus et programmes malveillants

les emails frauduleux

le piratage (dlinquance informatique)

l'espionnage industriel

la malversation

la perte d'informations confidentielles

la perte dun certain contrle sur le stockage des donnes

conservation non prenne ? Due la technique

l'erreur de manipulation

20Les solutions : protger l'accs internet

protger le rseau informatique

auditer le contenu de votre site web, vitrine sur internet de votre entreprise

sauvegarder les donnes informatiques

filtrer les courriers lectroniques

sensibiliser les utilisateurs

anticiper les incidents et minimiser leurs impacts

une protection pnale : articles 323-1 et suivants du Code Pnal

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La notion dintelligence conomique = Matrise de linformation stratgiqueTriptyque :

Acqurir linformation stratgique pertinente

Protection des informations (sensibles)

Influence : propager une information favorisant la stratgie

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B) La dmatrialisation dun point de vue relationnel

Rorganisation de l'entreprise en permanence, dans un souci d'efficacit

Illustration avec le reengineering:l'identification et la suppression des tches inutilesleur remplacement par des processus plus efficaces

Reconfiguration transversale avec pour objectif:la diminution des cotsl'amlioration de la qualit et des dlais

Analyse des processus dans leur ensemble et non ponctuellement

Aboutissant une vritable refonte1) Les relations internes et externes de lentreprisea. Les relations internes

Principale consquenceLa suppression et/ou la redistribution des tchesCependantLa rorganisation en profondeur peut tre vite grce l'infogrance (externalisation, en tout ou partie, des services informatiques en les confiant un prestataire)Exemples : Communication par e-mail

Bulletins de paye numrissAdhsion des collaborateurs ncessaire.

D'o une association en amont du processus de dmatrialisation qui passe parun accompagnement en interne, en raison:

de la distance entre individus qui diminue

de frontires gographiques constamment repousses

Conditions

b. Les relations externesPrincipalement les relations avec les clients et les fournisseurs

Meilleur moyen de communiquer: INTERNET, gnralement bien intgrdans:

le mode de vie des consommateursle mode de fonctionnement des professionnels

Usage d'Internet en constante augmentation chez les consommateurs (prs de 75 % des mnages quips d'Internet haut dbit, selon une tude INSEE ralise en 2010)

Consquence: volution et cration de nouvelles attentes

Meilleure information du consommateurVolont de transparence passant par:

la comparaison des prixles avantages et offres soumis conditionsun service aprs ventedes informations diverses (plan d'accs, carte de visite)

Meilleure interaction avec lentrepriseAvec:

une prise en charge plus rapide des demandesune plus grande personnalisation des offres et servicesun contact possible partir de n'importe o

IDEE PRINCIPALE: le consommateur doit aussi trouver son intrt

Aspects financiers diversune amlioration des flux de trsoreriela rduction des dlais de paiement

Exemple: la facturation lectronique

2) La confidentialit des correspondancesPrincipalement la confidentialit des correspondances lectroniques des salaris l're d'Internet

Trois arrts, rendus le 2 fvrier 2011 par la Cour de cassation: cette confidentialit ne s'applique que lorsque la correspondance n'a aucun rapport avec l'exercice de l'activit professionnelle

3) La E-reputation dune entrepriseAvoir une rputation sur le WebSavoir la grer

Principal problme: la visibilit (plus de 300 millions de sites recenss en avril 2011)

Une solution : le recours au web-marketingToute opration permettant d'amliorer la visibilit d'un site en utilisant Internet comme un canal de prospection, via:

les rseaux sociauxles annuaires de rfrencement en ligneles classements des principaux moteurs de recherche

Existence de fournisseurs spcialiss dans ce domaine

Vritable stratgie (blogs, flux RSS, liens, etc.)

III. La dmatrialisation dans la fin de vie de lentreprise

Formulaires de dclaration de radiation dentreprise imprimables :

pour les entreprises personne physique et personne morale sur le site officiel Service-Public.fr (dmatrialisation partielle car envoi par courrier)

pour les auto-entrepreneurs sur le site CFE lautoentrepreneur.fr (dmatrialisation totale)A) La dmatrialisation de la cessation de lactivit de lentreprise

Formulaires de demande de sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires imprimables sur les sites Internet des Tribunaux de commerce (dmatrialisation partielle car dpt du dossier sur rendez-vous)

Le e-licenciement :question ouverte MAIS difficults tenant lordre public (entretien pralable physique + signature obligatoire de la lettre de licenciement)

B) La dmatrialisation de la cessation de lactivit du salariLattestation dassurance chmage :

Dfinition : obligatoire droits au chmage ; dfaut de transmission prjudice du salari dommages et intrts

Depuis le 1er janvier 2012 :simple facult obligation pour les entreprises 10 salaris.

IV. Avantages et inconvnients de la dmatrialisation dans lentreprise

AvantagesEconomies:productivit,gain de place

Dveloppement durable: diminution du rejet de dchets

Partage des connaissances l'chelle mondiale (revenus diffrs)Optimisation des divers outils

Evolution, modernisation de l'entreprise: r-mergence du patrimoine de l'entreprise

Rapidit, ractivit de l'entreprise et de ses employs

Possibilit de travail domicile

InconvnientsCot lev du matriel informatique

Consommation lectrique accrue

Mauvaise maitrise de l'e-rputation de l'entreprise

Mauvaise maitrise de l'outil informatique: risque de perte de donnes

Ncessit de formations pour s'adapter

Confusion vie de l'entreprise/vie prive: disponibilit des informations tout moment et partoutConclusion Ingalits des entreprises face la dmatrialisation (cots, rorganisation)

Inquitude quant la prennisation des informations (essor de coffre-fort lectronique)

Lensemble de nos sources est retrouver sur la page du groupe : http://groups.diigo.com/group/c2i-ent-demat-lyon-3

Mthodologie utilise dans le cadre de cette prsentation

Les outilsCommunication de groupe via une mailing list

Cration dune mailing list: c2ientdemat@groups.live.com

Difficult : premier essai via Google (groupe Gmail), chec. Russite dintgration dfinitive de tous les membres via Hotmail.

44Lorganisation du travail via un espace commun

Agenda de groupe, espace de stockage de documents et travail de partage, sur la page du groupe C2ientdemat via Skydrive : https://groups.live.com/P.mvc#!/c2ientdemat/

Grande efficacit de cet outil, tous les travaux des membres du groupe y sont publis.

45Le partage dans la recherche des informations

Sauvegarde et partage de Bookmarks via le site Diigo : http://groups.diigo.com/group/c2i-ent-demat-lyon-3

Aucune difficult, instrument utile

46Les changes via un rseau social

Groupe social Facebook : https://www.facebook.com/groups/310421555657175/

Trs utilis, permet chacun de faire un point, de donner son avis, de sorganiser

47Outil de diffusion publique dun travail

Blog juridique : http://c2ientreprisedemat.wordpress.com/

Au dpart Legavox, puis option finale pour WordPress. (Mise en page plus libre et tableau de bord plus complet)

48Organisation dune confrence virtuelle: second Life

Dcouverte dun outil nouveau

Difficult de connexion et de comprhension du fonctionnement par certains membres

Rsultat final : runion satisfaisante et utile lavance des travaux

49 Prsentation du C2i, formation du groupe, choix du sujet et mise en place des outils prcits Recherches personnelles par chacun Mises en commun des recherches, laboration dun plan et dun document faisant office de base de travail. Runion second life Rpartition entre les membres de llaboration du PowerPoint et centralisation du PowerPoint Organisation de la prsentation En parallle : travail sur le blogLorganisation50FIN DE PRESENTATIONRemerciements Messieurs BERGHEAUD et DELABRE

Groupe C2i Entreprise et dmatrialisation compos de : Isabelle Bastie, Marina Boismenu, Laure-Anne Chesneau, Pauline Picq, Vincent Delhomme,, Antoine Dubois et Thomas Turlin .

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