ENT Administrateur

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Référence pour l’administrateur 1 Référence pour l’administrateur ITOP - Documentation ENT V2 : Référence pour l’administrateur NetCollège & NetLycée Version du document 1.19 Date de dernière mise à jour 23/12/2011 Rédaction Concepteurs NetCollège & NetLycée Validation ITOP Destinataires Administrateurs d’établissements NetCollège et NetLycée Dernières modifications Mise à jour du document.

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ENT administarteur

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Référence pour l’administrateur 1

Référence pour l’administrateur

ITOP - Documentation ENT V2 : Référence pour l’administrateur NetCollège & NetLycée

Version du document 1.19

Date de dernière mise à jour 23/12/2011

Rédaction Concepteurs NetCollège & NetLycée

Validation ITOP

Destinataires Administrateurs d’établissements NetCollège et NetLycée

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Sommaire

1 Tour d’horizon de la solution ................................................................................................................... 7

Points-clés ....................................................................................................................... 7 1.1

La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère .......................................... 7 1.2

L’interconnexion de la communauté éducative ................................................................. 8 1.3

Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles ....................................... 8 1.4

Infrastructure de déploiement .......................................................................................... 9 1.5

Configuration des postes d’accès .................................................................................... 10 1.6

Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement ..................................................... 11 1.7

Aide en ligne .................................................................................................................. 12 1.8

Support technique .......................................................................................................... 12 1.9

NetPlanète, le Club des utilisateurs ................................................................................. 12 1.10

Approche globale de l’ENT NetCollège / NetLycée ........................................................... 13 1.11 Les espaces personnels ............................................................................................................ 13 1.11.1 Les espaces communs à tous les utilisateurs ........................................................................... 13 1.11.2 Les espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail) ........................ 13 1.11.3

2 Présentation détaillée de l’ENT ............................................................................................................. 14

Processus de connexion .................................................................................................. 14 2.1 Session de travail d’un utilisateur ................................................................................................. 14 2.1.1 Ouvrir une session qui se verrouille au bout de 30 minutes d’inactivité ...................................... 14 2.1.2 Ouvrir une session qui se verrouille au bout de 3 heures d’inactivité .......................................... 15 2.1.3 Identifiants de connexion et mots de passe ................................................................................. 15 2.1.4

2.1.4.1 Modification du login utilisateur ......................................................................................... 15 2.1.4.2 Modification du mot de passe par l’utilisateur.................................................................... 16 2.1.4.3 Modification du mot de passe d’un utilisateur par l’administrateur .................................. 16 2.1.4.4 Modification de tous les mots de passe utilisateur d’un même profil ................................ 17

Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils ................................................................................... 17 2.1.5 Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements ....................................................... 18 2.1.6

Circulation générale ....................................................................................................... 19 2.2 Organisation de l’écran ................................................................................................................. 19 2.2.1 Menu utilisateur adapté au profil ................................................................................................. 19 2.2.2 Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites ................................................................ 20 2.2.3

Page d’accueil de l’ENT ................................................................................................... 21 2.3 Le tableau d’affichage de l’établissement ..................................................................................... 21 2.3.1 Personnalisation de la page d’accueil par l’utilisateur .................................................................. 21 2.3.2

2.3.2.1 Ajouter un nouveau module sur la page d'accueil .............................................................. 22 2.3.2.2 Supprimer un module de la page d'accueil ......................................................................... 22 2.3.2.3 Modifier l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT ................................ 23

Personnalisation de la page d’accueil par l’Administrateur .......................................................... 23 2.3.32.3.3.1 Ajouter un nouveau module sur la page d’accueil .............................................................. 24 2.3.3.2 Supprimer un module de la page d'accueil ......................................................................... 24 2.3.3.3 Modifier les zones ou l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT ........... 25 2.3.3.4 Configurer et ajouter un flux RSS externe à l’ENT ............................................................... 25

Module Communication - Messagerie ............................................................................. 26 2.4 Messagerie intégrée ...................................................................................................................... 26 2.4.1 Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie .................................................................. 28 2.4.2

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Référence pour l’administrateur 3

Réception des mails ENT en POPs, en dehors de l’ENT ................................................................. 29 2.4.32.4.3.1 Réception des mails ENT en POP dans Outlook ................................................................... 29 2.4.3.2 Réception des mails ENT en POP dans Outlook Express...................................................... 31 2.4.3.3 Réception des mails ENT en POP dans Thunderbird ........................................................... 32 2.4.3.4 Réception des mails ENT en POP avec Windows Live Mail ................................................. 35

Configuration de la messagerie sur un téléphone ........................................................................ 37 2.4.42.4.4.1 Sur un téléphone Android ................................................................................................... 37

2.4.4.1.1 Prérequis.......................................................................................................................... 37 2.4.4.1.2 Configuration de la messagerie ....................................................................................... 37

2.4.4.2 Sur un téléphone iPhone ..................................................................................................... 38 2.4.4.2.1 Prérequis.......................................................................................................................... 38 2.4.4.2.2 Configuration de la messagerie ....................................................................................... 38

2.4.4.3 sur un téléphone Windows Mobile ..................................................................................... 40 Redirection des mails ENT vers une messagerie externe .............................................................. 41 2.4.5 Listes de diffusion (ou listes de distribution) ................................................................................ 44 2.4.6 Récupération des informations d’entête d’un e-mail dans Outlook ............................................. 45 2.4.7 Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook ................................................................. 45 2.4.8

Module Communication – Annuaire................................................................................ 46 2.5 L’annuaire via l’espace « Communication » .................................................................................. 46 2.5.1

2.5.1.1 Accéder à l’annuaire de l’ENT .............................................................................................. 46 2.5.1.2 L’onglet « Annuaire » ........................................................................................................... 46 2.5.1.3 L’onglet « Trombinoscope » ................................................................................................ 48 2.5.1.4 L’onglet « Listes de diffusion » ............................................................................................ 48

Administration de l’Annuaire ........................................................................................................ 49 2.5.22.5.2.1 Ouvrir la gestion de l’annuaire ............................................................................................ 49 2.5.2.2 Paramétrage du module Annuaire par l’Administrateur ..................................................... 49

2.5.2.2.1 Ecran « Visibilité des champs »........................................................................................ 49 2.5.2.2.2 Ecran « Vues par profil ».................................................................................................. 50 2.5.2.2.3 Ecran « Vues par profil » en paramétrage avancé ........................................................... 51 2.5.2.2.4 Ecran « Trombinoscope ». ............................................................................................... 52 2.5.2.2.5 Ecran « Listes de diffusion ». ........................................................................................... 52

Module Communication – Imports/Exports ..................................................................... 54 2.6 Import/Export des contacts .......................................................................................................... 54 2.6.1

2.6.1.1 Importer des contacts .......................................................................................................... 54 2.6.1.2 Exporter des contacts .......................................................................................................... 54

Import/Export du calendrier ......................................................................................................... 55 2.6.22.6.2.1 Importer un calendrier ........................................................................................................ 55 2.6.2.2 Exporter un calendrier ......................................................................................................... 55

Import/Export des liens web ......................................................................................................... 55 2.6.32.6.3.1 Importer des liens Web ....................................................................................................... 56 2.6.3.2 Exporter les signets des Liens Web ...................................................................................... 56

Module Communication – Carnet d’adresse .................................................................... 57 2.7

Vie scolaire : les connecteurs applicatifs vers des solutions de vie scolaire ....................... 58 2.8 La notion de connecteurs SSO ....................................................................................................... 58 2.8.1 Mettre en place un connecteur SSO vers une application de vie scolaire .................................... 58 2.8.2

2.8.2.1 Synchroniser les comptes utilisateurs ENT avec ceux de l’application scolaire. ................. 58 2.8.2.2 Rétablir un lien vers une application de vie scolaire pour un utilisateur spécifique ........... 58

Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources .............................................. 60 2.9 Administration : déclaration des ressources ................................................................................. 60 2.9.1

2.9.1.1 Déclarer le type de ressources ............................................................................................ 61 2.9.1.2 Déclaration les ressources ................................................................................................... 62 2.9.1.3 Modification des ressources ................................................................................................ 63

Administration : statistiques et listes de réservations de ressources ........................................... 63 2.9.22.9.2.1 Liste des réservations .......................................................................................................... 63 2.9.2.2 Statistiques de réservation d’une ressource ....................................................................... 64

Utilisation : réservation d’une ressource ...................................................................................... 65 2.9.3

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Référence pour l’administrateur 4

2.9.3.1 Saisie d’une demande de réservation ................................................................................. 66 2.9.3.2 Modification ou suppression d’une demande de réservation ............................................. 67

Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable ................................................................ 67 2.9.42.9.4.1 Validation ou rejet d’une demande de réservation ............................................................. 69 2.9.4.2 Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes ........................................................ 69

Vie scolaire : cahier de textes.......................................................................................... 70 2.10 Le cahier de textes, vu par l’enseignant ................................................................................... 71 2.10.1

2.10.1.1 En début d’année : Rentrer son emploi du temps dans le calendrier ................................. 73 2.10.1.2 En fin de séance : saisie rapide de la séance et du travail donné ........................................ 75 2.10.1.3 Pour compléter la séance : Joindre des documents ............................................................ 76 2.10.1.4 Gérer les devoirs .................................................................................................................. 77 2.10.1.5 Pour suivre un travail à rendre : le « casier d’un devoir » ................................................... 79 2.10.1.6 Pour copier-coller des séances d’une classe à l’autre ......................................................... 80 2.10.1.7 Consulter la charge de travail d’une classe sur une période donnée .................................. 81 2.10.1.8 Consulter la progression sur l’année complète (vue synthétique) ...................................... 82

Le cahier de textes, vu par l’élève ............................................................................................ 83 2.10.22.10.2.1 Rendre un devoir dans le cahier de textes .......................................................................... 84

Le cahier de textes, vu par le parent ........................................................................................ 85 2.10.3 Le cahier de textes, vu par le personnel de direction .............................................................. 86 2.10.4

2.10.4.1 Verrouiller ou signer un cahier de textes ............................................................................ 87 2.10.4.2 Consulter les statistiques de saisie du cahier de textes....................................................... 88

Le cahier de textes, vu par l’administrateur ENT ..................................................................... 88 2.10.52.10.5.1 Paramétrer le calendrier de l’établissement ....................................................................... 89 2.10.5.2 Archiver le cahier de textes d’un groupe ou d’une classe ................................................... 89 2.10.5.3 Paramétrer le comportement du module « Cahier de textes » .......................................... 90

Importer l’emploi du temps EDT dans le cahier de textes ....................................................... 91 2.10.62.10.6.1 Dans EDT, exporter les emplois du temps des enseignants ................................................ 91 2.10.6.2 Ouvrir le module Cahier de textes en tant qu’administrateur ............................................ 91 2.10.6.3 Sélectionner un enseignant et lancer la fonction d’import ................................................. 92 2.10.6.4 Remplir la grille de paramétrage ......................................................................................... 92 2.10.6.5 Sélectionner le fichier .ics à importer .................................................................................. 93 2.10.6.6 Lancer l’opération. ............................................................................................................... 93 2.10.6.7 Cas particulier : classes et groupes non reconnus ............................................................... 93 2.10.6.8 La procédure s’achève et délivre un statut sur le résultat. ................................................. 94

Vie scolaire: Le carnet de bord de l’enseignant ................................................................ 95 2.11 Saisir une séance dans son carnet de bord .............................................................................. 96 2.11.1 Copier une séance du carnet de bord vers le cahier de textes ................................................ 97 2.11.2

Mes activités : Agenda personnel.................................................................................... 98 2.12

Mes activités : Groupes de travail .................................................................................. 100 2.132.13.1.1 Groupes de travail : Généralités ........................................................................................ 100 2.13.1.2 Accès aux groupes de travail ............................................................................................. 101 2.13.1.3 Créer un groupe de travail partagé par plusieurs établissements..................................... 101 2.13.1.4 Suppression d’un groupe de travail ................................................................................... 102 2.13.1.5 Superviser un groupe de travail ......................................................................................... 102 2.13.1.6 Interface du groupe de travail ........................................................................................... 103

2.13.1.6.1 Groupes de travail : Partage d’informations ............................................................... 103 2.13.1.6.2 Groupes de travail : Partage de documents ................................................................ 103 2.13.1.6.3 Groupes de travail : Forum .......................................................................................... 104 2.13.1.6.4 Groupes de travail : Projets Site Web .......................................................................... 104 2.13.1.6.5 Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs ................................... 109 2.13.1.6.6 Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles ............................................. 110

Mes activités : Gestion des tâches .................................................................................. 111 2.14

Mes documents: Espace personnel de documents .......................................................... 112 2.15 Mes documents : Liens Web .................................................................................................. 112 2.15.1 Mes documents : Images, et Documents ............................................................................... 112 2.15.2

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Référence pour l’administrateur 5

Le module CDI (Médiathèque) ....................................................................................... 113 2.16 CDI : Agenda ........................................................................................................................... 113 2.16.1 CDI : Informations ................................................................................................................... 113 2.16.2 CDI : Liens Web, Images, Fichiers ........................................................................................... 113 2.16.3 CDI : Ressources en ligne et Manuels numériques ................................................................. 114 2.16.4

2.16.4.1 Présentation ...................................................................................................................... 114 2.16.4.2 Paramétrage par l’Administrateur d’établissement .......................................................... 114

2.16.4.2.1 L’écran “récapitulatif” ................................................................................................. 114 2.16.4.2.2 L’écran “Ressources numériques” ............................................................................... 115 2.16.4.2.3 L’écran “Manuels numériques” ................................................................................... 116 2.16.4.2.4 L’écran “Liens statiques” ............................................................................................. 119 2.16.4.2.5 L’écran “Catégories” .................................................................................................... 121

Le module Vie de l’établissement .................................................................................. 123 2.17 Vie de l’établissement : Agenda ............................................................................................. 123 2.17.1 Vie de l’établissement : Tableau d’affichage .......................................................................... 123 2.17.2 Vie de l’établissement : Documents, liens .............................................................................. 123 2.17.3

2.17.3.1 Présentation ...................................................................................................................... 123 2.17.3.2 Les dossiers sécurisés ........................................................................................................ 124

2.17.3.2.1 Introduction ................................................................................................................. 124 2.17.3.2.2 Utilisation d’un dossier sécurisé .................................................................................. 124 2.17.3.2.3 Utilisation de l’héritage des droits pour les fichiers .................................................... 125 2.17.3.2.4 Que faire pour les dossiers qui avaient été créés avant la mise en place des dossiers sécurisés ? 126

Le module Outils ........................................................................................................... 128 2.18 Outils de calculatrice, dessin, retouche photos ...................................................................... 128 2.18.1 Boîte à outils ........................................................................................................................... 128 2.18.2

Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents .......................................... 129 2.19

Mon profil : options et informations personnelles .......................................................... 133 2.20 Mon profil : Infos personnelles .............................................................................................. 133 2.20.1

2.20.1.1 Les informations personnelles via le menu « Mon profil » ............................................... 133 2.20.1.2 La fonctionnalité « liste rouge » ........................................................................................ 133 2.20.1.3 Les informations civiles ...................................................................................................... 133 2.20.1.4 Les informations scolaires ................................................................................................. 134 2.20.1.5 Le trombinoscope .............................................................................................................. 134 2.20.1.6 La messagerie .................................................................................................................... 134

Notifications des modifications apportées à l’ENT par mail ................................................... 135 2.20.22.20.2.1 Mettre en place une alerte : .............................................................................................. 135 2.20.2.2 Modification ou suppression des alertes déjà mises en place .......................................... 135

Mon profil : Mot de passe ...................................................................................................... 136 2.20.3

L’éditeur de texte enrichi ............................................................................................... 137 2.21

3 Fonctions d’administration de l’ENT .................................................................................................... 140

Rôle et tâches de l’administrateur ENT .......................................................................... 140 3.1

Création initiale des comptes utilisateurs ....................................................................... 141 3.2

Gestion au quotidien ..................................................................................................... 142 3.3 Gestion des comptes utilisateurs ................................................................................................ 142 3.3.1

3.3.1.1 Création des comptes et génération des mots de passe ................................................... 142 3.3.1.1.1 Création standard des comptes utilisateurs (mise à jour AAF) ..................................... 142 3.3.1.1.2 Création des comptes utilisateurs par le biais de fichier Excel ...................................... 143 3.3.1.1.3 Création manuelle des comptes utilisateurs ................................................................. 144 3.3.1.1.4 Règles importantes concernant la création de comptes utilisateurs : .......................... 144

3.3.1.2 Etat des comptes utilisateurs ............................................................................................ 145 3.3.1.3 Obtenir un fichier Excel avec tous les comptes utilisateur d’un même profil ................... 145

3.3.1.3.1 Vous n’avez pas encore distribué les comptes (Identifiant et Mot de passe) : ............. 145

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Référence pour l’administrateur 6

3.3.1.3.2 Vous avez déjà distribué les comptes et vous souhaitez mettre à jour un fichier de suivi 145

Traitements par lots et exports ................................................................................................... 148 3.3.23.3.2.1 Le bouton export ............................................................................................................... 148 3.3.2.2 Le bouton Traitements ...................................................................................................... 148

Gestion des classes et groupes de classes dans l’ENT ................................................................. 149 3.3.33.3.3.1 Comment créer une nouvelle classe ou un nouveau groupe de classe ............................. 149 3.3.3.2 Comment supprimer les classes ou groupe de classe de l’année passée ......................... 149

Paramétrage établissement : ......................................................................................... 150 3.4 Personnalisation du bandeau ...................................................................................................... 150 3.4.1 Personnalisation de la page d’accueil par l’administrateur ........................................................ 151 3.4.2

3.4.2.1 Ajouter un nouveau module sur la page d’accueil ............................................................ 151 3.4.2.2 Supprimer un module de la page d'accueil ....................................................................... 152 3.4.2.3 Modifier les zones ou l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT ......... 152

Empêcher les élèves et les parents d’accéder à l’ENT avant la rentrée scolaire......................... 153 3.4.3 La charte de bon usage de l’ENT ................................................................................................. 154 3.4.4

3.4.4.1 Validation de la "Charte de bon usage" par les utilisateurs: ............................................. 154 3.4.4.2 Accéder rapidement à la "Charte de bon usage" de l’établissement: ............................... 154 3.4.4.3 Configurer la Charte de bon usage de l'établissement: ..................................................... 155 3.4.4.4 Activer la Charte de bon usage sur les comptes des utilisateurs: ..................................... 156

Personnalisation du menu .......................................................................................................... 157 3.4.53.4.5.1 Fonctionnement ................................................................................................................ 157 3.4.5.2 Désactiver une entrée du menu standard de l’ENT ........................................................... 158 3.4.5.3 Restauration d’une version précédente du menu ............................................................. 158 3.4.5.4 Créer une nouvelle entrée dans le menu .......................................................................... 158

3.4.5.4.1 Créer l’entrée dans le menu .......................................................................................... 158 3.4.5.4.2 Paramétrer la nouvelle entrée ...................................................................................... 159 3.4.5.4.3 Paramétrer les droits d’accès à ce nouveau menu pour chaque Profil ......................... 160

Droits par profil sur l’ENT ............................................................................................................ 160 3.4.6

Paramétrer les modules de vie scolaire intégrés de l’ENT ............................................... 162 3.5

Module de statistiques de l’ENT ..................................................................................... 162 3.6

Annexe I. Recommandations pour la saisie Sconet ................................................................................ 165

Annexe II. Les fonctionnalités accessibles aux profils les plus courants .................................................. 169

Page 7: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 7

1 Tour d’horizon de la solution

Points-clés 1.1

Portail web de services scolaires développés spécifiquement pour le collège et le lycée Ensemble intégré d’outils pédagogiques et de vie scolaire, à authentification unique Intégration des outils déjà existants dans l’établissement sous forme de « briques » Respect des recommandations du Ministère (SDET, schéma directeur pour les ENT) Solution issue d’une complémentarité d’expertises et d’un travail de terrain Déploiement modulaire et évolutif par établissement Usages et mode opératoire simples, à la portée de tous Pas de maintenance ni de serveurs dans l’établissement Pas d’installation nécessaire sur les postes clients Administration simplifiée, comptes générés à partir de l’annuaire fédérateur

La solution existe en version 1 depuis 2005. La version 2 est déployée depuis 2008. D’un point de vue technique, NetCollege et NetLycée s’appuient sur des technologies serveur de Microsoft éprouvées : Microsoft Office Server SharePoint 2007 personnalisé pour l’éducation, Windows 2008 Server, SQL Server, Active Directory, ISA Server, Microsoft Exchange, garantissant un socle modulaire, évolutif, performant et sécurisé (cryptage, authentification forte) adapté aux grandes communautés d’utilisateurs.

La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère 1.2

NetCollège / NetLycée est la première solution d’ENT à avoir obtenu la certification ENT de l’AFNOR et du Ministère de l’Education Nationale en septembre 2010.

Les solutions d’ITOP ont été évaluées par AFNOR Certification et jugées conformes aux exigences du référentiel de certification des espaces numériques de travail (Réf. 218-01, version du 29/06/2009) rédigé conjointement avec le Ministère de l’Education Nationale.

Synthèse des engagements de service :

L’ENT est un espace de travail accessible à tout utilisateur L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant la navigation de l’utilisateur L’ENT propose des services essentiels intégrés (cf. référentiel AFNOR) L’ENT propose l’accès à ces services essentiels, sans réauthentification L’utilisateur dispose d’espaces personnels et de partage Par une authentification unique, l’utilisateur accède à des fonctionnalités additionnelles (cf.

référentiel) L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant son administration (cf. référentiel) L’éditeur assure un support auprès des porteurs de projet, et la maintenance de sa solution Un accompagnement adapté permet la prise en main de l’ENT L’ENT dispose de fonctions d’import et d’export de données facilitant leur manipulation et

conservation L’ENT dispose de mécanismes de protection des données personnelles (cf. référentiel) Un contact administrateur et un support en ligne accompagnent l’utilisateur L’ENT intègre des mécanismes de transition et de continuité des comptes utilisateurs lors de

leur parcours scolaire L’ENT dispose d’outils et de services techniques pour son déploiement massif L’architecture de l’ENT respecte les préconisations techniques du Schéma Directeur SDET

v2.0 L’ENT dispose de mécanismes de sécurité et de sauvegarde L’éditeur anticipe et sécurise la phase d’exploitation de l’ENT L’éditeur utilise les technologies SSO

Page 8: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 8

L’interconnexion de la communauté éducative 1.3

L’ENT fournit à chaque membre de la communauté éducative un accès personnalisé, et des fonctionnalités propres à son profil. En dehors de l’établissement, les familles et les autres établissements sont également connectés à la communauté.

Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités 1.4accessibles

Des comptes sont automatiquement créés à partir de l’annuaire fédérateur pour les profils d’utilisateurs suivants : (pour les autres profils, notamment le CPE, des développements sont en cours)

Administrateur, Personnel de Direction, Professeurs, Professeur documentaliste (attention, ils sont considérés à part des

Professeurs), Professeur Vacataire Elèves, Parents, Personnel Administratif, Personnel Non Enseignant, Personnel de Vie Scolaire (incluant pour l’instant le CPE), ATTEE, Tuteurs en Entreprise.

Le tableau en Annexe2 résume les fonctionnalités accessibles aux profils les plus courants.

Direction

(Fonctionnalités variables, selon l’ENT et le choix des prescripteurs)

Autres intervenants

Enseignants Elèves

Page 9: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 9

Infrastructure de déploiement 1.5

Il n’y a aucun déploiement à effectuer en local dans l’établissement, ni aucune installation à opérer sur les postes d’accès des utilisateurs. Le service est accessible par Internet au travers d’une interface Web standard. Il est livré clés en main, sous la forme d’une adresse unique pour chaque établissement, et d’un ensemble de codes d’accès pour chacun des utilisateurs rattachés, remis à l’administrateur de l’établissement qui a la charge ensuite de remettre leurs identifiants de connexion aux membres de la communauté éducative. Les services sont hébergés en dehors de l’établissement sur une plateforme dédiée. Etant accessibles à tous les utilisateurs membres par une connexion Internet, ils sont consultables indifféremment depuis l’établissement, le domicile, ou même le bureau pour les parents.

L’hébergeur du service dépend du projet ENT et du choix effectué par le prescripteur, la collectivité et/ou le rectorat : il peut s’agir de NetCollège/NetLycée (dans le cas standard), ou d’un prestataire d’hébergement désigné. Dans tous les cas, l’accès au service est assuré 24h sur 24, 7 jours sur 7, y compris lors des périodes de vacances scolaires. Lorsque la plateforme doit être rendue indisponible pour des raisons de maintenance, l’hébergeur prévient les établissements par le biais des administrateurs d’établissement.

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Référence pour l’administrateur 10

Configuration des postes d’accès 1.6

Il n’y a aucune installation à effectuer sur les postes pour accéder à l’ENT, et par conséquent aucune configuration matérielle particulièrement recommandée : l’essentiel est de disposer d’une liaison Internet (haut débit recommandé) et d’un navigateur compatible. Quelques limitations sont cependant connues sur certains navigateurs, sur des fonctionnalités avancées.

Configuration matérielle Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible 64 Mo de mémoire vive (RAM) 50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32) Connexion réseau Internet via RTC / ADSL Résolution graphique : 1024x768 pixels recommandés au minimum

Systèmes d'exploitation supportés Windows 98 Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent Windows Millennium Edition Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent Windows XP avec le Service Pack le plus récent Windows Vista avec le Service Pack le plus récent Windows 7 MAC OS (OS X ou supérieur) Linux

Navigateurs compatibles

PC : Microsoft Internet Explorer 6.0 / 7.0 / 8.0, plus le service pack le plus récent Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur Opera, Google Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus

Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de l’ENT ?

Le navigateur doit être configuré pour autoriser l’ouverture de fenêtres pop-up Désactiver éventuellement les logiciels qui empêchent l’ouverture de pop-ups Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies

Page 11: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 11

Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement 1.7

L’ENT est fourni à chaque établissement dans une configuration initiale qui est fonction des demandes préalables à l’ouverture. Mais un certain nombre de personnalisations sont possibles par la suite, grâce aux outils de gestion de l’établissement par l’administrateur, qui seront exposés dans la dernière partie de ce document.

Ainsi, les modules sont mis à disposition dans chaque établissement en fonction des choix faits en amont par les prescripteurs du projet (équipes pédagogiques, collectivité, rectorat…) et des licences dont disposent les établissements. Il est possible ensuite d’en ajouter ou d’en supprimer. On peut dresser une liste sommaire (et évolutive) des différentes « options » qui peuvent être mises en œuvre dans un établissement :

Connecteur de vie scolaire : Pronotes (Index Education), VieScolaire.Net (OMT), EducHorus, GEPI…

Connecteurs d’applications scolaires : GIBII, GIBIC, Lauréats, Mélia, Statim… Connecteurs de gestion de ressources : GRR… Connecteurs de ressources en ligne : lesite.tv, Maths en poche, Encyclopedia Universalis,

Petit Robert… Intégration de solutions de podcasting (LibCast…) Autres connecteurs sur demande : contenus en ligne, etc…

(Des listes plus complètes des connecteurs sur des applications externes déjà existant seront spécifiées dans les chapitres Vie Scolaire et Ressources de ce document)

Module de messagerie intégré (Microsoft Office Outlook intégré) Modules intégrés de Cahier de textes numérique et carnet de bord de l’enseignant Module intégré de Gestion de réservation des ressources Module intégré de gestion du B2i Module intégré de Groupes de travail coopératif Espace de mutualisation de ressources : Médiathèque / CDI Espace de mutualisation d’informations : Vie de l'établissement (tableau d'affichage,

documents…) Outils intégrés de dessin, de retouche photo, de calculatrice

Bandeau personnalisable (fond, texte, couleurs) Mention de l’établissement, logo éventuel

Possibilité de personnaliser les droits d’accès de chaque profil à chaque option du menu, et de personnaliser les droits de chaque profil dans chaque espace de mutualisation (CDI…)

Intégration dans le menu « Vie scolaire » des outils utilisés par l’établissement :

Gestion des notes (OMT, Pronote, Educ Horus…),

Absences, emplois du temps… Possibilité de renommer les options du menu, les déplacer, les désactiver ou les réactiver

Page 12: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 12

Aide en ligne 1.8

La prise en main du site est facilitée par son ergonomie, son interface s’appuyant sur les outils et principes de circulation standards. Deux niveaux d’aide en ligne sont proposés dans l’ENT :

une aide globale, vidéos de démonstration et de prise en main, une aide contextuelle dans certains modules, infos-bulles présentant les particularités de

chaque fonctionnalité et détaillant les actions disponibles.

Support technique 1.9

Support de niveau 1 : assuré par les administrateurs d’établissement Réponses aux questions d’utilisation ; Gestion des comptes et mots de passe Personnalisation de l’ENT pour l’établissement ; Paramétrage des modules Relais pour les utilisateurs de l’établissement vis-à-vis du support Niveau 2

Support Niveau 2 : réservé aux administrateurs, assuré par les équipes ITOP (ou par un prestataire local désigné par la collectivité, selon le projet ENT)

Assistance technique et fonctionnelle sur la solution ; Maintenance corrective Personnalisation avancée de l’ENT de l’établissement ; administration avancée

Contact du support technique ITOP : [email protected] ou [email protected] Tél. 01-76-91-53-13, du lundi au vendredi de 9h à 18h Attention, dans certains projets ENT l’administrateur ne doit pas contacter

directement le support ITOP : voir procédure locale (Ainsi, pour Agora06 : passer par une demande e-care auprès de la PAM)

NetPlanète, le Club des utilisateurs 1.10

Les administrateurs ENT sont invités à s’inscrire sur le site NetPlanète, où sont désormais publiées régulièrement les mises à jour de la documentation et les réponses aux questions fréquemment posées au support. Inscription gratuite sur : http://www.netplanete.fr en utilisant le code : NJ2131919&*

Accès à une aide globale Accès à l’aide contextuelle du module courant

Page 13: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 13

Approche globale de l’ENT NetCollège / NetLycée 1.11

NetCollège et NetLycée proposent des fonctionnalités d’organisation, de communication, de partage d’information et de ressources, regroupées par espaces. On retrouve souvent les mêmes outils simples dans chacun de ces espaces (voir les options cerclées en couleur dans les menus reproduits ci-dessous). Cela permet d’accélérer la compréhension et la prise en main de l’ENT : les outils fonctionnent toujours de la même manière, mais selon le contexte et l’espace dans lequel ils sont utilisés, ils offrent des possibilités plus ou moins limitées, les droits de consultation et de publication n’étant pas les mêmes.

Les espaces personnels 1.11.1

à à

Les espaces communs à tous les utilisateurs 1.11.2

Les espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail) 1.11.3

Dans ces espaces-ci, le seul utilisateur autorisé à publier ou à consulter est le propriétaire des espaces.

Dans ces espaces-ci, tous les membres de l’ENT peuvent consulter, mais au CDI seuls les professeurs documentalistes peuvent publier, alors que dans la vie de l’établissement la publication est réservée à l’administrateur et aux personnels de direction.

Dans un espace de ce type, c’est le créateur du groupe de travail qui définit les règles du jeu :

- qui peut entrer dans l’espace réservé ? - qui peut y publier ? - qui peut y consulter ? - qui peut l’administrer (et changer ainsi les règles) ?

Page 14: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 14

2 Présentation détaillée de l’ENT Cette section du document passe en revue les différentes fonctionnalités proposées par l’ENT, module par module, en synthétisant à chaque fois les différentes vues possibles pour les différents profils. Lorsque des options de paramétrage existent dans le menu administrateur, elles sont détaillées.

Processus de connexion 2.1

Session de travail d’un utilisateur 2.1.1

Ouvrir un navigateur Web,

Saisir l’adresse de l’ENT dans le navigateur Web,

Saisir son identifiant et son code d’accès. Selon les cas, l’adresse peut être :

- un nom de domaine spécifique, - ou : https://ent.enteduc.fr/etabs/numéro.aspx

On peut aussi utiliser l’adresse : https://ent.enteduc.fr mais attention à ne pas oublier le s : https:// Une fois la connexion établie, une session de travail est ouverte pour l’utilisateur authentifié, qui va accéder à son

espace personnel, et les options autorisées par son profil. Par sécurité, pour éviter que d’autres utilisateurs du même poste utilisent la connexion sous son compte, il est impératif que l’utilisateur referme sa session lorsqu’il a terminé son travail sur l’ENT,

en cliquant sur le bouton ou en refermant la fenêtre du navigateur. Si l’on souhaite créer des raccourcis ou des liens vers son ENT, quelle adresse utiliser ?

L’administrateur d’établissement qui souhaite créer des favoris pour ses utilisateurs, des raccourcis sur les bureaux de ses postes de travail, ou simplement faire un lien vers l’ENT de son établissement depuis le site Web de l’établissement peut utiliser l’adresse :

https://ent.enteduc.fr/etabs/numéroRNE/Pages/Accueil.aspx

Cette adresse est tout simplement celle qui apparaît lorsqu’on s’est connecté sur l’ENT et qu’on se trouve au niveau de la page d’accueil. Lorsqu’un utilisateur non connecté tentera d’y accéder, ses identifiants seront demandés.

Ouvrir une session qui se verrouille au bout de 30 minutes d’inactivité 2.1.2

L’ENT est équipé d’une sécurité qui permet de clore automatiquement la session de travail en cours sur un poste, après une certaine durée d’inactivité. Lorsque l’utilisateur coche la case « Ordinateur public » lors de l’ouverture de sa session, sa session de travail se clos automatiquement après une durée d’inactivité de 30 minutes. Ce mode est conseillé lors de l’ouverture d’une session sur un ordinateur public.

Page 15: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 15

Ouvrir une session qui se verrouille au bout de 3 heures d’inactivité 2.1.3

Lorsque l’utilisateur coche la case « Ordinateur privé » lors de l’ouverture de sa session, sa session de travail se clos automatiquement après une durée d’inactivité de 3 heures Ce mode est conseillé lors de l’ouverture d’une session sur un ordinateur personnel ou si l’utilisateur consulte l’ENT depuis son domicile.

Identifiants de connexion et mots de passe 2.1.4

Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des ENT (SDET v2). La liste des comptes est transmise aux administrateurs d’établissement qui les distribuent aux utilisateurs, en général au moment de la formation à la prise en main de l’ENT.

2.1.4.1 Modification du login utilisateur

Le login d’un utilisateur ne peut être modifié. Si le login comporte une faute d’orthographe, le compte de l’utilisateur doit alors être supprimé puis recréé.

Page 16: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 16

Il est formé de la manière suivante :

prenom.nom

Si ce login existe déjà, un chiffre est automatiquement ajouté en fonction du nombre d’occurrences du login dans l’Annuaire de l’ENT. Cet annuaire est global à l’ensemble de tous les ENT, c’est pourquoi il peut y avoir un chiffre au login de l’utilisateur même si ce dernier est le seul dans son ENT.

2.1.4.2 Modification du mot de passe par l’utilisateur

L’utilisateur peut changer son mot de passe. Pour cela, il doit se connecter à son compte ENT puis modifier son mot de passe via l’espace « Mon profil/Mot de passe »

Par mesure de sécurité, le mot de passe doit comporter au moins 10 caractères, sans espaces, sans accents, avec au moins un chiffre, au moins une lettre, et au moins un caractère qui ne soit ni un chiffre, ni une lettre. Le mot de passe ne doit pas s'approcher du login, du prénom ou du nom de l'utilisateur. Les caractères autorisés sont : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z & # - | @ = + $ £ * % ! § : / ; . < >

2.1.4.3 Modification du mot de passe d’un utilisateur par l’administrateur

Si l’utilisateur perd son mot de passe, l’administrateur n’a aucun moyen de retrouver le mot de passe modifié. Dans ce cas, l’administrateur doit générer un nouveau mot de passe aléatoire pour l’utilisateur. Pour générer un nouveau mot de passe, l’administrateur doit :

Se connecter avec le compte Administrateur de l'établissement Aller dans la rubrique "Administration" puis "Gérer les utilisateurs" Faire une recherche du compte à réinitialiser Cocher la fiche de l’utilisateur dont le mot de passe doit être généré Cliquer sur le bouton "Actions" puis « Nouveau mot de passe », le nouveau mot de passe

apparaît alors à l'écran. Noter le nouveau mot de passe afin de le communiquer à l’utilisateur.

Page 17: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 17

2.1.4.4 Modification de tous les mots de passe utilisateur d’un même profil

Dans certaines circonstances, comme la distribution de tous les identifiants ENT des élèves lors de la rentrée scolaire, l’administrateur peut avoir besoin de modifier tous les mots de passe utilisateur d’un même profil. Pour cela, l’administrateur de l’ENT dispose d’une fonctionnalité qui permet de changer tous ces mots de passe rapidement. Pour réaliser cette action, l’administrateur doit :

Se connecter en tant qu'Administrateur d'établissement Aller dans la rubrique "Administration" Cliquer sur l’entrée «Gérer les utilisateurs" Cliquer sur le bouton "Outils" puis « Traitements de masse »

Choisir l'action "Régénérer les mots de passe" Choisir le profil utilisateur sur lequel réaliser l'action Cliquez sur "Traiter cette Action"

Un fichier CSV (qui peut être ouvert avec les logiciels de type Excel) est déposé dans la

rubrique "Documents" disponible sur le compte de l'Administrateur.

Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils 2.1.5

Un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple, enseignant et parent), se voit attribuer un identifiant de connexion par profil, avec différents mots de passe. Le fonctionnement de l’ENT ne

Page 18: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 18

permet pas de fusionner ces comptes dans la mesure ou chaque profil permet à l’utilisateur d’accéder à des espaces ou à des droits particuliers. Pour basculer d’un compte utilisateur à un autre, l’utilisateur a à sa disposition le bouton vert changer d’utilisateur qui permet d’ouvrir une autre session sans fermer le navigateur courant.

Astuce du support : Lorsqu’un utilisateur possède plusieurs comptes, nous lui conseillons de modifier ses mots de passe afin de n’avoir qu’un seul mot de passe à retenir.

Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements 2.1.6

Un utilisateur intervenant dans plusieurs établissements doit être saisi dans l’annuaire fédérateur en déclarant les numéros RNE de ses différents établissements (information également visible dans l’outil de gestion des comptes ENT). Une icône spécifique permet alors de passer d’un établissement à l’autre sans se reconnecter : le menu s’adapte à l’établissement choisi. Mais les espaces personnels (documents, carnet de bord, messagerie...) restent les mêmes d’un établissement à l’autre.

Page 19: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 19

Circulation générale 2.2

Organisation de l’écran 2.2.1

Menu utilisateur adapté au profil 2.2.2

Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans l’ENT et de la personnalisation faite par l’établissement. Sur un même ENT, les menus s’adaptent également au profil de l’utilisateur connecté, pour ne lui montrer que les fonctions qui le concernent.

Menu enseignant type Menu élève type Menu parent type

Zone d’identification de l’utilisateur

Fil d’Ariane

Menu (adapté au profil)

Zone des

contenus

Fonctions transversales et gestion de la session

Page 20: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 20

Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites 2.2.3

L’option « Mes liens » est accessible en permanence dans la partie gauche de la barre transversale supérieure, sous la zone d’identification de l’utilisateur connecté.

Elle permet de se constituer une liste de liens internes à l’ENT, pour accéder plus rapidement aux pages de l’ENT que l’on visite fréquemment. Il ne s’agit donc pas d’une liste de liens favoris vers des sites externes : utiliser pour cela l’option « Mes documents / Liens Web ».

Page 21: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 21

Page d’accueil de l’ENT 2.3

La page d’accueil de l’ENT est la page qui s’affiche par défaut lorsque les utilisateurs se connectent à l’ENT. Par défaut celle-ci affiche le tableau d’affichage de l’établissement (informations adaptées au profil de l’utilisateur) mais l’administrateur ainsi que les utilisateurs ont la possibilité de personnaliser les informations contenues dans cette page.

Le tableau d’affichage de l’établissement 2.3.1

Le tableau d’affichage permet à l’établissement de diffuser des annonces sur la page d’accueil ENT des utilisateurs. Une annonce peut être destinée qu’à certains profils d’utilisateur de l’ENT, avoir une date de début de parution et une date de fin de parution. Par défaut, les profils qui ont le droit de publier une annonce sur le tableau d’affichage sont le « Personnel de direction » et l’administrateur de l’ENT. Les autres profils ne peuvent que consulter les informations, et ne voient apparaître que les informations et documents qui les concernent puisque chaque information saisie peut être ciblée par profil. (Voir la section de ce document sur le tableau d’affichage) Cependant l’administrateur a la possibilité, via l’espace « Administration/Gérer les droits », de donner cet accès à d’autres profil d’utilisateur.

Personnalisation de la page d’accueil par l’utilisateur 2.3.2

Un utilisateur peut personnaliser une partie des informations disponibles sur sa page d’accueil. Plus précisément, il peut personnaliser la partie droite de son écran d’accueil.

Pour définir les modules devant s'afficher sur sa page d'accueil, l'utilisateur doit : 1- Se connecter à l'ENT 2- Cliquer sur l'entrée du menu "Mon profil" 3- Cliquer sur l'entrée "Ma page d'accueil"

Page 22: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 22

2.3.2.1 Ajouter un nouveau module sur la page d'accueil

Pour ajouter un nouveau module sur sa page d'accueil, l'utilisateur doit :

1. Cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau module" 2. Sélectionner le nouveau module à afficher 3. Taper le titre de la boite devant s'afficher sur la page d'accueil 4. Définir la largeur de la boite 5. Définir la largeur de la boite 6. Cliquer sur le bouton "Ajouter le module" 7. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

2.3.2.2 Supprimer un module de la page d'accueil

Pour supprimer un module installé sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'utilisateur, celui-ci doit :

1. Cliquer sur l'entrée du menu "Mon profil" 2. Cliquer sur l'entrée "Ma page d'accueil" 3. Cliquer sur le module à supprimer de la page d'accueil 4. Cliquer sur l'icône représentant une croix 5. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

Page 23: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 23

2.3.2.3 Modifier l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT

Pour modifier l'ordre des modules visibles sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'utilisateur, celui-ci doit :

Cliquer sur l'entrée du menu "Mon profil"

Cliquer sur l'entrée "Ma page d'accueil"

Cliquer sur le module à déplacer

Modifier l'ordre avec les flèches

Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

Personnalisation de la page d’accueil par l’Administrateur 2.3.3

L’Administrateur a également la possibilité de modifier la page d’accueil de l’ENT. Cependant, les modifications réalisées seront accessibles par tous les utilisateurs de l’ENT. Pour modifier les modules visibles sur la page d'accueil de l'ENT, l'administrateur doit :

1. Se connecter à l'ENT avec le compte administrateur 1. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 1. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil"

Page 24: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 24

L'administrateur visualise alors les quatre zones qui sont réservées à l'établissement et qui permettent de personnaliser la page d'accueil de l'ENT.

2.3.3.1 Ajouter un nouveau module sur la page d’accueil

Pour ajouter un nouveau module sur sa page d'accueil, l'l'administrateur doit :

1. Cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau module" de la zone souhaitée 2. Sélectionner le nouveau module à afficher 3. Taper le titre de la boite devant s'afficher sur la page d'accueil 4. Définir la largeur de la boite 5. Définir la hauteur de la boite 6. Cliquer sur le bouton "Ajouter le module" 7. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

2.3.3.2 Supprimer un module de la page d'accueil

Pour supprimer un module installé sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'administrateur, celui-ci doit :

1. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 2. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil" 3. Cliquer sur l'icône du module représentant une croix

Page 25: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 25

4. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

2.3.3.3 Modifier les zones ou l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT

Pour modifier l'ordre des modules visibles sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'administrateur, celui-ci doit :

1. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 2. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil" 3. Sélectionner le module à déplacer (avec un clic gauche) 4. Glisser le module à sa nouvelle destination 5. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

2.3.3.4 Configurer et ajouter un flux RSS externe à l’ENT

L’administrateur de l’établissement peut ajouter un flux RSS externe à l’ENT qui pourra ensuite s’afficher sur la page d’accueil de l’ENT (coté établissement ou coté utilisateur) Pour ajouter ce flux RSS, l’administrateur doit cliquer sur le bouton « Gérer les flux externes disponibles »

Page 26: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 26

Puis cliquer sur le bouton « Ajouter un flux RSS », configurer le flux (en indiquant l’URL du flux RSS et son nom) puis cliquer sur le bouton « Enregistrer et fermer »

Le nouveau flux RSS est alors disponible dans la liste des modules pouvant être activés sur la page d’accueil de l’ENT.

Module Communication - Messagerie 2.4

Messagerie intégrée 2.4.1

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

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Pe

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Messagerie

Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X * X X X X X X

Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X * * X X X X X X

Adresse électronique : chacun des membres de l’ENT peut disposer d’une adresse de la forme [email protected] (ou, selon le projet ENT : [email protected], [email protected] …) Un quota est alloué à chaque boîte : en standard ce quota est de 10 Mo, et la taille maximale des pièces jointes est de 2 Mo. Selon les projets ENT et les options choisies par les collectivités, la capacité des boîtes peut varier. Le module « Messagerie » de l’ENT intègre Office Outlook Web Access. Il propose les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie qu’un client de messagerie classique (Microsoft Outlook, Thunderbird, Incredimail …) et se présente ainsi :

Page 27: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 27

L’affichage peut être modifié en cliquant sur Affichage pour masquer (ou non) le volet de lecture qui se présente à droite.

Une documentation spécifique décrivant plus en détails les fonctionnalités de la messagerie est disponible auprès du support NetCollège/NetLycée ou sur le site NetPlanète. Options de la messagerie (individuelles, pour chaque utilisateur)

Les options d’un utilisateur sont accessibles via le bandeau principal, en haut à droite de sa fenêtre de messagerie. Le bouton Options donne accès à des entrées couramment utilisées comme la gestion des réponses automatiques et les règles de la messagerie (permettant par exemple la redirection vers une boîte externe). Une fois dans les Options, un bouton permet de

Nav

igat

ion

Liste des messages

Panneau de lecture

Page 28: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 28

retourner dans la fenêtre de courrier.

Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie 2.4.2

Lorsque l’utilisateur met le pointeur de la souris sur le nom de sa messagerie, une bulle apparaît, indiquant la capacité de la messagerie et l’espace occupé. Remarque utile pour comprendre les affichages : 1024 Ko = 1 Mo La capacité varie d’un projet ENT à l’autre, par défaut en standard elle est de 10 Mo pour les enseignants, dans certains projets elle est par défaut de 100 Mo. Pour vider sa boîte de messagerie, une fois que les messages inutiles ont été supprimés, il convient de vider le dossier des « Eléments supprimés », ainsi que celui du courrier indésirable. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit sur la boîte à vider.

Page 29: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 29

Réception des mails ENT en POPs, en dehors de l’ENT 2.4.3

Il est possible d’utiliser sa messagerie ENT en dehors de l’ENT, puisque le serveur de mails de l’ENT est consultable en POPs, à partir d’un logiciel client de messagerie standard (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Windows Live mail…) ou depuis un téléphone mobile de troisième génération, par exemple.

Cependant, il faut prendre en considération les points suivants :

- Le mode de consultation via le POP est réservé uniquement au personnel de l’éducation nationale et n’est pas autorisé pour les parents et les élèves.

- Le responsable de l’ENT doit aussi être conscient du fait que d’aller dans l’ENT pour consulter sa messagerie est l’occasion pour l’utilisateur, qui passe forcément par la page d’accueil, de prendre connaissance d’éventuelles nouvelles informations du panneau d’affichage. Si les raisons de se connecter à l’ENT sont réduites, alors l’utilisateur risquera de manquer certaines informations.

Les informations nécessaires pour configurer son logiciel de messagerie sont les suivantes :

• Login et Mot de passe : celui utilisé pour vous connecter à l’ENT • Serveur POP : pop.enteduc.fr • Utiliser la connexion SSL : port POP3 n°995 • Serveur SMTP : celui de votre fournisseur d’accès (smtp.orange.fr, smtp.free.fr, …)

Les sous-sections suivantes du document expliquent comment configurer chaque logiciel de messagerie. Attention, cette partie de la documentation a été rédigée dans un contexte Windows XP : il se peut que sur un OS différent (Windows Vista, ou autres…) les chemins pour lancer les applications ou les écrans des applications soient différents.

2.4.3.1 Réception des mails ENT en POP dans Outlook

Lancer le programme Microsoft Outlook en exécutant les actions suivantes :

. « Démarrer »,

. « Tous les programmes »,

. « Microsoft Office », et enfin « Microsoft Outlook » Une fois Outlook lancé, cliquer sur « Outils » puis sur « Options ». Une fenêtre apparait.

Page 30: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 30

Cliquer sur l’onglet « Messagerie » puis cliquer sur le bouton « Comptes de messagerie ». Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur « Nouveau » :

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionner la configuration manuelle (en cochant la case « Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs supplémentaires »), puis cliquer sur « Suivant ». Sélectionnez enfin l’option « Messagerie Internet » au moment de choisir un service de messagerie, puis cliquez sur « Suivant ». Dans la fenêtre suivante vous allez devoir renseigner les différents champs pour configurer votre compte de messagerie :

• Dans le champ nom, saisir votre Nom Prénom. • Renseigner votre adresse mail dans la case adresse de messagerie. • Sélectionner « POP3 » comme type de compte. • Dans le champ Serveur de courrier entrant, saisir pop.enteduc.fr • Dans le champ Serveur de courrier sortant (SMTP), saisir celui de votre fournisseur. • Dans les champs nom d’utilisateur et mot de passe, vos informations d’identification.

Cliquer sur « Paramètre supplémentaires ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Dans l’onglet « Options avancées », cocher la case « ce serveur nécessite une connexion chiffrée (SSL) ». Préciser dans la case port du serveur entrant (POP3) : 995

Page 31: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 31

IMPORTANT : si vous voulez retrouver vos messages en vous connectant sur l’ENT, cocher « Laisser un exemplaire des messages sur le serveur » dans la zone intitulée « Remise » de la fenêtre des options avancées, puis cocher « Supprimer du serveur après avoir été supprimé du dossier Eléments supprimés ». Fin de la procédure de configuration Après avoir cliqué sur « OK », de retour dans la fenêtre « Ajouter un nouveau compte de messagerie », cliquer sur « Tester les paramètres du compte » : un test est lancé, pour vérifier toutes les informations saisies. Il ne reste alors plus qu’à cliquer sur « Suivant » : le compte de messagerie est configuré.

2.4.3.2 Réception des mails ENT en POP dans Outlook Express

Lancer le programme Microsoft Outlook Express en exécutant les actions suivantes :

. « Démarrer »,

. « Tous les programmes »,

. «Microsoft Outlook Express » Dans Outlook Express, cliquer sur « Outils » puis sur « Comptes ». Une fenêtre apparait.

Cliquez sur « Ajouter », puis « Courrier » : L’Assistant Connexion Internet va vous demander successivement toutes les informations :

Dans « Nom Complet », écrivez par exemple : Bourgeois Tony

Dans « Adresse de messagerie », écrivez par exemple : [email protected]

Page 32: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 32

Dans « Noms des serveurs de messagerie électronique » :

• Sélectionnez POP3 comme type de serveur à l’aide du menu déroulant, • Saisissez pop.enteduc.fr comme Serveur pour le courrier entrant • Saisissez le smtp de votre fournisseur d’accès Internet comme Serveur pour le

courrier de messagerie sortant, par exemple : smtp.orange.fr

• Cliquez ensuite sur « Suivant »

Enfin, dans « Connexion à la messagerie Internet », saisissez : • Comme Nom du compte, votre login ENT : tony.bourgeois

• Le mot de passe de votre login ENT (cochez la case pour le mémoriser) • Cliquez sur « Suivant », puis « Terminer ».

Le compte ainsi créé apparaît dans la liste : le sélectionner, puis cliquer sur « Propriétés ».

Dans la fenêtre des propriétés, renommez éventuellement le compte, puis ouvrez l’onglet « Avancé ». Cochez la case indiquant que le courrier entrant POP3 nécessite une connexion sécurisée (SSL). Le numéro de port attenant (110 dans l’exemple ci-contre) doit être fixé à 995. IMPORTANT : pour retrouver vos messages quand vous vous connectez sur l’ENT, cocher les options « Conserver une copie des messages sur le serveur » et « Supprimer du serveur après suppression dans ‘‘Élements supprimés’’ ». Valider en cliquant sur « Appliquer » puis sur « OK ». Le compte est alors correctement configuré.

2.4.3.3 Réception des mails ENT en POP dans Thunderbird

Lancer le programme Mozilla Thunderbird en exécutant les actions suivantes :

. « Démarrer »,

. « Tous les programmes »,

. « Mozilla Thunderbird », et enfin « MozillaThunderbird » Une fois Thunderbird lancé, cliquer sur « Outils » puis sur « Paramètres des comptes ». Une fenêtre apparait, dans laquelle vous devez cliquer sur « Gestion des comptes », puis choisir l’option « Ajouter un compte » (en bas de la fenêtre, sous la liste des comptes existants). Saisir alors les informations demandées, puis valider en

Page 33: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 33

cliquant sur « Continuer ».

Thunderbird cherche à configurer le compte automatiquement, mais par défaut il ne peut pas trouver les informations correctes : cliquer sur le bouton « Arrêter », puis sur « Modifier ».

Compléter alors le formulaire comme dans l’exemple ci-dessus, avec dans le champ Identifiant le login de l’utilisateur dans l’ENT. Le serveur entrant doit être pop.enteduc.fr Bien sélectionner le protocole POP, spécifier le numéro de port 995 et choisir le type de connexion SSL/TLS. Le serveur sortant dépend de votre fournisseur d’accès Internet. Cliquer sur le bouton intitulé « Re-tester la configuration ».

Si le test est concluant comme dans cet exemple, cliquer sur le bouton « Créer le compte ».

Le nouveau compte ainsi créé doit alors apparaître dans la liste des comptes de messagerie.

Page 34: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 34

IMPORTANT : pour retrouver vos messages quand vous vous connectez sur l’ENT, après avoir terminé la configuration du compte, cliquer sur « Paramètres serveur » (juste sous le nom du compte de messagerie, dans la liste de gauche). Dans le formulaire de paramétrage qui apparaît, cocher l’option « Laisser les messages sur le serveur » puis « Jusqu'à ce que je les supprime ». Valider avec le bouton « OK ».

Le compte est désormais correctement configuré.

Page 35: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 35

2.4.3.4 Réception des mails ENT en POP avec Windows Live Mail

Lancer le programme Windows Live Mail en exécutant les actions suivantes :

. Menu « Démarrer »,

. Option « Tous les programmes »,

. Option «Windows Live »,

. Option « Windows Live Mail ». Une fois Windows Live Mail lancé, cliquer sur le menu « Outils » puis sur « Comptes » :

La fenêtre des comptes apparaît. Cliquer sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre intitulée « Ajouter un compte » apparaît. Parmi les « Types de comptes » qui sont alors proposés, sélectionner « Compte de messagerie », puis cliquer sur le bouton « Suivant ». Un formulaire apparaît : le compléter avec votre adresse mail ENT, votre mot de passe ENT, et pour finir votre nom tel qu’il devra apparaître en affichage pour vos destinataires.

Cocher la case « Configurer manuellement les paramètres de ce compte de messagerie », puis cliquer sur le bouton « Suivant ».

Page 36: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 36

Dans la fenêtre qui apparaît, compléter les informations concernant le serveur de messagerie.

- Bien sélectionner le type de serveur POP3 - Bien préciser le serveur entrant : pop.enteduc.fr - Le numéro de port doit être 995 (en principe complété automatiquement lorsqu’on coche la

case « Ce serveur nécessite une connexion sécurisée SSL »). - Dans le champ « Identifiant de connexion », préciser son login ENT. - Dans le champ du « serveur sortant », le serveur SMTP de votre fournisseur d’accès.

En cliquant sur « Suivant » puis sur « Terminer », le compte est créé et apparaît dans la liste des comptes « Courrier ». IMPORTANT : pour retrouver vos messages quand vous vous connectez sur l’ENT… Sélectionner le compte dans la liste, puis cliquer sur le bouton « Propriétés ». Un paramétrage est à effectuer dans l’onglet « Avancé » : valider que les cases de la zone « Remise », intitulées « Conserver une copie des messages sur le serveur » et « Supprimer du serveur après suppression dans ‘‘Eléments Supprimés’’ » sont bien cochées. Le compte est alors bien configuré.

Page 37: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 37

Configuration de la messagerie sur un téléphone 2.4.4

Il est possible de consulter la messagerie de l’ENT à partir d’un téléphone mobile.

Cependant, il faut prendre en considération les points suivants :

- Le mode de consultation via téléphone mobile est réservé uniquement au personnel de l’éducation nationale et n’est pas autorisé pour les parents et les élèves.

- Le responsable de l’ENT doit aussi être conscient du fait que d’aller dans l’ENT pour consulter sa messagerie est l’occasion pour l’utilisateur, qui passe forcément par la page d’accueil, de prendre connaissance d’éventuelles nouvelles informations du panneau d’affichage. Si les raisons de se connecter à l’ENT sont réduites, alors l’utilisateur risquera de manquer certaines informations.

2.4.4.1 Sur un téléphone Android

2.4.4.1.1 Prérequis

Votre version d’Android doit permettre la configuration de comptes de messagerie Exchange.

2.4.4.1.2 Configuration de la messagerie

Dans l’exemple de configuration ci-après, nous avons utilisé le compte de Mme Jeanne Viard. Vous devrez remplacer ses informations par les vôtres :

Adresse Votre adresse mail dans l’ENT : [email protected]

Serveur ent.enteduc.fr

Domaine itop-ent

Nom d’utilisateur Votre login dans l’ENT : prenom.nom en général

Mot de passe Votre mot de passe dans l’ENT : **********

SSL Cocher l’option d’une connexion cryptée SSL

Se connecter à l’outil de réception des mails de

Choisir le fournisseur de messagerie :

Page 38: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 38

votre téléphone Exchange ActiveSync

Choisir la configuration manuelle afin de pouvoir saisir

tous les paramètres de la messagerie ENT.

Saisir vos paramètres comme indiqué dans l’image ci-

dessus.

Choisir ce que vous souhaitez synchroniser entre votre

téléphone et votre messagerie ENT.

2.4.4.2 Sur un téléphone iPhone

2.4.4.2.1 Prérequis

La version de votre iPhone doit être au minimum la version suivante de l’iOS pour les iPhone 4 ou les iPhone 3 ou 3GS qui ont été mis à jour avec l’IOS4 : iOS 4.0.1. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter l’article suivant : http://support.apple.com/kb/TS3398?viewlocale=fr_FR

2.4.4.2.2 Configuration de la messagerie

Aller dans les réglages du téléphone afin de pouvoir configurer le compte de messagerie

Exchange…

Cliquer sur Ajouter un compte…

Page 39: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 39

Dans l’exemple de configuration ci-après, nous avons utilisé le compte de Mme Jeanne Viard. Vous devrez remplacer ses informations par les vôtres :

Adresse Votre adresse mail dans l’ENT : [email protected]

Serveur ent.enteduc.fr

Domaine itop-ent

Nom d’utilisateur Votre login dans l’ENT : prenom.nom en général

Mot de passe Votre mot de passe dans l’ENT : **********

Description Exchange

SSL Activer l’option Utiliser SSL

Choisir le type de compte à ajouter : pour l’ENT,

il faut sélectionner « Microsoft Exchange ».

Saisir vos paramètres comme indiqué ci-

dessous.

Choisir enfin ce que vous souhaitez synchroniser entre votre téléphone et votre messagerie ENT.

Page 40: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 40

2.4.4.3 sur un téléphone Windows Mobile

a) Prérequis La version du Windows Mobile de votre téléphone doit être supérieure ou égale à la Version 6.

b) Configuration de la messagerie

1) Lancer ActiveSync sur votre téléphone, puis cliquer sur « Ajouter source serveur ».

2) Saisir l’url du serveur, puis cocher la Connexion cryptée (SSL)

3) Saisir les paramètres comme indiqué ci-dessous.

4) Choisir ce que vous souhaitez synchroniser avec le serveur de messagerie.

Page 41: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 41

Redirection des mails ENT vers une messagerie externe 2.4.5

La redirection consiste à mettre en place une règle de message dans Outlook, pour rediriger, ou transférer (en gardant une copie sur l’ENT) ses messages vers une adresse externe. Pour ce faire, dans l’ENT, cliquer sur « Options » en haut à droite de la messagerie

Sélectionner « Créer une règle de boîte de réception », ou bien se rendre dans « Organiser le courrier

électronique / Règles de la boîte de réception ». Cliquer alors sur « Nouveau ».

Choisir alors de « Créer une règle pour les messages reçus ». Une fenêtre apparaît pour créer la règle. Choisir comme condition « Appliquer à tous les messages ».

Sélectionner ensuite sur la ligne « Effectuer les opérations suivantes », l’intitulé « Rediriger les messages vers… ».

Page 42: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 42

La fenêtre de l’annuaire s’ouvre, afin de pouvoir sélectionner une adresse mail vers laquelle rediriger les messages. Saisir ici l’adresse externe vers laquelle doit se faire la redirection. Après avoir validé sur OK, la règle de redirection est prête. Cliquer sur Enregistrer. Après confirmation, la règle s’appliquera à tous les messages ultérieurs.

Page 43: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 43

Remarque : la règle ainsi définie redirige les messages tout en en conservant une copie dans la messagerie de l’ENT. Si l’utilisateur ne souhaite pas conserver de copie sur l’ENT,

compléter la règle en cliquant sur « Autres options », « Ajouter une action », et ajouter une action de type « Déplacer ou supprimer / Supprimer le message ». La règle apparaît dans la fenêtre des règles de la boîte de messagerie. Elle peut être modifiée ou supprimée par la suite, en double-cliquant sur son titre (« Appliquer à tous les messages »).

Elle peut également être désactivée, simplement en décochant la case associée. Lorsque vous transférer un message, votre adresse apparaît en tant qu’expéditeur, et un petit « Tr » s’ajoute dans l’objet.

Lorsque vous redirigez un message, le mail que vous recevez dans la messagerie vers laquelle vous redirigez le mail, est identique au mail reçu. L’expéditeur est l’expéditeur d’origine du mail.

Page 44: ENT Administrateur

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Listes de diffusion (ou listes de distribution) 2.4.6

Les listes de diffusion (appelées ‘‘Listes de distribution’’ dans Office Outlook) sont des listes de contacts auxquels on peut écrire simultanément. Par défaut, dès l’ouverture de l’ENT, des listes de diffusion sont créées automatiquement :

Liste des élèves de chaque classe (exemple : Eleves de la classe 1S1 )

Liste des enseignants de chaque classe (exemple : Professeurs de la classe 1S1 ) De plus, à chaque création de groupe de travail, une liste de diffusion ayant le nom du groupe (précédé de la mention ‘‘groupe de travail’’) est automatiquement créée. Enfin, chaque utilisateur a la possibilité de créer des listes de distribution dans sa messagerie. Par contre ces listes de diffusion ne sont pas partagées avec les autres utilisateurs de l’ENT. Pour partager une liste de diffusion personnelle, l’utilisateur doit la transmettre aux autres utilisateurs par mail.

Comment écrire à une liste de diffusion : Dans la barre supérieure d’Office Outlook, accessible par le biais du menu standard Communication / Messagerie, cliquer sur l’icône de l’annuaire Office Outlook. On peut également accéder facilement à l’annuaire en cliquant sur les boutons « À… » ou « Cc… » d’une fenêtre de saisie de nouveau message. Dans la fenêtre d’annuaire qui apparaît, on peut rechercher chaque liste de diffusion par son nom : par exemple, pour afficher toutes les listes d’élèves existantes, on peut saisir le mot-clé « élèves » dans la zone de recherche, puis cliquer sur l’icône en forme de loupe :

Pour faciliter ses recherches, on peut aussi choisir de n’afficher que les listes de distribution, en cochant l’option correspondante sur la gauche de la fenêtre. Une fois la liste de diffusion localisée, il suffit de cliquer avec le bouton droit pour ouvrir un menu contextuel, permettant notamment d’écrire à la liste.

Page 45: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 45

Récupération des informations d’entête d’un e-mail dans Outlook 2.4.7

Une fois le mail ouvert dans la messagerie Outlook, cliquer sur l’icône ‘‘Détails du message’’ :

Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, détaillant les paramètres du message et son entête, qui peut donc être récupéré et copié dans le presse-papier :

Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook 2.4.8

Lorsque l’option d’accessibilité a été mise en place dans Outlook, des messages d’erreur peuvent être générés, en particulier lorsqu’on utilise Microsoft Internet Explorer, lorsqu’on clique sur les menus « Agenda » et « Tâches » : ‘‘L’accès à ce dossier à partir de composants WebPart Outlook Web Access n’est pris en charge que pour Internet Explorer versions 6 et plus récentes’’. Pour pouvoir accéder de nouveau à ces modules, l’utilisateur doit désactiver l’option d’accessibilité dans Office Outlook. Pour ce faire :

Entrer dans Outlook, par le menu Communication / Messagerie

Dans l’interface d’Outlook, cliquer sur Options (dans la barre supérieure, à droite)

Dans la fenêtre des options qui s’affiche, choisir Accessibilité dans le menu de gauche

Décocher la case « Utiliser les fonctions d’accessibilité pour les personnes à acuité visuelle réduite »

Cliquer sur Enregistrer pour que le paramétrage soit bien enregistré

Il faut ensuite se déconnecter et rouvrir l’ENT pour que le paramétrage soit appliqué

Page 46: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 46

Module Communication – Annuaire 2.5

L’annuaire via l’espace « Communication » 2.5.1

L’annuaire de l’ENT permet aux utilisateurs de rechercher rapidement des informations concernant les utilisateurs de leur établissement.

2.5.1.1 Accéder à l’annuaire de l’ENT

Pour accéder à l’Annuaire de l’ENT, les utilisateurs doivent :

1- Se connecter avec leur compte ENT 2- Cliquer sur l’entrée « Communication 3- Cliquer sur l’entrée « Annuaire »

2.5.1.2 L’onglet « Annuaire »

Cet onglet permet à l’utilisateur de rechercher un autre utilisateur qui souhaite apparaitre dans l’annuaire. Cette recherche peut porter sur plusieurs critères et l’utilisateur peut afficher le résultat de cette requête sous forme de liste ou avec les images du trombinoscope.

En mode de recherche standard

En mode de recherche avancé

Voici le détail des différents critères que l’utilisateur peut choisir :

Page 47: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 47

- Zone 1 : Recherche par le nom et le prénom. L’utilisateur peut écrire une partie du nom et/ou du prénom dans cette zone.

- Zone 2 : Recherche selon la classe et/ou le groupe et/ou la matière enseignée etc. - Zone 3 : Sélectionner le ou les profils recherchés - Zone 4 : Permet de choisir d’afficher ou non les photos des utilisateurs associés à la

recherche choisie - Zone 5 : Permet de rechercher des utilisateurs sur plusieurs classes, groupes, matière

enseignée, niveau Une fois que les critères sont sélectionnés, l’utilisateur peut lancer la recherche en cliquant sur « Lancer la recherche ». Les résultats sont présentés de la manière suivante :

Plusieurs actions sont possibles lorsque plusieurs utilisateurs sont cochés :

- Ecrire aux utilisateurs sélectionnés : pour envoyer un mail à un ensemble d’utilisateurs ; - Ajout les utilisateurs sélectionnés à mes contacts : pour les ajouter dans la rubrique « Carnet

d’adresses ». Pour accéder à une fiche utilisateur, il suffit de cliquer sur l’icône à côté du nom de l’utilisateur. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors :

Les informations affichées dans les différents onglets de la fiche utilisateur sont les informations que celui-ci a le droit de voir, selon le paramétrage définit par l’utilisateur lui-même et par l’Administrateur d’établissement.

Page 48: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 48

2.5.1.3 L’onglet « Trombinoscope »

Dans cet onglet, l’utilisateur peut visualiser le trombinoscope des utilisateurs qu’il aura défini dans sa recherche. Pour cela, il dispose de deux types de recherche :

- Une recherche rapide : Qui va lui permettre de visualiser rapidement le trombinoscope pour une classe ou un groupe, selon le profil sélectionné.

- Une recherche avancée (obtenue en cliquant sur « Activer la recherche avancée »): Qui va lui permettre de faire une recherche avancée en sélectionnant des profils complémentaires.

Une fois les critères sélectionnés, l’utilisateur devra cliquer sur « Lancer la recherche ».

2.5.1.4 L’onglet « Listes de diffusion »

Dans cet onglet, l’utilisateur peut rapidement visualiser les listes de diffusion présentes dans l’ENT mais aussi ajouter ces listes de diffusion dans ses contacts. Voici les différents critères disponibles pour la recherche das les listes de diffusions :

Page 49: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 49

Une fois les critères sélectionnés, l’utilisateur peut lancer la recherche. Les résultats sont présentés sous forme de liste et des actions de groupes sont possibles.

Exemple : l’annuaire par défaut d’un parent d’élève permet à celui-ci d’obtenir :

la liste des professeurs de son enfant

l’adresse de messagerie de ces professeurs

l’adresse de messagerie de la CPE

l’adresse de messagerie de la direction de l’établissement

d’ajouter les utilisateurs à ses contacts personnels

d’exporter les informations

Administration de l’Annuaire 2.5.2

2.5.2.1 Ouvrir la gestion de l’annuaire

Les informations contenues dans les espaces « Informations personnelles » et « Annuaire » sont configurables par l’administrateur de l’ENT. Pour configurer ces informations, l’administrateur de l’ENT doit :

1- Se connecter à l’ENT avec le compte Administrateur 2- Cliquer sur l’entrée « Administration 3- Cliquer sur l’entrée « Gérer l’annuaire »

2.5.2.2 Paramétrage du module Annuaire par l’Administrateur

2.5.2.2.1 Ecran « Visibilité des champs ».

Cet écran permet à l’administrateur de l’établissement de choisir les informations qui seront présentes sur la fiche des utilisateurs dans l’espace « Annuaire » et dans l’espace « Informations personnelles » Dans cet écran, l’administrateur stipule les champs qui seront :

Page 50: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 50

paramétrables par l’utilisateur

paramétré par l’Administrateur de l’ENT

non visibles par les utilisateurs de l’ENT. Exemple : L’administrateur de l’ENT ne souhaite pas que les coordonnées téléphoniques, présentes dans les informations envoyées par l’Annuaire Fédérateur à l’ENT, soient accessibles dans son ENT.

2.5.2.2.2 Ecran « Vues par profil ».

Dans cet écran, l’Administrateur de l’ENT peut définir ce que chaque profil a le droit de voir lors de la consultation d’une fiche utilisateur. Pour cela, l’administrateur doit :

Sélectionner un profil

Cocher les droits

Ainsi par profil, l’administrateur peut indiquer les champs visibles dans l’annuaire mais également si l’utilisateur peut passer outre la demande d’un autre utilisateur d’être sur liste Rouge. Ensuite, l’Administrateur de l’ENT peut également définir les utilisateurs que le profil sélectionné a le droit de voir lors de la consultation de l’annuaire.

Page 51: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 51

2.5.2.2.3 Ecran « Vues par profil » en paramétrage avancé

Dans l’onglet « Vue par profil », L‘administrateur peut accéder à un paramétrage avancé de chaque profil pour affiner les champs qui seront visible par le profil. Attention, dans cette interface, l’administrateur ne voit que les profils que les utilisateurs sélectionnés ont le droit de voir Exemple : l’administrateur souhaite paramétrer les champs qui seront visibles par le profil parent. Par défaut le profil « Parent » ne voit dans l’annuaire que les utilisateurs dont le profil est « Personnel de direction », « Professeur », « Professeur documentaliste », « Professeur vacataire ». Aperçu du paramétrage avancé du profil « Parent » :

Page 52: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 52

2.5.2.2.4 Ecran « Trombinoscope ».

Dans cet onglet, l’administrateur de l’ENT indique :

Les profils pouvant apparaitre dans le trombinoscope

Les profils ayant le droit d’accéder au trombinoscope

Les utilisateurs ayant le droit de modifier la photo du trombinoscope. Les images du trombinoscope sont modifiables soit par l’utilisateur (si son profil a les droits) soit par l’administrateur ou le personnel de direction.

Aperçu de l’onglet « Trombinoscope » :

Les photos du trombinoscope doivent être au format : 85 * 130 pixels. Les formats autorisés sont : GIF, JPEG et PNG. Modification des images du trombinoscope par l’administrateur ou le personnel de direction : Voici les manipulations que doivent faire l’administrateur ou le personnel de direction pour modifier les images du trombinoscope :

1- Se connecter avec leur compte à l’ENT 2- Cliquer sur l’entrée « Communication » 3- Cliquer sur l’entrée « Annuaire » 4- Sélectionner le profil utilisateur ainsi que la classe puis cliquer sur le bouton « Rechercher » 5- Cliquer sur l’icône pour accéder à la fiche de l’utilisateur souhaité 6- Aller dans l’onglet « Trombinoscope » 7- Cliquer sur le bouton « Modifier l’image du trombinoscope »

Modification l’image du trombinoscope par l’utilisateur :

1- Se connecter à l’ENT 2- Cliquer sur l’entrée « Mon profil » 3- Cliquer sur l’entrée « Infos personnelles » 4- Aller dans l’onglet « Trombinoscope » 5- Cliquer sur le bouton « Modifier l’image du trombinoscope »

2.5.2.2.5 Ecran « Listes de diffusion ».

Via cette interface, l’Administrateur indique les listes de diffusion auquel un profil a le droit d’accéder via l’annuaire.

Page 53: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 53

En effet, les utilisateurs peuvent rechercher des listes de diffusion, mais l’Administrateur d’établissement peut choisir que certains profils ne puissent pas rechercher certaines listes de diffusion. Aperçu de l’écran « Listes de diffusion » :

Page 54: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 54

Module Communication – Imports/Exports 2.6

Import/Export des contacts 2.6.1

Vous pouvez importer ou exporter des éléments de contact, comme un carnet d’adresse ou une carte de visite, sous le format vCard (.vcf pour Virtual Card File) d’un logiciel XXX supportant le format vCard vers la messagerie de l’ENT et vice versa. Ce format est utilisé par :

le logiciel Carnet d'adresses d'Apple,

les logiciels de courrier électronique comme Mozilla Thunderbird ou Outlook Express,

les appareils mobiles (téléphones mobiles, assistants personnels, GPS),

les logiciels de messagerie instantanée comme Jabber ou Skype

2.6.1.1 Importer des contacts

Pour importer des contacts, vous devez cliquer sur le bouton « Parcourir » afin de sélectionner vos contacts (que vous aurez préalablement exporté sur votre ordinateur et enregistré sous le format .vcf)

Ensuite, cliquez sur le bouton « Importer le fichier vCard »

2.6.1.2 Exporter des contacts

Pour exporter vos contacts de votre messagerie ENT, vous devez cliquer sur le bouton « Exporter les contacts »

Page 55: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 55

Import/Export du calendrier 2.6.2

ENT vous permet d’importer ou d’exporter un calendrier sous le format iCalendar (extension : .ics ) de votre messagerie ENT vers un autre logiciel supportant le format iCalendar et vice versa. Le format iCalendar est supporté par un large nombre de logiciels, tels que iCal d'Apple, Chandler, Lotus Notes, ScheduleWorld, SOGo, KOrganizer, Mozilla Lightning,Mozilla Sunbird, Mulberry, Ximian Evolution, Windows Calendar , Microsoft Outlook, les applications en ligne Google Agenda, les widgets tels que Netvibes, IGoogle ou Posh.

2.6.2.1 Importer un calendrier

Pour importer un calendrier, vous devez cliquer sur le bouton « Parcourir » afin de sélectionner le calendrier à importer (que vous aurez préalablement exporté sur votre ordinateur et enregistré sous le format .ics)

Ensuite vous devez cliquer sur le bouton « Importer l’export iCalendar sélectionné »

2.6.2.2 Exporter un calendrier

Pour exporter le calendrier de votre messagerie ENT vers un autre logiciel, vous devez cliquer sur le bouton « Exporter le calendrier vers un expert iCalendar »

Import/Export des liens web 2.6.3

L’ENT vous permet d’importer et d’exporter les liens Web enregistrés dans un fichier HTML avec un navigateur classique ou un logiciel ouvrant les fichiers html dans l’espace « Vie de l’établissement » et l’espace « CDI » de l’ENT.

Page 56: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 56

2.6.3.1 Importer des liens Web

Pour importer des liens Web dans l’ENT, vous devez utiliser un fichier HTML contenant ces liens Web. Pour cela, vous pouvez utiliser les options d’exportation de signet de votre navigateur internet ou créer un fichier HTML contenant ces liens Web (par exemple avec l’éditeur de textes). Puis pour importer ces liens, vous devez sélectionner l’action « Import/Export HTML » disponible dans l’espace « Liens Web » de l’espace « Vie de l’établissement » ou de l’espace « CDI »

Puis, vous devez cliquer sur le bouton « Parcourir » afin de sélectionner le fichier à importer (que vous aurez préalablement exporté sur votre ordinateur et enregistré sous le format .html)

Ensuite vous devez cliquer sur le bouton « Lancer l’importation du fichier de signets »

Attention, lorsque vous importer des signets, ceux-ci sont automatiquement importés dans le répertoire racine de l’espace « Vie de l’établissement/Liens web » ou dans le répertoire racine de l’espace « CDI/Liens web ».

2.6.3.2 Exporter les signets des Liens Web

Pour exporter les liens Web de l’espace « Vie de l’établissement » ou de l’espace « CDI » de l’ENT vers un autre logiciel, vous devez cliquer sur le bouton «°Lancer l’importation du fichier de signets »

Page 57: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 57

Module Communication – Carnet d’adresse 2.7

Ce carnet d’adresse est personnel et rattaché au compte de l’utilisateur. Il permet à l’utilisateur de créer des contacts mais aussi des listes de diffusion personnelles.

Page 58: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 58

Vie scolaire : les connecteurs applicatifs vers des solutions de 2.8vie scolaire

La notion de connecteurs SSO 2.8.1

ITOP développe des connecteurs qui permettent à un utilisateur de la solution NetCollège ou de la solution NetLycee de se connecter de façon silencieuse sur son espace personnel Web d’une application externe de vie scolaire. Ces connecteurs exploitent les possibilités d’«identification unique » (Single Sign-On) de SharePoint Portal Server qui permet de stocker de façon sécurisée les paramètres de connexion (login/mot de passe) d’une application web externe à l’ENT et de les fournir de façon silencieuse, sans que l’utilisateur n’ait à saisir son login/mot de passe. Cela permet aux établissements de continuer à travailler sur les outils de vie scolaire les plus reconnus, et dont ils ont l’habitude. L’interconnexion des outils logiciels de l’établissement est l’un des principes fondateurs de l’ENT. Elle est possible à partir du moment où l’éditeur du logiciel de vie scolaire a autorisé le développement d’un tel connecteur pour l’ENT. Des connecteurs sont disponibles pour les applications et outils de vie scolaire suivants :

EDUC HORUS

PRONOTE.NET

SCOLARITE.NET (Lauréat)

VIESCOLAIRE.NET (OMT)

APLON

STATIM (Charlemagne)

GEPI ITOP peut étudier sur demande tout développement de nouveaux connecteurs. Une application peut être connectée à un ENT à partir du moment où elle fonctionne en mode Web.

Mettre en place un connecteur SSO vers une application de vie scolaire 2.8.2

Pour mettre en place un connecteur SSO vers une application de vie scolaire, l’administrateur de l’ENT doit envoyer une demande par mail au service support de l’ENT en indiquant les éléments nécessaires pour ce connecteur (voir la documentation relative au déploiement du connecteur concerné).

2.8.2.1 Synchroniser les comptes utilisateurs ENT avec ceux de l’application scolaire.

Certaines applications de vie scolaire nécessitent que le support réalise une synchronisation afin que les comptes utilisateurs de l’ENT soient synchronisés avec les comptes utilisateurs de l’application de vie scolaire. Cela implique que lorsqu’un nouvel utilisateur est créé dans l’ENT, l’administrateur doit demander une synchronisation au service support pour que cet utilisateur puisse se connecter à l’application à travers l’ENT.

2.8.2.2 Rétablir un lien vers une application de vie scolaire pour un utilisateur spécifique

Pour certaines applications de vie scolaire, le lien de chaque utilisateur vers l’application sans ré authentification est possible grâce à une table de correspondance mise en place entre son identifiant ENT et son identifiant dans l’application.

Page 59: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 59

Lorsque l’application n’est plus accessible pour un utilisateur alors qu’elle l’est toujours pour les autres, le problème est généralement dû à une perte de l’identifiant de l’utilisateur : la manipulation permettant de corriger ce problème consiste donc à se connecter sur la fiche de l’utilisateur, et à repréciser son identifiant dans l’onglet adapté. Pour procéder à cette opération, l’administrateur doit :

1. Se connecter sur l’ENT avec le compte administrateur de l’établissement, 2. Se rendre dans l’espace Administration / Gérer les utilisateurs. 3. Rechercher l’utilisateur dans la base établissement, 4. Ouvrir sa fiche en cliquant sur son nom, 5. Se rendre dans l’onglet « Application vie scolaire » 6. Saisir l’identifiant de l’utilisateur dans le champ adapté, 7. Cliquer sur le bouton Enregistrer

Page 60: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 60

Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources 2.9

Ce module permet de gérer la liste des ressources de l’établissement sujettes à réservation.

Déclaration d’un nombre illimité de ressources

Création de ressources sans limites par l’administrateur

Classement des ressources par type

Possibilité de personnaliser la liste des types de ressources Deux modes de réservation possibles

Réservation automatique : premier demandeur, premier servi

Réservation par options, avec validation et arbitrage des conflits par un responsable de la ressource

Paramétrage des possibilités de réservation pour chaque ressource

Durée maximale d’une réservation

Délai minimal à respecter pour réserver une ressource

Délai maximal pour réserver une ressource à l’avance

Autorisation ou non de la réservation périodique (par semaine ou par quinzaine) Statistiques de réservation

Liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours (exportable en CSV, Excel, PDF)

Statistiques de réservations d’une ressource, par mois, et par utilisateur (exportables en CSV, Excel, PDF)

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Gestion de ressources

Administration des ressources

X

Réservation de ressources X X X X X X X

Suivi des ressources (*) X X X X X X X (*) Bien entendu, seules les ressources affectées par l’administrateur sont accessibles

Administration : déclaration des ressources 2.9.1

L’accès aux fonctions d’administration et à la liste des ressources de l’établissement se fait en sélectionnant l’option Administration de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas été modifiées par l’établissement). L’écran qui apparaît présente deux listes : types de ressources, et ressources de l’établissement.

Page 61: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 61

2.9.1.1 Déclarer le type de ressources

Lorsqu’on demande à ajouter un type de ressource ou modifier un type existant, c’est le même formulaire qui apparaît, permettant simplement de saisir l’intitulé du type de ressource.

Création d’un nouveau type pour classer les ressources

Clic sur un type de ressource existant pour accéder à sa description et le modifier

Création d’une nouvelle ressource partagée

Clic sur le nom d’une ressource pour accéder à sa description et la modifier ou la supprimer, ou bien pour consulter ses statistiques et listes de réservations sur l’année en cours

Liste des ressources, classées par type

Page 62: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 62

2.9.1.2 Déclaration les ressources

Pour créer une nouvelle ressource, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une ressource situé au-dessus de la liste des ressources de l’établissement. Un formulaire de déclaration de la ressource apparaît. Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Les champs de saisie repérés par une étoile rouge sont obligatoires.

Durée maximale de la réservation : exprimée en minutes, elle permet de limiter une réservation (par exemple, pas plus de 120 minutes consécutives).

Délai maximal avant la réservation : exprimé en nombre de jours, il permet de limiter les abus en évitant qu’un utilisateur réserve une ressource à l’avance sur toute l’année. S’il est par exemple fixé à 30, un utilisateur ne pourra pas réserver la ressource au-delà des 30 jours qui viennent.

Délai minimal avant la réservation : exprimé en heures, il permet d’éviter qu’une réservation soit posée ou modifiée en dernière minute. S’il est par exemple fixé à 12, une réservation ne pourra plus être modifiée ou demandée sur les 12 heures qui viennent.

Périodicité de réservation : il peut être autorisé (par semaine ou quinzaine), ou pas

Mode de réservation : automatique, ou par options validées par un responsable de la ressource (qu’il s’agit alors de désigner, dans la liste du personnel en fin de formulaire)

Page 63: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 63

2.9.1.3 Modification des ressources

Pour modifier une ressource existante, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des ressources de l’établissement. Le formulaire de description de la ressource réapparaît. La ressource peut être supprimée, ou simplement modifiée (en cliquant sur Enregistrer).

Administration : statistiques et listes de réservations de ressources 2.9.2

2.9.2.1 Liste des réservations

La liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours est accessible :

- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.

Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder à la liste des réservations de la ressource.

La liste de réservation s’affiche à l’écran, mais peut être exportée dans différents formats :

- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF

Page 64: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 64

2.9.2.2 Statistiques de réservation d’une ressource

Les statistiques sont accessibles :

- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.

Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder aux statistiques de réservation de la ressource.

Deux types de statistiques s’affichent à l’écran, concernant l’année scolaire en cours :

- Répartition des réservations par utilisateur (avec la durée moyenne et le total en minutes) - Utilisation mensuelle de la ressource (nombre de réservations, durée moyenne, et totale)

Les statistiques de répartition par utilisateur peuvent être exportées dans différents formats :

- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF

Page 65: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 65

Utilisation : réservation d’une ressource 2.9.3

L’accès à la liste des ressources de l’établissement et à leurs plannings de réservation se fait en sélectionnant l’option Réservation de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas été modifiées par l’établissement). La liste des ressources disponibles en réservation apparaît alors.

La liste peut être classée par Type ou par Nom de ressource (en cliquant sur le titre de l’une ou l’autre des colonnes). En cliquant sur le nom d’une ressource, le planning de réservations apparaît, précédé d’un petit encart récapitulant les modalités de réservation de la ressource saisies par l’administrateur.

Voici le planning de réservation de la salle B 612, choisie pour notre exemple.

Page 66: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 66

2.9.3.1 Saisie d’une demande de réservation

Lorsqu’on clique sur « Faire une réservation » au-dessus du planning de réservations d’une ressource, un formulaire de demande de réservation apparaît.

Les créneaux de réservation déjà posés apparaissent, avec l’intitulé saisi par la personne qui a demandé la réservation (ou le nom de la personne, si elle n’a pas saisi d’intitulé). En cliquant sur l’intitulé, on ouvre la réservation (en consultation pour les réservations demandées par d’autres, et en modification pour celles qu’on a demandé soi-même)

Par défaut, le planning s’ouvre sur la semaine courante, mais il est possible d’afficher une autre semaine, en sélectionnant une date dans le mini-calendrier

Sélectionner les dates et saisir les heures de début et de fin Spécifier un intitulé qui apparaîtra dans le planning (si l’on ne saisit rien, c’est le nom du demandeur qui apparaîtra) Si l’on souhaite réserver la ressource de manière récurrente, choisir l’option correspondante, en précisant éventuellement une date de fin au-delà de laquelle la périodicité ne sera pas reconduite Pour finir, cliquer sur le bouton Enregistrer la réservation au-dessus du formulaire.

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2.9.3.2 Modification ou suppression d’une demande de réservation

Au niveau du planning de réservation d’une ressource, lorsque l’utilisateur clique sur le titre d’une demande de réservation qu’il a déjà demandée, le formulaire de la réservation s’ouvre en modification, avec la possibilité de changer la demande, ou même de la supprimer.

Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable 2.9.4

Lorsqu’un utilisateur a été désigné comme responsable du suivi d’une ou plusieurs ressources par l’administrateur de l’ENT, il accède à la liste de ses ressources suivies par l’option Suivi de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas été modifiées par l’établissement).

Suppression de la demande Formulaire de saisie pour modifier la demande (en cliquant sur Enregistrer la réservation ensuite). Dans cet exemple, il s’agit d’une demande posée sur une ressource dont le mode de réservation n’est pas automatique, mais par option : la zone inférieure du formulaire indique donc l’état de validation de la demande (en attente ou validée). Les demandes rejetées par le responsable disparaîtront.

Page 68: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 68

Après avoir cliqué sur le nom d’une ressource suivie, on accède à son planning de réservation, sur lequel apparaissent toutes les options de réservation posées par les utilisateurs, sur lesquelles il faudra statuer (en cliquant sur leur titre pour les approuver ou les rejeter). Il est également possible pour le responsable d’une ressource d’en modifier la description.

Page 69: ENT Administrateur

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2.9.4.1 Validation ou rejet d’une demande de réservation

Il suffit au responsable de cliquer dans le planning des réservations de sa ressource suivie, sur une réservation en attente pour ouvrir l’écran qui va permettre de statuer sur la demande :

Remarque : lorsqu’une demande de réservation est posée sur une ressource suivie, le responsable de la ressource reçoit une notification par e-mail (sur son adresse de messagerie de l’ENT), l’invitant à venir valider la demande en attente.

2.9.4.2 Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes

Lorsqu’une option de réservation est en conflit avec une autre demande concurrente, l’arbitrage du responsable consiste simplement à cocher la demande qui sera satisfaite. L’autre demande sera rejetée et disparaîtra.

Page 70: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 70

Vie scolaire : cahier de textes 2.10

Une documentation utilisateur complète de ce module est disponible auprès du support.

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Cahier de textes

Consultation (*) (*) (*) X

X (*) X

Saisie (*)

(*)

Export des données d’une séance (*) X

X (*)

Signature des séances

X

Verrouillage/déverrouillage

X

X

Paramétrage, import EDT

X

Archivage / Nettoyage des données en fin d’année scolaire

X

Carnet de bord

Consultation et saisie X

(*) Uniquement pour les classes et groupes qui le concernent X = pour tous les groupes/classes Le cahier de textes d’une classe ou d’un groupe est partagé par tous les enseignants qui y interviennent (en fonction du paramétrage saisi dans Sconet). Ils peuvent y décrire les séances et le travail personnel donné aux élèves. Les élèves et leurs parents accèdent au cahier de textes en consultation. Le cahier de chaque élève combine ceux des différents groupes auxquels il appartient. L’entrée par défaut se fait sur la liste du travail à faire, mais le calendrier des séances est également consultable. Le personnel de vie scolaire a également un accès en consultation, sur tous les cahiers de textes de l’établissement, afin de permettre aux surveillants de connaître les travaux personnels à faire par les élèves durant les heures d’étude. La direction peut consulter tous les cahiers de textes (par classe, groupe ou enseignant). Le chef d’établissement a la possibilité d’appliquer sa signature et/ou son verrouillage sur les séances, en fonction de la politique choisie par l’établissement dans ce domaine. L’administrateur d’établissement peut paramétrer le module (voir plus loin), consulter tous les cahiers de textes, agir éventuellement sur les verrouillages pour déverrouiller des séances bloquées (mais ne peut agir sur les signatures apposées par le chef d’établissement). Une possibilité d’export des données du cahier de textes permet l’archivage du cahier d’une classe pendant la durée légale de 5 ans.

Page 71: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 71

La liste en haut d’écran permet d’accéder à l’un ou l’autre des cahiers de textes des groupes et classes suivis par l’enseignant

Lorsqu’on a sélectionné le cahier de textes d’une classe ou d’un groupe, d’autres vues deviennent disponibles dans d’autres onglets : la charge de travail, la progression sur l’année complète, et l’archivage. Ces onglets restent

grisés dans la vue « Toutes mes séances ».

Remplissage de la séance

La séance est encore vide

Le titre et les objectifs ont été saisis

Des documents ont été joints

Il suffit de cliquer dans le mini calendrier pour changer la période affichée. L’enseignant peut accéder ainsi à toute l’année scolaire en cours, et éventuellement remonter s’il le souhaite à l’année scolaire précédente.

Pour ouvrir une séance, il suffit de double-cliquer dessus dans le calendrier. On peut aussi faire glisser une séance dont l’horaire a changé. La couleur des séances indique leur nature (cours, DS, TP…) Différents pictogrammes donnent des indications sur le contenu de la séance

Lorsque le cahier de textes d’un groupe ou d’une classe est affiché, les séances des autres disciplines créées par les autres enseignants apparaissent en bleu. L’enseignant peut ouvrir ces séances, mais en consultation seulement.

Particularités de la séance

Séance verrouillée par le chef d’établissement

Séance visible uniquement par moi pour l’instant

Un casier de remise de devoir est associé à la séance (clignotant s’il y a du nouveau dedans)

Le calendrier est consultable par jour, par semaine ou par mois.

Pour créer une nouvelle séance : double-cliquer sur une case vide

Le cahier de textes, vu par l’enseignant 2.10.1

L’enseignant peut accéder aux cahiers de textes des classes et des groupes dans lesquels il intervient. La vue proposée par défaut fait la synthèse de toutes les séances de l’enseignant dans chacun de ses groupes/classes, pour la semaine en cours.

Que faire s’il manque des groupes ou des classes ? Les groupes d’un enseignant listés en haut d’écran sont tirés de l’annuaire de l’établissement.

Si la liste est incomplète, il s’agit d’un problème de saisie dans Sconet ou Sts-Web en amont.

Page 72: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 72

L’onglet principal comporte les seuls champs obligatoires : titre, groupe/classe, date, heure et discipline

Les champs sont pré-remplis Les différents onglets réunissent toutes les options des séances

À la différence du mode d’édition rapide, les objectifs pédagogiques peuvent ici être saisis avec une mise en forme, intégrant éventuellement des liens, tableaux, etc… et des images tirées des documents personnels de l’enseignant. On peut aussi coller directement du texte mis en forme depuis un traitement de textes comme Word (utiliser l’option : « coller depuis Word »).

Le double-clic sur une séance permet de l’ouvrir pour la saisir et la compléter.

Pourquoi y a-t-il deux onglets pour les devoirs ?

L’onglet « Prochains devoirs » récapitule les travaux donnés au cours de cette séance, pour une séance à venir. L’onglet « À rendre ce jour » permet de retrouver les travaux donnés lors de séances précédentes.

Que faire si la liste des matières enseignées est incomplète ? Cette liste est tirée de l’annuaire d’établissement, qu’il convient de renseigner correctement.

Toutefois, en attendant l’administrateur ENT a la possibilité d’activer une option qui rajoutera dans cette liste toutes les matières du carnet de bord de l’enseignant. Les opérations les plus courantes peuvent être réalisées sans avoir à ouvrir les séances, à l’aide du menu contextuel sur chaque séance, qui s’ouvre par simple clic sur le bouton droit.

Page 73: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 73

2.10.1.1 En début d’année : Rentrer son emploi du temps dans le calendrier

Comme indiqué dans la page précédente, en début d’année scolaire deux méthodes permettent de remplir le calendrier de l’enseignant sur toute l’année. Renseignez-vous auprès de l’administrateur ENT de votre établissement pour connaître la méthode choisie. Méthode 1 : importer l’emploi du temps (tout est alors fait par l’administrateur ENT) : import depuis le logiciel EDT (voir plus loin dans les procédures « administrateur »). Méthode 2 : remplir la première semaine avec des séances récurrentes sur l’année Cette méthode est utilisée par l’enseignant lui-même, si la méthode 1 n’est pas envisageable.

Pour chaque créneau de son emploi du temps, créer une séance en double-cliquant sur son

horaire dans le calendrier. Une nouvelle séance vide s’ouvre.

Sélectionner :

- la bonne classe ou le bon groupe - la matière (en particulier si vous enseignez dans plusieurs disciplines) - la durée de la séance - et éventuellement le type (TP-TD…) s’il ne s’agit pas d’un cours classique.

Cocher la case « récurrente chaque semaine ». La même séance sera ainsi recopiée pour toutes

les semaines jusqu’à la date souhaitée, que vous pouvez sélectionner à l’aide du petit calendrier (par exemple, pour aller jusqu’à la fin d’un trimestre si votre cours s’arrête là). Par défaut, si vous ne précisez rien, la récurrence durera jusqu’à la fin de l’année scolaire.

L’ouverture complète est l’équivalent du double-clic : accès à tous les onglets de saisie et de paramétrage de la séance

L’édition rapide permet d’ouvrir la séance dans un mode de saisie simplifiée, en texte brut (sans mise en forme possible) pour éviter le temps de chargement de la séance complète Cette option permet d’ajouter ou supprimer des documents joints à la séance, qui seront consultables par les élèves La gestion du travail à faire permet d’accéder à la liste des devoirs à rendre pour la séance. Lorsque des travaux donnés ont été munis d’un casier de devoirs, l’enseignant peut accéder ici aux options de suivi des devoirs rendus

Les options de copier-coller permettent de copier facilement le contenu (ou une partie du contenu) d’une séance à une autre. Il faut que la séance de destination existe, pour pouvoir la sélectionner et faire « coller ».

Cette option permet de copier le contenu de la séance (description, prochains devoirs, documents) dans le carnet de bord de l’enseignant (voir plus loin)

Page 74: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 74

Les jours fériés et les vacances de votre zone de congés scolaires seront sautés automatiquement.

Enregistrez la séance, et recommencez pour les autres séances de votre semaine. Notez qu’il est possible de spécifier des séances récurrentes par quinzaines, et non par semaines. Si ces séances alternent avec d’autres séances tous les quinze jours ( « semaines A et B »), saisir les séances de la semaine A, puis se rendre sur la semaine suivante du calendrier, et saisir les séances récurrentes par quinzaines de la semaine B.

Page 75: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 75

2.10.1.2 En fin de séance : saisie rapide de la séance et du travail donné

Ce mode de saisie convient pour un remplissage rapide de la séance, par exemple à la fin du cours si vous disposez d’un ordinateur connecté en classe et de peu de temps. Il peut éventuellement être complété ensuite par une saisie normale en ouverture complète. En cliquant avec le bouton droit sur la séance dans le calendrier, choisissez l’option « Edition rapide ». Vous ouvrirez alors une fenêtre de saisie rapide de la séance, permettant de compléter l’essentiel : titre et description (sans mise en forme, en texte brut), ainsi que de donner un travail à faire pour une séance à venir.

Saisie éventuelle des objectifs de la séance (en texte brut : pas de mise en forme possible ici) Re-précision du type, s’il a changé

Saisie du titre de la séance Les autres informations sont toutes pré-remplies

Pour donner un travail à faire pour une prochaine séance : saisir l’intitulé, et

éventuellement la consigne détaillée. Là aussi la saisie est simplifiée : s’il y a plus d’un travail à donner, de la mise en forme à saisir ou des documents à joindre, il faudra utiliser l’option « Gérer le travail à faire ».

Eventuellement, précisez la

durée estimée du devoir (cette information ne sera visible que par les enseignants, elle n’est utile que dans le graphique d’estimation de la charge de travail)

Si vous donnez un travail à faire,

il est indispensable de sélectionner la séance pour laquelle ce travail est à faire. Si elle n’apparaît pas dans la liste des séances à venir, sélectionnez « Aucune » et spécifiez la date et l’heure voulues à l’aide du calendrier et du réveil : une nouvelle séance sera créée sur ce créneau

Si le travail à faire est un document à

rendre, cocher la case de suivi : un casier permettra de recueillir les travaux d’élèves

Page 76: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 76

Pour ajouter un document depuis le poste local :

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre,

naviguer dans l’arborescence des dossiers de votre poste, jusqu’à sélectionner le document souhaité, puis valider. La seconde fenêtre se referme.

Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne pas

oublier de cliquer sur « Ajouter ce document du poste local »

Pour ajouter un document de votre espace

personnel :

(C’est-à-dire de votre espace ‘‘Mes documents’’ sur l’ENT)

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui

s’ouvre, naviguer dans l’arborescence de vos documents personnels jusqu’à localiser le document souhaité, et double-cliquer dessus. La seconde fenêtre se referme.

Une fois revenu dans cette fenêtre-ci,

ne pas oublier de cliquer sur « Ajouter ce document de mes documents »

2.10.1.3 Pour compléter la séance : Joindre des documents

Dans le calendrier, cliquer sur la séance avec le bouton droit, puis choisir l’option « Gestion des

documents joints ». La fenêtre de gestion des documents apparaît. Remarque : la même fonctionnalité est accessible dans l’édition complète de la séance, onglet « Documents joints ».

Les documents joints à la séance sont immédiatement visibles en consultation par toutes les personnes ayant accès à la séance : les élèves, leurs parents, les autres enseignants de la classe ou du groupe, la direction de l’établissement et l’administrateur ENT. Limitations : pas de limite au nombre de documents joints, mais sur la taille (pas plus de 5 Mo par document) et les formats (certains sont interdits : il faut alors compresser les fichiers).

La liste des documents déjà joints à la séance apparaît. Pour supprimer un document joint, il suffit de le cocher dans la liste, puis de cliquer sur le bouton « supprimer les documents cochés »

Page 77: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 77

2.10.1.4 Gérer les devoirs

On peut donner lors d’une même séance plusieurs devoirs à faire pour différentes séances à venir : un exercice à faire pour la fois suivante, un TP à rendre trois semaines plus tard, etc…

Chaque devoir dépend de deux séances :

- La séance lors de laquelle le travail a été donné aux élèves, - La séance pour laquelle le travail est à rendre.

Le devoir de cet exemple peut être ouvert par l’enseignant de différentes manières :

- En cliquant avec le bouton droit sur la séance du 27, option « Gestion du travail à faire » - En ouvrant la séance du 27 par double-clic, dans l’onglet « À rendre ce jour » - En ouvrant la séance du 24 par double-clic, dans l’onglet « Prochains devoirs » - Ou enfin en édition rapide de la séance du 24, mais les possibilités d’édition sont plus limitées

Les possibilités sont donc multiples. Mais pour un enseignant qui démarre, afin d’éviter les confusions nous conseillons d’utiliser toujours la première : le clic droit sur la séance de remise.

Comment gérer le travail à faire ?

Dans le calendrier, cliquer sur la séance de remise du travail avec le bouton droit, puis choisir

l’option « Gestion du travail à faire ». La liste des devoirs à rendre apparaît.

Travail donné le : Mardi 24

Travail à rendre le : vendredi 27

Devoir : Exercice 3 p.12

Un devoir donné peut être

supprimé en le cochant,

puis en cliquant sur « Supprimer

les devoirs cochés »

Cliquer sur

« Ajouter un devoir » pour créer un nouveau devoir, ou « Modifier »

pour compléter ou corriger un devoir

existant

Saisir l’intitulé du travail, avec éventuellement une consigne détaillée qui peut

comporter de la mise en forme (gras, couleurs…), des liens, tableaux, etc…

Page 78: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 78

On peut joindre des documents à un devoir, en suivant les mêmes règles qu’avec les documents joints à la séance, en cliquant ‘‘parcourir’’ pour localiser le document, puis en cliquant sur ‘‘ajouter’’ L’intérêt : si le devoir est finalement reporté à une séance ultérieure, la pièce jointe suivra le devoir.

Peut-on donner plusieurs devoirs ? Oui, on peut créer autant de devoirs que l’on souhaite, et les associer à des séances de remise

différentes. Comment sont copiés les devoirs lorsqu’on copie une séance ? On peut choisir, lors d’un copier-coller, si l’on colle les « devoirs à rendre » (option « coller le

travail à faire ») ou les « devoirs donnés lors de la séance » (option « coller les prochains devoirs »). Dans l’option qui permet de coller à la fois la description, les documents et les devoirs, ce sont les « prochains devoirs » qui sont collés.

À quelle date sont rattachés les devoirs copiés-collés ? Si vous copiez un prochain devoir sur une séance, par défaut il sera à rendre pour la séance

suivante du groupe. Si vous copiez un travail à rendre sur une séance, par défaut il sera considéré comme « donné » lors de la séance précédente de l’enseignant avec le groupe.

Peut-on reporter un devoir d’une séance à l’autre ? Oui, pour reporter un travail à rendre sur une autre séance, il suffit d’ouvrir le devoir en question,

et de changer sa date de remise en sélectionnant une autre séance dans le champ « Travail à faire pour la séance : ».

Un devoir est-il supprimé lorsqu’on supprime une séance ? Non : comme l’indique le schéma en page précédente, le devoir est une entité indépendante,

associé à deux séances. Par conséquent, si l’une des séances est supprimée, le devoir demeure, et reste associé à l’autre séance, à partir de laquelle il peut encore être modifié, ou supprimé manuellement.

L’estimation de la durée du travail demandé n’est pas obligatoire, mais elle permet si tous les enseignants la remplissent de constituer un graphique illustrant la charge de travail de la classe.

La date de rendu est celle de la séance sur laquelle on a cliqué, mais peut être modifiée en sélectionnant une autre séance, par exemple si le devoir est reporté

Si la séance pour laquelle le devoir est à faire n’a pas encore été créée dans le cahier de textes, on peut la créer en spécifiant sa date et son heure : une séance vierge sera créée sur le créneau donné, avec la même discipline, et pour le même groupe/classe

La séance durant laquelle

le devoir a été donné doit être sélectionnée parmi la date des séances passées

La fonction de suivi peut être activée si l’enseignant

souhaite ouvrir aux élèves un casier de dépôt pour rendre leurs devoirs, en suivant l’avancement de leurs travaux

Enregistrer le devoir, qui est instantanément

modifié dans les cahiers de textes des élèves

Page 79: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 79

2.10.1.5 Pour suivre un travail à rendre : le « casier d’un devoir »

Il est possible d’associer à chaque devoir un « casier » ouvert aux élèves, dans lequel ils peuvent

déposer leur travail à rendre (sans voir évidemment le travail rendu par leurs camarades). Il suffit pour cela d’activer la fonction de suivi du devoir, dans la fiche du devoir. La séance est alors dotée dans le calendrier d’un pictogramme spécifique, qui est également visible dans la liste des séances sur l’année de l’onglet « Année complète ». Le pictogramme clignote lorsqu’un nouveau travail a été déposé depuis la dernière visite de l’enseignant dans la fenêtre de suivi. À terme, un indicateur de travaux à suivre sera aussi placé en page d’accueil.

Pour accéder à la fenêtre de suivi du devoir, cliquer avec le bouton droit sur la séance, et

sélectionner l’option « Gestion du travail à faire ». La fenêtre de gestion des devoirs apparaît.

Dans la fenêtre, un nouveau bouton intitulé « Suivi » et présentant le même pictogramme figure

sur le devoir suivi. Cliquer sur ce bouton. On peut noter qu’il clignote lui aussi lorsqu’il y a des nouveautés à suivre sur le devoir : cela permet de repérer le devoir contenant des nouveautés, dans le cas où plusieurs devoirs suivis sont à rendre pour la même séance.

Dans la fenêtre de suivi du travail qui apparaît, les nouveaux documents déposés (ou modifiés) par

les élèves depuis la dernière visite de l’enseignant sont signalés par le pictogramme clignotant, et la date de dépôt est indiquée. Il suffit de cliquer sur un document pour l’ouvrir. La liste peut être triée par élève ou par date : cliquer sur le titre de la colonne.

Pour l’ouverture d’un document Word ou Excel, Microsoft Office demande parfois à l’utilisateur de se ré-authentifier. Mais on peut aussi enregistrer le document sur son poste local (via un clic droit) pour pouvoir l’ouvrir librement sans réauthentification, puisqu’il ne sera plus en ligne.

Certains élèves, comme Tony Bourgeois dans cet exemple, peuvent aussi avoir coché le travail dans leur liste de travail à faire, sans l’avoir encore rendu pour autant.

Page 80: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 80

2.10.1.6 Pour copier-coller des séances d’une classe à l’autre

Rendez-vous dans le cahier de textes de la classe ou

du groupe concerné.

Dans le calendrier, naviguez jusqu’à

atteindre la séance à copier. Déroulez le menu contextuel en cliquant sur la séance avec le bouton droit, et cliquez (clic gauche) sur l’option « Copier ».

Rendez-vous à présent sur la séance sur

laquelle vous souhaitez faire le copier-coller. Il peut s’agir d’une autre séance du même groupe, ou bien d’une séance d’une autre classe ou d’un autre groupe (on peut même si on le veut coller un cours de 3

ème sur une classe de 5

ème ) : sélectionnez alors le cahier de textes de la classe ou du

groupe concerné, comme à l’étape 1.

Cliquez avec le bouton droit sur la séance souhaitée.

Notez qu’il faut donc forcément que la séance existe déjà pour pouvoir copier des données dedans. Si elle n’existe pas encore, créez-la très simplement en double-cliquant sur le créneau de votre choix dans le calendrier, puis en l’enregistrant sans saisir d’informations.

Avec le clic droit de la souris sur la séance, vous faîtes apparaître le menu contextuel qui vous permet différentes modalités de copie. Choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez en effectuer plusieurs successivement, si vous le souhaitez.

Simple collage de la description de la séance : titre, type de séance, et objectifs (en conservant leur éventuelle mise en forme)

Simple collage des documents joints, lesquels viennent s’ajouter aux éventuels documents déjà joints à la séance

Collage du travail à faire (devoirs à rendre pour la séance), qui viennent s’ajouter aux éventuels devoirs déjà à rendre. Par défaut, ils sont considérés comme des devoirs donnés lors de la séance précédente avec le groupe (à modifier ensuite si besoin)

Collage des « prochains devoirs » (devoirs donnés lors de la séance, à faire pour une séance ultérieure). Par défaut, ils seront à rendre pour la séance suivante (ou resteront sans date s’il n’y a pas de séance suivante)

La dernière option permet de coller à la fois la description, les documents joints, et les prochains devoirs (qui sont collés selon les mêmes règles que pour chacune de ces actions prises isolément)

Page 81: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 81

2.10.1.7 Consulter la charge de travail d’une classe sur une période donnée

Dans le cahier de textes d’une classe ou d’un groupe (c’est-à-dire, une fois qu’une classe ou un groupe sont sélectionnés dans la liste en haut d’écran), l’onglet Charge de travail est accessible. Il donne la liste des travaux à faire par le groupe/classe sur la période actuellement affichée dans le calendrier. Il correspond à l’onglet « Travail à faire » que voient les élèves, avec le graphique en plus.

A quoi sert le graphique, et qui peut le voir ? Le graphique de la Charge estimée est construit à partir des estimations de durée saisies par

les enseignants sur les travaux donnés au groupe/classe. Cette saisie étant facultative, la donnée n’est pas systématiquement remplie, donc les estimations données le sont simplement à titre indicatif. Le graphique permet aux enseignants donnant des travaux à faire d’être informés de la charge de travail déjà demandée au groupe/classe par leurs collègues. Pour qu’un travail donné y soit correctement comptabilisé, il faut donc penser à saisir son « estimation de la durée ». Le graphique n’a de sens que si toute l’équipe pédagogique joue le jeu, mais par défaut, un travail non estimé sera tout de même comptabilisé par le logiciel, pour une durée arbitraire de dix minutes. Les Devoirs Surveillés apparaissent aussi dans la comptabilisation, chacun pour une demi-heure, correspondant à une durée arbitraire de révision. Ce graphique n’est visible que par l’équipe pédagogique ayant en charge la classe ou le groupe (enseignants concernés, direction de l’établissement, CPE, surveillants). Les élèves et parents ne peuvent pas le consulter, il s’agit d’une demande exprimée par les enseignants lors de la conception du module.

La liste est celle des travaux à rendre par le groupe, sur la période sélectionnée. Il est possible de naviguer dans toute l’année scolaire en cliquant sur les dates. Il est même possible de changer le type de période (jour, semaine ou mois) en retournant sur l’onglet « calendrier ».

La liste peut être triée par date, par matière ou par type de devoir (exercices, TP, etc… la liste étant personnalisable par l’administrateur de l’ENT)

Les liens vers les séances sont cliquables, et permettent d’ouvrir les séances en édition

Page 82: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 82

2.10.1.8 Consulter la progression sur l’année complète (vue synthétique)

Cet onglet propose une vue de la progression de la classe ou du groupe sur toute l’année. Il donne un résumé séance par séance, en indiquant les particularités de chaque séance (documents joints, devoirs suivis, verrouillages ou visas du chef d’établissement, etc…)

La liste des séances s’arrête à la date courante, elle ne présente donc pas les séances à venir qui seraient déjà complétées. Par ailleurs, seules les séances saisies apparaissent : celles pour lesquelles l’enseignant n’a rentré aucune donnée ne figurent pas dans la synthèse.

Les élèves, les parents, le chef d’établissement disposent tous d’un onglet similaire.

Pour accéder à l’onglet, il faut avoir sélectionné une classe ou un

groupe Par défaut, seuls les titres et dates des

séances apparaissent, mais on peut détailler les objectifs et le travail à faire

Une version imprimable peut être affichée, par exemple pour un archivage papier ou pour une

Les documents joints sont indiqués

Les pictogrammes indiquant les particularités de la séance sont reproduits : devoirs suivis, séances masquées, verrou ou visa du chef

d’établissement… Les pictogrammes de devoir suivi clignotent en cas d’alerte.

Chaque titre de séance est cliquable, et permet de l’ouvrir en édition : pratique pour pouvoir ré-ouvrir rapidement une séance lointaine sans avoir à re-parcourir tout le

calendrier de l’année

Page 83: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 83

Le cahier de textes, vu par l’élève 2.10.2

Le cahier de textes d’un élève fait la synthèse des cahiers de textes des classes et des groupes auxquels l’élève appartient. À la différence de l’enseignant, l’élève entre dans son cahier de texte par l’entrée du « travail à faire » : il s’agit de la vue qui l’intéresse le plus. Par défaut s’affiche donc la liste des travaux personnels qu’il doit réaliser, sur toutes les séances à venir. L’estimation des charges (qui peut éventuellement avoir été saisie par les enseignants) n’est pas visible pour l’élève. L’élève a la possibilité d’ouvrir les pièces jointes à chaque devoir, en cliquant simplement sur leur lien. Il peut également ouvrir en consultation les séances associées à chaque devoir.

La vue qui s’affiche par défaut est celle du travail à faire. L’élève peut également accéder en consultation au

calendrier des séances, ou à la synthèse des séances qui le concernent sur toute l’année, grâce aux autres onglets

Différents tris des travaux sont possibles

L’élève peut choisir de n’afficher que la liste des travaux à faire sur

une période précise. Mais il ne peut pas remonter jusqu’à l’année précédente.

Les liens sur les séances sont cliquables et permettent de les

ouvrir en consultation. Par ailleurs, les documents joints

aux devoirs apparaissent à ce niveau sous forme de liens et

sont consultables.

L’élève peut cocher les

devoirs faits L’élève peut copier le travail donné et les devoirs surveillés à venir dans son agenda personnel, qu’il peut ensuite par exemple synchroniser avec son téléphone (pour certains modèles).

L’agenda génère alors une alerte de rappel pour chaque devoir à la veille

de la date d’échéance.

Le casier de devoir permet à l’élève de rendre son devoir en ligne à l’enseignant, sans

que les autres élèves puissent voir son travail

Page 84: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 84

Pour ajouter un document depuis le poste local :

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre,

naviguer dans l’arborescence des dossiers de votre poste, jusqu’à sélectionner le document souhaité, puis valider. La seconde fenêtre se referme.

- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci,

cliquer sur « Ajouter ce document du poste local »

Pour ajouter un document de son espace de documents :

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre,

naviguer dans l’arborescence des documents personnels jusqu’à localiser le document souhaité, et double-cliquer dessus. La seconde fenêtre se referme.

- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci,

cliquer sur « Ajouter ce document de mes documents »

2.10.2.1 Rendre un devoir dans le cahier de textes

Pour rendre son devoir, il suffit que l’élève affiche la liste du travail à faire, puis clique sur le bouton

« Rendre ». Le bouton reste accessible jusqu’à la date et l’heure de la séance de remise du devoir, et n’est plus visible ensuite.

La fenêtre de dépôt d’un document apparaît. L’élève peut y déposer un document à partir de son

poste local, ou bien de son espace personnel de documents sur l’ENT. La date et l’heure de dépôt seront visibles par l’enseignant.

Page 85: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 85

Le document rendu apparaît dans la fenêtre, avec sa date de dépôt : il devient consultable par l’enseignant, qui est alerté par un symbole clignotant de ce nouveau dépôt. L’élève n’a plus qu’à refermer la fenêtre, son devoir est rendu, et le travail automatiquement coché dans la liste de travail à faire.

Même une fois le devoir rendu, tant que la date limite de dépôt n’est pas passée, un bouton

« Modifier » reste accessible : l’élève peut, s’il le souhaite, apporter une modification sur son devoir, et le déposer à nouveau. Dans ce cas, la nouvelle version remplace l’ancienne, et un symbole clignotant indique à l’enseignant que le fichier est nouveau.

Le cahier de textes, vu par le parent 2.10.3

Si le parent a plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement, il dispose en haut de sa vue sur le cahier de textes d’une liste déroulante qui lui permet de choisir l’enfant dont il veut consulter le cahier de textes. Si le parent n’a qu’un seul enfant scolarisé dans l’établissement, par défaut c’est évidemment cet élève qui est sélectionné (et la liste déroulante est inactive). Une fois qu’un enfant a été choisi, l’interface du cahier de textes du parent est exactement la même que celle de son enfant : il dispose donc des mêmes fonctionnalités de consultation, mais il ne peut pas cocher les travaux de l’élève, ni cliquer sur les devoirs pour les rendre, ou les copier dans l’agenda personnel de l’élève.

Page 86: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 86

Le cahier de textes, vu par le personnel de direction 2.10.4

Le chef d’établissement (ou le profil « personnel de direction » en général) a la possibilité de consulter l’ensemble des cahiers de textes de toutes les classes et tous les groupes de l’établissement. Il peut aussi consulter les séances saisies par un enseignant donné. Il suffit de sélectionner un affichage dans l’une ou l’autre des listes déroulantes. L’accès sur chaque séance s’effectue ensuite en consultation (pas de saisie possible).

Comme l’enseignant, le profil « personnel de direction » dispose des pictogrammes indiquant l’état de saisie des séances. Dans le second onglet, le profil « personnel de direction » peut consulter la charge de travail du groupe, comme tout membre de l’équipe enseignante de la classe.

Page 87: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 87

2.10.4.1 Verrouiller ou signer un cahier de textes

Comme l’enseignant, le chef d’établissement peut consulter une synthèse de la progression de la classe sur toute l’année, dans laquelle il peut faire apparaître les descriptions des séances et les devoirs à rendre. Les titres des séances sont cliquables et permettent de les ouvrir en consultation, notamment pour accéder aux documents joints. Cette liste de séances s’arrête à la date du jour, et ne présente pas les séances vides de données. Elle ne fait donc apparaître que la partie réellement saisie du cahier de textes.

Le chef d’établissement a la possibilité d’apposer sa signature (un simple visa) ou de verrouiller les séances, qui dès lors ne seront plus

modifiables par leur auteur. Ces deux possibilités sont indépendantes, leur usage n’est pas obligatoire, elles sont mises à disposition pour les principaux qui souhaiteront les utiliser. Le traitement s’applique d’un coup à toutes les séances vues dans la liste complète. Il peut par exemple être lancé à chaque fin de trimestre, ou à chaque revue du cahier de textes.

Page 88: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 88

2.10.4.2 Consulter les statistiques de saisie du cahier de textes

Le chef d’établissement, ainsi que tous les profils « Personnel de direction » et l’administrateur de l’ENT, ont accès à un tableau statistique donnant pour chaque classe ou chaque groupe une vue synthétique de l’état de saisie du cahier de textes.

L’onglet « Statistiques » n’est accessible que lorsqu’on a sélectionné « le cahier d’une classe » ou « le cahier d’un groupe ». Lorsqu’on a sélectionné les « séances d’un enseignant », il reste grisé.

Le tableau présente, pour chaque matière enseignée dans la classe ou le groupe, le nombre total de séances prévues dans l’année, puis le nombre de séances complétées jusqu’à la date courante, avec à chaque fois la date de la dernière séance remplie. Il indique en outre le nombre total de devoirs donnés et de documents joints.

Il est possible de trier le tableau en fonction de chacune des colonnes, en cliquant sur le titre de la colonne souhaitée.

Le cahier de textes, vu par l’administrateur ENT 2.10.5

Les seules tâches d’administration du module cahier de textes sont :

- En début d’année scolaire : l’import des emplois du temps (si le logiciel est compatible), - En cours d’année : le paramétrage du module, si nécessaire, - En fin d’année scolaire : l’archivage physique des données, en particulier des données

datant de l’année scolaire antérieure, qui sont supprimées après 2 ans, durant l’été. En outre, l’administrateur dispose des mêmes fonctionnalités de consultation que le personnel de direction, pour chaque classe et chaque groupe. Il ne peut pas apposer la signature du chef d’établissement sur les séances, mais il peut les verrouiller ou déverrouiller pour dépannage.

Page 89: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 89

2.10.5.1 Paramétrer le calendrier de l’établissement

Dans l’onglet Paramétrage, l’apparence des calendriers peut être paramétrée, ainsi que la plage horaire d’ouverture de l’établissement (ex : de 8h15 à 17h15 au lieu de 8h à 17h…)

2.10.5.2 Archiver le cahier de textes d’un groupe ou d’une classe

Cette fonction permet d’exporter l’ensemble des séances du cahier de textes d’une classe ou d’un groupe, sur une période donnée : une semaine, un mois, un trimestre, ou l’année complète, en choisissant ensuite le format d’export (texte brut, PDF, docx, xlsx, zip joint…)

Page 90: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 90

2.10.5.3 Paramétrer le comportement du module « Cahier de textes »

Le clic sur le bouton « Paramétrage avancé » ouvre la seconde fenêtre de paramétrage. Le comportement des différents onglets de la séance peut être ajusté aux souhaits de l’équipe pédagogique de l’établissement.

À quoi sert l’option « intégrer les disciplines du carnet de bord » ? La liste des matières d’un enseignant, qui apparaît dans la fiche principale de saisie d’une

séance, est tirée de l’annuaire d’établissement. Il convient donc que cette liste soit renseignée correctement. Toutefois, en attendant la remontée des informations, ou dans le cas spécifique d’un établissement dépourvu d’annuaire (CFA, NetEcole…), l’administrateur de l’ENT a la possibilité avec cette option de faire apparaître dans la liste toutes les disciplines du carnet de bord de l’enseignant. De cette manière, si certaines disciplines manquent à l’enseignant, il a la possibilité de les faire apparaître en les rajoutant dans l’arborescence de son carnet de bord (même sans forcément les compléter par des niveaux, des séquences pédagogiques, etc… : la simple présence des disciplines dans le carnet de bord suffit pour qu’elles soient prises en compte).

À quoi sert l’option « masquer l’onglet des devoirs à rendre ce jour » ? Si les enseignants le souhaitent, pour simplifier dans un premier temps la saisie des devoirs par

les enseignants et éviter les confusions, l’onglet « à rendre ce jour » peut être masqué dans les fenêtres de saisie des séances par les enseignants, de manière à ne laisser visible que l’onglet « Prochains devoirs » des devoirs donnés pour les prochaines séances.

À quoi sert l’option « lister systématiquement tous les groupes et classes pour les profils documentalistes » ?

En général, dans les annuaires d’établissements, les documentalistes ne sont pas affectés à des classes ou des groupes en particulier. Lorsqu’ils ont besoin d’intervenir dans le cahier de textes d’une classe ou d’un groupe dans le cadre de leur enseignement, cette option leur donne accès à tous les cahiers de textes.

À quoi sert l’option « types de devoirs » ? Il s’agit des types de devoirs disponibles dans la liste déroulante du type d’un devoir, accessible

par l’enseignant en saisie. Les différents types doivent être écrits sur la même ligne, simplement séparés par des virgules.

Page 91: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 91

Importer l’emploi du temps EDT dans le cahier de textes 2.10.6

Le logiciel EDT de Index Education est capable d’exporter les emplois du temps des enseignants d’un établissement au format ICalendar (fichiers de type .ics). Les fichiers ICalendar exportés par EDT peuvent être importés dans le cahier de textes pour chaque enseignant, ce qui permet de pré-remplir les cahiers de textes des classes et groupes suivis par l’enseignant avec des séances vides de données, que l’enseignant n’aura plus qu’à compléter au fil de l’année. L’import doit se faire enseignant par enseignant. Il est toujours possible de revenir en arrière et d’effacer des séances créées par un import tant qu’elles n’ont pas été complétées par l’enseignant. De même, en cas de changement d’emploi du temps en cours d’année, il est possible de remplacer les séances créées lors d’un import précédent, à partir d’une date donnée.

2.10.6.1 Dans EDT, exporter les emplois du temps des enseignants

Dans EDT 2010 : Pour chaque emploi du temps de professeur, utilisez la commande Fichier > Imprimer, sélectionnez le format ICal

Sélectionnez enfin les semaines (en bas de l’écran) et enfin générez le fichier. Vous obtiendrez pour chaque professeur un fichier ICalendar d’extension .ics, portant en général le nom de l’enseignant. Par exemple : MEYRAN WILLIAM.ics Remarque : dans les versions antérieures de EDT, utiliser la commande Fichier > Import/Export > Exporter les emplois du temps au format ICal pour les emplois du temps des Professeurs.

2.10.6.2 Ouvrir le module Cahier de textes en tant qu’administrateur

Connectez-vous sur l’ENT avec votre compte d’administrateur d’établissement, puis rendez-vous dans le module Cahier de textes (dans le menu Vie scolaire, ou Applications scolaires).

Page 92: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 92

2.10.6.3 Sélectionner un enseignant et lancer la fonction d’import

Une fois qu’un enseignant est sélectionné, la fonctionnalité d’import devient accessible.

2.10.6.4 Remplir la grille de paramétrage

Les cases à cocher permettent par exemple de supprimer des séances créées lors d’un import précédent, lorsque l’emploi du temps change en cours d’année. Quoi qu’il arrive, les séances ne sont supprimées que si elles n’ont pas été remplies par les enseignants.

Page 93: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 93

2.10.6.5 Sélectionner le fichier .ics à importer

2.10.6.6 Lancer l’opération.

Cliquer ensuite sur « Lancer ». L’opération peut prendre quelques minutes, selon la taille du fichier à importer, et l’étendue de la période choisie. Un message apparaît, indiquant le résultat de l’opération et le nombre de séances qui ont pu être importées dans les cahiers de textes des groupes de l’enseignant.

2.10.6.7 Cas particulier : classes et groupes non reconnus

Dans certains cas, le traitement s’interrompt pour indiquer que tous les groupes et classes n’ont pas été identifiés. Ce peut être le cas lorsque les noms des groupes et classes utilisés dans le logiciel EDT diffèrent des noms des groupes et classes de l’enseignant qui sont déclarés dans l’annuaire d’établissement de l’ENT, tiré de l’annuaire fédérateur (et donc de Sconet). Il s’agit alors d’associer chaque nom de groupe/classe inconnu à un groupe/classe Sconet de l’ENT (en le sélectionnant parmi la liste des groupes connus). L’association sera faite une fois pour toutes : si lors du prochain import d’enseignant le même groupe inconnu est trouvé, la procédure se référera à l’association faite précédemment et ne s’interrompra plus.

Cliquer sur « Enregistrer » une fois toutes les associations réalisées.

Page 94: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 94

À ce point, la procédure devra être relancée en reprenant comme à l’étape (sélection du fichier à

réimporter).

2.10.6.8 La procédure s’achève et délivre un statut sur le résultat.

Comment modifier un emploi du temps ? Si l’emploi du temps d’un enseignant est modifié significativement durant l’année, plutôt que de

modifier manuellement les séances, il est possible de procéder à un nouvel import dans le cahier de textes. En effet, au moment de l’import, le second paramètre de la grille de paramétrage permet d’effacer des séances qui auraient été précédemment importées sur la même période (dans la mesure où elles n’ont pas été remplies entre temps par l’enseignant, auquel cas elles seront conservées et devront être déplacées manuellement).

Comment annuler un import précédent ? Il est possible de ne remplir qu’une partie de la grille de paramétrage, sans spécifier de fichier

à importer, pour simplement supprimer des séances créées sur une période donnée sans en créer d’autres.

Comment saisir l’emploi du temps d’un enseignant, si l’import EDT est impossible ? Si l’import EDT par l’administrateur n’est pas possible, l’enseignant a aussi la possibilité de

reproduire rapidement son emploi du temps dans les cahiers de textes de ses classes : voir la procédure détaillée dans la section Enseignants de ce document.

Page 95: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 95

Vie scolaire: Le carnet de bord de l’enseignant 2.11

Le carnet de bord est un outil complémentaire du cahier de textes. Il est strictement personnel, et permet à l’enseignant de capitaliser son travail et son expérience d’une année sur l’autre. À la différence des données du cahier de textes qui ne sont plus consultables après deux années scolaires, les données du carnet de bord sont conservées dans le compte enseignant, aussi longtemps qu’il existe et qu’il est actif. Elles le suivent donc d’année en année, voire d’établissement en établissement, si son nouvel établissement est également équipé de NetCahier et hébergé sur la même plateforme que l’ancien (dans la même académie).

L’enseignant peut y organiser ses séquences pédagogiques par disciplines et par niveaux. Une séance peut aisément être basculée d’un cahier de textes vers le carnet de bord et inversement, pour pouvoir être réutilisée l’année suivante, ou dans un autre établissement par exemple.

L’arborescence du carnet de bord est initialisée au départ avec les disciplines et niveaux d’enseignement du professeur, tirés de l’annuaire d’établissement. Elle est ensuite complètement personnalisable : on peut y ajouter des disciplines, des niveaux, des séquences pédagogiques et des séances, sans limitation. Les niveaux ne sont plus communs à toutes les matières comme dans la version précédente de NetCahier.

La manipulation du carnet de bord se fait à l’aide de menus contextuels, activables grâce au bouton droit de la souris.

Page 96: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 96

Saisir une séance dans son carnet de bord 2.11.1

Les séances saisies dans le carnet de bord sont en fait des modèles de séances, sans date, sans créneau horaire, sans affectation à une classe ou un groupe précis : ces données n’interviennent que lorsque les séances sont exportées dans un cahier de textes. La saisie des séances du carnet de bord s’effectue dans une fenêtre comparable à celle des cahiers de textes, avec simplement quelques différences dans les onglets proposés.

L’onglet Documents joints fonctionne exactement comme celui vu dans la section « Cahier de textes ».

L’onglet Devoirs associés fonctionne comme l’onglet des Prochains devoirs d’un cahier de textes, excepté que les devoirs n’ont pas de date de rendu : il s’agit de « modèles de devoirs » qui seront affectés à des séances précises une fois les données exportées dans un cahier de textes.

L’onglet Notes personnelles est spécifique au carnet de bord. Il permet à l’enseignant de saisir des notes sur la manière dont s’est déroulée la séance avec ses classes (tel pré-requis est nécessaire, attention à la gestion du temps, etc…) et de capitaliser ainsi son expérience pour les prochaines utilisations de cette séance en classe. Ce champ n’est évidemment jamais recopié lorsque les séances sont exportées dans les cahiers de textes, il s’agit de notes strictement personnelles, lisibles uniquement par leur auteur.

L’onglet Ressources ne comprend évidemment pas de possibilité de réservation.

L’onglet Exports permet d’exporter la séance dans un cahier de textes de classe, dans le carnet de bord (sous la forme d’une duplication) ou dans divers formats de fichiers.

Page 97: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 97

Copier une séance du carnet de bord vers le cahier de textes 2.11.2

Une séance peut être recopiée dans le cahier de textes d’une classe.

Il suffit de cliquer avec le bouton

droit sur la séance, et d’utiliser la dernière option du menu contextuel.

La fenêtre qui s’ouvre permet de

choisir le cahier de textes destinataire et la séance dans laquelle recopier les données (qui peut être créée pour l’occasion).

La fenêtre permet aussi d’indiquer si l’on souhaite copier les documents joints et les devo irs associés, qui seront alors copiés en tant que « prochains devoirs » de la séance destinataire et prendront comme date de remise la date de la séance suivante prévue pour l’enseignant avec le groupe. S’il n’y a pas de séance prévue, la date de remise restera vide, et devra donc être affectée manuellement (faute de quoi les travaux à faire resteront invisibles par les élèves). Les données descriptives viennent écraser les éventuelles données figurant déjà dans la séance destinataire. Les documents joints et les devoirs s’ajoutent à ceux existants.

Par la suite, en promenant la

souris sur les séances dans l’arborescence, on peut retrouver l’historique des copies de chaque séance dans les différents cahiers de textes, pour l’année scolaire courante (avec pour chacun, la date de copie et la classe).

Page 98: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 98

Mes activités : Agenda personnel 2.12

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Agenda personnel

Consultation X X X X X X X X

Gestion X X X X X X X X

L’outil d’agenda personnel accessible dans le menu « Mes activités » est l’agenda Office Outlook de l’utilisateur. Cet agenda est accessible de deux manières :

- Via le menu en cliquant sur « Mes activités » puis «Agenda » (dans la configuration par défaut)

- Via la messagerie

Il donne accès à toutes les fonctionnalités classiques de ce standard :

Ajout/modification/suppression d’événements par simples clics dans le calendrier

Possibilité de joindre des fichiers à un événement, ainsi qu’un descriptif plus complet

Possibilité de définir des événements réguliers en leur appliquant une périodicité

Possibilité d’être alerté par message avant un événement (le moment de déclenchement de l’alerte étant lui-même paramétrable)

Page 99: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 99

L’agenda permet surtout de partager des rendez-vous avec d’autres utilisateurs de l’ENT, et donne la possibilité de se synchroniser avec leurs propres calendriers pour fixer une date (assistant de planification).

Page 100: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 100

Mes activités : Groupes de travail 2.13

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

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Sites collaboratifs / Groupes de travail

Création des groupes X X X

Gestion des groupes X X X

Suppression des groupes

X

Participation aux groupes X X X X X X X X X

2.13.1.1 Groupes de travail : Généralités

Les groupes de travail permettent de mettre à disposition d’une communauté réduite d’utilisateurs (un groupe d’élèves, un groupe d’enseignants…) un ensemble complet d’outils de travail coopératif qui leur sont strictement réservés : échange d’informations, partage de documents, espaces de communication, création de site collaboratif. Groupe des enseignants de langue Groupe des 4

ème option anglais renforcé

Les groupes peuvent rassembler :

Des utilisateurs de même profil (par exemple, un groupe d’enseignants) Des utilisateurs de différents profils (par exemple, un enseignant et ses élèves) Des élèves de différentes classes (par exemple, des groupes inter-classes) Des profils non enseignants et non élèves Eventuellement, des utilisateurs d’établissements différents (l’administrateur d’établissement

doit en faire la demande spécifique auprès de NetCollège/NetLycée) Un groupe de travail va également permettre de concevoir un site internet qui sera accessible par tous les utilisateurs.

Page 101: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 101

2.13.1.2 Accès aux groupes de travail

Chaque utilisateur de l’ENT peut accéder dans « Mes activités » à la liste des groupes de travail dont il est membre. Les profils enseignants et administrateur d’établissement disposent en outre de la possibilité de créer de nouveaux groupes de travail.

Le créateur d’un groupe de travail (dénommé « Responsable » du groupe) dispose de tous les droits d’administration sur son groupe de travail, pour :

- paramétrer les modules, - ajouter/supprimer des membres, - redéfinir les rôles de chacun et les droits d’accès pour chaque rôle - et ajouter éventuellement d’autres membres avec le profil « administrateur de

groupe », qui hériteront alors des mêmes droits.

Les profils « Direction » et « Administrateurs d’établissement » ont la possibilité de voir la date de création d’un groupe de travail ainsi que la date de dernière modification. Une fonctionnalité va lui permettre de récupérer au format CSV la liste de l’ensemble des groupes de travail.

2.13.1.3 Créer un groupe de travail partagé par plusieurs établissements

Il est possible de créer un groupe de travail qui sera partagé avec les utilisateurs d’un autre ENT ITOP (ex : un groupe de travail commun à tous les ENT d’un même projet). Pour cela, l’établissement doit envoyer un mail au support d’ITOP en précisant :

Le nom du groupe de travail à créer

Les numéros RNE des établissements qui devront accéder à ce groupe de travail

Page 102: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 102

2.13.1.4 Suppression d’un groupe de travail

La fonctionnalité de suppression d’un groupe de travail est uniquement réservée à l’administrateur d’établissement. Pour cela, l’administrateur doit :

a) Se connecter à l’ENT avec le compte « Administrateur » b) Aller dans le module « Mes activités » c) Cliquer sur le menu « Groupe de travail » d) Cliquer sur le nom du groupe à supprimer (un menu contextuel apparait) e) Sur le menu contextuel, cliquer sur « Supprimer ce groupe » f) Confirmer la suppression

2.13.1.5 Superviser un groupe de travail

L’administrateur de l’ENT peut également superviser un groupe de travail afin de consulter des informations sur l’occupation disque, le nombre de membres du groupe et la date de sa dernière mise à jour (afin de détecter ceux inutilisés). Pour cela, l’administrateur doit faire apparaitre le menu contextuel du groupe de travail et cliquer sur « Supervision du groupe »

Page 103: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 103

2.13.1.6 Interface du groupe de travail

L’interface s’adapte légèrement lorsqu’on entre dans un groupe de travail, puisque la barre de menu verticale classique se réduit (elle reste accessible en cliquant sur le bouton Mon espace à gauche), pour laisser place à une nouvelle barre de menu verticale intitulée Mon travail. Ce menu donne accès à toutes les fonctionnalités réservées aux membres du groupe. En fonction des utilisateurs, les options accessibles peuvent varier (car tous les utilisateurs n’ont pas forcément accès à tous les modules, en particulier aux fonctions d’administration). De la même manière, les administrateurs du groupe peuvent choisir de désactiver ou réactiver certains modules. Enfin, on peut noter que l’entrée dans l’espace du groupe de travail s’effectue sur une page dite d’accueil du groupe, qui constitue un mini-tableau de bord puisqu’elle présente une synthèse des dernières contributions dans chacun des espaces d’échange du groupe.

2.13.1.6.1 Groupes de travail : Partage d’informations

L’outil Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est constituée d’un titre, d’un corps (en texte formaté) et d’éventuels documents joints. Le nom de l’auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible d’attribuer à chaque information une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra.

2.13.1.6.2 Groupes de travail : Partage de documents

Ces espaces de partage de documents fonctionnent exactement de la même manière que les espaces personnels Mes documents, sauf qu’ils sont à l’usage de tout le groupe. Pour connaître le

Page 104: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 104

mode de fonctionnement de ces espaces et en particulier leurs limitations de sécurité se référer aux explications données sur Mes documents : chapitre 2.15 Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux documents du groupe (voir chapitre 2.19).

2.13.1.6.3 Groupes de travail : Forum

Il s’agit d’un espace de discussion réservé aux membres du groupe de travail. On peut éventuellement spécifier des droits de contribution limités, pour certains profils d’utilisateurs (si l’on souhaite par exemple que les contributions des élèves ne soient affichées qu’après validation par des modérateurs enseignants). L’éditeur de texte utilisé pour saisir les contributions dans les forums est le même que celui décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce document (chapitre 2.21)

2.13.1.6.4 Groupes de travail : Projets Site Web

Pour utiliser le module Site Web, il faut aller sur la rubrique « Site Web » du groupe de travail.

L’affichage est alors le suivant :

Il y a alors plusieurs actions à mener :

a. Remplir la page d’accueil

b. Créer de nouvelles pages

c. Parcourir l’ensemble des pages du Site Web

d. Ajouter les pages au menu

Page 105: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 105

2.13.1.6.4.1 Créer une page

Pour créer une nouvelle page, il faut cliquer sur « Créer une nouvelle page » : On obtient alors l’interface de création d’une page :

Voici les informations à saisir :

- Titre : Le titre de la page

- Description : La description de la page

- Nom de l’url : Ce sera le nom de la page dans l’url du navigateur

- Mise en page : Une liste de modèles est disponible permettant de définir la mise en page de

la page en cours de création. Un aperçu du modèle est mis sur la gauche de l’écran

Une fois les informations saisies, il faut cliquer sur « Créer » pour valider la création de la page.

2.13.1.6.4.2 Modifier une page

Que ce soit pour modifier une page que l’on vient de créer, ou pour modifier une page existante, la méthode est identique. Il faut aller sur la page que l’on souhaite modifier, puis cliquer sur « Modifier la page ».

La page s’ouvre alors en mode d’édition. On retrouve alors la mise en page qui avait été choisi lors de la création de la page, et nous allons pouvoir modifier chaque zone de la page.

Page 106: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 106

Exemple sur la page d’accueil :

Sur l’exemple, il y a deux zones modifiables, sur lesquelles vous pouvez faire des modifications. A la fin de votre modification, vous devez cliquer sur :

- Publier : la page est envoyée à l’administrateur du site pour approbation - Archiver dans un brouillon partagé : la page a alors le statut « Brouillon ». Elle n’est pas

envoyée pour publication, mais la page est visible par les autres utilisateurs autorisés.

2.13.1.6.4.3 Modifier une zone d’image

Pour modifier une zone d’images, il suffit de cliquer sur « Modifier l’image ». On arrive alors sur une fenêtre permettant de choisir l’image, le nom de l’image, un lien, les dimensions etc.

Dans « image sélectionné », en cliquant sur « Parcourir… », vous pouvez télécharger une image de votre ordinateur vers l’ENT.

Zone d’édition

Zone d’édition

Page 107: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 107

Une fois validée, l’image est disponible dans la liste des images (après avoir actualisé la page), et vous pouvez la sélectionner pour la mettre à disposition dans la page.

2.13.1.6.4.4 Modifier une zone de texte

Les zones de textes sont présentées avec un éditeur de textes enrichi.

2.13.1.6.4.5 Parcourir les pages du site

Vous pouvez visualiser les pages du site web en cliquant sur le bouton « Parcourir les pages du site »

Vous obtenez alors la liste de toutes les pages du site :

Page 108: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 108

2.13.1.6.4.6 Afficher les pages créées dans le menu de gauche

Pour afficher les pages créées dans le menu de gauche, le responsable du groupe doit, cliquer sur l’entrée du menu « Paramètres du site » puis sur « Gérer le Menu ».

Ensuite, le responsable du groupe doit ajouter une entrée dans le menu en faisant un clic droit dans le menu et en sélectionnant « Ajouter une entrée au menu » :

Ensuite, le responsable du groupe de travail doit (attention, vous devez respecter toutes ces manipulations ainsi que l’ordre de ces manipulations » :

1. Sélectionner l’icône à afficher dans le menu 2. Indiquer le texte de cette entrée dans « Texte affiché » 3. Indiquer le texte à afficher dans l’Infobulle (étape optionnelle) 4. Mettre le lien hypertexte. Si la page a déjà été créée, vous devez cliquer sur le bouton

« Parcourir le site » pour sélectionner la page 5. Déterminer le mode d’ouverture du lien 6. Cliquer sur « Mettre à jour l’aperçu » 7. Cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »

Page 109: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 109

2.13.1.6.5 Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs

C’est l’outil qui permet de gérer les membres du groupe, d’en supprimer ou d’en ajouter. Il doit forcément s’agir d’utilisateurs de l’ENT, sélectionnés dans l’annuaire par un membre ayant le rôle d’administrateur du groupe (c’est-à-dire, le responsable, ou un autre membre désigné comme administrateur par le responsable).

Un « rôle » est affecté à chaque membre du groupe. Ce rôle peut varier d’un groupe de travail à l’autre, puisqu’il est affecté par les administrateurs du groupe. Chaque rôle donne des droits d’accès différents sur le groupe de travail (droits de modification, d’ajout, de suppression…) Au départ, lorsqu’un utilisateur est ajouté au groupe de travail, il a par défaut le rôle qui correspond à son profil : élève, professeur… Par la suite, le rôle de l’utilisateur peut être complètement redéfini (dans l’absolu, un élève pourrait même hériter du rôle Administrateur du groupe de travail si on le souhaite).

Page 110: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 110

2.13.1.6.6 Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles

Cet outil permet de gérer les droits d’accès conférés aux différents membres du groupe. Ils sont définis sous forme de « roles » par les administrateurs du groupe. Chaque rôle possède sur chaque module du groupe de travail des droits d’accès plus ou moins limités (de la simple consultation, jusqu’à l’administration, en passant par la possibilité d’ajouter, de supprimer, de modérer les contributions, etc …)

La copie d’écran ci-dessus montre les droits affectés par défaut à chaque rôle sur chaque module, lors de la création d’un groupe.

Page 111: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 111

Mes activités : Gestion des tâches 2.14

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

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Gestion des tâches personnelles

Consultation X X X X X X X X

Gestion X X X X X X X

L’outil de gestion des tâches personnelles est celui de Microsoft Office Outlook, intégré dans l’interface du navigateur Web. Il permet d’organiser ses tâches personnelles, en leur attribuant un descriptif, une date d’échéance, un état d’avancement. Des alertes peuvent être déclenchées à un moment défini par l’utilisateur, pour lui rappeler une échéance sur une tâche en cours. Enfin, une tâche peut être transférée à d’autres utilisateurs de l’ENT (qui la reçoivent alors en pièce jointe dans leur messagerie).

Affichage de la tâche

sélectionnée dans la liste

Actions sur la tâche

affichée

Liste cliquable des tâches assignées à l’utilisateur

Page 112: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 112

Mes documents: Espace personnel de documents 2.15

Fonctionnalités du module pour chaque profil

Documents personnels

En

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Pe

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Sco

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Consultation X X X X X X X X

Gestion X X X X X X X X

Le menu « Mes documents » permet de disposer d’un espace privatif de stockage en ligne, dans lequel l’utilisateur pourra placer des fichiers et des liens auquel il pourra ensuite accéder depuis n’importe quel poste de travail - y compris à domicile, hors de l’établissement. L’espace alloué (tous documents confondus, images, fichiers, liens web) est en standard de :

10 Mo pour les élèves,

100 Mo pour les utilisateurs des autres profils Mais il s’agit uniquement de l’espace privé de chacun : pour les espaces mutualisés (Groupes de travail, CDI, Vie de l’établissement) il n’y a aucune limitation. On conseille donc surtout l’usage de ces espaces commun. Une fonctionnalité permet de réaliser des imports/exports de liens web. Pour plus d’informations, consultez le chapitre 2.6.3-Import/Export des liens web.

Mes documents : Liens Web 2.15.1

Cet espace permet de gérer des liens Web (sous la forme d’une URL, d’un titre et de remarques éventuelles), et de les organiser par dossiers. L’ajout d’un nouveau lien se fait par le biais du bouton « Nouveau », « Nouvel élément ».

Mes documents : Images, et Documents 2.15.2

Ces espaces permettent de stocker des fichiers, et de les organiser en dossiers. Le dossier « Images » permet en plus un aperçu des images stockées, et un affichage en diaporama. Le téléchargement sur le serveur (ou ‘‘upload’’) s’effectue en cliquant sur le bouton « Télécharger », qui envoie les fichiers depuis le poste local vers l’espace Mes documents. Remarque : un lecteur réseau Windows peut être relié à Mes documents (voir chapitre 2.19). Sur certains postes sous Internet Explorer : le téléchargement est possible avec l’affichage en « Mode explorateur Windows », en sélectionnant l’option correspondante dans le menu « Afficher » sur la droite de l’écran. Dans ce cas, le navigateur affiche une fenêtre avec les mêmes possibilités qu’un explorateur classique pour agir sur les fichiers (via le menu contextuel du bouton droit de la souris) et la possibilité de glisser-déplacer des fichiers depuis une autre fenêtre, comme si on transférait les fichiers d’un dossier à l’autre sur le poste local.

Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < > ? / | ’’ (et le . en début et

fin de nom) Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont

systématiquement « bannis », c’est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd,

com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh

Taille limite : Les fichiers de plus de 50 Mo sont refusés.

Pour s’affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP.

Page 113: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 113

Le module CDI (Médiathèque) 2.16

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Agenda CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion X X X X

Informations CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion X X

Liens Web CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X

Gestion

X X

Fichiers CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion (*) X X

Images CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion X X

Ressources en ligne X X X

X X X X

Manuels Numériques X X X X X X X

(*) = avec approbation des documentalistes

Le module « CDI » (ou « Médiathèque ») est un espace d’accès pour tous à des informations et des ressources, mises à disposition par les documentalistes ou les enseignants. Une fonctionnalité permet de réaliser des imports/exports de liens web. Pour plus d’informations, consultez le chapitre 2.6.3-Import/Export des liens web.

CDI : Agenda 2.16.1

L’agenda est un calendrier, consultable par jour, par semaine ou par mois, et dans lequel les événements sont cliquables pour permettre d’en obtenir un descriptif (et d’accéder à d’éventuels documents joints). Les événements peuvent être réguliers et périodiques.

CDI : Informations 2.16.2

L’affichage Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes en tête de liste). Chaque annonce est constituée d’un titre, d’un corps saisi à l’aide de l’éditeur commun de textes (qui sera décrit dans le chapitre Editeur de texte enrichi de cette section) et d’éventuels documents joints. Il est possible d’attribuer à chaque annonce une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaît.

CDI : Liens Web, Images, Fichiers 2.16.3

Cet espace partagé fonctionne d’une manière similaire à l’espace personnel Mes documents. Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux Documents du CDI (voir paragraphe 2.19).

Page 114: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 114

CDI : Ressources en ligne et Manuels numériques 2.16.4

2.16.4.1 Présentation

L’ENT permet de faire un lien avec vos ressources en ligne et vos manuels numériques. Ces deux espaces se situent dans la rubrique « CDI ». En fonction des licences dont l’établissement dispose, l’Administrateur pourra mettre en place les ressources en ligne et les manuels numériques afin que les utilisateurs puissent y accéder. Remarque : une autre liste de connecteurs, pour des outils et applications de vie scolaire, est également présentée dans le chapitre correspondant de ce document.

2.16.4.2 Paramétrage par l’Administrateur d’établissement

L’administrateur de l’Environnement Numérique de Travail (ENT) peut gérer les connecteurs SSO mais aussi les liens Web présents sur les pages « Ressources » et « Manuels numériques » de l’ENT. Cette gestion est réalisable à partir de l’espace « Administration/Ressources ». Pour cela, l’administrateur doit :

1- Se connecter à l’ENT avec le compte Administrateur 2- Cliquer sur l’entrée « Administration » 3- Cliquer sur l’entrée « Ressources »

2.16.4.2.1 L’écran “récapitulatif”

Sur la première page de ce module, l’administrateur visualise les ressources numériques, les liens Web et les manuels numériques déjà actifs sur les pages « Ressources » et « Manuels numériques » de l’ENT.

L’administrateur de l’ENT voit toutes les ressources numériques, les liens Web et les manuels numériques qui sont actifs sur les espace « Ressources numériques », « Manuels numériques » de l’ENT de l’établissement. En outre l’administrateur visualise également les catégories sous lesquelles apparaissent ces divers éléments.

Page 115: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 115

2.16.4.2.2 L’écran “Ressources numériques”

2.16.4.2.2.1 Présentation de l’écran

L’onglet « Ressources numériques » du module permet à l’administrateur de visualiser :

les connecteurs « Ressources numériques » disponibles sur l’ENT (écran de gauche)

les ressources numériques actives sur l’ENT de l’établissement (écran de droite).

2.16.4.2.2.2 Ajouter une ressource

Pour activer des ressources numériques sur la page « Ressources » de l’ENT, l’administrateur doit sélectionner la ressource dans la liste « Connecteurs disponibles » et la transférer dans la liste « Connecteurs ressources actifs sur votre ENT » à l’aide des flèches.

Attention, vous devez disposer des abonnements auprès des éditeurs et les informer que vous consulterez cette ressource à travers un ENT ITOP pour que cette ressource s’affiche bien dans la page « Ressources » de l’ENT

2.16.4.2.2.3 Supprimer une ressource

Pour désactiver une ressource numérique de la page « Ressources » de l’ENT, l’administrateur doit sélectionner la ressource dans la liste « Connecteurs ressources actifs sur votre ENT » et la transférer dans la liste « Connecteurs disponibles » à l’aide des flèches.

Page 116: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 116

2.16.4.2.2.4 Déterminer la catégorie de la ressource

2.16.4.2.2.4.1 Rattacher une catégorie déjà existante

L’administrateur peut rattacher la ressource active à une catégorie. Pour cela, l’administrateur doit cliquer sur le nom de la ressource active sur l’établissement, puis rechercher la catégorie

2.16.4.2.2.4.2 Créer une nouvelle catégorie

Pour créer une nouvelle catégorie, l’administrateur doit cliquer sur « Ajouter une catégorie » puis configurer celle-ci avant de cliquer sur le bouton « Ajouter une catégorie »

2.16.4.2.3 L’écran “Manuels numériques”

2.16.4.2.3.1 Présentation de l’écran

L’onglet « Manuels numériques » du module permet à l’administrateur de visualiser :

les connecteurs « Manuels numériques » disponibles sur l’ENT (écran de gauche)

les Manuels numériques actifs sur l’ENT de l’établissement (écran de droite).

Page 117: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 117

2.16.4.2.3.2 Ajouter un manuel numérique

Pour activer des manuels numériques sur la page « Manuels numériques » de l’ENT, l’administrateur doit sélectionner la ressource dans la liste « Connecteurs disponibles » et la transférer dans la liste « Connecteurs manuels actifs sur votre ENT » à l’aide des flèches

Attention, vous devez disposer des abonnements auprès des éditeurs et les informer que vous consulterez ce manuel numérique avec un ENT ITOP pour que ce manuel s’affiche bien dans la page « Manuels numériques » de l’ENT

2.16.4.2.3.3 Désactiver un manuel numérique

Pour désactiver un manuel numérique de la page « Manuels numériques » de l’ENT, l’administrateur doit sélectionner la ressource dans la liste « Connecteurs manuels actifs sur votre ENT » et la transférer dans la liste « Connecteurs disponibles » à l’aide des flèches.

Page 118: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 118

2.16.4.2.3.4 Déterminer la catégorie du manuel numérique

L’administrateur peut rattacher le manuel numérique à une catégorie. Pour cela, l’administrateur doit cliquer sur le nom du manuel numérique actif sur l’établissement, puis rechercher la catégorie

Page 119: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 119

2.16.4.2.4 L’écran “Liens statiques”

2.16.4.2.4.1 Présentation de l’écran

Cet écran permet à l’administrateur de l’ENT de voir les liens web qui ont été ajoutés dans les espaces « Manuels numériques » et « Ressources numériques » de l’ENT. Cet écran permet aussi à l’administrateur de rajouter des liens web sur ces espaces.

2.16.4.2.4.2 Ajouter un lien statique

Pour ajouter un lien web, l’administrateur doit cliquer sur le bouton « Ajouter un lien »

L’administrateur peut alors renseigner :

Le libellé de ce lien Web

L’URL de ce lien Web

L’espace ou se lien doit apparaitre (l’espace « Manuels numérique » de l’ENT ou l’espace « Ressources numériques » de l’ENT)

La catégorie dans laquelle ce lien doit apparaitre.

2.16.4.2.4.3 Supprimer un lien statique

Pour supprimer un lien Web, l’administrateur doit cliquer sur le bouton représentant un croix.

Page 120: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 120

2.16.4.2.4.4 Modifier un lien statique

Pour modifier un lien Web, l’administrateur doit cliquer sur l’icône permettant la modification (voir ci-dessous).

L’administrateur peut alors modifier :

Le libellé de ce lien Web

L’URL de ce lien Web

L’espace ou se lien doit apparaitre (l’espace « Manuels numérique » de l’ENT ou l’espace « Ressources numériques » de l’ENT)

La catégorie dans laquelle ce lien doit apparaitre.

Page 121: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 121

2.16.4.2.5 L’écran “Catégories”

2.16.4.2.5.1 Présentation de l’écran

L’onglet « Catégorie » permet à l’administrateur de visualiser toutes les catégories présentes dans les espaces « Manuels numériques » et « Ressources numériques » de l’ENT et de déterminer l’ordre de ces catégories dans ces espaces.

2.16.4.2.5.2 Ajouter une catégorie

Pour ajouter une catégorie, l’administrateur doit cliquer sur le bouton « Ajouter un catégorie »

Ensuite l’administrateur paramètre cette catégorie en°:

Renseignant le nom de la catégorie

En déterminant l’ordre d’apparition de cette catégorie par rapport aux autres catégories déjà existantes

Puis en cliquant sur le bouton « Ajouter un catégorie »

Page 122: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 122

2.16.4.2.5.3 Supprimer une catégorie

Pour supprimer une catégorie, l’administrateur doit cliquer sur le nom de la catégorie puis cliquer sur l’icône représentant une croix :

2.16.4.2.5.4 Gérer l’ordre de la catégorie

Pour gérer l’ordre de ces catégories dans les espaces « Manuels numériques » et « Ressources numériques » de l’ENT, l’administrateur peut utiliser les flèches pour monter ou descendre une catégorie :

Page 123: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 123

Le module Vie de l’établissement 2.17

Vie de l’établissement : Agenda 2.17.1

L’agenda de l’établissement est basé sur le même outil que l’agenda du CDI (voir plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d’accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent éditer les événements apparaissant dans le calendrier.

Vie de l’établissement : Tableau d’affichage 2.17.2

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Tableau d'affichage de l’établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X X

Le tableau d’affichage de l’établissement est repris sur la page d’accueil de l’ENT. Ce tableau d’affichage est basé sur le même outil que le panneau « information » du CDI. La seule différence se situe au niveau des droits d’accès : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent publier des informations. L’ajout d’une information se fait en cliquant sur le bouton « Nouveau », « Nouvel élément ». Le texte est saisi dans l’éditeur décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce document . L’utilisateur a la possibilité de spécifier les profils d’utilisateurs auxquels l’information s’adresse : elle n’apparaîtra alors que pour ces profils-là.

Vie de l’établissement : Documents, liens 2.17.3

2.17.3.1 Présentation

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

seig

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Documents de l'établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X X

Liens de l'établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X X

Page 124: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 124

Les espaces de documents ou de liens Web sont semblables à ceux du CDI (voir plus en amont dans le document). La différence se situe au niveau des droits d’accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et des liens Web. Ces espaces donnent également la possibilité d’utiliser les dossiers sécurisés afin de pouvoir définir les droits d’accès à ces dossiers.

2.17.3.2 Les dossiers sécurisés

2.17.3.2.1 Introduction

2.17.3.2.1.1 Qu’est-ce qu’un dossier sécurisé ?

Un dossier sécurisé est un dossier sur lequel on va pouvoir sélectionner des droits. C'est-à-dire lors de la création d’un dossier sécurisé, nous allons pouvoir cocher les profils qui pourront visualiser le dossier.

2.17.3.2.1.2 Qu’est-ce qu’un dossier dit « dossier parent » ?

Un dossier parent est le dossier dans lequel vous êtes en train de créer des dossiers ou de télécharger des fichiers. Par exemple, je créé un dossier « Mon_Dossier », je rentre ensuite dans ce dossier pour y mettre des fichiers, le dossier parent de mes fichiers sera alors le dossier « Mon_Dossier ».

2.17.3.2.1.3 Qu’est-ce que l’héritage des droits du dossier parent ?

Lorsque vous allez ajouter des éléments dans un dossier, soit vous définissez des droits différents du dossier parent, soit vous cochez « hériter des droits parents » et là les mêmes droits seront attribués à votre fichier que les droits du dossier Parent.

2.17.3.2.2 Utilisation d’un dossier sécurisé

Voici la procédure pour utiliser un dossier sécurisé.

Se connecter à l’ENT

Aller dans la rubrique « Vie de l’établissement » puis « Documents » (pour l’exemple on

choisira la rubrique « Documents »)

Cliquer sur « Nouveau » puis « Dossier Sécurisé »

Sélectionner le nom du dossier, puis dans la partie « Choix des profils destinataires »,

sélectionner les profils qui pourront voir le dossier.

Page 125: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 125

Le dossier est maintenant visible pour tous les élèves, les professeurs et les professeurs

vacataires.

2.17.3.2.3 Utilisation de l’héritage des droits pour les fichiers

Se connecter à l’ENT

Aller dans la rubrique « Vie de l’établissement » puis « Documents » (pour l’exemple on

choisira la rubrique « Documents »)

Cliquer sur le dossier sécurisé qu’on a créé précédemment

Cliquer sur « Télécharger » puis « Télécharger un fichier ». Cliquer sur « Parcourir » pour

sélectionner un fichier à télécharger.

Page 126: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 126

Une fois validé, vous avez la possibilité de renommer votre document mais également de

choisir les profils qui pourront voir votre fichier. Vous avez alors deux possibilités :

Choisir d’autres profils que le dossier parent, dans ce cas, comme précédemment,

vous cochez les cases des profils correspondants

Les mêmes profils que le dossier parent, pour cela, il suffit juste de cocher la case

« Héritage des droits parents ». Les droits seront automatiquement recopiés

2.17.3.2.4 Que faire pour les dossiers qui avaient été créés avant la mise en place des dossiers sécurisés ?

Pour tous les dossiers qui avaient été créés avant la mise en place du système de dossiers sécurisés, vous avez la possibilité de passer les dossiers en mode « Dossier Sécurisé ».

Cliquer sur les propriétés du dossier « Non Sécurisé » pour les modifier

Page 127: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 127

Cliquer sur la liste « Type de contenu » pour passer le dossier en dossier sécurisé

Automatiquement, la liste des profils apparaîtra :

Page 128: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 128

Le module Outils 2.18

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

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Boite à Outils

Consultation X X X X X X X X

Gestion X

Logiciel de dessin X X X X X X X X

Logiciel de retouche photo X X X X X X X X

Calculatrice X X X X X X X X

Outils de calculatrice, dessin, retouche photos 2.18.1

La calculatrice scientifique, l’outil de dessin et celui de retouche photos sont des logiciels utilitaires très simples d’emploi, mis à disposition de tous les utilisateurs de l’établissement.

Boîte à outils 2.18.2

La boîte à outils est un espace de téléchargement de fichiers (semblable à ceux du CDI ou de l’établissement) dans lequel l’administrateur de l’établissement peut mettre des logiciels utilitaires à disposition de tous les utilisateurs, en téléchargement.

Il peut s’agir par exemple de visionneuses Office Word Viewer 2007 ou Office Powerpoint, qui permettent de visualiser des documents .docx et .pptx aux formats Office 2007 (tels que ceux générés par l’outil d’export du cahier de textes) sans avoir la suite Microsoft Office. Voici la liste des extensions qui ne sont pas autorisés dans l’ENT :

Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < > ? / | ’’ (et le . en début et

fin de nom) Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont

systématiquement « bannis », c’est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd,

com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh

Taille limite : Les fichiers de plus de 50 Mo sont refusés.

Pour s’affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP.

Page 129: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 129

Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents 2.19

Il est possible sous Windows, OS Apple ou OS Linux de connecter un lecteur réseau sur un espace de documents de l’ENT : espace personnel, documents du groupe de travail, ou documents du CDI. Le contenu de l’espace peut alors être visualisé et accédé au travers d’une fenêtre d’exploration depuis le poste de travail, ce qui facilite notamment les manipulations de fichiers. Pour mettre en place un lecteur de ce type sur un environnement Windows, commencer par ouvrir l’explorateur Windows. Dans la barre d’outils, cliquer sur Outils puis choisir l’option Connecter un lecteur réseau…

Cliquer alors sur le lien Se connecter à un site Web…

Il va suffire ensuite de suivre l’Assistant d’ajout d’emplacement de réseau, en cliquant sur le bouton Suivant à chaque étape.

Page 130: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 130

Au moment de choisir un emplacement réseau personnalisé :

Ouvrir l’ENT dans un navigateur Web en parallèle, se rendre dans l’espace de documents sur lequel on souhaite relier un lecteur réseau (ici, un espace de documents personnels). Récupérer alors le début de l’adresse Web, tout ce qui précède le mot Forms :

Copier ce début d’adresse, et le coller dans le champ de saisie Adresse réseau de l’assistant :

Page 131: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 131

La connexion s’établit alors avec l’ENT. L’opération peut prendre plusieurs minutes, et le système va demander une nouvelle authentification :

Pour s’authentifier, utiliser son nom d’utilisateur ENT (login), précédé de : itop-ent \ (comme dans l’exemple ci-dessus pour l’utilisateur sandra.barraud) Une fois la connexion établie, il ne reste plus qu’à donner un nom au raccourci :

En cliquant sur Suivant, le connecteur sera créé, et disponible sur le poste de travail. Il est possible de faire en sorte que ce lecteur réseau soit disponible à chaque future ouverture de session de l’utilisateur, en cochant bien la case Se reconnecter à l’ouverture de session proposée à la première étape par l’assistant d’ajout d’emplacement réseau.

Page 132: ENT Administrateur

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Astuce du support : supprimer un lecteur réseau vers votre compte ENT

- Un utilisateur ne peut pas configurer deux lecteurs réseaux vers l'ENT si ces lecteurs sont sur des comptes différents (ex: un connecteur sur le compte administrateur et un connecteur sur le compte professeur) - Supprimer un connecteur réseau sur lequel les informations de connexion comme le login et le mot de passe sont erronés. Lorsqu’un utilisateur possède plusieurs comptes, nous lui conseillons de modifier ses mots de passe afin de n’avoir qu’un seul mot de passe à retenir.

Pour cela, vous devez: 1- Sous Windows: cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur 2- Cliquer sur "Tous les programmes" 3- Cliquer sur "Accessoires" 4- Cliquer sur "Invite de commandes" 5- Dans l'invite de commandes, taper "net use" puis faire "Entrée" afin d'afficher tous les lecteurs réseaux installés sur votre ordinateur

6- Dans l'invite de commandes, taper:

net use "\\ent.enteduc.fr@ssl\personnel\david_descazaux\Personal Documents" /delete Comme dans l'exemple ci-dessous (si ce connecteur est déjà installé sur votre ordinateur ou alors taper le nom du lecteur réseau installé. Supprimer dans un premier temps tous les lecteurs réseau vers l'ENT installé sur votre ordinateur).

Page 133: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 133

Mon profil : options et informations personnelles 2.20

Mon profil : Infos personnelles 2.20.1

2.20.1.1 Les informations personnelles via le menu « Mon profil »

Les utilisateurs de l’ENT (Environnement Numérique de Travail) peuvent paramétrer les informations qui seront visibles par les autres utilisateurs sur leur fiche utilisateur présente dans l’annuaire de l’ENT. Accéder à l’espace « Informations personnelles » Pour accéder à l’espace « Informations personnelles », les utilisateurs doivent :

1- Se connecter à leur compte ENT 2- Cliquer sur l’espace « Mon profil » 3- Cliquer sur le menu « Informations personnelles

2.20.1.2 La fonctionnalité « liste rouge »

Si un utilisateur souhaite ne pas apparaitre dans les résultats de l’Annuaire de l’établissement, il peut se mettre sur « liste rouge ». Pour cela l’utilisateur doit cocher la case « Ne pas apparaitre dans l’annuaire ».

2.20.1.3 Les informations civiles

Dans cet onglet, l’utilisateur voit certaines informations civiles comme son adresse, ses mails ou ses téléphones qui ont été remontées dans l’ENT (via l’Annuaire Académique Fédérateur). Pour certains éléments de cet onglet, l’utilisateur peut :

Renseigner manuellement certaines informations

Indiquer les profils des utilisateurs qui pourront voir l’information dans l’annuaire de l’ENT

Page 134: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 134

2.20.1.4 Les informations scolaires

Cet onglet permet à l’utilisateur de visualiser les informations scolaires saisies dans l’ENT concernant son compte utilisateur

2.20.1.5 Le trombinoscope

Dans cet onglet, l’utilisateur peut visualiser l’image le représentant dans le trombinoscope de l’Annuaire mais aussi de la modifier (si le profil utilisateur a le droit de changer son image)

2.20.1.6 La messagerie

Cet onglet permet à l’utilisateur de voir les adresses de messagerie qui sont associées à son compte ENT. Il peut également ajouter un alias de messagerie parmi des adresses prédéfinies.

Page 135: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 135

L’utilisateur a également la possibilité de définir un alias pour son adresse mail avec les syntaxes suivantes :

- [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected]

Notifications des modifications apportées à l’ENT par mail 2.20.2

Afin de connaitre les modifications qui ont été apportées à un espace commun à plusieurs utilisateurs de l’ENT, l’utilisateur a la possibilité de mettre en place des notifications, qui l’alerteront par e-mail lorsqu’il se passera quelque chose de nouveau.

2.20.2.1 Mettre en place une alerte :

L’utilisateur accède à cette fonctionnalité sur chacune des pages des espaces communs de l’ENT (Vie de l’établissement – Groupe de travail - CDI), dans le menu « Actions », option « M’avertir ». Les modalités de déclenchement sont paramétrables.

2.20.2.2 Modification ou suppression des alertes déjà mises en place

Chaque utilisateur peut retrouver la liste des alertes qu’il a mises en place, dans son menu « Mon profil », option « Mes alertes ».

Les alertes sont repérées par le nom qui leur a été donné lors de leur mise en place (par défaut, il s’agit du nom de l’espace sur lequel porte l’alerte). L’utilisateur dispose de la possibilité de supprimer, ou de re-paramétrer ses alertes : en cliquant simplement dessus, il retrouve le formulaire configuré lors de la création.

Page 136: ENT Administrateur

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Mon profil : Mot de passe 2.20.3

Cette option permet à l’utilisateur de modifier lui-même son mot de passe. Pour maintenir un niveau minimal de sécurité (exigé par les recommandations du SDET), des règles sont imposées sur le choix du mot de passe. Elles sont rappelées à l’utilisateur dans un message préalable, et sont explicitées à nouveau s’il propose un nouveau mot de passe non conforme. Le mot de passe doit notamment être différent de l’identifiant de l’utilisateur : en principe, il n’est donc pas possible de réutiliser son nom ou son prénom qui en seraient trop proches. Par mesure de sécurité, pour éviter notamment qu’un utilisateur change le mot de passe d’un autre à son insu pendant qu’il s’absente de son poste de travail, l’ancien mot de passe doit être reprécisé en même temps qu’on saisit le nouveau mot de passe (deux fois, pour éviter toute faute de frappe puisque la saisie se déroule à l’aveugle).

Remarque : le nouveau mot de passe n’est connu que de l’utilisateur, aucune notification n’est envoyée à l’administrateur, ni aucun mail de confirmation à l’utilisateur lui-même. S’il perd ce mot de passe, l’utilisateur n’a donc pas de moyen de le retrouver : il doit demander à l’administrateur d’établissement de lui en générer un nouveau aléatoirement.

Page 137: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 137

L’éditeur de texte enrichi 2.21

L'éditeur de texte enrichi permet de saisir un texte et de le mettre en forme. Il est utilisé dans les espaces de saisie d'information (panneau d'affichage, zone d'information du CDI et des groupes de travail) ainsi que dans les forums de discussions. Aperçu de l'éditeur de texte enrichi:

Action des icônes de l'éditeur de texte enrichi:

Passage en plein écran (pour faciliter la saisie)

Vérificateur orthographique

Impression du contenu

Recherche et Remplacement de texte dans le contenu

Couper |Copier | Coller du contenu |Options du coller

Supprimer le format sur le texte sélectionné (la flèche permet de choisir l type de format: style, police …)

Défaire | Refaire les dernières actions

Insertion d'un tableau, et options d'édition du tableau (insérer/supprimer des éléments, diviser une cellule, combiner des cellules)

Outil pour éditer des pages au format HTML

Page 138: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 138

Ajoute ou modifie une formule mathématique complexe

Insertion |Suppression d'un lien ou transformation d'un texte en lien

Insertion d'une image depuis l'ENT. Définir sa position, ses propriétés et les zones réactives (liens) sur cette image

Sélection de tout le texte

Mise en forme du texte (gras, italique, souligné, barré)

Mise en forme des paragraphes (l'option barrée permet de supprimer l'alignement)

Transformation en exposant ou en indice

Converti le texte sélectionné en minuscule |majuscule

Mise en forme de la sélection sous forme d'une liste numérotée |à puce

Augmenter |diminuer le retrait d'un paragraphe vers la droite

Aligne le paragraphe sur la gauche | sur la droite

Sélection du format, style, police, taille du texte

Sélection de la couleur du texte

Sélection de la couleur de fond

Nouveau paragraphe

Insérer un groupe box (insère un cadre qui peut contenir un titre)

Insertion d'une ligne horizontale

Insertion d'un symbole

Page 139: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 139

Insertion de la date |de l'heure courante

Permet aux utilisateur d'insérer et de formater des blocs de code

Permet d'appliquer des styles de mise en forme aux éléments sélectionnés

Permet de vérifier si le contenu généré est conforme aux normes W3C XHTML

Basculement mode saisie | mode HTML

Permet d'insérer une animation Flash et de définir les propriétés de cette animation

Page 140: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 140

3 Fonctions d’administration de l’ENT

Rôle et tâches de l’administrateur ENT 3.1

Démarrage de l’ENT : Tâches de configuration

Mise en place de connecteurs éventuels o Sur les applications de vie scolaire (ProNote/OMT, GIBII, BCDI-Web…) o Sur les logiciels de ressources numériques (lesite.tv, manuels numériques…)

Paramétrage initial des modules intégrés o Déclaration de ressources dans le logiciel de gestion de ressources o Paramétrage du calendrier de l’établissement dans le cahier de textes o Paramétrage des référentiels dans le module livret de compétences o Paramétrage de la page des ressources en ligne et des manuels numériques

Personnalisation de l’ENT pour l’établissement o Informations et image du bandeau supérieur o Personnalisation éventuelle des droits par profil o Personnalisation éventuelle du menu de l’ENT o Personnalisation de la page d’accueil de l’ENT

Démarrage de l’ENT : Distribution des codes d’accès aux utilisateurs

Récupération des codes d’accès générés automatiquement par la plateforme

Vérification des codes créés, traitements éventuels (regénération de mots de passe…)

Si nécessaire, vérification du bon respect des recommandations de la saisie ScoNet

Impression ou publipostage de la liste des codes d’accès et distribution aux utilisateurs

Gestion des cas particuliers éventuels (utilisateurs multi-établissements ou non gérés…)

Gestion de l’ENT au quotidien, en cours d’année scolaire

Gestion des comptes o En cas de nouveaux arrivants, récupération des codes d’accès générés

automatiquement par l’Annuaire Fédérateur o Création éventuelle de nouveaux comptes pour utilisateurs non remontés par

l’Annuaire Fédérateur ou cas de non utilisation de ce dernier o Re-génération de mots de passe si nécessaire

Vie de l’ENT o Support technique de niveau 1 (information des utilisateurs, assistance,

personnalisations) o Relais dans l’établissement des informations du support (nouveautés,

indisponibilités…) o Accès aux statistiques d’utilisation de l’ENT dans l’établissement o Supervision des groupes de travail, demandes de création de groupes inter-

établissements

Tâches d’administration en fin d’année scolaire

Suppression des groupes de travail inutiles pour l’année suivante

Archivage légal des cahiers de textes de l’année antérieure

Page 141: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 141

Création initiale des comptes utilisateurs 3.2

La création initiale des comptes utilisateurs a lieu en amont de l’ouverture de l’ENT de l’établissement et peut selon le cas nécessiter une communication de données par l’administrateur. Plusieurs solutions sont possibles selon le projet ENT et le contexte de l’établissement Cas 1 (standard) : création des comptes via l’annuaire fédérateur :

Cas 2 : création des comptes via une extraction SCONET (si pas d’annuaire fédérateur) :

Page 142: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 142

Cas 3 : création des comptes via un fichier Excel (si pas de SCONET) :

Gestion au quotidien 3.3

Gestion des comptes utilisateurs 3.3.1

Fonctionnalités du module pour chaque profil

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Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur (sauf prof. et élève) X

Modification d'un compte X

Suppression d'un compte X

Régénération de mot de passe X

Gestion des matières X

Dans le cas standard, la gestion des comptes doit toujours passer par l’annuaire fédérateur, dont les mises à jour régulières sont reportées dans l’ENT. Attention : l’annuaire fédérateur doit être complété avec rigueur pour que les procédures automatisées de création de comptes fonctionnent. En particulier, il s’agit d’être attentif aux noms donnés aux groupes d’élèves (qui doivent être les mêmes côté élèves et côtés enseignants, au caractère près). Par ailleurs, les groupes d’élèves ne doivent pas être vides, faute de quoi ils ne pourront pas être pris en compte.

3.3.1.1 Création des comptes et génération des mots de passe

3.3.1.1.1 Création standard des comptes utilisateurs (mise à jour AAF)

La procédure standard pour la création de comptes dans l’ENT est la suivante :

L’établissement saisit les élèves et leurs classes dans Sconet

L’établissement importe les comptes des élèves de SCONET vers le logiciel d’emploi du temps de l’établissement (ex ; UDT, EDT)

Page 143: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 143

L’établissement réalise l’affectation des élèves aux groupes de classes dans le logiciel d’emploi du temps

L’établissement importe les informations du logiciel d’emploi du temps vers STSWEB (le SCONET pour le personnel d’établissement mis à jour par le chef d’établissement). Cette étape débloqie l’affectation des groupes de classes des élèves dans SCONET.

Le lendemain, l’établissement importe les élèves des logiciels d’emploi du temps dans SCONET pour que les groupes de classes soient affectés dans l’AAF au niveau des élèves.

L’import des données Sconet/STSWeb dans l’ENT est réalisé régulièrement par des procédures automatisées (en phase d’exploitation, quotidiennement)

Les nouveaux comptes générés (avec leurs codes d’accès et mots de passes générés automatiquement) sont communiqués à l’administrateur d’établissement sous la forme d’un export au format Excel CSV, placé dans son dossier documents de l’administrateur.

C’est à l’administrateur de redistribuer ensuite leurs codes d’accès aux utilisateurs. Concernant les mots de passe :

Les mots de passe générés automatiquement sont conformes aux niveaux de sécurités recommandés pour les ENT.

En cas de perte d’un mot de passe, l’administrateur dispose de la possibilité de regénérer un mot de passe pour un compte donné, qui est aussitôt envoyé à l’administrateur par e-mail. Attention : ne pas le communiquer à l’utilisateur par e-mail car sans mot de passe, il ne peut pas forcément accéder à ses e-mails.

Chaque utilisateur dispose de la possibilité de changer lui-même son mot de passe, dans son profil.

A savoir : Dans les fichiers déposés dans l’espace « Documents » de l’administrateur, s’il n’y a pas de mot de passe associé à un nouveau compte utilisateur, cela signifie que l’utilisateur avait déjà un compte ENT l’année d’avant dans un autre établissement. Son compte utilisateur est migré dans le nouvel établissement, mais l’utilisateur conserve son ancien mot de passe ainsi que ses documents personnels. Cas 1 (standard) : création des comptes via l’annuaire fédérateur :

3.3.1.1.2 Création des comptes utilisateurs par le biais de fichier Excel

Les établissements n’utilisant pas SCONET et STSWeb (c’est le cas en général pour les établissements privés), doivent transmettre au support ITOP un fichier Excel contenant les utilisateurs à créer pour créer ou mettre à jour les comptes ENT de leurs utilisateurs. Pour cela, l’établissement doit :

Demander au support ITOP ([email protected] ou [email protected] ) le fichier Excel type servant pour la mise à jour des comptes utilisateurs

Page 144: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 144

Renseigner le fichier type en suivant les recommandations d’ITOP

Renvoyer le fichier type renseigné au service support d’ITOP

3.3.1.1.3 Création manuelle des comptes utilisateurs

On l’a vu, la gestion des comptes doit en principe être effectuée directement dans l’annuaire fédérateur. Toutefois, suite aux demandes d’usage des premiers utilisateurs de l’ENT pour pallier les déficiences de l’annuaire fédérateur (concernant certains profils particuliers qui ne peuvent pas être gérés), un module spécifique a été ajouté, qui permet à l’administrateur de re-générer un mot de passe perdu, ou éventuellement de créer ponctuellement quelques comptes pour des profils très spécifiques qui ne seraient pas gérables correctement dans Sconet. Pour créer un compte utilisateur manuellement, l’administrateur doit :

Se connecter avec le compte Administrateur

Cliquer sur l’entrée du menu « Administration »

Cliquer sur l’entrée du menu « Gérer les utilisateurs »

Cliquer sur le bouton « Créer un utilisateur »

Remplir la fiche

Cliquer sur le bouton « Enregistrer » A savoir : Le compte sera créé le lendemain matin. En attendant sa création réelle, les comptes en attente de création sont visibles dans l’espace « Administration/Nouveaux utilisateurs » visible sur le compte de l’administrateur. Mais attention aux risques de doublons, pour des comptes créés hors annuaire directement sur l’ENT, et qui par la suite seraient finalement créés dans l’annuaire fédérateur, et importés dans l’ENT lors de la mise à jour suivante de l’annuaire.

3.3.1.1.4 Règles importantes concernant la création de comptes utilisateurs :

Le traitement de création d’un nouveau compte n’est pas instantané. En effet, la création ne sera réellement exécutée que le lendemain matin. Un fichier avec le(s) login(s) et mot(s) de passe est déposé dans la rubrique « Documents » disponible via le compte Administrateur d’établissement.

Les demandes de nouveaux comptes utilisateurs restent accessibles dans le module d’Administration, menu « Nouveaux utilisateurs » jusqu’aux traitements de création dans l’ENT. Cela permet de supprimer (la modification n’est pas possible) un compte qui aurait été mal crée, avant que ne se déroulent les traitements. A l’issue des traitements, la liste est vidée.

Aucun mail n’est envoyé pour informer de la création des comptes. Cependant, l’administrateur peut mettre en place une alerte sur son dossier « documents de l’administrateur », et recevoir un email à chaque dépôt de fichiers dans ce dossier, pour être averti de la disponibilité des nouveaux comptes après le traitement automatique de création.

Les comptes parents ne peuvent pas être crées avant leurs enfants : au moins un des enfants d’un parent doit déjà avoir été créé dans l’ENT (et fait l’objet du traitement automatique) pour qu’un compte parent correspondant puisse être créé et associé à l’enfant. Cela signifie donc que la création des parents ne peut être faite en même temps que l’on crée le premier de leurs enfants : il s’agit de créer le premier enfant d’une famille le jour J, attendre qu’il soit disponible dans l’ENT (le fichier Excel contenant son compte étant disponible dans les documents de l’administrateur), et il sera alors possible de créer les parents de cet enfant au jour J+1. Dans tous les cas, ne pas oublier que la marche normale pour créer un parent est de passer par Sconet, et non par l’outil de gestion des utilisateurs !

Les comptes parents créés doivent tous être rattachés à des élèves.

Il n’y a pas de fichier généré à vide lorsqu’aucun compte n’est à créer.

Page 145: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 145

3.3.1.2 Etat des comptes utilisateurs

La gestion des comptes permet également à l’administrateur de l’ENT de visualiser l’état d’un compte utilisateur. Voici les différents états possibles d’un compte :

Etat Actif : le compte de l’utilisateur est actif sur l’ENT de l’établissement

Etat Désactivé : Le compte de l’utilisateur est désactivé. L’utilisateur ne peut plus se connecter sur l’ENT

Etat En instance de suppression : le compte de l’utilisateur a été marqué pour suppression. L’utilisateur ne peut pas accéder à l’ENT de l’établissement. Cependant, il accède à un espace qui lui permet de télécharger les documents qui étaient disponibles sur son espace personnel dans l’ENT.

A savoir : L’état « En instance de suppression » est affecté à un compte utilisateur par l’administrateur de l’ENT ou par les remontées de l’Annuaire Académique Fédérateur (AAF) lorsque les comptes utilisateurs d’un ENT sont mis à jour par l’AAF.

3.3.1.3 Obtenir un fichier Excel avec tous les comptes utilisateur d’un même profil

A chaque mise à jour de la base de vos utilisateurs, plusieurs fichiers sont déposés dans les "Documents" de l'administrateur. Un des fichiers contient:

tous les utilisateurs nouvellement créés avec leurs mots de passe

tous les utilisateurs transférés. Il y a les identifiants de ces utilisateurs mais pas de mots de passe car ils gardent le mot de passe qu'ils utilisaient avec leurs anciens établissements.

De ce fait dans "Documents" vous avez plusieurs fichiers Excel qui contiennent tous les mots de passe de vos utilisateurs. Ces fichiers ont une date différente. Vous devez ouvrir tous ces fichiers et faire des copier-coller pour en faire un seul et unique fichier. Vous trouverez ci-dessous, deux moyens pour avoir un fichier avec tous les utilisateurs et les mots de passe:

3.3.1.3.1 Vous n’avez pas encore distribué les comptes (Identifiant et Mot de passe) :

Si vous n’avez jamais distribué les comptes, nous vous conseillons de réinitialiser tous les mots de passe, afin d’obtenir un fichier Excel qui contiendra toutes les informations des comptes (login, mot de passe, etc.). Pour cela vous devez :

Cliquer sur le menu « Administration »

Cliquer sur le sous menu « Gérer les utilisateurs »

Cliquer sur le bouton « Outils » puis « Traitements de masse »

Dans la case Action, choisir « Régénérer les mots de passe »

Dans la case Profil, choisir le profil souhaité

Valider l’action

Un document CSV sera déposé dans le répertoire « Documents » de l’administrateur au bout de 5-10 minutes

3.3.1.3.2 Vous avez déjà distribué les comptes et vous souhaitez mettre à jour un fichier de suivi

Si vous avez déjà distribué les comptes l'année dernière et que vous ne souhaitez pas changer les mots de passe, alors l’ENT vous permet d’obtenir le listing complet des comptes présents dans l’ENT après l’opération. Attention, le listing obtenu de contiendra pas les mots de passe.

Page 146: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 146

Pour obtenir cette liste, vous devez :

Cliquer sur le menu « Administration »

Cliquer sur le sous menu « Gérer les utilisateurs »

Cliquer sur le bouton « Outils » puis « Traitements de masse »

Dans la case Action, choisir « Exportation au format CSV »

Dans la case Profil, choisir le profil

Valider l’action

Un document CSV sera déposé dans le répertoire « Documents » de l’administrateur au bout de 5-10 minutes

Croiser le fichier obtenu avec votre fichier de suivi afin d’associer les mots de passe avec les comptes parents (la formule « recherchev » sous Excel est très pratique). Tous les anciens mots de passe attribués l'année dernière sont encore présents dans le menu "Documents" de l'administrateur

Fonction RECHERCHEV : Exemple: Rapatrier les mots de passe:

1. Ouvrir le fichier des exportations:

2. Créer une feuille 2 et coller les informations du fichier qui a régénéré les mots de passe:

3. Créer une nouvelle colonne "Mot de passe" dans la feuille "export_Eleves_16-11-20"

4. Ecrire la formule et la faire descendre:

Contenu de la formule =RECHERCHEV(contenu1;contenu2;contenu3;contenu4): Contenu 1: Sélectionner la colonne ou sont les informations qui permettront de comparer les deux feuilles.

ici il s'agit de la colonne "C:C" qui contient tous les identifiants ENT Contenu 2: Sélectionner les colonnes de la feuille 2,

il faut sélectionner les colonnes à partir de la colonne qui fera la comparaison (ici il s'agit de la colonne contenant les identifiants ENT) jusqu'à la colonne ou sont les informations à récupérer (ici il s'agit de la colonne D="Mot de passe" )

Contenu 3: indiquer la position de la colonne dans la sélection ou il faut récupérer les informations. Ici il s'agit de la deuxième colonne de la sélection

Page 147: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 147

Contenu 4: mettre "faux"

Page 148: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 148

Traitements par lots et exports 3.3.2

3.3.2.1 Le bouton export

Lorsqu’une liste d’utilisateurs est affichée, la fonction « Export » permet d’obtenir un export des données affichées au format .CSV. Le fichier généré peut être ouvert directement ou enregistré sur le poste local. Dans tous les cas, les données exportées sont uniquement celles à l’écran (nom, prénom, e-mail, profil et statut), cette fonction ne permet pas de retrouver la liste des codes d’accès.

3.3.2.2 Le bouton Traitements

La fonction « Traitements » permet de lancer des tâches sur un ensemble d’utilisateurs ayant le même profil :

- Exportation au format CSV : un fichier contenant la liste des utilisateurs est généré instantanément et déposé dans le dossier de l’administrateur.

- Regénérer les mots de passe (par exemple, pour couper l’accès au service avant la rentrée scolaire) : un fichier contenant les nouveaux codes d’accès est déposé dans le dossier de l’administrateur après quelques minutes de traitement (5 à 10 minutes au maximum). Il suffit de sélectionner l’action, le profil, et de cliquer sur Traiter cette action.

Page 149: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 149

Gestion des classes et groupes de classes dans l’ENT 3.3.3

3.3.3.1 Comment créer une nouvelle classe ou un nouveau groupe de classe

L’établissement n’a pas la possibilité de créer manuellement des classes ou des groupes de classe dans l’ENT. Les classes et les groupes de classes sont créés lors des mises à jour des comptes utilisateurs de l’ENT. De ce fait, pour créer une classe ou un groupe de classe, l’établissement doit :

Les faire remonter dans les données de l’Annuaire Académique Fédérateur (AAF) si l’établissement est mis à jour via l’AAF

Les indiquer dans le fichier type Excel transmis au support ITOP lorsque l’établissement n’est pas mis à jour par l’AAF

3.3.3.2 Comment supprimer les classes ou groupe de classe de l’année passée

La suppression des classes et groupes de classes dans l’ENT des années précédentes n’est pas automatique. Pour faire disparaitre ces classes ou ces groupes de classe de l’ENT, l’établissement doit :

Vérifier que ces classes ou groupes de classe ne sont plus rattachés à des utilisateurs

Envoyer un mail au support en demandant la suppression de : - Toutes les classes et groupes de classe vides d’élèves et de professeurs (professeur,

professeur vacataire et professeur documentaliste) - Ou toutes les classes ou groupes de classes vides d’élèves.

Page 150: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 150

Paramétrage établissement : 3.4

Personnalisation du bandeau 3.4.1

Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la fonction de ‘‘personnalisation du bandeau’’ est accessible dans l’option « Gérer l’établissement » du module « Administration ». Cette fonctionnalité permet de modifier le bandeau qui identifie

l’établissement sur toutes les pages de l’ENT. Différentes personnalisations sont disponibles : modifier le nom de l’établissement dans le ‘‘fil d’Ariane’’ de navigation (option « libellé de navigation ») et l’allure de la barre transversale supérieure (image de fond avec l’option « bandeau », et texte éventuel à faire figurer dans le bandeau avec l’option « texte du bandeau »).

Page 151: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 151

Personnalisation de la page d’accueil par l’administrateur 3.4.2

L’administrateur de l’ENT peut paramétrer la page d’accueil de l’ENT pour afficher d’autres éléments que le tableau d’affichage sur celle-ci

Pour modifier les modules visibles sur la page d'accueil de l'ENT, l'administrateur doit :

1. Se connecter à l'ENT avec le compte administrateur 2. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 3. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil"

L'administrateur visualise alors les quatre zones qui sont réservées à l'établissement et qui permettent de personnaliser la page d'accueil de l'ENT.

3.4.2.1 Ajouter un nouveau module sur la page d’accueil

Pour ajouter un nouveau module sur sa page d'accueil, l'l'administrateur doit :

Page 152: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 152

1. Cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau module" de la zone souhaitée 2. Sélectionner le nouveau module à afficher 3. Taper le titre de la boite devant s'afficher sur la page d'accueil 4. Définir la largeur de la boite 5. Définir la hauteur de la boite 6. Cliquer sur le bouton "Ajouter le module" 7. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

3.4.2.2 Supprimer un module de la page d'accueil

Pour supprimer un module installé sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'administrateur, celui-ci doit :

1. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 2. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil" 3. Cliquer sur l'icône du module représentant une croix 4. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

3.4.2.3 Modifier les zones ou l'ordre des modules présents sur la page d'accueil de l'ENT

Pour modifier l'ordre des modules visibles sur la page d'accueil de l'ENT dans la partie personnalisable par l'administrateur, celui-ci doit :

1. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 2. Cliquer sur l'entrée "Page d'accueil" 3. Sélectionner le module à déplacer (avec un clic gauche)

Page 153: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 153

4. Glisser le module à sa nouvelle destination 5. Cliquer sur le bouton "Enregistrer mes modifications"

Empêcher les élèves et les parents d’accéder à l’ENT avant la rentrée scolaire 3.4.3

Afin d’empêcher les élèves et les parents d’accéder à l’ENT et aux informations de l’ENT comme les nouvelles classes des élèves, l’établissement peut fermer momentanément l’accès à l’ENT pour tous les utilisateurs d’un même profil. Pour cela, il faut :

Se connecter avec le compte administrateur de l’ENT

Cliquer sur l’entrée de menu « Administration »

Cliquer sur l’entrée du menu « Gérer l’établissement »

Cliquer sur l’entrée du menu « Fermeture de l’ENT »

Cliquer la case à cocher « Activer la période de fermeture »

Sélectionner les profils d’utilisateurs ne devant pas accéder à l’ENT pendant la période concernée

Cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »

Page 154: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 154

La charte de bon usage de l’ENT 3.4.4

Les établissements peuvent intégrer une "Charte de bon usage" à l'ENT de leur établissement. Celle-ci est intégrée dans l'ENT de manière à ce que les utilisateurs soient:

Obligés de l'accepter afin de se connecter à l'ENT, lors de leur première connexion

Obligés de l'accepter si l'établissement modifie une partie de cette charte

Obligés de la revalider à un moment donné comme le début de l'année scolaire.

3.4.4.1 Validation de la "Charte de bon usage" par les utilisateurs:

Si la "Charte de bon usage" a été configurée sur l'ENT de l'établissement, alors les utilisateurs obtiennent l'écran ci-dessous lorsqu'ils se connectent sur leurs comptes ENT:

Pour accéder au bouton "JE L'ACCEPTE", les utilisateurs doivent lire la totalité de la "Charte de bon usage" en utilisant la barre de défilement.

3.4.4.2 Accéder rapidement à la "Charte de bon usage" de l’établissement:

Les utilisateurs de l'ENT peuvent à tout moment lire la "Charte de bon usage" de l'ENT de leur établissement. Pour cela, les utilisateurs doivent se connecter sur leurs comptes ENT, puis cliquer sur le lien "Charte de bon usage" en bas de leur écran:

Page 155: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 155

Attention, la "Charte de bon usage" est mise en cache dans l'ENT pendant 3 heures. Lors de la première installation de la charte, les utilisateurs ne pourront voir ce lien qu'au bout de 3 heures

3.4.4.3 Configurer la Charte de bon usage de l'établissement:

L'installation et la configuration de cette charte de bon usage est réalisée via le compte de l'administrateur de l'ENT. Pour configurer la" Charte de bon usage", l'administrateur doit:

1. Se connecter avec le compte Administrateur de l'ENT 2. Cliquer sur l'entrée du menu "Administration" 3. Cliquer sur l'entrée du menu "Gérer l'établissement" 4. Cliquer sur l'entrée du menu "Charte de bon usage"

Dans l'onglet "Corps de la charte", l'administrateur peut intégrer la charte de bon usage. Pour la mise en forme de la charte, l'administrateur dispose de l'éditeur de textes enrichi de l'ENT avec lequel il pourra intégrer des images mais aussi des liens, des tableaux, des formules mathématiques etc.

Pour enregistrer la Charte de bon usage ou ses modifications, l'administrateur doit cliquer sur le bouton "Enregistrer les modifications" Dans l'onglet "Annexe de la charte", l'administrateur peut intégrer des annexes à la Charte de bon usage de son établissement. Cet onglet dispose également de l'éditeur de textes enrichi:

Page 156: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 156

3.4.4.4 Activer la Charte de bon usage sur les comptes des utilisateurs:

Pour activer la "Charte de bon usage" sur les comptes des utilisateurs, l'administrateur de l'établissement a à sa disposition trois possibilités: a) Les utilisateurs devront accepter la Charte de bon usage lors de leur future connexion à

l'ENT.

Pour cela, l'administrateur de l'établissement doit cocher la case "Activation de la charte de bon usage dans votre ENT"

Attention, cette activation sera effective sur tous les comptes des utilisateurs de l'ENT dans les 30 minutes.

b) Les utilisateurs devront ré-accepter la Charte de bon usage si celle-ci est modifiée

En cas de modification de la Charte de bon usage, les utilisateurs devront automatiquement revalider cette charte pour pouvoir accéder à nouveau à leurs comptes ENT

c) L'établissement peut réactiver l'acceptation de la Charte de bon usage par les utilisateurs à un moment donné (ex: la rentrée scolaire) même si celle-ci n'a pas été modifiée

Pour cela, l'administrateur de l'ENT doit cliquer sur le bouton "Forcer les utilisateurs à accepter à nouveau la charte de bon usage"

Page 157: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 157

Personnalisation du menu 3.4.5

3.4.5.1 Fonctionnement

Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la fonction de ‘‘personnalisation du menu’’ est accessible dans l’option « Gérer le menu » du module « Administration ». Elle permet d’agir sur toutes les options du menu : ordre dans lequel apparaissent les éléments, activation ou désactivation, nom, icône associée, lien déclenché… En cliquant sur une option dans « l’aperçu du menu », ses paramètres peuvent être redéfinis :

Dans le formulaire des propriétés sur la droite de l’écran, la description de chaque élément du menu peut être modifiée : son intitulé, ainsi que sa description (qui apparaît sous forme d’info-bulle lorsqu’on amène la souris sur l’élément dans le menu). Les icônes sont à choisir parmi une banque prédéfinie.

Un menu contextuel accessible par clic droit sur chaque élément du menu permet de le déplacer,

de le renommer ou de changer son icône

Éléments du menu de l’ENT (les propriétés de l’élément sélectionné

apparaissent à droite)

Page 158: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 158

On peut ajouter des entrées de menu, qui peuvent pointer sur des pages internes du site de l’ENT (par exemple, un groupe de travail important que l’on souhaite mettre en avant dans le menu) ou bien sur des adresses externes.

3.4.5.2 Désactiver une entrée du menu standard de l’ENT

Il est possible de désactiver les entrées du menu standard de l’ENT, mais attention : en cas de désactivation, l’option n’apparaît plus pour aucun membre de l’ENT (seul l’administrateur peut encore la retrouver dans son aperçu, grisée). Si l’on souhaite désactiver une entrée standard du menu, uniquement pour certains profils d’utilisateurs (par exemple, couper l’accès aux documents de l’établissement pour les élèves, en faisant disparaître cette option de leurs menus), il convient de laisser l’entrée de menu active dans cet outil, et d’utiliser l’autre module d’administration, intitulé « Gérer les droits », pour paramétrer les profils ayant droit à accéder à cette entrée et ceux pour lesquels elle ne doit pas apparaître. En effet, l’activation / désactivation à ce niveau-ci vaut pour tous les profils de l’ENT. Si vous souhaitez que les modifications opérées soient bien appliquées, ne pas oublier de cliquer sur le bouton ‘‘enregistrer les modifications’’ avant de quitter l’outil.

3.4.5.3 Restauration d’une version précédente du menu

L’outil est doté d’une fonction qui permet de revenir en arrière, soit à la dernière version du menu avant l’enregistrement courant, soit à la version initiale (sauvegardée automatiquement lors de la première modification du menu de l’établissement).

3.4.5.4 Créer une nouvelle entrée dans le menu

L’administrateur de l’ENT a la possibilité d’ajouter une nouvelle entrée dans le menu de l’ENT.

3.4.5.4.1 Créer l’entrée dans le menu

Page 159: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 159

Pour cela, l’administrateur doit :

a) Se connecter en tant qu’Administrateur à l’ENT b) Aller dans le menu « Administration » c) Cliquer sur l’entrée de menu « Gérer le menu » d) Faire un clic droit au niveau de « l’Aperçu du menu » ou au niveau du sous menu souhaité e) Cliquer sur « Ajouter une entrée au menu

3.4.5.4.2 Paramétrer la nouvelle entrée

L’administrateur doit ensuite paramétrer cette nouvelle entrée. Pour cela, il faut :

a) Sélectionner une icone b) Indiquer le texte à afficher c) Indiquer le lien hypertexte d) Indiquer le mode

d’ouverture e) Cliquer sur le bouton

« Mettre à jour l'aperçu » f) Cliquer sur « Enregistrer les

modifications »

Page 160: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 160

3.4.5.4.3 Paramétrer les droits d’accès à ce nouveau menu pour chaque Profil

Maintenant que la nouvelle entrée est configurée, l’administrateur de l’établissement doit spécifier les profils des utilisateurs qui pourront voir cette entrée car par défaut seul l’administrateur voit la nouvelle entrée. Pour cela l’administrateur doit :

a) Cliquer sur l’entrée de menu « Gérer les droits »

b) Sélectionner le profil c) Dans la partie « Personnalisé », cliquer

sur l’icône pour que la nouvelle entrée soit visible pour le profil

d) Cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »

e) Faire la même manipulation pour le profil suivant

Droits par profil sur l’ENT 3.4.6

La gestion des droits par profil sur chaque module de l’ENT est accessible dans l’option « Gérer les droits » du module « Administration ». Elle permet de spécifier les droits d’accès sur certains modules du menu de l’ENT, pour chaque profil : en effet, il n’est pas possible de personnaliser les droits par utilisateur, mais par profil d’utilisateur. En cliquant sur chaque profil, on peut spécifier en regard ses droits d’accès sur certains modules de l’ENT, sous la forme d’une série d’icônes activées ou désactivées. Les icônes dégrisées indiquent les droits disponibles, les icônes grisées indiquent les droits bloqués. Pour griser/dégriser une icône, il suffit de cliquer dessus.

Page 161: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 161

Pour les applications connectées, on spécifie simplement si le profil a accès à l’application (qui apparaîtra donc ou pas dans son menu, selon que l’option est activée ou pas). Le droit d’approbation permet de décider quels fichiers seront visibles : si un utilisateur ajoute un fichier sans avoir le droit d’approbation, son fichier ne sera pas visible tant qu’un utilisateur ayant le droit d’approbation ne l’aura pas validé, ce qui permet une modération. Pour l’espace mutualisé CDI on peut spécifier différents droits qui correspondent aux droits classiques des utilisateurs sur les dossiers et les fichiers de l’espace mutualisé : consultation, ajout, modification, suppression et approbation. Pour l’espace mutualisé « Vie de l’établissement » l’administrateur peut spécifier les profils d’utilisateurs pouvant accéder en accès total (lecture, écriture, suppression) à cet espace via l’onglet Vie de l’établissement Pour obtenir un fichier récapitulatif avec l’ensemble des droits de tous les utilisateurs l’administrateur doit cliquer sur le bouton « Exporter les droits ». Ce bouton permet d’obtenir un fichier au format CSV avec l’ensemble des profils d’utilisateurs et leurs droits.

Page 162: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 162

Paramétrer les modules de vie scolaire intégrés de l’ENT 3.5

On l’a vu au fil de la revue des différents modules, l’administrateur dispose de possibilités de paramétrage ou de fonctionnalités spécifiques, notamment pour les modules de vie scolaire spécifiques ITOP qu’il pourra retrouver dans son menu personnalisé :

Vie Scolaire / Gestion des ressources : administration des ressources, et affectation de personnels au suivi des ressources

Vie scolaire / Gestion des compétences : gestion du référentiel de compétences

Vie scolaire / Cahier de textes : paramétrage, import des emplois du temps, archivage (et nettoyage éventuel) des données en fin d’année scolaire

Mes activités / Groupes de travail : création, supervision, administration (paramétrage, gestion des membres et des rôles) et suppression sur tous les groupes.

Pour plus d’information sur ces fonctionnalités, se reporter aux paragraphes des modules concernés. Pour certains modules, des documentations complètes spécifiques existent.

Module de statistiques de l’ENT 3.6

L’administrateur peut accéder à un module de consultation de statistiques d’utilisation de l’ENT de son établissement, grâce à l’option « Statistiques » du menu « Administration ». Dans certains cas (pour les administrateurs d’un rectorat, ou inscrits dans plusieurs établissements) les statistiques peuvent porter sur plusieurs établissements.

L’administrateur doit d’abord spécifier la période sur laquelle portera l’étude statistique. Le choix d’une période « personnalisée » permet de spécifier une date de début et une date de fin dans l’année scolaire en cours. Une fois complétés les choix (obligatoires) de la période et de l’établissement, l’administrateur peut choisir sur quels modules et quels profils de l’ENT portera le rapport statistique. Par « Modules », on entend les grands domaines d’application de l’ENT.

Page 163: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 163

Les « sous modules » correspondent aux sous-options disponibles dans chacune des grandes options ouvrables du menu de l’ENT. Il est ainsi possible de procéder à une analyse assez fine de l’usage de chacune des fonctionnalités de l’ENT dans l’établissement. Après quelques secondes de calcul (la durée exacte

dépendant de la longueur de la période demandée, et du nombre de modules et de profils souhaités), le rapport statistique apparaît. Il est composé de différents tableaux et graphiques permettant de comparer les données sur les modules et profils choisis, pour la période donnée.

Nombre de consultations Consultations par profil et par heure

Nombre d’accès à l’ENT

en fonction du profil et de l’heure de connexion

Page 164: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 164

Remarque sur le paramétrage : la page d’accueil de l’ENT est considérée comme un module. La consultation de cette page étant systématique à chaque connexion d’utilisateur, son nombre de visites donne une bonne idée de la fréquentation de l’ENT. Toutefois, pour rendre plus significative l’étude comparée de la fréquentation des différents modules, on peut conseiller d’exclure cette page d’accueil dont les résultats écrasent en général tous les autres. En outre, d’autres résultats plus génériques sont inclus en fin de rapport :

- Le top 5 des modules les plus visités, - Le top 5 des modules les moins visités, - L’usage des différents modules de l’ENT sur les 13 derniers mois.

Page 165: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 165

Annexe I. Recommandations pour la saisie Sconet Ce document est également disponible auprès du support ITOP. Il est issu de notre expérience d’usage de l’annuaire fédérateur, et donne quelques règles à respecter pour la bonne saisie des noms et prénoms dans SCONET, afin que les données soient remontées correctement dans l’Annuaire Fédérateur.

I. La saisie des noms et des prénoms

1. Les noms - De façon générale, tous les noms sont saisis en majuscules. - Ne jamais saisir le nom et le prénom dans la case « Nom », il faut bien utiliser les deux champs mis à votre disposition, c'est-à-dire le champ « Nom » pour mettre le nom, et le/les champ(s) « Prénom(s) » pour le ou les prénoms de l’utilisateur. - Quand les parents ou les élèves ont un nom composé : la règle est de respecter ce qui est fournit par l’état civil. S’il y a un espace ont met un espace, s’il y a un – on met un -. Il faut éviter d’utiliser le caractère « underscore » (soulignement : _)

2. Les prénoms

La saisie des prénoms peut aussi poser problème. Pour remplir la première case « Prénom(s) » :

C’est la case qui contient le premier prénom. Si ce prénom est composé mettre un – par exemple Jean-Paul.

Si on doit saisir un deuxième ou un troisième prénom, il faut alors utiliser les cases suivant la 1ère case du prénom.

Si le premier prénom est Jean et le deuxième Paul, il faut remplir les deux champs correspondants.

Il ne faut donc pas saisir plusieurs prénoms dans un même champ.

Page 166: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 166

3. Les noms et les prénoms Tous les caractères non alphanumériques et qui ne sont pas censé se trouver dans un nom ou un prénom sont interdits. Les tirets et les underscore restent autorisés dans le cadre des noms composés et uniquement des noms composés. Par exemple un « - » comme seul prénom n’est pas autorisé de la même manière que tous le caractère spéciaux de type : * $ £ ! § ? ; etc…

Exemple de saisie non-autorisée : Prénom : Monique* Nom : ?

II. Eviter de saisir plusieurs fois le même élève Quand il est rencontré, ce problème est dû au fait que l’élève existait déjà dans la base car il vient d’un autre établissement. Pour intégrer ce nouvel élève, il faut demander à l’établissement d’origine la transmission du dossier par SCONET. Pour cela :

1. Procédure d’exportation de SCONET Dans Sconet Base Elèves Liaisons Exporter Dossier élève vers un autre EPLE

Faire une recherche dans :

Page 167: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 167

Par exemple :

Penser à sélectionner Suite Choisir l’établissement de destination dans la liste Exporter

2. Procédure d’importation dans SCONET Quand l’exportation a été faite, l’établissement qui accueille le nouvel élève n’a plus qu’à importer. Dans Sconet Base Elèves Liaisons Importer Dossier élève depuis un autre EPLE.

III. Noms des parents et responsables La saisie de ces informations est une de celles qui entraînent un maximum d’anomalies.

Il faut renseigner le champ « Civilité » même si dans le champ « Lien », vous choisissez PERE ET MERE. Même si vous avez choisi « PERE et MERE », il faudra inscrire le deuxième responsable qui sera soit le PERE, soit la MERE, ceci est une obligation faite par le logiciel. Ne jamais inscrire autre chose qu’un nom dans le champ « Nom » et un prénom dans le champ « Prénom ». Quelques exemples ci-dessous de ce que l’on trouve dans ces champs et qu’il ne faut pas inscrire :

Grand-Mère, Grand-père, Voisin, DDAAS, Portable, Maison, Grands-parents, Téléphone, Cousin…

Page 168: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 168

Au niveau de l’ENT, la création de tous les comptes répondant à ces cas précis seront ignorés et donc ne seront pas créés. Vous pouvez ensuite saisir d’autres responsables, mais en respectant la procédure qui consiste à « Ajouter » un nouveau responsable. Il est également important de vérifier dans SCONET Base Élève que le responsable n’existe pas déjà. Il est hélas fréquent de retrouver quatre parents pour deux enfants de la même famille. Il s’agit en fait des deux mêmes parents, mais qui ont été saisis en double, à chaque fois qu’un de leurs enfants a été créé. Enfin, il faut s’assurer qu’un élève de la même famille n’est pas déjà présent dans SCONET Base Élève au niveau de l’établissement, et dans ce cas rattacher le nouvel élève aux parents de l’élève déjà présent. Tout cela permettra d’éviter la création de comptes en double dans l’ENT.

IV. La saisie des classes et des groupes Il est important d’être rigoureux quant à la saisie des classes et des groupes pour les professeurs et les élèves. Si un groupe ou une classe est crée pour un professeur, il est important d’assurer la cohérence des données et donc d’affecter dès que possible les élèves à ce groupe au niveau de SCONET Base Élève. Une erreur classique de la saisie consiste à affecter un groupe à un professeur au niveau de STSWeb et de ne pas faire l’association des élèves aux groupes dans SCONET Base Elève. Il faut également affecter les élèves à ce groupe au niveau de SCONET Base Elève, afin d’assurer la cohérence des données dans les extractions de l’annuaire fédérateur. Les noms en particulier doivent être exactement les mêmes dans l’un et l’autre des logiciels, au caractère près, sinon l’association ne se fera pas correctement. L’absence de ces informations est à l’origine de bon de nombre de dysfonctionnements au niveau des modules métiers de l’ENT, comme par exemple le cahier de textes, du fait que les modules métiers ne récupèrent pas les bonnes informations.

Page 169: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 169

Annexe II. Les fonctionnalités accessibles aux profils les plus courants

Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus

courants de l’ENT

En

seig

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t

Elè

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Pare

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Pers

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Pers

on

nel n

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en

seig

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Pers

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nel

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Ad

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men

t

Do

cu

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taliste

Pers

on

nel

Vie

Sco

lair

e

Agenda personnel

Consultation X X * X X X X X X

Gestion X X * X X X X X X

Messagerie

Envoi/Réception messages internes X X * X X X X X X

Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X *

X X X X X X

Annuaire établissement

Consultation X X * X X X X X X

Recherche X X * X X X X X X

Carnet d'adresses personnel

Consultation X X * X X X X X X

Gestion X X * X X X X X X

Gestion des tâches personnelles

Consultation X X * X X X X X X

Gestion X * X X X X X X

Cahier de textes

Consultation X X X X X X X X

Saisie, export de séances X

X

Signature/Verrouillage

X

X

Paramétrage, archivage annuel

X

Carnet de bord

Consultation et sauvegarde X

Gestion des compétences & B2i

Consultation X X X X

X X

Saisie X (1) X

X

Gestion des référentiels

X

X X

Gestion de ressources

Administration des ressources X X X

Réservation de ressources X X X X X

Suivi des ressources X X X X X

Sites collaboratifs / Groupes de travail

Création des groupes X

X

Gestion des groupes X

X

Suppression des groupes

X

Participation aux groupes X X X X X X X X X

* = en option, selon les projets ENT (1) = en mode autoévaluation

Page 170: ENT Administrateur

Référence pour l’administrateur 170

Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus

courants de l’ENT (suite)

Pro

fesseu

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Pro

fesseu

r vacata

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Elè

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Pare

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Pers

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Do

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taliste

Pers

on

nel V

ie

Sco

lair

e

Documents personnels

Consultation (de ses documents) X X X X X X X X

Gestion (de ses documents) X X X X X X X X

Agenda CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion ° X X X

Informations CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion ° X X

Liens Web CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X

Gestion °

X X

Fichiers CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion ° X X

Images CDI (Médiathèque)

Consultation X X X X X X X X

Gestion ° X X

Ressources (Médiathèque) X X X X X X X

Manuel Numériques (Médiathèque) X X X X X X X

Gestion des Ressources/Manuels numériques (Médiathèque) X

Tableau d'affichage de l’établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion

X X

Documents de l'établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X X

Liens de l'établissement

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X X

Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur X

Modification d'un compte X

Suppression d'un compte X

Régénération de mot de passe X

Gestion des matières X

Modification du mot de passe X X X X X X X X X

Boite à Outils

Consultation X X X X X X X X X

Gestion X

Outils : dessin, photo, calculatrice X X X X X X X X

Mise en place d’alertes mails X X X X X X X X X

* = en option, selon les projets ENT ° = avec approbation des documentalistes