Le CRM innovatif qui vous change la vie et celle de vos clients

Comment vous y prenez-vous

pour satisfaire au mieux votre client ?

Comment lui donnez-vous le sentiment

que vous le connaissez par cœur,

que vous anticipez ses souhaits avant même

qu’il ne les exprime ?

Comment le motivez-vous

pour qu’il vous choisisse à chaque fois ?

Vous comptez sur votre équipe

et sur la bonne volonté de vos collègues ;

peut-être est-il temps de les équiper avec les outils adéquats.

Entrez dans un monde étonnamment nouveau

d’efficacité totale.

Pourquoi vous ne pouvez plus vous passer d’un CRM

Pourquoi un CRM (Customer Relationship Mana-gement - Gestion des Relations Clientèle) est-il si important ? Parce qu’il vous aide à construire et à entretenir une solide relation de confiance avec vos clients afin de les contenter et de les satisfaire. Des clients qui vous choisissent encore et encore car ils savent qu’ils ne seront pas mieux servis ailleurs.

Vous y gagnerez à n’en pas douter. En effet, vous en êtes conscient : les clients doivent être choyés. Sans clients, votre entreprise est vouée à l’échec. Mieux : vous économiserez beaucoup de temps et d’efforts à l’aide du CRM adapté, et, par la même occasion, gâterez davantage vos clients.

Nous vous invitons à faire connaissance avec la notion d’ « efficacité totale », soit la capacité de produire le maximum de résultats avec les moyens disponibles. Le moyen que nous vous proposons afin d’atteindre un résultat maximal se nomme Efficy CRM. Soyez prêt : cette solution CRM fait un monde de différence pour vous, votre entreprise, vos collabo-rateurs et vos clients.

Comment Efficy CRM fait-il la différence ?

Une entreprise se compose d’un ensem-ble dynamique d’éléments en constante évolution, reliés entre eux. En rattachant ces éléments les uns aux autres à chaque occasion, un noyau solide et indestructible se crée. C’est ce que nous appelons « la mémoire d’entreprise ». Cela se compare à un atome, qui se compose d’un petit noyau à charge positive.

Voyez-vous dans l’illustration ci-contre comment les différents éléments, à l’instar d’un nuage d’élec-trons, sont liés les uns aux autres sans soudure, pour ainsi constituer un noyau indivisible ?

C’est ce qui se passe lorsque vous utilisez Efficy CRM et que tous vos collaborateurs apportent leurs pierres à l’édifice en enregistrant toutes leurs informations dans la base de données centrale. De cette manière, vous créez votre mémoire d’entreprise, la mémoire centrale de votre organisa-tion. Efficy CRM est le ciment qui fait de votre entreprise un établissement solide et inébranlable.

La raison en est tout simplement qu’Efficy CRM a été créé à cette fin : il existe pour chaque pierre de l’édifice un module séparé, et tous ces modules sont reliés les uns aux autres.

Le fait de pouvoir tout centraliser constitue le plus bel atout de ce progiciel. En effet, grâce à cette approche centrale, vos collaborateurs obtiennent un résultat maximal avec un effort minimal.

1. CONTACTS ET ENTREPRISES

Plus rien ne vous échappe

Combien de fois n’arrive-t-il pas qu’un cour-

rier soit envoyé à la mauvaise personne ?

Ou encore qu’un collaborateur commercial

téléphone à une personne de contact et

apprenne qu’un de ses collègues vient juste

de lui poser la même question ?

Quelle entreprise n’est pas confrontée au

double encodage, travail à moitié fait ou

travail superflu ? Combien de fois devez-

vous appeler pour, une fois de plus, noter le

numéro de TVA d’un client ?

De telles erreurs se produisent sans cesse. Vous n’y prêtez peut-être pas attention, mais cela nuit à l’image de votre entreprise et fait perdre un temps considérable à vos collaborateurs.

Ainsi, si une solution existe pour éviter ce genre de problèmes, pourquoi hésiter plus longtemps ?

• Imaginez : vous travaillez sur une affaire avec une société, et votre collègue est en contact avec une de ses filiales. Grâce à la relation dynamique, vous pouvez connecter les deux entités et ainsi rester au courant du travail de chacun. Ou peut-être avez- vous une personne de contact qui travaille pour différentes entreprises ? Aucun problème, vous faites autant de liens que vous voulez !

• Terminée la recherche de ce post-it ou de cette carte de visite mystérieusement disparus. Plus la peine de vous plaindre auprès de vos collègues parce que vous êtes une fois de plus tombé sur la mauvaise personne. Avec Efficy CRM, l’enregistrement de données se déroule si facilement que cela devient vite un automatisme. Qu’il s’agisse de clients, de prospects, de fournisseurs, de distributeurs ou de partenaires, vous disposez d’un trésor d’infor- mations grâce à Efficy CRM. Vous pouvez enre- gistrer tout ce que vous voulez (adresses, numéros, URL, e-mail,…) et ajouter des informations pertinentes comme les activités et le caractère de l’entreprise. Pratique, non seulement pour vous mais aussi pour les collègues qui se verront peut-être à l’avenir attribuer ce client.

• Grâce aux onglets, vous disposez d’une vue d’ensemble limpide des informations ajoutées par élément, sans même devoir chercher. Quelque chose d’important s’est produit avec votre plus gros client en votre absence ? Efficy CRM vous apprendra tout clairement. En un clin d’œil.

Actuellement, on parle beaucoup de gestion

du temps. Il semblerait que nous souffrions

tous de manque de temps. Nous ne pouvons

pas vous donner plus de temps, mais nous

vous proposons de le gérer et de l’organiser

de la manière la plus efficace possible :

en lui offrant un contexte riche de sens grâce

à la dimension Efficy CRM.

AGENDA

• Insérez vos rendez-vous dans la dimension Efficy CRM en les liant à un ou plusieurs contacts, entre- prises, dossiers, publications, opportunités de vente,… Cette profondeur contextuelle vous permet d’avoir des données qui « parlent », qui ont un sens.• Vous disposez d’une vue d’ensemble astucieuse de votre agenda et de celui de vos collègues. Il est donc facile de planifier des réunions ou entretiens, de fixer la réservation de projecteurs ou autres ressources, et de vérifier la disponibilité de vos collègues. • Vous devez vous rendre chez un client qui n’habite pas tout près ? Vous pouvez alors introduire dans votre agenda le temps de déplacement, de sorte que vos collègues connaissent la durée totale de votre absence. • Bon à savoir : même les collègues qui ne disposent pas d’Efficy CRM peuvent consulter l’agenda via Outlook.• Vous êtes habitué à travailler avec Outlook ou Lotus Notes ? Pas de panique, ces agendas se synchronisent aisément avec Efficy CRM.

LISTE DES TâChES

• Finies les listes « to do » interminables que vous gribouillez encore et encore dans votre carnet. La liste des tâches d’Efficy CRM vous offre une vue d’ensemble pratique et vous montre en un clin d’œil les tâches que vous devez absolument achever aujourd’hui. • Vous pouvez définir les priorités, ajouter le niveau d’urgence et la date limite, associer les tâches aux contacts, entreprises, projets, documents et autres. Vous pouvez dénouer votre mouchoir, vous n’oublierez plus rien ! • Vous devez rappeler bon nombre de prospects aujourd’hui ? Le CTI vous facilitera la vie : un clic sur le numéro de téléphone du contact, à partir de la Liste des tâches, et le numéro se forme. Voilà qui vous fera gagner du temps !

2. AGENDAS ET LISTES DE TÂCHES

S’organiser, c’est se préparer à gagner

L’e-mail est un moyen de communication

pratique et fort… à condition qu’il soit utilisé

de façon adéquate. Combien de fois n’avez-

vous pas entendu soupirer quelqu’un disant

que ses e-mails n’ont servi à rien ?

A combien d’e-mails n’avez-vous pas répondu

aujourd’hui ? Avec Efficy CRM, vous pouvez

enregistrer tous vos e-mails de manière

centralisée, y compris les pièces jointes, et

les archiver automatiquement. Quel que soit

le logiciel que vous utilisiez et connaissiez

déjà.

• Vous pouvez facilement et rapidement introduire dans le programme les actions de suivi, avec indication du contenu de l’e-mail original.

• Vous centralisez vos messages électroniques entrants et sortants dans Efficy à partir d’Outlook. Contrairement au classement linéaire dans les dossiers Outlook, Efficy CRM encadre vos e-mails de façon multidimensionnelle grâce aux liens avec autant de contacts, de sociétés, de dossiers, d’opportunités etc... que désiré.

• A vrai dire, nous envoyons sans cesse des e-mails : Efficy en a tenu compte. L’e-mail est considéré comme une entité indépendante au sein d’Efficy CRM. Vous trouverez partout un bouton e-mail instantané grâce auquel vous envoyez un e-mail à la bonne personne de façon quasi-automatique.

• Il est agréable de donner une touche personnelle à vos e-mails. Cela peut se faire à l’aide de modèles que vous créez vous-même. Vous pourrez ainsi générer et envoyer des répon- ses standard à des demandes simples. Et vous pouvez rédiger autant de modèles d’e-mail que vous voulez !

3. E-MAIL Classez vos e-mails dans la dimension Efficy CRM

Une entreprise n’est jamais au repos.

Des collaborateurs sont promus, quittent

votre entreprise, changent de fonction…

et tous disposent d’une mine d’informations

sous forme de documents.

Dans beaucoup d’entreprises, chacun a sa

méthode pour conserver les documents.

Cela implique aussi que ce trésor

d’informations est souvent perdu, et que bien

des employés doivent faire de longues et

pénibles recherches pour mettre la main sur

un document indispensable qu’ils n’ont pas

préparé eux-mêmes.

C’est du passé grâce à Efficy CRM.

Les documents sont enregistrés de manière

centralisée dans la base de données et sont

toujours consultables.

• Efficy veille à une intégration parfaite avec tous les programmes Office.

• Fabriquez votre propre modèle ! Vous pourrez ainsi garantir le style de mise en page de votre société tout en profitant de toutes les données stockées dans Efficy CRM (adresses, références, indications diverses).

• Faites la différence entre différents types de documents : offres, bons de commande, contrats, factures… grâce à des numéros de référence distincts et à des champs spécifiques par type.

• Vos documents sont protégés, et ce, sans faille : les personnes non autorisées n’ont pas accès aux informations confidentielles.

• Vous pouvez utiliser les multiples critères de re- cherche d’Efficy CRM pour une « recherche instantanée», de façon à repérer les documents avec une rapidité fulgurante.

• Vous ne vous trouvez pas (physiquement) dans le même bureau, mais devez quand même travailler de toute urgence avec quelques collègues sur un certain document ? Une seule réponse : Efficy CRM !

4. DOCUMENTS

Fini le monde des disques durs et des répertoires

Envoi parFax

Envoi parE-Mail

Conversionen PDF

Vous vendez une quantité importante de

produits, bien trop nombreux pour que vous

les connaissiez tous sur le bout des doigts.

Qu’en est-il de la toute dernière nouveauté,

d’une promotion provisoire, d’une nouvelle

technique ?

Grâce à Efficy CRM, vous pouvez constituer

un vaste catalogue de produits dans lequel

vous retrouvez en un rien de temps tous les

détails : unités, réductions, classes de prix,

mais aussi les caractéristiques de couleurs,

dimensions et autres spécificités.

• Vous pouvez associer les produits aux entreprises, contacts, documents, dossiers et opportunités, et en faire l’objet d’une requête ou d’un rapport.

• Le module des produits vous aide à la création de vos offres ; vous pourrez également retrouver facilement à quelles entreprises ou personnes tel produit a été vendu et dans quelles offres le pro- duit apparaît.

• Tel ou tel produit peut faire l’objet d’une promotion: liez-le alors au module Marketing correspondant pour faire profiter tous vos clients de l’Action en cours.

5. PRODUITS Un catalogue complet, à jour et facile d’accès

Les dossiers d’Efficy CRM peuvent avoir plu-

sieurs visages; certains servent simplement à

regrouper des informations, d’autres à gérer

des projets complexes. C’est cela aussi, la

force d’Efficy CRM : qui peut le plus, peut le

moins.

Dossiers - Projets

• Vous travaillez sur des « affaires », gérez des « dossiers », faites avancer des « projets ». Pour soutenir cette activité, Efficy CRM vous permet d’ajouter vos propres champs sur les Dossiers : budget disponible, statut d’avance- ment, date de début, date de fin, responsable…

• Imaginez un seul Dossier sur lequel travaillent plusieurs départements : chaque service peut avoir accès à des champs spécifiques : informations commerciales, données financières, avancement du projet…

• Chaque tâche entreprise, chaque courrier entrant ou sortant peut être sauvegardé dans le cadre d’un ou de plusieurs Dossiers. Vous saurez alors en un coup d’œil où en est chaque projet et qui a fait quoi.

Dossiers - Classeurs

• Les Dossiers peuvent également servir de conte- neurs thématiques, comme les classeurs. Ainsi, un dossier « Offres » contiendra toutes les propo- sitions commerciales sortantes ; un dossier « Rh » regroupera les courriers, e-mails et actions concernant les Ressources humaines ; etc.

• Pour une meilleure visualisation de vos dossiers, vous pouvez créer des dossiers principaux et des sous-dossiers pour ainsi obtenir une arborescence comme dans l’Explorateur Windows.

• Combien de documents ne traînent-ils pas dans l’espace digital de votre entreprise, sans avoir jamais été retrouvés ou utilisés ? Pensez à les insérer dans Efficy CRM où vous pourrez les lier à autant de Dossiers que vous voudrez. Voilà qui réactivera bien des documents.

6. DOSSIERS

Classeurs ou Projets : tout se gère, rien ne se perd

A chaque fois, c’est un nouveau défi :

facturer correctement toutes les activités aux

clients.

Surfacturer rend les clients insatisfaits

et sous-facturer met votre entreprise en péril.

Sans parler des tracas causés par l’encodage

des feuilles de temps.

Efficy CRM vous assiste dans cette tâche

fastidieuse.

• L’encodage du temps passé sur chaque dossier/ projet est rapide et néanmoins complet, avec mention des coûts variables comme les frais de déplacement et les repas…

• L’importation quotidienne ou hebdomadaire des actions présentes dans votre Agenda et Liste des Tâches permet encore plus de gain de temps (vous évitez de devoir réencoder des prestations déjà existantes sous forme d’actions) et de pré- cision à l’encodage (moins de risque d’erreur sur le dossier concerné, le temps passé etc...).

• Vous indiquez facilement ce qui a déjà été facturé

• Grâce au champ « Budget temps » sur les dossiers, vous pourrez comparer le temps prévu au temps réellement passé sur chaque projet. Un compteur vous indique immédiatement si le budget a été dépassé.

• Efficy CRM permet également d’envisager des manières plus poussées d’enregistrer le temps passé, grâce à des compteurs automatiques sur les actions et même sur les documents, par exemple. Une simple importation dans la feuille de temps en fin de journée et le tour est joué.

7. FEUILLES DE TEMPS

Les bonnes factures font les bons amis

Faites-vous du marketing ?

Bien évidemment.

Mais faites-vous aussi du marketing

efficace et de qualité ? Vous adressez-vous

au bon public, au bon moment ? Récoltez-

vous le maximum de votre investissement ?

Tentez le coup avec Efficy CRM.

Vous remarquerez immédiatement

la différence. En voici les raisons :

• Une communication urgente ? Un nouveau produit, une newsletter ou un conseil important ? Définissez votre public cible à l’aide des requê- tes sur la base de données Efficy CRM. Ensuite, avec le module Marketing, vous pouvez aisément envoyer des e-mails ou des lettres aux destinatai- res sélectionnés.

• Efficy CRM peut être intégré à un outil de mailing externe afin d’afficher les analyses sur l’efficacité de vos mailings (nombre d’e-mails lus, nombre de clics sur les hyperliens etc.).

• En combinaison avec un Extranet, le module Mar- keting vous permet de placer en ligne des formulaires d’inscription ou des enquêtes, dont les résultats peuvent être directement sauvegardés dans la base de données Efficy CRM.

• Pas de marketing efficace sans données exactes et à jour : via l’Extranet, les personnes contactées pourront corriger leurs coordonnées pour que votre base de données Efficy CRM soit toujours bien renseignée.

• La gestion de vos publications se déroule sans accroc : abonnements et désabonnements en ligne, envois des publications papier ou électroniques,…

• Gérez également vos évènements de A à Z avec le module Marketing; de l’invitation jusqu’au mot de remerciement en passant par l’inscription, la confirmation, le rappel…

8. MARKETING

A partir de maintenant, vous tirez à balles réelles

C’est bien connu, les vendeurs veulent l’im-

possible. Grâce à Efficy CRM, ils l’auront !

Vos vendeurs disposent d’un accès online

ou offline à la base de données détaillée des

clients et des produits, qu’ils soient sur la

route, au bureau ou à la maison.

Des occasions de vente illimitées... c’est ce

dont tous les commerciaux rêvent ! Regardez

donc ce qu’Efficy CRM peut faire pour eux :

• Un client ou un prospect en ligne ? En un rien de temps, ils peuvent retrouver et gérer toutes les activités et documents qui ont un rapport avec l’entreprise en question. « Je vous rappelle plus tard car je n’ai pas votre dossier sous la main » est une phrase qu’ils pourront dorénavant rayer et remplacer par : « Je vous aide immédiatement ». Encore mieux : votre vendeur peut immédiatement encoder les nouvelles informations d’une commu- nication téléphonique, sans devoir d’abord les noter et retourner au bureau… Vendre en temps réel !

• Ils peuvent aussi avoir accès à ces informations à partir d’un PDA, de Microsoft Outlook ou de la version offline d’Efficy.

• Il devient vraiment très facile de gérer le proces- sus complet de vente : les leads se transforment en opportunités et arrivent automatiquement chez le bon vendeur. Vous pouvez ainsi automatiser les différents niveaux du processus de vente. En d’autres mots, vous êtes « sûr de votre coup ».

• Pas de ventes sans chiffres. Les rapports Efficy CRM vous montrent à tout moment où en est le pipeline des ventes, quel est votre vendeur le plus performant, quel chiffre espérer pour le dernier trimestre, etc.

• Comment faire correspondre les prestations de votre vendeur aux chiffres à atteindre que vous aviez prévus ? Utilisez Efficy CRM pour améliorer les résultats !

9. VENTES Contentez vos vendeurs autant que vos clients

10. HELPDESK

Une réclamation : une excellente façon pour vous de gagner un client

Des réclamations, il y en aura toujours.

Il faut les mettre à profit et en tirer les

leçons. Si vous les abordez de la bonne

manière, que vous distillez les informations

nécessaires et communiquez ensuite votre

connaissance dans la pratique, les réclama-

tions peuvent rapporter énormément.

• Efficy CRM dispose d’un helpdesk en ligne qui gère automatiquement les questions ou réclama- tions. Le client se connecte à l’extranet de support et peut suivre toutes les actions en rapport avec sa réclamation.

• Efficy CRM veille à ce que chaque requête de support soit immédiatement redirigée vers la per sonne ou le département approprié. De même, lorsqu’il s’agit d’une question urgente, Efficy CRM saura comment il convient de la traiter pour qu’aucune demande ne reste sans réponse. De cette manière, vous améliorez considérable- ment votre service aux clients. Et un client satisfait est un client qui revient…

• Pour chaque incident ou question, le client pourra laisser une évaluation : l’aide apportée fut-elle efficace ? le responsable était-il courtois ? etc...

• Les réclamations sont gardées sur la fiche du client et accessibles à tous vos collaborateurs. Cela évitera à votre collègue du département mar- keting d’en prendre pour son grade lorsqu’il contactera le client pour une enquête de satisfaction.

• Enfin et surtout : grâce à l’historique des interven- tions, questions et réponses et évaluations liées à chaque demande de support, des rapports précis pourront être établis quant à la performance de votre équipe de support. Vous verrez donc immédiatement où le bât blesse et comment améliorer encore votre service à la clientèle.

11. RAPPORTS

Mesurez, analysez ... et gagnez !

Pour assurer votre réussite, vous devez

constamment vous remettre en question.

Comment s’en est sortie votre entreprise ce

trimestre, cette année ?

Quelles tendances se sont distinguées ?

Lesquelles se sont esquissées ?

Avez-vous enregistré de bons résultats de

vente ?

Grâce à Efficy CRM, vous obtenez facilement

et rapidement toutes ces réponses.

• Efficy CRM vous aide à minutieusement examiner les résultats de votre entreprise et à faire des prévisions. Dorénavant, vous réalisez les analyses, rapports et graphiques sans peine.

• Laissez-vous chouchouter par cette fonction résolument unique : abonnez-vous à un rapport et recevez par exemple chaque lundi matin dans votre boîte d’e-mails les derniers chiffres pour votre réunion de vente. Voilà une façon efficace de commencer la semaine !

• En créant vos rapports avec Crystal Reports, vous offrez à votre organisation une visualisation graphique claire des données clés pour votre bu- siness. En outre, ces rapports sont aisément modifiables pour vraiment coller à vos besoins du moment.

12. EFFICY CRM ON-DEMAND

La solution anti-tracas

Pas de place sur vos propres serveurs ?

Pas envie de vous occuper de l’installation,

de la mise à niveau du logiciel ?

Vous pouvez louer Efficy CRM en mode

hébergé (ASP). Une solution idéale qui vous

libère de pas mal de tracas et vous garantit

l’accessibilité de vos données 24/24

et depuis n’importe où, la fiabilité,

et un coût de maintenance réduit.

• hébergement complet sur nos serveurs• Backup de vos données• Monitoring des serveurs 24h/24 - 7j/7

Software as a service

Que vous choisissiez d’acquérir Efficy CRM ou de le louer On-demand, notre équipe vous soutiendra tout au long du projet d’implémentation.

• Analyse des processus business• Configuration de la base de données• Importation de données• Formation utilisateur continue• Support téléphonique• Assistance pour vos requêtes sur la base de données

L’efficacité totale :

8 raisons de choisir Efficy CRM

1. Efficy CRM vous offre un cadre dont vous êtes le patron : vous pouvez adapter le logiciel aux besoins et exigences de votre entreprise et personnaliser formulaires, listes et paramètres. Vous pouvez vous-même créer des champs pour chaque écran !

2. L’architecture zéro maintenance garantit un coût total de possession faible.

3. Efficy CRM est rapide et simple à implémenter, facile à entretenir et à mettre à jour.

4. Efficy CRM est un logiciel web accessible aussi bien via un Intranet que sur Internet.

5. Le logiciel est simple à intégrer avec d’autres programmes existants (Word, Excel, Outlook, Lotus Notes) mais aussi votre progiciel comptable, système ERP et autres.

6. Le produit est entièrement multilingue, y compris les champs de recherche.

7. Grâce à la recherche à la Google par module et à l’intérieur des listes à l’écran, vous retrouvez rapidement l’information nécessaire.

8. Efficy CRM se fait fort de respecter le principe KISS ; grâce à l’interface web limpide et à sa facilité d’utilisation, vos collaborateurs seront très vite opérationnels. Le retour sur investissement est donc rapide.

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