ÉditoUn levier de transformation de l'hôpital

Pierre-Jean DOMENGESCoordonnateur Filière DP2A

Directeur Achat et Approvisionnement - CHU de Montpellier

La filière "Dématérialisation du Processus Achats & Approvisionnements" conduit les projets d’automatisation de toute la chaîne de dépense de l’hôpital en dématérialisant et sécurisant les échanges d’information du fournisseur au trésorier.

Son périmètre s’étend de l’expression du besoin jusqu’au mandatement de la facture et paiement par le Trésor Public. La filière travaille à rendre ce proces-sus fluide, performant et intégré dans le Système d’Information de l’Hôpital. Il constitue un véritable levier de performance pour les établissements et leurs fournisseurs.

Après PHARE I, principalement axé sur la recherche de gains "achat" directs, PHARE II oblige à construire davantage de gains ancrés dans l'optimisation des organisations. L'approvisionnement constitue à cet égard une séquence privi-légiée pour cette démarche.

En quelques mois les établissements de santé devront absorber une double contrainte.

Au 1er janvier 2017, les entreprises, d’abord les plus importantes puis progres-sivement celles de taille plus réduite, déposeront leurs factures dans un es-pace numérique mis en œuvre par l’Etat. Les établissements publics viendront les collecter et seront dorénavant dans l’obligation d’informer les entreprises sur le traitement des paiements.

Cette nouvelle donne complète la dématérialisation de la relation entre les ordonnateurs et les trésoriers, en principe opposable depuis 2015 mais dans les faits très en retard pour le secteur hospitalier.

La filière DP2A accompagne les membres du réseau UniHA pour la prise en compte de ces contraintes. Elle représente les intérêts des établissements de santé dans les différents groupes de travail installés à cet effet.

Elle présente aujourd’hui les nouvelles offres de service qui seront déployées à partir de la rentrée pour nous permettre de construire des opportunités gagnantes.

Automatisation du traitement de la facture

N° spécial | septembre 2015

Dates à retenir

Mi-septembre 2015Notification du marché d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage pour la mise en oeuvre de l'automatisation du traite-ment de la facture.

1er janvier 2017Entrée en vigueur de l'obligation de déma-térialisation des factures.

Joël Gosse - Responsable Projet "Dématériali-sation de la chaîne de la dépense"j-gosse@chu-montpellier.frLaetitia Ducournau - Chef de Projet PAD laetitia.ducournau@uniha.org

Pour toute information, merci de contacter :

Soit les 5 200plus grandesentreprises

Au 1er janvier 2017

L’Ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique, prévoit une obligation de dématérialisa-tion des factures des fournisseurs des collectivités publiques. La mise en oeuvre s'opère selon le calendrier qui suit.

Calendrier de mise en oeuvrefacturation électronique

Dématérialisation et automatisation du traitement de la facture

La dématérialisation de la facture est l’une des sources de gains potentiels parmi les plus importantes sur la chaine de la dépense si elle est appréhendée judicieusement.Il ne faut pas confondre "dématérialisation" de la facture et "auto-matisation" de son traitement.La dématérialisation consiste à faire passer la facture du support papier au support numérique.

L’automatisation consiste à s’appuyer sur la technologie pour au-tomatiser les interventions manuelles (rapprochement automa-tisé entre la commande, les réceptions et la facture). Cette opé-ration supprime le support papier et les manipulations qui y sont associées.

Gains de l’automatisation du traitement de la facture

Les gains de la dématérialisation de la facture passent par la mise en œuvre de l’automatisation du traitement de la facture.

Les premiers établissements ayant opté pour l’automatisation du traitement des factures rapprochent automatiquement de 50 % à 70 % des factures. Les établissements de santé doivent rapide-ment viser cette cible.

L’importance de la qualité du bon de commande

Les premiers retours d’expérience démontrent que la bonne réus-site de l’automatisation dépend largement des données issues des commandes. La qualité du bon de commande est donc primor-diale dans ce processus d’automatisation.

L’intégrité des données relatives à la commande est une condition indispensable pour assurer un niveau de service élevé du proces-sus d’automatisation de la facture.

Retour d'expérience de l'automatisation dutraitement de la facture

69%

11%

20%

Rapprochées automatiquement

Validées - commandées mais en attente de réception

Non rapprochées - actions manuelles

69%

11%

20%

Rapprochées automatiquement

Validées - commandées mais en attente de réception

Non rapprochées - actions manuelles

Chorus portail pro 2017

L'Etat met en place une plateforme numérique permettant le dé-pôt par les fournisseurs de leurs factures électroniques.

Les établissements publics viendront les chercher sur cet espace, mentionner le niveau de prise en charge, notamment si le paie-ment est honoré, suspendu ou rejeté.

Les obligations d'information à destination des entreprises im-posent également, une dématérialisation réussie des relations avec le comptable. C'est le second enjeu de cette réforme impor-tante.

Le nombre significatif de grosses entreprises parmi les fournis-seurs de l'hôpital commande de prendre en compte cette néces-sité sans tarder.

Dématérialisation n'est pas automatisation

https://chrous-factures.budget.gouv.fr

La facture électronique

Dématérialisation des relations entre l’ordonnateur et le comptableDepuis le 1er janvier 2015, les établissements de santé ont pour obligation de dématérialiser leurs relations avec le comptable.

L’obligation porte seulement sur la dématérialisation des pièces comptables (bordereaux…). La transmission des pièces justifica-tives (factures, pièces de marchés…) en mode dématérialisé n’est pas concernée dans l'immédiat bien qu'elle semble indispensable.

1er janvier 2015 1er janvier 2017

Facture électronique obligatoire fournisseurs

Migration PES V2 (flux comptable)

Dématérialisation chaîne de la dépense (pièces justificatives marchés

& factures)

Solutions actuelles de dématérialisation avec le TP/CRC deviendront caduques au 1er/01/2016

(dérogation 1 an accordées aux EPS)

Retard de certification des éditeurs comptables

La grande majorité des Etablissements Publics de Santé (90 %) n’a pas pu respecter l’échéance du 1er janvier 2015, alors que 70 % des collectivités territoriales y sont parvenues dans les délais.

Ce retard s’explique principalement par la certification tardive des éditeurs comptables hospitaliers (fin d’année 2014 pour les der-niers). Les établissements de santé devront donc dans le même temps, dématérialiser et automatiser leur relations avec le comp-table d'une part, le traitement automatique des factures d'autre part.

Incidence d’un projet limité à la dématériali-sation des pièces comptables

La mise en œuvre des flux comptables dématérialisés, n'apporte aucun gain de productivité. Les mandats doivent toujours être imprimés pour y joindre les factures…

Retour d'expérience"Le livre blanc de la dématérialisation

des factures fournisseurs"Ernst & Young

En 2014, Ernst & Young publie le livre blanc de la déma-térialisation des factures fournisseurs. Il rassemble des témoignages d'entreprises qui ont conduit ce travail au cours des dernières années.

Des coûts de traitement réduits : réduction et annulation d'étapes de traitement manuel d'une facture64 % des DAF interrogés et 46 % des DSI estiment que la ré-duction des coûts de traitement d'une facture fournisseurs est un bénéfice majeur... C'est la résultante de multiples variables. La gestion des factures permet aux entreprises d'économiser entre 25 % et 50 % des coûts de traitement, sachant que le traitement d'une facture fournisseur est estimé à environ 15 €. L'étape de la validation est la plus onéreuse puisqu'elle associe des coûts directs (photoco-pies, courriers...) et indirects (relance des valideurs, appels aux fournisseurs...).

De nombreux bénéfices qualitatifsAu delà des gains obtenus, d'autres bénéfices sont consta-tés après la mise en oeuvre de la dématérialisation. Ils sont de nature "qualitatif" mais permettent de se prémunir de risques ayant des impacts financiers importants :• la modernisation de la fonction comptable

raccourcissement des délais de clôture et fiabilité des données financières, respect des délais de règle-ment, limite le paiement d'agios et facilité à la prise d'escompte,

• le renforcement du contrôle internesuivre plus efficacement les flux et contrôles et assu-rer la conformité des traitements aux procédures internes. La dématérialisation limite fortement les risques de perte de documents ne circulant plus de manière physique.

• l'amélioration de la relation fournisseursrespect des contraintes réglementaires, diminution de la perte de documents et rapidité de traitement des factures contribuent à l'amélioration de la relation fournisseurs.

Livre blanc

Dématérialisation des factures fournisseurs

Janvier 2014

Livre-blanc-EY-Dematerialisation-des-factures-fournisseurs/$FILE/Livre-blanc-EY-Demateriali-sation-des-factures-fournisseurs.pdf

Pour lire le document dans son intégralité

Calendrier 2015 & 2017 dématérialisation de la relation avec le comptable

traitement automatique de la facture

Au 1er janvier 2015

Uni

HA

- Com

mun

icat

ion

2015

- SI

RET

130

002

223

0002

7

Prestations forfaitaires de base (15-30 jours de prestations)

• cartographie actuelle de l’établissement pour la gestion des factures quel que soit le domaine d’achat (processus - système - organisation),

• élaboration du diagnostic avec élaboration de la stratégie à adopter (1er janvier 2017 et efficience à terme du processus),

• cartographie cible à l’aide d’ateliers avec Directions fonctionnelles et DSI (processus - système - organisation),

• élaboration d’un plan d’action - feuille de route.

Prestations complémentairespar bon de commandeEn relation et en complément de la composante forfaitaire, des travaux complémentaires pourront être menésIl pourra s’agir :

• des missions d’accompagnement liées à l’exécution du plan d’action-feuille de route résultante de la composante forfaitaire,

• des prestations pour la dématérialisation du lien avec le trésorier,• des travaux liés à l’efficience du processus de demandes - com-

mandes - réceptions dans l’établissement.

Ces prestations complémentaires pourront être actionnées dans le cadre du marché subséquent pendant toute la durée du marché.

Prestations incluses dans le marché

Directeur de publication : Bruno Carrière, Directeur Général Comité de rédaction : Julie Bourgueil, Directrice Générale AdjointeSami Yani, Filière Produits de SantéDomitille Forest, Filières Hôtellerie - Ingénierie -Services - BiologieSecrétaire de rédaction et infographie : Martine Philibert, Assistante de Direction

L’A

CHAT COOPÉRATIF DES HÔPITAUX P

UB

LIC

S

9, Rue des Tuiliers | 69003 LYONTél. 04 81 07 01 50

http://fournisseurs.uniha.org/

Pour en savoir plus

facture-electronique-obligatoire-en-2017

presentation-aife

plaquettecpp2017_20150611.pdf

guide-dematerialisation-des-operations-comp-tables-et-financieres-dans-etablissements-pu-blics-sante

Publication de l'accord-cadre du marché : 22 juin

Notification de l'accord-cadre : mi-septembre

Durée du marché : 4 ans

Disponible en centrale d'achat à compter de septembre 2015.

Repères

Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour la mise en oeuvre du traite-ment automatique de la facture

Le club utilisateurs

L'appui à la conduite de projet se double d'un club UniHA pour mutualiser les expériences et les démarches aurpès des tiers : pouvoirs publics, édi-teur de logiciels et syndicats professionnels le cas échéant. La filière DP2A animera ce club dès la fin de l'année 2015.

Un focus sur la facture travaux

Un travail est conduit pour prendre en compte la complexité des factures de travaux. La filière pro-cède à une analyse des outils disponibles et plus particulièrement les opportunités que peuvent pré-senter les applications métiers.Les conclusions de ce travail sont attendues pour la fin de l'année.

AMO Automatisation du traitement de la facture

Chaque membre du réseau UniHA pourra bénéficier d'une AMO pour conduire le projet et construire un plan d'actions personnalisé prenant en compte son organisation du moment et les caractéristiques de son système d'information. Cette AMO est mobili-sable dans le cadre d'un marché subséquent à partir de la prochaine rentrée.

Trois offres de services pour accompagner les membres