Ecrits Professionnels 3[1]

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MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS Courriers, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses Mireille BRAHIC © Éditions d’Organisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1 Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

Transcript of Ecrits Professionnels 3[1]

  • MIEUX RDIGER LES CRITS

    PROFESSIONNELS

    Courriers, messages lectroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthses

    Mireille BRAHIC

    ditions dOrganisation, 2004ISBN : 2-7081-3047-1

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  • 3

    Intressez-vous au fond avant de vous occuper de

    la forme

    1 Concentrez-vous sur le contenu de la lettre avant toute mise en forme

    1.1 Une lettre bien prsente mais vide de sens est inutile ; incomplte elle devient dangereuse

    Sinterroger sur le contenu de la lettretant donn que le contenu dune lettre dpend essentiellement de lob-jectif de celle-ci, sa rdaction commence par une interrogation sur cetobjectif. Cest cette tape qui permet de dterminer le ton de la lettre etles informations quelle contiendra. Si cet objectif vous est inconnu, tu-diez le dossier ou renseignez-vous auprs de personnes comptentes,notamment celles qui ont command ce travail de rdaction.

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  • Dduire, daprs lobjectif, les points aborder

    Lobjectif, dans une situation de contentieux, par exemple, ne sera paslchange rciproque dinsultes. Cette attitude est vaine. Lobjectif doittre, de part et dautre, de maintenir de bonnes relations malgr le diff-rend. La rclamation doit donc tre rdige comme une demande cour-toise dexplication et la rponse qui lui sera faite comme unremerciement pour lintrt port au bon fonctionnement de lentreprise.Ce dernier objectif ninterdit pas une rponse ngative qui sera rdigesuivant le modle du syllogisme. Cest--dire :

    1. Rappel des arguments du requrant, modrs par des condition-nels et des verbes exprimant le doute (supposer, prsumer, conjec-turer, prtendre, estimer).

    2. Apports de contre-arguments dans un paragraphe commenantpar or et contenant des verbes de certitude au prsent de lindi-catif (les experts affirment, les tmoins attestent, les textes certi-fient, les archives tmoignent)

    3. Dduction de linluctabilit du refus de donner suite dans uneconclusion commenant par donc ou en consquence .

    De mme lobjectif de lannonce aux employs de lchec dun projetsera, en fait, un remerciement pour le travail fourni et un encourage-ment poursuivre leffort dans les travaux venir.

    Pour les lettres moins dlicates rdiger, des notions sur les diffrentspoints aborder peuvent tre fournies par les divers manuels de marke-ting, de management ou de droit commercial. Cest l, en effet, que sontrcapituls, par exemple, les lments indispensables la rdactiondune commande inattaquable, lobtention dun devis sans lacune ou lorganisation incontestable du dialogue social interne lentreprise.

    En outre, pour rpondre une lettre de demande dinformation en sefondant sur des textes rglementaires, afin que linformation soit com-plte mais sans indication superftatoire, il convient de rpartir les don-nes dans un tableau deux colonnes. Dans la colonne de gauche le casest dcoup, sous forme de mots cls en autant de lignes que de dtailsrpertoris, sans souci encore de savoir sils sont importants ou inutiles.Dans la deuxime colonne, et en face de chaque dtail rpertori, il suf-fit de faire figurer les rponses trouves dans les textes. La grille ainsi

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  • tablie regroupe linformation complte qui devra tre exprime dans lalettre de rponse.

    Prise de notes pour rpondre une lettre

    Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

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    Le cas

    Madame Cungonde BoidefeuxAdjoint administratifService infrastructureRgion militaire de dfense (RMD)Nord-Estcrit au chef dtat-major de la RMD

    comment cesser fonctions

    pour suivre mari

    qui va travailler ltranger

    pendant au moins 4 ans

    compter du 1/03/2001

    mre d1 enfant de 3 ans

    Les lments de rponse

    Le chef dtat-major madame Boidefeu

    selon dcret 85-986 du 16.09.1985

    demander disponibilit car dmissionirrvocablefaire la demande son ministre par voiehirarchique

    art. 47

    art. 47

    droit 3 annes renouvelables tant queconditions rempliessolliciter rintgration 2 mois au moinsavant date prvue pour reprise activit

    faire sa demande au moins 2 mois avantla date prvue pour le dbut de la dispo-nibilit.

    aucun intrt puisquun article convient lobjet prcis de la demande (suivre sonmari). Il est inutile de linformer sur ladisponibilit pour lever son enfant.

    Vous pouvez excuter lexercice 4, p. 261.

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  • Rflchir lordre dans lequel les diffrents points seront abords1

    Avant toute proccupation de forme, de disposition des renseignementsadministratifs ou de formulation conforme ce quon croit tre lescanons du style administratif ou commercial, il faut tre certain davoirfait le tour de la question. Cest seulement aprs avoir vrifi lexhausti-vit quil faut sintresser lordre dans lequel les diverses informationsseront exposes dans un souci de clart, en premier lieu, puis dimpactsur le destinataire en second lieu.Rien nempche, en effet, dannoncer demble une nouvelle positive etden expliquer le pourquoi ensuite. Le destinataire ne lira sans doutepas ces explications, mais ce sera sans consquences pour lmetteur.Toutefois, sachant quil risque de faire de mme en cas dinformationngative, faire prcder des explications incontestables vitera un coupde tlphone furibond.Gardez, quoi quil en soit, en mmoire la recette2 pass + prsent + avenir qui vous permet dtre exhaustif.

    Voici seulement venu le moment de faire des phrases3

    Le moment est venu de transformer les quelques mots cls figurant sur lebrouillon en phrases claires, concises, prcises et efficaces, avec un souci :

    dintelligibilit (ma phrase doit tre comprhensible par nimportequi),

    de correction de la langue (ma phrase doit respecter la grammairefranaise),

    de communication (ma phrase ne doit pas, malgr moi, prter des sous-entendus).

    Il ne faut jamais perdre de vue que certains mots, la dnotation anodine,peuvent avoir un sens culturel sous-jacent appel connotation . enveloppe , par exemple dnote : feuille de papier plie et colle en formede poche et connote : pot-de-vin . Une connotation ngative involontai-rement produite peut tre prjudiciable lefficacit de la lettre.

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    1. Cf en premire partie le titre Suscitez lintrt de votre lecteur , p. 69.2. Cf. premire partie, p. 20.3. Cf troisime partie, p. 191.

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  • Enfin, il est temps de soccuper de la forme

    Il est enfin temps de soccuper de lenvironnement du texte en choisis-sant une formule de courtoisie adquate ; en rdigeant un objet qui soitle rsum de la lettre qui vient dtre crite et non pas celui de la lettre laquelle il a t rpondu et en appliquant la prsentation qui convient.Cette procdure est schmatise en annexe 2.

    1.2 Adoptez la prsentation en vigueur sur votre lieu de travail

    La prsentation des lettres, qui certains donnent priorit sur le texte,ne doit intresser le rdacteur quen dernier lieu. Ceux qui croient quelemplacement des renseignements tels que le lieu, la date, le numrodenregistrement, lobjet, les rfrences, etc. font la lettre, ignorent sou-vent quil existe plusieurs faons, tout aussi officielles les unes que lesautres, de rpartir ces lments. En effet, le modle administratif clas-sique tend se modifier ces dernires annes pour tenir compte, dansdes chartes graphiques, des consignes NF Z 11-001 de lassociation fran-aise de normalisation (AFNOR) employes, avec une plus ou moinsbonne volont dans le secteur priv.

    De plus, les usages diffrent selon les pays4. Informez-vous si vousdevez crire ltranger, pour ne pas commettre dimpairs quant auxtitres, formules de politesse, disposition des adresses, etc. En effet cetouvrage na pas lambition de rpertorier les usages internationaux.

    Dans les divers modles de prsentation de lettres donns en annexe 2,vous pouvez retrouver, disposs de diverses faons, ces lments indis-pensables :

    Len-tte*, ou timbre*, informe sur lmetteurOn parle d en-tte* dans le priv, de timbre* danslAdministration.

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    4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, d. UGA, 1988.

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  • Len-tte* dune lettre du secteur priv se place en haut et gauche de lafeuille ou stale sur toute la partie suprieure. Elle contient toutes lesinformations ncessaires lidentification de lmetteur5 (NAF ;SIRET), celles utiles pour le joindre (adresse6, tlphone, tlcopie,tlex, ml*) et celles, ventuellement, indispensables pour le payer(numro de compte postal ou bancaire) :

    BIDOUILLARD FrresS.A.R.L. au capital de 50000 F SIRET N 340 460 562 000 15

    CCP n 10693220000

    126, rue Lonard-de-Vinci83130 LA GARDE

    Tl. 04 94 17 18 19 fax : 04 94 20 21 22

    Le timbre* administratif dcline la hirarchie de lmetteur de la lettre etdonne son adresse :

    Ministre de lAgricultureDirection du personnel

    Service du recrutementBureau des concours

    adressetlphone

    Si lmetteur est haut plac dans la hirarchie, le timbre* sera rduit en :

    Ministre de Le Premier ministrelducation nationale

    Cabinet du ministre

    Le numro denregistrementIl se trouve sous le timbre* dans ladministration et la rubrique nosrfrences dans le secteur priv. Il indique en gnral : la personne quiest lorigine de la lettre / la personne qui a rdig la lettre / la per-

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    5. Lmetteur ne se dsigne jamais par monsieur Untel , madame Unetelle , mais parson prnom suivi de son nom. Sil porte un prnom mixte il peut faire figurer sondeuxime prnom.6. Ladresse porte en en-tte* se rdige selon les rgles de typographie classique franaiseet non selon les indications de La Poste.

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  • sonne qui a saisi la lettre / le numro dordre chronologique de la lettre(ex : AB/CD/EF/0001). En place des initiales des personnes se trouvequelquefois, sous forme de sigle*, la hirarchie du service metteur (ex :DG/SMI/SEA/0001).

    La chronologie est remise zro chaque premier janvier dans les adminis-trations et les grandes structures. Mais les petites ou moyennes entreprisesprfrent la faire partir de la date de leur cration en prenant soin de faireapparatre continuellement lanne en cours (ex : AB/CD/EF/01.0001).Dautres encore nutilisent que les lments de la date. Ainsi une lettrerfrence 20010113 est une lettre du 13 janvier 2001.

    La mention affaire suivie par Elle est obligatoire dans ladministration depuis 1985 conformment auxprescriptions contenues dans la circulaire n 1995. Elle permet ladmi-nistr* de joindre directement la personne en charge de son dossier carelle lui fournit son nom et son numro de tlphone direct. Elle ne sim-pose pas dans le priv car le traitant signe directement, mais pourraitsavrer quelquefois utile, notamment dans les grandes organisations.

    Affaire suivie par : Yvan Dpche

    Tl. : 00 00 00 00 00

    Les lieu et dateToujours prcde du lieu dexpdition, la date comprend le quantimedu mois en chiffres, le nom du mois en toutes lettres et le numro delanne en quatre chiffres. La normalisation AFNOR7 la dispose au-des-sous de la suscription* alors que le secteur public8 la place, en gnral,tout en haut et droite de la feuille. Cet lment est capital car une lettresans date ne remplit plus sa fonction de preuve. Rien ne prouve, parexemple quune dclaration de sinistre une compagnie dassurance at effectue dans le dlais requis si la lettre ne porte pas de date.

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    7. Ce qui concerne lAFNOR est illustr par lannexe 2A.8. Diverses prsentations issues du secteur public sont illustrs par les annexes 2B, C, D, E,F, G.

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  • La rubrique objet Elle nest pas spcifique la lettre ; les notes, les mls* comportent unerubrique objet . Elle est destine retrouver rapidement une picedfinie dans un dossier contenant un change de correspondance. Enconsquence elle est le rsum bref et prcis de la lettre et non pas lareprise indfinie du mme objet, par exemple :

    demande de devis, votre demande de devis n XX, demande dexplicitation de votre devis n YY, explicitation de notre devis n YY, commande de stores,

    La rubrique rfrences ou vos rfrences dans le secteur privElle fait apparatre le numro denregistrement de la lettre laquelle ilest rpondu ainsi que les rfrences des documents auxquels il est faitallusion. Cest cette rubrique que peuvent figurer les numros declients ou de contrats attribus par les fournisseurs.

    La rubrique pices jointes (P.J.)Elle peut figurer la suite des rfrences ou en pied de page. Elle secontente parfois de donner le nombre de pices (ex : 2 P.J.) ou numreles intituls des pices, par exemple :

    photocopie de votre lettre du xx/xx/xx, rglementation de yy, chque de mille huit cent quarante-cinq francs.

    Citer ainsi les pices jointes permet au service courrier de vrifier si ellesfont bien partie de lenvoi, et au destinataire de ne pas en garer une(chque par exemple) qui serait dun format infrieur aux autres docu-ments. Il peut tre galement utile de savoir de quoi tait accompagneune lettre sortie des archives pour des raisons de contentieux.

    La suscription* Elle sinscrit, comme son nom lindique, au-dessus du corps du texte.Dans le secteur priv, il sagit uniquement de ladresse du destinataire.Selon la normalisation AFNOR, celle-ci scrit sur 6 lignes au maximum,

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  • partir de 4 cm du haut et entre 11 cm et 13 cm du bord droit de faonque ladresse apparaisse dans la fentre dune enveloppe DLF (feuilleA4 plie en 3 dans le sens de sa hauteur).

    En outre, La Poste, afin dutiliser au mieux ses quipements de lectureoptique nous demande :

    de ne pas omettre le code postal ; de ne pas marquer lespace des milles dans le code postal ; de le faire prcder, le cas chant, des initiales minralogiques du

    pays de la communaut europenne destinataire plutt que dins-crire ce nom en entier ;

    de ne plus noter la prposition par quand le lieu de destinationne possde pas de bureau expditeur ;

    dinscrire le nom du bureau expditeur en capitales, sans signe deponctuation9, ni soulignement ;

    de ne pas marquer la ponctuation dans les lignes concernant la rueet la ville.

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    Adresse du destinataire,apparaissant sur lenveloppe

    Madame Prudence JURISSE42 avenue Henri Dsir LandruF 84800 L ISLE SUR LA SORGUE

    Mme adresse tout autre endroitsur nimporte quel document

    Madame Prudence JURISSE42, avenue Henri-Dsir-LandruF 84800 LISLE-SUR-LA-SORGUE

    Suscription* pour une lettrepersonnelle qui ne sera ouverteque par lintress :

    Suscription* ambigu qui, selonles usages de lentreprise seraconsidre comme personnelleou traite par le service courrier.

    Monsieur Yves AUMIEUSocit franaise des textiles59210 COUDEKERQUE BRANCHE

    Monsieur Yves AUMIEUDirecteur des ressources humainesSocit franaise des textiles59210 COUDEKERQUE BRANCHE

    Par ailleurs, la formulation de ladresse peut, dans les grandes organisa-tions, orienter la lettre vers la personne ou vers la fonction :

    9. Les accents, trmas ou cdilles ne sont pas des signes de ponctuation.

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  • Les deux dernires suscrip-tions* permettront la lettredtre traite par le servicecourrier et exploite mme sile destinataire privilgi estabsent.

    Monsieur le Directeurde la Socit franaise des textiles lattention de Monsieur Yves AUMIEUDirecteur des ressources humaines59210 COUDEKERQUE BRANCHE

    Socit franaise des textiles lattention du directeur des ressources humaines59210 COUDEKERQUE BRANCHE

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    Lorsquune lettre du secteur public est destine au secteur priv10,lusage voudrait que ladresse du destinataire sinscrive en bas et gauche de la page. Mais, lutilisation de plus en plus frquente desenveloppes fentre amne le rdacteur la reporter lemplacementqui est conseill par lAFNOR.

    Lorsquil sagit dune lettre administrative en forme administrative11,cest--dire lorsque son destinataire appartient galement au secteurpublic, la suscription*, qui se trouve en haut et droite de la feuille, estplus complexe. En effet, toute lettre administrative est achemine parvoie hirarchique sous couvert de lautorit dont le rdacteur dpendimmdiatement. Par exemple, un sous prfet ncrira au ministre quesous le couvert du prfet dont il dpend12. La mention des grade et fonc-tion du signataire (attache*) prcde ladresse administrative du destina-taire dont les noms et grade sont prciss. la suite de cette adresse laformule sous couvert de , prcdant la mention des grade et fonction delautorit hirarchique directe du destinataire est obligatoire.

    LInspecteur dacadmie directeur des services dpartementaux

    de lducation nationaledu Pas-de-Calais

    10. La lettre administrative en forme personnelle est illustre par lannexe 2C.11. La lettre administrative en forme administrative est illustre par lannexe 2B.12. Les prfets, toutefois, correspondent directement avec le ministre comptent pour laf-faire dont ils traitent.

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  • Madame LambertInstitutrice

    cole maternelle Les Oiseaux 62330 MOLIGHEM

    S/c de Monsieur lInspecteur dpartemental de lducation nationalede la circonscription Maternelle III

    Une lettre administrative mane toujours de la plus haute autorit deltablissement mme si elle est rdige et signe par dlgation.Corrlativement une lettre sadresse toujours cette autorit mme si lapersonne qui est charge du dossier est connue. Cette dernire est men-tionne par la formule lattention de et le service ou bureau dontelle dpend est prcis.

    Monsieur le Ministre de lIntrieurDirection des Affaires politiques et de ladministration du territoire lattention de Monsieur DespchesChef du Bureau XXX(adresse)

    La souscription*Comme son nom lindique aussi, se trouve au-dessous du corps de lalettre. Dans le secteur priv il sagit simplement des prnom et nom dusignataire sur la premire ligne et de sa fonction sur la deuxime ligne13.Les tablissements industriels publics tendent adopter cette prsenta-tion en remplacement de laustre grade + nom de famille :

    Grard MANVUSSA LIEF MANVUSSAadjoint au directeur pour la communication

    Pour ce qui est des administrations, lattache* se retrouve en souscrip-tion*, condition que ce ne soit pas la mme que celle de la suscrip-tion*. Ainsi, si ladresse du destinataire est prcde de Le Directeur et que le directeur, lui-mme, signe la lettre, lattache* nest pas rpte.

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    13. Voir fiche utilisation des majuscules en annexe 3A.

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  • Toutefois, si un chef de service signe par dlgation14, les grade et fonc-tion de ce dlgataire et la nature de sa dlgation apparaissent au-des-sus de sa signature*. Celle-ci, jadis mention manuscrite et intgrale duprnom et du nom du signataire est bien trop souvent aujourdhui rem-place par un graffiti incomprhensible, cest pourquoi il faut imman-quablement la faire suivre de sa traduction dactylographie.

    Les margesAFNOR a normalis la dimension des marges au moins 2 cm gauche, droite et en bas. Quant aux diffrentes chartes graphiques du secteurpublic, elles situent la marge de gauche entre 2 et 5 cm.

    Surtout ne tassez pas votre texte pour quil tienne sur une page. Si votretexte est long, arez-le de manire crire au moins un paragraphe au versoen plus de la formule de politesse et pensez apposer le signe / dans la marge en bas droite au recto et en haut gauche au verso.

    Sans quune manire soit plus authentique que lautre, les dbuts deparagraphes soit salignent la marge (prsentation dite lamricaine,utilise, par exemple dans larme de terre15), soit prsentent un retraitde quelques centimtres (prsentation dite la franaise). Cependant lalisibilit est meilleure dans la prsentation lamricaine car elle rduitles blancs et facilite le parcours de lil.

    lamricaine la franaise

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    14. Les diffrents degrs de responsabilit dans les signatures* sont exposs en premirepartie, p. 22.15. La prsentation dune lettre dans larme de terre se trouve en annexe 2D.

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  • La formule dappelElle commence le corps de la lettre. Elle se rduit en gnral : Monsieur , Madame ou Mademoiselle suivis du titre quand il y alieu (ex : Monsieur le Directeur)16 puis dune virgule. Mais jamais suivisdu nom de famille. La politesse franaise nadmet aucune abrviationen suscription* et les vite dans le corps des textes. Lorsquun textetraite dune tierce personne, et si celle-ci est susceptible de lire le docu-ment (collgue, parent ou ami du destinataire), son titre est crit enentier (en minuscules17) ; si ce nest pas le cas, il est possible de labrger.Il convient alors de ne pas improviser et de se conformer aux abrvia-tions conventionnelles18.

    En outre, ne croyez pas flatter une femme dge mr en lui donnant du Mademoiselle ; Madame peut parfaitement convenir toutes lespersonnes du sexe fminin quels que soient leurs ges ou leurs situa-tions de famille, surtout dans le domaine professionnel.

    Le franais tant une langue qui ne possde pas de genre neutre, lesFranais ont coutume de pallier* cette lacune par lemploi du masculin.Ainsi, Messieurs est la formule dappel qui convient lorsquonsadresse une socit sans que ce soit une personne prcise. La for-mule Madame, Monsieur, est du style des publicits et peut tre prisepar un professionnel dans le sens : peu mimporte qui vous tes, vousrayerez la mention inutile. . Si, de plus, vous lutilisez dans une lettre demotivation, vous dmontrez votre interlocuteur que vous navez paspris la peine de vous informer sur son entreprise et que vous avezreproduit votre lettre en srie.

    Certains titres ne possdent pas de fminin : ingnieur, docteur, profes-seur, maire, ministre, etc. de mme que certains mots ne se masculini-sent pas, mme sils concernent un homme : ordonnance, sentinelle,vigie, altesse, canaille, dupe, personne, recrue, star, vedette, victime Etpour les raisons dexpression du genre neutre voques au paragrapheprcdent Madame le Directeur , Madame le Prsident 19, etc. seront

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    16. Voir la fiche sur lusage des majuscules en annexe 3A.17. Voir la fiche sur les majuscules en annexe 3A.18. Voir la fiche sur les abrviations en annexe 3B.19. Consulter lavis de lAcadmie franaise ce sujet au http://www.academie-franaise.fr/langue/index.html (dernier chapitre).

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  • prfrs Madame la Directrice , Madame la Prsidente . De plus,dans beaucoup desprits, ces dernires expressions dsignent encore, defaon cavalire, la femme dun directeur ou dun prsident pluttquune femme occupant lune de ces fonctions.

    En outre, dans le priv, de nombreuses femmes considrent le port duntitre masculin comme une avance dans la conqute des emplois sup-rieurs rservs autrefois aux hommes et pensent que fminiser les titresinciterait le client les choisir ou les viter cause de leur sexe et nonpas pour leur comptence* ou leur incomptence.

    Enfin, les conseils prodigus par les manuels de savoir-vivre sont tou-jours en vigueur :

    Cher Monsieur ne semploie pas envers un suprieur et nesadresse qu des personnes que lon connat. Cher ami et Mon cher ami ne semploient que si lon est effectivement liavec la personne par des liens damiti ;

    Chre Madame , Chre Mademoiselle ne semploie quavec desamies de la mme gnration, ou plus jeunes que le signataire ;

    Cher Monsieur et Ami ou Chre Madame et Amie semploient lgard de personnes pour lesquelles on prouve la fois de lami-ti et de la dfrence ;

    Cher collgue , Mon cher collgue semploient aussi bien enversdes gaux quenvers des subordonns, jamais envers un suprieur.

    Lhistorique des rapports pistolaires pourrait donc se retracer grce aurelev des formules dappel. Ainsi des confrres de mme professionlibrale emploieront lors dun premier contact : Monsieur, , qui pourradevenir Monsieur et Cher Confrre , puis Cher Confrre ou MonCher Confrre , puis encore Cher Confrre et Ami , qui se transformeravite en Cher Ami , puis Mon Cher Ami avant den venir lemploidu prnom.

    La formule de traitementCest la formule par laquelle le destinataire est voqu au cours de lalettre. De nos jours, en dehors de cas vraiment exceptionnels comme lalettre destine une sommit ou lambassadeur dun pays tranger enFrance, la deuxime personne du singulier ou du pluriel, selon le degrdintimit, sont les plus courantes.

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  • La formule de courtoisieAu sein de lAdministration, la formule de courtoisie, de mme que laformule dappel, sont inutiles. Mais, lorsquune administration sadresse un particulier ou une entreprise prive, une formule dappel figureen dbut et une formule de courtoisie en fin de lettre.Toutefois, les lettres officielles comportent toujours une formule dap-pel et une formule de courtoisie, de mme les lettres prives adressespar un agent* de ltat un haut fonctionnaire ou les lettres privesentre militaires ou fonctionnaires. Dans ce dernier cas, il est dusagedcrire les formules la main.Quoiquil en soit, le secteur priv utilise en toute occasion la formuletraditionnelle de courtoisie, que chacun trouve dsute mais dontlventuelle absence est toujours critique.

    Voir le tableau page suivante.

    NBVous pouvez vous forger une formule passe partout , ni trop guinde, nitrop cordiale, qui ne vous dvalorise pas sans choquer votre correspondantcomme : Je vous prie dagrer, , lexpression de mes salutations distin-gues. Mais les tournures anglo-saxonnes telles que sincrement vtre ou cordialement ne sont utilisables qu la fin dun message ou dunetlcopie.

    Le premier paragraphe dune lettre ne commence surtout pas par suite Dune part parce que suite est une incorrection grammaticale quipeut tre tolre uniquement en style tlgraphique (elle fait conomiserun mot). La construction correcte est : la suite de .Dautre part, commencer ainsi ou par toute autre formule de ce type quiserait grammaticalement correcte, par exemple : Comme suite ou En rponse conduit rpondre immdiatement la demandesans la reformluler alors que cela est indispensable la fonction depreuve de la lettre20. Le premier paragraphe donc :

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    20. Voir en partie 1, p. 19.

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    Le choix de la bonne formule est souvent une torture intellectuelle pour le rdacteur occa-sionnel. Cependant, le schma suivant permet de composer une varit de formules decourtoisie. En suivant les lignes du bas une expression simple et cordiale est obtenue,alors que suivre une ligne du haut donne un texte crmonieux. Par exemple : Recevez, Monsieur, lexpression de mes cordiales salutations. scrit un gal alorsque Je vous prie de bien vouloir agrer, Monsieur, lassurance de mon respect le plusentier et profond scrira un haut dignitaire.

    agr

    er,

    acce

    pte

    r

    croi

    re

    ,

    rece

    voir

    ,

    Agr

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    (df

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    rie

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    rat

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    (df

    ren

    t)

    hom

    mag

    es(d

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  • rappelle lessentiel de la demande qui ncessite cette rponse Par votre lettre en date21 du (...) vous me demandez (...) Par bordereau en date du (...) jai t inform de (...) Par votre lettre, rappele en rfrence22, vous avez bien voulu mesignaler (...) Par lettre cite en rfrence vous avez appel/attir23 mon atten-tion sur (...) Par votre communication tlphonique du (...) vous mavez entre-tenu de (...) Le (...), par tlphone, vous mavez expos (...) Sous le timbre* de (...), par lettre en date du (...) vous avez appelmon attention sur (...) Je vous rappelle que nous ne pouvons tenir compte de demandede (...) telle que formule par votre lettre en date du (...)

    Le secteur priv peut se permettre, cette occasion, dexprimer desremerciements, de la satisfaction ou des regrets :

    Je vous remercie de me faire savoir par votre lettre en date du (...)que (...) Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez traversvotre appel doffre rf. (...) du (...) Je vous remercie pour lintrt que vous portez mes travaux parvotre demande de devis rf. (...) du (...) Il mest agrable dapprendre, par votre lettre en date du (...), que(...) Satisfait par votre proposition en date du (...) je vous fais parve-nir un contrat stipulant (...) Jai le regret de vous faire savoir que je ne puis donner suite votre demande de (...) reue par lettre en date du (...)

    Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

    ditions dOrganisation 101

    21. En date du fait allusion la date inscrite sur le document auquel on rpond; tan-dis que Par votre lettre du peut indiffremment dsigner la date de rception, celleporte sur le cachet de la poste ou celle porte sur le document.22. vitez les lourds susmentionne ; ci-dessus rfrence .23. Selon les usages administratifs, un subordonn appelle lattention de son suprieur ;celui-ci attire celle de son subordonn.

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  • prsente la situation qui conduit prendre contact La CNMSS a lintention de (...) Dans le cadre de (...) DCN a dcid (...) Lexamen du catalogue que vous mavez envoy me conduit vous demander de plus amples informations concernant (...) Le rsultat des travaux du groupe de recherche X me conduit mettre en place un (...) qui (...) Jai t saisi, par le service X dune question relative (...) Il ma t demand si (...) Vous avez bien voulu minformer de (...) Vous avez bien voulu me charger dtudier le dossier (...) Il ma t signal que (...) Jai t saisi dune lettre en date du (...) manant de monsieur X,tendant obtenir (...) Par lettre en date du (...) monsieur X, ministre de (...) a appelmon attention sur (...) Joccupe depuis le (...) lemploi de (...) temps complet (tablis-sement)

    informe ou ordonne Jai lhonneur de vous informer que (...) Je vous prie de bien vouloir me rendre compte de (...) Vous voudrez bien me faire parvenir (...) Jai lhonneur de vous prier de bien vouloir me faire connatrevotre avis concernant cette suggestion.

    Ces formules sont donnes pour montrer la multitude de possibilits decommencer une lettre. Mais ne vous rfugiez pas dans lautomatisme deformules toutes faites. Il ny a rien de pire pour bloquer lcriture : la for-mule commence, plus rien ne vient. Habituez-vous plutt travailler lasubstance du message avant de construire vos phrases.

    Le tableau suivant fait ressortir les particularits de chaque metteur delettres (secteur public, secteur priv). Il en rsulte que les diffrencessont protocolaires et minimes. Une lettre administrative emploiera, parexemple, exclusivement la premire personne du singulier alors quuneentreprise lemploiera tout autant que la premire personne du pluriel

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    102 ditions dOrganisation

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  • Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

    ditions dOrganisation 103

    Tableau synoptique des diffrents types de lettres

    24. Jai lhonneur doit figurer une fois dans toute lettre administrative. BV = bien vou-loir semploie du subordonn suprieur ; VB = vouloir bien semploi de suprieur subordonn..

    metteur Public PrivInterne Entreprise

    CritresUnit oui oui oui oui

    Entire libert dexpressionet de prsentation

    Exhaustivit oui oui oui ouiHomognit oui oui oui ouiTenue oui oui oui ouiPolitesse oui oui oui ouiClart oui oui oui ouiConcision oui oui oui ouiObjectivit oui oui oui ouiStyle Je Je Je/nous JePlan 1. Rappel (pass)

    2. Motif (prsent)3. Action (avenir)

    1. Rappel (pass) 2. Motif (prsent)3. Action (avenir)

    1. Rappel (pass) 2. Motif (prsent)3. Action (avenir)

    1. Rappel (pass) 2. Motif (prsent)3. Action (avenir)

    Formule dappel

    non oui oui oui

    Formule decourtoisie

    non oui oui oui

    Objet oui non oui oui

    Rfrences Rf. despices qui ontrendu la cor-respondancencessaire

    non Rfrence de la lettre laquelle on rpond ou num-ro de suivi ou de client attri-bu par le correspondant etintitul Vs rf.

    Pices jointes Nombre de pices jointes numration des pices jointes

    Numro den-registrement

    oui oui oui, mais align lobjet etintitul Ns rf.

    Lieu et date oui oui oui oui

    Signature* oui oui oui oui

    Nom & fonctiondu signataire

    au-dessus dela signature*

    au-dessus dela signature*

    au-dessus dela signature*

    au-dessus dela signature*

    Formulesobligatoires

    Jai lhonneurBV/VB24

    Jai lhonneurBV/VB

    Prsentation Charte Charte AFNOR AFNOR

    Externe ParticulierAffaires Perso.

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  • selon que le signataire se sentira impliqu titre personnel ou au nomde lentreprise. Une lettre change entre services administratifs nedpendant pas de la mme administration centrale ne comporte ni for-mule dappel, ni formule de courtoisie. Une lettre manant du secteurpublic et destine au secteur priv comporte une formule dappel et uneformule de courtoisie mais les rubriques objet et rfrences nyfigurent pas. Enfin, toute lettre administrative (civile ou militaire) doitcomporter au moins une fois la formule jai lhonneur et veiller nemployer la locution bien vouloir que de subordonn suprieur ; vouloir bien sutilisant uniquement de suprieur subordonn.

    Les changes crits dinformation au sein dune entreprise se font parnotes. Il en est de mme au sein dune mme administration, en dehors dela demande personnelle, qui est une lettre adresse au directeur. La note serdige comme une lettre et se prsente25 de faon similaire si ce nestquelle ne comporte pas de suscription* et quentre le timbre* (en-tte*) etles renseignements administratifs, elle porte en titre, par exemple :

    Note lattention de Note pourMonsieur le chef du service social Monsieur le Directeur

    Note auxresponsables de formation

    Toute correspondance est par essence confidentielleToutefois, il peut savrer ncessaire de communiquer la lettre un tierspour information. Cela ne peut se faire sans que le destinataire principalen soit averti, par consquent les destinataires pour information ou pour action sont mentionns en pied de page.

    Inversement, pour avertir le destinataire quil ne doit communiquer lalettre quil reoit aucun tiers, la mention confidentiel est appose surune lettre en forme administrative ou personnel sur une lettre enforme personnelle.

    La protection des documents peut prendre des dimensions plus impor-tantes :

    la discrtion professionnelle implique la mention diffusion res-treinte ou diffusion limite . Un document portant de telles men-

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    104 ditions dOrganisation

    25. Voir annexe 2G.

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  • tions ne peut tre communiqu qu des personnes soumises auxmmes obligations.

    le secret de la dfense nationale :- lemploi de la mention Trs secret dfense (TSD) relve des

    directives du Premier Ministre ;- lemploi des mentions Secret dfense (SD) et Confidentiel

    dfense (CD) est dfini par chaque ministre dans le cadre desconditions gnrales fixes par le Premier Ministre.

    La protection peut tre abaisse voire supprime ; cela aide larchivage.Des timbres* spciaux dtenus par les bureaux qualifis des administra-tions doivent tre apposs sur les documents protger.

    1.3 Un palliatif votre manque dassurance dans lardaction de lettres peut se trouver dans lexploita-tion de lantique traitement informatique du courrier

    Les plans qui suivent sont inspirs des dbuts du traitement informa-tique du courrier. Des tableaux, rdigs de la sorte et appels bibles deparagraphes , bible tant pris au sens de recueil, regroupaient un choixde phrases par paragraphe.

    Paralllement, un bordereau de traitement du courrier permettait aucommanditaire de la lettre de prescrire* les phrases quil avait slection-nes et de faire figurer les mentions variables de son choix. laide dece bordereau rempli, lopratrice de saisie appelait les phrases par leurnumro et saisissait les informations variables lendroit de la phraseo une plage vierge leur tait rserve, matrialise par des parenthsesvides : () . La lettre tait ainsi faite trs rapidement.

    Ce procd a t remplac par des lettres types fixes auxquelles sontrajouts des lments de personnalisation par fusion avec une banquede donne.

    Toutefois, ces bibles peuvent encore servir un rdacteur nophyteou permettre un technicien peu sr de son style de prendre un peu detemps pour laborer les quelques phrases qui lui permettront deconstruire, en toute scurit, des lettres varies sur un mme thme.

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    ditions dOrganisation 105

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  • Plan DDLettre de demande de devis

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,

    1. Se prsenter / pourquoi ce choix11 Vous mavez envoy, en dbut danne, une documentation sur vos activits.12 Monsieur X. pour qui vous avez effectu des travaux de [] ma donn vos coordonnes.13 La [] est un tablissement vocation [] susceptible de faire intervenir des comptences*

    extrieures et lentretien que nous avons eu mincite vous demander un devis.14 Comme nous sommes convenus lors de notre entretien tlphonique du [],

    2. Annoncer le projet21 La [] envisage deffectuer [] ; vous trouverez, ci-joint, le cahier des charges relatif cette opration.22 Jenvisage deffectuer [], je vous serais reconnaissant de menvoyer au plus vite un devis.23 En effet, un [] devra tre en place pour le [] au plus tard.24 je vous prie de bien vouloir madresser un devis concernant lopration dcrite ci-aprs.

    3. Mentions obligatoires31 Ce document devra indiquer :

    - le cot global HT et TTC,- le dtail du matriel fourni,- la part de rtribution horaire de votre personnel,- les moyens indispensables que vous ne fournissez pas,- la dure de lopration,- les dates de dbut et de fin de lopration,- le lieu de lopration.

    344. Prcision complmentaires

    41 Noubliez pas de joindre notre rfrence de suivi [] dans toutes vos correspondances.42 Tout votre courrier concernant cette affaire devra tre adress [] lattention de [] qui est

    responsable du suivi.43 Je tiens vous informer que cette mme demande a t adresse deux autres entreprises.44

    5. Formule de courtoisie51 Je ne doute pas que vous me prsenterez votre meilleur prix et vous prie de croire, [],

    lexpression de mes salutations distingues.52 Dans lattente de votre rponse, je vous prie de croire, [], ma cordiale considration.53

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    106 ditions dOrganisation

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  • Plan COMLettre de commande

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame03 Messieurs,

    1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise11 Votre offre du [] retenu toute mon attention.12 Votre documentation et votre tarif reus le [] mont intresss.13 Je vous confirme notre accord tlphonique du [].

    2. numration des articles commands + rfrences + prix21 Je vous prie de me faire parvenir les articles suivants : []22 Je vous adresse ci-joint le bon de commande n [].23 Je vous demande de bien vouloir madresser, sur la base de vos conditions gnrales de vente, les articles

    suivants : []3. Conditions de vente

    31 Les prix indiqus sont ceux de votre catalogue de []32 Il reste bien entendu quen considration du volume de la commande, le pourcentage de la remise sera

    de 10 %, calcul sur le prix de vos derniers tarifs.33 Je me rserve dinfirmer cette commande au cas o vos tarifs auraient t revus la hausse.

    4. Lemballage41 Il serait bienvenu de marquer les colis dun numro dordre.42 Afin dviter les dgts signals au sujet de votre dernire livraison, je vous prie de bien vouloir prendre

    toutes les prcautions ncessaires pour lemballage.43 Pour viter les inconvnients dventuelles intempries, je vous recommande de vouloir bien doubler

    les emballages par une protection approprie.5. Les dlais

    51 Les impratifs de stockage et de conditionnement mobligent insister sur la stricte observation du dlaide livraison.

    52 Je vous demande de ne procder lexpdition que sil vous est possible dassurer la livraison pour le[].

    53 Votre rapidit me permettrait de satisfaire les exigences des usagers.54 Il est impratif que mon stock soit rapprovisionn cette date.

    6. Le mode de transport61 Veuillez menvoyer les articles commands (en rgime ordinaire ; en exprs ; en acclr ; en gare de ;

    domicile ; par mode habituel ; notre entrept, rue; par le premier bateau en partance).7. Le mode de paiement

    71 Pour vous couvrir du montant de votre facture nous procderons par virement votre compte chquepostal n [] trente jours fin de mois de livraison.

    72 Nous vous couvrirons par une traite sur (banque + n compte).73 Vous trouverez ci-joint un chque de (en lettres) F votre ordre sur la banque X.74 Nous vous demandons de nexcuter cet ordre qu condition de nous accorder un dlai de

    paiement de [].75 Un report dchance me permettrait de faire face mes engagements.

    8. Demande de confirmation81 Je vous demande de me confirmer que la prsente commande pourra tre suivie dune livraison dans les

    conditions et dlais indiqus.82 Je vous prie de bien vouloir maccuser rception de la prsente commande.83 Jattire votre attention sur limportance de cette commande pour laquelle je vous demande

    de me confirmer lacceptation des conditions ci-dessus numres.9. Formule de courtoisie

    91 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.92 Je vous prie de recevoir [] lassurance de ma sincre considration.

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  • Plan RCLAMLettre de rclamation

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04

    1. Accuser rception11 Jai bien reu votre lettre du [] traitant de [].12 Trs surpris par le contenu de votre lettre du [], je mempresse de [].13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].14

    2. Dcrire les faits avec prcision21 Jtais en droit de prendre cong du [] au [] du fait de [].22 Jai achet dans vos magasins le [] un [] rf. [] au prix de [].23

    3. Soumettre le motif du mcontentement31 Or jai appris que (M. X), plus rcent employ avait obtenu le cong ma place.32 Or la facture que je reois slve [].33 Or lappareil que je reois ne correspond en rien celui que lon ma montr [].34

    4. Expliquer ltendue du prjudice41 Je me trouve pnalis et ma famille va se retrouver seule [] km dici.42 Cette somme retire de mon budget, je vais tre amen me passer de [].43 Je comptais sur ce nouvel appareillage pour effectuer un travail pour le [] que je ne pourrai pas rendre

    dans les temps. 44

    5. Disculpez votre correspondant51 Croyant que javais commis une erreur, jai bien vrifi que [].52 Cest peut-tre une erreur des services de transmission, mais cela me cause un grave prjudice.53

    6. Dites ce que vous attendez en rparation61 Je ne doute pas que vous allez vous empresser de rparer ce malentendu.62 Un remboursement [] serait le bienvenu.63 Jespre que ce dont je nai pas bnfici me sera octroy la prochaine occasion.

    7. Montrez de la fermet en cas de rcidive71 Je vais tre contraint de ne plus acheter par correspondance.72 Je nhsiterai pas faire part de mon mcontentement mes collaborateurs.

    8. Formule de courtoisie81 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.82 Dans cette attente, agrez, [] mes salutations distingues.

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    108 ditions dOrganisation

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  • Plan DISLettre de demande dinformation ou de service

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04

    1. Se prsenter11 Je reprsente la socit [].12 Joccupe depuis [] le poste de [].13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.14

    2. Cerner le problme21 Devant me servir de [], et connaissant votre exprience pourriez-vous me dire [].22 M. X qui a travaill chez vous du [] au [] postule dans notre entreprise un emploi de [].23 Un poste mi-temps dans le domaine de [] est devenu vacant, et Mme X, qui a t votre employe

    pendant [] ans semble runir les comptences* ncessaires.24 Vous mavez charg dun rapport intitul : [] et je voudrais vous demander quelques prcisions.25

    3. Demander votre information ou service31 Connatriez-vous une personne susceptible de convenir?32 Auriez-vous lobligeance de mindiquer comment obtenir [].33 Sauriez-vous si, sur le plan moral, cette personne est recommandable?34 Plusieurs possibilits dtudier la situation soffrent moi [] ou [], pourriez-vous mindiquer sous

    quel angle je dois examiner les choses, et quelle sera la finalit de cette tude.35

    4. Assurer de votre discrtion (si ncessaire)41 Croyez que tout ceci restera entre nous.42 Je vous assure de mon entire discrtion.43 Veuillez croire que tout ceci ne sera jamais divulgu.44

    5. Offrir vos services en change (si ncessaire)51 votre entire disposition en cas de problmes semblables.52 Vous pouvez compter sur moi le cas chant.53

    6. Remercier61 Je vous remercie davoir prt attention ma demande et vous prie dagrer, [] lexpression

    de mes salutations distingues.62 En vous remerciant, je vous prie dagrer, [], lassurance de ma considration distingue.63

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    ditions dOrganisation 109

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  • Plan REP/DISLettre de rponse une demande dinformation ou de service

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04

    1. Accuser rception de la demande11 Jai bien reu votre requte du [] et je vous remercie pour votre confiance.12 Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez dans votre lettre du [] ci-dessus rfrence.13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].14

    2. Rponse positive21 Je suis votre disposition pour vous donner les explications22 Je me prsenterai dans vos bureaux le [] [] afin que nous nous entretenions de cette affaire.23 M. X jouit dune excellente rputation et je ne doute pas que vous apprciiez ses services.24

    3. Rponse ngative31 Je serais heureux de vous donner satisfaction, mais je suis trs pris32 Cette priode de ftes nest pas favorable 33 M. X na pas une grande rputation defficacit, mais peut-tre est-ce d 34

    4. Invoquez votre responsabilit et demandez la discrtion41 Je dcline toute responsabilit en ce qui concerne les documents fournis.42 Je compte sur votre entire discrtion au sujet des informations contenues dans cette lettre.43 Jespre que vous ferez lusage le plus discret de [].44 Sans vouloir engager notre responsabilit, nous vous conseillons [].45 Ceci sans obligation de ma part.46 Veuillez considrer ces informations comme strictement confidentielles.47

    5. Formule de courtoisie51 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.52

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    110 ditions dOrganisation

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  • Plan RDDLettre de rponse une demande de documentation

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04 Mademoiselle,05

    1. Remercier de lintrt que lon vous porte11 Je vous remercie de votre visite notre exposition du [] [], o nous prsentions nos dernires

    crations.12 Je vous remercie de votre lettre du [] par laquelle vous me demandiez des renseignements

    concernant [].13 Je vous remercie de votre appel tlphonique du [] par lequel vous me demandez une documentation

    concernant [].14

    2. Prsenter la documentation envoye21 Vous trouverez en annexe les chantillons de notre nouvelle gamme de [].22 Nous vous envoyons une documentation complte sur [].23 Nous vous adressons ci-joint notre catalogue o vous trouverez tous les renseignements dsirs.24

    3. Suggrer un contact31 Je vous invite visiter nos halls dexposition afin dapprcier la qualit de nos [].32 Pour vous conseiller, un de nos reprsentants vous rendra visite au jour et lheure que vous voudrez

    bien nous indiquer.33 Vous pouvez consulter le catalogue de nos stages auprs de votre CR.34

    4. Formule de politesse41 Je vous prie dagrer, [], lexpression de nos sentiments dvous.42 Je vous prie dagrer lexpression de mes salutations distingues.43

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    ditions dOrganisation 111

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  • Plan PDCLettre de premire prise de contact

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04

    1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise11 Monsieur [] ma conseill de madresser vous pour [].12 Jai appris par [] que [].13 Par votre annonce rf. [] parue dans le [] du [] jai appris que [].1415

    2. Motif de la lettre21 Je serais dispos [].22 Jai lintention de [].23 Ayant [], jai lintention de [].24

    3. Conclure sur les rapports futurs31 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.32 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.33 Pourriez-vous me recommander [].34 Auriez-vous lobligeance de me fournir [].35 Sil nest pas trop vous demander de maccorder [].36 Je me tiens votre entire disposition.37 En souhaitant que cette lettre marque le dbut dune longue et fructueuse collaboration.38

    4. Formule de courtoisie41 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.42 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.43

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    112 ditions dOrganisation

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  • Plan RAPPELLettre de rappel dune lettre reste sans rponse

    0. Formule dappel01 Monsieur,02 Madame,03 Messieurs,04

    1. Se prsenter11 Je reprsente [].12 Joccupe depuis [] le poste de [].13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.14

    2. Rappeler courtoisement21 Par ma lettre du [] je vous demandais22 Dans une rcente lettre, dont je vous joins la copie, je vous priais23 Je vous confirme ma lettre du [], par laquelle je vous priais24 Je me permets de rappeler votre bienveillante attention ma lettre du [], par laquelle je vous

    demandais25 Notre facture n [] que nous vous avons envoye le [] est reste sans rponse.26

    3. Lobjet de la lettre reste sans rponse31 de me recommander [].32 davoir lobligeance de me fournir [].33 sil nest pas trop vous demander, de maccorder [].34 Vous trouverez ci-inclus la copie de ce document.35

    4. Disculper votre correspondant41 Peut-tre sest-elle gare en raison des rcentes grves.42 Une perturbation quelconque aura pu retarder sa distribution.43

    5. Reprendre la conclusion de la premire lettre51 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.52 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.53 Je me tiens votre entire disposition.54

    6. Formule de courtoisie61 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.62 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.63

    Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

    ditions dOrganisation 113

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  • 1.4 Les cartes de visite, selon les circonstances, portent un texte plus ou moins guind

    La classeDans de grandes circonstances officielles, dans toutes les circonstances sivotre interlocuteur est quelquun dattach aux traditions, le rdacteurcomme le destinataire sont traits la troisime personne du singulier :

    Employ frquemment mais toujours prohib par les puristes en dehors des faire-partLe rdacteur se traite la troisime personne du singulier et le destina-taire la deuxime du pluriel :

    La fonction de carton de correspondance26Employer un carton de correspondance peut viter de rdiger une lettredaccompagnement guinde lorsquon connat le destinataire. Si vousenvoyez, par exemple, un document professionnel une administration(rponse un appel doffre, documentation, contrat), la lettre qui lac-compagnera sera cense sadresser au plus haut suprieur de votre

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    114 ditions dOrganisation

    Le Colonel Guy Deguerre-Lace

    prie Monsieur Rogue daccepter ses flicita-tions loccasion de sa promotion au gradedofficier de la lgion dhonneur.

    25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCETl. 00 00 00 00 00

    LOGO

    Anna CorteDirecteur des ressources humaines

    avec ses flicitations pour lheureuse promotion de Monsieur Rogue

    9, rue Saint-Victor 75000 ParisTl. 00 00 00 00 00 fax 00 00 00 00 00

    LOGOYvan DPCHE

    Directeur commercialest heureux de vous faire part de sa nomination

    au grade dofficier de la lgion dhonneur

    9, rue du Verger 75000 ParisTl. 00 00 00 00 00

    Le Docteur Martine Seringue

    vous remercie et vous prsente son tour ses meilleursvux pour lanne 2ooo

    5, rue Ambroise-Par 69000 LyonTl. 00 00 00 00 00

    26. Jamais pour des condolances.

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  • interlocuteur. Elle devra donc tre rdige dans les formes les plus ano-nymes et austre alors que vous auriez prfr vous contenter dunsigne amical votre correspondant. Un carton de correspondance, lui,sera directement pris en compte par lagent* traitant le dossier et ne serapas archiv. La carte de visite peut jouer ce rle de carton de correspon-dance. cette occasion, nom et fonction sont barrs ; le texte est prcddune formule dappel et suivi dune signature*.

    Les manires de moins en moins rigides et moins crmonieuses qui sedveloppent de nos jours tendent nous faire prfrer des textes pluspersonnaliss et originaux que les vieilles formules figes qui se trou-vent dans les manuels de savoir-vivre. Toutefois, certaines circonstancesexceptionnelles peuvent nous mettre dans lembarras comme linvitationdun personnage officiel, la remise dune rcompense ou des condo-lances. dfaut dinspiration, essayez toujours :

    pour prsenter les vux de nouvel an : remercie sincrement Monsieur X et le prie daccepter son tourtous ses vux de bonheur pour la nouvelle anne. a lhonneur de prier le Gnral X de bien vouloir agrer ses vuxles plus sincres et respectueux loccasion de la nouvelle anne. prie Monsieur le Directeur daccepter ses meilleurs vux et lex-pression de son respectueux souvenir. avec ses remerciements et ses souhaits bien cordiaux. sympathiques souvenirs et meilleurs vux.

    pour fliciter : prie Monsieur X daccepter ses respectueuses flicitations loccasionde son lvation au grade de grand officier de la lgion dhonneur.

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    ditions dOrganisation 115

    LOGOMadame,

    Je vous remercie de mavoirYves AUMIEU

    Directeur des ressources humainescommuniqu le dossier demand.

    9, rue Saint-Victor 75000 ParisTl. 00 00 00 00 00 Fax 00 00 00 00 00

    Y.Aumieu

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  • trs heureux dapprendre la promotion de Monsieur X, lui envoieses plus sincres flicitations. sassocie de tout son cur la grande joie de son amie Georgetteet lui adresse ses plus vives flicitations. avec leurs trs vives flicitations pour lheureuse promotion deMonsieur Dpches

    pour inviter : envoie son meilleur souvenir Madame X et la prie de lui fairelhonneur de dassister la crmonie de remise des rcompenses lemercredi 17 20 heures. prie Monsieur X de lui faire lhonneur dassister au cocktail quisera donn le (...) (...) heures loccasion de son dpart la retraite. prie Monsieur X de bien vouloir honorer de sa prsence le cock-tail quil offre loccasion de son dpart pour dautres fonctions. prient Monsieur et Madame X de leur faire le plaisir de passer lasoire de mercredi prochain 8 heures en toute simplicit. serait heureux daccueillir Monsieur X le (...) (...) heures afin departager le pot de lamiti donn loccasion de son accession augrade de (...)

    pour rpondre une invitation : prsente ses devoirs au Gnral et ses respectueux hommages Madame X et leur demande de bien vouloir agrer ses remerciementspour leur aimable invitation laquelle il aura lhonneur de se rendre. prient Monsieur et Madame X dagrer lassurance de leur res-pectueuse sympathie et les remercie de leur aimable invitation laquelle ils se rendront avec le plus grand plaisir. prient Monsieur et Madame X daccepter leurs vifs remercie-ments pour leur aimable invitation laquelle ils auront le regret dene pouvoir se rendre tant retenus par des engagements antrieurs. remercient Madame X pour son aimable invitation et seront infi-niment heureux de sy rendre.

    pour remercier : tiennent exprimer Monsieur et Madame X tous leurs remer-ciements pour cette si agrable soire passe en leur compagnie.

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    116 ditions dOrganisation

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  • trs touch par le mot de Monsieur X le remercie bien vivementde sa dlicate attention. adresse Monsieur X ses compliments les plus sympathiques etle remercie de sa bienveillante intervention.

    pour recommander quelquun : a lhonneur daccrditer par la prsente carte Monsieur X auprsde Monsieur Y. se rappelle au bon souvenir de Monsieur X et lui recommandechaleureusement un excellent camarade, Yves Aumieu. prsente tous ses compliments Monsieur X et se permet derecommander son bienveillant accueil Madame Anna Corte qui luiremettra cette carte.

    pour des condolances : prie Madame X de bien vouloir agrer, avec ses respectueuxhommages27, ses biens vives et bien sincres condolances. prient Madame X de bien vouloir agrer, avec leurs respectueuxsouvenirs, lexpression de leur douloureuse sympathie loccasiondu deuil cruel qui la frappe. prie Madame X daccepter ses souvenirs mus et ses sincrescondolances. avec ses respectueuses condolances. avec ses douloureux sentiments de respectueuse sympathie.

    Les invitations senvoient 15 jours avant la date de la rception. Les vux de fte ou danniversaire se postent lavant veille. Les vux de bonne anne se postent les 30 & 31 dcembre ; ds

    le 25 sils sadressent son suprieur hirarchique ou quel-quun qui on veut exprimer son respect.

    Les vux senvoient dinfrieur suprieur28 ; de jeune plusg ; dhomme clibataire ou veuf personnes maries ;dhomme femme, de mnage femme clibataire.

    Les remerciements sexpriment dans la semaine qui suit linvita-tion ou la rception du cadeau.

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    ditions dOrganisation 117

    27. Seulement si vous tes un homme.28. Lorsquon envoie ses vux son suprieur hirarchique, on les lui adresse personnel-lement et non pas Monsieur et Madame .

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  • 2 Pour des messages rapides utilisez la tlcopie ou le ml*

    La tlcopie nest pas un document en soi, cest un moyen de communi-cation lectronique qui permet de transmettre rapidement un bref mes-sage informel accompagn ou non de documents qui peuvent tre deslettres, des comptes rendus, des notes, des rapports

    Pour prvenir les msaventures, il est utile de disposer de formulairesqui permettent de rcapituler des renseignements indispensables unbon acheminement du message. Une erreur de manipulation pourrait,par exemple, acheminer une annulation de rendez-vous vers un parfaitinconnu qui, malgr sa meilleure volont ne pourra le rediriger vers lebon interlocuteur que si le numro de tlcopie du destinataire figuresur le formulaire. Ensuite pourquoi ne pas faciliter la rponse du desti-nataire en lui fournissant sur cette mme page tout ce qui lui servira contacter lmetteur? Enfin, comment le destinataire saura quil a reu latotalit de ce qui lui est destin si le nombre de feuilles nest pasannonc et que la machine en a aval deux la fois ou sest bloque surla dernire?

    Les tlcopieurs pilots par ordinateur offrent la possibilit de confierune fois pour toutes les coordonnes des destinataires habituels au logi-ciel qui se charge de constituer cette page de garde sur simple com-mande de lmetteur.

    De mme le message lectronique ou ml* transmet une informa-tion brve et informelle accompagne ou non dun document (texte,image, son) sous forme numrique.

    Pour envoyer et recevoir des mls*, il suffit dune ligne tlphonique,dun micro-ordinateur quip dun modem* et dun navigateur* et dunfournisseur daccs* Internet*.

    Cest le fournisseur daccs* qui procure une adresse, laissant ou non lmetteur, le choix de son identifiant*. Elle se compose ainsi [email protected] @ , ou arobace* sert exclusivement sparer lidentifiant* du fournisseur ; fr indique que ladresse setrouve en France.

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    118 ditions dOrganisation

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  • Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

    ditions dOrganisation 119

    Logocoordonnesde lmetteur Tlcopie

    De la part de : Georges Machin

    lattention de : Monsieur TrucAdresse : -

    --

    N de tlcopie :N de tlphone :

    Date et heure :Nombre de pages y compris celle-ci : 1Objet : demande R.D.V.

    Message :Bien reu votre doc. Quand pouvons-nous nous rencontrer ?

    Machin

    Rponse :

    Exemple de page de garde de tlcopie

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  • 2.1 Rception et change de mls*La liste des mls* se trouve dans la bote de rception du programme degestion des mls*. Dans celle-ci, les nouveaux se distinguent, par uneicne diffrente, de ceux qui ont dj t consults. Il suffit de cliquersur licne du ml* voulu pour en prendre connaissance.

    Les diffrentes colonnes renseignentsur le message.

    Dans Outlok express, le point dex-clamation indique que le messageest important :

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    120 ditions dOrganisation

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  • Le trombone signale quun fichierest annex au message. Cest tra-vers les fichiers joints que se propagela majeure partie des virus. Il est parconsquent indispensable de nou-vrir ces mls* quaprs les avoir vri-fis laide dun anti-virus jour.

    De donne le nom ou, sil ne lapas inscrit, ladresse ml* de lmet-teur :

    La colonne suivante indique lobjet.Comme dans tous les autres docu-ments professionnels, si lindicationporte en objet est imprcise ourcursive durant tout un change,elle nest daucune utilit pour unreprage rapide.

    La dernire colonne fournit les dateet heure de rception du message :

    Les adresses des destinataires les plus frquents peuvent tre mmori-ses dans un agenda. Cette fonction permet la diffusion dun ml* plu-sieurs personnes la fois et sert donc, dans le monde professionnel, diffuser notes, comptes rendus et rapports par voie lectronique, enfichier joint au ml*, alors que leur original papier est archiv.

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    ditions dOrganisation 121

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  • Le bouton composer un message permet de rdiger un nouveau ml*.

    Le bouton rpondre lauteur vitedavoir saisir ladresse du destina-taire et de reformuler les messagesprcdents.

    Car ainsi, ladresse sinscrit automatiquement, la mention Re : (pour rponse ) apparat la ligne objet et les messages prcdents sins-crivent dans le cadre rserv au texte du message, du plus rcent auplus ancien. En effet la fentre ml* comporte deux cadres. Celui duhaut est rserv ladresse du destinataire et lobjet, celui du bas aumessage. Le texte rdig dans cet espace, le plus brivement possible, ilsuffit dappuyer sur le bouton envoyer . Pour y joindre un fichiertexte, image ou son, slectionner auparavant pices jointes dans lemenu insrer , slectionner le fichier dans les archives, cliquez sur joindre ; il partira avec votre message.

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    122 ditions dOrganisation

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  • 2.2 Pour viter toute ambigut, un code de lutilisateur :la Ntiquette* a pris forme

    Sachant que la mise en page dun ml* se perd durant la transmission et queles utilisateurs de la toile sont de plus en plus nombreux et polyculturels :

    pas de mise en forme du texte ; pas daccents ni de majuscules dans les adresses ; ne jamais poster un article dans une confrence qui ne traite pas de

    son sujet ; reformuler les propos avant de rpondre ; ne pas donner suite aux chanes qui engorgent le rseau ; viter lhumour franais au second degr (il nest pas compris par

    tous ni partout, et prcisez lourdement vos tats dme laide ducodage frimousse ou binette (smiley* lire la tte penchevers la gauche) :

    :-) ou :-p : je suis content (correspond au ) ;8-) : le mme personnalis par un porteur de lunette;-o : je ris aux clats:-| : je suis triste (correspond au ) ;:- ( : je suis mcontent (correspond au ) ;;-) : je plaisante, je suis complice (clin dil) ;=) : je suis tonn (yeux exorbits) ;:-/ : cest pas terrible (moue) ;%( : a me rend malade (nez de travers).

    Mais de plus en plus de srieux professionnels emploient cet outil lec-tronique et ne sont pas rceptifs ces petits clins dil. Sachez donc laussi faire preuve de discernement en ne confondant pas correspon-dance prive et correspondance professionnelle. Un ml* priv se rdigeavec le laxisme de nimporte quel message crit priv. Un ml* profes-sionnel sera plus rigoureux, plus dpouill, plus austre. Il nest doncpas conseill, sous prtexte quelle est transmise par Internet*, de pr-senter sa candidature un directeur des ressources humaines en cestermes : Salut, Isabelle :-) moi cest Ben, tas vu mon CV ? Il est supernon ? . Mieux vaut en rester au classique Vous trouverez ci-joint monCV et ma lettre de motivation. et cette lettre de motivation sera rdigecomme si elle tait destine un support papier.

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    ditions dOrganisation 123

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  • 3 Rdiger un compte rendu ne prsente aucune difficult lorsque linformation a t correctement recueillie

    Pour remplir ses trois missions : informer, laisser une trace et permettrelapplication des dcisions quil contient, le compte rendu doit tre lafois concis et complet. Cest--dire quil doit tre dense en information.Le secret dun bon compte rendu rside dans la qualit de la prise denotes au moment des faits consigns.

    3.1 Ordonner linformation ds sa collecte

    Lorsque le compte rendu est inhrent lvnement comme dans le casdune runion, le rdacteur a tout le temps de sorganiser et de prparerune grille de prise de notes en fonction de lordre du jour. Une telleprise de notes organise conomise, en effet, ltape douloureuse aucours de laquelle le contenu de lignes irrgulires entrecoupes de graf-fitis et de ratures doit tre mis en ordre. Pour prendre des notes effi-caces, il convient donc de renoncer lordre chronologique et au mot mot des notes linaires afin de noter rationnellement en fonction de lob-jectif du compte rendu et des questions lordre du jour.

    Rares sont les professeurs qui enseignent noter alors que tous deman-dent de le faire. Sans conseils, le rflexe est de noter la plus grandequantit possible de paroles entendues. Or, le temps dcriture tantsuprieur au temps de prononciation, des propos sont perdus.Paradoxalement, celui qui ce malheur arrive hsite se lancer dans laprise de notes organise de peur de perdre encore plus de propos. Larunion est cependant interactive. Les ides importantes, celles doncquil faudra noter, sont dbattues longuement et lanimateur comptentfait rgulirement des synthses. Par ailleurs les membres de la runionpeuvent poser des questions lanimateur et aux autres participants. Deplus, il est toujours possible, par la suite, de comparer ses notes cellesdun collaborateur.

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    124 ditions dOrganisation

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  • Pour une runion qui a pour objectif une valuation, un tableau en deuxcolonnes (positif, ngatif) peut suffire :

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : interview prliminaire la rfection de latelier

    +

    Lorsque les critres de prise de notes ne sont pas identifiables dans unordre du jour touffu, la solution peut tre la rpartition en colonnes :

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : runion mensuelle

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    ditions dOrganisation 125

    Thme

    Aprs la runion

    attribuer unqualificatif par thme

    dbattu, demanire

    regrouper leslmentsconnexes

    Dbat

    Pendant la runion,noter ce qui est dbattu

    Rflexions

    Pendant la runion,noter

    les rflexions personnelles en attendant de les apporter au dbat.

    Lorsquelles seront dbattues, la discussion

    sera note dans lacolonne centrale

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  • Lorsque lordre du jour est prcis, la grille doit ltre aussi.

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : tude de faisabilit de la proposition

    M. X Mme Y M. Z

    aspectfinancier

    aspect avis de Mme Ytechnique sur laspect

    technique

    aspect avis de M. Zressources sur les RHhumaines

    aspectcommercial

    aspectjuridique

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    126 ditions dOrganisation

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  • Il est toujours possible de trouver un angle dexamen du dbat :

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : comprhension du problme X

    Fait n 1 Fait n 2 Fait n 3

    Qui Qui est impliqudans le fait n 1

    Quoi Quest-ce qui est impliqu dans le fait n 2

    Comment Description du comment sest pass le fait n 3

    Combien

    O Description des lieux o sest droul le fait n 3

    Quand

    Pourquoi

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    ditions dOrganisation 127

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  • Des formules mnmotechniques, inspires de la mthode danalyse etrsolution de problmes sont exploitables pour une prise de notes : 5 M(Mthodes, Machines, Matires, Milieu, Main-duvre) ; 7 S (Structure,Stratgie, Systme, Situation, Savoir, Savoir-faire, Style), SPRI29

    (Situation, Problme, Rsolution, Information), GUTMA (Gravit,Urgence, Tendance saggraver, Motivation, Accessibilit) ; I.T.Ma.Mi(Individu, Technique, Matriel, Milieu)

    date :

    lieu :

    ordre du jour : tude en vue de modernisation de latelier K

    quipe n 1 quipe n 2 quipe n 3

    Mthodes description des mthodes de lquipe n 1

    Matires numration des matires employes par lquipe n 2

    Machines description des machines utilises par lquipe n 3

    Milieu description du milieu dans lequel travaille lquipe n 2

    Main duvre particularit du personnel de lquipe n 3

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    128 ditions dOrganisation

    29. Lire, de Louis Timbal-Duclos, la Mthode SPRI aux ditions RETZ.

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  • Les notes peuvent sinspirer des rubriques du compte rendusynoptique :

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : prise de dcision concernant le projet VWXYZ

    M. X Mme Y M. ZObjectifs Objectifs de M. X

    Suggestions Suggestions de Mme Y

    Responsabilits Responsabilitssouhaites souhaites

    par M. ZDsaccords Dsaccord de

    Mme X sur

    Vote Vote de M. Z

    Dcisions dcision n 1 :retenues

    dcision n 2 :

    dcision n 3 :

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    ditions dOrganisation 129

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  • Mieux rdiger les crits professionnels

    130 ditions dOrganisation

    Elles peuvent utiliser franchement la grille du compte rendu synoptiquepuisque celle-ci rcapitule linformation souhaite :

    date : xxxlieu : xxxordre du jour : mise en place des solutions acceptes par la direction

    Action n 1 Action n 2 Action n 3Objectif les fournitures reues

    ne doivent plus tre mouilles par la pluie

    Actions 1. Construction dun auvent sur le quai de rception2. Acclration du stockage3

    Indicateurs 0 pertes de de rsultats fournitures pour

    cause de mouillement

    Moyens 1. Demander 1 devis 5 artisans2. Le responsable prsente un nouveau planning des manutentionnaires3. Le responsable a dlgation pour traiter avec les artisans4

    Responsable Lazare GarcinDate dachvement

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  • 3.2 Plus sa forme est concise, plus la rdaction dun compte rendu demande de comptences

    Le compte rendu stnographiqueIl est la transcription quasi intgrale, parfois sous la dicte dun magn-tophone, des propos de la runion et ne demande, en cela, aucun talentparticulier si ce nest la connaissance de synonymes pour les verbesexprimant lavis, laccord, le doute ou lopposition :

    Tableau de synonymes pour varier lexpression de :

    lavis laccord le doute lopposition

    accentuer accder douter de contester

    ajouter accepter dplorer contredire

    conseiller acquiescer mettre dmentirdes rserves

    quant

    dgager adhrer regretter que dsapprouver

    engager admettre sinquiter de dsavouer

    indiquer approuver hsiter infirmer

    noter appuyer souponner nier

    observer concder supposer objecter

    prciser confirmer stonner protester

    proposer consentir balancer rcuser

    relever privilgier tergiverser rfuter

    remarquer saffilier atermoyer rejeter

    signaler sagrger diffrer rpliquer

    souligner sallier biaiser rtorquer

    suggrer souscrire* temporiser rtracter

    Comme il a t dit en premire partie, il doit tre utilis uniquement dansles cas o des protagonistes malintentionns seraient susceptibles dedformer les propos dautrui ou de revenir sur leurs propres dclarations.

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    ditions dOrganisation 131

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  • Exemple de compte rendu stnographique

    Ville de Trifouillis Trifouillis, le 7 janvier 2001

    Direction des ressources humainesBureau de la formation et de la

    communication interne

    COMPTE RENDU DE LA RUNION DES CORRESPONDANTS COMMUNICATION

    DU 5 JANVIER 2001Le 5 janvier 2001, dans la salle du Conseil municipal, sest runi le groupedes Correspondants communication comprenant :

    - Monsieur Francis ABALONE- Monsieur Grard BALEINE- Madame Raymonde CARPE- Monsieur Michel DORADE- Mademoiselle Rgine EGLEFIN- Monsieur Robert FILET- Monsieur Georges GRONDIN- Monsieur Serge HURE- Madame Germaine ICTUS

    Ltablissement du cahier des charges concernant la formation de ce groupenouvellement constitu tait lordre du jour de la runion.Monsieur GRONDIN anime la sance.Madame CARPE assure le secrtariat.Avant de passer lordre du jour, lanimateur invite les membres du groupede travail faire connatre leurs observations concernant le compte rendude la runion du 19 dcembre 2000.Madame ICTUS demande que soit rajout au compte rendu de la runionprcdente p. 4 B : Lintress resterait dans ses fonctions jusqu ce quilfasse la demande expresse* de les rsigner*. Lassemble approuve.Monsieur FILET rappelle qu lissue prcisment de la runion du19 dcembre, lassemble avait dcid lunanimit de cesser de chipotersur des points de dtail concernant les prcdents comptes rendus, celatant la cause principale des pertes de temps.

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    132 ditions dOrganisation

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  • Lanimateur propose daborder le sujet lordre du jour.Monsieur BALEINE fait remarquer que les contestations rgulires du pr-cdent compte rendu devraient donner lieu une formation sur la rdactiondu compte rendu de runion.Madame CARPE prfrerait une formation la runion proprement dite carelle estime que les pratiques actuelles engendrent une grande perte detemps.Monsieur ABALONE soulve le cas de la runion prcdente qui a durquatre heures sans tre vraiment efficace et a ncessit un rajustement duplanning de chacun.Madame ICTUS est favorable une formation la runion.Monsieur GRONDIN propose denvisager une formation la gestion dutemps puisque le problme semble se situer l.Monsieur HURE regrette cette segmentation du besoin et estime quune for-mation pourrait regrouper ces diffrents aspects.Mademoiselle EGLEFIN demande si certains des participants se sont infor-ms sur les programmes de formations.Monsieur GRONDIN explique que les organismes de formation sont mme dadapter leurs produits aux besoins spcifiques de leurs clients.Monsieur ABALONE rappelle la mission de relais dinformation entre per-sonnes et services qui a t lorigine de la cration du groupe et soulignelimportance de laspect communication que devra revtir cette formationainsi que lurgence de la mettre en place.Monsieur DORADE apprcie la motivation de lensemble du groupe et semontre satisfait de la possibilit de regrouper les souhaits de chacun dansune seule formation.Lordre du jour tant puis, lanimateur fait un tour de table et synthtiseles conclusions du dbat : la formation devra regrouper toutes les attentesdes participants et se drouler dans les trois mois qui suivent. Des devisseront demands cinq organismes de formation conformment la proc-dure en vigueur.

    Le rdacteur

    Signature

    Raymonde CARPE

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    ditions dOrganisation 133

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  • Une page de garde regroupant les renseignements administratifs etlogistiques pallie la lourdeur de ce type de compte rendu en retirant aumoins ces informations du corps du texte.

    p. 1/4Rfrence :

    Compte rendu de runion RC : CF/01.011LogoDate de rdaction :7 janvier 2001

    Runion du : 5 janvier 2001

    Ayant eu lieu : salle du conseil

    Objet de la runion : tablissement du cahier des charges concernant la forma-tion du groupe des correspondants communication

    Participants : - Mademoiselle Rgine EGLEFIN- Monsieur Francis ABALONE - Monsieur Robert FILET- Monsieur Grard BALEINE - Monsieur Georges GRONDIN- Madame Raymonde CARPE - Monsieur Serge HURE- Monsieur Michel DORADE - Madame Germaine ICTUS

    Compte rendu transmis : - Monsieur Serge HURE- Monsieur Francis ABALONE - Madame Germaine ICTUS- Monsieur Grard BALEINE - xx (leur hirarchie)- Madame Raymonde CARPE- Monsieur Michel DORADE- Mademoiselle Rgine EGLEFIN- Monsieur Robert FILET- Monsieur Georges GRONDIN

    Prochaine runion :

    Date : le 6 fvrier 2001

    Objet : choix de lorganisme de formation

    Lieu : salle du conseil

    Signature* du rdacteur : (signatures* des participants

    Signature en cas de procs verbal)Raymonde Carpe

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    134 ditions dOrganisation

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  • Le compte rendu analytique

    Il classe la substance de linformation utile sans tenir compte de lordrechronologique. Chacun des thmes abords peut tre annonc par untitre plein comme dans lexemple ci-dessous. La seule lecture des titresnous donne ainsi le rsum du compte rendu. Numroter les para-graphes reviendrait leur attribuer un ordre prioritaire qui nexiste pas.

    Un compte rendu analytique est donc un document de grande lisibilit,ardu rdiger lorsque les notes ont t prises de faon linaire sur unemultitude de pages. Il ne prsente aucune difficult de rdaction lorsquela nature de linformation attendue a t dfinie au pralable, lorsquedes tableaux ont t tablis pour recueillir cette information et quelle at, au fur et mesure, classe dans ces tableaux. Il sagit, en somme, deprvoir avec une marge dlasticit quels seront les paragraphes-thmes du compte rendu analytique en sinterrogeant sur la nature delinformation que la hirarchie souhaite quon lui rapporte.

    Exemple de compte rendu analytique

    Compte rendu de visite lattention de Monsieur Guillaume Laffitte,

    directeur de la CHNOU

    Date de la visite : 1er avril 2000Lieu de la visite : Entreprise CHZEUObjet de la visite : La fabrication des tracteurs UBL280 peut-elle

    tre reconduite?Contacts : M. DAME (dir. entreprise CHZEU)

    Mme LAFAI (dir. adj.)La visite visait ces 3 objectifs :

    tablir les tapes du projet avec la direction de CHZEU; saccorder sur le cahier des charges ; dsigner un pilote techniquement comptent.

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    ditions dOrganisation 135

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  • Le personnel est exprimentLentreprise compte 76 personnes justifiant de plus de 10 ans dan-ciennet et dont lge moyen est 28 ans. Tous ont donc dj fabriqudes UBL280.De plus, monsieur GENTY, lingnieur qui a pilot la fabrication en1990 fait toujours partie du personnel.

    La productivit est excellente.En effet, le personnel est spcialis et les tches sont fragmentes,mais chacun a une vue densemble de la fabrication par un contrletournant.

    Les moyens en place garantissent une qualit de fabrication.Effectivement, les btiments sont rcents, les ateliers bien clairs,propres et quips dun outillage standard. En outre, lusine possdedes sections de technologie avance qui permettent la fabrication surplace :

    des armoires lectriques pour les UBU75T, des cbles des U2, des tiroirs de contrle AL20.

    Un accord de principe a t conclu.En premier lieu, le cahier des charges a t labor et sign. Il estannex au prsent compte rendu.En second lieu M. GENTY a accept de reprendre la responsabilit dela fabrication.En troisime lieu, des dates ont t arrtes :

    01/09/01 pour le dbut de fabrication, 28/09/01 pour la premire livraison.

    Il est, enfin, noter que la direction de CHZEU souhaite adminis-trer la planification du travail ainsi que celle des achats.Cet accord de principe doit tre confirm par crit avant le15/09/01.

    Le rdacteur

    Signature

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    136 ditions dOrganisation

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  • Le compte rendu synoptiqueLorsque les grilles de recueil de linformation ont t judicieusementtablies, il suffit de les mettre au propre pour tablir le compte rendusynoptique. Synoptique veut dire qui donne une vue densemble etcest bien l le but et lavantage dun tel document. Il perd cet avantagelorsque chacune des informations est trop longuement expose ou lors-quelle est exprime en deux mots imprcis ou sotriques.

    Un compte rendu synoptique a intrt tre prsent en format pay-sage . Il est prcd dune page de garde rcapitulant les renseigne-ments pratiques semblable celle donne en page 134.

    Le compte rendu daccidentLorsque le compte rendu doit tre rdig partir dun vnement pass,dont il navait pas t prvu de garder une trace, comme un compterendu daccident par exemple, le rdacteur peut saider dune matricetelle que dcrite p. 62 afin de rassembler ses souvenirs.

    Jai vu Jai entendu Jai touch Jai senti Jai got

    Qui?

    Quoi?

    Combien?

    Comment?

    O?

    Quand?

    Pourquoi?

    Le compte rendu daccident ne doit pas tre confondu avec le rapportdenqute. En effet, au moment o vient de survenir laccident ilconvient de relater uniquement les faits et non pas les impressions, lesdductions, les rumeurs, les jugements, les explications, les avis

    cet effet il existe le plus souvent un imprim destin recueillir cesinformations. La case de ce bordereau qui pose le plus de problme estprcisment celle qui est intitule description des faits . Certains ontpeur de ny avoir pas assez de place. Dautres, au contraire, sont blo-qus et ne savent quy inscrire.

    Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

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  • Mieux rdiger les crits professionnels

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