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E-GUICHET | MANUEL

Christoph Di PiazzaService IT IEC

E-guichet | Manuel

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l 1 INTRODUCTION 179

2 À QUI L’E-GUICHET S’ADRESSE-T-IL? 179

3 SE CONNECTER 180

A. Où? 180 - Via la page d’accueil du site 180 - Via la page ‘membres et stagiaires’ du site web 181 - Via le lien direct 181

B. De quoi avez-vous besoin? 181• Nom d’utilisateur 181• Mot de passe 182

- Vous avez oublié votre mot de passe, mais vous connaissez votre nom d’utilisateur 182

- Vous avez oublié votre mot de passe et ne connaissez pas votre nom d’utilisateur 184

- Vous avez tout essayé, mais vous ne parvenez pas à vous connecter à l’e-guichet 185

4 APERÇU DES MODULES 186

A. Module ‘Mes coordonnées’ 186

B. Module ‘Ma/Mes sociétés’ 188• Gestion des données de base 188

- Vous êtes le gérant responsable des contacts avec l’IEC 189 - Vous n’êtes pas le gérant responsable des contacts avec l’IEC 191

• Associé(s) et gérant(s) 192

C. Module ‘Mon cabinet’ 192• Gérant responsable des contacts avec l’IEC 193• Gestion de la composition du cabinet 197• Désignation du ou des responsables de la législation antiblanchiment 198• Désignation de la personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité 198

D. Module ‘Mes missions’ 199

E. Module ‘Mes formations’ 199

F. Module ‘Journal de stage’ 200

G. Module ‘Antiblanchiment’ 200

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il?1. INTRODUCTION

Fin 2012, nous avons lancé l’e-guichet, permettant ainsi à chaque membre et stagiaire d’accéder directement à son dossier électronique personnel. Dossier qui peut être consulté, modifié ou complété en ligne à tout moment. Cette application représente une partie essentielle de la circu-lation de l’information entre l’Institut et ses membres et stagiaires. Bien évidemment, le membre ou stagiaire n’a accès qu’à son dossier personnel. L’e-guichet est accessible directement via le site web de l’IEC.

2. À QUI L’E-GUICHET S’ADRESSE-T-IL?

✥ Candidats stagiaires (CS)

✥ Stagiaires (S)

✥ Membres internes (MI)

✥ Membres externes (ME)

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r 3. SE CONNECTER

A. Où?

✥ Via la page d’accueil du site web | icône E-guichet dans le module ‘Membres et stagiaires’

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r ✥ Via la page ‘Membres et stagiaires’ du site web | icône E-guichet

✥ Via le lien direct https://eloket.iec-iab.be

B. De quoi avez-vous besoin?

Nom d’utilisateur

Votre nom d’utilisateur est (généralement) constitué de huit caractères, dont le premier est la pre-mière lettre de votre prénom et les sept suivants les sept premières lettres de votre nom. Il peut parfois y avoir un neuvième caractère ; ce neuvième caractère est toujours un chiffre.

P. ex. : Marc Van Damme membre depuis 1995 et Marc Van Damme membre depuis 2001

Marc Van Damme (1995) a pour nom d’utilisateur mvandammMarc Van Damme (2001) a pour nom d’utilisateur mvandamm1

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r Mot de passe

Vous choisissez vous-même votre mot de passe, l’Institut ne le connaît pas. Autrement dit, il est inutile de prendre contact avec l’un des collaborateurs de l’Institut pour demander votre mot de passe.

✥ Vous avez oublié votre mot de passe, mais vous connaissez votre nom d’utilisateur :

✥ Cliquez sur ‘(Mot de passe oublié?)’ dans l’écran de connexion à l’e-guichet.

✥ Ou cliquez sur le lien suivant ‘Mot de passe oublié’.

Vous verrez apparaître l’écran suivant :

✥ Introduisez votre nom d’utilisateur et cliquez sur ‘Envoyer mot de passe’.

Obtenez mot de passe

Votre jeton de réinitialisation de mot de passe a été émis avec succès.

Vérifiez votre e-mail pour plus de détails.

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r ✥ Un e-mail est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez communiquée à l’Institut. Cette opération peut prendre 5 à 10 minutes. Regardez également dans votre ‘courrier indésirable’.

Cet e-mail est envoyé depuis l’adresse no-reply@iec-iab.be.

Exemple d’e-mail :

✥ Cliquez sur le lien contenu dans l’e-mail et vous verrez apparaître l’écran sui-vant :

✥ Ne modifiez aucun paramètre, contentez-vous d’introduire un nouveau mot de passe.

✥ Confirmez en cliquant sur ‘Réinitialiser mot de passe’.

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r ✥ Vous avez oublié votre mot de passe et vous ne connaissez pas votre nom d’utili-sateur :

✥ Cliquez sur le lien suivant www.iec-iab.be/login/PasswordRecovery.aspx.

✥ Introduisez l’adresse e-mail que vous avez communiquée à l’Institut et entrez les caractères que vous voyez apparaître dans l’image. Cliquez ensuite sur ‘Door-gaan/Continuer’. Vous pouvez changer les caractères, s’ils sont illisibles.

✥ Un e-mail est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez communiquée à l’Institut. Cette opération peut prendre 5 à 10 minutes. Regardez également dans votre ‘courrier indésirable’.

Cet e-mail est envoyé depuis l’adresse no-reply@iec-iab.be.

Exemple d’e-mail :

Nieuwe tekens / Nouveaux caractèresAudioHelp

Doorgaan / Continuer

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r ✥ Cliquez sur le lien contenu dans l’e-mail et vous verrez apparaître l’écran sui-vant :

✥ Ne modifiez aucun paramètre, contentez-vous d’introduire un nouveau mot de passe.

✥ Confirmez en cliquant sur ‘Réinitialiser mot de passe’.

✥ Vous avez tout essayé, mais vous ne parvenez pas à vous connecter à l’e-guichet :

✥ Envoyez un e-mail à it@iec-iab.be – sujet : ‘Mot de passe oublié’

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les 4. APERÇU DES MODULES

A. Module ‘Mes coordonnées’

Tous les utilisateurs authentifiés voient apparaître le même écran de départ : ‘Mes coordonnées’ (utilisateur authentifié = candidat stagiaire, stagiaire, membre interne, membre externe).

La page est divisée en un volet gauche et un volet droit.

Le volet gauche contient des informations que vous (seul) pouvez modifier, c’est vous qui êtes responsable de la correction de ces données.

Le volet droit contient des ‘Informations gérées par l’IEC’ que (seul) l’Institut peut modifier. Si vous estimez que certaines données ne sont pas correctes, veuillez prendre contact avec l’Institut (info@iec-iab.be).

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lesModule ‘Mes coordonnées’ (volet gauche)

✥ Données personnellesAdresse où vous résidez en tant que personne physique Téléphone privé et fax

✥ Données professionnellesAdresse où vous exercez votre profession

✥ Langue(s) de travailLangues que vous maîtrisez en plus de votre langue maternelle

✥ Assurance responsabilité professionnelle |uniquement visible par les MI - ME

✥ Compte bancaire (éventuellement pour les travaux au sein de l’IEC) | uniquement

visible par les MI - ME

✥ Mon profil public | uniquement visible par les MI - ME

Affiche ou masque les données sur le site web de l’IEC Vous pouvez le tester en cliquant sur le lien suivant http://www.iec-iab.be/fr/services/chercher/Pages/rechercher.aspx et en introduisant votre nom

Module ‘Mes coordonnées’ (volet droit)

✥ GénéralitésNom et prénom ; sexe ; votre numéro IEC ; langue ; date de naissance ; nationalité

✥ Expert-comptable | uniquement visible par les S – MI – ME

Visible uniquement si vous avez le titre ou, dans le cas d’un stagiaire, si vous souhaitez obtenir le titre Date d’agrément ; prestation de serment

✥ Conseil fiscal | visible uniquement par les S – MI – ME

Visible uniquement si vous avez le titre ou, dans le cas d’un stagiaire, si vous souhaitez obtenir le titre Date d’agrément ; prestation de serment

✥ Cotisation IEC | visible uniquement par les S – MI – ME

Tarif ; solde ; iban IEC ; bic IEC ; communication

✥ Stagiaires | uniquement visible par les MI – ME

Si vous êtes maître de stage, vous verrez apparaître ici vos stagiaires en activité

✥ Stage | uniquement visible par les S

Date d’agrément ; année de stage en cours ; maître de stage

✥ Mandat(s) | uniquement visible par les MI – ME

Visible uniquement si votre mandat a été approuvé par le Conseil de l’Institut

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les B. Module ‘Ma/Mes sociétés’

Ce module ne concerne que les membres externes actifs liés à une ou plusieurs sociétés actives agréées par l’IEC ET aux membres internes et stagiaires associés d’une ou plusieurs sociétés ac-tives agréées par l’IEC.

Attention : les entreprises unipersonnelles n’en font pas partie !

GESTION DES DONNÉES DE BASE

Pour pouvoir gérer les données de base, vous devez avoir été désigné comme personne de contact. Cette désignation s’effectue dans le module ‘Mon cabinet’ (pour plus d’infos à ce sujet, reportez-vous au point 5. Module ‘Mon cabinet’).

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lesSi la mention ‘Gérant responsable des contacts avec l’IEC’ est soulignée, vous êtes donc la personne

de contact et vous avez la possibilité d’également désigner une autre personne comme personne de contact. En tant que personne de contact, vous pouvez gérer les données de la ou des sociétés.

Si la mention ‘Gérant responsable des contacts avec l’IEC’ n’est pas soulignée, vous n’êtes pas la personne de contact et vous devez – si vous voulez gérer personnellement les données de la ou des sociétés – prendre contact avec la personne de contact indiquée à l’écran.

Attention : il ne peut y avoir qu’un seul gestionnaire!

✥ Vous êtes le gérant responsable des contacts avec l’IEC (cf. 5. Module ‘Mon cabinet’)

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les La page est divisée en un volet gauche et un volet droit.

Le volet gauche contient des informations que vous (seul) pouvez modifier, c’est vous qui êtes responsable de la correction de ces données.

Le volet droit contient des ‘Informations gérées par l’IEC’ que (seul) l’Institut peut modifier. Si vous estimez que certaines données ne sont pas correctes, veuillez prendre contact avec l’Institut (info@iec-iab.be).

Module ‘Ma/Mes sociétés’ (volet gauche)

✥ Généralités Adresse e-mail à laquelle l’Institut peut joindre la société + adresse du site web

✥ Siège socialAdresse et coordonnées de contact

✥ Siège(s) d’exploitationAdresse et coordonnées de contact

Ce champ doit être complété obligatoirement, même si les données sont identiques à celles du siège social.

Si vous disposez de plusieurs sièges d’exploitation, cochez la case ‘plusieurs sièges d’exploitation’

Cliquez sur ‘cliquez ici si vous disposez de plusieurs sièges d’exploitation’. Si non, fermez cette fenêtre de dialogue.

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lesVous avez la possibilité d’ajouter plusieurs sièges d’exploitation.

Une fois que ce sera fait, vous verrez apparaître une ligne supplémentaire ‘Ge s-tion des sièges d’exploitation’ sous ‘Gestion des données de base’ de la société.

✥ Assurance responsabilité civileNom de la compagnie d’assurances et numéro de police

!!! N’oubliez pas, lors de chaque modification, de cliquer sur

Module ‘Ma/Mes sociétés’ (volet droit)

✥ Généralités Numéro IEC (= numéro de membre) ; numéro d’entreprise ; type ; langue ; date de constitution ; nombre total de parts (= visible si d’application dans votre cas)

✥ Expert-comptableDate d’agrément

✥ Conseil fiscalDate d’agrément

✥ Cotisation IEC (données nécessaires pour payer votre cotisation)Tarif ; solde impayé ; IBAN ; BIC ; communication

✥ Vous n’êtes pas le gérant responsable des contacts avec l’IEC (cf. 5. Module ‘Mon cabinet’)

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les La page est divisée en un volet gauche et un volet droit. Ce que vous voyez est identique à ce

que le gestionnaire (= gérant responsable des contacts avec l’IEC) voit, la différence est que vous pouvez uniquement consulter les données, pas les modifier.

Associé(s) et gérant(s)

En plus de consulter et/ou gérer les données de base de la ou des sociétés, vous pouvez éga-lement consulter le ou les associés et le ou les gérants. La gestion des associés et gérants est assurée par l’Institut.

C. Module ‘Mon cabinet’

Ce module concerne uniquement les membres internes et externes actifs qui sont liés à un ca-binet actif.

Cabinet = entreprise unipersonnelle ou société agréée d’experts-comptables et/ou de conseils fiscaux au sein de laquelle vous exercez votre activité professionnelle et qui gère directement les dossiers des clients.

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lesEntreprise unipersonnelle

Société agréée d’experts-comptables et/ou de conseils fiscaux

Gérant responsable des contacts avec l’IEC

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Première question : Êtes-vous le gérant et/ou l’associé responsable des contacts avec l’IEC?

Si vous répondez ‘Oui’ à la première question, vous êtes le seul autorisé à gérer les données de cette société (Module ‘Ma/Mes sociétés’). Si vous répondez ‘Non’, vous pouvez uniquement con-sulter les données de cette société.

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les Question 1 – réponse ‘Oui’ :

Module ‘Mon cabinet’

OUI

Module ‘Ma/Mes sociétés’

-> VAN DAMME Marc = gestionnaire

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lesQuestion 1 – réponse ‘Non’ :

Module ‘Mon cabinet’

NON

Module ‘Ma/Mes sociétés’

-> AUTRE PERSONNE = gestionnaire

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les Deuxième question : Cette société est-elle une société agréée par l’IEC qui facture uni-

quement à une ou plusieurs autres sociétés agréées par l’IEC?

Si vous répondez ‘Oui’ à la deuxième question, cette société ne sera pas considérée comme ca-binet et ne sera donc plus visible dans le module ‘Mon cabinet’. Si vous répondez ‘Non’, cette so-ciété sera considérée comme cabinet et trois sous-modules supplémentaires apparaîtront à côté de ‘gérant responsable des contacts avec l’IEC’, s’il ne s’agit pas d’une entreprise unipersonnelle :

✥ Gestion de la composition du cabinet

✥ Désignation du ou des responsables de la législation antiblanchiment

✥ Désignation de la personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité

ou quatre sous-modules supplémentaires, s’il s’agit d’une entreprise unipersonnelle :

✥ Gestion de la composition du cabinet

✥ Désignation du ou des responsables de la législation antiblanchiment

✥ Désignation de la personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité

✥ Gestion des données de base

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lesGestion de la composition du cabinet

Comment devez-vous comprendre les informations de cet écran? (Exemple fictif)

Marc Van Damme a une société agréée par l’IEC (à savoir la ‘Société’ 1) qui facture aux seules sociétés agréées par l’IEC. Cette société a trois associés actifs (personnes physiques) de types externe, interne et autre (cf. sous-module > Associés actifs). Cette société ne compte pas d’au-tres membres externes de l’IEC que ceux mentionnés dans le sous-module ‘Associés actifs’ (cf. sous-module > Membres externes de l’IEC). Si le cabinet occupe des membres externes de l’IEC qui ne sont pas repris dans la liste, le gérant et/ou l’associé responsable des contacts avec l’IEC doit les ajouter personnellement en cliquant sur

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les Dans le dernier sous-module ‘Nombre de collaborateurs’ figurent uniquement des chiffres. Le

premier chiffre ne peut être modifié. Ce chiffre est la somme de toutes les données externes des sous-modules ‘Associés actifs’ et ‘Membres externes de l’IEC’. Les autres chiffres doivent être complétés/modifiés par le gérant et/ou l’associé responsable des contacts avec l’IEC. Il importe que les chiffres soient corrects en vue de la désignation du ou des responsables de la législation antiblanchiment (point C) et de la désignation de la personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité (point D).

Désignation du ou des responsables de la législation antiblanchiment

Désignation du responsable de l’application de la législation antiblanchiment, tel que visé à l’article 18, alinéa 2°, de la loi

Le cabinet (société agréée) d’un professionnel au sein duquel au moins dix professionnels (ré-viseur d’entreprises, expert-comptable externe et/ou conseil fiscal externe, comptable-fiscaliste agréé) exercent une activité et/ou en détiennent une participation et/ou sont membres de l’orga-ne de gestion doivent, en application de la législation antiblanchiment, désigner un ou plusieurs responsables de l’application de la loi au sein du cabinet (art. 28, Règlement concernant l’appli-cation de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme). Ce responsable doit être un professionnel, personne physique, tel que visé à l’article 1, 5°, de ce règlement, qui définit la notion de professionnel (réviseur d’entreprises, expert-comptable externe et/ou conseil fiscal externe, comptable agréé). Lorsque le cabinet ne remplit PAS ces critères, tous les professionnels du cabinet sont personnellement responsables de l’application de la loi. Le cabinet qui n’atteint pas le seuil quantitatif susmentionné peut, sur une base volontaire, désigner un ou plusieurs responsables de l’application de la loi. Le professionnel qui n’atteint pas le seuil quantitatif sus-mentionné peut désigner un ou plusieurs responsables de l’application de la loi.

Désignation de la personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité

Revue qualité

Responsable qualité du cabinet  : à l’égard de l’IEC, il doit s’agir d’un membre de l’IEC (pour le fonctionnement interne, le cabinet peut également désigner un non-membre).

Personne de contact avec l’IEC concernant la revue qualité : à l’égard de l’IEC, il doit s’agir d’un membre de l’IEC inscrit sur la sous-liste des membres externes.

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lesD. Module ‘Mes missions’

E. Module ‘Mes formations’

Ce module vous renvoie vers le module ‘formation continue’ des membres. Ce module n’est pas visible par les stagiaires qui complètent leurs activités de formation continue dans le module ‘journal de stage’.

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les F. Module ‘Journal de stage’

Ce module vous renvoie vers le module ‘journal de stage’. Le journal de stage est accessible au stagiaire et au maître de stage. Ce dernier peut être un membre interne ou un membre externe de l’IEC.

Plus d’infos sur notre site web :

✥ Vous êtes maître de stage : http://www.iec-iab.be/fr/la-profession/stage/Mo-dalites-et-organisation-du-stage/journal-de-stage-en-ligne/Pages/directi-ves-pour-le-maitre-de-stage.aspx

✥ Vous êtes stagiaire : http://www.iec-iab.be/fr/la-profession/stage/Modalites-et-or-ganisation-du-stage/journal-de-stage-en-ligne/Pages/Directivespourlestagiair.aspx

G. Module ‘Antiblanchiment’ | uniquement visible par les ME

Vous trouverez ici le(s) formulaire(s) antiblanchiment que vous avez complété(s) en tant que membre externe de l’IEC.

REMARQUE GÉNÉRALE

Bien que les modifications soient directement visibles par vous dans l’e-guichet, elles ne seront visibles par l’Institut que si vous cliquez sur le bouton ‘enregistrer’ ou ‘confirmer’. Ce bouton ap-paraît sur les différents écrans.