E – accounting
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E – accounting
Des chiffres et des lettres …
• 15, 8, 900 000 000 – 3 000 000 • 45% • 10% • Enquêtes AWT…
• E-gov • EDI• GED • TOW• VENSOC • C3… • XBRL • My Minfin
Mais comment faisait-on avant ?
• Mode de travail • Formation • Dématérialisation
• Relations avec les autorités et les clients • Prestations de services
Mode de travail
• Nomadisme professionnel, mobilité et télétravail : • - accès à distance et communications; ip Voice; mobiles, pda, messagerie
en tant réel - généralisation des accès à haut débit à des couts fixes très raisonnables, technologies sans fil : VLAN, WIFI – solutions de convergence
• - Nouveaux modes de réunions: web meetings, visioconférence, communications en temps réel, services multiutilisateurs
• Travail collaboratif et inginiérie participative, Knowlegde Management, Business intelligence, collaboration plus intense, innovation
• Savoir partagé : partage d’information à tout moment: courrier électronique, espace de travail collectifs pour la gestion des contacts, agendas, notes, alertes et priorités;
• Management organisationnel - consistance et contrôle des couts, gestion efficace des budget télécommunications;
• Gain de temps : encodage unique dans les applications partagées réglées par un logiciel de gestion intégré (ERP) - recentrage sur le « corebusiness»
• Aide à la décision - conseils plus avisés plus ‘sur mesure » - éventail d'outils performants : tableau de bord;
• Optimisation de la recherche, traitement et du partage de information : structuration d’un grand nombre d’information;
• Rationalisation des processus - mesure plus fine de la performance sous forme de reporting, utilisation de logiciels open source;
• Offres de service en ligne- portail présentation – service, référencement sur internet, (Recrutement, recherche d’emploi;
Formation, dématérialisation… • Formation • Dynamisation des pratiques de formation : e learning – interactivité, suivi, mise à jour, coaching • Recherche d’informations et à la veille informatique : les bonnes infos au bon moment à la bonne personne • Revue de presse éléctronique, flux tendus « rss »
• Dématérialisation • Livres comptables électroniques • Capture, identification et reconnaissance automatique des factures, distribution électronique, facturation
électronique • Saisie des données (scanning, OCR, lecture automatisée des formulaires, work flow, plateforme de
communication électronique). • Archivage sécurisé flexibilité et modularité
• Relations numériques avec les autorités et les clients • Teleprocédures, démarches administratives et juridiques en ligne • Signature électronique : sécurité juridique aussi forte qu’avec les documents originaux en format papier –
authentification forte• Horodatage des documents
• Services • Conseils commerce électronique, web trust
Des balises pour l’action…
Mettre de la rapidité dans ce qui est lent, de la fluidité dans ce qui est lourd et de l’ouverture dans ce qui est fermé .. meilleure productivité, plus grande réactivité, qualité de service
• Défis technologiques – enjeux organisationnels, relationnels
• Problématiques
Cadre législatif adapté
• Comptabilité informatisée : droit de cité des livres électroniques
• E-invoice • Déclarations électroniques • Signature électronique • Conservation/archivage
Conservation : principes directeurs
• Forme – Support électronique ou papier
– Garantie d’inaltérabilité et d’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la période de conservation
• Délais de conservation – 10, 7, 5 ans…
– Tenir compte des différentes législations : comptable, fiscale, sociale, antiblanchiment
– Politique d’archivage adaptée en fonction de l’exercice de l’activité professionnelle (Bull. CNC n° 8, avril 1981, p. 7)
– Délais légaux minimum à prolonger, le cas échéant : • importance de certains documents en cas de contentieux juridique ou dans le cadre d’autres
procédures pendantes ;• interaction avec les délais de prescription extinctive, souvent supérieurs et dont il n’est pas
toujours aisé de fixer le point de départ.
• Lieu du contrôle
Comptabilité : délais
Deux délais minimum prenant cours le 1er janvier de l’année qui suit la date de clôture :
− 10 ans
− pour les originaux du livre journal unique, du livre central et du livre d’inventaire ;
− pour les pièces justificatives originales et leur copie, pouvant servir de preuve à l’égard des tiers et sur lesquelles les diverses écritures s’appuient.
− 3 ans
pour les pièces justificatives ou leur copie ne servant pas de preuve à l’égard des tiers.
Compte tenu de l’évolution technologique rapide en ce domaine, le Gouvernement examine la possibilité de réduire la durée minimale de 10 ans (rapport au Roi précédant l’A.R. du 25 janvier 2005). Art. 60 CTVA
Mode – Comptabilité
• Forme : sur un support (papier, CD Rom ou autre) qui assure :
– inaltérabilité– accessibilité
des données durant toute la période de conservation prescrite.
- Livre unique, livre central, trois livres de la petite entreprise et le livre des inventaires : originaux
– Autres livres : original ou copie
• Les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de programmes informatiques doivent conserver les fichiers avec les livres, mais également les systèmes qui permettent de les lire pendant la période minimale de conservation légale. Chaque état comptable doit pouvoir être représenté et réimprimé pendant la période de conservation légale.
ISR
• Délai moyen de 6 ans • Communication sans déplacement • Investigations • Pas de possibilité de conserver les factures de manière digitale• Obligation de communiquer les logiciels et les données gérées (art.
315bis, 317, 319, al. 3, 323bis et 334 CIR 92)• Problématique des copies prises (art. 315bis, al. 3, CIR 92) et emportées
ou des copies exigées des tiers (art. 323bis CIR 92)
TVA
• Depuis le 9 janvier 2006 : sept ans pour les livres et documents dont la tenue, la
rédaction ou la délivrance sont prescrites par le Code TVA (article 60, § 1, CTVA), tant pour les documents imprimés que pour ceux contenus dans un système informatisé
• Double régime de conservation des factures : original/digital, pour autant que les technologies utilisées garantissent l’authenticité de l’original et l’intégrité du contenu des factures
• Déplacement éventuel des livres, factures et autres documents sur support papier moyennant PV (art. 61 CTVA)
• Investigations des livres, factures et autres documents : soit les personnes qui les ont tenus, dressés ou délivrés, soit celles qui les ont reçus (art. 60 CTVA)
• Principe : conserver en Belgique. Toutefois, les factures conservées par voie électronique peuvent être conservées dans un autre Etat membre de la Communauté à la double condition d’avoir en Belgique un accès complet et en ligne aux données conservées et que l’Administration en soit informée au préalable (art. 60, § 3, CTVA)
e-accounting : une approche novatrice, intégrée, évolutive,
pragmatique…
Erwin Vercammen
Expert-comptable - Conseil fiscal
Vice-président IEC
Une triple convergence d’intérêts
1) Instituts et associations professionnelles
2) Autorités
3) Experts-comptables/Conseils fiscaux -
“E-Cabinet”
1) Instituts et associations professionnelles
• Dialogue permanent avec les membres :
– Formation (stagiaires)
– Formation professionnelle permanente
– Environnement convivial et sécurisé
• Interlocuteur privilégié :
– Contacts réguliers
– Compétences
2) Approche volontariste « E-gov »
• Obligations, notamment déclaratives :
• Tax-on-Web, VenSoc
• Intervat, VATLIST…
• Dimona…
• Politique de mise à disposition de formulaires électroniques : Finform
• “Utilisateur” au coeur du processus : simplicité
3) “E-Cabinet”
• Véhicule de modernité, performance, évolutivité, fiabilité, maîtrise et sécurité
– Comptabilité, élément déclencheur – Administration– ??? Vers un environnement de travail
totalement “PAPERLESS DESK” ????
• Avantages
– Suivi des opérations – Accès : 24/24 & 7/7– Archivage sécurisé – Economies temps/argent – effets écologiques bénéfiques
À ne pas perdre de vue…
• Sécurisation – Importance vitale : disponibilité, intégrité, confidentialité
– Données sensibles :• clients• capitalisation “Savoir-faire”
• Connexion : n’importe quel point d’accès sécurisé
• Information : bases de données multicritères
• Application : PC ou ASP
• Plateforme : au choix
Archivage électronique
Erwin Vercammen
Expert-comptable – Conseil fiscal
Vice-président IEC
Archives : première importance dans notre
quotidien professionnel
Recenser, collecter et rendre accessible de manière déterminée un ensemble de données Dossier permanent Données variables Documents internes et externes
Conservation des données Accessibilité des données Modes d’archivage :
Traditionnel : classeurs – dossiers suspendus – tout autre type de classement Electronique : disque dur (internes ou externes), disque magnétique, bandes
magnétiques, disque optique, SAN… Réseau, intégration des serveurs :
au cabinet : réseau propre – faites des backups régulièrement extérieur : via fournisseur de services ASP
Archives digitales
Structuration ?
• Données “fondamentales” : dossier permanent
• Données variables
Données fondamentales : dossier permanent
- Identification clients : dispositions de la loi du
7 janvier 1993 antiblanchiment/financement du terrorisme
Identification du client, principe “Know your customer” Conservation de données Responsabilité
- Actes
- Décisions
- Contrats
Données variables
– Correspondance, fax et e-mails– Comptabilité et pièces de base– Salaires– TVA– Impôts– Rapports et bilans– Déclarations
Exemple
Faxen
Balans en bijlagen
Briefwisseling
325.20
325.50
BV
Inkomstenbelastingen
5. Leningen
Jaar 2005
Aangiften
Naam van de klant
_Permanent dossier
6. Andere contracten
7. Diversen
1. Akten vennootschap
2. Beslissingen RvB
3. KBO BTW ed
4. Akten onroerend
Jaar 2006
Aangiften
E-mails
BTW e.d.
Loondossier
Boekhoudbestanden
Controledossier
Diverse documenten
Andere bv bezwaar
Brieven
Sur votre écran…
En pratique, comment procéder ?
• Base de travail : logiquement, les archives traditionnelles
• Garantie inaltérabilité : format PDF ou JPG ou TIF, maintien de la mise en page
• Informations fondamentales : format original (Word – Excel) de manière à pouvoir les réutiliser aisément
• Double accessibilité : cabinet ou n’importe quel point d’accès sécurisé • Sécurité – double niveau d’accès :
– serveurs propres du cabinet ou fournisseur ASP – données sur les serveurs : qui peut consulter quoi ? Gestion des profils et
des habilitations
– registre d’accès : informations détaillées sur les “loggers” • Volume : les données plus anciennes pourront, le cas échéant, être
compressées
Quels softs ?
• Introduction des données • programmes usuels
– Word
– Excel
• conversion fax en fichiers électroniques : zetafax
• Conservation : logiciels pour créér des données inaltérables • fichiers PDF : pdfcreator…
• fichiers TIF ou JPG • http://www.primopdf.com/
• Compression : programmes • Winzip : http://www.winzip.com/downwzeval.htm • Winrar : http://www.winrar.nl/
• Recherche : (méta)moteur : http://www.copernic.com/
Rayon matériel ?
• Saisie des données
Un bon scanner : de préférence une photocopieuse avec un scanner et une carte réseau
• Conservation des données
Disques durs, réseau, disques optiques, bandes magnétiques, espace
sécurisé…
Multiples critères d’accès – rapidité,
performance
Les “plus” de l’archivage
électronique…
- Consultation via connexion Internet • n’importe quand
• n’importe où
• par n’importe qui
• n’importe quel document
- Contrôle total des modalités d’utilisation (consultation, impression, modification…) via DRM et mots de passe ou réseau VPN
- Consultations multiutilisateurs - Backups automatiques, par ex. : ASPEX, PORTHUS,
BELGACOM et autres...
Portail ?
Localisation sans importance – Accès rapide Backup automatique Accès simultané (plusieurs utilisateurs) Dialogue avec les clients Accès convivial, logique aux données Génération de fonctions macros et de raccourcis Possibilité de télécharger et uploader des fichiers Archives accessibles 24/24 et 7/7
Backups réguliers : vital
• Saisie structurelle complète • Garder une copie en dehors du cabinet !
• Backup via opérateur spécialisé : – procédure
• la nuit
• backup réencrypté
• autre localisation
– avantage : en cas de perte totale des données (incendie, vol de PC, crash des disques durs, etc.), le backup externe peut être repris et réinstallé sur de nouveaux PC ou réseau
Déclarations électroniques
Erwin VercammenExpert-comptable – Conseil fiscalVice-président IEC
IPP, I.Soc, TVA, BNB…
• TOW : procédure préalable • VENSOC : certificat classe 3
• INTERVAT : certificat classe 3/EDIVAT : procédure préalable
• COMPTES ANNUELS BNB : procédure préalable
Internet = porte ouverte
Infos solutions e-Gov ?
Précompte professionnel : http://minfin.fgov.be Intervat Déclaration TVA : http://minfin.fgov.be Web-NCTS Déclaration à la douane : http://minfin.fgov.be VENSOC : http://minfin.fgov.be Affaires sociales
- Déclaration Dimona travailleurs ONSS : http://www.socialsecurity.be - DFMA Déclaration trimestrielle ONSS : http://www.socialsecurity.be - ASR Déclaration de risques sociaux : http://www.socialsecurity.be Dépôt des comptes annuels : http://www.nbb.be Demande de comptes annuels : https://iab2.jaarrekeningen.be
Tax-on-Web
Tax-on-Web
Tax-on-Web
Tax-on-Web
Déclaration TVA électronique
VenSoc
VenSoc
Caractéristiques générales
• Télécharger, compléter off-line et conserver localement• Ajouter des annexes• Déposer via Internet/signature digitale (certificat classe 3)• Faire parvenir automatiquement l’accusé de réception• Opérationnel l’année civile complète, 7/7, 24/24• Liaison Internet (de préférence à large bande)• Browser Internet Explorer version 6.x
Adobe Acrobat Reader version 6 ou supérieure• Certificat classe 3
– A demander auprès de : Isabel, Globalsign ou Certipost (Trust communities) – Egalement valable pour Intervat, Finprof
• Software pour création PDF (pour les annexes non standardisées)• Java runtime (version 1.4.2. ou supérieure) à télécharger via
java.sun.com
VenSoc
6 étapes
• Etape 1 : Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire
• Etape 2 : Chargement de la déclaration VenSoc et introduction des données
• Etape 3 : Récupération des annexes Finform
• Etape 4 : Création des annexes supplémentaires
• Etape 5 : Création du fichier XFDF
• Etape 6: Introduire la déclaration
Annexes ? • Annexes disponibles via Finform (cf. étape 3)
• Annexes que l’utilisateur crée lui-même (cf. étape 4) Les conditions suivantes doivent être remplies :
• une annexe ne peut dépasser 5 MB • six annexes au maximum• nom de fichier obligatoire • les annexes devront être rédigées en format PDF
(via Adobe Acrobat Professional ou un programme équivalent)
Quelles annexes possibles ?
Description Nom de fichier obligatoire
Comptes annuels 1I_06comptann.pdf
Rapport à l'assemblée générale et délibérations de celle-ci
1I_06rapAG.pdf
Comptes annuels internes 1I_06comptannint.pdf
Tableaux d'amortissements 1I_06amortis.pdf
Détail des dépenses non admises 1I_06detdna.pdf
Divers 1I_06divers.pdf
Dépôt des comptes annuels
Cabinet électronique
Erwin VercammenExpert-comptable – Conseil fiscalVice-président IEC
Web-accounting
Encodage rapide et convivial des données comptables par les clients
Consultation online de la comptabilité, pluriaccès au dossier, synchronisation
Accessibilité des données : partout en permanence Pas de procédure “hosting” Pas de procédure de backup Problème en cas de “pannes” de réseau !
Cabinet électronique
Portail multiservice
Projet Certipost IRE – IEC
Projet Certipost IRE – IEC
• Informations actuellement certifiées liées à la signature professionnelle : nom, prénoms, adresse e-mail, le fait d’être membre de l’IEC ou de l’IRE et la qualité professionnelle (expert-comptable, conseil fiscal, expert-comptable/conseil fiscal, réviseur d’entreprises ou stagiaire), lieu de naissance, date de naissance, numéro de membre
• Projet : plus seulement les membres, mais également les collaborateurs du bureau comptable et fiscal
Communiquer sans risque – via mail, Trust² Déclarations auprès des autorités MyCertipost : recommandé Journal de stage électronique Dépôt des comptes annuels Accès à l’Intranet et autres sites
MyCertipost : envois recommandés et e-
invoicing
Mycertipost
Cabinet électronique
CertiONE e-Worker : Trust²
CertiONE
Trust2
Distributor defines
document rights & sends
via e-mail
Read access
Trust² identified via user/password
Trust² identified
Trust² identified via eID
no identification
no identification
Read, write,
copy & print
access
Read access
Trust²
CertiONE e-Worker : Trust²
Inhouse costsSoftware purchase
Implementation
Maintenance
Upgrades
Inhouse servicesUser management
Support
Archiving
Applications
Connectivity
Interconnections
Proof of delivery
Payment
Translation
Print gateway
Security
SMS gateway
Centralized &
outsourced
services
platform
cust
omer
1cu
stom
er 2
customer 3
customer 4
supplier 1
supplier 2
supplier 3
residentialresidential
residential
CertiONE
Certipost Facturation électronique
Certipost…
Déclarations, bases de données
Déclarations électroniques ONSS TVA Tax-on-Web BNB
Consultation banques de données Commerciale : WKB – Kluwer SPF Finances :
Fisconet Cadastre ?
Courriel Archivage électronique : simple, grand public
Courriels…
Échange d’informations confidentielles Technique d’encryptage simple et sans risque Importance des annexes Signer + encrypter : cliquez sur l’icone
Merci de votre attention…
Excellent appétit…