Dossier Gestmag 2007 · 5 – Articles et gestion de stock Domiciel Inform@tique Page 2 Avril 2007...

Domiciel Inform@tique Avril 2007

DossierGestmag 2007

Livre VArticles et gestion de stock

5 – Articles et gestion de stock


TABLE DES MATIÈRES

1. Généralités sur les articles __________________________________________________________3

1.1 Réglages préalables ____________________________________________________________________31.1.1 Choix du code de l’article____________________________________________________________________ 3

1.1.2 Articles « unique » ou avec « grille de taille » ____________________________________________________ 3

1.1.3 Tarif unique ou multitarifs ___________________________________________________________________ 4

1.1.4 Les zones paramétrables_____________________________________________________________________ 4

2. Création des articles _______________________________________________________________6

2.1 Les articles uniques ____________________________________________________________________62.1.1 Accès à la fiche article ______________________________________________________________________ 6

2.1.2 Contenu de la fiche article ___________________________________________________________________ 6

2.1.3 Les touches de commande ___________________________________________________________________ 7

2.1.4 La partie haute des données fixes ______________________________________________________________ 8

2.1.5 La partie médiane des données variables _______________________________________________________ 10

2.1.6 Les touches d‘état et statistique ______________________________________________________________ 14

2.2 Les articles avec grille de taille / couleur__________________________________________________152.2.1 Création de l’article _______________________________________________________________________ 15

2.2.2 Les onglets spécifiques_____________________________________________________________________ 16

3. Les entrées en stock ______________________________________________________________17

3.1 Entrées simplifiée dans la fiche article ___________________________________________________17

3.2 Entrées via le module E/S de stock ______________________________________________________173.2.1 Entrée de stock d’un article unique____________________________________________________________ 18

3.2.2 Entrée de stock d’un article en grille de taille____________________________________________________ 18

3.2.3 Récapitulatif _____________________________________________________________________________ 19

3.3 Entrées via les commandes aux fournisseurs ______________________________________________213.3.1 Création d’une commande fournisseur _________________________________________________________ 21

3.3.2 Impression d’une commande fournisseur _______________________________________________________ 23

3.3.3 Réception des commandes fournisseur_________________________________________________________ 24

3.3.4 Fin des commandes fournisseur ______________________________________________________________ 27

4. Edition des étiquettes code-barres ___________________________________________________28

4.1 Remarque préalable __________________________________________________________________28

4.2 Circuit d’impression __________________________________________________________________28

4.3 Préparation des Impressions ___________________________________________________________284.3.1 Impression depuis les mouvements de stock ____________________________________________________ 28

4.3.2 Impression depuis la fiche article _____________________________________________________________ 29

4.3.3 Impression sur modification de prix ___________________________________________________________ 30

4.3.4 Impression lors de la réception de commandes __________________________________________________ 30

4.3.5 Impression via l’assistant code-barres _________________________________________________________ 31

4.4 Impression des code-barres ____________________________________________________________33

4.5 Choix des fonctions via le menu_________________________________________________________37



1. Généralités sur les articles

1.1 Réglages préalables

Avant d’aborder la création et la gestion proprement dite des articles, il convient de définir au préalablela façon dont ces articles seront gérés :

g Choix du code et définition des code-barres.g Articles uniques ou avec grilles de taille / couleur.g Tarif unique ou multitarifs.

Ces différents points ont déjà été abordés dans les livrets précédents, aussi on se bornera à rappelerces éléments ici, et il faudra si nécessaire se référer à chaque livret traitant du sujet particulier.

1.1.1 Choix du code de l’article

Il faut laisser si possible le logiciel définir lui-même sa propre numérotation interne. Dans ce cas, le codearticle et le code interne seront les mêmes, et le code-barres sera aussi basé sur ce numéro.

En particulier, si on utilise la segmentation en grille de taille, il faudra absolument respecter cettecodification interne, car c’est celle-ci qui sera utilisée comme racine pour les « sous-codes » des tailles.

Le seul cas où on peut utiliser un autre code est celui des articles uniques, où on prendra comme coded’appel le code-barres (souvenr EAN13) déjà existant et imprimé sur l’article.

1.1.2 Articles « unique » ou avec « grille de taille »

Gestmag permet de gérer des articles uniques, c’est-à-dire avec un seul produit affecté à chaque code.C’est le cas habituel de la vente dans la plupart des commerces de détail. Ex : vente de tabac, deproduits alimentaires divers, mobilier, produits multimédia, pièces détachées, boisson restauration, etc.



La vente en magasin de confection ou chaussure est légèrement différente, car le commerçant ne gèrepas les articles au détail, mais suivant un modèle unique qui peut être décliné en de multiples tailles oude multiples couleurs.

C’est ainsi que l’on créera dans le logiciel Gestmag qu’un seul article (ex : Robe plissée), soit un seulcode de base, et que les différentes tailles (36 / 38 / 40 / 42 / etc.) qui en dépendent seront donc dessous-articles dont les code-barres d’identification seront composés de la racine de l’article de base et dela taille de chacun des sous-article finaux.

Cette option s’appelle « Grille Taille / Couleur », car cette segmentation peut indifféremment s’appliquerau tailles et parfois aux couleurs. Il s’agit d’un module optionnel de Gestmag, à acquérir au moment del’achat de la licence principale, et qui doit être activé au début, au moment de la création des bases dedonnées du magasin.

Nota : Quand on utilise le module « grilles Tailles / couleurs », on peut toujours créer des articlesuniques comme décrits précédemment, mais l’inverse n’est donc pas possible.

1.1.3 Tarif unique ou multitarifs

Dans le module « paramétrage du logiciel », onglet« TVA/Tarifs », il est possible d’activer le modemultitarif comme ci-contre, en cochant la case verte« Gestion multitarifs ».

Cela active jusqu’à 5 tarifs possibles pour lesquels onpeut définir ici à la fois le libellé de chaque tarif, lecoefficient à appliquer entre le prix d’achat HT et le prixde vente TTC, ainsi que le code de TVA.

On pourrait donc définir comme dans cet exemple un tarif public qui s’appliquera à la majorité desclients et des tarifs dégressifs pour certaines catégories de clients privilégiés. On peut également créerun tarif pour l’export avec le même coefficient que le tarif principal, mais sans application de la TVA.

Au moment de la vente, en fonction du client et de l’article, on utilisera au choix l’un ou l’autre de cestarifs.

Nous parlons ici de cette possibilité de multitarif simplement parce qu’il existe un onglet « multitarif »dans la fiche article, lequel est activé et doit être renseigné seulement en cas d’utilisation du multitarif.

Si on ne veut pas utiliser le multitarif, il suffit de décocher cette option et le logiciel ne proposera plusqu’un seul tarif par article (sauf cas des articles en taille / couleur où on peut saisir un tarif variablesuivant la taille du sous-article).

1.1.4 Les zones paramétrables

Si les champs contenus en standard dans la fiche article ne suffisent pas au besoin de catégorisation, ilest possible de créer jusqu’à 9 champs supplémentaires qui apparaîtront dans un onglet spécifique dela fiche article.



On peut en effet activer et renommer :

• 3 zones de texte pouvant contenir jusqu’à 30 caractères maximum (lettres et chiffres).• 3 zones numériques (chiffres uniquement).• 3 zones de recherche avec des champs sous forme de tableaux.

Ces zones supplémentaires s’activent dans le « paramétrage du logiciel », onglet « zonesparamétrables », où l’on pourra rebaptiser les entêtes des nouvelles zones créées.



2. Création des articles

2.1 Les articles uniques

2.1.1 Accès à la fiche article

Pour gérer les articles, on peut utiliser le menu« Paramétrage », option « Gestion des articles »ou bien cliquer sur l’onglet « Articles / Stocks » dumenu principal de la caisse comme ci-contre.

2.1.2 Contenu de la fiche article

On arrive normalement sur la première fiche article créée dans la base. Comme pour les clients etfournisseurs vus auparavant, la fiche article s’organise en 3 parties :



g La partie haute bleu foncé comprenant les données fixes concernant l’article.g La partie centrale bleu clair comprend des informations variables (enrichissement suivant les

ventes). Cette zone possède des onglets qui permettent d’accéder à de nombreusesinformations.

g La partie basse comprend des touches de fonctions ou à lançant des écrans statistiquescomplémentaires.

2.1.3 Les touches de commande

Les premières touches de la partie gaucheservent à gérer la fiche article.

g Coche verte : Valider une nouvelle fiche article qui vient d’être créée, ou bien les modificationsapportées à une fiche existante. Donc attention à bien valider cette touche avant de quitter.

g Coche rouge : Permet de quitter une saisie en cours sans valider les changements.

g Ajoute : Fait apparaître à l’écran une nouvelle fiche article en mode saisie. Le numéro interne de lafiche n’est pas modifiable car il est attribué automatiquement par le logiciel au moment de lavalidation. Le code article peut être modifié, mais on peut aussi laisser celui qui est proposé par lelogiciel.

g Effacer : On peut supprimer la fiche article, mais uniquement si aucun mouvement (achat ou vente)n’a été effectué, sinon la suppression sera impossible et on pourra seulement mettre l’article ensommeil pour éviter qu’il n’apparaisse dans les listes.

g Recherche : Ouvre un écran complémentaire pour rechercher un article.



Cet écran se présente différemment des écrans de recherche déjà vus, puisque dans la partie gauche, ilcomporte de nombreuses arborescences dans lesquelles sont classés les articles de base.

On pourra ainsi retrouver le même article par différents moyens de segmentation :

• La segmentation traditionnelle : soit le rayon et la famille, les couleurs, les fabricants, lessaisons, et les fournisseurs (avec ici le fournisseur « Domiciel » sélectionné)

• Une nouvelle segmentation s’appuyant sur les 3 listes à défilement supplémentairesoptionnelles des zones paramétrables des articles (ici, seules 2 listes qui sont « matière » et« garantie »)

Après choix, les articles s’affichent en détail dans la partie centrale, avec la photo de l’article à droite. Ilsuffit de cliquer sur l’article pour le sélectionner et pour que sa fiche détaillée apparaîsse à l’écran.

g Par code : Permet d’accèder directement à un article si on connaît son code (inutile de taper les 0non significatifs situés devant. Ex : pour 00383, taper simplement 383)

g Document : Permet de joindre un document externe (exemple : courrier Word ou fiche des donnéescontructeur ) au dossier de l’article.

2.1.4 La partie haute des données fixes



Dans la partie gauche, on trouvera le code article (qui peut être le même que le code interne de l’article)et en dessous la désignation complète de l’article.

Suivent les différentes segmentations possibles (Rayon, famille, s/s famille, couleur, fabricant,fournisseur, référence du fournisseur, code saison et grille de taille éventuelle). Comme d’habitude, latouche « … » permet de choisir un élement de liste tandis que la touche « + » permet d’en créer un.

Dans la partie droite, on trouvera tout en haut le code interne de l’article (non modifiable) et en dessousle choix du type d’article.

Dessous, 2 cases à cocher : la première si on veut mettre l’article en sommeil (n’apparaît plus dans lesrecherches directes), et la seconde pour publier l’article vers un site Web marchand d’Internet.

Le cadre en dessous concerne la gestion de la fidélité : l’article peut ou non faire partie du système defidélité, et si oui, on peut indiquer ici le nombre de points de fidélité que « vaudra » l’achat de cet article.5on peut attribuer un nombre de point différent à chacun des articles).

En dessous, la partie réservée au code-barres et où on définira le type à utiliser. Rappel :

• Article vêtement avec grille de taille : code 39 obligatoire• Article unique : privilégier code EAN13 si déjà imprimé sur l’article, sinon libre.

2.1.5 La partie médiane des données variables

Cette zone possède nombreux onglets accessibles ou non suivant les règlages du logiciel.

2.1.5.1 Onglet « Tarif »

C’est l’onglet principal par défaut qui apparaît lors de la création ou modification d’une fiche article.

Il faut d’abord renseigner le code de TVA de l’article et en dessous, le dernier prix d’achat. La lignesuivante concerne les frais d’approche à refacturer (temps passé, téléphone, frais de port, etc.),l’ensemble donnant le prix de revient.



Le coefficient affiché est celui par défaut du paramétrage, mais on peut le changer dans chaque fichearticle. Le prix de revient multiplié par le coefficient donnera donc le prix de vente final en TTC.

On peut modifier ce prix de vente TTC, ce qui aura comme action de recalculer le prix de vente HT et lamarge sur le produit (en % et en valeur)

La seconde colonne concerne les prix de vente TTC en solde et en promo, si ces options ont étéactivées dans le paramétrage du logiciel (ce n’est pas le cas dans l’exemple). En dessous, le prixd’achat brut et le PAMP qui peut évoluer en fonction des prix d’achat et des quantités en stock.

La troisième colonne donne la valeur de l’ensemble du stock, tandis que la quatrième colonne comportedes éléments complémentaires pour les réapprovisionnements et les niveaux de stock. En particulier,on pourra décocher la case « Gestion de stock » pour des articles pour lesquels on ne souhaite pas degestion de stock (exemple : Main d’œuvre horaire, Remises, petite fournitures, etc.)

2.1.5.2 Onglet « plus d’info »

Ce second onglet « plus d’info » présente les zones paramétrables supplémentaires telles qu’elles ontété définies dans la partie « paramétrage du logiciel ».

En cliquant sur la touche « … » du côté droit des listes de défilement, on peut choisir un nouvel élémentde liste, tandis qu’en cliquant sur la touche « + », on pourra ajouter de nouveaux éléments.



2.1.5.3 Onglet « Info CA »

Cette onglet reprend tous les éléments comptables concernant les achats, les ventes, les numéros dedocuments et les dernières dates des opérations

2.1.5.4 Onglet « multi-tarif »

Dans cet onglet sont renseignés les différents tarifs multiples tels qu’ils ont été définis dans leparamétrage du logiciel, et en prenant comme référence le tarif de base défini dans le premier onglet dela fiche article (voir précédemment).

2.1.5.5 Onglet « grille / taille »

Voir les spécificités de cet onglet dans la description des articles avec grilles de taille / couleur dans lechapitre suivant.

2.1.5.6 Onglet « Solde Promo »

Cet onglet ne devient actif que si l’on a coché des opérations de solde ou de promotion dans leparamétrage du logiciel.



Le premier pavé permet de préparer le prix de vente soldé ainsi que les dates de début et de fin dessoldes si elles doivent être saisie à l’article. De ce fait, à la date prévue, le tarif des soldes remplaceraautomatiquement le tarif de base en cours.

De même, après la date de fin des soldes, l’ancien tarif redeviendra le tarif en cours. Le fonctionnementest le même pour le pavé des promotions, sauf que dans ce cas, les dates de promotion sont libres eton est pas obligé de respecter le législation comme dans le cas des soldes.

2.1.5.7 Onglet « code-barres »

L’onglet des code-barres permet d’imprimer des nouvelles étiquettes de code-barres pour un article, parexemple suite à une modification du libellé de l’article, ou parce que l’on a modifier son prix de vente.

Dans le cadre de gauche, le logiciel propose d’imprimer autant d’étiquettes qu’il y aencore d’articles enstock, ce qui est logique. Par contre, on peut modifier ce chiffre pour n’imprimer que quelques étiquettesà rafraîchir.

Après saisie du nombre d’étiquettes à imprimer, il faudra cliquer sur la touche « code barres » à côté,pour que la demande d’impression des étiquettes se mette dans la file d’attente d’impression des code-barres (voir le fonctionnement plus loin).

La partie droite contient éventuellement d’autres code-barres pour identifier le même produit. Dans cecas, l’appel du produit avec la douchette pourra se faire avec n’importe lequel des codes.



2.1.5.8 Onglet « Info divers »

Ce nouvel onglet comprend lui même 4 sous-onglets dont les fonctions sont les suivantes :

g Sous-onglet « désignation » : permet de créer une fiche technique de article très complète, avecintégration de photos et procèdures graphiques évoluées de mise en page.

g Sous-onglet « touche tact » : permet d’affecter une touche tactile du tableau associée à cetarticle.

g Sous-onglet « complément » : permet de saisir un texte complémentaire de 500 caractères.

g Sous-onglet « Info furtive » : lors de la vente en caisse de cet article, un cours message de 60caractères maximum va défiler sur l’afficheur client.

2.1.5.9 Onglet « Photo »

Ce dernier onglet « Photo » permet de scanner directement la photo de l’article en résolution maximumde 202 x 202 dpi. Cependant, il semble préférable de préparer ses photos avec un logiciel de traitementd’image externe, et de les importer ensuite ici via la touche « recherche ».



2.1.6 Les touches d‘état et statistique

Les 3 touches suivantes du bloc du bas servent à éditer desstatistiques au niveau de l’article.

2.1.6.1 Touches « Stat » et « graphique »

La touche « stat » présente les valeurs historiques mensuelles des achats / ventes d’un article sur 3ans, tandis que la touche « graphique » présente les mêmes informations mais sous forme graphique.

2.1.6.2 Touche « histo »



La touche « historique » permet de retracer l’historique des différents mouvements concernant l’articletout au long de sa vie.

On peut sélectionner une période déterminée ou tout l’historique, puis ensuite cocher si on souhaiteuniquement visualiser certains documents ou tous comme dans l’exemple.

Après avoir cliqué sur le bouton « recherche », le résultat apparaît dans la partie droite du tableau, avecles différents documents classés par ordre chronologiques.

2.2 Les articles avec grille de taille / couleur

Nous avons vu le fonctionnement complet de la fiche article pour des articles simples « uniques ».

Mais le logiciel permet aussi la gestion des articles « multiples » dits « taille / couleur », et qui secaractérisent par une base d’article unique, dont vont dépendre des sous-articles complémentaires auniveau de la taille ou de la couleur.

Cependant, le fonctionnement d’un article « grille de taille » est à 90% celui d’un article unique, aussinous ne reprendrons ici que les éléments qui diffèrent.

2.2.1 Création de l’article

Concernant la création d’un article « grille de taille », ilest absolument vital de respecter 2 points :

Le code article : Il faut absolument laisser le codearticle présenté par défaut par le logiciel, car celui-ciservira de base pour la définition des codes des sous-articles.

Ainsi, ce nouvel article possèdera en réalité les sous-codes suivants : 00387T01, 00387T02, 00387T03, etc.suivant les différentes tailles.

Saisir la grille de taille avant le prix : il faut saisir laréférence de taille (ici 03 – taille américaine), avant dedescendre dans l’onglet tarif, car c’est au moment de ladéfinition de la taille que sont créés les sous-articles, etil faut qu’ils soient créés avant l’application des prix.

Si on procèdait à l’inverse, les sous-articles créésultérieurement à la définition du prix ne seront pasrenseignés, et il faudra appliquer manuellement les prixà chacun des sous-articles.

Mis à part ces remarques, le reste de la saisie estidentique à celle d’un article unique



2.2.2 Les onglets spécifiques

2.2.2.1 Onglet « grille Tailles »

Cet onglet est spécial aux articles en grille de taille, et les données qui le composent sont crééesautomatiquement au moment du choix de la grille de taille lors de la création de l’article.

Au moment de la création de l’article, la grille complète est attribuée à cet article, même si tous les sousarticles de la grille ne seront pas approvisionnés ou utilisés.

On peut confirmer les prix d’achat, de revient ou de vente en fonction des sous-articles, ou au contraire,les modifier suivant les tailles. En effet, certains articles peuvent coûter plus chers à l’achat (donc à lavente) en fonction de la surface ou du volume (soie, broderies, fils d’or, etc.).

On peut aussi saisir les prix soldés dans la colonne en rouge. On préparera les prix ici avant les soldes,et ils ne deviendront actifs que le 1er jour des soldes tel que défini dans le paramétrage du logiciel.

2.2.2.2 Onglet « Code-barres »

Cet onglet est identique à celui des articles uniques, sauf que la partie basse du pavé « éditions »comprend ici le détail des articles en stock par taille. Le pavé de la partie droite n’est pas utilisé.



3. Les entrées en stock

Dans toute gestion commerciale, un des buts principaux est de connaître l’état du stock, pourdéterminer sa valeur et l’optimiser au niveau le plus faible compatible avec un bon niveau de service auclient.

Les ventes par facturation ou en caisse vont automatiquement générer des sorties de stock (etquelques fois des entrées dans les cas marginaux d’avoir ou de remboursement).

Par contre, les entrées de stock seront souvent manuelles, à moins que le commerçant ne souhaiteutiliser complètement la procédure automatique d’entrée en stock via les commandes / livraisons desfournisseurs.

Gestmag dispose donc de deux méthodes manuelle d’entrée en stock et d’une méthode automatiquevia la réception des commandes auprès des fournisseurs.

3.1 Entrées simplifiée dans la fiche article

Cette première méthode s’active via le menu« paramétrage du logiciel », dans l’onglet « préférencesarticles », et elle permet d’agir directement dans lepremier onglet « info » de la fiche article où est affiché laquantité en stock.

Il est possible de modifier directement la valeur du stock en tapant la nouvelle valeur à la place del’ancienne, et de valider simplement la fiche article pour que la nouvelle valeur soit prise en compte.

Cette solution ne laisse aucune trace du mouvement et elle est donc déconseillée. De plus, elle nes’applique pas aux articles en grille de taille / couleur, puisque dans ce cas, le stock total n’est pas unélément modifiable, mais seulement l’addition des stocks des sous-articles de chaque taille.

3.2 Entrées via le module E/S de stock

Les entrées de stock se font normalement par le module des« mouvement de stock », accessible depuis l’onglet « Articles /stock » de l’interface principale du logiciel.

On accède à un module comme ci-dessous qui permet desélectionner dans l’entête le type de mouvement à exécuter, soit :

• Les Entrées de stock• Les sorties de stock• La saisie des quantitités inventoriées• Les prélèvements personnels de l’exploitant• Les pertes (casse, vol, dates périmées)• Libre : toutes autres raisons à définir



Nota : La désignation des différents types de mouvement ci-dessus peut être modifiée dans le menu« paramètres du logiciel », option « préférences articles » et dans le pavé « mouvements de stock » enbas à droite.

Il suffit de positionner le curseur sur la première ligne, dans la colonne « code », et de taper le code del’article si on le connaît, ou bien d’activer la recherche des articles via la touche « Rech Art » du bas.

3.2.1 Entrée de stock d’un article unique

Pour un article unique, la saisie est très simple, puisque quand le libellé et les différents paramètres del’article sélectionné apparaissent, il suffit d’indiquer dans la colonne « Qté mouvementée » la nouvellequantité à ajouter au stock initial. On termine la saisie en validant la ligne.

On peut saisir ainsi de nombreuses lignes d’articles pour faire une saisie globale de plusieurs articles oudizaines d’articles en un seul mouvement d’entrée en stock.

Dans le bandeau, on peut changer le libellé du mouvement de stock indiqué par défaut par un autreplus explicite.

3.2.2 Entrée de stock d’un article en grille de taille

Quand on sélectionne un produit géré en grille de taille, un écran comme celui ci-dessous s’ouvreautomatiquement pour permettre la saisie des tailles définies pour cet article.

En face de chaque taille est indiquée la quantité actuellement en stock et dans la colonne « Qtémouvementée » à côté, il faut saisir la nouvelle quantité à ajouter à cette taille. Le prix d’achat à côté estégalement modifiable.



Quand on termine la saisie par la touche « sauver » ci-contre, on revient dans l’écran principal suivant :

3.2.3 Récapitulatif

Nota : l’exemple ci-dessus montre qu’on peut saisir à la fois des articles « unique » ou en « taille » dansla même entrée de stock.



Quand on valide la saisie d’une entrée en stock concernant un ou plusieurs articles, un écran comme ci-dessus sert à confirmer définitivement cette entrée en stock.

On pourra, avant de valider, cocher le case concernant l’impression des étiquettes code-barres, ce quiaura comme conséquence de générer un fichier spécial d’impression des étiquettes code-barres quel’on utilisera par la suite.

Dans ce cas, un message complémentaire informel’utilisateur qu’un certain nombre de référencesdifférentes ont été ajoutées au fichier des étiquettescode-barres à imprimer.

Nous verrons dans la partie suivante les différentesméthodes d’impression des étiquettes code-barres.

A partir de l’écran des entrées en stock, il est possible de cliquer sur la touche« recherche » ci-contre, ce qui aura pour effet d’appeler à l’écran les entêtes de tous lesmouvements de stock, entrées, sorties ou autres.

Il suffit de cliquer sur les onglets en entête pour voir s’afficher le contenu détaillé des mouvement destock correspondants. On peut les rappeler à l’écran, ce qui affichera le détail de chacun, et autoriserales opérations d’ajout de nouvelles lignes ou de suppression de lignes existantes.

Attention : si on supprime une ligne d’entrée en stock, on supprime en même temps le mouvement desarticles de la ligne. Dans tous les cas, il sera demandé confirmation de cette modification d’écriture.

Nota : On a décrit la procédure d’entrée en stock, mais il est évident que la sortie de stock se renseignede la même façon, sauf que la procédure d’impression des étiquettes code-barres est bien évidemmentdésactivée dans ce cas.



3.3 Entrées via les commandes aux fournisseurs

C’est normalement la méthode la plus rapide et la plus fiable, mais elle nécessite de suivre une certaineprocédure préalable.

g On a eu connaissance des articles que l’on souhaite approvisionner avant l’achat : ce délaipréalable nous a permis de créer ces articles calmement et un par un avant le cycle d’achat.

g Quand on passe la commande au fournisseur, on utilise soit le formulaire spécial dufournisseur, soit une commande sur papier libre, mais dans tous les cas, on créera unecommande interne dans le logiciel, qui comprendra les mêmes articles au même prix et lesmêmes quantités.

g Quand on recevra les produits du fournisseur, il suffira de pointer les quantités reçues (avecgestion éventuelle des reliquats), et de transférer le bon de commande en une imagecorrespondant à une facture fournisseur, et le stock sera instantanément mis à jour.

3.3.1 Création d’une commande fournisseur

Dans l’onglet principal « Fournisseurs /Achats », il faut cliquer sur la seconde touche àgauche qui est marquée « Bons deCommandes ».

Cela ouvrira un nouvel écran comme ci-dessous où il faudra d’abord renseigner lefournisseur à qui sera passée cette commande.

Dans cet écran, on recherchera un fournisseur existant (comme ici), mais on pourra aussi en créerdirectement un nouveau en utilisant la touche « + » située à côté.

En règle générale, on aura déjà créé au préalable à la fois le fournisseur et les articles avant de venirdans cet écran de commande.



3.3.1.1 Commande d’article unique

Comme pour les entrées de stock, c’est le cas le plus simple : il suffit de saisir directement la quantitécommandée et le prix d’achat (modifiable) s’affiche derrière chaque référence d’article.

3.3.1.2 Commande d’un article en grille de taille

Là aussi, comme pour la saisie des entrées en stock, dès qu’on valide le code d’un article avec unegrille de taille associée, cela ouvre cet écran où on renseignera la quantité de chaque sous-article partaille, ainsi que les prix d’achat.



3.3.2 Impression d’une commande fournisseur

Dans tous les cas, on parviendra à cet écran de choix qui validera la commande et permettra sonimpression par diverses méthodes.

3.3.2.1 Impression BC articles uniques

Voici le résultat imprimé d’un bon de commande avec des articles uniques : on trouve les différentsarticles avec la référence du fournisseur et notre libellé personnel.

Sont précisés à droite les quantités, prix unitaires et remises « ligne » éventuellement.

On peut faxer cette commande directement au fournisseur car elle est aisément compréhensible.

3.3.2.2 Impression BC avec grille de taille

La similitude avec la commande précédente s’arrête à la présentation générale.



En effet, dans un bon de commande d’articles avec « grilles de taille », la commande reprendégalement le code du fournisseur et notre libellé personnel, mais en face on trouvera simplement lerécapitulatif du nombre total de sous-articles commandés et le prix global que cela représente.

En effet, le logiciel ne sait pas tenir compte des prix d’achat éventuellement différents de chaque sous-article. La seule indication intéressante est celle de la seconde ligne qui précise :

• 1 article de taille S• 2 articles de taille M• 4 articles de taille L• 2 articles de taille XL

Dans ce cas, il faudra probablement recopier ce Bon de Commande sur un canevas communiqué par lefournisseur, pour éviter les risques d’erreur.

3.3.3 Réception des commandes fournisseur

La réception des livraisons des fournisseurs setraite depuis l’onglet « Fournisseurs / Achats » dumenu principal de la caisse.

On utilise la touche « Livraison Commande », quien une seule action va transférer les quantités duBC passé auprès du fournisseur en entrée destock, et aussi transformer le Bon de Commandeen Facture interne du fournisseur.

Nota : Cette Facture Fournisseur possède bien sûr un dessin différent de la vraie facture qui sera reçuedu fournisseur, mais normalement, les prix et quantité des articles, ainsi que les frais de port ou decolisage seront les mêmes. En conséquence, ces factures fournisseurs pourront ensuite servir desupport pour ceux qui voudront aller plus loin, en particulier avec le suivi des règlements fournisseurs.



Quand on clique sur la touche de livraison des commandes, on arrive sur l’écran ci-dessus qui reprendl’ensemble des commandes en cours de livraison pour tous les fournisseurs. Il suffit de sélectionner unedes commandes pour parvenir dans l’écran de saisie des réceptions.

3.3.3.1 Réception d’une commande d’articles uniques

La liste des produits commandés apparaît, avec la désignation et la quantité commandée.

Dans la colonne « Qté Livrée », il faudra saisir les quantités effectivement livrées par le fournisseur.

Si la quantité livrée est la même que la quantité commandée, un petit « N » pour Non s’affiche dans lacolonne des reliquats « R » à côté. Si la quantité livrée est inférieure à celle commandée, alors il faudrase poser la question de quoi faire des produits manquants :

g Mettre « N » si on ne tient pas compte des reliquats : cela signifie que la commande serasoldée telle quelle, et qu’il n’y aura pas d’autre expédition de la part du fournisseur.



g Mettre « O » si on gère les reliquats : l’article n’était pas en stock suffisant chez lefournisseur : il vous a livré ce qui était disponible, mais il vous fera parvenir le reste plus tard,avec une nouvelle facture (généralement sans frais) pour les produits manquants.

Dans ce dernier cas, si on conserve les reliquats, tous les produits livrés (y compris partiellement)seront intégrés dans le stock, et la commande sera conservée, mais uniquement avec le solde desproduits non livrés.

3.3.3.2 Réception d’une commande avec des articles en grille de taille

Il n’est pas possible de saisir directement les quantités dans letableau de base quand il s’agit d’un article en grille de taille. Il fautcliquer en bas à droite sur les touches « Saisie Grille » ou F11.

Dans le nouvel écran, il ne reste plus qu’à taper dans la colonne « reçu », la quantité livrée pourchacune des tailles.



On cochera également en bas à droite s’il faut conserver le reliquat ou non en cas de livraisonincomplète. Ce choix est global pour tous les sous-articles, c’est-à-dire que l’on ne peut pas panacher etdécider de conserver ou non les reliquats au sein du même article.

Dans l’exemple, il existe un reliquat d’une pièce que l’on a décidé de conserver, ce qui se traduit parune quantité livrée de 8 et le signe « O » dans la colonne « Reliquat » à côté.

L’image ci-dessus présume une livraison ultérieure de l’article manquant. La quantité reçue auparavantet la nouvelle livraison du jour font 9 pièces, soit ce qui était commandé au départ. Il n’y a plus dereliquat (lettre « N » dans la colonne « Reliquat »).

3.3.4 Fin des commandes fournisseur

Quand on valide pour terminer, il apparaît encore quelques écrans supplémentaires pour confirmer la finde la commande et demander si des étiquettes à code-barres doivent être imprimées.

Nous aborderons ce sujet dans le prochain chapitre

Dès à présent, les bons de commandes sont passés par la phase de livraison et ont été transformés enfactures fournisseur « maison » pour satisfaire ensuite aux flux financiers et au suivi éventuel desrèglements des fournisseurs.

Mais la première chose que constate l’utilisateur, c’est que son stock s’est automatiquement mis à jouravec les quantités livrées sans avoir eu besoin de faire une saisie complémentaire quelconque.



4. Edition des étiquettes code-barres

4.1 Remarque préalable

Suivant le type d’article (unique ou en grille de taille), on utilisera les 2 types de code-barres suivants :

g Le code EAN13 pour les articles uniques (souvent préimprimé)g Le code 39 pour les articles en grille de taille (impression à faire systématiquement, car les

étiquettes de ces produits ne comportent généralement pas de code-barres)

Dans le logiciel Gestmag, les dessins des étiquettes code-barres en symbolique EAN13 et Code 39 nesont pas les mêmes, ce qui implique 2 autres contraintes :

g Il faudra adapter les dessins des 2 types d ‘étiquettes code-barres pour qu’ils possèdent lamême homogénéité de présentation.

g Les fichiers d’impression suivant le type de code-barres seront différents en raison desformats d’impression. Donc en cas de commandes d’articles mixtes chez un mêmefournisseur, les fichiers d’impression des code-barres ne seront pas placés au même endroit.

4.2 Circuit d’impression

Le logiciel permettant de multiples impressions d’étiquettes avec ou sans code-barres, et qui peuventconcerner les articles (le plus souvent), mais aussi les clients, ou les cartes de fidélité, il a falluconcevoir un module d’impression commun quelle que soit l’origine des impressions.

C’est ainsi que l’on va « préparer » des impressions àdifférents endroits du logiciel, et que toutes cesimpressions seront disponibles dans le module« commun » d’impression des code-barres.

4.3 Préparation des Impressions

4.3.1 Impression depuis les mouvements de stock

Voir le chapitre 3.2 de ce module « Entrées de stock via le module E/S » pages 17 et suivantes.

Quand on termine une entrée de stock, lelogiciel demande si on souhaite imprimer ounon des étiquettes code-barres.

Dans le cas d’article unique, le code EAN13 estdéjà imprimé, donc on répondra souvent« Non », tandis qu’avec des articles en grille detaille (code 39), ce sera généralement « Oui ».



Le message suivant précise que « X » référencesd’étiquettes ont bien été ajoutées dans le fichierd’impression.

Attention : il s’agit du nombre de référencesd’articles et non pas du nombre d’étiquettes, ce quiest différent, car il peut y avoir plusieurs pièces(donc étiquettes) pour une même référenced’articles.

Il ne restera donc plus, dès lors, qu’à lancer le module commund’impression des code-barres (voir plus loin), où on aura soin desélectionner à un certain moment les « entrées de stock »comme origine des étiquettes code-barres à imprimer.

4.3.2 Impression depuis la fiche article

Quand on est dans une fiche article, il existe un onglet « code-barres » dans la partie centrale et qui esttrès semblable suivant le type d’article.

Dans la partie haute, il existe une case avec le nombre d’étiquettes par défaut à imprimer et quicorrespond en fait au nombre de pièces en stock.

La seule différence est que pour un article unique on pourra modifier le nombre d’étiquettes à imprimeravant de cliquer sur le bouton « code-barres » à côté, tandis que pour les articles en grille de taille, onne pourra qu’imprimer la totalité des étiquettes, car le logiciel ne sait pas de quelles étiquettes de basevous avez besoin.

Comme précédemment, il ne restera donc plus qu’à lancer le modulecommun d’impression des code-barres (voir plus loin), où on aurasoin de sélectionner les « Listes article » comme origine desétiquettes code-barres à imprimer.



4.3.3 Impression sur modification de prix

Il existe un réglage des paramètres dans le menu« paramétrage du logiciel » option « préférencesarticles » et qui permet de déclencher automatiquementla création d’un fichier d’impression des étiquetteslorsque l’on modifie le prix de vente d’un produit dansune fiche article.

C’est ainsi la possibilité de faire un re-étiquettage immédiat des prix modifiés, et éviter que le prixmarqué sur l’étiquette soit différent du prix réel effectif lors du passage en caisse.

Un message indique que des étiquettes (représentant cette fois le totalité dans les 2 cas) ont été misedans le fichier d’impression des étiquettes code-barres, toujours au titre de la rubrique « Liste articles »,comme précédemment.

4.3.4 Impression lors de la réception de commandes

Voir le chapitre 3.3 de ce module « Entrées via les commandes aux fournisseurs » pages 21 etsuivantes.

Il existe la possibilité d’imprimer des étiquettes code-barres à la fin de la saisie des commandesfournisseur, mais cela semble prématuré à ce moment là. Il vaut mieux attendre la réception desproduits et l’entrée en stock, c’est-à-dire la transformation de la commande en facture.



Le premier écran comme ci-dessus propose de cocher la case « faire des étiquettes code-barres ».

Dans un second temps, le logiciel demande si la commande est terminée : répondre oui. Aprèsquelques secondes de calcul pour les transferts en stock des produits et la création du fichier desétiquettes code-barres, le logiciel présente ce dernier message indiquant la création du fichier.

Il ne restera donc plus qu’à lancer le module commun d’impression descode-barres (voir plus loin), où on aura soin de sélectionner les « Facturesd’achat » comme origine des étiquettes code-barres à imprimer.

4.3.5 Impression via l’assistant code-barres

La dernière méthode pour imprimer desétiquettes code-barres fait appel à un assistantparamétrable dans lequel on pourrasélectionner les produits d’après différentscritères, et où on pourra en final sélectionner ounon les produits à imprimer.

Cet assistant se lance via la touche « assistant code-barres » accessible dans l’onglet « Articles /Stock » de l’écran principal.



Dans ce tableau, il est possible de sélectionner différents paramètres standards de la fiche article dansla partie haute, mais aussi des critères optionnels comme ceux de la partie basse.

Au centre, à droite, on peut aussi choisir d’imprimer le nombre total d’étiquettes correspondant à laquantité de produits en stock, ou simplement un nombre à indiquer au cas par cas. Nota : cette dernièrefonction n’est pas possible avec les articles en grille de taille.



Dans le nouvel écran comme ci-dessus, on pourra suivant le cas, modifier le nombre d’étiquettes àimprimer, mais aussi décocher certains articles pour qu’ils ne soient pas pris en compte.

En final, il faudra confirmer la création du fichier des étiquettes, et un message indique que cesétiquettes on bien été ajoutées au fichier de la base, au titre de la rubrique « Liste articles ».

4.4 Impression des code-barres

Comme indiqué auparavant, l’impression desdiverses étiquettes à code-barres se pilotedepuis la touche « impr code-barres » del’onglet « Article / Stock » de l’écran principaldu logiciel.

L’écran qui apparaît restera vierge au début. Il faut dans un premier temps cliquer sur la touche« recherche » en bas à droite pour ouvrir l’écran suivant :



Ce second écran contient des éléments partiels de la base de données avec les code-barres à imprimersur des étiquettes. En effet, nous avons vu que les dessins et compositions des étiquettes n’étaient pasles mêmes suivant qu’il s’agissait du code EAN13 et du code 39, mais aussi suivant qu’il s’agit d’uneétiquette de produit ou d’une étiquette de client.

C’est pourquoi dans la partie droite en haut, il faut cocher le type d’étiquette ou de code-barre qui seraconcerné.

Enfin, les étiquettes pouvaient provenir de plusieurs origines :

g Depuis les listes articles pour celles imprimées depuis la fiche d’un article seul, ou surmodification de prix, ou encore via l’assistant code-barres.

g Les étiquettes peuvent aussi avoir été générées lors de la réception automatique des articles,par transfert de bons de commande en facture d’achat.

g Les étiquettes peuvent aussi provenir d’entrées en stock manuelles de produits.

Il faut donc pouvoir différencier ces sources, de façon à ne pas faire d’erreur de choix d’impression, cequi arriverait avec un trop gros volume de données.

Après sélection comme ci-dessus, on peut donc choisir les éléments de la base des code-barres quiconviennent, et après validation, on revient vers l’écran précédent, mais maintenant avec le détail desarticles à imprimer.



Revenu dans l’écran principal, on retrouve maintenant le détail des produits et des quantités d’étiquettesque l’on va imprimer pour chacun d’eux. A ce stade, il n’est plus question de modification, puisquecelles-ci ont été faites à loisir en amont.

En bas à gauche : on peut choisir d’imprimer au choix le prix despériodes de solde ou de promotion, ou même d’imprimer des étiquettessans aucune indication de prix.

Dans la partie droite, il existe une zone ou on peut donner le nom d’un fichier modifié de compositiond’étiquettes. En effet, le logiciel est livré avec des formats prédéfinis et compilés. Donc si on veutmodifier le contenu de l’étiquette, il faudra enregistrer cette modification dans un nouveau fichier etl’indiquer ici.

En complément du point précédent, on indiquera ici le format des étiquettes en rouleau continu quiseront utilisée sur l’imprimante de code-barres Zebra TLP 2844. Ici ce sont des étiquettes rectangulairesde 2.25 x 0.75 pouces, soit 57.15 x 19.05 mm. On pourrait aussi indiquer le numéro de l’étiquette dedépart en cas d’impression bureautique sur des planches d’étiquettes. Au format A4

On pourrait encore avec les touches du bas supprimer deslignes d’impression ou annuler celle-ci, mais en général onappuyera sur la touche « code barres » pour lancerl’impression.



Comme d’habitude, le programme indique le nombred’étiquettes qu’il faut prévoir ou mettre en place dansl’imprimante.

Cette remarque est surtout valable pour des grosvolumes d’impression sur des étiquettes en planches,pour calculer le nombre de planches nécessaires.

Dans la phase suivante, c’est la configuration del’imprimante des code-barres qui s’affiche à l’écranparce que nous avons demandé ce type derèglage dans les paramètres du poste.

Après avoir choisi logiciellement le format del’étiquette dans l’écran précédent, cela permet deconfirmer ce format physique pour l’imprimante.

Enfin, pour terminer vraiment, le programme demande si on veut supprimer l’extrait des code-barres quiviennent d’être imprimés.

On peut répondre non en cas de ré-impressions souhaité, mais généralement, on confirmera lasuppression du fichier des impressions, pour éviter que ceux-ci ne s’accumulent dans la base dedonnées des code-barres.



4.5 Choix des fonctions via le menu

Il est possible d’accèder aux différentes fonctions décrites pour l’impression des étiquettes code-barreségalement depuis le menu principal « impression » du logiciel.

g Sélection et création des code-barres : on retrouve les phases qui ont été examinées auparavant,sauf celle concernant l’impression des cartes de fidélité et qui a été décrite dans le module consacréaux clients.

g Imprimer le fichier code-barres : ramène directement aux écrans détaillés dans les pagesprécédentes.

g Effacer le fichier des code-barres : c’est le même processus d’effacement des fichiers de code-barres déjà utilisés en impression. On peut effacer un bout de fichier seulement à la fin desimpressions, alors qu’avec cette option plus globale du menu, c’est tous les fichiers de code-barresqui restent qui sont supprimés en même temps.

Fin du livre V

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