Dossier de conclusion sur confluCup gaming edition 2016

35
ConfluCup Gaming 1

Transcript of Dossier de conclusion sur confluCup gaming edition 2016

  • ConfluCup Gaming 1

  • ConfluCup Gaming 2

    CONFLUCUP GAMING

    IntroductionDans le cadre de notre cursus universitaire, nous avons eu la chance daborder un domaine que lon ne connaissait pas : lvnementiel.

    Nous avons hrit de la comptition de jeux vido.

    La CONFLUCUP GAMING est une nouvelle comptition de jeux vido qui sinstalle le temps dun aprs-midi le 30 janvier 2016 dans les locaux de lESCEN Lyon (cole Suprieure de Commerce et dconomie Numrique) dans le cadre dun projet dtude. Pour cette premire dition, nous (William, Benjamin et moi-mme) esprons attirer plus dune centaine de gamers avec le soutien de notre cole ainsi que de notre BDE.

    Qui sommes nous ?Trois tudiant en premire anne lESCEN (cole Suprieure de Commerce et dconomie Numrique), mais nous voici plus en dtails : - Benjamin Vielle : Passionn de FIFA, animateur et crateur dambiance conviviale.

    - Yohann Deprez : Passionn de FIFA et fondateur de la chane YouTube OnlyFifa, spcialis dans le relais dinformations sur le web, dans lanimation des rseaux sociaux et dans lencadrement des participants le jour J.

    - William Dautreix : Passionn dE-Sport sans tre un joueur, aimant le contact et spcialis dans la recherche de partenaires physiques et lorganisation des prts de matriel.

    Contexte Nous avions les contraintes davoir 3 salles environ et de faire du cross-plateforme (cest--dire plusieurs consoles diffrentes, que ce soit de gnration, de constructeur ou console-PC-tlphone). Ainsi notre projet a d tre ralis dans un timing trs court (45 jours) pour ce genre dvnement, car il y a environ six mois de prparation en gnral pour ce type dvnement. De plus notre budget initial tait de cinquante euros, nous navions donc pas le droit lerreur sur la gestion du budget.

  • ConfluCup Gaming 3

    Organisation Durant cette priode, nous avons d :

    Rechercher des sponsorsDvelopper nos rseaux sociauxRelayer lvnementRaliser un logo et une bannireRaliser des flyersFaire une brochure explicative de notre projet pour convaincre les partenairesAnimer le site web de lvnementCrer une billetterieRsolution des problmes de dernire minutesOrganiser lespace dans nos locaux

    Pourquoi avons-nous ralis cette comptition de jeux vido ? Notre projet dorganisation dune comptitions de jeux vido est un mlange entre un projet personnel et un projet dcole. En effet, certains dentre nous avaient pour projet de raliser un tournoi de E-Sport, et notre cole lESCEN Lyon (cole Suprieure de Commerce et dconomie Numrique) nous a propos le sujet dans le cadre dun projet scolaire en groupe ; il nous est donc apparu logique de nous investir au maximum dans l'organisation de celui-ci.

    Quels ont t nos principaux partenaires/sponsors ? Nos principaux partenaires et sponsors sont :

    ESCEN (cole suprieure de Commerce et dconomie Numrique)LDN - Les Lyon du Numrique (BDE de lESCEN)OnlyFIFA (Chane communautaire FIFA - 27 000 abonns)ESDES (The Business School of Ucly) JeuxCapt (Site de jeux vido traitant de lactualit gaming)ESME (cole dingnieurs)LyonLive (Actualit Lyonnaise sur les rseaux sociaux)Lcole LDLC (cole du numrique)Gamoniac (Site proposant la location de jeux vido entre particuliers)Game Spirit (Magasin de jeux vido Lyon) Le Progrs (Journal Lyonnais)Inforumatik (Blog sur lunivers Geek)InterMedia (Rseau de communication Rhne-Alpes)

  • ConfluCup Gaming 4

    Lieu Adresse : 4, Rue Paul Montrochet - Lyon, 69002 en face de Confluence, dans le btiment du Progrs au 3me tage.

    DateLa CONFLUCUP sest droule le samedi 30 janvier partir de 14h.

    Programme de la journeDbut : 14h Tournoi FIFA 16 #1 : 14hTournoi BO3 #1 : 15h30Tournoi FIFA 16 #2 : 16h30Tournoi BO3 #2 : 18hPause restauration : 19hFinale des tournois : 20hFin : 22h

    TarificationBillet obligatoire (2) : Les participants titulaire de ce billet pouvaient profiter de la salle dcouverte et de la salle rtro-gaming.

    Ticket FIFA #1 (2) : Les participants titulaire de ce billet pouvaient participer au premier tournoi FIFA de la journe.

    Ticket FIFA #2 (2) : Les participants titulaire de ce billet pouvaient participer au deuxime tournoi FIFA de la journe.

    Ticket BO3 #1 (2) : Les participants titulaire de ce billet pouvaient participer au premier tournoi FIFA de la journe.

    Ticket BO3 #2 (2) : Les participants titulaire de ce billet pouvaient participer au deuxime tournoi FIFA de la journe.

  • ConfluCup Gaming 5

    TournoisAvec votre propre matriel ou avec celui fourni par les organisateurs, 4 tournois auront lieu, 2 sur FIFA 16 et 2 sur Call of Duty Black Ops 3. Les gagnants de chaque tournoi saffronteront dans 2 finales qui auront lieu en fin de journe.

    Gamoniac, partenaire de lvnement permettra aux heureux gagnants de repartir avec 2 CashPrize de 25 euros et 2 CashPrize de 10 euros !

    Cible vise Pour cet vnement, nous avons cibl principalement des joueurs tudiants et jeunes actifs, nous sommes donc partis sur des participants assez jeunes.

    De faon plus dtaille, nos cibles taient :

    Les tudiants :

    En effet, il est admis que la cible principale pour les comptitions de ce genre est plutt jeune. Nous avons ainsi tabl sur une cible de 16 25 ans dtudiants. De plus cette cible est relativement disponible le week-end ainsi nous avons accord la date de notre vnement avec les disponibilits simules de notre principale cible.

    Les jeunes actifs

    Nous avons aussi pris pour cible les jeunes actifs sortant dune cole suprieure et ayant encore du temps et lenvie de se retrouver entre amis pour une partie dtente ou bien voulant simplement reprendre leurs esprits de comptitions comme avant sur un jeu de type FPS intemporel comme Call Of Duty.

    Les trentenaires nostalgiques des anciens jeux vido

    Notre salle rtro-gaming avait pour cible principale les trentenaires nostalgique. En effet notre stratgie tait dattirer des personnes ayant un pouvoir dachat fort et tant enclin dpenser aprs Nol. De plus la population tait possiblement en contact avec des personnes ayant des enfants en ge de connatre lESCEN voire mme de vouloir travailler eux-mmes avec lcole.

    Les gamers ayant lesprit de comptition

    Nos deux comptitions consoles et notre comptition PC (qui na malheureusement pas eu lieux) ont t mise en place dans un esprit tourn vers les comptiteurs en rage de se battre et de donner le maximum deux mme. Ainsi trois jeux comptitifs phares tait COD BO3, un jeu dquipe mais aussi de stratgie fine. De plus nous avions espr que les joueurs comptitifs allaient se dplacs en quipe, pour une meilleure entente et coordination dquipe.

  • ConfluCup Gaming 6 Les fans de jeux vido

    En effet, du fait de la multiplicit des jeux et des possibilits de notre vnement, nous avons cibl lensemble des personnes ayant en passion ou du moins en intrt les jeux vido. De ce fait, ce nest pas seulement les comptiteurs mais aussi les personnes ayant de prs ou de loin un attrait pour le sport de console et les consoles en elles-mmes.

    Les personnes curieuses de dcouvrir dautres univers tels que les jeux vido FUN et/ou RETRO.

    Notre salle de Fun et rtro, avait pour but de populariser, et de dmocratiser, ce monde qui parait obscure pour les profanes du jeux vido. En effet, le fait douvrir les portes dune comptition des personnes qui ne sont pas forcment dans le monde actif de la comptition mais qui sont plus positionnes sur le jeu entre amis ou la (re)dcouverte de nouvelles plates-formes.

    Mise en situation : De prime abord nous nous orientions vers une comptition FIFA 16 (en rapport avec la chane Youtube de Yohann, OnlyFIFA) sur la console de jeux Playstation 4 (que nous nommerons par l'acronyme PS4). Par la suite nous avons intgr un tournoi du jeu de tir la premire personne (dit FPS dans le milieu gamer) nomm : Call Of Duty Black Ops 3 (son acronyme sera BO3) sur PS4 encore.

    Par la suite, nous avons ajout une salle que nous appellerons : Fun et dcouverte. Ce choix nous est venu en pensant aux personnes accompagnantes, aux enfants et aux personnes ntant pas comptitrice dans lme mais souhaitant avoir la possibilit de jouer. Ainsi dans notre ide, cette salle devait comporter des console futuriste et des accessoires un peu hors du commun (de type casque de ralit virtuelle Oculus Rift ; console nouvelle gnration comme la Nvidia Shield). Pour le ct Fun, nous avons pris une console de salon de marque Nintendo Wii avec le jeu Mario Kart et dautres jeux divers pour tout public.

    Enfin notre dernire salle tait : Rtro Gaming. Que voulons-nous dire par l ? Cest une salle historique des jeux vido, avec les anciennes consoles et des jeux un petit peu emblmatiques. Nous avons ainsi eu comme consoles une Super Nintendo (NES) avec le jeu Mario Bross 2 et une SEGA Megadrive avec le jeu Sonic.

    En bonus nous avions un partenariat avec le BDE de lcole dingnieurs ESME et son club jeux vido. En effet ceux-ci devaient nous fournir des ordinateurs et nous aider organiser une comptition. La salle devait comporte les jeux suivants : Counter-Strike: Global Offensive (CSGO), League of Legends (LOL) et Hearthstone: Heroes of Warcraft. Malheureusement le partenariat sest arrt quelques jours avant lvnement sans pravis. Nous navons donc malheureusement pas russi avoir notre salle PC.

    Nous avions aussi pens faire une salle avec des stands pour les entreprises partenaires. Par exemple : GameSpirit nous met disposition les consoles rtro-gaming, et en contrepartie nous leur offrons la possibilit de pouvoir tenir un stand de prsentation de leurs services et de lentreprise. De plus nous leur avions proposs de pouvoir vendre leurs produits sur le stand de faon a rentabiliser leur venue et montrer le potentiel de leur catalogue. De surcrot avec leurs connaissances, nous avions pens que cela aurait t une valeur ajoute pour eux comme pour nous. Malheureusement lentreprise a dclin notre offre, ne trouvant pas le nombre suffisant de personnes pour tenir le stand et le magasin dans le mme temps.

  • ConfluCup Gaming 7

    Mthode employe Nous avons ralis un logo et une bannire ainsi quune affiche et des flyers afin dattirer un maximum de joueurs. Nous avons galement dmarch auprs de sponsors dans le but de se faire prter du matriel et de faire relayer linformation. Nous avons galement cre des pages sur les principaux rseaux sociaux afin de dvelopper notre notorit.

    Notre mthode pour le projet cest compos en plusieurs tapes :

    Recherche dun nom

    La premire tape pour le projet tait bien sr de trouver un nom et un slogan. En effet nous dsirions avoir un nom qui parle tous, tout en indiquant notre position gographique dans le quartier de la technologie et du numrique de Confluence. Ainsi nous somme pass par plusieurs noms tels que : ESCEN-LAN ESCEN-LAN 2.0 CONFLUENCE GAMING CONFLULAN pour enfin arriver vers CONFLUCUP (GAMING).

    Le gaming est un terme que nous affichons que sur nos flyers et certains rseaux sociaux, en effet il est plus simple dutiliser le nom court. Nous avons ainsi ajout Gaming dans le nom pour parler plus facilement aux joueurs, en effet le nom CONFLUCUP nest pas assez parlant en lui mme, l'anglicisme gaming donne une information directe sur le ct jeux vido.

    Mise en place des visuels primaires (logo et bannire)

    Nous avons opr en brainstorming, entre nous et avec laide de certains Master qui avaient des ides vraiment diffrentes des ntres. En effet, nous tions partis sur des premires esquisses beaucoup trop complexes, et l'exprience des quatrimes annes nous a guides vers la simplicit visuelle. Nous sommes donc partis sur une manette de PS4 rouge avec le logo de lESCEN sur les joysticks Analogiques. Puis par le biais dun graphiste qui tait en contacte avec lun des ntres, nous avons eu un premier logo beaucoup plus clair et moins pixelis. Puis par le biais dchanges avec celui-ci nous nous sommes entendus sur le logo final, qui se compose de la manette de PS4 rouge, avec les logo ESCEN sur les joysticks et le nom de lvnement en blanc sur lemplacement du PAD tactile. Notre logo tait simple et parlant, et nous avons eu des chos positifs sur notre logo ce qui nous a rassur sur le travail fourni et sur l'efficacit de nos visuels.

    De plus nous avons mis en place en parallle des visuels pour nos rseaux sociaux. Nous avons fait le choix rapidement dun fond explicite, avec des joueurs lors dune comptition. Ce fond que nous avons flout laide du logiciel Photoshop et sur lequel nous avons ajout notre logo, notre nom CONFLUCUP GAMING et nos tournois. Par la suite, le mme graphiste nous a retouch le design avec des informations complmentaires, mention de nos partenaires et notre nouveau logo. De plus limage de fond t remplace par une du mme style mais beaucoup plus sombre et de meilleure qualit pour un rsultat visuel optimal.

  • ConfluCup Gaming 8

    Mise en place des visuels secondaires

    Nous nous sommes ensuite attel sur la cration du visuel secondaire. Le brainstorming sur le flyer et sur laffiche se fit assez rapidement. En effet la direction et la ralisation du projet fut confies William pour augmenter la vitesse de travail et davancement sur ce point.

    Le flyer est rest somme toute le mme jusquau projet final, des modifications mineures ont t apportes sans grandes influence sur la structure mme de celui-ci. Nous nous sommes bass sur un graphisme simple et efficace portant les traces et les codes du monde du jeux vido. Une police Myriad Pro Regular pour le nom de lvnement sous forme bicolore pour plus dimpact avec notre rouge caractristique et du orange qui tait la seconde couleur principale du flyer. Ensuite nous avons utiliss du Deming EP Regular pour les informations directes lies lvnement comme ladresse et le nom de lcole, cette police est plus fine et surtout graphiquement neutre. Le Myriad Pro Regular fut aussi rutilis pour le nom des tournois pour une identit graphique rgulire.

    Le logo fut positionn en haut droite du flyer, avec en dessous un rappel du logo ESCEN. Nous avons aussi design un smartphone de type iPhone avec un fond dcran orange. Sur lcran de ce mme appareil cllulaire, nous avons incrust les QRcode renvoyant sur nos rseaux sociaux (Facebook, Twitter et Instagram).De plus nous avons instaur sous les descriptifs des comptitions et salles, une information renvoyant linscription en ligne via la plate-forme de lESCEN et un QR code renvoyant directement sur event.escen.fr/events/conflu-cup-gaming. Enfin nous avons rserv les de places restantes sur le flyer pour nos partenaires. En effet, nous trouvons important davoir possibilit de promouvoir nos partenaires par le biais de nos visuels. De plus cela les incitent nous soutenir car ils se sont rendus compte de la place importante de leur logo dans nos flyers et ont compris les bnfices possibles quils pouvaient tirer par le biais de notre vnement.

    Ces flyers nous ont permis daccrocher plus facilement les personnes pour notre vnement, que ce soit des professionnels mais aussi des potentiels joueurs.

    Animation des rseaux sociaux

    Nous avons dcid de communiquer sur Facebook, Twitter et Instagram. Nous avons choisi dtre trs rguliers pour montrer notre dynamisme et notre enthousiasme. En effet, nous postions au minimum un post par jour pour soit faire de la publicit, soit annoncer une nouvelle (nouveau partenariat, ouverture de la billetterie).

    Nous rpondions trs rapidement aux messages et aux identifications pour montrer notre activit et pour tre au maximum disponibles pour nos followers et joueurs intresss.

    Bien entendu, chacun de nos post taient accompagns dune illustration car nous savons bien que les post avec image sont 80% plus pertinents que les simples post sans illustration.

  • ConfluCup Gaming 9 Cration et diffusion du dossier de sponsoring

    Dans notre dmarche de sponsoring, nous avons voulus faire les choses de faons professionnel, de ce fait nous avons constitu un dossier de sponsoring sous forme numrique et papier. Celui-ci sest compos de plusieurs slides, car nous avons en effet essayer de rduire au maximum les phrases pour tres dans la transmission visuelle de linformation. Nous sommes passs par une multitudes dtapes avant darriver notre rsultat final, en effet nous avons pouss le perfectionnisme pour paratre plus crdible aux yeux des partenaires qui ne nous connaissaient en aucun cas et quils navaient jamais entendus parler de lcole. De surcrot nous nous sommes trs rapidement rendu compte dune de nos erreurs, en effet nous navions pas ajout de pages de contact avec nos coordonnes, nous lavons corrig aprs seulement deux dossiers distribus. Ainsi nous avons eu de trs bonnes retombes sur la qualit de nos dossiers, les professionnels semblent les avoir vraiment apprcies et les ont trouves parfaitement adaptes et claires.*

    Dans un deuxime temps, nous avons tent de convaincre des partenaires de nous sponsoriser de faon pcuniaire laide dun tableau qui exprimait les contreparties que nous leur fournissions en cas de sponsoring par rapport une somme donne. Nous nous sommes trs rapidement rendu compte du mauvais choix que nous avions fait, en effet le problme rsidait dans le fait que nous navions pas de nom au sein du milieu professionnel et que ceux-ci ne nous accordaient pas assez de confiance. De plus il nous ai apparus que pour le monde du gaming, la priode post-Nol ntait pas la meilleure. En effet, les entreprises avaient pour beaucoup dpenses en communication pour la priode des ftes, de ce fait elles ne voulaient pas rinvestir si rapidement car le march ntait daprs elles pas assez prospre lachat de jeux et de consoles.

    Recherche active de partenaires

    laide de nos visuels professionnels et clairs, nous avons pu commencer la recherche de partenaires numriques et physiques.

    Ainsi nous avons par le biais des mails et principalement des rseaux sociaux comme Twitter trouv des partenaires de renoms comme Inforumatik et Gamoniac. Pour plus dinformations sur la faon dont nous avons procd, nous vous invitons vous rfrer la partie nomme Stratgie de communication mise en place.

    Sur le plan physique, nous avons redoubl deffort, nous avons subdivis le travail sur deux personnes, Yohann soccupait de trouver les partenaires possibles et de les lister. De plus il avait la lourde charge de rechercher via les rseaux sociaux, le nom des personnes les plus mme de nous aider dans lentreprise. Sur le terrain, la plus grande partie des ngociations seffectuaient pas le biais de William, Yohann laccompagnait pour les partenariats mal engags pour avoir plus de prestance et pour ne pas oublier certains points.

    Ainsi nous sommes alls voir des partenaires potentiels comme La Fnac Boulanger pour obtenir un prt de matriel sur la dure du week-end et en contrepartie, nous aurions appos leurs logos sur les flyers et effectu une campagne de pub majeure sur les rseaux sociaux. Malheureusement, nous avons t trs mal reus et les personnes daccueil sur un ton trs hautains, nous ont simplement dit que les enseignes ne faisaient pas ce genre de choses et encore moins pour des vnements mineurs comme les ntres.

  • ConfluCup Gaming 10Nous nous sommes ainsi attaqus des partenaires plus accessibles. Nous avons dmarch le magasin GameSpirit qui a de faon somme toute rapide et simple adhre au projet. Le sponsoring de RedBull tait quant lui, plus complexe ralis du fait des contraintes extrmes que le partenariat exige. En effet la difficult principale rside dans le fait de trouver le responsable RedBull des vnements tudiants de Lyon, linformation est bien garde et les BDE rechignent donner le contact de peur de le perdre en cas de problmes. Malgr cela William nous a eu le contact et aprs deux semaines de ngociations a russi avoir un rendez-vous avec ltudiant reprsentant. Le projet lui semblait parfaitement dans la cible de l'entreprise, nous avons donc conclus un accord avec celui-ci. Les termes de celui-ci taient simple, le logo RedBull et la mention de lentreprise ne devaient en aucun cas apparatres sur des visuels ou sur les rseaux sociaux. La publicit de RedBull se faisant uniquement par le biais de la canette, du produit en lui mme et des accessoires prts par la marque. Ainsi une fois les formalits remplies et vrifies, nous avons conclus que l'entreprise nous prterait :

    Un rfrigrateur aux couleurs et logos de la marque avec restriction de ne mettre que des canettes de la dites marque l'intrieur. Quatre pack de vingt-quatre canettes de RedBull offertes, soit quatre-vingt-seize canettes (avec la mention : ne peut tre vendu sur lemplacement du code barre)Possiblement une borne darcade logote RedBull (cela na malheureusement pas tralisable car la dites borne tait dj utilise sur un vnement en rgion Rhne-Alpes

    De plus nous avons contact des restaurants et des bars de Confluence et de Bellecour qui nous proposaient des tarifs prfrentiels pour certains, nous avons donc eu par exemple le restaurant fast-food de Paul Bocuse Ouest Express de Confluence qui proposait 10% de rduction sous prsentation de notre flyers.

    Mise en place de relais de communication

    -Relais en ligne

    Pour relayer au maximum notre vnement, nous avons choisi de contacter tous les journaux physiques et virtuelles de Lyon par le biais de mail, de twitter ou dappel tlphonique, et tous les blogs traitant de lactualit des jeux vido. Cela nous a dailleurs permis dobtenir un trs bon contact pour nos prochains projets : Inforumatik. Ce dernier est une personne passionne de Hight-Tech qui se dplace dans un grand nombre dvnement et qui a un rseau professionnel trs garni.

    Nous avons galement ngoci auprs de nos partenaires (en contrepartie de publicit) des relais sur leurs rseaux sociaux.

    - Relais physique

    Pour relayer notre vnement plus grande chelle, nous avons distribu des flyers devant Confluence et Bellecour. De plus, nous avons plac nos flyers dans bars et magasins visant la mme cible que nous (ex : GameSpirit).

  • ConfluCup Gaming 11

    Cration du Teaser et mise en ligne

    Il nous paraissait indispensable de raliser un TEASER pour annoncer lvnement et pour donner envie aux gamers de se rendre dans notre LAN. ( www.youtube.com/watch?v=9r7SuHjWxpo )

    Pour cela, nous avons fait appel un VFX (personne matrisant les effets visuels sur les supports vido). Nous lui avons transmis notre demande avec toutes les informations ncessaires inclure dans la vido.

    Nous avons choisi une musique dynamique et entranante pour donner envie et transmettre une motion aux viewers.

    Recherche de matriel

    En premier lieu, nous avons ralis une brochure pour appuyer notre demande de sponsoring. Cette dernire termine, nous avons contact par tlphone, par mail ou directement en physique les entreprises qui taient susceptibles dtres intresses par notre projet.

    Par exemple, nous sommes alls la Fnac et chez Boulanger. Malheureusement, ces deux entreprises ne sponsorisent plus dvnements. Nous avons avons galement rencontr le directeur de GameSpirit (vendeur de jeux vido Lyon) qui, trs emball par notre projet, a accept de nous sponsoris en nous prtant du matriel (crans, console rtro-gaming, jeux)

    Nous avons donc compris aprs cela quil serait trs compliqu de se faire prter des consoles et des crans par des entreprises et surtout cette priode de lanne. En effet, ce ntait pas la bonne priode pour se faire sponsoriser tant donn que les entreprises ont dpens leurs budgets de communication Nol.

    Nous nous sommes donc orients sur le prt de consoles et dcrans auprs de nos amis, collgues et familles. Nous avons, avec cette dmarche, pu obtenir un bon nombre de consoles, dcrans et de jeux mais cela ne suffisait pas pour mener bien notre vnement.

    Nous avons donc redoubl defforts pour rsoudre ce problme de matriel et avons trouv la solution : Le Progrs. Notre cole se situant dans le mme btiment que ce journal Lyonnais, nous avons tent notre chance. Pour finir, nous avons obtenu ce partenariat avec Le Progrs qui nous a prt 5 crans neufs pour notre vnement.

    Pour ce qui est des consoles, nous avons demand aux joueurs damener leurs consoles, leurs manettes et leurs jeux.

    http://www.youtube.com/watch?v=9r7SuHjWxpo

  • ConfluCup Gaming 12 Mise en place des tournois et de lorganisation (billetterie...)

    - Organisation des tournois :

    Nous avons le jour J, lorsque tous les joueurs taient prsent, pris les noms de tous ceux qui souhaitaient participer tel ou tel tournoi. Cette tape ralise, nous avons organis les matchs dans un ordre bien prcis et un tableau des scores.

    Le tournoi FIFA tait facile organiser, les matchs duraient 12 minutes chacun ce qui nous a permis dorganiser et de prvoir les horaires des matchs.

    Le tournoi BO3 t plus difficile organiser du fait du nombre impair de participants.

    - Billetterie sur EventBrite :

    Nous avons cr une billetterie en ligne pour permettre aux participants de prendre leurs billets en avance.

    Nous proposions diffrents billets aux prix de 2 maximum.

    Cette billetterie nous permettait galement de savoir lavance le nombre de participants, toutes leurs informations pour pouvoir communiquer avec eux et les relancer avant lvnement. De plus, nous pouvions grer notre budget en fonction des billets que lon vendait tant donn que nous pouvions voir le montant de nos recettes sur la plate-forme.

    Rsolution des problmes de dernire minute

    Une fois tous les prparatifs mis en oeuvre, nous avions plusieurs problmes importants rsoudre. En effet le vendredi soir, nous navions toujours pas les consoles, la totalit des crans et les matriels issus du partenariat RedBull dans nos locaux. Nous avons donc dus jouer dingniosit et de notre rseau pour nous en sortir.

    En effet nous nous sommes aperus le vendredi soir que les crans gracieusement prts par le journal, et voisin de nos locaux, Le Progrs, ntaient pas HDMI comme prvu mais DVI, nous avons donc t dans l'obligation rapide et irrmdiable de trouv des adaptateurs pour le lendemain, Yohann et Ben ont donc chercher et passer des coup de fils pour trouver un magasin susceptible davoir cinq adaptateurs DVItoHMDI. Ils ont identifier le magasin LDLC de Vaise qui avait les dits adaptateurs, et William par le biais de son rseau de connaissances charg un de ses amis Ugo daller les chercher le lendemain matin.

    Cependant il restait encore les consoles rtro aller chercher, William a donc rquisitionn Stefan Palminteri (NB : le prsident du BDE LDN de lESCEN) et sa voiture pour aller GameSpirit (Cordelier) rcuprer deux consoles rtro et deux crans ainsi que des lots.

  • ConfluCup Gaming 13Ensuite ils ont pris le chemin de Villeurbanne pour chercher le rfrigrateur RedBull et les canettes, malheureusement un impondrable sur le trajet les a bloqu une bonne heure, et le magasin GameSpirit par le biais dun E-mail sur la messagerie de William les a inform quils avaient oublis de leur fournir un secteur d'alimentation pour une des consoles. Ainsi William confia la mission son amis Ugo (dj en charge des adaptateurs) de rcuprer l'alimentation le samedi matin. Un fois cet impondrable rgl, les canettes et le frigo rcupr, il ne manquait plus que l'installation de celui-ci pour avoir des canettes fraches ds le lendemain.

    Le lendemain se passa comme prvu, les adaptateurs et l'alimentation arrivrent en fin de matine.

    Un problme majeur eu lieu lors de la comptition en elle-mme, les consoles avaient des problmes de connexion sur le Wifi et les cbles Ethernet, nous avons donc fait face comme nous le pouvions via des dmarches auprs de notre directeur Pierre Grg.

    Stratgie de communication mise en place

    - Cration des rseaux sociaux

    Nous avons dcid de communiquer sur Facebook, Twitter et Instagram. En effet, la cible que nous visons se trouve en grande majorit sur ces rseaux sociaux. De plus, chacun de ces rseaux a sa particularit intressante : Facebook nous a permis de crer lvnement et de faire de la publicit, Twitter nous a permis de rentrer en contact trs facilement avec de nombreux partenaires, de nombreux sponsors et de nombreux relayeurs, Instragram nous a permis de poster de nombreuses photos avant, pendant et aprs lvnement.

    Grce ces rseaux sociaux, de nombreux joueurs nous ont contact pour avoir des informations supplmentaires et nous avons donc pu changer avec de nombreux gamers qui nous ont mme donn quelques conseils de part leurs expriences.

    Nous avons choisi un design simple et une communication, dynamique, professionnelle et claire.

    - Relais sur les rseaux sociaux et retombe presse

    Pour notre vnement, nos partenaires sur Twitter, nous avions : Lyon Live ; Inforumatik ; Jeux Capt ; Glory4Gamer ; Gamoniac ; Idolos Crew et lESDES (nous ne comptabilisons pas les membres de lESCEN bien que nous apprcions grandement le geste). Ainsi nous avons eu 31 tweets de ceux-ci rpartis de cette faon ci :

  • ConfluCup Gaming 14

    De la mme faon sur Facebook les posts taient les mme, la diffrence prs pour Inforumatik qui na post que 3 statuts pendant lvnement.

    Enfin nous avons eu un article sur Inforumatik ( www.inforumatik.com/conflucup-gaming-1-nouvelle-competition-esport-sinstalle-province/ ) qui est un blog trs influent et que nous remercions chaleureusement.

    http://www.inforumatik.com/conflucup-gaming-1-nouvelle-competition-esport-sinstalle-province/

  • ConfluCup Gaming 15

    Droulement de la CONFLUCUP GAMING le 30 janvier 2016. Le samedi 30 janvier a dmarr trs tt pour l'quipe de la CONFLUCUP GAMING. En effet ds 8h du matin nous avons d monter un stand loccasion de la runion dinformation et des concours prvus en cette matine dans les locaux de lESCEN. Nous avons donc expos dans un premier temps les consoles rtro-gaming obtenues chez notre partenaires GameSpirit, ainsi que les jeux associs.

    Nous avons brancher une console Playstation 4 un cran amener par un de nos camarades pour donner la possibilit un ou deux lves de pouvoir se divertir aprs les concours. Nous avons galement dispos le matriel acquis ainsi que des flyers, dans le but de renseigner les familles venues la runion sur le projet que leurs fils/filles devra effectuer sil est admis en 1re anne. Au total, quatre lves ont pris la manette pour une courte partie. Ils se sont dailleurs vu offrir une canette de RedBull, grce laboutissement de notre partenariat.

    Ds la runion dinformation close, nous nous sommes empresss dinstaller les crans et consoles, pour que les salles soient prtes accueillir les premiers joueurs, supposs arriver environ une heure et demie aprs. Nous avons donc dispos les tables en lots, pour crer une atmosphre comptition. Avec toutes les multiprises dont nous disposions, nous avons effectus de nombreux branchements pour alimenter la dizaine dlots o tais placs les consoles et les crans obtenues lors de partenariats ainsi que grce laide de nos camarades.

    Pour tre franc, nous navons pas vu passer ce crneau, car nous avons vraiment voulu faire les choses bien, et les premiers participants taient plutt trs ponctuels.

    A 14 heures, coup denvoi de la ConfluCup Gaming, il a donc fallu poster une personne en bas du btiment afin de pouvoir permettre aux joueurs et leurs entourages de pouvoir pntrer dans le btiment et emprunter lascenseur. Arrivs au 3 me tage , la personne charge de la rception confiait les personnes arrives un autre organisateur. Nous reconnaissons en aval que notre procdure n'tais pas la plus efficace et la plus pratique, en effet certaines personnes ont du patienter en bas ou mme se sont tromper de btiment , du fait de notre faible affichage.

    Les diffrents joueurs sont arrivs au compte goutte , ce qui nous a quelque peu gn dans lorganisation et le lancement du premier tournoi Fifa. En effet, en raison de quelques retards nous avons invit les joueurs prendre position sur les postes pour schauffer et dcouvrir les consoles rtrogaming et les autres jeux que nous avions installs en attendant les derniers retardataires.

    Nous avons donc dmarrer le tournoi Fifa 16 une demi-heure plus tard. Nous avons runi 10 joueurs pour ce tournoi, nous avons fait deux poules de 5 joueurs, pour dterminer un premier classement et garder 8 joueurs pour les phases liminatoires.

    Nous avons donc procd des quarts de finales qui opposaient le 1er au 4me de chaque groupes, ainsi que le 2me au 3me. Nous avons ravitailler en RedBull les joueurs qui le souhaitait tout au long de la comptition.

  • ConfluCup Gaming 16

    Aprs des matchs serrs et trs disputs, nous avions nos quatre demi-finalistes. Le dernier carr sest alors affront dans une ambiance lectrique, lenvie de gagner s'tait empare des joueurs. Aprs plusieurs rebondissements, deux gagnants avaient dcroch leurs places pour la grande finale. Les deux perdants auront quant eux la chance de participer une petite finale. Deux vnements qui auront lieu en fin de journe, car lheure du tournoi Call of Duty tait arriv.

    Quatre quipes de 4 joueurs ont donc pris place pour une Lan endiable. Chaque quipes se sont rencontres et affrontes lors de Match Mort par quipe, le mode le plus classique du Multijoueur du troisime opus de Black Ops. Une quipe nettement domin les autres et est donc repartie vainqueur du tournoi, la cl diffrents lots tel que des cartes cadeaux.

    Suite une petite pause les finalistes Fifa ont repris la manette, mais cette fois ci dans la Start-Up Room, pour que tout le monde puissent assister et encourager les gamers. Le tournoi donc ferm ses portes aux alentours de 21h.

    Nous avons cependant raccompagn en bas les derniers joueurs ,et nous avons discut et chang avec eux pendant prs dune heure ! Ils semblaient fortement intresss par une deuxime dition de la ConfluCup !

    Et cest 22h que nous avons commenc dmonter tout le matriel et rorganiser les salles en replaant tables et chaises pour que le cours du lundi matin se droule comme prvu.

    Nous sommes rester pour dbriefer le soir mme, et, dans lensemble nous tions satisfait du droulement de notre vnement.

  • ConfluCup Gaming 17

    Rsultat escompt/Rsultat obtenu

    Au lancement de notre projet nous esprions attirer prs de 100 personnes en touchant un public assez large puisque nous avions slectionn des individus dune fourchette dge de 15 30 ans. Le jour J, nous avons accueilli une quarantaine de personnes, un public dune tranche dge similaire celle attendue.

    Au niveau du matriel nous avions pour projet de conclure des partenariats importants. Et ce dans le but dobtenir un nombre consquent de consoles et crans. En concordance avec le nombre de personnes espres.Nous voulions galement obtenir des partenariats avec des entreprises spcialises dans lalimentaire et les boissons. De plus nous avions des partenariats avec des quipes semi-pro de Call Of Duty, malheureusement ces dernieres nous ont annonces trois et quatre jours avant quelles ne pourraient pas venir, or elles taient censes amener chacune quatre crans et quatre Playstation ainsi que leurs jeux sous format CD. Nous avons donc eu des problmes sur le plan matriel.De plus, pour assurer un service de ravitaillement lors de la comptition. Nous avions pris en compte l'ventualit de vendre les produits (snack,canettes) aux joueurs.

  • ConfluCup Gaming 18

    Bilan

    Notre bilan pour lvnement se prsente sous forme de tableau :

  • ConfluCup Gaming 19

    Ainsi de notre point de vue, les points positifs taient les suivants :

    La qualit des crans prts par Le Progrs.

    En effet les crans de 27 du Progrs, et cela malgr lutilisation dun convertisseur DVItoHMDI, les crans nous ont donn de gros rsultats et il nous taient rapport par les joueurs, que ceux-ci les avaient apprcis. Nous allons donc tent pour la prochaine dition de les avoir nouveau.

    Le tournoi FIFA sest trs bien droul

    Nos joueurs ont fortement apprci le tournoi, de plus nous avons eu des compliments et remerciements de nos joueurs sur lorganisation de celui-ci. De nombreux joueurs ont t intress et sont enclin une rdition de notre part.

    Convivialit et ambiance

    Notre tournoi tenu ses promesses, nous avons eu la joie et la bonne humeur que nous attendions. Convivialit et amusement taient les matres mots, nous sommes donc plus que satisfaits et les retours des joueurs nous encouragent continuer dans la mme direction et dans la mme optique sur nos prochains tournois.

    Sponsor RedBull

    Notre partenariat avec RedBull a t un grand succs, en effet offrir des canettes nous a permis de faire patienter les joueurs et de surcrot cela apporte de la valeur ajoute notre vnement.

    Communication graphique (Logo, bannire, dossier et Teaser)

    Notre communication graphique a parfaitement fonctionn pour une premire dition, nous avons sduit tant les professionnels que les joueurs, de ce fait nous allons srement garder cette charte graphique (tout en tchant de lamliorer).

    Partenariat avec Inforumatik

    Ce partenariat en plus du relais dinformations sur son site et sur ses rseaux sociaux ; tait une rencontre importante et constructive pour nous. En effet, la personne nous a donne de bonne informations pour nos prochaines ditions et surtout, aprs avoir vu notre srieux et notre implication, propos de nous aid grce son carnet dadresses professionnel sur les prochaines ditions.

  • ConfluCup Gaming 20

    Cependant, les points ngatifs taient les suivants :

    Pas de continuit dans le matriel

    En effet, toutes les crans ntaient pas les mme, et cela de notre avis ne faisait pas assez professionnel et ntait pas quitable pour lensemble de nos joueurs, nous voulons essayer davoir une continuit et une galit dans le matriel que nous proposons nos joueurs.

    Pas de son sur les crans du Progrs

    Malgr la qualit des crans, les joueurs navaient pas de son. Nous allons donc pour la prochaine dition voir pour des casques, couteurs fournis par nos soins ; ou bien tent de faire en sorte que chaque joueurs apportent deux mme des casques.

    Difficult pour les joueurs trouver nos locaux

    Malgr que ladresse soit prsente sur lensemble de nos visuels, les joueurs une fois dans la rue avaient du mal trouvs lemplacement de nos locaux, pour pallier cela, un des organisateurs tait toujours post en bas du btiment pour renseigner et attirer les joueurs. Nous prconisons pour lanne prochaine de faire une banderole que nous pourrions mettre dans la rue, avec le nom de lvnement et le visuel, le tout avec une flche pointant la porte.

    BO3 en cran scind

    La difficult dorganisation pour le tournois BO3 nous a pos le problme des crans scinds pour le FPS, nous devons lanne prochaine avoir un crans par joueur et donc une console et un jeu, pour maximis le confort et le professionnalisme de la comptition.

  • ConfluCup Gaming 21

    Mais nous avons aussi des points amliorer :

    Contrle des tickets

    Avec les difficults dorganisation et le manque de matriel pour lvnement, nous avons fait le choix de ne pas vrifi lensemble des tickets de participation. Lanne prochaine nous serions dsireux de faire un systme plus simple, avec par exemple un ticket sur lequel nous pourrions avoir un talon dtachable pour un compte optimal et lors de linscription, la mention du matriel que le joueur apporte avec lui pour pouvoir prpar les tiquettes d'identification du matriel.

    Organisations des tournois en gnral (en particulier BO3)

    Du fait de la prcipitions dans lorganisation de lvnement, nous navons pas eu le temps de faire correctement les tournois et nous navons pas russi faire les tournois lavance.Lanne prochaine, nous voulons que la liste des joueurs soit complte au moins un jour lavance, de faon organis un minimum le tournois et que les joueurs nest pas dattente lors de leur arriv sur lvnement.

    Vendre des tickets Team . Cest 4 tickets par 4 tickets pour le tournoi BO3.

    Pour l'organisation des jeux dquipe, tel que Call Of Duty ou sur nos prochaines ditions Counter Strike ou encore League Of Legend, nous souhaitons ne vendre que des tickets par quipe. Les joueurs venant individuellement ne serons plus accepts, cependant pour pallier cela nous voulons mettre en place un groupe de discutions sur une plate-forme pour permettre des joueurs solo intresss de trouver dautres joueurs pour constitu une quipe. Toute quipe ayant un joueur en moins, se verra de facto disqualifie. De plus nous allons faire une rduction ou une offre pour les quipes qui apportent leur matriel et qui sont ouverte au prt pour les quipes sans matriel.

    Voici un rcapitulatif des points que nous voulons remettre en place pour la prochaine dition :

    Tournoi FIFA

    Peut-tre le tournois phare de notre vnement, et celui o les participants ont pris le plus de plaisir. De plus cest un tournois qui est relativement simple mettre en place du fait du moindre matriel quil demande (1 console 1 jeu 1 cran et 2 manettes par joueur).

    Retro-gaming

    Cette salle attrayante nous a apports beaucoup, de part la solidit du partenariat, mais aussi par loccupation des joueurs entre les tournois. Cette salle avait plus un rle de tampon pour que nos joueurs nai pas trop dattente pure.

    Sponsor RedBull

    Comme prcdemment prsent, ce partenariat nous a beaucoup apport, il est donc plus que sr que nous le reconduisions lanne prochaine.

  • ConfluCup Gaming 22Lots inforumatik et GameSpirit

    Nos deux sponsors nous ont fournis pas mal de dotations pour nos joueurs, ce geste nous a donc permis davoir un attrait et une rcompense pour les meilleurs. De plus ces partenaires sont parmi les plus sympathiques et les plus ouverts apporter une aide dans lorganisation.

    Cartes cadeaux Gamoniac

    Les lots de Gamoniac, ayant une valeur pcuniaire, ont un impact positif sur les joueurs, en effet cela donne une impression de srieux. De plus Gamoniac est un partenaire de renom qui a t un trs gros relayeur pour notre vnement. Nous allons donc penser reconduire ce partenariat.

    Enfin voici les lments que nous pensons ajouts pour une prochaine dition :

    Proposer un livre dor

    Nous pensons intgrer un livre dor sous la forme dun site internet, o les joueurs pourraient laisser un message et une photo. De plus nous pourrions mettre toutes les captures dcrans avec des photos et commentaires positifs. Ceci permettrait davoir un ide prcise du taux de satisfaction et des points amliorer, et ce serait un bon indicateur pour les partenaires convaincre pour les autres ditions.

    Faire des T-Shirt ConfluCup Gaming et goodies

    Nous souhaitons cr des T-Shirt pour les organisateurs, et pour nos gagnants. En effet nous souhaitons laisser une trace dans lesprit et avec un appuis physique. De plus nous pouvons les envoys nos partenaires en guise de remerciements.

    Lan PC

    Nous pensons intgr une comptition PC, en effet la communaut PC est trs active, et apporte son propre matriel. De plus les joueurs possdent leur propre compte, ce qui fait que nous navons pas besoin de nous proccuper des jeux pour chacun.

    Plus de lots gagner

    Par le biais de partenariats, nous voulons offrir une multitude de cadeaux nos joueurs, ce qui aura pour effet dattirer plus de joueurs et de faire parler de la comptition.

    Proposer un CashPrize

    Si nous en avons la possibilit, nous voulons proposer un CashPrize (cest--dire une somme faire gagne) pour le premier ou la premire quipe de notre tournoi majeur. Cest une pratique courante dans le milieu du jeu vido, et qui attire beaucoup de monde.

  • ConfluCup Gaming 23Avoir des switch pour la connexion par cble

    Nous devons pouvoir dmultiplier la connexion par cble, de ce fait, nous avons besoin de switch (des hubs de prises Ethernet) pour quune seule prise murale donne accs Internet 8 joueurs.

    Prvoir des rallonges et plus de multiprises

    En effet, si nous augmentons le nombre de joueurs prsents, nous devons avoir plus de multiprises et des rallonges pour pouvoir grer les salles au maximum.

    Intgrer un stand de vente : confiserie, snack

    Dans le but de restaurer nos joueurs et des les rassasier sur le plan de la soif, nous devons intgrer un stand de nourriture rapide et premballe, ne demandant pas de systme de rfrigration. De ce fait, nous allons donc partir sur des snacks. De plus nous pourrons tirer des bnfices pour pouvoir rentrer dans nos frais en cas d'investissements.

    Conclusion personnel :Malgr nos erreurs, le tournoi a satisfait lensemble des joueurs et nous avons pris du plaisir l'organiser. Ainsi, nous souhaitons rorganiser cela lanne prochaine, et ayant appris de nos erreurs nous amliorerons nos points ngatifs, renforcerons nos points positifs et innoverons.

  • Annexes ConfluCup Gaming :

    Annexe 1 : Les Relais :

  • Annexe 2 : Lvolution du logo et du visuel :

  • Annexe 3 : Le teaser :

    ( https://www.youtube.com/watch?v=9r7SuHjWxpo )

    https://www.youtube.com/watch?v=9r7SuHjWxpo

  • Annexe 4 : Le flyer :

  • Annexe 5 : Le dossier :