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Dominique JACQUART – Juillet 2012 Un classement ne doit rien à la mémoire, tout à la logique

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Un classement ne doit rien à la

mémoire, tout à la logique

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Sommaire

Les bases du classement

Les dossiers physiques

Créer ou refondre un classement

Le classement thématique

Conserver un bon classement

Le classement des fichiers numériques

Le classement des mails

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Le classement

Les bases du classement

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1 - Définitions

Classement Ranger méthodiquement en vue d’une recherche

ultérieure

Critère de classement (ou indicatif) Définir l’ordre des différents éléments

Tri Opération qui permet de passer d’un fichier en vrac à un

fichier en ordre

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1 - Définitions

Fichier en ordre

Les valeurs successives de l’indicatif sont uniformément croissantes

Il peut y avoir des trous (absence d’une ou plusieurs valeurs)

Il peut y avoir des répétitions (plusieurs fois la même valeur ou critère)

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1 - Définitions

Fichier en séquence

Le fichier est en ordre

Il n’existe ni trous ni répétitions

Chaque valeur du critère n’est présente qu’une seule fois

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2 - Ordre de classement

Permettre une recherche rapide Plus les recherches sont fréquentes,

plus le temps d’accès doit être réduit

Offrir une sécurité élevée

Être extensible

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2 - Ordre de classement fondamentaux

2.1 – Classement alphabétique

2.2 - Classement numérique

2.3 - Classement idéologique

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2 - Autres ordres de classement

2.4 - Classement décimal

2.5 - Classement chronologique

2.6 - Classement alphanumérique

2.7 - Classement géographique

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2.1 - Classement alphabétique

Basé sur la suite naturelle des lettresde l’alphabet

Classement normalisé

Rubrique = mot ou groupe de mots servant de titre

Mot directeur = mot le plus important d’une rubrique Se choisit selon des règles précises Détermine la place de la rubrique dans le classement

alphabétique

AAbacaAbaissableAbaissantAbaisseAbaisser

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2.1 - Classement alphabétique

Classement normalisé

Indexage alphabétique Manière d’écrire une rubrique pour faciliter son classement

1. Inscrire d’abord le mot directeur et les mots qui suivent

2. Inscrire entre parenthèses les mots qui le précèdent Respecter rigoureusement la forme exacte et l’ordre des mots

Renvoi Inscription supplémentaire d’une rubrique dans le répertoire

alphabétique Renvoi au mot directeur ou à la rubrique principale

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Dénomination à classer

Comporte-t-elle un nom propre ?

Nom depersonne ?

Nom géographique ?

C’est alors un nom publicitaire

Est-ce un sigle ?

O

N

N

N

Premier nom propre géographique- Ne pas tenir compte des articles (ex. : le Pont du Gard)- Les points cardinaux et le mot Centre sont considérés comme noms propres s’ils n’ont pas de complément (ex. : La voix du Nord)

Premier nom de personne- Ne pas tenir compte des prénoms ni des particules de et d’ (ex. : Bar de Dupont)- Les noms commençant par Saint, Sainte… sont classés au mot entier (ex. : Menuiserie Saint-Jacques)- Les mots unis par un trait d’union sont considérés comme un seul mot (ex. : Le centre de Toulouse-Lautrec)

Premier nom publicitaire- Ne pas tenir compte des articles et prépositions (ex. : Les bas Le Bourget)

Sigle, si on n’en connait pas la signification (ex. : INSEA)

Sinon, classer à la dénomination complète

Premier nom commun(excepté Société ou Compagnie)

ou adjectif pris substantivement,ou verbe

Exceptions : - Société ou Compagnie si c’est le seul nom commun (ex. : Société de Sécurité)- Adjectif qui précède un nom commun unique (ex. Folles Années)- Adjectif numéral qui précède le premier nom commun (ex. : Aux Quatre Sapins)

O

O

O

O

N

Le classement alphabétiqueNorme NF2 44001

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2.1 - Classement alphabétique

Avantages Simple pour les rubriques ne comportant qu’un seul mot Recherches faciles si on respecte strictement les règles

normalisées Extensible (en théorie)

Inconvénients Délicat pour les rubriques à plusieurs mots Les renvois sont cause de perte de temps et de place Temps d’accès relativement longs pour de gros volumes de

classement Pose des difficultés matérielles pour l’extension Peu sûr visuellement et pas discret

Utilisation À n’utiliser que pour les petits volumes de classement

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2.2 - Classement numérique

Attribuer un numéro d’ordre à chacun des éléments à classer dès son arrivée

Ranger selon la suite naturelle desnombres entiers

Création d’un répertoire alphabétique pour assurer la correspondance entre dénomination et numéro

74230742317423274233742347423574236

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2.2 - Classement numérique

Avantages Très simple Recherches rapides pour de gros volumes de classement Extensible : les éléments à intégrer prennent place à la fin) Sûr : tous les numéros sont affectés jusqu’au dernier élément Discret

Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Le contrôle visuel disparait en cas de « trous » dans la suite des

numéros

Utilisation Réservé aux gros volumes Adapté quelle que soit la nature des éléments à classer

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2.3 - Classement idéologique

Basé sur la division d’un sujet en sous-sujets

Les sous-sujets peuvent être eux-mêmessubdivisés autant que nécessaire

Une analyse est nécessaire pourétablir un plan de classement

Sciences Classification

fondamentalesappliquéesempiriques

Méthodeexpérimentationobservation

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2.3 - Classement idéologique

Avantages Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible

Inconvénients Plan de classement long et délicat à établir Recherches longues et délicates pour les personnes non

habituées L’extension peut entrainer des problèmes de rangement Le contrôle visuel n’existe pas

Utilisation Idéal pour le classement de documentation, dans les

bibliothèques

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2.4 - Classement décimalDérivé de la classification décimale (imaginé par Dewey en 1875)

Combinaison des classements idéologique et numérique

Chaque sujet est divisé en10 classes maximum Chaque classe est elle-mêmedivisée en 10 sous-classes

1 – Bibliographies et discographies2 – Bibliothéconomie et lectures

20 – Généralités, documentation,

21 – Bibliothèque et société22 – Construction bibliothèques25 – Administration, gestion

250 – Recherche documentaire

251 – Documentations sonore

252 – Collections253 – Catalogue254 – Indexation, cotation255 – Service de prêt

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2.4 - Classement décimal

Avantages Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible

Inconvénients Les divisions possibles sont limitées à 10 maximum

Utilisation Identique à celle du classement idéologique

(bibliothèques) Utilisé pour le Plan Comptable Général

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2.5 - Classement chronologique

Basé sur la suite naturelle des dates

Années, mois puis quantièmes

Il est souvent doublé d’un classement numérique

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2.5 - Classement chronologique

Avantages Très simple Extensible (l’élément le plus récent sera au-dessus ou en avant des

autres)

Inconvénients Ne peut s’appliquer qu’à des éléments datés Connaitre la date est nécessaire pour retrouver le document Recherche longue si le volume est important Ne comporte pas de contrôle visuel (sauf s’il est doublé d’un

classement numérique)

Utilisation Pour tout élément daté (correspondance, quotidiens, périodiques…)

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2.6 - Classement alphanumérique

Combinaison des classementsalphabétique et numérique

Constitution de tranchesalphabétiques

À l’intérieur de chaque tranche,les éléments sont classés numériquementselon leur ordre d’arrivée

Les numéros attribués dans chaque tranche sont notéssur des répertoires alphabétiques

A – ImpôtsB – Véhicule

B01 – Révision des 20 000

B02 – Chgt pneus 22/05/11

B03 – PV du 07/08/11B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des 30

000C – ÉnergieD - Assurances

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2.6 - Classement alphanumérique

Avantages Simple, extensible, sûr et discret Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement

Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Perte de temps pour des petits volumes à classer Temps d’accès relativement longs lorsque les effectifs par tranche

sont importants Pose des difficultés matérielles pour l’extension

Utilisation Pour des documents concernant des tiers Pour de petits volumes par tranche

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2.7 - Classement géographique

Issu du classement idéologique

Basé sur la division d’un territoire en divisions de plus en plus petites

Chaque division est classée parordre alphabétique ou numérique

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2.7 - Classement géographique

Avantages Simple Extensible en principe

Inconvénients Nécessite des connaissances géographiques (ou recourir à un

répertoire territorial) Pose des problèmes matériels pour l’extension N’offre aucun contrôle visuel

Utilisation Pour les entreprises à succursales, filiales Lorsque les divisions administratives d’une entité sont bien

distinctes

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3 - Mode de rangement

= Choix de moyens matériels

Se définit par rapport à des contraintes de recherche des informations stockées

Définir les conditions d’accès aux informations

Définir les autres critères à respecter pour que le mode de rangement soit efficace

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3 – Mode de rangement

Mode d’accès aux informations rangées

Accès séquentiel L’accès à un support quelconque est lié à

l’accès au support précédent

Accès sélectif Retrouver une information sans être obligé de

consulter celles qui la précèdent dans l’ordre de rangement

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3 – Mode de rangementChoix de l’emplacement

Classement « actif » Documents consultés très souvent, par un seul

utilisateur : Classement individuel au poste de travail

Classement « semi-actif » Documents permanents, consultés assez

fréquemment par plusieurs utilisateurs Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service Parfois, classement centralisé dans une cellule spécialisée

Classement « inactif » Documents rarement consultés, archives

Classement centralisé dans un local d’archives

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3 – Mode de rangementAutres critères de choix

Rapidité de recherche Choix judicieux du support, du matériel Signalisation efficace

Sécurité Protection contre les altérations diverses

(poussière, lumière…) Protection contre les déclassements accidentels

(chute des dossiers…) Capacité

Le moins encombrant possible Faire face à des extensions de volume sans

modification des principes de rangement utilisés

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Le classement des dossiers physiques

L’intérêt d’un bon classement

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Les obstacles

Je n’ai pas de système efficacePersonne ne m’a dit comment faireJe pense que je pourrai le faire plus tard

Le classement est une corvée,il n’y a pas de méthode miracle,juste des trucs.

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Principes d’un bon classement

Classer un papier = ce qu’il y avait à faire a été fait

Je sais pourquoi je le garde = ce n’est pas une solution par défaut = ce n’est pas parce que je n’ai pas osé le jeter= ce n’est pas parce que je ne sais pas encore quoi en faire

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Principes d’un bon classement

C’est autour du classement des dossiers que se concentre l’essentiel des pertes de temps

En moyenne, perte de 1 h detemps pour gérer des problèmesde classement

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Principes d’un bon classement

Toute pile de papier est une pile de décisions non prises

Tout document inclassable peut être jeté immédiatement : il ne sera jamais retrouvé

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Principes d’un bon classement

Il n’existe pas de rubriques Divers Je ne sais pas Autres Je verrai plus tard

Bien ranger = bénéficier d’un espace de travail (et non d’un espace de stockage)

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Principe d’un bon classement

Il faut ranger l’information là où on ira la chercher

Question à se poser : « Où irais-je chercher quand j’en aurai besoin ?

Chaque papier a un emplacement et un seul

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Critères d’efficacité du classement

Un « bon classement » n’existe pas dans l’absolu

Un classement est bon quand un manager y retrouve tout ce qu’il cherche en l’absence de son assistant(e)

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Critères d’efficacité du classement

Un classement doit donc :

être accessible

être à jour

être épuré

être fiable

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Le classement des dossiers physiques

Créer ou refondre un classement

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Méthode d’optimisation

Principe de la méthode d’optimisation du travail administratif :

Analyse

Critique

Conception

Mise en œuvre

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Analyse de son classement

Analyse de l’existant

Faire l’inventaire des dossiers

Mettre en évidence : les titres peu précis les doublons les dossiers trop vieux destinés aux archives

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La méthode QQOQCP

Définir les besoins des utilisateurs

QUI ?

QUOI ?

OÙ ?

QUAND ?

COMBIEN ?

POURQUOI ?

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La méthode QQOQCP

    Pourquoi ?

Qui ? Qui utilise les dossiers ?

Pour quelle raison ?

Quoi ? Quels documents composent les dossiers ?

Où ? Où sont rangés les dossiers ?Où les consulte-t-on ?

Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ?

(fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant »)

Combien ? Combien de dossiers ?

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Conception d’un classement

Quelle méthode utiliser ?

Alphabétique ?

Numérique ?

Thématique (ou idéologique) ?

Des variantes ou combinaisons de ces

méthodes ?

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Conception d’un classement

Éléments de choix Volume de classement Nature du classement Dossiers homogènes ou hétérogènes

Favoriser une méthode Avec laquelle on est à l’aise En adéquation avec les autres utilisateurs En adéquation avec les spécificités de

l’entreprise

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L’art de savoir jeter

Le classement est une tâche ingrate

Autant faire le vide dans tout ce qui ne sert à rien

Rationnaliser le classement papier c’est aussi

Réduire le volume Supprimer les doublons

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L’art de savoir jeter

Faire la différence stricte entre l’indispensable et l’inutile

Est-ce que ce document est utile ? Est-ce qu’on s’en sert effectivement et à

quelle fréquence ?

Chaque document doit appartenir à un dossier

dont le titre lui correspond parfaitement

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L’art de savoir jeter

Prendre chaque dossier un par un

Jeter tous les documents obsolètes : Tous les brouillons et notes manuscrites Toutes les versions intermédiaires d’un

document terminé Toutes les informations ponctuelles Toutes les copies de documents classés par

ailleurs

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Mise en œuvre d’un classement

Ranger de manière à : Tenir l’information à portée de main

Réduire les temps perdus en recherche En fonction de la fréquence d’utilisation, En fonction de la facilité de manutention

Réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation

Permettre le repérage facile des documents manquants

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Mise en œuvre d’un classement

Les conditions d’un bon classement :

Efficacité Optimiser les temps de recherche Réduire les manipulations

Sécurité Protéger des indiscrétions Protéger de la destruction

Qualité Faciliter le repérage

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Le classement des dossiers physiques

Le classement thématique

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Le classement thématique

ou classement idéologique

Le classement préféré des secrétaires

Dossiers classés apparemment de manière rationnelle et logique

Idéal pour les documents hétérogènes

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Principes

Regrouper les dossiers par rubriques

Regrouper ces rubriques par grands thèmes

Les dossiers voisinent les uns avec les autres dans l’armoire pour des raisons de proximité d’idées

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Principes

Les dossiers sont regroupés dans des catégories

Adopter un classement thématique= adopter une codification

Étiqueter= le meilleur moyen depourvoir déléguer !

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Principes

Les thèmes ou catégories

Sont fonction de notre logique personnelle

À étudier avec l’ensemble des personnes concernées

il faut se mettre d’accord sur une nomenclature commune

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Principes

Un classement thématique doit être accompagné d’un mode d’emploi

Ce mode d’emploi est composé de deux documents :

Le plan de classement L’index alphabétique

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L’ordinateur aide au classement

L’ordinateur facilite l’accessibilité de tous aux dossiers papier

Le plan de classement pourra être diffusé sur l’intranet

Il pourra être imprimé et affiché à l’intérieur des armoires

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Les catégories en pratique

Une catégorie est un regroupement pertinent

de vos missions

de vos objectifs

de vos activités

En fonction du poste occupé, il y aura entre5 et 10 grands thèmes

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Les catégories en pratique

Méthode :

Faire la liste de vos dossiers existants

Faire la liste de vos objectifs permanents (vos missions) et de vos objectifs ponctuels

Regrouper les deux listes en 5 à 10 ensembles cohérents

Donner à chacun de ces ensembles un nom : ce seront vos grands thèmes

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Les dossiers en pratique

Chaque dossier sera positionné dans un grand thème

Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet

Il doit y avoir environ 10 à 30 dossiers par thèmes

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Les sous-dossiers en pratique

Créer un premier sous-dossier « Généralités »

Pour classer ce qui n’ira pas dans un sous-dossier particulier

Chaque sous-dossier pourra être codé par le code du dossier suivi d’un tiret et d’un numéro d’ordre

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Le classement en pratique

Le classement des dossiers physiques

Dossiers suspendus pour les dossiers peu volumineux (5 cm maximum d’épaisseur)

Classement en boites pour les dossiers volumineux

Classeurs pour conserver une chronologie des documents (factures, notes…)

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Le classement en pratique

Dans une armoire à dossiers suspendus

Réserver l’étagère la plus haute pour les boites et classeurs rarement utilisés

Réserver l’étagère la plus basse pour les dossiers volumineux et les classeurs d’utilisation fréquente

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Les couleurs dans le classement

Avantages de l’utilisation des couleurs dans le classement

Esthétique du classement Rapidité de repérage

des grands thèmes des contenus des dossiers ou classeurs des contenus des chemises ou sous-chemises

Facilité du reclassement au bon endroit diminution des risques d’erreur

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Les couleurs dans le classement

Inconvénients de l’utilisation des couleurs dans le classement

Nombre de couleurs limité Nécessité d’un stockage plus important

d’éléments de chacune des couleurs utilisées Risque de confusions entre certaines couleurs

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Les couleurs dans le classement

La couleur des dossiers suspendus ou des classeurs

Soit tous de la même couleur Les grands thèmes seront repérés par

la couleur des étiquettes Soit en 2 couleurs, en alternance

Prévoir un stock plus important de dossiers

Utilisation d’étiquettes blanches pour tous

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Les couleurs dans le classement

• La couleur des boites pour les dossiers volumineux Ne mettre qu’un seul dossier par boite Coller sur le devant un rectangle de papier de

la couleur du grand thème Indiquer sur ce papier la référence du dossier

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Les couleurs dans le classement

La couleur des chemises Une couleur pour un grand thème

Une même couleur peut être utilisée pour 2 grands thèmes très différents

Dans tous les cas, écrire le code et le nom précis du dossier sur chaque chemise

La couleur des sous-chemises Envisager une couleur par type de document

en fonction de sa durée de conservation

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Le classement des dossiers physiques

Un classement est vivant

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La mise à jour du classement

Dispositions pour la mise à jour :

Stocker des chemises vierges dans un dossier suspendu pour chaque grand thème

Stocker de la même manière les étiquettes d’identification (y compris celles pour les classeurs et les boites)

Stocker dans un bas d’armoire quelques dossiers suspendus vides

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La mise à jour du classement

Penser à l’avenir pour gérer le passé

Chaque document sera un jour soit jeté soit archivé

Prévoir son classement en fonction de la durée de vie des documents de leur destination finale

Objectif : gagner du temps pour l’archivage annuel

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La mise à jour du classement

Suppression d’un dossier

1. Retirer les documents de la chemise

2. Stocker en bas d’armoire le dossier

suspendu avec sa ou ses chemises après

avoir enlevé les étiquettes

3. Archiver ou jeter

4. Supprimer ce dossier du plan de

classement

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La mise à jour du classement

Ajout d’un dossier

1. Prendre une chemise de la couleur du

thème

2. Y inscrire le titre du dossier ainsi que son

code

3. Placer un dossier suspendu au bon endroit

4. Étiqueter ce dossier

5. Placer la chemise dans le dossier

6. Mettre à jour le plan de classement

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Conserver un bon classement

Définir des règles de classement

Simples

Écrites

Accessibles

Dire très clairement ce qu’il ne faut pas faire

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Conserver un bon classement

Identifier toutes les erreurs possibles dans le classement

Mettre en place des solutions pour les éviter

Rendre visibles toutes les sources potentielles d’anomalies

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Conserver un bon classement

Que faire des documents au quotidien ? Jeter Rediriger Classer Ranger Traiter

La régularité s’acquière si la routine quotidienne est toute petite, toute légère

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Conserver un bon classement

Avant d’imprimer, se demander :

Où ce document va-t-il être classé ?

Comment ?

Pourquoi ?

Se débarrasser régulièrement des documents devenus inutiles

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Conserver un bon classement

Attention, le mieux est l’ennemi du bien ! Un objet a plus de chance de revenir à sa

place s’il faut moins de 5 gestes pour le ranger

Les chemises cartonnées sont plus économes en mouvement que les classeurs

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Formaliser, faire respecter, progresser

Favoriser continuellement le progrès Veiller à l’application quotidienne des règles

de classement Faire respecter les procédures Expliquer autant que nécessaire l’importance

du classement Ne pas hésiter à s’améliorer et s’adapter au

contexte Prendre en compte les changements

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Le classement des fichiers numériques

Papiers et fichiers, même combat !

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Problème de logique commune

Pourquoi… classer d’une certaine manière sur son PC ? classer d’une autre manière sur le serveur ? classer différemment dans ses armoires ? classer encore d’une autre façon ses e-mails ?

Les dossiers physiques et numériques doivent avoir le même nom

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Réorganiser ses fichiers

Réutiliser le plan de classement des dossiers physiques

Ne garder qu’un seul et même système de thèmes

Les niveaux hiérarchiques peuvent être un peu plus nombreux

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Réorganiser ses fichiers en pratique

Créer tout d’abord un dossier pour chaque thème

Nom du dossier = code + nom du thème Ils seront toujours classés dans le même ordre

Créer ensuite les dossiers et sous-dossiers

Ranger les différents fichiers à l’intérieur En profiter pour renommer certains noms de

fichiers peu explicites !

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Réorganiser ses fichiers en pratique

Pour les dossiers utilisés quotidiennement

Créer un dossier « Raccourcis » soit sur le bureau soit au niveau supérieur (dans « Mes documents »)

Y glisser tous les raccourcis pointant sur les fichiers souvent utilisés pour un accès rapide, limiter le nombre de raccourcis penser à éliminer ceux devenus inutiles

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Réorganiser ses fichiers en pratique

Pour un accès encore plus rapide aux raccourcis de fichiers :

1. Clic droit dans la barre des tâches

2. « Barre d’outils »

3. « Nouvelle barre d’outils »

4. Sélectionner le dossier « Raccourcis »

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Créer une nouvelle barre d’outils dans la barre des tâches

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Réorganiser ses fichiers en pratique

Ajouter aux dossiers de thèmes un dossier « Archives »

À placer au niveau supérieur (« Mes documents »)

Classer dans ce dossier tous les fichiers dont l’équivalence papier a été archivée

Penser à le compresser pour gagner de la place sur le disque dur

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Le classement des mails

Pour ne pas se laisser envahir

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L’excès de zèle des mails

Quand on reçoit 50, 80, 120 mails par jour ou plus…

Gérer ses mails est un casse-tête quotidien La boite de réception déborde très

rapidement par excès d’informations La messagerie se transforme en passetemps

chronophage et stressant

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L’excès de zèle des mails

Optimiser pour ne pas être dépassé Limiter les abonnements

Paramétrer sa boite de messagerie Automatiser le classement des mails en provenance

de certaines sources dans un dossier spécifique

Ne pas guetter le mail comme l’essentiel de son activité

Se donner du temps

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Donner le bon exemple

Avant d’envoyer un mail

S'interroger systématiquement sur la pertinence du message et son efficacité

Mettre un « objet » clair

Ne traiter qu’un sujet par mail

Ne pas exiger de réponse immédiate Si on a besoin d’une réponse urgente, on utilise le

téléphone !

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Le classement des mails

Traiter sa boite de messagerie comme sa boite aux lettres classique

Procédure pour une boite aux lettres classique : Ouvrir son courrier Jeter les courriers sans valeur ou sans intérêt Mettre de côté les courriers à traiter rapidement Ranger dans leurs dossiers les documents qui n’ont

pas à être traités

Qui laisserait du courrier « pour plus tard » dans sa boite aux lettres ?

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Les mails en pratique

Organisation des mails : Créer un nombre restreint de dossiers Copier à l’identique son plan de classement des

dossiers physiques Éliminer le maximum Éviter d’aller au-delà de 4 niveaux de

rangement

Rationnaliser le classement informatique comme pour le papier :

Réduire le volume Supprimer les doublons

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Le traitement des mails

Dès qu’un mail est lu, il doit être affecté à une destination :

Poubelle

À traiter soit immédiatement soit dans la journée soit plus tard

À conserver

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5 pistes pour traiter ses mails

1) La réception des mails

Réserver par exemple 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails

Le reste de la journée, la messagerie électronique reste fermée

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5 pistes pour traiter ses mails

2) L’efficience dans les réponses Formaliser ses réponses à l’image de l’entreprise

Introduire un système de numéro d’enregistrement

(à l’image des références d’un courrier papier)

Adopter des formulaires rapides à compléter pour certains courriers

Intituler les objets de façon très précise pour faciliter le suivi des échanges

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5 pistes pour traiter ses mails

3) Supprimer régulièrement

les mails inutiles

les échanges informels périmés publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.

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5 pistes pour traiter ses mails

4) Classer immédiatement les mails traités Envisager à l’intérieur des dossiers un mode

de classement par catégorie de valeur dossier 1 : mails vitaux traçant des décisions ou des

échanges de première importance pour l’entreprise dossier 2 : mails justificatifs traçant des faits

pouvant justifier une action (financière, technique, commerciale)

dossier 3 : mails de suivi interne n’engageant pas réellement l’entreprise mais permettant de comprendre le suivi des affaires

dossier 4 : mails éphémères n’ayant d’impact que pour l’organisation personnelle

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5 pistes pour traiter ses mails

5) Se fixer l’objectif suivant :

À la fin de la journée, la boite de messagerie doit être vide !

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En guise de conclusion…

Se fixer un objectif réaliste Le bazar n’est pas arrivé en une nuit Ranger une armoire est un objectif réaliste

Adopter des habitudes quotidiennes Changer sa façon de traiter les documents Créer de nouvelles habitudes qui remplaceront celles qui ont

fait déborder les armoires

Ce qui rentre doit aussi sortir Jeter ou archiver directement certains documents Remplacer systématiquement l’ancienne version par la

nouvelle

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Conclusion

Pour diminuer le volume, consommez moins 1 boite de stockage pour faire de la place dans une

armoire= juste une bonne intention…

Imprimer moins Dupliquer moins

Tout est question d’équilibre Accepter une petite désorganisation parfois

Manque de temps Fatigue Surcharge de travail…

Ne pas être extrémiste !