Domaines fonctionnels de Chorus et articulation avec les SI métiers

Réunion plénière

Jeudi 6 novembre 2008

2

Sommaire

Contexte

Objectifs et périmètre de Chorus

Chorus et le contrôle de gestion

3

Contexte

La démarche de pilotage de la performance publique, inhérente à la LOLF, justifie le recours aux techniques spécifiques du contrôle de gestion notamment pour : La maîtrise des coûts, L’amélioration du dialogue de gestion, L’élaboration des rapports de performance et des analyses de gestion.

Il importe d’examiner dans quelle mesure Chorus répond à ces besoins.

Cette intervention présente Chorus dans son articulation avec le pilotage de la performance.

4

Sommaire

Contexte

Objectifs et périmètre de Chorus

Chorus et le contrôle de gestion

5

Objectifs et périmètre de ChorusLes objectifs

Une amélioration à tous les niveaux :

Mise en œuvre de toutes les dispositions de la LOLF Amélioration du pilotage de la gestion publique Renforcement de la traçabilité et de l’auditabilité des données financières de l’État Simplification des processus financiers

Métiers : Harmonisation des processus et des pratiques de gestion Automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutéeSystème d’information : Optimisation des ressources Rationalisation du parc applicatif Opportunités de dématérialisation

Cinq apports majeurs :

Parlement Cour des comptes

Contrôleursbudgétaires

et comptables

GestionnairesContrôleurs de

gestion

Citoyens contribuables

Auditabilité

Traçabilité

Transparence

Transparence

Performance

Dialogue de gestion

Amélioration de la gestion publique Bénéfices attendus

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Objectifs et périmètre de Chorus Domaines fonctionnels de Chorus V2

Élaboration et mise à disposition des ressources – SAP/FM

•Référentiels budgétaires et organisationnels•Mise en place des crédits et élaboration des ressources•Contrôle du disponible•Mises en réserve, blocages de crédits, réservations de crédits•Fongibilité et réallocation de ressources•Référentiels des TF et gestion des TF•Référentiels de programmation et programmation des dépenses et recettes

Élaboration et mise à disposition des ressources – SAP/FM

•Référentiels budgétaires et organisationnels•Mise en place des crédits et élaboration des ressources•Contrôle du disponible•Mises en réserve, blocages de crédits, réservations de crédits•Fongibilité et réallocation de ressources•Référentiels des TF et gestion des TF•Référentiels de programmation et programmation des dépenses et recettes

Exécution des dépenses SAP/SRM-MM-FIAP

•Engagement juridique de toute nature•Procédures liées aux marchés publics : avances, retenues de garanties, avoirs•Référentiels et gestion de la structure organisationnelle•Avoirs•Dépenses hors engagement juridique•Dépenses de personnel (intégration de la PSOP et saisie HPSOP)•Réception et certification du service fait•Traitement des factures et mise en paiement•Gestion des cessions-oppositions•CHD•Pilotage des CP•Services facturiers

Exécution des dépenses SAP/SRM-MM-FIAP

•Engagement juridique de toute nature•Procédures liées aux marchés publics : avances, retenues de garanties, avoirs•Référentiels et gestion de la structure organisationnelle•Avoirs•Dépenses hors engagement juridique•Dépenses de personnel (intégration de la PSOP et saisie HPSOP)•Réception et certification du service fait•Traitement des factures et mise en paiement•Gestion des cessions-oppositions•CHD•Pilotage des CP•Services facturiers

Tenue de la comptabilitéSAP/FI-CO-FM

•Impacts en comptabilité générale et auxiliaire •Impacts en comptabilité budgétaire•Règles de comptabilisation et gestion des devises et de la TVA•Réimputations•Gestion comptable des tiers •Traitement de fin de gestion•Référentiels, structures organisationnelles et plan de compte

Tenue de la comptabilitéSAP/FI-CO-FM

•Impacts en comptabilité générale et auxiliaire •Impacts en comptabilité budgétaire•Règles de comptabilisation et gestion des devises et de la TVA•Réimputations•Gestion comptable des tiers •Traitement de fin de gestion•Référentiels, structures organisationnelles et plan de compte

Recettes non fiscalesSAP/SD-FM-FIAP

•Engagement de tiers•Gestion des factures avec et sans engagement de tiers•Gestion des indus et factures internes•Gestion des recettes au comptant

Recettes non fiscalesSAP/SD-FM-FIAP

•Engagement de tiers•Gestion des factures avec et sans engagement de tiers•Gestion des indus et factures internes•Gestion des recettes au comptant

Gestion des actifsSAP/RE-FI

•Traitement des actifs immobiliers et mobiliers•Référentiels immobiliers (reprise STGPE) V2 RE

Gestion des actifsSAP/RE-FI

•Traitement des actifs immobiliers et mobiliers•Référentiels immobiliers (reprise STGPE) V2 RE

Domaines services communs et techniques (Référentiels, Workflow,

THPS)•Gestion des tiers (fournisseurs et clients)•Circuit de validation des dossiers•Fiche utilisateur•Profils et habilitations•Portail Chorus•Système d’échange et interface•Infocentre et restitutions

Domaines services communs et techniques (Référentiels, Workflow,

THPS)•Gestion des tiers (fournisseurs et clients)•Circuit de validation des dossiers•Fiche utilisateur•Profils et habilitations•Portail Chorus•Système d’échange et interface•Infocentre et restitutions

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Objectifs et périmètre de Chorus Un périmètre fonctionnel en évolution

V1 V2 Versions ultérieures

Exécution des dépenses Engagements juridiques (subventions) Réception et certification service fait Traitement des factures et paiement

Tenue de la comptabilité Impact comptabilité générale et auxiliaire Gestion des cessions-oppositions Impact en comptabilité budgétaire Réimputation

Élaboration et mise à disposition des ressources Mise en place des crédits Contrôle du disponible Fongibilité et réallocation des ressources

Référentiels, Workflows, Éléments structurants Référentiels : programmation, organisation Gestion des tiers Gestion des utilisateurs : profil, habilitation Circuit de validation des dossiers Portail Chorus et Sécurisation des accès

Exécution des dépenses Engagements juridiques de toute nature Dépenses hors EJ et dépenses de personnels Avoir, retenue de garantie et avance Contrôle hiérarchisé de la dépense

Exécution des recettes non fiscales Engagement de tiers Gestion des factures Gestion des indus et facturation interne Gestion des recettes au comptant

Gestion des actifs Traitement des actifs mobiliers et immobiliers Référentiel immobilier

Élaboration et mise à disposition des ressources Blocage et mise en réserve d’ETPT Tranche fonctionnelle et Programmation

Référentiels, Workflows, Éléments structurants Gestion des tiers clients Traitement de fin de gestion Validation des RIB

Cœur de Chorus

Traduction comptable Fonds de concours Consommation des ETPT Pré-liquidation de la paie Frais de poursuite Formulaires Service facturier Dépense à l’étranger…

Fonctionnalités avancées

Demande d’achat Catalogues Carte d’achat Gestion des stocks Régies d’avances et de recettes Comptabilité d’analyse des coûts Gestion de projet

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Objectifs et périmètre de Chorus La trajectoire

Périmètre fonctionnel

Périmètre organisationnel

mi 2010

Janvier 2009

Juillet2009

Début 2010

v1

v3

Juillet2008

Interfaçage applications AMGNombre de programmes potentiels à

déployer

Interfaçage applications interministérielles (DGFiP, DB, ..)

Infocentre

Palier déploiement

4 progr.

100utilisateurs

Vague 1

XX progr

De 1000 à 3000utilisateurs

Vague 3

XX progrDe 4000 à 6000

utilisateurs

Vague 4

De 4000 à 6000utilisateurs

Vague 5

XX progr.

Mars 2009

v2RE

v4

V.5

9 progr.

Environ 500utilisateurs

Vague 2

Environ 1000utilisateurs

Vague RE

v2

Généralisation déploiement

Mise en œuvre RGPP

fin 2010

De 4000 à 6000utilisateurs

Vague 6

XX progr.

V.6

RE-FX

DAformulaires

RNFFonctions avancées

Évolutions mineures

Évolutions mineures

Éducation nationale

Défense,Justice,

Éducation

MinistèresDéfense,

MEN/MESR,Budget

MAP, MEEDDAT, MIOMCT, Logement,

Justice, Budget

A déterminerA déterminer

Tous ministères

9

Objectifs et périmètre de Chorus La contribution à l’amélioration de la performance de la gestion publique

Chorus concourt à l’amélioration de la performance de la gestion publique à six titres :

La mise en œuvre de Chorus induit une amélioration marquée en termes : D’alignement des processus métiers sur les meilleurs pratiques existantes D’optimisation de la productivité des utilisateurs De pilotage des ressources et de mesure de la performance

Outils de pilotage sur tous les axes (restitutions et

infocentre)

Simplification en matière de gestion

comptable

Outils de suivi et d’évaluation du

patrimoine de l’État et de la maîtrise des

coûts

Bénéfices apportés par Chorus aux

utilisateurs

Automatisation des processus et

accroissement des synergies entre les

services

Pilotage de la performance

suivant les grands principes de la LOLF

Chorus

10

Sommaire

Contexte

Objectifs et périmètre de Chorus

Chorus et le contrôle de gestion

11

Chorus et le contrôle de gestion Couverture de Chorus

Niveau de contribution Chorus+ -

Zone de référence Chorus

Périmètre d’extension – Piste Périmètre hors Chorus

Performance métier

«Performance des processus internes»

Analyse des coûts

Performance budgétaire

La CAC : Définition des coûts prévisionnels des actions associés dans les PAP, Suivi des coûts des actions définies, Détermination des coûts réalisés des actions (RAP).

Les restitutions : Aide à l’élaboration des objectifs et des indicateurs de performance budgétaire des PAP, Suivi des évolutions des budgets prévisionnels et consommés.

La programmation : Élaboration des échéanciers de crédits, Révisions budgétaires en cours d’année.

Piste à creuser :

Comment optimiser l’efficacité et l’efficience de l’activité

des services administratifs ?

L’export de données de l’infocentre : Évaluer le bénéfice attendu des politiques publiques pour le citoyen, le contribuable et l’usager.

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Chorus et le contrôle de gestionLe dialogue de gestion - La programmation

Le dialogue de gestion intervient plus particulièrement à des moments clés de la programmation budgétaire :

Lors de la programmation d’un nouvel exercice (dès le mois de mars de l’exercice N pour la préparation du PLF N+1) : plusieurs phases de cadrage/programmation organisées au niveau des programmes, BOP et UO suivant des calendriers ministériels

Lors de la préparation de la programmation triennale et de ses réactualisations

Plus généralement, le dialogue de gestion doit intervenir de manière continue tout au long de l’exercice :

Par le suivi périodique de l’exécution des dépenses en regard de la programmation Par le pilotage des CP (utilisation au mieux des ressources en CP – non reportables – et anticipation des

dérapages ou sous-consommations) et par le suivi des échéanciers de paiement Par la réactualisation de la programmation infra-annuelle en cas d’aléas de gestion

Chorus instrumentalise ce dialogue : Processus de programmation pluriannuelle et infra-annuelle entre programme et BOP d’une part, BOP et UO

d’autre part :– Organisation de phases de cadrage, de programmation, d’échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification– Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses pluriannuelles– Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères budgétaires réglementaires

Tableaux de bord de pilotage permettant de comparer exécution et programmation, en AE et en CP, à des niveaux de détail/agrégats paramétrables (responsables de programmes, de BOP, d’UO, de services…)

Échéanciers de CP (besoins en CP calculés périodiquement sur la base des en-cours d’exécution et de la programmation) suivant une maille ajustable (infraannuelle ou pluriannuelle)

Chorus, par la mise en œuvre de la programmation et de son suivi en exécution aux différents niveaux de l’organisation budgétaire, offre un support opérationnel au dialogue de gestion

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Chorus et le contrôle de gestionLes restitutions

Deux types de restitutions :

Les restitutions permettent une analyse multidimensionnelle à partir des différents axes de Chorus

Transactionnel

Restitutions opérationnelles : Analyse et suivi opérationnel des activités courantes.

Détail pièce Toutes les informations saisies peuvent être disponibles Vue des données d’un domaine Données disponibles en temps réel

Infocentre

Restitutions décisionnelles : Aide au pilotage de la performance et au contrôle budgétaire.

Données consolidées Seuls les axes d’analyse identifiés peuvent être restitués Vues transverses aux domaines Données disponibles après chargement

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Chorus et le contrôle de gestionLes axes

Organisations budgétaires

ProgrammeBOP/UO

Nature budgétaire et catégories

d’emploi

Lignes de recettesETPT

Titres/Catégories

Nomenclature de destination

Programmes, actions et sous-

actions

Sources de financement

Fonds de concoursFonds européens (budget et hors

budget de l’Etat)

Référentiel de programmation et

des tranches fonctionnelles

Activités/OB/OP/OS

Tranches fonctionnelles

Centre financier

Compte budgétaire

Domaine fonctionnel

Fonds Programme de financement

Référentiels budgétaires

TPG de Région

TPG de Département

Organisation Centrale

Société Domaine d’activité

Compte général

Référentiels de comptabilité générale

CBM

ComptableAssignataire

Nomenclature des comptes

PCE

Activité Tranche fonctionnelleAxes ministériels

Référentiels analytiques

Attribut utilisé pour la programmation

LocalisationProjet analytique

CPERPRESAGE

Axes libres

Référentiels libres

Éléments d’OTP

Nature comptable

Centre de coûts

Périmètre analytique

Élément organigramme

technique projet

Nature dépense détaillée

Service bénéficiaire

Centre de coût CAC

Un par périmètre financier

Permettent aux ministères de définir librement leur référentiel et les règles de gestion

Axe d’analyse pour la

programmation

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SYSTÈME

D‘ÉCHANGE

Chorus et le contrôle de gestionL’infocentre (1/2)

Chorus

1 fois par jour

Données à destination / en provenance de l’infocentre

Transactionnel Chorus

Infocentre ministériel

Objets métiers

Objets métiers

Infocentre ministériel

…

Objets métiersObjets métiers

Infocentre ministériel

Objets métiers

Objets métiers

Données budgétaires et

comptables

Données budgétaires et comptables

Données budgétaires et

comptables

Do

nn

ées

dé

tail

lées

Infocentre Chorus

Données budgétaires et comptables détaillées

SOCLE

Données agrégéesRestitutions

Tables d’export Données budgétaires et comptables

Objets métiers

Restitutions transactionnelles

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Chorus et le contrôle de gestionL’infocentre (2/2)

L’infocentre dispose des données budgétaro-comptables issues du transactionnel de Chorus. Chorus met à disposition des utilisateurs les données de l’infocentre selon plusieurs modalités :

Restitution BIAccessible depuis le portail

Pré-formatée

Mise en forme prédéfinie

Personnalisée

Mise en forme à partir d’un état pré-formaté existant avec navigation dynamique (peut être sauvegardée et réutilisée)

Export de données

Une granularité identique à celle présente dans Chorus (au plus fin) ;

Un seul point d’entrée par ministère ;

L’extraction des données porte sur le mode FULL ou DELTA et sur les objets métiers qui sont regroupés par domaine ;

La structure des objets et le type d’information envoyés sont les mêmes pour tous les ministères ;

Le découpage est réalisé en différents flux d’export de données ; il porte uniquement sur la notion de Ministère et donc sur un ensemble de programmes.

Création de nouvelles requêtes

La création de nouveaux états permet de satisfaire des besoins complémentaires

Cette fonctionnalité requiert une formation particulière ;

Le nombre d’utilisateurs doit être limité (environ 1% des utilisateurs de l’infocentre).

=> Vers les SI ministériels permet aux ministères de réaliser des restitutions incluant desdonnées « métiers »

Déploiement pour les domaines : Budget –

Dépense RNF – Programmation

V3 - Déploiement pour les domaines : Budget – Dépense Vx pour les autres domaines

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Chorus et le contrôle de gestionLa CAC – Objectif et règles de gestion (1/5)

Évaluer les coûts des actions de politique publique

Évaluer les coûts des actions de politique publique

Une plus grande lisibilité de l’emploi des crédits ouverts par l’autorisation parlementaire

Un meilleur éclairage sur les résultats obtenus et la performance au sein des programmes, des actions

Modernisation et pilotage de la gestion

publique

Modernisation et pilotage de la gestion

publique

Règles de gestion Utilisation des clés de répartition le cas échéant

– Création et valorisation

Utilisation des centres de coûts CAC (modélisant les programmes)– Support de coûts permettant d’effectuer les déversements adéquats

Utilisation des cycles de déversement– Création et exécution des déversements internes et externes (au prorata du poids des actions, par

montant fixe, par pourcentage, suivant la valorisation de la clé utilisée)

Objectif

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Chorus et le contrôle de gestionLa CAC – plusieurs niveaux (2/5)

La CAC intervient à plusieurs niveaux :

Dépense prévisionnelle complète

Dépense exécutée complète

Le coût complet

En version prévisionnelle au titre du PLF, de la LFI-LFI1, de la LFR2, :- Calcul de la dépense prévisionnelle complète des actions de

politique publique (PAP)

En version réelle au titre du PLR :- Calcul de la dépense exécutée complète des actions de politique publique (RAP)

En version réelle au titre du PLR : - Coût complet des actions de politique publique

Comptabilité budgétaire

Crédits de paiement par action, sous-action

Comptabilité générale

Charges et certains produits par action, sous action

1 LFI retraitée de l’exercice N sur la base de la nomenclature N+12 LFR modifiant considérablement la LFI et à la demande du Parlement

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coCentre « CAC »

Vue « pré-budget »Version de travail FI1

T2

PROG 1 – A10

PROG 1 – A20

PROG 1 – A30

PROG 8 – A15

0 0

0

10

500

500

500

60

00

1

2000

T3 T4

40%

Chorus et le contrôle de gestionLa CAC – Calcul de la dépense prévisionnelle (3/5)

LFI (CP ouverts au titre de la LFI et prévisions de FdC et ADP)

FARANDOLE

Mission 1 Prog B Action 20

CPT2 HT2

2.000 500

Mission 1 Prog C Action 20

CPT2 HT2

2.000 500

Mission A Prog 1 Action 20

CP2000 500 ...

T3 T4 ...

Intégration

Les crédits de paiement sont enregistrés dans des vues de « pré-budget » du module CO de SAP

Le chargement des CP au titre du PLF, de la LFI ou de la LFR s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget

version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des PAP

coCentre « CAC »

•Vue « pré-budget »•Version finale LFI

T2

PROG 1 – A10

PROG 1 – A20

PROG 1 – A30

PROG 8 – A15

0 0

0

10

500

500

500

60

00

1

2000

T3 T4

40%

60%

Exemple : CAC au titre de la LFI

20

Chorus et le contrôle de gestionLa CAC – Calcul de la dépense exécutée (4/5)

Les dépenses sont enregistrées dans la vue « pré-budget » dans le module CO de SAP

Le chargement des CP consommés (statut payé) s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget

version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP

CO

Centre « CAC »

•Vue « pré-budget »•Version PLF

T1 T2 T3 ...

0 0

0

500

500 2 000

PROG 1 – A10

PROG 1 – A20

Mission 1 Prog B Action 20

CPT2 HT2

2.000 500

Mission 1 Prog C Action 20

CPT2 HT2

2.000 500

Mission A Prog 1 Action 20

CP1 900 352 ...

T2 T3 ...

FM

Dépense exécutée réelle CP en statut payé

•Vue « pré-budget »•Version dépense réelle

T1 T2 T3 ...

PROG 1 – A10

PROG 1 – A20

0 0

0

500

3521 900

21

Chorus et le contrôle de gestionLa CAC – Calcul du coût complet (5/5)

COFI

Enregistrement automatique des charges sur les centres de coûts collecteurs

Société TPG 1000

Centre CC01•Vue « réellle »•Exercice 2007

PROG 1

– A20

6100000000 300 3006480000000

PROG 1

– A10

PROG 1

– A30

40

5

500

500

Centre CC02•Vue « réelle»•Exercice 2007

PROG 1

– A20

PROG 1

– A10

PROG 1

– A30

6500000000

6540000000

0

60

500

61

6480000000

0 0 0

0

200

Consolidation automatique de toutes les charges et produits sur les centres de coûts CAC

Société TPG 2000

Centre « CAC »

•Vue « réellle »•Exercice 2007

PROG 1

– A20

6100000000 300

500

0

0

6480000000

6500000000

6540000000

PROG 1

– A10

PROG 1

– A3040

5

60

0

500

1000

61

0

Comptes PCE PROG 8

– A15

90

48

1000

50

25%25%50%

Le chargement des charges et de certains produits s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget

version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP

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Chorus et le contrôle de gestionSynthèse

Tableaux de bord Restitutions

Clés de répartition

PLF/LFI

PAP

Comptabilité budgétaire

Crédits ouvertset mis à disposition

SuiviSuivi

Version PAPVersion LFI

Consommations AE

Consommations CP

Comptabilité d’analyse des coûts

Dépense prévisionnellecomplète des actionsde politique publique

Dépense exécutéecomplète

Coût complet des actions de politique

publique

Clés de répartition

Dépenses

RAP

Infocentre

23

Questions