V

Direction de lEvaluation, de la Prospective et de la Performance Centre de linformatique statistique et de laide la dcision

Janvier 2013/CISAD - Viviane Demay

PRESENTATION DES FONCTIONNALITES DE WEBINTELLIGENCE Rich Client

version XI

Table des matires

Pictogrammes...................................................................................................................................1

1. La Base Centrale de Plotage .....................................................................................................2

2. Le module Webintelligence........................................................................................................2 2.1 Outil orient mtier ..........................................................................................................................................2 2.2 Les univers.............................................................................................................................................................2

2.2.1. Organisation des domaines et des univers .....................................................................................................2 2.2.2. Terminologie .................................................................................................................................................4

2.3 Le document ..........................................................................................................................................................4 2.4 Le rapport ..............................................................................................................................................................5 2.5 La requte ..............................................................................................................................................................6

3. Accs aux univers........................................................................................................................6

4. Cration dune requte dans un rapport..................................................................................9 4.1 Accs un univers.................................................................................................................................................9 4.2 Lditeur de requte.............................................................................................................................................12

4.2.1. Description de lEditeur de requte : ...........................................................................................................12 4.3 Les classes et les objets .......................................................................................................................................14

4.3.1. Description...................................................................................................................................................14 4.3.2. Terminologie ...............................................................................................................................................14

4.4 Insrer des objets .................................................................................................................................................15 4.5 Supprimer des objets insrs ...............................................................................................................................15 4.6 Poser des conditions ............................................................................................................................................16

4.6.1. Utilisez les oprateurs..................................................................................................................................18 4.6.2. Utilisez les oprandes ..................................................................................................................................20 4.6.3. Utiliser les listes de valeurs .........................................................................................................................21 4.6.4. Utiliser les invites ........................................................................................................................................23

4.7 Description des options de requtes ....................................................................................................................25 4.8 Excuter une requte ...........................................................................................................................................26

4.8.1. Interrompre lexcution dune requte ........................................................................................................27

5. Modifier une requte ................................................................................................................28 5.1 Ajouter un objet du rsultat .................................................................................................................................28 5.2 Supprimer un objet du rsultat.............................................................................................................................29 5.3 Ajouter un filtre ...................................................................................................................................................30 5.4 Supprimer un filtre...............................................................................................................................................30 5.5 Modifier un filtre .................................................................................................................................................30

6. Sauvegarder une requte dans un document .........................................................................31

7. Mise en forme dun tableau dans un rapport ........................................................................32 7.1 Effectuer une slection ........................................................................................................................................32

7.1.1. Slectionner tout le tableau (bloc) ...............................................................................................................33 7.1.2. Slection multiple avec les touches CTRL (slection discontinue) ou MAJ (slection contige)...............33

7.2 Mises en forme ....................................................................................................................................................34 7.2.1. Mises en forme du tableau...........................................................................................................................35 7.2.2. Mises en forme dune (ou toutes les) cellule(s) :.........................................................................................38 7.2.3. Modification des couleurs par dfaut du tableau .........................................................................................39 7.2.4. Taille des colonnes, des lignes.....................................................................................................................41 7.2.5. Insrer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau .........................................................................42 7.2.6. Insrer une cellule indpendante .................................................................................................................44 7.2.7. Pourquoi masquer un objet ? .......................................................................................................................44

8. Manipulation des donnes dun tableau.................................................................................46 8.1 Intervertir deux colonnes : ...................................................................................................................................46

8.2 Enlever une colonne ............................................................................................................................................47 8.3 Re-insrer une colonne ........................................................................................................................................47 8.4 Remplacer une colonne par une autre..................................................................................................................48 8.5 Cration dune Section ........................................................................................................................................49

8.5.1. Cration dune section .................................................................................................................................49 8.5.2. Suppression dune section ...........................................................................................................................50

8.6 la rupture ....................................................................................................................................................50 8.6.1. Cration dune rupture par dfaut................................................................................................................51 8.6.2. Modification dune rupture :........................................................................................................................51 8.6.3. Suppression dune rupture : .........................................................................................................................52

8.7 Filtre .............................................................................................................................................................53 8.7.1. Cration dun filtre dans le tableau..............................................................................................................53 8.7.2. Modification dun filtre ...............................................................................................................................53 8.7.3. Suppression dun filtre.................................................................................................................................54 8.7.4. Cration dun filtre dans la barre doutils des filtres : .................................................................................55 8.7.5. Suppression dun filtre cr dans la barre doutils des filtres :....................................................................56 8.7.6. Tri ....................................................................................................................................................57 8.7.7. Affectation dun tri ......................................................................................................................................57 8.7.8. Suppression dun tri.....................................................................................................................................58

8.8 Classement ...................................................................................................................................................59 8.8.1. Cration dun classement dans le rapport ....................................................................................................59 8.8.2. Modification dun classement......................................................................................................................60 8.8.3. Suppression dun Classement ......................................................................................................................60 8.8.4. Cration dun classement dans la requte....................................................................................................61

8.9 Alerteur ........................................................................................................................................................62 8.9.1. Cration dun alerteur ..................................................................................................................................62 8.9.2. Modification dun alerteur...........................................................................................................................64 Dans la fentre Alerteurs : ...............................................................................................................................64 8.9.3. Suppression ou dsactivation dun alerteur .................................................................................................64

8.10 Ajouter des calculs sur les donnes ...................................................................................................................66 8.11 Crer des calculs dans le rapport .......................................................................................................................67 8.12 Transformer en tableau crois ...........................................................................................................................71 8.13 Grouper des valeurs ...........................................................................................................................................74 8.14 Transformer une formule en variable ................................................................................................................76

9. Mise en page ..............................................................................................................................77 9.1 Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales) .........................................................................77 9.2 Ajouter un titre sur chaque page..........................................................................................................................78 9.3 Gestion des numros de page ..............................................................................................................................79 9.4 Ajout de cellules dinformation ...........................................................................................................................80

10. Le document.........................................................................................................................82 10.1 Dupliquer les donnes dun rapport lautre ....................................................................................................82 10.2 Insrer de nouvelles donnes dans un rapport ...................................................................................................84 10.3 Basculer une requte sur un autre univers .........................................................................................................89 10.4 Renommer une requte ......................................................................................................................................93 10.5 Supprimer une requte.......................................................................................................................................93 10.6 Renommer un rapport ........................................................................................................................................94 10.7 Supprimer un rapport.........................................................................................................................................94 10.8 Proprits dun document..................................................................................................................................95 10.9 Suivi des modifications du document................................................................................................................96

11. Le graphe............................................................................................................................100 11.1 Crer un graphe ...............................................................................................................................................100 11.2 Crer un graphe partir dun tableau ............................................................................................................102 11.3 Crer un graphe en face dun tableau..............................................................................................................104 11.4 Dimensionner un graphe..................................................................................................................................105 11.5 Modifier un graphe ..........................................................................................................................................106

12. Le gestionnaire de rapport ...............................................................................................111

13. Utiliser les donnes dans dautres applications ..............................................................115 13.1 Copier- coller le rapport brut vers Excel .........................................................................................................115 13.2 Enregistrer dans dautres formats ....................................................................................................................116

14. Import/export sur le serveur WebIntelligence ...............................................................119 14.1 Exporter des fichiers personnels sur le serveur ...............................................................................................119 14.2 Importer des fichiers existants sur le serveur...................................................................................................120 14.3 Envoyer un document par le courrier lectronique..........................................................................................122

15. Gestion des univers............................................................................................................123 15.1 Importer manuellement un univers ..................................................................................................................123

16. Les rpertoires de stockage ..............................................................................................125 16.1 Organisation des rpertoires ............................................................................................................................125

16.1.1. Rpertoires par dfaut de WebIntelligence Rich Client ..........................................................................125 16.1.2. Modification de lemplacement des rpertoires par dfaut......................................................................127 16.1.3. Gestion des documents personnels ..........................................................................................................128

17. Les barres doutils .............................................................................................................130 17.1 Gestion de laffichage des barres doutils .......................................................................................................130 17.2 Barre doutils standard.....................................................................................................................................131 17.3 Barre doutils Reporting ............................................................................................................................131 17.4 Barre doutils Application de format .........................................................................................................133 17.5 Barre doutils Navigation dans les pages ...................................................................................................134

GLOSSAIRE................................................................................................................................135

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Pictogrammes

Nouveauts de la version XI par rapport la version 6.5 de Business Objects.

Astuces

Restrictions

Commentaires

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1. La Base Centrale de Plotage Dfinition dun entrept de donne (datawarehouse) : Base de donnes qui centralise des informations extraites de diffrentes applications et bases de donnes rattaches l'environnement de production, pour faciliter la prise de dcisions. un Data Warehouse contient des donnes non volatiles et historises La Base centrale de pilotage est l'entrept de donnes ("datawarehouse") national. Elle est alimente par les systmes dinformation de gestion des services acadmiques extraits une date donne et par des enqutes statistiques. Les donnes proviennent galement des universits et dorganismes externes au Ministre de lEducation Nationale. La BCP comporte une cinquantaine de sujets tels que la dmographie, les lves, les tudiants, les apprentis, les rsultats aux examens, les personnels, la formation continue, 2. Le module Webintelligence Dfinition : Outil dinfocentre mettant disposition des utilisateurs une structure daccueil pour concevoir et raliser des tats sur la base de critres de recherche. Webi est un outil web permettant aux utilisateurs dextraire des donnes issues de Bases de donnes sans avoir connatre de langage informatique. Il ne ncessite pas dinstallation sur le poste de lutilisateur et sutilise avec un navigateur internet.

2.1 Outil orient mtier

WEBI a t cr de manire ce que lutilisateur nait besoin que de la connaissance de son mtier pour accder aux donnes. Ainsi, lutilisateur dfinit lui-mme ses requtes laide dune structure (univers) sapprochant au plus prs de son langage mtier. Il peut galement prsenter les donnes de diffrentes faons des fins d analyse.

2.2 Les univers

2.2.1. Organisation des domaines et des univers

LUNIVERS est la structure Business Objects permettant de visualiser et dextraire les donnes de la base. Les grand domaines du systme ducatif (1er degr, second degr, suprieur, examen... ), comprennent plusieurs univers correspondant un thme particulier . Selon les thmes, les donnes sont au niveau dpartement ou au plus fin, tablissement.

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Schma dorganisation : Exemple :

Domaine Examen : Thme : bac Historique Thme : Bts Historique Thme : Examen techno&pro Historique

La plupart des thmes sont historiss mais certains thmes comportant un trs grand nombre denregistrements sont prsents galement avec une seule anne, pour amliorer les temps de rponse des requtes.

Exemple :

Domaine lves 2D - Thme : lves 2D - donnes indiv 2012 Thme : lves 2D - donnes individuelles

Domaine

Thme Thme

Historique Anne en cours

Univers avec seulement 2012

Univers Historique

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Certains thmes sont transversaux et donc inter-domaines (exemple : ge). Domaine enseignement de la maternelle au suprieur

Thme : Age de la population en formation

2.2.2. Terminologie Les noms des univers ont t dtermins ainsi : Univers historis :

Le nom du domaine - Nom du thme Univers anne en cours :

Le nom du domaine - Nom du thme Anne Univers inter-domaine : Ils ne sont pas prfixs par un nom de domaine

2.3 Le document

Dfinition : Un document est un fichier de donnes cr au moyen d'un logiciel. Sous WEBIntelligence RICH CLIENT, cest le document qui est enregistr. Le document WEBI est enregistr sur le poste de lutilisateur mais peut galement tre enregistr sur le serveur avec une extension .WQY Il contient : le rapport, la requte et son rsultat. Il peut inclure plusieurs rapports, matrialiss par des onglets, comprenant eux-mmes plusieurs tableaux ou graphes issus de plusieurs requtes excutes sur diffrentes sources

Univers Historique

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2.4 Le rapport

Dfinition : Il s'agit de la visualisation l'cran de la forme imprimable de tout ou partie d'un fichier. Cette impression peut tre ralise dans un ordre donn et inclure, si besoin est, des calculs, synthses ou autres diagrammes.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Une requte se construit au sein dun rapport qui lui-mme se trouve dans un document . Lorsque vous cliquez sur le nom de lunivers, lditeur de requte de WEBI souvre automatiquement, prsentant les objets disponibles dans lunivers. Ensuite, il vous appartient dlaborer le contenu de votre requte et den dclencher lexcution.

Le rsultat de la requte saffiche alors dans le rapport. Si vous souhaitez conserver ce tableau, vous devez sauvegarder ce rapport dans un document qui sera stock sur le serveur.

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2.5 La requte Dfinition : Expression formalise d'une demande. Cest le moyen de trouver l'information que lon recherche. Dfinir une requte, cest avant tout imaginer le rsultat que lon souhaite obtenir :

Les objets qui composeront le tableau Les conditions qui permettront de nextraire que certaines donnes de la base.

3. Accs aux univers Dmarrer Programmes Business Objects XI 3.1 Business Objects Enterprise Client Tool Web intelligence Rich Client

Ou si elle se trouve sur le bureau, double-cliquer sur licne : Dans la fentre didentification, saisir :

- Le nom du systme : vanves3 :6400 (demand la premire connexion) - lidentifiant utilisateur (en respectant la casse) - le mot de passe (en respectant la casse)

puis cliquez sur CONNEXION (Attention : Webintelligence distingue les majuscules et les minuscules)

Entrer lidentifiant et le mot de pass

Puis, cliquez sur Connexion

Si aucun systme ne saffiche, saisir : vanves3 :6400

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Loutil propose 3 possibilits : Ouvrir le document :

Nouveau document

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Importer un document Permet dimporter sur le poste de travail des documents mis disposition par lquipe BCP ou des documents personnels exports sur le serveur ou sauvegards sous WEBI .

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4. Cration dune requte dans un rapport

4.1 Accs un univers

Lassistant de cration de rapport de Business Objects nexiste plus.

Il nexiste plus que 2 mode daccs : lunivers et le fichier personnel. Il nest plus possible de crer des rapports partir, de procdures VBA, de Web connect ou de Fournisseur de donnes XML

Une liste dunivers disponibles pour votre compte saffiche :

Les autres sources de donnes sont : les autres univers et des donnes locales de type .xls, .txt, .csv

Liste des univers rcemment ouvert. Cliquez sur lunivers qui vous intresse

Ou sur Rechercher dautres sources de donnes pour accder la liste complte des univers

slectionner Source de donnes locales si votre source est un fichier .TXT ou .XLS .

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Slectionner un univers et cliquer sur

Lorsquun univers est slectionn, une aide expliquant le contenu de cet univers, saffiche dans cette fentre.

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Prsentation de lEDITEUR DE WEBI RICH CLIENT :

Les fentres

Onglet Donnes : Classes et objets disponibles sous lunivers en cours : Les objets ont t rangs dans des classes. Il suffit de double-cliquer sur la classe ou sur le signe + pour louvrir et accder aux objets disponibles.

Survoler les objets et les classes avec votre souris pour visualiser laide de la BCP.

Objets du rsultat :

Les objets que vous ferez glisser dans cette fentre seront ceux qui safficheront dans votre rapport.

Filtres de la requte :

Dans cette fentre, vous pouvez poser des conditions sur un ou plusieurs objets afin dextraire un sous-ensemble du contenu de lunivers.

Informations demandes

Informations disponibles Filtres (ou conditions)

Vous pouvez modifier la taille des 3 fentres en tirant la ligne de sparation laide du curseur :

ou

Nom de lunivers dans lequel vous faites la requte

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4.2 Lditeur de requte

Lditeur de requte saffiche automatiquement. Vous pouvez commencer la construction de votre requte.

4.2.1. Description de lEditeur de requte :

Les boutons

Affiche/masque le gestionnaire de donnes ( )

Affiche/masque le volet filtre ( )

Affiche/masque le volet primtre danalyse (non dfini dans le cadre de la BCP)

Combinaison de requtes : Intersect, union et minus

Visualise le langage SQL gnr par la requte pour linterrogation de la base de donnes.

Excute la requte et affiche le rsultat dans le rapport

Purge les donnes ramenes par la requte (actif uniquement si la requte a dj t excute)

Ferme la requte

Ferme la requte et - Annuler : ferme lditeur de requte sans sauvegarder les modifications ventuelles. Le rsultat dune prcdente excution sera conserv. OU - Appliquer :Sauvegarde la requte sans lexcuter et ferme lditeur de requte

BOUTONS DE LA FENTRE : OBJETS DU RESULTAT

BOUTONS DE LA FENTRE : OBJETS DU RESULTAT

FENETRE INFORMATION DISPONIBLES

Supprime lobjet slectionn dans la fentre Objets du rsultat .

Filtre express : Pose un filtre sur un objet slectionn dans la fentre objet du rsultat . Le filtre saffiche ensuite automatiquement dans la fentre Filtres

Ajoute une condition sur une sous-requte. (voir page )

Supprime TOUS LES OBJETS de la fentre Objets du rsultat .

Supprime lobjet slectionn dans la fentre Filtres de la requte .

Supprime TOUS LES OBJETS de la fentre Filtres de la requte .

Ajoute un classement sur les donnes. (PALMARES de la version 6) (voir page.)

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Onglet Donnes : Les classes et objets qui composent lunivers. Un simple passage de la souris sur un objet permet dafficher une info-bulle contenant une aide succincte sur lobjet.

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4.3 Les classes et les objets (fentre )

4.3.1. Description

Les univers sont constitus par :

Les classes qui organisent les objets. Les classes sont des boites qui regroupent des objets de mme nature. Elles permettent dorganiser les objets de manire fonctionnelle.

Les objets qui sont les donnes de la base : lge, lacadmie, le type dtablissement,

le contrat tablissement, le nombre dlves...

Les objets sont rpartis dans des classes, voire des sous-classes, et parfois mme des sous-classes de sous-classes. Lors de louverture de lditeur de requte, seules les classes saffichent dans la fentre. Il suffit de cliquer sur le signe + pour voir safficher soit les sous-classes, soit les objets. Il existe 3 type dobjets :

Dimension Indicateur Information

La qualification dun objet influe sur son utilisation dans le rapport :

Axe danalyse associ aux indicateurs ; correspond le plus souvent aux sujets dintrts du Data Warehouse ; exemple : dimension temporelle (rentre scolaire, session), dimension gographique (acadmie, dpartement).Une dimension rapatrie les donnes servant de base lanalyse dans le rapport.

Un indicateur rapatrie des donnes numriques qui sont le rsultat de calculs (agrgats) effectus sur les donnes de la base de donnes. (exemple : Nombre dlves, Nombre dtablissement, Taux de russite)

Une information rapatrie des donnes qui sont attaches lobjet principal (ladresse est une information du numro dtablissement).

4.3.2. Terminologie Dans la B.C.P., une dimension se dcline sous trois formes (parfois seulement 2) :

le code (ex. Acadmie Et Assimil) le libell Court (ex. Acadmie Et Assimil Lib C le libell Long (ex. Acadmie Et Assimil Libelle L)

Le libell court nexiste pas pour tous les objets

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4.4 Insrer des objets (fentre )

Pour une meilleure lisibilit des donnes, les objets insrer dans la fentre Objets du rsultat seront les Libells Courts ou Longs. (Exemple : Acadmie : 03 est moins lisible que Acadmie Libell Long : Besanon Pour insrer des objets dans la partie Objets du rsultats , faire :

Un glisser-dposer : cliquer sur lobjet et tout en maintenant enfonc le bouton de la souris, glisser lobjet dans la fentre Objets du rsultat, puis relcher le bouton.

ou simplement double-cliquer sur lobjet : il sera insr systmatiquement la fin de la

ligne.

4.5 Supprimer des objets insrs (fentre )

Cliquez sur lobjet concern de manire le slectionner :

1. Tapez sur la touche Suppr de votre clavier ou

2. Utilisez le bouton Supprimer , de la fentre Objets du rsultat

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4.6 Poser des conditions (fentre )

Pour insrer des objets dans la fentre Conditions : 2 possibilits :

Slectionner lobjet dans Objets du rsultat et cliquer sur licne de filtre Lobjet saffiche automatiquement dans la fentre Filtres tout en restant galement dans la fentre Objets du rsutlat . Faire un glisser-dposer de lobjet slectionn partir de longlet Donnes .

(un double-clic insre lobjet dans la fentre Objets du rsultat)

Les libells dun objet peuvent varier : tre en minuscule, en majuscule, contenir des espaces ou aucun espace alors que le code dun objet est de structure fixe et de mme longueur pour toutes les occurrences. Cest pourquoi, les conditions se posent toujours sur le code de lobjet et non sur les libells. (Sauf pour rechercher une chane de caractre, par exemple un nom). Vous pouvez poser des conditions sur un ou plusieurs objets. Lordre na aucune importance.

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Le choix affiche directement la fentre des filtres et propose de slectionner des valeurs dans la liste. Ce filtre express ne permet pas dautres utilisations que les oprateurs Egal et Dans liste . Pour utiliser un autre oprateur, il faut utiliser le choix

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4.6.1. Utilisez les oprateurs

Choix Oprateurs

Lorsque vous cliquez la flche vous obtenez une srie doprateurs

Description des diffrents oprateurs :

Egal : Pas gal (1)

les valeurs sont gales la valeur spcifie dans l'oprande. Les valeurs sont diffrentes la valeur spcifie dans loprande.

Une seule valeur pourra tre saisie.

Suprieur Infrieur

les valeurs sont suprieures la valeur spcifie dans l'oprande les valeurs sont infrieures la valeur spcifie dans l'oprande

Suprieur ou gal Infrieur ou gal

les valeurs sont suprieures ou gales la valeur spcifie dans l'oprande. les valeurs sont infrieures ou gales la valeur spcifie dans l'oprande.

Entre

Non compris entre (2)

Les valeurs sont comprises entre les valeurs spcifies dans l'oprande 1 et l'oprande 2 (bornes incluses). Les valeurs ne sont pas comprises entre les valeurs spcifies dans l'oprande 1 et l'oprande 2 (bornes incluses).

Dans liste Pas dans liste

les valeurs sont gales une des valeurs spcifies dans l'oprande. les valeurs ne sont pas gales une des valeurs spcifies dans l'oprande.

Plusieurs valeurs pourront tre saisies, spares par des points-virgules

Non renseign Nest pas nul (3)

On extrait les lignes pour lesquels lobjet nest pas renseign. On extrait les lignes pour lesquels lobjet est renseign

Correspond au modle

les valeurs ont le mme modle que la chane de caractres spcifie ; celle-ci peut contenir des jokers : % ou _ utiliss en remplacement d'un ou de plusieurs caractres quelconques. % : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spcifie quelque soit les caractres existants devant ou derrire ( commune arrondissement libell correspond au modle MARSEIL% = MARSEILLAN

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Diffrent du modle

MARSEILLE MARSEILLE CEDEX MARSEILLE 10E MARSEILLE 11E

_. : affiche tous les enregistrements qui contiennent la chaine spcifie + un nombre de caractres dfini par _ ( commune arrondissement libell correspond au modle MA___ (3 souligns) = MABLY

MACON MARCK MARLE

les valeurs ont un modle diffrent de la chane de caractres spcifie ; celle-ci peut contenir des jokers % et _.

A la fois

Sauf

les valeurs sont gales aux deux valeurs spcifies dans l'oprande. (Equivalent une requte combine avec INTERSECT). les valeurs sont diffrentes de la valeur spcifie dans l'oprande. (Equivalent une requte combine avec MINUS).

Remplace les termes de la version 6 :

(1) Diffrent de (2) Pas entre (3) Renseign

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4.6.2. Utilisez les oprandes

Lorsque vous cliquez sur la flche de la zone Saisissez une constante , vous obtenez une une srie doprandes.

Si vous connaissez la valeur de lobjet (ex. : pour lobjet Acadmie, 02=Aix-marseille), vous pouvez la rentrer manuellement en slectionnant constante dans la srie doprandes et en saisissant la valeur dans la zone Saisissez une constante :

Description des Oprandes : Oprandes L'oprande compare les valeurs de l'objet constante avec la ou les valeurs saisies dans la condition (Dans le cas de plusieurs

valeurs, les sparer par un point-virgule (sans espace)

Valeur(s) de la liste avec la ou les valeurs slectionnes dans la liste de valeurs de l'objet. Invite avec une ou plusieurs valeurs saisies lors de l'excution de la requte. Dans

ce cas, l'invite est une chane de caractres. Une invite par dfaut vous est propose, vous pouvez la modifier.

Objet avec les valeurs d'un autre objet de lunivers. Rsultat dune autre requte avec une ou plusieurs des valeurs renvoyes par une requte du document.

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4.6.3. Utiliser les listes de valeurs

Si vous ne connaissez pas les valeurs de lobjet, vous pouvez afficher la liste de valeurs.

Cliquez sur la flche de la zone Saisissez une constante , et slectionner loprande, Valeur(s) de la liste :

Slectionner les valeurs gauche et cliquer sur pour les insrer droite. Les valeurs se mettent jour dans la partie haute de la fentre.

Slectionner les valeurs dans la colonne du code de lobjet, le libell long ne peut pas tre slectionn

.slectionner les valeurs dans la liste.

1/ Saisir une valeur ou

2/ Cliquer sur la flche pour afficher les valeurs droite.

3/ Les valeurs sinsrent automatiquement, spares par des points-virgules

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Pour une meilleure lisibilit, vous pouvez agrandir ou rtrcir les colonnes lorsque votre curseur atteint cette forme : (1). Vous pouvez trier les colonnes pour faciliter votre choix. Pour cela, cliquez sur len-tte de colonne. Pour une slection multiple, utilisez le clic de la souris tout en maintenant la touche CTRL pour une slection discontinue, ou la touche MAJ (Shift) pour une slection contigu. (Les sparateurs de valeurs (le point virgule ), sinsreront automatiquement entre chaque code.)

Vous pouvez taper une valeur (2), aucune vrification de cohrence ou dexistence ne sera ralise

ou effectuer une recherche dune valeur (3), en entrant une chaine de caractre et en cliquant sur le bouton (voir ci-dessous les rgles de recherche)

REGLES DE RECHERCHE / La recherche seffectue sur le CODE ET SUR LE LIBELLE Saisie pour lobjet acadmie Exemple de rsutlat : La valeur complte 22 AMIENS

22 AMIENS

La valeur incomplte : 2 A

22, 12, 32,42.. Toutes les acadmies dont le nom contient un A

La valeur incomplte avec le caractre gnrique * : 2* A*

21, 22, 23, 24 . AIX-MARSEILLE, AMIENS, ANTILLES-GUYANE

Pour pouvoir faire des slections multiples, il faut avoir slectionn un oprateur permettant dentrer plusieurs valeurs. Par exemple, loprateur Dans liste permet dentrer plusieurs valeurs alors que loprateur Egal ne permet dentrer quune seule valeur.

1. Les conditions sont facultatives. Si vous souhaitez extraire lensemble du champ de lunivers, il ny aura pas de condition.

2. Les listes de valeurs sont toujours affectes aux CODES des objets et nexistent pas sur les libells.

(1)

(2)

(3)

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4.6.4. Utiliser les invites Dfinition : Permet de faire des requtes paramtrables chaque excution. Linvite vous invite

choisir les donnes rapatrier au moment de lexcution de requte . En effet, plutt que dinsrer des valeurs directement en dur dans la condition, on peut y insrer une invite qui proposera de slectionner une ou des valeurs diffrentes chaque excution ou rafrachissement. A/ Invite Dans lditeur de requte, dans la partie Filtres de la requte poser une condition sur lobjet Acadmie en choisissant Invite :

Cliquez sur la flche, et slectionner loprande, Invite :

Un texte dinvite par dfaut saffiche :

Vous pouvez en saisir un diffrent ou le modifier dans de la zone de saisie ;

Lors de lexcution de la requte, linvite prsente sa question, avec la liste des valeurs de lobjet

: (cran Invites )

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B/ Les proprits des invites

Dans lditeur de requte cliquez sur le bouton .

Ces options modifient lcran Invite (cf page 23)

La liste de valeur et la saisie de valeur sont proposes (coch par dfaut)

La possibilit de saisir une valeur disparait, seule la slection par liste de valeur est propose (disponible uniquement si loption invite avec liste de valeur a t coche) Si coch (par dfaut), les dernires valeurs slectionnes sont conserves sinon elles sont effaces.

Si coch et aucune valeur slectionne, la requte sexcute sans la condition sur lobjet.

Cette question sera pose chaque excution de la requte. Les invites peuvent tre communes plusieurs requtes, condition que leur texte soit strictement le mme.

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4.7 Description des options de requtes Onglet Proprits : Cet onglet permet de nommer la requte, la basculer sur un autre univers, et offre un certain nombre doption de requte, notamment Extraire les doublons qui permet dexclure les doublons dans le cas dune liste.

Nom : Un nom peut-tre saisi par lutilisateur la place du nom par dfaut . Univers : Lunivers sur lequel la requte a t excut. Un clic sur permet de basculer la requte dans un autre univers. (les objets de la requte doivent exister dans lunivers de destination)

Limites : Nombre de lignes maximum pouvant tre rapatries, dtermin par lutilisateur. Entrer une valeur de votre choix Dlai maximum dextraction dtermin par lutilisateur.

Donnes : Coch par dfaut. A utiliser dans le cas dune requte classique avec indicateur(s).Si non coch, la requte ne ramnera pas les doublons. A utiliser dans le cas de listes (listes dtablissement par exemple) qui ne comprennent pas dindicateurs permettant dagrger les donnes, donc de supprimer les doublons.

Scurit : Permet dinterdire ou de verrouill la modification de la (ou des) requte(s) aux autres utilisateurs, lorsque le document leur est envoy.

Ordre des invites : A laides des flches, choisir lordre dapparition des invites, lors de lexcution de (ou des) requte(s)

Contexte : Efface ou rtablit les contextes qui pourraient exister dans lunivers et tre proposs lexcution de la requte. NOTE : Il nexiste aucun contexte dans les univers de la BCP.

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4.8 Excuter une requte

Lorsque la requte est prte, il faut lexcuter pour obtenir le rsultat. Lexcution de la requte et le rapatriement des donnes peut prendre plusieurs minutes.

Pour excuter la requte, cliquer sur Une fentre permet de voir le droulement de lexcution de la requte :

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4.8.1. Interrompre lexcution dune requte

Vous avez la possibilit dinterrompre tout moment une requte dont vous avez lanc lexcution.

Dans la fentre dextraction des donnes, appuyez sur la touche Annuler . Loutil propose plusieurs options dannulation :

Slectionner une option et cliquez sur OK si vous souhaitez vraiment interrompre la requte. Si vous cliquez sur ANNULER, Webintelligence reprendra lexcution.

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5. Modifier une requte

Votre requte a t excute, le rsultat sest affich lcran mais vous souhaitez revenir dans lditeur de requte afin de la modifier. Cliquez sur Donnes Modifier la requte

Ou sur licne de la barre doutils :

Lditeur de requte saffiche. Vous pouvez modifier la requte et lexcuter. Toutefois, si vous

ne souhaitez plus la modifier, cliquez sur pour revenir au rapport.

5.1 Ajouter un objet du rsultat Vous pouvez faire glisser un objet afin de linsrer entre deux autres objets (exemple ci-dessous) ou double-cliquer sur un objet : il sinsrera automatiquement la suite du dernier objet.

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Lorsque beaucoup dobjets sont insrs dans la fentre Objets du rsultat, ils passent automatiquement la ligne.

5.2 Supprimer un objet du rsultat Pour supprimer un objet du rsultat, utiliser une des 3 mthodes dcrites ci-desssous : Slectionner lobjet et soit le faire glisser nimporte o, dans la fentre Classes et Objets , soit utiliser la touche Suppr de votre clavier, soit, utiliser le bouton pour supprimer lobjet slectionn ou le bouton pour supprimer

tous les objets.

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5.3 Ajouter un filtre

Faites glisser un objet de la fentre Classes et objets nimporte o dans la fentre Filtres de la requte . Lordre des conditions nest pas significatif.

5.4 Supprimer un filtre Procdez en choisissant une des 3 mthodes ci-dessous, comme lorsque vous supprimez un objet de la fentre Objets du rsultat :

slectionner lobjet et le faire glisser nimporte o, dans la fentre Classes et Objets , OU supprimez directement lobjet, aprs lavoir slectionn, en utilisant la touche Suppr

de votre clavier, OU utiliser le bouton pour supprimer le filtre, pralablement slectionn ou le bouton

pour supprimer tous les filtres.

5.5 Modifier un filtre Vous pouvez modifier uniquement loprateur et les valeurs. Pour modifier lobjet choisi, il faut supprimer le filtre et en recr un entirement : Ouvrir la liste des op- rateurs

Choisissez un autre oprateur et double-cliquez dessus

Les valeurs ont t rinitialises et il faut les ressaisir ou les slectionner dans la liste de valeurs

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6. Sauvegarder une requte dans un document Si vous souhaitez conserver la requte et ses rsultats, vous devez enregistrer le rapport dans un document. Cliquez sur Fichier - Enregistrer sous Document .Web Intelligence (.WID)

Donnez un nom au document. Le document possde lextension .WID et contient : le(s) rapport(s) et galement la(es) requte(s). Si vous souhaitez la rcuprer plus tard; il suffira de cliquez sur Fichier Ouvrir et slectionner le nom du document.

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7. Mise en forme dun tableau dans un rapport

7.1 Effectuer une slection Vous avez excutez votre requte, le rsultat saffiche dans un rapport : Exemple de rapport :

(figure A)

Chaque cellules dune colonne du CORPS du tableau sont lies puisquelles correspondent une variable. Vous ne pourrez donc pas modifier le contenu dune seule cellule sans modifier toute la colonne. Les en-ttes et le CORPS du tableau sont des cellules diffrentes. Ces prcisions revtent une importance particulire lors des mises en forme.

R A P P O R T

C O R P S

B L O C

Nom du compte de connexion. Nom du document.

Cellule indpendante contenant le titre par dfaut.

En-ttes

Nom du document.

Nom par dfaut du premier rapport

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7.1.1. Slectionner tout le tableau (bloc) Pour slectionner tout le tableau, positionnez votre curseur dans une cellule den-tte puis, laide de la touche SHIFT, cliquer dans toutes les cellules den-tte. Ensuite il suffit toujours en maintenant la touche SHIFT de cliquer dans une des colonnes du tableau pour que celui-ci soit entirement slectionner :

7.1.2. Slection multiple avec les touches CTRL (slection discontinue) ou MAJ (slection contige)

Pour slectionner une colonne (y compris en-tte) : slectionner la cellule et tout en maintenant la touche CTRL ou MAJ, slectionner la cellule dentte. Pour slectionner la ligne den-tte : slectionner chacune des cellules dentte en maintenant la touche CTRL ou MAJ enfonce. Etendre la slection : appuyer de nouveau sur les touches CTRL ou MAJ et cliquer dans les cellules pour tendre la slection.

= 1 cellule

= 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule

= 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule = 1 cellule

= 1 cellule

C O R P S

En-ttes

Slectionner les en-ttes en maintenant la touche SHIFT

Slectionner une cellule dans une colonne en gardant la touche SHIFT

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7.2 Mises en forme Les mises en forme seffectuent partir de longlet Proprits, dans la partie gauche :

Le contenu de longlet PROPRIETES varie selon lendroit qui a t slectionn dans le rapport.

Ds quune mise en forme est modifie ou coche ou dcoche, la modification est immdiate et visible dans le rapport, dans la fentre de droite.

Lors quune proprit est slectionne, une description de celle-ci saffiche dans cette fentre.

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7.2.1. Mises en forme du tableau (Cellules den-tte du tableau, cellules du corps du tableau, cellules du pied de tableau)

Slection du tableau (bloc) Pour slectionner simplement tout le tableau,

- positionnez votre curseur sur le bord du tableau jusqu obtenir cette forme de curseur :

- cliquez nimporte o sur le tableau et laide du clic droit de la souris, ouvrir le menu contextuel : Format Tableau

Vous obtenez laffichage, dans longlet PROPRIETES, des proprits utilisables sur le tableau :

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Proprits associes :

/

- 37 -

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7.2.2. Mises en forme dune (ou toutes les) cellule(s) :

(largeur, hauteur, police, taille, fusionner, couleur)

Slectionner une cellule du tableau et laide du clic droit de la souris, ouvrir le menu contextuel : Format cellule OU Format Toutes les cellules du tableau

Vous obtenez laffichage, dans longlet PROPRIETES, des proprits utilisables sur la cellule : Proprits associes :

Ce signe saffiche lorsque les cellules slectionnes sont de formats diffrents. Cliquez dessus pour activer le menu droulant:

Puis cliquez sur la flche, pour accder au menu.

La zone est blanche lorsque que les cellules slectionnes sont de formats diffrents. Cliquez dessus pour activer le menu droulant :

Puis cliquez sur la flche, pour accder au menu.

La zone est non applicable, si les cellules slectionnes ne permettent pas dappliquer la proprit. Exemple : pour fusionner des cellules, il faut faire une slection dau moins 2 cellules.

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7.2.3. Modification des couleurs par dfaut du tableau

Par dfaut, Web Intelligence affecte dans len tte du tableau une trame de fond de couleur bleue et une couleur grise alterne pour les lignes. Pour les enlever, procder comme ci-dessous :

Len-tte

La couleur de la police des en-ttes est blanche. Aprs avoir chang la trame de fond en blanc, le contenu des enttes ne sera plus visible. Cest pourquoi il est impratif de modifier la couleur de la police : (voir ci-dessous)

Slectionnez le tableau (cf page 35) et cliquer sur longlet Proprits Ouvrir Cellules den-tte

Le texte : Ouvrir Format du texte Cliquer sur couleur du texte et choisir couleur noir

Le fond : cliquer sur Couleur darrire-plan : choisir la couleur blanc

.../

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Les lignes

.../

Pour modifier en une seule fois, toutes les colonnes et lignes dun tableau Slectionner une cellule du tableau et laide du clic droit, choisir le menu : Format Toutes les cellules du tableau :

Puis dans longlet Proprits : Le texte : Ouvrir Format du texte Cliquer sur couleur du texte et choisir couleur noir

Le fond : cliquer sur Couleur darrire-plan : choisir la couleur blanc

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7.2.4. Taille des colonnes, des lignes

Pour modifier la taille dune colonne (fig. 1) ou dune ligne (fig.2), vous pouvez utiliser faire directement lcran comme illustr cidessous laide des curseurs et

Fig.1 Fig.2

. Ou utiliser longlet Proprits des cellules :

Les cellules de len-tte et du corps du tableau tant indpendantes, vous devez les slectionner pour leur appliquer certains formats.

Exemple ci-dessus : Si vous appliquer une hauteur automatique en slectionnant la cellule contenant les sessions, les cellules den-tte ne seront pas affectes.

1 /Slectionner une (ou plusieurs) cellule(s).

2 /Affichage : modifier la largeur et/ou la hauteur une (ou plusieurs) cellule(s) (vous pouvez galement saisir un nombre dans la zone).

3 / Taper sur la touche Entre pour valider.

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7.2.5. Insrer une colonne, une ligne, une cellule dans le tableau

A. Insrer une colonne : B.

Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur Insrer - Colonne . Puis choisissez dinsrer droite ou gauche de la cellule slectionne :

Exemple:

Fig A : Insertion de colonne droite de la colonne slectionne

Pour supprimer une colonne insre, slectionner la colonne vide et dans le menu, cliquer sur Modifier Supprimer

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C. Insrer une ligne : Se positionner sur une cellule du tableau et cliquer sur Insrer- ligne Puis choisissez dinsrer au-dessus ou au-dessous de la cellule slectionne.

Exemple:

Fi.g B : Insertion de lignes dans le mur de cellule slectionn.

Rappel : Chaque cellules du CORPS du tableau sont lies puisquelles correspondent une variable. Donc, une ligne insre partir des cellules du CORPS du tableau gnrera autant de lignes que de valeurs (Fig. B).

Pour supprimer des lignes insres, slectionner une ligne vide et dans le menu, cliquer sur Modifier Supprimer

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7.2.6. Insrer une cellule indpendante Jusqu prsent, nous avons insr des cellules lintrieur du tableau, soit dans len-tte, soit dans le corps du tableau. Web Intelligence cr par dfaut une cellule indpendante contenant le Titre du rapport . On peut crer des cellules du mme type nimporte o dans le rapport. Un certain nombre de type de cellules individuelles peuvent tre insres dans le rapport partir de longlet Modle : Faire glisser une cellule de la partie gauche vers le rapport et lcher la souris.

Vous pourrez tout moment modifier la taille de ces cellules soit par longlet Proprits , soit lcran avec les curseur et que nous avons dj vu dans le 7.2.4 ou les changer de place

laide du curseur

7.2.7. Pourquoi masquer un objet ? Le rapport de WebIntelligence est dynamique, cest--dire que la suppression dun objet dun tableau provoque automatiquement le recalcul des indicateurs. Deux cas particuliers ncessitent le masquage dun objet plutt que sa suppression : 1/ conserver les calculs au niveau de cet objet mais sans lafficher. 2/ conserver le tri appliqu cet objet mais sans lafficher

Exemple dutilisation dans la BCP :

Nom du document

Cellule vide dans laquelle vous pouvez saisir du texte.

Dernire actualisation

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Les codes des objets Mef Bcp sont codifis dans un ordre correspondant aux droulements des formations (CAP, BEP, 1re anne, 2me anne, etc). Cest pourquoi, il est prfrable de trier sur le code du Mef Bcp, tout en affichant son libell. Les formations ne sont pas affiches dans le bon ordre : Poser un tri sur la colonne Mef Bcp 4 Masquer lobjet Mef Bcp 4 .

Attention : Il nest cependant plus possible de masquer un objet sous la version XI propose par Business Objects. Une astuce permet de rendre la colonne invisible lcran ainsi qu limpression..

Dans les proprits de la cellule, mettre largeur de la colonne 0 afin de ne pas lafficher :

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8. Manipulation des donnes dun tableau Vous pouvez modifier la structure du tableau : modifier lordre des colonnes, enlever des objets ou les remettre, transformer le tableau en tableau crois, Ou appliquer des fonctions : dfinir des ruptures, sections Maitre/dtail, ajouter des calculs, Web Intelligence fonctionne en mode WYSIWYG

Dfinition : Cet acronyme dsigne les logiciels qui offrent une interface d'dition permettant

de visualiser immdiatement le rsultat final obtenu. What You See Is What You Get signifiant littralement ce que vous voyez est ce que vous obtenez ou plus lgamment tel cran, tel crit .

Dans ce mode, vous agissez directement dans le rapport. Il suffit de slectionner une ou des parties du tableau, de les faire glisser et/ou dutiliser les icnes des barres doutils ou les menus de Web Intelligence ou encore le menu contextuel (clic droit de la souris).

Il est noter que les icnes et les menus sont accessibles uniquement si une partie du rapport est slectionn (colonne, ligne, cellule) Avantages : Le rsultat de toutes les fonctions de calculs, les ruptures, les tris, les palmars est

immdiatement visible. Inconvnients : les modifications de structure sont compliques effectuer (risque dcraser une

colonne par une autre). Voici les diffrentes faons de procder :

8.1 Intervertir deux colonnes : A laide du clic gauche de la souris, cliquez sur une colonne et faites-la glisser sur la colonne avec laquelle elle doit permuter :

Vous pouvez indiffremment glisser-dposer len-tte ou le contenu des colonnes.

Il est impossible de permuter une slection multiple de colonnes dans le tableau. Il faut les permuter une par une.

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8.2 Enlever une colonne

Pour enlever une colonne du tableau, glisser-dposer la colonne choisie dans longlet Donnes gauche :

Le indicateurs seront recalculs avec la (ou les) dimension(s) restant dans le tableau.

8.3 Re-insrer une colonne Pour rinsrer une colonne dans le tableau, glisser-dposer lobjet choisi de longlet Donnes gauche lendroit o la colonne doit se trouver :

Insre lobjet Diplme dans une colonne entre la colonne et la colonne

Insre lobjet Diplme dans une colonne entre la colonne et la colonne

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8.4 Remplacer une colonne par une autre

Attention slectionner un objet issu de la mme requte que les autres objets du tableau. Pour vous y aider, Webi affiche en gris les objets qui ne pourront pas tre insrer dans le rapport en cours (afficher les objets par requtes pour faciliter votre choix)

Les valeurs des indicateurs ont t recalculs avec les nouvelles dimensions.

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8.5 Cration dune Section

Dfinition : Dcoupe le bloc en section et regroupe une variable dans une cellule en affichant le dtail en dessous.

8.5.1. Cration dune section

Dans la structure du bloc, cliquer sur lobjet que vous souhaitez mettre en section et cliquer dans le menu sur Reporting Dfinir comme section ou faites glisser le contenu de la cellule au dessus du tableau ;

Cration dune section sur lobjet Session

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8.5.2. Suppression dune section

La suppression dun matre soit laide du menu contextuel supprimer soit en faisant glisser lobjet de la section dans longlet Donnes gauche. Le message suivant saffiche :

Oui : la section et son intitul son supprims et les donnes sont rinsres dans un seul tableau.

Lobjet de la section nest plus dans le tableau, si ncessaire, le rajouter en effectuant un glisser-dposer (page 45) partir de longlet Donnes .

Non : la section nest pas supprime, seul son intitul est supprim. Les 2 tableaux sont conservs.

8.6 la rupture Dfinition : Une rupture est un regroupement de ligne de mme nature.

Elle est utilise pour mettre en forme le tableau ou pour faire des calculs sur des groupes de donnes. La rupture par dfaut de Business Objects regroupe les lignes, applique un en-tte et un pied de rupture. Elle est matrialise par le bouton dans les barres doutils. Toutefois, il est possible de la modifier en passant par longlet Proprits du panneau gauche (voir 7.2.2 page 49).

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8.6.1. Cration dune rupture par dfaut Slectionner lobjet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer une rupture et cliquer sur le bouton dans la barre doutils Reporting ou Insrer - Rupture dans le menu.

8.6.2. Modification dune rupture :

Slectionner nimporte la colonne du tableau sur laquelle vous avez fait une rupture par dfaut. Puis, dans longlet Proprits gauche, dvelopper la partie Ruptures et cocher ou dcocher les options souhaites :

Rupture par dfaut sur lobjet Session

Options de rupture de lobjet slectionn dans le rapport.

Les parties Ruptures et Page napparaissent que si une rupture par dfaut a t affecte une colonne du tableau

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Dfinition de la rupture : Afficher len-tte de rupture Insre un en-tte pour chaque section du tableau simple ou crois cr lors de

l'insertion d'une rupture. Cette option est active par dfaut quand vous appliquez une rupture aux donnes d'un tableau.

Afficher le pied de rupture Insre un pied de rupture (une ligne vierge) sous chaque section cre par une rupture. Cette option est active par dfaut.

Supprimer les valeurs dupliques Supprime tous les doublons des donnes auxquelles la rupture est applique, pour que chaque valeur ne soit affiche qu'une seule fois. Cette option est active par dfaut.

Centrer les valeurs sur la rupture Quand vous activez l'option Supprimer les doublons pour afficher une valeur une seule fois, vous pouvez galement activer cette option-ci pour que les cellules vides soient fusionnes et que le nom de la valeur soit centr dans les cellules fusionnes.

Appliquer un tri implicite aux valeurs

Applique un tri sur la rupture mme si le tri nest pas demand explicitement laide de licne de tri.

Pagination : Eviter les sauts de page dans le tableau Chaque section de rupture est sur la mme page lorsque cela est possible. Commencer une nouvelle page Affiche chaque partie du tableau simple ou crois cr par une rupture sur

une nouvelle page. Rpter lentte sur chaque page Rpte l'en-tte sur chaque nouvelle page lorsqu'un bloc s'tend sur

plusieurs pages. Rpter la rupture sur la nouvelle page Rpte la valeur courante de la rupture sur chaque nouvelle page. (exemple

dune rupture sur lacadmie : si le tableau dune acadmie ne tient pas sur une page, le nom de lacadmie sera rpt dans le reste du tableau sur la 2e page)

8.6.3. Suppression dune rupture :

Slectionner la colonne de donnes concerne, le bouton Rupture apparat enfonc. Cliquer dessus pour le dsactiver.

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8.7 Filtre

Dfinition : le filtre permet dafficher ou de masquer certaines donnes du tableau. Il ne peut pas

sappliquer sur des donnes numriques. Il est matrialis par licne

8.7.1. Cration dun filtre dans le tableau

Slectionner lobjet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquer sur le bouton dans la barre doutils Reporting

Une fentre proposant toutes les valeurs de lobjet saffiche : Slectionnez une (ou plusieurs valeurs laide de la touche CTRL du clavier) et cliquez sur OK.

8.7.2. Modification dun filtre Slectionner Modifier le filtre en cliquant sur la flche place droite de licone dans la barre doutils Reporting :

Slectionner des valeurs supplmentaires, laide de la touche CTRL ou dautres valeurs Cliquer sur OK.

En cas de liste de valeurs trs longue, possibilit de rechercher sur une chaine de caractre.

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8.7.3. Suppression dun filtre

Slectionner Supprimer le filtre en cliquant sur la flche place droite de licone dans la barre doutils Reporting :

Il est difficile de savoir si un ou des filtres ont t poss et sur quelles colonnes du tableau. Lutilisation du la cellule Rsum du filtre de rapport , disponible dans longlet MODELES gauche du rapport, permet de visualiser si des filtres ont t poss dans le tableau. Faire glisser la cellule nomme Rsum du filtre de rapport , nimporte o dans le rapport :

(Vous pouvez ensuite supprimer cette cellule dinformation du rapport.)

Ce rsum permet de voir quun filtre a t pos sur la variable Diplme Regroup Lib C pour BAC GENE et BAC PRO .

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8.7.4. Cration dun filtre dans la barre doutils des filtres :

1/ Cliquer sur licne pour afficher la barre doutils des filtres de rapport : 2/ Faire glisser un objet de longlet Donnes dans la fentre qui sest active.

3/ A laide de la liste droulante, slectionner une valeur pour filtrer. Une seule valeur la fois.

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Plusieurs filtres peuvent tre ajouts dans la barre doutils des filtres :

8.7.5. Suppression dun filtre cr dans la barre doutils des filtres :

A laide du curseur de dplacement , faire glisser le filtre sous la barre doutils dans la partie haute du rapport.

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8.7.6. Tri

Dfinition : le tri permet de trier les donnes du tableau, par ordre dcroissant, croissant ou personnalis. Il est matrialis par licne

8.7.7. Affectation dun tri Slectionner lobjet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un tri et cliquer soit sur le bouton pour obtenir un tri descendant soit pour un autre type de tri cliquez sur la flche de ce mme bouton de la barre doutils Rapport : 4 menus saffichent :

Tri personnalis :

Cliquer sur OK pour appliquer le tri personnalis dans le rapport.

Lorsque lon cr un tri personnalis, le dessin du bouton de tri se modifie automatiquement dans la barre doutils Reporting . Il devient :

A laide des boutons, monter ou descendre lordre des valeurs

Tri ascendant Tri descendant

Aucun tri

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8.7.8. Suppression dun tri En cas de tri croissant ou dcroissant :

- Slectionner la colonne de donnes concerne, le bouton Filtre apparat enfonc. - - Cliquer dessus pour le dsactiver.

En cas de tri personnalis : Dsactiver le bouton de tri ou choisir Aucun na aucun effet de suppression sur le tri. Il faut :

- Slectionner la colonne de donnes concerne, le bouton Filtre apparat enfonc. - Cliquez sur la flche et slectionner Tri personnalis.

Puis cliquer sur et sur OK pour valider

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8.8 Classement

8.8.1. Cration dun classement dans le rapport

Dfinition : Affiche les valeurs de la dimension sur lequel on pose un classement, sur la base des valeurs maximales/minimales d'un indicateur

Slectionner lobjet dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un filtre et cliquer sur le bouton ans la barre doutils Reporting ou cliquer dans la barre de menu sur Reporting Classement

Cliquer sur OK pour valider.

Dans ce cas, le tableau naffichera que :

les 3 acadmies dont le nombre total dadmis sont les 3 plus levs ET les 3 acadmies dont le nombre total dadmis sont les 3 moins levs.

Si vous choisissez le Mode calcul Pourcentage au lieu de Nombre , il ne sagira plus de 3 acadmies mais de 3 % de la totalit des acadmies, soit 3% des 30 acadmies (3*30/100=0,9 arrondi 1). Le rsultat donnera donc,

1 acadmie avec valeur maximale et 1 acadmie avec valeur minimale.

Choisir un indicateur.

Choisir une valeur maximale et/ou minimale Possibilit de changer

lobjet qui a t pr-slectionn pour appliquer le classement.

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8.8.2. Modification dun classement

Slectionner la colonne o a t appliqu un classement puis cliquer sur Reporting -Classement ou Cliquer sur dans la barre doutils Reporting , ou cliquer sur la flche du bouton classement puis choisir Modifier le classement :

8.8.3. Suppression dun Classement Cliquer sur dans la barre doutils Reporting , ou cliquer sur la flche du bouton classement puis choisir Modifier le classement :

Pour savoir si un classement a t pos sur le tableau, cliquer dans le tableau, et observer l licne de classement :

: Aucun classement

: un classement existe dans le tableau.

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8.8.4. Cration dun classement dans la requte

Vous pouvez galement crer un classement dans la requte :

Cliquer sur

Vous pouvez choisir de slectionner les premiers, les derniers, les x % premiers et les x % derniers.:

Si vous avez choisi un objet de type CODE (diffrent du libell), vous avez la possibilit dutiliser une invite la place dune constante. A lexcution de la requte, linvite vous demandera de saisir un nombre.

Cliquer ensuite sur

Vous pouvez faire glisser un objet de la partie Objets du rsultats dans les cases du classement

ou le faire glisser partir des Donnes de lunivers.

Cliquer ici pour fermer la fentre explicative.

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8.9 Alerteur

8.9.1. Cration dun alerteur

Dfinition : un alerteur permet dappliquer aux cellules dun rapport, un signalement distinctif (format ou contenu) si les donnes remplissent certaines conditions dfinies par lutilisateur :

Cliquer sur Reporting Alerteurs ou sur licne de la barre doutils Reporting :

Cliquer sur

1 - Cliquer sur et choisir : Slectionner un objet ou une variable :

2 - Choisir un oprateur 3 - saisir une valeur ou la slectionner dans une liste de valeurs : Cette liste nest propose que si lobjet filtr est un

Cliquer sur Format, pour appliquer un format spcial sur la cellule contenant la variable lorsque la condition est remplie.

Donner un nom lalerteur.

Saisie libre dune description du rle de lalerteur.

1

2

3

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objet alphanumrique. 4- Cliquer sur Format pour prciser le format

appliquer lorsque la condition est remplie.

Cliquer sur Dans le cas ci-dessus, le taux de russite saffichera en rouge, lorsquil sera infrieur ou gal 0,54.

Pour dclencher l'alerteur vous pouvez entrer une formule, ou saisir un texte qui saffichera lorsque la condition sera remplie.

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8.9.2. Modification dun alerteur Dans le menu, cliquer sur Reporting Alerteurs ou sur le bouton

Dans la fentre Alerteurs :

Slectionner lalerteur modifier Cliquer sur le bouton

Vous pouvez alors modifier les critres de lalerteur.

8.9.3. Suppression ou dsactivation dun alerteur

Dans le menu, cliquer sur Reporting Alerteur ou sur le bouton

Dans la fentre Alerteurs :

Pour le supprimer :

Slectionner lalerteur Cliquer sur le bouton

Pour le dsactiver : Dcocher lalerteur. (1)

(1)

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Un alerteur dfini sur un objet peut sappliquer dautres objets du tableau : slectionner pralablement la colonne puis dans la fentre Alerteur , cocher lalerteur que vous souhaitez appliquer.

Exemple dalerteur dfini sur la valeur du taux de russite et pos sur plusieurs colonnes :

Une fois cr votre alerteur, vous pouvez galement grer son affichage par longlet Proprits dans le panneau gauche :

Ds que vous avez cr votre alerteur, vous pouvez lappliquer partir de longlet Proprits , en ayant au pralable, slectionn une colonne du tableau.

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8.10 Ajouter des calculs sur les donnes

Webintelligence offre la possibilit dinsrer des calculs grce au bouton , ou au menu Insrer Calculs Slectionner lobjet, dans la structure du bloc, sur lequel vous souhaitez effectuer un calcul et cliquer sur licne qui saffiche par dfaut sur la barre doutils : Le calcul appliqu par dfaut sur un objet de type dimension sera la fonction Nombre

. Celui appliqu par dfaut sur un objet de type indicateur sera la fonction Somme . Dautres fonctions de calcul sont accessibles par la liste droulante :

Description des fonctions de calculs :

Fonction Type dobjet Application

Indicateur Additionne les nombres en affectant la fonction SOMME

Dimension Compte les lignes distinctes Indicateur Compte toutes les lignes

Indicateur Calcule la moyenne des donnes slectionnes

Dimension Affiche la valeur alphabtique la plus grande

Indicateur Affiche la valeur numrique la plus grande Dimension Affiche la valeur alphabtique la plus petite

Indicateur Affiche la valeur numrique la plus petite

Indicateur Insre une colonne avec un pourcentage.

Indicateur Recalcule lindicateur au niveau des dimensions du tableau sans

ajouter de fonction sur lindicateur.

Selon le type dobjet (dimension ou indicateur) les fonctions pourront tre inaccessibles (grises).

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8.11 Crer des calculs dans le rapport A laide de lditeur de formule, il est possible de crer des calculs supplmentaires partir des indicateurs ramens par la requte. Exemple : crer le calcul taux de russite , soit Nombre dadmis / Nombre de

prsents A. Crer une colonne vide pour y mettre la formule du calcul Cliquer sur la dernire colonne du tableau et laide du bouton de la barre doutils Reporting , choisir Insrer la colonne droite :

B. Insertion du calcul dans la colonne nouvellement cre

Positionner le curseur dans la colonne vide, puis cliquer sur le bouton de la barre doutils Reporting . La barre de formule saffiche en haut du rapport :

Cliquer ensuite sur pour ouvrir lditeur de formule.

Barre de formule

Ouvre lditeur de formuleOuvre lditeur de formule

Colonne vide

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Dans lditeur de formule,

Double-cliquez sur lobjet Nombre total dadmis Double-cliquez sur loprateur de division / Double-cliquez sur lobjet Nombre de prsents

Cliquer sur Le rsultat de la formule saffiche dans la colonne ajoute avec un format de nombre par dfaut :

Double-cliquer Nombre total damis

Double-cliquer loprateur de di i i

Double-cliquer Nombre de prsents

cliquer sur OK.

Votre colonne se prsente ainsi. Passez ltape suivante (C.) pour appliquer le format pourcentage.

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C. Application du format POURCENTAGE

A laide du clic droit de la souris sur la colonne, choisir dans le menu contextuel, Format de nombre ;

Choisir dans Type de format , le format Numrique puis une proprit de format pourcentage

Cliquer sur

Choisir Numrique

Choisir une proprit qui correspond au pourcentage

Cochez Personnalis si vous souhaitez modifier la proprit choisie.

Modifier le format propos par dfaut (exemple, enlever une dcimale).

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Vous obtenez le rsultat suivant :

Pour obtenir une en-tte pour la nouvelle colonne, double-cliquer lintrieur de la cellule

pour obtenir un diteur et taper le nom dans la barre de formule :

Valider la saisie avec la touche Entre du clavier.

Avec lindicateur pr-calcul taux de russite qui se trouve dans lunivers, il nest pas possible denlever des dimensions du tableau. Cet indicateur ne serait pas recalcul avec les nouvelles dimensions. Par contre, lindicateur cr laide dune formule dans le rapport, sera recalcul avec les nouvelles dimensions.

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8.12 Transformer en tableau crois Le tableau crois est une modification de la Structure du Bloc. Structure du bloc avant transformation :

Objectif : transformer le tableau en colonne, en tableau crois

Maitre/section sur lacadmie

Tableau en colonnes

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Utiliser le clic Droit sur le tableau, pour obtenir un menu contextuel. Slectionner Transformer en

Dautres transformations de type graphiques sont votre disposition dans les onglets suivants :

: Histogrammes : Courbes : Aires : Secteurs : Courbes radar

Clic droit pour obtenir le menu contextuel

Dans longlet Tableaux , Slectionner limage qui correspond au schma dun tableau crois et cliquer sur

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WebIntelligence transpose la premire colonne du tableau (ici, la session) en colonne et la seconde colonne (le diplme) en ligne.

Si ce qui saffiche ne convient pas, vous pouvez inverser les lignes et les colonnes en procdant par glisser-dposer : Cliquer sur les lignes et sans relcher la souris, positionner le curseur sur une colonne de manire obtenir un rectangle plus fonc AU CENTRE DE LA CELLULE ( ), puis lcher.

Automatiquement, les lignes et les colonnes sinversent :

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8.13 Grouper des valeurs

1/ Cration de tranches dge partir des valeurs dune dimension existante Plutt que de dcliner tous les ges des enseignants, il est possible de dfinir des groupes dges dans une formule. Pour grouper les valeurs dune variable, il faut utiliser lditeur de formule.

1/ Slectionner la colonne dont les valeurs sont regrouper : 2/ Cliquer sur Pour ouvrir la lditeur de formule.

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Dans lditeur, entrer la formule suivante, en saidant des fonctions disponibles. Double-cliquer sur une fonction pour la voir safficher dans la formule. Une aide sur la syntaxe dutilisation de la fonction slectionne apparait dans la description.

Utiliser le bouton pour vrifier si la formule est correcte puis cliquer sur

Rsultat du tableau avec le regroupement des ges par tranches :

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8.14 Transformer une formule en variable

La formule prcdemment cre au paragraphe 8.13, peut tre facilement transforme en variable pour tre utilise plus facilement dans le document. Cliquer sur la colonne contenant la formule, et lorsque celle-ci apparait dans la barre de formule, cliquer sur le bouton de cette barre :

Entrer un nom cette nouvelle variable :

Cliquer sur La nouvelle variable apparait prsent dans la liste des variables disponibles dans longlet Donnes :

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9. Mise en page

9.1 Visualiser les coupures de pages (horizontales et/ou verticales)

Cliquer sur Visualiser Mode affichage rapide . Les marges (*) saffichent sur le document, matrialises par des lignes pointilles :

Il nest pas possible de modifier ces marges lcran. Il faut utiliser longlet Proprits , et ajuster les options de la page .

(*)

(*)

(*)

(*)

Cliquer dans le rapport, pour afficher les marges dans les proprits du rapport (panneau gauche).

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9.2 Ajouter un titre sur chaque page

Pour activer la partie En-tte , cliquer dans le rapport, en dehors du tableau, et dans longlet Proprits , cocher Afficher len-tte .

Faire glisser la cellule contenant le titre au-dessus de la ligne den-tte laide du curseur :

Ligne den-tte

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9.3 Gestion des numros de page

Pour activer la partie Pied de page , cliquer dans le rapport, en dehors du tableau, et dans longlet Proprits , cocher Afficher le pied de page .

Faire glisser la cellule Numro de page dans la zone de pied de page :

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Vous pouvez galement utiliser la cellule Numro de page/Total de page. Il est possible dajouter du texte devant les formules gnres par les cellules Numro de pages . Pour cela, utilisez la barre de formule qui saffiche aprs slection de la cellule page. Saisissez le texte entre guillemets et utilisez le signe + pour le coller la formule. Exemple :

="page n"+Page()+"/"+NombreDePages() =

La cellule contenant la numrotation est une cellule indpendante. Il est possible de la dplacer droite ou gauche par un glisser-dposer ou si aucune pagination nest souhaite, de la supprimer en cliquant sur Modifier - -Supprimer (la slectionner au pralable).

9.4 Ajout de cellules dinformation Dans len-tte ou dans le pied de page comme dans le rapport, il est possible dinsrer des cellules supplmentaires afin dy mettre des informations complmentaires, soit :

une cellule dinformation standard propose par WebIntelligence Ldu texte saisi directement au clavier ( Ministre de lEducation Nationale )

Les cellules qui seront insres dans le pied de page ou dans len-tte seront rptes sur toutes les pages du rapport.

1/ Les cellules standards de WebIntelligence ont une bordure en bas par dfaut. Pour lenlever, slectionner la cellule et cliquer sur licne .

2/ Le format date propos en standard comprend lheure. Pour nafficher que la date, slectionnez la cellule, et dans longlet proprit, cliquer sur les Choisir le type de format Date/heure ,puis le format 21/09/2004 :

Insertion dune cellule vide et saisie du texte.

Insertion dune cellule Numro de page/Nombre de page

Insertion dune cellule Date dactualisation

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10. Le document

Vous ne pouvez pas copier des donnes dun document un autre.

Le document peut contenir plusieurs rapports : Un document peut tre multi-rapports. Ainsi, il peut exister au sein dun mme document 2 types de rapport : La copie exacte dun rapport existant ( 10.1 page 82) Des rapports contenant des donnes provenant de la premire requte ou dune nouvelle

requte ( 10.2 page 84) Un rapport peut tre multi-tableaux ( Erreur ! Source du renvoi introuvable. page Erreur ! Signet non dfini.). Un rapport peut contenir plusieurs tableaux dont les variables sont issues : de la mme requte dune nouvelle requte

10.1 Dupliquer les donnes dun rapport lautre

Utiliser le clic droit de la souris sur Rapport1 , et slectionner Dupliquer le rapport dans le menu contextuel. Un rapport nomm Rapport1(1) sinsre dans un nouvel onglet.

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Exemple :

Rapport1 :

Rapport1(1) : Les objets Acadmie et Diplme Regroup ont t supprims de ce rapport pour obtenir une agrgation des donnes au niveau de la Session.

Il sagit de la mme requte. Si vous modifier la requte, les deux rapports seront modifis.

Par contre, si vous pouvez modifier le rapport en cours sans affecter lautre. Faire des mises en forme diffrentes ou modifier le niveau dagrgation des donnes en supprimant certains objets dans le rapport dupliqu (voir exemple ci-dessus)..

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10.2 Insrer de nouvelles donnes dans un rapport Depuis la version XI de Business Objects, crer une requte dans un nouveau rapport, se fait

partir du requteur : Cliquer sur dans la barre doutils principale. Puis dans lditeur de requte, cliquer sur .

Slectionner Univers pour accder au mme univers ou un autre univers, puis Suivant>> :

Slectionner un univers dans la liste :

Pour faire une nouvelle requte sur le MEME univers, slectionner lunivers dans la partie Univers utiliss .

Pour faire une nouvelle requte sur un autre univers, slectionner lunivers dans la partie Univers disponibles .

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Un onglet supplmentaire saffiche, pour construire une nouvelle requte : Editeur de requte :

Lorsque la 2me requte est prte, cliquer sur pour relancer toutes les

requtes existantes, ou cliquer sur la pour ne slectionner que la requte excuter :

Aprs lexcution, un message demande comment insrer les nouvelles donnes dans le document :

Choisir loption dinsertion des nouvelles donnes. (voir les diffrents modes dinsertion page suivante).

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Modes dinsertion : 1/ Insrer un tableau dans un nouveau rapport

Le tableau issu de la nouvelle requte sera insr dans un nouveau rapport cr automatiquement.

2/ Insrer un tableau dans le rapport actuel

Le tableau issu de la nouvelle requte sera insr dans le rapport dj prsent dans le document.

Sil existe plusieurs rapports dans le document, les nouvelles donnes sinsreront dans le rapport slectionn. Les donnes sont insres en dessous du tableau existant. En cas de pages multiples, utiliser le navigateur dans les pages

3/ Inclure les objets du rsultat dans le document sans gnrer de tableau

Les objets issus de la nouvelle requte seront inclus dans le document, sans cration de tableau. Ils seront visibles et utilisables partir de longlet Donnes du document.

Vous pouvez toujours commencer par insrer un rapport vierge dans le document et cr ensuite la seconde requte partir de lditeur de requte. A laide du menu contextuel obtenu laide du clic droit sur longlet Rapport , cliquer sur Insrer un rapport . Un nouveau rapport nomm Rapport numro x sinsre dans un nouvel onglet.

Cliquer ensuite sur Modifier la requte , ajouter une nouvelle requte, lancer lexcution de la nouvelle requte et automatiquement, les nouvelles donnes safficheront dans longlet vierge.

Dans tous les cas, si vous excutez TOUTES LES REQUETES, le rsultat de chaque requte saffichera dans le mme rapport, savoir celui prslectionn.

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Si vous ne souhaitez afficher que le rsultat dune requte dans le nouveau rapport, nexcuter que la requte choisie :

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Rcapitulatif Le Rapport 1 contient les donnes de la requte 1 sur lunivers Examen - Bac Le Rapport 1(1) contient les donnes de la requte 1 mais seulement les objets

Session , Nombre de prsents , Nombre total dadmis . Le Rapport 2 a t cr automatiquement lexcution de la requte 2 issue de lunivers

lves 2D les formations dtailles et contient les donnes de cette requte. Le Rapport 3 a t insr et contient les donnes issues de lexcution de toutes les

requtes de lditeur de requtes, soit la requte 1 et 2. Le Rapport 4 a t insr et contient les donnes de la requte 3 issue de lunivers lves

2D les formations dtailles.

correspond au tableau du Rapport 1 et du Rapport 1(1)

correspond au tableau du Rapport 2

Rapport initial Rapport Dupliqu

Rapport Insr et contenant les donnes des requtes 1 et 2.

Affiche les objets de toutes les requtes

Affiche les objets par requte

Rapport cr lexcution de la requte 2 (1/)

Rapport Insr et contenant les donnes de la requte 3.correspond au

tableau du Rapport 4

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10.3 Basculer une requte sur un autre univers Cette opration est particulirement utile sur les univers anne en cours pour conserver des requtes dune anne sur lautre et viter ainsi de les refaire chaque anne. Exemple : une requte excute sur lunivers sup - Sise 2010 pourra tre bascule sur lunivers sup - Sise 2011 puis excute sur cette nouvelle anne.

Lunivers dorigine de la requte slectionne saffiche. Cliquer sur le bouton pour obtenir la liste des univers disponibles

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Cliquer sur

Une correspondance entre objets de lunivers SISE 2010 et SISE 2011 est propose automatiquement. Si la correspondance convient cliquer sur

Sinon cliquer sur pour obtenir la liste des objets du nouvel univers.

Slectionner dans la liste lunivers SISE 2011.

Univers en cours dutilisation par la

t

Pour plus de commodits, cliquer sur Nom pour obtenir un tri alphabtique.

Liste des objets extraits de lunivers sup - SISE 2010. Liste des objets extraits de lunivers sup - SISE 2011.

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Choisir de supprimer lobjet si aucune correspondance nest possible, ou choisir un autre objet en remplacement de lobjet dorigine.

Lorsque toutes les correspondances sont dfinies, cliquer sur

Lorsque le basculement de la requte est effectue, il est impratif de lexcuter. Cliquer sur .

Cette opration de basculement ne ncessite plus que les variables existent bien dans les 2 univers.

Le nom du nouvel univers saffiche prsent la place du prcdent.

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10.4 Renommer un