Documentation Grenoble INP Procédure pour récupérer son emploi ...

ADE

Documentation Grenoble INP

Procédure pour récupérer son emploi du temps

dans son agenda

Version 1.30

Juillet 2015

Historique des versions

Version Date Auteur Contenu

1.00 14 janvier 2014 Hélène Veuillet Version initiale

1.10 7 mars 2014 Hélène Veuillet Sécurité et smartphone

Applications pour smartphones Android avec abonnement à agenda privé

1.20 24 juin 2014 Hélène Veuillet Actualisation 2014-2015

Préconisations sur la fréquence de synchronisation

Construction automatique de l’URL

Construction manuelle de l’URL avec plusieurs types de paramètres

1.21 24 juin 2014 Hélène Veuillet Correction sur la fréquence de synchronisation agenda : Il est préférable

de mettre la fréquence la moins élevée et de lancer une synchronisation

manuelle en cas de besoin.

1.30 2 juillet 2015 Bruno Teyssier Ajout de la synchronisation avec Zimbra, utilisé par les enseignants de

l’Esisar

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Sommaire

1 Introduction ________________________________________________________________________ 3

2 Export agenda ______________________________________________________________________ 4

3 Abonnement agenda ________________________________________________________________ 4

3.1 Construction de l'URL ___________________________________________________________________ 4

a) Construction automatique de l'URL dans directPlanning __________________________________________________ 4

b) Construction manuelle de l'URL _____________________________________________________________________ 5

3.2 Création du compte avec abonnement _____________________________________________________ 6

a) Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird ________________________________________ 6

b) Créer un compte avec abonnement dans Zimbra 8.6 ____________________________________________________ 8

c) Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android ___________________________________________ 9

d) Créer un compte avec abonnement sur un iPhone _____________________________________________________ 10

A propos de ce document

La version la plus à jour de ce document est accessible par les utilisateurs du client de planification d'ADE à partir du menu

'Documentation/Documentation INP' d'ADE, client lourd ou client web.

Ce document s'adresse aux enseignants de Grenoble INP.

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1 Introduction

L'emploi du temps ADE peut être consulté dans un navigateur web grâce à la fonctionnalité directPlanning d'ADE.

Il est possible dans directPlanning, d'exporter son emploi du temps ADE dans un fichier ics que vous pourrez importer

manuellement dans votre outil d'agenda. Cette fonctionnalité sera décrite plus loin dans le paragraphe 'Export agenda'. Pour

avoir des données à jour dans votre outil d'agenda, il faudra renouveler l'opération d'export/import.

Une autre fonctionnalité d'ADE, directCal, permet d'avoir dans son outil d'agenda, des données actualisées automatiquement.

La solution consiste à construire une url précisant les données à récupérer et de créer un compte avec abonnement à cette url

dans l'outil d'agenda. Cette fonctionnalité est décrite plus loin dans le paragraphe 'Abonnement agenda'.

Cette fonctionnalité fonctionne pour les outils d'agenda qui permettent l'abonnement à un agenda privé (la consultation de

l'emploi du temps est soumise à une authentification Agalan) :

- Thunderbird Lightning,

- Applications icssync et calendarSync sur Android (payantes)

- IOS (Iphone) /

- Ical Mac OS

Il ne fonctionne pas avec Google agenda pour le moment.

Les deux méthodes utilisées en parallèle permettent d'identifier les modifications (mais surchargent un peu l'agenda).

La fréquence de mise à jour de l'emploi du temps est paramétrable dans votre outil d'agenda, veillez à ne pas mettre

une fréquence trop élevée pour ne pas surcharger le serveur inutilement. Il est préférable de mettre la fréquence la

moins élevée et de lancer une synchronisation manuelle en cas de besoin.

Lorsque vous renseignez vos identifiants Agalan dans votre smartphone, vous devez protéger ces données en

suivant les recommandations de sécurité diffusées sur l'intranet :

http://dsi.grenoble-inp.fr/securite/smartphone-et-securite-582596.kjsp?RH=1272877721409

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2 Export agenda

Voici les étapes à suivre dans directPlanning:

1. A partir de l'écran directPlanning, sélectionner les ressources à afficher à gauche et les semaines en bas

2. Cliquer sur 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre :

3. Importer le fichier ics dans son outil d'agenda

Dans Thunderbird/Lightning, utilisez le menu 'Evènements et tâches/Importer...'

3 Abonnement agenda

3.1 Construction de l'URL

a) Construction automatique de l'URL dans directPlanning

Voici les étapes à suivre dans directPlanning:

1. A partir de l'écran directPlanning, sélectionner les ressources à prendre en compte

2. Cliquer sur le lien 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre

3. Dans la fenêtre 'Export agenda, Il n'est pas utile de modifier les dates, l'année complète est sélectionnée

systématiquement :

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Cliquer sur le bouton 'Générer URL'

4. L'URL est automatiquement créée avec en paramètre, les numéros des ressources sélectionnées dans la première

étape :

b) Construction manuelle de l'URL

Avec un paramètre email :

https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/2014-2015/[email protected]

L'URL doit avoir au minimum un paramètre, l'email comme dans le modèle ci-dessus ou/et un ou plusieurs paramètres parmi :

- resources : numéros des ressources à sélectionner

- name, code ou type : différents critères de recherche des ressources à sélectionner

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Pour connaitre le n° d'une ressource, on peut placer le curseur

au-dessus de la ressource et le n° s'affiche en bas à gauche de

la fenêtre :

L'URL serait par exemple :

https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/2014-2015/enseignant?resources=210,212,213

Il est possible de combiner des paramètres en utilisant le

caractère '&' comme séparateur, par exemple :

https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/2014-2015/enseignant?resources=210,212,213& [email protected]

3.2 Création du compte avec abonnement

a) Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird

Dans l'onglet Agenda, faire

un clic droit puis 'Nouvel

agenda'

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Choisissez l'option 'Sur le réseau' puis

cliquez sur 'Suivant'

Renseigner l'URL construite dans l'étape

1 dans la zone 'Emplacement' puis

cliquez sur 'Suivant'

Renseigner un nom d'agenda, choisissez

une couleur puis cliquez sur 'Suivant'

Cliquez sur 'Terminer'. Les

activités ADE sont visibles

dans Lightning.

Faire un clic droit sur

l'agenda créé et

sélectionner 'Propriétés',

changer la fréquence

d'actualisation. Il est

préférable de mettre la

fréquence la moins élevée

et de faire une

synchronisation manuelle

en cas de besoin.

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Lors de la première

connexion, Thunderbird

affiche la fenêtre

d'authentification avec

possibilité d'enregistrer les

paramètres de connexion.

Renseignez vos

identifiants Agalan.

Cochez la case 'Utilisez le

gestionnaire de mots de

passe...' si vous souhaitez

éviter la resaisie..

b) Créer un compte avec abonnement dans Zimbra 8.6

Dans l’onglet Calendrier, faire un clic sur la roue

dentée, puis « Ajouter un calendrier externe »

Choisir l’option « Ajouter un calendrier externe

(autre) », cliquez sur ‘suivant’

Choisi l’option Type «Abonnement iCAL »

Dans le champ URL ICS il faut renseigner l'URL

construite dans l'étape1 en insérant son nom

d’utilisateur Agalan suivit de son mot de passe séparé

par « : » suivit d’un « @ »

Par exemple : https://teyssieb:[email protected]/directCal/2015-2016/enseignant?resources=12345

Puis cliquez sur 'Suivant'

Choisir un nom et une couleur pour le calendrier puis

cliquez sur OK.

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c) Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android

Les applications suivantes proposent une fonctionnalité d'abonnement à un agenda privé :

• icssync, payant après 20 j de test (~ 2.86 euros)

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.nightlabs.android.icssync&hl=fr

• calendarSync, payant (~ 8.5 euros)

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.icalparse&hl=fr

• L'application iCalSync2 gratuite permettait de s'abonner à un agenda privé mais cette application n'est plus maintenue

et ne fonctionne pas avec les versions récentes d'Android.

Récupérez l'application

icalSync2 si besoin et ajoutez

un compte

Renseignez l'URL construite

dans l'étape 1

Renseignez les identifiants

de connexion

Les activités ADE sont visibles.

Informations iCalSync2 :

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.kc.and.ical&hl=fr

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d) Créer un compte avec abonnement sur un iPhone

Cliquez sur l'application

Règlages puis sélectionnez

'Ajouter un compte' puis

'Autre'

Sélectionnez 'Ajouter un

calendrier avec abonnement'

Renseignez l'URL construite

dans l'étape 1 dans la zone

Serveur, une description de

l'agenda, les paramètres

d'authentification puis

'Enregistrer'

Les activités ADE sont visibles.

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