Dématérialisation des factures

en EPLE

Septembre 2016, Académie de Lille

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I . Connexion du gestionnaire principal

II . Délégation au gestionnaire secondaire

III . Connexion du gestionnaire secondaire

IV . Paramétrage de la fiche structure

V . Connexion des utilisateurs simples

VII . Réception de factures

VIII . Émission de factures

IX . Gestion des sollicitations

X . Intégration dans GFC

XI . Aide

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Dématérialisation des factures

en EPLE

La loi n°2014-1 du 2 janvier 2014 et l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 prévoient l’obligation de dématérialisation des factures à destination du secteur public.

Près de 80 000 entités publiques : collectivités, EPN, établissements de santé et EPLE sont concernés par la dématérialisation des factures au 1er janvier 2017.

Dans l’attente du déploiement d’Op@le, nouveau SI remplaçant GFC, les EPLE devront accéder à CPP en mode portail et rematérialiser les factures.

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Dématérialisation des factures

en EPLE

Un portail, CHORUS PORTAIL PRO (CPP 2017),

accessible depuis Internet, sera gratuitement mis à

disposition.

Il permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous

forme électronique.

L’utilisation de ce portail permettra la réception, le traitement et le

suivi de vos factures. Vous pourrez également bénéficier de

nouveaux services comme le suivi en ligne de l’état de traitement

des factures émises ou la possibilité d’émettre et de traiter les

sollicitations (demandes d’informations) de vos fournisseurs en cas

de difficultés ou d’interrogations.

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Dématérialisation des factures

en EPLE

Les éléments de langage

de CPP 2017

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I . Connexion

du gestionnaire principal

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Connexion

du gestionnaire principal

Les EPLE ont été référencés sur CPP 2017 dans une fiche structure.

Suite à l’enquête Galiléo, le chef d’établissement est identifié comme gestionnaire principal de sa structure.

Le gestionnaire principal doit être le premier à se connecter à CPP 2017 via le Portail Internet de la Gestion Publique – PIGP de la DGFiP.

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Connexion

du gestionnaire principal

Première connexion

Sur le portail PIGP de la DGFiP :

https://portail.dgfip.finances.gouv.fr, il rentre ses

identifiants et mot de passe fournis par mail suite à

l’enquête Galiléo.

Une fois connecté il clique sur l’onglet

« Démat. Des factures ».

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Connexion

du gestionnaire principal

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Connexion

du gestionnaire principal

Lors de la première connexion, il doit vérifier les informations suivantes :

Adresse électronique de contact (adresse utile pour envoyer les notifications)

Nom

Prénom

Adresse postale professionnelle

Choix de l’adresse électronique de contact :

Une adresse personnelle type prénom.nom@ac-lille.fr

Une adresse fonctionnelle type ce.rne@ac-lille.fr

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Connexion

du gestionnaire principal

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Une fois les informations vérifiées/modifiées, il doit

cliquer sur

II . Délégation

au gestionnaire secondaire

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Délégation

au gestionnaire secondaire

En EPLE, le gestionnaire principal délègue ses

fonctions à l’adjoint gestionnaire qui deviendra

gestionnaire secondaire.

À partir de l’écran d’accueil, afin de gérer ses

activités, le gestionnaire principal doit cliquer sur

« Activités du gestionnaire ».

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Délégation

au gestionnaire secondaire

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Délégation

au gestionnaire secondaire

L’écran de synthèse s’affiche. Cet écran permet, en

tant que gestionnaire principal, d’accéder aux

fonctionnalités suivantes : Gérer les demandes de rattachement à des structures/services

Gérer les demandes d’abonnement à des espaces.

Rechercher et modifier des structures

Rattacher un utilisateur à la structure.

Obtenir l’historique des actions exécutées par le gestionnaire.

Gérer et rechercher des utilisateurs par structure (en particulier en

cas de demande de renvoi du courriel d’activation par un utilisateur en

dehors de CPP).

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Délégation

au gestionnaire secondaire

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Délégation

au gestionnaire secondaire

Dans le cadre « Mes structures », cliquer sur

l’icône afin de consulter/modifier la

structure souhaitée.

La page de consultation de la structure s’ouvre.

L’utilisateur doit accéder au bloc « Utilisateurs

rattachés à la structure » ci-après :

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Délégation

au gestionnaire secondaire

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Délégation

au gestionnaire secondaire

Le gestionnaire principal sélectionne l’adjoint

gestionnaire de son EPLE et clique sur -

« Modifier l’utilisateur »

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Délégation

au gestionnaire secondaire

Il modifie le rôle de son adjoint gestionnaire en

« gestionnaire secondaire ».

Le gestionnaire secondaire peut alors accéder à sa

fiche personnelle et effectuer les paramétrages de la

structure.

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Délégation

au gestionnaire secondaire

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III . Connexion

du gestionnaire secondaire

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Connexion

du gestionnaire secondaire

Le gestionnaire secondaire se connecte via le PIGP

comme le gestionnaire principal.

Il a accès aux même fonctionnalités que le

gestionnaire principal, sauf celle de définir un

gestionnaire secondaire, en cliquant sur l’onglet

« Activités du gestionnaire ».

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IV . Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

Choisir et définir les services de la structure selon les

besoins.

Choisir votre paramétrage signifie que vous devez

définir les caractéristiques en terme d’organisation

pour émettre et recevoir les factures.

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Paramétrage

de la fiche structure

Chaque émetteur/récepteur public est identifié de manière unique dans la solution mutualisée CPP2017 au travers d’une fiche structure

1 fiche structure = 1 SIRET = 1 EPLE

Chaque fiche structure permet à la fois d’émettre et de recevoir des factures

Les Greta et CFA ne possèdent pas de fiche structure propre.

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Paramétrage

de la fiche structure

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Les choix a faire :

Les Codes services

Le Numéro d’engagement

Paramétrage

de la fiche structure

Si plusieurs services, pour un même SIRET, sont amenés à liquider les factures, ils peuvent être matérialisés dans CPP2017 par un Code Service. Il sert à : Faciliter le transfert des factures vers les services exécutant les dépenses au

sein de l’entité publique.

Limiter l’accès des utilisateurs aux factures de leur service plutôt qu’à celles de la fiche structure entière.

Chaque service est identifié par un code et libellé. La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité

publique (elle est propre à l’organisation de chacun)

Il ne peut exister 2 services avec le même code au sein d’une même structure (contrôle d’unicité au sein de la structure).

Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes

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Paramétrage

de la fiche structure

La saisie du code service par le fournisseur sur la facture peut être rendue obligatoire ou non.

Rappel : si la structure souhaite limiter les accès de ses agents en fonction du Code service, celui-ci doit être obligatoire Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs

Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone « Code Service » que des codes existants et actifs sur la structure (contrôle d’existence s’applique systématiquement sur la zone).

Un trop grand nombre de services sera difficile à gérer, à expliquer aux fournisseurs et contraire à l’objectif de simplification de la vie des entreprises.

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!

Paramétrage

de la fiche structure

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3 possibilités pour le code service :

Code service inexistant pour la structure,

Code service obligatoire pour l’ensemble de la structure,

Code service facultatif pour l’ensemble de la structure.

Paramétrage

de la fiche structure

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Le code service obligatoire ?

Avantage :

Utile pour router les factures vers le bon service dans le cas

d’un grand nombre de personnes intervenant dans la gestion

des factures

Inconvénients :

La communication aux fournisseurs obligatoire

L’existence de factures multi-services

Une contrainte supplémentaire pour les fournisseurs

Gestion obligatoire des habilitations des utilisateurs

Paramétrage

de la fiche structure

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Compromis :

Se servir du numéro d’engagement pour router les factures

vers le bon service (engagement contenant la référence du

service)

Ou

Créer des codes services sans les rendre obligatoires

Paramétrage

de la fiche structure

Le numéro d’engagement est la référence au marché ou à la commande de l’entité publique destinataire de la facture.

La zone Numéro d’engagement peut être rendue obligatoire ou non à la saisie de la facture

Soit pour la fiche structure complète

Soit uniquement pour certains codes service

Ou selon que le code service est renseigné ou non

Si la saisie du numéro d’engagement est obligatoire,

L’entité publique doit systématiquement communiquer aux fournisseurs cette référence

CPP contrôle que la zone est remplie, il ne contrôle pas la cohérence de la zone.

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Paramétrage

de la fiche structure

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3 possibilités pour le numéro d’engagement:

Numéro d’engagement obligatoire pour l’ensemble de la

structure,

Numéro d’engagement obligatoire pour un ou plusieurs

code(s) service,

Numéro d’engagement facultatif pour un ou plusieurs code(s)

service.

Paramétrage

de la fiche structure

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Le numéro d’engagement obligatoire ?

Avantage :

Le rapprochement de la facture avec l’engagement est facilité

Inconvénients :

La communication aux fournisseurs obligatoire

L’existence de factures sans bons de commande

Une contrainte supplémentaire pour les fournisseurs

Paramétrage

de la fiche structure

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Compromis :

Dans le cas d’une facture sans bon de commande, création d’un numéro hors numérotation habituelle

Ou

Ne rendre obligatoire le numéro d’engagement que sur certains services (par ex : créer un service pour les factures sans commande)

Ou

Rendre obligatoire le numéro engagement OU le code service. cette solution permet une souplesse du point des vues des fournisseurs tout en garantissant la saisie du code service si le fournisseur n’a pas la connaissance du numéro engagement

Paramétrage

de la fiche structure

Le choix des paramétres de la structure doit être

réalisé pour le mois d’octobre 2016.

Ce délai permettra aux entreprises de prendre

connaissance de l’ensemble des paramètres des clients

afin d’être opérationnel le 1er janvier 2017.

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Paramétrage

de la fiche structure

Conseils :

Créer un service sans numéro d’engagement obligatoire pour les prélévements

Créer un ou plusieurs services pour les autres factures (engagement avec bon de commande)

Ne multiplier les services que dans les grosses structures

Rendre le numéro d’engagement obligatoire sauf pour le service « prélévements »

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Paramétrage

de la fiche structure

Le paramétrage de la structure doit être réalisé par le

gestionnaire principal ou le gestionnaire secondaire.

Le paramétrage reste modifiable à tout moment mais

les modifications doivent être limitées car elles

impactent les fournisseurs.

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Paramétrage

de la fiche structure

Après avoir cliqué sur l’onglet « Activités du

gestionnaire », l’écran de synthèse donne accès à la

fiche structure de l’établissement.

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Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

Bloc « Informations générales »

Les champs suivants sont pré-remplis :

Raison sociale

Identifiant

Type d’identifiant

Les champs suivants n’ont pas été pré-remplis et sont modifiables :

Libellé de la structure

Adresse électronique (adresse uniquement informative et ne sert donc pas aux notifications qui seront gérées au niveau de l’utilisateur)

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Paramétrage

de la fiche structure

Bloc « Adresse postale du siège »

Seuls les champs suivants ont été pré-remplis (mais

modifiables) :

« Code postal »,

« Ville » et « Pays »

Le gestionnaire peut renseigner les champs :

« Adresse » (obligatoire)

« Complément d’adresse 1 et 2 »

« Téléphone »

« Fax »

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Paramétrage

de la fiche structure

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Bloc « Coordonnées bancaires»

L’ajout des coordonnées bancaires dans la fiche structure permet à

l’utilisateur, lors de la saisie ou du dépôt d’une facture intra sphère

publique sur le portail, d’indiquer sur quel compte bancaire il

souhaite être payé (parmi ceux enregistrés sur la fiche structure).

Cependant, la structure ne sera pas systématiquement payée sur ce

RIB (paiement sur le RIB référencé dans le marché).

Il est ensuite possible à tout moment de :

Modifier les coordonnées bancaires

Les désactiver. Après avoir cliqué sur ce bouton, les coordonnées

bancaires dont la case est cochée ne seront plus utilisables par les

utilisateurs de la structure lors de la saisie.

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Bloc « Services »

Le bloc service est initialisé avec un service

FACTURES_PUBLIQUES. Ce dernier servira à la réception des

factures en provenance des autres structures publiques (ce service

est non-modifiable).

Il est possible de :

Modifier les informations d’un service

Supprimer un service

Supprimer les services dont les cases sont cochées

Ajouter des services : la création de services permet de

restreindre l’habilitation des utilisateurs sur un périmètre donné.

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Dans le bloc « Informations générales », le gestionnaire renseigne :

Code

Libellé du service

Description

Le statut est mis « actif » par défaut. Il passera à « inactif » si l’utilisateur saisit une date de début de validité postérieure à la date du jour.

Dans le bloc « Paramètres »

Les champs « Date de création » et « Date de modification » sont mis à jour automatiquement lors de la création et de la modification du service.

Date de début de validité (obligatoire) : permet de définir à partir de quelle date le service sera actif

Date de fin de validité : permet de définir à partir de quelle date le service ne sera plus actif

Cocher l'option « le numéro d'engagement est obligatoire » pour rendre obligatoire la saisie du numéro d'engagement par le fournisseur pour ce service en particulier.

Cliquer sur « Enregistrer »

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer »,

Dans le bloc « Liste des espaces »

Il est possible de paramétrer les espaces spécifiquement au

niveau du service créé

Dans le bloc « Utilisateurs rattachés à la structure »

Il est possible rattacher des utilisateurs à ce service

Cliquer sur « Valider » pour finaliser la création du service

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Dans le bloc « Espaces»

Les utilisateurs simples ont accès par défaut à « Mon

compte », « Factures émises » et « Factures reçues »

Cliquer sur le bouton « Ajouter des espaces ». L’ajout

d’espaces à la structure ou aux services permet de

définir le périmètre d’intervention des utilisateurs.

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Dans le bloc « Services », l’utilisateur peut cocher :

Soit la case « Tous les services » pour gérer les espaces au niveau de la structure

Soit le service concerné pour gérer les espaces au niveau d’un ou plusieurs services en particulier

Dans le bloc « Espaces »

Cocher la colonne « Consultation » pour que l’utilisateur puisse uniquement consulter les objets de cet espace (factures, sollicitations…)

Cocher la colonne « Modification » pour donner à l’utilisateur la possibilité de modifier/traiter les objets de cet espace (factures, sollicitations,…)

Cliquer sur le bouton «Valider»

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Dans le bloc « Paramètres » Cocher les cases souhaitées pour sélectionner les choix de paramétrage à

appliquer.

Les 4 paramètres de la structure sont indispensables.

Ils permettent de déterminer les attendus des structures

publiques à l’attention des fournisseurs ou de préciser les

modalités d'utilisation de l'outil par la structure

Paramétrage

de la fiche structure

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« Le numéro d’engagement juridique doit être renseigné » : permet de rendre obligatoire la saisie de la référence à l’engagement par le fournisseur sur chaque facture envoyée à cette structure

« Le code service doit être renseigné par le fournisseur » : permet de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur chaque facture

« Le numéro d’engagement ou le code service doit être renseigné » : permet de rendre obligatoire au moins l’une des deux informations

« le statut « mise en paiement » n’est pas remonté au fournisseur » : permet se savoir si le destinataire informe ou non ses fournisseurs de la mise en paiement de leurs factures via Chorus Pro ; ce paramètre doit être coché si la structure n'est pas en mesure de remonter automatiquement le statut "mise en paiement" (structure récupérant les factures directement sur le portail)

Paramétrage

de la fiche structure

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La case « L’entité peut recevoir des données via

EDI » est remplie automatiquement à partir des données de référence de la DGFiP.

La case « Structure avec MOA » indique si un acteur MOA de la structure publique intervient dans Chorus Pro dans le cadre des factures de travaux. Si la case n'est pas cochée, cela signifie que la validation se fait hors outil. Ce paramètre n'est à renseigner qu'à partir de l'ouverture de l'espace "Factures de travaux" (version V1.2 de Chorus Pro)

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Dans le bloc « Pièces jointes » :

Ajouter une pièce jointe à la structure permet de

l’envoyer lors de l’émission de factures.

Pour ajouter une pièce jointe, cliquer sur le bouton

« Gestion pièce jointe ».

Paramétrage

de la fiche structure

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Paramétrage

de la fiche structure

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Cliquer sur le bouton « Parcourir » et sélectionner

la pièce jointe à télécharger sur l’ordinateur

Renseigner le champ « Désignation » avec le nom de la

pièce jointe

Sélectionner le type de pièce jointe parmi la liste

déroulante proposée

Cliquer sur le bouton « Ajouter »

Paramétrage

de la fiche structure

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V . Connexion

des utilisateurs simples

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Connexion

des utilisateurs simples

Les utilisateurs simples se connectent via le PIGP

comme le gestionnaire principal.

À partir de la 2ème connexion, l’utilisateur accède

directement à l’écran d’accueil.

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Connexion

des utilisateurs simples

Les utilisateurs peuvent choisir une adresse mail de

contact de type personnel ou fonctionnel

Dans le cas d’une boite fonctionnelle renseignée par

plusieurs utilisateurs, les notifications ne seront

envoyées qu’une seule fois.

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Connexion

des utilisateurs simples

Deux accès sont possibles pour accéder à son

compte utilisateur :

Depuis le bandeau, cliquer sur son « Prénom NOM »

Depuis les onglets, cliquer sur « Mon compte »

Pour se déconnecter, l’utilisateur doit seulement

fermer la fenêtre ou l’onglet de son navigateur.

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Connexion

des utilisateurs simples

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Connexion

des utilisateurs simples

L’écran de consultation de son compte utilisateur

permet de gérer:

Les informations personnelles

Les rattachements aux structures

Les rattachements aux services

Les abonnements aux espaces

Les pièces jointes

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Connexion

des utilisateurs simples

Dans le bloc paramètres :

Il est possible de cocher une case « ne pas recevoir de

notifications ».

SI cette case est cochée par l’ensemble des utilisateurs de

CPP il ne faut pas oublier de consulter régulièrement le

portail tant pour

Les factures reçues

Les sollicitations reçues.

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Connexion

des utilisateurs simples

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VI . Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Le gestionnaire principal, ou le gestionnaire secondaire, doit donner accès aux différents services et espaces, aux utilisateurs de la structure, par habilitation.

Un utilisateur peut être habilité sur plusieurs structures : Les gestionnaires comptables sont

gestionnaire secondaire dans la fiche structure de leur établissement support

utilisateurs simples dans les établissements rattachés.

Les adjoints gestionnaires en unité de gestion sont gestionnaires secondaires sur deux structures.

Les personnels à temps partagé sont habilités sur deux structures.

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Habilitation

des utilisateurs simples

Après avoir cliqué sur l’onglet « Activités du

gestionnaire », l’écran de synthèse donne accès aux

demandes en attente

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Habilitation

des utilisateurs simples

Dans le bloc « Les demandes de rattachement à une structure »

Il est possible de :

Consulter la liste des services associés à la structure auxquels l’utilisateur souhaite être habilité (s’il existe des services dans la structure).

Accéder à la demande et la valider

Consulter la demande

Refuser la demande

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider/refuser plusieurs demandes à la fois.

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Après avoir cliqué sur l’icône « Valider » ou sur l’icône « Consulter »,

dans le cas d’une structure sans service.

Le gestionnaire peut alors consulter la demande de rattachement qui comprend :

Les informations sur la structure et sur l’utilisateur demandeur.

Le commentaire saisi par l’utilisateur.

Après avoir consulté la demande, le gestionnaire a la possibilité

de modifier le rôle de l’utilisateur, dans le bloc « Utilisateur »

(gestionnaire secondaire ou utilisateur simple)

Une fois son choix effectué, le gestionnaire peut :

Valider la demande

Valider et rattacher un autre utilisateur.

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Il est possible de :

Consulter la liste des services associés à la structure

auxquels l’utilisateur souhaite être habilité (s’il existe

des services dans la structure).

Accéder à la demande et la valider

Consulter la demande

Refuser la demande

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de

valider/refuser plusieurs demandes à la fois.

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Habilitation

des utilisateurs simples

Dans le cas d’une structure avec des services, la demande

présente la liste des services actifs de la structure

Pour chaque service est précisé le « statut du rattachement » :

Le statut « En cours de validation » permet d’identifier les services auxquels

l’utilisateur souhaite se rattacher

Le statut « validé » rappelle les services auxquels l’utilisateur est déjà

rattaché

L’absence de statut précise les services auxquels l’utilisateur n’est pas

rattaché et pour lesquels l’utilisateur n’a pas demandé de rattachement

Les coches activées précisent les services auxquels l’utilisateur sera

habilité si la demande est validée. Par défaut les coches sont activées pour

les services aux statuts « en cours de validation » et « validé »

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Si le gestionnaire a choisi de cliquer sur l’icône

« Refuser » : L’utilisateur renseigne le motif du refus.

Confirmer le refus de la demande de rattachement.

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Dans le bloc « Les demandes d’abonnement aux

espaces »

L’utilisateur peut :

Consulter la liste des espaces auxquels l’utilisateur souhaite avoir accès.

Accéder à la demande et la valider.

Consulter la demande.

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider

plusieurs demandes à la fois.

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Après avoir cliqué sur l’icône « Valider » ou sur l’icône « Consulter », le gestionnaire peut consulter la demande d’abonnement qui comprend :

Les informations sur la structure concernée et l’utilisateur demandeur.

La liste des espaces demandés avec le service.

Pour chaque espace est précisé si :

La demande porte sur tous les services ou un service en particulier

L’utilisateur souhaite un accès en consultation (pour visualiser les factures, sollicitations..) ou en modification (pour créer et modifier les factures, sollicitations..)

Les commentaires éventuellement saisis par l’utilisateur

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Après avoir consulté la demande, le gestionnaire a la possibilité de modifier

si besoin la liste des espaces demandés en décochant ou cochant certaines

habilitations.

Le gestionnaire peut ensuite :

Ajouter un commentaire.

Préciser si le rattachement aux espaces concerne seulement l’utilisateur ou si

le paramétrage est à appliquer également à tous les services concerné

ou toute la structure.

Cliquer sur « Valider » pour confirmer lademande

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Dans le bloc « Historique » Le gestionnaire peut consulter l’ensemble des actions réalisées sur la

structure (liste des abonnements traités, liste des rattachements).

En cliquant sur le bouton « loupe » le gestionnaire peut consulter le détail d’une demande de rattachement à une structure/services.

La colonne « Commentaires » précise l’action effectuée par le gestionnaire : « Validée » : demande de rattachement ou d’abonnement validée

« Refusée » : demande de rattachement refusée

« Désactivée » : demande d’abonnement refusée

« Supprimé » : rattachement supprimé

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

À partir de l’écran de synthèse des activités du gestionnaire,

l’utilisateur peut rechercher des utilisateurs par structure.

Il est alors possible de renseigner des critères de recherche :

Concernant l’utilisateur : Nom, Prénom, Adresse de connexion

(login PIGP), Statut.

Concernant la structure : Désignation et service

Cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher ».

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Habilitation

des utilisateurs simples

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Habilitation

des utilisateurs simples

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », pour chaque utilisateur de cette liste il est possible de : Afficher la liste de toutes les structures pour lesquelles l’utilisateur est

rattaché.

Modifier l’utilisateur (cf. guide « Gérer son compte utilisateur » ou « Se connecter au PIGP et gérer son compte utilisateur ») .

Consulter les informations personnelles (informations générales, adresse postale et paramètres) de l’utilisateur

Envoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs ayant comme statut « En cours d’activation »

Renvoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs dont les cases sont cochées (pour les utilisateurs dont le statut est « En cours d’activation »).

Exporter un fichier CSV contenant les principales informations concernant les utilisateurs recherchés dont les cases sont cochées.

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Habilitation

des utilisateurs simples

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VII . Réception

de factures

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L’EPLE peut :

Réceptionner/consulter la facture directement sur le portail

Télécharger la facture à partir du portail :

Au format PDF

Au format XML contenant le flux pivot

Plusieurs factures peuvent alors être téléchargées en

masse

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Réception

de factures

Une fois connecté, l’utilisateur aura accès aux factures émises/reçues dans la section « Mes espaces » de l’écran d’accueil.

Les habilitations sur les différents espaces sont gérées en amont par le gestionnaire.

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

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Réception

de factures

Les espaces sont les

fonctionnalités

auxquelles

l’utilisateur a accès

Cliquer pour gérer

son compte

utilisateur

Aide en ligne

La solution mutualisée Chorus Pro 2017 met à disposition des émetteurs de factures un retour d’information sur le traitement de leurs factures. L’émetteur est certain d’avoir un retour a minima sur la bonne

réception de la facture par le destinataire.

Ce retour d’information se fait à travers une notification par mail d’une part et la remontée de statuts sur Chorus Pro d’autre part.

Certains statuts sont automatiques, d’autres sont à saisir manuellement.

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

Il existe 2 grandes catégories de traitement :

1.Le renvoi des factures par le destinataire aux

fournisseurs

2.L’avancement du traitement des factures par le

destinataire

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Réception

de factures

Les statuts « Mandatée », « Mise à disposition du

comptable », « Comptabilisée », « Mise en paiement »

sont à choisir dans un menu déroulant

Le récepteur doit à minima renseigner le statut

« mandatée »

Si le statut « mise en paiement » n’est pas renseigné,

cela doit être indiqué dans les paramètres de la

structure par le gestionnaire afin que les fournisseurs

ne restent pas dans l’attente de cette information.

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Réception

de factures

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Réception

de factures

Statuts relatifs à : Statut Fait générateur

Réception des factures des

fournisseurs par le

destinataire

Mise à disposition La facture a été transmise au destinataire

ComplétéeLes pièces jointes demandées ont été ajoutées par le fournisseur après le

renvoi de la facture au statut « suspendue »

Renvoi des factures par le

destinataire aux fournisseurs

A recycler* La facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire

Suspendue*Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs

pièces justificatives sont manquantes

Rejetée*La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation

erronées…)

Avancement du traitement

des factures par le

destinataire

Mandatée / DP validéLe mandat / la demande de paiement a été traité par l’ordonnateur et peut

être transmis au comptable pour prise en charge (envoyé par l’ordonnateur)

Mise à disposition du

comptable

Le mandat / la demande de paiement a été intégré dans le système

d’information du comptable (reçu par le comptable)

ComptabiliséeLe mandat / la demande de paiement a été validé par le payeur et

comptabilisé (traité par le comptable)

Mise en paiement L’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France

* - En cas de statut « A recycler », « Suspendue » ou « rejetée », saisir un motif.

Depuis l’écran d’accueil, il est possible d’accéder à l’espace de

synthèse en sélectionnant l’onglet « Mes factures reçues ».

L’utilisateur peut filtrer les informations par structure en

sélectionnant la structure dans la liste déroulante et en

cliquant sur « Appliquer »

À partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour

rechercher et visualiser les factures reçues :

L’onglet « Rechercher » : en recherchant des factures sur

d’autres critères (numéro, date, …)

Le bloc « Factures à traiter » : en sélectionnant des factures

parmi celles affichées dans le tableau

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Réception

de factures

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Réception

de factures

Après avoir cliqué sur le sous-onglet « Rechercher »,

Il est possible de renseigner un ou plusieurs critères de

recherche :

Identification du fournisseur - ici structure fournisseurs - (n° de

SIRET, n° TVA intracommunautaire...)

Numéro de facture (attribué par Chorus Pro dans le cas d’une saisie

du facture sur le Portail)

Statut de cycle de vie de la facture

Montant de la facture

Cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher »

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Réception

de factures

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

Dans l’écran de résultats de la recherche, pour chaque facture

de la liste, il est possible de :

La consulter en cliquant sur le numéro de la facture

Visualiser la pièce jointe à valeur probante

Télécharger plusieurs factures à la fois en sélectionnant les

cases à cocher

Exporter les résultats de la recherche au format CSV

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Réception

de factures

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

Dans le bloc « Factures à traiter » s’affiche la liste des factures au statut :

Mise à disposition

Complétée

Pour chaque facture de ce tableau il est possible de :

La consulter en cliquant sur le numéro de la facture

La télécharger au format pdf ou xml

La traiter, c’est à dire lui attribuer un statut correspondant à son étape de traitement

Visualiser la facture

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de télécharger plusieurs factures à la fois.

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Réception

de factures

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

Après avoir effectué une recherche, la facture trouvée peut être consultée

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Réception

de factures

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

1. Télécharger la facture

Après avoir cliqué sur le bouton « Télécharger », la fenêtre ci-dessous

s’affiche afin que l’utilisateur puisse choisir le format de la facture à

télécharger :

Format :

Pivot (document au format xml)

PDF

Pièces jointes complémentaires :

Oui

Non

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Réception

de factures

Réception

de factures

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2. Visualiser la facture

Après avoir cliqué sur le bouton « Visualiser », la pièce jointe à valeur

probante matérialisant la facture s’affiche au format PDF ou XML en

fonction du mode de dépôt retenu par le fournisseur :

Au format XML : Le modèle de la facture dépend du fournisseur (utilisation

du modèle générique de Chorus Pro ou bien d’un modèle propre au

fournisseur)

Au format PDF

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Réception

de factures

3. Consulter le cycle de vie

Après avoir cliqué sur le bouton « Cycle de vie », l’écran affiché permet

de consulter l’historique :

Des statuts de la facture

Des actions utilisateurs (ex : date et heure téléchargement facture)

Le bouton « Exporter » permet d’exporter l’ensemble de l’historique du

suivi de la facture

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Réception

de factures

Réception

de factures

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4. Traiter la facture

Après avoir cliqué sur « Traiter », Choisir un statut parmi ceux de la liste déroulante : En cas de statut « A recycler » ou « Suspendue » :

Saisir un complément d’information dans la zone de commentaire afin d’apporter des précisions au fournisseur

En cas de statut « Rejetée » : Sélectionner un motif parmi ceux de la liste déroulante « Motif de rejet » qui apparaît.

Avec le motif « Autre », saisir un complément d’information dans la zone de commentaire afin d’apporter des précisions au fournisseur

Mandatée

Comptabilisée

Mise à disposition comptable

Mise en paiement

Cliquer sur le bouton « Enregistrer »

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Réception

de factures

09/2016DAB/MC

Réception

de factures

VIII . Émission

de factures

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Lors de l’émission de facture intra sphère publique, les EPLE ont l’obligation

de passer via CPP à partir du 1er janvier 2017.

Le dépôt d’une facture sur CPP peut se faire de 3 façons distinctes pour les

EPLE :

Saisir sa facture directement sur le portail

Déposer sa facture sur le portail :

Au format PDF : les informations du PDF sont alors « océrisées » par Chorus Pro et complétées

par le fournisseur

Au format XML : plusieurs factures peuvent alors être déposées en masse

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Émission

de factures

Pour une saisie sur le portail, les éléments suivants sont à renseigner :

Données légales du destinataire.

Informations du fournisseur

Cadre de facturation et SIRET du destinataire

Identification de l’engagement et/ou du marché/contrat

Détail des postes de facturation

Récapitulatif des montants par taux de TVA

Montants totaux

Commentaires

Possibilité d’adjoindre des pièces jointes

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Émission

de factures

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Émission

de factures

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Émission

de factures

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Émission

de factures

Dépôt :

3 formats sont proposés pour le dépôt unitaire :

PDF non signé

PDF signé (signature PadES)

PDF signé (signature XadES)

2 formats sont proposés pour le dépôt en masse :

XML mixte (nommé E2)

XML Structuré (nommé E1)

Reconnaissance et chargement de la facture déposée :

A partir de cet écran, il est possible de vérifier, corriger ou compléter les champs

reconnus par Chorus Pro

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Émission

de factures

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Émission

de factures

Un « cadre de facturation » doit être renseigné. Il sert à

préciser les cas de gestion.

Les 4 cadres de facturation « de base » sont les suivants :

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Émission

de factures

Cas de gestion Cadre de facturation

associé

Information

complémentaire à

renseigner

Un fournisseur ou un mandataire dépose

une facture à régler ou un avoir A1 - Facture

Un fournisseur ou un mandataire dépose

une facture déjà payée (ex : facture payée

par carte achat)

A2 Facture déjà payée

Un sous-traitant dépose une facture à

régler ou un avoir

A9 Facturation de

sous-traitant

SIRET du titulaire

Un co-traitant dépose une facture à régler

ou un avoir

A12 Facturation de

co-traitant

SIRET du mandataire

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Émission

de factures

Il existe 4 statuts visibles sur la phase de dépôt de la

facture.

Ces statuts ne sont visibles que de l’émetteur de la

facture.

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Émission

de factures

Statut Fait générateur Action attendue

Statuts générés par

une action de

l’utilisateur

Brouillon

La facture a été créée ou

modifiée et enregistrée sur le

portail

Facture à envoyer ou

supprimer par

l’émetteur

Supprimée

La facture (qui était au statut «

brouillon » ou « à recycler » ) a

été supprimée par l’émetteur.

/

Déposée

La facture a été déposée par le

fournisseur, les différents

contrôles ont été réalisés et la

facture a pu être intégrée au «

référentiel factures » de Chorus

Pro

/

Statuts générés

automatiquement par

Chorus Pro

En cours

d’achemineme

nt vers le

destinataire

La facture a été envoyée par

Chorus Pro au destinataire

Facture à traiter par

le destinataire

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Émission

de factures

Chorus Pro réalise automatiquement des contrôles de la

cohérence des données, quel que soit le mode de

dépôt de la facture

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Émission

de factures

Données Contrôles effectués par la solution mutualisée-Chorus Pro

Identifiant du

fournisseur

Vérification de l’existence du SIRET (ou d’un autre type d’identifiant)

Numéro de

facture

Contrôle d’unicité (si aucune autre facture du même fournisseur avec le même numéro

a été transmise).

Le contrôle d'unicité ne se déclenche pas si une facture portant le même numéro a

déjà été émise par le même fournisseur et a fait l'objet d'un rejet autorisant le

recyclage (SIRET récepteur erroné/ code service erroné) Contrôle sur la longueur du

champ

Identifiant du

destinataire

Vérification de l’existence du SIRET

Code service Le code service du débiteur renseigné dans la facture doit appartenir à la structure

destinataire. Le présence d’un code service est obligatoire pour les factures à

destination des services de l’Etat, obligatoire si les débiteurs autres que l’Etat ont

sollicité le renseignement d’un code service dans le paramétrage de leur structure.

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Émission

de factures

Données Contrôles effectués par la solution mutualisée-Chorus Pro

Date d’émission Date émission ≤ Date de réception

(date de réception = date du jour de l’acquisition des données de facturation dans

Chorus pro)

Montant à Payer Les données de facturation avec montants à payer à 0€ sont acceptées par la solution

mutualisée Chorus Pro , même si elles ne font pas l’objet d’un paiement effectif

(exemple : facture payée par carte achat)

Devise de

facturation

Les factures doivent être mono devise

Référence

engagement

Contrôle de la présence de l’information si l’EPN ou l’entité du secteur public local l’a

indiqué comme un élément obligatoire dans son paramétrage : l’information devra être

vérifiée par l’EPN ou l’entité du secteur public et communiquée au fournisseur.

Pour les services de l’État, cette valeur est obligatoire.

La référence à l’engagement pas obligatoire pour les factures intra sphère publique

destinées aux entités du secteur public local et aux EPN;

Il n’y a qu’une seule référence d’engagement par facture.

IX . Gestion

des sollicitations

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09/2016DAB/MC

Gestion

des sollicitations

Le processus d’une sollicitation est caractérisé par 5

grandes étapes.

1 2 3 4

5

Si la réponse n’est pas satisfaisa

nte

Solliciter

l’avatar / Echanger avec un

conseiller

Émetteur Récepteur

Saisir une

sollicitation sur le portail

Réceptionn

er et consulter

une sollicitation

Traiter une

sollicitation

Consulter la

réponse

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Gestion

des sollicitations

Cliquer sur demander

pour accéder à la

fenêtre contextuelle de

Claude

Si la réponse apportée par l’avatar n’est pas satisfaisante, vous pourrez être mis en relation avec un conseiller dans la même fenêtre

Cliquer sur support

pour saisir une

sollicitation

1

2

3

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Gestion

des sollicitations

Lors de la saisie de la sollicitation, l’émetteur indique

une catégorie de sollicitation : métier, applicatif ou

technique. En fonction de cette catégorie, elle sera

traitée soit par l’EPLE, soit par le support outil.

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Gestion

des sollicitations

Fournisseurs

Question métier

Autre

Code Service

2 types de

questions

possibles

Sollicitations reçues

- x

- y

- z

Support pour les

questions

techniques

Espace Sollicitations reçues

Utilisateur A

Utilisateur B

Gestionnaire

secondaire (gère les

utilisateurs)Réorientation

possible

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Gestion

des sollicitations

Des statuts permettront de connaitre l’état

d’avancement d’une sollicitation.

Les sollicitations relative à une facture (ex : facture

rejetée, facture suspendue…) indiqueront le numéro

de facture.

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Gestion

des sollicitations

09/2016DAB/MC

Gestion

des sollicitations

1. La consultation :

Les utilisateurs des espaces « mes sollicitations reçues » ont accès à la liste des

sollicitations à traiter.

Des critères de recherche tel que :

le fournisseur

le numéro de la demande de paiement

le numéro de la sollicitation

la période

…

permettent de répartir les sollicitations à traiter.

Il est possible d’exporter en format CSV les sollicitations.

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Gestion

des sollicitations

2. Le traitement :

L’utilisateur a la possibilité de :

Télécharger la sollicitation et ses pièces jointes

Consulter la facture

Répondre ou demander des compléments d’information (possibilité

d’ajouter des PJ)

Consulter l’historique de la sollicitation

Re-router la sollicitation au support Chorus Pro

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Gestion

des sollicitations

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Gestion

des sollicitations

L’émetteur de la sollicitation à la possibilité de :

Télécharger la sollicitation et ses pièces jointes

Modifier ou compléter la sollicitation si des compléments sont demandés

par le service en charge de son traitement

Clore la sollicitation à tout moment

Ré-ouvrir la sollicitation si la réponse apportée ne convient pas.

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Gestion

des sollicitations

Les fournisseurs peuvent saisir des sollicitations techniques ou métier

Les sollicitations métier arriveront directement dans l’espace «mes sollicitations reçues» des EPLE

Chaque EPLE doit donc prévoir une organisation pour être en mesure de répondre à ses sollicitations, c’est à dire:

Définir les processus et les acteurs en charge de ce traitement

S’assurer de l’appropriation par ces acteurs des nouveautés CPP et de la gestion de l’espace «Mes sollicitations»

Gérer les habilitations des acteurs du support aux différents espaces de Chorus Pro

Ce dispositif est identique pour toutes les structures publiques.

X . Intégration

dans GFC

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Les fournisseurs :

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

Ajout d’un champ

pour indiquer les

fournisseurs qui

dématérialisent; plus

un champ pour leur

identifiant sur

Chorus Pro (leur

SIRET).

Bon de commande/approvisionnement :

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

• Indication des

fournisseurs qui

dématérialisent

• Et le cas échéant

possibilité de saisir un

« Code service »

Bon de commande/Edition :

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

Pour les fournisseurs qui

dématérialisent :

• Indication du numéro de

SIRET de l’EPLE (identifiant

Chorus Pro)

• Le cas échéant indication

du « Code service »

Liquidations :

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

•Visu des fournisseurs qui

dématérialisent

• Et le cas échéant

possibilité de saisir

l’identifiant « fichier CP »

sur Chorus Pro pour

information de l’agent

comptable

Le mandat :

Pour les fournisseurs qui dématérialisent : ajout de l’identifiant

« fichier CP » de Chorus Pro sur le mandat pour information

de l’agent comptable

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

Les mémoires/Edition :

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MODULE COMPTA BUDGETAIRE

Pour les clients qui

dématérialisent (les

établissements publics) :

• Indication du numéro de

SIRET du client (identifiant

client Chorus Pro)

• Le cas échéant indication du

« Code service »

La réception des mandats :

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MODULE COMPTA GENERALE

• Pour les fournisseurs

qui dématérialisent : ajout

de l’identifiant « fichier

CP » sur Chorus Pro sur

l’écran de validation des

lignes de mandat

XI . Aide

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Cas n°1 : je n’arrive pas à me connecter sur le PIGP

La FAQ

Un avatar

Un numéro de téléphone

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Aide

09/2016DAB/MC

Aide

Poser votre

question à

l’avatar*

2

Contacter l’assistance

gestion publique

3

0805 500 999

Consulter la

Foire aux

Question

1

Cas n°2 : je suis connecté, j’ai un problème avec CPP

La FAQ

Claude, l’avatar

Un contact téléphonique sur RDV

Une sollicitations à la plate forme technique ou à un fournisseur

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Aide

09/2016DAB/MC

Aide

Poser votre

question à Claude

2 Discuter en ligne

avec un conseiller ou

prendre un RV

téléphonique

3

Saisir une

sollicitation

4Consulter la FAQ

et les guides

utilisateurs

1

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