Paris, le 10 septembre 2009

La directrice des Archives de France

Mesdames et Messieurs les prsidents des conseils gnraux(Archives dpartementales)

Instruction DAF/DITN/RES/2009/011

Objet : publication du vademecum Numrisation et archivage des dossiers des maisons dpartementales des personnes handicapes (MDPH) et du profil pour larchivage des donnes-registres et des images issues des systmes de gestion lectronique de documents (GED) des MDPH

Textes de rfrence :

- Instruction DITN/RES/2006/001 du 8 mars 2006. Standard d'change de donnes pour l'archivage

- Instruction DITN/RES/2007/003 du 15 mai 2007. Profils du standard d'change de donnes pour l'archivage des donnes numriques de l'aide sociale l'enfance (ASE) et de l'allocation personnalise d'autonomie (APA).

- Instruction DITN/RES/2009/008 du 12 juin 2009. Cycles de vie des donnes numriques du revenu minimum d'insertion (RMI) et de l'aide sociale gnrale (ASG) et profils du standard d'change de donnes pour l'archivage des donnes numriques (SEDA) s'y rapportant

- Instruction DAF/DITN/DPACI/RES/2009/002 en date du 16 janvier 2009, relative au cycle de vie des donnes et dmatrialisation des dossiers conservs par les maisons dpartementales des personnes handicapes (MDPH)

Comme suite linstruction DAF/DITN/DPACI/RES/2009/002 en date du 19 dcembre 2008, relative au cycle de vie des donnes et dmatrialisation des dossiers conservs par les maisons dpartementales des personnes handicapes (MDPH), jai le plaisir de vous informer de la publication du Vademecum Numrisation et archivage des dossiers des maisons dpartementales des personnes handicatpes annonce par cette instruction, sous lgide de lassociation des directeurs des MDPH, en avril 2009.

Il se compose de deux parties : Dfinir le projet de numrisation et Les tapes du projet et est complt par trois annexes (liste des documents constituant un dossier MDPH, aides accordes par les MDPH : typologie et rglementation affrentes, exemples de plans de classement), ainsi que par une plaquette synthtique sintitulant : La Ged pour les nuls .

Ce vademecum a t conu pour tre utilis lorsquun projet de numrisation de dossiers de MDPH est initi et est destination autant des chefs de projet numrisation dsigns, que des services mtier, des services darchives concerns et enfin des services informatiques. Il vise lister lensemble des questions puis les tapes et procdures respecter lorsquun projet de numrisation est initi : dfinition des objectifs du projet, dtermination du primtre de la numrisation (choix des dossiers et choix des pices numriser), rflexion sur lorganisation mettre en place (numrisation du stock et du flux, cration des dossiers dans le systme dinformation des MDPH), analyse du niveau dintgration privilgier entre le systme dinformation existant et les outils de GED, dfinition de la valeur juridique des documents et dtermination de la dure dutilit administrative des dossiers et des pices ainsi que de leur sort final, tablissement du plan de classement et dtermination des mtadonnes ncessaires pour retrouver les dossiers et les pices, conduite de lopration proprement dite avec les aspects techniques et organisationnels de la numrisation prendre en compte, intgration des fichiers originellement numriques dans la GED en parallle des pices numrises et enfin conservation des dossiers numrisation, de leur versement et limination.

Au-del du domaine des MDPH, ce vademecum est conu comme guide pour tout projet de numrisation initi dans un des services des administrations dont vous contrlez les archives. Je vous invite par consquent en prendre connaissance1 et le faire connatre lensemble de vos interlocuteurs impliqus dans un projet de GED.

Par ailleurs, concernant le versement ou llimination des dossiers dmatrialiss (issus dune numrisation ou originellement numriques) des MDPH, un profil a t labor.

1 Il est possible den faire la commande auprs de lassociation des directeurs des maisons dpartementales des personnes handicapes (yannick.deimat@cg29.fr).

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Comme pour les autres profils notamment raliss pour le domaine social (ASE, APA, RMI et ASG), ce profil a t rdig sur la base du standard dchange de donnes pour larchivage (SEDA), dont les spcifications permettent dautomatiser lexport des donnes partir des applications mtier utilises par les collectivits. Ce travail de spcifications vise notamment llaboration automatique des bordereaux de versement ou dlimination qui accompagnent les donnes lectroniques archiver/liminer, grce une rcupration automatique des donnes descriptives existantes dj saisies dans lapplication dorigine.

Ces profils sont consultables l'adresse :http://www.references.modernisation.gouv.fr/profils-du-standard-dechange-de-donnees-pour-larchivage-des-donnees-numeriques

Le profil comporte, outre la slection des donnes verser et conserver lissue de la DUA, la structure des bordereaux de versement et des bordereaux dlimination, ainsi que la structure des donnes verser ou liminer.

Concernant le cycle de vie des donnes, linstruction du 16 janvier 2009 est rappele tandis que sont donns des conseils pour le stock et pour le flux, visant ce que le systme dinformation des MDPH ne soit pas engorg par la masse des pices numrises, la dure dune vie dun dossier pouvant tre trs longue, engorgement pouvant entraner des liminations non contrles loccasion de la migration des systmes. Il est par ailleurs recommand deffectuer une sparation logique dans le systme des dossiers non aliments depuis X annes et restreindre laccs ces dossiers un nombre trs limit dagents.

Pour ce qui est de la structure des donnes verser, deux scnarios ont t dfinis suivant la plus ou moins grande implication entre lapplication mtier pr-existante (registre informatis) et loutil de GED2. En effet il peut arriver que la GED soit dveloppe dune manire indpendante du systme dinformation (dans ce cas, on aura deux crans et deux recherches diffrents suivant quon cherchera des informations dans lapplication mtier sur tel dossier ou quon souhaitera visualiser limage dune pice constituant le dossier). Dans dautres cas, on a toujours deux structures logiques et physiques diffrentes, mais une interface a t ralise entre la GED et le systme dinformation ( chaque fois quun individu est cr dans lapplication mtier, il y a cration automatique dun dossier dans la GED). Enfin, il arrive que les diteurs de lapplication mtier proposent dutiliser des briques ddies la GED quils commercialisent.

Suivant ces diffrents cas de figures, soit lexport des donnes du systme dinformation est li celle des donnes de la GED (cas des GED internes ou intgres), soit les deux exports sont indpendants (cas des GED externes). Dans le premier cas, on obtient un bordereau de versement se rapportant la fois aux donnes-registres issues de lapplication mtier qui caractrisent chaque dossier et aux images de chaque pice du dossier structures suivant le plan de classement de la MDPH concerne. Dans le second cas, on obtient deux bordereaux de versement, lun se rapportant aux donnes-registres et lautre aux images. Les

2 Voir la partie 1.4 du vademecum.

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http://www.references.modernisation.gouv.fr/profils-du-standard-dechange-de-donnees-pour-larchivage-des-donnees-numeriqueshttp://www.references.modernisation.gouv.fr/profils-du-standard-dechange-de-donnees-pour-larchivage-des-donnees-numeriques

donnes-registres sont exportes au format .xml, chaque fichier xml rassemblant lensemble des informations caractrisant le dossier et les images au format PDF ou PDF/A. Le lien entre les donnes-registres et les images se fait par un identifiant commun aux deux systmes (numro), ainsi que grce quelques termes dindexation (nom, prnom, date de naissance).

La structure du bordereau est chaque fois identique : un niveau suprieur qui correspond lensemble du versement (par exemple des dossiers clos telle date) et un niveau infrieur correspondant chaque dossier compos soit de donnes-registres ET des images dans le cas du scnario 1, soit des donnes-registres OU des images dans le cas du scnario 2.

La forme du contenu des donnes (donnes-registres et/ou images) est prcise. Cette structure sera diffrente suivant les progiciels des diteurs, lorganisation des tables de donnes et lcriture du programme. Il convient par consquent de ladapter partir de la slection des donnes listes dans le profil et de gnrer les fichiers correspondants.

Afin de guider dans le choix du nom des balises identifiant chaque information, un tableau liste le nom de celles-ci issu dune part du modle de donnes communes publi par la direction gnrale de la modernisation de lEtat (DGME)3 pour les donnes dtat civil, adresse et profession, ainsi que, dautre part, du modle conceptuel de donnes MDPH labor par la CNSA4 pour les donnes spcifiques (diagnostic, donnes mdicales, valuation, plan personnalis de compensation, dcision, projet de vie, revenu annuel, situation scolaire, type daide, type de dficience, type dhabitat, type de pathologie).

Lutilisation des profils vous a t prcise dans la note prcite DITN/RES/2007/003. Il vous appartient par consquent, dans les cas o un projet de numrisation est en cours ou est mis en uvre, de vous rapprocher des services producteurs et services informatiques concerns afin de prparer la mise en uvre dun export et des liminations rglementaires effectuer partir de lapplication mtier, en sappuyant sur les spcifications prcises dans ce profil.

Je vous invite transmettre au dpartement concern de la DAF -DITN- toutes les difficults que vous pourriez rencontrer dans lapplication de cette instruction.

Martine de BOISDEFFRE

Directrice des Archives de France

3 http://www.references.modernisation.gouv.fr/volet-semantique4 Caisse nationale de solidarit pour lautonomie.

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Martine de BOISDEFFREDirectrice des Archives de France